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SERVICIOS GENERALES 2016

Ao de la consolidacin del mar de Grau

SOCIEDAD ANONIMA CERRADA

AREA DE GESTION & NEGOCIOS


TRABAJO DE INVESTIGACIN
TEMA : PROYECTO SERVICIOS GENERALES

PROFESOR :

INTEGRANTES : LIZ EVELING MAMANI ZAPATA

DIANA POMA
GUTIERREZ

JHONATAN ORDOEZ

JOSE CHIRA

CICLO : IV

AULA : 511

TURNO : NOCHE

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SERVICIOS GENERALES 2016

2016

RESPONSABLES DEL DOCUMENTO

PROFESOR :

INTEGRANTES : LIZ EVELING MAMANI ZAPATA

DIANA POMA GUTUIERREZ

JHONATAN ORDOEZ

JOSE CHIRA

AGOSTO : 2016

Programa Curricular INVESTIGACIN DE MERCADO

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rea de Gestin y Negocios Internacionales

Sociedad Annima Cerrada SISE

1.- CAPITULO I

DESCRIPCIN DEL NEGOCIO

1.1.- JUSTIFICACIN DE LA IDEA DE NEGOCIO


En nuestra actualidad an existe empresas que no consiguen estar a la vanguardia del avance
tecnolgico que el mundo globalizado le exige , en algunos casos todo su documentacin esta solo en
formatos fsicos lo cual genera dificultad en la manipulacin, acceso y uso de esta informacin crucial para
el correcto desarrollo de sus actividades,

Segn investigaciones de la COMUNIDAD GLOBAL DE INFORMACIN PROFESIONAL en el campo de


gestin documental, Los empleados de una empresa pierden entre 20% o 30% de su tiempo, localizando y
recuperando informacin, asimismo indican que durante su vida til un documento tiene en promedio unas
17 copias del mismo y de cada 20 documentos, uno se pierde y la problemtica ms resaltante segn este
este estudio es cuando los procesos administrativos se pierden por no encontrar el documento correcto en
DEDICATORIA
el plazo estipulado por ley .Por tal motivo , JLD SOLUCIONES S.A.C ofrece una solucin profesional
frente a la necesidad y carencias en reas importantes dentro de empresas instituciones u organizaciones.
Mi trabajo de investigacin va dedicado principalmente a
Este proyecto no solo busca miscubrir las necesidades
compaeros de aulade ynuestros
al clientes con
profesor un sistema ptimo de
acadmico,
archivos y almacenamiento deagradecindolo
documentos que contienen el conocimiento , la
por el tema brindado a investigar. experiencia e historia de la
empresa, con el este negocio buscamos eficiencia desde los colaboradores hasta el rea gerencial en la
empresa de nuestros clientes y sobre todo que la informacin siempre est accesible cuando se necesita
y que est no sea un obstculo en su crecimiento como organizacin.Por tal motivo nuestra meta principal
como empresa es la de disminuir costos e incrementar la eficiencia operativa garantizando as la
fidelizacin de nuestro clientes, y buscar una relacin comercial prolongada en el tiempo.

BASE LEGAL DE APOYO:

resolucin n 070-97/indecopi-crt 16 de enero 1998


aprueban el reglamento para la certificacin de la idoneidad tcnica del sistema de
produccin y almacenamiento de microformas
ley n 28186 - 05 de marzo de 2004

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ley que establece los alcances del dl n 681 conservacin de documentos con
contenido tributario
ley n 27323 - 22 de julio de 2000
ley que establece funciones de la CONASEV y la SBS para autorizar e inscribir a
empresas e instituciones que recurren a servicios de microarchivos cuando estas no
cuentan con un microarchivo propio.

1.2 .- DESCRIPCIN DE LA EMPRESA


La empresa JLD SOLUCIONES S.A.C (Servicio De Almacenamiento Y Gestin De Archivos)

Sociedad annima Cerrada.

Por qu?

Bsicamente porque se ajusta a nuestras necesidades actuales y nos permite desarrollarnos dentro del
rubro que nos proyectamos Para ello este tipo de sociedad nos permite:

Funcionar como empresa sin necesidad de contar con un directorio.


Contar como mnimo 2 socios ( en esta empresa somos 4 )
Tener un responsabilidad limitada
Capital social. No hay mnimo y puede ser en efectivo o en bienes. Si es en efectivo se debe de
abrir una cuenta bancaria.

Cul es el motivo especfico?

CUBRIR LA GRAN DEMANDA QUE EXISTA EN EL MERCADO. Mejorar el rendimiento de la gestin


documental, incrementando la seguridad de la documentacin, tratamiento de archivos mediante la
utilizacin de normas aplicados en una herramienta de gestin documental para albergar y recuperar los
documentos. Para ello se creara una cultura de la informacin en toda la compaa, comenzando con la
organizacin de los archivos.

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1.3.- MISIN
Ponemos en valor los archivos de nuestros clientes ayudando a desarrollarse a medida
de sus necesidades en servicios de ordenamiento de archivos, custodia y sistematizacin
de datos.

1.4.- VISIN

Ser una empresa de clase internacional posicionada entre los primeros operadores logsticos
consolidando los valores de nuestra marca.

1.5 OBJETIVOS
Brindar un sistema estndar para el manejo, clasificacin y
control de informacin tanto fsica como digital.

Mantenimiento y seguridad en la custodia de documentos.

Sistematizacin de datos.

Brindarle a usted, un servicio que le permita mantener sus


documentos y archivos organizados y protegidos. para
ello, disponemos de la infraestructura, tecnologa y personal altamente capacitado a fin de
proveer a nuestros clientes de un servicio de excelencia implementando soluciones para la
perfecta gestin de su documentacin de forma continua, gil y eficaz. como consecuencia,
usted. economizar espacio, tiempo y recursos humanos, confiando la administracin de su
documentacin a una empresa.

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1.6.-ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Gerencia
(Jose Chira)

Depto.
Depto. Depto.
Administrati
Logistica Marketing
(Jhonatan va
Ordonez) (Liz Mamani) (Diana Poma)

1.7.-ANALISIS INTERNO Y EXTERNO DEL NEGOCIO

EXTERNO

oportunidad:

Expansin de la empresa.
Sistemas informticos avanzados.
Aumento en la cartera de clientes.

Amenazas:

Exigencias del medio con relacin a la fluidez de la informacin.


Posicionamiento de empresas.

INTERNO

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Fortaleza:

El equipo est formado por gente joven con visin de futuro


Trabajo en equipo
Calidad en el trato al usuario.

Debilidades:

Falta de personal
Deficiente publicidad
No contamos con movilidad propia.

1.8.-ANALISIS DE LA INDUSTRIA

(PORTER)

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Amenaza De La Entrada De Los Nuevos Competidores


CULES SON LAS BARRERAS DE INGRESO A UNA INDUSTRIA EN PARTICULAR?

La amenaza de nuevos competidores es alta ya que es un mercado que est creciendo


constante debido a que este servicio es fcil de utilizar.

Barreras de ingreso a mercado nacional y/o internacional alto

Barreras gubernamentales (polticas)

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Barreras de financiamiento (inversin)

Barreras culturales

Poder de Negociacin De Los Proveedores


CUL ES EL PODER DE NEGOCIACIN DE LOS PROVEEDORES DE LA EMPRESA?

El poder negociacin es ALTO por parte del proveedor de software, porque es quien nos
brinda las herramientas necesarias para nuestro sistema operativo y de este modo facilitar
los roles trabajos con nuestros clientes

PODER DE NEGOCIACIN DE LOS COMPRADORES.


CUL ES EL PODER DE NEGOCIACIN DE MIS CLIENTES?

El poder de negociacin con los clientes es alto, dado que el cliente tiene una gran variedad de
empresas que escoger alrededor de nuestra ciudad.

Asimismo el cliente busca informarse mediante la herramientas como internet, el cual ayuda
mucho en la seleccin de alguna otra empresa que ofrezca este tipo de servicio de acuerdo a sus
necesidades.

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AMENAZA DE SERVICIOS SUSTITUTOS.


Hay empresas que tienen su propio departamento de digitalizacin y tambin empresas que
escanean sus documentos diariamente.

RIVALIDAD ENTRE COMPETIDORES.

QUINES SON LOS COMPETIDORES Y CUL ES EL NIVEL DE RIVALIDAD EXISTENTE


ENTRE ELLOS?

Nuestro producto es similar a la competencia pero lo que nos diferencia a nosotros es que
nuestro personal est capacitado para ofrecer soluciones innovadoras y as brindar un servicio
especializado.

ENCUESTA
Somos estudiantes del INSTITUTO SUPERIOR SISE de la carrera Gestin de Negocios, realizamos esta encuesta con el
objetivo de recopilar informacin sobre nuestro proyecto de empresa:

Por favor lea las preguntas y escoja la respuesta colocando una X en el recuadro respectivo.
1) EN LA EMPRESA, MANEJAN ALGN MANUAL COMO GUA PARA SU ORGANIZACIN DE ARCHIVOS?

SI NO

2) LE RESTA TIEMPO EN SU ACTIVIDADES DIARIAS, LOS PROCESOS DE BUSQUEDA DE ARCHIVOS?

SI NO

3) CADA UNO DE SUS DOCUMENTOS CUENTA CON UNA GUARDA (FOLDER, CAJAS, SOBRES, ETC.) INDIVIDUAL?

SI NO

4) SI LA RESPUESTA FUERA SI, DE QU MATERIAL SERIA?

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PAPEL

CARTN

PLSTICO

TELA

OTROS, ESPECIFICAR ________________________________________________

5) CUENTA CON ALGN SISTEMA INTEGRAL PARA UNA GESTIN ARCHIVISTA?

SI NO

6) LA EMPRESA EN LA QUE LABORA DIGITALIZA EXPEDIENTES ACTUALMENTE?

SI NO

7) QU CRITERIOS UTILIZAS ACTUALMENTE?

TODO ES DIGITALIZADO

SE DIGITALIZA LO DE MAYOR CONSULTA

SE DIGITALIZA LOS DE VALOR HISTRICO

SOLO SE DIGITALIZA A SOLICITUD DE UN TERCERO

SE DIGITALIZA DOCUMENTOS MALTRATADOS PARA TENER UN RESPALDO

OTRO, ESPECIFICAR______________________________________________

8) PRESENTAS PROBLEMAS AL MOMENTO DE BSQUEDA O LOCALIZACIN DE ALGN DOCUMENTO?

SI NO

9) SI LA RESPUESTA FUERA SI, A QU SE DEBERA EL MAYOR PROBLEMA?

ORGANIZACIN DEFICIENTE

DESCRIPCIN DEFICIENTE DE DATOS DE LOCALIZACIN

SISTEMA INFORMTICO DEFICIENTE

FALTA DE FORMACIN DE PERSONAL PARA REALIZAR BSQUEDA

OTROS, ESPECIFICAR______________________________________________

10) TENDRIA USTED LA CONFIANZA DE ENTREGAR DOCUMENTOS DE SU EMPRESA A OTRA CON EL OBJETIVO DE
OPTIMIZAR SUS PROCESOS ADMINISTRATIVOS?

SI NO

11) QU ES IMPORTANTE PARA USTED DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS EN GESTIN DE ARCHIVOS?

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CONFIABILIDAD

EFICIENCIA

EFICACIA

TECNOLOGA

12) CONSIDERA USTED QUE LAS EMPRESAS DEBERIA CONTRATAR A OTRA EMPRESA PARA REALIZAR TRABAJOS DE GESTION
DE ARCHIVOS?

SI NO

13) CREE USTED QUE MANTENIENDO UN ORDEN DE SUS DOCUMENTOS, PODRA SU EMPRESA SER MAS EFICIENTE?

SI NO

14) USTED CONTRATARIA A UNA EMPRESA DE SERVICOS ARCHIVISTICOS QUE RECIEN SE ESTA LANZANDO AL MERCADO?

SI NO

15) LE GUSTARIA QUE NUESTRO SERVICIO SEA UTILIZADO EN SU EMPRESA?

SI NO

2.-RESULTADO DE LA ENCUESTA
1) EN LA EMPRESA, MANEJAN ALGN MANUAL COMO GUA PARA SU ORGANIZACIN DE
ARCHIVOS?

Respuest Porcentaj
Cantidad
a e
SI 64 71%
NO 26 29%
TOTAL 90 100%

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SERVICIOS GENERALES 2016

Porcentaje Cantidad
SI 100 64
29% Cantidad
NO 26
71% 50

0
SI NO

2) LE RESTA TIEMPO EN SU ACTIVIDADES DIARIAS, LOS PROCESOS DE BUSQUEDA DE


ARCHIVOS?

Respuest Porcentaj
Cantidad
a e
SI 69 77%
NO 21 23%
TOTAL 90 100%

Porcentaje Cantidad
69
SI 80
23%
60 Cantidad
NO
40 21
77%
20
0
SI NO

3) CADA UNO DE SUS DOCUMENTOS CUENTA CON UNA GUARDA (FOLDER, CAJAS,
SOBRES, ETC.) INDIVIDUAL?

Respuest Porcentaj
Cantidad
a e
SI 84 93%
NO 6 7%

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SERVICIOS GENERALES 2016

TOTAL 90 100%

Porcentaje
7% SI
NO

93%

Cantidad
84
100
Cantidad
50
6

0
SI NO

4) SI LA RESPUESTA FUERA SI, DE QU MATERIAL SERIA?

Respuesta Cantidad Porcentaje

PAPEL 32 36%

CARTON 37 41%

PLASTICO 12 13%

TELAS 0 0%

OTROS 9 10%

TOTAL 90 100%

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SERVICIOS GENERALES 2016

Porcentaje Cantidad
37
40 32
PAPEL
CARTON 30
10%
PLASTICO 20 12 9 Cantidad
13% 36%
TELAS 10
41% OTROS 0
0

CO
L

S
PE

O
LA
O

TR
TI
RT
PA

TE
AS

O
CA

PL
5) CUENTA CON ALGN SISTEMA INTEGRAL PARA UNA GESTIN ARCHIVISTA?

Respuest Porcentaj
Cantidad
a e
SI 59 66%
NO 31 34%
TOTAL 90 100%

Porcentaje

SI
34%
NO
66%

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SERVICIOS GENERALES 2016

Cantidad
59
60
31 Cantidad
40

20

0
SI NO

6) LA EMPRESA EN LA QUE LABORA DIGITALIZA EXPEDIENTES ACTUALMENTE?

Respuest Porcentaj
Cantidad
a e
SI 73 81%
NO 17 19%
TOTAL 90 100%

Porcentaje

19% SI
NO
81%

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SERVICIOS GENERALES 2016

73
80

60

40 Cantidad
17
20

0
SI NO

7) QU CRITERIOS UTILIZAS ACTUALMENTE?

Cantida Porcenta
Respuesta
d je
SE DIGITALIZA TODO 30 33%
SE DIGITALIZA LO DE MAYOR CONSULTA 18 20%
SE DIGITALIZA LOS DE VALOR HISTRICO 9 10%
SOLO SE DIGITALIZA A SOLICITUD DE UN TERCERO 20 22%
SE DIGITALIZA DOCUMENTOS MALTRATADOS PARA
TENER UN RESPALDO 9 10%
OTROS 4 4%
TOTAL 90 100%

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SERVICIOS GENERALES 2016

Cantidad
30
30 18 20
25
20 9 9
15 4
10
5
0 Cantidad
O

O
D
D
TO

AL
SP
A
Z

RE
LI
ITA

N
U
IG

ER
D

N
SE

TE
RA
PA
S
O
AD
AT
TR
AL
M

8) PRESENTAS PROBLEMAS AL MOMENTO DE BSQUEDA O LOCALIZACIN DE ALGN


S
TO

DOCUMENTO?
EN
M
CU
O
D

Respuest Porcentaj
A

Cantidad
Z

a e
LI
ITA
IG
D

SI 70 78%
SE

NO 20 22%

TOTAL 90 100%

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SERVICIOS GENERALES 2016

Cantidad Porcentaje
70
80
22% SI
60 Cantidad
NO
40 20
78%
20
0
SI NO

9) SI LA RESPUESTA FUERA SI, A QU SE DEBERA EL MAYOR PROBLEMA?

Cantida Porcenta
Respuesta
d je
ORGANIZACIN DEFICIENTE 20 22%
DESCRIPCION DEFICIENTE DE DATOS DE
LOCALIZACION 20 22%
SISTEMA INFORMTICO DEFICIENTE 21 23%
FALTA DE FORMACIN DE PERSONAL PARA
REALIZAR BSQUEDA 10 11%
OTROS 19 21%
TOTAL 90 100%

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SERVICIOS GENERALES 2016

Porcentaje

ORGANIZACIN DESCRIPCION DEFICIENTE


DEFICIENTE DE DATOS DE
LOCALIZACION
21% 22% SISTEMA INFORMTICO FALTA DE FORMACIN DE
11% DEFICIENTE PERSONAL PARA
22%
23% REALIZAR BSQUEDA
OTROS

Cantidad
20 20 21 19
25
20 10
15
10
5
0 Cantidad
TE

S
O
N

TR
IE

O
IC
EF
D
N
I
AC
IZ
AN
RG
O

10) TENDRIA USTED LA CONFIANZA DE ENTREGAR DOCUMENTOS DE SU EMPRESA


A OTRA CON EL OBJETIVO DE OPTIMIZAR SUS PROCESOS ADMINISTRATIVOS?

Respuest Porcentaj
Cantidad
a e
SI 53 59%
NO 37 41%
TOTAL 90 100%
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SERVICIOS GENERALES 2016

Porcentaje

SI
41%
NO
59%

Cantidad
53
60
37
Cantidad
40

20

0
SI NO

11) QU ES IMPORTANTE PARA USTED DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS EN GESTIN DE


ARCHIVOS?

Porcentaj
Respuesta Cantidad
e
CONFIABILID
AD 30 33%
EFICIENCIA 24 27%
EFICACIA 14 16%
TECNOLOGA 22 24%
TOTAL 90 100%

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SERVICIOS GENERALES 2016

Porcentaje Cantidad
30 24
CONFIABILIDAD 22
30 14
EFICIENCIA 20
24% 33% 10 Cantidad
EFICACIA 0
16%
TECNOLOGA

AD

IA
27%

AC
ID

IC
IL

EF
AB
FI
N
CO
12) CONSIDERA USTED QUE LAS EMPRESAS DEBERIA CONTRATAR A OTRA EMPRESA PARA
REALIZAR TRABAJOS DE GESTION DE ARCHIVOS?

Respuest Porcentaj
Cantidad
a e
SI 73 81%
NO 17 19%
TOTAL 90 100%

Porcentaje Cantidad
73
19% SI 80
60 Cantidad
NO
40 17
81%
20
0
SI NO

13) CREE USTED QUE MANTENIENDO UN ORDEN DE SUS DOCUMENTOS, PODRA SU


EMPRESA SER MAS EFICIENTE?

Respue Cantida Porcent


sta d aje
SI 90 100%
NO 0 0%
TOTAL 90 100%

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SERVICIOS GENERALES 2016

Porcentaje Cantidad
90
100
SI
80 Cantidad
NO
60
100% 40
20 0
0
SI NO

14) USTED CONTRATARIA A UNA EMPRESA DE SERVICOS ARCHIVISTICOS QUE


RECIEN SE ESTA LANZANDO AL MERCADO?

Respue Cantida Porcent


sta d aje
SI 62 69%
NO 28 31%
TOTAL 90 100%

Porcentaje Cantidad
80 62
31% SI
60 Cantidad
NO 28
69% 40
20
0
SI NO

15) LE GUSTARIA QUE NUESTRO SERVICIO SEA UTILIZADO EN SU EMPRESA?

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SERVICIOS GENERALES 2016

Respues Porcentaj
Cantidad
ta e
SI 66 73%
NO 24 27%
TOTAL 90 100%

Cantidad
66
80
60 Cantidad
40 24

20
0
SI NO

Porcentaje

27% SI
NO
73%

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SERVICIOS GENERALES 2016

2.1. CONCLUSINES DE LA ENCUESTA


Las 90 encuestas realizadas tiene por objetivo el recopilar informacin y obtener una visin real sobre
diferentes aspectos que nos permita como empresa JLD SOLUCIONES S.A.C , poder desarrollarnos
dentro de este mercado tan competitivo. Asimismo, nos va permitir canalizar todo lo recopilado y tener una
iniciativa en como poder solucionar y mejorar las inquietudes y/o sugerencias de nuestros clientes.

De la encuesta realizada a travs de un formulario en fsico de 15 preguntas, se concluye lo


siguiente:

Del 100 % de nuestros encuestados, el 71 % de ellos cuenta dentro su empresa con una gua de
organizacin de archivos.
El 77 % de nuestros encuestados indican que dentro de sus actividades diarias, el buscar un
archivo (documento) les resta tiempo.
Del 100 % de empresas encuestadas, el 93% indican que si cuentan con una guarda para su
documentacin y el 41 % indica que el material que utilizan para ello son archiveros de cartn.
Por otro lado el 66 % de nuestros encuestados cuenta con un sistema integral para su gestin de
archivos, sin embargo el 34 % restante, admite no contar hasta la fecha con ningn tipo de
sistema.
Del 100 % de los encuestados, el 30% de ellos digitaliza toda su documentacin, 20% digitaliza a
solicitud de un tercero, el 18 % lo de mayor consulta, el 9 % documentacin que tiene valor
histrico el otro 9 % documentos deteriorados y el 4 % restante por motivos distintos.
Asimismo el 78% de los encuestados reconocen tener problemas a la hora de la localizacin de un
documento y esto se debera al sistema informtico deficiente con el que cuentan dentro de su
empresa.
Por otro lado el 43 % del total de encuestados indican que no tendran la confianza de entregar a
un tercero documentacin valiosa de su empresa, por ende consideran que la CONFIABILIDAD es
primordial para ellos en una empresa de servicios generales.
Del 100% de encuestados , el 81% consideran que si debera contratar a otra empresa
especializada en gestin de archivos .Asimismo el 100% de los encuestados considera que
manteniendo el orden de sus documentos dentro de una empresa ,esta ser ms eficiente.
Del 100% de encuestados, el 69% de encuestados, si est dispuesto a contratar a una empresa
que recin est entrando al mercado y al comentarles de nuestro proyecto, al 73 % del 100 %,si les
gustara contar con nuestro servicio .

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SERVICIOS GENERALES 2016

Como se puede apreciar, lo resaltante dentro de los resultados es que si bien es cierto la mayora de
empresas encuestadas si cuentan con su manual y/o gua de organizacin sin embargo no les es muy til ,
asimismo admiten que un problema resaltante es la bsqueda de algn documento , por el tiempo que les
toma en encontrarlo , por otro lado indican que la empresa si cuenta con un sistema que los ayuda con su
base de datos sin embargo este sistema es deficiente .

La palabra CONFIABILIDAD fue lo ms resaltante dentro de nuestros encuestados, dado que la mayora
de ellos consideran que para entregar sus documentos a un tercero (empresa) tienen que tener esa
caracterstica. Asimismo, indican que manteniendo el orden de sus documentos y/archivos, una empresa
ser ms eficiente en cualquier aspecto, al mencionarles sobre nuestro proyectos, el 73 % de nuestros
encuestados indican que si podran contar con nuestro servicio, bsicamente porque al iniciarnos en este
mercado aun contamos con bajo costo en nuestro servicio y el otro 27 % no contara con nuestro servicio
aun bsicamente por nuestra falta de experiencia que es nuestra principal debilidad .

Los resultados, definitivamente, nos indica que no solo debemos enfocarnos en el tipo de servicio que
ofreceremos, el resulto no dice que para nuestros futuros clientes es importante el costo, el tiempo y sobre
todo la confianza al entregarnos parte esencial de su empresa como son sus documentos.

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