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MICROSOFT

ACCESS
INDICE

I. INTRODUCCION ............................................................................................................................................4
1.1 Qu es una base de datos ...........................................................................................................................4
1.2 Iniciar una sesin de Access........................................................................................................................4
1.3 La primera base de datos ............................................................................................................................4
1.4 Objetos de una base de datos .....................................................................................................................4
1.5 Creacin de una base de datos ...................................................................................................................5
1.6 Introduccin de datos...................................................................................................................................7

II. OBJETIVO DE UNA BASE DE DATOS ........................................................................................................8


2.1 Caso prctico ...............................................................................................................................................8
2.2 Ejercicio .......................................................................................................................................................8

III. RELACIONES...............................................................................................................................................11
3.1 Concepto......................................................................................................................................................11
3.2 Tipos ............................................................................................................................................................11
3.3 Prctica ........................................................................................................................................................12

IV. MANEJO DE DATOS, TABLAS Y REGISTROS .........................................................................................13


4.1 Indrucir datos ...............................................................................................................................................13
4.2 Aadir registros ............................................................................................................................................13
4.3 Modificar registros........................................................................................................................................13
4.4 Modificar el ancho de una columna..............................................................................................................13
4.5 Borrar un registro .........................................................................................................................................13
4.6 Bsqueda de datos ......................................................................................................................................14
4.7 Ordenamiento de datos................................................................................................................................14
4.8 Copiar una tabla...........................................................................................................................................14

V. CONSULTAS ................................................................................................................................................15
5.1 Concepto......................................................................................................................................................15
5.2 Tipos de consultas .......................................................................................................................................15
5.3 Ejemplo ........................................................................................................................................................15
5.4 Consultas con criterios.................................................................................................................................16
5.5 Expresiones .................................................................................................................................................17
5.6 Caracteres comodn.....................................................................................................................................17

VI. CAMPOS CALCULADOS ............................................................................................................................18


6.1 Concepto y ejemplo .....................................................................................................................................18
6.2 Creacin de una tabla nueva con campos de otras tablas...........................................................................18

VII. FORMULARIOS ..........................................................................................................................................19


7.1 Creacin de formularios utilizando el asistente ............................................................................................19
7.2 Creacin y personalizacin de formularios paso a paso ..............................................................................20
7.3 Control de clculo de campos en un formulario ...........................................................................................22

VIII. TECNOLOGIA OLE ...................................................................................................................................23

IX. COMPACTACION Y REPLICA DE UNA BASE DE DATOS .......................................................................25


9.1 Compactar una base de datos .....................................................................................................................25
9.2 Crear una rplica de la base de datos .........................................................................................................25

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ANEXO I. EJERCICIO DE REPASO. CONTROL DE UNA CLNICA ...............................................................27
Consultas a la base de datos .............................................................................................................................29
Introducir un nuevo campo.................................................................................................................................30
Introduccin de dos campos nuevos..................................................................................................................30
Consulta de actualizacin de campos................................................................................................................30
Actualizacin del coste del tratamiento ..............................................................................................................30
Consulta de agrupacin .....................................................................................................................................31

ANEXO II. REPASO DE TABLAS, RELACIONES Y FORMULARIOS ...........................................................32


Utilizar listas desplegables.................................................................................................................................33

ANEXO III. ACCESS Y VISUAL BASIC............................................................................................................34


Conceptos bsicos de Visual Basic en Access ..................................................................................................34
Cambio del foco del cursor ................................................................................................................................35
Proteccin de un campo ....................................................................................................................................35

ANEXO IV. INTRODUCCION AL LENGUAJE SQL..........................................................................................37


Contraseas en la base de datos.......................................................................................................................37
Acceso por usuarios a la base de datos ............................................................................................................38
Crear archivos MDE...........................................................................................................................................39
Access e Internet ...............................................................................................................................................39
Incluir Hipervnculos...........................................................................................................................................39
Importar y exportar en HTML .............................................................................................................................40

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I. INTRODUCCION
1.1 Qu es una base de datos

Una base de datos es una coleccin de informacin ordenada que est relacionada entre s, la cual se encuentra
estructurada como una tabla, es decir se conforma por filas y columnas donde las filas se conocen como registros y
las columnas como campos.

Una base de datos permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para
llevar la gestin de fichas de los artculos de nuestro almacn, introduciendo, modificando, actualizando, sacando
informes por impresora, etc. Adems, podemos realizar consultas tales como qu artculo se ha vendido ms este
mes? qu clientes compran un determinado artculo? cul es la ganancia total del mes? etc.

Access proporciona al usuario de un asistente para la creacin de sus bases de datos. El asistente es un programa
que nos va guiando paso a paso a la hora de crear una tabla, un formulario, una consulta, etc.

1.2 Iniciar una sesin de Access


Cuando ponemos en funcionamiento el programa, nos aparece una pantalla de inicio donde se nos pregunta si
queremos:

Crear una base de datos en blanco.


Utilizar el asistente para crear una base de datos
Abrir una base de datos existente

Escogeremos la opcin Base de datos en blanco. Seguidamente aparecer la tpica ventana donde se nos pide el
nombre de la base de datos que se crear.

1.3 La primera base de datos


Vamos a comenzar creando una sencilla base de datos que podra servir para gestionar un gimnasio. Esta primera
base de datos servir como ejemplo para comenzar a ver muy por encima los pasos necesarios para trabajar con
ella. A lo largo del curso crearemos otra base de datos ms completa y veremos opciones avanzadas utilizando esa
base de datos. Esta primera base nos ir familiarizando con el programa. Colocaremos un nombre a nuestra base de
datos como por ejemplo, Gimnasio y aceptaremos el cuadro de dilogo. Access colocar automticamente al
archivo la extensin MDB. Seguidamente, aparecer la pantalla inicial para empezar a crear nuestra base de datos:

Observemos que en la ventana aparecen unas pestaas en la parte superior:

1.4 Objetos de una base de datos


Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarn
ordenados en columnas verticales. Aqu definiremos los campos y sus caractersticas. Ms adelante
veremos qu es un campo.

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Consultas: aqu definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y
presentar la informacin resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestin de los datos de una forma ms cmoda y
visiblemente ms atractiva.

Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

Mdulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual basic

Una base de datos comienza con el diseo de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qu datos
necesitamos. En nuestro ejemplo, necesitaremos:

Matrcula
Nombre, apellidos, direccin, etc, del alumno
Actividad que realiza
Cuota mensual
Observaciones

Evidentemente que esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servir para nuestro objetivo. Vamos a ver
primero unos conceptos bsicos en el diseo de una BD .

Campo: unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una
persona

Registro: conjunto de campos. Un registro vendra a ser algo as como una ficha.

Base de datos: conjunto de registros total.

Este sera el primer registro de una base de datos compuesto


por 4 campos: (nombre, apellido1, telfono y provincia)

El nmero total de registros podemos verlo en la parte inferior


(1 de 9)

1.5 Creacin de una base de datos


Para crear una tabla sigue estos pasos:

I. Pulsa Click en el botn Nuevo situado a la derecha de la ventana

Aparece una ventana con varias opciones:

Vista Hoja de Datos: podemos introducir directamente los datos


Vista diseo: para definir los campos y sus caractersticas
Asitente para tablas: un programa nos guia automticamente en la creacin de los campos de la tabla
Importar y Vincular tablas: para cargar una tabla externa

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II. Escoge la opcin Vista diseo

Ahora aparece la ventana principal del diseo de los campos de la BD. Desde aqu podemos definir qu tipo de
campos aparecern en la BD. Observamos tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripcin. Para
comenzar:

III. Escribe como nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Intro, con la flecha de
desplazamiento o con un simple Click del ratn.

En la segunda columna aparece una lista desplegable. Puedes desplegarla y observar que aparecen varias opciones
correspondientes a los diferentes tipos de campo que podemos crear. Por ejemplo, nuestro primer campo (Nombre)
servir para introdudir el nombre de una persona, es decir, introduciremos simples caracteres como letras o
nmeros. Por tanto, ser del tipo Texto. Si por ejemplo definimos un campo del tipo Numrico, nos aseguramos que
posteriormente slo podremos introducir nmeros en dicho campo. Las caractersticas de cada campo son las
siguientes:

Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255


Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
Numrico: para introducir nmeros
Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
Moneda: para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario
Autonumrico: en este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido
S/No: campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo S/No, Verdadero/Falso,
etc.
Objeto OLE: para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc.
Hipervnculo: podemos definir un enlace a una pgina Web
Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de
valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

IV. Introduce los siguientes nombres de campos (observa el tipo de dato de cada uno)

Cuando introducimos un campo, en la parte inferior de la ventana aparecen unos campos para definir otro tipo de
caractersticas. Ms adelante se ver cmo modificarlos. Ahora vamos a guardar la tabla.

Antes de guardar la tabla vamos a ver qu es un campo clave.

Un campo clave es un campo con una caracterstica especial (la clave) que hace que ese campo no se repita en
ningun registro de la BD. Un campo clave incrementa adems la velocidad de los procesos del tipo Consultas o
Formularios. Lgicamente, no podemos introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo.

V. Selecciona con un Click la fila del campo Nombre (el cuadradito gris a la izquierda del nombre) de forma que se
seleccione toda la fila. Despus, pulsa un Click en el botn Clave principal situado en la barra de mens. Aparecer
como aqu:

VI. Para guardar la tabla, se puede cerrar la ventana directamente o bien escoger la opcin Archivo - Guardar.
Sea como sea, pedir un nombre para la tabla. Colcale como nombre: Alumnos y acepta.

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1.6 Introduccin de datos
La forma de introducir datos es sumamente sencilla:

I. Pulsa Click en el botn derecho Abrir

Aparece una pantalla en forma de tablas de columnas (al estilo de Excel) donde podemos introducir los datos de los
campos. Para desplazarnos, pulsaremos la tecla de tabulacin o un click en la siguiente casilla. Para el primer
campo no hace falta escribir nada, ya que es autonumrico. Introduce algunos registros para probar. Para pasar de
un registro a otro, simplemente pulsa Intro.

Para salir de la tabla, utiliza alguno de los dos mtodos anteriormente descritos (cierra la ventana o accede a
Archivo - Guardar). Una vez guardada la tabla podemos modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el
botn Abrir para aadir ms registros o modificar los ya existentes.

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II. OBJETIVO DE UNA BASE DE DATOS

Antes de comenzar a crear una base de datos algo ms compleja que la de nuestro primer ejemplo, convendra
establecer un croquis o borrador en papel de los objetivos de la misma. Si es una base de datos para otra persona o
empresa, es conveniente pirmero hablar con los que van a utilizar la BD para determinar qu uso se va a dar de la
misma. Si fuese por ejemplo una base de datos para gestionar un comercio, estas preguntas podran ser:

Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listar los datos


Informes sobre artculos ms vendidos
Etiquetas postales para clientes
Existencias de artculos
Pedidos a proveedores, etc

A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que hagamos, podemos comenzar a construir las tablas que
formarn nuestra BD. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir la
informacin en varias tablas que puedan gestionarse por separado, pero enlazarse cuando sea necesario.

2.1 Caso prctico


La BD que construiremos a continuacin tratar de gestionar una ficticia empresa, "EL ABETO" dedicada al alquiler
de propiedades. Esta empresa posee dos oficinas situadas en Rub y Terrassa que abarcarn propiedades de la
provincia de Barcelona. Utilizando el ejemplo anterior, qu necesitaremos para construir la DB?

Datos del cliente (Nombre, apellidos, etc...)


Datos de la propiedad (Tipo de propiedad, metros cuadrados, direccin, nmero de aseos, etc)

Supongamos que hemos hecho un estudio de la situacin y decidimos incluir los siguientes campos en la BD:

Cdigo de la propiedad (Nmero que identificar a la propiedad alquilada)


Nombre, apellidos, DNI, y direccin
Fecha de alquiler del contrato
Fecha de expiracin del contrato
Alquiler mensual que paga el cliente
Tipo de propiedad (Casa, apartamento, chalet...)
Tiene garaje?
Nmero de aseso, habitaciones, direccin de la propiedad, ciudad, provincia y Cdigo
postal
Superficie en m/2
Extras (observaciones, extras instalados, situacin privilegiada, etc...)

Evidentemente, en una BD siempre nos olvidaremos de algn campo, o tendremos que modificar las caractersticas
de otro, pero esto siempre podremos solucionarlo. Bien, en concreto hemos calculado que necesitamos 20 campos
para nuestra base de datos.

Si hicisemos una sola tabla incluyendo todos los campos, podramos gestionar perfectamente pero sera una
barbaridad tener tantos campos en una sola tabla. A veces necesitaramos modificar o introducir por ejemplo los
datos de una propiedad, y los del cliente no nos serviran para nada. Por ello, crearemos dos tablas; una controlar
los datos del cliente y otra los de la propiedad.

2.2 Ejercicio
I. Crea una BD nueva desde la opcin Archivo - Nueva base de datos
y colcale como nombre: ABETO
Pulsa en el botn Nuevo y escoge la opcin Vista diseo

A continuacin crea los siguientes campos:

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Observa que hemos colocado como campo clave el campo Cdigo propiedad. De esta forma nos aseguramos que
no repetimos dos veces un mismo cdigo. Cada propiedad tendr un nico cdigo que la identificar.

Fjate que a medida que vamos introduciendo nuevos campos, nos aparece en la parte inferior de la pantalla una
ventana especial:

Desde esta ventana podemos ampliar y mejorar las caractersticas de cada campo. Sus opciones son:

Tamao del campo: define el tamao mximo de caracteres que podemos introducir. Hasta 255
Formato: dependiendo del tipo de campo, podemos escoger un formato. (P.Ejemplo monetario, fecha,
etc....)
Mscara de entrada: access coloca una serie de signos automticamente para facilitarnos la introduccin
de los datos. P.Ejmplo, podemos introducir una fecha tecleando slo los nmeros del dia, mes y ao, y
access nos colocar automticamente las barras de separacin. 12/abr/98
Ttulo: se utiliza para dar un ttulo al campo para posteriormente utilizarlo en formularios
Valor predeterminado: si deseamos que por defecto este campo contenga un valor que se repite a
menudo para no tener que teclearlo.
Regla de validacin: podemos obligar al usuario a que introduzca los datos segn unos criterios.
P.Ejemplo, podemos obligar a que se introduzcan datos numricos inferiores a una cantidad, etc....
Texto de validacin: cuando se incumplen las reglas de validacin al introducir los datos, aparece un texto
explicativo. Desde aqu podemos definir qu texto aparecer.
Requerido: si esta opcin est en S, el usuario est obligado a introducir datos.
Permitir logitud cero: si esta opcin est en S, se permite la introduccin de cadenas de longitud cero.
Indexado: los campos indexados permiten acelerar las bsquedas. Podemos hacer que un dato se repita o
no en la tabla con las opciones permitir duplicado si o no.

III. A continuacin, coloca en S la opcin Requerido de los campos Nombre y Apellido


IV. En el campo Alquiler mensual, cambia las propiedades siguientes:

Formato: Moneda
Regla de validacin: <150000
Texto de validacin: El precio de alquiler no debe pasar de 150.000

V. Selecciona el campo Fecha de contrato y sita el cursor en la casilla Mscara de entrada.

Aparecer un botn en la parte derecha: Debers pulsarlo. Access te dir si quieres guardar la tabla. Responde
afirmativamente y colcale como nombre: Clientes. A continuacin te aparecer una ventana con ejemplos de
mscaras. Escoge la opcin Fecha corta y pulsa en el botn Terminar. En la casilla aparecern unos smbolos
correspondientes a la mscara.

VI. Haz exactamente lo mismo para el campo Fecha de expiracin

VII. Cierra la ventana de Diseo de tabla. Guarda los cambios.

VIII. Seguidamente crea una nueva tabla. La llamars PROPIEDADES y tendr las siguientes caractersticas:

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CAMPO TIPO TAMAO OTROS
Cdigo propiedad Texto 3 Campo clave
Garaje S/No
Tipo de propiedad Texto 15
Superficie en m/2 Numrico Entero
Direccin Texto 40
Poblacin Texto 20
Provincia Texto 15
Cdigo Postal Texto 5
Habitaciones Numrico Entero
Aseos Numrico Entero
Extras Memo

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III. RELACIONES

Hemos preparado dos Tablas: una para llevar el control de los clientes y otra para llevar el control de las
propiedades. Hemos definido en comn un campo: Cdigo de propiedad. Por qu?, Porque necesitamos un
campo en comn para las dos tablas de forma que en la tabla PROPIEDADES podamos introducir las propiedades
que sean, cada una con su cdigo nico que las identificar. Pero tambin necesitamos introducir datos en la tabla
clientes de forma que le asignemos una propiedad a cada uno de ellos. Posteriormente podemos realizar consultas y
crear formularios de las dos tablas, gracias a este campo en comn. De esta forma, podemos introducir datos en la
tabla CLIENTES pero asegurndonos que existen en la tabla PROPIEDADES. As no habr lugar a equivocaciones.
Lo que vamos a hacer es una relacin.

3.1 Concepto

Una relacin es una caracterstica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas
relacionadas a travs de un campo en comn.

3.2 Tipos
Existen tres tipos de relaciones:

Relacin de uno a uno: En este tipo de relacin, un registro de la tabla 1 slo puede estar enlazado con
un nico registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relacin es la que menos se utiliza. Un ejemplo
podra ser ste, en el que cada persona tiene un nico DNI:

Relacin de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la
tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 en cada pelcula pueden trabajar varios actores y,
en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias pelculas:

Relacin de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la
tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 slo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el
siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadore, pero cada jugador slo puede jugar en un
equipo:

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3.3 Prctica

I. Con la base de datos de nuestro ejemplo abierta, pulsa en el botn Relaciones o bien accede desde
Herramientas - Relaciones.

Ha aparecido una nueva ventana con las dos tablas preparadas para crear la
relacin. Arrastra el campo Cdigo de propiedad desde una tabla hasta otra:

Aparece una nueva ventana donde podemos definir algunas caractersticas de la


relacin. Observa en la parte inferior que Access nos coloca automticamente el
tipo de relacin como de Uno a uno, pues los dos campos son campos clave, por
lo que sus datos sern nicos.

Otras opciones de esta ventana son:

Exigir integridad referencial: Se utiliza para asegurarnos de que los datos se mantendrn correctamente
relacionados cuando se establezca la relacin. Si esta casilla se activa, podemos escoger dos opciones
ms:

Actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados hace que cuando se modifique un dato en
una de las dos tablas, ste tambin ser modificado en la tabla relacionada.

Desde el botn Tipo de combinacin podemos acceder a ms caractersticas de la relacin.

II. Deja activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones, y seguidamente pulsa en el botn
Crear.

Aparecen unas lneas que reflejan la relacin entre ambas tablas.

III. Cierra la ventana contestando afirmativamente a la pregunta de Access de guardar la relacin.

Ya estn a punto las dos tablas para introducir los datos. Para ello, simplemente tendremos que pulsar el botn
Abrir y Access mostrar una tabla formada por columnas donde podremos introducir los datos.

Mientras introduces un dato en un campo, Access muestra un lpiz en la parte izquierda de la fila. En la introduccin
de datos es importante no dejar en blanco el campo clave, o Access no nos dejar terminar el proceso. Cuando
terminamos de introducir toda una fila, pulsaremos Intro para pasar a introducir el segundo registro. Si queremos
cancelar la introduccin de datos en una fila, pulsaremos la tecla Escape.

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IV. MANEJO DE DATOS, TABLAS Y REGISTROS

4.1 Introducir de datos


Recuerda que haba una relacin entre las dos tablas de Uno a Uno, desde la tabla CLIENTES a la tabla
PROPIEDADES. Esto significa que primero tendremos que dar de alta algn cliente y posteriormente darlo de alta
en la tabla PROPIEDADES. La relacin que hemos establecido nos evita la introduccin de errores en la tabla
PROPIEDADES, ya que, para introducir una propiedad, previamente tendremos que tener dado de alta el cliente en
la tabla CLIENTES.

4.2 Aadir registros


Para aadir nuevos registros podemos:

Acceder a la opcin del men Insertar - Nuevo registro


Pulsar un click directamente bajo el ltimo registro:

Es importante fijarse en el smbolo de la izquierda (el tringulo negro). Cuando estemos introduciendo un dato, el
smbolo se convertir en un lpiz. Al finalizar la introduccin de los datos del registro en el ltimo campo, si pulsamos
Intro, introduciramos un nuevo registro. Si estamos introduciendo un registro y queremos cancelar la introduccin de
los datos, pulsaremos la tecl Escape y el lpiz desaparecer para volver a visualizar el tringulo negro.

4.3 Modificar regristros


Para modificar los datos de un registro, nicamente pulsaremos un click en el interior del campo que queramos
modificar.

4.4 Modificar el ancho de una columna


Para modificar la anchura de una columna y as poder visualizar el contenido del campo, podemos situar el ratn en
medio de la cabecera del campo y "estirar" el ancho. Tambin podemos pulsar un click en la cabecera del campo y
la columna entera se seleccionar.

Una vez seleccionada, podemos acceder al men Formato - Ancho de


columna - Ajuste perfecto y Access ajustar el ancho automticamente al
contenido de la columna.

4.5 Borrar un registro


Si lo que deseamos es borrar un registro, pulsaremos un click en el nmero de la fila del registro que queramos
borrar. Una vez seleccionado, accederemos al men Edicin - Eliminar registro y Access, tras perdirnos
confirmacin, borrar el registro de la tabla.

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4.6 Bsqueda de datos
Una opcin muy til es la de buscar algn dato en toda la tabla. Existe un botn en la barra de herramientas, o bien
podemos acceder al men Edicin - Buscar. Nos aparecer la tpica ventanita para buscar una frase. Podemos
decirle a Access que busque en el registro, en toda la tabla, de arriba a abajo, etc.

4.7 Ordenamiento de datos


Esta opcin es muy til, ya que a veces nos interesar un listado por ejemplo, de la tabla CLIENTES ordenada por
fecha de expiracin del contrato, o un listado de la tabla PROPIEDADES ordenada por Tipos de Propiedad, etc.
Simplemente tenemos que situar el cursos dentro de un campo por el que queramos ordenar la tabla. Seguidamente
podemos pulsar los botones Orden Ascendente u Orden Descendente, segn queramos ordenar. Tambin
podemos acceder desde el men Registros - Ordenar. Access ordenar la tabla por ese campo. Ordenar la tabla
por un campo en concreto no significa que Access cambie la posicin de los campos de la tabla. De hecho, si
despus de ordenar intentamos cerrar la tabla, Access nos avisar si queresmo guardar los cambios, es decir, si
queremos que la tabla se guarde con el nuevo orden.

4.8 Copiar una tabla


Es muy importante crearse copias de todo lo que consideremos importante. Es pues, necesario, crearse una copia
de alguna tabla dentro de la propia base de datos. Ten en cuenta que en Access, hay opciones un poco... digamos...
delicadas, que pueden hacer que los datos de la base cambien por completo. Si tienes una copia, NO PROBLEM. Si
no tenas copia, lo ms seguro es que comienzes a acordarte del tio segundo de Billy Puertas o quien sabe.

Para hacerte una copia de una tabla, debes tener cerrada la tabla. Desde la pantalla principal:

Selecciona la tabla
Pulsa el botn Copiar de la barra de herramientas, o bien Edicin - Copiar
Pulsa el botn Pegar de la barra de herramientas, o bien Edicin - Pegar
Cuando Access te pida un nuevo nombre, escribe el que creas oportuno.

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V. CONSULTAS

5.1 Concepto
En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber qu clientes viven en tal o cual ciudad, cuantas propiedades
del tipo chalet existen, quin paga ms de 100.000 pts de alquiler, o cualquier otra pregunta que se nos ocurra.
Evidentemente, tenemos el listado completo en forma de tabla, pero segn el tipo de preguntas que queramos
realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo localizar algn dato en concreto. Para ello estn las consultas.

Las consultas son preguntas preparadas que podemos disear para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el
trabajo en Access se basa en las consultas. Si queremos hacer un informe de unos datos determinados, podemos
hacerlo a partir de una consulta. Si queremos un listado por pantalla o por impresora, lo haremos de una consulta.

5.2 Tipos de consultas


Las consultas pueden ser de varios tipos:

Consulta de seleccin: es la ms utilizada: Permite ver los datos de una o varias tablas, analizarlos,
imprimirlos, etc.
Consultas de tablas de referencia cruzadas: presenta los datos en forma de filas y columnas
Consultas de acciones: se utilizan para crear nuevas tablas a partir de consultas, eliminar o actualizar
registros, aadir o modificar registros, etc.
Consultas de unin: combinan campos coincidentes o duplicados de una o varias tablas

5.3 Ejemplo
Vamos a crear una sencilla consulta. Imaginemos que queremos saber algunos datos de los inquilinos que tienen
alquilado un Apartamento. No queremos saber los datos de todos los campos: slo algunos.

I. Con la Base de Datos ABETO.MDB abierta, pulsa click en la pestaa de Consultas:

II. Pulsa click en el botn Nuevo. Te aparecer una ventana donde podremos escoger el tipo de consulta a realizar.

III. Escoge la opcin Vista Diseo y acepta

Seguidamente aparece una pequea ventana para escoger la tabla o tablas sobre las que realizar la consulta.

IV. Selecciona la tabla CLIENTES y pulsa en Agregar


V. Haz lo mismo con la tabla PROPIEDADES
VI. Pulsa el botn Cerrar

Nos encontramos en la pantalla de Vista Diseo de la consulta. Desde esta pantalla podemos escoger qu campos
queremos incluir en la consulta, as como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc).

Supongamos que queremos realizar una consulta slo de los campos Cdigo de propiedad, Alquiler, Nombre y
Apellidos de la tabla CLIENTES, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla PROPIEDADES.

Lo que debemos hacer es "cargar" el campo que necesitemos, desde la casilla de la tabla hasta la cuadrcula
inferior. Vamos a hacerlos de dos formas:

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I. Pulsa doble click en el campo Cdigo de propiedad de la tabla CLIENTES

El campo ha de aparecer en la parte inferior.

II. "Arrastra" el campo Nombre de la tabla CLIENTES a la primera casilla de la segunda fila, al lado del campo
anterior.

III. Ahora carga utilizando el mtodo que quieras, los campos Apellidos y Alquiler de la tabla CLIENTES, y el
campo Tipo de propiedad de la tabla PROPIEDADES.

Ahora vamos a ver el resultado:

I. Pulsa click en el botn Vista, situado en la barra de botones superior izquierdo.

En pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas, tal y como hemos preparado. Podramos ahora
volver a la vista Diseo pulsando el mismo botn Vista que ahora aparece como una regla azul, pero lo que vamos a
hacer es guardar la consulta.

II. Cierra la ventana de la consulta. Access te pedir si quieres guardarla. Responde afirmativamente y ponle como
nombre: Consulta sencilla.

Si quisiramos modificar la consulta, deberamos pulsar el botn Diseo. Si quisiramos ejecutarla para ver su
contenido, pulsaremos el botn Abrir.

5.4 Consultas con criterios


La consulta anterior fue una consulta normal, de todos los registros de la Base de Datos. Una de las mayores
ventajas de las consultas es la de introducir criterios de consulta. Mediante los criterios podemos seleccionar
registros que cumplan unas condiciones determinadas. Veamos cmo crear una consulta que nos muestre datos
sobre los inquilinos que pagan ms de 85.000 pts de alquiler mensual.

I. Crea una nueva consulta de la tabla CLIENTES y carga los campos Cdigo de propiedad, Nombre y Alquiler
mensual

II. En la casilla Criterios del campo Alquiler mensual, escribe: >85000

III. Visualiza el resultado de la consulta con el botn Vista

Observa que aparecen los tres campos de los clientes que pagan ms de 85.000 pts al mes

IV. Vuelve al modo Diseo desde el mismo botn


V. Agrega el campo Oficina vendedora y aade el siguiente
criterios:

VI. Visualiza el resultado

En este ltimo caso tenemos dos condiciones que se tienen que cumplir. Slo veremos los campos de los registros
que cumplan las dos condiciones: que pagen ms de 85.000 pts y cuya oficina vendedora est en la ciudad de
Terrassa.

VII. Guarda la consulta con el nombre: Oficina Terrasa - Ms de 85000

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5.5 Expresiones
En las consultas que hemos hecho, hemos introducido expresiones para los criterios muy sencillas. Entre los tipos
de expresiones avanzadas podemos utilizar para los criterios se encuentran:

Expresiones de fecha: Podemos utilizar operadores de comparacin tpicos de programas informticos


como mayor que, menor que, igual, distinto, etc. Para la cuestin de fechas, podemos utilizar esos mismo
operadores. Por ejemplo, imaginemos que queremos saber los registros con un campo cuya fecha se
menor al 12 de Junio del 97. Podemos hacerlo de las siguientes formas:
<12 Junio 1997
<#12/06/97#
<12 Jun 97
<12-Jun-97
<12/06/97

Expresiones de nmeros, moneda y contador: Cuando utilizemos campos de este tipo, tan slo
tendremos que escribir los daots y si contienen decimales, el separador de decimales.

Expresiones de texto: En este tipo de criterios, bastara con escribir el texto utilizando maysculas o
minsculas indistintamente.

Expresiones lgicas tipo S/No: Para valores tipo S podemos escribir las siguientes expresiones en la
casilla de criterios:

"S"
"Verdadero"
"Activado"
"-1"
Para valores del tipo No podemos usar las siguientes expresiones:

"No"
"Falso"
"Desactivado"
"0"

5.6 Caracteres comodn


Como en MS-DOS o la mayora de programas de Windows, podemos incluir los dos caracteres comodn (el
asterisco * y el interrogante ?) para crear una expresin. El interrogante puede sustituir un solo caracter en la
posicin que est. El asterisco podr sustituir a ms de un caracter en la posicin en que se encuentre. Por ejemplo:

M?? buscar los datos que comienzen por M y luego tengan dos letras ms
?a?a buscar los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a
*/12/97 buscar los datos de cualquier dia del mes de diciembre del 97
An* buscar los datos de lo que comienze por la palabra An

17
VI. CAMPOS CALCULADOS

6.1 Concepto y ejemplo


En ocasiones tendremos la necesidad de realizar operaciones matemticas con algn campo. Podemos crear
campos vacos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operacin entre dos o ms campos.

Lo que vamos a hacer a continuacin es lo siguiente:

Supongamos que hemos subido la cuota mensual a todos los inquilinos en 500 pts. Es evidente que sera una paliza
modificar uno a uno todos los campos de los precios. Realizaremos una operacin matemtica:

I. Abre la Base de Datos Abeto.MDB y sitate en la pestaa de las Consultas


II. Crea una nueva Consulta en modo Vista Diseo
III. Carga la tabla Clientes
IV. Carga los campos Cdigo de Propiedad y Alquiler mensual
V. En la barra de herramientas superior hay un botn llamado Tipo de consulta. brelo y escoge el tipo
Actualizacin
VI. Sita el cursor en la casilla Actualizar a y escribe:

VII. Cierra la consulta. Guardala con el nombre Aumento de


precio en 500pts

Observa que el icono de la nueva consulta ha cambiado. Esta es una consulta de actualizacin. Lo que significa que
cuando la ejecutemos, cambiar los datos de la tabla. Por eso hemos de tener cuidado en preparar adecuadamente
la consulta; un error podra traer consecuencias imprevisibles. Observa que hemos puesto entre corchetes el nombre
del campo Alquiler mensual al que hemos sumado el nmero 500. No vendra mal hacerse una copia de la tabla
Clientes por si acaso.

I. Selecciona la consulta y pulsa en el botn Abrir. Access nos avisar de que se van a modificar datos de una tabla.
Acepta el mensaje que aparece.
II. Access vuelve a pedir confirmacin con un segundo mensaje. Vuelve a aceptar.
III. Ve a la pestaa Tablas y abre la tabla Clientes. Observa el campo Alquiler mensual. Tiene que aparecer con un
incremento de 500 pts.

6.2 Creacin de una tabla nueva con campos de otras tablas


A continuacin vamos a ver cmo podemos crear una tabla nueva con campos proveniente de otras tablas.
Imaginemos que necesitamos una nueva tabla con slo algunos campos de las otras dos (Clientes y Propiedades).
Evidentemente sera una "pasada" crearla nueva e introducir los datos uno por uno. Por ello, vamos a tomar campos
de las dos tablas y construir una nueva.

I. Crea una consulta nueva escogiendo las dos tablas.


II. Aade de la tabla Clientes, los campos Nombre, Apellidos, y Alquiler mensual
III. Aade de la tabla Propiedades los campos Tipo de propiedad, Direccin, Poblacin y Provincia
IV. En la barra de herramientas superior hay un botn llamado Tipo de consulta. brelo y escoge el tipo Consulta
de creacin de tabla.
V. Se pedir un nombre para la nueva tabla que se crear ms tarde. Pon el nombre: Clientes y Propiedad y
acepta.
VI. Cierra la consulta. Grbala con el nombre: Consulta de creacin de tabla
VII. Observa que aparece otro tipo de icono.
VIII. Selecciona la consulta recin creada y brela. Access te avisa que se crear una nueva tabla. Acepta.
IX. Ve a la pestaa de Tablas y observa que la nueva tabla se ha creado.

18
VII. FORMULARIOS

7.1 Creacin de Formularios utilizando el Asistente


Un formulario es un objeto de Access que nos permitir introducir y modificar los datos de una forma ms "amable" y
cmoda. Los formularios tienen la ventaja de poder:

Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo


Calcular campos
Crear y utilizar grficos
Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc.

Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco y disearlos a nuestra medida. Para ver
cmo se crean, hemos de estar situados con una base de datos abierta en la pestaa Formularios. y pulsar el botn
Nuevo. Nos aparecer una ventana pidindonos el tipo de formulario a crear y la tabla o consulta a partir de la cual
se crear. En esta primera leccin dedicada a los formularios, vamos a crear uno sencillo utilizando un assitente que
nos ir guiando en su creacin.

I. Con nuestra base de datos abierta (Abeto.MDB) accede a Formularios -


Nuevo y escoge la tabla Clientes y la opcin Asistente para formularios

II. Acepta la ventana.

En esos momentos, se ejecutar un asistente de Access que nos ir


guiando paso a paso en la creacin del formulario. En el primer paso,
Access nos pide qu campos queremos incluir en el formulario.

En la parte izquierda aparece una ventana con los campos de la base de datos y en la parte dereche otra con los
campos que se incluirn en el formulario. En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirn para
incluir o borrar campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha.

Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha


Carga todos los campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha
Borra el campo seleccionado de la ventana derecha
Borra todos los campos de la ventana derecha

III. Carga todos los campos y pulsa el botn Siguiente.

En el siguiente paso, Access nos pregunta qu tipo de formulario y la distribucin de los campos a travs del mismo.
Si pulsas un click en las diversas opciones, vers una simulacin en la ventana de la izquierda de cmo quedar.

IV. Acepta el tipo En columnas y pulsa el botn Siguiente

Para los fondos, prueba igual que antes el estilo que te guste. En nuestro caso, escogeremos el estilo Mundo

V. Escoge el estilo que prefieras y pulsa Siguiente

VI. Acepta el ltimo paso (nombre del formulario) con el botn Termimar, y el formulario ya estar creado.

La utilizacin del formulario es sumamente sencilla. Podemos observar que cada registro se visualiza como una
ficha independiente. En la parte inferior del formulario se aprecian unos botones:

Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrs, hacia adelante, al ltimo registro
y aadir un nuevo registro.

19
Desde el formualrio podemos modificar el contenido de un campo, borrarlo, aadir nuevos registros, y todos los
cambios que realizemos en el formulario, se realziarn en la tabla relacionada, as como todos los cambios
efectuados en la tabla, se visualizarn si abrimos el formulario.

Podemos cerrar el formualrio, buscar un dato (Edicin -


Buscar), borrar un registro completo (Edicin - Eliminar
registro), etc. Si tenemos el formulario cerrado, para utilizarlo
slo debemos pulsar el botn Abrir. De igual forma, con el
botn Disear accedemos al diseo del formulario, que es una
pantalla especial donde podemos cambiar las posicin de los
campos, caractersticas, aadir campos calculados, ttulos,
colores, etc, pero eso ya es otra leccin. De momento, puedes
probar a crear varios formularios escogiendo distintas
opciones del primer cuadro del asistente (tabular, columnas u
hoja de datos).

7.2 Creacin y Personalizacin de Formularios Paso a Paso


En el punto anterior vimos cmo crear con el asistente de Access un formulario automtico. En este punto vamos a
ver cmo se puede personalizar un formulario. Crearemos un formulario de la tabla Propiedades de forma manual:

I. Con la base de datos Abeto.MDB abierta y situados en la pestaa Formularios, pulsa el botn Nuevo.
II. Escoge de la lista la tabla Propiedades y como tipo de formulario escoge Vista Diseo.

Aparece una ventana en blanco (o en gris) donde podemos "cargar" los campos de la tabla y situarlos a nuestro
gusto. Observa que la zona gris es la zona que veremos cuando estemos utilizando el formulario. Esta zona se
puede ensanchar con el mouse "estirando" su esquina inferior derecha para que ocupe ms zona de pantalla. Para
cargar los campos existe un botn situado en la barra de herramientas llamado Lista de campos.

desde el que podemos escoger el campo que queramos.

III. Pulsa dicho botn y te aparecer una pequea ventana con los nombres de los campos
IV. "Arrastra" el primer campo hasta situarlo ms o menos en la esquina superior izquierda:

Si sitas el puntero del ratn sobre el campo cargado, vers que


aparece una mano si est sobre un borde del campo. Esta mano
sirve para mover el campo. Tambin podemos observar unos
controles (puntitos negros) para modificar el tamao del campo. Es
importante anotar que hemos cargado dos cosas: a la izuquierda el
nombre del campo y a su derecha (en blanco) el campo en s.
Observa tambin que posicionando el puntero del ratn sobre uno
de los dos cuadrados ms grandes, aparece un dedo que servir
para mover slo una parte del campo (el nombre o el campo)

V. Termina de cargar el resto de campos y sitalos de forma ms o


menos coherente.

20
Observa que en las barras de herramientas que
disponemos en esta pantalla, hay botones para cambiar
los colores de los campos, tipos de letra, bordes, efectos
de relieve, etc. Puedes seleccionar algn campo y hacer
diferentes pruebas con esta barra. EL formulario puede
quedar ms chulo, pero tampoco hay que abusar de
demasiados colorines de forma que quede demasiado
"chilln".

Cuando te guste el resultado, puedes hacer una prueba para ver cmo quedar con el botn Vista situado en la
parte superior izquierda de la barra de herramientas. Para volver a la pantalla de diseo, pulsa el mismo botn.
Puedes cerrar el formulario y ponerle un nombre (Formulario de Propiedades, p.ej).

Si tienes que realizar alguna accin con varios campos a la vez (cambiar el color, mover, borrar, etc) puedes hacerlo
seleccionndolos con el mouse en forma de seleccin de ventana como haras con cualquier otro objeto. Tambin
puedes ir pulsando un click uno a uno manteniendo pulsada la tecla Shift (mayscula).

Existe otra barra de herramientas que se activa pulsando el botn Cuadro de Herramientas. sta sirve para crear
textos, ttulos o controles especiales como listas desplegables, botones programables, etc. Veamos un ejemplo. En
esta pantalla hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido siempre es fijo, es decir, que siempre ser un
Chalet, Casa o Apartamento. Cuando estemos introduciendo un registro nuevo o bien cuando estemos modificando
alguno existente, sera un "latazo" teclear siempre el contenido del campo. Lo que haremos ser crear una lista
desplegable para poder seleccionar el contenido de una forma ms sencilla y rpida.

I. Debes activar la barra Cuadro de herramientas desde el botn correspondiente

La lista desplegable que vamos a crear podemos hacerla de dos formas: con un asistente que nos guiar paso a
paso o bien "a mano". Observa que en la barra que tenemos activa (Cuadro de herramientas) hay un botn con
forma de varita mgica llamado Asistente para controles. Si est pulsado (hundido) significa que est activado, por
lo que si creamos la lista desplegable, se pondr en marcha automticamente el asistente. Para crear un control
manualmente, hemos de desactivarlo pulsando un click.

I. Asegrate de que el botn mencionado est desactivado y pulsa despus en el botn Cuadro combinado de la
misma barra de herramientas.
II. Dibuja en la zona de los campos un rectngulo no muy grande. No te preocupes del tamao; se puede cambiar
posteriormente.
III. Te habr aparecido un campo sin nombre. Ahora hay que configurarlo.
IV. Accederemos a las propiedades del campo. Para ello, pulsa doble click en un borde del campo, o bien pulsa el
botn Propiedades de la barra de herramientas superior. Tambin puedes acceder desde el men Ver-
Propiedades.

Te aparecer una ventana especial. Desde esta ventana podemos cambiar las propiedades de cualquier campo,
como el nombre, color, eventos especiales, etc.

V. Cambia los datos de la ventana de la siguiente forma:

Nombre: Tipo de propiedad. Este ser el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda del campo

Origen del control: Tipo de propiedad (puedes escogerlo de la lista desplegable)


La propiedad Origen del control define qu campo real de la tabla almacenar el valor introducido
posteriormente.

Tipo de origen de la fila: Lista de valores (puedes escogerlo de la lista desplegable)

Origen de la fila: Chalet;Casa;Apartamento (atencin al punto y coma separador)


Aqu definimos una lista de valores. En Tipo de origen de la fila podramos escoger una tabla o consulta o
bien escribir a mano los datos de la lista como hemos hecho. Estos datos hay que escribirlos separados por
punto y coma.

VI. Cierra la ventana de Propiedades y accede a las propiedades del nombre del campo para cambiarlo. En vez de
Cuadro combinado... colcale como nombre: Tipo de popiedad.

21
VII. Cierra el cuadro, ajusta si es necesario el tamao y posicin del campo y
realiza una vista previa del formulario. Prueba a desplegar la lista recin creada
confirmando que funciona.

7.3 Control de Clculo de Campos en un Formulario


En este punto vamos a ver cmo colocar un control de clculo de campos en un formulario. Lo que haremos ser
utilizar el formulario de la tabla Clientes que hicimos con el Asistente para formularios. -

I. Con la ventana de formularios a la vista, selecciona el formulario Clientes y pulsa el botn Disear.

Observa la siguiente imagen: hemos ampliado un poco la zona de diseo


y movido el campo Alquiler. Vamos a insertar un campo calculado para
el IVA y otro para el total del alquiler. Podramos crear dos campos
nuevos para ese fin. Para ello, tendramos que ir al diseo de la tabla e
insertarlos como dos campos nuevos del tipo numrico. En este caso no
los crearemos, sino que insertaremos dos campos independientes que lo
nico que harn ser realizar un clculo matemtico de otros campos.

II. Hemos aadido dos casillas de texto con el botn Cuadro de texto y hemos cambiado el nombre de las
etiquetas por el de IVA 16% y TOTAL alineando los campos. Para cambiar el nombre de la etiqueta, debes
seleccionarla y pulsar doble click para acceder a sus propiedades.

III. Ahora debes seleccionar con un click el campo gris del IVA 16% y acceder a sus propiedades (con doble click, o
con el botn derecho y la opcin Propiedades)

IV. En el cuadro que te aparece, sita el cursor en el campo Origen del control. Aqu definimos de donde vienen los
datos. stos pueden venir de algn campo de alguna tabla, o bien pueden ser el fruto de alguna operacin de
clculo con campos. A la derecha vers dos cuadraditos. Pulsa el de la derecha (puntos suspensivos)

V. Aparecer otra ventana. Se trata del Generador de Expresiones. Aqu podemos definir frmulas o funciones que
realizan ciertas operaciones.

VI. Escoge de la ventana izquierda las opciones Formularios - Formularios cargados - Clientes.
VII. Escoge de la ventana central Alquiler mensual
VIII. Pulsa el botn Pegar
IX. Pulsa click en la ventana superior y termina de escribir la frmula: [Alquiler mensual] *16/100
X. Cierra la ventana del generador de expresiones desde el botn Aceptar
XI. Abre la lista del campo Formato y escoge la opcin Moneda
XII. Cierra la ventana de propiedades
XIII. Prueba una vista previa desde el botn Vista situado en la barra de herramientas en la parte superior izquierda

Observa que el campo tiene que aparecer ya con el clculo hecho:

XIV. Configura t mismo el campo TOTAL con la frmula: [Alquiler mensual] + [IVA]

Esto significa que el ltimo campo sume el contenido del campo Alquiler mensual ms el campo IVA. Este ltimo
ser el campo de texto que creamos anteriormente. Es importante sealar que el nombre de IVA se lo hemos puesto
al campo desde la ventana de propiedades. Si no es as, Access no lo encontrar.

El resultado final ser que cuando introduzcamos el precio de la propiedad, los dos campos
que acabamos de crear mostrarn automticamente el clculo del impuesto de IVA.
Es importante sealar que los dos ltimos campos nos existen como tales en la tabla
Clientes ni en la de Propiedades. Son slo campos calculados.

22
VIII. TECNOLOGIA OLE

La tecnologa OLE (Object Linking and Embedding) es un sistema de compartir ficheros entre aplicaciones que nos
permitir transferir informacin de una a otra. A travs de esta tecnologa podremos, por ejemplo, insertar un objeto
grfico en un formulario de Access como si fuera un campo ms. Estos objetos pueden insertarse de dos formas:

Incrustacin: el objeto es almacenado en la base de datos, pero si el objeto original sufre algn cambio, en
la base de datos no se reflejar el cambio.

Vinculacin: el objeto es almacenado igual en la base datos, pero se establece un vnculo con el archivo
original de forma que si modificamos el objeto desde el formulario, los cambios afectarn al archivo original.

Tanto si incrustamos como si vinculamos, el objeto debe crearse en el formulario mediante el control llamado marco
de objeto. Podemo utilizar estas opciones para insertar una imagen de una persona como si fuese un campo ms
de la base de datos. Existen dos tipos de marcos:

Marco de objeto independiente: para incluir objetos que no estn almacenados en una tabla. Por ejemplo,
un logotipo.

Marco de objeto dependiente: para incluir grficos y objetos OLE que estn almacenados en la tabla
como un campo ms. En el siguiente ejemplo vemos un marco de objeto dependiente en sus vistas de
formulario y de diseo pertenecientes a la base de datos de ejemplo que contiene Access (Neptuno).

A continuacin te mostramos algunos consejos para saber cuando utilizar cada uno de los diferentes tipos de
marcos:

Tipo de marco Tipo de enlace Se usa...


Para aadir un objeto que forme parte
de un formulario, pero que no
Objeto independiente Incrustacin dependa de ningn campo y que sea
independiente de su original. Por
ejemplo, un grfico en un informe
Objeto que forma parte del formulario
pero no depende de ningn campo.
Objeto independiente Vinculacin Por ejemplo, una hoja de clculo que
se actualize cada vez que se
modifique el archivo original
Grfico en campos de una tabla. Por
ejemplo, una imagen de una persona
Objeto dependiente Incrustacin
que puedan modificarse y visualizarse
desde el formulario
Objetos en un campo de la tabla, pero
Objeto dependiente Vinculacin que se mantienen en archivos
separados.

23
Existen dos botones en el modo de vista de Diseo de formulario para crear este tipo de controles: Marco de objeto
dependiente y Marco de objeto independiente. Ambos botones estn situados en las barras de herramientas.

En el siguiente ejemplo, tenemos una tabla en la parte izquierda con tres campos; Nombre (tipo Texto), Apellidos
(tipo Texto) y Foto (tipo OLE). En el modo de introduccin de datos en tabla, en el campo Foto hemos insertado un
grfico (Insertar - Objeto) que tenamos almacenado en formato BMP.

Posteriormente, en el modo de Diseo de formulario hemos includo el campo como uno ms. En la ilustracin de la
derecha puede observarse que el grfico izquierdo a modo de logotipo est creado con la opcin Marco de objeto
independiente, sin embargo, el grfico de la derecha corresponde al campo Foto de la tabla. En este caso,
aparecer la foto de cada persona.

24
IX. COMPACTACION Y REPLICA DE UNA BASE DE DATOS

9.1 Compactar una base de datos


Si borras, modificas y crear tablas a menudo, la base de datos puede fragmentarse, lo que provoca un uso deficiente
del espacio en disco. Al compactar la base de datos, se hace una copia de la misma y se reorganiza el espacio que
ocupa en el disco. Es algo parecido a la accin del comando Defrag

Para compactar la base de datos actual:

I. Accede Herramientas - Utilidades de la base de datos - Compactar base de datos.

Para compactar una base de datos que no est abierta en Access

I. Cierra la base de datos actual.


II. Accede Herramientas - Utilidades de la base de datos - Compactar base de datos.
III. En el cuadro de dilogo Base de datos a compactar, especifica la base de datos que deseas compactar y haz
clic en Compactar.
IV. En el cuadro de dilogo Compactar la base de datos en, especifique el nombre, unidad y carpeta donde desea
almacenar la base de datos compactada.
V. Haz clic en Guardar.

Si utilizas el mismo nombre, unidad y directorio y si la base de datos se compacta con xito, Access reemplazar el
archivo de origen por la versin compactada.

Importante:

Si eliminas registros del final de una tabla que contiene un campo Autonumrico, cuando compactes la base de
datos, Access te dar al prximo campo Autonumrico el valor del ltimo contador sin borrar, ms 1.

La compactacin de una base de datos de Access de una versin previa no la convierte al formato de Access 97.

9.2 Crear una rplica de la base de datos


Vimos cmo se haca una copia de una tabla para obtener un duplicado de seguridad. Ahora veamos cmo hacer
una copia de una base de datos completa. Imaginemos que no slo queremos duplicarla para tener una copia de
seguridad, sino tambin para que otros usuarios la utilicen. Imaginemos que varios usuarios situados en distintos
lugares van a utilizar la base de datos. Podemos crear lo que se llama una Rplica de la base de datos y
posteriormente unir los datos introducidos desde todas las rplicas que se hagan.

Cada rplica es miembro de un conjunto de rplicas que se pueden sincronizar con otras rplicas del mismo grupo,
es decir, los cambios realizados en una rplica se aplican a las otras rplicas y al Diseo principal o base de datos
original.

Veamos cmo crear una rplica de nuestra base de datos:

I. Abre la base de datos ABETO (o de cualquier base de datos que tengas)

II. Accede a Herramientas Rplica Crear rplica. Aparecer un


mensaje de aviso:

III. Contesta afirmativamente.

Se mostrar otro mensaje que nos avisa que la base de datos original se convertir en el Diseo principal. Adems
se indica el nombre con el que se guardar la rplica y la carpeta donde se almacenar sta.

IV. Pulsa en S

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V. Acepta el nombre que ofrece Access

Al aceptar, Access crea la rplica y nos muestra un mensaje que la nica copia donde podremos modificar la
estructura original ser la copia original de la base de datos. Sin embargo, los datos podremos editarlos en
cualquiera de las rplicas que hayamos realizado.

VI. Acepta el ltimo cuadro de dilogo que ha aparecido.

Ahora fjate que en los nombres de las tablas aparece un nuevo icono y en el ttulo aparece la palabra Diseo
principal.

VII. Aade un nuevo cliente en la base de datos principal para probar la sincronizacin entre bases de datos.
VIII. Accede a Herramientas Rplica Sincronizar ahora
IX. Acepta el cuadro de dilogo que aparece.

Por ltimo, Access avisa que no sern visibles los cambios hasta
que cerremos y abramos la tabla.

X. Acepta
XI. Abre la tabla Rplica de ABETO y observa los cambios.

Hay que sealar que en el proceso de sincronizacin de datos


entre rplicas primero se actualizan los cambios en el diseo y despus en los datos. El intercambio entre dos
rplicas puede ser en los dos sentidos, es decir, de la principal a la rplica o viceversa.

Por ltimo, despus de sincronizar dos rplicas, es conveniente revisar la base de datos en busca de posibles
errores desde la opcin Herramientas Rplica Resolver conflictos.

26
ANEXO I.
Ejercicio de repaso. Control de una clnica

Realizaremos un ejercicio general de repaso. Crearemos una base de datos que controlar una supuesta clnica.
Necesitaremos tres tablas para el control de los pacientes, ingresos en clnica y mdicos. Relacionaremos las tablas,
crearemos consultas, formularios, y repasaremos conceptos.

La clnica "SAN PATRS" necesita llevar un control informatizado de su gestin de pacientes y mdicos. Para ello
se crearn tres tablas con las siguientes caractersticas:

Tabla PACIENTES: llevar un control de los datos de los pacientes como el N de S.S., Nombre, Apellidos,
N de Historial, etc.
Tabla INGRESOS: llevar el control de la fecha del ingreso, nmero de planta, nmero de cama,
diagnstico, etc.
Tabla MEDICOS: cdigo del mdico, Nombre, Apellidos, Especialidad, etc.

A continuacin tienes las caractersticas de cada campo de las tablas:

TABLA PACIENTES:

Campo Tipo Largo Otros


N Seguridad Social Texto 15
Nombre Texto 15
Apellidos Texto 30
Domicilio Texto 30
Poblacin Texto 25
Provincia Texto 15
Cdigo Postal Texto 5
Telfono Texto 12
Nmero de Historial Texto 9 Campo Clave
Sexo Texto 1 Regla de validacin: "H" o "M"

TABLA MEDICOS:

Campo Tipo Largo Otros


Codigo identificacin Texto 4 Campo Clave
Nombre del Mdico Texto 15
Apellidos del Mdico Texto 30
Especialidad Texto 25
Fecha de ingreso Fecha Mscara fecha corta
Cargo Texto 25
Nmero de Colegiado Nmero
Observaciones Memo

27
TABLA INGRESOS:

Campo Tipo Largo Otros


Nmero de Ingreso Autonumrico Campo Clave
Nmero de Historial Texto 9
Fecha de Ingreso Fecha Mscara fecha corta
Cdigo de Identificacin Texto 4
Nmero de planta Nmero
Nmero de cama Nmero
Alrgico S/No
Observaciones Memo
Coste del tratamiento Nmero Formato Moneda
Diagnstico Texto 40

Este ser el aspecto que tendrn las relaciones de las tablas:

Hemos creado una relacin de Uno a Varios del campo Nmero de Historial de las tablas Pacientes e Ingresos.
Esto significa que primero debemos introducir los datos del paciente y luego los de la tabla de Ingresos. La relacin
uno a varios nos permitir introducir varios ingresos para un mismo paciente, pero siempre que primero el paciente
est dado de alta en la tabla Pacientes. Asmismo, hemos definido como campo clave de la tabla Pacientes el
campo Nmero de Historial porque sern datos nicos que no se repetirn en la misma tabla. Como campo clave de
la tabla Ingresos no hemos escogido el mismo campo Nmero de Historial, sino el campo Nmero de Ingreso, ya
que cada nmero de ingreso ser nico. Adems, no nos permitira introducir ms de un Nmero de Historial en
Ingresos ni establecer la relacin.

Como campo clave de la tabla Mdicos hemos escogido el campo Cdigo de identificacin y hemos establecido
una relacin de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Esto significa que primero hemos de
introducir los datos del mdico, y posteriormente, en la tabla Ingresos asignarle el ingreso de un paciente a un
mdico determinado.

Resumiendo: primero introduciremos los datos de los mdicos y de los pacientes. Posteriormente, cuando se
produzca un ingreso, asignaremos un nmero de ingreso (nico) a un paciente (Nmero de Historial) y le
asignaremos un mdico (Cdigo de Identificacin). En la tabla Ingresos podremos introducir varios pacientes, y
asignrselo a uno de los mdicos de la tabla Mdicos.

Veamos una parte de la tabla Pacientes con sus datos:

N Seguridad Social Nombre Apellidos Domicilio Poblacin


08/7888888 Jos Eduardo Romerales Pinto C/ Azorn, 34 3 Mstoles
08/7234823 ngel Ruz Picasso C/ Salmern, 212 Madrid

Provincia Cdigo Postal Telfono Nmero de Historial Sexo


Madrid 28935 91-345-87-45 10203-F H
Madrid 28028 91-565-34-33 11454-L H

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Veamos una parte de los datos de la tabla Mdicos:

Cdigo de Ident. Nombre del Mdico Apellidos del Mdico Especialidad Fecha de Ingreso
AJH Antonio Jan Hernndez Pediatra 12-08-90
CEM Carmen Esterill Manrique Psiquiatra 13-02-92

Cargo Nmero de Colegiado Observaciones


Adjunto 2113 Est prxima su retirada
Jefe de seccin 1231

Veamos finalmente una parte de los datos de la tabla Ingresos:

Nmero de Ingreso Nmero de Hist. Fecha de Ingreso Cdigo de Identi. Nmero de planta
1 76327-H 23/01/94 SVT 5
2 1212-A 24-02794 CSM 1

Nmero de cama Alrgico Observaciones


121 No 23/01/94
5 S Alrgico a la penicilina

Una vez los datos introducidos, vamos a realizar varias consultas a la base de datos. Daremos una serie de
supuestos y la solucin de cmo se disea la consulta.

Consultas a la Base de Datos


A continuacin mostraremos unos supuestos de consultas y su solucin.

1) Necesitamos un listado de los nombres de los mdicos y su especialidad.

I. Ir a la pestaa Consultas - Nuevo - Vista Diseo y agregar la tabla Mdicos

II.Visualizaremos su contenido con el botn Vista previa para asegurarnos de que funciona correctamente y
cerraremos la Consulta grabndola.

2) Qeremos saber los el Nombre y Apellidos de los pacientes que ingresaron


entre Enero y Marzo del 94 y que son alrgicos.

3) Queremos saber los Nombres y Apellidos de los pacientes que viven en


Getafe o Alcorcn.

29
Introducir un nuevo campo
Ahora debemos introducir un nuevo campo en la tabla INGRESOS llamado Fecha de Alta que controlar la fecha en
la que el paciente es dado de alta de la clnica. Para ello:

I. Accede a la pestaa de Tablas, selecciona la tabla INGRESOS y pulsa en el botn Diseo.


II. Pulsa un click a la izquierda del campo Cdigo de Identificacin. Su fila deber quedar resaltada en su totalidad.
III. Abre el men Insertar y escoge la opcin Filas.
IV. Pulsa un click en la casilla del campo y escribe: Fecha de Alta
V. Dota al campo del formato Fecha corta a travs de la mscara
VI. Cierra la tabla (guardndola)
VII. Ahora debers abrir la tabla para introducir los nuevos datos. El nuevo campo est al lado del campo Fecha de
Ingreso. Debes introducir fechas. Inventate las fechas. Puedes introducir fechas posteriores a la de Ingresos en unos
cuantos das.

Introduccin de dos campos nuevos


Ahora daremos de alta dos campos nuevos que posteriormente haremos servir para realizar clculos automticos.
Los campos sern: Das de Ingreso, que controlar automticamente los das que el paciente ha estado ingresado
a travs de una sencilla operacin matemtica entre dos fechas, y el campo Coste Total del Tratamiento, que
multiplicar el Coste del Tratamiento por los das que ha estado ingresado, dando como resultado el coste total.

I. Inserta dos campos nuevos: Das de Ingreso ser del tipo numrico, y Coste total del
tratamiento ser tambin del tipo numrico pero con formato Moneda

Consulta de actualizacin de campos


Seguidamente crearemos una nueva consulta, pero esta vez no ser una consulta para ver por pantalla, sino que
ser una consulta que cuando se ponga en marcha, cambiar los datos de la tabla. Este tipo de consultas reciben el
nombre de Consultas de actualizacin. Debemos tener cuidado con este tipo de consultas, pues al ejecutarlas ya
hemos dicho que modificar los datos de alguna tabla.

I. Crea una nueva consulta en modo Vista diseo utilizando la tabla Ingresos.
II. Carga el campo Das de Ingreso
III. Abre la lista (botn desplegable) Tipo de consulta situado en la barra superior de herramientas, y escoge la lo
opcin Consulta de actualizacin.
IV. Pulsa un click en la casilla Actualizar a: y escribe la siguiente frmula: [Fecha de Alta]-[Fecha de Ingreso]

Con esto lo que hacemos es una resta de dos fechas. Observa que encerramos los campo entre corchetes.

I. Cierra la consulta grabndola y ejecutala. Access nos avisa que se va a ejecutar una consulta de actualizacin de
datos. Acepta. Posteriormente, nos avisa por segunda vez de que se actualizarn varias filas. Vuelve a aceptar.
II. Accede a la pestaa de las tablas y verifica abriendo la tabla Ingresos que el campo Das de Ingreso se ha
actualizado automticamente.

Actualizacin del coste total del tratamiento


Ahora actualizaremos de forma similar el campo Coste total del tratamiento multiplicando los campos Das de
Ingreso y Coste del tratamiento. Podramos crear una nueva consulta de actualizacin como hemos hecho
anteriormente, pero aprovecharemos la que tenemos creada para aadir la nueva frmula:

I. Edita con el botn Diseo la consulta anterior y aade el siguiente


campo con la siguiente frmula:
II. Cierra guardando la consulta y brela para verficar su funcionamiento.

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Consulta de agrupacin
La clnica quiere saber el nmero de pacientes que existen por poblacin. Crearemos una consulta que nos muestre
las poblaciones y que cuente el nmero de pacientes de cada una.

I. Crea una nueva consulta de la tabla Pacientes y carga los campos Nombre, Apellidos y Poblacin

II. Pulsa en el botn Totales situado en la barra superior de herramientas

Observa que en la cuadrcula de los campos cargados ha aparecido una nueva fila llamada Total.

III. Carga en la cuarta fila otra vez el campo Poblacin y abre la lista desplegable de la fila Total seleccionando la
opcin Cuenta tal y como aparece en la ilustracin:

IV. Visualiza como queda. Deberas ver una columna llamada CuentaDePoblacin donde se observa el nmero
de habitantes por poblacin de la base de datos.

31
ANEXO II.
Repaso de Tablas, Relaciones y Formularios

Una de las ventajas de los formularios es que podemos utilizar campos de las tablas creadas de forma ms cmoda
a travs de los controles (botones, listas desplegables, etc) de la caja de herramientas de un formulario en modo
diseo. Vamos a crear dos pequeas tablas. Imaginemos una escuela que gestionar los cursos de los alumnos.
Obviamente, y por problemas de espacio y tiempo, hemos omitido gran cantidad de campos que se podran utilizar.
El objetivo de este ejercicio es tan slo observar las posibilidades de repartir el nmero de campos de forma que
puedan aprovecharse para posteriores acciones que simplificarn la gestin de la base de datos. Hemos creado tres
tablas. La primera contiene datos del alumno, la segunda del curso y la tercera servir para controlar el curso que
est realizando dicho alumno. Observa el diseo y caractersticas de los campos.

La tercera tabla servir como nexo de unin de las dos anteriores. Repetimos los campos Cdigo alumno y Cdigo
curso. Observa el tipo de relacin que hemos creado. Un alumno puede hacer varios cursos:

A continuacin crearemos un formulario que nos permita introducir unos cuantos registros para las dos primeras
tablas. Para el primer formulario hemos optado por el asistente eligiendo el tipo Autoformulario: columnas. Igual
hemos hecho para el segundo formulario de la tabla Cursos.

Para la creacin del formulario Nuevo curso sigue los pasos:

I. Desde la ficha Formularios elige crear uno nuevo


II. Elige el tipo Asistente para formularios y la tabla de la lista Nuevo curso. Acepta
III. Carga con el botn de la doble flecha todos los campos a la casilla derecha.
IV. Acepta el resto de las pantallas del asistente, avanzando hasta el final del mismo.

El formulario que se ha creado, podra servir perfectamente para controlar los nuevos cursos. En la introduccin de
un nuevo curso, podemos escribir el nmero de alumno y el nmero de curso. Al haber una relacin Uno a Varios,
Access nos obligar a introducir cdigos de alumno y cdigos de cursos que previamente existan en las otras dos
tablas. Al introducir los datos de los campos, se modificar el contenido de la tabla Nuevo curso con el contenido de
los campos del formulario. No olvidemos que hemos utilizado exactamente todos los campos de la tabla Nuevo
curso.

32
Vamos a ver ahora cmo podemos variar la creacin de formularios para obtener el mismo resultado. Crearemos un
formulario-subformulario para ver cuanta gente est haciendo un curso.

I. Crea un nuevo formulario de la tabla Cursos y del tipo Asistente para formularios
II. Carga todos los campos de la tabla Cursos, elige de la lista superior la tabla Alumnos y carga tambin todos los
campos.
III. En el paso siguiente, podemos elegir entre ver la informacin por cursos (qu alumnos estn haciendo un curso)
o por alumnos (qu cursos est haciendo un alumno). Elegiremos por Cursos y pulsaremos siguiente.
IV. Sigue avanzando por el asistente hasta el ltimo paso donde daremos al formulario el nombre Alumnos por
curso
Observa el resultado. Si has introducido varios cursos y alumnos, vers que el curso que muestra el formulario, se
corresponde con los alumnos del sub-formulario. Si no se ven todos los datos, puedes acceder al modo diseo y
"estirar" los campos.

Utilizar listas desplegables

Uno de los controles que nos puede ahorrar trabajo y que adems
sirve para visualizar varios campos de una tabla en un formulario,
son las listas desplegables. Estos controles se crean en modo
diseo de un formulario. Se pueden crear con el asistente o sin l.
Supongamos que una de las tablas de una base de datos es la
siguiente:

I. Crea una tabla como la del ejemplo, e introduce 4 5 registros de ejemplo.


II. Accede a la pestaa Formularios y crea uno nuevo de esta tabla y del tipo Asistente para formularios
III. Carga todos los campos y contina hasta el final del asistente.
IV. Una vez a la vista, accede al modo Diseo del formulario.
V. Estira la zona de trabajo de forma que quepan ms campos y haya ms sitio para actuar.
VI. Selecciona los campos Cdigo usuario, Nombre y Apellidos y brralos (siiiii has odo bieeeeen).
VII. Pulsa en el botn Cuadro combinado asegurndote de que la varita mgica del asistente est activada.
VIII. Dibuja un pequeo rectngulo (no te preocupes del tamao, luego se puede ajustar)
IX. En el primer paso del asistente, elige la opcin Buscar un registro en el formulario... y pulsa en Siguiente.
X. La tabla donde buscaremos los datos ser Usuarios. Pulsa en Siguiente.
XI. Carga los campos Cdigo usuario, Nombre y Apellidos y pulsa en Siguiente.
XII. Asegrate de que la casilla Ocultar la columna clave est activada.
XIII. Siguiente y elegir la opcin Almacenar este valor en el campo (Cdigo
usuario).

XIV. Pulsa en Siguiente y colcale como etiqueta: Alumnos. Pulsa finalmente en Terminar.
XV. Ahora slo es cuestin de arreglar la etiqueta y el contenido, alinearlos,
etc.
XVI. Accede al modo Vista y observa el resultado: cuando seleccionas un
alumno, cambian y se visualizan los campos Curso y Nota.

Esto ocurre porque el campo elegido al crear la lista desplegable es un campo


clave.

33
ANEXO III
Access y Visual Basic

Conceptos bsicos de Visual Basic en Access


Como hemos visto en ateriores lecciones, es posible personalizar operaciones en Access de forma que nos agilice el
trabajo. Sobre todo, esta circunstancia se da en los formularios a travs de listas desplegables, casillas de
verificacin, etc. No obstante, es posible llegar a personalizar an ms los controles del formulario de forma que
respondan a una accin determinada de una forma u otra. Todo esto podemos conseguirlo "programando" algunos
controles a nuestro gusto y necesidad. Aunque este pequeo tutorial no pretende dominar el lenguaje Visual Basic,
s que os daremos algunos consejos y trucos para agilizar vuestro trabajo con los formularios. Antes que nada,
veamos algunas definiciones bsicas:

Programa: secuencia de instrucciones que se ejecutan en un orden lgico y que realizan acciones.

Cdigo de programa: lenguaje basado en instrucciones que nos servir para comunicarnos con el
ordenador y escribir las rdenes que formarn el programa.

Mdulo: conjunto de rdenes utilizando el lenguaje de programacin Visual Basic.

Procedimiento: parte de un programa que realiza una funcin determinada.

Evento: accin que podemos realizar sobre algn objeto del programa (botn, casilla, cuadro de texto...)

Objeto: cualquier unidad visual que forme parte de un programa (botn, casilla...)

Imaginemos un botn de un formulario que al pulsarlo, se realiza una accin determinada. Nosotros debemos
programar el comportamiento del botn escribiendo el cdigo del programa. sta parte del programa es un
procedimiento. El botn es un objeto. Al pulsar click, se genera un evento (abre un formulario, aade un registro...)

Para nuestro ejemplo, utilizaremos una sencilla base de datos formada por dos tablas: clientes y comerciales, con
una relacin de uno a varios por el campo IdComercial, es decir, que un mismo comercial puede tener asignados
varios clientes. Abre la base de datos y observa las tablas, relaciones y formularios que hemos creado. Desde el
formulario Comerciales damos de alta nuevos comerciales asignndoles a cada uno un cdigo. En la tabla Clientes
hemos cargado tambin los campos de la tabla Comerciales, de forma que cuando demos de alta un cliente, le
asginaremos un cdigo de comercial y automticamente aparecern los datos de ste ltimo en los campos situados
a la derecha.

I. Aade un botn de comando con el asistente, que realice la accin de agregar un nuevo registro.

II. Accede a sus propiedades pulsando doble click sobre l.


III. Accede a su pestaa superior Eventos
IV. Sita el cursor en el campo de la propiedad Al hacer clickAy pulsa en el botn
Generador (puntos suspensivos) situado a su derecha.

Observa el cdigo del programa que aparece. Al crear el botn y asignarle la


accin de agregar un nuevo registro, Access ha creado automticamente el cdigo
en Visual Basic que har que se ejecute la accin mencionada.

Este es el cdigo que se ejecuta en lenguaje VB cada vez que


pulsamos el botn recin creado. Si no has programado nunca,
la primera sensacin que tendrs al ver el cdigo es que te
sonar a "chino". De momento no te preocupes demasiado.
Veamos las partes del procedimiento, y observa sobre todo las
partes del mismo, comentadas en una lnea de texto a su
izquierda:

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Por si has pensado en pedir hora con el psiquiatra, vamos a explicar un poco lo que hace el cdigo: al pulsar click,
se genera el procedimiento agregar_registro_Click(). Este nombre viene del nombre que le dimos al botn en el
momento de crearlo. Quiz t tengas otro nombre. Ten cuidado con este detalle. A continuacin comienza la rutina
del programa con la orden Private_Sub. La accin que realiza, la observamos en DoCmd.GoToRecord , ,
acNewRec. La orden DoCmd viene del ingls Do Command, o ejecutar comando, y se utiliza a menudo en Access
para realizar acciones. La accin en s, ser GoToRecord, es decir, Access se desplazar a un registro concreto,
pero, cual?. La orden acNewRec es la orden para aadir un nuevo registro. Access aade cdigo extra. Es un
cdigo auxiliar que permite gestionar posibles errores.

Cambio del foco del cursor


Si pruebas el botn recin creado, observars que al aadir un nuevo registro, el foco contina en el mismo registro.
Para comenzar a introducir datos, el usuario debera pulsar un click en el interior del primer campo, o del campo que
nos interese. Veamos como modificar el programa para que el cursor se site en el campo deseado:

I. Accede al cdigo del programa y aade la siguiente lnea:

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec
IdCliente.SetFocus

IdCliente_ se refiere al nombre del campo. Seguramente al teclear Set te habr aparecido un pequeo men rpido
para seleccionar la orden deseada.

II. Comprueba el funcionamiento del formulario y aade un nuevo registro. El cursor debera situarse en el campo
IdCliente.

Proteccin de un campo
Podramos proteger el contenido de un campo ante cualquier metedura de pata colocando la propiedad Permitir
ediciones en No, pero entonces no podramos introducir ni modificar datos.

I. Accede a las propiedades del formulario y cambia la propiedad Permitir


ediciones en no.
II. Desactiva el asistente para creacin de controles (varita mgica) y crea un
nuevo botn:
III. Accede a las propiedades del nuevo botn y al generador de cdigo. Escribe la siguiente lnea de cdigo:

Private Sub Comando45_Click()


Me.AllowEdits = True
IdCliente_.SetFocus
End Sub

Cuidado con el nombre del botn que acabas de crear. En nuestro ejemplo se llama Comando45 porque no le
hemos puesto ningn nombre. La propiedad AllowEdits (permitir ediciones), coloca en Verdadero esa propiedad
del formulario, es decir, que temporalmente volvemos a tener el formulario listo para editar sus campos. Con el fin de
que el foco vuelva al primer control del formulario, repetimos la lnea de la posicin del foco en el primer campo. Si
ahora intentas cambiar algn dato, Access no lo permitir. Pero si pinchas en el nuevo botn, Access pasar al
modo Permitir ediciones S del campo en cuestin.

IV. Crea un tercer botn (ste con al asistente activado)...


V. Y asgnale el siguiente cdigo:

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70


MeAllowEdits = False
MsgBox "El registro se ha guardado"

35
Con esto lo que pretendemos es que al pinchar en el botn, la propiedad Permitir edicin vuelva a estar en No, y
que, adems, Access nos avise con un mensaje. La orden MsgBox hace que aparezca un cuadro con un mensaje
personalizado. Prubalo todo (os prometo que funciona).

36
ANEXO IV.
Introduccin al lenguaje SQL

SQL es un lenguaje de Consulta Estructurado que se usa para consultar y actualizar bases de datos relacionales.
Vamos a ver el aspecto general de este lenguaje y nos servir para familiarizarnos con el mismo.

Cuando creamos una consulta de datos, Access permite mostrarnos esa consulta de tres formas:

Vista: Permite ver el resultado de la consulta


Diseo: Es la vista que ya conocemos para construir la consulta.
SQL: Vista en formato de instrucciones SQL

I. Abre cualquier consulta en modo diseo


II. Abre el botn vista y elige Vista SQL.

Las palabras en maysculas corresponden a instrucciones SQL.

III. Cierra la ventana de la consulta y accede en el modo vista SQL a otras consultas que tengas grabadas de forma
que puedas ver su estructura.

Ya que el aprendizaje de SQL requiere un estudio en profundidad que escapa a los propsitos de este curso, slo se
pretende que conozcas las acciones de las principales instrucciones SQL:

CREATE TABLE: crea una nueva tabla. Debe ir seguida del nombre de tabla y de los campos a crear. Se
puede especificar opcionalmente el tipo de campo y un ndice de campo.

INSERT INTO insertar registros con sus correspondientes valores en una tabla.

UPDATE: actualiza los valores de los campos de la tabla.

FROM: tras esta instruccin debemos indicar la tabla a partir de la cual se extraern los datos.

Esta instruccin tiene varias clusulas, las ms importantes son:

WHERE: determina qu registros de las tablas de FROM aparecern en los resultados de la instruccin
SELECT

ORDER BY: ordena los datos mostrados en el orden especificado

DELETE FROM: elimina los registros de una tabla.

SELECT.... FROM: realiza consultas sobre tablas.

Contraseas en la base de datos


Los datos que tenemos en una base de datos puede llegar a ser muy valiosa. De hecho, cualquier accidente o
prdida de datos, aparte de llegar a suponer una prdida econmica considerable, puede llegar a "cabrearnos"
bastante despus de tantas horas de trabajo.

La prdida de la informacin puede prevenirse de varias formas:

Realiza copias de seguridad de los archivos MDB con frecuencia.


Haz copias de las tablas. A veces, una consulta de actualizacin puede desembocar en resultados
catastrficos.
Crea rplicas si es necesario.

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Protege con contraseas la base de datos.

Nunca te fes de un ordenador. Es una mquina, y como tal, falla. El da menos pensado te quedas sin un fichero, se
introduce un virus, borras accidentalmente informacin o cualquier otra situacin similar y es cuando nos acordamos
de porqu no hemos hecho una copia en disquete de nuestros archivos.

Access dispone de dos sistemas para asegurar la informacin de una base de datos:

Contrasea: el acceso a la base de datos por completo est restringido por contrasea. Hay que tener en
cuenta que, aunque la contrasea est encriptada para que no pueda leerse mientras se escribe, una vez
abierta podemos acceder a todos los objetos, incluso anular o cambiar la contrasea.

Seguridad a nivel de usuario: se limita el acceso para cada usuario. ste tendr acceso slo a
determinadas partes de la base de datos.

I. Cierra cualquier base de datos que tengas abierta.


II. Accede a Archivo - Abrir para abrir una base de datos.
III. Selecciona cualquier base de datos que tengas y activa el botn Exclusivo
IV. brela

Hemos utilizado la opcin Exclusivo porque si estamos trabajando en red, ningn otro usuario podr acceder a la
base de datos.

V. Accede a Herramientas - Seguridad - Establecer contrasea para la base de datos.


VI. Escribe en las dos casillas la misma contrasea. Una cualquiera y acepta.

Si no hubisemos abierto la base de datos en modo Exclusivo, Access nos hubiese mostrado un mensaje indicando
que debemos abrirla en este modo, y nos impedira asignar una contrasea.

VII. Cierra la base de datos.


VIII. Vuelve a abrirla. (Access pregunta por la contrasea:)

Si no la introducimos correctamente, no podremos acceder a la base de datos.

IX. Prueba a introducir cualquier carcter que no coincida con la contrasea asignada.
X. Prueba a introducir la contrasea correcta.

Para eliminar la contrasea bastar con acceder a la opcin Herramientas - Seguridad - Anular contrasea
establecida para la base de datos1

Acceso por usuarios a la base datos


Cuando se trabaja en red, cualquier usuario que conozca una contrasea podr igualmente acceder a todas las
opciones de la base de datos as como modificar o borrar datos.
En red, lo ms apropiado es restringir el acceso de forma especfica indicando qu usuarios pueden acceder a
determinadas partes del programa.

I. Accede a Herramientas - Seguridad - Cuentas de usuario y de grupo

Si has trabajado en red, sobre todo con Windows NT, el cuadro de dilogo te resultar familiar. Aunque en esta parte
no podemos realizar prcticas, echaremos no obstante un vistazo a las principales opciones:

Un permiso especifica el tipo de acceso que tiene un usuario.

Un grupo de trabajo es un grupo de usuarios que comparten datos en un entorno multiusuario en red.

Administradores son aquellos que tienen permisos completos a todas las bases de datos. Estos, se crean
desde Windows NT y el servidor central y se les asigna la tares de administradores.

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Usuarios son el conjunto de usuarios de un grupo de trabajo, a los cuales se les otorga una serie de
permisos para el acceso a segn qu partes del programa.

II. Cancela el cuadro y accede a Herramientas - Seguridad - Permisos de usuario y grupo

En Lista podemos elegir entre Grupos o Usuarios para establecer los permisos. En la parte inferior, en el cuadro
Permisos, podemos activar o desactivar las casillas para establecer los permisos para leer, modificar, etc.

Por ejemplo, para permitir leer la informacin de dos de las tablas, pero no actualizarla, borrarla, ni modificar su
diseo, seleccionaremos primero las tablas en la lista Nombre del objeto y despus activaremos slo la opcin Leer
datos.

III. Cancela el cuadro.

Podemos proteger tambin la base de datos con la opcin Heramientas - Seguridad - Codificar o descodificar base
de datos. Esta opcin har una copia de la base de datos en informacin indescifrable.

Crear archivos MDE


Tambin podemos proteger la base de datos contra cambios en el diseo del formulario, informes y
mdulos haciendo una copia de la base de datos en formato MDE. Para ello:

I. Accede a Herramientas - Utilidades de la base de datos - Crear archivo MDE.


II. Elige una carpeta y acepta el nombre que propone Access.
III. Cierra la base de datos.
IV. Pulsa en Abrir.
V. Abre la lista desplegable Tipo de archivo y elige Archivos MDE
VI. Abre la base de datos que hemos creado en formato MDE.
VI. Intenta acceder al modo Diseo de cualquier formulario.

Access e Internet
Mediante Access podemos insertar en nuestras bases de datos hipervnculos que funcionen en Internet. De esta
forma, el usuario no solo comparte datos con otros usuarios de la red local, sino con un pblico mucho mayor (todo
el mundo) a travs de la World Wide Web.

Para compartir bases de datos con otros usuarios, Access incorpora dos herramientas:

El asistente para pginas Web, utilizado para crear documentos Web.


Posibilidad de guardar documentos de bases de datos en formato HTML, transformando el documento en
una pgina Web que pueda ser visualizada y consultada en Internet desde cualquier parte del mundo.

Incluir Hipervnculos
Un hipervnculo es un elemento (texto, imagen) que tiene la facultad de responder ante un click del usuario y
acceder a otra zona del mismo documento, un documento distinto o bien una direccin Web.

I. Abre una tabla cualquiera.


II. Aade el campo: Direccin Web del tipo Hipervnculo
III. Cierra el diseo de la tabla guardando los cambios.
IV. Accede a Abrir
V. Sita el cursor en el nuevo campo y pulsa el botn Insertar hipervnculo situado en
la barra de herramientas.
VI. Introduce una direccin Web de muestra:
VII. Acepta.

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Observa el contenido del campo. Se trata de un enlace a una direccin Web. Si en estos momentos estuvisemos
conectados a Internet, se ejecutara el navegador por defecto y entraramos en la pgina Web indicada. Disponemos
tambin de una barra de navegacin al estilo de Internet Explorer.

Importar y exportar en HTML


El formato HTML es con el que se crean las pginas Web que vemos en Internet. Est formado por comandos que
son reconocidos por navegadores como Internet Explorer o Netscape Navigator.
Access permite crear un documento y prepararlo para su publicacin en Internet.

I. Accede a Archivo - Guardar como o exportar

En el cuadro de dilogo debemos seleccionar los objetos que queramos exportar. Tras aceptar, aparecer un cuadro
de dilogo desde donde seleccionaremos el formato HTML.

Para exportar un objeto (tabla, consulta, etc) en formato HMTL, debemos seleccionar la carpeta donde queramos
guardar el archivo. Si lo que queremos es indicarle una direccin FTP para envo de ficheros, debemos desplegar la
lista Guardar en y seleccionar Agregar o modificar ubicac. Aparecer un cuadro de dilogo. El FTP permite
transferir archivos de una ubicacin a otra dentro de Internet. Normalmente se utiliza para envos de ficheros de
nuestra pgina a nuestro servidor. Para importar datos en formato HTNL debemos acceder a Archivo - Obtener
datos externos - Importar y elegir en Tipo de archivo los Documentos HTML.

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