Planificacin de Las Actividades

Quin har qu, cundo, dnde y cmo? Los planes de accin convierten la estrategia
de la campaa en orientacin concreta para sus actividades. Segn su alcance, una
campaa con distintas subestrategias sectoriales (por ejemplo una estrategia de
comunicacin, una estrategia de recaudacin de fondos, una estrategia de salida) podra
necesitar varios planes de accin para distintos tipos de actividades. Aun si una estrategia de
campaa puede parecer directa y simple, se necesita un plan de accin para garantizar el uso
eficaz de los recursos y una distribucin de responsabilidades para todas las actividades.
Vase tambin Estrategia de una campaa en este mdulo.

Los planes de accin de la campaa deberan incluir los temas siguientes:

El objetivo, los resultados o las metas de la campaa, establecidos en la

estrategia, e informacin relativa a los resultados o metas concretos de la campaa que la
accin promover.
Los objetivos, los resultados o las metas de las actividades concretas, por
ejemplo en un plan de accin para la recaudacin de fondos, el objetivo es recaudar una
cantidad de dinero determinada para la campaa; los resultados o metas podran ser las
sumas que debern obtenerse de un nmero de fuentes establecidas, dentro de un plazo
determinado. Los resultados o metas previstos deberan tener en cuenta tanto
la cantidad (por ejemplo el nmero de personas que claramente adoptan las medidas que la
campaa alienta, como sumarse a una peticin en Internet) como la calidad que ha de
lograrse (por ejemplo, los tipos de cambio de comportamiento en los destinatarios).
Medidas precisas, es decir las tareas concretas y sus componentes. Qu debe
hacerse ante todo? Qu medidas deben completarse antes de iniciarse otras? Qu
actividades se requieren para motivar a qu destinatarios a fin de que adopten las medidas
deseadas?

Una forma eficaz de visualizar las medidas por destinatario es la matriz que
figura infra concebida para las campaas de cambio normativo o institucional, pero que
tambin se ajusta fcilmente a las campaas de cambio de comportamiento.

Principales Nivel de apoyo u Medida deseada Por qu Medidas que

destinatarios oposicin adoptaremos para
 queremos esto? motivar las
acciones de los
destinatarios

Encargados de
adoptar decisiones

(destinatarios
primarios)

Grupos de presin

(destinatarios
secundarios)

Ordene las actividades necesarias en orden cronolgico aproximado y verifique si algunas

actividades requieren ms atencin que otras para fijar prioridades.

Distribucin de tareas, es decir quin har las tareas concretas necesarias para
ejecutar las actividades especficas. Cuando las actividades estn suficientemente definidas
para distribuir las tareas concretas, registre la distribucin de tareas, por ejemplo en hojas de
clculo que siguen el formato de la plantilla que figura infra. La columna de la derecha
(estado) se utiliza para el seguimiento; los hitos pueden incluirse dentro de resultado
previsto.

Tarea Responsable Fecha de Recursos Resultado Estado

(quin) finalizacin necesarios previsto
(qu, dnde) (cmo)
(cundo)

Hitos, es decir momentos determinados en la serie de actividades previstas que

marcan la finalizacin de un paso importante. As pues, en una estrategia institucional de
 recaudacin de fondos, los hitos fundamentales podran ser: i) se identifican por lo menos X
posibles donantes, ii) se envan propuestas de recaudacin de fondos a un nmero suficiente
de donantes para cubrir por lo menos el Y por ciento del presupuesto de la campaa, iii) se
obtiene el Z por ciento del presupuesto de la campaa por medio de subvenciones de
donantes aprobadas.
Una evaluacin de los posibles obstculos a la ejecucin de las medidas, incluidos
los riesgos y la gestin de los riesgos.
Vigilancia de las disposiciones. Los hitos muestran el progreso de las actividades,
pero tambin es necesario vigilar los resultados ms amplios que la campaa aporta y los
acontecimientos externos. Por ejemplo, en una estrategia para los medios de comunicacin,
es aconsejable vigilar i) las actividades de la campaa y la cobertura por los medios de
comunicacin de estas actividades, as como ii) otra cobertura sobre la cuestin que no es
resultado de la campaa, con miras a identificar a tiempo nuevas oportunidades y amenazas.
Qu sucede si? Los planes no necesariamente resultan conforme a lo previsto.
Por ejemplo, el plan institucional de recaudacin de fondos podra fracasar si los donantes no
suministran subvenciones. Preprese mediante un plan para imprevistos que lo gue a
travs de situaciones adversas. Por ejemplo, el plan para imprevistos debera enunciar las
medidas que han de adoptarse si no se materializan subvenciones de los donantes.
Suspender la campaa, la aplazar y la volver a formular o la cancelar por completo?
Qu medidas debern adoptarse en cada una de estas tres opciones?

Planificacin de las actividades

La planificacin debe limitarse a intentar disminuir, de la manera que sea posible, las incertidumbres que nos
depara el futuro. Consiste en establecer previsiones de cara a alcanzar los objetivos deseados, en lugar de
limitarse a reaccionar ante los sucesos o las circunstancias que se vayan presentando.
Una importante consecuencia de la planificacin y la programacin est en el compromiso
con la decisin tomada. Planificar es decidir qu se ha de hacer. programar es decidir
cuando se ha de hacer.
Hay que programar las actividades con la suficiente flexibilidad como para poder atender
temas imprevistos, pero interesantes. Segn el tipo de trabajo, el tiempo que ocupan los
imprevistos puede variar de un modo importante de unos a otros.
Los planes a corto plazo no pueden establecerse sino detrs de una vez establecidos los
de medio y largo plazo. El proceso se inicia a partir de los objetivos establecidos con la
perspectiva de un horizonte ms lejano. A partir de este mismo momento se establecen los
objetivos intermedios, para alcanzar los cuales sern necesarias actividades a ms corto plazo. Se forma de
esta manera una pirmide de objetivos, los cuales tienen su vrtice en la meta final, que son los objetivos a
largo plazo.
La planificacin, por ella misma, incrementa la probabilidad de que se realicen las tareas y se facilita de esta
manera la planificacin del tiempo dedicado a la vida personal. Planificar es tener una visin de conjunto de
las tareas a cumplir, asignarles un tiempo razonable y prever un margen para los imprevistos. Para hacerlo, es
preciso tener ante nosotros el periodo de tiempo que se quiere planificar. Se deben planificar los compromisos
y las obligaciones fijas a los distintos plazos de tiempo, las tareas cotidianas y los proyectos.
Hay una serie de consejos que son tiles para la planificacin del tiempo:
- Considerar el da, la semana, mes, ao, o fines de semana o trimestres, como conjuntos. Hay que dedicarse
a marcar en ellos tiempos fuertes, agobios, tiempos para el descanso, hay que evitar en todo momento
trabajar bajo presin.
- Se debe comenzar la planificacin de una determinada tarea partiendo desde la fecha en que debe estar
terminada, tomando previsin mediante mrgenes para las contingencias. De todas maneras es interesante
aplicar la "holgura del tiempo" para no quedarnos pillados.
- La unidad del da es el periodo ms importante de la planificacin. Sin una slida planificacin carece de
sentido. Si no se controla la unidad del da no se controla nada en absoluto. Tener controlado el da eleva el
nivel de actividad y energa y se reduce el sentimiento de estrs. La planificacin a corto plazo, es decir, la
suma de pequeos resultados, es la que determina los resultados a largo plazo.
- En el proceso de planificacin se deben colocar primero los elementos "mas voluminosos", es decir, los que
ms rendimiento proporcionan, para de esta manera rellenar los "ms pequeos" en huecos o espacios libres.
A esto se le denomina el Principio de la Lista de Espera.
- Cada vez que se tenga una idea debe ser anotada de inmediato. Muchas ideas se pierden si no se registran
a tiempo.
- Se debe reservar de manera sistemtica e imperativa un tiempo para la reflexin y el trabajo a solas. Hay
que hacer aparecer en la planificacin este tiempo reservado. Si no se planifican estos lapsos de tiempo, al
final se decantan por las prioridades ajenas.
- Una planificacin ha de ser visible y consultable de manera permanente. Debe, adems, de ser fcilmente
comprendida.
- Conviene anotar el tiempo que se ha llegado a utilizar en cada tarea.
- Es til establecer los llamados "Periodos Verdes", es decir, aquellos momentos en los que se puede estar
disponible para cualquier persona que haya tratado en vano de contactar mientras se estaba ocupado. De
esta manera se reducir el nmero de interrupciones, ganando mayor nmero de periodos de silencio.
- Deben planificarse la "Reunin Consigo Mismo", comenzando stas por alguna tarea grande que por su
naturaleza requiera concentracin y tiempo sin molestias. Esto puede mejorar considerablemente el
rendimiento de la actividad general.
- El tiempo sobrante de cada da se puede emplear en tareas menores que no necesitan ser realizadas en un
momento especfico.
De igual forma, hay una serie de consejos tiles para la programacin del tiempo:
- Se debe tener listo el programa antes de empezar.
- Programar las actividades en funcin de los objetivos que se quieren alcanzar.
- Conviene elaborar un programa en torno a los temas esenciales.
- Se debe tratar de acompasar las actividades que desarrollemos, en la medida de lo posible, a los ritmos
circadianos o biorritmos.
- Hay que programar el horario siempre por escrito.
- Se deben agrupar las acciones y asuntos relacionados entre s siempre que sea posible.
- Se debe mantener a la vista la planificacin de las actividades diarias.
- No se debe vacilar en absoluto en asignar largos periodos de tiempo para tareas importantes.
- Asegurarse de asignar a cada actividad tiempo suficiente pero no excesivo.
- Mantener la suficiente flexibilidad para abordar los asuntos no previstos de inters.
- Conviene incluir en el programa algn tiempo para pensar todos los das.
- Igualmente, se debe incluir tiempo fijo para diferentes lecturas profesionales, para seguir al da en nuestro
trabajo.