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Campo de comunicacin

Ibez Garca
Se trata de la nueva edicin con enfoque de competencias. Este texto cubre los
contenidos de los cuatro bloques del Programa de Informtica del segundo
semestre de la DGB.

En el bachillerato general la asignatura de Informtica, de acuerdo al Programa


Ocial, se encarga de consolidar, diversicar y fortalecer los aprendizajes adquiri-
dos por los estudiantes, a travs del desarrollo de las competencias, lo cual les
permite utilizar de forma efectiva las Tecnologas de Informacin y Comunicacin
que se encuentran disponibles en su entorno, de modo que estn en posibilidad
de tener un desempeo efectivo en una sociedad cada vez ms compleja, rica

Informtica II
en informacin y basada en el conocimiento, por tal motivo es fundamental que
los alumnos de Educacin Media Superior cuenten con un libro de texto como
Informtica II que les permita buscar, evaluar, seleccionar y utilizar la infor-
macin de un modo ecaz, y poder comunicarse y producir materiales diversos
y cada vez ms complejos.

Los bloques que incluye esta obra son:

 Bloque I: Disea y elabora algoritmos


 Bloque II: Elabora hojas de clculo
 Bloque III: Desarrolla bases de datos
 Bloque IV: Emplea software educativo

Te invitamos a iniciar este viaje por la Informtica, que se ha convertido en una


de las principales ciencias en el desarrollo de la humanidad. Informtica II
Segundo semestre

Patricia Ibez Carrasco Gerardo Garca Torres

Segundo semestre
Informtica II
Patricia Ibez Carrasco
Gerardo Garca Torres

Revisin tcnica
Carlos Rodrigo del Razo Flores

Australia Brasil Corea Espaa Estados Unidos Japn Mxico Reino Unido Singapur
Informtica II D.R. 2010 por Cengage Learning Editores, S.A. de
Patricia Ibez Carrasco C.V., una Compaa de Cengage Learning, Inc.
y Gerardo Garca Torres Corporativo Santa Fe
Av. Santa Fe nm. 505, piso 12
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Diseo de portada: Datos para catalogacin bibliogrca:


Estudio 2.0 Ibez Carrasco, Patricia y Gerardo Garca Torres
Informtica II, Primera ed.
Composicin tipogrca:
Servicios Editoriales 6ns, S.A. de C.V. ISBN 10: 607-481-414-7
ISBN 13: 978-607-481-414-9

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http://latinoamerica.cengage.com
Presentacin institucional Q iii

Contenido general

Bloque I.
Disea y elabora algoritmos 2
Terminologa 7
Concepto de problema 7
Concepto de algoritmo 8
Caractersticas de los algoritmos 9
Diagramas 11

Metodologa de solucin 12
Identicacin del problema 12
Planteamiento de alternativas de solucin 14
Diseo de algoritmos 16
Desarrollo de soluciones 18

Diagramas 20
Diagramas de entrada-proceso-salida 21
Diagramas de ujo 21
Desarrollo de soluciones 24
Pseudocdigo 27

Bloque II.
Elabora hojas de clculo 42
Generalidades 49
Concepto 49
Ventajas 51
Aplicaciones 51
Marcas de uso comn 52

iii
iv Q Informtica II

Modo de operacin 53
Modo de acceso 53
rea de trabajo 55
Ventana de trabajo 60
Abrir 62
Guardar 64
Cerrar y salir 66
Introducir rtulos 69
Introducir valores 70
Vista preliminar e impresin 70

Ayuda en Lnea 73
Importancia y ventajas 73
Caractersticas y uso 74

Elaboracin y edicin de hojas de trabajo 75


Planeacin de una hoja de trabajo 76
Congurar pgina 76
Editar datos 78
Frmulas y funciones 86

Formato 92
Formato a valores 93
Formato a texto 95
Ajustar el alto de la la/ancho de la columna 97
Insertar o eliminar las y columnas 100
Aplicar colores, tramas y bordes 103

Elaboracin y edicin de grcos 110


Planeacin del grco 110
Creacin del grco 111
Mover y cambiar de tamao un grco 114
Edicin de un grco 115
Formato a un grco 116
Vista preliminar e impresin de un grco 117

Proteccin de documentos 120


Ocultar las y columnas 120
Ocultar hojas 122
Contenido general Q v

Proteger datos/hojas 123


Proteger una hoja de clculo o un libro mediante contrasea 125

Bloque III.
Desarrolla bases de datos 144
Elementos bsicos de Access 151
Abrir y cerrar Access 151
La pantalla inicial 152
Cerrar la base de datos 153
Abrir una base de datos 154
Crear una tabla de datos 155
La clave principal 157
Guardar una tabla 158
Cerrar una tabla 158
Modicar el diseo de una tabla 161
Introducir y modicar datos en una tabla 162
Desplazarse dentro de una tabla 163
Buscar y reemplazar datos 164
Propiedades de los campos 167

Las relaciones 172


Quitar tablas de la ventana Relaciones 175
Modicar Relaciones 175
Eliminar relaciones 176
Limpiar la ventana relaciones 176
Mostrar relaciones directas 176
Visualizar todas las relaciones 177

Las Consultas 178


Crear una consulta 179
Aadir campos 181
Denir campos calculados 181
Cambiar el orden de los campos 181
Guardar la consulta 182
Ejecutar la consulta 182
Modicar el diseo de una consulta 182
Ordenar las las 183
vi Q Informtica II

Seleccionar las 183


Consultas con parmetros 184
Las consultas multitabla 185
La composicin externa 185

Los formularios 188


Editar datos de un formulario 191
La vista Diseo de formulario 192
La pestaa Diseo de formulario 193
La seccin Controles y campos 194
Trabajar con controles 196

Los informes 201


El asistente para informes 202
La vista Diseo de informe 206
La pestaa Diseo de informe 207
La seccin Controles y campos 208
Imprimir un informe 210

Bloque IV.
Emplea software educativo 230
Software educativo 235
Cursos 236
Tutoriales 237

Educacin en lnea 239


Conceptos 239
Caractersticas y ventajas 240
Principales aplicaciones: la universidad virtual 241
Presentacin institucional
Estimado Profesor:

Hoy en da los jvenes, para ser exitosos, tienen que ser personas reexivas,
capaces de desarrollar opiniones personales, interactuar en contextos plurales,
asumir un papel propositivo como miembros de la sociedad a la que pertenecen,
discernir sobre lo que sea relevante y lo que no, plantear objetivos de manera pre-
cisa e informada, seleccionar informacin en el amplio universo que existe, de
acuerdo con ciertos propsitos, y adems estar en posibilidad de actualizarse
de manera continua.
Sabemos que existe una gran diversidad entre los jvenes que asisten al nivel
bachillerato. Cada uno de ellos cuenta con intereses y capacidades diferentes, y
por si fuera poco, estn en la bsqueda de una identidad an por denirse.
Por este motivo, es que los jvenes deben centrar su atencin en las diversas
reas de estudio y elegir aquella que cumpla con su perl para desarrollarse pro-
fesional y personalmente en el mbito laboral.
Es necesario que el bachillerato modique sus formas de trabajo para ade-
cuarse a los enfoques pedaggicos que hoy se manejan. Es por eso que la Edu-
cacin Media Superior centrar su trabajo en competencias, dejando a un lado la
memorizacin, que era a lo que se le daba prioridad en el pasado.
Se requiere entonces que el alumno movilice una serie de conocimientos, ha-
bilidades y actitudes en contextos especcos que le permitan construir espacios
educativos complejos que responden a las exigencias del mundo actual.
Esta nueva generacin de estudiantes se presenta ante ti profesor, lder del
cambio, deseosa de aprender y desarrollar nuevos conocimientos, he ah el desafo.
Su vida educativa est en tus manos, as que esperamos que esta nueva propuesta
educativa, compuesta por esta primer serie de libros que Cengage Learning ha
preparado para ti, te permita consolidar las metas de cada uno de tus alumnos que
hoy pasan por las aulas del bachillerato en busca de su superacin profesional.
Al mismo tiempo podrs sentirte satisfecho de haberlo acompaado y apoyado
en este importante y denitivo tramo de su vida.

A continuacin te presentamos informacin valiosa que puede resultarte til para


desarrollar tu trabajo cotidiano:
Las competencias genricas y sus principales atributos, son las que se esta-
blecen a continuacin.

Se autodetermina y cuida de s

1. Se conoce y valora a s mismo y aborda problemas y retos teniendo en cuenta


los objetivos que persigue.
vii
viii Q Informtica II

Atributos:

 Enfrenta las dicultades que se le presentan y es consciente de sus valores,


fortalezas y debilidades.
 Identica sus emociones, las maneja de manera constructiva y reconoce
la necesidad de solicitar apoyo ante una situacin que lo rebase.
 Elige alternativas y cursos de accin con base en criterios sustentados y
en el marco de un proyecto de vida.
 Analiza crticamente los factores que inuyen en su toma de decisiones.
 Asume las consecuencias de sus comportamientos y decisiones.
 Administra los recursos disponibles teniendo en cuenta las restricciones
para el logro de sus metas.

2. Es sensible al arte y participa en la apreciacin e interpretacin de sus expre-


siones en distintos gneros.

Atributos:

 Valora el arte como manifestacin de la belleza y expresin de ideas, sen-


saciones y emociones.
 Experimenta el arte como un hecho histrico compartido que permite la
comunicacin entre individuos y culturas en el tiempo y el espacio, a la vez
que desarrolla un sentido de identidad.
 Participa en prcticas relacionadas con el arte.

3. Elige y practica estilos de vida saludables.

Atributos:

 Reconoce la actividad fsica como un medio para su desarrollo fsico,


mental y social.
 Toma decisiones a partir de la valoracin de las consecuencias de distintos
hbitos de consumo y conductas de riesgo.
 Cultiva relaciones interpersonales que contribuyen a su desarrollo humano
y el de quienes lo rodean.

Se expresa y comunica

4. Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos me-


diante la utilizacin de medios, cdigos y herramientas apropiados.

Atributos:

 Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingsticas, mate-


mticas o grcas.
Presentacin institucional Q ix

 Aplica distintas estrategias comunicativas segn quienes sean sus interlo-


cutores, el contexto en el que se encuentra y los objetivos que persigue.
 Identica las ideas clave en un texto o discurso oral e inere conclusiones
a partir de ellas.
 Se comunica en una segunda lengua en situaciones cotidianas.
 Maneja las tecnologas de la informacin y la comunicacin para obtener
informacin y expresar ideas.

Piensa crtica y reexivamente

5. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de mto-


dos establecidos.

Atributos:
 Sigue instrucciones y procedimientos de manera reexiva, comprendiendo
cmo cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo.
 Ordena informacin de acuerdo a categoras, jerarquas y relaciones.
 Identica los sistemas y reglas o principios medulares que subyacen a una
serie de fenmenos.
 Construye hiptesis y disea y aplica modelos para probar su validez.
 Sintetiza evidencias obtenidas mediante la experimentacin para producir
conclusiones y formular nuevas preguntas.
 Utiliza las tecnologas de la informacin y comunicacin para procesar e
interpretar informacin.

6. Sustenta una postura personal sobre temas de inters y relevancia general,


considerando otros puntos de vista de manera crtica y reexiva.

Atributos:
 Elige las fuentes de informacin ms relevantes para un propsito espec-
co y discrimina entre ellas de acuerdo a su relevancia y conabilidad.
 Evala argumentos y opiniones e identica prejuicios y falacias.
 Reconoce los propios prejuicios, modica sus puntos de vista al conocer
nuevas evidencias, e integra nuevos conocimientos y perspectivas al acervo
con el que cuenta.
 Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sinttica.

Aprende de forma autnoma

7. Aprende por iniciativa e inters propio a lo largo de la vida.

Atributos:
 Dene metas y da seguimiento a sus procesos de construccin de conoci-
miento.
x Q Informtica II

 Identica las actividades que le resultan de menor y mayor inters y di-


cultad, reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obs-
tculos.
 Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y
su vida cotidiana.

Trabaja en forma colaborativa

8. Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos.

Atributos:
 Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en
equipo, deniendo un curso de accin con pasos especcos.
 Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de
manera reexiva.
 Asume una actitud constructiva, congruente con los conocimientos y ha-
bilidades con los que cuenta dentro de distintos equipos de trabajo.

Participa con responsabilidad en la sociedad

9. Participa con una conciencia cvica y tica en la vida de su comunidad, re-


gin, Mxico y el mundo.

Atributos:
 Privilegia el dilogo como mecanismo para la solucin de conictos.
 Toma decisiones a n de contribuir a la equidad, bienestar y desarrollo
democrtico de la sociedad.
 Conoce sus derechos y obligaciones como mexicano y miembro de dis-
tintas comunidades e instituciones, y reconoce el valor de la participacin
como herramienta para ejercerlos.
 Contribuye a alcanzar un equilibrio entre el inters y bienestar individual
y el inters general de la sociedad.
 Acta de manera propositiva frente a fenmenos de la sociedad y se man-
tiene informado.
 Advierte que los fenmenos que se desarrollan en los mbitos local, nacional
e internacional ocurren dentro de un contexto global interdependiente.

10. Mantiene una actitud respetuosa hacia la interculturalidad y la diversidad de


creencias, valores, ideas y prcticas sociales.

Atributos:
 Reconoce que la diversidad tiene lugar en un espacio democrtico de igual-
dad de dignidad y derechos de todas las personas, y rechaza toda forma
de discriminacin.
Presentacin institucional Q xi

 Dialoga y aprende de personas con distintos puntos de vista y tradiciones


culturales mediante la ubicacin de sus propias circunstancias en un con-
texto ms amplio.
 Asume que el respeto de las diferencias es el principio de integracin y
convivencia en los contextos local, nacional e internacional.

11. Contribuye al desarrollo sustentable de manera crtica, con acciones respon-


sables.

Atributos:
 Asume una actitud que favorece la solucin de problemas ambientales en
los mbitos local, nacional e internacional.
 Reconoce y comprende las implicaciones biolgicas, econmicas, polticas
y sociales del dao ambiental en un contexto global interdependiente.
 Contribuye al alcance de un equilibrio entre los intereses de corto y largo
plazos con relacin al ambiente.

Campo disciplinar Disciplinas


Matemticas Matemticas.
Ciencias experimentales Fsica, qumica, biologa y ecologa.
Ciencias sociales Historia, sociologa, poltica, economa y administracin.
Comunicacin Lectura y expresin oral y escrita, literatura, lengua extranje-
ra e informtica.

Comunicacin
Las competencias disciplinares bsicas de comunicacin estn referidas a la ca-
pacidad de los estudiantes de comunicarse efectivamente en el espaol y en lo
esencial en una segunda lengua en diversos contextos, mediante el uso de distin-
tos medios e instrumentos.
Los estudiantes que hayan desarrollado estas competencias podrn leer cr-
ticamente y comunicar y argumentar ideas de manera efectiva y con claridad
oralmente y por escrito. Adems, usarn las tecnologas de la informacin y la
comunicacin de manera crtica para diversos propsitos comunicativos.
Las competencias de comunicacin estn orientadas adems a la reexin sobre
la naturaleza del lenguaje y a su uso como herramienta del pensamiento lgico.

Competencias:

1. Identica, ordena e interpreta las ideas, datos y conceptos explcitos e impl-


citos en un texto, considerando el contexto en el que se gener y en el que
se recibe.
2. Evala un texto mediante la comparacin de su contenido con el de otros, en
funcin de sus conocimientos previos y nuevos.
xii Q Informtica II

3. Plantea supuestos sobre los fenmenos naturales y culturales de su entorno


con base en la consulta de diversas fuentes.
4. Produce textos con base en el uso normativo de la lengua, considerando la
intencin y situacin comunicativa.
5. Expresa ideas y conceptos en composiciones coherentes y creativas, con in-
troducciones, desarrollo y conclusiones claras.
6. Argumenta un punto de vista en pblico de manera precisa, coherente y crea-
tiva.
7. Valora y describe el papel del arte, la literatura y los medios de comunicacin
en la recreacin o la transformacin de una cultura, teniendo en cuenta los
propsitos comunicativos de distintos gneros.
8. Valora el pensamiento lgico en el proceso comunicativo en su vida cotidiana
y acadmica.
9. Analiza y compara el origen, desarrollo y diversidad de los sistemas y medios
de comunicacin.
10. Identica e interpreta la idea general y posible desarrollo de un mensaje oral
o escrito en una segunda lengua, recurriendo a conocimientos previos, ele-
mentos no verbales y contexto cultural.
11. Se comunica en una lengua extranjera mediante un discurso lgico, oral o
escrito, congruente con la situacin comunicativa.
12. Utiliza las tecnologas de la informacin y comunicacin para investigar, re-
solver problemas, producir materiales y transmitir informacin.
Presentacin
Presentamos ahora el libro de Informtica que, al igual que la serie de Matem-
ticas, pretende ser una herramienta auxiliar en tu aprendizaje.
El objetivo de esta seccin es informarte sobre el enfoque y la estructura del
libro; pues bien, hablemos de ellos. En cuanto al enfoque podemos decir que se
basa en el de competencias y pretende cubrir la orientacin curricular de la Di-
reccin General de Bachillerato, una novedad que incluimos en este libro es la
evaluacin por medio de Gua de observacin para los procesos y Listas de co-
tejo para los productos, adems, incluye Guas de coevaluacin y, por supuesto,
Autoevaluaciones al nal de cada bloque; no poda quedar fuera la Evaluacin
diagnstica, cubrindose as todos los momentos y tipos de evaluaciones que so-
licita la Reforma Integral del nivel Medio Superior.
El texto est integrado por cuatro bloques, mismos que se desprenden del
Programa de Estudios de Informtica II de la Reforma Integral, stos son:

Bloque I: Disea y elabora algoritmos


Bloque II: Elabora hojas de clculo
Bloque III: Desarrolla bases de datos
Bloque IV: Emplea software educativo

Cada bloque est estructurado siguiendo una estrategia didctica que nos per-
mita desarrollar competencias. Sus partes son:

 Mi competencia inicial: Parte equivalente a la Evaluacin diagnstica,


que hace patentes los conocimientos previos.
 Desarrollo temtico:
Ttulo del tema.
Desarrollo del subtema: Generalmente se inicia con un problema cuya
solucin nos indica la necesidad de conocer el tema, a esta seccin ini-
cial la denominamos Para activar tu cerebro.
Desarrolla tu competencia: Es la parte en la que se proponen ejercicios
para practicar lo aprendido. Varios de estos apartados se proponen como
actividad grupal o individual
Actividad: Parte de las prcticas en el laboratorio.
Qu aprend en esta unidad? Parte en la que se sintetizan los conoci-
mientos adquiridos a lo largo de los bloques y que ayudan como refuerzo
para todas las actividades previas.
 Vamos a la prctica: Presenta una prctica que te permite reforzar y sin-
tetizar el conocimiento adquirido hasta ese momento.

xiii
xiv Q Informtica II

 Evaluacin formativa: Parte en la que se proponen instrumentos espec-


cos para la evaluacin de competencias, tales como: Guas de observacin
y Listas de cotejo.
 Temas para informticos: Seccin en la que se profundiza en algunos
temas especcos vistos a lo largo de la unidad.

Te invitamos a iniciar este viaje por la Informtica, que se ha convertido en


una de las principales ciencias en el desarrollo de la humanidad.

Los autores
Patricia y Gerardo
Informtica II
2 n Informtica II

BLOQUE I

Disea y elabora
algoritmos
Competencias disciplinares del Bloque I:
Elabora algoritmos como un recurso de apoyo para resolver problemas
del mbito escolar y cotidiano.
Disea y elabora algoritmos n 3

Durante el presente bloque se busca desarrollar los


siguientes atributos de las competencias genricas:
1.1 Enfrenta las dicultades que se le presentan y es consciente de sus valores, fortalezas y
debilidades.
3.3 Cultiva las relaciones interpersonales que contribuyen a su desarrollo humano y el de
quienes lo rodean.
4.1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingsticas, matemticas o grcas.
4.5 Maneja las tecnologas de la informacin y la comunicacin para obtener informacin y
expresar ideas.
5.1 Sigue instrucciones y procedimientos de manera reexiva, comprendiendo cmo cada uno de
sus pasos contribuye al alcance de un objetivo.
5.2 Ordena informacin de acuerdo a las categoras, jerarquas y relaciones.
5.6 Utiliza la tecnologa de la informacin y comunicacin para procesar e interpretar la
informacin.
6.1 Elige las fuentes de informacin ms relevantes para un propsito especco y discrimina
entre ellas de acuerdo a su relevancia y conabilidad.
6.4 Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sinttica.
7.1 Dene metas y da seguimiento a sus procesos de construccin de conocimiento.
8.1 Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, deniendo
un curso de accin con pasos especcos.
8.2 Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera reexiva.
8.3 Asume una actitud constructiva, congruente con los conocimientos y habilidades con los que
cuenta dentro de distintos equipos de trabajo.
9.1 Privilegia el dilogo como mecanismo para la solucin de conictos.
9.5 Acta de manera propositiva frente a los fenmenos de la sociedad y se mantiene informado.
Contenido
Mi competencia inicial 5

Terminologa 7
Concepto de problema 7
Concepto de algoritmo 8
Caractersticas de los algoritmos 9
Diagramas 11

Metodologa de solucin 12
Identicacin del problema 12
Planteamiento de alternativas de solucin 14
Diseo de algoritmos 16
Desarrollo de soluciones 18

Diagramas 20
Diagramas de entrada-proceso-salida 21
Diagramas de ujo 21
Desarrollo de soluciones 24
Pseudocdigo 27

Qu aprend en este bloque? 31


Vamos a la prctica 33
Mi competencia actual 35
Evaluacin formativa 37
Temas para informticos 41
Mi competencia inicial
Nombre:________________________________________________________ Calicacin:_________

Lugar y Fecha:_________________________ Grupo:___________ N. Lista:_________

I. Coloca en el parntesis de la izquierda la opcin que responde correctamente:

1. ( ) Se puede considerar como una situacin en la que se plantea una tarea o interrogante que se trata de
resolver
a) Solucin b) Problema c) Algoritmo d) Diagrama
2. ( ) Es la informacin que te provee un problema
a) Condiciones b) Requerimientos c) Algoritmo d) Metodologa
3. ( ) Es la tarea o interrogante que plantea el problema
a) Condiciones b) Requerimientos c) Algoritmo d) Metodologa
4. ( ) Lista de pasos o instrucciones donde se especica la sucesin lgica de operaciones necesarias para
resolver cualquier problema
a) Solucin b) Problema c) Algoritmo d) Diagrama de ujo
5. ( ) Caracterstica de un algoritmo que nos indica que debemos evitar ambigedad en un algoritmo
a) Debe ser nito b) Debe ser denido c) Debe ser efectivo d) Debe ser general
6. ( ) Caracterstica de un algoritmo que nos indica que ste debe poder aplicarse a cualquier problema de la
misma clase
a) Debe ser nito b) Debe ser denido c) Debe ser efectivo d) Debe ser general
7. ( ) Representacin grca del ujo de la informacin que contiene un algoritmo
a) Solucin b) Problema c) Algoritmo d) Diagrama de ujo
8. ( ) Etapa para resolver un problema en la que se analiza la entrada y la salida
a) Desarrollo de la b) Diseo de algoritmos c) Planteamiento de d) Identicacin
solucin alternativas de solucin del problema
9. ( ) Etapa para resolver problemas en la que la solucin se debe plantear como una serie de pasos
a) Desarrollo de la b) Diseo de algoritmos c) Planteamiento de d) Identicacin
solucin alternativas de solucin del problema
10. ( ) Etapa para resolver problemas en la cual se deben generar caminos diversos y creativos
a) Desarrollo de la b) Diseo de algoritmos c) Planteamiento de d) Identicacin
solucin alternativas de solucin del problema
6 n Informtica II

II. Relaciona ambas columnas correctamente:

Operacin o proceso Figura representativa


Pregunta o toma de decisin

Conector para otra pgina

Conector en la misma pgina

Flechas de ujo

Proceso

Inicio/n

Entrada/salida de datos

III. Elabora un algoritmo en pseudocdigo y un diagrama de ujo para calcular la suma de los ngulos interiores de un
polgono de n lados (recuerda que la frmula es (n 2)180).
Disea y elabora algoritmos n 7

Terminologa

Para activar tu cerebro


Actividad 1: Realiza una investigacin documental acerca de los siguientes conceptos
bsicos que se usarn a lo largo de la unidad:
1. Problema
2. Algoritmo
3. Diagrama de ujo
4. Solucin
Entrega un reporte que contenga:
a. Datos de identicacin:
1. Nombre de la escuela
2. Asignatura y nombre del docente
3. Nombre y nmero de lista del alumno (resaltado)
4. Semestre y grupo
b. Presenta la informacin en la siguiente tabla:

Nmero Concepto Denicin


de programa

c. Al nal debers colocar tus fuentes bibliogrcas.

Concepto de problema
Todo programa hace algo
No hay un concepto determinado o exclusivo de problema, de hecho depende del
perfectamente bien, aunque contexto en el que se est desarrollando. Debemos destacar que la palabra pro-
no sea exactamente lo blema se deriva del sustantivo griego problema, compuesto de pro (delante)
que nosotros queremos que
y blma (accin de arrojar), es decir, ante un problema no hay otra opcin ms
haga.
que resolverlo.
En general tenemos un problema si se presentan las siguientes partes:

 Una situacin dudosa para la cual se proporcionan ciertos datos o informacin,


a los que se llama condiciones del problema.
 Una situacin para la cual se plantea una tarea o interrogante a la que se llama
requerimientos del problema.
8 n Informtica II

Un problema se puede denir como:

Una situacin en la que se plantea una tarea o interrogante (requerimiento) que se trata
de resolver cuando se conocen ciertos datos (condiciones) y para las cuales no se tiene
previamente un procedimiento de solucin.

Una vez que hemos denido lo que es un problema y sobre todo cules son
sus partes veamos un ejemplo.

Ejemplo: La tlapalera de Luis vende clavos, tornillos, alambre y tachuelas.


Quiere saber cul es su venta al nal del da y ha decidido contratarte para
identicar las partes de su problema.

Solucin:
Condiciones: Venta de clavos, venta de tornillos, venta de alambre, venta de
tachuelas.
Requerimientos: Suma total de ventas.

Ahora, la pregunta obvia sera: pero cmo resolvemos un problema? Esa parte
se abordar en temas subsecuentes.

Desarrolla tu competencia
Actividad 2: Completa las siguientes preguntas:
1. Son las partes que presenta un problema: ____________________________ y ___________________________________
2. Son los datos que proporciona el problema: ____________________________
3. Son los resultados que nos pide el problema: ___________________________
4. En general un problema es una situacin:__________________________
5. Es una situacin que plantea una tarea o interrogante: _____________________

Actividad 3: Investiga otras deniciones de problema y antalas en tu cuaderno.

Actividad 4: En equipos de tres, escriban en su cuaderno cinco ejemplos de problemas


identicando las condiciones y los requerimientos.

Concepto de algoritmo
Teclado no instalado!
En este apartado se pretende dar una explicacin general acerca del concepto de
Presione cualquier tecla para algoritmo y sus caractersticas, debido a que es una de las tcnicas de solucin
continuar. de problemas ms importantes. Entenderemos por algoritmo:

Una lista de pasos o instrucciones con una secuencia lgica de operaciones necesarias
para resolver cualquier problema.
Disea y elabora algoritmos n 9

Una caracterstica importante de los algoritmos es que necesitamos denir


perfectamente las entradas y las salidas, es decir, las condiciones y los requeri-
mientos, para ello te puedes hacer las siguientes preguntas:

 Entrada (condiciones)
m Qu se necesita para realizar el proceso?

 Salida (requerimientos)
m Qu debemos obtener como resultado del algoritmo?

Ms adelante desarrollaremos algunos algoritmos tanto de tipo matemtico


como de la vida cotidiana.

Desarrolla tu competencia
Actividad 5: Completa las siguientes preguntas:
1. Es una de las tcnicas ms importantes en la solucin de problemas: ___________________
2. Un algoritmo es: _____________________________________________________________________________________________________________
3. Debemos denir perfectamente bien las: _____________________________ y las ______________________________

Actividad 6: Investiga al menos tres procesos de cualquier tipo en los que creas que se
emplean algoritmos. Escrbelos en tu cuaderno y disctelos con el grupo.

Actividad 7: Discute con tus compaeros qu es lo que haces cuando te preparas para ir
al cine. Escribe en tu cuaderno los pasos que realizas.

Caractersticas de los algoritmos


La caja deca
Las caractersticas fundamentales que debe cumplir todo algoritmo son:
Requiere Win95 o superior.
As que instal Linux.  Debe ser preciso: Un algoritmo debe indicar el orden preciso para realizar
cada paso.
 Debe ser secuencial: Un algoritmo debe representar una secuencia de pasos
concretos.
 Debe ser nito: El algoritmo debe acabar tras un nmero nito de pasos. Si un
algoritmo se contina indenidamente no tiene sentido y no sirve de mucho.
 Debe ser denido: El algoritmo debe evitar la ambigedad en cada paso, es
decir, se debe entender de la misma manera cada vez que se lea o ejecute. Esto
es un aspecto que debemos cuidar, ya que el lenguaje humano es impreciso.
En esta etapa se deben denir tres partes fundamentales de un algoritmo: en-
trada, proceso y salida.
 Debe contar con entrada: El algoritmo generalmente tendr una o ms entra-
das, es decir, contar con ciertas cantidades antes de empezar. Estas cantidades
representan al mundo real y se expresan de tal forma que puedan ser interpre-
10 n Informtica II

tadas por otra persona o una computadora. Para denir la entrada debemos
hacernos la siguiente pregunta:
m Entrada
u Qu datos necesitamos para realizar el proceso?

Debemos mencionar que tambin encontraremos algoritmos que no tengan


ninguna entrada, ya que calculan por s mismos esas cantidades y no las es-
peran del usuario.
 Debe contar con salida: El algoritmo tiene una o ms salidas, en relacin
con las entradas. Para denir la salida de un algoritmo podemos hacernos la
siguiente pregunta:
m Salida
u Qu se obtiene como resultado de la ejecucin del algoritmo?

 Debe ser efectivo: Un algoritmo debe ser ejecutado por una persona de modo
exacto y sin ayuda de una mquina en un tiempo nito.
 Debe ser general: Un algoritmo debe ser de carcter general y aplicarse a
cualquier problema del mismo tipo.

Desarrolla tu competencia
Actividad 8: Relaciona correctamente ambas columnas colocando en el parntesis de la
izquierda la letra que corresponda de la derecha:

( ) Caracterstica que indica que un algoritmo debe tener un A) Debe tener entradas
orden preciso
B) Debe ser general
( ) Caracterstica que nos marca que el algoritmo debe
C) Debe ser secuencial
terminar en algn momento
D) Debe ser nito
( ) Nos indica que un algoritmo generalmente tiene
entradas E) Debe tener salidas
( ) Caracterstica que establece que un algoritmo debe F) Debe ser preciso
evitar ambigedades
G) Debe ser denido
( ) Indica que el algoritmo debe poder ser ejecutado por una
H) Debe ser efectivo
persona en un tiempo nito
( ) Caracterstica que marca que un algoritmo debe
aplicarse a cualquier problema del mismo tipo

Actividad 9: Elabora en tu cuaderno un mapa conceptual que resuma las caractersticas


esenciales de un algoritmo.
Disea y elabora algoritmos n 11

Diagramas
Unix, DOS and Windows...
Basndonos en la frase que dice que una imagen dice ms que mil palabras, tenemos
El bueno, el malo y el feo. que un diagrama, con varias guras e interconexiones, ser mucho ms ilustrativo
que un algoritmo escrito en lenguaje humano. En general, un diagrama es:

La representacin grca de las relaciones que se encuentran entre un conjunto


de elementos.

Un diagrama podra contener cualquier combinacin de elementos y relaciones; sin


embargo, slo se marcarn las que nos interesan para resolver un problema. Entre las
funciones y ventajas que cumplen los diagramas se pueden sealar las siguientes:

 Hacen ms visibles los datos y procesos.


 Ponen de maniesto sus variaciones.
 Muestran las relaciones entre los diversos elementos de un proceso.
 Sistematizan y sintetizan los datos y los procesos.
 El anlisis de las relaciones que se muestran puede sugerir nuevas formas de
stas.

Para informtica los diagramas importantes son:

 Los de ujo
 Los de entrada-proceso-salida

Los diagramas de ujo, como su nombre lo indica, son grcas que represen-
tan la direccin que sigue la informacin que contiene un algoritmo; los datos se
encierran en diferentes guras, stas se llaman guras lgicas y las veremos ms
adelante. Podemos denir a un diagrama de ujo como:

Representacin grca del ujo de la informacin que contiene un algoritmo.

Los diagramas entrada-proceso-salida son una representacin de la identicacin


de las entradas (condiciones) y las salidas (requerimientos) de un problema.

Entrada Proceso Salida

Desarrolla tu competencia
Actividad 10: Responde las siguientes preguntas:
1. Qu es un diagrama? __________________________________________________________________________________________________
12 n Informtica II

2. Menciona tres funciones de un diagrama:


a. _____________________________________________
b. _____________________________________________
c. _____________________________________________
3. Son los diagramas ms importantes en informtica: ____________________________________________ y
________________________________________________
4. Qu es un diagrama de ujo? ____________________________________________________________________________________
5. Qu es un diagrama de entrada-proceso-salida? _____________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________

Actividad 11: Elabora en tu cuaderno un mapa mental que sintetice lo visto en el apar-
tado anterior.

Metodologa de solucin

Para activar tu cerebro


Actividad 12: Realiza una investigacin documental acerca de los diversos mtodos de
resolucin de problemas. Entrega un reporte que contenga:
1. Datos de identicacin:
a. Nombre de la escuela
b. Asignatura y nombre del docente
c. Nombre y nmero de lista del alumno (resaltado)
d. Semestre y grupo
2. Haz nfasis en los siguientes aspectos:
a. Nombre de la persona que desarroll el mtodo
b. Pasos que se emplean en el mtodo
c. Un ejemplo de resolucin de un problema usando el mtodo encontrado
3. Al nal debers colocar tus fuentes bibliogrcas.

Identicacin del problema


Una imagen vale mil
En informtica se propone un mtodo interesante para resolver un problema en el
palabras, pero consume cual es conveniente plantearse las preguntas fundamentales con respecto a ste.
mil veces ms memoria. Se sugieren cinco pasos que es conveniente considerar:
Disea y elabora algoritmos n 13

 Identicar el problema
 Proponer alternativas de solucin
 Disear un algoritmo
 Desarrollar la solucin
 Comprobar los resultados

En la primera etapa, que es la Identicacin del problema, el objetivo princi-


pal es comprender bien lo ledo y destacar los datos que permiten resolverlo. En
sta se identican las entradas (condiciones) y las salidas (requerimientos). Se
sugiere que hagas lo siguiente:

 Lee el enunciado despacio.


 Seala cules son los datos, qu es lo que conoces del problema, cules son
las condiciones.
 Indica cules son los elementos que debes investigar a fondo. Debes reconocer
las incgnitas, es decir, los requerimientos.
 Escribe o trata de encontrar la relacin entre los datos y las incgnitas.
 Elabora un esquema de entrada-proceso-salida.

Ejemplo 1. Supongamos que nos piden resolver el siguiente problema:


Carmen tiene que preparar para el desayuno un licuado de pltano, qu
debe hacer?

Solucin:
Identicacin del problema: Identica las entradas y salidas de este proble-
ma es muy fcil, de hecho tenemos que las condiciones o entrada segn el
problema son:

a. La licuadora o batidora
b. El pltano
c. La leche
d. El azcar

Recuerda que para llegar a esto debes preguntarte: qu necesito para llevar
a cabo el proceso?
En cuanto a los requerimientos o salida tenemos que lo nico que se nos pide
como resultado es: el licuado de pltano. Entonces el diagrama de entrada-pro-
ceso-salida es:

Licuadora o batidora
Pltano
Proceso Licuado de pltano
Leche
Azcar
14 n Informtica II

Y ya te podrs imaginar cul es el proceso. Veamos un ejemplo de otro tipo:

Ejemplo 2. Carlos es un estudiante de bachilleres y le solicitan, en su evalua-


cin diagnstica de matemticas I, que resuelva un problema en el que debe
calcular el permetro y el rea de un cuadrado. Podras ayudarle a solucionar
su problema, al menos en la primera etapa?

Solucin:
Identicacin del problema: En este caso debemos leer detenidamente el pro-
blema e identicar las entradas (condiciones) y las salidas (requerimientos),
veamos. Se nos pide calcular el rea y el permetro de un cuadrado, para ello,
qu necesitamos? Claro! La longitud del cuadrado, en este caso debemos
saber cunto mide su lado, es decir, en cuanto a las condiciones del problema
tenemos slo una: medida del lado.

En cuanto a los requerimientos, tenemos dos: el rea y el permetro del cuadrado.


As que el diagrama entrada-proceso-salida queda as:

Medida del lado del rea y permetro


Proceso
cuadrado del cuadrado

Desarrolla tu competencia
Actividad 13: En equipo de tres integrantes identica las entradas (condiciones) y las
salidas (requerimientos) de los siguientes problemas y expnlos al grupo:
Para inscribirte en la escuela.
Para calcular el promedio de estatura en tu saln.
Para calcular el precio de x kilos de tortilla.
Para calcular el sueldo por da de una persona que trabaja x horas y que gana y
pesos por hora.

Planteamiento de alternativas de solucin


Si no consigues encontrar el
Esta es la segunda fase para resolver un problema y se te invita a generar caminos
problema, seguro es el BIOS de solucin diversos y exibles, por tanto, se te pide ser creativo e ingenioso y
(Bichito Ignorante Operando buscar las alternativas que sean ms sencillas de entender. Las siguientes pregun-
Sistema).
tas pueden ayudarnos en este punto:

 Se parece a otros problemas que ya conozco?


 Puedo plantearlo de otra forma?
Disea y elabora algoritmos n 15

 Puedes imaginarte un problema parecido pero ms sencillo?


 Trabaja hacia atrs, si el problema ya est resuelto, cmo se relaciona la
situacin de llegada con la de partida?
 Se utilizan todos los datos cuando se hace la propuesta de solucin?

Veamos cmo se desarrolla esta etapa en nuestros ejemplos anteriores.

Ejemplo 1. Supongamos que nos piden resolver el siguiente problema:


Carmen tiene que preparar para el desayuno un licuado de pltano, qu
debe hacer?

Solucin:
Identicacin del problema: La primera fase ya se vio en el apartado anterior.
Plantear alternativas de solucin: Ahora que ya hemos identicado las condi-
ciones y los requerimientos del problema debemos buscar formas de solucio-
narlo. Una forma de solucin es buscar cada uno de los elementos de entrada,
mezclarlos en la licuadora y nalmente servir y probar un delicioso licuado
de pltano. T puedes imaginarte otras alternativas de solucin, disctelas con
tus compaeros.

Ejemplo 2. Carlos es un estudiante de bachilleres y le solicitan, en su evalua-


cin diagnstica de matemticas I, que resuelva un problema en el que debe
calcular el permetro y el rea de un cuadrado. Podras ayudarle a solucionar
su problema, al menos en la primera etapa?

Solucin:
Identicacin del problema: Ya se hizo en la seccin anterior.
Plantear alternativas de solucin: Igual que en el problema anterior ya se
identicaron las condiciones y los requerimientos, ahora debemos buscar una
alternativa de solucin. Por ejemplo, si ya contamos con la entrada entonces
debemos recordar las frmulas que se emplean en el clculo del rea y el pe-
rmetro para nalmente hacer los clculos y emitir el resultado. Seguro puedes
imaginarte otras opciones de solucin, plantalas al grupo.

Desarrolla tu competencia
Actividad 14: En equipo de tres integrantes plantea, en tu cuaderno, las posibles solu-
ciones a cada uno de los problemas siguientes:
Para inscribirte en la escuela
Para calcular el promedio de estatura en tu saln
Para calcular el precio de x kilos de tortilla
Para calcular el sueldo por da de una persona que trabaja x horas y que gana y
pesos por hora
16 n Informtica II

Diseo de algoritmos
Mi ordenador no tiene
Esta es la tercera etapa para resolver un problema, es aqu en donde el camino
memoria. Tan slo un vago deber ser ms fcil una vez que ya se ha identicado el problema y planteado
recuerdo. una o ms posibles soluciones. Tambin debes hacer gala de tu creatividad y es-
tar consciente de que quiz debas regresar al principio. El resultado de esta etapa
ser una serie de paso (algoritmo) que indiscutiblemente solucionar el problema.
En esta fase se recomienda que:

 Al disear el algoritmo debes comprobar cada uno de los pasos.


 Se puede ver claramente que cada paso es correcto?
 Antes de hacer algo se debes pensar: qu se consigue con esto?
 Cuando tropieces con alguna dicultad que te deja bloqueado, debes volver al
principio, reordenar las ideas y probar de nuevo.

Para que entiendas mejor todo lo relacionado con los algoritmos utilizaremos
nuestros ejemplos.

Ejemplo 1. Supongamos que nos piden resolver el siguiente problema: Car-


men tiene que preparar para el desayuno un licuado de pltano, qu debe
hacer?

Solucin:
Identicacin del problema:
 Entrada o condiciones (Qu se necesita para realizar el proceso?)
m Tener todos los ingredientes e instrumentos:
u Licuadora
u Leche
u Pltano
u Azcar
 Salida o requerimientos (Qu resulta al nal del algoritmo?)
m Un licuado servido y listo para beberse (Mmmm!)

Esto se resume en el diagrama entrada-proceso-salida:

Licuadora o batidora
Pltano
Proceso Licuado de pltano
Leche
Azcar

Plantear alternativas de solucin: Una posible solucin es buscar cada uno


de los ingredientes de entrada, mezclarlos en la licuadora y nalmente servir
un delicioso licuado de pltano.
Disea y elabora algoritmos n 17

Desarrollo del algoritmo: Una vez que hemos denido las dos etapas ante-
riores procedemos a marcar el inicio del algoritmo, despus las condiciones
(entrada), luego plasmaremos la posible solucin y al nal obtendremos como
resultado los requerimientos (salida):

1. Inicio del proceso.


2. Conseguir una licuadora o batidora.
3. Comprar todos los ingredientes para elaborar el licuado:
i. 2 pltanos
ii. litro de leche
iii. 3 cdas. de azcar
4. Tenemos todo? Si tenemos todo podemos continuar con el proceso, si no
es as debemos regresar al paso 2 hasta tener todo lo necesario para con-
tinuar.
5. Coloca todos los ingredientes en la licuadora.
6. Licua hasta que todo est incorporado.
7. Sirve el licuado que ya est listo.
8. Fin del proceso.

Verdad que es fcil? Empleas algoritmos para todo, slo que lo hacemos de
manera tan automtica y natural que no nos damos cuenta. Un consejo importante
sobre la elaboracin de algoritmos es que se deben hacer como si le enseramos
a alguien que nunca ha realizado la tarea o proceso al cual nos estamos reriendo.
Vayamos a nuestro segundo ejemplo.

Ejemplo 2. Carlos es un estudiante de bachilleres y le solicitan, en su evalua-


cin diagnstica de matemticas I, que resuelva un problema en el que debe
calcular el permetro y el rea de un cuadrado. Podras ayudarle a solucionar
su problema, al menos en la primera etapa?

Solucin:
Identicacin del problema:
 Entrada o condiciones (Qu se necesita para realizar el proceso?)
m Medida del lado.
 Salida o requerimientos (Resultado del proceso)
m El rea y el permetro del cuadrado.

Esto queda resumido en el diagrama entrada-proceso-salida:

Medida del lado rea y permetro


Proceso
del cuadrado del cuadrado
18 n Informtica II

Plantear alternativas de solucin: Recordemos o investiguemos las frmulas


que se emplean en el clculo del rea y el permetro de un cuadrado:

rea = lado2 y Permetro = 4(lado)

Finalmente sustituimos los datos de entrada para hacer los clculos y emitir
el resultado.

Desarrollo del algoritmo: Una vez que hemos denido las dos etapas ante-
riores procedemos a marcar el inicio del algoritmo, despus las condiciones
(entrada), luego plasmaremos la posible solucin y al nal obtendremos como
resultado los requerimientos (salida):
1. Inicio del proceso.
2. Obtener la medida del lado.
3. Calcular el rea con la frmula: rea = (lado)(lado)
4. Calcular el permetro con la frmula: permetro = 4(lado)
5. Emitimos los resultados de los clculos del rea y el permetro.
6. Fin del proceso.

Desarrolla tu competencia
Actividad 15: En equipo de tres integrantes disea, en tu cuaderno, un algoritmo para
los siguientes problemas y exponlos al grupo:
Para inscribirte en la escuela
Para calcular el promedio de estatura en tu saln
Para calcular el precio de x kilos de tortilla
Para calcular el sueldo por da de una persona que trabaja x horas y que gana y
pesos por hora

Desarrollo de soluciones
Mi mujer me dijo: o el MODEM
En esta etapa se comprueban los resultados, esto supone comparar el resultado
o yo. (A veces la extrao.) que nos da el algoritmo con los que obtendramos si no usramos uno. Esto su-
pone que debes revisar lo siguiente:

 Leer de nuevo el enunciado y comprobar que lo que se peda es lo que se ha


logrado.
 Pon atencin en la solucin. Parece lgicamente posible?
 Es posible comprobar la solucin?
 Es posible encontrar alguna otra solucin ms simple?
 Debemos probar que el algoritmo funciona igual con cualquier tipo de datos.
 Si en algn momento dudamos de lo que obtuvimos, siempre es mejor regresar
al principio que seguir adelante en la incertidumbre.
Disea y elabora algoritmos n 19

Resolver problemas invita a probar que nuestra propuesta es robusta y que


puede funcionar en cualquier situacin. El hecho de realizar estas pruebas hace
la diferencia entre quienes resuelven bien problemas de aquellos que an no lo
logran.
Veamos si nuestros algoritmos lo logran:

Ejemplo 1. Supongamos que nos piden resolver el siguiente problema:


Carmen tiene que preparar para el desayuno un licuado de pltano, qu
debe hacer?

Solucin: En esta etapa slo nos interesa trabajar con el algoritmo que
obtuvimos:
1. Inicio del proceso.
2. Conseguir una licuadora o batidora.
3. Comprar todos los ingredientes para elaborar el licuado:
i. 2 pltanos
ii. litro de leche
iii. 3 cdas. de azcar
4. Tenemos todo? Si tenemos todos podemos continuar con el proceso, si
no es as debemos regresar al paso 2 hasta tener todo lo necesario para
continuar.
5. Coloca todos los ingredientes en la licuadora.
6. Licua hasta que todo est incorporado.
7. Sirve el licuado que ya est listo.
8. Fin del proceso.

En este caso la prueba es muy sencilla, sabemos que el algoritmo funcionar


con todo tipo de pltanos o de leche o de azcar. Por lo tanto, no hay mucho que
probar en este algoritmo, de hecho sabemos que servir en cualquier caso.

Ejemplo 2. Carlos es un estudiante de bachilleres y le solicitan, en su evalua-


cin diagnstica de matemticas I, que resuelva un problema en el que debe
calcular el permetro y el rea de un cuadrado. Podras ayudarle a solucionar
su problema, al menos en la primera etapa?

Solucin: En esta etapa nos interesa el algoritmo que obtuvimos como


solucin:
1. Inicio del proceso.
2. Obtener la medida del lado.
3. Calcular el rea con la frmula: rea = (lado)(lado)
4. Calcular el permetro con la frmula: permetro = 4(lado)
5. Emitimos los resultados de los clculos del rea y el permetro.
6. Fin del proceso.
20 n Informtica II

Debemos comprobar que nuestro algoritmo nos permite obtener un resul-


tado lgico en cualquier condicin, siempre y cuando los datos sean vlidos.
Hagamos unas pruebas, supongamos que la medida del lado es 5, entonces:

1. Inicio del proceso.


2. El lado es 5.
3. El rea = (5)(5) = 25
4. El permetro = 4(5) = 20
5. Los resultados son rea = 25 y permetro = 20
6. Fin del proceso.

Puedes probar con otros datos.

Desarrolla tu competencia
Actividad 16: En equipo de tres integrantes comprueba las soluciones que encontraste
para los algoritmos que desarrollaste. Realzalo en tu cuaderno.

Diagramas

Para activar tu cerebro


Actividad 17: En equipo de tres personas, piensen en cinco situaciones en las que se
deben emplear algoritmos. Solucinenlos y entrguenlos en un reporte que contenga:
a. Datos de identicacin:
1. Nombre de la escuela
2. Asignatura y nombre del docente
3. Nombre y nmero de lista del alumno (resaltado)
4. Semestre y grupo
b. Haz nfasis en los siguientes aspectos de cada solucin:
1. Identicacin del problema
2. Planteamiento de alternativas de solucin
3. Diseo de algoritmos
4. Desarrollo de soluciones
c. Al nal de cada problema debes colocar un comentario sobre lo que hayas apren-
dido, as como las dicultades que se tuvieron en el desarrollo.
Disea y elabora algoritmos n 21

Diagramas de entrada-proceso-salida
Conecto, luego existo.
Ya hemos hablado acerca de estos diagramas, veremos algunas precisiones sobre
No conecto, luego insisto. ellos. Los diagramas de entrada-proceso-salida representan principalmente los datos
de entrada, de salida y el proceso para llegar a ellos, generalmente tienen la siguiente
estructura:

Entrada Proceso Salida

Este es el paso intermedio entre el algoritmo y el diagrama de ujo. De hecho, es


una herramienta potente para iniciar en la estrategia de resolucin de problemas.
Para nuestro ejemplo del licuado de pltano, ste sera el diagrama de entrada-
salida-proceso:

Licuadora
Pltanos Licuado de
Licuar y servir pltano
Leche
Azcar

Como ves es una representacin sintctica de los que encontraste como entrada y
salida, adems de describir brevemente el proceso de transformacin. Observa que las
guras de entrada y salida son distintas a las del proceso y ahora debes escribir de ma-
nera breve cul es el proceso que se seguir para transformar la entrada en la salida.

Desarrolla tu competencia
Actividad 18: En equipo de tres integrantes disea, en tu cuaderno, un diagrama de en-
trada-proceso-salida para los siguientes problemas y exponlos al grupo:
Para resolver una ecuacin cuadrtica
Para calcular el rea y el permetro de la circunferencia
Para identicar si un nmero dado es par o impar
Para que dados tres nmeros se identique el mayor.

Diagramas de ujo
Un diagrama de ujo es una representacin grca de un algoritmo. Para realizar
sta se usan las siguientes guras, donde cada una representa un paso del algorit-
mo. Las guras son las siguientes:
22 n Informtica II

Operacin o proceso Figura lgica

Inicio/n

Entrada/salida de datos

Proceso

Pregunta o toma de decisin

Conector en la misma pgina

Conector para otra pgina

Flechas de ujo

Como ejemplo representaremos el algoritmo del licuado de pltano:

1. Inicio del proceso


2. Comprar todo lo necesario para elaborar el licuado:
i. 2 pltanos
ii. litro de leche
iii. 3 cdas. de azcar
3. Tenemos todo? Si tenemos todos podemos continuar con el proceso, si no es
as debemos regresar al paso 2 hasta tener todo lo necesario para continuar.
4. Coloca todos los ingredientes en una licuadora.
5. Licua hasta que todos estn incorporados.
6. Servir el licuado.
7. Fin del proceso.
Disea y elabora algoritmos n 23

El diagrama de ujo sera:

Inicio 1

Tenemos todo lo necesario:


Licuadora Licuar todos
2 pltanos los ingredientes
litro de leche
3 cdas. de azcar

Servir el licuado
Internet? No estamos inte- No
resados en eso. Tenemos todo?
Bill Gates
Fin
S

Colocar todo
en la licuadora

Como ves, un diagrama de ujo es una representacin ms detallada que el


diagrama de entrada-proceso-salida. Veamos otro ejemplo.

Ejemplo: Carlos es un estudiante de bachilleres y le solicitan, en su evalua-


cin diagnstica de matemticas I, que resuelva un problema en el que debe
calcular el permetro y el rea de un cuadrado. Podras ayudarle a solucionar
su problema, al menos en la primera etapa?

Solucin: En esta etapa nos interesa el algoritmo que obtuvimos como


solucin:
1. Inicio del proceso.
2. Obtener la medida del lado.
3. Calcular el rea con la frmula: rea = (lado)(lado)
4. Calcular el permetro con la frmula: permetro = 4(lado)
5. Emitimos los resultados de los clculos del rea y el permetro.
6. Fin del proceso.
24 n Informtica II

El diagrama de ujo sera:

Inicio 1

Desplegar los resultados


Medida del lado calculados:

rea y permetro

Calcular: Fin

rea = lado(lado)
Permetro = 4(lado)

Como ves, es muy fcil y lo nico que debes cuidar es que cada paso del al-
goritmo se vea representado en un diagrama de ujo.

Desarrolla tu competencia
Actividad 19: En equipo de tres integrantes disea, en tu cuaderno, un diagrama de ujo
para los siguientes algoritmos y exponlos al grupo:
Para resolver una ecuacin cuadrtica.
Para calcular el rea y el permetro de la circunferencia.
Para identicar si un nmero dado es par o impar.
Para que dados tres nmeros se identique el mayor.

Desarrollo de soluciones
No temo a los ordenadores;
Una vez que el problema ha sido denido, comprendido y solucionado, deben
lo que temo es quedarme analizarse los siguientes aspectos:
sin ellos.
Isaac Asimov  Los resultados esperados.
 Los datos de entrada disponibles.
 Herramientas a nuestro alcance para manipular los datos y alcanzar un resul-
tado (frmulas, tablas, accesorios diversos).
Disea y elabora algoritmos n 25

Una medida til para facilitar esta etapa consiste en hacer las veces de la
computadora para alcanzar el resultado. De hecho, esta prueba se llama prueba
de escritorio. Veamos un ejemplo.

Ejemplo: Leer el radio de un crculo y calcular e imprimir el rea y el per-


metro.

Solucin:
Identicacin del problema: Entradas: Radio del crculo (podemos llamarle
RADIO).
Salidas: rea del crculo (podemos llamarle REA).
Permetro del crculo (podemos llamarle PERMETRO).

Los nombres que les dimos a la entrada y la salida se denominan variables, ya que
pueden contener cualquier valor, y aqu tenemos tres: RADIO, REA, PERMETRO.

Planteamiento de alternativas de solucin. El problema se puede solucionar


de la siguiente manera:
 Leer datos de entrada, en este caso, la variable RADIO.
 Calcular rea y permetro con las frmulas correspondientes.
 Escribir resultados (datos de salida): REA Y PERMETRO.

Que pueden ir en un diagrama entrada-proceso-salida

Calcular rea REA Y


RADIO PERMETRO
y permetro

Con esto en mente podemos desarrollar el algoritmo:

Diseo de algoritmo:
1. Inicio
2. Leer RADIO
3. Calcular el rea con la frmula:

REA = (3.1416)*RADIO*RADIO

4. Calcular el permetro con la frmula:

PERMETRO = 2*(3.1416)*RADIO

5. Escribir resultados: REA Y PERMETRO.


6. Fin.
26 n Informtica II

Obviamente el prximo paso es representar el algoritmo con un diagrama de


ujo. Observa que la multiplicacin se representa por un asterisco (*):

Inicio 1

Leer RADIO Calcular


CIRCUNFERENCIA =
2*(3.1416)*RADIO

Calcular

REA = (3.1416)*RADIO*RADIO Escribir REA Y


CIRCUNFERENCIA

1 Fin

Ahora slo es cuestin de probar si el diagrama de ujo sirve para cualquier


par de datos; veamos un ejemplo:

Si el RADIO = 5 tenemos que el algoritmo dar lo siguiente:


1. Inicio.
2. Leer RADIO.
3. Calcular el rea con la frmula:

REA = (3.1416)*5*5 = 78.54

4. Calcular el permetro con la frmula:

PERMETRO = 2*(3.1416)*5 = 31.416

5. Resultados REA = 78.54 y PERMETRO = 31.416


6. Fin.

Desarrolla tu competencia
Actividad 20: En equipo de tres integrantes aplica la metodologa anterior para resolver,
en tu cuaderno, los siguientes problemas:
Para resolver una ecuacin cuadrtica.
Para calcular el rea y el permetro de la circunferencia.
Para identicar si un nmero dado es par o impar.
Para que dados tres nmeros se identique el mayor.
Disea y elabora algoritmos n 27

Pseudocdigo
Una vez un ordenador me
Es un lenguaje de especicacin de algoritmos, muy parecido a cualquier len-
venci jugando al ajedrez, guaje de programacin, de aqu a la traduccin al lenguaje hay slo un paso muy
pero no me opuso resisten- sencillo. Nos centramos ms en la lgica del problema.
cia cuando pasamos al kick
Utiliza una serie de palabras clave o palabras especiales que indican lo que
boxing.
Emo Philips signica el algoritmo.
Algunas palabras clave del pseudocdigo son:

1. Inicio y Fin Por donde empieza y acaba el algoritmo.


2. Si <cond> Entonces <accin 1> Si no <accin2> Toma de decisin o prueba
condicional
3. Mientras <cond> /hacer Un ciclo mientras
4. Repetir/hasta Ciclo repetir
5. Desde/hasta Ciclo
6. Segn sea Toma de decisin mltiple
7. Los comentarios van encerrados entre llaves.

Ejemplos:

1. Algoritmo para multiplicar x nmeros hasta que ste sea negativo

Algoritmo Producto
Inicio
P=1
Leer num
Mientras num >=0 hacer
p = p*num
Leer num
Fin mientras
Escribir p
Fin
28 n Informtica II

Diagrama de ujo

Inicio

p=1

Leer num

Num>=0 Escribir p

Fin
p=p*num

Leer num

2. Realizar un programa que convierta los grados a radianes.

Algoritmo Convertir
Inicio
Escribir Introduce los grados
Leer grados
Si grados >= 360
entonces grados = grados mod 360 {mod es una divisin que nos
devuelve el residuo}
Fin si
rad = grados/180
Escribir rad radiantes
Fin
Disea y elabora algoritmos n 29

Diagrama de ujo

Inicio

Escribir introduce
los grados

Leer grados

S
Grados>=360 grados = grados mod 360

No

rad = grados/180

rad radianes

Fin

3. Realizar un programa que pida al usuario la velocidad en m/s y el radio


de la circunferencia de la pista, y como resultado el programa devuelve
el tiempo que tarda el atleta en dar dos vueltas a la pista, sabiendo que el
atleta descansa 1 minuto cada 1000 metros.

Algoritmo Recorrido
Inicio
Escribir Introduce la velocidad
Leer velocidad
Escribir Introduce el radio
Leer radio
Longitud 4 * 3.1416 * radio
Descanso longitud/1000
Tiempo longitud/velocidad + descanso * 60
Escribir tiempo
Fin
30 n Informtica II

Desarrolla tu competencia
Actividad 21: En equipo de tres integrantes escriban los algoritmos en pseudocdigo
para resolver los siguientes problemas:
Para resolver una ecuacin cuadrtica.
Para calcular el rea y el permetro de la circunferencia.
Para identicar si un nmero dado es par o impar.
Para que dados tres nmeros se identique el mayor.
Para sumar n nmeros hasta tener en la entrada el nmero 0.
Disea y elabora algoritmos n 31

Qu aprend en este bloque?


Con los siguientes conceptos elabora un mapa conceptual, recrtalos, pgalos en
tu cuaderno y completa el mapa con conectores.

Conceptos bsicos Diagramas

Algoritmo Debe ser denido

De entrada-proceso-
Problema
salida

Debe ser preciso y


De ujo
secuencial

Debe ser nito Debe tener entrada y


Debe ser general salida

Debe ser preciso Metodologa para


Debe ser efectivo resolver problemas

Identicar el problema Disear algoritmo

Hacer diagrama
Proponer soluciones
de ujo

Desarrollar soluciones
Disea y elabora algoritmos n 33

Vamos a la prctica
De acuerdo con lo visto en el bloque realiza lo siguiente:

1. Aplica la metodologa anterior para resolver, en tu cuaderno, los siguientes


problemas:

i.
Cambiar una llanta
ii.
Lavar la ropa
iii.Obtener el promedio de cinco calicaciones de x alumnos
iv.Calcular si un nmero dado es primo o no hasta que en la entrada se
tenga un cero
v. Dados tres nmeros, ordenarlos de mayor a menor para 20 tercias de
nmeros

2. Cada uno de tus desarrollos deber ser elaborado en Word, imprmelo y pre-
sntalo como evidencia de tu aprendizaje.
Disea y elabora algoritmos n 35

Mi competencia actual
Nombre:________________________________________________________ Calicacin:_________

Lugar y Fecha:_________________________ Grupo:___________ N. Lista:_________

I. Subraya la respuesta correcta a cada pregunta:

1. Se puede considerar como una situacin en que se plantea una tarea o interrogante que se trata de resolver
a) Solucin b) Problema c) Algoritmo d) Diagrama
2. Es la informacin que te provee un problema
a) Condiciones b) Requerimientos c) Algoritmo d) Metodologa
3. Es la tarea o interrogante que plantea el problema
a) Condiciones b) Requerimientos c) Algoritmo d) Metodologa
4. Lista de pasos o instrucciones donde se especica la sucesin lgica de operaciones necesarias para resolver
cualquier problema
a) Solucin b) Problema c) Algoritmo d) Diagrama de ujo
5. Caracterstica de un algoritmo que nos indica que debemos evitar ambigedad en un algoritmo
a) Debe ser nito b) Debe ser denido c) Debe ser efectivo d) Debe ser general
6. Caracterstica de un algoritmo que nos indica que ste debe poder aplicarse a cualquier problema de la misma
clase
a) Debe ser nito b) Debe ser denido c) Debe ser efectivo d) Debe ser general
7. Representacin grca del ujo de la informacin que contiene un algoritmo
a) Solucin b) Problema c) Algoritmo d) Diagrama de ujo
8. Etapa para resolver un problema en la que se analiza la entrada y la salida
a) Desarrollo de b) Diseo de algoritmos c) Planteamiento de d) Identicacin
la solucin alternativas de solucin del problema
9. Etapa para resolver problemas en la que la solucin se debe plantear como una serie de pasos
a) Desarrollo de b) Diseo de algoritmos c) Planteamiento de d) Identicacin
la solucin alternativas de solucin del problema
10. Etapa para resolver problemas en la cual se deben generar caminos diversos y creativos
a) Desarrollo de b) Diseo de algoritmos c) Planteamiento de d) Identicacin
la solucin alternativas de solucin del problema
36 n Informtica II

II. Relaciona ambas columnas correctamente:

Operacin o proceso Figura lgica

Pregunta o toma de decisin

Conector para otra pgina

Conector en la misma pgina

Flechas de ujo

Proceso

Inicio/n

Entrada/salida de datos

III. Elabora un algoritmo en pseudocdigo y un diagrama de ujo para calcular la


suma de los ngulos interiores de un polgono de n lados (recuerda que la frmula
es (n 2)180).
Disea y elabora algoritmos n 37

Evaluacin formativa
Gua de observacin

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

La siguiente prctica es una lista de reactivos que el facilitador aplicar al estudiante y con base en ellos se
calicarn los indicadores de la Gua de observacin que se presenta a continuacin.

Caso prctico:

R1. Elabora un algoritmo en pseudocdigo para calcular el rea y el permetro de un pentgono.


R2. Elabora un diagrama de entrada-salida para el algoritmo anterior.
R3. Elabora un diagrama de ujo para el algoritmo anterior.

La Gua de observacin debe ser aplicada por el facilitador de acuerdo con los reactivos del Caso prctico y
deber colocarse un 1 en Ejecucin si el estudiante cumpli, o un 0 si no cumpli con cada indicador; en caso
de que la respuesta sea que no cumpli, colocar en la columna de Observaciones la justicacin de ello.
Hay uno o varios indicadores asociados a cada reactivo del caso prctico. Para obtener la calicacin nal
deber multiplicar la columna Ejecucin por Ponderacin, colocando el producto en la columna de Total;
nalmente sume la columna Total.

Reactivo
asociado Indicador Ejecucin Ponderacin Total Observaciones

R1 Identica el problema a resolver 2

R1 Plantea alternativas de solucin 2

R1 Elige una solucin 2

R2 Representa el algoritmo con diagramas 1

Emplea correctamente los smbolos de


R3 2
diagrama de ujo

R3 Representa el algoritmo con pseudocdigo 1

Calicacin nal
Disea y elabora algoritmos n 39

Evaluacin formativa
Lista de cotejo

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

Los reactivos de la Lista de cotejo son productos generados por el estudiante, as que deber ser l quien los
desarrolle en su cuaderno.

R1. Resuelve los siguientes incisos y expn tus resultados al grupo:

a) Elabora en Word un algoritmo para identicar si un nmero es cuadrado perfecto.


b) Elabora en Word un diagrama de entrada-salida para el algoritmo anterior.
c) Elabora en Word un diagrama de ujo para el algoritmo anterior.

La Lista de cotejo debe ser aplicada por el facilitador de acuerdo con los reactivos del Caso prctico y debe-
r colocarse un 1 en Ejecucin si el estudiante cumpli, o un 0 si no cumpli con cada indicador, en caso de
que la respuesta sea que no cumpli, colocar en la columna de Observaciones la justicacin de ello. Hay
uno o varios indicadores asociados a cada reactivo del caso prctico. Para obtener la calicacin nal deber
multiplicar la columna Ejecucin por Ponderacin, colocando el producto en la columna de Total; nalmente
sume la columna Total.

Reactivo
asociado Indicador Ejecucin Ponderacin Total Observaciones

R1 Resuelve los problemas propuestos relacio- 4


nados con el mbito escolar y acadmico
empleando algoritmos

R1 Emplea herramientas informticas para 3


hacer diagramas de ujo

R1 Expone al grupo los problemas que 3


resolvi mediante algoritmos

Calicacin nal:
Disea y elabora algoritmos n 41

Temas para informticos


La lgica es una de las materias ms empleadas en los exmenes de admisin.
Quiz no la encuentres de manera explcita, pero de manera implcita siempre es-
tar presente. Los ejercicios presentados en esta seccin no requieren que tengas
grandes conocimientos de matemticas o informtica, en muchos de ellos bastar
con emplear el sentido comn. Adems ser muy divertido.

1. Axel se encuentra en una habitacin a oscuras con un recipiente lleno de ca-


nicas blancas y negras. Comienza a sacar canicas y se debe detener cuando
est seguro de que tiene un par completo, es decir, dos blancas o dos negras.
En qu sacada suceder esto?

2. La granjera Mara tiene un perro, una gallina y un saco de maz. Quiere cruzar
un ro con todas sus pertenencias, el problema es que en la balsa slo caben
ella y una de sus pertenencias. Si deja a la gallina con el maz, sta se lo co-
mer. Si deja al perro con la gallina, entonces ste se la comer. Cul puede
ser la solucin (algoritmo) para que pase Mara con todas sus pertenencias?
42 n Informtica II

BLOQUE II I

Elabora hojas
de clculo
Competencias disciplinares del Bloque II:
Elabora hojas de clculo como un recurso para el manejo de la
informacin y solucin de problemas del mbito escolar y cotidiano.
Elabora hojas de clculo n 43

Durante el presente bloque se busca desarrollar los


siguientes atributos de las competencias genricas:
1.1 Enfrenta las dicultades que se le presentan y es consciente de sus valores, fortalezas y
debilidades.
3.3 Cultiva las relaciones interpersonales que contribuyen a su desarrollo humano y el de
quienes lo rodean.
4.1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingsticas, matemticas o grcas.
4.5 Maneja las tecnologas de la informacin y la comunicacin para obtener informacin y
expresar ideas.
5.1 Sigue instrucciones y procedimientos de manera reexiva, comprendiendo cmo cada uno de
sus pasos contribuye al alcance de un objetivo.
5.2 Ordena informacin de acuerdo a las categoras, jerarquas y relaciones.
5.6 Utiliza la tecnologa de la informacin y comunicacin para procesar e interpretar la
informacin.
6.1 Elige las fuentes de informacin ms relevantes para un propsito especco y discrimina
entre ellas de acuerdo a su relevancia y conabilidad.
6.4 Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sinttica.
7.1 Dene metas y da seguimiento a sus procesos de construccin de conocimiento.
8.1 Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, deniendo
un curso de accin con pasos especcos.
8.2 Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera reexiva.
8.3 Asume una actitud constructiva, congruente con los conocimientos y habilidades con los que
cuenta dentro de distintos equipos de trabajo.
9.1 Privilegia el dilogo como mecanismo para la solucin de conictos.
9.5 Acta de manera propositiva frente a los fenmenos de la sociedad y se mantiene informado.
Contenido
Mi competencia inicial 47

Generalidades 49
Concepto 49
Ventajas 51
Aplicaciones 51
Marcas de uso comn 52

Modo de operacin 53
Modo de acceso 53
rea de trabajo 55
Ventana de trabajo 60
Abrir 62
Guardar 64
Cerrar y salir 66
Introducir rtulos 69
Introducir valores 70
Vista preliminar e impresin 70

Ayuda en Lnea 73
Importancia y ventajas 73
Caractersticas y uso 74

Elaboracin y edicin de hojas de trabajo 75


Planeacin de una hoja de trabajo 76
Congurar pgina 76
Editar datos 78
Frmulas y funciones 86

Formato 92
Formato a valores 93
Formato a texto 95
Ajustar el alto de la la/ancho de la columna 97
Insertar o eliminar las y columnas 100
Aplicar colores, tramas y bordes 103
Elaboracin y edicin de grcos 110
Planeacin del grco 110
Creacin del grco 111
Mover y cambiar de tamao un grco 114
Edicin de un grco 115
Formato a un grco 116
Vista preliminar e impresin de un grco 117

Proteccin de documentos 120


Ocultar las y columnas 120
Ocultar hojas 122
Proteger datos/hojas 123
Proteger una hoja de clculo o un libro mediante contrasea 125

Qu aprend en este bloque? 129

Vamos a la prctica 131

Mi competencia actual 133

Evaluacin formativa 135

Temas para informticos 143


Mi competencia inicial
Nombre:________________________________________________________ Calicacin:_________

Lugar y Fecha:_________________________ Grupo:___________ N. Lista:_________

I. Subraya la respuesta correcta para cada pregunta:

1. La hoja de clculo Excel de Microsoft es un programa cuya nalidad es:


a) El diseo de documentos de texto
b) La realizacin de clculos y grcos de los datos de cierta informacin
c) La elaboracin de diapositivas para Presentaciones Electrnicas
d) La elaboracin de rtulos para el sistema operativo
2. Es el nombre que se le da a la interseccin de una columna y una la:
a) Filas
b) Columnas
c) Barras
d) Celdas
3. Un libro de trabajo de Excel est conformado por:
a) Hojas
b) Diapositivas
c) Presentaciones
d) Texto
4. Es el nmero de hojas mximo que puede tener un libro:
a) 128
b) 100
c) 255
d) 320

5. Cul es la accin que se realiza al emplear el botn ?


a) Ampliar el tamao de la celda
b) Convertir varias celdas en una sola
c) Aumentar el tamao de la fuente
d) Aumentar el tamao del libro
48 n Informtica II

6. Es la accin que realiza este botn .


a) Ordenar columnas en forma ascendente
b) Ordenar columnas en forma descendente
c) Ordenar las en forma ascendente
d) Ordenar las en forma descendente
7. Cul de las siguientes barras nos permite editar y modica el contenido de una celda de la hoja de clculo?
a) Barra de Men
b) Barra de estado
c) Barra de Herramientas
d) Barra de Frmula
8. En qu barra se encuentra la funcin de Autosuma?
a) De Men
b) De estado
c) De Herramientas
d) De Frmula
9. Son ejemplos de funciones predenidos en Excel:
a) SUMA Y PRODUCTO
b) MAS Y MENOS
c) COPIAR Y MOVER
d) TIMES Y ARIAL
10. Es un conjunto de celdas adyacentes o no que se trabajan como una sola:
a) Funcin
b) Frmula
c) Rango
d) Celda
11. Est formada por argumentos que pueden ser valores numricos, operadores aritmticos, referencias a celdas e
incluso funciones y siempre inicia con el signo =:
a) Funcin
b) Frmula
c) Rango
d) Celda

12. Tipo de grca que nos permite comparar las partes con el todo:
a) Columnas
b) Filas
c) Barras
d) Circular
Elabora hojas de clculo n 49

Generalidades

Para activar tu cerebro


Actividad 1: Realiza una investigacin documental en distintas fuentes bibliogrcas
El hombre todava puede acerca de los distintos tipos de hojas de clculo que han existido. Entrega un reporte
apagar el ordenador. con los siguientes requisitos:
Sin embargo, tendremos
1. Portada
que esforzarnos mucho para
conservar este privilegio. i. Nombre de la institucin
J. Weizembaum ii. Nombre de la asignatura
iii. Nombre del docente
iv. Nombre del alumno
v. Lugar y fecha
2. En tu trabajo debers responder las siguientes preguntas:
i. Qu es una hoja de clculo?
ii. Cules son las principales caractersticas de una hoja de clculo?
iii. Cules son las ventajas de usar una hoja de clculo?
iv. Coloca en la tabla las diferentes hojas de clculo que han existido:

Hoja de clculo Caractersticas generales Sistema operativo

v. Conclusin o comentario personal de al menos media hoja.


3. Bibliografa: Enuncia al menos tres fuentes bibliogrcas.
4. El trabajo deber ser de cuatro hojas (una de la portada y tres de contenido).
5. Se valorar el orden, limpieza y presentacin del trabajo.

Concepto

Desarrolla tu competencia
Actividad 2: En equipo, discute qu es una hoja de clculo. Escrbelo en tu cuaderno.

Empezaremos por explicarte el concepto de hoja de clculo, pues bien, se dene


a sta como:

Un arreglo de las y columnas que te permite realizar operaciones con nmeros


de forma sencilla e intuitiva, adems tambin podemos introducir letras
y grcos.
50 n Informtica II

Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos tan complejos como
los utilizados por los bancos en los prstamos. Si nunca has trabajado con una
hoja de clculo, ahora vamos a ver con ms detalle de qu se trata.
Hay varios programas del tipo hoja de clculo, en este libro trabajaremos con
Excel 2007 de Microsoft Ofce y como ya conoces el Word estamos seguros que
te resultar muy fcil utilizarlo, ya que tienen funciones muy parecidas.
Veamos que Excel es una hoja de clculo, por lo tanto utiliza una cuadrcula
en donde en cada cuadrito se pueden introducir nmeros, letras y grcos. Observa
la siguiente gura:

Desarrolla tu competencia
Actividad 3: Investiga en el laboratorio de informtica qu versin de Excel se maneja y
si tienen otras versiones de Hoja de Clculo. Haz un reporte y entrgalo a tu docente.
Elabora hojas de clculo n 51

Ventajas

Desarrolla tu competencia
Actividad 4: En equipo, imagina cmo obtendras el promedio de 2000 nmeros. Escribe
El ordenador ha sido hasta
las posibles soluciones en tu cuaderno.
ahora el producto ms genial
de la vagancia humana. Seguro pensaste que tu primera opcin es emplear una calculadora, pues hacerlo a
Slogan de IBM
mano sera muy pesado, no? Pero, qu pasa si te equivocas en la introduccin
de los nmeros?, tendras que volver a empezar. En cambio, si empleas Excel slo
corriges el error y automticamente se calcula todo nuevamente.
Esta es una ventaja cuando los clculos son ms extensos, como el clculo
de un inventario y hacindolo a mano existen ms posibilidades de un error. Con
Excel se minimizan los errores y si stos suceden, slo debes hacer una correc-
cin y no empezar nuevamente con el proceso.
Esta ventaja del reclculo automtico tambin nos permite hacer simulaciones.
Por ejemplo, si ests calculando lo que tendrs que obtener en tus ltimas calica-
ciones para ajustar el promedio mnimo del semestre, basta que vayas introduciendo
diferentes calicaciones para que tengas una visin de lo que necesitas.
En resumidas cuentas, tenemos las siguientes ventajas:

Minimizacin de errores humanos.


Reclculos automticos.
Capacidad de simulacin.
Representacin grca de relaciones entre cantidades.
Clculo con frmulas y funciones.
Manejo de formatos a texto y tablas.

Y seguramente habr muchas ms que t encontrars al trabajarlo.

Desarrolla tu competencia
Actividad 5: Escribe en tu cuaderno qu opinas del uso de Excel como una herramienta
de clculo.

Aplicaciones
En la seccin anterior vimos las ventajas de algunas aplicaciones de la hoja de
clculo Excel, veamos otro ejemplo que nos ayudar a apreciar las caractersti-
cas de ste.
52 n Informtica II

En esta imagen tienes un formato sencillo realizado con Excel para llevar el
control de asistencia semanal de cada estudiante.
En este ejemplo puedes aprender cmo utilizar texto en cualquier parte
de la hoja de clculo, incluso podramos haber puesto un grfico con el lo-
gotipo de la escuela. Una ventaja ms es que slo necesitas saber matemticas
bsicas para utilizarlo.
Excel se puede utilizar para una multitud de cosas, tanto en el plano personal
como en el plano profesional, desde llevar las cuentas familiares hasta los ms
complejos clculos nancieros.

Desarrolla tu competencia
Actividad 6: Escribe en tu cuaderno al menos tres usos ms que le daras a la hoja de
clculo.

Marcas de uso comn


iusfbvksagsvkjsh bvkdns
Las hojas de clculo son casi tan antiguas como los procesadores de texto, un
Maldita Gata!!! Bjate del primer intento de stas es en el Works, que contaba con una hoja de clculo y
tecladonlagnlbhl un procesador de textos que en su tiempo fueron muy tiles, pero actualmente
Stepi taglines
estn en desuso.
Elabora hojas de clculo n 53

Las hojas de clculo ms usadas son bastante potentes y tienen funciones


de ayuda que hacen el trabajo mucho ms fcil para los usuarios. La marca
ms usada es la de Microsoft con su Ofce, que entre sus aplicaciones tiene
la hoja de clculo Excel, pero existen otras marcas que tambin son usadas,
entre las cuales podemos mencionar: Quattro-Pro, Lotus 1-2-3 para Windows
y MS Works.

Desarrolla tu competencia
Actividad 7: Investiga si en tu laboratorio existen otras hojas de clculo aparte de Excel.
Haz un reporte y entrgalo a tu maestro.

Modo de operacin

Para activar tu cerebro


Actividad 8: En el laboratorio de informtica realiza la siguiente prctica:
1. Investiga qu es el modo de operacin.
2. Realiza un reporte y entrgalo al docente.

Modo de acceso
Sueter ke mis mesages
Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel:
pashan po el coretor
otjraf<CO< p>  Desde el botn Inicio: Realiza los siguientes pasos:
Stepi taglines

1. Haz clic sobre el botn Inicio.


2. Coloca el cursor sobre Todos los programas, aparecer una lista con los pro-
gramas instalados en la computadora.
3. Coloca el apuntador del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Ofce.
4. Finalmente, haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.
54 n Informtica II

 Desde el icono de Excel del escritorio. Slo basta buscar el icono

y hacer clic sobre l para iniciar con la aplicacin.

Te sugerimos que vayas al laboratorio e inicies Excel para ir probando todo


lo que te explicamos.

Desarrolla tu competencia
Actividad 9: En el laboratorio de informtica realiza la siguiente prctica:
1. Prueba el acceso a Excel en las dos formas que te presentamos.
2. Dibuja, en tu cuaderno, la pantalla de inicio de Excel, procura destacar la cinta de
opciones.
3. Coloca un nmero en cada parte del rea de trabajo de Excel, an no le pongas
nombre, ya que lo hars en la prctica siguiente.
4. Sal de la aplicacin.
5. Entrgalo a tu profesor.
Elabora hojas de clculo n 55

rea de trabajo
SOFTWARE: Aquello que
Ya conociste la pantalla inicial de Excel en la prctica anterior y seguramente di-
solamente puedes maldecir. bujaste algo parecido a la gura siguiente. Ahora veamos los componentes funda-
Annimo mentales, que sern elementos indispensables en el resto del curso. Las pantallas
que se vern pueden no coincidir al 100% con las de tu computadora, esto se debe
a que pudiera estar personalizada (proceso que se ver ms tarde) o que pertenecen a
otra versin de Excel, pero en general, tienen los mismos elementos.

El rea de trabajo de Excel tiene 256 columnas en total, desde A hasta IV, y
las las van numeradas desde 1 al 65 536. Veamos algunos conceptos bsicos que
son importantes para que el resto del curso te sea ms fcil. Te aconsejamos abrir
una ventana de Excel para comprobar cada uno de stos.

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en
este programa se almacenar formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX para que la compu-
tadora los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro
de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la
pantalla de Excel, en la Barra de Ttulo.
56 n Informtica II

Una vez abierto el Libro1 y empecemos un nuevo trabajo con Excel, el nmero
del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As,
si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3
y as sucesivamente. Estos nombres no varan hasta que el archivo se guarda.
En principio cada libro de Excel constar de tres hojas, aunque el nmero de s-
tas puede variar entre 1 y 255. Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel
encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas
de la forma: Hoja1, Hoja2

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejem-
plo, todas las hojas referidas a un mismo trabajo podran agruparse en uno solo.
Una hoja de trabajo de Excel es como una gran cuadrcula formada por 256
columnas y 65 536 las. Una columna es el conjunto de celdas verticales y se
nombra por letras, por ejemplo: A, B, C, AA, AB, IV.

Las las son celdas horizontales que se numeran desde 1 hasta 65 536.
Elabora hojas de clculo n 57

Como habrs observado, la denicin formal de celda es la siguiente:

La interseccin de una columna y una la se denomina celda y se nombra con el nombre


de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su la.

Por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la la 1, por lo tanto


la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrs comprobar todo lo
antes explicado.
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda y preparado para trabajar
con sta se denomina celda activa y se identica porque aparece ms remarcada
que las dems.

Columna
activa

Fila activa
Celda activa

De igual forma tenemos la la activa, la donde se encuentra la celda activa


y columna activa, columna de la celda activa. Otro concepto muy importante en
una hoja de clculo es el de:

Rango, que es una seleccin de una o ms celdas adyacentes o no que Excel trata como
una sola.

Los rangos son vitales en la hoja de clculo, ya que las de operaciones se rea-
lizan con base en rangos.
58 n Informtica II

Rango de celdas
adyacentes

Rango de celdas
no adyacentes

Los rangos de celdas adyacentes se seleccionan as:

1. Colcate en la primera celda del rango.


2. Oprime el botn primario y arrastra el ratn hasta que se haya seleccionado
el rango que deseabas.
3. Asgnale un nombre con la opcin:

4. Ms adelante veremos su uso.

Los rangos de celdas no adyacentes se logran con el siguiente procedi-


miento:
Elabora hojas de clculo n 59

1. Mantn presionada la tecla CTRL.


2. Selecciona las celdas que formarn el rango.
3. Asgnale un nombre igual que a los rangos de celdas adyacentes.

Los rangos a los que hayas asignado nombre se encuentran disponibles en la


barra de frmulas:

Desarrolla tu competencia
Actividad 10: Identica los elementos anteriores en una hoja de clculo en las compu-
tadoras del laboratorio de tu plantel. Comenta tu experiencia.

Actividad 11: Selecciona los siguientes rangos y asgnale un nombre a cada uno.

1.

2.
60 n Informtica II

3.

Realiza un reporte de lo que aprendiste y qu dicultades tuviste.

Ventana de trabajo
HARDWARE: Lo que puedes
Una vez que se abre la ventana de trabajo, aparecen las siguientes barras, cada
partir con un hacha. una de ellas con una funcin especial. Muchas ya las conoces del Procesador de
Annimo textos que viste en el curso pasado:

a. La barra de ttulo:

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese mo-

mento. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , res-

taurar y cerrar , que tienen las mismas funciones que en Word.

b. La cinta de opciones: Excel 2007, en lugar de tener unas 30 barras de herra-


mientas ocultas y comandos escondidos entre mens, tiene un centro de con-
trol, la cinta de opciones, que aglutina los elementos esenciales y los presenta
en primer plano.
Elabora hojas de clculo n 61

Componentes de la cinta de opciones: Los tres componentes de la cinta de op-


ciones son las chas o pestaas (1), los grupos (2) y los comandos (3).

1. Fichas o pestaas. Hay siete en la parte superior y cada una de ellas re-
presenta una de las tareas bsicas que se hacen en Excel.
2. Grupos. Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados
entre s.
3. Comandos. Un comando es un botn, un cuadro en el que se escribe in-
formacin o un men.

La barra tiene un comportamiento inteligente, es decir, que la barra mues-


tra en los mens desplegables slo los comandos ms importantes y los que el
usuario utiliza frecuentemente. Para contraer la cinta de opciones debes hacer
doble clic, para desplegarla bastar hacer doble clic sobre alguna pestaa.
Otra forma de tener acceso a los Mens desplegables de esta barra es pul-
sando ALT y la letra subrayada en el nombre de ste. Por ejemplo, ALT + S
despliega la cha Datos.
c. La barra de acceso rpido: Los comandos que utilizas con ms frecuencia deben
estar en la barra de herramientas de acceso rpido, que se encuentra sobre la
62 n Informtica II

cinta de opciones cuando se inicia Excel 2007. En dicha barra, los comandos
estn siempre visibles y cercanos.

Colocar un comando en la barra de acceso rpido: Para ello, haz clic con
el botn secundario del mouse (ratn) en el comando de la cha que deseamos
y despus haz clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.

Quitar un botn de la barra de acceso rpido: Haz clic en l con el


botn secundario del mouse y despus haz clic en Eliminar de la barra de he-
rramientas de acceso rpido.

Desarrolla tu competencia
Actividad 12: Coloca el nombre a cada uno de los elementos que copiaste en la prctica
de la actividad 8.

Actividad 13: Coloca cinco comandos, los que desees, en la barra de acceso rpido.

Actividad 14: En la computadora que te asignaron en el laboratorio de informtica, rea-


liza la siguiente prctica (te sugiero que la copies en tu cuaderno y contestes ah, para
despus entregar un reporte a tu maestro):
a. Fjate qu comandos estn activos en las barras de acceso rpido. Haz clic derecho
en la cinta de acceso rpido, prueba cada una de las opciones del men contextual,
qu sucede en cada una de ellas?
b. Ahora reactiva la barra que desactivaste y activa otras ms, qu sucede?

Abrir

Cul es la patrona de
La operacin de recuperar un libro de trabajo que se encuentra guardado, se de-
los informticos? nomina abrir, y para abrir un archivo existente debes hacer lo siguiente:
Santa Tecla.
Annimo
1. En el Botn de Ofce selecciona el comando Abrir.
2. Haz clic en el icono .
Elabora hojas de clculo n 63

Con el uso de cualquier opcin aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

Si el archivo que buscas no est en la carpeta Mis Documentos, que se abre


automticamente, entonces puedes buscarla en alguna otra carpeta, para ello slo
debes hacer clic sobre la echa derecha del recuadro Buscar en, de inmediato se
desplegar una lista con las unidades disponibles en la computadora y ah puedes
empezar tu bsqueda. Para seleccionar un documento de stos el procedimiento
es el siguiente:

 Elige la unidad que deseas, haciendo clic sobre sta. En el recuadro inferior
de la pantalla anterior aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida.
64 n Informtica II

 Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al


abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en
el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
 Haz clic sobre el archivo deseado y despus sobre el botn Abrir.

De esta manera podrs abrir cualquier archivo que hayas guardado previa-
mente. Tambin puedes hacer clic en la lista de archivos recientes y abrir direc-
tamente el archivo.

Desarrolla tu competencia
Actividad 15: En el laboratorio de informtica y en parejas realiza la siguiente prctica:
1. Ingresa a Excel.
2. Coloca la barra de acceso rpido debajo de la cinta de opciones.
3. Minimiza la cinta de opciones.
4. Abre algn archivo de EXCEL que se encuentre ubicado en Mis Documentos.
5. Cierra el archivo.
6. Cierra la aplicacin (Excel).

Guardar
Eres ms falso que Windows
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos recuperarlo en otra
95 a prueba de fallos. ocasin para realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que al-
Annimo macenarlo o guardarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina
guardar. Una cosa importante que debes recordar es que cualquier cambio en un
libro debers guardarlo antes de cerrarlo para que sea permanente. Podemos uti-
lizar varios mtodos para almacenar un libro de trabajo:
Elabora hojas de clculo n 65

1. El primer mtodo consiste en almacenarlo asignndole un nombre, pero tam-


bin puedes usar este proceso cuando quieres guardar una copia del libro con
otro nombre:
a. Del Botn de Ofce, elige la opcin Guardar o Guardar como

b. Si eliges Guardar y es la primera vez que guardas tu archivo, entonces apa-


recer el siguiente cuadro de dilogo:

Si el archivo ya exista, es decir ya tena un nombre, ste aparecer en el re-


cuadro Nombre de archivo, entonces si oprimes el botn Guardar, sin indicarle una
nueva ruta de archivo, modicars el documento sobre el cual ests trabajando.
Por el contrario, si quieres crear otro documento con las modicaciones que has
realizado, sin cambiar el documento original, tendrs que seguir estos pasos:

a. En el recuadro Guardar en haz clic sobre la echa de la derecha para selec-


cionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo. Observa que en el recuadro
inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.
66 n Informtica II

b. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo.


c. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que deseas darle a
tu archivo.
d. Finalmente, haz clic sobre el botn Guardar.
2. Un segundo mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre
que tena antes de la modicacin. Para esto debes hacer lo siguiente:
a. Selecciona la opcin Guardar del botn de Ofce.

b. Tambin puedes hacer clic sobre el botn Guardar de la Barra de ac-


ceso rpido y de manera inmediata se guardar con el mismo nombre que
tena. Una forma de hacerlo ms rpido es con las teclas Ctrl +G.

Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que


nos permitir darle nombre y elegir la ruta de guardado.

Desarrolla tu competencia
Actividad 16: En el laboratorio de informtica y en parejas realiza la siguiente prctica:
1. Ingresa a Excel.
2. Coloca algunos nmeros en algunas celdas.
3. Guarda el Libro1 con el nombre de Prctica1 en Mis Documentos.
4. Cierra la aplicacin (Excel).
5. Comprueba desde el explorador de Windows si el archivo se guard y con qu ex-
tensin.
6. Entra nuevamente a Excel y abre el archivo Prctica1.
7. Cierra la aplicacin.

Cerrar y salir
Press (Ctrl)(Alt)(Del) La operacin de salir de un documento se llama cerrar el documento. Se emplea
to continue... cuando has terminado de trabajar con un archivo para no consumir recursos de la
PC Users computadora. Un documento se puede cerrar de varias formas:

1. La primera es utilizar el botn de Ofce y elegir la opcin Cerrar.


Elabora hojas de clculo n 67

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modicacin


no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de
dilogo:

Si esto sucede puedes hacer lo siguiente:

 Haz clic sobre el botn Cancelar para no cerrar el documento.


 Haz clic sobre el botn No para salir del documento sin almacenar las modi-
caciones realizadas.
 Haz clic en el botn S para almacenar el documento, y obviamente los cam-
bios, antes de salir de l.

En este ltimo caso, si el archivo fuera nuevo, es decir, no tuviese asignado


nombre, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como para poder asignarle uno,
en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena.

2. Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra de ttulo, aqu


debes tener cuidado con el icono, ya que ste cerrar el programa Excel.
68 n Informtica II

Una vez que has cerrado la hoja de clculo que terminaste, entonces necesi-
taremos otra hoja de clculo nueva.
Cuando entramos en Excel, automticamente se inicia un libro de trabajo vaco,
pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nue-
vo, para empezar a crear un nuevo libro de trabajo realiza los siguientes pasos:

 Selecciona el botn de Ofce y elige el comando Nuevo.

Para nalizar el trabajo con Excel y salir correctamente de la aplicacin rea-


liza lo siguiente:

a. Activa el botn de Ofce.


b. Selecciona la opcin Salir.

O bien, haz clic en el botn Cerrar de la Barra de Ttulo.


Elabora hojas de clculo n 69

Desarrolla tu competencia
Actividad 17: En el laboratorio de informtica y en parejas, realiza la siguiente prctica:
1. Abre la Prctica1 que hiciste en el ejercicio anterior.
2. Abre un nuevo libro.
3. Gurdalo como Prctica2.
4. Cierra la aplicacin por cualquiera de los mtodos vistos anteriormente.

Introducir rtulos
Antes que todo vamos a denir que es un rtulo:

Un rtulo es una cadena de caracteres que identican a una la, una columna, una
grca, etctera.

Puedes utilizar los rtulos de las columnas y las de una hoja de clculo para
hacer referencia a las celdas de esas columnas o las. stos hacen ms legible y
Hay dos formas de escribir comprensible la hoja de trabajo.
programas sin errores. Slo
la tercera funciona.
En un rtulo se pueden ocupar letras o nmeros que no se utilizan en clculos.
PC Users Para introducir rtulos debes hacer lo siguiente:

a. Ubcate en la celda donde deseas introducir el rtulo.


b. Teclalo.
c. Al terminar, oprime ENTER o simplemente muvete con las echas en direc-
cin a otra celda.

El rtulo quedar alineado a la izquierda, posteriormente podrs darle el for-


mato que desees.

Desarrolla tu competencia
Actividad 18: En el laboratorio de informtica y en parejas, realiza la siguiente prctica:
1. Abre el archivo Prctica2 que hiciste en el ejercicio anterior.
2. Ubcate en la celda A1 y coloca el rtulo Agenda de mi grupo.
3. En la celda A3 escribe tu nombre.
4. Ubcate en la celda A5 y coloca el rtulo Nombre.
5. Ubcate en la celda B5 y coloca el rtulo Direccin.
6. En la celda C5 coloca el rtulo Telfono.
7. En la celda D5 escribe Fecha de cumpleaos.
8. Llena la agenda con al menos 30 datos, si algunos de ellos no caben, no te preocu-
pes, simplemente escrbelos y ms tarde veremos cmo visualizarlos completos.
9. Guarda el libro con el nombre Agenda.
10. Cierra el archivo.
11. Sal de la aplicacin.
70 n Informtica II

Introducir valores
Denamos lo que interpretaremos como valores:

Los valores son los nmeros, frmulas o funciones que se introducen a las celdas y que
se utilizan en los clculos.

Las PCs no son inteligentes,


Todos los valores se alinean a la derecha, despus podrs darles otro formato.
slo creen que lo son. Introducir un valor es muy parecido a introducir un rtulo:
PC Users
a. Ubcate en la celda donde deseas introducir el valor.
b. Teclalo.
c. Al terminar, oprime ENTER o simplemente muvete hacia otra celda.

Desarrolla tu competencia
Actividad 19: En el laboratorio de informtica y en parejas, realiza la siguiente prctica:
1. Abre el archivo Prctica1.
2. Ubcate en la celda A1 y coloca el rtulo Promedio de calicaciones.
3. En la celda A3 escribe tu nombre.
4. Ubcate en la celda A5 y coloca el rtulo Materia.
5. Ubcate en la celda B5 y coloca el rtulo Calicacin 1.
6. En la celda C5 coloca el rtulo Calicacin 2.
7. En la celda D5 escribe Calicacin 3.
8. En la celda E5 escribe Promedio.
9. Coloca debajo del rtulo Materia las materias que llevas en tu escuela.
10. Para cada una de las materias introduce las calicaciones que tienes en cada mes
o que te gustara tener.
11. En cuanto al promedio, por ahora calclalo a mano e introdcelo; ms tarde vere-
mos cmo hacerlo de manera automtica.
12. Guarda el libro con el nombre Promedio.
13. Cierra el archivo.
14. Sal de la aplicacin.

Vista preliminar e impresin


SHIFT TO LEFT! SHIFT TO THE Generalmente al nalizar una hoja de trabajo deseamos imprimirla por varias
RIGHT! POP UP, PUSH DOWN, razones: para entregarla como tarea, para guardarla, etc. Lo primero que debes
BYTE, BYTE, BYTE!
Universidad de Massachu-
hacer es guardarla para que todos los cambios sean permanentes, despus pode-
ssets. Utilizado en la toga mos visualizarla en la Vista Preliminar y nalmente imprimirla. Para realizar esto
del equipo para las debes seguir estos pasos:
olimpiadas informticas
Elabora hojas de clculo n 71

1. Verica que la impresora se encuentre lista, es decir, encendida y con papel.


2. Haz clic en el botn Vista preliminar que se encuentra en el botn de Ofce
o en la barra de Acceso rpido.
3. Haz clic en el botn de Ofce y elige el comando Imprimir, verica que la
impresora seleccionada sea la correcta.
4. Comprueba que est seleccionada la opcin Hojas Activas y que aparece el
nmero de copias.
5. Finalmente, haz clic en Aceptar.
Ahora te explicaremos con ms detalle la vista preliminar y el proceso de im-
presin. La Vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra
hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de pgina, mrgenes, encabe-
zados y pies de pgina, as como el formato completo de la hoja. Para visualizar
la vista preliminar, sigue los siguientes pasos:
a. Selecciona el men Archivo.
b. Elige la opcin Vista preliminar.

c. O bien, haz clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas.


Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
72 n Informtica II

En el centro de la ventana aparece una pgina de nuestra hoja de clculo. Si


slo tenemos una pgina, entonces la vista previa nos informa que estamos vi-
sualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1). Si
tenemos ms de una podemos movernos a travs de la hoja de clculo con los
siguientes botones:

para ir a la pgina anterior, o bien podemos oprimir la tecla RE PAG.

para ir a la pgina siguiente, o bien podemos oprimir la tecla AV PAG.

Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina estos botones estarn desactivados. Una vez
que nos situamos dentro de la hoja, en la Vista preliminar, el apuntador del ratn
cambia a una lupa, esta herramienta nos permite ampliar o reducir cualquier zona,
de tal forma que haciendo clic se ampliar la parte de la hoja donde nos encon-
tramos ubicados; si hacemos clic nuevamente entonces regresaremos a la pgina

completa. Este mismo resultado se obtiene haciendo clic sobre el botn .


Una vez que nos hayamos cerciorado que todo est bien para la impresin,

desde la Vista preliminar podemos hacerlo oprimiendo el botn , aparecer


el cuadro de dilogo de Impresin.
Si la hoja de clculo no est del todo bien y necesita modicaciones, haz clic

en el botn , en donde puedes cambiar los aspectos que aparecen en el cua-


dro de dilogo Congurar pgina
Otro botn que se muestra en la Vista previa es el de ; si lo
seleccionas podrs visualizar los mrgenes con lneas punteadas, para modicar-
los puedes colocarte sobre ellos y el cursor cambia su forma por una de cruz con
echas hacia los extremos a los cuales puedes mover el margen.

En caso de que desees volver a la hoja de trabajo haz clic sobre el botn
para cerrar la Vista preliminar y regresar al documento original.
Al volver a la hoja de clculo se observa que aparecen unas lneas discontinuas
que nos marcan los saltos de pgina. No te preocupes mucho por estas lneas,
pues no se imprimirn.

Desarrolla tu competencia
Actividad 20: En el laboratorio de informtica y en parejas, realiza la siguiente prctica:
1. Abre los archivos Agenda y Promedio.
2. Visualzalas con la Vista preliminar.
Elabora hojas de clculo n 73

3. Al archivo Agenda:
a. Cmbiale los mrgenes superior e inferior.
b. Cambia la conguracin de la pgina y colcalo en posicin horizontal.
4. Al archivo Promedio:
a. Cmbiale los mrgenes derecho e izquierdo.
b. Cambia la conguracin de la pgina y colcala en papel tamao ocio.
5. Guarda los archivos.
6. Cierra el archivo.
7. Sal de la aplicacin.

Ayuda en Lnea

Para activar tu cerebro


Actividad 21: Realiza una investigacin acerca de la ayuda que te presta Excel y resuelve
las siguientes preguntas:
1. Se parece el ayudante de Excel al de Word?
2. Qu ventajas te da contar con un ayudante?
3. Qu caractersticas generales tiene el ayudante?
4. Escribe la importancia de contar con ayuda para el manejo de cualquier programa.
Entrega a tu profesor un reporte con las respuestas a estas preguntas.

Importancia y ventajas
Por cada error que se le El men de ayuda debera ser el primero que un usuario nuevo empleara. Parece-
atribuye a una PC siempre ra complicado para la mayora de los nuevos usuarios, ya que no lo utilizan, no
se encuentran al menos se imaginan cmo usarlo, o bien, simplemente son intimidados por l. Por eso
dos errores humanos: el de
culpar a la PC y el de conar
son necesarias las clases para usarlo, pero una vez que aprendas podrs ensearte
en ella. mucho ms de lo que generalmente aprendes en una clase de principiantes.
PC Users La Ayuda de cualquier programa es una parte que te auxilia en caso de tener
dudas y que, generalmente, cuenta con explicaciones sintetizadas de conceptos o
procedimientos de ese programa.
Ventajas:

1. Te ofrece ayuda en lnea, es decir, puedes buscar en Internet.


2. Tienes ayuda en cualquier momento, ya que el programa cuenta con este ser-
vicio.
3. Es fcil de usar.
4. Tiene varias formas de presentacin.
5. Obtienes referencia inmediata sobre lo que necesitas.
74 n Informtica II

Afortunadamente, como la industria del software ha avanzado y madurado,


ha mejorado gradualmente la funcionalidad de la Ayuda. Hoy da es relativamen-
te simple de usar. La Ayuda tiene varias secciones que veremos en el apartado
siguiente.

Desarrolla tu competencia
Actividad 22: Discute con tus compaeros algunas otras ventajas de contar con la Ayuda
en Excel y en otras aplicaciones. Escribe en tu cuaderno tus conclusiones.

Caractersticas y uso
Todo programa hace algo Tenemos varios mtodos para obtener ayuda con Excel.
perfectamente bien, aunque
no sea exactamente lo 1. Un mtodo consiste en utilizar la Cinta de Opciones. Haciendo clic en el signo
que nosotros queremos
que haga. de interrogacin y despus usar la opcin que necesitas:
R. S. Pressmann

2. La opcin de Ayuda de Microsoft Excel tambin se puede activar con F1; nos
mostrar una pantalla en la que la ayuda se presenta a travs de un ndice,
entonces podemos buscar por palabras en Contenido.
Elabora hojas de clculo n 75

3. Puedes tambin utilizar la opcin de


la Barra de Mens. Para utilizar este mtodo, debes hacer clic en el recuadro,
escribir la pregunta a buscar y pulsar la tecla ENTER en el teclado. Aparece-
rn diferentes enlaces con posibles ayudas encontradas, de las cuales debes
elegir la deseada.

Estos son los mtodos que te podemos sugerir para utilizar la Ayuda, t eliges
cul es la que mejor llena tus necesidades.

Desarrolla tu competencia
Actividad 23: Realiza la siguiente prctica:
1. Accesa a Excel.
2. Ingresa a la ayuda y busca el tema de Imprimir.
3. Copia en tu libreta un resumen de lo que encuentres.
4. Ahora busca dos temas que te interesen y realiza un reporte de stos.
5. Comntalo con tus compaeros y entrgalo a tu profesor.
6. Sal de la aplicacin.

Elaboracin y edicin de hojas de trabajo

Para activar tu cerebro


Actividad 24: Realiza una investigacin documental y contesta las siguientes pre-
guntas:
1. Qu es un plan?
2. Para qu sirve un plan?
3. Por qu es importante tener un plan antes de hacer algn trabajo?
4. Cules son las etapas para solucionar un problema?
5. Coloca en un diagrama de entrada/salida las etapas del diseo de una hoja de
clculo.
6. Qu es editar una hoja de clculo?
7. Qu es un rango de celdas?
8. Qu es copiar un rango o una celda?
9. Qu es borrar un rango o una celda?
10. Qu es mover un rango o una celda?
11. Qu es una frmula?
12. Cules son las partes de una frmula?
Puedes apoyarte del ayudante de Excel. Entrega un reporte con las respuestas a estas
preguntas. Coloca la bibliografa.
76 n Informtica II

Planeacin de una hoja de trabajo


Un plan es una estrategia para resolver un problema o llevar a cabo un trabajo. Es
El programa es totalmente
perfecto, por lo tanto la PC importante tener un plan para elaborar una hoja de trabajo, ya que de esta mane-
debe andar mal. ra no perderemos el tiempo en estar a prueba y error y buscando el material que
Cualquier programador necesitamos para elaborarla o modicarla cuando ests a mitad del trabajo. As
que optimizaremos recursos si tenemos un plan previo para elaborar la hoja de
clculo. El plan deber constar al menos de las siguientes partes:

1. Determinacin del propsito de la hoja de clculo y asignacin de un nombre


signicativo.
2. Determinacin de los resultados que se requieren.
3. Recopilacin de la informacin para producir los resultados.
4. Determinacin de los clculos o frmulas necesarias.
5. Bosquejar en una hoja de papel el aspecto deseado para la hoja de trabajo e
identicacin del lugar donde se colocarn los rtulos, valores y frmulas y/o
funciones.

Lo primero que debes hacer antes de iniciar tu hoja de clculo es tener listo
el bosquejo nal, ya que esto te dar una idea sobre dnde introducir los rtulos
cuando ests elaborando la Hoja de clculo de manera electrnica. Cada una de
estas etapas ser desarrollada en el siguiente apartado.

Desarrolla tu competencia
Actividad 25: Elabora, en tu cuaderno, un diagrama de ujo en donde se ilustre cada una
de las etapas de la estrategia para disear hojas de clculo.

Congurar pgina
En la seccin anterior expusimos cules eran las etapas en el diseo de una hoja
de clculo, ahora te vamos a explicar en qu consiste cada una de ellas, listo?
Aqu vamos:

Determinacin del propsito de la hoja de clculo y asignacin de un nombre


signicativo. Aqu tenemos dos etapas:

a. Determinacin del propsito: Para esta etapa debes hacerte la siguiente pre-
gunta: Para qu necesito una hoja de clculo? Con la respuesta a esa pregunta
obtendrs el propsito de tu hoja de clculo. Las respuestas pueden ser: Para
Elabora hojas de clculo n 77

calcular el promedio de las calicaciones de mi grupo, Para gracar una


funcin, etctera.
b. Asignacin de un nombre signicativo: Decimos que un nombre de archivo
es signicativo cuando se relaciona estrechamente con el tipo de informacin
que contiene. Ejemplos de nombres signicativos pueden ser: Calif_grupo,
Graca_funcin, etctera.

Determinacin de los resultados que se requieren. Recuerda que prever los da-
tos de salida (requerimientos) es muy importante, as que debemos tener presentes
los datos que se requieren como resultados en la hoja de clculo, ya que debern
ser resaltados del resto. Un ejemplo podra ser: Las calicaciones promedio del
grupo e individuales, La grca de la funcin, la tabulacin y los valores mxi-
mo y mnimo de la funcin.

Recopilacin de la informacin para producir los resultados. Para obtener los


resultados deseados debemos ingresar los datos en las condiciones requeridas.
Debemos estar seguros que sabemos en dnde se encuentran los datos de entrada
o que los tenemos a la mano, pues la bsqueda de ellos una vez iniciada la hoja
nos traer una prdida importante en tiempo. Ejemplo de datos de entrada son:
Las calicaciones de cada uno de los miembros del grupo, La funcin y los
valores para x, etcctera.

Determinacin de los clculos o frmulas necesarios. Otro requisito importan-


te es que una vez que tenemos los datos de entrada y sabemos cul es la salida,
entonces debemos pensar cmo convertir la entrada en la salida. Ejemplo de esto
es: Sumar las calicaciones individuales, emplear la funcin promedio para calcu-
lar el promedio parcial individual, sumar de los promedios parciales y nalmente
calcular el promedio de stos, Realizar las operaciones que se marquen en la
funcin para obtener la tabulacin, entre otros.

Bosquejar en una hoja de papel el aspecto deseado para la Hoja de trabajo


e identicacin del lugar donde se colocarn los rtulos, valores y frmulas
y/o funciones. Una vez que ya tienes pensados y escritos los datos de entrada, de
salida y los clculos, lo ms recomendable es que en una hoja realices un bosquejo
de dnde irn los ttulos, los rtulos y en general todos los datos de identica-
cin de tu hoja, valores y frmulas de tu hoja de clculo.

Desarrolla tu competencia
Actividad 26: Emplea la metodologa anterior para disear una hoja de clculo que te
ayude a calcular la nmina de cualquier empresa. Hazlo en tu cuaderno, que lo revise el
profesor y gurdalo, ya que lo emplears en prcticas posteriores.
78 n Informtica II

Editar datos
En China hay 1200 millones Bien, iniciemos con este tema, que ser uno de los ms importantes en el libro, ya
de personas que podran que el proceso de edicin de cualquier documento es una herramienta poderosa
entrar a Internet, pero por si sabes emplearla. Para iniciar diremos lo que es la edicin:
ahora tiene otros asuntos
prioritarios que atender,
como muchos otros pases. Editar es corregir todos los posibles errores que se encuentran en un documento despus
Matt Stein de la revisin.

En la edicin estn involucradas varias operaciones: Mover, Copiar y Borrar


son algunas de ellas. Ahora iniciemos!

 Borrar celdas
Puede suceder que en alguna ocasin introduzcamos informacin en una celda y
luego decidamos que no era la correcta y debamos cambiarla o borrarla. Esto no
es difcil, lo nico que debes hacer es seleccionar la celda o el rango de celdas a
borrar y a continuacin realizar alguna de las siguientes opciones:

I. Presiona el botn secundario del ratn:


1. Despliega el men contextual.
2. Selecciona el comando Borrar conteni-
do.
II. Otra forma de eliminar el contenido de una
celda:
a. Selecciona la celda a borrar.
b. Oprime la tecla SUPR, con esta opcin
nicamente se borrar el contenido de la
celda.

 Mover celdas
Para mover una celda o un rango de celdas hay dos mtodos. Con uno de ellos
empleamos el portapapeles y las operaciones Cortar y Pegar. Con Cortar enviamos
las celdas al portapapeles de Windows, y con Pegar la informacin del portapa-
peles se coloca en donde se encuentre situado el cursor. Para mover unas celdas
haz lo siguiente:

a. Selecciona las celdas que vas a mover.


b. Despliega el men contextual y elige la opcin cortar, o bien haz clic en el

comando de la pestaa Inicio y grupo Portapapeles


c. Observa cmo aparece una lnea punteada alrededor de las celdas cortadas
indicndonos que esa informacin est situada en el portapapeles.
Elabora hojas de clculo n 79

d. Selecciona las celdas de la nueva posicin de las celdas cortadas, no es nece-


sario que selecciones el rango completo sobre el cual se va a pegar, ya que si
se selecciona una sola celda, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo
al tamao y la forma del rea cortada. Debes seleccionar la celda que repre-
senta la esquina superior izquierda del rea pegada.
e. Despliega el men contextual y elige la opcin Pegar, o bien, puedes hacer

clic sobre el botn Pegar de la pestaa Inicio y grupo portapapeles. En


este momento debes tener cuidado, ya que si colocas las celdas sobre otras
que no estn vacas el contenido se borrar. Tambin debes tener cuidado con
las referencias relativas asociadas a las frmulas, ya que no se modican.

Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja


utilizando el ratn y sin utilizar el portapapeles, haz lo siguiente:

a. Selecciona las celdas que vas a mover.


b. Colcate sobre un borde de la seleccin y el apuntador del ratn se convertir
en una echa blanca apuntando hacia la izquierda, junto con una cruz de cua-

tro puntas , oprime el botn del ratn y sostnlo para arrastrar la seleccin
hasta la nueva posicin. Observa cmo aparece un recuadro que nos indica
dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn.
c. Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las
celdas.

Si quieres mover algn rango de celdas a otra hoja:

a. Selecciona las celdas que vas a mover.


b. Coloca el apuntador del ratn sobre un borde de la seleccin.
c. El apuntador se convertir en una echa blanca con una cruz de cuatro puntas
que apunta hacia la izquierda.
d. Oprime el botn del ratn y sin soltarlo oprime la tecla ALT, despus debes
pasar el apuntador del ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mo-
ver el rango de celdas seleccionadas, observa que esta hoja se vuelve la hoja
activa. Una vez situado en la hoja deseada suelta la tecla ALT.
e. Despus, suelta el apuntador del ratn una vez que te has colocado en el lugar
donde quieres dejar las celdas.

 Copiar celdas
Para copiar una celda o rango de celdas a otra
posicin podemos utilizar el portapapeles y
Copiar y Pegar. La operacin de Copiar du-
plicar las celdas seleccionadas al portapape-
les de Windows y Pegar copia la informacin
80 n Informtica II

del portapapeles en la posicin donde estemos situados. Para copiar una celda se
realiza lo siguiente:

1. Primero copiamos al portapapeles las celdas:


a. Selecciona las celdas que vas a copiar.
b. Selecciona el men contextual.
c. Elige la opcin Copiar, o bien haz clic sobre el botn Copiar de la
pestaa Inicio y el grupo Portapapeles. Aparece una lnea alrededor de las
celdas copiadas indicando que la informacin ya est en el portapapeles.
2. Despus las trasladamos del portapapeles a la hoja:
a. Selecciona las celdas sobre las que vas a copiar las primeras.
b. Selecciona el men contextual.
c. Elige la opcin Pegar, o bien haz clic sobre el botn Pegar de la
pestaa Inicio y el grupo Portapapeles. S cuidadoso al pegarlas en celdas
vacas, ya que de otro modo se perder el contenido, adems recuerda que
no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar,
ya que si se selecciona una sola celda, Excel extiende el rea de pegado
para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada.
d. Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, oprime la tecla
ESC; mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en
otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Como el Portapapeles es una porcin de memo-


ria tiene un lmite, y en este caso podemos tener
hasta 24 objetos almacenados para hacer copias
sucesivas.
El Portapapeles debe aparecer a la derecha de la
ventana de trabajo de Excel, si no fuera as t pue-
des activarlo entrando al men Edicin y eligiendo
el comando Portapapeles de Ofce
En el caso de la gura observa que hay un ele-
mento que se puede pegar en algn documento, slo
tienes que hacer clic sobre l. Si tuvieras ms de
un elemento y desearas pegarlo todo entonces basta
con hacer clic en el botn .
Hay ocasiones en que todo lo que tenemos en el Portapapeles ya no es nece-
sario y deseamos borrarlo, para hacerlo basta hacer clic en el botn
y ya; en el ltimo de los casos, si no deseamos ver el Portapapeles slo debemos
hacer clic en el botn para cerrarlo.

 Copiar en celdas adyacentes


Ahora vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar celdas adyacentes,
ste es til generalmente cuando deseamos copiar celdas con frmulas. Dicho
mtodo utiliza el Autorrelleno:
Elabora hojas de clculo n 81

a. Selecciona las celdas a copiar.


b. Colcate en la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cua-
drado negro, es el controlador de relleno. Al situarte sobre el controlador de
relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz negra.
c. Oprime el botn del ratn y mantnlo oprimido, arrstralo hasta donde quieres
copiar el rango. Observa cmo aparece un recuadro que nos indica dnde se
situar el rango.
d. Suelta el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango. Despus
de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las cel-
das copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botn podemos ver el cuadro y elegir el tipo de copiado:

Si no aparece el controlador de relleno, entra al men Herramientas, Opcio-


nes; en la cha Modicar activa la casilla Permitir arrastrar y colocar.
Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras cel-
das, como por ejemplo la tabulacin de y = 2x + 5 para los valores entre 5 y 5
con incrementos de 1, entonces tenemos que hacer lo siguiente:

a. Introducir los valores que tomar x, que van entre 5 y 5.


b. Introducir en la columna siguiente la funcin. Observa cmo quedara hasta
este paso:

c. Ahora slo falta arrastrarla hacia abajo rellenando las celdas contiguas con la
funcin. Observa los cambios:
82 n Informtica II

Observa que la frmula variar, dependiendo de dnde vayamos a copiar la


frmula, esto es porque las referencias contenidas en sta son lo que denominamos
REFERENCIAS RELATIVAS, ya que son relativas a la celda que las contiene.
Para empezar expliquemos qu es una referencia:

Una referencia identica una celda o un rango de celdas en una hoja de trabajo para poder
obtener los valores que funcionarn como operandos dentro de una frmula.

Por ejemplo, B20 hace referencia a la celda en la interseccin de la columna


B y la la 20. Para hacer referencia a un rango de celdas, se debe introducir la
referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y, a conti-
nuacin, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. Observa
algunos ejemplos de referencias:

Referencias Denicin
Referencia a la celda en la columna F y la la 2 F2
Referencia al rango de celdas en la columna G y las las de la 5
G5:G20
a la 20
Referencia al rango de celdas en la la 10 y las columnas desde la C
C10:R10
hasta la R
Referencia al rango de celdas, todas las celdas en la la 1 1:1
Todas las celdas en las las de la 2 a la 8 2:8
Todas las celdas en la columna D D:D
Todas las celdas desde la columna A hasta la S A:S

As tenemos que la referencia relativa, que se dene como:

Aquella en la cual las referencias de la frmula se van actualizando automticamente


cuando sta cambia de posicin.

Regresando a nuestro ejemplo, si en la celda B2 tenemos la frmula =2*A2+5


y copiamos la celda B3 a la celda B4, etc., esta ltima contendr la misma
frmula.
Elabora hojas de clculo n 83

Por otro lado, a veces resulta incmoda la actualizacin anterior a la hora de


trabajar, por ello Excel dispone de otros tipos, como son las ABSOLUTAS.

Este tipo de referencia hace que la referencia de la frmula permanezca constante, esto
quiere decir que el resultado de la frmula se puede copiar en cualquier celda de la hoja
de trabajo y el resultado permanecer igual.

Para indicar una referencia absoluta en una frmula, debemos poner el signo
$ delante del nombre de la la y de la columna de la celda, por ejemplo: =$F$5,
y as aunque copiemos la celda a otra, nunca variar la referencia.
Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes, como fechas
o series de nmeros, Excel rellenar las nuevas celdas continuando la serie.

 Copiar rangos de datos


Copiar, mover o cortar rangos de datos puede realizarse de varias formas, te di-
remos una de ellas.
Para copiar rangos:

1. Selecciona el rango de celdas.


2. Despliega el Men contextual y selecciona la opcin Copiar.
3. Activa la celda donde quieres copiar.
4. Debes tener cuidado con la copia sobre celdas que tienen contenido.

Los datos de las celdas seleccionadas se copiarn a partir de la celda activa.

 Buscar y reemplazar
En ocasiones deseamos encontrar un dato especco en
un mar de datos, es como buscar una aguja en un pajar,
pero la bsqueda se puede hacer muy rpido por medio de
la funcin Buscar que se encuentra en el Pestaa Inicio,
grupo Buscar y seleccionar, al cual se puede acceder de
manera directa con CTRL B.
La bsqueda puede incluir texto o nmeros, ya sea
para revisarlos o modicarlos. Pueden buscarse todas
las celdas que contengan el mismo tipo de datos, como
frmulas, as como las celdas cuyos datos no coincidan
con la celda activa.
Veamos los pasos para buscar un texto o valor nu-
mrico en una hoja de clculo:

a. Selecciona el rango de celdas en el que deseas buscar.


b. Para buscar en la hoja completa, haz clic en cualquier celda.
c. Entra al grupo Buscar y seleccinala de la pestaa Inicio y haz clic en Buscar,
o puedes oprimir CTRL B para acceder de manera inmediata.
84 n Informtica II

d. En el cuadro Buscar escribe el texto o los nmeros que deseas buscar.


e. En el cuadro Buscar dentro de, haz clic en el tipo de informacin que deseas
buscar.
f. Haz clic en Buscar siguiente.

Para cancelar una bsqueda en progreso, presiona ESC.


Para reemplazar un dato por otro, los pasos son muy parecidos a los anterio-
res, slo que elegiremos la pestaa de Reemplazar. Tambin tendremos que po-
ner en el cuadro de texto Reemplazar con el texto que vamos a colocar en lugar
del dato buscado.

 Deshacer y rehacer una accin


Al hacer una tarea o realizar una accin suele suceder que te das cuenta que hubo
un error y quieres deshacerlo para regresar al punto de partida. El comando Des-
hacer te permite Arrepentirte de una o ms acciones anteriores.
Para deshacer una accin haz lo siguiente:

a. Haz clic en el botn Deshacer de acceso rpido para deshacer la ltima


accin.

Flecha
Icono de desplegable de
Deshacer las acciones en
Deshacer

Una forma rpida de Deshacer es usando las Teclas CTRL y Z (la combina-
cin para los arrepentidos!).

b. Haz clic en la echa desplegable de Deshacer para ver las acciones recientes
que se pueden deshacer. Cuando apuntes a una accin que deseas deshacer,
Excel selecciona la misma accin y todas las acciones anteriores para desha-
cerlas.

Para Rehacer una accin se hace lo siguiente:

a. Haz clic en el botn Rehacer de la barra de herramientas Estndar para res-


taurar la ltima accin deshecha.
Elabora hojas de clculo n 85

Flecha
Icono de desplegable de
Rehacer las acciones en
Rehacer

b. Haz clic en la echa desplegable Rehacer para ver las acciones recin deshe-
chas que se pueden restaurar.

Esperamos que estas funciones de edicin de Excel te sean de utilidad en la


realizacin de tu trabajo diario.

Desarrolla tu competencia
Actividad 27: Realiza la siguiente prctica:
1. Ingresa a la aplicacin.
2. Introduce la siguiente hoja de clculo:

Nombre Direccin Poblacin


Juan Prez Snchez 25 Pte. 1302 Morelos
Sergio Pia Orozco 20 Ote. 1005 Puebla
Said Prez Gutirrez 105 Ote. 5678 Tabasco
Rey Saul Snchez Figueroa 24 Norte 1206 Tlaxcala
Irene Bez Domnguez 3 Sur 1245 Puebla
Gerardo Garca Torres Eje 3 Sur 1245 Mxico
Axel Ibez Carrasco Priv. Motolinia 345 Chiapas
Ana Mara Lpez Prez Calle del Olmo 135 Michoacn
Felipe Castro Prez Av. De las Fresas 1234 Guanajuato
Ivn Hernndez Snchez Carretera Fed a Tlaxcala s/n Tlaxcala

3. Selecciona los datos de Gerardo Garca Torres y dales el nombre de rango GGT.
4. Copia al nal de la tabla los datos de Felipe Castro Prez.
5. Utiliza Reemplazar para cambiar Puebla por Mxico y Tlaxcala por Puebla.
6. Utiliza la operacin Buscar y escribe:
i. Cuntas veces aparece el 1 en la hoja de clculo?__________
ii. Cuntas veces aparece el 2?__________
7. Utilizando Reemplazar cambia la tercera aparicin de la letra M por S.
8. Borra la ltima la de la tabla (la que duplicaste).
9. Corta la informacin de Juan Prez Snchez.
10. Mueve la informacin de Said Prez Gutirrez al nal de la tabla.
11. Guarda tu trabajo como Busrem.xls
12. Sal de la aplicacin.
86 n Informtica II

Actividad 28: Realiza la siguiente prctica:


1. Crea la siguiente hoja de clculo.

2. Calcula todos los totales; utilizando en las las el mtodo manual y en las colum-
nas la funcin Autosuma .
3. Ve a la celda de Yucatn y cmbiala por Quintana Roo.
4. Inventa una lnea de datos en la la 19 y observa cmo cambia el resultado de la
suma.
5. Calcula tambin la suma de esa la.
6. Borra la la 14, observa el reclculo.
7. Graba la prctica con el nombre TRABAJADORES.
8. Abandona la aplicacin.

Frmulas y funciones
 Creacin y edicin de una frmula
Denamos primero qu es una frmula en Excel:
Ahora ya no se pregunta
si tienes email, te lo piden
directamente. Una frmula calcula los valores para dar un resultado. En una hoja de trabajo de Excel,
Matt Stein se crea una frmula utilizando nmeros, operadores aritmticos y referencias de celdas,
Representante internacional estos ltimos conocidos como argumentos.
de Yahoo

Una frmula de Excel empieza siempre con el signo igual (=). Slo se mues-
tran los resultados de frmula en la celda, pero se puede cambiar la vista de la
Elabora hojas de clculo n 87

hoja de trabajo para mostrar las frmulas en vez de los resultados. Los operadores
que se emplean son los que conoces de la aritmtica bsica:

Smbolo Operacin Ejemplo


+ Suma =A1+B1
Resta =A1B1
* Producto =A1*B1
/ Divisin =A1/B1
^ Exponenciacin =A1^B1

Para introducir una frmula realiza lo siguiente:

a. Haz clic en la celda que quieres introducir una frmula.


b. Escribe = (signo igual). Si no empiezas una frmula con un signo igual, Excel
mostrar, pero no calcular, la informacin que escribes.
c. Introduce el primer argumento, puede ser un nmero o una referencia de cel-
da. Si es una referencia de celda, escrbela o haz clic en el la celda de la hoja
de trabajo con que deseas trabajar.
d. Introduce un operador aritmtico.
e. Introduce el argumento siguiente.
f. Repite los pasos d y e, segn sea necesario, para completar la frmula.
g. Oprime Enter y observa que el resultado de la frmula aparece en la celda (si
seleccionas la celda, la misma frmula aparece en la barra de frmulas).

As de fcil es emplear una frmula, pero falta decirte qu hacer cuando te


equivocas. Lo ms recomendable es que emplees la tecla F2 que te permite en-
trar en el modo de edicin y hacer los cambios que necesitas en la frmula, una
vez que has terminado oprime ENTER para salir del modo edicin. Algo ms que
88 n Informtica II

debes tomar en cuenta es la jerarqua de los operadores, esto es muy importante,


ya que si no sabes qu operacin se realiza, podras cometer errores al introducir
una frmula. La jerarqua de operaciones que maneja Excel es la siguiente:

Smbolo Operacin Jerarqua


^ Exponenciacin 1
* Multiplica 2
/ Divide 2
+ Suma 3
- Resta 3

Esta precedencia se ve alterada por el uso de los parntesis, es decir, stos tienen
la precedencia mxima, y la operacin que se evala antes que todas es la que va
entre stos. As pues, las siguientes expresiones son distintas a pesar de tener los
mismos operadores y valores, ya que los parntesis alteran el resultado nal:

(2+6)/ (2*2)3 2+(6/2*2)3


8 / 43 2+( 3 *2)3
2 3 2+ 6 3
1 8 3
5

Cmo utilizar un nombre de rango en una frmula:

a. Escribe un signo igual (=), y luego escribe la funcin que quieres utilizar.
b. Oprime F3 para mostrar una lista de rangos nombrados.
c. Haz clic en el nombre del rango que deseas insertar.
d. Haz clic en el botn Aceptar.
e. Completa la frmula y luego presiona Enter.

Ya viste que tomando en consideracin la precedencia o jerarqua de opera-


ciones y el uso de rangos ser difcil equivocarse al introducir una frmula. Otro
concepto muy importante es el de funcin; podemos decir que:

Una funcin es una frmula predenida por Excel (o por ti) que opera con uno o ms
valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado
para calcular la frmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier funcin es:

nombre_funcin(argumento1,argumento2,...;argumentoN)

Se sujeta a las siguientes reglas:

 Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.


Elabora hojas de clculo n 89

 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes


espacios antes o despus de cada parntesis.
 Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.
 Los argumentos deben separarse por un punto y coma.

Ejemplo:

=PROMEDIO(A1:B8)

Esta frmula tiene dos partes, una es la funcin PROMEDIO() y la otra


parte es el rango de A1 hasta B8 que devuelve como resultado el promedio
de sus argumentos. En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la
funcin. Nota que las frmulas pueden contener ms de una funcin. Observa
el siguiente ejemplo:

=SUMA(A1:A4)/PROMEDIO(A1:B8)

Existen muchos tipos de funciones, dependiendo del tipo de operacin o


clculo que realizan. Por esta causa tenemos que hay funciones matemticas
y trigonomtricas, estadsticas, nancieras, de texto, de fecha y hora, lgicas,
de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Aqu veremos
algunas de las ms usadas y que consideramos bsicas.

Funcin Operacin
SUMA(argumento1,argumento2,) Devuelve la suma de los argumentos
PROMEDIO(argumento1,argumento2,...) Devuelve la media aritmtica de una lista de
valores
MAX(argumento1,argumento2,...) Devuelve el valor mximo de una lista de
valores
MIN(argumento1,argumento2,...) Devuelve el valor mnimo de una lista de
valores
CONTAR(argumento1,argumento2,) Devuelve el nmero de celdas que
contienen nmeros, adems de los nmeros
dentro de una lista de argumentos

Ejemplos:

La funcin SUMA es del tipo matemtico, como:

= SUMA(3,5,1) te dar como resultado un 10 en la celda donde se ubique


la funcin.
= SUMA(D5,E1) te devolver la suma del contenido de las celdas D5 y
E1.
= SUMA (Valores) te dar como resultado la suma del rango que se da como
argumento.
= SUMA(E2:D4) devuelve la suma de los contenidos del rango.
90 n Informtica II

La funcin PROMEDIO tambin es matemtica, algunos ejemplos son:

= PROMEDIO(4,2) te devolver como resultado un 3 en la celda donde


se ubica la funcin.
= PROMEDIO(D5,E1) te devolver como resultado el promedio de los con-
tenidos de las celdas que se dan como argumento.
= PROMEDIO(Valores) devuelve el promedio del contenido del rango que se
da como argumento.
= PROMEDIO(E2:D4) devuelve el promedio de los datos que se encuentran
en el rango.

La funcin MAX y MIN son inversas y adems son funciones estadsticas,


algunos ejemplos son:

= MAX(8,6) devuelve como resultado el nmero 8 en la celda donde se


ubica la funcin.
= MAX(D5,E1) devuelve como resultado el mayor nmero de los conteni-
dos de D5 y E1.
= MAX (Valores) devuelve el valor mximo que encuentra en los contenidos
del rango dado como argumento.
= MAX(E2:D4) devuelve el valor mximo que se encuentra en el rango.

Para la funcin MIN se emplea algo semejante, slo que te devuelve los
valores mnimos:

= MIN(8,6) te devuelve el nmero 6 en la celda donde se ubica la fun-


cin.
= MIN(D5,E1) te devuelve el menor de los datos entre los contenidos de
D5 y E1.
= MIN(Valores) te devuelve el menor de los datos contenido en el rango.
= MIN(E2:D4) devuelve el valor mnimo que se encuentra en el rango.

La funcin CONTAR es una funcin estadstica que requiere de un poco


de prctica para usarse:

= CONTAR (D5:E1) te devuelve el nmero de valores numricos


que encontr en el rango.
= CONTAR (3,4,a,5,6,b,2,7,c,8) te devuelve un 7, ya que los valores num-
ricos en los argumentos son siete.

Una forma de llenar los argumentos de una frmula, en general, es mover-


se con el cursor hasta encontrar el argumento que buscamos (puede ser una
referencia a celda), despus colocamos el operador (o separador, ya sea : o ;)
y de inmediato podemos buscar otro argumento para seguir rellenando los ar-
gumentos. No se te olvide cerrar el parntesis nal y dar ENTER para obtener
el resultado. Si te marca algn error desconocido, entonces puedes buscarlo
en la ayuda para saber de qu se trata y editarlo con F2.
Elabora hojas de clculo n 91

Desarrolla tu competencia
Actividad 29:
a. Realiza en tu cuaderno las siguientes operaciones:
1. 2 + 3 * 6 =
2. 8 * (6 + 3) =
3. 6 + (3 + 5 * 2) =
4. 3 * 5/2 + 6 =
5. 3 2 * 3 + 5 =
b. En parejas y en el laboratorio realiza las siguientes prcticas:
1. Abre el archivo Promedio.
2. Ahora podrs colocarle el clculo del promedio de manera automtica emplean-
do la funcin PROMEDIO.
3. Obtn un promedio general y colcalo al nal de la tabla con un rtulo que
diga Mi promedio general.
4. Cierra el archivo y abre una nueva hoja de clculo; adems, recuerda que hace
algunas lecciones diseaste una hoja para llevar la nmina de una empresa,
bscala ahora porque la vas a usar.
5. Elabora la hoja de clculo que diseaste, colcale los rtulos adecuados tanto
al encabezado como a cada columna.
6. Llnala con 20 trabajadores.
7. Debers colocar debajo de la tabla los sueldos mximo y mnimo, as como un
promedio de las percepciones de todos los trabajadores y el gran total de la
nmina.
8. Comprueba en la Vista preliminar el formato de la hoja.
9. Guarda el archivo con el nombre de Nmina.
10. Sal de la aplicacin.

Actividad 30: Realiza en el laboratorio la siguiente prctica.


La siguiente es la hoja de ingresos y egresos de la compaa de Luz y Fuerza del
Centro durante el primer semestre:

Ingresos Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio


Ventas de servicios 15 250 000 25 000 000 20 250 000 19 350 000 18 500 000 19 250 000
Alquiler de red 25 235 000 25 500 000 25 350 000 25 250 000 25 450 000 25 500 000
Otros ingresos 12 565 000 11 500 000 12 000 000 12 250 000 15 250 000 13 450 000

Gastos
Salarios de 20 250 000 20 250 000 20 250 000 20 250 000 20 250 000 20 250 000
trabajadores
Gastos de 10 500 000 10 400 000 10 350 000 10 550 000 10 450 000 10 500 000
produccin de
energa elctrica
Otros gastos 2 350 000 1 950 000 2 500 000 2 480 000 2 680 000 2 750 000
92 n Informtica II

1. Captura estos datos en una hoja de clculo colocndole los rtulos necesarios.
2. Halla los totales mensuales, as como las correspondientes GANANCIAS (TOTAL IN-
GRESOS TOTAL GASTOS).
3. Realiza cambios al azar en los meses y observa el reclculo.
4. Calcula el promedio de cada uno de los conceptos de Ingresos y Egresos.
5. Calcula los valores MXIMOS y MNIMOS de cada concepto de Ingresos y Egresos.
6. Gurdala con el nombre de LUZ Y FUERZA.

La hoja debe quedar con el siguiente aspecto:

Formato

Para activar tu cerebro


Actividad 31: Realiza una investigacin documental y contesta las siguientes preguntas:
1. Qu signica darle formato a una celda o un rango?
2. Ser lo mismo darle formato a valores que a texto, por qu?
3. Qu caractersticas de un texto podran cambiarse?
4. Cuntas formas imaginas de hacerlo?
5. En la siguiente cuadrcula, pinta de verde el ancho de las columnas C y E, y de rojo
el alto de las las 4 y 7 (slo marca los bordes).
Elabora hojas de clculo n 93

6. Qu ventajas tendr poder cambiar el ancho de columna y el alto de la?


7. En qu casos ser til eliminar e insertar las, columnas o celdas?
8. En qu men se encontrar la insercin?
9. En qu men se encontrar la eliminacin?
10. Qu utilidad tiene aplicar colores a una hoja de clculo?
11. Servirn para algo las tramas y los bordes en una hoja de clculo?
Entrega un reporte con tus respuestas y la bibliografa.

Formato a valores
La forma de ver los nmeros en Excel es diferente dependiendo del uso que se
les d. Para modicar la forma de presentar los nmeros en la celda debes rea-
lizar lo siguiente:

 Selecciona el rango de celdas que vas a modicar.


 Despliega el men contextual.
 Elige la opcin Formato a celdas.
 Haz clic sobre la pestaa Nmero. Aparecer la gura de abajo.
 Elige la opcin deseada del recuadro Categora.
 Haz clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, en el recuadro Muestra se presenta un modelo de


Los programadores de
verdad hacen copy con cmo quedar la celda con el nuevo formato, lo que nos permite cambiarlo en ese
program.exe momento si no es lo que deseamos.
PC Users A continuacin te explicamos las distintas opciones del recuadro Categora:
94 n Informtica II

Opcin Funcin
General Muestra en la celda el valor introducido tal cual. Es el formato que utiliza
Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma
exponencial, esto ltimo si la cifra no ocupa toda la celda.
Nmero En esta opcin se permite especicar el nmero de decimales, el separador de
millares y la forma de visualizar los nmeros negativos.
Moneda Esta opcin permite especicar el nmero de decimales, se puede escoger
el smbolo monetario y la forma de visualizar los nmeros negativos. Es muy
parecida a la opcin Nmero.
Contabilidad Se parece a la opcin anterior, con la diferencia que alinea los smbolos de
moneda y las comas decimales en una columna.
Fecha Esta opcin permite representar fechas, puede escogerse entre diferentes
formatos de fecha.
Hora Permite dar formato a nmeros que representan valores de horas. Puede
escogerse entre diferentes formatos de hora.
Porcentaje Transforma los nmeros en porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100
y se le asigna el smbolo %.
Fraccin Transforma los nmeros introducidos a una representacin de fracciones y
permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
Cientca Muestra el valor de la celda en formato cientco, en esta representacin la letra
E es el equivalente de la base 10 elevada a alguna potencia. Podemos escoger el
nmero de decimales. Por ejemplo: 100 es igual a 1 x 102 en notacin cientca
de Excel tenemos 1.00E+2.
Texto Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentra algn nmero en la celda, es decir, con estos nmeros no se pueden
hacer operaciones aritmticas.
Especial Contiene algunos formatos especiales, como pueden ser el cdigo postal, el
nmero de telfono, etctera.
Personalizada Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.

Por otro lado, en la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie


de botones que nos permitirn modicar el formato de los nmeros de forma ms

rpida :
Si se hace clic sobre este icono, los nmeros de las celdas seleccionadas
se convertirn a formato moneda.
Para que las celdas seleccionadas tengan el smbolo y dos decimales
(generalmente en la versin en espaol no funciona).
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y
le aadir el smbolo %).
Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cam-
bio de alineacin).
Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccio-
nadas.
Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas selec-
cionadas.
Elabora hojas de clculo n 95

Desarrolla tu competencia
Actividad 32: En parejas y en el laboratorio realiza la siguiente prctica:
1. Abre el archivo Nmina.
2. Dale formato de pesos con dos decimales a los sueldos en la nmina.
3. Adele un decimal desde la barra de formato.
4. Dale formato de contabilidad a los sueldos.
5. Guarda el archivo.
6. Sal de la aplicacin.

Formato a texto
La computadora conver-
Entre las caractersticas que podemos cambiar de los textos en Excel estn: fuente,
ge con la televisin como tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los
lo hizo el automvil con el datos de la hoja de clculo podemos emplear el men contextual, en cualquiera
caballo.
de estas dos formas lo primero que debes hacer es seleccionar el rango de celdas
George Gilder
sobre el cual vas a trabajar. A continuacin te las describimos.

1. Con el men contextual:


a. Despliega el men.
b. Elige la opcin Formato a Celdas.
c. Haz clic sobre la pestaa Fuente del cuadro de dilogo que se abre.
d. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, haz clic sobre el botn
Aceptar.
96 n Informtica II

Conforme vamos cambiando los valores de la cha, aparece en el recuadro


Vista previa un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A conti-
nuacin te explicamos las distintas opciones de la pestaa Fuente.
Fuente: Se elige de una lista la fuente determinada, es decir, el tipo de letra que
deseamos en nuestra celda.
Si elegimos un tipo de letra con el identicador delante de su nombre,
indica que la fuente elegida es True Type, o sea que se usar la misma fuente
en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable, es decir,
podemos elegir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos
disponibles.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son dis-
ponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Ne-
grita, Negrita Cursiva.
Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro.
Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el
recuadro.
Subrayado: Observa cmo la opcin activa es Ninguno, haz clic sobre la echa
de la derecha, se abrir una lista desplegable donde podrs elegir un tipo de su-
brayado.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haz clic sobre la echa de
la derecha, podrs elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y
Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, haz clic sobre la casilla de ve-
ricacin que se encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuen-
te que Excel tiene por defecto.
Elabora hojas de clculo n 97

2. En el grupo Fuente de la pestaa Inicio disponemos de varios botones que nos


permiten modicar las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida,
por ejemplo:

Aqu aparece el tipo de fuente (letra) de la celda en


la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, haz clic sobre la echa de la
derecha para elegir otro tipo.
En este recuadro aparece el tamao de la celda, para cambiarlo puedes
elegir otro desde la echa de la derecha, o escribirlo directamente.
Este botn lo utilizamos para poner o quitar el estilo Negrita.
Este botn se utiliza para poner o quitar la Cursiva.
Este botn es para poner o quitar el Subrayado simple.
Con este botn podemos cambiar el color para la fuente. Debajo de la
letra A aparece una lnea que nos indica el color al que cambiaremos nues-
tra letra si hacemos clic sobre l. Para elegir el color, haz clic sobre la echa
de la derecha y elgelo.

Desarrolla tu competencia
Actividad 33: En el laboratorio de informtica y en parejas, realicen la siguiente prctica:
1. Abran el archivo Agenda.
2. Coloquen los rtulos del encabezado de la hoja en Arial 20, Negrita y color Rojo.
3. Coloquen los rtulos de los encabezados de las columnas en Tahoma 14, Subrayado
y Color Azul.
4. El formato para los datos de la agenda es Times New Roman 10, cursiva y color
Verde.
5. Guarda el archivo.
6. Sal de la aplicacin.

Ajustar el alto de la la/ancho de la columna


Yo gusto de Windows 95, es  Ancho de columna
l que no gusta de m.
Gerard Van der Leun En Excel el ancho estndar de una columna es de 8.43 caracteres o 10.71 puntos.
A menudo, sta no es suciente para visualizar el contenido completo de una celda
y debe ser modicada, para ello podemos utilizar dos mtodos:
98 n Informtica II

1. Con el Men contextual


a. Selecciona las columnas que deseas modicar. En caso de no seleccionar
ninguna, la operacin se realizar en la columna que estemos ubicados.
b. Despliega el Men contextual .
c. Elige la opcin Ancho de Columna.
d. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
e. Escribe el ancho deseado.
f. Haz clic sobre el botn Aceptar.

2. Con el ratn:
a. Coloca el apuntador del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre
de la columna (cabecera de la columna) que desees modicar.
b. El apuntador del ratn adopta la forma de una echa de dos puntas: .
c. Mantn presionado el botn del ratn y arrastra la lnea hasta que obtengas
el ancho deseado. Observa cmo conforme nos movemos la anchura de la
columna va cambiando.
d. Suelta el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado.
Elabora hojas de clculo n 99

 Alto de la
En Excel el alto estndar de una la es de 12.75
puntos. A menudo, el alto de la la se ajusta al
tamao de la letra automticamente, pero en caso
de que desearas modicarlo puedes hacerlo de
dos maneras.

1. Con el Men contextual:


a. Selecciona las las que deseas modicar.
En caso de no seleccionar ninguna, la ope-
racin se realizar en la la que estemos
ubicados.
b. Despliega el Men contextual.
c. Elige la opcin Alto de Fila.
d. Aparecer el cuadro de dilogo de la dere-
cha.
e. Escribe el alto deseado.
f. Haz clic sobre el botn Aceptar.

2. Con el ratn:
a. Coloca el apuntador del ratn en la lnea situada abajo del nombre de la
la que desees modicar.
b. El apuntador del ratn adopta la forma de una echa de dos puntas: .
c. Mantn presionado el botn del ratn, y arrastra la lnea hasta que obtengas
el alto deseado. Observa cmo conforme nos movemos el alto de la la va
cambiando.
d. Suelta el botn del ratn cuando el alto de la la sea el deseado.

Desarrolla tu competencia
Actividad 34: Realiza la siguiente prctica:
1. Abre el archivo Agenda.
2. Modica el ancho de las columnas para que todos los datos se visualicen.
3. Modica el alto de la la para que las modicaciones que hiciste en el tamao de
la fuente se aprecien.
4. Guarda el archivo.
5. Sal de la aplicacin.
100 n Informtica II

Insertar o eliminar las y columnas


Ahora veamos qu se puede hacer cuando a la mitad de una hoja de clculo nos
damos cuenta que falta alguna la o columna.

 Insertar las en una hoja


Bienaventurados los
Supn que a punto de terminar una hoja de clculo te das cuenta que falta una
pesimistas, porque ellos la. Para insertar una la, realiza lo siguiente:
harn backups.
Gerard Van der Leun
a. Selecciona la la sobre la que deseas in-
sertar. Las las siempre se insertan encima
de la seleccionada.
b. Despliega el Men contextual.
c. Elige la opcin Insertar.
d. Todas las las que se encuentran debajo de
la nueva, pasarn una posicin abajo. En
caso de que no hayas seleccionado ninguna
la, Excel inserta la nueva la en la posi-
cin que ests ubicado.

Esta operacin no implica que el nmero de las en nuestra hoja se incremen-


tar, sino que se eliminan las ltimas. Si Excel no te permite aadir las, checa
las ltimas las, ya que pueden contener datos.

 Insertar columnas en una hoja


Puede suceder lo mismo con las columnas que con las las, entonces Excel nos
permite insertar columnas de manera parecida a las las. Insertar una columna
requiere que hagamos lo siguiente:

a. Selecciona la columna delante de


la cual deseas insertar, ya que las
columnas siempre se insertan a la
izquierda de la que seleccionas.
b. Despliega el Men contextual.
c. Elige la opcin Insertar.

Las columnas que se encuentran a la de-


recha de la columna nueva incrementa-
rn su posicin en uno. Si no seleccionas
ninguna columna, Excel insertar la co-
lumna en la posicin donde se encuentre
la celda activa. Si quieres aadir ms de
Elabora hojas de clculo n 101

una columna basta con que las selecciones y despus realices los pasos b y c. Las
columnas no se incrementan, sino que se eliminan las ltimas. Toma en cuenta
que si Excel no te permite insertar columnas es porque seguramente las ltimas
columnas tienen datos.

 Insertar celdas en una hoja


Pero qu sucede cuando lo que nos interesa es insertar slo una celda. Pues bien,
Excel te permite hacerlo y no slo eso, tambin puedes insertar un conjunto de
celdas. Para insertar varias celdas, realiza lo siguiente:

a. Selecciona las celdas sobre las que quieres insertar las nuevas.
b. Despliega el Men contextual.
c. Colcate sobre el botn para ampliar el men.
d. Elige la opcin Celdas. (Nota: Esta opcin no aparece si no tienes celdas se-
leccionadas.) Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

e. Elegir la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos


que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin. Observa que
tambin puedes insertar las o columnas.
f. Haz clic sobre Aceptar.

Cuando insertamos celdas sucede lo mismo que cuando insertamos las o co-
lumnas, es decir, el nmero total de celdas no vara, slo se eliminan las que es-
tn al nal de la hoja.

 Insertar hojas en un libro de trabajo


Muchas veces es necesario contar con ms de tres hojas en un libro de trabajo,
entonces tendremos que aadir ms, el nmero de hojas de un libro puede llegar
a 255. Para aadir una hoja, realizaremos lo siguiente:

a. Colcate en la parte inferior de la hoja, donde estn las etiquetas.

b. Presiona el icono de insercin .


c. La nueva hoja se insertar a la izquierda de la seleccionada.
102 n Informtica II

 Eliminar las y columnas de una hoja


Una vez que ya vimos cmo insertar, ahora veamos cmo eliminar las, colum-
nas y celdas. Empezaremos con la eliminacin de las y columnas, ya que son
procesos muy parecidos:

a. Selecciona las las a eliminar o selec-


ciona las columnas a eliminar.
b. Despliega el Men contextual.
c. Elige la opcin Eliminar.
d. Debemos hacer notar que pasa lo mismo
que al insertar, es decir, el nmero de
las o columnas no vara, sino se aa-
den al nal.

 Eliminar celdas de una hoja


Para eliminar celdas de una hoja de trabajo se hace lo siguiente:

a. Selecciona las celdas a eliminar.


b. Selecciona el men Edicin y elige la opcin Eliminar. Aparecer el cuadro
de dilogo siguiente:

c. Elige la opcin que ms se acomode a tus necesidades, ya sea desplazando las


celdas hacia la izquierda o hacia arriba. Nota cmo puedes tambin eliminar
las y columnas completas.
d. Haz clic en Aceptar.
Elabora hojas de clculo n 103

 Eliminar hojas de un libro de trabajo


Para eliminar una hoja, realiza lo siguiente:

a. Colcate en la hoja a eliminar en la barra de etiquetas.


b. Despliega el Men contextual.
c. Elige la opcin Eliminar.

Desarrolla tu competencia
Actividad 35: Realiza en pareja y en el laboratorio la siguiente prctica:
1. Abre el archivo Agenda.
2. Inserta una columna entre Telfono y Fecha de cumpleaos, colcale el rtulo
de Direccin electrnica.
3. Llena la columna que acabas de insertar.
4. Inserta una la (persona) en el lugar 5.
5. Llena la la que insertaste.
6. Copia la columna Telfono despus de Fecha de cumpleaos.
7. Elimina la columna Telfono que est al nal.
8. Guarda el archivo.
9. Sal de la aplicacin.

Aplicar colores, tramas y bordes


Aplicar colores, tramas y bordes, as como alinear las celdas, son parte de la apli-
cacin de formato. Veremos primero cmo alinear las celdas.
104 n Informtica II

 Alineacin
Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, realiza lo si-
guiente:

a. Selecciona el rango de celdas que deseas modicar.


Chips de computadora,
disponibles en dos sabores:
b. Despliega el Men contextual.
batata y silicio. c. Elige la opcin Formato a celdas.
Gerard Van der Leun d. Haz clic sobre la pestaa Alineacin del cuadro de dilogo. Aparecer la ven-
tana de la derecha.
e. Elige las opciones deseadas.
f. Para nalizar haz clic sobre el botn Aceptar.

Ahora explicaremos cada una de las opciones que se te presentan:

Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas


horizontalmente, esto respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la
echa de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones:
Elabora hojas de clculo n 105

a. General: Alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato intro-
ducido: nmeros a la derecha y texto a la izquierda.
b. Izquierda (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la iz-
quierda de stas, independientemente del tipo de dato. Si no quieres que el
contenido aparezca pegado a la izquierda puedes emplear el recuadro Sangra
que se incrementa en 1 para que la entrada en la celda comience uno o ms
caracteres a la derecha.
c. Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.
d. Derecha (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha
de stas, independientemente del tipo de dato. Si no quieres que el contenido
aparezca pegado a la derecha puedes emplear el recuadro Sangra que se in-
crementa en 1 para que la entrada en la celda comience uno o ms caracteres
a la izquierda.
e. Llenar: Esta opcin repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la
celda. Es decir, tenemos escrito + y elegimos la opcin Llenar, en la celda
aparecern tantos signos ms como se necesiten para completar el ancho de
la celda.
f. Justicar: Alinea el contenido tanto por la derecha como por la izquierda, es
decir, el contenido se rellena con espacios hasta que se abarca toda la celda.
g. Centrar en la seleccin: Centra el contenido de una celda respecto a todas las
celdas en blanco seleccionadas a la derecha.

Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verti-
calmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido
si la altura de las las se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre
la echa de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones:
106 n Informtica II

a. Superior: Alinea el contenido de las celdas en la parte superior de stas.


b. Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura
de las celdas.
c. Inferior: Alinea el contenido de las celdas en la parte inferior de stas.
d. Justicar: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte
superior como por la inferior.
e. Distribuido: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda y
de manera tal que si ste sobrepasa la longitud de la celda entonces se ajuste
a la celda.
f. Orientacin: Cambia el ngulo del contenido de las celdas para que se mues-
tre en horizontal (opcin estndar), de arriba a abajo o en cualquier ngulo,
desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de
las agujas de un reloj. Excel ajusta automticamente la altura de la la para
adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se je explcitamente la al-
tura de sta.
g. Ajustar texto: Si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, automti-
camente utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido.
Si activamos esta opcin el contenido de la celda se visualizar exclusivamente
en sta, para ello incrementar la altura de la la.
h. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la
celda se reducir automticamente hasta que su contenido pueda mostrarse en
la celda.
i. Combinar celdas: Esta opcin nos permite unir las celdas seleccionadas en
una sola.
j. Direccin del texto: Esta opcin permite cambiar el orden de lectura del con-
tenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura
diferente del nuestro, por ejemplo rabe, hebreo, etctera.

En la Cinta de opciones, en el grupo de Prrafo, se tienen disponibles unos


botones que nos permiten aplicar algunos de los formatos anteriores de forma
ms rpida, por ejemplo:

Alinea a la izquierda el contenido de las celdas seleccionadas.

Centra horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.

Alinea a la derecha el contenido de las celdas seleccionadas.

Combina todas las celdas seleccionadas para que formen una sola y cen-
tra los datos.
Elabora hojas de clculo n 107

 Bordes
Para modicar los bordes de nuestra hoja de trabajo debemos hacer lo siguiente:

a. Selecciona el rango de celdas que vas a formatear.


b. Despliega el Men contextual.
c. Elige la opcin Formato a celdas.
d. Haz clic sobre la pestaa Bordes. Aparecer este cuadro de dilogo.

e. Elige las opciones que deseas del recuadro.


f. Haz clic sobre el botn Aceptar.

Cuando eliges una opcin, aparecer en el recuadro Borde una vista previa de
cmo quedar nuestra seleccin en la celda.
Ahora te explicamos, de manera general, las opciones del recuadro:

1. Preestablecidos: En este recuadro podemos elegir alguna de estas opciones:


a. Ninguno: Elimina cualquier borde de las celdas seleccionadas.
b. Contorno: Crea un borde alrededor de las celdas seleccionadas sin tocar
el interior.
c. Interior: Crea un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas sin to-
car el contorno de la seleccin.
2. Borde: Este recuadro se utiliza cuando los botones preestablecidos no ayudan.
Cada botn nos permite poner o quitar un borde (superior, inferior, izquier-
do,). Debes tener cuidado al utilizar los botones preestablecidos, ya que el
borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para
el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y despus hacer clic sobre
el borde a colocar.
3. Estilo: En este lugar se elegir de la lista un estilo de lnea.
4. Color: De manera estndar el color activo es Automtico, pero haciendo clic
sobre la echa de la derecha podrs elegir un color para tus bordes.
108 n Informtica II

Al igual que con la alineacin tambin tenemos algunos botones que hacen
ms rpida la asignacin de bordes:

Dibuja un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer


otro tipo de borde, se puede elegir desplegando la lista con la echa derecha del
botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men,
slo cuenta con las bsicas.

 Tramas
a. Selecciona el rango de celdas que vas a modicar.
b. Despliega el men contextual.
c. Elige la opcin Formato a celdas.
d. Haz clic sobre Tramas. Aparecer esta ventana:

e. Elige las opciones que necesitas para tus celdas.


f. Para nalizar, haz clic sobre el botn Aceptar.

Al igual que con los bordes en el recuadro Muestra aparece una vista previa
de cmo se ver nuestra celda.
Ahora te explicaremos cada una de las opciones del recuadro:

1. Color: Con esta opcin se elegir de la lista un color de fondo. Para quitar el
efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color.
2. Trama: Con esta opcin se elegir de la lista desplegable un estilo de trama,
as como el color de la trama.

Tenemos iconos que nos ayudan a elegir las tramas ms rpidamente:


Si haces clic sobre este botn se sombrear la celda del color indicado
en ste. En caso de que quieras otro color de sombreado, elgelo desde la echa
derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda.
Elabora hojas de clculo n 109

Desarrolla tu competencia
Actividad 36: En el laboratorio y en parejas realiza la siguiente prctica:
1. Abre el archivo Promedio.
2. Aplcale bordes y sombreados a tu gusto, haz que sobresalgan los promedios prin-
cipales.
3. Centra los rtulos del encabezado de la hoja combinando las celdas que se necesiten.
4. Guarda y cierra el archivo.
5. Abre el archivo Agenda.
6. Aplcale bordes y tramas a toda la hoja.
7. Centra los rtulos del encabezado de la hoja combinando las celdas que se nece-
siten.
8. Guarda el archivo y cirralo.
9. Abre el archivo Nmina.
10. Centra los rtulos del encabezado de la hoja combinando las celdas que se nece-
siten.
11. Aplcale bordes, sombreado y tramas a toda la tabla.
12. Mueve la orientacin de los rtulos de cada columna y cntralos.
13. Guarda el archivo y cirralo.
14. Sal de la aplicacin.

Actividad 37: En el laboratorio y en parejas realiza la siguiente prctica:


1. Copia la siguiente hoja de clculo:

2. Calcula los siguientes datos:


COMISIN EN PESOS: Venta*Porcentaje de comision/100
BONIFICACIN ADICIONAL: Venta*Porcentaje Adicional/100
TOTAL COMISIONES: Comisin en pesos + Bonicacin adicional
110 n Informtica II

3. Calcula tambin los TOTALES de cada una de las columnas.


4. Modica la venta de Jorge por 5600.
5. Pon el formato de millares y dos cifras decimales a la columna VENTA.
6. Pon el formato monetario a la columna TOTAL COMISIONES.
7. Inserta una la entre ALEJANDRA y TERESA. Llnala con los siguientes datos:
PEDRO 9500
Calcula el resto de los datos que faltan copiando las frmulas de la la superior.
8. Nombra el rango de la columna venta con el nombre VENTAS y calcula el PROMEDIO
DE VENTAS en la celda B15.
9. Mejora el aspecto de la hoja aadiendo bordes, sombreados y cambiando el color
de las letras del texto.

Elaboracin y edicin de grficos

Para activar tu cerebro


Actividad 38: Realiza una investigacin bibliogrca y responde las siguientes pre-
guntas:
1. Qu es un plan?
2. Qu es un grco?
3. Por qu es importante planear el diseo de un grco?
4. Cuntos tipos de grcos conoces y para qu sirven?
5. Para qu sirve cambiar el tamao de un grco?
6. Y moverlo de lugar?
7. Qu entiendes por darle formato a un grco?
8. Para qu ser til aprender a dar formato a un grco?
9. Cmo denes a la Vista preliminar?
10. Para qu es til la Vista preliminar?
11. Elabora un reporte y entrgaselo a tu profesor.

Planeacin del grco


La mayora de los virus son
Empezaremos por observar que cuando elaboras un grco lo primero que debes
transmitidos por la orina del hacer es planearlo para tener una idea clara de lo que vas a hacer. Debes decidir
MOUSE. qu informacin manejars en el grco y en qu lugar debe aparecer. Para esto
Gerard Van der Leun
puedes realizar lo siguiente:

a. Determina el propsito del grco: En esta parte debes preguntarte para qu


servir el grco, de esa manera podrs denir el propsito del mismo. Al te-
ner claro lo que quieres mostrar ser ms fcil disearlo.
Elabora hojas de clculo n 111

b. Identica las relaciones entre los datos: Todos los grcos ilustran la relacin
entre dos variables (datos), es decir, las variables son los insumos de la gr-
ca, si tienes claro cules son stas ser ms fcil el diseo.
c. Determina el resultado que debe mostrarse: Debes decidir cul ser la relacin
nal que quieres ilustrar.
d. Decide el tipo de grco a usar: Con base en las variables involucradas y la
relacin entre stas que deseamos resaltar, entonces decidirs cul es el tipo
de grco que ms se apega a tus necesidades. Te daremos una idea del tipo de
grcos que puedes hacer en Excel para que puedas tomar una decisin:

Grca de reas: Muestra cmo vara el volumen con el tiempo.


Grca de barras: Compara las distintas cantidades en el tiempo con un
formato horizontal
Grca de columnas: Compara distintas cantidades en el tiempo en un
formato vertical.
Grca de lneas: Compara tendencias a intervalos predenidos.
Grca circular o de pastel: Compara las partes de algo con el todo.
Grca XY: Compara tendencias, generalmente sirve para hacer pronsti-
cos en el comportamiento de los fenmenos.

e. Identica los datos de la hoja de trabajo que necesitas ilustrar con el grco:
Para este momento ya diseaste la hoja de donde saldr la grca, as que slo
debes identicar en dnde se encuentran los datos involucrados.
f. Traza un boceto del grco y luego salo para decidir en qu lugar deben co-
locarse los elementos en el grco: Es importante tener una idea clara del tipo
de grco que necesitamos y hacer un boceto en papel de ste colocando los
rtulos correspondientes, las leyendas de los ejes, etctera.

Una vez que has realizado el diseo de tu grco puedes estar seguro de que
el tiempo en el laboratorio ser mejor aprovechado en la edicin y formato del
grco y no en su elaboracin.

Desarrolla tu competencia
Actividad 39: Haz un diagrama de ujo que muestre los pasos para planear un grco.

Creacin del grco


Errar es Humano. Redondear
Ahora vamos a ver cmo crear grcos a partir de los datos introducidos en una
es Pentium hoja de clculo. El uso de grcos te permite realizar casi de manera inmediata
Gerard Van der Leun el anlisis de un conjunto de datos y concluir sobre su relacin para luego tomar
decisiones. Como se dice por ah: Una imagen dice ms que mil palabras y eso
es lo que te ayudaremos a explotar en este apartado.
112 n Informtica II

 Crear un grco
Un grco no es otra cosa ms que una imagen que te permite representar datos,
pero sobre todo las relaciones entre stos, para hacer ms fcil su interpretacin
y la toma de decisiones.

Para crear un grco realiza lo siguiente:

a. Selecciona los datos a representar en el grco, las columnas que formarn tu


grca.
b. Para hacer la grca debes entrar a la pestaa Insertar y elegir el grupo Gr-
co..., o bien haz clic sobre el botn Grco de la Cinta de opciones. De
inmediato aparecer la grca y la Barra de herramientas de grcos:

En esta barra de herramientas de grco podemos cambiar el tipo; para ello


presiona el icono de Cambiar tipo de grco y aparecer la siguiente pantalla:
Elabora hojas de clculo n 113

Podemos cambiar los rangos de datos, y para cambiar el diseo tenemos


ocho diseos distintos, slo debemos presionar el que deseamos darle a la gr-
ca. Podemos colocarle ttulo, la tabla de datos, ttulo a los ejes, etctera:

En el estilo de diseo podemos cambiar los colores y el fondo de la grca:

Desarrolla tu competencia
Actividad 40: En pareja y en el laboratorio, realiza la siguiente prctica:
1. Abre un nuevo libro y captura la siguiente tabla.

Nota: Cada una de las siguientes grcas deber tener las leyendas y rtulos corres-
pondientes.

2. Realiza una grca de pastel de las mujeres en cada paraescolar e insrtala en


una hoja nueva.
3. Realiza una grca de barras de los hombres en cada paraescolar e insrtala en
otra hoja nueva.
114 n Informtica II

4. Realiza una grca de columnas sobre el total de alumnos en cada actividad pa-
raescolar e insrtala en una hoja nueva.
5. Realiza una grca de anillo sobre el total de hombres y mujeres que participan
en todas las paraescolares e insrtala en una hoja nueva.
6. Realiza una grca de pastel por cada paraescolar e insrtalas en una hoja nueva.
7. Guarda el libro con el nombre de Grcas.
8. Sal de la aplicacin.

Actividad 41: En pareja y en el laboratorio, realiza la siguiente prctica:


1. Captura los siguientes datos en una hoja de clculo

Artculo Enero Febrero Marzo Abril


Pelotas 350 200 150 200
Bicicletas 200 150 100 150
Muecas 400 100 150 300
Carritos 375 130 50 250

2. Crea un grco de lneas en una hoja nueva acerca de las pelotas y bicicletas.
3. Inserta una leyenda en el grco.
4. Crea otro grco de reas entre las Muecas y Carritos.
5. Inserta una leyenda.
6. Crea un grco de columnas en el que se reejen las ventas de Bicicletas en todos
los meses. Gurdalo con el nombre de Grcas_varias.

Mover y cambiar de tamao un grco


Checando virus... Todos los  Modicar la posicin y el tamao de un grco
virus funcionan perfecta-
mente. Para seleccionar un grco, haz clic sobre l, aparecer remarcado con unos pun-
Gerard Van der Leun titos en cada esquina y puntos medios en los bordes, se denominan marcadores.
Observa la gura:
Elabora hojas de clculo n 115

Para cambiar de posicin un grco dentro de la misma hoja de clculo:

1. Selecciona el grco y sita el apuntador del ratn sobre l.


2. El apuntador del ratn se convertir en una echa blanca que apunta hacia la
izquierda.
3. Oprime el botn del ratn y sostenindolo, arrastra el grco hasta donde de-
sees colocarlo, despus suelta el botn del ratn.

Para cambiar el tamao de un grco:

1. Selecciona el grco y sita el apuntador del ratn sobre cualquiera de los


indicadores alrededor del cuadro del grco (como si desearas cambiar el ta-
mao de una ventana).
2. El apuntador del ratn se convertir en una echa de dos puntas.
3. Oprime el botn del ratn y sostnlo mientras arrastras el grco hasta el ta-
mao deseado.
4. Si quieres mantener la proporcin de su longitud y su altura, mantn pulsada
la tecla CTRL o MAYUS mientras arrastras.
5. Una vez conseguido el tamao deseado, suelta el botn del ratn.

Con esto podrs cambiar el lugar y el tamao del grco a tu gusto.

Desarrolla tu competencia
Actividad 42: En el laboratorio y en parejas realiza la siguiente prctica:
1. Abre el archivo Grcas.
2. Cambia el tamao y el lugar de las grcas que realizaste.
3. Guarda el archivo con el nombre de Grcas 2.
4. Sal de la aplicacin.

Edicin de un grco
Una vez que has terminado el grco es hora de revisarlo, y puede ser que en la
revisin encuentres detalles que no te gustan y entonces es momento de editarlo.
La edicin en Excel es fcil, por ejemplo, si cambias los datos el grco se ajus-
ta automticamente para reejar los datos nuevos. Para editar un grco debes
emplear la barra de Herramientas de grcos:
116 n Informtica II

Desarrolla tu competencia
Actividad 43: En el laboratorio y en parejas realiza la siguiente prctica:
1. Abre el archivo Grcas 2.
2. Edita al menos tres grcas cambiando los datos de la tabla o bien los rtulos o
leyendas.
3. Guarda el archivo con el nombre de Grcas 3.
4. Sal de la aplicacin.

Formato a un grco
Para dar formato a un grco se emplea el comando Opciones del grco.

 Cambiar el formato de la leyenda


La leyenda es el recuadro que
aparece por defecto en el lado
derecho del grco, identican-
do cada una de las series. A la
leyenda, al igual que a otras
partes del grfico, se le pue-
den cambiar las caractersticas,
como fuente, ubicacin, color,
etctera.
Haciendo doble clic sobre la
leyenda en un grco, aparece el cuadro de dilogo Formato de leyenda y ah se
pueden modicar las caractersticas que se deseen.

 Cambiar colores del grco


Para cambiar los colores de fondo
de una serie determinada, hay que
hacer clic en el grco a modicar
y despus hacer doble clic sobre
la barra que representa la serie
cuyo color se quiere modicar.
Selecciona la opcin Dar formato
a serie de datos y ah se pueden
modicar las caractersticas que
se deseen.
Elabora hojas de clculo n 117

Desarrolla tu competencia
Actividad 44: En el laboratorio y en parejas, realiza la siguiente prctica:
1. Abre el archivo Grcas 3.
2. Cambia el formato y tamao de los rtulos y leyendas de cinco grcas.
3. Cambia los colores de al menos cuatro grcos.
4. Guarda el archivo con el nombre de Grcas 4.
5. Sal de la aplicacin.

Vista preliminar e impresin de un grco


Bill Gates, 1981: 640K son La Vista preliminar te permite visualizar el aspecto de la hoja antes de imprimirla.
sucientes para cualquiera. Tambin se pueden modicar los mrgenes y otras caractersticas. Para activar la
Gerard Van der Leun
Vista preliminar realiza lo siguiente:

1. Selecciona el grco o haz clic sobre l.


2. Despliega el botn de Ofce.
3. Ingresa a Imprimir.
4. Selecciona Vista preliminar.
5. Escoge la opcin Vista preliminar.

6. Para terminar oprime el botn Cerrar.

Congurar la pgina te permite denir los mrgenes de la hoja, la orientacin


del texto en el papel, el tamao del papel, la calidad de la impresin, los encabe-
zados y pies de pgina, etctera.
Para congurar una pgina debes hacer lo siguiente:
118 n Informtica II

1. Despliega la pestaa Diseo de pgina.


2. Despliega el grupo Congurar pgina.
3. Ah puedes modicar las caractersticas inmediatas que aparecen:

4. Si presionas la echa que se encuentra en el grupo Congurar pgina, se abre


un cuadro de dilogo con el mismo nombre:

5. En la pestaa Pgina puedes escoger las caractersticas sobre la orientacin


de la impresin, la escala (nmero de pginas a utilizar en la impresin), el
tamao del papel y la calidad de la impresin.
6. En la pestaa Mrgenes asignas el tamao de los mrgenes de la pgina.
Elabora hojas de clculo n 119

7. La pestaa Encabezado y pie de pgina te permite colocar los textos que de-
seas que aparezcan en la cabecera y en el pie de pgina.
8. En la pestaa Grco puedes elegir el tamao del grco y la calidad de im-
presin. Tambin puedes hacer una Vista previa de la impresin.

Bien, con estas opciones puedes lograr una buena impresin no slo de tu gr-
co, sino comprobar que estos procedimientos funcionan en general.

Desarrolla tu competencia
Actividad 45: En el laboratorio y en parejas, realiza la siguiente prctica:
1. Abre el archivo Grcas.
2. Visualiza cinco grcos al tamao de la hoja.
3. Abre el archivo Grcas 4.
4. Visualiza las mismas grcas que usaste en el archivo Grcas.
5. Comenta las diferencias, cul se ve mejor?
6. Sal de la aplicacin.

Actividad 46: En el laboratorio y en parejas, realiza la siguiente prctica:


1. Abre el archivo Grcas_Varias.
2. Modica los rtulos, las leyendas, los formatos, etc., de cada grca.
3. Gurdalo como Varias_grcas.
4. Imprmelo, si es posible, y entrgalo a tu profesor.
5. Sal de la aplicacin.
120 n Informtica II

Proteccin de documentos

Para activar tu cerebro


Actividad 47: Realiza una investigacin documental y contesta las siguientes preguntas:
1. Para qu sirve ocultar las las?
2. Y las columnas?
3. Qu es ocultar una hoja?
4. Para que ser til ocultar una hoja?
5. Qu es proteger los datos o una hoja?
6. Para qu es til proteger los datos o la hoja?

Realiza un reporte con las respuestas a las preguntas y entrgalo a tu profesor.

Ocultar las y columnas


Mouse no encontrado.
Generalmente, las las y las columnas estn visibles para cualquier persona, pero
Usted tiene gato? hay ocasiones en que deseamos que algunas estn ocultas para hacer ms legible
(S/N) la hoja de trabajo o bien para que sea ms fcil localizar los resultados que nos
ayudarn a tomar una decisin. Para ello debers hacer lo siguiente:

1. Ubcate sobre la la o columna que deseas ocultar.


2. Despliega el Men contextual y haz clic en la opcin Ocultar.

La la o columna se ocultar, es decir, no se borra, slo desaparece de la


hoja de trabajo. En el siguiente ejemplo las columnas C y F se ocultaron, as
como las las 3 y 6, observa:
Elabora hojas de clculo n 121

Si deseas volver a mostrar la la o columna que ocultaste, slo debes hacer lo


siguiente:

1. Selecciona una celda de cada la o columna entre las que se encuentra la la


o columna oculta. Por ejemplo, para mostrar la columna C debes tomar una
celda de la columna B y una de la columna D.

2. Entra al Men contextual y elige la opcin Mostrar.

De esta manera puedes ocultar o mostrar las o columnas segn tus necesidades.
122 n Informtica II

Desarrolla tu competencia
Actividad 48: En el laboratorio y en parejas, realiza la siguiente prctica:
1. Abre el archivo Promedio.
2. Oculta las columnas Calicacin 1 y Calicacin 3.
3. Oculta las las 2 y 5 que pertenecen a algunas de tus asignaturas.
4. Muestra la columna Calicacin 3.
5. Muestra la la 5.
6. Guarda el archivo.
7. Sal de la aplicacin.

Ocultar hojas
De dnde venimos? Para
A veces es necesario ocultar no slo las o columnas, sino una hoja de trabajo
dnde vamos? La res- completa. Excel te permite hacer esto de la siguiente manera:
puesta, estar en Internet?
Gerard Van der Leun
1. Ubcate en la etiqueta de la hoja que deseas ocultar.
2. Despliega el Men contextual.

3. Elige el comando Ocultar.

La Hoja de trabajo se ocultar automtica-


mente, pero al igual que las las o columnas
no se borra del libro, slo se oculta hasta
que t decidas mostrarla nuevamente. En
el siguiente ejemplo se ocult la hoja de tra-
bajo 2:
Elabora hojas de clculo n 123

Para mostrar nuevamente la hoja 2 o cualquiera que hayas ocultado, realiza


lo siguiente:

1. Despliega el Men contextual.


2. Selecciona la opcin Mostrar.
3. Se desplegar una ventana con las hojas que tienes ocultas y ah podrs selec-
cionar la hoja que deseas mostrar:

La hoja se mostrar de inmediato y estar lista para que trabajes con ella.

Desarrolla tus competencias


Actividad 49: En el laboratorio y en parejas, realiza la siguiente actividad:
1. Abre el archivo Grcas.
2. Oculta algunas de las hojas de este archivo.
3. Muestra algunas de las hojas que ocultaste.
4. Guarda el archivo.
5. Sal de la aplicacin.

Proteger datos/hojas
No se te ocurra usar el tel-
Hay documentos que por su importancia no deben ser modicados en ciertas ca-
fono para llamar a los ractersticas y por lo tanto stas deben ser protegidas contra abusos de gente mal
bomberos. Estoy en lo mejor intencionada que pudiera desear modicar dicha informacin. Para proteger los
de un download!!!
datos de una hoja de clculo debes hacer lo siguiente:
Gerard Van der Leun

1. Selecciona los datos que deseas proteger; por ejemplo, en la siguiente tabla
deseamos proteger todos los datos, ya que esta tabla se pondr a disposicin
de los padres en la red y no deseamos que por algn accidente dicha infor-
macin sufra alteraciones:
124 n Informtica II

Datos
seleccionados
para ser
protegidos

2. Despus debers entrar a la pestaa Revisar y al comando Proteger hoja:

El computador naci para re- 3. Entonces aparecer la siguiente ventana:


solver problemas que antes
no existan.

4. Aqu debes seleccionar los aspectos que deseas proteger.


5. Para que la proteccin sea completa debers asignar una contrasea. La con-
trasea es opcional; sin embargo, si no proporcionas una contrasea cualquier
persona podr desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos. Asegrate
Elabora hojas de clculo n 125

de elegir una contrasea que puedas recordar, ya que si pierdes la contrasea


no podrs tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de clculo.
6. Haz clic en Aceptar y, si se solicita, vuelve a escribir la contrasea.

Una vez protegidos los datos, si deseamos modicar alguna de las caractersticas
protegidas de la hoja de clculo, debemos entrar a la ventana anterior y quitar la
marca de la caracterstica que desea ser modicada por el usuario.

Desarrolla tu competencia
Actividad 50: En pareja y en el laboratorio de informtica realiza la siguiente prctica:
1. Abre el archivo Nmina.
2. Protege la hoja completa con contrasea.
3. Cierra el archivo.
4. Abre el archivo Promedio.
5. Protege los datos de las calicaciones con contrasea.
6. Cierra el archivo.
7. Sal de la aplicacin.

Proteger una hoja de clculo o un libro mediante


contrasea
A veces es necesario proteger una hoja de clculo para que no pueda ser vista por
cualquier persona y en este caso debemos proteger el libro para que no se pueda
ver ni modicar. Para ello haremos lo siguiente: en la pestaa Revisar haz clic en
Proteger hoja o libro, segn lo que deseas hacer.
126 n Informtica II

Para proteger tu libro con contrasea contra lectura o escritura, debemos ha-
cer lo siguiente:
Cul es la diferencia entre
un virus y Windows 95? El 1. Abrir el botn de Ofce.
virus funciona. 2. Seleccionar Guardar como y a continuacin presionar el botn Herramientas,
Gerard Van der Leun
aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Elabora hojas de clculo n 127

Si deseas que el archivo se pueda ver mediante la escritura de una con-


trasea, escribe una contrasea en el cuadro Contrasea de apertura y haz
clic en Aceptar.
Si deseas que los cambios se guarden con el uso de una contrasea, es de-
cir, el archivo quede protegido contra escritura, entonces inserta una con-
trasea en el cuadro Contrasea de escritura y haz clic en Aceptar.

3. Cuando se solicite, vuelve a escribir las contraseas para conrmarlas.


4. Haz clic en Guardar.
5. Si se te pide, haz clic en S para reemplazar el libro existente.

Desarrolla tu competencia
Actividad 51: En el laboratorio de informtica y en parejas:
1. Abre el archivo Grcas.
2. Protgelo contra escritura y lectura con una contrasea que te sea fcil recordar.
3. Cierra el archivo.
4. Intenta abrirlo nuevamente y colcale la contrasea.
5. Cirralo y sal de la aplicacin.
Elabora hojas de clculo n 129

Qu aprend en este bloque?


De acuerdo con las pistas que se encuentran en la parte inferior, resuelve el
siguiente crucigrama:

1 2

5 6

8 9 10

11

12

13 14 15

16

17

18

19

Horizontales Verticales
1. Identica una celda o un rango de celdas en una hoja 2. Procedimiento mediante el cual se corrigen los posibles
de trabajo para poder obtener los valores que funcio- errores que se encuentran en un documento despus de
narn como operandos en una frmula. la revisin.
4. Operacin aritmtica que tiene la mayor jerarqua. 3. Calcula los valores para dar un resultado.
5. Operacin para salir de un documento. 6. Barra que contiene el nombre del documento sobre el
8. Son los nmeros, frmulas o funciones que se introdu- que se est trabajando.
cen a las celdas y que se utilizan en los clculos. 7. Representacin de datos en forma de columnas, circu-
11. Es una cadena de caracteres que identican una la, lar, etctera.
una columna o una grca. 9. El rea de trabajo de Excel tiene un total de 65 536.
12. Es la interseccin entre una la y una columna. 10. Un arreglo de las y columnas que te permite realizar
13. El rea de trabajo tiene un total de 256, desde A operaciones con nmeros.
hasta IV. 11. Seleccin de una o ms celdas adyacentes o no que se
17. Almacenar en alguna unidad de disco el libro de tra- tratan como una sola.
bajo. 14. Barra que contiene todas las operaciones de Excel.
18. Frmula predenida por Excel. 15. Men que te proporciona auxilio.
19. Es el archivo que creamos con Excel. 16. Barra que contiene las operaciones ms comunes sobre
formatos.
Elabora hojas de clculo n 131

Vamos a la prctica
De acuerdo con lo visto en la unidad realiza las siguientes prcticas:

Prctica 1:
1. Copia la siguiente factura en la hoja1 del libro de trabajo:

2. Calcular todos los datos de la factura, teniendo en cuenta lo siguiente:


a. Se debe utilizar nombre de rango para:
i. Calcular el Total de cada la.
ii. Calcular el Total bruto.
iii. Calcular el IVA.
iv. Calcular el TOTAL NETO (IVA INCLUIDO)
3. Hacer una copia de esta hoja en el libro de trabajo.
4. Borrar de la misma todos los clculos realizados.
5. Volver a calcular la factura utilizando referencias absolutas y relativas, segn
el caso.
6. Cambiar el formato de la fecha para que el mes aparezca en letras, se debe
realizar a travs del men.
7. Guardar la prctica con el nombre Factura.
132 n Informtica II

Prctica 2:
1. Copia los siguientes datos en la hoja.

2. Cambia el formato de la columna Importe a pesos con dos decimales.


3. Ordena los datos alfabticamente por empresa.
4. Cambia el orden a Descendente (Z-A).
5. Ordena la base de datos por No. Cliente.
6. Elimina el registro con No. Cliente 687.
7. Crea un grco circular 3D con el nombre de la empresa y el importe.
8. Crea un grco de barras horizontal con el nombre del cliente y el importe
9. Guarda el archivo como Clientes_dic.
Elabora hojas de clculo n 133

Mi competencia actual
Nombre:________________________________________________________ Calicacin:_________

Lugar y Fecha:_________________________ Grupo:___________ N. Lista:_________

I. Subraya la respuesta correcta para cada pregunta:

1. La hoja de clculo Excel de Microsoft es un programa cuya nalidad es:


a) El diseo de documentos de texto
b) La realizacin de clculos y grcos de los datos de cierta informacin
c) La elaboracin de diapositivas para Presentaciones Electrnicas
d) La elaboracin de rtulos para el sistema operativo
2. Es el nombre que se le da a la interseccin de una columna y una la:
a) Filas
b) Columnas
c) Barras
d) Celdas
3. Un libro de trabajo de Excel est conformado por:
a) Hojas
b) Diapositivas
c) Presentaciones
d) Texto
4. Es el nmero de hojas mximo que puede tener un libro:
a) 128
b) 100
c) 255
d) 320

5. Cul es la accin que se realiza al emplear el botn ?


a) Ampliar el tamao de la celda
b) Convertir varias celdas en una sola
c) Aumentar el tamao de la fuente
d) Aumentar el tamao del libro
134 n Informtica II

6. Es la accin que realiza este botn .


a) Ordenar columnas en forma ascendente
b) Ordenar columnas en forma descendente
c) Ordenar las en forma ascendente
d) Ordenar las en forma descendente
7. Cul de las siguientes barras nos permite editar y modica el contenido de una celda de la hoja de clculo?
a) Barra de Men
b) Barra de estado
c) Barra de Herramientas
d) Barra de Frmula
8. En qu barra se encuentra la funcin de Autosuma?
a) De Men
b) De estado
c) De Herramientas
d) De Frmula
9. Son ejemplos de funciones predenidos en Excel:
a) SUMA Y PRODUCTO
b) MAS Y MENOS
c) COPIAR Y MOVER
d) TIMES Y ARIAL
10. Es un conjunto de celdas adyacentes o no que se trabajan como una sola:
a) Funcin
b) Frmula
c) Rango
d) Celda
11. Est formada por argumentos que pueden ser valores numricos, operadores aritmticos, referencias a celdas e
incluso funciones y siempre inicia con el signo =:
a) Funcin
b) Frmula
c) Rango
d) Celda

12. Tipo de grca que nos permite comparar las partes con el todo:
a) Columnas
b) Filas
c) Barras
d) Circular
Elabora hojas de clculo n 135

Evaluacin formativa
Gua de observacin

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

La siguiente prctica es una lista de reactivos que el facilitador aplicar al estudiante y con base en ellos se
calicarn los indicadores de la Gua de Observacin que se presenta en la pgina siguiente.

Caso prctico:

R1. Abre un nuevo libro de Excel.


R2. Introduce la siguiente tabla tal como te la mostramos:

R3. Calcula Total Mensual y Total Regiones.


R4. Calcula las ventas esperadas por regin tomando en cuenta el incremento esperado.
R5. Realiza una grca de pastel por regin y colcalas en una hoja nueva con el nombre de Regiones, as
como los identicadores correspondientes (rtulos, leyendas, etc.).
R6. Realiza una grca de barras para cada mes y colcalas en una hoja nueva con el nombre de Meses,
junto con los identicadores correspondientes (rtulos, leyendas, etc.).
R7. Guarda el libro como Eval_Final y sal de la aplicacin.
Elabora hojas de clculo n 137

Evaluacin formativa
Gua de observacin

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

Instrucciones: La Gua de Observacin debe ser aplicada por el facilitador de acuerdo con los reactivos del
Caso Prctico y deber colocarse un 1 en Ejecucin si el estudiante cumpli o un 0 si no cumpli con cada
indicador; en caso de que la respuesta sea que no cumpli, colocar en la columna de Observaciones la jus-
ticacin de ello. Hay uno o varios indicadores asociados a cada reactivo del caso prctico. Para obtener la
calicacin nal deber multiplicar la columna Ejecucin por Ponderacin colocando el producto en la co-
lumna de Total, nalmente sume la columna Total.

Reactivo
asociado Indicador Ejecucin Ponderacin Total Observaciones

R1 Abri correctamente el libro Excel 0.5

Introdujo correctamente la tabla que se


R2 1
proporcion

R3 Calcul los totales correctamente 1

Realiz correctamente los clculos de las


R4 2
ventas esperadas

Realiz correctamente los grcos de


R5 2
pastel

Coloc correctamente las identicaciones


R5 1
a cada grco

Realiz correctamente los grcos de


R6 1
barra

Coloc correctamente las identicaciones


R6 1
a cada grco

R7 Guard correctamente el archivo 0.5

Calicacin nal
Elabora hojas de clculo n 139

Evaluacin formativa
Lista de cotejo

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

Los reactivos de la Lista de Cotejo son productos generados por el estudiante, as que deber ser l quien los
desarrolle en su cuaderno.

R1. Disea una hoja de clculo para llevar el inventario de un comercio.


R2. Realiza tu diseo en Excel incluyendo lo siguiente:
1. Identicadores correctos para la hoja, as como para cada columna de datos.
2. Clculos automticos de totales, tal manera que al cambiar un dato el total cambie en automtico.
3. Grcos por artculo.
4. Grcos por columna (identicadas por ti).
R3. Guarda tu diseo con un nombre apropiado.
Elabora hojas de clculo n 141

Evaluacin formativa
Lista de cotejo

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

Instrucciones: La Lista de Cotejo debe ser aplicada por el facilitador de acuerdo con los reactivos del Caso
Prctico y deber colocarse un 1 en Ejecucin si el estudiante cumpli o un 0 si no cumpli con cada indica-
dor, en caso de que la respuesta sea que no cumpli colocar en la columna de Observaciones la justicacin
de ello. Hay uno o varios indicadores asociados a cada reactivo del Caso Prctico. Para obtener la calica-
cin nal deber multiplicar la columna Ejecucin por Ponderacin colocando el producto en la columna de
Total, nalmente sume la columna Total.

Reactivo
asociado Indicador Ejecucin Ponderacin Total Observaciones

R1 El diseo de la hoja respeta le metodologa 3

R2 El identicador de la hoja de clculo es 1


acorde con los datos empleados

R2 Los identicadores de cada columna estn 1


acordes con su contenido

R2 Los totales son automticos y permiten el 2


reclculo con el cambio de datos

R2 Los grcos por artculo tienen 1


identicadores acordes con su contenido

R2 Los grcos de cada columna estn 1


correctamente identicados

R3 El grco guardado cumple con todos los 1


requerimientos

Calicacin nal:
Elabora hojas de clculo n 143

Temas para informticos


El siguiente es un problema lgico, resulvelo:

1. Describe el algoritmo para llevar a Karel con su novia Karen. Karel comienza
orientado hacia el norte. Los movimientos permitidos para Karel son:
GI: Gira a la izquierda 90 en sentido contrario de las manecillas del reloj.
A: avanza una casilla.

Norte

Karel
Karen
144 n Informtica II

BLOQUE III I

Desarrolla bases
de datos
Competencias disciplinares del Bloque III:
Elabora bases de datos como un recurso para el manejo de la
informacin y solucin de problemas del mbito escolar y cotidiano.
Desarrolla bases de datos n 145

Durante el presente bloque se busca desarrollar los


siguientes atributos de las competencias genricas:
1.1 Enfrenta las dicultades que se le presentan y es consciente de sus valores, fortalezas y
debilidades.
3.3 Cultiva las relaciones interpersonales que contribuyen a su desarrollo humano y el de
quienes lo rodean.
4.1 Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingsticas, matemticas o grcas.
4.5 Maneja las tecnologas de la informacin y la comunicacin para obtener informacin y
expresar ideas.
5.1 Sigue instrucciones y procedimientos de manera reexiva, comprendiendo cmo cada uno de
sus pasos contribuye al alcance de un objetivo.
5.2 Ordena informacin de acuerdo a las categoras, jerarquas y relaciones.
5.6 Utiliza la tecnologa de la informacin y comunicacin para procesar e interpretar la
informacin.
6.1 Elige las fuentes de informacin ms relevantes para un propsito especco y discrimina
entre ellas de acuerdo a su relevancia y conabilidad.
6.4 Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sinttica.
7.1 Dene metas y da seguimiento a sus procesos de construccin de conocimiento.
8.1 Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, deniendo
un curso de accin con pasos especcos.
8.2 Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera reexiva.
8.3 Asume una actitud constructiva, congruente con los conocimientos y habilidades con los que
cuenta dentro de distintos equipos de trabajo.
9.1 Privilegia el dilogo como mecanismo para la solucin de conictos.
9.5 Acta de manera propositiva frente a los fenmenos de la sociedad y se mantiene informado.
Contenido
Mi competencia inicial 149

Elementos bsicos de Access 151


Abrir y cerrar Access 151
La pantalla inicial 152
Cerrar la base de datos 153
Abrir una base de datos 154
Crear una tabla de datos 155
La clave principal 157
Guardar una tabla 158
Cerrar una tabla 158
Modicar el diseo de una tabla 161
Introducir y modicar datos en una tabla 162
Desplazarse dentro de una tabla 163
Buscar y reemplazar datos 164
Propiedades de los campos 167

Las relaciones 172


Quitar tablas de la ventana Relaciones 175
Modicar Relaciones 175
Eliminar relaciones 176
Limpiar la ventana relaciones 176
Mostrar relaciones directas 176
Visualizar todas las relaciones 177

Las Consultas 178


Crear una consulta 179
Aadir campos 181
Denir campos calculados 181
Cambiar el orden de los campos 181
Guardar la consulta 182
Ejecutar la consulta 182
Modicar el diseo de una consulta 182
Ordenar las las 183
Seleccionar las 183
Consultas con parmetros 184
Las consultas multitabla 185
La composicin externa 185
Los formularios 188
Editar datos de un formulario 191
La vista Diseo de formulario 192
La pestaa Diseo de formulario 193
La seccin Controles y campos 194
Trabajar con controles 196

Los informes 201


El asistente para informes 202
La vista Diseo de informe 206
La pestaa Diseo de informe 207
La seccin Controles y campos 208
Imprimir un informe 210

Qu aprend en este bloque? 213

Vamos a la prctica 215

Mi competencia actual 219

Evaluacin formativa 221

Temas para informticos 229


Mi competencia inicial
Nombre:________________________________________________________ Calicacin:_________

Lugar y Fecha:_________________________ Grupo:___________ N. Lista:_________

I. Escribe en el parntesis el inciso que corresponde a la respuesta correcta a cada pregunta

1. ( ) El Access es:
a) Una hoja de clculo b) Una base de datos c) Un editor de textos d) Un sistema operativo
2. ( ) La jerarqua que tiene el Access es la siguiente:
a) TablaBase de datos b) Base de datosTabla c) TablaBase de datos d) Ninguna de las ante-
RegistroCampo RegistroCampo CampoRegistro riores

3. ( ) Son los objetos principales de base de datos que se utilizan para seguridad de datos.
a) Consultas b) Formularios c) Tablas d) Informes
4. ( ) La extensin de una base de datos Access, es:
a) ACC b) MDB c) ACCDB d) ACM
5. ( ) Para un campo tipo texto, se debe controlar la extensin del texto
a) Simplemente por es- b) Para ahorrar memoria c) Porque si no tendre- d) Porque si no debemos
ttica mos problemas para poner menos campos
buscarlo en una con-
sulta
6. ( ) Una clave principal
a) Es nica b) Se puede repetir c) Segn se disee la ta- d) Ninguna de las ante-
bla, se puede repetir riores es vlida
7. ( ) Para la edad de una persona, qu tipo de dato numrico es el ms idneo?
a) Simple b) Entero c) Entero largo d) Byte
8. ( ) Son los objetos principales de base de datos que se utilizan para seguridad de datos:
a)Consultas b) Formularios c) Tablas d) Informes
9. ( ) Cmo se pone una clave principal?
a) Sobre el campo que b) Al poner el nombre del c) El Access por defecto d) Todas son vlidas
se desea, se presio- campo, ponemos entre elige la ms adecuada
na el botn derecho, parntesis la palabra
y se selecciona clave clave
principal
10. ( ) Para realizar una consulta normal, es decir aquellas en que no se modican los datos originales, escoge-
mos una consulta de
a) Visualizacin b) Seleccin c) Normal d) Todas son vlidas
150 n Informtica II

11. ( ) Si tenemos una consulta ya grabada e introducimos nuevos datos en la tabla, la consulta
a) Se actualiza sin pro- b) Slo saldrn los nue- c) Las consultas son ce- d) La consulta dara error
blemas vos valores y se elimi- rradas y no les afec- al ejecutarse
narn los antiguos tan los nuevos datos
de la tabla
12. ( ) Si queremos buscar las personas cuya primera letra de su nombre sea la V, cmo debe ser el criterio?
a) * v * b) v * c) * v d) Todas son vlidas

13. ( ) La nica condicin necesaria para relacionar dos tablas es:


a) No hay ninguna en b) Dos campos (uno c) No se pueden crear d) Los requisitos son
especial para cada tabla) que relaciones si Access tantos que hacen que
tengan la misma infor- no lo pregunta previa- esta tarea sea ardua y
macin mente no se utilice
14. ( ) Para disear un campo como el del telfono, el tipo ms ptimo es
a) Texto b) Numrico c) Autonumrico d) Ninguno de los
anteriores
15. ( ) Qu tipos de ltrado se pueden seleccionar en una tabla?
a) Seleccin y estndar b) Seleccin y por c) Seleccin y por d) Ninguno de los
formulario indexacin anteriores
16. ( ) A una tabla, una vez diseada y con algunos datos introducidos, se le pueden agregar ms campos?
a) S b) No c) S, pero el nuevo n- d) S, pero slo de tipo
mero de campos no texto
puede sobrepasar a
los que existan ante-
riormente
17. ( ) Si en una tabla, dimos a una fecha el formato fecha corta, se puede cambiar el formato en la presenta-
cin de resultados de una consulta?
a) S, sin problema b) No, nunca c) S, pero a unos pocos d) S pero habra que
formatos y ya preesta- noticarlo previamen-
blecidos te en el diseo de la
tabla
18. ( ) Constituyen un recurso especco para la presentacin de informaciones en papel impreso
a) Consultas b) Formularios c) Tablas d) Informes
19. ( ) Objeto de una base de datos en el que se pueden colocar controles para realizar acciones o para introducir,
mostrar y modicar los datos de los campos
a) Consultas b) Formularios c) Tablas d) Informes
20. ( ) Es un conjunto de datos perteneciente a un mismo contexto y almacena datos sistemticamente para uso
posterior
a) Base de datos b) Tablas c) Campo d) Registro
Desarrolla bases de datos n 151

Elementos bsicos de Access

Para activar tu cerebro


Actividad 1: Realiza una investigacin documental en distintas fuentes bibliogrcas
No se fe de los ordenadores, acerca de los distintos tipos de manejadores de bases de datos que han existido. Entre-
pero menos an de los seres ga un reporte con los siguientes requisitos:
humanos.
1. Portada:
Primera Ley de abilidad
de Gilb a. Nombre de la institucin
b. Nombre de la asignatura
c. Nombre del docente
d. Nombre del alumno
e. Lugar y fecha
2. En tu trabajo debers responder las siguientes preguntas:
a. Qu es un manejador de bases de datos?
b. Qu es una base de datos?
c. Cules son los principales elementos de una base de datos?
d. Cules son las ventajas de usar una base de datos?
e. Qu es un sistema manejador de bases de datos?
f. Elabora una tabla de diferencias con los diferentes manejadores de bases de
datos que se han desarrollado a lo largo de la historia.

Abrir y cerrar Access


Las dos formas bsicas de iniciar Access son:

1. Desde el botn Inicio :


Haz clic sobre el botn Inicio, se despliega un men.
Coloca el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que
hay instalados.
Busca Microsoft Ofce y luego Microsoft Access, haz clic sobre l, y se
iniciar el programa.
2. Desde el icono de Access 2007 del escritorio , haciendo clic sobre l.

Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes opera-
ciones:

1. Haz clic en el botn cerrar .


2. Presiona la combinacin de teclas ALT+F4.
3. Haz clic sobre el botn de Ofce y presiona el botn Salir de Access.
152 n Informtica II

La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como la siguiente, es muy parecida
a la que aparecen con Word y Excel, por lo que no nos vamos a detener en ex-
plicar cada parte. La pantalla puede no coincidir exactamente con la que ves en
tu computadora.

Para iniciar una nueva base de datos tenemos que elegir Nueva base de datos,
y colocar el nombre y la ruta en la parte derecha de la pantalla y oprimir Crear.
Desarrolla bases de datos n 153

Una vez que inicias en una base de datos nueva, aparecer la siguiente pan-
talla:

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos, ya que todos


los dems objetos se crean a partir de stas.
En la ventana de la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde
podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de
datos.
En principio slo encontraremos el de Tabla1, pues es el que Access crear
por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y
de qu forma.

Cerrar la base de datos


Se puede hacer de varias formas:

1. Cerrando Access:

Ve al Botn de Ofce y presiona el botn Salir de


Access.
O bien haz clic sobre el botn Cerrar de la
ventana Base de datos.

2. Sin cerrar Access:

En el Botn de Ofce, elige la opcin Cerrar base


de datos.
154 n Informtica II

Abrir una base de datos


Se puede hacer de tres formas distintas:

1. Desde el botn de Ofce: Ir al botn de Ofce, opcin


Abrir.
2. Desde los documentos recientes del botn de Of-
ce: Despliega el botn de Ofce donde aparecen las
ltimas bases de datos que se abrieron bajo el ttulo
de Documentos recientes, haz clic en la que quieras
abrir.
3. Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Ofce
Access: Nada ms abre Access desde su icono en el
Escritorio o desde la opcin en Inicio Todos los Programas, aparecer la
pantalla de Introduccin a Microsoft Ofce Access.

En la parte derecha vers el grupo Abrir base de datos reciente.

Selecciona alguna que quieras abrir o haz clic en Ms para buscar el


archivo de la base de datos que quieres abrir.
En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos con-
creta se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que busques el archivo.

Desarrolla tu competencia
Prctica 1: Almacn
1. Abre Access.
2. Elige la opcin Base de datos en blanco, aparecer el panel Base de datos en blan-
co a la derecha de la pantalla.
3. Haz clic en el botn Buscar ubicacin . Se abrir el cuadro de dilogo Archivo
de nueva base de datos.
4. Haz clic sobre el icono de Mi PC que aparece en la parte izquierda del cuadro de
dilogo y elige la ubicacin que deseas para tus ejercicios. Observa cmo en el
recuadro Guardar en aparece la ruta que hayas elegido.

5. Pulsa el botn para crear una nueva carpeta y llmala Prcticas de Access.
Haz doble clic sobre la carpeta para entrar en ella.
6. En el recuadro Nombre de archivo:, escribe el nombre que queremos ponerle a
nuestro archivo: Almacn.
7. Haz clic sobre el botn Aceptar. Observa cmo al volver a la pgina inicial, en el
cuadro de texto Nombre de archivo aparece Almacn.accdb. Tambin vers la ruta
de la carpeta que elegiste.
8. Presiona el botn Crear. Observa cmo tenemos una nueva base de datos llamada
Almacn.accdb preparada para crear una tabla.
Desarrolla bases de datos n 155

9. Abre el botn de Ofce.


10. Pulsa el botn Salir de Access. Vamos a volver a abrir Access.
11. En la pantalla de Introduccin podramos hacer clic sobre el nombre de la base de
datos en el grupo Abrir base de datos reciente.
12. Haz clic sobre el archivo que queremos abrir, Almacn.accdb.
13. Haz clic sobre el botn Abrir.
14. Haz clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la base de datos.

Prctica 2: Alumnos
1. Crea una base de datos en la carpeta Prcticas de Access con el nombre Alumnos.
2. Cierra la base de datos anterior.
3. Abre la base de datos Alumnos.
4. Vuelve a cerrarla.

Prctica 3: Motocicletas
1. Crea una base de datos en la carpeta Prcticas de Access con el nombre Motoci-
cletas.
2. Cierra la base de datos anterior.
3. Abre la base de datos Motocicletas.
4. Vuelve a cerrarla.

Prctica 4: Biblioteca
1. Crea una base de datos en la carpeta Prcticas de Access con el nombre Biblioteca.
2. Cierra la base de datos anterior.
3. Abre la base de datos Biblioteca.
4. Vuelve a cerrarla.

Crear una tabla de datos


El xito de un sistema de
Para crear una tabla de datos tenemos que ha-
computacin depende en cer clic en la pestaa Crear y grupo Tablas, que
gran medida de los controles tiene los siguientes comandos:
que se le efectan.
Ley de la programacin de
ordenadores El botn Tabla abre la vista Hoja de datos,
consiste en introducir directamente los datos
en la tabla y segn stos determinar el tipo
de datos que tiene la columna.
La vista Diseo es el mtodo que utilizaremos.
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predenido, abre
una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint crea un objeto compatible con un sitio SharePoint desde
el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras
personas con acceso al mismo sitio.
156 n Informtica II

Al presionar el comando Diseo de Tabla aparecer la vista de Diseo de la


tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla que asigna Access: Tabla1.


A continuacin tenemos la rejilla, donde deniremos las columnas que compo-
nen la tabla; se utiliza una lnea para cada columna, as, en la primera lnea (la)
de la rejilla deniremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsque-
da) para denir propiedades del campo, es decir, caractersticas adicionales de la
columna que estamos deniendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos ayuda sobre lo que
debemos hacer.
Desarrolla bases de datos n 157

En la primera la escribe el nombre del primer


campo; al presionar la tecla INTRO se pasa al tipo
de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de
dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, haz clic
sobre la echa de la lista desplegable de la derecha
y elige otro tipo.
Observa cmo una vez que tengamos algn tipo
de dato en la parte inferior de la ventana, las Propie-
dades del campo se activan para indicar ms carac-
tersticas del campo.
A continuacin presiona la tecla ENTER para ir
a la tercera columna de la rejilla, que no es obligato-
rio utilizar, ya que nicamente sirve para introducir
un comentario, por lo general una descripcin del
campo para saber qu datos introducir.
Repite el proceso hasta completar la denicin de todos los campos (colum-
nas) de la tabla.

La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal, sta propor-
ciona un valor nico para cada la de la tabla y nos sirve como identicador de re-
gistros. Para asignar una clave principal a un campo, sigue los pasos siguientes:

Haz clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
Haz clic sobre el botn Clave principal en el grupo Herramientas de la pestaa
Diseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave, indicndonos que
dicho campo es la clave principal de la tabla.
158 n Informtica II

Guardar una tabla


Para guardar una tabla, hacemos lo siguiente:

Ve al botn de Ofce y elige la opcin Guardar.


O bien haz clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cua-


dro de dilogo:

Escribe el nombre de la tabla.


Haz clic sobre Aceptar.

Cerrar una tabla


Para cerrar una tabla, hacemos lo siguiente:

Haz clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y selecciona Ce-
rrar en el men contextual:

O bien haz clic sobre el botn Cerrar que se encuentra en la parte derecha
al mismo nivel que la pestaa.
Desarrolla bases de datos n 159

Desarrolla tu competencia
Prctica 5: Alumnos
1. Abre la base de datos Alumnos.
2. Crea una tabla con el nombre Alumnos con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato


Matrcula Numrico
Nombre Texto
Apellidos Texto
Direccin Texto
Poblacin Texto
Cdigo postal Numrico
Tutor Texto
Telfono Texto
Fecha de nacimiento Fecha/Hora

La clave principal ser el campo Matrcula.


3. Crea una tabla con el nombre de Maestros con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato


Nm. Control Numrico
Nombre Texto
Apellidos Texto
Direccin Texto
Poblacin Texto
Cdigo postal Numrico
Especialidad Texto
Aos de experiencia Numrico
Telfono Texto
Fecha de ingreso Fecha/Hora

De momento no denimos clave principal.


4. Cierra la base de datos.

Prctica 6: Motocicletas
1. Abre la base de datos Motocicletas de la carpeta Prcticas de Access.
2. Crea otra tabla con el nombre Motocicletas con los siguientes campos:
160 n Informtica II

Nombre del campo Tipo de dato


Cdigo Numrico
Marca Texto
Modelo Texto
Color Texto
Precio Numrico
Extras instalados Memo

La clave principal ser el campo Cdigo.


3. Crea otra tabla con el nombre de Servicios con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato


Clave servicio Numrico
Tipo Texto
Fecha Texto
Precio Numrico
Observaciones Memo

La clave principal ser el campo Clave servicio.


4. Crea otra tabla con el nombre de Clientes con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato


Cdigo cliente Numrico
Nombre Texto
Apellidos Texto
Marca motocicleta Texto
Fecha Texto
Observaciones Memo

De momento no denimos clave principal.


5. Cierra la base de datos.

Prctica 7: Biblioteca
1. Abre la base de datos Biblioteca de la carpeta Prcticas de Access.
2. Crea otra tabla con el nombre Biblioteca con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato


Clave libro Numrico
Ttulo Texto
Autor Texto
Gnero Texto
Editorial Texto
Precio Numrico
Observaciones Memo
Desarrolla bases de datos n 161

La clave principal ser el campo Clave libro.


3. Crea otra tabla con el nombre de Prstamos con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato


Clave lector Numrico
Nombre Texto
Apellidos Texto
Clave libro Numrico
Fecha prstamo Fecha/Hora
Fecha devolucin Fecha/Hora
Observaciones Memo

La clave principal ser el campo Clave lector.


4. Cierra la base de datos.

Modicar el diseo de una tabla


Los ordenadores son Si deseamos modicar la tabla creada tendremos que realizar una modicacin
intiles. Slo pueden darte en su diseo, para ello:
respuestas.
Pablo Picasso
Abre la base de datos donde se encuentra la tabla a modicar.
Haz clic derecho sobre la tabla y selecciona Vista Diseo en el men contex-
tual.

Aparecer la ventana de diseo de tablas que ya vimos. Para modicar la de-


nicin de un campo, posiciona el cursor sobre el campo a modicar y realiza
las sustituciones necesarias.

Para aadir un nuevo campo, debemos hacer lo siguiente:

Ir al nal de la tabla y escribir la denicin del nuevo campo.


162 n Informtica II

O bien situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn


de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se
insertar delante del que estamos posicionados.

Para eliminar un campo, debemos hacer los siguiente:

Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn de la pes-


taa Diseo.
O bien seleccionar toda la la correspondiente al campo haciendo clic en su
extremo izquierdo y cuando est remarcada presionar la tecla Supr o Del. Se
borrar el campo de la denicin de la tabla y los datos almacenados en el
campo tambin desaparecern.

Introducir y modicar datos en una tabla


Para introducir datos en una tabla, podemos hacer lo siguiente:

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin.


Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y

seleccionar la opcin en el men contextual.


Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistas de
objeto y elegir la vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o Diseo.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada la nos sirve para introducir un registro. Escribe el valor del primer cam-
po del registro.
Presiona ENTER para ir al segundo campo del registro.
Cuando termines de introducir todos los campos del primer registro, presiona
ENTER para introducir los datos del segundo registro.
Desarrolla bases de datos n 163

En el momento que cambiamos de registro, el anterior se almacenar autom-


ticamente.
Haz clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Selecciona el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda


del registro.
El registro quedar seleccionado; debes presionar la tecla SUPR del teclado
o hacer clic en el botn Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la
pestaa Inicio.

Si lo que queremos es modicar algn valor, slo debemos situarnos sobre l


y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, debemos pasar a la vista
Diseo haciendo clic sobre el botn Vista de objeto de la pestaa Inicio.

Desplazarse dentro de una tabla


Para desplazarnos por los diferentes registros de una tabla se utiliza la barra de
desplazamiento:

Esta barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de


registros de la tabla.
164 n Informtica II

Los botones que tiene hacen lo siguiente:

ir al primer registro de la tabla.


ir al registro anterior en la tabla.
ir al registro siguiente en la tabla.
ir al ltimo registro de la tabla.
crear un nuevo registro que se situar automticamente al nal de la tabla.

Podemos ir tambin directamente a un registro haciendo doble clic sobre el


cuadro en blanco y colocando el nmero.

Buscar y reemplazar datos


Para buscar un registro que tiene un determinado contenido usa-
remos la herramienta Buscar de Access. Para usarla debemos
visualizar los datos, por ejemplo con la vista Hoja de datos, a
continuacin colocar el cursor en el campo a buscar y hacer clic
en el botn Buscar de la pestaa Inicio.
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar si-
guiente:

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.


En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a
buscar. Por defecto se toma el campo donde tenemos el cursor en ese momento,
si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre
de la tabla.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:
Desarrolla bases de datos n 165

Hacer coincidir todo el campo, para que el valor buscado coincida exactamente
con el valor introducido en el campo.
Cualquier parte del campo, para que el valor buscado se encuentre en el cam-
po, pero no tiene por qu coincidir exactamente con l.
Comienzo del campo, para que el valor buscado sea la parte inicial del
campo.

En Buscar: podemos indicar:

Todos, para buscar en todos los registros de la tabla.


Arriba, para buscar a partir del primer registro hasta el registro
en el que nos encontramos situados.
Abajo, para buscar a partir del registro en el cual nos encontra-
mos situados y hasta el ltimo. Si activamos la casilla Maysculas y minsculas,
har diferencia entre stas.

La bsqueda se hace igual que en Word o Excel, despus se cierra el cuadro


de dilogo.
Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reem-
plazar:

Debemos hacer clic sobre el botn Buscar en el mismo sitio y seleccionar la


pestaa Reemplazar.
Vers el cuadro de dilogo de la siguiente forma:

La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar, y adems
un cuadro para introducir el valor de sustitucin; el cuadro Reemplazar por:
y el botn Reemplazar, que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese
momento, y un botn Reemplazar todos, que sustituye todos los valores en-
contrados por el de sustitucin. Se recomienda usar la opcin Hacer coincidir
todo el campo.
166 n Informtica II

Desarrolla tu competencia
Prctica 8: Alumnos
1. Introduce los siguientes datos en la tabla Alumnos de la base de datos Alumnos:

Cdigo Fecha
Matrcula Nombre Apellidos Direccin Poblacin Tutor Telfono
postal nacimiento
2001001 Paola Aguilar Calixto 15 pte. 203 Puebla 70001 Mariana Calixto 2222090807 20/09/1993
2001002 Melanie Michelle Alvarado Santiago 24 sur 450 Puebla 70001 Pedro Alvarado 2222131415 25/10/1992
2001003 Sandra Arantxa Barajas Garca 16 ote. 197 Puebla 70001 Gabriela Garca 2222878988 14/01/1993
2001004 Natalia Andrea Barragn Cruz 14 sur 4567 Puebla 70001 Alberto Barragn 2222565758 23/08/1993
2001005 Melissa Brindiz Snchez Jurez 205 Edo. de Mx. 35000 Melisa Snchez 5551012134 01/06/1992
2001006 Marilyn Caselin Martnez 15 ote. 123 Puebla 70001 Antonio Caselin 2223871267 05/03/1993
2001007 Jernimo Castaeda Tllez Guerrero 167 Tlaxcala 71000 Vernica Tllez 2494912365 12/10/1993
2001008 Marcos Csar Sandoval Ayala 401 Tlaxcala 71000 Andrea Sandoval 2494912345 05/07/1993
2001009 Eleazar Contreras Snchez 6 pte. 105 Puebla 70001 Juan Contreras 2227846502 09/03/1992
2001010 Miame Sharon Daz Hernndez 18 nte. 456 Puebla 70001 Anah Hernndez 2222102030 25/05/1993
2001011 Hctor Abel Dimas Lpez Reforma 201 Puebla 70001 Pablo Dimas 2224567890 13/12/1992
2001012 Fabiola Espinoza Aguilar Morelos 12 Tlaxcala 71000 Fabiola Aguilar 2494903045 12/12/1992
2001013 Gabriela Flores Lpez Hidalgo 406 Tlaxcala 71000 Gabriel Flores 2494908090 30/04/1992
2001014 Rosaura Fortis Torres Reforma 2211 Edo. de Mx. 35000 Laura Torres 5551012134 13/11/1992

2. Modica el nombre de Marcos por Alfredo.


3. Borra el ltimo registro.
4. Modica la estructura de la tabla Maestros:

Nombre del campo Tipo de dato


Nm. Control Clave principal
Municipio Borra este campo

5. Cierra la base de datos.

Prctica 9: Motocicletas
1. Abre la base de datos Motocicleta.
2. Modica la estructura de la tabla Motocicletas con los siguientes datos:

Nombre del campo Tipo de dato


Cdigo Clave principal
Extras instalados Borrar este campo

3. Modica la estructura de la tabla Servicios con los siguientes datos:


Desarrolla bases de datos n 167

Nombre del campo Tipo de dato


Clave servicio Clave principal

4. Cierra la base de datos.

Prctica 10: Biblioteca


1. Abre la base de datos Biblioteca de la carpeta Prcticas de Access.
2. Modica la tabla con los siguientes datos:

Nombre del campo Tipo de dato


Clave libro Tamao: 10
Ttulo Tamao: 50
Autor Tamao: 30
Gnero Tamao: 30
Editorial Tamao: 30
Entero con formato
Precio de moneda y dos
decimales
Observaciones Memo

4. Modica la tabla Prstamos con los siguientes datos:

Nombre del campo Tipo de dato


Clave lector Tamao: 10
Nombre Tamao: 15
Apellidos Tamao: 30
Clave libro Tamao: 10
Fecha prstamo Fecha formato corto
Fecha devolucin Fecha formato largo
Observaciones Memo

5. Cierra la base de datos.

Propiedades de los campos


Son caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de fun-
cionar de un campo. Aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de
tabla cuando tenemos un campo seleccionado:
168 n Informtica II

Creo que para el ao 2000,


Se agrupan en dos pestaas, la pestaa General, donde indicamos las carac-
las network computers (NCs) tersticas generales del campo, y la pestaa Bsqueda, en la que podemos denir
superarn en ventas a las una lista de valores vlidos para el campo.
computadoras personales
En la pestaa General se pueden cambiar las propiedades para un tipo de dato
(PCs).
Larry Ellison u otro, mientras que en la pestaa Bsqueda cambian las propiedades segn el tipo
de control asociado al campo. Las propiedades asociadas a los campos son:

1. Tamao del campo: Determina el nmero mximo de caracteres que se pueden


introducir:

a. En un campo tipo Texto entre 50 y 255 caracteres.


b. Para los campos Numrico, las opciones son:

Byte: almacena valores enteros entre 0 y


255.
Entero: valores enteros entre 32,768 y
32,767.
Entero largo: Valores enteros entre
2,147,483,648 y 2,147,483,647.
Simple: valores entre 3.402823E38 y
1.401298E-45 para negativos, y entre
1.401298E-45 y 3.402823E38 para positivos.
Doble: valores entre 1.79769313486231E308 y
4.94065645841247E-324 para negativos, y entre
1.79769313486231E308 y 4.94065645841247E-324 para positivos.
Id. de rplica es para claves autonumricas en bases rplicas.
Decimal: para almacenar valores comprendidos entre 10 ^ 38-1 y
10 ^ 38-1 (si estamos en una base de datos .adp), y nmeros entre
10 ^28-1 y 10 ^ 28-1 (si estamos en una base de datos .accdb).
Los campos Autonumrico son Entero largo.

2. Formato del campo: se utiliza para personalizar la forma de presentar los da-
tos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de
datos, excepto el Objeto OLE y Autonumrico.
Desarrolla bases de datos n 169

a. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:

Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos.


Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares
y el smbolo monetario asignados en Windows.
Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estndar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
Cientco: presenta el nmero con notacin cientca.

b. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

Fecha general: este valor es una combinacin de los valores de Fecha


corta y Hora larga. Ejemplos: 5/5/05, 08:42:00 PM y 5/9/09, 06:14:35
PM; si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora, y si el
valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes com-
pleto. Ejemplo: Viernes 11 de octubre de 2010.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejem-
plo: 26-Sep-2010.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao.
Ejemplo: 05/09/10.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo:
16:50:25.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo:
7:58 PM.
Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 19:58.

c. Los campos S/No disponen de los formatos predenidos S/No, Verdade-


ro/Falso y Activado/Desactivado. S, Verdadero y Activado son equivalentes
entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.
d. Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predenidos.

3. Lugares decimales: permite indicar el nmero de decimales que queremos


asignar a un tipo de dato Nmero o Moneda.
4. Mscara de entrada: facilita la entrada de datos y controla los valores que los
usuarios pueden introducir. Puede ser comparado con un esquema para relle-
nar. Accedemos al asistente al hacer clic sobre el botn que aparece a la
derecha de la propiedad a modicar una vez activada.
5. Ttulo: sirve para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del
campo.
6. Valor predeterminado: es el valor que se almacenar automticamente en el
campo si no introducimos ningn valor. Esta propiedad se puede utilizar para
todos los tipos de datos, excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.
7. Regla de validacin: permite controlar la entrada de datos segn el criterio que
se especique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introduci-
170 n Informtica II

do en el campo para que no se cometan errores. Por ejemplo, si queremos que


un valor introducido est comprendido entre 50 y 150, se puede especicar en
esta propiedad >=50 Y <=150. Esta propiedad puede utilizarse para todos los
tipos de datos, excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.
8. Texto de validacin: nos permite escribir un mensaje cuando se introduce en un
campo con un valor que no cumple la regla de validacin especicada. Debe
ser un mensaje que avise a la persona qu hacer en caso de que se equivoque.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos, excepto el Ob-
jeto OLE y el Autonumrico.
9. Requerido: si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos
que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de
No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos, excepto el
Objeto OLE y el Autonumrico.
10. Permitir longitud cero: los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad
para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no conten-
gan caracteres o estn vacos.
11. Indexado: se utiliza para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices
hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas,
y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Esta propie-
dad dispone de tres valores:

No: sin ndice.


S (con duplicados): cuando se asigna un ndice al campo y adems ad-
mite valores duplicados (dos las con el mismo valor en el campo).
S (sin duplicados): cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores
duplicados.

Desarrolla tu competencia
Prctica 11: Alumnos
1. Modica la estructura de la tabla Alumnos de la base de datos Alumnos con los
datos:

Nombre del campo Propiedades


No se puede introducir una matrcula que no est
Matrcula
comprendida entre los valores 2001001 y 2001999.
Nombre Tamao: 20
Apellidos Tamao: 50
Direccin Tamao: 40
Poblacin Tamao: 20
Tamao: 5 slo admite nmeros de 5 cifras e inferiores a
Cdigo postal
80000
Tutor Tamao: 30
Telfono Tamao: 10 con mscara de telfono
Fecha de ingreso Formato: Fecha corta
Desarrolla bases de datos n 171

2. Prueba cambiar la matrcula de cualquier alumno por 4500.


3. Deja la matrcula original.
4. Comprueba todas las dems propiedades que hemos incluido.
5. Modica la tabla Maestros de la base de datos Maestros siguiendo estas indicaciones:

Nombre del campo Tipo de dato


Nm. Control Entero
Nombre Tamao: 15
Apellidos Tamao: 30
Direccin Tamao: 30
Poblacin Tamao: 15
Cdigo postal Tamao: 5
Especialidad Tamao: 20
Aos de experiencia Entero
Tamao: 10 con mscara de
Telfono
telfono
Fecha de Ingreso Formato: Fecha corta

6. Llena la tabla con los datos que desees.

Prctica 12: Motocicletas


1. Abre la tabla Motocicletas de la base de datos Motocicletas.
2. Modica la estructura de la tabla Motocicletas:

Nombre del campo Tipo de dato


Cdigo Tamao: 7
Marca Tamao: 15
Modelo Tamao: 20
Color Tamao: 12
Precio Numrico formato moneda
Extras instalados Dejar las opciones que tiene

3. Llena la tabla.
4. Cierra la tabla y la base de datos.
5. Modica la tabla Servicios con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato


Cdigo servicio Tamao: 10
Tipo Tamao: 15
Fecha Fecha formato corto
Precio Entero con formato de
moneda
Observaciones Memo
172 n Informtica II

6. Llena la tabla con los datos que quieras.


7. Modica la tabla Clientes con los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de dato


Cdigo cliente Tamao: 10
Nombre Tamao: 20
Apellidos Tamao: 50
Marca motocicleta Tamao: 30
Fecha Formato: Fecha corta
Observaciones Memo

8. Llena los campos de la tabla.


9. Cierra la base de datos.

Prctica 13: Biblioteca


1. Abre la base de datos Biblioteca de la carpeta Prcticas de Access.
2. Llena las tablas Biblioteca y Prstamos con los datos que quieras, al menos 30
libros y 15 prstamos.
3. Guarda la tabla y cierra la base de datos.

Las relaciones

Para activar tu cerebro


Actividad 2: Realiza una investigacin documental en distintas fuentes bibliogrcas
acerca de los distintos tipos de relaciones que existen en Access. Entrega un reporte
con los siguientes requisitos:
1. Portada:
a. Nombre de la institucin
b. Nombre de la asignatura
c. Nombre del docente
d. Nombre del alumno
e. Lugar y fecha
2. En tu trabajo debers responder las siguientes preguntas:
a. Qu es una relacin en una base de datos?
b. Cmo se crea una relacin en Access?
c. Cules son las operaciones principales al crear una relacin?
d. Elabora un mapa conceptual tipo araa con la informacin anterior.
Desarrolla bases de datos n 173

Para crear relaciones en Access:

1. Ingresa a la ventana Relaciones.


2. Haz clic en el botn Relaciones que se
encuentra en la pestaa Herramientas de
base de datos.
3. Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla donde indicars las tablas que
formarn parte de la relacin.
4. Selecciona una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre
ella, aparecer dicha tabla remarcada.
5. Haz clic sobre el botn Agregar.
6. Repite los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones
a crear.
7. Haz clic sobre el botn Cerrar.

Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso an-
terior.
174 n Informtica II

Para crear una relacin debes seguir los siguientes pasos:

Colcate sobre el campo de relacin de la tabla principal.


Presiona el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastra hasta
el campo con el cual deseas establecer la relacin en la tabla secundaria.
Suelta el botn del ratn, aparecer el cuadro de dilogo Modicar relaciones:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y
debajo de stos el nombre de los campos de relacin. Los campos deben ser del
mismo tipo.
Observa en la parte inferior el tipo de relacin que se asignar, dependiendo
Toda la industria de valores
de las caractersticas de los campos de relacin.
se mudar a la Red.
Louis Gerstner Activa el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
(Gerente General de IBM) Si se desea, pueden activarse las casillas Actualizar en cascada los campos
relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.
Para terminar, haz clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta apa-
recer en la ventana Relaciones.
Aade las tablas a la ventana Relaciones. Si ya hemos creado una relacin y
queremos crear otra, pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones, de-
bemos aadir la tabla a la ventana haciendo lo siguiente:

1. Sitate en la ventana Relaciones, haz clic en el botn Relaciones en la pestaa


Herramientas de base de datos.
2. Aade la tabla haciendo clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas:

3. Aade las tablas necesarias.


4. Cierra el cuadro de dilogo.
Desarrolla bases de datos n 175

Quitar tablas de la ventana Relaciones


Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones debemos situarnos en
la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herra-
mientas de base de datos.
Despus podemos elegir los siguientes procesos:

1. Haz clic con el botn derecho sobre la tabla y elige la opcin Ocultar tabla
del men contextual que aparecer.

2. Haz clic sobre la tabla para seleccionarla y haz clic en el botn Ocultar tabla
en la pestaa Diseo.

Modicar Relaciones
Para modicar una relacin debemos posicionarnos en la ventana Relaciones y
elegir entre estas dos formas:

Haz clic con el botn derecho sobre la relacin a modicar y elige la opcin
Modicar relacin del men contextual.
176 n Informtica II

O bien haz clic sobre la relacin a modicar y haz clic en el botn Modicar
relaciones que encontrars en la pestaa Diseo de la banda de opciones.

Se abrir el cuadro de dilogo Modicar relaciones.

Realiza los cambios deseados.


Haz clic sobre el botn Aceptar.

Eliminar relaciones
Si lo que queremos es borrar la relacin podemos realizar lo siguiente:

Haz clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elige la opcin Eli-
minar del men contextual.
O bien haz clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar
seleccionada, y a continuacin presiona la tecla DEL o SUPR. La relacin
queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

Limpiar la ventana relaciones


Para hacer ms fcil la elaboracin de las relaciones y visualizar slo las tablas
y relaciones que nos interesan podemos utilizar la opcin Borrar diseo y Mostrar
relaciones directas, para ello:

Haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo. Desaparecen las re-
laciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, slo hemos
limpiado la ventana.
A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que
nos interesan y las relaciones denidas con esas tablas con la opcin Mostrar
directas.

Mostrar relaciones directas


Nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en
una tabla determinada, para ello debemos posicionarnos en la ventana Relaciones
y elegir alguno de los siguientes procedimientos:
Desarrolla bases de datos n 177

Haz clic con el botn derecho sobre la tabla y elige la opcin Mostrar directas
del men contextual.
O bien, haz clic sobre la tabla para seleccionarla y haz clic en el botn Mos-
trar relaciones directas en la pestaa Diseo.

Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que in-
tervienen en estas relaciones.

Visualizar todas las relaciones


Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones debemos po-
sicionarnos en la ventana Relaciones y elegir alguno de estos procedimientos:

Haz clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elige la opcin
Mostrar todo del men contextual.
O bien, presiona el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo,
aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas aso-
ciadas.

Desarrolla tu competencia
Prctica 14: Alumnos
1. Abre la tabla Alumnos y Maestros de la base de datos Alumnos.
2. Elabora una nueva tabla denominada Asignaturas con los siguientes campos:

Nombre del campo Propiedades


Clave Numrico entero
Asignatura Texto tamao: 20
Semestre Texto tamao: 10
Docente Texto tamao: 50
Nm. de control Numrico tamao: 15
Observaciones Tamao: 20

3. Modica la tabla de alumnos anexndole un campo para la asignatura que ests


cursando.
4. Crea las relaciones oportunas entre las tablas.
178 n Informtica II

Prctica 15: Motocicletas


1. Abre la tabla Motocicletas de la base de datos Motocicletas.
2. Modica la tabla Servicios con el campo Cdigo del cliente debajo del de Fecha,
con Tamao 10.
3. Crea las relaciones que convengan entre las tablas.

Prctica 16: Biblioteca


1. Abre la base de datos Biblioteca de la carpeta Prcticas de Access.
2. Establece las relaciones necesarias entre las tablas.
3. Cierra las tablas y la base de datos.

Las Consultas

Para activar tu cerebro


Actividad 3: Realiza una investigacin documental en distintas fuentes bibliogrcas
acerca de las Consultas que existen en Access. Entrega un reporte con los siguientes
requisitos:
La piratera es un crimen. 1. Portada:
No ataque barcos. a. Nombre de la institucin
Annimo b. Nombre de la asignatura
c. Nombre del docente
d. Nombre del alumno
e. Lugar y fecha
2. En tu trabajo debers responder las siguientes preguntas:
a. Qu es una consulta?
b. Cules tipos de consultas existen?
c. Qu es un criterio?
d. Cmo se pueden probar varias condiciones?
e. Elabora un cuadro sinptico con la informacin anterior.

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos
de una tabla, modicarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:

Consultas de seleccin: extraen o muestran aquellos datos de una tabla que


cumplen los criterios especicados. Una consulta de seleccin genera una ta-
bla lgica que no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria y cada
vez que se abre se calcula.
Consultas de accin: realizan cambios a los registros. Existen varios tipos
de consultas: de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados
y de creacin de tablas.
Consultas especcas de SQL: no se pueden denir desde la cuadrcula QBE
de Access, sino que se deben denir directamente en SQL.
Desarrolla bases de datos n 179

Crear una consulta


Para crear una consulta, debemos abrir la base de datos donde se encuentra la
consulta a crear.
Haz clic en el botn Diseo de Consulta
en la pestaa Crear.
Tambin podemos utilizar el Asistente
para consultas para crear consultas con un
poco de ayuda.
Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cua-
dro de dilogo:

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla,


como denimos en el apartado anterior.
Al entrar en la vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que
la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:
180 n Informtica II

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el bo-
tn Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas, agregar de la misma forma las de-
ms tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.
Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas, donde


aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte infe-
rior denominada cuadrcula QBE denimos la consulta.
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.
Cada la tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin:

Campo: es el campo a utilizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla


y tambin puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla a la que pertenece el campo. Nos ser til cuando
denamos consultas basadas en varias tablas.
Orden: para ordenar las las del resultado.
Mostrar: si la casilla de vericacin aparece desactivada la columna no apa-
recer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo
para denir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado.
Criterios: especicamos un criterio de bsqueda, que es una condicin que
deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por
tanto, est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los ope-
radores Y (AND) y O (OR).
O: esta la y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
Desarrolla bases de datos n 181

Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula podemos elegir alguno de los procesos si-
guientes:

Haz doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas,
ste se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.
Haz clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin
soltar el botn del ratn arrastra el campo sobre la cuadrcula, suelta el botn
cuando ests sobre la columna delante de la cual quieres dejar el campo que
ests aadiendo.
Puedes teclear directamente el nombre del campo en la la Campo: de una
columna vaca de la cuadrcula.

Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la


consulta podemos utilizar el asterisco.

Denir campos calculados


Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o
de una funcin, generalmente no tienen encabezados adecuados en la columna,
para ello se le puede cambiar el encabezado de las columnas en la la Campo:
escribindolo delante del nombre del campo seguido de dos puntos.

Cambiar el orden de los campos


Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos
campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola(s) o bien cortando
y pegando.

Arrastrndola:

1. Coloca el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparezca


la echa haz clic, la columna aparecer resaltada.
2. Mueve un poco el cursor para que aparezca la echa .
3. Presiona el botn del ratn y sin soltarlo arrastra la columna hasta la posicin
deseada.

Cortndola:

1. Selecciona la columna.
182 n Informtica II

2. Haz clic sobre el icono en la pestaa Inicio, desaparecer la columna.


3. Crea una columna en blanco en el lugar donde quieres mover la columna que
has cortado con la opcin Insertar Columnas de la pestaa Diseo.
4. Selecciona esa columna y haz clic sobre el icono Pegar de la pestaa Inicio.

Guardar la consulta

Podemos guardar la consulta haciendo clic sobre el botn de la barra de Ac-


ceso Rpido, o bien seleccionando la opcin Guardar del botn de Ofce.
Para cerrar la consulta haz clic sobre su botn .

Ejecutar la consulta
Desde el panel de Exploracin, haz doble clic sobre su nombre.
Desde la vista Diseo de la consulta, haz clic sobre el botn Ejecutar de la
pestaa Diseo:

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, vemos la parte de


la tabla que cumple los criterios especicados; entonces, si modicamos algn
dato de los que aparecen en la consulta modicaremos el dato en la tabla.

Modicar el diseo de una consulta


Para modicar el diseo realiza lo siguiente:

1. Sitate en el panel de Exploracin y haz clic derecho sobre el nombre de la


consulta.
2. En el men contextual selecciona .
Desarrolla bases de datos n 183

Ordenar las las


Realiza lo siguiente:

1. Haz clic sobre la la Orden: del campo por el cual quieres ordenar las las.
2. Haz clic sobre la echa que aparecer para desplegar la lista.
3. Elige el tipo de ordenacin.

Puede ser ascendente, en este caso se ordenarn de menor a mayor si el cam-


po es numrico; por orden alfabtico, si el campo es de tipo texto; de anterior a
posterior, si el campo es de tipo fecha/hora, etc., o bien puede ser descendente,
en orden inverso.
Podemos ordenar tambin por varios campos, para ello rellena la la Orden:
de todas las columnas por las que queremos ordenar.

Seleccionar las
Para seleccionar las debemos indicar un criterio de bsqueda; un criterio de
bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las las que aparezcan en
el resultado de la consulta.
Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla, para escribir
esta condicin en la cuadrcula debemos tener en una de las columnas de la cuadrcula
el campo y en esa columna se pone en la la Criterios: el resto de la condicin.
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, pode-
mos poner directamente el valor en la la Criterios:, ya que si no ponemos ope-
rador asume por defecto el =.
Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir el programa por defecto:
siempre que se encuentra un texto lo encierra entre comillas.
Si en la la Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un va-
lor (para comparar dos campos entre s), debemos encerrar el nombre del campo
entre corchetes [ ].
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. En un cri-
terio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para
que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el ope-
rador O, el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos
una de las condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma la de la cuadrcula quedan
unidas por el operador Y.
Del mismo modo pasa con cada una de las las O: Si queremos que las con-
diciones queden unidas por el operador O, debemos colocarlas en las distintas
(utilizando las las O: y siguientes). Access no distingue entre maysculas y mi-
nsculas a la hora de realizar la bsqueda de registros.
184 n Informtica II

Consultas con parmetros


A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en
ese momento, pero que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute
la consulta. En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro.
Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor
que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. En una con-
sulta, cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos,
Access considera este campo como un parmetro, y cuando se ejecuta la consulta
nos pide introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo; cuan-
do pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes,
de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de
parmetro sino como un valor.
Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es denindolo mediante
el botn Parmetros de la pestaa Diseo.

En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Par-


metros de la consulta, donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo
de dato.

La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y denir-


lo con el botn Parmetros, es que si le hemos asignado un tipo de dato, Access
comprueba automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.
Desarrolla bases de datos n 185

Las consultas multitabla


Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas, por
lo que deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas ta-
blas de donde obtiene esos datos.
Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de
consulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:

Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre,


la consulta obtiene la concatenacin de todas las las de la primera tabla con to-
das las las de la segunda tabla; si tenemos una tercera tabla concatenar cada
una de las las obtenidas en el primer paso con cada una de las las de la tercera
tabla, y as sucesivamente.
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma for-
ma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones: arrastrando el campo de
unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho, si
las aadimos a la zona de tablas relacionadas, stas aparecern automticamente
combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta.
Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mis-
mo nombre en las dos tablas, aunque no exista una relacin denida entre ellas.
Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada la de una de
las tablas Access busca directamente en la otra tabla las las que tienen el mis-
mo valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las las que luego
aparecen en el resultado y la consulta es ms eciente.
Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas, ya que to-
dos los valores de las las del resultado son valores que estn en las tablas que
se combinan.

La composicin externa
La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las
las que no tienen una la coincidente en la otra tabla.
Este tipo de combinacin se dene de la siguiente manera:

Aade las dos tablas a la zona de tablas de la consulta.


Combina las dos tablas por los campos de unin.
186 n Informtica II

Haz doble clic sobre la lnea que une las dos tablas.
En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn Tipo de combina-
cin. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin:

Por defecto, la combinacin es interna; incluye slo las las donde los cam-
pos combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales. Si queremos
denir una combinacin externa, deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3, segn
lo que queramos obtener.
Si seleccionamos la opcin 2:

La combinacin aparecer de la siguiente forma:


Desarrolla bases de datos n 187

Si seleccionamos la opcin 3:

La combinacin aparecer de la siguiente forma:

El sentido de la echa nos indica de qu tabla obtendremos todos los regis-


tros.

Desarrolla tu competencia
Prctica 17: Alumnos
1. Abre la tabla Alumnos y Maestros de la base de datos Alumnos.
2. Crea una consulta para visualizar nicamente los campos Matrcula, Nombre y
Apellido, llmala Alumnos matriculados.
3. Modica la consulta para que slo se visualicen los alumnos que tienen Cdigo
postal igual a 70001, gurdala como Cdigo.
4. Cierra la base de datos.

Prctica 18: Motocicletas


1. Abre la tabla Motocicletas de la base de datos Motocicletas.
2. Elabora dos consultas y gurdalas.
3. Cierra la base de datos.
188 n Informtica II

Prctica 19: Biblioteca


1. Abre la base de datos Biblioteca de la carpeta Prcticas de Access.
2. Establece las relaciones necesarias entre las tablas.
3. Cierra las tablas y la base de datos.

Los formularios

Para activar tu cerebro


Actividad 4: Realiza una investigacin documental en distintas fuentes bibliogrcas
acerca de los formularios que existen en Access. Entrega un reporte con los siguientes
requisitos:
1. Portada:
a. Nombre de la institucin
b. Nombre de la asignatura
c. Nombre del docente
d. Nombre del alumno
e. Lugar y fecha
2. En tu trabajo debers responder las siguientes preguntas:
a. Qu es un formulario?
b. Cmo se elabora un formulario?
c. Cules son las partes de la ventana del formulario?
d. Qu es un control?
3. Elabora un mapa conceptual con la informacin anterior.

Los formularios sirven para denir pantallas y en general para editar los re-
gistros de una tabla o consulta.
Para crear un formulario tenemos varias opciones y podemos acceder a todas
ellas desde la pestaa Crear:
Desarrolla bases de datos n 189

Cul es la diferencia entre


Diseo del formulario: abre un formulario en blanco en la vista diseo y te-
un virus y Windows 95? nemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan
El virus funciona. en l.
Annimo
Asistente para formularios: utiliza un asistente que nos va guiando paso a paso
en la creacin del formulario.
Formulario: consiste en crear automticamente un nuevo formulario que con-
tiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el panel de Explo-
racin.
Grcos dinmicos abrir un formulario en blanco basado en la utiliza-
cin de grcos dinmicos.

Usaremos el asistente para crear un formulario:

1. Haz clic en la opcin Asistente para formularios que puedes ver en la imagen
anterior, aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.


Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde tomar los datos del cua-
dro Tablas/Consultas, ste ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos
de varias tablas, lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego
elegir como origen del formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo
clic sobre el campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre
el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se
quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .
190 n Informtica II

2. Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Si-
guiente y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario.


Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que ten-
dr el formulario con esa distribucin.

3. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana:

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos


elegir entre los estilos que tiene denidos Access. Seleccionando un estilo aparece
en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo.
Desarrolla bases de datos n 191

4. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa, pulsamos el botn Siguiente
y aparece la ltima pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo
tambin ser el nombre asignado al formulario.
Antes de presionar el botn Finalizar podemos elegir entre abrir el formulario
para ver o introducir informacin, en este caso veremos el resultado del formula-
rio preparado para la edicin de registros.

Editar datos de un formulario


Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formu-
lario posicionndonos en l, en el panel de Exploracin; hacer clic derecho y se-
leccionar la opcin en el men contextual. O simplemente hacer do-
ble clic sobre el nombre del formulario.
Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto denido en el
formulario (la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reempla-
zar valores, modicarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una
tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por
los registros que ya conocemos, lo nico que
cambia es el aspecto de la pantalla.
192 n Informtica II

La vista Diseo de formulario


La vista diseo es la que nos permite denir el formulario, en ella le indicamos a
Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario.

1. Para entrar en la vista Diseo debemos buscar el formulario en el panel de


Exploracin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin

en el Men Contextual. Nos aparece la ventana Diseo de


formulario:

2. El rea de diseo consta de tres secciones:

a. Encabezado de formulario: en ella ponemos lo que queremos que aparezca


al principio del formulario.
b. Detalle: en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios
registros o uno solo por pantalla, segn el tipo de formulario. Aunque se
visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin
Detalle el diseo correspondiente a un solo registro.
c. Pie de formulario: en ella ponemos lo que queremos que aparezca al nal
del formulario.

Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botn


Encabezado o Pie del formulario de la pestaa Organizar:
Desarrolla bases de datos n 193

3. Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las
distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayu-
da a colocar los controles dentro del rea de diseo.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cua-
drcula, respectivamente, que puedes ver en la imagen anterior.

La pestaa Diseo de formulario


Ahora veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece
cuando entramos en la vista Diseo del formulario:

El primer botn que vemos es uno de los ms


tiles cuando trabajamos con formularios, permite
pasar de una vista a otra.
Si lo desplegamos, podemos elegir entre la
vista Diseo, la cual estamos describiendo ahora,
y la vista Formulario, que nos presenta los datos
del origen del formulario tal como lo tenemos de-
nido en la vista Diseo.
Access introduce la vista Presentacin, que nos
permite trabajar casi del mismo modo en que lo
hacemos con la vista Diseo, pero con las ventajas
de la vista Formulario, pues nos muestra en tiempo real los datos del formulario
para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto nal.
Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grco
dinmico, que ya hemos comentado, si previamente lo permitimos en las propieda-
des del formulario. En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar
campos existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en
el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo
aadirlos en el rea de diseo, como veremos ms adelante.
En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos, en el que apa-
recen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea
de diseo, como veremos ms adelante.
Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos pro-
gramar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicacio-

nes); a esta pgina de cdigo se accede haciendo clic sobre el botn .


194 n Informtica II

Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cua-


dro Propiedades del control seleccionado.

La seccin Controles y campos


Para denir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato,
se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que
muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, po-
demos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para
abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agru-
par controles con el n de hacerlos ms legibles.
En el panel Controles y campos, de la pestaa Diseo, tenemos un botn por
cada tipo de controles que se pueden aadir al formulario.

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura),
a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este
tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para qui-
tar el bloqueo hacemos clic sobre el botn .

El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos


activado (como en la imagen), al crear determinado tipo de controles se abrir un
asistente para crearlos.
El resto de la seccin se compone de los siguientes tipos de controles:

1. Etiqueta : sirve para visualizar un texto jo, texto que escribiremos direc-
tamente dentro del control o en su propiedad Ttulo.
2. Para insertar un hipervnculo tenemos el botn .
3. Cuadro de texto : se utiliza mayoritariamente para presentar un dato al-
macenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de
texto se llama un cuadro de texto dependiente, porque depende de los datos
de un campo, y si modicamos el contenido del cuadro en la vista Formula-
rio estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto tambin
pueden ser independientes; por ejemplo, para presentar los resultados de un
clculo o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cua-
dro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. En la propiedad
Desarrolla bases de datos n 195

Origen del control, tenemos el nombre del campo de la tabla al que est aso-
ciado (cuando es un dependiente), o una frmula de clculo cuando queremos
que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que pre-
ceder la frmula por el signo de igualdad =.
4. Cuadro combinado : en muchos casos es ms rpido y fcil seleccionar
un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posi-
bilidades ayuda tambin a asegurar que el valor que se ha introducido en el
campo es correcto. Si no disponemos de suciente espacio en el formulario
para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya
que el cuadro combinado muestra un solo valor (el almacenado en el campo
asociado al control), y si queremos ver la lista, la desplegamos con la echa
que tiene a la derecha. Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de
diseo, se abre el asistente que nos ayuda a denir el control.
5. Cuadro de lista : a diferencia del cuadro combinado, en el cuadro de Lista,
la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los
cuadros combinados, un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que
pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista
al rea de diseo, se abre el asistente, que nos ayuda a denir el control.
6. Grupo de opciones : se utiliza para presentar un conjunto limitado de
alternativas. Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el
usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee. Slo se puede selec-
cionar una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas, si no es
mejor utilizar un cuadro de lista o un cuadro combinado en vez de un grupo
de opciones.

Un grupo de opciones consta de un conjunto de grupos, as como de un con-


junto de casillas de vericacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando
insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente, que nos
ayuda a denir el grupo de opciones.

1. Botn de opcin : se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un gru-
po de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo
contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , si no, este otro .

2. Casilla de vericacin : se suele utilizar para aadir una nueva opcin


a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No.
Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto , si no, este
otro .
3. Botn de alternar : se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un
grupo de opciones ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un cam-
po de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presio-
nado.
4. Botn de comando : un botn de comando permite ejecutar una accin
con un simple clic; por ejemplo: abrir otro formulario, borrar el registro, eje-
cutar una macro, etc. Al hacer clic en el botn, no slo se ejecutar la accin
196 n Informtica II

correspondiente, sino tambin parecer que se presiona y se suelta el botn.


Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar
ms de 30 acciones predenidas distintas.

5. Control pestaa : se utiliza cuando queremos presentar, para cada registro


del origen, muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos or-
ganizarlos en varias pestaas.

6. Control imagen : para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no


variar al cambiar de registro.
7. Grupo de objeto independiente : para insertar controles como un archivo
de sonido, un documento Word, un grco, etc. Sern controles que no varia-
rn al cambiar de registro.
8. Grupo de objeto dependiente : para insertar una imagen u otro objeto que
cambia de un registro a otro.

9. Salto de pgina : el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario,


pero s en la vista Preliminar y a la hora de imprimir.

10. Lnea : para aadir una lnea en el formulario.

11. Rectngulo : para aadir un rectngulo al formulario.


12. Podemos aadir ms controles ms complejos con el botn .

Trabajar con controles


 Seleccionar controles
Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est se-
leccionado, aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de mo-
vimiento (los ms grandes) y controladores de tamao (los ms pequeos), como
se observa en la siguiente imagen:

A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles, porque o


bien son demasiado pequeos o nos (como en el caso de las lneas), o porque
se encuentran solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista desplegable
de Seleccin de controles, que se encuentra en la parte superior de la Hoja de
propiedades, que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja de propiedades,
en la pestaa Diseo.
Desarrolla bases de datos n 197

Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, slo tienes que desple-
gar la lista y seleccionar el control que te interesa.
Para seleccionar varios controles, haz clic sobre uno de los controles a selec-
cionar, mantn pulsada la tecla Maysculas y haz clic en cada uno de los contro-
les a seleccionar.
Si queremos seleccionar varios controles contiguos, hay una forma ms rpida:
presionar el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y arrastrar
sin soltarlo, vemos que aparece dibujado en el rea de diseo un cuadrado; cuan-
do soltemos el botn del ratn, todos los controles que entren en ese cuadrado
quedarn seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente
dentro del cuadrado).

 Aadir controles
Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, debers abrir la Lista de
campos, haciendo clic en el botn Agregar campos existentes, en la pestaa Dise-
o. En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A con-
tinuacin haz clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn arrastra
el campo en el rea del formulario hasta el lugar donde quieras que aparezca el
campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y
un cuadro de texto asociado al campo.
198 n Informtica II

Tambin podremos aadir campos de otras tablas distintas a la de origen.


Si queremos aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utili-
za la seccin Controles y campos, la encontrars en la pestaa Diseo. Haz clic
sobre el tipo de control que quieras aadir, vers que el cursor ha tomado otra
forma; ahora nos posicionamos en el rea del formulario donde queremos denir
el control, presionamos el botn izquierdo del ratn y sostenindolo arrastramos el
ratn hasta dejar el control del tamao deseado.

 Copiar controles
Copiar controles es muy rpido y til. Si deseas introducir varios controles de
un mismo tipo slo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en
el botn Copiar, de la pestaa Inicio (tambin puedes utilizar la combinacin de
teclas Ctrl + C). Luego pgalos en el formulario utilizando el botn Pegar, de la
pestaa Inicio, o la combinacin de teclas Ctrl + V.
Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo
sin tener que repetir la operacin de seleccionar el tipo de control que quieres
dibujar en el formulario del cuadro de controles.
Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un
nombre diferente. Puedes modicar este nombre haciendo clic derecho sobre l
y seleccionando la opcin Propiedades, en el Men Contextual.
Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco
el ratn sobre el control hasta que el puntero del ratn tome forma de mano. En
ese momento presionamos el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastramos
el control hasta su posicin denitiva. Cuando seleccionamos un control tambin
se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se movern tanto el control como
su etiqueta.
Para mover nicamente su etiqueta, debemos mover el ratn encima del con-
trolador de movimiento de la etiqueta, y cuando el puntero del ratn toma la forma
de un dedo ndice, arrastramos la etiqueta.
Tambin podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo, pero el
dedo ndice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control.
Para mover varios controles a la vez, los seleccionamos y movemos uno de
ellos: se movern todos.

 Cambiar el tamao de los controles


Para cambiar el tamao de un control, lo seleccionamos para que aparezcan los
controladores de tamao, a continuacin movemos el ratn encima de uno de
los controladores de tamao; cuando el puntero toma la forma de una echa do-
ble, presionamos el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo lo arrastramos hasta
que el control tome el tamao deseado.
Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionamos y cambia-
mos el tamao de uno de ellos: se cambiarn todos.
Con el botn Autoformato, que se encuentra en la pestaa Organizar, pode-
mos cambiar con un clic el aspecto de nuestro formulario asignndole un diseo
Desarrolla bases de datos n 199

de los que tiene Access predenidos; son los estilos que aparecen tambin en el
Asistente para formularios.

Tambin podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botn Subfor-


mulario , de la pestaa Diseo (junto al resto de los controles).
Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario pri-
mario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se
denomina subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a
menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario princi-
pal/secundario.
Los subformularios son muy ecaces cuando se desea mostrar datos de tablas
o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formu-
lario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar
los alumnos matriculados en cada curso.
El formulario principal y el subformulario de este tipo de formularios estn
vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn rela-
cionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario
presente slo los alumnos matriculados en el curso activo).
Adems de poder utilizar la pestaa Organizar para modicar el formato de
nuestros formularios, podemos aprovechar unas cuantas opciones que nos sern
muy tiles para mejorar la presentacin de los objetos que creemos:

Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la
cuadrcula, pero tenemos una opcin del men Formato que nos permite realizar-
lo de forma ms cmoda. Seleccionamos los controles de la seccin Alineacin:
izquierda, derecha, arriba, abajo.

Podemos utilizar el botn para que los controles se


alineen automticamente. Utiliza las opciones de la seccin Tamao para ajustar
el tamao de los controles.
Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los
controles que queremos ajustar y pulsamos la opcin ms adecuada a lo que que-
remos hacer:
200 n Informtica II

Ajustar: hace el control lo sucientemente grande para que quepa todo su


contenido.
A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula.
Ajustar al ms alto: todos los controles toman la altura del ms alto.
Ajustar al ms corto: todos los controles toman la altura del menos alto.
Ajustar al ms ancho: todos los controles toman la anchura del ms ancho.
Ajustar al ms estrecho: todos los controles toman la anchura del menos
ancho.

Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao, es preferible ajustar


primero el tamao y despus alinearlos, porque a veces se pierde la alineacin al
cambiar la anchura.
Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo
que si modicas uno, el otro se actualice para cuadrar con el primero.

 Ajustar el espacio entre controles


Si queremos cambiar la distancia entre controles, adems de moverlos libremente
por el rea de diseo, podemos utilizar algunas opciones de la seccin Posicin.
Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opcin ms
adecuada a lo que queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles
(Igualar); aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados, tal como
muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio
(Disminuir).
Tambin podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, como dejar el mis-
mo espacio entre controles (Igualar); aumentar el espacio entre todos los controles
seleccionados, tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar),
o reducir ese espacio (Disminuir).

Desarrolla tu competencia
Prctica 20: Alumnos
1. Abre la tabla Alumnos y Maestros de la base de datos Alumnos.
2. Crea un formulario para actualizar los datos de los alumnos, llmalo Actualiza da-
tos alumnos.
3. Crea otro formulario para actualizar los datos de los Maestros, llmalo Actualiza
datos maestros.
4. Crea un formulario para la introduccin y edicin de registros de la tabla Asigna-
turas. Disnalo de tal forma que a la hora de introducir el cdigo el usuario pueda
ver el nombre de la asignatura, llmalo Mantenimiento asignaturas.
5. Cierra la base de datos.

Prctica 21: Motocicletas


1. Abre la tabla Motocicletas de la base de datos Motocicletas.
Desarrolla bases de datos n 201

2. Elabora un formulario para actualizar los datos de stas, de tal forma que al intro-
ducir el cdigo se visualicen todas las caractersticas de la moto.
3. Cierra la base de datos.

Prctica 22: Biblioteca


1. Abre la base de datos Biblioteca de la carpeta Prcticas de Access.
2. Elabora un formulario para actualizar y editar los datos de los lectores, adems
debern visualizarse los libros que tienen en prstamo.
3. Cierra las tablas y la base de datos.

Los informes

Para activar tu cerebro


Actividad 5: Realiza una investigacin documental en distintas fuentes bibliogrcas
acerca de los informes que existen en Access. Entrega un reporte con los siguientes re-
quisitos:
1. Portada:
a. Nombre de la institucin
b. Nombre de la asignatura
c. Nombre del docente
d. Nombre del alumno
e. Lugar y fecha
2. En tu trabajo debers responder las siguientes preguntas:
a. Qu es un informe?
b. Cul es la diferencia con los formularios?
c. Cmo se elabora un informe?
d. Cules son las partes del rea de diseo de un informe?
e. Elabora un cuadro sinptico con la informacin anterior.

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consultarlos para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que apare-
cen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir, no se pueden modicar,
y en los informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales
por grupos.
Para crear un informe podemos utilizar la seccin Informes, que encontrars
en la pestaa Crear:
202 n Informtica II

Mi mujer me dijo:
Diseo de informe: abre un informe en blanco en la vista Diseo, y tenemos
O el MODEM o yo. que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mto-
(A veces la extrao.) do no se suele utilizar, ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido
Annimo
crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus, sobre el informe creado,
modicar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En este bloque
veremos ms adelante cmo modicar el diseo de un informe.

Asistente para informes: utiliza un asistente que nos va guiando paso a paso
en la creacin del informe.

Informe: consiste en crear automticamente un nuevo informe, que contiene


todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el panel de Exploracin.

Informe en blanco: abre un informe en blanco en la vista Presentacin.

El asistente para informes


Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para infor-
mes, que puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana se nos pide introducir los campos a incluir en el informe.


Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde tomar los datos del cua-
dro Tablas/Consultas, este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de
Desarrolla bases de datos n 203

varias tablas, lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego
elegir como origen del informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para
seleccionarlo, y clic sobre el botn , o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo, pulsamos el botn y el campo se
quitar de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
, o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .
A continuacin pulsamos el botn Siguiente>, y aparece la ventana:

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe.


Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos
y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo nor-
malmente se visualizarn los totales de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda haz clic sobre
el campo por el cual quieras agrupar y haz clic sobre el botn (o haz di-
rectamente doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que
tendr nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn
para cada registro; en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin,
y sobre l un grupo por cdigo postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspon-
diente al grupo para seleccionarlo y presionar el botn .
Si queremos cambiar el orden de los grupos denidos utilizamos los botones

: la echa hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la echa hacia


abajo baja el grupo un nivel.
204 n Informtica II

Una vez tenemos los niveles de agrupamiento denidos, hacemos clic en el


botn Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Se-
leccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que
tendr el informe con esa distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizon-
tal (apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los
campos en una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como
lo dice la opcin.
Desarrolla bases de datos n 205

A continuacin pulsamos el botn Siguiente>, y aparece la ventana:

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir
entre los estilos que Access tiene denidos. Seleccionando un estilo aparece en el
dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa, pulsamos el botn Siguiente,
y aparece la ltima pantalla del Asistente para informes:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tam-
bin ser el nombre asignado al informe.
Antes de presionar el botn Finalizar podemos elegir entre:
206 n Informtica II

Vista previa del informe: en este caso veremos el resultado del informe pre-
parado para la impresin.
Modicar el diseo del informe: si seleccionamos esta opcin aparecer
la ventana Diseo de informe, donde podremos modicar el aspecto del
informe.

La vista Diseo de informe


La vista Diseo es la que nos permite denir el informe, en ella le indicamos a
Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos ser-
vimos de los controles que veremos ms adelante, de la misma forma que de-
nimos un formulario.
Para entrar en la vista Diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de
datos con el informe seleccionado, y a continuacin hacemos clic en el botn

.
Nos aparece la ventana Diseo:

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:

Encabezado del informe: en ella ponemos lo que queremos que aparezca al


principio del informe.
Encabezado de pgina: en ella ponemos lo que queremos que aparezca al
principio de cada pgina.
Detalle: en ella aparecern los registros del origen del informe, varios registros
o uno solo por pgina, segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios
registros en una pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo corres-
pondiente a un solo registro.
Pie de pgina: aqu ponemos lo que queremos que aparezca al nal de cada
pgina.
Pie de informe: en ella ponemos lo que queremos que aparezca al nal del
informe.
Desarrolla bases de datos n 207

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones Encabezado o pie
de pgina y Encabezado o pie de pgina del informe, que encontrars en la pes-
taa Organizar:

Si quitamos las secciones perderemos todos los controles denidos en ellas.


Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin Alrededor del
rea de diseo, donde tenemos las reglas, que nos permiten medir las distancias
y los controles; tambin disponemos de una cuadrcula, que nos ayuda a colocar
los controles dentro del rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula, en la seccin Mostrar u ocultar
tenemos las opciones Regla y Cuadrcula, respectivamente; en la imagen anterior
puedes ver estas opciones.

La pestaa Diseo de informe


Si has entrado en Diseo de informe, podrs ver la pestaa de Diseo, que mues-
tra las siguientes opciones:

Esta barra con seguridad la recuerdas, es


muy parecida a la que estudiamos en los formu-
larios.
A continuacin describiremos los distintos
botones que pertenecen a esta barra.
El primer botn nos permite pasar de una
vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir
entre vista Diseo, la cual estamos describien-
do ahora; la vista Presentacin, que muestra
un hbrido entre la vista Informes y Diseo, y
nalmente la vista Informes, que muestra el
informe en pantalla.
La vista preliminar nos permite ver cmo
quedar la impresin antes de mandar el infor-
me a la impresora.
208 n Informtica II

Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo, en la cual podemos pro-
gramar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicacio-

nes); a esta pgina de cdigo se accede haciendo clic sobre el botn .


Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cua-
dro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son pa-
recidas a las de un formulario.

Recuerda que siempre podemos acceder a la Ayuda de Access haciendo clic

en el botn . Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes, hars apa-


recer y desaparecer el cuadro Lista de campos, en el cual aparecen todos los cam-
pos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo,
como veremos ms adelante.
El botn permite modicar los niveles de agrupamiento, como veremos
ms adelante.

La seccin Controles y campos


Para denir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se
pueden utilizar los mismos controles que en los formularios, aunque algunos son
ms apropiados para formularios, como los botones de comando.
En la pestaa Diseo encontrars los mismos controles que vimos en el tema
anterior:

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear
el control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms os-
cura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos
de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez.
Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn .
El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

1. Etiqueta : sirve para visualizar un texto jo, texto que escribiremos di-
rectamente dentro del control o en su propiedad Ttulo.

2. Botn de hipervnculo : para insertar un hipervnculo.


Desarrolla bases de datos n 209

3. Grupo de opciones : se utiliza para presentar un conjunto limitado de


alternativas. Se suele utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la
unidad de formularios.

4. Botn de alternar : se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No.


Si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado.

5. Botn de opcin : se suele utilizar para presentar un campo de tipo


S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , si
no, este otro, .

6. Casilla de vericacin : se suele utilizar para presentar un campo de tipo


S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto , si
no, este otro .

7. Cuadro de texto : se utiliza mayoritariamente para presentar un dato al-


macenado en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto
se llama cuadro de texto dependiente, porque depende de los datos de un
campo. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo,
para presentar los resultados de un clculo. En la propiedad Origen del con-
trol, tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando
es un dependiente), o una frmula de clculo cuando queremos que nos pre-
sente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la
frmula por el signo de igualdad =.

8. Cuadro combinado , Cuadro de lista , Grupo de opciones , Botn


de comando y Control pestaa : se suelen utilizar ms en formularios,
para ms detalle repasar la unidad de formularios.

9. Control imagen : para insertar imgenes en el informe, esta imagen no


variar al cambiar de registro.

10. Grupo de objeto independiente : para insertar controles, como un docu-


mento Word, un grco, etc. Sern controles que no variarn al cambiar de
registro.

11. Grupo de objeto dependiente : para insertar una imagen u otro objeto que
cambia de un registro a otro.

12. Salto de pgina : el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque


no se haya llegado al nal de la pgina.

13. Subinforme : para agregar un subinforme. Un subinforme es un informe


que se inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y
el informe dentro del informe se denomina subinforme. Una combinacin
informe/subinforme se llama a menudo informe jerrquico, informe princi-
210 n Informtica II

pal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de forma idntica a los


subformularios que vimos en el tema anterior.

14. Lnea : para aadir una lnea en el informe.

15. Rectngulo : para aadir un rectngulo al informe.

Por ltimo, podemos aadir controles ms complejos con el botn .


El manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un
formulario.

Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos
puntos dentro de Access.

1. Imprimiendo directamente: haz clic sobre el nombre del informe que quieras
imprimir en el Panel de Exploracin para seleccionarlo.

Despliega el botn de Ofce y coloca el ratn sobre la echa que aparece


junto al comando Imprimir, en el desplegable que se abrir selecciona Impresin
Rpida.
Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente com-
probar las opciones denidas en ese momento, para ello debemos abrir el cuadro
de dilogo Imprimir.

2. Abriendo el cuadro de dilogo Imprimir: haz clic sobre el nombre del informe
que quieras imprimir para seleccionarlo.
3. Seleccionando la opcin Imprimir del botn de Ofce. Se abrir el cuadro de
dilogo Imprimir, en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin,
como te explicaremos a continuacin.
Desarrolla bases de datos n 211

En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especicar si queremos im-


primir todo el informe o bien slo algunas pginas.
Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro Desde especicar la pgina
inicial del intervalo a imprimir, y en el recuadro hasta especicar la pgina nal.
Si tenemos registros seleccionados, cuando abrimos el cuadro de dilogo po-
dremos activar la opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos
registros.
En el recuadro Copias, podemos especicar el nmero de copias a imprimir.
Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra
copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada p-
gina juntas.
La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a
un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora.
Con el botn Propiedades, accedemos a la ventana de Propiedades de la im-
presora, esta ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora, pero nos
permite denir el tipo de impresin; por ejemplo, en negro o en color, en alta
calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etctera.
Con el botn Congurar podemos congurar la pgina, cambiar los mrge-
nes, impresin a varias columnas, etctera.
Por ltimo, pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos
la ventana sin aceptar, no se imprimir nada.

Desarrolla tu competencia
Prctica 23: Alumnos
1. Abre la tabla Alumnos y Maestros de la base de datos Alumnos.
2. Crea un informe que enliste las matrculas, los nombres y apellidos y la materia
de cada uno de los alumnos inscritos, llmalo Alumnos matriculados.
3. Crea otro informe de los Maestros que nos muestre el nmero de control, nombre,
apellido y asignatura que imparte cada maestro, llmalo Maestros activos.
4. Cierra la base de datos.

Prctica 24: Motocicletas


1. Abre la tabla Motocicletas de la base de datos Motocicletas.
2. Elabora un informe de los modelos y tipos de motocicletas, llmalo Relacin de
motos.
3. Cierra la base de datos.

Prctica 25: Biblioteca


1. Abre la base de datos Biblioteca de la carpeta Prcticas de Access.
2. Elabora un informe de los libros que se tienen y llmalo Relacin de libros existen-
tes.
3. Elabora un informe de los lectores que se tienen y los libros que tiene cada uno de
ellos, llmalo Relacin de lectores.
4. Cierra las tablas y la base de datos.
Desarrolla bases de datos n 213

Qu aprend en este bloque?


De acuerdo con lo visto en el bloque elabora un mapa conceptual de araa.
Desarrolla bases de datos n 215

Vamos a la prctica
De acuerdo con lo visto en la unidad realiza las siguientes prcticas:

Prctica 1: Creacin de Tablas


1. Crea una nueva base de datos, llmala VENTAS.
2. Crea una tabla nueva para registrar la informacin de los clientes, llmala
CLIENTES, tendr los siguientes campos:

Campo Tipo Tamao Propiedades


CDIGO_C Numrico Entero largo Ttulo: CDIGO CLIENTE
NOMBRE Texto 25 Ttulo: NOMBRE CLIENTE
DIR Texto 50 Ttulo: DIRECCIN
CP Texto 5 Ttulo: CDIGO POSTAL
MPIO_EDO Texto 25 Valor predeterminado:
MXICO, D.F.
TELFONO Texto 11
FAX Texto 11
DESCUENTO Numrico Simple Regla validacin: <0,25
Formato porcentual
con 2 decimales
ZVTAS Numrico Byte Ttulo: ZONA DE VENTAS

3. Asigna como clave principal el campo CDIGO_C.


4. Crea otra tabla nueva para registrar la informacin de los artculos, llmala
ARTCULOS EN VENTA, que tendr los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de datos Tamao Propiedades


CDIGO_A Numrico Entero largo Ttulo: CDIGO ARTCULO
DESCRIPCIN Texto 30
PRECIO Numrico Simple Formato estndar con dos
decimales

5. Asigna como clave principal el campo CDIGO_A.


6. Crea una tabla nueva para registrar la informacin de pedidos, llmala PEDI-
DOS, tendr los siguientes campos:
216 n Informtica II

Nombre del campo Tipo de datos Tamao Propiedades


NUMPED Autonumrico Entero largo Ttulo: NMERO PEDIDO
CDIGO_C Numrico Entero largo

CDIGO_A Numrico Entero largo


CANT_UNIDADES Numrico Simple Formato estndar con 0
decimales
FECHAPED Fecha a Formato Fecha Corta

7. Asigna como clave principal el campo NUMPED.


8. Crea una tabla nueva para registrar la informacin de las zonas de ventas, ll-
mala ZONAS, tendr los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de datos Tamao Propiedades


ZVTAS Numrico Byte Ttulo: ZONA DE VENTAS
DESCRIPCIN Texto 25 Ttulo: NOMBRE DE ZONA

9. Asigna como clave principal el campo ZONA.


10. Complementa cada tabla con al menos 10 registros cada una, observando las
siguientes condiciones:

Para los precios indica diversas cantidades entre 100 y 500.


Utiliza nmeros consecutivos para el campo CDIGO_A, para facilitar
ms adelante la introduccin de datos en PEDIDOS.
Las zonas sern: Norte, Sur, Este y Oeste.
Varios clientes debern ser de Puebla y Tabasco.
Utiliza nmeros consecutivos para el campo CDIGO_C, para facilitar
ms adelante la introduccin de datos en PEDIDOS.

11. Con la tabla CLIENTES practica los siguientes puntos:

a. Redimensiona el tamao de las columnas a las necesidades de su contenido.


b. Ordena todos los registros con base en los datos de la columna NOMBRE.

Prctica 2. Relaciones, consultas, formularios e informes


1. Abre la ventana de Relaciones.
2. Agrega las tablas CLIENTES, ARTCULOS, PEDIDOS y ZONAS, para crear
las relaciones entre las mismas.
3. Crea las siguientes relaciones entre las tablas correspondientes:

a. Relaciona la ZVTAS de las tablas ZONA y CLIENTES.


b. Relaciona CDIGO_C de las tablas CLIENTES y PEDIDOS.
c. Relaciona CDIGO_A de las tablas ARTCULOS y PEDIDOS.
Desarrolla bases de datos n 217

4. Disea una consulta que sea capaz de devolver todos los clientes que perte-
nezcan a la ZVTAS NORTE. Esta consulta solamente deber mostrarnos los
campos CDIGO_C y NOMBRE, sin mostrar el campo de ZVTAS.
5. Modica la consulta para que nos muestre tambin los registros de la ZVTAS
SUR.
6. Guarda la consulta con el nombre SELECCIN ZONA DE VENTAS.
7. Modica la consulta para hacer que cada vez que ejecutemos la consulta nos
solicite la ZVTAS que deseamos ver (parmetros).
8. Prueba su funcionamiento con diferentes zonas de ventas.
9. Guarda la consulta.
10. Crea una nueva consulta basada en la tabla CLIENTES, en la cual aparezcan
los campos: NOMBRE, CP y MPI_EDO, debiendo aparecer solamente los
registros que pertenezcan a la POBLACIN de Puebla.
11. Guarda la consulta con el nombre CLIENTES DE PUEBLA.
12. Crea una nueva consulta de seleccin en la que aparezcan los campos: NOM-
BRE, ARTCULO, DESCRIPCIN, UNIDADES, PRECIO, DESCUENTO:

Aade un campo calculado llamado NETO, que ser el resultado de: Uni-
dades * PRECIO * (1 DESCUENTO).
Graba la consulta con el nombre DESCUENTO.

13. Crea un formulario para la consulta que hemos creado en el punto anterior:

El formulario deber ser de tipo tabular y con todos los campos de la con-
sulta.
Graba el formulario con el nombre DESCUENTO.

14. Crea un informe para la consulta DESCUENTO:

El informe ser de tipo tabular, con todos los campos de la consulta, y de-
ber estar ordenado por NOMBRE.
Graba el informe con el nombre DESCUENTO.
Desarrolla bases de datos n 219

Mi competencia actual
Nombre:________________________________________________________ Calicacin:_________

Lugar y Fecha:_________________________ Grupo:___________ N. Lista:_________

I. Escribe en el parntesis el inciso que corresponde a la respuesta correcta a cada pregunta

1. ( ) El Access es:
a) Una hoja de clculo b) Una base de datos c) Un editor de textos d) Un sistema operativo
2. ( ) La jerarqua que tiene el Access es la siguiente:
a) TablaBase de datos b) Base de datosTabla c) TablaBase de datos d) Ninguna de las ante-
RegistroCampo RegistroCampo CampoRegistro riores

3. ( ) Son los objetos principales de base de datos que se utilizan para seguridad de datos.
a) Consultas b) Formularios c) Tablas d) Informes
4. ( ) La extensin de una base de datos Access, es:
a) ACC b) MDB c) ACCDB d) ACM
5. ( ) Para un campo tipo texto, se debe controlar la extensin del texto
a) Simplemente por es- b) Para ahorrar memoria c) Porque si no tendre- d) Porque si no debemos
ttica mos problemas para poner menos campos
buscarlo en una con-
sulta
6. ( ) Una clave principal
a) Es nica b) Se puede repetir c) Segn se disee la ta- d) Ninguna de las ante-
bla, se puede repetir riores es vlida
7. ( ) Para la edad de una persona, qu tipo de dato numrico es el ms idneo?
a) Simple b) Entero c) Entero largo d) Byte
8. ( ) Son los objetos principales de base de datos que se utilizan para seguridad de datos:
a)Consultas b) Formularios c) Tablas d) Informes
9. ( ) Cmo se pone una clave principal?
a) Sobre el campo que b) Al poner el nombre del c) El Access por defecto d) Todas son vlidas
se desea, se presio- campo, ponemos entre elige la ms adecuada
na el botn derecho, parntesis la palabra
y se selecciona clave clave
principal
10. ( ) Para realizar una consulta normal, es decir aquellas en que no se modican los datos originales, escoge-
mos una consulta de
a) Visualizacin b) Seleccin c) Normal d) Todas son vlidas
220 n Informtica II

11. ( ) Si tenemos una consulta ya grabada e introducimos nuevos datos en la tabla, la consulta
a) Se actualiza sin pro- b) Slo saldrn los nue- c) Las consultas son ce- d) La consulta dara error
blemas vos valores y se elimi- rradas y no les afec- al ejecutarse
narn los antiguos tan los nuevos datos
de la tabla
12. ( ) Si queremos buscar las personas cuya primera letra de su nombre sea la V, cmo debe ser el criterio?
a) * v * b) v * c) * v d) Todas son vlidas

13. ( ) La nica condicin necesaria para relacionar dos tablas es:


a) No hay ninguna en b) Dos campos (uno c) No se pueden crear d) Los requisitos son
especial para cada tabla) que relaciones si Access tantos que hacen que
tengan la misma infor- no lo pregunta previa- esta tarea sea ardua y
macin mente no se utilice
14. ( ) Para disear un campo como el del telfono, el tipo ms ptimo es
a) Texto b) Numrico c) Autonumrico d) Ninguno de los
anteriores
15. ( ) Qu tipos de ltrado se pueden seleccionar en una tabla?
a) Seleccin y estndar b) Seleccin y por c) Seleccin y por d) Ninguno de los
formulario indexacin anteriores
16. ( ) A una tabla, una vez diseada y con algunos datos introducidos, se le pueden agregar ms campos?
a) S b) No c) S, pero el nuevo n- d) S, pero slo de tipo
mero de campos no texto
puede sobrepasar a
los que existan ante-
riormente
17. ( ) Si en una tabla, dimos a una fecha el formato fecha corta, se puede cambiar el formato en la presenta-
cin de resultados de una consulta?
a) S, sin problema b) No, nunca c) S, pero a unos pocos d) S pero habra que
formatos y ya preesta- noticarlo previamen-
blecidos te en el diseo de la
tabla
18. ( ) Constituyen un recurso especco para la presentacin de informaciones en papel impreso
a) Consultas b) Formularios c) Tablas d) Informes
19. ( ) Objeto de una base de datos en el que se pueden colocar controles para realizar acciones o para introducir,
mostrar y modicar los datos de los campos
a) Consultas b) Formularios c) Tablas d) Informes
20. ( ) Es un conjunto de datos perteneciente a un mismo contexto y almacena datos sistemticamente para uso
posterior
a) Base de datos b) Tablas c) Campo d) Registro
Desarrolla bases de datos n 221

Evaluacin formativa
Gua de observacin

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

La siguiente prctica es una lista de reactivos que el facilitador aplicar al estudiante y con base en ellos se
calicarn los indicadores de la Gua de Observacin que se presenta en la pgina siguiente.

Caso prctico:
R1. Elabora una base de datos nueva y denomnala Inventario
R2. Crea una tabla denominada ARTCULOS con los campos elige el tipo ms adecuada para cada tabla:
a. CDIGO DEL ARTCULO
b. DESCRIPCIN
c. UNIDAD DE MEDIDA
d. PRECIO POR UNIDAD
e. EXISTENCIA
Crea otra tabla denominada CLIENTES con los campos:
a. CDIGO DEL CLIENTE
b. NOMBRE
c. DIRECCIN
d. RFC
e. TELFONO
Crea otra tabla que sea VENTAS con los campos:
a. CDIGO ARTCULO
b. CDIGO CLIENTE
c. FECHA
d. UNIDADES VENDIDAS
e. TOTAL
R3. Elabora las relaciones que correspondan.
R4. Crea una consulta que nos despliegue las ventas del ltimo mes.
R5. Elabora un formulario para mantener actualizada la base de clientes y de artculos.
R6. Elabora un informe de las ventas efectuadas en la ltima semana, mostrando a quin se le ha vendido
junto con todos sus datos.
Desarrolla bases de datos n 223

Evaluacin formativa
Gua de observacin

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

Instrucciones: La Gua de Observacin debe ser aplicada por el facilitador de acuerdo con los reactivos del
Caso Prctico y deber colocarse un 1 en Ejecucin si el estudiante cumpli, o un 0 si no cumpli con cada
indicador, en caso de que la respuesta sea que no cumpli colocar en la columna de Observaciones la justi-
cacin de ello. Hay uno o varios indicadores asociados a cada reactivo del caso prctico. Para obtener la cali-
cacin nal deber multiplicar la columna Ejecucin por Ponderacin colocando el producto en la columna
de Total, nalmente sume la columna Total.

Reactivo
asociado Indicador Ejecucin Ponderacin Total Observaciones

R1 Abri correctamente la base de datos 0.5

Crea y manipula correctamente la base de


R2 1
datos

Elabora correctamente las relaciones entre


R3 1
las tablas

R4 Elabora correctamente las consultas 2

R5 Elabora correctamente los formularios 2

R6 Crea correctamente un informe 2

Elabora correctamente las prcticas


R6 1.5
designadas

Calicacin nal
Desarrolla bases de datos n 225

Evaluacin formativa
Lista de cotejo

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

Los reactivos de la Lista de Cotejo son productos generados por el estudiante, as que deber ser l quien los
desarrolle en su cuaderno.

R1.
a. Por qu es importante invertir un tiempo en el diseo de la base de datos?
b. Menciona los pasos bsicos para disear una base de datos.
R2.
a. Explica la nalidad de una base de datos.
b. Cmo determinas las tablas y los campos que se necesitan en la base de datos relacionada con la vida
cotidiana?
R3.
a. Explica qu es una relacin entre las tablas.
b. Explica qu es una consulta.
c. Explica qu es un informe y un formulario y cul es la diferencia entre stos.
R4. Propn al menos tres bases de datos que se puedan resolver con el uso de Access.
Desarrolla bases de datos n 227

Evaluacin formativa
Lista de cotejo

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

Instrucciones: La Lista de Cotejo debe ser aplicada por el facilitador de acuerdo con los reactivos del Caso
Prctico y deber colocarse un 1 en Ejecucin si el estudiante cumpli o un 0 si no cumpli con cada indica-
dor, en caso de que la respuesta sea que no cumpli colocar en la columna de Observaciones la justicacin
de ello. Hay uno o varios indicadores asociados a cada reactivo del caso prctico. Para obtener la calicacin
nal deber multiplicar la columna Ejecucin por Ponderacin colocando el producto en la columna de Total,
nalmente sume la columna Total.

Reactivo
asociado Indicador Ejecucin Ponderacin Total Observaciones

R1 Valora el diseo de la base de datos 2

Explica la utilidad de las bases de datos


R2 3
para resolver problemas cotidianos

Explica los conceptos relacionados con las


R3 2
bases de datos

Propone proyectos relacionados con la


R4 vida cotidiana o escolar que se pueden 3
resolver con el uso de la base de datos

Calicacin nal
Desarrolla bases de datos n 229

Temas para informticos


Resuelve el siguiente problema de lgica.

Gerardo sali de su casa con un montn de canicas y cuando regres a casa lo


hizo sin alguna. Cuando su padre le pregunt qu haba hecho con todas sus ca-
nicas, l le respondi:
A cada primo que me encontr en el parque le di la mitad de canicas que
tena hasta ese momento ms una.
Y con cuntos primos te has encontrado? pregunt su padre.
Me he encontrado a cuatro primos respondi Gerardo.
Con cuntas canicas sali Gerardo de su casa?
230 Q Informtica II

BLOQUE IV I

Emplea software
educativo
Competencias disciplinares del Bloque IV:
Emplea software educativo para aprender e incrementar sus
posibilidades de formacin en el contexto cotidiano y escolar.
Valora la universidad virtual como una modalidad exible de educacin
en el contexto cotidiano, escolar y laboral.
Emplea software educativo Q 231

Durante el presente bloque se busca desarrollar los


siguientes atributos de las competencias genricas:
1.1 Enfrenta las dicultades que se le presentan y es consciente de sus valores, fortalezas y
debilidades.
1.5 Asume las consecuencias de sus comportamientos y decisiones.
4.1. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingsticas, matemticas o grcas.
4.5 Maneja las tecnologas de la informacin y la comunicacin para obtener informacin y
expresar ideas.
5.6 Utiliza la tecnologa de la informacin y comunicacin para procesar e interpretar la
informacin.
6.1 Elige las fuentes de informacin ms relevantes para un propsito especco y discrimina
entre ellas de acuerdo a su relevancia y conabilidad.
6.4 Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sinttica.
7.2 Identica las actividades que le resultan de mayor o menor inters o dicultad, reconociendo
y controlando sus reacciones frente a retos y obstculos.
8.3 Asume una actitud constructiva, congruente con los conocimientos y habilidades con los que
cuenta dentro de distintos equipos de trabajo.
9.1 Privilegia el dilogo como mecanismo para la solucin de conictos.
Contenido
Mi competencia inicial 233

Software educativo 235


Cursos 236
Tutoriales 237

Educacin en lnea 239


Conceptos 239
Caractersticas y ventajas 240
Principales aplicaciones: la universidad virtual 241

Qu aprend en este bloque? 243


Vamos a la prctica 245
Mi competencia actual 247
Evaluacin formativa 249
Temas para informticos 257
Mi competencia inicial
Nombre:________________________________________________________ Calicacin:_________

Lugar y Fecha:_________________________ Grupo:___________ N. Lista:_________

I.Responde las siguientes preguntas:

1. Qu es el software educativo?

2. Cmo se divide el software educativo?

3. Cules son las caractersticas de los cursos?

4. Qu son los tutoriales?

5. Qu es la educacin en lnea?

6. Cules son las principales caractersticas de la educacin en lnea?

7. Qu es una universidad virtual?

8. Enuncia dos ventajas de las universidades virtuales.

9. Enuncia dos desventajas de las universidades virtuales.

10. Menciona dos sitios de internet que correspondan a universidades virtuales reconocidas.
Emplea software educativo Q 235

Software educativo

Para activar tu cerebro


Actividad 1: Responde las siguientes preguntas.
Caracolessemerompilaba- 1. Qu es el software?
rraespaciadora.
Annimo

2. Qu es la didctica?

3. Qu es un software didctico o educativo?

4. Enuncia tres ejemplos de software educativo.

Utilizaremos las expresiones software educativo, programas educativos y pro-


gramas didcticos como sinnimos y los deniremos como

Todos los programas creados con la nalidad especca de ser utilizados para facilitar los
procesos de enseanza y de aprendizaje.

Los cursos o programas didcticos se pueden presentar en:

 Modalidad tradicional presencial.


 Modalidad exible y a distancia.

La mayora del software educativo tiene tres mdulos principales:

1. El mdulo que gestiona la comunicacin (sistema input/output).


2. El mdulo que contiene los contenidos informativos del programa (bases de
datos).
3. El mdulo que administra la computadora y sus respuestas a las acciones de
los usuarios (motor).

Se dividen en Cursos y Tutoriales.


236 Q Informtica II

Cursos
Las principales caractersticas de los cursos son:

 Facilitan la transmisin de informaciones al usuario por parte de la compu-


tadora.
 Elaboran entornos de comunicacin cada vez ms prximos al lenguaje natural
del usuario.
 Avivan el inters, ya que trabajar con estos materiales es motivante.
 Permite la posibilidad de modicar los contenidos del programa y distingue
entre programas cerrados (que no pueden modicarse) y programas abiertos,
que proporcionan un esqueleto, una estructura, sobre la cual los alumnos y los
profesores pueden aadir el contenido que les interese. De esta manera se fa-
cilita su adecuacin a los diversos contextos educativos y permite un mejor
tratamiento de la diversidad de los estudiantes.

Las ventajas que existen al usar cursos son:

 Promover un aprendizaje a partir de los errores.


 Facilitar la evaluacin y control, al facilitar la prctica sistemtica de algunos
temas mediante ejercicios de refuerzo.
 Posibilitar un trabajo individual y tambin grupal.
 Pueden tomarse a cualquier hora, en cualquier lugar con computadora.

Ejemplos:

Cursos interactivos en CD:


Informtica: Windows, Ofce, Word, Excel, PowerPoint, Acces, Front
Page, Flash, Html, Dreamweaver, etctera.
Idiomas. Historia, Ciencias Sociales, Redaccin, Matemticas, etctera.
Contabilidad, Arquitectura, Msica, etctera.
Otros: seguridad industrial, cocina, etctera.
Cursos en lnea: Hay innidad de cursos en lnea.

Desarrolla tu competencia
Actividad 2: Verica si en el laboratorio de tu plantel existe algn curso en CD. Cul
es?
Emplea software educativo Q 237

Actividad 3: Disea una sesin de aprendizaje con algn curso en lnea de algn tema
que te interese. Llena el siguiente formato:

Tema: ________________________________________________________________________
Subtema: _________________________________________________________________
Direccin: ________________________________________________________________
Aprendizaje: ___________________________________________________________

Tiempo: ___________________________________________________________ Fecha: ___________________________________________________________

Tutoriales
Los programas educativos o didcticos pueden tratar las diferentes materias de
formas muy diversas, a estos programas se les llama Tutoriales y ofrecen un en-
torno de trabajo rico en posibilidades de interaccin.
Comparten cinco caractersticas esenciales:

 Son materiales elaborados con una nalidad didctica.


 Utilizan la computadora como soporte, en la cual realizas las actividades que
proponen.
 Son interactivos y contestan inmediatamente a tus acciones permitiendo un
dilogo y un intercambio de informaciones entre la computadora y t.
 Individualizan el trabajo, ya que se adaptan a tu ritmo de trabajo y pueden
adaptar sus actividades segn tu actuacin.
 Son fciles de usar.

Los tutoriales son

Programas que en mayor o menor medida dirigen, tutorizan, el trabajo de los alumnos.

Pretenden que, a partir de la informacin y mediante la realizacin de ciertas


actividades previstas de antemano, los estudiantes pongan en juego determinadas
capacidades y aprendan o refuercen ciertos conocimientos y/o habilidades.
Cuando se limitan a proponer ejercicios de refuerzo sin proporcionar explica-
ciones conceptuales previas se denominan programas tutoriales de ejercitacin,
como es el caso de los programas de preguntas y de los programas de adiestra-
miento psicomotor, que desarrollan la coordinacin neuromotriz en actividades
relacionadas con el dibujo, la escritura y otras habilidades psicomotrices.
Son programas que comparan las respuestas de los alumnos con los patrones
que tienen como correctos, guan los aprendizajes de los estudiantes y facilitan la
realizacin de prcticas ms o menos rutinarias as como su evaluacin; en algunos
238 Q Informtica II

casos una evaluacin negativa genera una nueva serie de ejercicios de repaso. A
partir de la estructura de su algoritmo, se distinguen cuatro categoras:

 Programas lineales: Presentan al alumno una secuencia de informacin y/o


ejercicios con independencia de la correccin de sus respuestas. Herederos
de la enseanza programada, transforman a la computadora en una mquina de
ensear transmisora de conocimientos y adiestradora de habilidades. No obs-
tante, su interactividad resulta pobre y el programa se hace largo de recorrer.
 Programas ramicados: Siguen recorridos pedaggicos diferentes segn el
juicio que hace la computadora sobre la correccin de las respuestas de los
alumnos o segn su decisin de profundizar ms en ciertos temas. Ofrecen
mayor interaccin, ms opciones, pero la organizacin de la materia suele estar
menos compartimentada que en los programas lineales y exigen un esfuerzo
ms grande al alumno.
 Entornos tutoriales: Proporcionan a los alumnos una serie de herramientas
de bsqueda y de proceso de la informacin que pueden utilizar libremente
para construir la respuesta a las preguntas del programa. Este es el caso de
los entornos de resolucin de problemas (problem solving), donde los estu-
diantes conocen parcialmente las informaciones necesarias para su resolucin
y deben buscar la informacin que falta y aplicar reglas, leyes y operaciones
para encontrar la solucin. En algunos casos, el programa no slo comprueba
la correccin del resultado, sino tambin tiene en cuenta la idoneidad del ca-
mino que se ha seguido en la resolucin. Sin llegar a estos niveles de anlisis
de las respuestas, podemos citar como ejemplo de entorno de resolucin de
problemas el programa MICROLAB de electrnica.
 Sistemas tutoriales expertos: Como los Sistemas Tutores Inteligentes (Intelligent
Tutoring Systems) que, elaborados con las tcnicas de la inteligencia articial
y teniendo en cuenta las teoras cognitivas sobre el aprendizaje, tienden a re-
producir un dilogo autntico entre el programa y el estudiante, y pretenden
comportarse como lo hara un tutor humano: guan a los alumnos paso a paso
en su proceso de aprendizaje, analizan su estilo de aprendizaje y sus errores
y proporcionan en cada caso la explicacin o ejercicio ms conveniente.

Existen innidad de tutoriales, tanto en lnea como en CD, te sugerimos buscar


alguno de ellos y experimentar.

Desarrolla tu competencia
Actividad 4: Realiza un resumen de lo visto en el apartado anterior haciendo nfasis en
los tipos de tutoriales, as como en sus caractersticas principales.

Actividad 5: Investiga si en el laboratorio de tu plantel hay algn tutorial y realiza una


sesin de aprendizaje. Podra ser algn tutor de Windows.
Emplea software educativo Q 239

Educacin en lnea

Para activar tu cerebro


Actividad 6: Realiza una investigacin documental acerca de los siguientes conceptos
bsicos que se usarn a lo largo de la unidad:
1. Qu es la educacin en lnea?
2. Cules son sus ventajas?
3. Qu es una universidad virtual?
4. Enuncia al menos tres sitios en Internet que sean de universidades virtuales.
5. Qu planes de estudio tienen?
6. Qu ventajas presentan frente a las universidades presenciales?
7. Qu desventajas tienen frente a las universidades presenciales?
8. Entrega un reporte que contenga:
a. Datos de identicacin.
b. Nombre de la escuela.
c. Asignatura y nombre del docente.
d. Nombre y nmero de lista del alumno (resaltado).
e. Semestre y grupo.
f. Presenta la informacin obtenida.
g. Realiza una conclusin personal.
h. Incluye la bibliografa.
i. Observa cuidado en el orden, limpieza y presentacin.

Conceptos
Sabes por qu Intel no lla-
E-learning, educacin on-line, teleeducacin o educacin en lnea, son algunos de
m 586 al Pentium? Porque los trminos que se usan como sinnimos. La educacin en lnea es:
ellos sumaron 486 + 100 y
les dio 585,99999976542
La enseanza a distancia, abierta, exible e interactiva, basada en el manejo de las
Annimo
nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin, aprovechando los recursos que
ofrece Internet.

Este tipo de educacin est avanzando vertiginosamente debido a que Inter-


net es un excelente vehculo para la comunicacin humana y la enseanza es un
proceso de comunicacin entre profesor y alumno.
Los precursores de este tipo de formacin son los cursos por correo, que pre-
sentaban el inconveniente grave de la falta de asesora personalizada y la dicultad
para interaccionar con los compaeros. Internet ha venido a facilitar el proceso
de comunicacin con los asesores gracias a los correos electrnicos, el chat, la
videoconferencia, etc. La interactividad en este ambiente es muy parecido al de
un aula real, lo que cambia es que el pizarrn es la pantalla, pero se puede ver y
escuchar al profesor e incluso se le puede preguntar a los compaeros.
240 Q Informtica II

La educacin en lnea ha tenido una respuesta muy positiva por parte de los
profesionales que desean mantener una formacin continua en un mundo tan cam-
biante, como de los centros formativos y de las empresas, debido a las grandes
ventajas que este tipo de formacin ofrece y que veremos a continuacin.

Desarrolla tu competencia
Actividad 7: Realiza una investigacin acerca de la educacin en lnea y llena la siguien-
te tabla:

Persona Conoce la educacin en lnea? Para qu la usara?

Haz un informe de acuerdo a las respuestas obtenidas.

Caractersticas y ventajas
En Internet hay muchos recursos gratuitos de todo tipo y en el aspecto educativo
quiz sea donde ms oferta gratuita y de paga podemos encontrar, aunque esto
ltimo no asegura la calidad. Estas son algunas de las caractersticas que debemos
vericar en la educacin en lnea:

 Temario: Debe gurar detallado, incluyendo los puntos de cada tema, los ejer-
cicios y las evaluaciones de que consta.
 Duracin: Se debe indicar el nmero de horas en que debe realizarse el curso.
 Calidad pedaggica: Se reere a cmo estn explicadas las cosas en el curso,
ya que stas deben estar explicadas de forma que sean fciles de entender.
 Materiales: Deben incluir qu materiales proporcionarn.
 Profesor: Es importante hacer referencia a cmo ser la interaccin entre
alumno y profesor.
 Certicacin: Debemos saber qu tipo de validez obtendremos al acabar el
curso.
 Curso de prueba: El poder probar lo que uno va a adquirir es una muestra de
amplia calidad.

La computadora para seguir un curso por Internet puede ser prcticamente


cualquiera, slo necesitars, en algunos casos, unas bocinas y una tarjeta de soni-
do, ya que a la fecha los cursos tienen multitud de elementos multimedia, como
imgenes, sonido, secuencias de video o animaciones.
Emplea software educativo Q 241

Las ventajas que nos proporciona la educacin en Internet son:

 Evita los desplazamientos fsicos: el alumno no tiene que desplazarse al centro


de enseanza, con lo que se ahorra tiempo y dinero.
 Sin horarios.
 Personalizable: Cada alumno puede estudiar a su ritmo y a su nivel.
 Participativa: Es una de las ventajas de la comunicacin que se da por este
medio, ya que los alumnos tmidos pueden comunicarse ms fcilmente con
el profesor y con sus compaeros a travs del correo y el chat.
 Multimedia: Se disponen de ms elementos multimedia e interactivos integra-
dos en la enseanza, de forma que hace la enseanza mucho ms atractiva.
 Actualizada: Debido a la facilidad para actualizar los contenidos.

Desarrolla tu competencia
Actividad 8: Investiga si en lnea hay algn curso que te interese, ingresa a l y averigua
si cumple con las caractersticas de un curso en lnea de calidad. Haz un cuadro de dife-
rencias y explica por qu cumple y por qu no.

Principales aplicaciones: la universidad virtual


Una vez un ordenador me
La educacin en lnea tiene muchos y muy variados usos; de hecho, en los pa-
venci jugando al ajedrez, ses desarrollados es donde se han visto mejores resultados, por ejemplo, en Esta-
pero no me opuso resisten- dos Unidos la educacin en lnea se ha implantado en la mayora de las grandes
cia cuando pasamos al kick
empresas, en la universidad y en la escuela secundaria. Fue all donde la Jones
boxing
Emo Philips International University de Denver, Colorado, primera universidad 100% virtual,
surgi en 1999.
Una universidad virtual es aquella que ofrece cursos y titulaciones on-line.
Ofrecen cursos de:

1. Licenciatura.
2. Maestra.
3. Doctorado.
4. Tambin imparten materias especializadas, como idiomas o informtica.

Las universidades virtuales te permiten:

 Libertad de horario.
 Estudiar a tu ritmo.
 Enseanza personalizada.
 La mayora de las universidades virtuales reservan un lugar especial para las
asignaturas relacionadas con las nuevas tecnologas.
242 Q Informtica II

 Puedes estudiar en una universidad de prestigio sin necesidad de moverte de


tu casa.
 Internet facilita la formacin continua a lo largo de toda la vida con cursos
accesibles, de calidad y libertad de horarios.

Las universidades virtuales te impiden:

 Contactar con otros estudiantes si no participas en los foros y chats.


 Los trabajos en grupo pueden resultar complicados.
 Si la universidad no revisa continuamente el material, puede quedar desconti-
nuado con rapidez.
 Es ms difcil que los profesores te conozcan personalmente.
 La prctica de ciertas materias resulta difcil.
 Estos estudios requieren un alto grado de responsabilidad del alumno.

Para muchos centros la enseanza virtual es una fuente de altos ingresos y


bajos costos. Sin embargo, la experiencia demuestra que la buena enseanza vir-
tual es costosa:

 Es necesario disponer de equipamientos, modelos pedaggicos adecuados y


material con contenidos adaptados. La actualizacin de estos elementos es
fundamental para que la enseanza sea exitosa.
 Los profesores tienen un papel fundamental y deben potenciar la interactivi-
dad, la comunicacin y la colaboracin del alumno. El tutor ha de lograr que
el alumno participe en los foros, chats, debates y que forme parte del campus
virtual.
 La universidad debe contar con un departamento de asistencia tcnica para
asesorar a los alumnos en los problemas que puedan surgirle con Internet.
 Los encuentros presenciales son muy importantes. Valora la universidad que
organiza reuniones, intercambios y seminarios para sus alumnos.
 Cada universidad cuenta con su propio modelo pedaggico.

Desarrolla tu competencia
Actividad 9: Realiza una investigacin de los posibles usos de la educacin en lnea, rea-
liza un informe y entrgalo a tu profesor.

Actividad 10: Realiza un resumen acerca de las universidades virtuales.


Emplea software educativo Q 243

Qu aprend en este bloque?


Realiza un mapa conceptual de lo que has aprendido en esta unidad.
Emplea software educativo Q 245

Vamos a la prctica
En el laboratorio de Informtica, realiza las siguientes prcticas, entrega un re-
porte con tus resultados:

Prctica 1:
Busca 10 sitios de Internet que pertenezcan a universidades virtuales y llena la
siguiente tabla:

Universidad Sitio de Internet Programas de titulacin Costo


Emplea software educativo Q 247

Mi competencia actual
Nombre:________________________________________________________ Calicacin:_________

Lugar y Fecha:_________________________ Grupo:___________ N. Lista:_________

I. Responde las siguientes preguntas:

1. Qu es el software educativo?

2. Cmo se divide el software educativo?

3. Cules son las caractersticas de los cursos?

4. Qu son los tutoriales?

5. Qu es la educacin en lnea?

6. Cules son las principales caractersticas de la educacin en lnea?

7. Qu es una universidad virtual?

8. Enuncia dos ventajas de las universidades virtuales.

9. Enuncia dos desventajas de las universidades virtuales.

10. Menciona dos sitios de internet que correspondan a universidades virtuales reconocidas.
Emplea software educativo Q 249

Evaluacin formativa
Gua de observacin

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

La siguiente prctica es una lista de reactivos que el facilitador aplicar al estudiante y con base en ellos se
calicarn los indicadores de la Gua de Observacin que se presenta en la pgina siguiente.

Caso prctico:

R1. Ingresa a Internet y busca un curso virtual gratuito sobre algn tema que te interese. Toma nota de lo ms
relevante, de la direccin del sitio y menciona cul fue tu experiencia.
R2. Ingresa a algn tutorial gratuito para enseanza de idiomas. Anota la direccin del sitio y cul fue tu ex-
periencia.
R3. Ingresa a una universidad virtual de tu estado y toma nota de las licenciaturas que dispone, de la direc-
cin del sitio y del programa de estudios que te gustara tomar.
Emplea software educativo Q 251

Evaluacin formativa
Gua de observacin

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

Instrucciones: La Gua de Observacin debe ser aplicada por el facilitador de acuerdo con los reactivos del
Caso Prctico y deber colocarse un 1 en Ejecucin si el estudiante cumpli, o un 0 si no cumpli con cada
indicador, en caso de que la respuesta sea que no cumpli colocar en la columna de Observaciones la justi-
cacin de ello. Hay uno o varios indicadores asociados a cada reactivo del Caso Prctico. Para obtener la
calicacin nal deber multiplicar la columna Ejecucin por Ponderacin colocando el producto en la co-
lumna de Total, nalmente sume la columna Total.

Reactivo
asociado Indicador Ejecucin Ponderacin Total Observaciones

Identica las oportunidades de aprendizaje


R1 2
que le ofrece el software educativo

Selecciona un software que pueda cubrir


R1 3
sus necesidades de aprendizaje

Aplica las funciones y herramientas del


R2 2
software educativo

Compara las alternativas de formacin


R3 de acuerdo a sus intereses acadmicos y 3
personales

Calicacin nal
Emplea software educativo Q 253

Evaluacin formativa
Lista de cotejo

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

Los reactivos de la Lista de Cotejo son productos generados por el estudiante, as que deber ser l quien los
desarrolle en su cuaderno.

R1. Elabora un mapa conceptual acerca de la educacin en lnea, mostrando su naturaleza, funcin, caracte-
rsticas y ventajas.
R2. Realiza una presentacin acerca de las diferentes opciones de la educacin en lnea, haciendo nfasis en
la universidad virtual.
R3. Presntala a tus compaeros junto con la universidad virtual que ms llam tu atencin.
Emplea software educativo Q 255

Evaluacin formativa
Lista de cotejo

Institucin:________________________________________________________ Fecha:_________

Nombre del evaluado:__________________________________________ N. Lista:_________

Instrucciones: La Lista de Cotejo debe ser aplicada por el facilitador de acuerdo con los reactivos del Caso
Prctico y deber colocarse un 1 en Ejecucin si el estudiante cumpli o un 0 si no cumpli con cada indica-
dor, en caso de que la respuesta sea que no cumpli colocar en la columna de Observaciones la justicacin
de ello. Hay uno o varios indicadores asociados a cada reactivo del caso prctico. Para obtener la calicacin
nal deber multiplicar la columna Ejecucin por Ponderacin colocando el producto en la columna de Total,
nalmente sume la columna Total.

Reactivo
asociado Indicador Ejecucin Ponderacin Total Observaciones

R1 Utiliza organizadores grcos para denir 3


la naturaleza, funcin, caractersticas y
ventajas del software educativo

R2 Reproduce el software educativo 3


mostrando las ventajas a otras personas

R3 Presenta a su grupo las alternativas de una 4


universidad virtual

Calicacin nal:
Emplea software educativo Q 257

Temas para informticos


Herramientas de autor (Tomado de http://www.telecable.es/personales/mmggg/
hdeautor/fundamen.htm)

En el campo informtico se entiende como herramienta de autor a todo software


que permite crear aplicaciones independientes del software que lo gener. Estas
aplicaciones son programas o archivos del tipo *.EXE.
Todo software de autor puede manejar texto, imagen (esttica o dinmica),
sonido, hipertextos e hipervnculos. Sin embargo, el elemento comn a las herra-
mientas de autor es el hecho de crear ejecutables que corran independientes del
software que los gener, donde haya un proceso de compilado de por medio.
En educacin, la aplicacin ms interesante es la posibilidad de que el docente
realice su propia aplicacin o publicacin. Pasa de ser receptor de lo que el mer-
cado editorial le ofrece a ser creador (autor) de sus propias propuestas y/o visin
de la currcula que debe presentar al alumno.
Contar con una herramienta de autor en este mbito permite independizarnos
de terceras fuentes, crear aplicaciones que sigan los planes de estudio y utilicen
la visin del docente permitiendo que el alumno interacte con la realizacin del
mismo. Se reemplaza el concepto de USO por el de USO CREATIVO.
Entre las herramientas de autor ms usadas se encuentran:

1. Clic (http://clic.xtec.net/es/index.htm).
2. Hot Potatoes (http://web.uvic.ca/hrd/hotpot/); (http://www.ciberconta.unizar.
es/leccion/tutoriales/).
3. Multigestor Windows (http://dewey.uab.es/pmarques/multi1.htm).
4. Scala (http://www.scala.com)
5. ScrapBook (http://www.iam.com.ar/scrapboo.htm).
6. Superlink (http://www.alchemediainc.com/).
7. Web Questions (http://www.aula21.net/webquestions/).
8. Eclipsecrossword (http://eclipsecrossword.softonic.com/descargar).
Campo de comunicacin

Se trata de la nueva edicin con enfoque de competencias. Este texto cubre los
contenidos de los cuatro bloques del Programa de Informtica del segundo
semestre de la DGB.

En el bachillerato general la asignatura de Informtica, de acuerdo al Programa


Ocial, se encarga de consolidar, diversicar y fortalecer los aprendizajes adquiri-
dos por los estudiantes, a travs del desarrollo de las competencias, lo cual les
permite utilizar de forma efectiva las Tecnologas de Informacin y Comunicacin
que se encuentran disponibles en su entorno, de modo que estn en posibilidad
de tener un desempeo efectivo en una sociedad cada vez ms compleja, rica
en informacin y basada en el conocimiento, por tal motivo es fundamental que
los alumnos de Educacin Media Superior cuenten con un libro de texto como
Informtica II que les permita buscar, evaluar, seleccionar y utilizar la infor-
macin de un modo ecaz, y poder comunicarse y producir materiales diversos
y cada vez ms complejos.

Los bloques que incluye esta obra son:

 Bloque I: Disea y elabora algoritmos


 Bloque II: Elabora hojas de clculo
 Bloque III: Desarrolla bases de datos
 Bloque IV: Emplea software educativo

Te invitamos a iniciar este viaje por la Informtica, que se ha convertido en una


de las principales ciencias en el desarrollo de la humanidad.