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14 pasos para sobrevivir a una fiscalizacin IVSS

El 28 de Octubre de 2011 se public en la Gaceta Oficial N 39788 la Providencia


Administrativa N 003 del IVSS que establece los documentos a presentar a funcionarios
del Seguro Social en caso de fiscalizacin. Esta semana estuvimos tratando el tema con
uno de nuestros seguidores, un pequeo emprendedor, quien se sinti abrumado ante la
cantidad de requerimientos exigidos por los fiscales y la dureza de las sanciones por no
cumplir con la Providencia 003, por ello hemos elaborado este pequeo instructivo paso a
paso de cmo cumplir con lo exigido en la normativa y sobrevivir a una fiscalizacin del
IVSS.

Para hacer esto necesitars: una cartelera, posiblemente ya tengas tu cartelera fiscal con los
datos que te exige el SENIAT, carpeta, separadores de archivo, hojas en blanco,
marcadores, etiquetas, tinta en tu impresora, conexin a internet y paciencia. En la prctica
estos documentos los debes tener tanto en la cartelera, como en una carpeta de anillos, pues
cuando te vayan a fiscalizar te pedirn los archivos, ordenados de la manera que sigue.

La Providencia, te exige que debes tener exhibido en un lugar visible (para esto es la
cartelera) y mostrar al funcionario actuante (para esto es la carpeta) los siguientes
documentos:

1. Forma 14-01 tambin conocida como CDULA DEL PATRONO O EMPRESA


o Registro en el Sistema de Gestin y Autoliquidacin de Empresas TIUNA
debidamente sellada. Esta es tu inscripcin en el IVSS.

2. El registro de asegurado de cada trabajador, esta es la antigua forma 14-02, que


actualmente se llama Constancia de Registro de Trabajador y que puedes
descargar de la web del IVSS.

3. La participacin de retiro de los trabajadores (forma 14-03) o Constancia de


Egreso de Trabajador, que tambin puedes descargar de la web del IVSS.
ATENCIN: Estos registros son de los ltimos cinco aos. Es decir, que si el
trabajador egres en 2009 debera estar en la carpeta (y en la cartelera) su registro
de asegurado y su retiro.

4. S y slo s tienes un acta de convenimiento de pago, aqu debers agregar la forma 14-
133 de Convenimiento de Pago y adems el documento notariado donde se celebra el
convenio de pago entre tu empresa y el IVSS (esto no aparece expresamente en la
providencia, pero los fiscales lo piden as que es recomendable tenerlo) Si no tienes
convenio de pago esta parte no te aplica y no debes preocuparte por esto.

5. Las tres ltimas rdenes de pago del IVSS. Estas son las antiguas facturas del seguro,
tambin las descargas de su pgina web.
6. Nmina de los trabajadores, que contenga esta informacin: nombres y apellidos,
nmero de cdula de identidad, cargo, salario que devenga (diario, semanal, y mensual),
fecha de ingreso de cada trabajador. Esta nmina debe ser de los ltimos tres aos.
Colocar esto en la cartelera no suele ser prctico, usualmente se colocan los meses del ao
que va corriendo y lo dems para la carpeta.

7. Declaracin Trimestral de Trabajadores ante el MINPTRASS. Esto tambin deben


hacerlo en su web. Lo interesante es que hace ms de dos aos no se puede hacer la
declaracin en lnea, ni se puede llevar a la inspectora de forma manual como se haca
antes. Mi recomendacin: inicia sesin en la web del MINPTRASS e imprime el mensaje
que te d.

Actualizacin: Ahora el MINPTRASS s est haciendo la declaracin trimestral y DEBES


incluirla en la carpeta del IVSS.

8. Copia de la Declaracin de Impuesto sobre la Renta de los ltimos 3 ejercicios. Esto


se lo pueden pedir al contador o bajarla de la web del SENIAT.

9. Acta Constitutiva, ms ltimas Actas de Asamblea de Modificaciones Estatutarias.


En algunos casos, empresas con muchos aos o modificaciones, la totalidad del Registro
Mercantil parece la totalidad de la Enciclopedia Britnica. Dependiendo del tamao de tu
registro completo, puede que necesites ms de una carpeta para tener la totalidad de la
Providencia 3 armada.

10. Registro Patronal de Asegurados (Forma 13-12) Les dejo el instructivo, y tambin
pueden descargar el formulario para llenarlo usando excel.
11. Si la empresa ha cesado sus actividades entonces debes tener cualquier documento
pblico o privado en el cual conste el cese de actividades.

12. Copia de recibos de pago de los trabajadores y trabajadoras sujetos a su servicio.


Recuerda que el servicio de pago debes hacerlo de acuerdo con lo establecido en el Art.
106 de la LOTTT.

13. Copia del ltimo Recibo de Pago de un servicio bsico, tradicionalmente se coloca el
de electricidad. Recuerda actualizarlo cada mes.

14. Copia del contrato de arrendamiento del inmueble donde realiza sus actividades (si
aplica)

Qu pasa si no cumplo con la Providencia N 003?


Sers sujeto de sanciones en dinero (Art. 86 Ley del Seguro Social), si la declaracin es
inexacta, tarda o de plano no la haces tambin sers sujeto de sanciones penales (Art. 87
Ley del Seguro Social). As que mejor pones manos a la obra y con un poco de paciencia
podrs cumplir perfectamente con esta obligacin de exhibicin, registro y archivo.

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