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ELEMENTOS BSICOS PARA UNA COMUNICACIN ESCRITA EFICAZ (en la

empresa)

Diego Levis Consultor en comunicacin

info@diegolevis.com.ar

Comunicacin escrita (en la empresa)

No utilice el correo electrnico para evitar una comunicacin cara a cara.

Un mensaje escrito proporciona un documento permanente.

Se puede consultar en cualquier momento y enviar a cuantas personas desee.

Le brinda la oportunidad de transmitir ideas e informacin complejas en un formato que

permite al receptor asimilarlas del modo y al ritmo que le desee.

Es preferible utilizar el nombre de la persona a la que va dirigido el mensaje que recurrir al uso
de frmulas de cortesa

Antes de enviar su mensaje plalo para asegurarse de que el lector pueda entender
exactamente lo que desea decir

Los puntos clave que debe plantear el mensaje son:

1. Situacin: Resuma el contenido de la carta subrayando los hechos

2. Consecuencias.
3. Resolucin: Sugiera una posible solucin para la situacin planteada
4. Accin: Lo que usted har o espera que haga la persona a la que le escribe
5. Cortesa

La comunicacin de los conocimientos e ideas de los miembros de un equipo permite mejorar

la eficiencia en el trabajo

Es importante entender los puntos dbiles y fuertes de cada persona de su equipo

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Adopte un enfoque positivo ante los problemas y las personas.

Antes de la redaccin
Qu, a quin, como, cuando, donde y porqu?

Disponga de tiempo suficiente para estructurar y adaptar su mensaje de manera que facilite la
comprensin del receptor .

1- Qu deseo decir (solicitar/responder/informar) Qu deseo obtener. Establezca con

claridad su objetivo
2- Quin o quienes son los destinatarios: Superior, miembro de mi equipo, colega,
subordinado, alguien a quien no conozco?
3- Cmo? A travs de qu medio lo voy a transmitir? Necesito registro?
4- Cundo debo o deseo enviarlo?
5- Adonde lo voy a enviar?
6- Porqu es importante para m y para el receptor el contenido del mensaje?

Otras consideraciones:
1. Deseo una respuesta inmediata?
2. Deseo qu piense sobre el mensaje y responda ms tarde?
3. A cuntas personas deseo que llegue el mensaje? Es el mismo para todos?
4. El mensaje debe ser formal o informal?
5. Tengo posibilidad de hablar con el receptor o es difcil hacerlo?
6. Existen limitaciones fsicas en los medios que puedo utilizar?

Unos minutos suplementarios en la redaccin del mensaje puede representar un ahorro

importante de tiempo para usted y para el destinatario del mensaje. Si el mensaje es sencillo y
est dirigido a alguien a quien conoce apenas presenta problemas

Elija el medio que considere ms eficaz para sus fines.

Recuerde que el medio utilizado supone tambin un mensaje. En ocasiones, el receptor

puede considerar que el tema no merece una comunicacin escrita Un mensaje oral suele ser
considerado menos importante que uno comunicado por escrito.

Para obtener buenos resultados es vital adecuar la forma y el modo de transmisin al

destinatario: contribuir a eliminar posibles barreras provocadas por un receptor que no est
predispuesto a recibir el mensaje

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Redaccin

El mensaje debe ser sencillo, claro, concreto y directo.

Adecuar el mensaje al receptor:

1- Adecue el uso de palabras tcnicas a las caractersticas de su audiencia
2- Vigile el nivel de informacin, el estilo y el tono del mensaje No d por sentado que el
receptor entender su mensaje
3- Cuando prepare su mensaje intente tener en cuenta los posibles diferentes modos de
interpretacin que podra tener segn las personas que lo reciban.
Aada comentarios sobre sus percepciones si estn pueden ser distintas a las del
receptor Muchas veces damos por sentado que los dems comparten nuestras
percepciones y puntos de vista: .
i. Por ejemplo el anuncio del tipo se acercan muchos cambios puede ser
tomado por algunos como una oportunidad de progreso personal y por
otros como una amenaza

Es importante asegurarse que su mensaje ser comprendido en toda su dimensin por el

receptor
Que lo recibido sea lo mismo que se deseo decir.
La repercusin del mensaje depende del modo en que se recibe y entiende

Es posible que el receptor no comparta su punto de vista.

Es necesario que centre la atencin del destinatario en la importancia que tiene para hacer
su trabajo de modo eficaz la informacin o tarea solicitada- la otra persona puede
considerar que se trata de algo irrelevante.

Intente adaptar el nivel de informacin del mensaje a las necesidades del receptor

i. La cantidad de detalles depende de los conocimientos previos que el

receptor tenga del tema
ii. El nivel de profundidad de la informacin solicitada est relacionada con el
uso/fin que le dar el receptor
iii. Si el receptor tiene poca experiencia o conocimiento del tema necesitar
ms informacin

Indique por que la informacin es importante para usted, sin este dato el destinatario puede
responder de modo diferente al deseado

Despus de la redaccin, antes de enviar el mensaje

1- Asegrese que est completo
2- Asegrese que expresa realmente lo que pretende.
3- Vigile la sintaxis y la ortografa: No confi en los correctores de los procesadores de
texto informticos
4- Asegrese que el mensaje contiene toda la informacin necesaria y que refleja con
precisin sus necesidades o intenciones
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5- Especifique los plazos requeridos para una respuesta, sobre todo si se trata de un tema
que necesita una respuesta urgente.
6- Asegrese que le mensaje se enva por el medio adecuado (pregntese si le gustara
que le enven el mensaje tal como usted lo ha hecho)
7- Asegrese que el modo de envo asegurar la recepcin del mensaje en tiempo y
forma.

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Tabla comparativa entre textos escritos y orales:

Oral Escrita
Ventajas Transmisin rpida Queda registro. Un mensaje
Flexibilidad/ Agilidad escrito se puede guardar y
El emisor controla el momento y lugar archivar.
de transmisin Se puede consultar en cualquier
Permite obtener respuestas rpidas, es momento y enviar a cuantas
ms directa. personas se desee
Permite aclarar dudas en el mismo Brinda la oportunidad de transmitir
momento informacin compleja en un
formato que permite al receptor
Ms adecuada para comunicaciones asimilarla del modo y al ritmo que
informales quiera.
Cara a cara Las mismas que en el Permite que el receptor, si lo
caso anterior ms: estima necesario, repita la lectura
Modo ms personal. Aumenta la del mensaje hasta su total
motivacin comprensin
Se cuenta con la ayuda de la Se adecua a mensajes largos
comunicacin no oral (mirada, sonrisa, Ms apropiada para
actitud corporal, etc.) comunicaciones formales
Enfatiza los ambientes o situaciones en
las cuales ocurre la comunicacin.
Inconvenientes No queda registro Requiere ms tiempo de
Se puede olvidar. preparacin.
Si el mensaje es complejo o largo se Requiere mayor dominio de las
puede perder parte de la informacin herramientas del lenguaje
Puede generar confusin / entenderse No se obtiene una respuesta
mal inmediata
El mensaje puede tomarse como de
menor importancia del que realmente
tiene
Cara a cara
La gestualidad puede ser mal
interpretada
Observaciones/ En caso de que se estime necesario guardar un registro de lo tratado en una
Recomendaciones reunin es conveniente levantar un minuta escrita. Otra posibilidad es hacer una
grabacin de la reunin (en audio o video) .
Los cambios operativos en las rutinas de trabajo conviene hacerlos por escrito
(mail, memo, circular, etc.)
Para notificacin de promociones del personal, cambio de funciones, relevos o
incorporaciones utilice medios escritos.
Tenga en cuenta que existen temas que es mejor tratar personalmente
Un mensaje verbal puede ser seguido de una nota escrita lo que favorece la
percepcin de importancia.
Las seales no verbales suponen un mensaje
Medios orales: Conversacin cara a cara, telfono, reuniones, presentaciones Medios escritos: E.mail,
informes, cartas, comunicados escritos, gacetillas, notas, memos, etc.

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Comunicacin escrita: Consejos y recomendaciones

Situacin Accin Observaciones

Preparacin de un mensaje Redacte de un modo claro y sencillo. Sea concreto
escrito Consejos bsicos de redaccin
Escriba frases cortas siguiendo preferentemente la estructura:
Sujeto Verbo Predicado Muchas veces, el
En lo posible, evite el uso de frases subordinadas. Escriba origen de un problema
prrafos cortos. Para pedidos, indicaciones y envos de est en la mala
informacin utilice tiempos verbales del indicativo. Controle
comprensin de un
el uso del subjuntivo y el condicional.
texto debido problemas
Arme frases simples y seprelas con signos de puntuacin
(.) esto ayuda a que el destinatario comprenda el sentido del en su sintaxis.
mensaje.
Jerarquice la informacin, esto le facilitar ordenar los datos y
redactarlos de manera apropiada.
Antes de enviar el mensaje Asegrese que el mensaje est completo
Asegrese que expresa realmente lo que usted desea decir
Asegrese de que contiene toda la informacin necesaria y
que refleje con precisin sus necesidades o intenciones
Especifique los plazos requeridos para una respuesta, en
especial si se trata de un tema urgente
Al enviar un mensaje Utilice el nombre de la persona la que va dirigido el mensaje.
Es preferible al uso de frmulas de cortesa, ms
impersonales.
Salude cordialmente y firme los mensajes que enva.
Envo de documentacin Cuando enve un documento escrito (planilla, memo, nota, etc) Sin este requisito el
escrita indique con claridad el nombre del remitente y las receptor puede no
instrucciones. saber que hacer con el
documento en
cuestin.

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Comunicacin escrita: Recomendaciones para el uso del correo electrnico en la

empresa
El uso interno del e.mail (correo electrnico) en las empresas contribuye a
agilizar la comunicacin entre distintos sectores de la compaa. Para conseguir
un buen aprovechamiento de las posibilidades que ofrece el email es importante
evitar un uso indiscrimado de esta herramienta, que pueda llevar a una saturacin
en el nmero de mensajes recibidos. Por otro lado, es importante asegurarse de
Consideraciones
que los mensajes estn dirigidos a las personas indicadas. Para conseguir una
iniciales
mayor eficacia en la comunicacin es fundamental establecer una categorizacin de
los mensajes que permita a los destinatarios de los mismos conocer de una manera
sencilla y rpida la importancia del mensaje recibido para poder actuar en
consecuencia. Lograr esto requiere que el conjunto de la organizacin utilice
criterios unificados en el envo y recepcin de correo electrnico
1. Utilice el apartado ASUNTO para indicar el tipo de mensaje, de acuerdo a su
objetivo e importancia.
Indicaciones bsicas 2. Cree una carpeta para los las solicitudes y demandas pendientes de
para hacer un uso respuesta y otra para los asuntos solucionados. Esto le permitir realizar un
productivo del email en seguimiento ms sencillo de su propia tarea y le facilitar la resolucin de posibles
la empresa reclamos y/o malos entendidos que pudieran producirse. El trabajo ordenado y
el registro son indispensables en el desarrollo de procesos y tareas que requieren
la integracin de varios interlocutores y reas de la compaa.
Establezca la rutina de chequear sus emails al menos dos veces al da (al llegar al
trabajo y media hora antes de completar la jornada laboral). Resulta prctico como
Recomendacin mtodo de control para evitar la acumulacin de mensajes y la demora en los plazos
de respuesta. Este hbito puede tambin ayudarle a organizar mejor su tarea y a
distinguir las prioridades con mayor facilidad.