MANUAL DE CONSULTA

GESTIN DE STOCKS

1. INTRODUCCIN

El objetivo del presente manual es presentar las principales caractersticas y

aspectos a considerar con relacin a la gestin de stocks, de manera que
permita a las empresas adscritas al Plan PILOT disponer de informacin que les
ayude a mejorar en la gestin y control de los mismos.

A continuacin, se desarrollan los principales aspectos relacionados con la

gestin de stocks, su alcance e importancia, los principales problemas que
comporta y algunas de las buenas prcticas actuales.

2. LA GESTIN DE STOCKS

2.1 MARCO CONCEPTUAL

La gestin de stocks constituye una de las actividades fundamentales dentro

de la gestin de la cadena de suministro ya que el nivel de stocks puede
llegar a suponer la mayor inversin de la compaa, abarcando incluso ms
del 50% del total de activo en el sector de la distribucin.

La necesidad de disponer de inventarios viene dada por la dificultad de

coordinar y gestionar en el tiempo las necesidades y requerimientos de los
clientes con el sistema productivo y las necesidades de produccin con la
habilidad de los proveedores de suministrar los materiales en el plazo
acordado.

La constitucin de inventarios de materiales comporta dos tipos de factores:

POSITIVOS, ya que dota a la empresa de flexibilidad operativa,

permitindola producir a un ritmo distinto al de adquisicin y ofrece la
posibilidad de emitir pedidos de mayor volumen. La gestin de stocks
debe responder a una doble funcin:

* Econmica: Reduccin de los costes operacionales.

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* Seguridad: Proteger el proceso de produccin de exigencias

imprevistas de consumos de materiales o de demora en la entrega
de los mismos.

NEGATIVOS, ya que aparecen una serie de costes de posesin:

* Administrativos, personal y sistemas de gestin.

* De espacio fsico: alquileres, amortizaciones, impuestos, seguros y
suministros.
* Operativos: personal, equipos de manipulacin y seguros sobre las
existencias.
* Econmicos: obsolescencia, deterioro y hurto de los materiales.
* Financieros: intereses correspondientes al capital invertido.

Los principales objetivos que persigue la gestin de stocks son los siguientes:

OBJETIVOS DE LA GESTIN DE STOCKS

REDUCIR
REDUCIR AL
AL MINIMO
MINIMO POSIBLE
POSIBLE
LOS NIVELES DE EXISTENCIAS.
LOS NIVELES DE EXISTENCIAS.

OBJETIVOS ASEGURAR
ASEGURAR EL
EL SUMINISTRO
SUMINISTRO DE
DE
PARODUCTO
PARODUCTO (MATERIA PRIMA,
(MATERIA PRIMA,
PRODUCTO
PRODUCTO ENEN CURSO
CURSO O
O
PRODUCTO
PRODUCTO TERMINADO) EN
TERMINADO) EN
EL
EL MOMENTO
MOMENTO ADECUADO
ADECUADO ALAL
REA
REA DE
DE PRODUCCIN
PRODUCCIN O O AL
AL
CLIENTE
CLIENTE

Fuente: Elaborado por PricewaterhouseCoopers.

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2.2 IMPORTANCIA DE LA GESTIN DE STOCKS

La importancia de la gestin de stocks est relacionada con los costes que

supone su tenencia y con el impacto directo que genera en los resultados
de la compaa.

IMPORTANCIA DE LA GESTIN DE STOCKS

MATERIAS PRODUCTO EN PRODUCTO SALDO DE

PRIMAS CURSO TERMINADO CLIENTES

Almacenami
Previsiones Gestin de Venta y
Produccin ento
de ventas compras Cobro
Distribucin

Fuente: PricewaterhouseCoopers.

Los stocks inmovilizados son una inversin que tiene la compaa y deben ser
valorados peridicamente a travs de los mtodos incluidos en las normas
de valoracin contables (FIFO, LIFO, precio medio, etc). La compaa debe
tener conocimiento sobre el valor econmico de cada tipologa de stock:

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materia prima, producto en curso y producto terminado y sobre ste

calcular el coste financiero de la inversin.

El nivel de existencias es uno de los principales factores a considerar dentro

del working capital. El Working Capital o Fondo de Maniobra son los recursos
necesarios que una empresa tiene atrapados en el proceso de
transformacin para realizar su actividad comercial:

Working Capital = Existencias + Saldo Total de Clientes - Deuda a Proveedores

Materias primas
Producto en curso
Producto terminado

+
Ventas no facturadas

Facturas pendientes de
cobro
-
Saldo de
Proveedores

Working Capital

Es un indicador de la salud de los procesos de negocio de toda la

organizacin ya que refleja:

3 La efectividad en el empleo de los recursos materiales (existencias).

3 Los tiempos de respuesta (en base a los periodos de maduracin).
De esta manera, por la implicacin que tiene el saldo de las existencias en el
working capital, consideramos que es importante realizar una buena gestin
de stocks.

Por otro lado, la tenencia de existencias tiene un impacto directo y

perceptible en los resultados de la compaa ya que una disminucin del nivel

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de existencias, supone una reduccin del fondo de maniobra, con lo que

disminuir su financiacin.

En el ejemplo siguiente podemos observar el caso de una compaa que

haya conseguido una reduccin del 25% en las existencias. En este caso, al no
disponer de prstamos o crditos, destina la inversin en inversiones
financieras temporales, no disminuye por tanto, los gastos financieros pero s
aumentan los ingresos financieros por el rendimiento de la inversin en activos
financieros:

BALANCE (Mill. Pts) SIN VAR. CON VAR. % SIN VAR. CON VAR %
Activo fijo 1.150 1.150 - Fondos propios 5.238 5.238 -

Existencias 2.812 2.109 (25%) Prov./acreed. L/P 7.186 7.186 -

Clientes 8.569 7.284 (15 %) Proveedores 3.358 3.858 15 %

Deudores 1.847 1.847 - Otros acreedores 4.398 4.398 -

Inv. Financieras temp. 5.767 8.256 (43 %)

Tesorera 35 35 -
Activo circulante 19.030 19.530 3% Pasivo a C/P 8.256 7.756 15 %

TOTAL ACTIVO 20.180 20.680 2,6 % TOTAL PASIVO 20.180 20.680 2,6 %

P & L (Mill. Pts) SIN VAR. CON VAR. % CASH FLOWSIN VAR. CON VAR %
Ventas Netas 65.642 65.642 - Resultado ejercicio 6.734 6.805 1%
Coste Ventas 56.067 56.067 - Dotaciones amort. 4.332 4.332 -

Margen explotacin 9.575 9.575 - Disminucin circulante 6.854 7.855 15 %

Ingresos financieros 589 698 19 % Cash Flow 17.920 18.991 6%
Gastos financieros 578 578 -
Margen financiero 11 120
Resultado extraord . (9) (9) -
Impuesto sociedades (2.843) (2.881)
RESULTADO 6.734 6.805 1%

Fuente: Elaborado por PricewaterhouseCoopers.

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A continuacin, se relaciona el Modelo Du Pont, que permite analizar las

variaciones en la rentabilidad de una inversin determinada a partir de la
variacin de los factores que la generan:

RENTABILIDAD DE LA INVERSIN: MODELO DU PONT

5000
154 Ventas
3936
Depreciacin
Coste de 7,28%
artculos 4636
42 Rentabilidad
vendidos de las
Costes
Intereses 364 ventas
totales
Gastos de
Beneficio
operacin neto
5000 21,57%
405 Tasas e
impuestos Ventas Rentabilidad
de la
99 inversin
5000 (ROI)
611 2,96%
Ventas
162
Activo Rotacin
Efectivo fijo 1687 del activo
Activo
314 1076 total
Cuentas por Activo
cobrar circulante

600
Inventario

Fuente: Elaborado por PricewaterhouseCoopers

Un incremento del inventario, supone el aumento del activo circulante y de los

gastos financieros, con lo que se incrementa el activo total y los costes totales.
La relacin de estos dos factores con las ventas nos supone una disminucin
del beneficio neto, con lo que se minora la rentabilidad de las ventas, y de la
rotacin del activo. Al final, lo que nos indica el modelo es que un aumento
de las existencias, supone una disminucin de la rentabilidad de la inversin:

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RENTABILIDAD DE LA INVERSIN: MODELO DU PONT

5000
154 Ventas
3936
Depreciacin
Coste de 7%
artculos 4650
56 Rentabilidad
vendidos de las
Costes
Intereses 350 ventas
totales
Gastos de
Beneficio
operacin
5000 neto 18,48%
405 Tasas e
impuestos Ventas
Rentabilidad
de la
99 inversin
5000 (ROI)
611 2,64%
Ventas
162
Activo Rotacin
Efectivo fijo 1887 del activo
Activo
314 1276 total
Cuentas por Activo
cobrar circulante

800
Inventario

Fuente: Elaborado por PricewaterhouseCoopers.

2.3 PRINCIPALES DEBILIDADES ACTUALES

Actualmente, una de las problemticas relacionadas con la gestin de stocks

es la que viene ilustrada en el Juego de la Cerveza, simulacin desarrollada
en los aos 60 en la Escuela de Administracin Sloan del MIT y que resumimos
a continuacin:

Existe inicialmente una creciente demanda de cerveza que el minorista no

puede satisfacer y emite por tanto, numerosos pedidos al mayorista que se
acumulan en el sistema. Los inventarios del minorista se agotan y los pedidos
acumulados se retrasan. Luego la cerveza llega en torrentes mientras los
pedidos declinan. Al final del experimento, los jugadores se quedan con
grandes inventarios de los cuales no pueden deshacerse.

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Fuente: La Quinta Disciplina de Peter M. Senge.

Esta simulacin nos indica algunas de las debilidades actuales en las que
incurren las compaas habitualmente en relacin con la gestin de
inventarios y que ampliamos a continuacin:

PRINCIPALES PROBLEMAS EN LA GESTIN DE INVENTARIOS

8 Nivel de incertidumbre:

w Error en las previsiones.

w Variabilidad de los plazos de recepcin de productos de

p r o v e e d o r e s , f a b r i c a c i n , etc .

w Cambios en la demanda.

- Estacionalidad y t e n d e n c i a .

- Pedidos especiales.

w Cambios en las condiciones del mercado.

8 Infrautilizaciones:

w Excesos de produccin:

- Tamao del lote de fabricacin.

- Stock de seguridad.

- Colchn tiempo de espera.

- Falta de estandarizacin.

- Fallos de planificacin.

- Excedente de mano de obra.

8 Ineficacia administrativa:

w F a l t a d e c o m u n i c a c i n c o m e r c i a l - g e s t i n d e s t o c k s.

w Falta de comunicacin produccin - compras.

w Tratamiento de pedidos.

w Error en la definicin del nivel de servicio.

w Falta de seleccin de productos catlogo / especiales.

w Errores de imputacin de costes .

8 Tiempos de espera entre procesos:

w Fallos de programacin.

w Fallos en la calidad.

8 Buffers d e p r o t e c c i n :

w Procesos incontrolados.

w Cuellos de botella.

w Fallos de mantenimiento.

w Mermas.

8 Exceso de movimientos:

w Disposicin de planta.

w Almacenes saturados.

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Fuente: Elaborado por PricewaterhouseCoopers.

2.4 TIPOS DE STOCKS

A continuacin vamos a hacer una breve descripcin de los conceptos

bsicos relacionados con el stock:

STOCK OPERATIVO es el que resulta del reaprovisionamiento del inventario

vendido o utilizado en la produccin.

NIVEL DE EXISTENCIAS

CEP INVENTARIO
MEDIO STOCK
OPERATIVO
1/5
CEP

1 2 3 Periodos
CEP: Cantidad Econmica de Pedido

Fuente: Elaborado por Pricewaterhouse.

STOCK DE SEGURIDAD es aquel que se dispone para cubrir los incrementos no

regulares de la demanda y los retrasos en el suministro de los proveedores.

NIVEL DE EXISTENCIAS

STOCK
OPERATIVO

STOCK DE
SEGURIDAD
Retraso en Mayor Periodos
el suministro consumo

Fuente: Elaborado por PricewaterhouseCoopers.

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Tambin los stocks se pueden catalogar segn sean materias primas,

productos en curso, productos terminados, productos en embalaje, productos
de mantenimiento y productos en distribucin:

DNDE ESTN LOS INVENTARIOS?

Mercanca en ruta

Control de recepcin

Transporte interno
Materias primas
Almacenes
Almacenes intermedios
Material en picking
Producto terminado
Material en espera
Almacn de embalaje
Producto en curso
Almacn de mantenimiento Producto en pruebas

Almacenes distribuidos Producto en embalaje

Devoluciones

etc

Fuente: Elaborado por PricewaterhouseCoopers.

Una de las claves de la gestin de stocks es el control que se debe de tener

en todo momento del stock de una compaa, no slo de ubicacin sino
tambin del estado del mismo. En sectores como el de fabricacin y
distribucin de software y hardware el disponer de un sistema de control de
stocks es fundamental, ya que as disponen de la informacin necesaria para
controlar la caducidad y obsolescencia de sus existencias.

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2.5 MTODOS DE GESTIN DE STOCKS

Existen numerosos mtodos de gestin de stocks, que abarcan desde los ms

simples como los mtodos visuales o de la lnea en cajas, hasta los ms
sofisticados que implican la total automatizacin del sistema. Sin embargo, lo
fundamental no es la utilizacin de los mtodos ms sofisticados, sino la
utilizacin de los ms adecuados al negocio y particularidades de cada
compaa.

El mtodo a utilizar vara en gran medida en funcin de la memoria histrica

documentada disponible, la variabilidad en el comportamiento del
aprovisionamiento y de la demanda, a los sistemas de produccin y
comerciales, etc.

A continuacin exponemos algunos de los mtodos ms utilizados:

Mtodo determinista: consiste en realizar el reaprovisionamiento de

existencias para cubrir necesidades y en el momento en que las
existencias llegan a un nivel mnimo. Estn basados en planes de
aprovisionamientos y en forecasts de demanda.

Mtodo clsico: consisten en la realizacin del reaprovisionamiento de

existencias en base al clculo del punto de pedido y del stock de
seguridad, incluyendo otras variables como la estacionalidad o
variabilidad de la demanda, los lead times, etc.

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Nivel medio de existencias con hiptesis de consumo lineal

Nivel de
Nivel de Existencias
Existencias

STOCK MEDIO
STOCK MEDIO

6 12 Meses
6 12 Meses

Un pedido anual Dos pedidos ao

Fuente: Elaborado por PricewaterhouseCoopers.

El punto de pedido se refiere a aquel nivel de existencias que exige la

formulacin de un nuevo pedido a fin de satisfacer las necesidades de
consumo. Para determinarlo hay que consolidar las existencias fsicamente
disponibles con los pedidos pendientes de recepcin. Cuando el stock de
algn artculo disminuya por debajo de este punto debemos considerar la
emisin de un nuevo pedido.

PP = Cp + Ss

PP = Punto de pedido.

Cp = Consumo previsto durante el periodo de entrega.

Ss = Stock de seguridad establecido.

Fuente: Elaborado por PricewaterhouseCoopers.

A continuacin, incluimos un ejemplo de clculo del punto de pedido, que

debera ser analizado para cada SKU (unidad mnima de stock):

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EJEMPLO

Cantidad econmica de pedido = 200 unidades.

Consumo medio mensual = 100 unidades.
Plazo de aprovisionamiento medio = 1 mes.
Stock de seguridad = consumo medio 15 das (50 unidades)
PUNTO DE PEDIDO = 100 + 50 = 150
Existencias
300
250
200
PUNTO DE
150
PEDIDO
100
50
Meses
1 2 3 4 5 6

1- Existencias 250 unidades al comienzo del periodo al final se emite nuevo pedido.
2- Entra el pedido pendiente cuando el nivel de existencias = stock de seguridad.
3 y 4 - Consumo real superior al previsto = 110 uds ./mes entra el pedido y el stock es de 30
(absorbe el stock de seguridad)
6- Retraso en las entregas.

Fuente: Elaborado por PricewaterhouseCoopers.

Mtodo del Reaprovisionamiento Continuo (CRP: Continuous
Replenishment): es un mtodo que se incluye dentro de los mtodos ms
sofisticados de gestin de stocks y reaprovisionamiento y de reciente
implantacin, sobretodo, en el sector de gran consumo. Est englobado
dentro de las soluciones del ECR (Efficient Consumer Response o Respuesta
Eficiente al consumidor) y consiste bsicamente en la realizacin del
reaprovisionamiento en base a los datos de la demanda en los puntos de
venta.

2.6 LOS COSTES DE STOCKS

La gestin de stocks implica tambin el control y conocimiento de los costes

asociados directamente a los stocks, que relacionamos a continuacin:

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COSTE DE STOCKS

Intereses Inversin en Stocks

Coste de servicios Seguros

de stocks
Impuestos

Obsolescencia

Coste de Coste del riesgo Daos

stocks de stocks
Prdidas

Costes de traslado

Almacenes de fbrica

Almacenes pblicos
Coste del espacio de
almacenamiento Almacenes alquilados

Almacenes propios de
la Compaa

Fuente: Adaptacin de Bernard J. La Londe y Paul H. Zinser Costumer Service: Meaning and
Measurement.

Asimismo, implica el anlisis y seguimiento de aquellos costes inherentes a la

propia gestin de stocks, ms relacionados con la toma de decisiones y la
gestin administrativa de los materiales:

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COSTES DE LA GESTIN DE STOCKS

Coste de t e n e n c i a:

Coste d e oportunidad .

Coste de almacenamiento .

Deterioro y obsolescencia.

S e g u r o s.

S o b r e s t o c k s.

M anipulacin .

Coste de r o t u r a d e s t o c k s:
V e n t a s p e r d i d a s.

R e p e d i d o.

Sustitucin .

Coste de la poltica de gestin

M antenimiento d e e x i s t e n c i a s.

M antenimiento d e c o s t e s.

P r o c e d i m i e n t o s d e trabajo .

Coste de cambio d e p r o d u c t o s
M a n o d e obra .

M e r m a s.

Tiempo de mquina.

Fuente: Elaborado por PricewaterhouseCoopers.

Actualmente, se debe resaltar que el seguimiento de los costes no est muy

extendido como prctica habitual en numerosas empresas, incluso llegando a
minimizar / maximizar el importe o la importancia de estos costes en la cuenta
de resultados a la gestin de stocks.

La disposicin de informacin de gestin es la base para la mejora continua,

por lo que es recomendable la captura de informacin de los indicadores, su
anlisis y su seguimiento, para despus incluirlos en el Cuadro de Mando de la
Compaa.

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