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El Archivo en la Empresa

ARCHIVO
Uno de los activos ms importantes de una empresa son los Archivos, estos
representan su memoria, guardan la historia y los hechos del pasado que
serviran para corroborar situaciones que se hayan realizado dentro de la
organizacin.
La palabra archivo proviene del latn Archivium, que significa lugar en el que
se guardan de forma ordenada documentos. Dentro de una empresa podemos
decir que archivar es resguardar de forma ordenada documentacin til, la cual
se va a realizar de un modo lgico y eficaz, con el fin de que nos permita
posteriormente la fcil localizacin de cualquier documento de la forma ms
rpida, cuando as se requiera.
El archivo es la base de toda organizacin, en l reposa la historia de la
empresa. Es de suma importancia que estos estn bien organizados para
encontrar con prontitud la informacin deseada. La organizacin moderna,
tiene el propsito fundamental de orientar en la prctica a las personas que
trabajan en el rea archivstica, en este mdulo se les ensean las tcnicas,
funcionamiento y los diferentes sistemas de archivar, lo cual constituye la etapa
complementaria indispensable en la implantacin de un sistema de archivo.
El trmite documentario como sistema, viene a ser el conjunto de mtodos,
tcnicas y procedimientos que deben aplicarse en forma adecuada,
reglamentaria y funcional a un conjunto de acciones o fases debidamente
coordinadas y relacionadas entre s y que a su vez conforman el proceso de
trmite documentario que es utilizado en todos los niveles y sectores
empresariales tanto pblicos como privados.
Este trmite de documentos siempre conlleva a presentar un servicio al
usuario, pblico e interesado.

Utilidad y funcin
Las funciones que provee el archivo es recibir, clasificar, conservar, custodiar y
facilitar documentos, el material de archivo ms comn lo constituyen:
carpetas, archivadores, guas, electrnicos, entre otros.
Las empresas pblicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales
originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes
diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma
ordenada, sistemtica, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a
ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fcil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos ms importantes, ya que
en l se recopila en forma organizada los registros, documentos de inters para
la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros

de una empresa en forma sistemtica se le conoce como archivar, actividad


que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localizacin de
los documentos.
La Ley obliga a conservar la documentacin en periodos establecidos, con
plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede ser requerida su
presentacin, estos documentos se conservarn debidamente ordenados y
clasificados, proporcionando informacin sobre el funcionamiento y los asuntos
tratados por la entidad, el archivo ser eficaz cuando se encuentra rpidamente
lo que se busca.
En todos los pases junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la
administracin pblica. Por lo general en los pases latinoamericanos no existe
una poltica precisa y sistemtica que determine la organizacin de los archivos
administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la
normativa interna emanada del mismo y adoptan los procedimientos que
consideren ms convenientes, de acuerdo a las necesidades de la
organizacin y a la naturaleza de los documentos.
Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos
privados, stos pueden clasificarse en: Sociales, gremiales, deportivos,
polticos, eclesisticos, notariales, educacionales, particulares.
Funciones de los archivos.
a) Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la
empresa.
b) Asegurar la perfecta conservacin de los documentos.
c) Asegurar la mxima rapidez en la localizacin y envo de los
documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
d) Ser un centro activo de informacin que permite relacionar los nuevos
documentos con los ya archivados.
e) Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las
actuaciones del pasado
f) Sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende
demostrar la realizacin de un acto o la forma de hacerlo.

Tipos de Archivos.
Es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines
esenciales del archivo, as se encuentran archivadores de diversa ndole como
los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos
rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo
puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan
sofisticado como un sistema electrnico que utilice una unidad principal. En la
medida en que el equipo y el mtodo de archivo, cumplan el propsito para el
cual han sido creados, sern ms cualificados como sistemas de
almacenamiento de informacin. Adems la eficiencia del archivo depender

tambin de la vigencia de los registros que se conserven. De all que se pueda


decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:
Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales,
colgando de una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una
detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba, donde se
escribe la identificacin de lo que all se conserva.
Un archivo vertical es una coleccin de diversos documentos que por su ndole
y caractersticas no se consideran libros, tales como:

Recortes de publicaciones peridicas


Fotocopias de artculos de revistas,
peridicos o libros
Fotografas o lminas
Folletos,
trpticos
e
instructivos
actualizados
Cuadros sinpticos
Grficas
Informes

Objetivos:

Recopilacin y organizacin de documentos que por su naturaleza sern


integrados al Archivo.

Incrementar las consultas hechas por los usuarios de la institucin


investigadores, personal docente, alumnos, personal de apoyo y
administrativos, usuarios externos as como interesados en el tema.

Realizar una base de datos utilizando los recursos disponibles en la


institucin que sirva para la rpida consulta y recuperacin de la
informacin.

Preservar y conservar este tipo de documentos.

Archivo
lateral:
Un
archivo lateral se parece a
un armario o cmoda, con
cajones
largos
y
horizontales que se retiran.
Algunos cajones se dividen
verticalmente por la mitad,
creando dos secciones
donde el usuario puede
colocar de 8 a 12 archivos
frontales en paralelo y
hacia
atrs.
Algunos
archiveros laterales tienen
la longitud para colgar dos
secciones de expedientes
judiciales, lado a lado, de
adelante hacia atrs. Los
archivadores laterales son
generalmente mucho ms cortos y ms anchos que los verticales. Los archivos
en su interior van de izquierda a derecha, en lugar de adelante hacia atrs.
Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan
paralelamente.
Ventajas:
Debido a que el archivador
orientado lateralmente permite la
organizacin
de
derecha
a
izquierda de los archivos, los
elementos son ms fcilmente
localizables y accesibles de lo que
seran en su contraparte vertical.
Desventajas:
Los archivadores laterales son por
lo general mucho ms amplios que
los
archivadores
verticales,
ocupando una gran parte del
espacio en el piso.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima


del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en el
caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o
mapas.

Por la frecuencia de consulta, tambin se


pueden mencionar los archivos: activos,
semiactivos e inactivos.
Archivos
activos:
Aquel
donde
los
documentos son consultados frecuentemente
o que la documentacin por su valor
administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde
vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los
registros no es superior a los cinco aos y es
consultada ms de una vez al mes.

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos


que han sido retirados del archivo activo finalizado el
ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin
para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos


de consulta poco frecuente, que tienen utilidad
temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all
hasta la destruccin de los mismos una vez que
ya han cumplido su funcin.

Materiales
Un sistema de archivo est conformado por todos los elementos y materiales
necesarios para conservar, retirar y usar la informacin que se necesite, as se
tiene:
Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaa en la hoja de atrs. En la
pestaa se escribe el rtulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas
son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o
institucin o referidas a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de
carpetas: Carpetas individuales y carpetas miscelneas. Se decide el tipo de
carpeta a usar, dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en
el perodo de archivo, que puedes ser de seis meses a un ao.

Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o


personas con las cuales se mantiene comunicacin constante y a la cual se
hace necesario referirse frecuentemente. Se ordena alfabticamente detrs de
cada gua primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan
cronolgicamente hacia arriba, por orden de fecha, la ms reciente al frente.
Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco
documentos.
Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de aquellos
corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicacin. Esta carpeta
contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la
correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle
carpeta individual. Es el hogar "temporal de toda correspondencia.
Guas: Tarjetas indicadoras hechas de cartn fuerte y resistente, provistas de
una pestaa en la parte superior donde aparece el ttulo, nombre o asunto. Se
usan para dividir las gavetas en secciones e indicar dnde debe archivarse o
localizarse los documentos.
Rtulo: Ttulo que aparece impreso en la pestaa superior de la gua. Identifica
cada gua, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrs de ella.

Clasificacin
Es el arte de ordenar objetos, documentos designando a cada uno su lugar
respectivo. Se puede considerar tambin como la distribucin de documentos
escritos de inters para la empresa, suministrando a cada uno un orden
especfico de acuerdo a sus caractersticas.
Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su
ubicacin por trminos semejantes y para su posterior localizacin.
Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.
Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel
sistema que mejor se adapte a su actividad especfica siguiendo una
coordinacin sistemtica que permita mayor fluidez y garanta de informacin y
control.
Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las siguientes:
Reunin de los documentos, colocacin de los documentos en las carpetas y
archivos, empleo de guas y carpetas, preparacin de las etiquetas para
carpetas y archivadores. Previo a la colocacin de documentos dentro de las
carpetas, es necesario preparar dichos documentos, de manera que ocupen el
menor espacio posible sin que sufran deterioro.
"La direccin de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferencia
hacia el archivo, fue considerado un mal necesario y un problema que deba
ser resuelto por los propios empleados. Por esta razn muchas empresas se

encuentran con sistemas de clasificacin inadecuados y con archivos llenos de


documentos intiles".
Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayora de
las oficinas, an se contina manteniendo en los archivos demasiados papeles,
muchos de muy poca relevancia para la empresa, como convocatorias, copias
de boletines entre otros.
El costo del archivo tiene su importancia y las estadsticas de algunas
empresas lo demuestran ampliamente. Bajo este aspecto, lgico es pensar en
la economa del tiempo, de espacio, antes de proceder al archivo de
documentos, y lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema
de clasificacin, que se adapte a las exigencias de la empresa, que de
seguridad a la informacin conservada y que est disponible para un futuro
uso, luego debe procederse a eliminar del archivo los documentos
innecesarios.

Principios Fundamentales de Clasificacin.


Los principios fundamentales en el proceso de archivar son:
Clasificar: Se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivar un
documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio
definido.
Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificacin ha
sealado.
Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.
Existen autores que unen los conceptos de clasificacin y archivo, si bien es
cierto que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos
existen diferencias, como, la clasificacin es el sistema y archivar es el mtodo.
Es decir la clasificacin seala el camino a seguir y el mtodo ejecuta.

Sistemas bsicos de archivos

Alfabtico
Numrico
Geogrfico
Por asunto o materia
Mixto

A la persona encargada del archivo se la llama ARCHIVISTA.


El archivo es el proceso sistemtico de arreglo y clasificacin de documentos
valiosos de modo que los pueda preservar con seguridad y brinden informacin
inmediata.

Archivo alfabtico: Es la columna vertebral de todos los sistemas de archivo.


Ejemplo: La gua telefnica. La clasificacin alfabtica puede hacerse:

POR NOMBRE, ordenando los titulares de las personas fsicas.


POR LA BIBLIOTECONOMA, distribuyendo los objetos en grupos de 10
partiendo de 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 en que cada grupo puede a la vez
subdividirse en mixto, acoplando a cada nmero todas las letras
alfabticas como:0-A, 0-B, 0-C..
POR LOCALIDADES, es decir, naciones, estados, provincias, ciudades,
etc.
POR CATEGORIAS, o materias especficas como metal, lquidos, etc.,
POR MES Y DIA, siempre bajo un orden alfabtico y cronolgico.

Archivo Numrico: Es el que lleva una secuencia numrica, se trabaja con


carpetas numeradas. Ejemplo: Bancos, polica, IESS, etc. Admite subgrupos:

Numrico consecutivo
Numrico de materia
Numrico cronolgico

Archivo Geogrfico: Cuando el alfabeto es usado para los nombres de


pases, ciudades o pueblos.

Archivo por Asunto o Materia: Se lo hace por el nombre de un producto o


servicio, se lee atentamente el documento y se separa por el tema principal.
Ejemplo: Quifatex-contratos, Quifatex-lista de precios.

Archivo Mixto: Se combinan nombres geogrficos o con nmeros, ejemplos:


Archivo Alfabtico-numrico y Geogrfico-alfabtico.

Reglas de clasificacin:
Existen las siguientes reglas:
Orden Alfabtico: Clasificados los nombres por unidades, corresponde
arreglarlos en orden alfabtico, en tal sentido se comparan las unidades
semejantes de cada nombre; la primera unidad al ser distinta decidir el orden
alfabtico, si las primeras unidades son iguales, la prxima al ser distinta
decidir el orden alfabtico; las unidades cortas anteceden las largas si tienen
idntica raz. Ejemplo: Al Salas, Al Soto, Al Salinas Jurez, Ely Garca, Al
Salamanca, Al Soto Jcome, Al Surez.

Un
slo
apellido o una inicial: Los apellidos solos o acompaados de una inicial del
nombre preceden a un apellido con nombre completo que comience con la
misma letra. Ejemplo: Juan Guzmn Pez, J. Guzmn, J. E. Guzmn, Juan

Ernesto Guzmn.

Mujeres casadas: El nombre de la mujer casada est conformado por su


nombre de pila seguido por el apellido paterno y el apellido del esposo unido
por la

preposicin de. Esta preposicin se conserva en el mismo lugar pero no


constituye unidad de archivo. Ejemplo: Mary Mndez de Liscano, quedara as:
Mndez (de) Liscano, Mary (3 unidades de archivo).

Casas Comerciales que contienen el nombre del individuo: Cuando el


nombre completo de un individuo se incluye en el nombre de una firma
comercial, se invierte el orden de las unidades de la misma manera que se
hace con el nombre de un individuo. El resto del nombre comercial se coloca al
final en el orden como aparece. Ejemplo. Farmacia Luis Marn, quedara as:

Artculos, preposiciones, conjunciones y contracciones: Cuando en el


nombre de una firma comercial se incluyen artculos, preposiciones o
contracciones, stos no constituyen unidad de archivo. Si aparecen al inicio del
nombre de la firma, pasan al final entre parntesis; si aparecen en el medio
permanecen en el mismo lugar, pero entre parntesis. Ejemplo. La tienda de
las flores, Marn y Gonzlez, Asociados.

Firmas Comerciales: Los nombres de casas comerciales, corporaciones e


instituciones se clasifican y archivan tal como aparecen, siempre y cuando no
contengan el nombre completo de un individuo. Ejemplo: Farmacia Junn.

Reglas de Oro del Archivo


Satisfacer las necesidades de la empresa del modo ms prctico, rpido y
econmico.
Construir un centro activo de informacin, claro y documentado.
Ser una fuente del control funcional de todas las secciones.
Crear una verificacin y una regularidad prctica de control.
Instituir un centro de promocin y orden del trabajo empresarial.
Asegurar una perfecta conservacin y orden estable de los documentos.
Ser la biblioteca viviente de la empresa.
Constituirse en el centro de la estadstica empresarial.
Facilitar la catalogacin activa de la produccin y venta.
El archivo ha de ser a la administracin lo que la materia prima a la
produccin.
Emplear sistemas racionales de clasificacin es dar vida a la empresa.
Mantener el archivo perpetua actividad asegura el progreso de la
empresa.
Eliminar todos los formularios, impresos y documentos innecesarios.
Destinar al archivo unos locales adecuados.
Lograr el mximo orden en el mnimo espacio.
Ser manejado por personal idneo.
Considerarlo el lugar sagrado de la empresa.
Centralizar toda la archivacin para lograr una fuente nica de informes.
Sentir la responsabilidad de devolver lo que de l se ha sacado.
Seguir un criterio nico en la clasificacin, coleccin y archivo.