SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Cdigo

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1. OBJETIVO Y ALCANCE
1.1.

Establecer los lineamientos generales para realizar los procesos de Auditoria Interna
del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo, con la finalidad de
determinar si este:
a) Es conforme con las actividades planificadas, el Sistema de Gestin de Seguridad
y salud en el Trabajo y con sus propios requisitos
b) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
c) El presente procedimiento aplica a todos los procesos dentro del Sistema de
Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo.

2. DEFINICIONES
2.1.

Auditoria: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensin en que se cumplen los criterios de auditora.

2.2.

Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

2.3.

Evidencia de la Auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

2.5

No conformidad: Incumplimiento de un requisito legal.

2.6

Observacin: Calificacin dada a un hallazgo de auditora que no llega a incumplir un

requisito legal, cuando no existe evidencia objetiva suficiente para declarar una no
conformidad. Dependiendo del contenido de la observacin, sta podra generar una
Solicitud de Accin Preventiva (oportunidad de mejora).

2.7

Alcance de auditora: Extensin y lmites de una auditora (ISO 19011:2002 3.13).

2.8

Programa de auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un

periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

2.9

Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una

auditora.

2.10

Hallazgos de auditora: Resultado de la evaluacin de la evidencia de la auditoria

recopilada frente a los criterios de auditora.

2.11

Solicitud de accin correctiva y/o preventiva: Formato donde se registra el

producto no conforme, las no conformidades o potenciales no conformidades. Su fin
es el de garantizar la trazabilidad de las acciones tomadas, facilitar las revisiones de
los progresos realizados y evidenciar que la accin correctiva ha sido implementada y
es eficaz.

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3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1.

Procedimiento de auditoria de Administracin Acciones Correctivas y Preventivas.

4. RESPONSABILIDADES

Tienen responsabilidad en la ejecucin del presente procedimiento, los siguientes:

4.1.

Responsabilidad del Comit de Seguridad y Salud en el Trabajo (CSST)

a) Aprobar el presente procedimiento.
b) Aprobar la propuesta del Programa Anual de Auditoras Internas del Sistema de
Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo.
c) Evaluar los resultados de las auditoras internas presentadas por el Gerente
General - GG durante la revisin del sistema y preparar las acciones necesarias
para mejorar los procesos.

4.2.

Responsabilidad de los Auditores

a) Revisar la documentacin correspondiente al / los procesos que van a auditar y
preparar las Listas de Verificacin.
b) Coordinar con los Auditados el da y hora, y ejecutar la auditoria.
c) Comunicar al / los auditados, si hubiera, las No Conformidades, las
Observaciones y las Solicitudes de Acciones Correctivas y / o Preventivas.
d) Solicitar que el Auditado coloque en el mismo formato de acciones correctivas su
propuesta de Acciones Correctivas, cuando lo haya definido.

4.3.

Responsabilidad del Auditado

a) Atender a los Auditores proporcionando la informacin que ste solicite, para
explicar la ejecucin de sus actividades y lo indicado en sus documentos de calidad.
b) Proponer Acciones Correctivas para eliminar la No Conformidad; as como la fecha
de solucin, indicndola en el formato de acciones correctivas y proceder segn el
procedimiento de auditoras internas - Administracin de Acciones Correctivas y
Preventivas.

4.4.

Responsabilidad de la Oficina de Prevencin de Riesgos Laborales OPRL

a) Proponer el Programa Anual de Auditoras Internas del Sistema de Gestin de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
b) Proponer a los equipos de auditores
c) Elaborar y difundir el Plan de Auditoras Internas
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d) Supervisar la ejecucin de las Auditoras Internas del Sistema de Gestin de

Seguridad y Salud en el Trabajo.
e) Efectuar el seguimiento de las acciones correctivas y / o preventivas propuestas
para dar solucin a las no conformidades, segn corresponda.
f)

Remitir al Comit de Seguridad y Salud en el Trabajo y Gerente General un

Informe sobre el estado y resultados de las auditorias.

5. DESARROLLO
5.1.

Planeamiento de la Auditoria Seleccin de Auditores

5.1.1.

La OPRL elabora la propuesta del Programa Anual de Auditoras Internas en donde

se definen las reas y procesos a auditar y las fechas correspondientes para realizar
las auditorias, para ello debe tomar en cuenta el estado y la importancia de los
procesos y reas a auditar, resultados de la valoracin del riesgo de las actividades
de la organizacin, as como los resultados de las auditorias previas.

5.1.2.

La OPRL revisa que el plan de auditoria este alineado con las polticas del Sistema
de Seguridad y Salud en el Trabajo, Comit del Seguridad y Salud en el Trabajo y
Programa Anual de Auditoras Internas, caso contrario plantea las modificaciones
correspondientes.

5.1.3.

Una vez aprobado el Programa Anual de Auditoras Internas, por el CSST propone los
grupos de auditores que deben estar conformados por 1 o 2 personas, que tengan
calificacin apropiada para realizar auditoras y que adems no tengan compromiso
directo con la actividad a auditar.

5.1.4 Para calificar como auditor, la persona debe cumplir con lo siguiente:
a) Auditor interno (personal de la organizacin)
Haber asistido a cursos sobre las normas de auditoria internas; los cuales
pueden llevarse independientemente o realizado por la organizacin.
Participar como observador en una Auditora realizada al Sistema de Gestin de
Seguridad y Salud en el Trabajo de la organizacin.
Tener una antigedad no menor de seis (06) meses en la organizacin para ser
considerado Auditor interno.
b) Auditor externo (contratado externamente)
Haber aprobado un curso de Formacin de Auditores para una norma especfica
o tri-norma (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001)
Acreditar una experiencia mnima de haber participado en dos auditoras para
un sistema de gestin particular o un sistema de gestin integrado en empresas
externas.

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5.1.5 La OPRL elige al Auditor Lder por cada grupo, quien va a dirigir las actividades del
equipo auditor, posteriormente el OPRL procede a elaborar el Plan de Auditoras
Internas, en donde define fechas, horarios, grupos de auditores, auditados y
documentos a ser auditados por cada equipo auditor. El Plan de Auditoras Internas
es difundido por el CSST todos los involucrados (Auditores y Auditados) va e-mail con
la debida anticipacin y previa coordinacin para asegurar la presencia de auditores y
auditados.
5.1.6 La OPRL, debe entregar copias no controladas de los documentos a auditar segn
corresponda, a cada equipo auditor para permitir el desarrollo de la auditoria.
5.2

Preparacin de la auditoria

5.2.1 El auditor confirma con el responsable de rea a auditar la fecha, hora e itinerario de
la auditoria, con la finalidad de contar con todo el personal del rea involucrado.
5.2.2 En caso de requerirse una reprogramacin de la fecha u hora de la auditoria por parte
del grupo auditor o del auditado, stos deben informar va e-mail a la OPRL los motivos
por los cuales no es factible ejecutar la auditoria segn lo programado. La OPRL
evaluar si la solicitud procede o no.
5.2.3 De presentarse incumplimiento en cuanto a la ejecucin de la auditoria sin la
reprogramacin y comunicacin correspondiente, el grupo auditor o el auditado
procede a generar la respectiva SACP.
5.2.4 El equipo auditor, antes de la auditoria, realiza el estudio de escritorio de la
documentacin del rea a auditar y cuando considere necesario elabora la Lista de
Verificacin de la Auditoria.
5.3

Ejecucin de la auditoria de campo

5.3.1 Los auditores proceden a recoger evidencias objetivas del rea auditada, a travs de
entrevistas, observaciones de las actividades y revisiones de registros, con la finalidad
de verificar la implementacin del sistema y su efectividad.
5.3.2 Los indicios de no conformidades, deben ser investigados aun cuando no se
encuentren, o no se ha elaborado la Lista de Verificacin de la auditoria. Para la
evaluacin, se deben de considerar los siguientes criterios:
Conforme:
La calidad est controlada
La prueba existe
No conforme:
La calidad no est controlada
Incumplimiento de requisito
No aplicable:
La norma no les aplica

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El equipo auditor, previa a la reunin de cierre, consolida la informacin de la auditora

y elabora la Solicitud de Acciones Correctivas y / o Preventivas (SACPs) para todos
los hallazgos considerados como no conformidades, encontrados durante la ejecucin
de la auditora interna de, Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo la
descripcin de la no conformidad en la SACP, debe contener:
una descripcin de los hechos,
las evidencias objetivas que sustentan la no conformidad
la identificacin del requisito afectado (norma o documentos del SGSST )
En el caso de observaciones estas sern registradas en el Registro de Observaciones.

5.3.4

Reunin de Cierre: El equipo auditor informa al Gerente o Jefe del rea responsable
sobre las SACPs y observaciones encontradas. En el caso de las SACPs, la OPRL,
debe firmarlas en seal de aceptacin. Una copia de las SACPs y el Registro de
Observaciones, son entregados al a la OPRL o al CSST.

5.3.5

El auditado en forma conjunta con la OPRL, proceden a dar solucin a las no

conformidades detectadas, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de
Administracin de Acciones Correctivas y Preventivas.

5.3.6

Informe de Auditora: Terminada la Reunin de Cierre, el Auditor deber elaborar el

Informe de Auditora Interna del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el
Trabajo, adjuntando los registros siguientes:
RE- Solicitud de Accin Correctiva y / o Preventiva (SACP)
RE- Lista de Verificacin de la Auditoria
RE- Registro de Observaciones
Esta informacin debe ser entregada a la OPRL, para su seguimiento respectivo.

5.4

Seguimiento

5.4.1 La OPRL, debe de realizar el seguimiento de las acciones correctivas, para verificar
si estas han sido implementadas oportunamente y si son efectivas, de acuerdo a lo
establecido en el procedimiento Administracin de Acciones Correctivas y
Preventivas.
5.4.2 La OPRL informa peridicamente al Comit de Seguridad y Salud en el Trabajo para
que intervenga en los casos de incumplimiento con las fechas acordadas a fin de
evitar demoras injustificadas, o cuando las soluciones propuestas por el auditado
requieran un mayor nivel de aprobacin que la de su jefatura respectiva.
5.4.3 Una vez que se ha realizado el seguimiento completo a la no conformidad segn lo
establecido en el Procedimiento de Administracin de Acciones Correctivas y
Preventivas se procede a cerrar la SACP.
5.4.4 La OPRL, prepara anualmente o cuando el Comit de Seguridad y Salud en el Trabajo
lo requiere, un Informe del Estado de Auditorias, que comprende el resultado y estado
de las mismas, para su evaluacin por el Gerente General o el Comit de Seguridad
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y Salud, segn sea el caso.

5.5.

Evaluacin del Desempeo de Auditores

5.5.1 Una vez al ao la OPRL, evaluar el desempeo de los auditores internos o externos
con el fin de asegurar las competencias de los auditores que son quienes aportan la
fiabilidad y confianza al proceso de auditoras.
5.5.2 Con los resultados de la evaluacin de desempeo, la organizacin determinar si los
auditores internos requieren ser re-entrenados o si se seguir contando con los
servicios de los auditores externos.
5.5.3 Los auditores internos desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a travs de
la continua formacin y de la participacin regular en auditoras.
6.

REGISTROS
Los registros generados son:

RE- Solicitud de Accin Correctiva y / o Preventiva (SACP)

RE- Programa Anual de Auditoras Internas
RE- Lista de Verificacin de la Auditoria
RE- Registro de Observaciones
RE- Plan de Auditoras Internas
RE- Informe de Auditora Interna
Informe del Estado de Auditorias.

Los que son conservados y archivados por la OPRL o el CSST, segn corresponda.
7.

ANEXOS
Anexo 1: Perfil de Auditor Interno

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ANEXO 1
Perfil de Auditor Interno

A. Atributos Personales
tico, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto.
De mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista
alternativos.
Diplomtico, es decir, con tacto en las relaciones con las personas.
Observador, es decir, activamente consiente del entorno fsico y las actividades.
Seguro de s mismo, es decir, acta y funciona de forma independiente a la vez que
se relaciona eficazmente con otros.
B. Conocimientos y Habilidades Genricas

Aplicar principios, procedimientos y tcnicas de auditora.

Llevar a cabo la auditora dentro del horario acordado.
Comunicarse eficazmente con los auditados.
Recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando, observando, y
revisando documentos, registros y datos.
Verificar la exactitud de la informacin recopilada.
Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditora.
Preparar y presentar a tiempo el Informe de Auditoria
C. Conocimientos y Habilidades Especficas

La norma del sistema de gestin de SST.

La terminologa del sector SANEAMIENTO.
Las caractersticas tcnicas de los procesos y del servicio.
Las Leyes y reglamentos nacionales.

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1.

OBJETIVO Y ALCANCE

1.1

Establecer el procedimiento que asegure que las Acciones Correctivas y Preventivas

que se tomen para eliminar las causas de las no conformidades existentes o
potenciales, detectadas en el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el
Trabajo, sean proporcionales a la magnitud de los problemas y los riesgos
encontrados y asegurar que estas sean efectivas.

2.

DEFINICIONES

2.1

No Conformidad (NC): incumplimiento de requisitos legales especificados. Se

aplica a la desviacin o ausencia de los requisitos legales especificados, de una o
ms caractersticas del producto, del proceso; o del Sistema de Seguridad y Salud
en el Trabajo.

2.2

Potencial No Conformidad (PNC): Situacin y/o condiciones que pueden provocar

una No Conformidad, un defecto o una situacin no deseada al producto, proceso
y/o al Sistema de Gestin de la Calidad.

2.3

Accin Correctiva (AC): Accin tomada para eliminar las causas de una No
Conformidad, defecto u otra situacin no deseada existentes, a fin de evitar su
repeticin.

2.4

Accin Preventiva (AP): Accin tomada para eliminar las causas de una No
conformidad, defecto u otra situacin no deseada potenciales, a fin de evitar que se
produzcan.

2.5

Solicitud de Accin Correctiva y/o Preventiva (SACP): Formato donde se registra

la No Conformidad o potencial no conformidad detectada, las acciones a tomar y se
hace el reporte de la verificacin de las acciones tomadas.

3.

DOCUMENTOS A CONSULTAR
Procedimiento de Auditoras Internas

4.

RESPONSABILIDADES

4.1.

El Comit de Seguridad y Salud en el Trabajo (CSST) es responsable de aprobar el

presente procedimiento.

4.2.

La OPRL, CSST y el personal designado de la empresa, son responsables de

investigar las causas, proponer, implementar, verificar y registrar las acciones
correctivas y preventivas.

4.3.

La OPRL es responsable de velar por el cumplimiento del presente procedimiento.

4.4.

La OPRL y el CSST son responsables del seguimiento de la implantacin de las

acciones correctivas y preventivas.
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5.

PROCEDIMIENTO

5.1

Tratamiento de NC o PNC.

5.1.1

La deteccin de una NC o PNC, puede generarse como resultado del incumplimiento

o del potencial incumplimiento de un requisito especificado, los cuales pueden ser:
Las Auditoras Internas del SGSST. (Ver procedimiento Auditoras Internas del
SGSST)
Inspeccin y control de productos y servicios.
Hallazgos del personal,
Evaluacin del cumplimiento del legal.
Revisin de los procesos.
Revisin de servicios.

5.1.2

La persona que detecta un problema que impida realizar correctamente sus

funciones o que pueda o afecte la calidad de los servicios entregados (No
Conformidad) la comunica por escrito a la OPRL segn corresponda describiendo la
no conformidad, en la Seccin 1 del formato de Solicitud de Accin Correctiva/
Preventiva (SACP), quien luego de evaluar la procedencia de la SACP, la entrega al
responsable de la rea afectada.

5.2

Investigacin de las causas de la NC o PNC.

5.2.1
El Responsable del rea que recibe la SACP se encarga de organizar y
designar a la persona o equipo, que realizar el trabajo de investigacin para encontrar
las causas que provocaron la NC o la PNC.
5.2.2

Una vez identificadas las causas, se determinan las acciones correctivas y/o
preventivas a ejecutar y se establecen las fechas probables de su ejecucin, el
Responsable procede a registrarlas en la Seccin 2 del registro de la SACP
correspondiente. Posteriormente firman y asumen el compromiso de su ejecucin.
Los responsables conservan una copia de la SACP y el original lo remite a la OPRL,
para su evaluacin, quien centraliza la informacin de las SACPs

5.2.3

La OPRL, evala la propuesta de accin correctiva presentada y de considerarla

suficiente la acepta firmando la Solicitud de Accin Correctiva/ Preventiva, en caso
contrario pedir a travs del CSST que mejore su propuesta de accin correctiva.

5.2.4

La OPRL, mantiene en todo momento el control del estado de las SACPs, a travs
del formato Seguimiento a las SACP

5.3

Tratamiento de las SACPs

5.3.1

El Jefe del rea afectada define los recursos necesarios, nombra a el/los
responsables de ejecutar la accin correctiva o preventiva y el que emiti la SACP o
el que designe la OPRL, se encarga de hacer el seguimiento, para lo cual debe
informar al CSST, quien lleva el control general en el registro Seguimiento de SACP.

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5.3.2
Si no se cumple con las fechas establecidas, el que emiti la SACP, si es
necesario, en coordinacin con la OPRL investiga las causas y toma las medidas
necesarias, como:
Asignar recursos,
Cambiar o reforzar el equipo, u
otras medidas pertinentes; y
5.3.3

Vencida la fecha de implantacin de la SACP, el RD procede a la verificacin de los

resultados para lo cual nombra a una persona, que puede ser el emisor de la SACP,
el CSST o un auditor interno. El CSST, el auditor o el Emisor de la SACP verifican la
implementacin de las acciones correctivas / preventivas tomadas registran en la
Seccin 3 del registro de solicitud de accin correctiva, y firman en seal de
conformidad.

5.3.4

Despus de implementada la AC o AP y dentro de un plazo no menor de 60 das ni

mayor de 120 das, la OPRL procede a la verificacin de la eficacia para lo cual
nombra a una persona, que puede ser el emisor de la SACP. La verificacin de la
eficacia de las acciones correctivas / preventivas tomadas se registran en la
Seccin 4 del registro de solicitud de accin correctiva, y firmada dndose por
levantada la NC o PNC.

5.3.5

La OPRL archiva las SACP por rea y prepara un Informe del estado de las
SACPs por rea, a fin de ser presentada al Comit de Seguridad y Salud en el
Trabajo para la revisin del sistema, o cuando requiera informacin para evaluar el
desempeo de las reas.

5.3.6

Cuando la accin correctiva y la accin preventiva identifican aspectos ambientales

nuevos diferentes, peligros nuevos o diferentes, o la necesidad de controles
nuevos o cambios; las acciones propuestas son tomadas a travs de la evaluacin
del aspecto o riesgo previo a la implementacin.

6.

REGISTROS

6.1

Los registros que se generan son:

a) Solicitud de Accin Correctiva / Preventiva; es conservada por el RD durante un
periodo no menor de un (01) ao.
b) Seguimiento a las SACP; es conservada por el RD durante un periodo no menor
de un (01) ao.
c) Informe del estado de las SACPs; es conservada por el RD durante un periodo
no menor de un (01) ao.

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AREA A AUDITAR

SGC-RE-010
Ver. :00
PROGRAMADO
EJECUTADO

Leyenda
P :
E :

ELABORADO POR:
REVISADO POR :
APROBADO POR:

RESPONSABLE DE LA OPRL
RESPONSABLE DE LA OPRL
COMIT DE SST
COMIT DE SST

REVISION POR LA GERENCIA

GENERAL.

INVESTIGACIN DE INCIDENTES, NO
CONFORMIDAD, ACCIN
CORRECTIVA Y ACCIN PREVENTIVA

EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO

LEGAL

MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

VERIFICACIN DE PROCESOS
OPERATIVOS.

CONTROL DEL PRODUCTO NO

CONFORME

CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

DOCUMENTACION

COMUNICACIN, PARTICIPACIN Y
CONSULTA

COMPETENCIA, ENTRENAMIENTO Y
CONOCIMIENTOS

RECURSOS, ROLES,
RESPONSABILIDADES, FUNCIONES,
Y AUTORIDAD

IMPLEMENTACION Y OPERACIN

OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS

REQUISITOS LEGALES Y OTROS

REQUISITOS

MESES
SEGURIDAD FRENTE A TERCEROS

IDENTIFICACIN DE PELIGROS,
EVALUACIN Y CONTROL DE
RIESGOS

PLANIFICACIN

POLTICA SGSST

REQUISITOS GENERALES

ESTADO

DICIEMBRE

JUNIO

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Cdigo : SED-SST-MANP-AUDI-001-PA-001

Versin

Fecha de aprobacin

CUMPLIMIENTO

: 14/04/2015

: 00

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

OBSERVACIONES

PLAN DE AUDITORIA INTERNA

Horario

Auditor Responsable

FECHA:
Area a Evaluar
Auditados
Reunin de Apertura

SED-SST-MANP-AUDI-001-PAI-001
Ver. 00

Nota:
* El presente Programa estar sujeto a modificaciones, en funcin al avance del auditoria.
* Emplee el nmero de columnas de este formato al nmero de auditores que trabajen en paralelo

Requisitos Legales/Documentos a Auditar

LISTA DE VERIFICACION DE LA AUDITORIA

Gerencia :
Divisin/Sector/Oficina:

NA

O: Observacin
NA: No Aplicable

C: Conforme
NC: No Conforme

NC

SED-SST-MANP-AUDI-001-LVA-001
Ver. 00

Evaluacin de Elementos o
Requisitos

Documento(s) de Referencia:

Pgina ..... de ......

Auditor:

Fecha:
Auditado:

Comentarios/Observaciones

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

Informe de Auditoria N

Elaborado por :

Gerencia/rea/Sector/Oficina :
Objetivo
:
Los objetivos de sta auditora son:

Fecha

Auditados

Responsable del Area Auditada:

Alcance:

Documentos de Referencia:

Auditor Lder

Equipo Auditor

Conclusiones:

RESUMEN DE HALLAZGOS
TIPO

N NC / OBS / OM Detectadas

N NC / Atrasadas

Total

NC
OBS
OM
Total

Firma del auditor:

Fecha:

De acuerdo: _______________________________________________ (Representante de la Direccin)

SED-SST-MANP-AUDI-001-IAI-001
Ver. 00

DESCRICPIN DE HALLAZGOS
NC
NC
NC
NC

OBS
OBS
OBS
OBS
OBS
OBS
OBS
OM
OM
OM
OM
OM
Leyenda: NC
OBS
OM

: No Conformidad
: Observacin
: Oportunidad de Mejora
--------------------------------Auditor Lder

SED-SST-MANP-AUDI-001-IAI-001
Ver. 00

REGISTRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORA

Elemento:

Proced / Intruc:

Ver:

Area:

Elemento:

Proced / Intruc:

Ver:

Area:

Elemento:

Proced / Intruc:

Ver:

Area:

Elemento:

Proced / Intruc:

Ver:

Area:

SED-SST-MANP-AUDI-001-RDO-001
Ver. 00