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SOFTLAND LTDA.

Gestin de Proyectos
Manual del Usuario
(Versin 4.400)

ADVERTENCIA:
Este producto es de propiedad intelectual de SOFTLAND LTDA. Toda reproduccin total o parcial de l, est penada
por la Ley.
Windows es propiedad intelectual de Microsoft.

Manual editado por el Departamento de Publicaciones de


3889000 - Fax: 2355432 - Providencia - Santiago - Chile. (0613)

SOFTLAND LTDA. 7 de Lnea 1247 - Telfono:

INDICE

INDICE
Parte I. Antecedentes
Generales
I. Introduccin ............................................................................................................................ I-1
Caractersticas bsicas del Sistema............................................................................................................................. I-1
Uso de la Documentacin............................................................................................................................................. I-1
Convenciones ............................................................................................................................................................... I-1
Recomendaciones para el uso del Sistema y de este Manual.................................................................................... I-2

Parte II. Descripcin de los


Procesos del Sistema
1. Dentro del sistema ................................................................................................................ 1-1
1.1 Creando una empresa ........................................................................................................................................... 1-1
1.2 Seleccionando una empresa ................................................................................................................................. 1-5
1.3 Actualizacin Estadstica de Llaves e ndices ..................................................................................................... 1-10
1.4 Eliminando una empresa ..................................................................................................................................... 1-11
1.5 Respaldo/Recuperacin Base de Datos.............................................................................................................. 1-12
1.6 Gestin de Respaldos ......................................................................................................................................... 1-19
1.7 Desbloquear Empresa ......................................................................................................................................... 1-21
1.8 Instalar Datos Demo ............................................................................................................................................ 1-24
1.9 Verificacin de Estructura de la Base de Datos .................................................................................................. 1-25
1.10 Muestra Estructura de la Base de Datos........................................................................................................... 1-26
1.11 Desinstalar Proteccin....................................................................................................................................... 1-29
1.12 Consulta Log de Errores Registrados ............................................................................................................... 1.30
1.13 Cambiar Servidor de Empresas......................................................................................................................... 1-32
1.14 Salida del sistema.............................................................................................................................................. 1-33

2. Seguridad .............................................................................................................................. 2-1


2.1 Permisos de Usuario ............................................................................................................................................. 2-1
2.2 Permisos de Perfiles.............................................................................................................................................. 2-6
2.3 Permisos por Procesos.......................................................................................................................................... 2-9
2.4 Informe Permisos Asignados............................................................................................................................... 2-10
2.5 Cambio de Password........................................................................................................................................... 2-11
2.6 Definicin de Seguridad de Password................................................................................................................. 2-12
2.7 Usuario................................................................................................................................................................. 2-16
2.8 Auditora de E/S Procesos................................................................................................................................... 2-17
2.9 Seguridad Sodatos MDB ..................................................................................................................................... 2-19

3. Bases ..................................................................................................................................... 3-1


3.1 Parmetros ............................................................................................................................................................ 3-1
3.2 Definicin Datos Empresa ..................................................................................................................................... 3-4

Ordenes de Trabajo

4. Tablas..................................................................................................................................... 4-1
4.1 Ficha de Auxiliares ................................................................................................................................................ 4-2
4.2 Centros de Costo, Tipo de Actividades, reas de Trabajo, Responsables, Clasificaciones, reas de Negocio 4-14
Monedas y Equivalencias y Tipos de Horas

5. Proyectos............................................................................................................................... 5-1
5.1 Ingreso de Proyectos............................................................................................................................................. 5-1
5.2 Generacin de OTs............................................................................................................................................... 5-5

6. Actividades............................................................................................................................ 6-1
6.1 Avance de Actividades por OT .............................................................................................................................. 6-1
6.2 Planificacin de Actividades por Responsable...................................................................................................... 6-6
6.3 Traspaso de Proyectos a Excel/Project............................................................................................................... 6-10

7. Informes................................................................................................................................. 7-1
7.1 Avance de Proyectos............................................................................................................................................. 7-2
7.2 Avance de OTs ..................................................................................................................................................... 7-5
7.3 Horas Invertidas por Proyecto ............................................................................................................................... 7-7
7.4 Anlisis de OTs...................................................................................................................................................... 7-9
7.5 Resumen de OTs por Responsable ................................................................................................................... 7-11
7.6 Actividades por Responsable ................................................................................................................................. 7-13

Parte III. Descripcin de los


Procesos del Sistema
Apndice A. Operacin Bsica
A.1 Botones .................................................................................................................................................................A-1
A.2 Menes..................................................................................................................................................................A-8
A.3 Barra de Estado ....................................................................................................................................................A-9
A.4 Manejo de Matrices ...............................................................................................................................................A-9
A.5 Teclas de Acceso Rpido....................................................................................................................................A-11

Apndice B. Barras de Herramientas ..................................................................................... B-1


B.1 1 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-1
B.2 2 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-2
B.3 3 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-6
B.4 4 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-7

Apndice C. Administrador de Base de Datos SQL.............................................................. C-1

INDICE

Apndice D. TABLAS
Centro de Costo...........................................................................................................................................................D-2
Vendedores..................................................................................................................................................................D-5
Giro ..............................................................................................................................................................................D-6
Cargos .........................................................................................................................................................................D-7
Cobradores ..................................................................................................................................................................D-8
Condicin de Venta .....................................................................................................................................................D-9
Zonas .........................................................................................................................................................................D-10
Canales......................................................................................................................................................................D-11
Categoras de Auxiliares............................................................................................................................................D-12
Pas............................................................................................................................................................................D-13
Regin........................................................................................................................................................................D-14
Provincia ....................................................................................................................................................................D-16
Ciudad........................................................................................................................................................................D-18
Comuna .....................................................................................................................................................................D-19
Tipo de Actividades ...................................................................................................................................................D-20
reas de Trabajo .......................................................................................................................................................D-22
Responsables ............................................................................................................................................................D-23
Clasificaciones ...........................................................................................................................................................D-25
reas de Negocio ......................................................................................................................................................D-27
Monedas y Equivalencias ..........................................................................................................................................D-28
Tipos de Horas...........................................................................................................................................................D-32

INTRODUCCION

I-1

I. Introduccin
Softland siempre a la vanguardia en tecnologa, ha creado Gestin de Proyectos para ambiente Windows. Este software permite al
usuario definir y administrar Proyectos a partir del ingreso de Ordenes de Trabajo y planificacin de actividades.
Es un sistema amigable, que utiliza todas las virtudes del ambiente Windows, proporcionando al usuario no especializado en
computacin, una serie de herramientas que le permitirn aplicar con notoria facilidad su experiencia profesional a los objetivos
que ms competen a su empresa.

Caractersticas Bsicas del Sistema

Seguridad a nivel de definiciones para perfiles de usuarios.


Definicin de Proyectos.
Definicin de Ordenes de Trabajo.
Ingreso de Actividades por Ordenes de Trabajo.
Planificacin de Actividades.
Informe de Anlisis de Ordenes de Trabajo.
Informe de Actividades por Responsable.
Informe de Avance de Ordenes de Trabajo.
Informe de Avance de Proyectos.
Informe de Ordenes de Trabajo por Responsable.

Uso de la Documentacin
La documentacin de Gestin de Proyectos, consiste en un Manual del Usuario y en un archivo de Ayuda en Lnea, que podr ser
accedido directamente desde el sistema.
El propsito del manual, es otorgar al usuario un material de apoyo que le permita llevar un seguimiento detallado de los procesos.
Por otro lado, la ayuda en lnea le permite tener informacin de referencia inmediata, acerca de los procesos.
Siguiendo las instrucciones, consejos y advertencias aqu planteados, lograr un mejor provecho de este material y de las ventajas
que trae consigo Gestin de Proyectos.

Convenciones
Este Manual de Usuario est estructurado en cuatro partes:

Referencias Generales del Sistema.


Captulo I.
Aborda aspectos generales de la Introduccin.

I-2

Gestin de Proyectos

Descripcin de los Procesos del Sistema.


Captulos 1 al 2.
Comprenden la descripcin de los procesos que permiten llevar a cabo la puesta en marcha y el control de ingreso al sistema.
Captulos 3 en adelante.
Describen paso a paso la aplicacin de cada uno de los procesos manejados por el sistema.

Apndices.
Apndices A y B.
Contienen la descripcin de los Botones, Menes y Barras de Herramientas manejadas por el sistema.
Apndice C.
Describe los pasos a seguir cuando se trabaja con una base de datos.
Apndice D.
Entrega paso a paso la forma de operar frente a cada una de las Tablas que maneja el sistema.

Recomendacin para el uso del Sistema y de este Manual


Para una mejor comprensin y entendimiento del manejo y funcionamiento del sistema, se recomienda iniciar su aprendizaje
leyendo este manual y trabajando directamente con el sistema, partiendo por los Apndices, luego el captulo I y continuar en
forma progresiva con la lectura de los otros captulos.

DENTRO DEL SISTEMA

1-1

1. Dentro del sistema


Estando dentro de la pantalla inicial de cualquier sistema Softland, la nica opcin que se activa (aparece en color negro) en la
Lnea de Men (ver Apndice A.2 Menes), es Empresa, la cual permite llevar a cabo los procesos: Seleccionar y Crear
empresas, Respaldar y Recuperar Bases de Datos, Instalar Datos Demo, adems de Salir del sistema.
Una empresa corresponde a un rea del disco, donde se registrar toda la informacin manejada a travs de este sistema, por lo
tanto para su correcto funcionamiento se debe crear al menos una empresa o directorio de trabajo.
Para seleccionar cualquier opcin de la Lnea de men que se encuentre activa, debe ubicar el indicador del mouse sobre ella
(Ej.: EMPRESA) y hacer clic.
Al ingresar a cualquier sistema Softland, usted dispondr de una serie de Herramientas, que pueden o no ser propias del sistema
que est en uso y, cuya descripcin y forma de operar se describe detalladamente en el apndice B, de este manual.

Sr. Usuario si Ud. ha instalado Produccin, antes de comenzar a trabajar con l, debe verificar que se encuentre
instalado Inventario y Facturacin en una versin igual o superior a la 4.16, debido a que ambos sistemas comparten
informacin. De no ser as Produccin no funcionar.

1.1 Creando una empresa


Objetivo
Permitir la iniciacin o creacin de una empresa.
A travs de este proceso se ingresan y graban todos los antecedentes de la empresa (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y
adems se crean los archivos internos, donde quedar almacenada la informacin necesaria para llevar a cabo los procesos
asociados a este sistema.
Si usted requiere crear una empresa en SQL, le solicitamos referirse al Apndice C, antes de continuar.
Operatoria
Al seleccionar la opcin Crear desde el men Empresa o el botn
desde la 3 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), se
despliega la pantalla dependiendo del sistema que haya adquirido, indicar la siguiente informacin:
Nombre que dar a la empresa (directorio), largo mximo 16 caracteres alfanumricos, luego seleccionar la base de datos bajo la
cual manejar la informacin SQL Server (opcin slo para Softland ERP Advance o Unlimited) o SQL Express (Base de Datos
pequeas), para ste ltimo dirjase al Apndice C y luego contine con esta descripcin.
A continuacin, seleccione el equipo que usar como servidor de la base de datos, seleccione en qu Pas desea crear la empresa.
Finalmente, seleccione la unidad en que desea generar la empresa y haga clic en el botn OK. Ver Figura N 1.

1-2
Figura N 1

Crear empresa copiando los maestros de otra empresa


Seleccionando este check, el sistema permitir crear la empresa copiando las tablas maestras de otra empresa, al seleccionar
esta opcin se activar el botn Definir, el cual tras ser seleccionado, desplegar la siguiente ventana:
Figura N 2

En ella, el sistema mostrar la o las empresas desde donde podr obtener las tablas maestras disponibles a copiar.
Seleccionada la empresa, haga clic en el botn Siguiente para continuar con el proceso, se levantar una nueva pantalla.
Figura N 3.
Sr. Usuario:
Para buscar una empresa en particular dentro del listado que se visualiza, digite el nombre en el cuadro de texto doble que
aparece en la parte superior del listado.

DENTRO DEL SISTEMA

1-3

Importante:
Para copiar las tablas maestras desde otra empresa, tanto la empresa de Origen como la de Destino, deben estar creadas en
el mismo Servidor de Base de Datos; de lo contrario, no podr ejecutar este proceso.
Adems, la empresa de Origen deber estar en la misma versin y Service Pack del sistema desde donde se ejecuta este
proceso.
Figura N 3

Dentro de esta pantalla y dependiendo del sistema ERP en que se encuentre, el sistema mostrar las tablas disponibles para copiar a
la nueva empresa. Para seleccionar haga clic D en la caja de chequeo que precede a la tabla que desea considerar, o bien si desea
considerarlas Todas, seleccione la caja de chequeo Seleccionar todas las tablas.

Importante:

El proceso slo copiar informacin que no exista en la empresa destino, la informacin existente no ser actualizada.
Dependiendo desde el sistema ERP que se encuentre, el sistema mostrar las tablas posibles de ser copiadas.

Indicadas las tablas que desea copiar en la nueva empresa, seleccione el botn OK para dar inicio al proceso.

Durante la creacin de la empresa, se va presentando un recuadro que indica el % de creacin de cada uno de los archivos que
requerir para operar con la empresa en cuestin.
Al finalizar aparece la pantalla donde se ingresan los antecedentes de la Empresa (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna,
Apartado Postal, Provincia, Ciudad, Regin, Pas, Telfono y Fax) y del Representante Legal (RUT, Apellido Paterno, Apellido
Materno y Nombre). Ver Figura N 4

1-4
Figura N 4

Una vez ingresados todos los antecedentes solicitados, seleccione cualquiera de los dos botones que se presentan en la pantalla, tras
lo cual el sistema quedar disponible para el ingreso de datos.

Importante al crear una empresa con Recursos Humanos.

Al crear una empresa en dicho sistema, Ud. deber indicar el ao y el primer mes de proceso. Si usted define como primer mes
uno distinto a Enero, no podr tener completa la informacin para la emisin de sus Certificados de Rentas.

Tambin deber sealar si la empresa que est creando ser manejada como Central o como Sucursal, ya que segn esto se
activarn o desactivarn distintas opciones del sistema.

Si por equivocacin Ud. cre la empresa como Central podr cambiar su estado a Sucursal, a travs de la opcin Parmetros
Comportamiento como, pero no podr desarrollar el proceso inverso, es decir de estado Sucursal pasar a Central, ya que no
contar con una serie de parmetros y condiciones que se generan internamente slo para la Central.

DENTRO DEL SISTEMA

1-5

1.2 Seleccionando una empresa


Objetivo
Elegir la empresa donde desea trabajar.
Cada vez que usted ingrese al sistema o que elija la opcin Seleccionar, se desplegarn en pantalla los nombres de las empresas
que usted ha creado (Creando una empresa), para que elija aquella en que requiere trabajar.
Sr. Usuario:
En sistemas Pyme, slo permitir seleccionar empresas que se encuentren en la ruta, donde est instalada la
proteccin de Base de Datos.

Operatoria
desde la 3 Barra de Herramientas (ver
Tras elegir la opcin Seleccionar del men Empresa o el botn Seleccionar
Apndice B), se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est en uso y la ficha de cada una de las
empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Para cambiar de drive o directorio seleccionar el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho del cuadro del drive
y de la lista presentada en pantalla, elegir el deseado.
Para elegir la empresa requerida, ubique el indicador del mouse sobre la pestaa de la ficha en que aparece el nombre de la
empresa y haga clic sobre ella. Luego seleccione el botn OK; si no se desea continuar, seleccione Salir.

Importante:
Sr. Usuario:
Si la empresa seleccionada tiene la Base de datos en un motor SQL Server 2000 o MSDE y la licencia del sistema es Business,
el sistema advertir a travs de un mensaje que su versin SQL Server se encuentra obsoleta y los Sistemas Softland no
funcionarn adecuadamente, por lo que deber migrar su Base de Datos a una versin superior. Al confirmar la migracin, el
sistema levantar una nueva pantalla de Bienvenida al proceso de migracin, tal como se muestra a continuacin:

Este proceso slo podr ser ejecutado por el usuario Administrador del equipo

1-6

En este proceso podr elegir instalar un nuevo motor de datos Microsoft SQL Server 2008 Express o seleccionar uno local ya
existente con versin superior a SQL Server 2000 o MSDE, este motor ser donde se dejar la base de datos definitiva.

Instalar nueva instancia (instalar SQL Server 2008 Express)


Al seleccionar esta opcin, el sistema solicitar indicar la password del usuario principal del servidor donde se encuentra
alojada la base de datos de la empresa seleccionada.

Utilizar instancia existente


Al seleccionar esta opcin, deber indicar el Servidor de datos SQL Server superior a 2000, el cual podr ser seleccionado
desde la lista que se muestra al optar por el botn , adems deber indicar el Login y Password sistema solicitar indicar
la password del usuario principal del servidor donde se encuentra alojada la base de datos de la empresa seleccionada
Cualquiera sea la opcin escogida, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, el sistema validar la
informacin ingresada y levantar una nueva pantalla, donde deber seleccionar el botn Comenzar para dar inicio al proceso
de Migracin, tal como se muestra continuacin:

Sr. Usuario:
En estos momentos y por nica vez en esta estacin de trabajo, procederemos instalar algunos componentes de Base
de Datos necesarios para Crear (o accesar segn corresponda) la empresa, por favor espere unos minutos.

DENTRO DEL SISTEMA

1-7

Este proceso consta de las siguientes etapas:


Instalar SQL Server 2008 Express o Elegir uno existente
Respaldar la Base de datos de SQL Server 2000 requerida
Restaurar el respaldo sobre la nueva versin de SQL Server
Vincular el rea de la empresa a la nueva base de datos
Finalizado el proceso satisfactoriamente, su base de datos es migrada al nuevo motor SQL, permitiendo de esta forma operar
adecuadamente con los Sistemas Softland.
Al continuar con la seleccin de empresa, el sistema restringe el acceso solicitando el Usuario y la Password, de quin ingresar
(Figura N 2), dando las alternativas de seguir con el proceso a travs de OK, o cancelar con el botn Salir.
Figura N 2

Si ambos datos son ingresados correctamente, al continuar se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos,
pudiendo dar inicio a la sesin de trabajo (Captulo 3 en adelante); de lo contrario tendr que reingresar la informacin (ver Figura
N 6).

1-8

Importante al realizar un Cambio de Versin


Si el sistema detecta que su empresa requiere de un cambio de versin, chequear si existen en la misma unidad, otras empresas
con este sistema que requieran ser actualizadas. Si existen ms empresas, el sistema consultar si desea actualizar adicionalmente
alguna de ellas, tal como se muestra en la siguiente pantalla: (ver Figura N 3).
Sr. Usuario:
Los cambios de versin podrn ser realizados slo por el usuario Softland.
Figura N 3

Al seleccionar el botn S, el sistema desplegar una nueva ventana con la lista de empresas existentes en la unidad de la empresa
original que contengan el sistema, y que no estn actualizadas a la versin del sistema, tal como se muestra en la pantalla de la
Figura N 4.
Por el contrario, si selecciona el botn NO, el sistema realizar el cambio de versin slo a la empresa seleccionada inicialmente.
Figura N 4

La seleccin de empresas, podr efectuarla una a una haciendo clic a en la caja de chequeo que precede a cada empresa, o bien
seleccionar todas las empresas para realizar la actualizacin en forma masiva, haciendo clic a en el check Selecciona todas las
empresas.
Finalmente, deber digitar frente a cada empresa seleccionada la Password de usuario Softland de cada empresa, la cual ser
validada por el sistema para realizar la actualizacin.
Adems, dentro de esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones: OK, el cual permite dar inicio al cambio de versin
de las empresas seleccionadas y Salir el sistema actualizar slo la empresa que seleccion inicialmente.

DENTRO DEL SISTEMA

1-9

Sr. Usuario:
Al realizar el cambio de versin en forma masiva, el sistema dejar en el rea de datos de la empresa inicial, un archivo HTML con
el nombre XXActualizayyyymmdd.Html (donde XX corresponde a la sigla del sistema, yyyymmdd corresponde al ao, mes y
da de la generacin del archivo).
Dentro de este archivo se listarn las empresas a las que se les efectu el cambio de versin. Si el proceso fue cancelado, el archivo
mostrar hasta la ltima empresa que se le ejecut el cambio de versin, incluyendo a la empresa donde se cancel el proceso, tal
como se muestra en la siguiente pantalla (Figura N 5):
Figura N 5

Al finalizar el cambio de versin se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos, pudiendo dar inicio a la sesin de
trabajo (Captulo 3 en adelante), tal como se muestra en la siguiente pantalla:
Figura N 6

Para pasar de una empresa a otra, basta con seleccionar la pestaa que la identifica. Si el usuario tiene permiso para entrar a
la nueva empresa, sta se abre automticamente, de lo contrario tendr que ingresar el usuario y su password.

1-10

1.3 Actualizar Estadsticas de Llaves e ndices


Objetivo
Permite ejecutar en forma manual y modificar la periodicidad del proceso de actualizacin y optimizacin de llaves e ndices de la
Base de Datos.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, el sistema desplegar una ventana (ver Figura N1), donde deber indicar el intervalo de das en que se
ejecutar el proceso, este intervalo no podr superar los 365 das.
Figura N 1

Indicado el N de das, seleccione el botn

para registrar la informacin dentro del sistema.

Adems, seleccionando el botn


podr ejecutar el proceso manualmente en el momento que desee y considere
necesario, el sistema desplegar un mensaje de advertencia antes de realizar el proceso, tal como se muestra a continuacin:
Seor Usuario:
Este proceso actualizar la informacin de llaves e ndices de la Base de Datos. Es un proceso exclusivo, por tal motivo
NO deben existir usuarios conectados a la empresa, esto podra tardar varios minutos dependiendo del tamao de su
base de datos.
Desea ejecutar el proceso en este momento?
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

DENTRO DEL SISTEMA

1-11

1.4 Eliminando una Empresa


Objetivo
Permite eliminar el rea de datos (directorios y archivos) y la base de datos relacionada a la empresa.
Sr. Usuario:
En sistemas Pyme, slo permitir eliminar empresas que se encuentren en la ruta, donde est instalada la
proteccin de Base de Datos.
Operatoria
Tras elegir la opcin Eliminar del men Empresa, se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est
en uso y la ficha de cada una de las empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Una vez seleccionada la empresa a eliminar haga clic en el botn OK, tras lo cual se desplegar el siguiente mensaje. Ver Figura
N2.
Figura N2

Al optar por No regresar a la pantalla anterior; de lo contrario al seleccionar Si (Yes) se realizar la eliminacin de la Base de
Datos seleccionada.
Si la Base de Datos se encuentra en uso por otro usuario, el sistema lo advierte a travs del siguiente mensaje:
El proceso de eliminar una empresa es exclusivo, y no debe haber ningn usuario conectado a la empresa.
Verifique que no tenga seleccionada la empresa y que no exista otro usuario conectado a ella.

Consideraciones:

Slo el usuario Softland puede eliminar una empresa, por lo que se solicitar Password del Usuario Softland de la empresa
seleccionada.
Para empresas de tipo SQL Server solicitar el ingreso del Password del usuario principal del servidor de SQL.

1-12

1.5 Respaldo/Recuperacin Base de Datos


Objetivo
Este proceso le permitir respaldar y/o recuperar bases de datos.
Respaldar Base de Datos, genera un archivo cuya estructura es NNyyyymmdd, donde NN corresponde al nombre de la base de
datos, yyyymmdd corresponde al ao, mes y da, fecha que obtiene el sistema desde Windows al momento de generar el respaldo.
Este archivo quedar almacenado en el rea de respaldos (...MSSQL\Backup).
Recuperar Base de Datos, recupera solamente los respaldos generados a travs del proceso Respaldo de Base de Datos,
proporcionando una lista con todos los respaldos disponibles.
Se solicita NO manipular el nombre del respaldo de la base de datos, esto porque NO ser reconocido como un respaldo
vlido. Slo sern recuperados los respaldos generados por los sistemas Softland.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, elija mediante el botn de opciones el proceso que desea llevar a cabo. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Cualquiera sea el proceso a seguir, seleccione el botn Siguiente para continuar, o Salir para abandonar el proceso.

Respaldar Base de Datos, al optar por esta opcin podr respaldar una o varias empresas ubicadas en la misma unidad.
Al seleccionar Respaldar una Empresa, el sistema desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2

DENTRO DEL SISTEMA

1-13
Figura N 2

En ella deber seleccionar la unidad y el nombre de la empresa donde se encuentra la Base de Datos a respaldar. Esta
seleccin se realiza eligiendo desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables, ubicado a la derecha
de cada campo.
Ingresada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 3).
Figura N 3

Si Ud. est trabajando con un sistema Business, seleccione el botn Siguiente; de lo contrario, si est trabajando con un
sistema Advanced o Unlimited ingrese la password y luego seleccione el botn Siguiente.
El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutar para dar inicio al proceso de
respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos;
Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Ver Figura N 4.

1-14
Figura N 4

Al finalizar se desplegar un mensaje indicando el trmino del proceso. El archivo generado quedar almacenado en el rea
de respaldo, identificado con la nomenclatura especificada anteriormente (NNyyyymmdd).
Al seleccionar Respaldar Multiempresa, el sistema mostrar una pantalla donde deber seleccionar las empresas a respaldar.
Ver Figura N 5.
Figura N 5

Una vez seleccionadas las empresas a considerar contine con el proceso a travs del botn Siguiente, tras lo cual se
desplegar una nueva pantalla (ver Figura N 6).
En ella, deber ingresar la password del usuario principal SQL Server, y luego haga clic en el botn Siguiente.

Sr. Usuario, el servidor que se muestra en pantalla es donde estn fsicamente las empresas seleccionadas anteriormente.

DENTRO DEL SISTEMA

1-15
Figura N 6

A continuacin, seleccione las subcarpetas que desea respaldar existentes en el rea de datos de las empresas seleccionadas
para respaldar. Ver Figura N 7
Figura N 7

Seleccionada las subcarpetas, haga clic en el botn Siguiente para continuar con el proceso.
El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutar para dar inicio al proceso de
respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos;
Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Ver Figura N 8.
Importante:
Debe tener presente que los archivos de respaldo de cada empresa, quedan en sus respectivos Servidores de Datos.

1-16
Figura N 8

Recuperar, al optar por esta opcin, el sistema despliega una pantalla donde deber seleccionar la unidad donde se
encuentra la empresa a recuperar, e indicar el nombre con el cual se identifica.
Figura N 5

Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, o Salir para abandonarlo.
En caso que se est realizando la recuperacin sobre la empresa que tiene seleccionada, el sistema enviar el siguiente
mensaje.

Al continuar, el procedimiento a seguir en la forma de operar, es el mismo que se presenta a partir de la Figura N 3.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

DENTRO DEL SISTEMA

1-17

Sr. Usuario:
Es importante manejar un buen esquema de respaldo de informacin de los
Sistemas.
A modo de sugerencia, queremos exponer a continuacin un mtodo que usted puede implantar en su empresa con el objeto
de resguardar la informacin de sus registros.
El mtodo de almacenamiento de informacin abuelo, padre, hijo consiste en generar respaldos en medios magnticos
reciclables, los cuales se van reutilizando peridicamente, en el cual el primer respaldo se denomina Abuelo, el segundo se
denomina Padre y el tercero Hijo, de tal forma que el cuarto respaldo se utiliza el medio magntico denominado abuelo,
transformndose ste en Hijo, el denominado Padre se transforma en Abuelo y el denominado originalmente como Hijo, pasa
a denominarse ahora Padre.
Para graficar lo anteriormente expuesto se presenta el siguiente ejemplo:
Con tres juegos de medios de almacenamiento (Cds, cintas, pendrives, etc) se realiza la siguiente rotacin.

Para tener asegurado sus datos con una poltica de respaldos, le sugerimos seguir el siguiente plan derivado del mtodo
Abuelo Padre - Hijo, el cual consta de 13 medios magnticos de respaldo, los cuales aseguran un eficiente mtodo de
respaldo por un perodo de 6 meses.
Este mtodo consiste en hacer un respaldo diario, el cual aplicando el mtodo abuelo- padre hijo, usted ir rotando los
medios magnticos, reutilizndolo en forma peridica, tal como se muestra en el cuadro N1.
De esta forma usted tendr un respaldo diario por una semana, reutilizando cada da el medio magntico del mismo da de la
semana anterior, quedando con un respaldo asegurado de 5 das hbiles seguidos.
Los das viernes se har el respaldo semanal, el cual se ir rotando cada 4 semanas, asegurando de esta forma 1 mes de
respaldo, hasta utilizar el medio magntico N 13. De esta forma se asegura 6 meses de respaldos.

Cuadro N 1
LUNES

MARTES

MIRCOLES

JUEVES

VIERNES

SEMANA 1

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 2

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 3

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 4

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 8

SEMANA 5

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 6

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 7

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 8

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 9

SEMANA 9

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 10

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 11
SEMANA 12

Cinta N 1
Cinta N 1

Cinta N 2
Cinta N 2

Cinta N 3
Cinta N 3

Cinta N 4
Cinta N 4

Cinta N 7
Cinta N 10

SEMANA 13

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 14

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 15
SEMANA 16

Cinta N 1
Cinta N 1

Cinta N 2
Cinta N 2

Cinta N 3
Cinta N 3

Cinta N 4
Cinta N 4

Cinta N 7
Cinta N 11

SEMANA 17

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

1-18
SEMANA 18

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 19

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 20

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 12

SEMANA 21

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 22

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 23

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 24

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 13

A partir de la semana 25, usted podr repetir la secuencia sugerida, de tal forma de ir reciclando semanalmente los medios
magnticos a partir de la semana 1, tal como lo muestra el cuadro N 2.

Cuadro N 2
LUNES

MARTES

MIRCOLES

JUEVES

VIERNES

SEMANA 25

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 26

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 27

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 28

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 8

SEMANA 29

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 30

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 31

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 32

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 9

SEMANA 33

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 34

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 35

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 36

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 10

SEMANA 37

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 38

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 39

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 40

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 11

SEMANA 41

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 42

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 43

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 44

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 12

SEMANA 45

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 46

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 47

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 48

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 13

SEMANA 49

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 50

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 51

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

Si usted no cuenta con medios magnticos reutilizables, podr realizar sus respaldos en otros medios, tal como son los CDs.
Este medio tiene bajo costo y es de fcil utilizacin, por lo que en este caso se sugiere hacer respaldos diarios en este medio,
eliminando peridicamente los CDs antiguos, siempre tomando la precaucin de dejar un CD diario, uno mensual y uno
anual.
Como medida de precaucin, se aconseja dejar una copia semanal, mensual y anual, en un lugar fsico distinto de donde
almacena los respaldos peridicos, de tal forma que ante cualquier eventual catstrofe en la empresa, usted contar con una
copia resguardada.
Una vez adoptada una poltica de respaldo, se recomienda que adopten adems, una poltica de restauracin semanal, es decir
que puedan verificar la integridad del medio, es decir que los respaldos realizados estn en ptimas condiciones, restaurando
los backup en un equipo test, el cual debe ser distinto al servidor de datos.

DENTRO DEL SISTEMA

1-19

1.6 Gestin de Respaldos


Objetivo
Permite gestionar los respaldos de las empresas de los sistemas Softland, donde podr tener un registro ( log ) de los respaldos y
recuperaciones, consultar dichos registros y la posibilidad de incorporar un aviso recordatorio para realizar los respaldos.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, el sistema verificar que exista la Base de datos WIGestionBK, en caso que no exista se crear, si el
Password del login SA es diferente a SOFTLAND se enviar el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Para configurar la opcin de Gestin de Respaldo Softland, se requiere crear una Base de datos en su Servidor de Datos,
por tal motivo requerimos el Password del login administrador SA de su motor de datos.
Desea continuar?

En esta pantalla se podr:


a) Definir que los sistemas enven un mensaje de aviso cuando hayan transcurrido N das sin haber realizado respaldo a la
empresa. El botn desplegar la siguiente informacin:
La verificacin de los das transcurridos y el aviso si corresponde, se realizar al momento de ingresar a alguna de las
empresas, si no se ingresa, no habr aviso.
b) Consultar el registro o log de respaldos y recuperaciones de las empresas configuradas para este propsito.
1

Definir que los sistemas enven un mensaje de aviso cuando han transcurrido N das sin haber realizado respaldo a la
empresa
La verificacin de esto se realizar al momento de ingresar a una empresa de los sistema Softland, si el termino de una
seleccin o creacin de empresas es satisfactorio se conectar a la Base de datos WIGESTIONBK y de encontrar alguna
empresa que no se haya respaldado o que su respaldo sobrepase los N das a partir de la primera vez que se marco este aviso o
del ltimo respaldo realizado, dependiendo si se tiene registro, se enviar el siguiente mensaje informativo y se continuar con
el ingreso al Sistema Softland:
Seor Usuario:
Se ha detectado que hace ms de N das en que no se han respaldado las siguientes empresas: EMPRE1, EMPRE2,
EMPRE3.
Desea ejecutar el proceso de Respaldo y recuperacin de empresas ahora?

1-20

Consultar el registro o log de respaldos y recuperaciones de las empresas configuradas


Se ingresar a la siguiente pantalla:

Donde se podr ver el registro de los respaldos y recuperaciones registrados en la empresa. Podr filtrar la consulta para ver
slo los Respaldo, slo las Recuperaciones, Slo avisos enviados, Todos y/o entre un rango de fechas.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

DENTRO DEL SISTEMA

1-21

1.7 Desbloquear Empresa


Objetivo
Permite desbloquear una empresa eliminando los registros de bloqueo de uno o ms Sistemas Softland.
Sr. Usuario:
Para ejecutar este proceso deber contar con los permisos necesarios, los cuales son asignados en el proceso Seguridad.

Operatoria
Seleccione la opcin Desbloquear Empresa desde el Men Empresa, el sistema desplegar la pantalla Seleccin de Empresas,
en la cual debe seleccionar la empresa que desea desbloquear. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Una vez seleccionada presione OK, posteriormente el sistema solicitar el Usuario y la Password, tal como se muestra a
continuacin:

A continuacin se desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2

1-22
Figura N 2

Esta pantalla muestra el nmero de usuarios conectados por sistema, adems si alguno de ellos est ejecutando un proceso
exclusivo que bloquea la empresa, se muestra con a en la columna Bloqueado. Adems se muestran activos los siguientes
botones:

Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados a la empresa por los distintos sistemas. Al dar
clic enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios de todos los sistemas conectados a la
empresa XXXXXXXX (nombre de la empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto
dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier inconsistencia en sus datos.
Desea Continuar?

Este botn muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema seleccionado. Ver Figura N 3
Figura N 3

DENTRO DEL SISTEMA

1-23

Esta opcin muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema. Adems de la informacin, se
encuentran activos los siguientes botones:
Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados al sistema. Al
ejecutarlo, enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios del sistema
XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre de la
empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto dejamos
bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier
inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?

Este botn permite desbloquear un usuario conectado al sistema. Al ejecutarlo,


enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Este proceso limpiar el registro que est grabado del usuario XXXXX del
sistema XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre
de la empresa) sin discriminar si est realmente conectado, por lo tanto
dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier
inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?

Regresa a la pantalla anterior.

Abandona el proceso.

1-24

1.8 Instalar Datos Demo


Objetivo
Permite realizar la instalacin de los datos demo para MSDE.
Sr. Usuario:
- Para crear empresas Demo, necesita tener instalado el motor de bases de datos de Microsoft MSDE.
Operatoria
Tras elegir la opcin, el sistema desplegar un mensaje solicitando confirmar la creacin de una empresa de demostracin (Demo)
en su disco local. Al optar por continuar, se dar inicio al proceso de instalacin, crendose automticamente la Base de Datos y el
Area de Datos, Verificando adems las conexiones con diversas tablas que registra el sistema. Ver Figura N 1.
Figura N 1

El sistema desplegar un mensaje una vez finalizado el proceso, generando el archivo respectivo y almacenndolo en el rea de
respaldo de MSDE.
En caso que haya efectuado este proceso con anterioridad, el sistema lo advertir a travs de un mensaje y confirmar la
continuidad del proceso.

DENTRO DEL SISTEMA

1-25

1.9 Verificacin de Estructura de la Base de Datos


Objetivo
Permite al usuario verificar la estructura de la base de datos del sistema.
Operatoria
Se elige la opcin Verificacin de Estructura de la Base de Datos desde el men Empresa, tras lo cual se muestra en pantalla la
figura N 1, permitiendo el proceso de anlisis de estructura de base de datos que consta de las etapas de: Anlisis de Tablas, Vistas
y Procedimientos de la de Base de Datos.
Figura N 1

Mientras se realiza dicha verificacin se va completando la barra que muestra el estado del proceso, el cual llegar a un 100 %. En
ese momento se activar el botn Imprimir, que permitir sacar impreso el detalle de las Diferencias encontradas entre el modelo
de datos y la base de datos, un ejemplo de esto se representa en la figura N 2.
Figura N 2.

El resultado del informe podra o no presentar diferencias, en caso que stas existan comunquese con uno de nuestros
analistas de soporte para su evaluacin.
Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema.

1-26

1.10 Muestra Estructura de la Base de Datos


Objetivo
Permite mostrar la Estructura de la Base de Datos que contiene las opciones de seleccin y matrices apropiadas para entregar la
informacin.
Operatoria
Al seleccionar la opcin Muestra la Estructura de la Base de Datos del men Empresa, el sistema presenta la siguiente pantalla (ver
figura N 1):
Figura N 1

En esta pantalla podr visualizar la Estructura de la Base de Datos por Tablas, Vistas y Procedimientos. En este caso
representada en forma de Tablas (al lado izquierdo de la pantalla) y en columnas, la Estructura correspondiente a la
seleccin (al lado derecho de la pantalla).
Se pueden seleccionar varias opciones para mostrar la misma informacin.
Las Combinaciones posibles para mostrar la Estructura de la base de datos como Tabla son:
Tabla Columna, como lo muestra la Figura N 1. Estructura de columnas.
Tabla Indice, segn muestra la Figura N 2. Estructura de ndices.
Tabla Llaves, representado en la Figura N 3. Estructura de llaves.
Las otras dos opciones son las siguientes:
Vistas, la estructura de la Base de Datos de Vistas es mostrada como aparece en la Figura N 4. Al elegir una Vista (al
lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de columnas de la Vista.
Procedimientos, sta figura muestra la estructura de la Base de Datos de Procedimientos. Ver Figura N 5. Al elegir un
Procedimiento (al lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de los parmetros del Procedimiento.

DENTRO DEL SISTEMA

1-27

Figura N 2

Figura N 3

Figura N 4

1-28
Figura N 5

Botn Imprimir: Est activo en todas las combinaciones de Muestra de Estructura de la Base de Datos. En la Figura N 6 se

muestra un ejemplo del documento que se podr imprimir al seleccionar este botn.
Figura N 6

Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema.

DENTRO DEL SISTEMA

1-29

1.11 Desinstalar Proteccin


Objetivo
Este proceso desinstala y desactiva la proteccin registrada va Internet, con el objeto de disponer de ella en una nueva instalacin
del sistema.
Importante:
- Este proceso slo podr ser ejecutado, seleccionando una empresa con el usuario principal Softland.
- Slo estar disponible para equipos con conexin a Internet.

Operatoria
Al seleccionar esta opcin se despliega una pantalla solicitando indicar mediante el botn de opciones, si desea desinstalar la
proteccin de la Base de Datos o del Sistema. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Indicada la proteccin que desea desinstalar, seleccione el botn OK para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar una
nueva pantalla. Ver Figura N 2.
Figura N 2

Dentro de esta pantalla, ingrese la clave de proteccin del Sistema o de la Base de Datos que desea desinstalar, la cual es sensitiva
a minsculas y maysculas y viene especificada en el folleto de claves que viene en el sobre del producto. Posteriormente
seleccione el botn OK, tras lo cual va Internet la aplicacin enviar a Softland la solicitud de desinstalacin, ste la recibir y
retornar la respuesta indicando el resultado, el cual ser comunicado al usuario con un mensaje a pantalla. Ver Figura N 3.
Figura N 3

1-30

1.12 Consulta Log de Errores Registrados


Objetivo
Permite ver el registro de anomalas generado por los sistemas en una empresa.
Importante:
Esta consulta no requiere de permisos especiales, cualquier usuario podr obtener esta informacin.
Operatoria
Este proceso podr ser ejecutado sin necesidad de tener seleccionada una empresa mediante la opcin Consulta Log de Errores
registrados, del men Empresa.

Sr. Usuario:
Si Ud. no ha seleccionado ninguna empresa para esta consulta, el sistema desplegar la pantalla de la Figura N 1, de lo contrario,
mostrar directamente la pantalla de la Figura N 2:
Figura N 1

Elegida la empresa a consultar, seleccione el botn Aceptar, tras lo cual se desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 2

DENTRO DEL SISTEMA

1-31
Figura N 2

En ella, se despliega la informacin que corresponde a los errores registrados en la empresa y sistema que Ud. est ejecutando.
El orden de despliegue ser por fecha de forma descendente, adems podr filtrar por un rango de fechas y/o por un Usuario de red
existente en el registro de anomalas.
Al marcar el check Deseo filtrar por se habilitarn los filtros Fecha y Usuario, si se marca el check Fecha se propondr el rango
entre el primero y el ultimo da del mes de la fecha del PC. Si se marca el check Usuario, el sistema propondr el primero de la
lista, en caso de no existir usuario debido a que es un nuevo dato, no se habilitar este check. El filtro se aplicar al momento de
presionar el botn Filtrar.
Cada grilla mostrar la fecha y hora en la cual se detecto el error, el mdulo, procedimiento y usuario a quien se le present el
problema.
Junto a esta informacin, cada registro mostrar el detalle de la anomala.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

1-32

1.13 Cambiar Servidor de Empresas


Objetivo
Esta opcin permitir cambiar el Servidor de Base de datos donde residen sus empresas en caso que desee seleccionar o crear
empresas en otro Servidor distinto al que tiene definido.
Operatoria:
Al ingresar a la opcin aparecer la pantalla indicada en la Fig, N 1:
Fig, N 1

En esta pantalla deber indicar los siguientes datos:


Actual Servidor: Se despliega el Servidor o la lista de servidores que tiene definido para trabajar con los sistemas Softland. Con
el botn
usted podr hacer una bsqueda de los servidores disponibles en su red, la bsqueda de los servidores depender
directamente de la correcta configuracin de red.
Nuevo Servidor: En este campo usted podr ingresar manualmente o seleccionar de la lista el nombre del Servidor de Base de
Datos por el que reemplazar su Actual Servidor.
Ingrese Password del administrador sa: En este campo deber ingresar la password del login sa del motor de BD de nuevo
Servidor de Empresas a definir, si usted desconoce la password intente dejar en blanco este campo, si el sistema le indica que no
es la password correcta. entonces comunquese con el administrador de sus sistema para que le provea la password necesaria para
ejecutar este proceso.
Clave Sistema: En este campo deber ingresa la Clave del sistema en el que est realizando este proceso, la clave es la que viene
en la tarjeta de registro de productos que Softland entrega junto a los sistemas para su activacin.
NOTA: Si necesita tener ms de un Servidor de Empresas disponible para su aplicacin deber comunicarse con su ejecutivo
comercial Softland.

DENTRO DEL SISTEMA

1-33

1.14 Salida del Sistema


Objetivo
Permitir la salida desde este sistema al ambiente Windows, para desarrollar otra actividad.
Operatoria
Para llevar a cabo este proceso, seleccione la opcin Salir, del men Empresa o el botn Salir
Herramientas.

desde la 3 Barra de

Tras elegir cualquiera de las dos alternativas, se cierran todas las ventanas del sistema. Si est trabajando en algn proceso en
especial, el sistema confirma la salida.

SEGURIDAD

2-1

2. Seguridad
Objetivo
Administrar el control de ingreso de los usuarios a las distintas opciones de este sistema.
A travs de Administracin de Seguridad, el usuario principal podr definir permisos de acceso a los distintos procesos del sistema,
por parte de los usuarios secundarios y a la vez asignarle una password o clave de ingreso.
Los sistemas Softland, estn concebidos dentro de un esquema de seguridad que contempla:

La definicin de un Usuario Principal o Administrador del sistema, el cual viene autorizado por el programa para
ejecutar todos los procesos. (En primera instancia viene definido como Usuario SOFTLAND, Password SOFTLAND).
La definicin por parte del Usuario Principal, de Usuarios Secundarios o Perfiles de Usuarios a los cuales dar
permisos de acceso a determinados procesos del sistema.
La Creacin de una password secreta de ingreso al sistema, para cada uno de los Usuarios Secundarios.
Cambio de password del Usuario Principal.

El proceso de Seguridad, se activa solamente cuando existe una empresa seleccionada.


Operatoria
Al seleccionar la opcin Seguridad o la flecha que aparece en el botn Llave
, desde la primera Barra de Heramientas
(Ver en Apndice B), se despliega un men de bajada con las siguientes opciones (Ver Figura N 1):
Figura N 1

2.1 Permisos por Usuario


Objetivo
Crear usuarios que tengan acceso al sistema y a la vez asignarle los permisos necesarios para la operacin en los distintos procesos.

- La nica persona autorizada a operar dentro de este proceso, es el Usuario Principal o Administrador del sistema.
- Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su Password
estando; por ejemplo, en Cotizaciones y Notas de Ventas, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier
sistema Softland.
Operatoria
Al seleccionar la Definicin de Usuario por primera vez, se presenta una pantalla similar a la de Asignacin de Privilegios a
Usuarios (Figura N 1), variando las opciones segn el sistema que est en uso. En ella tendr que sealar el Cdigo del Usuario
(mximo 8 caracteres) y su Nombre (mximo 50 caracteres). Por ejemplo: como usuario se podr ingresar la sigla del nombre
(PQN) y en la descripcin el nombre completo (Pablo Quiroga Nez).

2-2
Figura N 1

Importante
Sr Usuario:
Si su empresa es emisora de documentos electrnicos, deber indicar el Rut y E-mail de los usuarios autorizados para
la generacin y envo de documentos electrnicos.
El usuario Softland slo podr realizar consultas respecto a los DTE.
A continuacin se activan las carpetas: Permisos, Perfiles y Firma, donde se ingresa la informacin asociada al usuario, conforme a
lo siguiente:

Carpeta Permisos
En esta carpeta el usuario principal asigna los permisos al usuario en definicin, para que pueda ingresar a determinados procesos
del sistema.
Al elegirla, se despliega una lista de los procesos y los estados que stos tienen respecto al usuario en definicin. La Figura que se
presenta a continuacin (que corresponde al sistema de Inventario y Facturacin), muestra un ejemplo de esta carpeta:
Figura N 2

SEGURIDAD

2-3

Los permisos pueden ser otorgados proceso a proceso a un Usuario, o tomando como base los permisos de un Perfil:

Permisos al usuario proceso a proceso: se otorgan cuando se desea asignar una responsabilidad individual a un usuario,
sobre uno o varios procesos. Por ejemplo: en el caso del sistema de Inventario y Facturacin, el digitador Francisco
Fuentes estar a cargo de la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma, labores que no sern realizadas
por otro digitador.
Permisos al usuario tomando como base un Perfil: se otorgan al usuario todos los permisos que tenga asociado un
Perfil, adems de aquellos que le hayan sido dados en forma independiente. Por ejemplo: digitador Francisco Fuentes
tendr permiso para la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma y, adems los permisos del Perfil
Operadores. (Los Perfiles se crean en el proceso Permisos por Perfiles, Captulo 2.2).

En esta carpeta se pueden llevar a cabo las siguientes operaciones, seleccionando el botn de opciones que aparece al lado
izquierdo de cada una de las alternativas:
Global:

Permite consultar todos los permisos otorgados al usuario en definicin, ya sea como usuario independiente o como
parte de un Perfil. Todos aquellos procesos que aparezcan con un 9 en la columna "Asignado", podrn ser
realizados por l.

Usuario:

Permite otorgar permisos individuales al usuario en definicin, con el fin de que pueda acceder a uno o varios
procesos del sistema.
Para llevar a cabo esta opcin, elija el proceso a autorizar en la columna Formulario, ubicando el indicador del
mouse sobre l y haciendo clic. Con esto se despliegan en la columna Permiso, una o varias alternativas de
operacin que son dependientes del proceso recientemente elegido, a las cuales podr tener acceso el usuario.
Para dar autorizacin se hace un doble click sobre la o las operaciones deseadas en la columna Permiso. Aquellas
que sean elegidas irn apareciendo con un 9 en la columna "Asignado".
Para dar por finalizado el proceso de definicin se selecciona el botn Salir quedando el usuario con los permisos
correspondientes.
De esta misma forma, se pueden dar permisos adicionales a un usuario que tiene asignados Permisos por perfil,
para ello se elige el usuario y luego se ingresan los permisos adicionales.
Perfiles: Permite consultar los permisos del usuario en definicin, en base al Perfil al que se encuentra asociado,
siempre y cuando le hayan sido asignados desde la Carpeta Perfiles.
Para ello se selecciona de la lista desplegable que aparece en el campo Perfiles de este Usuario, el perfil a
consultar.
Todos aquellos procesos que tenga autorizado el usuario, segn el perfil elegido, aparecern con un 9 en la columna
"Asignado".

Carpeta Perfiles
Si los permisos van a ser otorgados por perfil, ANTES de ingresar a esta carpeta se deben haber definido los perfiles
correspondientes, en el proceso Permisos por Perfiles (captulo 2.2).
A travs de esta carpeta se indican los perfiles que sern asociados al usuario en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos
ventanas, una con los perfiles Disponibles y otra de perfiles Asignados (Ver Figura N 3).

2-4
Figura N 3

En la ventana del lado derecho aparece la lista de perfiles que fueron creados a travs del proceso Permisos por Perfiles (Captulo
2.2); mientras que en la de la izquierda irn apareciendo los perfiles que sean atribuidos al usuario en definicin.

Asignacin de Perfiles
Para asignar perfiles al usuario, se elige el perfil deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha
que indica a la izquierda, borrndose automticamente el perfil de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados".
El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los perfiles de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados", es decir
asigna de una sola vez todos los perfiles al usuario en definicin.

Quitar Asignacin de Perfiles


Para quitar una asignacin de perfil al usuario, marque el perfil correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y seleccione el
botn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de perfiles, selecciona el botn con la doble flecha
a la derecha.

Carpeta Firma
Permite el acceso a un archivo con formato BMP, cuyo contenido debe ser la firma digitalizada del usuario, de tal forma que pueda
ser incorporada en los documentos que lo requieran.
Los archivos de la firma digitalizada deben grabarse en el directorio \SOFTLAND\BITMAPS, con extensin BMP, ya que al
elegir la Carpeta General, el sistema accede dicho directorio.
Para seleccionar la firma se debe ubicar el indicador del mouse en el botn de Listas Desplegables que aparece al lado derecho del
campo Firma y, de la lista presentada (siempre y cuando hayan firmas digitalizadas), elegir la que corresponda al usuario en
definicin.
La firma seleccionada aparecer en la ventana que est en blanco bajo el campo Firma, tal como muestra la siguiente Figura N 4.

SEGURIDAD

2-5
Figura N 4

Finalizado el ingreso de los antecedentes en las carpetas, podr cambiar la password del usuario, que viene predefinida como
Softland, a travs de la seleccin del botn Cambio Password, el cual tras ser elegido despliega una ventana con el nombre del
usuario y su password actual, dando acceso para el ingreso de una nueva.
En este punto podr modificar la password de cualquier usuario, ya que frente al campo usuario se activa el botn Buscar, el cual
le permite acceder a cualquier usuario de la lista y cambiarle su password. Cualquiera haya sido el caso, bastar con que seleccione
el botn OK, para que la nueva password quede registrada. Para mayores antecedentes respecto al tema password refirase al
captulo 2.4 Cambio de Password.
Ingresados todos los antecedentes para "Permisos por usuarios", se selecciona el botn Salir, quedando el usuario con los permisos
correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de usuarios definidos, (Ver Figura N 6) pudiendo
Agregar, Modificar y/o Eliminar Usuarios, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B).
Figura N 6

En caso que la lista de usuarios sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo
ingresando el cdigo o la descripcin del usuario, en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego
seleccionando el botn Aplicar.
Esta pantalla es la misma que se despliega al ingresar a este proceso, cuando existen usuarios que fueron definidos.
Para abandonar el proceso, basta con seleccionar el botn Salir.

2-6

2.2 Permisos por Perfiles


Objetivo
Crear perfiles basados en permisos de ingreso a procesos que son comunes a varios usuarios.
La nica persona autorizada a modificar los Permisos por Perfiles, es el Usuario Principal.
Operatoria
Al ingresar por primera vez a este proceso, se despliega la ventana Detalle de Perfiles, tal como muestra la Figura N 1. En ella
indicar el cdigo del perfil a crear (mximo 8 caracteres) y su descripcin (mximo 40 caracteres).
Dado que la forma de proceder ante este proceso es comn a cualquier sistema Softland, tomaremos como ejemplo el sistema
Inventario y Facturacin: Supongamos que todas las personas que estn autorizadas para generar Guas de Despacho,
pertenecern al perfil MGD, todos los que estn autorizados para generar las Facturas, pertenecern al perfil MFA y as
sucesivamente.
Figura N 1

Indicado lo anterior, se activan las Carpetas Permisos y Usuarios, las cuales estarn a su disposicin para efectuar lo siguiente:

Carpeta Permisos
En esta carpeta usted podr elegir los procesos a los cuales tendrn acceso todos los usuarios que pertenezcan al perfil en
definicin. Para ello deber indicar el Formulario o proceso a autorizar, haciendo doble clic sobre el recuadro que aparece frente
al proceso y en la columna Estado, tras lo cual aparecer un 9 en seal de su seleccin.
Si el proceso elegido cuenta con subopciones, stas se desplegarn en la columna Permiso, para que le sean ingresadas las
autorizaciones respectivas, de la misma forma que se indic anteriormente.
Los procesos elegidos, debern presentarse tal como muestra la Figura N 2.

SEGURIDAD

2-7
Figura N 2

Carpeta Usuarios
En esta carpeta se indican los usuarios que formarn parte del perfil en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos ventanas, una
con los usuarios Disponibles y otra de usuarios Asignados (Ver Figura N 3).
Figura N 3

Asignacin de Usuarios a un Perfil


Para asignar Usuarios al perfil, se elige el deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha que
indica a la izquierda, borrndose automticamente el usuario de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados".
El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los usuarios de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados"; es decir,
asigna de una sola vez todos los usuarios al perfil en definicin.
Quitar Asignacin de Usuarios
Para quitar una asignacin de usuario al perfil, se marca el usuario correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y se
selecciona el botn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de usuarios, selecciona el botn con
la doble flecha a la derecha.
Para dar por finalizado este proceso de "Definicin de perfiles", se selecciona el botn Salir, quedando el perfil con los usuarios y
permisos correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de perfiles (Ver Figura N 4) definidos,
pudiendo Agregar, Modificar y/o Eliminarlos, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B).

2-8
Figura N 4

En caso que la lista de perfiles sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo ingresando
el cdigo o la descripcin del perfil en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego seleccionando el
botn Aplicar.
Esta pantalla es la misma que se presenta al ingresar a este proceso una vez que se han definido perfiles.
Para salir de este proceso se elige el botn Salir.

SEGURIDAD

2-9

2.3 Permisos por Procesos


Objetivo
Permitir que los distintos procesos del sistema sean ejecutados por determinados usuarios y/o perfiles.
La nica persona autorizada para dar permisos por proceso es el Usuario Principal.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin se abre una ventana con la lista de procesos del sistema, donde tendr que sealar si la visualizacin se
efectuar por Usuarios o por Perfiles, y si en ella tendr que aparecer slo los usuarios o perfiles con permisos asignados, o todos.
Ver Figura N 1.
Figura N 1

Cualquier proceso que se encuentre activo aparecer precedido por un signo 9 (VB) dentro de una celda, lo mismo ocurrir con
los perfiles o usuarios, donde el 9 (VB) aparecer en las celdas que estn en la columna asignada.
Para dar o quitar permisos, tendr que hacer clic sobre la celda del campo requerido y el signo 9 se activar (aparecer) o se
desactivar (desaparecer).
Un usuario o un Perfil, podr tener todos los permisos o procesos que se estime conveniente, segn las necesidades de la empresa.

Procedimiento a seguir:
1. Seleccione el Proceso que Ud. requiere autorizar o quitar el permiso, haciendo clic sobre l.
Si necesita conocer los subprocesos del proceso en cuestin, haga clic sobre el signo + que le antecede.
2. Una vez elegido el proceso, seleccione el perfil o el usuario que ser autorizado o desautorizado para utilizar dicho proceso,
haciendo clic sobre la celda que aparece en la columna Asignado.
3. Finalizada la seleccin salga del proceso.
En caso que slo requiera visualizar aquellos Usuarios o Perfiles que tengan permisos asignados, seleccione la celda que est a la
derecha del campo Mostrar slo con Permisos.

2-10

2.4 Informe Permisos Asignados


Objetivo
Permitir el despliegue en una matriz Excel de los permisos asignados a los usuarios en cada uno de los sistemas creados en la
empresa.
Operatoria
Al ingresar a la opcin se desplegar una pantalla con el texto "Analizando Permisos" donde el proceso buscar los permisos
asignados a los usuarios para cada sistema y los desplegar luego en una matriz Excel separados en hojas diferentes para cada
sistema.
Se despliega la columna "Proceso" con el detalle de los permisos de cada opcin de sistema y en otra columna el detalle de los
usuario que tienen al menos un permiso dentro del sistema, indicando la palabra "SI" en el cuadre Proceso/Usuario para el permiso
asignado al usuario.

Nota: NO sern desplegados en el informe los usuarios que NO tienen permisos asignados.

SEGURIDAD

2-11

2.5 Cambio de Password


Objetivo
Modificar la password de los usuarios, tanto principal como secundarios.
En primera instancia todos los usuarios que se generan en este sistema, quedan con la password SOFTLAND, por lo tanto para
modificarla y asignarle a cada usuario su propia password, se debe usar esta opcin.
- La password puede ser modificada solamente al usuario que est activo al momento de elegir esta opcin. Para cambirsela
a otro usuario, primero se debe activar el usuario deseado (Captulo Usuario) y luego ingresarle la nueva password en este
proceso. (Un usuario est activo cuando aparece en la Barra de Estado que se despliega en la parte inferior de la pantalla,
ver Apndice A.3).
- Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su
Password estando en Contabilidad y Presupuestos, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier sistema
Softland.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin se presenta una ventana con el nombre del usuario y se solicita la password original. Una vez que sta
es ingresada, el sistema pasa a solicitar la nueva password, la cual debe ser ingresada dos veces con el fin de verificar que se
ingres correctamente. (Ver Figura N 1).
Figura N 1

Al finalizar se podr optar por la alternativa OK para que la nueva password quede registrada, o por Salir, para irse del proceso sin
cambiar la password.
El usuario y la password son solicitados por el sistema, cada vez que se selecciona una empresa.

2-12

2.6 Definicin de Seguridad de Password


Objetivo
Mediante este proceso el administrador podr definir restricciones para la generacin de usuarios y password.
Operatoria
Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde deber parametrizar la siguiente informacin. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Exige largo mximo de la Password, al seleccionar este check bdeber indicar el nmero de caracteres (mximo 10).
Exige que la Password tenga los siguientes tipos de caracteres (debe seleccionar al menos 3), seleccione la caja de chequeo b
que preceden a los tipos de caracteres que desea considerar (letras minsculas, letras maysculas, nmeros y/o caracteres tales
como $ % = ?, etc.)
Cambio de Password, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar:
- Obliga a cambiar la password la primera vez que el usuario entra a un sistema Softland.
- El usuario deber ser obligado a cambiar su password cada N das, donde N es el nmero de das en que el sistema va a solicitar
el cambio de password.
- El usuario no podr repetir las N ltimas password utilizadas, donde N es la cantidad de veces en que el usuario no podr hacer
uso de sus password anteriores.
- El usuario podr visualizar su password actual al momento de hacer el cambio.
Bloqueo de Usuarios, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar:
- El usuario no podr acceder al sistema despus de N intentos fallidos, donde N es el nmero de intentos fallidos para que el
usuario sea bloqueado por el sistema.
- Los usuarios que no se han logeado en N o ms das sern bloqueados por el sistema, donde N es la cantidad de das para que el
sistema detecte que usuarios no han usado su login.
Indicada la informacin, seleccione el botn Grabar ubicado en la 2 Barra de Herramientas para que los cambios sean registrados
en el sistema.
Slo se activar la seguridad de password al acceder a la opcin y grabar los datos correspondientes. De lo contrario, el
sistema seguir operando como antes.

SEGURIDAD

2-13

El comportamiento del login estar ligado a los parmetros ingresados en la opcin Parmetros, men Seguridad.

Al presionar OK luego de ingresar el usuario y la password, el sistema chequear si el usuario se encuentra bloqueado, de ser as
desplegarn los siguientes mensajes dependiendo del motivo de su bloqueo y no se le permitir logearse.

Sr. Usuario:
Si se est logeando por primera vez, el sistema solicitar realizar el cambio de password, tal como se muestra a continuacin:

2-14
Al presionar S, el sistema levantar la pantalla Ingreso de Password, al presionar No, el sistema no se le permitir logearse.
Importante:
El sistema validar que el nmero de intentos fallidos no supere el nmero ingresado en los parmetros. Si lo supera,
el usuario ser bloqueado y no se le permitir logearse.
Si el usuario no ha realizado el cambio de password obligatorio dentro de los das especificados en los parmetros ser
bloqueado y no se le permitir logearse.
Si el usuario no se ha logeado dentro del tiempo ingresado en los parmetros, el sistema lo bloquear y no se le
permitir logearse.
Luego de realizadas todas las validaciones y si el usuario logr logearse, el sistema actualizar la tabla usuarios con la fecha del
sistema.
El comportamiento de la opcin Cambio de Password se encontrar tambin ligado a los parmetros ingresados en la opcin
Parmetros, men Seguridad.

Al digitar la nueva password y pasar al campo Repetir Nuevo Password, el sistema validar lo siguiente:
Si el usuario se encuentra en esta pantalla porque se est logeando por primera vez, el sistema no le permitir salir de la opcin
mientras no ingrese una password distinta a la asignada, tal como se muestra en el siguiente mensaje:

Al ingresar una nueva password, el sistema realizar las siguientes validaciones:

Si el largo mnimo de la password tiene un largo mayor al especificado en los parmetros, el sistema no permitir grabar y
desplegar el siguiente mensaje:

Si en los parmetros se exige una o varias de las siguientes condiciones: que la password contenga minscula, mayscula,
nmeros y caracteres especiales se validar que se cumpla la condicin. De no cumplirse no permitir grabar y enviar el
siguiente mensaje:

SEGURIDAD

2-15

Este mensaje ser paramtrico, dependiendo de las condiciones exigidas para la password en la opcin de Seguridad de
Password.
Si en los parmetros se exige que no se repitan las ltimas (nmero ingresado en los parmetros) password, el sistema validar que
se cumpla esta condicin. De no cumplirse, no permitir grabar y enviar el siguiente mensaje:

Luego de realizar todas las validaciones el usuario podr grabar la nueva password.
Para desbloquear o bloquear un usuario se deber ingresar a la opcin Permisos por Usuario, donde se agregarn dos botones,
bloqueo y desbloqueo de usuario. Si el usuario seleccionado se encuentra bloqueado, se informar mediante un mensaje en la
pantalla sobre el motivo de bloqueo del usuario.

Icono parpadeante
que indica que el
usuario se encuentra
bloqueado

Texto informativo sobre el


motivo de bloqueo del
usuario.

El botn de
bloqueo
slo se habilitar
cuando el usuario
seleccionado no
este bloqueado.

El botn de
desbloqueo
slo se habilitar
cuando el usuario
seleccionado este
bloqueado.

2-16

2.7 Usuario
Objetivo
Cambiar Usuario dentro de una sesin de trabajo, con el fin de que el sistema quede activo con los permisos que el nuevo usuario
tenga asignados.
Cuando el usuario est activo aparece su identificacin en la Barra de Estado del sistema, en la parte inferior de la pantalla
(Apndice A.3).

Operatoria
Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde se debe ingresar el nombre del usuario a activar y su password. Ver
Figura N 1.
Figura N 1

Si se ingresa un usuario que no ha sido definido como tal, el sistema lo advierte a travs de un mensaje que se despliega en
pantalla, y lo vuelve a solicitar.

SEGURIDAD

2-17

2.8 Auditora de E/S Procesos


Objetivo
Este proceso permite auditar la Entrada y Salida de los usuarios a los distintos procesos del sistema.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, el sistema desplegar una pantalla en la cual deber indicar los filtros necesarios para efectuar la
consulta, tal como se solicita a continuacin. Ver Figura N 1
Figura N 1

Opciones de Consulta:
Sistemas:

Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar el sistema a consultar, por defecto el
sistema muestra el que est corriendo.

Procesos por sistemas:

Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar los procesos de cada sistema, por
defecto el sistema muestra Todos.

Usuarios por sistemas:

Muestra los usuarios autorizados de cada sistema para efectuar este proceso, por defecto el sistema
muestra Todos.

Rango de fecha a Auditar: Indique la fecha desde/hasta a considerar en la consulta, por defecto el sistema muestra la fecha
actual, la cual podr ser mantenida o modificada a travs del botn

Para continuar con el proceso, seleccione el botn Consultar tras lo cual se desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2

2-18
Figura N 2

En ella, se desplegar la informacin con el resultado de la bsqueda, dependiendo de los filtros indicados: Sistema, Proceso
Fecha de Entrada, Usuario, Hora de Entrada, Hora de Salida y Tiempo ocupado.
Sr. Usuario:
El sistema mostrar en la parte inferior de la pantalla, el tiempo total ocupado, dependiendo de los filtros indicados.
Excel permite
Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Volver regresa a la pantalla anterior y
enviar el resultado del reporte a un archivo Excel, para poder desde ah aplicarle las funciones y opciones de formato
correspondiente, junto con permitir hacer uso de todas las opciones que Microsoft proporciona.

SEGURIDAD

2-19

2.9 Seguridad Sodatos MDB


Objetivo
Este proceso le permite a usted proteger y desproteger el archivo SODATOS.MDB con Password.
El archivo SODATOS.MDB es utilizado por algunos procesos de los sistemas Softland para acceder a la informacin de la base de
datos en Consultas e Informes de manera eficiente.
Sr. Usuario:
Esta opcin estar disponible slo para el usuario Softland, el que posee los permisos y privilegios para operar en este
proceso.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, el sistema desplegar una pantalla (Figura N 1), donde se muestra el objetivo, ventajas y desventajas
del proceso.
Figura N 1

Importante:
Si su empresa no est preparada para asignarle seguridad al archivo MDB, el sistema desplegar el siguiente
mensaje:
Seor Usuario:
Su empresa no est completamente preparada para poder asignarle seguridad al archivo
SODATOS.MDB, para poder realizar esta tarea se deben actualizar los siguientes mdulos con esta
caracterstica.
Sistemas
- Contabilidad y Presupuestos
- Produccin
- HelpDesk
- Inventario y Facturacin
- Cotizaciones y Notas de Venta
- Ordenes de Compra
- Cuenta Corriente Proveedores y Tesorera
- Recursos Humanos
- Punto de Venta y Sucursales
- Cuentas Corrientes Clientes y Cobranzas
Por favor contctese con su ejecutivo comercial para actualizar sus sistemas.
Al seleccionar el botn OK, se desplegar la pantalla de la aplicacin. Ver Figura N 2

2-20

Figura N 2

Al seleccionar la opcin Colocar Password al Sodatos.MDB, deber ingresar la password de seguridad, el sistema
solicitar confirmar la password por segunda vez.
Seor Usuario:
La password debe ser mayor o igual a 8 caracteres alfanumricos y menor o igual a 10.

Importante:
Si el usuario Softland tiene asignada una password distinta a la que los sistemas configuran por defecto, de ser as, se
recomendar cambiar esta password para que la proteccin tenga una verdadera validez, esto es en caso que sea motor
SQL Server y no SQL Express (Base de Datos pequeas), tal como se muestra a continuacin:
Seor Usuario:
Para que la proteccin de su informacin sea realmente efectiva es altamente recomendable cambiar la password del
usuario Softland en SQL, de no hacerlo, un usuario podr continuar ingresando a la Sodatos va una copia anterior al
cambio de la Sodatos.MDB.
Desea cambiar la Password del Usuario Softland en la Base de Datos?
Si elige SI, el sistema pedir la password que se cambiar en el SQL Server dos veces para mayor seguridad, luego al dar
Aceptar, se realizar el cambio de la password y adems revincular el sodatos.mdb pues con esta accin se pierden los
vnculos.
Una vez ingresada la informacin, seleccione el botn Aplicar Cambios para aplicar y grabar los cambios indicados.
Finalmente, el sistema desplegar un mensaje confirmando el xito de los cambios, entendindose que se efectuaron las dos tareas
que se seleccionaron, ingreso de password al archivo sodatos.mdb e ingreso de una nueva password al sql server con el fin de
proteger efectivamente la seguridad del sodatos.

SEGURIDAD

2-21

Al seleccionar Quitar password al SODATOS.MDB, el sistema enva un mensaje informando los riesgos a los que est
expuesto al dejar sin password este archivo, tal como se muestra a continuacin
Seor Usuario:
Usted va a quitar la proteccin de password al archivo sodatos.mdb, con lo cual se permitir el ingreso a su Base de
Datos a travs de este archivo, sin ninguna restriccin.
Est seguro?
El sistema solicitar confirmar la eliminacin. Una vez confirmar deber seleccionar el botn Aplicar Cambios para
grabar los cambios y eliminar la password al archivo.

Al seleccionar Generar MDB Vinculado, el sistema solicitar al usuario el nombre del archivo a crear y la ruta fsica en
. Este archivo contendr todas las
disco donde quedar tal archivo MDB, lo cual podr realizar a travs del botn
tablas de la empresa a excepcin de las de seguridad y procesos propios de los sistemas Softland, tal como lo muestra la
siguiente imagen:
Figura N 3

Junto con indicar el directorio, se habilitarn en pantalla las opciones grabar con Password o sin Password..

Si elige grabar con password, se le habilitaran dos campos para ingresar la contrasea y la confirmacin de ella.
Si elige sin password se deshabilitarn los campos de ingreso de password.

Sr. Usuario:
El sistema informar a travs de un mensaje si el archivo seleccionado ya existe, solicitando que sea reemplazado para
continuar con el proceso, de lo contrario no podr generar el archivo.
Cualquiera sea la opcin elegida, seleccione el botn Aplicar Cambios para dar inicio con el proceso, tal como se muestra
en la siguiente pantalla:

2-22

Figura N 4

Al finalizar, el sistema desplegar un mensaje confirmando la generacin exitosa del archivo.

BASES

3-1

3. Bases
Objetivo
Permitir la definicin de los antecedentes propios de la empresa y que sern necesarios en el sistema y permitir el ingreso de los
parmetros generales del sistema y por reas de trabajo.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin se presenta un submen de bajada (Figura N 1) que muestra los procesos que desde aqu podrn
ejecutarse y cuya aplicacin se describe a continuacin:
Figura N 1

3.1 Parmetros
Objetivo
Definir los parmetros que marcarn la base de funcionamiento de la empresa.
Los parmetros son atributos que permiten definir el contexto sobre el cual se manejar la empresa. De aqu se establecer si
ciertas operaciones se podrn realizar en los procedimientos de Gestin de Proyectos.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se despliega la ventana dividida en 2 carpetas, dentro de las cuales deber indicar la siguiente
informacin. Ver Figura N 1.
Figura N1

3-2

Ordenes de Trabajo

Generales del Sistema


A travs de esta carpeta se define la estructura que tendrn los Centros de Costo.
Importante:
- El formato de Centros de Costo no podr ser modificado, una vez que se hayan ingresado antecedentes en la tabla de
Centros de Costo.
- Antes de ingresar la informacin solicitada en las carpetas, deber tener creadas las reas de Trabajo en el sistema.
Lo primero que tendr que indicar, es el nmero de niveles con que trabajarn los Cdigos para Centros de Costo (mximo 3), a
travs de la seleccin de las flechas que aumentan o disminuyen el valor, por otro lado podr ingresar el largo de cada nivel
teniendo presente lo siguiente:
Sr. Usuario:
Dependiendo del N de Niveles que usted seleccione, la sumatoria de los largos de segmento no podr superar: Primer
Nivel (8 caracteres), Segundo Nivel (7 caracteres) y Tercer Nivel (6 caracteres).
Valoriza a partir del Costo Hora real del Recurso (esta opcin estar habilitada slo si tiene instalado el sistema de Recursos
Humanos versin 4.311.030 SP 005 o superior). Al seleccionar esta opcin estar indicando que al momento de valorizar la Orden
de Trabajo, sta se har a partir del valor hora real del recurso.
El sistema solicitar indicar la variable de Recursos Humanos que contiene Costo Hora Real del Recurso.
Finalmente podr indicar seleccionando la caja de chequeo si en la generacin de la Orden de Trabajo se puede detallar recursos
asignados por actividad.

Por reas de Trabajos


Dentro de esta carpeta podr definir los siguientes parmetros:

BASES
rea de Trabajo:

3-3
Ingrese el rea de trabajo a considerar, pudiendo ser digitado directamente o bien, puede seleccionarlo desde
la lista que se muestra al presionar el botn de bsqueda. Esta informacin que muestra debe ser ingresada
anteriormente en el men Tablas, opcin reas de Trabajo.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un mensaje por
pantalla.

A continuacin se habilitar en la 2 Barra de Herramientas el botn Modificar, el cual tras ser seleccionado habilitar las
siguientes opciones:
Parmetros para la Mantencin de Proyectos (esta opcin se habilitar slo si tiene instalado los sistemas de Inventario y
Facturacin y Contabilidad y Presupuestos ERP).
Seleccione la caja de chequeo asi desea que el sistema exija N de Factura al momento de definir un Proyecto. Al exigir esta
opcin, podr seleccionar que valide que el valor de la factura sea igual al del proyecto.
Tambin puede seleccionar la caja de chequeo si desea que exija que est cancelada la Factura para ingresar Fecha de Inicio y
Trmino del Proyecto.
Al modificar cualquiera de estos parmetros, el sistema desplegar el siguiente mensaje:

Parmetros para el Ingreso de Actividades


Seleccione la caja de chequeo a si desea que al bajar el % de avance de una actividad, el sistema informe va correo electrnico al
Jefe de la Orden de Trabajo.
Tambin puede seleccionar la caja de chequeo si desea que el sistema asuma por terminada una actividad con el 100% de avance.
Parmetros para crear OT (Correlativo)
Seleccione mediante el botn de opciones si al momento de crear una Orden de Trabajo, desea que se asigne el N nico por
Proyecto o por rea, junto a esta informacin podr indicar si permitir generar una Orden de Trabajo sin Tiempo Presupuestado.
Clasificaciones
Este parmetro servir para definir en que proceso exigir clasificar una Orden de Trabajo, pudiendo seleccionar la caja de chequeo
si desea que lo exija en el proceso de Definicin de OTs o en el proceso de Ingreso de Actividades, cuando se de por concluida una
Orden de Trabajo.
Al Cierre de la OT enviar eMail
Ingrese el eMail del responsable de dar aviso a los clientes del trmino de la Orden de Trabajo.
Moneda para manejo de Costo
Seleccione mediante el botn de bsqueda la moneda a considerar para el clculo de costo por horas.
Sr. Usuario:
No se puede eliminar ni modificar la moneda si existen Ordenes de Trabajo en el rea seleccionada que utilizan Tipos de
Actividades con Costo asociado.
Finalmente, seleccionando la caja de chequeo podr sealar si detalla Responsable de Asignacin en la Planificacin de
Actividades.
Ingresadas las modificaciones anteriores, seleccione el botn Guardar, para que la informacin sea registrada. Luego seleccione el
botn Salir.

3-4

Ordenes de Trabajo

3.2 Definicin Datos Empresa


Objetivo
Permitir el ingreso de los datos de la empresa en que se est trabajando, es decir, modificar cualquier antecedente de sta o del
representante legal.
Adems, permite el ingreso de los datos necesarios para el envo de documentos electrnicos.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se despliega la ventana dividida en 3 carpetas, dentro de las cuales deber indicar la siguiente
informacin. Ver Figura N 1.
Figura N1

Datos Empresa
Permite ingresar los datos de la empresa en que se est trabajando; es decir: (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna,
Apartado Postal, Provincia, Cdigo Postal, Ciudad, Regin, Pas, Fax, Telfonos, Fecha inicio actividad, la cual podr ser digitada
directamente o seleccionada desde el botn .
Finalmente, seleccionando la caja de chequeo ubicada a la derecha de la imagen Factura Electrnica, podr indicar si la empresa es
emisor de documentos electrnicos, tras seleccionar este check, se validar que el ambiente de trabajo sea apto para la emisin de
estos documentos; si lo es, habilitar la carpeta Datos de envo de documentos electrnicos; de lo contrario se desplegar el
siguiente mensaje:
Sr. Usuario
Para emitir documentos electrnicos, deber tener instalado el Software Microsoft. NET Framework 1.1 + Microsoft.NET
Framework 1.1. Hot Fix; de lo contrario, el sistema detectar que no tiene el ambiente de trabajo necesario para la emisin
de estos documentos y lo informar por pantalla, sugirindole contactarse con su Administrador de Sistemas o con nuestro
Departamento de Soporte Softland, tal como se muestra en la siguiente figura.

BASES

3-5
Figura N 2

Datos Representante Legal


Permite ingresar los datos personales del representante legal de la empresa (RUT, Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre).
Ver Figura N 3.
Figura N 3

Adems, en el campo Firma Digitalizada podr asociar una firma al Representante Legal de la empresa (campo opcional), para esto
seleccione el botn Agregar, tras lo cual el sistema desplegar la siguiente ventana:

En ella, se listarn los archivos BMP, JPG o GIF que se encuentren registrados en el directorio Softland\Datos\Demo\Fotos. Al
optar por el botn OK, quedar registrada la firma seleccionada dentro del recuadro de la opcin Firma Digitalizada, de no existir
imgenes, el sistema lo detectar y advertir por pantalla a travs de un mensaje, tras lo cual podr seleccionar directamente una
imagen a travs del botn

Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

3-6

Ordenes de Trabajo

Datos de Envo de Documentos Electrnicos


Permite ingresar los datos necesarios para el envo de documentos electrnicos: Cdigo Actividad Econmica, son definidos por
SII y los podr digitar directamente o seleccionar desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, el sistema
validar que se ingrese un cdigo como mnimo, Nombre Sucursal la cual es asignada por el SII, e-Mail DTE casilla electrnica de
la empresa, donde sern recibidos los documentos electrnicos y confirmaciones o rechazos de documentos enviados y el sito Web.
Adems deber indicar mediante el botn de opciones, si el emisor se encuentra en etapa de Certificacin (donde emite
documentos de pruebas a SII para certificacin Figura N 4) o de Produccin (dnde se encuentra autorizado para emitir
documentos electrnicos Figura N 5).
Sr . Usuario
Para el envo de documentos electrnicos, es necesario que ingrese todos los datos solicitados; de lo contrario el sistema no
le permitir que grabe la informacin y desplegar un mensaje indicando los datos que se requieran.

Etapa de Certificacin
En esta etapa deber indicar la Fecha de Resolucin donde el SII autoriza al contribuyente para realizar dichas operaciones.
Adems estar el botn Forma de envo de los DTE, tras ser seleccionado levantar una nueva pantalla (ver Figura N6), en esta
etapa el sistema trae seleccionada la forma en que se enviarn los documento al SII siendo por Lotes, la cual no podr ser
modificada, ya que el esta etapa SII requiere que se haga un envo con todos los DTEs del Set de Pruebas.
Figura N 4

Etapa de Produccin
En esta etapa deber indicar la Fecha y Nmero de Resolucin por medio de la cual SII autoriza al contribuyente a emitir
documentos electrnicos. Adems estar habilitado el botn Forma de envo de los DTE, el cual tras ser seleccionado levantar
una nueva ventana Ver Figura N 6.
Figura N 5

BASES

3-7

Figura N 6

En esta pantalla, podr definir seleccionando el botn de opciones la forma de envo de los documentos a SII, pudiendo ser:
Facturas en Lnea (afecta y exenta), Facturacin por Lotes, Notas de Crdito, Notas de Dbito y Guas de Despacho (de una
a una o por Lotes).
Adems, seleccionando el check b de Archivos XML podr configurar si los archivos XML enviados a SII, se grabarn en la
carpeta DTE, adems de guardarlos en la base de datos.

Consideraciones:

En Etapa de Certificacin: Si desea certificar Guas de Despacho deber marcar el check y como la empresa se encuentra
en etapa de certificacin se marcar por defecto la opcin En certificacin sin poder ser modificada
En Etapa de produccin: Si desea operar con Guas de Despacho, deber marcar el check y la opcin En Certificacin,
luego que haya pasado la certificacin y el SII haya aprobado el Set de Pruebas deber marcar la opcin Autorizado a
emitir.

Sr. Usuario:
El envo de Guas de Despacho cuando se est en Etapa de Produccin y con Guas de Despacho en Certificacin, deber
ser desde el proceso Envo de DTEs por Lote a SII, men Ventas.
Seleccione el botn OK, para almacenar la seleccin de envo de DTE al SII.

Importante
La primera vez que seleccione por Lotes, debe tener presente lo siguiente:
Todo documento electrnico debe ser transmitido al SII en el momento de ser generado. En el caso de traslado de mercaderas,
debe ser enviado a SII antes de que el ejemplar impreso sea utilizado para realizar el transporte. En los procesos de facturacin
masiva, se deben transmitir tan pronto se complete el proceso correspondiente. En el caso de no existir transporte de productos
asociado al documento electrnico, este podr ser transmitido en un plazo no mayor a 12 horas desde su generacin.
(Esta informacin es un extracto del documento publicado por SII que puede ser obtenido de
http://www.sii.cl/factura_electronica/modelo_operacin.pdf)
Finalizado el proceso, se puede seleccionar el botn OK, para que el sistema registre la modificacin, o el botn Salir, para que
anule los cambios y regrese al men principal.

TABLAS

4-1

4 Tablas
Objetivo
El objetivo de este proceso es el de permitir el ingreso de todos aquellos antecedentes que se relacionan directamente con los
Clientes, en cuanto a sus datos personales, as como Giro de la Empresa, Vendedor, Cargos, Cobradores, Condicin de Venta,
Zonas, Canales, Categoras de Auxiliares, Pas, Regin, Provincia Ciudad y Comuna, etc.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con las distintas Tablas que se relacionan con los clientes:

Dado que la forma de operar en la mayora de las Tablas de datos es estndar, en este Captulo se har referencia slo a la
Definicin de Ficha de Auxiliares, y el resto ser tratado en el Apndice D. Tablas que aparece al final de este manual, lo que
ser indicado en los puntos correspondientes.

4-2

Gestin de Proyectos

4.1 Ficha de Auxiliares


Objetivo
Permitir la definicin de antecedentes de los auxiliares, ya sean personas naturales o empresas (clientes, proveedores y empleados),
con las cuales opera habitualmente la compaa en todo su proceso de gestin administrativa (Contabilidad, Clientes, Proveedores,
Inventario y Facturacin, Puntos de Venta Sucursales, etc.).
Previo al ingreso de antecedentes de Auxiliares, es ideal contar con datos en las Tablas (ver Apndice D al final de este
manual), lo cual permitir efectuar un ingreso rpido y eficiente de los Auxiliares. Esto no quita que si en algn momento un
determinado dato que no se encuentra registrado en una tabla pueda ser creado directamente desde este proceso.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin cuando an no se han definido antecedentes para esta tabla, se presenta una pantalla en modo agrega
(Figura N 1).
Figura N 1

Ingresando un Nuevo Auxiliar


La cantidad de carpetas que se presenten variar conforme a la clasificacin que tenga el Auxiliar, lo que ser indicado ms
adelante en el punto respectivo.
Es importante tener en cuenta que junto a las carpetas de Auxiliares desplegadas en pantalla, se presentan tambin los botones de la
2 Barra de Herramientas, los cuales se activarn una vez que los antecedentes del auxiliar, que se est ingresando, sean grabados,
ya sea a travs del botn Grabar o al pasar a otra carpeta.
A continuacin se analizar por separado cada una de ellas:

Carpeta Datos Bsicos


En esta carpeta se ingresan los antecedentes personales del Auxiliar y su clasificacin como tal (Figura N 2), es decir, si ser
considerado como Cliente, Proveedor, Empleado, Socio, Distribuidor u otra categora.

TABLAS

4-3
Figura N 2

Lo primero que habr que indicar en esta carpeta es el Cdigo con el cual se identificar al Auxiliar dentro de la empresa, el cual
podr ser de tipo alfanumrico y tendr un largo mximo de 10 caracteres.
La tabla de Auxiliares es compartida en los distintos sistemas que forman la lnea Softland ERP, por lo tanto el cdigo que se le
asigne al auxiliar ingresado, es muy importante pues lo har nico dentro de la base de datos de la empresa.
A continuacin habr que ingresar todos los antecedentes personales del auxiliar en definicin: RUT, Razn Social, Nombre,
Giro, Pas, Provincia, Regin, Ciudad, Comuna, Direccin, Nmero y Departamento, Cdigo Postal, Apartado Postal,
Telfonos, Extensin, Fax, Cd. Area, E-Mail y del sitio Web, en caso que el auxiliar disponga de una pgina en Internet.
Si el auxiliar pertenece a la Ciudad de Santiago, luego de ingresar el campo Ciudad, se activa el botn "Map City" (junto al N de
la direccin), el cual le permitir tener acceso, a travs de Internet, al mapa de pases y ciudades que le permitir buscar en el mapa
la ubicacin fsica de la calle indicada.
El contar con la informacin del E-mail del Auxiliar, permitir al usuario enviarle un correo electrnico en cualquier momento.
Para ello tendr que seleccionar el botn del Correo que aparece a la derecha de este campo y luego en la ventana desplegada
escribir el correo y despacharlo.
Al igual que en el caso anterior, el contar con la direccin del sitio Web del auxiliar, permitir al usuario, a travs de la seleccin
del botn que aparece a la derecha de este campo, acceder la pgina del Auxiliar en Internet.
Para hacer uso de los botones de conexin al correo electrnico e Internet, debe contar con los sistemas Microsoft Outlook y
Microsoft Internet Explorer, en sus ltimas versiones.
Al observar esta carpeta de Datos Bsicos podr ver que los campos Giro, Pas, Ciudad y Comuna, tienen a su derecha un botn de
bsqueda ( ), lo cual se debe a que estos antecedentes son estndares y se encuentran definidos en las tablas respectivas, por lo
tanto podrn ser digitados directamente, as como tambin podrn ser obtenidos al elegir este botn y seleccionarlos desde la lista
que se presenta en pantalla (ver Apndice A.1 Botones).
El campo Regin podr ser ingresado directamente, o bien podr ser obtenido desde el listado predefinido que proporciona el
sistema al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo.
Si por algn motivo se requiere ingresar un dato que no se encuentra registrado en el sistema, podr hacerlo directamente desde
este proceso, indicando el Cdigo o Descripcin que le corresponde y luego respondiendo en forma afirmativa a la consulta
desplegada en pantalla. La forma de operar a continuacin ser conforme a lo indicado en el Apndice D. Tablas.
En conjunto con los antecedentes anteriores, habr que sealar tambin el estado del Auxiliar en definicin, el cual podr ser:
Activo o no Activo. El hecho de que un Auxiliar se encuentre activo permitir, por ejemplo que ste pueda ser asociado a las
cuentas correspondientes, al momento de ingresar los movimientos en los comprobantes contables, de lo contrario no podr ser
considerado. Otro caso similar se da por ejemplo: al desactivar un Cliente que no ha cumplido con los pagos, un Proveedor que no
cumple con las fechas de entrega, etc.

4-4

Gestin de Proyectos

Seleccionando el check Bloqueado como Cliente podr indicar que el Auxiliar creado se encuentra bloqueado para realizarle
Ventas esto se reflejar en los sistemas Inventario y Facturacin, Sucursales y Puntos de Venta y Notas de Venta ERP, el botn
mostrar el historial de bloqueos que registre el auxiliar, El check Bloqueado como Proveedor, permitir bloquear al auxiliar
como proveedor, el cual ser validado por el sistema al momento de crear rdenes de Compra Directa, rdenes de Compra en
Base a Requisiciones y Captura de Ordenes de Compra en el sistema de Ordenes de Compra ERP.
Clasificacin de un Auxiliar
Indicados los antecedentes anteriores, habr que sealar la Clasificacin del Auxiliar, de acuerdo a la siguiente tabla: Cliente,
Proveedor, Empleado, Socio, Distribuidor u Otro. La clasificacin que se efecte depende exclusivamente de la relacin que tenga
su empresa con el Auxiliar.
) que aparece a la izquierda de categora
Para realizar la seleccin de una clasificacin, se hace clic sobre la Caja de Chequeo (
elegida (ver Apndice A.1 Botones).
Al clasificar a un Auxiliar como Cliente, se activarn las carpetas: Contactos, Ventas, Despacho, Cobranza, Impuestos, DTEs y
Notas. Bajo cualquier otra clasificacin se activarn slo las carpetas Contactos, Impuestos y Notas.
Un auxiliar podr pertenecer a una o a varias clasificaciones a la vez, segn su situacin frente a la empresa. Por ejemplo un
Cliente, podr ser Distribuidor y Proveedor, o un Empleado podr tener esta clasificacin y a la vez ser Cliente.
Finalmente, se encuentran activos los botones:

Permite ingresar al Sistema Portal.

(Habilitado slo en versin ERP) Permite consultar y agregar Clasificaciones de Negocio a un


auxiliar, mostrar en pantalla todas las clasificaciones definidas en el proceso Tablas/ Clasificaciones de Negocio, dando la
posibilidad de agregar o eliminar clasificaciones asociadas.

(Habilitado slo en versin ERP), el cual tras ser seleccionado despliega una nueva pantalla (ver
Figura N 4) permitiendo asignar y consultar atributos al auxiliar.

Figura N 4

Para ingresar o modificar valores de un atributo, se debe hacer clic sobre la flecha que se muestra al costado derecho de la celda de
la columna Valor.

TABLAS

4-5

Una vez asignado el tipo de valor, podr optar por los siguientes botones: Volver graba la informacin y regresar a la pantalla
anterior, Borra Valor permite eliminar el valor de la matriz seleccionada o por Agregar Atributo, el cual tras ser seleccionado
despliega una nueva pantalla (ver Figura N 5).
Figura N 5

En ella, deber indicar:


Nombre Atributo:

Ingrese el nombre del nuevo atributo a considerar. Por ejemplo: Pases.

Descripcin Atributo: Representa al nombre o descripcin del atributo propiamente tal. Por ejemplo: Pases a los cuales exporta
el cliente (campo no obligatorio para la ejecucin del proceso).
Tipo de Atributo:

Indique el tipo de campo a considerar para el atributo, el cual podr ser:


Numrico, se debe indicar el nmero de dgitos a considerar.
Lgico Si/No, si toma valor por defecto, indicar si es Si o No.
Fecha, al seleccionar esta opcin y si toma valor por defecto, deber indicar la fecha a considerar en
formato dd/mm/aaaa.
Listado de datos, al indicar esta opcin el sistema activar el botn Valores, el cual tras ser seleccionado
se desplegar una nueva pantalla en modo agrega. Ver Figura N 6.
Figura N 6

En ella, deber ingresar la lista de valores bajo la cual se condicionar el atributo. Por ejemplo: los pases
a los que se exporta la fruta: China, Alemania, etc..

4-6

Gestin de Proyectos
Para eliminar un valor desde la lista, deber seleccionarlo y suprimir con la tecla Supr, automticamente
el sistema lo elimina del registro, siempre y cuando el atributo no se encuentre asignado a un cliente.
Una vez ingresado, seleccione el botn Volver para guardar la informacin y regresar a la pantalla
anterior.

Toma Valor por Defecto:


Tiene por finalidad sugerir un valor al momento de asignar un atributo a un Auxiliar, por lo tanto si se
modifica el valor, este no se cambiar para auxiliares con atributos ya asignados. Al optar por Si y
dependiendo del tipo de campo considerado, el sistema activar una opcin para el ingreso de
informacin, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Ver Figura N 7.
Figura N7

Si opt por el tipo de campo Listado de datos, el sistema obligar que exista al menos 1 valor en la lista,
de lo contrario desplegar un mensaje y no dejar grabar la informacin.
Seleccione el botn Guardar para grabar la informacin ingresada y regresar a la pantalla de la Figura N
6.
Indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso. Cualquiera
sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada.

Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, regresa al men principal del sistema.

Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea acceder y el sistema confirmar la
grabacin.

Para seleccionar una carpeta determinada, tendr que hacer clic sobre la solapa o lengeta donde parece el nombre que la
identifica, para que sta se presente en la pantalla.

Carpeta Contactos
Se activa bajo cualquier clasificacin de Auxiliar.
En esta carpeta se ingresan los antecedentes de aquellas personas que representarn al Auxiliar frente a su empresa, es decir con
quienes se mantendr contacto ante cualquier situacin que lo requiera.
Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, al ingresar a esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de
Herramientas, que permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar contactos.
Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes del Contacto: Nombre,
Telfonos, Fax, E-mail y Cargo. Este ltimo podr ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Cargos, a travs
de la seleccin del botn de bsqueda que aparece a la derecha.

TABLAS

4-7

Luego de haber ingresado los antecedentes, tendr de inmediato la opcin de incluir la direccin e-mail del contacto, en la Carpeta
de Contactos de Outlook, para lo cual bastar con seleccionar la caja de chequeo que precede al mensaje Use este Check......
Adems si Ud. lo desea, puede enviar de inmediato un correo al contacto, con el fin de corroborar los antecedentes, a travs del
botn Correo que all se presenta.
En caso que el cargo no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con cualquier antecedente que
forme parte de las Tablas. (Ver Apndice D. Tablas).
Luego de ingresados los antecedentes se podr optar por la opcin OK, para registrar el ingreso o Cancelar, para anularlo. Los
antecedentes se irn desplegando en una lista en pantalla a medida que van siendo ingresados. Ver Figura N 8.
Figura N 8

En caso que la lista de contactos sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que aparece
en blanco sobre los antecedentes del contacto.
Para Modificar o Eliminar un Contacto, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn correspondiente, en la
2 Barra de Herramientas.

Carpeta Ventas
Se activa solamente bajo la clasificacin de Cliente.
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes comerciales del cliente (Figura N 9), partiendo por la condicin de venta bajo el
cual se opera con l, el monto de crdito autorizado, la categora en que se encuentra, la zona y el canal a que pertenece, la lista de
precios a la cual est asociado, hasta llegar al o los vendedores que lo atienden.
Figura N 9

4-8

Gestin de Proyectos

La Condicin de Venta, as como Categora del cliente, Zona, Canal y Lista de Precios, son antecedentes que forman parte de las
tablas de datos, por lo tanto podrn ser digitados directamente, o bien podrn ser accedidos desde las tablas, a travs de la seleccin
de los botones de bsqueda que aparecen a la derecha de estos campos.
En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas.
Para asociar al Cliente los vendedores que lo atendern habr que hacer clic en el botn Editar Vendedores, esto har que se
active el botn de listas desplegables que aparece bajo el campo Cdigo y, que al ser seleccionado despliega la lista de vendedores
para que se elija desde all el deseado. Una vez elegido, podr continuar con la seleccin de otros vendedores haciendo clic en la
lnea siguiente y seleccionando otro vendedor tal como se hizo en el caso anterior. Una vez asociados todos los vendedores,
seleccionar el botn Vendedores OK (este botn aparece en la misma posicin donde aparece Editar Vendedores).
Indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso, no obstante
habiendo grabado la informacin a travs del botn del diskette que aparece en la 2 Barra de Herramientas:

Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, regresa al men principal del sistema.

Al optar por pasar a otra carpeta, tendr que grabar la informacin y luego seleccionar aquella que se desea acceder.

Carpeta Despacho
Se activa solamente bajo la clasificacin de Cliente. Los datos aqu ingresados se utilizan principalmente en los sistemas
Inventario y Facturacin y Puntos de Venta Sucursales.
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes que se requieren para el despacho de mercaderas al cliente.
Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, en esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas, que
permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar lugares de despacho.
Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes para el Despacho: Nombre del
lugar, Direccin, Comuna, Ciudad, Pas, Telfono, Fax y Atencin. Pudiendo obtener la Comuna, Ciudad y Pas, desde las tablas
que se despliegan al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos.
Si por algn motivo, uno de estos antecedentes no se encuentra registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquier antecedente que forme parte de las Tablas.
Luego de haber sealado los antecedentes, podr optar por la opcin Cancelar para anularlo u OK para registrar el ingreso, con lo
cual se despliega la lista de los despachos (ver Figura N 10).
Figura N 10

En caso que la lista de lugares de despacho sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que
aparece en blanco sobre los antecedentes del lugar de Despacho.

TABLAS

4-9

Para Modificar o Eliminar un lugar de Despacho, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn
correspondiente, en la 2 Barra de Herramientas.

Carpeta Cobranza
Se activa solamente bajo la clasificacin de "Cliente".
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes para la cobranza al cliente (Figura N 11), partiendo por el nombre del Cobrador
que la llevar a cabo, la Direccin, Comuna, Ciudad y Pas en que lo efectuar, adems del telfono y el da del mes en que el
cliente efecta los pagos a sus proveedores.
Figura N 11

El Cobrador, as como la Comuna, Ciudad y Pas, son antecedentes que forman parte de las tablas de datos, por lo tanto podrn ser
digitados directamente, o bien podrn ser accedidos desde las tablas, a travs de la seleccin de los botones de bsqueda que
aparecen a la derecha de estos campos.
En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas (ver Apndice D. Tablas).
Una vez indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso.
Cualquiera sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada.

Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, el sistema regresa a la pantalla anterior y despliega el Cdigo y
Nombre del Auxiliar en una lista en la pantalla.

Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea acceder y el sistema confirmar la
grabacin.

Carpeta Impuestos
Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del Auxiliar y, siempre y cuando se disponga de Inventario y Facturacin.
Permite indicar si los impuestos manejados por la empresa afectan o no al Auxiliar. Al ingresar a esta carpeta se presenta la lista de
impuestos disponibles, tal como muestra la siguiente figura:

4-10

Gestin de Proyectos
Figura N 12

Para indicar si un tipo de impuesto afecta o no al cliente, habr que hacer clic en la columna afecto, justo en la celda que
corresponde al impuesto. Esto generar que se active un botn de listas desplegables, el cual al ser elegido presentar dos opciones:
Si o No, debiendo seleccionar all la correspondiente.
Sea cual sea la asignacin de Afecto o No afecto, quedar registrada de inmediato en el sistema.

Carpeta DTEs
En esta carpeta podr indicar seleccionando la caja de chequeo, si el auxiliar ingresado es emisor o receptor de documentos
electrnicos, de serlo, deber ingresar el e-Mail DTE o casilla electrnica, a la cual se enviarn los documentos electrnicos
emitidos. Ver Figura N 13
Figura N 13

Carpeta Notas
Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del auxiliar.
A travs de ella se podrn mantener comentarios o anotaciones referentes al auxiliar en definicin (ver Figura N 14).

TABLAS

4-11
Figura N 14

Finalizado el ingreso de las anotaciones tendr que elegir el botn Grabar, para que stas queden registradas en el sistema.

Carpeta Pagos
Esta carpeta se habilitar slo si el auxiliar se define como proveedor, solicitando ingresar los siguientes datos:

Banco: corresponde al cdigo del banco del proveedor donde recibir los pagos.

Cuenta Corriente: corresponde a la cuenta del banco del proveedor. El largo de la cuenta es 15 para el Banco
BCI y se debe validar que no lleve guiones ni puntos, para el banco de Chile el largo es de 22. Para el resto de los
bancos el largo ser el del campo.
Figura N15

Junto a la toda la informacin asociada al Auxiliar, se encuentran habilitado en la parte superior de la pantalla 5 conos, los cuales
le permitirn realizar consultas relacionadas con el auxiliar:

4-12

Gestin de Proyectos

Este botn estar habilitado slo si se encuentra instalado el Sistema de Contabilidad y Presupuestos ERP,
permitiendo realizar una consulta al proceso de Consulta de Estado de Cuenta Auxiliares, la cual se abrir en su segunda pantalla
teniendo ya seleccionado el auxiliar y todas las cuentas contables.

Permite consultar las Ventas por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Inventario
y Facturacin ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar y por defecto con un rango de
fechas, el cual podr ser modificado por el usuario.

Permite consultar las Cotizaciones por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de
Cotizaciones y Notas de Venta ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar cargados por
defecto y con un rango de fechas el cual podr ser modificado por el usuario.

Permite consultar las Notas de Venta por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de
Cotizaciones y Notas de Venta ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar cargados por
defecto y con un rango de fechas el cual podr ser modificado por el usuario.

Permite consultar las Ordenes de Compra por Proveedor, el cual mostrar la pantalla con detalles
correspondientes al auxiliar, botn habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Ordenes de Compra ERP, y el auxiliar
tiene marcado el check de proveedor.

Modificando un Auxiliar
Indique el cdigo del auxiliar a modificar (Figura N 1), tras lo cual el sistema desplegar toda la informacin asociada y luego
elegir el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas, donde podr realizar las modificaciones requeridas, operando de la
misma forma que se indic en el punto anterior Ingresando un Nuevo Auxiliar.

Eliminando un Auxiliar
Este proceso podr ser efectuado siempre y cuando el Auxiliar no tenga movimientos asociados. Para ello deber ubicar el
indicador del mouse sobre l, seleccionar el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas y luego confirmar la eliminacin.
Si el Auxiliar no tiene movimientos asociados, se borra automticamente; de lo contrario, el sistema advierte a travs de un
mensaje que el auxiliar tiene movimientos asociados.

Impresin del Informe de Auxiliares


Emite un informe global o parcial de Auxiliares.
Para hacerlo en forma global, bastar con elegir el botn Imprimir desde la 2 Barra de Herramientas.
Para hacerlo en forma parcial, tendr que elegir aquellos Auxiliares que desea incluir en el informe, haciendo clic sobre los
deseados mientras se mantiene pulsada la tecla Shift (para rangos continuos) o Control (para la seleccin de Auxiliares alternados),
y luego elegir el botn Imprimir desde la 2 Barra de Herramientas.
La emisin del informe tambin podr ser efectuada a travs de la Pantalla o bien a un archivo a Disco.
La forma de operar con las opciones de impresin se describe detalladamente al final de este manual en el Apndice B, 2 Barra de
Herramientas.
En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:

TABLAS

4-13

Informe Ejemplo de la Lista de Auxiliares


Empresa Demo Softland.
7 de Lnea 1247
Demostracin
Providencia
Santiago
10.100.100-1

Fecha:
Pgina:

Auxiliares

Cdigo

Descripcin

00000010
00000020
00010001
00010004
00020001
00020002
1
10
11266966
11266967
123
13313
2
3
4
5
6
7
78200300
7878
79020000
8
80002000
84472400
88000000
89015200
89277000
9
90970000
92667000
93390000
93441000
96511570
96514950
99061000

CLIENTES NO HABITUALES
PROVEEDORES NO HABITUALES
PEREZ OYARCE MAURICIO
TORRES ALFARO JOSE F.
MARIA I. BOLTERS
PEDRO P. BOLTERS
CONFECCIONES LAYSE
ALMACENES COMERCIALES S.A.
YASMN GATICA M.
NOEMA VERA POBLETE
EMPRESA CASERS
LUIS ENRIQUEZ E HIJOS
BOUTIQUE KARINAE S.A.
CONFECCIONES LA PORTADA
BOUTIQUE REYNALD
TIENDAS RIQUELEME S.A.
FABRICA DE CONFECCIONES ASTAWWA
NIESE Y CIA. LTDA.
RHEIN LTDA
AGRICOLA LOS QUELTEHUES S.A.
AGRICOLA EL PEASCO
ABUSLEME Y CIA. LTDA.
DISTRIBUIDORA CCSS
ENTAC. S.A.
VESTUARIO DE NIOS LTDA.
IMPORFORM LTDA.
BERTTONI S.A
FABRICA DE CONFECCIONES HILAR
ESTETIC DINAMIC LTDA.
COMERCIAL EL ALBA LTDA.
ESPER Y CIA. LTDA.
MULTITIENDAS DEGUIE S.A.
TRINITONIC LTDA.
INDUSTRIA Y COM. REMIS S.A.
ENVASES PLASTICOS LTDA.

29/03/2000
1

4-14

Gestin de Proyectos

4.2 Centros de Costo, Tipo de Actividades, reas de Trabajo, Responsables,


Clasificaciones, reas de Negocio, Monedas y Equivalencias y Tipos de Horas.
Dado que las siguientes tablas son de tipo estndar, la descripcin y forma de operar de cada una de ellas, se describe en el
Apndice D. Tablas que aparece al final de este manual.

PROYECTOS

5-1

5. Proyectos
Objetivo
A travs de este proceso se podrn definir los Proyectos y OTs.
Al elegir esta opcin se presenta un submen con las alternativas a seguir (Ver siguiente figura), las cuales se describen a
continuacin a travs de todo este captulo.

5.1 Ingreso de Proyectos


Objetivo
Permitir la definicin e ingreso de proyectos.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, se presenta una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1

rea de Trabajo: Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar, pudiendo ser digitado directamente; o bien, seleccionado
desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron definidas
anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

5-2

Gestin de Proyectos

Proyecto:

Ingrese un cdigo alfanumrico de largo mximo de 20 caracteres, para la identificacin del proyecto. Si el cdigo
existe, el sistema traer la informacin del proyecto, permitiendo modificar o eliminar la informacin. De lo
contrario, si es que no existe, el sistema desplegar un mensaje para confirmar la creacin, tal como se muestra en
la siguiente ventana y solicitar su descripcin:

Estado:

Cada vez que se ingrese un proyecto nuevo el estado ser en No Iniciado. Este campo ser asignado en forma
automtica y no se podr modificar.
Este campo ser asignado en forma automtica y no se podr modificar. Una vez que se ingrese Avances de
Actividades por OT, cambiar el estado de No Iniciado a En Desarrollo. Al concluir todas las OTs que integran
el proyecto, el estado ser Terminado.

Cliente:

Ingrese el nombre del cliente a considerar en el proyecto, el ingreso podr ser digitado directamente, o bien ser
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo.

Contacto:

Este campo se habilitar slo si ha ingresado un cliente, el ingreso podr ser digitado directamente, o bien ser
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo
Para crear un nuevo contacto, seleccione el botn

, tras lo cual se desplegar la siguiente ventana:

Dentro de esta ventana, deber sealar todos los antecedentes en definicin: Nombre, Telfonos, Fax, Email y
Cargo, este ltimo podr ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar el botn de bsqueda. A su vez
podr registrar en la carpeta de contactos de Outlook el nuevo contacto con todos sus antecedentes.
Adems se encuentran activos los siguientes botones:
Al ser seleccionado, el sistema se conecta con Microsoft Outlook permitiendo enviar un correo
electrnico al contacto en cuestin.
Al seleccionar este botn, los datos del nuevo contacto sern registrados en el sistema regresando
a la pantalla inicial.
Anula el ingreso regresando a la pantalla anterior.

PROYECTOS

5-3

Lder del Proyecto:


Ingrese el cdigo y descripcin del lder a cargo del proyecto, los cuales fueron definidos anteriormente en el men
Tablas, procesos Responsables y rea de Trabajo este ltimo en usuarios asignados.
Centro de Costo:
Seleccione mediante el botn de opciones si considerar Centro de Costo nico por Proyecto, Por OT (Orden de
Trabajo) o Sin Centro de Costo, al considerar centro de costo, el sistema solicitar indicarlo, digitndolo
directamente o seleccionndolo desde la lista que se despliega al optar por el botn de bsqueda.
Consideraciones:
Si se modifica un Proyecto y este ya tiene una Orden de Trabajo, el sistema no permitir modificar lo
indicado en el Centro de Costo.
Se permitir asociar Centros de Costos slo de ltimo nivel.
Informacin Comercial:
Precio Venta: Indique el precio de venta del proyecto, campo opcional.
N y Fecha Factura:
Ingrese el nmero y fecha de la factura asignada al proyecto. Si en el men Bases, proceso Parmetros tiene
seleccionado la opcin Exige N de Factura, el sistema validar si el valor del proyecto es diferente al valor de la
factura, al detectar diferencias lo advertir por pantalla a travs de un mensaje, tal como se muestra a continuacin:

Adems, se encuentra habilitado el botn


Ver Factura y estar habilitado slo si existe el sistema de
Inventario y Facturacin ERP, permitiendo visualizar la Factura en modo de consulta.
N y Fecha Oferta Tcnica:
Permitir ingresar un N de Oferta Tcnica en un rango de 0 999999999, si ingresa el N se exigir que se ingrese
fecha. Esta informacin no ser exigida.
N y Fecha Nota de Venta:
Si existe el sistema de NW (Nota de Venta), permitir que ingrese un N de Nota de Venta que exista en el Sistema
y debe traer en forma automtica la fecha, no permitiendo modificarla, si no existe la NV se dar un aviso al cliente
indicando la situacin.
Si no existe el sistema de Cotizaciones y Notas de Venta, permitir ingresar un N de Nota de Venta en un
rango de 0 999999999, si ingresa el N se exigir que se ingrese fecha.
Adems, se encuentra habilitado el botn
Ver Nota de Venta y estar habilitado slo si existe el sistema de
Cotizaciones y Notas de Venta ERP, permitiendo visualizar la Nota de Venta en modo de consulta.
N y Fecha Orden de Compra del Cliente:
Permitir ingresar un N de Orden de Compra del Cliente en un rango de 0 999999999 y si ingresa el N se
exigir que se ingrese fecha. Esta informacin no ser exigida.
Fecha Creacin, Inicio y Trmino Comprometida:
Indique las fechas: Creacin del Proyecto, la cual corresponde a la fecha en la cual se crea el proyecto y por
defecto el sistema sugerir la fecha del da (fecha del servidor), puede ser cualquier fecha anterior a la del da. Una
vez grabado el proyecto se permitir modificar esta fecha, chequeando que sea menor o igual a la fecha de inicio de
proyecto, Fecha de Inicio y Trmino Comprometido del proyecto, campos opcionales.
.
Estas fechas podrn ser digitadas directamente en formato dd/mm/aaaa o seleccionadas desde el botn

5-4

Gestin de Proyectos

Observaciones: Corresponde a observaciones concernientes al proyecto, campo de ingreso opcional.


Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:

Al seleccionar este botn, se levantar una ventana donde deber ingresar el eMail de la
persona a quin desea que le llegue el aviso, por defecto el sistema sugerir el correo del Lder del Proyecto.

Al presionar este botn se levantar un formulario, donde podr ingresar cualquier documento que
desee asociar al Proyecto. El sistema no exigir el ingreso de documentos asociados.

Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar, ubicado en la 2 Barra de
Herramientas, con lo cual el nuevo proyecto pasa a formar parte a la base de datos del sistema.

Modificando un Proyecto
Seleccione el botn Modificar ubicado en la 2 Barra de Herramientas, donde podr modificar todos los campos excepto el rea de
Trabajo y el Cdigo del Proyecto.

Eliminando un Proyecto
Elegido el proyecto a eliminar, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, el sistema confirmar la
eliminacin.
No se podr eliminar el proyecto si esta siendo utilizado en una OT
Para abandonar el proceso y regresar al men principal, seleccione el botn Salir ubicado en la 2 Barra de Herramientas.

PROYECTOS

5-5

5.2 Generacin de OTs


Objetivo
Esta opcin permite definir Ordenes de Trabajo con sus respectivas Actividades.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, se presenta una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1

rea de Trabajo: Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar, pudiendo ser digitado directamente; o bien, seleccionado
desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron definidas
anteriormente en el men Bases, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

Informacin Proyecto
Proyecto:

Cliente:

Indique el proyecto a considerar en la Orden de Trabajo, el cual podr ser digitado directamente, o bien
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, la cual desplegar todos los
proyectos definidos en el men Bases, proceso Proyectos, campo de ingreso obligatorio.
Corresponde al nombre del cliente a considerar en la orden de trabajo asociado al proyecto, el ingreso
podr ser digitado directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el
botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo.

5-6

Gestin de Proyectos
Lder:

Corresponde al nombre del cliente a considerar en la orden de trabajo asociado al proyecto, el ingreso
podr ser digitado directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el
botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo.

Fecha de Inicio:

El sistema sugerir la fecha actual, campo de ingreso obligatorio.

Fecha Trmino Comprometida:


Indique la fecha planificada como trmino de la Orden de Trabajo. Esta fecha podr ser digitada
directamente, o bien seleccionada a travs del botn

. Campo no obligatorio.

Centro de Costo: Indique el centro de costo a considerar en la orden de trabajo. Campo de ingreso obligatorio a no ser que se
seleccione sin Centro de Costo.
Estado Proyecto: Si la Orden de Trabajo es nueva el estado ser No Iniciada, tambin existirn los estados En Desarrollo, Nula
y Terminada.
o En Desarrollo, cambiar a este estado una vez que se ingrese los Avances de Actividades por OT.
o Nula, si la OT que se consulta aun est en desarrollo y el usuario tiene permiso se dar la posibilidad de
anular la OT.
o Terminada, si todas sus actividades se dan por concluida el estado ser terminada y no se podr Modificar,
Anular o Eliminar.

OT asociadas al Proyecto

N de OT:

Corresponde al nmero que llevar la orden de trabajo, el cual puede ser Automtico (el sistema lo indica al
momento de grabar, de acuerdo a un correlativo interno y puede ser mantenido o modificado, conforme a sus
requerimientos), o bien puede ser digitado directamente por el usuario.

: Este botn se ver habilitado solo al agregar una OT y permitir copiar desde una OT existente a una nueva OT.
Si el proyecto se encuentra Terminado y quiere copiar desde una OT existente, se debe avisar al usuario que el
estado del proyecto cambiar dando el siguiente mensaje:
Sr. Usuario:
El proyecto se encuentra en estado Terminado por lo que al agregar un nueva OT cambiar el estado a En
Desarrollo.
Desea continuar Si/No?
Si indica SI, se mostrar el siguiente formulario:

PROYECTOS

5-7

Origen de la OT a copiar: estos datos sern solicitados para seleccionar el N de OT que se copiar, para este debe
completar la siguiente informacin:
o rea de Trabajo: si el usuario tiene permiso para cambiar el rea de trabajo, podr indicar el rea desde la
cual desea sacar la OT que se copiar, si no tiene permiso mostrar la indicada en la Generacin de OTs
o Proyecto: corresponde a los proyectos del rea de trabajo definida.
o N OT Origen: corresponde al nmero de OT que se desea copiar.

: Al presionar este botn se mostrar el mismo reporte que se imprime a pantalla con el detalle de
la OT origen.

: Saldr del formulario sin hacer nada.

: Crear la OT con un nuevo nmero y reemplazando los datos del rea de trabajo y proyecto que
tiene, por el rea de trabajo y proyecto de destino, quedando la OT en modo de agregar.

Descripcin:

Digite una descripcin concerniente a la Orden de Trabajo.

Cliente/Contacto: Si el Proyecto tiene definido el cliente, este ser asignado automticamente a la Orden de Trabajo sin poder
modificarlo y los objetos Cliente/Contacto se mostrarn deshabilitado. Si el Proyecto no tiene Clientes se
exigir que en la Orden de Trabajo se asigne.
Contacto: Este campo se habilitar slo si ha ingresado un cliente, el ingreso podr ser digitado directamente, o
bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda ubicado a la derecha del
campo
Para crear un nuevo contacto, seleccione el botn

, tras lo cual se desplegar la siguiente ventana:

Dentro de esta ventana, deber sealar todos los antecedentes en definicin: Nombre, Telfonos, Fax, Email
y Cargo, este ltimo podr ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar el botn de bsqueda. A su
vez podr registrar en la carpeta de contactos de Outlook el nuevo contacto con todos sus antecedentes.
Adems se encuentran activos los siguientes botones:
Al ser seleccionado, el sistema se conecta con Microsoft Outlook permitiendo enviar un
correo electrnico al contacto en cuestin.

5-8

Gestin de Proyectos

Al seleccionar este botn, los datos del nuevo contacto sern registrados en el sistema
regresando a la pantalla inicial.
Anula el ingreso regresando a la pantalla anterior.
Jefe de OT:

Corresponde al jefe a cargo de la orden de trabajo asociado al proyecto, los cuales fueron definidos
anteriormente en el men Bases, proceso Responsables.

Centro de Costo: Indique el centro de costo a considerar en la orden de trabajo. Campo de ingreso obligatorio.
Fecha de Inicio: El sistema sugerir la fecha actual, campo de ingreso obligatorio.
Fecha Trmino Comprometida:
Indique la fecha planificada como trmino de la Orden de Trabajo. Esta fecha podr ser digitada directamente,
o bien seleccionada a travs del botn

. Campo no obligatorio.

N de Oferta Tcnica:
Indique el nmero de la oferta tcnica asociada a la orden de trabajo. Campo no obligatorio.
N Orden de Compra:
Indique el nmero de la orden de compra asociada a la orden de trabajo. Campo no obligatorio.
Observaciones: Corresponde a observaciones concernientes a la orden de trabajo en pantalla, campo de ingreso obligatorio.
Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:

Permite acceder a pantalla para realizar la mantencin de los clientes asociados a la OT. Este botn
se habilitar solo si el usuario tiene permisos de consulta o mantencin, y la Orden de Trabajo existe
previamente.

Permite asociar e ingresar diferentes tipos de documentos como Word, Excel, etc. a la orden de
trabajo.

Este botn se habilitar slo si en el proceso Parmetros, men Bases, se defini exigir clasificar una
orden de trabajo dentro de este proceso, tras seleccionarlo desplegar una nueva pantalla:

Permite ingresar una a una las actividades para la planificacin de la Orden de Trabajo con sus respectivos
responsables, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

PROYECTOS

5-9

En ella, deber indicar: Tipo de Actividad, Fecha de Inicio y Trmino (se propondr la de la Orden de Trabajo),
Horas Ppto., % de la OT (el sistema permite ingresar hasta 99999:59 horas presupuestadas por actividad), Horas
Invertidas (se obtiene del ingreso de actividades), % Avance Informado (este campo es calculado por el sistema),
Ok aseleccionando esta caja de chequeo, el sistema Asume por terminada una actividad con el 100% de avance (es
la suma total de la columna Horas Presupuestadas).
Para registrar y consultar el detalle de los recursos asignados a la actividad, tiempo presupuestado por recurso y tipo
que se activa al hacer clic en la nueva columna que se encuentra a
de hora planificada, seleccione la lupa
continuacin de la columna Horas Ppto., opcin habilitada slo si tiene el Sistema de Recursos Humanos y definido
los parmetros de Valorizacin, el sistema desplegar una nueva pantalla:
Importante
Los Recursos asignados corresponden a aquellos que tiene asociada una Ficha vigente en el
Sistema de Recursos Humanos y al rea de Trabajo del proyecto de la Orden de Trabajo.
La suma de as horas asignadas a los recursos en la actividad deber cuadrar con las horas
presupuestadas para la actividad, de no ser as, el sistema lo advertir a travs de un mensaje por
pantalla.

Seleccione el botn OK para grabar los cambios.

5-10

Gestin de Proyectos

Ingresada la informacin, seleccione el botn Guardar ubicado en la 2 Barra de Herramientas.


Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.
Junto con esta informacin, se encontrar activo el botn: Historia de Actividades el cual desplegar una nueva pantalla donde
muestra el % de avance, es decir, el ltimo % de avance informado en la actividad, tal como se muestra en la siguiente pantalla.

Seleccionando el botn Volver podr regresar a la pantalla anterior.

Este botn se habilitar, slo si tiene los permisos necesarios en el proceso Seguridad para duplicar
ordenes de trabajo. De ser as, tras seleccionarlo, el sistema desplegar un mensaje, solicitando
ingresar el rea de trabajo vlido.
A continuacin se desplegar la siguiente ventana:

Sr. Usuario:
Slo se duplicar la definicin de la Orden de Trabajo (encabezado y detalle) sin traspasar el
detalle de las actividades y tiempos ingresados.

PROYECTOS

5-11

Si selecciona Duplica la Orden de Trabajo N XXXX en la misma rea de Trabajo


(XXXX corresponde al N de orden de trabajo que desea duplicar), el sistema solicitar slo
indicar el nuevo N de Orden de Trabajo.
Si selecciona Duplica la Orden de Trabajo N XXXX en otra rea de Trabajo (XXXX
corresponde al N de orden de trabajo que desea duplicar), el sistema solicitar indicar el rea
de Trabajo destino, Proyecto y el Jefe de la Orden de Trabajo. Esta informacin podr ser
digitada directamente, o bien seleccionada desde la lista que se presenta al optar por el botn
de bsqueda.

Cualquiera sea la opcin elegida, seleccione el botn Guardar para continuar con el proceso, tras lo
cual se desplegar una nueva ventana solicitando confirmar la duplicidad, tal como se muestra a
continuacin:
Sr. Usuario:
Si el sistema detecta que el N de la nueva Orden de Trabajo est ocupado, lo advertir por
pantalla a travs de un mensaje.

Al seleccionar el botn S, el sistema duplicar toda la informacin que contenga la orden de


trabajo seleccionada, donde el nuevo nmero de OT ser asignado por el sistema, o bien asumido
segn lo ingresado en el campo

Modificar una Orden de Trabajo


Permitir modificar datos de la OT tanto en el encabezado como en las actividades siempre que este en estado En Desarrollo.

Eliminar una Orden de Trabajo


Permite Eliminar una Orden de Trabajo, siempre que est en estado En Desarrollo, la Orden de Trabajo ser eliminada de todas
las tablas involucradas incluyendo el ingreso de actividades.

Anular una Orden de Trabajo


Seleccione desde la 2 Barra de Herramientas el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin
Al seleccionar el botn de impresin, el sistema desplegar una nueva ventana, donde podr seleccionar el tipo de informe a emitir:
Por Actividad o Con detalle de Recursos por Actividad, tal como se muestra a continuacin:

A continuacin se muestra un ejemplo del informe Con detalle de Recursos por Actividad

5-12

Gestin de Proyectos

ACTIVIDADES

6-1

6. Actividades
Objetivo
A travs de este proceso, podr ingresar el avance de actividad de una Orden de Trabajo, planificar semanalmente las actividades
por responsable, dentro de un rea de trabajo especfico y traspasar las Orden de Trabajo de un proyecto a Excel o Project.
Operatoria
Al ingresar se despliega un submen con los siguientes procesos:

6.1 Avance de Actividades por OT


Objetivo
Esta opcin permitir ingresar el tiempo invertido en cada actividad de una Orden de Trabajo especifica.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, se presenta una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N 1

rea de Trabajo: Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar, pudiendo ser digitado directamente; o bien, seleccionado
desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron definidas
anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

6-2

Gestin de Proyectos

Proyecto:

Indique el cdigo de proyecto definido anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de Proyectos, el
cual podr ser seleccionado desde el botn de bsqueda.

N de OT:

Ingreso el nmero de orden de trabajo a consultar, El ingreso puede ser digitado directamente por el usuario, o
bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, tras lo cual se desplegar
el siguiente formulario:

Sr. Usuario:

Responsable:

Si se ingres proyecto en el Avance de Actividades, se mostrar el proyecto en forma automtica en la


bsqueda.
Los estados son No Iniciada, En Desarrollo, Terminadas y Nulas.
Corresponde a la persona a cargo de la orden de trabajo asociado al proyecto, los cuales fueron definidos
anteriormente en el men Tablas, proceso Responsables.

:
Al presionar este botn, se desplegar una ventana donde podr ingresar el cdigo de la clasificacin, usuario y
fecha de vigencia, tal como se muestra a continuacin:

: Al seleccionar este botn, el sistema muestra Informacin adicional de la Orden de Trabajo.

ACTIVIDADES

6-3

Si una actividad se encuentra terminada, el sistema no permitir ingresar ms tiempo, desplegando el siguiente mensaje:
Sr. Usuario:
La actividad se encuentra terminada por lo tanto no es posible ingresar ms tiempo. Si requiere imputar ms
tiempo, en Generacin de Ots debe abrir la actividad.

Consideraciones:

Para determinar el estado de la Orden de Trabajo se debe considerar el parmetro Asume por terminada
una actividad con el 100% de avance.
Al grabar las actividades de la Orden de Trabajo se debe verificar si todas las rdenes de Trabajo del
proyecto estn terminadas, si es as se debe enviar un correo al Responsable que se indic en el Ingreso de
Proyectos (botn Al termino del proyecto avisar a).
Se debe mejorar el ingreso de las horas, actualmente se pide que ingrese HH:MM pero si la persona ingresa
un nmero y se cambia de celda, debe formatear en forma automtica, dejando el N como hora y se
asumir los segundo como 00.

Fecha:

Indique la fecha de la actividad. Esta fecha podr ser digitada directamente, o bien seleccionada a travs del
botn

Hora Inicio y Trmino:


Indique la hora de inicio y trmino de la actividad, de lo contrario, el sistema no permitir realizar avances de
actividades, desplegando el siguiente mensaje:
Sr. Usuario:
Para registrar Avances de Actividades, debe definir la Fecha de Inicio y/o Trmino del Proyecto y de la
Orden de Trabajo.
Columna Presupuesto: Informacin desplegada por el sistema
Columna Real:

Tiempo Invertido: Esta columna ser editable y se permitir ingresar el tiempo invertido en cada actividad. La
suma total de esta columna debe ser igual al tiempo calculado anteriormente (Hora Inicio, Hora Termino)

Tipo Hora: Esta columna permite especificar un tipo de hora, si existe, se sugerir el tipo de hora por defecto
registrada en la opcin Tipos de Horas si existe y realizar los clculos correspondientes al valor costo Real del
sistema de Recursos Humanos y por Actividad..

Total Invertido: Esta columna no ser editable y corresponder a la suma total del ingreso de tiempo para la
actividad de la OT que se est trabajando.

% Avance Acumulado:
Permite ingresar el porcentaje de avance de la actividad, el sistema enviar correo de advertencia al Jefe o Responsable de la Orden
de trabajo si baja el porcentaje de avance.
OK:

Si la actividad esta terminada aparecer con un a, adems, el responsable puede dar por terminada una
actividad cuando desee y sin necesidad que las horas presupuestadas sean iguales a las horas ingresadas por el
responsable.

Descripcin:

Se permitir que el usuario digite alguna nota de la actividad.

% Desviacin :

Este campo no ser editable y corresponde al siguiente clculo:


A = Suma % Actividad Terminadas
B = Tiempo Invertido en actividades terminadas
C = Tiempo presupuestado de actividades terminadas
Desviacin = A - ((A * B) / C)

6-4

Gestin de Proyectos

Este botn le permite consultar ordenado por fecha, todos los tiempos imputados a la actividad que han realizado los responsables.
Sr. Usuario: si ha ingresado ms de una Jornada de Trabajo al da.
Ejemplo:
1 Jornada de las 08:00 a las 13:00 horas
2 Jornada de las 14:00 a las 18:00 horas
Se mostrar la siguiente pantalla:

En la cual se visualizar un combo en la que se detalla los ingresos que se han realizado, indicando la Hora de Inicio y Trmino de
las actividades ingresadas.

En la primera lnea del combo dir Nueva Jornada la que le permitir ingresar nuevamente la hora de Inicio y trmino
para la actividad.

Si selecciona del combo otra lnea que no sea la que dice Nueva Jornada, mostrar el detalle en la grilla permitiendo
modificar o eliminar el tiempo ingresado.

Si al momento de imprimir se ha ingresado ms de una Jornada se ver la siguiente pantalla:

Si selecciona la opcin de Todas las Jornadas el informe se presentar tal como es hoy en da pero el tiempo invertido en la
actividad se acumular.

Ejemplo:
1 Jornada
Responsable
N de OT
Cliente :
Fecha
Actividad

:
MMMMMMMMM
:
7
XXXXXXXXXXXXXXX
:
30/07/2004
Hora Inicio: 08:00
:
1.- Consulta formato

Hora Trmino: 13:00 Tiempo: 05:00

ACTIVIDADES

6-5

2 Jornada
Responsable
N de OT
Cliente :
Fecha
Actividad

:
MMMMMMMMM
:
7
XXXXXXXXXXXXXXX
:
30/07/2004
Hora Inicio: 15:00
:
1.- Consulta formato

Hora Trmino: 18:00 Tiempo: 03:00

A continuacin se muestra un ejemplo del informe:

Nota:

En la lnea que se indica con el ttulo Jornada se imprime la siguiente informacin:


De 08:00 a 13:00 (05:00 horas) - De 14:00 a 18:00 (04:00 horas)

Tiempo Invertido en la
Jornada
Hora de Inicio

Hora de Trmino

Al ingresar una nueva jornada se validar que la hora de inicio no se encuentre en los rangos de la hora de inicio y trmino
de la(s) Jornadas ingresadas anteriormente.

Observacin de la OT:
Se permitir ingresar observaciones del cliente para la Orden de Trabajo.

6-6

Gestin de Proyectos

6.2 Planificacin de Actividades por Responsable


Objetivo
A travs de este proceso, podr planificar semanalmente las actividades de un usuario, dentro de un rea de trabajo especfico.
Operatoria
Al ingresar se despliega la pantalla de la Figura N1, donde deber ingresar la siguiente informacin:
Figura N 1

rea de Trabajo:

Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar, pudiendo ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron
definidas anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

Responsable:

Indique el responsable a considerar en la planificacin de actividades, los cuales fueron definidos


anteriormente el men Tablas, proceso Responsables, pudiendo ser digitado directamente, o bien
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, ubicado a la derecha del campo.

Rango de Fecha Semana a Planificar:


El sistema sugiere el rango de fechas de la semana actual desde/hasta a planificar, las cuales pueden ser
.
modificadas mediante los botones
A continuacin desde la 2 barra de herramientas se activa el botn
siguiente informacin:

, tras lo cual deber ingresar la

ACTIVIDADES

6-7
Proyecto:

Al posicionarse en sta columna podr indicar el nombre del Proyecto, o si necesita ayuda
debe presionar el botn que se encuentra en la columna, lo cual le mostrar todos los
proyectos que estn en estado de En Desarrollo.

N OT:

Al posicionarse en sta columna podr escribir el nmero de la Orden de Trabajo o si


necesita ayuda debe presionar el botn que se encuentra en la columna, lo cual le mostrar
todas las Ordenes de Trabajo que estn en estado de En Desarrollo como se muestra en la
siguiente imagen:

N Actividad:

Al posicionarse en sta columna podr escribir el nmero de la Actividad de la Orden de


Trabajo (este nmero no puede exceder el valor 9999), siempre que el Nmero de la Orden
de Trabajo este ingresado en la grilla, o si necesita ayuda debe presionar el botn que se
encuentra en la columna, lo cual le mostrar todas las actividades que no estn en
terminadas como se muestra en la siguiente imagen:

Descripcin Actividad:
Muestra la descripcin de la actividad seleccionada.
Fecha de Trmino:
Corresponde a la fecha de trmino de la actividad, esta fecha se mostrar con el formato
dd/mm/yyyy y no se podr modificar.
Tiempo Ppto.:

Corresponde al Tiempo Presupuestado que se ingreso al generar la Orden de Trabajo, este


tiempo est expresado en minutos, se mostrar con el formato hhh:mm y no podr ser
modificado.

Tiempo Invertido:
Corresponde al tiempo que se ha digitado en l mdulo de Ingreso de Actividades, donde
se suman todos los tiempos que corresponden a la Orden de Trabajo y Actividad
ingresados en la grilla, el valor de la suma est expresado en minutos se mostrar con el
formato hhh:mm y no podr ser modificado.
Prioridad:

Corresponde a un valor de tipo numrico en el rango de 0 a 999 que el usuario podr


ingresar dando distintas importancias a sus actividades, este campo no es obligatorio.

6-8

Gestin de Proyectos

Tiempo Asignado:
Corresponde a la diferencia entre (Tiempo Presupuestado - Tiempo Total Invertido), se
desplegar en formato hhh:mm y si es negativo se ver con color rojo. Este campo podr
ser modificado, segn se requiera.
Columna para indicar el Responsable de Asignar la Actividad:
Seleccionando la lupa, el sistema permite ingresar el responsable de la asignacin y las
indicaciones correspondientes, esta opcin slo estar disponible si en los parmetros del
rea de trabajo est especificado que se detalla responsable de Asignacin en la
planificacin de actividades, se desplegar una nueva ventana:

Importante:
Las indicaciones no podrn ser ingresadas si usted previamente no ha definido un
responsable.
Seleccionando el botn OK, confirma la informacin ingresada.
Finalmente muestra el nombre del proyecto y la descripcin de la Orden de Trabajo.
Para grabar la informacin dentro del sistema, seleccione el botn Guardar ubicado en 2 Barra de
Herramientas.
Traer Planificacin de Semanas Anteriores:
El sistema sugiere el rango de fechas (desde/hasta) de la semana anterior (lunes a viernes) a la actual de
.
trabajo, estas fechas pueden ser modificadas mediante los botones

Indicadas las fechas, seleccione el botn


, el cual traer todas las actividades planificadas en la
semana ingresada, exceptuando las que se encuentren concluidas.

Sr. Usuario:
Si la semana ingresada no registra actividades el sistema lo advertir por pantalla a travs
de un mensaje.

Si l clculo del Tiempo Asignado para la nueva semana es negativo, el sistema los mostrar
de color rojo.

Para grabar la informacin dentro del sistema, seleccione el botn Guardar ubicado en 2 Barra de
Herramientas.

ACTIVIDADES

6-9

Modificando una Actividad


Podr modificar las columnas Nro. OT, Nmero Actividad, Prioridad y Tiempo Asignado. El sistema realizar las mismas
validaciones que hace al momento de Agregar una Actividad.

Eliminando una Actividad


Para eliminar una actividad slo debe posicionarse al comienzo de la grilla y marcar la actividad y presionar la tecla eliminar. El
sistema advertir por pantalla a travs de un mensaje al usuario que se eliminar la actividad dando la posibilidad que cancelar el
proceso.

Imprimiendo las Actividades


Para imprimir las actividades, seleccione el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), tras lo cual
podr emitir el informe a impresora, a pantalla o a disco.
A continuacin, se muestra un ejemplo del informe de actividades:

EMPRESA SOFTLAND DEMO


DEMOSTRACIN

Fecha

13/04/2009

7 DE LINEA 1247

Pgina

PROVIDENCIA
10.100.100-8

Enviando por Correo las Actividades


Al seleccionar el botn
, ubicado en la 2 Barra de Herramientas, podr enviar por correo electrnico el archivo que contiene
la planificacin de actividades definidas. El nombre del archivo ser Plan99-XXX-99.txt donde 99-XXX-99 corresponde a la
fecha de inicio de la semana que se planific

6-10

Gestin de Proyectos

6.3 Traspaso de Proyectos a Excel/Project


Objetivo
Esta opcin permitir traspasar las Ordenes de Trabajo de un proyecto a Excel o Project.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, se presenta una pantalla (Figura N 1), donde deber indicar la siguiente informacin:
Figura N1

rea de Trabajo: Indique el rea de Trabajo a considerar en el traspaso de proyectos. El ingreso podr ser digitado directamente
o seleccionado desde la lista que se despliega al optar por el botn de bsqueda (ingreso obligatorio).
Proyecto:

Indique el proyecto que desea traspasar, el cual podr ser digitado directamente o seleccionado desde la lista
que se presenta al optar por el botn de bsqueda (ingreso obligatorio).

Rango de OTs:

Corresponde al rango de Ordenes de Trabajo que desea traspasar, donde deber indicar si sern considerados
todas las Ordenes de Trabajo que registra el sistema o un rango de ellas, en este ltimo caso ingrese
directamente o desde la lista que se presenta al optar por los botones de bsqueda el rango (desde/hasta) a
considerar.
Importante:
Slo podr seleccionar las Ordenes de Trabajo que pertenecen al Proyecto.

Estado de OTs: Seleccione b el o los estados de Ordenes de Trabajo que desea incluir en el traspaso a travs de la e vern los 3
estados seleccionados y se exigir que por lo menos tenga uno de ellos seleccionado, el sistema validar que al
menos se encuentre uno seleccionado
Detalle por Tipo de Hora:
Permite considerar en el traspaso de proyectos el detalle por tipo de hora, esto aplica tanto para lo
presupuestado como para lo real.
Genera una hoja de Excel o un Project por cada Orden de Trabajo:
Permite generar una hoja de Excel o un Project por cada Orden de Trabajo, donde al traspasar a Excel muestre
cada Orden de Trabajo en una Hoja o al traspasar a Project muestre una Orden de Trabajo por sesin.
Traspaso Valorizado:
Indique por que concepto se realiza el costeo cuando el Traspaso es Valorizado:
- Por Tipo de Actividad
- Por Valor Hora de RRHH (disponible slo si existe el Sistema de Recursos Humanos versin
4.311.030 SP 005 o superior)

ACTIVIDADES

6-11

desplegar la siguiente informacin:


Consideraciones del Traspaso, el botn
A Project
- Las actividades se informan en el mismo orden de la Orden de Trabajo, pero se determinan las precedencias
en base a Responsable, Fecha de Inicio y Actividad.
- Dada las precedencias que se informan a Project, se pueden presentar diferencias en las fechas inicio y
trmino presupuestadas y las que se informan en Project.
- De acuerdo al % de avance y horas invertidas informadas se calcular las horas reales a invertir, las que
podran afectar las fechas de inicio y trmino de la actividad en Project.
A Excel
- Las actividades se informan en el mismo orden de la Orden de Trabajo
- Los tiempos y fechas presupuestados son las mismas que se indic en la Orden de Trabajo.
- El % de avance y horas invertidas informadas no afectan la informacin presupuestada.
Junto con esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones:
Traspasa la informacin a Microsoft Project permitiendo realizar Planificacin de Actividades y
Creacin de cartas Gantt.
El sistema validar que tenga instalada esta herramienta, de lo contrario, lo advertir por pantalla.
Permite traspasar a una Planilla Excel el proyecto con la o las Ordenes de Trabajo indicadas, donde
podr hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le proporciona, para que pueda trabajar con
la informacin conforme a sus necesidades
Abandona el proceso.

1) Traspaso a Excel
1.1) Sin Detalle por Tipo de Hora Valorizado
Por Tipo de Actividad, se debe considerar el factor del tipo de hora en el costeo.
Por Valor Hora RRHH, los costos que se usan son los obtenidos a partir de los valores que tienen las fichas de Recursos
Humanos, en la variable que contiene el costo hora del recurso (sistema Recursos Humanos), multiplicado por el factor del
tipo de hora.
Formato 1: Traspaso a Excel sin valorizar
Area de
Trabajo

000003 - PROYECTOS (Desarrollo y


Certificacin)

Proyecto:

AW - Activo Fijo ERP

Estado:

Cliente:

En Desarrollo

Rut:

Centro de Costo:
Fecha
Inicio:

01/01/2000

Nmero de
OT:

2774

Descripcin:

AW Mxico

Cliente:
Centro de
Costo:

47 - SOFTLAND PUBLISHER

Fecha Trmino:

31/12/9999

Estado:

Terminada

Rut:

47-7

Fecha Trmino:

30/03/2006

03-01 - PROYECTOS ERP

Jefe de OT:
Fecha
Inicio:

FCR - CISTERNAS FERNANDO

Actividad

Descripcin

Horas
Presupuestadas

Horas Reales
Invertidas

Diferencia
de Horas

MANUAL USUARIO

00000:01

00000:00

00000:01

06/08/2005

30/03/2006

DISEO FISICO

00000:01

00000:00

00000:01

06/08/2005

30/03/2006

ESPECIFICACION OT

00000:01

00000:00

00000:01

06/08/2005

30/03/2006

06/08/2005

Fecha Inicio

Fecha
Trmino

% Avance
0

6-12

Gestin de Proyectos
Formato 2: Traspaso a Excel valorizado

Este formato se aplica para ambos tipos de valorizacin: Por Tipo de Actividad y Por Valor Hora de RRHH
Area de
Trabajo

000003 - PROYECTOS (Desarrollo y


Certificacin)

Proyecto:

AW - Activo Fijo ERP

Estado:

Cliente:

En
Desarrollo

Rut:

Centro de Costo:
Fecha Inicio:
Traspaso
Valorizado

01/01/2000

Fecha
Trmino:

31/12/9999

Estado:

Terminada

Rut:

47-7

XXXXXXXXXXXXXXXX

Nmero de
OT:

2774

Descripcin:

AW Mxico

Cliente:
Centro de
Costo:

47 - SOFTLAND PUBLISHER
03-01 PROYECTOS
ERP

Jefe de OT:

FCR - CISTERNAS FERNANDO

Fecha Inicio:

Fecha
Trmino:

06/08/2005

30/03/2006

Descripcin

Horas
Presupuestadas

Horas Reales
Invertidas

MANUAL USUARIO

00000:01

00000:00

DISEO FISICO

00000:01

00000:00

ESPECIFICACION OT

00000:01

00000:00

Actividad

Diferencia
Horas

Costo Horas
Ppto $

Costo Horas
Reales $
0

Diferencia Costo Horas $


0

Donde XXXXXXXXXXXXXXXX, corresponde al tipo de costo a aplicar: Por Tipo de Actividad Por Valor Hora de RRHH

1.2) Con Detalle por Tipo de Hora


Lo relevante de las salidas a Excel con Detalle por Tipo de Hora es que se debern detallar tantas columnas como tipos de horas
distintas se tengan presupuestadas e invertidas en la Orden de Trabajo a informar.

Formato 3: Traspaso a Excel sin valorizar

Formato 4: Traspaso a Excel valorizado

Valorizado Costo por Tipo de Actividad:


Actualmente el proceso funciona de esta forma, pero se debe modificar para incluir en el clculo el factor del tipo de hora, si no
existe tipo de hora en lo presupuestado y/o en lo ocupado, se aplica el factor 1 para el clculo de los costos de la Orden de Trabajo.

ACTIVIDADES

6-13

Valorizado Costo por Valor Hora de RRHH:


En este caso, el costeo se realiza en base al valor hora de los recursos presupuestados y/o que han invertido tiempo en las
actividades de la Orden de Trabajo, el valor hora se obtiene a partir de la variable del sistema de Recursos Humanos (SW). El
esquema de clculo se detalla en el punto 2, de las Consideraciones respecto de la solucin.
Por cada actividad de la Orden de Trabajo se debern detallar las horas presupuestadas por Tipo de Hora y las horas invertidas por
Tipo de Hora, adems, se debe totalizar las horas presupuestadas y las invertidas. Se deben desplegar las columnas de costo si
corresponde, es decir, si en los parmetros est marcado que se valoriza a partir del Costo Hora Real del Recurso y el costo
solicitado es por este concepto.
Se asume 1 como factor en el caso que no se indique Tipo de Hora.
2) Traspaso a Project
2.1) Sin Detalle por Tipo de Hora
Formato 5: Traspaso a Project sin valorizar

6-14
Formato 6: Traspaso a Project valorizado

2.2) Con Detalle por Tipo de Hora


Formato 7: Traspaso a Project sin valorizar

Gestin de Proyectos

ACTIVIDADES

6-15

Formato 8: Traspaso a Project valorizado

2.- Respecto del clculo valorizado por Valor de Hora de RRHH


Se deben tener las siguientes consideraciones para el clculo del costo presupuestado a partir del Valor Hora de RRHH de
Recursos Humanos, se tomar como fecha de referencia para el clculo, el mes/ao de la Fecha de Inicio de la Orden de Trabajo.
El clculo del costo presupuestado por actividad requiere:
- Responsable(s) de la actividad, este puede ser el indicado a nivel de la actividad o bien a nivel de recurso asignado.
- Horas Presupuesto, esta puede ser la indicada a nivel de la actividad (cuando no se detallan recursos), o bien, la indicada
a nivel de recurso asignado.
- Tipo de Hora Presupuestada, esta puede ser el tipo de hora indicado a nivel del recurso asignado en la actividad, o el
factor 1 cuando no se tenga Tipo de Hora asignada.
- Variable de RRHH que contiene el costo hora real del recurso (definida en parmetros).

3.- Ejemplo clculo valorizado en el traspaso


3.1) Datos de la Orden de Trabajo/Actividad
Tipo Hora
Hora Normal
Hora Extra

Tipos de Horas
Factor por Hora
2.0
3.4

Tipo Actividad
Anlisis

Total Presupuestado
05:00

Tipo Actividad
Anlisis

Total Invertidas
05:00

Tipo Hora por defecto


SI
NO

Presupuestado
Responsable
XGS
DFP
XGS

Tipo Hora
Hora Extra
Hora Normal
Hora Normal

Presupuestado
02:00
01:00
02:00

Real
Responsable
XGS
DFP
XGS

Tipo Hora
Hora Extra
Hora Normal
Hora Normal

Invertido
03:00
01:00
01:00

6-16

Gestin de Proyectos

3.2) Clculo Por Valor Tipo de Actividad


Tipo Actividad

Valor Hora por Tipo Actividad ($)

Anlisis

500

Presupuestado
Responsable
Clculo
XGS
(120/60) * 500 * 3.4
DFP
(60/60) * 500 * 2.0
XGS
(120/60)* 500 * 2.0
Costo Total Presupuestado por Tipo Actividad
Real
Responsable
Clculo
XGS
(180/60) * 500 * 3.4
DFP
(60/60) * 500 * 2.0
XGS
(60/60)* 500 * 2.0
Costo Total Invertido por Tipo Actividad

Costo Total ($)


3400
1000
2000
6400

Costo Total ($)


5100
1000
1000
7100

Nota: Cuando no existe Tipo de Hora para el tipo de actividad se asume factor 1
Ejemplo: (300/60) * 500 * 1 = 2500

3.3) Clculo por Valor Hora RRHH


Recurso

Valor Hora para el Mes/Ao ($)

XGS
DFP

1000
800

Presupuestado
Responsable
Clculo
XGS
(120/60) * 1000 * 3.4
DFP
(60/60) * 800 * 2.0
XGS
(120/60)* 1000 * 2.0
Costo Total Presupuestado por Valor Hora RRHH

Costo Total ($)


6800
1600
4000
12400

Real
Responsable
Clculo
XGS
(180/60) * 1000 * 3.4
DFP
(60/60) * 800 * 2.0
XGS
(60/60)* 1000 * 2.0
Costo Total Invertido por Valor Hora RRHH

Costo Total ($)


10200
1600
2000
13800

3.4) Informe Traspaso a Excel Valorizado Sin Detalle Tipo de Hora


Actividad
Anlisis

Actividad
Anlisis

Valorizado Por Tipo de Actividad


Costo Ppto
Costo Real
($)
($)
6400
7100

Diferencia Costo
($)
-700

Valorizado Por Valor Hora RRHH


Costo Ppto
Costo Real
($)
($)
12400
13800

Diferencia Costo
($)
-1400

INFORMES

7-1

7. Informes
Objetivo
Permite al usuario realizar la emisin de distintos tipos de informes que lo mantendrn permanentemente informado, acerca de todo
el procedimiento correspondiente al Avance de Proyectos, Avance de Ordenes de Trabajo, Horas Invertidas por Trabajo, Anlisis
de Ordenes de Trabajo, Resumen de OT por Responsable y Actividades por Responsable.
Todos los informes pueden ser impresos en papel o visualizados a travs del monitor, as como tambin pueden, ser grabados en el
disco en distintos formatos, de tal manera que el usuario pueda recuperarlos o incorporarlos en otros sistemas (Word, Excel, entre
muchos otros).

Operatoria
Al seleccionar este proceso se despliega un submen de bajada, cuyas opciones se explican detalladamente a travs de este
captulo. Ver siguiente Figura:

7-2

Gestin de Proyectos

7.1 Avance de Proyectos


Objetivo
Permite imprimir en forma detallada o resumen el avance por proyecto, mostrando todas las OTs de un proyecto especifico, dando
la posibilidad de generarlo por rango de Proyectos, fecha y clientes.
Importante:
Si la Orden de Trabajo no tiene Fecha de Trmino Presupuestada, el sistema no calcular los das de atraso por OT
pero se debe rellenar con asteriscos.
Si el Proyecto no tiene Fecha de Trmino Presupuestada no se debe calcular los das de atraso por Proyecto pero se
debe rellenar con asteriscos.
Operatoria
Al ingresar a est opcin se despliega una pantalla (Figura N 1) donde tendr que sealar los siguientes filtros o condicionadores
para la emisin del informe:
Figura N1

rea de Trabajo:

Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron
definidas anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

Rango de Proyectos: Ingrese el rango de proyectos desde/hasta a considerar en el informe, los cuales fueron definidos
anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de Proyectos.
Esta informacin podr ser digitada directamente, o bien seleccionada desde la lista que se despliega al optar
por el botn de bsqueda, pudiendo indicar seleccionando la caja de chequeo que precede a cada el estado en
el cual desea filtrar la informacin (No Iniciado, En Desarrollo, Terminado.
Rango de Clientes: Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todos los clientes que
registra el sistema, o un rango de ellos. Al optar por un rango, podr digitar directamente desde/hasta a
considerar, o bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda ubicado a la
derecha de los campos.

INFORMES

7-3

Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta de las actividades a considerar en el informe. Estas fechas pueden ser
digitadas directamente, o bien, seleccionadas desde el botn
Tipo de Informe:

Seleccione mediante el botn de opciones, si emitir el informe en forma Detallada o Resumida.

Informe Valorizado a Costo:


Al seleccionar esta opcin , el sistema habilitar las opciones a considerar para valorizar los costos:
Costo por Tipo de Actividad: se debe aplicar el factor correspondiente al tipo de hora asignado en el
ingreso de los avances, si el usuario no ingres tipo de hora se debe usar el factor 1 para realizar el clculo.
Costo por Valor Hora de RRHH (esto en base al ingreso de actividades, es decir recurso, fecha permite
obtener valor hora registrado para la ficha en el mes que se ejecut la actividad). Si en el ingreso no se
especific Tipo de Hora se debe asumir factor 1 para realizar el clculo (opcin disponible slo si existe el
sistema de Recursos Humanos versin 4.311.030 SP 005 o superior).
Indicados los parmetros a considerar, se activar en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B) los siguientes botones:
Excel, tras ser seleccionado levantar una nueva ventana donde podr seleccionar la opcin para generar planilla: Resumen a nivel
de Proyecto, Resumen a nivel de Ordenes de Trabajo o Detalle a nivel de Actividades, seleccionada la opcin se levantar el
resultado del informe en una planilla Excel, permitiendo hacer uso de todas las opciones que Microsoft proporciona, e Imprimir
permitiendo emitir el informe, ya sea al disco, impresora o pantalla.
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe en forma Detallada por Tipo de Actividad y otro en forma Resumida por
Tipo de Actividad:

7-4

Gestin de Proyectos

INFORMES

7-5

7.2 Avance de OTs


Objetivo
Generar un informe detallado o resumido del avance de una o un rango de OTs, permitindole obtener la informacin del estado
de avance de una OT por Cliente, durante un rango de fecha determinado.
Operatoria
Al ingresar a est opcin se despliega una pantalla (Figura N 1) donde tendr que sealar los siguientes filtros o condicionadores
para la emisin del informe:
Figura N1

rea de Trabajo:

Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron definidas
anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

Proyecto:

Ingrese la descripcin del Proyecto a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Los proyectos fueron definidos
anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de Proyectos.

Rango de Fechas de OT:


Ingrese el rango de fechas desde/hasta de las rdenes de trabajo a considerar en el informe. Estas fechas
pueden ser digitadas directamente, o bien, seleccionadas desde el botn

7-6

Gestin de Proyectos

Rango de OTs:

Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todas las ordenes de
trabajo que registra el proyecto, o un rango de ellas. Al optar por un rango, podr digitar directamente
desde/hasta a considerar, o bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda
ubicado a la derecha de los campos.

Rango de Clientes: Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todos los clientes que
registra el sistema, o un rango de ellos. Al optar por un rango, podr digitar directamente desde/hasta a
considerar, o bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda ubicado a la
derecha de los campos.
Seleccione mediante el botn de opciones el estado de las Ordenes de Trabajo a considerar en la emisin del
informe, pudiendo ser: No Iniciadas, En Desarrollo, Terminadas.

Estado de OTs:

Adems, podr indicar si desea incluir en el informe, las actividades sin tiempo invertido, y por ltimo si imprime una hoja por
Orden de Trabajo.

Finalizado el ingreso de todos los antecedentes solicitados, seleccione el botn Imprimir que se encuentra activo en la 2 Barra de
Herramientas (ver Apndice B), a travs del cual podr ser emitido el informe, ya sea al disco, impresora o pantalla.
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

INFORME AVANCE DE OTs


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Informe de Avance de OTs


Rango de Fecha desde 01/09/2000 Hasta 27/09/2006

10.100.100-1
SANTIAGO

rea de Trabajo
Proyecto
Cliente
Contacto
Rango de OTs

:
:
:
:
:

Nro. OT:
:
:

27/09/2006

REA COMERCIAL
100 PROYECTI INICIAL
00010001 PEREZ OYARCE MAURICIO
Mauricio Daz
desde 1 hasta 1
1

Responsable
Estado

Fecha
Pgina

Fecha Inicio:

008
En Desarrollo

21/08/2006

Fecha Trmino Presupuestada:

31/12/9999

CECILIA JOFRE

Observaciones
INICIO PRUEBA

Actividad

Horas
Ppto.

%
Avance

Horas
Avance

Horas
Realizadas

Fecha
Inicio

REUNIONES
REUNIONES PROPUESTAS
REUNIONES APOYO
ESPECIALIZACIN

006:00
012:00
006:00
010:00

20.00
0.00
0.00
20.00

001:12
000:00
000:00
002:00

000:30
000:00
000:00
004:00

21/08/2006
21/08/2006
21/08/2006
21/08/2006

034:00

9.41

003:12

004:30

Fecha
Trmino

Das
Atraso

31/12/9999
31/12/9999
31/12/9999
21/12/9999

Das activ. con mayor atraso

0.00

Importante:
Los das de Atraso corresponden a la diferencia de das entre la fecha de termino de la actividad y la fecha en que se
emite el informe. Si la fecha de emisin del informe es mayor que la fecha de termino de la actividad, el nmero de
das ser negativo.

INFORMES

7-7

7.3 Horas Invertidas por Proyecto


Objetivo
Genera un informe que entrega la cantidad de horas invertidas por proyecto, dentro de un rango de fecha indicado.
Operatoria
Al ingresar a est opcin se despliega una pantalla (Figura N 1) donde tendr que sealar los siguientes filtros o condicionadores
para la emisin del informe:
Figura N1

rea de Trabajo:

Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron
definidas anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo (Ingreso obligatorio).
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

Rango de Proyectos: Ingrese el rango de proyectos desde/hasta a considerar en el informe, los cuales fueron definidos
anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de Proyectos. Esta informacin podr ser digitada
directamente, o bien seleccionada desde la lista que se despliega al optar por el botn de bsqueda.
Rango de Clientes: Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todos los clientes que
registra el sistema, o un rango de ellos. Al optar por un rango, podr digitar directamente desde/hasta a
considerar, o bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda ubicado a la
derecha de los campos.
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta de las actividades a considerar en el informe. Estas fechas deben ser
digitadas directamente en formato dd/mm/aaaa.
Consideraciones del Informe:
En los movimientos se mostrarn todos los ingresos de actividades que se realizaron dentro del rango de fecha solicitado
que tengan asociado el proyecto que se esta mostrando.
Si un responsable de la OT trabaj en varias actividades en una misma jornada, se mostrar como un solo registro,
acumulando la cantidad de horas realizadas.

7-8

Gestin de Proyectos

Si en una misma OT existen ms de una Jornada, el informe mostrar por separado cada unas de las Jornadas.
Total horas invertidas, corresponder a la suma de las horas que se estn mostrando en el informe.
Total horas presupuestadas, corresponder a la suma de las horas presupuestadas de todas las OT que estn asociadas al
proyecto, independiente de los rangos de fecha que se ingres para el informe.
Total horas por realizar, corresponder a la diferencia entre el Total de horas presupuestadas menos el total de horas
invertidas a la fecha Hasta.

Finalmente, seleccionando el botn de opciones podr enviar el informe a Correo, Impresora o Pantalla.
- Al seleccionar Correo, el informe se generar en un archivo con formato HTML y levantar Microsoft Outlook con el archivo
atachado permitiendo visualizar la informacin, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

- Al seleccionar Impresora o Pantalla se visualizar o enviar a impresin el informe indicado.


Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

INFORME HORAS INVERTIDAS POR PROYECTO


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Informe de Horas Invertidas por Proyecto


Desde el 01/11/2008 Hasta el 24/11/2008

10.100.100-1
SANTIAGO
rea de Trabajo

Proyecto: 100
Cliente
Contacto
Lder
Fecha Inicio
Observaciones

PROYECTO INICIAL
:
00010001 PEREZ OYARCE MAURICIO
:
CECILIA JOFRE
:
XXX Javier Pereira
:
03/11/2008
Fecha Trmino Comprometida:24/11/2008
:
HORAS
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REALIZADAS

FECHA

N OT

Fecha

25/11/2008

Pgina

AREA COMERCIAL

HORA
INICIO

HORA
TERMINO

03/11/2008

13456

Implementacin Bsica

Andrs Vargas G.

004:00

09:00

13:00

04/11/2008

14567

Implementacin Bsica

Andrs Vargas G.

004:00

14:00

18:00

Total Horas Invertidas entre 03/11/2008 y 04/11/2008


Total Horas Presupuestadas
Total Horas por Realizar al 24/11/2008

008:00
020:00
012:00

INFORMES

7-9

7.4 Anlisis de OTs


Objetivo
Este proceso permite emitir un informe con el anlisis de una determinada orden y rea de trabajo, incluyendo los responsables y
sus actividades.

Operatoria
Al ingresar a est opcin se despliega una pantalla (Figura N 1) donde tendr que sealar los siguientes filtros o condicionadores
para la emisin del informe:
Figura N1

rea de Trabajo:

Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron
definidas anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

Proyecto:

Ingrese el proyecto a considerar en el informe. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estos proyectos fueron definidos
anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de Proyectos

7-10

Gestin de Proyectos
Corresponde al nmero de Orden de Trabajo a considerar en el informe, ingrese este nmero directamente, o
bien desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda definido en el men Proyectos, proceso
Generacin de Ots.

N de OT:

Rango de Responsables:
Seleccione la caja de chequeo si desea que el informe considere detalle de responsables; de lo contrario, el
informe mostrar las actividades en forma totalizada sin desglose.
Rango de Actividades:
Este campo se habilitar slo si anteriormente seleccion la caja de chequeo Con detalle de responsables.
Seleccione la caja de chequeo para considerar en el informe el detalle de actividades, el ingreso podr ser
digitado directamente; o bien, seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda.
Adems, podr incluir en la emisin del informe todo el detalle de las actividades.
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar en el informe. Estas fechas pueden ser digitadas
directamente, o bien, seleccionadas desde el botn

Tipo de Informe a Imprimir:


Seleccione la caja de chequeo si desea que el informe considere las actividades y tiempos destinados y/u
observaciones que se han ingresado a la orden de trabajo, a travs del ingreso de actividades.
Finalizado el ingreso de todos los antecedentes solicitados, seleccione el botn Imprimir que se encuentra activo en la 2 Barra de
Herramientas (ver Apndice B), a travs del cual podr ser emitido el informe, ya sea al disco, impresora o pantalla.
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
INFORME ANLISIS ORDEN DE TRABAJO
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Informe Anlisis Orden de Trabajo N 1


Desde el 01/09/2006 Hasta el 26/09/2006

10.100.100-1
SANTIAGO
Rango de Responsable

Desde 002 Hasta 008

Rango de Actividades

Desde 1 Hasta 4

rea de Trabajo
Cliente
Jefe de OT
Proyecto

:
:
:
:

AREA COMERCIAL
00010001 PEREZ OYARCE MAURICIO
008 CECILIA JOFRE
100 PROYECTO INICIAL

Lnea
Actividad
Responsable

REUNIONES

Horas
Presupuestadas

006:00

012:00

012:00

000:00

006:00

010:00

000:00

010:00

034:00

000:00

034:00

006:00

Total Actividad

006:00

010:00

Total de OT

Diferencias
Fecha

000:00

Total Actividad

006:00

012:00

ESPECIALIZACION

26/09/2006

000:00

Total Actividad
REUNIONES APOYO

006:00

Total Actividad
REUNIONES PROPUESTAS

Horas
Invertidas

Fecha
Pgina

INFORMES

7-11

7.5 Resumen de OTs por Responsable


Objetivo
Permitir generar un informe con todas las Ordenes de Trabajo asignadas por responsable.
Operatoria
Al ingresar a est opcin se despliega una pantalla (Figura N 1) donde tendr que sealar los siguientes filtros o condicionadores
para la emisin del informe:
Figura N1

rea de Trabajo:

Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron
definidas anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

Rango de Proyectos: Ingrese el rango de proyectos desde/hasta a considerar en el informe, los cuales fueron definidos
anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de Proyectos. Esta informacin podr ser digitada
directamente, o bien seleccionada desde la lista que se despliega al optar por el botn de bsqueda.
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar en el informe. Estas fechas pueden ser digitadas
directamente, o bien, seleccionadas desde el botn

7-12

Gestin de Proyectos
Ingrese el rango de rdenes de trabajo desde/hasta a considerar en el informe, las cuales fueron definidas
anteriormente en el men Proyectos, proceso Generacin de OTs. Esta informacin podr ser digitada
directamente, o bien seleccionada desde la lista que se despliega al optar por el botn de bsqueda.

Rango de OTs:

Rango Jefes de OTs: Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todos los jefes de
Ordenes de trabajo definidos en el men Tablas, proceso Responsables que registra el sistema, o un
rango de ellos. Al optar por un rango, podr digitar directamente desde/hasta a considerar, o bien
seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda ubicado a la derecha de los
campos.
Estado OTs:

Seleccione mediante el botn de opciones el estado de las Ordenes de Trabajo a considerar en la emisin del
informe, pudiendo ser: No Iniciada, En Desarrollo y/o Terminadas.

Finalizado el ingreso de todos los antecedentes solicitados, seleccione el botn Imprimir que se encuentra activo en la 2 Barra de
Herramientas (ver Apndice B), a travs del cual podr ser emitido el informe, ya sea al disco, impresora o pantalla.
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

INFORME RESUMEN DE OTs POR RESPONSABLE


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Informe Resumen de OTs por Responsable


Rango de Fecha desde 01/01/2000 Hasta 27/09/2006

10.100.100-1
SANTIAGO

rea de Trabajo

: AREA COMERCIAL

Rango de Proyectos

: desde 100 PROYECTO INICIAL


HASTA 101 ATENCIN CLIENTE

Rango de OTs

: desde 1 hasta 1

Rango Jefes de OTs

: desde 002 MARGARITA SEPLVEDA


: hasta 008 CECILIA JOFRE

Responsable
Proyecto
N OT

008
100
Total:
Total OTs

RUT Cliente

Nombre Cliente

Fecha
Inicio OT

Fecha
Trmino OT

PEREZ OYARCE MAURICIO

21/08/2006

31/12/9999

Total Horas

Fecha

27/09/2006

Pgina

Estado

CECILIA JOFRE
1

10.001-3

008

N de OTs
1

004:30

Total Horas

4:30

Total General

4:30

En Desarrollo

INFORMES

7-13

7.6 Actividades por Responsable


Objetivo
Permite generar un informe de actividades por responsable de un rea de trabajo especfica, a partir de un rango de fechas y
rdenes de trabajo.

Operatoria
Al ingresar a est opcin se despliega una pantalla (Figura N 1) donde tendr que sealar los siguientes filtros o condicionadores
para la emisin del informe:
Figura N 1

rea de Trabajo:

Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron
definidas anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

Rango de Proyectos: Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todos los proyectos
que registra el sistema, los cuales fueron descritos anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de
Proyectos o un rango de ellos. Al optar por un rango, podr digitar directamente desde/hasta a considerar, o
bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda ubicado a la derecha de los
campos.

7-14

Gestin de Proyectos

Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar en el informe. Estas fechas pueden ser digitadas
directamente, o bien, seleccionadas desde el botn
Rango de OTs:

Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todas las ordenes de
trabajo que registra el sistema, o un rango de ellas. Al optar por un rango, podr digitar directamente
desde/hasta a considerar, o bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda
ubicado a la derecha de los campos.

Rango Responsables:
Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todos los responsables
que registra el sistema, o un rango de ellos. Al optar por un rango, podr digitar directamente desde/hasta a
considerar, o bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda ubicado a la
derecha de los campos.
Orden de Informe: Seleccione mediante el botn de opciones si el informe se emitir ordenado por responsable, cliente y fecha o
por responsable, fecha y cliente.
Orden de Informe: Indique mediante el botn de opciones si el informe emitido ser ordenado por Responsable, Cliente y Fecha
o por Responsable, Fecha y Cliente.
Finalmente, seleccionando la caja de chequeo podr determinar si desea mostrar en el informe el detalle de las actividades que
presenta el proyecto y por ltimo si imprime una pgina por responsable.
Ingresado todos los antecedentes solicitados, seleccione el botn Imprimir que se encuentra activo en la 2 Barra de Herramientas
(ver Apndice B), a travs del cual podr ser emitido el informe, ya sea al disco, impresora o pantalla.
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:

INFORME ACTIVIDADES POR RESPONSABLE


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
10.100.100-1
SANTIAGO

rea de Trabajo
Rango de Proyectos

:
:
:
Rango de OTs
:
Rango de Responsable :
:

Informe Detalle de Actividades por Responsable


Rango de Fecha desde 01/01/2000 Hasta 26/09/2006

Fecha

26/09/2006

Pgina

REA COMERCIAL
desde 100 PROYECTO INICIAL
hasta 101 ATENCIN CLIENTE
desde 1 hasta 1
desde 002 MARGARITA SEPULVEDA
hasta 008 CECILIA JOFRE

Responsable
Nombre Cliente

MARGARITA SEPULVEDA
PEREZ OYARCE MAURICIO

Rut Cliente

10.001-3

Fecha

Proyecto

Descripcin Proyecto

12/10/2006

100

Consultas

N OT

Total horas

004:30

Total MARGARITA SEPLVEDA

004:30

Total General

004:30

APENDICE A

A-1

Apndice A. Operacin Bsica


Este Apndice est destinado a describir la forma en que se manipulan los distintos smbolos (o botones) que aparecen en las
pantallas de los sistemas Softland, el cmo operar frente a los mens de opciones que en ellos se presentan y la descripcin de
los parmetros que aparecen en la Lnea de Estado de un sistema.
El modo de operar con los smbolos y mens en cualquiera de los sistemas Softland es similar, pero los resultados obtenidos
obviamente sern acordes al sistema que est en uso, por esta razn hemos utilizado variados ejemplos de los distintos sistemas
que conforman esta lnea.

A.1 Botones
Los botones son smbolos que aparecen en la pantalla y que al ser seleccionados permiten llevar a cabo distintas operaciones.
Por ejemplo: bsquedas de registros, desplazamiento de pantallas, despliegue de listas de datos, seleccin de parmetros, etc.
Dentro de ellos tenemos:

Caja de chequeo

Permite activar o desactivar opciones que funcionan en forma independiente o conjunta.


Cuando la Caja de Chequeo est desactivada, se presenta en blanco, mientras que cuando est activa
aparece con un "a" o con una "X", tal como se muestra en estas figuras.
Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace
click sobre el botn izquierdo del mismo.
Un ejemplo de este botn puede ser apreciado en Clientes y Cobranzas, bajo el proceso "Ficha
Cliente", donde la seleccin de esta caja permitir clasificar a un auxiliar como: Cliente, Empleado,
Proveedor, Socio, etc., tal como se muestra en la siguiente figura:

Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso de "Ficha de Productos" de Inventario y


Facturacin, donde un tem podr ser clasificado con distintos atributos, tal como se muestra en la
siguiente figura:

A-2

Botn de Opciones
Permite activar o desactivar opciones excluyentes, es decir que de una serie de alternativas se debe
elegir slo una de ellas.
Esta opcin se encuentra desactivada cuando aparece el circulo vaco, mientras que se activa cuando
tiene un circulo negro dentro, tal como se muestra en esta figura.
Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace clic
sobre el botn izquierdo del mismo.
Por ejemplo, en el proceso de "Consulta de Notas de Venta", que se presenta en Cotizaciones y
Notas de Venta, para condicionar la consulta respecto a la Moneda en que se mostrarn los datos y la
Equivalencia que ser aplicada, tendr que elegir la opcin deseada a travs de este botn. Tal como
muestra la siguiente figura:

Otro ejemplo lo podemos apreciar en el "Balance Tributario", que se obtiene en Contabilidad y


Presupuestos, donde este botn se utiliza para indicar varios parmetros, como son: tipo de Plan de
Cuentas, cantidad de reas de Negocios y de Cuentas a considerar, pudiendo ser todas (Global) o un
Rango de ellas.

APENDICE A

A-3

Flechas Incremento/Decremento

Permiten incrementar o disminuir cantidades, as como tambin modificar fechas. Para aumentar, se
hace click con el mouse sobre la flecha que indica hacia arriba; para disminuir, la flecha hacia abajo.
Por ejemplo, en el proceso "Consulta de Flujo de Vencimiento" de Proveedores y Tesorera, podr
indicar el nmero de perodos a considerar, haciendo uso de este botn.

Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso "Informe de Ventas por Vendedor / Cliente", de
Clientes y Cobranzas, donde tambin se utilizan estas flechas para indicar el Nmero de perodos a
considerar en el informe.

Botn de Listas Desplegables

A travs de este botn se despliegan listas o tablas de datos relacionadas con el proceso en ejecucin,
para que desde all el usuario pueda seleccionar datos especficos.
Normalmente este botn aparece al lado derecho de una opcin o campo.
Por ejemplo, en el proceso "Notas de Venta" de Cotizaciones y Notas de Venta, para ingresar el
estado de una de ellas, podr hacer uso de este botn, ya que al hacer clic sobre l, se desplegar la
lista de todos los estados, pudiendo seleccionar el deseado a travs del mouse.

A-4
Otro ejemplo lo podemos apreciar en el proceso "Ingreso de Valores por Ficha", de Recursos
Humanos, donde el mes a procesar podr ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar este
botn.

Barras de desplazamiento

Permiten, a travs de las flechas que aparecen en sus extremos, desplazar ventanas o pantallas que no
se visualizan en forma completa, ya sea vertical u horizontalmente.
Un ejemplo de esto, se aprecia en la consulta de "Estadsticas de Ventas por Cliente" de Inventario
y Facturacin, donde los antecedentes por Cliente podrn ser desplegados a travs de la barra de
desplazamiento vertical que aparece a la derecha de esta ventana, tal como muestra la siguiente
figura:

Otro ejemplo, puede ser observado en el listado de Comprobantes, que puede ser visualizado a travs
del proceso "Ingreso de Comprobantes" de Contabilidad y Presupuestos.

APENDICE A

A-5

Botn de Registro Seleccionado


Este botn se presenta a la izquierda de un registro que se encuentra seleccionado, dentro de una lista
de datos.
Para seleccionar un registro, se hace click sobre l y este botn se desplaza automticamente al
registro elegido.
En caso de requerir un rango de registros, ya sean continuos o alternados, este botn aparecer slo en
el primero de ellos.
Es importante tener en cuenta que la seleccin de varios registros continuos se efecta manteniendo
), mientras se hace clic sobre el primer y ltimo registro del rango a
pulsada la tecla Shift (
considerar. Para el caso de la seleccin de registros alternados, se mantiene presionada la tecla Ctrl
), mientras se hace click sobre cada uno de los registros a considerar.
(
Por ejemplo, en el proceso "Ficha", del sistema Proveedores y Tesorera, podr seleccionar cualquier
Auxiliar y este botn aparecer automticamente a su izquierda, tal como se muestra en la siguiente
figura:

Otro ejemplo se da en proceso de "Consulta de valores por Variable", de Recursos Humanos,


donde podrn ser seleccionadas una o ms variables, ya sean continuas o alternadas:

A-6

Botones de Bsqueda
Permite buscar un registro dentro de una lista de antecedentes desplegados en pantalla. Para ello se
ingresa el Cdigo o Descripcin del registro a buscar y luego se pulsa este botn.
Una vez encontrado el registro correspondiente, aparecer el botn de Registro Seleccionado a su
izquierda.

Para abandonar la bsqueda, se utiliza el botn Salir.

Estos botones dan acceso a una ventana de bsqueda. Al seleccionarlo cuando se encuentra activo, en
cualquier proceso de un sistema Softland, se presenta una ventana con los registros respectivos al
proceso en cuestin, ordenados por Cdigo de menor a mayor, tal como puede observar en la
siguiente figura:

Adems, seleccionando el botn de opciones podr considerar si desea que la bsqueda comience con
el cdigo o descripcin ingresado, o bien que contenga parte de ellos en la bsqueda, junto a esto se
encuentran activos los siguientes botones:

Muestra los siguientes cdigos una bsqueda dentro de la lista, sin salir de ella. Se activa solamente
al ingresar un Cdigo o Descripcin en los campos que aparecen bajo "Bsqueda por".
Opera de la misma forma que el botn BUSCAR, descrito anteriormente.

APENDICE A

A-7

Una vez elegido un registro a travs del botn de Registro Seleccionado, se elige este botn para dar
por seleccionada la informacin y regresar a la pantalla anterior.

Permite buscar registros, ordenando el archivo en base a otros criterios. El procedimiento implica
sealar si se desea realizar ordenamiento por Cdigo o por Descripcin y luego, indicar si el
ordenamiento anterior debe ser en forma Ascendente o Descendente.
Finalmente seleccionar el botn Aplicar, con lo cual se efectuar el ordenamiento deseado, pudiendo
realizar la Seleccin del Registro requerido.

Botones no implementados por el momento.

Regresa a la pantalla anterior.

Botn Zoom
Permite aumentar o disminuir el tamao de la pantalla de la opcin y las pantallas que se despliegan
desde sta.

Botn Salir
Permite salir del proceso y volver a pantalla anterior, as como salir del sistema, si se elige desde la 2
Barra de Herramientas.

A-8

A.2 Mens
Los mens son opciones que el usuario puede acceder para llevar a cabo distintos procesos en un sistema Softland.
La seleccin de una opcin podr ser realizada directamente con el mouse, o bien a travs de la tecla Alt. En este ltimo caso se
pulsa la tecla Alt y la letra que aparece subrayada en la opcin a seleccionar.
Los mens de presentan de dos formas en pantalla: Lnea de Men y Men de Barra.

Lnea de Men
Una Lnea de Men es aquella que se presenta bajo el Ttulo del sistema, en forma horizontal. Esta Lnea de Men est siempre
presente en los distintos procesos que estn en ejecucin, lo que permite al usuario tener acceso a ellos en cualquier momento.
A continuacin se presentan algunos de los mens de los sistemas Softland:
Contabilidad y Presupuestos

Clientes y Cobranzas

Proveedores y Tesorera

Inventario y Facturacin

Recursos Humanos

Cotizaciones y Notas de Venta

Puntos de Venta Sucursales

Ordenes de Compras

APENDICE A

A-9

Men de Barra
Un men de barra es aquel que se despliega en forma vertical (hacia abajo), ya sea a partir de una opcin de la Lnea de Men o
como una subopcin de una opcin del men de barras, tal como se muestra en esta figura.

A.3 Barra de Estado


Esta Barra de Estado se presenta en la parte inferior de todos los sistemas Softland y permite mantenerse informado acerca de la
empresa sobre la cual est trabajando, el directorio en el cual se encuentra y el nombre del usuario que est activo.

A.4 Manejo de Matrices


Las matrices son una especie de planillas que nos presentan la informacin organizada en filas y columnas.
En muchas de ellas, Ud. podr realizar diferentes funciones, tal como se muestra en la siguiente Figura.

A-10

Caractersticas que presentan las matrices:

Seleccin de una fila o una columna completa


Ordenamiento alfabtico o numrico, ascendente o descendente.
A una fila seleccionada, pulsado el botn derecho y dependiendo del proceso y sistema en que se encuentre podr:
agregar, modificar, eliminar, consultar, exportar, imprimir o ver la informacin desplegada.

APENDICE A

A-11

A.5 Teclas de Acceso Rpido


CONTROLES GENRICOS
CONTROL
Texto doble

Control de Teclado
En cualquier parte donde aparezca el control de la figura y desee
buscar un registro coloque parte de la descripcin (o buscar en
blanco) y luego presione F3 o Control + B.
-Para avanzar campo a campo TAB
-Para retroceder campo a campo MAYUS+TAB
-Para avanzar al Siguiente, avanzar al botn siguiente y presionar
BARRA ESPACIADORA
-Para aceptar el registro seleccionar debe presionar ALT+S
-Si desea otras opciones de bsqueda presionar ALT+O
-Para abandonar la bsqueda presionar ALT+V

ComboBox, en cualquier parte donde aparezca un objeto como este,


al estar posicionado sobre l se despliegan sus datos presionando las
teclas ALT+Flecha Abajo, una vez desplegados se puede
seleccionar con las teclas Flecha Arriba o Flecha Abajo, cuando ya
se est posicionado sobre el registro que se requiere se presiona
ENTER.

Teclas de desplazamiento y acceso a Men


ALT o F10:
ALT+letra subrayada en el men:
ALT+Barra espaciadora:
ALT+F4:

Seleccionar el men de la ventana Activa


Para moverse dentro del men se hace con las flechas (derecha,
izquierda, arriba y abajo)
Selecciona la opcin de Men subrayada con dicha letra
Mostrar el men de Sistema de la ventana activa
Cerrar la ventana activa

A-12

PROCESOS
MANTENCIN DE BOLETAS PUNTO DE VENTAS
Control de Teclado
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene un letra subrayada Ejemplo:
se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada.
Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P

F7:
F2:
F4:
F11 o ALT+I:
F12:
F9:
ESC:

Para acceder al botn Descuentos se debe presionar


Alt+D
Agrega un nuevo documento
Modifica un documento seleccionado en modo consulta
Elimina un documento seleccionado en modo consulta
Imprime el documento seleccionado
Graba el documento seleccionado
Salir de la mantencin de Boletas
Para grabar e ingresar los pagos del documento
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto


Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB
o ENTER y posteriormente ESC.
Aplicar un descuento lineal
Para desplegar los Tipos de Tarjeta presionar Alt+Flecha abajo, una vez
que se despliegan seleccionar con flecha arriba o flecha abajo.
Para seleccionar Tipo de Tarjeta de Crdito

APENDICE A

A-13

MANTENCIN DE FACTURAS - PUNTO DE VENTAS


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene una
letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P
Para acceder al botn Descuentos se debe presionar Alt+D
Para acceder al botn OK se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Salir se debe presionar Alt + S
Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + M
Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn Imprimir se debe presionar Alt + I
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y

F7:
F2:
F4
F11 o ALT+I:
F12:
F9:
ESC:
Barra espaciadora, habilita el check
Buscadores :
F3, F8, Control B
( Para todas estas alternativas )

Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N


Agrega un nuevo documento
Modifica un documento seleccionado en modo consulta
Elimina un documento seleccionado en modo consulta
Imprime el documento seleccionado
Graba el documento seleccionado
Salir de la mantencin de Facturas
- Para grabar e ingresar los pagos del documento
- Salir de las opciones anexas

A-14
Alt + Flecha Abajo
( Para todas estas alternativas )

Estado Factura

Cdigo Producto
Consulta Stock

Consulta Stock

Cuando el producto maneje: Pieza, color, partida, vencimiento.

Aplicar descuento

Para seleccionar tipo de tarjeta

APENDICE A

A-15

MANTENCIN DE GUIA DE ENTRADA - PUNTO DE VENTAS


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Alt + fecha hacia abajo:

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.

Buscador:
Control + B
( para todas estas opciones )

Para acceder a un botn que tiene una


letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S


Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Contabilizacin directa se debe
presionar Alt + C
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N

Barra espaciadora, habilita el check


Esc:

Para salir de las opciones anexas

A-16

MANTENCIN DE GUIA DE SALIDA - PUNTO DE VENTAS


Control de Teclado
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Alt + fecha hacia abajo:
( para todas estas opciones )

Accin

Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )

Para esta opcin, slo al estar sobre el botn


Para acceder a un botn que
tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S


Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder a Contabilizacin directa se debe presionar Alt + C

Barra espaciadora,
habilita el check
Esc:
F2: para modificar detalle

Para salir de las opciones anexas

APENDICE A

A-17

EMISIN VALES DE VENTA - PUNTO DE VENTAS


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Buscador
Control + B

Alt + fecha hacia abajo:


( para todas estas opciones )

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.

Consulta Productos

Consulta Stock

Aplicar descuento
F2 para modificar detalle
Para acceder a un botn que
tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla ALT
+ Letra subrayada.
F7:
F2:
F4:
F11:
F12:
F9:

Para acceder al botn Descuento se debe presionar Alt + D


Para acceder al botn OK se debe presionar Alt + O
Agregar un nuevo documento
Modificar un documento seleccionado en modo consulta
Elimina un documento
Imprime el documento seleccionado
Graba el documento seleccionado
Salir de la mantencin de Vales de ventas

A-18

MANTENCIN DE GUIA DE ENTRADA - INVENTARIO Y FACTURACION


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Alt + fecha hacia abajo:

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.

Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )

Para acceder a un botn que tiene una


letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S


Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Contabilizacin directa se
debe presionar Alt + C
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N

Barra espaciadora, habilita el check


Esc:

Para salir de las opciones anexas

APENDICE A

A-19

MANTENCIN DE GUIA DE SALIDA - INVENTARIO Y FACTURACION


Control de Teclado
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Alt + fecha hacia abajo:
( para todas estas opciones )

Accin

Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )

Para esta opcin, slo al estar sobre el botn


Para acceder a un botn que
tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S


Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder a Contabilizacin directa se debe presionar Alt +
C

Barra espaciadora,
habilita el check
Esc:
F2 para modificar detalle

Para salir de las opciones anexas

A-20

MANTENCIN DE FACTURAS INVENTARIO Y FACTURACION


Control de Teclado
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )

Accin

Para esta opcin, slo al estar sobre el botn

Para acceder a un botn que


tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada

Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D


Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Cancelar se debe presionar Alt + C

Barra espaciadora,
habilita el check
Alt + fecha hacia abajo
( para todas estas opciones )

Aplicar descuento
F2 para modificar detalle

APENDICE A

A-21

MANTENCIN DE COMPROBANTES CONTABLES


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT + TAB:
Para acceder a un botn que tiene una
letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Por ejemplo:
- Para grabar el comprobante contable ALT + G:
- Para grabar el comprobante contable e imprimir ALT + I:
- Para buscar documentos pendientes de pago
ALT +B:

F9 (Botn de la Toolbar)
Salir de Comprobante Contable:
F7 (Botn de la Toolbar)
Agregar un Comprobante Contable:
F11 (Botn de la Toolbar)
F2 (Botn de la Toolbar)
F4 (Botn de la Toolbar)
Para ingresar con el teclado ALT +
Fecha Hacia Bajo

Imprimir un Comprobante Contable:


Modificar un Comprobante Contable:
Eliminar un Comprobante Contable:
Ejemplos:
- rea de Negocio:
- Mes de Trabajo:
- Periodo Contable:
- Tipo de Comprobante:
- Descripcin Comprobante:
- Cuenta Contable:

- Flujo de Efectivo (Solo Cta. Con este atributo):

- Descripcin Movimientos Cuenta Contable:

F3

- Ingreso a Bsqueda de Comprobantes

ALT + Letra en detalle del


Comprobante:

- Aceptar:
- Cancelar:

A-22

MANTENCIN DE NOTAS DE VENTA


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene una
letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto


Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o
ENTER y posteriormente ESC.
Aplicar un descuento lineal
F2:

Para modificar el detalle del Producto

COTIZACIONES DE NOTAS DE VENTA


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene una
letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto


Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o
ENTER y posteriormente ESC.
Aplicar un descuento lineal
F2:

Para modificar el detalle del Producto

APENDICE A

A-23

MANTENCIN DE ORDENES DE COMPRA


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene una letra
subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra
subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar
Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe
presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto

Aplicar un descuento lineal

Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente


Alt+Flecha Abajo y una vez ingresado los valores de
descuento presionar tecla TAB o ENTER y posteriormente
ESC.
Para asignar un centro de costo lineal presionar
simultneamente Alt+Flecha Abajo.

Seleccionar centro de costo lineal


F2:

Para modificar el detalle del Producto

SOLICITUD DE ORDENES DE REQUISICIN


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:

Seleccionar Cdigo de Producto


F7:
F2:
F12:
F4:
F9:

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo

Agregar una Solicitud requisicin


Modificar Solicitud requisicin
Graba Solicitud requisicin
Eliminar Solicitud requisicin
Salir de la opcin

APENDICE B

B-1

Apndice B. Barras de Herramientas


Este Apndice est destinado a describir lo que son las Barras de Herramientas y su aplicacin.
Para comenzar, diremos que las Barras de Herramientas aparecen en todos los sistemas de la lnea Softland y corresponden a un
grupo de botones que se clasifican segn las operaciones que llevan a cabo. La mayora de estas herramientas representan procesos
del sistema que se pueden acceder a travs de opciones de men, pero que mediante estas herramientas se efectan de una manera
ms directa.
Existen tres Barras de Herramientas que son comunes a todos los sistemas de la lnea Softland y, una cuarta que es propia de cada
uno de ellos.
Las herramientas que son comunes, pueden ser utilizadas por ejemplo, para consultar informacin acerca del sistema que est
siendo utilizado, realizar operaciones con los registros de datos y para crear o abrir una empresa; mientras que las que son propias
de cada sistema le servirn por ejemplo, para: Consultar el stock de un determinado producto en Inventario y Facturacin,
Consultar una Nota de Venta en Cotizaciones y Notas de Venta, Emitir un Balance Tributario en Contabilidad y Presupuestos,
Emitir Boletas en Puntos de Venta Sucursales, etc.
Los botones de cualquier Barra de Herramientas de un software Softland estarn activos cuando sean desplegados a todo color;
mientras que estarn desactivados cuando se presenten en color gris.
Dado lo prctico que resulta su utilizacin, a continuacin describimos una a una estas Barras y los botones que forman parte de
ellas:

B.1 1 Barra de Herramientas

Esta Barra aparece en la parte superior de la pantalla, cargada un tanto a su derecha.


Los botones que en ella aparecen permiten realizar aplicaciones variadas, las cuales son descritas a continuacin:

Llave:

Se activa solamente cuando se ha seleccionado una empresa.


Esta herramienta puede ser utilizada de dos formas, una directamente haciendo clic sobre la parte donde aparece
la llave y otra sobre la flecha que indica hacia abajo. Bajo estos dos casos podr:
1.
2.

Realizar la Definicin de Usuarios.


Presentar las opciones que permiten administrar la Seguridad de acceso al sistema.

Cualquiera sea el caso, las operaciones a realizar corresponden a aquellas que se describen en detalle en el
proceso de Seguridad, por lo tanto para conocer su aplicacin le solicitamos referirse al captulo "2.
Administracin de Seguridad".

B-2

Calculadora:

Activa la calculadora de Windows, de tal forma que puedan llevarse a cabo operaciones matemticas. Para salir
pulsar Alt + F4.

Informacin del Sistema:

Presenta una ventana con antecedentes que hacen referencia al sistema que est en uso y al ambiente de trabajo
del computador (modelo de CPU, modo de operacin, memoria disponible, etc.). Adems, a travs del botn
"Info. Sistema", podr obtener informacin acerca de los archivos que lo conforman y que le ser requerida en
caso de solicitar soporte acerca de su sistema.
Para salir se usa el botn OK.

Ayuda:

Despliega la ayuda en lnea. Se podr seleccionar este botn cada vez que se desee obtener informacin
inmediata acerca de un proceso, sin tener que recurrir al manual que est impreso en papel.

Conexin WEB:

Permite al usuario conectarse directamente con la pgina WEB de Softland, siempre y cuando disponga del
acceso a Internet.

B.2 2 Barra de Herramientas

Se presenta al costado derecho de la pantalla y se activa cada vez que el proceso que est en ejecucin, requiere del ingreso o
impresin de datos.
La aplicacin de estos botones es la siguiente:

APENDICE B

B-3

Imprimir:

Esta herramienta permite emitir informacin, ya sea al disco, pantalla o impresora.


Al hacer clic sobre la imagen de la impresora que aparece dentro de este botn, el sistema asume una impresin
directa al papel; mientras que al elegir la flecha indica hacia abajo que aparece a la derecha de este mismo botn,
se podr optar por la emisin del informe a la Pantalla, el Disco o la Impresora.
Al elegir la opcin Imprimir a Pantalla, el informe se visualiza en el monitor, tal como se muestra en la (Figura
1).
Figura 1

Cualquier informe de la lnea Softland que sea emitido a travs de esta opcin, ser desplegado de esta misma
forma, incluyendo los botones que en ella aparezcan. En este caso se ha tomado como ejemplo el "Informe de
Notas de Venta Pendientes", que se obtiene a travs de Cotizaciones y Notas de Venta.
Los botones que aparecen en esta ventana son:

Se activan slo caso que el informe vaya mas all de una pgina. Estos botones permiten visualizar
en pantalla la primera (flecha izquierda) o ltima (flecha derecha) hoja del informe, segn la
direccin de aquel que se seleccione.

Avanzan (flecha derecha) o retroceden (flecha izquierda) pgina a pgina, a travs del informe.

Cierra el informe, regresando a la pantalla anterior.


Ampla o disminuye el tamao del informe que se est visualizando en pantalla. Tiene tres
tamaos: grande, mediano y pequeo.

B-4

Emite en papel el informe desplegado en pantalla. Al seleccionar este botn, se presenta una
ventana donde se debe indicar: el rango de impresin y el N de copias a emitir.
Permite exportar la informacin presentada en pantalla a un archivo de disco, en el formato
deseado. Al seleccionarlo se presenta una ventana donde habr que sealar el formato bajo el cual
ser almacenado (Word, HTML, Excel, Crystal Report, etc.) y luego elegir el botn OK, para que
el proceso sea realizado.
En caso de grabar archivos en formato Word, stos aparecen sin los ttulos, ya que quedan
definidos como encabezados.
Al elegir la opcin Imprimir a Impresora, se despliega la ventana donde se ingresan los parmetros de impresin
(Figura 2).
Figura 2

Los parmetros aqu sealados son los mismos que se indican al emitir cualquier informe en ambiente Windows:
Antecedentes de la impresora, Intervalo de impresin y N de copias.
Es importante tener en cuenta que para todos aquellos informes que son emitidos en papel carro ancho, se
deben modificar las propiedades del papel, utilizando el formato "PERSONAL", con tamao 850 de Ancho y
1300 de Largo (con la unidad 0,01 pulgadas), y con orientacin Horizontal.
Al seleccionar la opcin Imprimir a Disco, se presenta la pantalla de "Seleccin de Archivos a Exportar",
donde habr que indicar el nombre del archivo, el formato, el drive y directorio, donde deber quedar almacenado
(Ver Figura 3).
Figura 3

Indicada la informacin, el archivo queda almacenado, pudiendo recuperarlo desde otros sistemas.

APENDICE B

B-5

Correo Electrnico:

Esta herramienta permite la conexin con Microsoft Outlook

Excel:

Levanta Microsoft Excel, permitiendo visualizar dentro de una planilla el informe a emitir.

Agrega:

Esta herramienta permite agregar registros de datos, en todos aquellos procedimientos que mantienen
informacin. Por ejemplo: "Fichas" en Proveedores y Tesorera, "Ingreso de Comprobantes" en Contabilidad y
Presupuestos, "Facturacin en Lnea" en Inventario y Facturacin.
Cualquiera sea el proceso y el sistema bajo el cual se est ejecutando, se presentar una ventana con los campos
en blanco y a la espera del ingreso de la informacin que conformar el registro. Tal como se muestra en la
siguiente Figura:

Para finalizar el ingreso y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( ), con lo cual
la informacin queda registrada en el sistema, mientras el cursor permanece a la espera de otro registro.
Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir,
Cancelar o Volver.

Modifica:

Esta herramienta permite modificar registros de datos.


Para llevar a cabo este proceso, se selecciona aqul registro que va ser modificado y luego se elige este botn. A
continuacin se presenta el registro con los campos de datos, para que se efecten los cambios requeridos.
Para finalizar la modificacin y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( ), con lo
cual el cambio queda registrado en el sistema
Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir,
Cancelar o Volver.

B-6

Elimina:
Esta herramienta permite eliminar un registro de datos.
Para ello se selecciona aqul que se va a eliminar y luego se elige este botn. A continuacin, y en algunos
casos, se presenta un recuadro precedido por la palabra Elimina y los recuadros con los antecedentes del
registro a eliminar, debiendo confirmar a travs del botn OK la eliminacin, o bien confirmar SI o NO (S/N) se
desea eliminar la informacin, lo cual depender del proceso y del sistema Softland que est en uso.

Guardar/Grabar:
Cuando este botn aparece activo, significa que permite almacenar la informacin ingresada en un registro, ya
sea nueva o modificada.

Salir:
Este botn permite salir de un proceso, as como tambin desde el sistema que est en ejecucin.

B.3 3 Barra de Herramientas


Se presenta al lado superior izquierdo de la pantalla. A travs de ella podr acceder a los siguientes botones:

Abrir Empresa:
Permite Abrir y Seleccionar una empresa o rea de trabajo determinada. Una empresa podr ser elegida
solamente si ha sido creada previamente en el sistema. Este botn cumple la misma funcin que la opcin
Seleccionar del men Empresa, descrito en el Captulo 1 de este manual. Ver la siguiente Figura:

APENDICE B

B-7

Nueva Empresa:
Permite la iniciacin o creacin de una empresa. A travs de este proceso se ingresan y graban todos los
antecedentes de la institucin (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y adems se crean los archivos internos
donde quedar almacenada informacin necesaria para llevar a cabo los procesos asociados al sistema Softland
en que se est trabajando.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Definicin Datos Empresa del men Bases, descrito en el
Captulo 3 de este manual. Ver la siguiente Figura:

B.4 4 Barra de Herramientas


La cuarta Barra de Herramientas aparece slo en algunos sistemas Softland, y es propia de cada uno de ellos, es decir que dispone
de botones orientados a procesos especficos por cada sistema, aunque en algunos casos hay botones que son comunes.
El objetivo de esta Barra es permitir un acceso rpido a determinados procesos, ya que basta con hacer un clic sobre el botn
deseado y el proceso es activado inmediatamente.
A continuacin presentamos las distintas Barras de Herramientas, de los sistemas Softland:

Contabilidad y Presupuestos

Auxiliares:

Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Auxiliares que aparece en el men Digitacin,
cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso
de Auxiliares.

B-8

Comprobantes:

Accede directamente la ventana de Comprobantes Contables, permitiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Comprobantes que aparece en el men
Digitacin, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el
Captulo Ingreso de Comprobantes.

Consulta de Resultados:
Accede la ventana del Informe de Balance Clasificado y Estado de Resultado.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Clasificado y Estado de Resultado que aparece en el men
Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual Contabilidad y Presupuestos en el Captulo
Clasificado y Estado de Resultado.

Equivalencias:

Accede la ventana de Monedas, permitiendo el ingreso de registros.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Monedas y Equivalencias que aparece en el men Digitacin
Tablas, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo
Monedas y Equivalencias.

Balance Tributario:

Accede la ventana del Balance Tributario, permitiendo la emisin del informe respectivo.
Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Balance Tributario que aparece en el men Informes, cuya
aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Balance
Tributario.

Libro Mayor:
Accede la ventana del Libro Mayor, permitiendo la emisin de dicho Libro.
Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Libro Mayor, Caja que aparece en el men Informes, cuya
aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Libro
Mayor, Caja.

Libro Diario:

Accede la ventana del Libro Diario, permitiendo la emisin de dicho Libro.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Libro Diario que aparece en el men Informes, cuya aplicacin
se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso de
Comprobantes.

APENDICE B

B-9

Inventario y Facturacin

Ficha del Producto


Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Bodega, la cual se describe
en el Captulo Producto del manual de Inventario y Facturacin.

Consulta de Stock:

Accede directamente la ventana Consulta por Stock de producto.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin por Stock que aparece en el men Consultas, la cual se
describe en el Captulo por Stock del manual de Inventario y Facturacin.

Guas de Entrada:
Accede la ventana de Gua de Entrada, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Entrada que aparece en el men Bodega, la cual se
describe en el Captulo Guas de Entrada del manual de Inventario y Facturacin.

Guas de Salida:
Accede la ventana Gua de Salida, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Salida que aparece en el men Bodega, la cual se
describe en el Captulo Guas de Salida del manual de Inventario y Facturacin.

Factura en Lnea:
Accede la ventana facturacin en lnea, pudiendo llevar a cabo la generacin directa de facturas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Factura en Lnea que aparece en el men Ventas, la cual se
describe en el Captulo Facturas en Lnea del manual de Inventario y Facturacin.

Facturacin por Lotes:


Accede la ventana Asistente de Facturacin, permitiendo facturar por Lotes todas aquellas Guas de Despacho
pendientes de ser facturadas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Facturacin por Lotes que aparece en el men Ventas, la
cual se describe en el Captulo Facturacin por Lotes del manual de Inventario y Facturacin.

B-10

Ficha de Auxiliares:

Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs del cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas, descrita en el
Captulo Auxiliares del manual de Inventario y Facturacin.

Cotizaciones y Notas de Venta

Ficha del Producto:


Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe
en el Captulo Producto del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Cotizaciones:
Despliega la ventana de ingreso de Cotizaciones.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Cotizaciones que aparece en el men Cotizaciones, la cual
se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Nota de Venta:
Despliega la ventana de ingreso de Notas de Ventas. Cumple la misma funcin que la opcin Nota de Venta que
aparece en el men Notas de Ventas, la cual se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el
manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Consulta Stock:
Accede directamente la ventana Consulta de Stock
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Stock que aparece en el men Consultas, la cual se describe
en el Captulo Stock del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Formulario 2:
Botn no implementado en esta versin.

Formulario 3:
Botn no implementado en esta versin.

APENDICE B

B-11

Estado de Cuenta Clientes:


Despliega directamente la ventana del Estado de Cuenta de Clientes.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Estado de Cuenta de Clientes que aparece en el Men de
Consultas, la cual se describe en el Captulo Estado de Cuenta de Clientes del manual de Cotizaciones y
Notas de Venta.

Clientes:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Clientes y otros,
descrita en el Captulo Clientes del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Recursos Humanos

Fichas

Permite el acceso al proceso Fichas, con todas sus opciones.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Fichas que aparece en el men Ficha, descrita en el Captulo
Personal del manual de Recursos Humanos.

Ingreso por Ficha

Acciona el acceso al proceso Ingreso por Ficha con todas sus opciones.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso por Ficha que aparece en el men Valores Mes,
descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Ingreso de Prstamos

Permite el acceso al proceso Ingreso de Prstamos, con todas sus opciones.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Prstamos que aparece en el men Ingreso de
Prstamos, descrita en el Captulo Cuentas Corrientes del manual de Recursos Humanos.

B-12

Clculo de Remuneraciones

Permite el acceso al proceso de Clculo de Remuneraciones, con todas sus opciones.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Clculo de Remuneraciones que aparece en el men
Remuneraciones, descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Emisin de Formulario de Pago

Permite el acceso al proceso Emisin Formulario de Pago, con todas sus opciones.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Formulario de Pago que aparece en el men Pagos,
descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Emisin de Boletas de Honorarios


Permite el acceso al proceso Emisin de Boletas de Honorarios.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin de Boletas de Honorarios que aparece en el men
Boletas de Honorarios, descrita en el Captulo Remuneraciones, permitiendo la generacin de Boletas de
Honorarios, las cuales pueden ser solicitadas para el Global de la empresa, en forma Masiva o bien para un
empleado en particular.

Emisin de Cheques

Permite el acceso al proceso Emisin de Cheques, con todas sus opciones.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin de Cheques que aparece en el men Pagos, descrita
en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Cumpleaos...

Permite conocer los Cumpleaos del personal por Da, Semana o Mes vigente.
Usted podr enviar un mensaje de saludo a quien o quienes estn de cumpleaos. El mensaje se define a travs
del botn Definicin Mensaje y luego al hacer clic dentro de la celda de Nuevo e-Mail, podr despacharlo.
Adems usted cuenta con la opcin de enviar un correo informativo en forma grupal, por ejemplo, informando
los cumpleaos del mes a todo el personal de la empresa, a un rea determinada, etc., a travs del botn e-mail
Global.

Puntos de Venta Sucursales

Boleta:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Boletas.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Boletas que aparece en el men Ventas, descrita en el
Captulo Emisin Boletas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

APENDICE B

B-13

Factura:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Facturas.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Facturas que aparece en el men Ventas, descrita en el
Captulo Emisin Facturas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Vale de Venta:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Vales de Venta.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Vale de Venta que aparece en el men Ventas, descrita
en el Captulo Emisin Vales de Ventas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Clientes:
Permite el acceso a la ficha de Auxiliares.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Bases Tablas, descrita en el
Captulo Auxiliares del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Apertura y Cierre de Caja:


Permite el acceso al proceso de Apertura y Cierre de Caja.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Apertura y Cierre de Caja que aparece en el men Cajas, descrita
en el Captulo Apertura y Cierre de Caja del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Administracin de Impresin:
Permite el acceso al proceso de Administracin de Impresin.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Administracin de Impresin que aparece en el men Procesos,
descrita en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Ordenes de Compras

Ordenes de Compra:
Permite el acceso al proceso de Ordenes de Compras.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ordenes de Compras que aparece bajo el men que lleva este
mismo nombre y se describe en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Ordenes de Compras.

Proveedores:
Permite el acceso a la ficha de Auxiliares.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Auxiliares y Otros,
descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Ordenes de Compras.

B-14

Productos:
Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe en el
Captulo Producto del manual de Ordenes de Compra.

Aprobacin/Desaprobacin Manual:
Botn no implementado en esta versin.

Activo Fijo

Ficha de Activo:
Permite la generacin de Fichas de Activos de la empresa, lo que le permitir llevar un exhaustivo control acerca de
las ubicaciones y traslados de los activos.

Consulta de Activo Fijo:


Permite consultar los activos registrados en el sistema, en base a su estado (Vigente, de baja o ambos).

Planificacin de Mantenciones por Activo Fijo:


Permite planificar un tipo de mantencin a un activo fijo especfico o a un conjunto de ellos.

Planificacin por Tipo de Mantencin:


Permite planificar un tipo de mantencin a un activo fijo especfico o a un conjunto de ellos, donde deber
seleccionar uno de los tipos de mantencin ingresados en la opcin de ingreso de tipo de mantenciones.

Mantenciones Realizadas por Activo:


Permite ingresar las mantenciones realizadas a un Activo Fijo.

APENDICE C

C-1

Apndice C. Administrador Base de Datos SQL


Antes de crear la empresa en su sistema Softland, usted tendr que crear una base de datos SQL, conforme a lo siguiente:
Los pasos 1, 2 y 3 deben realizarse en el servidor de datos en forma exclusiva.
1.-

Crear la base de datos en el servidor SQL con una capacidad de al menos 100 MB, 70 MB para los datos y 30 MB para el log
de transacciones.

2.-

Crear un login y un usuario Softland que acceda a la base de datos, con el cual se podr realizar toda la creacin de tablas,
triggers, ndices, etc.
Este usuario de base de datos debe tener todos los privilegios para crear tablas y modificar sus contenidos.
Para que el computador que tenga la aplicacin Windows pueda conectarse a la base de datos, debe seguir los pasos 3 y 4
respectivamente.

3.-

En el computador cliente, que contenga la aplicacin Windows, se debe ejecutar desde el panel de control, el Mantenedor de
ODBC driver y crear el DataSources (DNS) de sistema asociado a la base de datos creada.

4.-

El nombre del DataSource creado en el paso anterior debe ser el mismo de la base de datos. Debe sealarse obligatoriamente
el nombre de la base de datos que accesar ste DataSource.
Con esto se est en condiciones de poder conectar la aplicacin Windows con la base de datos a travs de OBDC Drivers.

Si usted no tiene conocimientos acerca de SQL, le recomendamos contactarse con nuestra Area de
Consultora y consultar por el curso de Administrador de los Sistemas Softland en SQL Server.
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Ejecutivos Comerciales al: 3889000

APENDICE D. TABLAS

D-1

Apndice D. Tablas
Objetivo
Describir claramente la forma en que operan las Tablas de datos manejadas por los sistemas de la lnea Softland ERP.
La Tablas de datos son aquellas que permiten el ingreso de antecedentes que se usan frecuentemente en los distintos procesos de
un sistema Softland ERP. Por ejemplo: Centros de Costo, Categoras de Auxiliares, Condicin de Venta, Cargos, Pas, Ciudad,
Comuna, etc.
Los datos ingresados a travs de estas Tablas, se podrn acceder en cualquier momento en forma rpida y eficiente, desde cualquier
proceso que los requiera y cada vez que sea necesario, sin tener que memorizarlos o digitarlos nuevamente.
Varias de las Tablas de datos son compartidas por los sistemas Softland ERP, de ah que cualquier modificacin que sea efectuada
en alguna de ellas, se ver reflejada tambin en los otros sistemas que la comparten.

D-2

Centros de Costo
Objetivo
Permitir el ingreso e impresin de los Centros de Costo o Departamentos en que se divide internamente la empresa.
Los Centros de Costo son utilizados, por ejemplo, para obtener la gestin de Resultados, imputando ingresos y egresos en
Contabilidad y Presupuestos, as como movimientos de consumo de Productos en Inventario y Facturacin.
Los Centros de Costo operan bajo una estructura de niveles, la cual debe haber sido definida previamente, dentro de la opcin
Bases Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos. De lo contrario esta
opcin aparecer desactivada en el men de Tablas.

Operatoria
Al seleccionar la tabla de Centros de Costo, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado
informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los
existentes.
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los
procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando Centros de Costo a la Tabla


Estando dentro de la opcin de Centros de Costo, habr que seleccionar el botn Agregar (
antecedentes. Figura N 1

) para iniciar el ingreso de los

Figura N 1

En ella tendr que indicar:


Cdigo:

Corresponde al Cdigo con el cual se identificar el Centro de Costo.


Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo depender de lo indicado en la opcin Bases
Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos.

Descripcin:

Representa al nombre o descripcin del Centro de Costo propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres
alfanumricos.

Nivel:

Es proporcionado por el sistema, en segn lo establecido en la opcin Bases Parmetros.

APENDICE D. TABLAS

D-3

Finalmente, deber indicar el Estado del Centro de Costo, pudiendo ser Activo o Inactivo.
Al clasificar un centro de costo como "Inactivo", ste no podr ser utilizado en los diferentes procesos de ingreso de datos que lo
piden, a menos que el usuario tenga permiso para activarlo.
Sin embargo, los procesos que utilizan plantillas que definen Centro de Costo como por ejemplo: Captura, Contabilizacin
Automtica, Informes y Consultas no estn sujetos a esta validacin.
Ingresada la informacin, seleccione el botn Grabar, tras lo cual el nuevo Centro de Costo pasa a formar parte de la base de datos
del sistema.
En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Centro de Costo.
Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego
seleccionar el botn Buscar (

).

Para elegir un Centro de Costo deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro
seleccionado4.

Modificando un Centro de Costo


Solo podr modificar la Descripcin y Estado (slo si cuenta con los permisos correspondientes) de un Centro de Costo. Para ello,
digite o seleccione desde la lista que se presentan al optar por el botn de bsqueda, el Centro de Costo que desea modificar y
luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos
para que efecte la modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn
Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando Centros de Costo


Digite o seleccione desde la lista que se presentan al optar por el botn de bsqueda, el Centro de Costo que desea eliminar, para
esto seleccione el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De
Aceptar, el Centro de Costo es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como estaba.

Imprimiendo Centros de Costo


Estando en la pantalla principal del proceso, podr efectuar la Impresin de todos los Centros de Costo que registra el sistema.
Para llevar a cabo este proceso, seleccione desde la 2 Barra de Herramientas el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para
que se lleve a cabo la impresin (Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2
Barra de Herramientas).
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

D-4

Informe de Centros de Costo


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Centros de Costo
Cdigo

Descripcin

Estado

001

Administracin

ACTIVO

002

Ventas

ACTIVO

003

Desarrollo

ACTIVO

004

Investigacin

ACTIVO

005

Anlisis

ACTIVO

006

Control de Calidad

ACTIVO

007

Produccin

ACTIVO

008

Marketing

ACTIVO

009

Recursos Humanos

ACTIVO

10

Publicidad

ACTIVO

11

Revisin

ACTIVO

012

Gerencia

ACTIVO

013

Cierre de Periodo

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-5

Vendedores
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de los Vendedores, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas, as como
registrarlos en las ventas para posteriores anlisis estadsticos de gestin.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin o Nombre del Vendedor.
El Cdigo del Vendedor tiene un largo mximo de 4 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los
campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido mediante esta opcin:

Informe de Vendedores
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Vendedores
Cdigo

Descripcin

0001
0002
0003
0004
0005

Jos Paredes
Yasmn Gatica M.
Pedro Cruz C.
Lilian Muoz S.
Carmen Solis S.

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

D-6

Giros
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Giros (Ejemplo: Comercial, Exportaciones, Construccin, etc.), que sern asignados a los
Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin.


El Cdigo del Giro tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos
son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Giros
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Giros
Cdigo

Descripcin

001
002
003
004
005
006

Industrial
Comercializadora
Computacin
Distribuidora
Panificadora
Restaurant

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-7

Cargos
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Cargos (Ejemplo: Gerente de adquisiciones, Jefe de Produccin, Secretaria, etc.) que sern
asignados a los contactos de los Auxiliares, en sus respectivas fichas, y a los empleados en Recursos Humanos.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin.


El Cdigo del Cargo tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los campos
son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Cargos
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Cargos
Cdigo

Descripcin

001
002
003
004
005
006
007
008

Programador
Analista Sistemas
Digitador
Aux. Contabilidad
Cobrador
Cajero
Gerente General
Gerente Contralor

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

D-8

Cobradores
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Cobradores, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin.


El Cdigo del Cobrador tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los
campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Cobradores

EMPRESA DEMO SOFTLAND


7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Cobradores
Cdigo

Descripcin

001
002
003
004

Ren Arenas C.
Luis Andrade
Cecilia Vallejos R.
Pedro Torres N.

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-9

Condicin de Venta
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Condiciones de Venta, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin, N de Das de Vencimiento para la cancelacin y el N
de Vencimientos a asignar.
El Cdigo de la Condicin de Venta tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos
casos los campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Condicin de Venta


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Condicin de Venta
Cdigo

Descripcin

001
002
003
004

Contado
Cheque 30 Das
Cheque 30, 60 Das
Crdito

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

D-10

Zonas
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Zonas, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin.


El Cdigo de las Zonas tiene un largo mximo de 2 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los
campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Zonas

EMPRESA DEMO SOFTLAND


7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Zonas
Cdigo

Descripcin

01
02
03

ZONA NORTE
ZONA CENTRAL
ZONA SUR

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-11

Canales
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Canales, (Ejemplo: Mayorista, Minorista, etc.) que sern asignados a los Auxiliares en sus
respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin.


El Cdigo de las canales tiene un largo mximo de 2 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los
campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Canales
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Canales
Cdigo

Descripcin

01
02
03
04

MAYORISTA
MINORISTA
DISTRIBUIDOR
INSTITUCIN

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

D-12

Categoras de Auxiliares
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Categoras de Auxiliares, (ejemplo: Cumplidor, Moroso, etc.) que sern asignados a
los Auxiliares de tipo Cliente en sus respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin.


El Cdigo de las Categoras de Auxiliares tiene un largo mximo de 2 caracteres y la Descripcin de 60. En
ambos casos los campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Categoras de Auxiliares

EMPRESA DEMO SOFTLAND


7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 18/11/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

CATEGORIAS DE AUXILIARES
Cdigo

Descripcin

001
002
003
004

Cumplidor
Moroso
Bloqueado
Inestable

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-13

Pas
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de los Pases, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados
en Recursos Humanos.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin


El Cdigo de los Pases tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los
campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Pases

EMPRESA DEMO SOFTLAND


7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Pases
Cdigo

Descripcin

001
002
003
004

Chile
Argentina
Per
Bolivia

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

D-14

Regin
Objetivo
Permitir el ingreso y mantencin de las Regiones, que sern asignadas a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados del sistema.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar los siguientes campos:
-

Los campos que se ingresan son: Cdigo y Descripcin.


El Cdigo de las Regiones tiene un largo mximo de 4 caracteres numricos y la Descripcin de 40 caracteres
alfanumricos.

Indicados los campos, se activar la 2da Barra de Herramientas donde podr: Agregar nuevas Regiones, Modificar, Eliminar o
Imprimir el listado de ellas.

Modificando una Regin


Slo podr modificar la Descripcin de una Regin. Para ello, seleccione la Regin desde la lista que se presenta al optar por el
y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar en la
botn
ventana los datos para que efecte la modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema.

Eliminando una Regin


Seleccione la Regin desde la lista que se presenta al optar por el botn
que desea eliminar y luego seleccionar el botn
Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. Presione Aceptar, la Regin
es eliminada del sistema, mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.

Imprimiendo una Regin


Estando en la pantalla principal del proceso, podr efectuar la Impresin de todas las Regiones ingresadas al sistema.
Seleccione desde la 2da Barra de Herramientas el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la
impresin.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

APENDICE D. TABLAS

D-15

Informe de Regiones
EMPRESA SOFTLAND DEMO
DEMOSTRACIN
7 DE LINEA 1247
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-8

Fecha:
Pgina:

Regin
Cdigo

Descripcin

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

Primera
Segunda
Tercera
Cuarta
Quinta
Sexta
Sptima
Octava
Novena
Dcima
Undcima
Duodcima
Metropolitana

11/12/2007
1

D-16

Provincia
Objetivo
Permitir el ingreso y mantencin de las Provincias, que sern asignadas a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados del sistema.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-

Los campos que se ingresan son: Cdigo, Descripcin y Regin.


El Cdigo de las Ciudades tiene un largo mximo de 5 caracteres y la Descripcin de 50. En ambos casos los
campos son alfanumricos.
Las Regiones vienen predefinidas en el sistema.

Indicados los campos, se activar la 2 Barra de Herramientas donde podr: Agregar nuevas Provincias, Modificar, Eliminar o
Imprimir el listado de ellas.

Modificando una Provincia


Slo podr modificar la Descripcin y la Regin de una Provincia. Para ello, seleccione la Provincia desde la lista que se presenta
y luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se
al optar por el botn
presentar en la ventana los datos para que efecte la modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema.

Eliminando una Provincia


Seleccione la Provincia desde la lista que se presenta al optar por el botn
que desea eliminar y luego seleccionar el botn
Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. Presione Aceptar, la
Provincia es eliminada del sistema, mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.

Imprimiendo una Provincia


Estando en la pantalla principal del proceso, podr efectuar la Impresin de todas las Provincias ingresadas al sistema.
Seleccione desde la 2da Barra de Herramientas el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la
impresin.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

APENDICE D. TABLAS

D-17

Informe de Provincias

EMPRESA SOFTLAND DEMO


DEMOSTRACIN
7 DE LINEA 1247
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-8

Fecha:
Pgina:

Provincia

Cdigo
011
012
013
021
022
023
031
032
033
041
042
043
044
051
052
053

Descripcin

Regin

Iquique
Arica
Parinacota
Antofagasta
El Loa
Tocopilla
Copiap
Chaaral
Huasco
Elqui
Choapa
Limar
Illapel
Valparaso
Isla de Pascua
Los Andes

Primera
Primera
Primera
Segunda
Segunda
Segunda
Tercera
Tercera
Tercera
Cuarta
Cuarta
Cuarta
Cuarta
Quinta
Quinta
Quinta

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

11/12/2007
1

D-18

Ciudad
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Ciudades, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados en Recursos Humanos.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin y Regin.


El Cdigo de las Ciudades tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 20. En ambos casos los
campos son alfanumricos.
Las Regiones vienen predefinidas en el sistema.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Ciudades
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Ciudades
Cdigo

Descripcin

Regin

001
002
003
004
005
006
007
008
009

Arica
Antofagasta
Iquique
La Serena
Via Del Mar
Santiago
Talca
Concepcin
Osorno

Primera
Segunda
Primera
Cuarta
Quinta
Metropolitana
Sptima
Octava
Dcima

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-19

Comuna
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Comunas, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados en Recursos Humanos.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin y Regin.


El Cdigo de las Comunas tiene un largo mximo de 4 caracteres y la Descripcin de 20. En ambos casos los
campos son alfanumricos.
Las Regiones vienen predefinidas en el sistema.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Comunas
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Comunas
Cdigo

Descripcin

Regin

001
002
003
004
005
006
007
008
009

Las Condes
Santiago
Providencia
Puente Alto
Estacin Central
Vitacura
La Pintana
Independencia
La Granja

Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

D-20

Tipo de Actividades
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de los Tipos de Actividades, asociados a un rea de trabajo.
Importante:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

Operatoria
Al seleccionar la tabla de Tipos de Actividades, lo primero que deber indicar es el rea de Trabajo a considerar, tras lo cual podr
ocurrir que esta tabla se encuentre vaca debido a que an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se
desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar los existentes.
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los
procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando Tipos de Actividades a la Tabla


Estando dentro de la opcin de Tipos de Actividades, tendr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los
antecedentes. Figura N 1
Figura N 1

APENDICE D. TABLAS
-

D-21

Los campos que se ingresan son el Cdigo y Descripcin.


El Cdigo tiene un largo mximo de 5 caracteres y la Descripcin de 40. En ambos casos los campos son
alfanumricos.

Adems, esta pantalla contendr un check el cual puede o no estar seleccionado, en caso de estar seleccionado
indicar que ese tipo de actividad tiene tipos de actividades asociadas.

Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn OK, con lo cual el nuevo Tipo de Actividad
pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2.
Figura N 2

Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la
ventana Agregar y regresa a la lista de Tipos de Actividad, dejando todo tal como estaba.

Modificando un Tipo de Actividad


Solo podr modificar la Descripcin de la actividad. Para ello haga clic sobre aquel que desea cambiar y luego seleccione el botn
Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos para que efecte la
modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn OK, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn
Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando un Tipo de Actividad


Estando en la pantalla con la lista de Actividades, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el
deseado y luego seleccionando el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la
eliminacin.
Sr. Usuario: No podr eliminar las actividades que estn asociada a una Orden de Trabajo

D-22

reas de Trabajo
Objetivo
Permite definir reas de trabajo y asignar a los usuarios que pertenecen a las distintas reas que se definen.

Importante:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

Operatoria
Al seleccionar la tabla de reas de Trabajo, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado
informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar los existentes.

Dentro de esta pantalla deber realizar la seleccin de los integrantes a considerar en el rea de trabajo, se deber hacer clic sobre
el integrante deseado y luego seleccionar el botn Agregar>. Con esto el dato elegido aparece en la lista del lado derecho Usuarios
asignados.
En caso que se desee considerar todos los integrantes, habr que elegir el botn Todos >>.
Para sacar a uno de la lista de seleccionados, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlos a todos se usa el botn
<<Todos.
Finalizada la seleccin, podr registrar la informacin a travs del botn Guardar.

APENDICE D. TABLAS

D-23

Responsables
Objetivo
Permitir el ingreso de las personas responsables de cada rea de trabajo.
Importante:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

Operatoria
Al seleccionar la tabla de Responsables, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado
informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar los existentes.
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los
procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando Responsables a la Tabla


Estando dentro de la opcin de Responsables, tendr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes.
Figura N 1
Figura N 1

D-24

Los campos que se ingresan son:


- Responsable cdigo alfanumrico con un largo mximo 8 caracteres.
- Nombre tiene un largo mximo de 50 caracteres
- E-mail, corresponde a la direccin del correo electrnico
- rea de Negocio, seleccinela desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda
- Cargo, seleccinelo desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda.
- rea de Trabajo, permitir especificar el rea de trabajo al cual pertenece el responsable.
- Ficha, permite asociar una Ficha del sistema de Recursos Humanos al Responsable correspondiente, el sistema
validar que la ficha asignada no est asociada a otro responsable, de lo contrario, lo advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
Importante:
La opcin Ficha estar disponible slo si existe el Sistema de Recursos Humanos versin 4.311.030 SP 005 o
superior.
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn OK, con lo cual el nuevo Responsable pasa a
formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2.
Figura N 2

Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la
ventana Agregar y regresa a la lista de Responsables, dejando todo tal como estaba.

Modificando un Responsable
Solo podr modificar el Nombre, E-mail, rea de Negocio y Cargo. Para ello haga clic sobre aquel que desea cambiar y luego
seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos para
que efecte la modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn OK, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn
Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando un Responsable
Estando en la pantalla con la lista de Actividades, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el
deseado y luego seleccionando el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la
eliminacin.
Sr. Usuario: No podr eliminar los responsables que estn asociado a un rea de Trabajo

APENDICE D. TABLAS

D-25

Clasificaciones
Objetivo
Permite definir las clasificaciones que manejarn las reas de trabajo.
Importante:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.

Operatoria
Al seleccionar la tabla de Clasificaciones, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado
informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar los existentes.
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los
procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando una Clasificacin a la Tabla


Estando dentro de la opcin de Clasificaciones, tendr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes.
Figura N 1
Figura N 1

Los campos que se ingresan son el Cdigo y Descripcin.


El Cdigo tiene un largo mximo de 6 caracteres y la Descripcin de 40. En ambos casos los campos son
alfanumricos.

D-26
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn OK, con lo cual la nueva Clasificacin pasa
a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2.
Figura N 2

Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la
ventana Agregar y regresa a la lista de Clasificaciones, dejando todo tal como estaba.

Modificando una Clasificacin


Solo podr modificar la Descripcin de la Clasificacin. Para ello, haga clic sobre aquel que desea cambiar y luego seleccione el
botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos para que efecte la
modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn OK, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn
Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando una Clasificacin


Estando en la pantalla con la lista de Clasificaciones, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el
deseado y luego seleccionando el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la
eliminacin.

APENDICE D. TABLAS

D-27

reas de Negocios
Objetivo
Permitir el ingreso de las reas de Negocios que maneja la empresa.
Se entiende por rea de Negocio, entidades que si bien cierto estn bajo el mismo RUT, se manejan separadas, ya sea por que
estn en diferente ubicacin fsica (Ej.: Sucursales) o porque se requiere controlar su gestin en forma totalmente aparte (Ej.:
Proyectos).
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin.


El Cdigo de las reas de Negocio tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos
casos los campos son alfanumricos.

A modo de ejemplo, presentamos a continuacin un informe de reas de Negocios obtenido a travs de esta opcin:

Informe de reas de Negocios


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Fecha: 06/09/2000
Pgina:
1

reas de Negocio

Cdigo

Descripcin

001
002

CASA MATRIZ
LOCAL COMERCIAL

Para abandonar del proceso se utiliza el botn Salir.

D-28

Monedas y Equivalencias
Objetivo
Permitir tanto el ingreso de las Monedas que sern manejadas por el sistema, as como sus Equivalencias diarias.
Las equivalencias diarias son sugeridas en diversas transacciones de los sistemas Softland, tales como: los documentos de venta
al momento de efectuar la conversin, en caso que los precios estn en una moneda distinta a la base, as como tambin al ingresar
movimientos en los comprobantes contables o al efectuar la correccin monetaria de las cuentas con atributo de Correccin
Monetaria por Moneda.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presentar la pantalla con la lista de Monedas que se encuentran registradas en el sistema. Ver Figura
N 1
Figura N 1

El sistema trae definida por defecto como primera moneda, la Moneda Base, que corresponde a la moneda nacional y que en este
caso se identifica con el smbolo $.
Tanto el smbolo, como la descripcin y el nmero de decimales de esta moneda, pueden ser modificados.
La Moneda Base no podr ser eliminada.

Agregando Monedas a la Tabla


Una vez dentro de esta opcin, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes. Figura N 2
Figura N 2

APENDICE D. TABLAS

D-29

En ella tendr que indicar:


Corresponde al Cdigo con el cual se identificar la Moneda.
Cdigo:
Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo mximo es de 2 caracteres.
Descripcin:

Representa al nombre o descripcin de la Moneda propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres


alfanumricos.

Smbolo:

Aqu se indica el smbolo con el cual se acompaar e identificar la Moneda en definicin y con el cual
aparecern los montos en los informes, pantallas, etc.

Dec. Inf.:

Corresponde al nmero de decimales que llevar la moneda al momento de emitir informes (mximo 2).

Dec. Venta:

Corresponde al nmero de decimales con se manejarn los precios de venta unitarios de los productos o servicios
(mximo 5).

Moneda Banco Central:


Seleccione desde el listado que se presenta al hacer clic en el botn de bsqueda, el cdigo que maneja el Banco
Central para identificar el tipo de moneda ingresada.
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Guardar, con lo cual la nueva Moneda pasa
a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en la lista presentada en pantalla. Ver Figura N 1.
Si por algn motivo se requiere cancelar o anular el ingreso, podr hacer uso del botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la
ventana Agregar y regresa a la lista de Monedas.
En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar una determinada Moneda. Para ello
tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el
botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones).
Para elegir una Moneda deber hacer clic sobre l, debiendo aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.
Junto a la informacin se encuentran activos los siguientes botones:
Este botn permite actualizar la Unidad de Fomento de acuerdo a lo que registra el Banco Central.
Al seleccionarlo, el sistema verificar el ambiente y solicitar indicar el cdigo ingresado en la
tabla que corresponde a la Unidad de Fomento (UF). Indicado esto, se dar inicio a la actualizacin
de datos desde Softland al Banco Central.
Importante:
El proceso de Actualizacin estar disponible para clientes con contrato de Servicio de
Mantenimiento de Software vigente con Softland; de lo contrario, el sistema no permitir ejecutar
el proceso, indicando por pantalla que debe comunicarse con un ejecutivo de ventas para contratar
el servicio.
El botn Informativo

desplegar el siguiente mensaje:

Si Ud. tiene empresas consolidadas en el sistema de Contabilidad y Presupuestos y defini que la


tabla de monedas y equivalencias debe replicar registros, debe considerar que la descarga masiva
de equivalencias no contempla replicar los datos a las otras base de datos asociadas al Holding. La
opcin de replicacin de registros se define en el men Holding y slo esta disponible para
empresas ERP.

Ingresando Equivalencias
As como el sistema maneja cdigos de las Monedas, tambin permite el ingreso de las equivalencias diarias respecto a la Moneda
Base o Nacional, lo cual se efecta mediante la seleccin del botn
la Figura N 3.

. Al elegirlo se despliega la ventana de

D-30

Figura N 3

En ella se presenta tanto el Cdigo, como la Descripcin de la Moneda en cuestin y el sistema solicita el Ao y el Mes para el
cual se ingresarn los valores equivalentes. Para sealar estos antecedentes se elige el botn de listas desplegables que aparece al
lado derecho de estos campos, debiendo elegir desde all los correspondientes.
Las equivalencias se ingresan en el campo valor que aparece en blanco junto a cada uno de los das del mes, haciendo clic sobre el
correspondiente y digitando el valor.
Cuando las equivalencias han sido ingresadas, se elige el botn Grabar para que queden registradas en el sistema, tras lo cual se
podr optar por continuar ingresando equivalencias en otros perodos o por Salir.

Modificando una Moneda


Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la modificacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la
deseada y luego seleccionando el botn Modificar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, se presenta la ventana
con los datos, donde podr modificar todos los antecedentes desplegados, salvo el cdigo. Ver Figura N 4
Figura N 4

Tambin podr efectuar la modificacin de las Equivalencias, si luego de elegir la Moneda, seleccionar el botn Equivalencias.

APENDICE D. TABLAS

D-31

Eliminando Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la eliminacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la deseada
y luego seleccionando el botn Eliminar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la
eliminacin. Al Aceptar, la Moneda es eliminada; mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.
No se podrn eliminar tipos de Monedas cuando existan cuentas con el atributo de moneda adicional, que utilicen dicha
moneda.

Imprimiendo Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr efectuar la Impresin de todas ellas, de una en particular, de un rango o un
grupo alternado.
Para llevar a cabo este proceso, y segn la informacin a imprimir, existen las siguientes modalidades:
Al no haber elegido ningn registro y seleccionar este botn, el sistema asume la impresin de toda la base de datos
de Monedas.
Al elegir una especfica y luego este botn, en la impresin aparece slo el registro elegido.
Para considerar un rango de ellas, seleccione la primera y al momento de elegir la ltima, presione la tecla Shift y
haga el clic, as todos los registros del rango aparecern como elegidos.
Para considerar registros alternados, tendr que seleccionarlos uno a uno, pulsando la tecla Ctrl, al momento de hacer
clic.
Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin
(Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.)
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs esta opcin:

Informe de Monedas
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACIN

Fecha:10/01/2000

PROVIDENCIA

Pgina:

SANTIAGO
10.100.100-1

Monedas
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo
Descripcin
Smbolo
Decimales
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------01
02
03
04

Peso Chileno
Dlar
Unidad de Fomento
Unidad Tributaria Mensual

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

D-32

Tipos de Horas
Objetivo
Permite ingresar la descripcin y el factor de clculo que aplicar en el costo hora pudiendo determinar el costo total de las horas
invertidas por los recursos. Adems permite dejar un Tipo de Hora por defecto.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella,
o que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes de acuerdo a los
permisos asignados. Ver Figura N 1
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los
procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:
Figura N 1

Agregando Tipos de Horas por rea de Trabajo


Al agregar o modificar Tipos de Horas se desplegar el siguiente formulario, en el cual podr indicar la Descripcin (mximo 30
caracteres) y el Factor a considerar.

APENDICE D. TABLAS

D-33

En el valor del factor el mximo de decimales permitido para el Factor ser 2, y el valor ingresado debe ser mayor que cero.

Importante:
Solo puede existir un tipo de hora por defecto, por lo cual si desea modificarlo por otro tipo de hora, el sistema desplegar el
siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Existe la actividad Descripcin del tipo de Actividad definida como tipo de hora por defecto, desea actualizar est
informacin con este Tipo de Hora.
Ok, cambia el tipo de hora por detecto
Cancel, no graba la informacin y lo deja en edicin para que quite el check

Al eliminar un registro, se deber verificar que el Tipo de Hora no se encuentre asociado. Adems, previo a la eliminacin, se
solicitar confirmacin al usuario, tal como se muestra a continuacin:
Seor Usuario:
Confirma eliminar el Tipo de Hora XXXXXXXXXXXXXXXXX

Imprimiendo Tipos de Hora


Estando en la pantalla principal del proceso, podr efectuar la Impresin de todos los Tipos de Hora ingresados al sistema.
Seleccione desde la 2da Barra de Herramientas el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la
impresin.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe de Tipos de Horas


EMPRESA SOFTLAND DEMO
DEMOSTRACIN
7 DE LINEA 1247
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-8

Fecha:
Pgina:

Tipos de Hora
Descripcin

Factor

Media Jornada

1.25

Horas Extras

2.35

11/04/2011
1