7 Ways To Make Sure Your Disaster Plan Actually

Works

(NOTA: Vea aqu este artculo en Espaol)

In a previous article, I described the top seven mistakes that organisations make
when they develop a Business Continuity Plan (BCP). Here are seven ways to make
sure you do it properly and that your disaster plan actually works when you need
it.
The right approach includes the following elements:

1.

Top management are involved in collaborative Risk Management workshops to

determine their shared views on Risk appetite and Risk evaluation criteria, from which
follows the commitment to BCP from the top.

2.

A superhero team is established, consisting of 4-5 BC Facilitators from across the

business to assist in creating the plan, engaging other staff, and planning and running
training and rehearsals.

3.

Middle management and general staff are engaged in one or more efficient, highly
interactive workshops (tackling Risk, Business Impact Analysis (BIA) and BCP
strategies), so they start developing buy-in for the process and contribute to optimal,
easy-to-maintain documentation, practical work-arounds and realistic continuity
procedures.

4.

BCP documentation is simple to maintain (e.g. by using colour coding and bulletstyle checklists) and based on a top-down holistic approach (e.g. by working with a
small number of core consequence scenarios). It resides on an interactive, common
platform such as the organisations Sharepoint/network/Intranet site (i.e. one that the
broader workforce already uses in their daily life) and has a remotely accessible copy in
case live systems are down.

5.

Staff awareness campaigns focus on training everyone, which also means informing
those who dont have a BCP role that they should not claim recovery provisions such as
laptops, work space and connectivity (and even vacate their existing place of work to
accommodate others who have a more time-critical role).

6.

Disaster rehearsals/simulations are fun and strongly encourage participants to make

mistakes and identify BCP gaps instead of covering them up, only for these gaps to

show up during a real incident. Exercises include audio-visual tools and a range of
practical assignments (including realistic testing of decision-making processes and
notification systems) in order to ensure management and staff develop a true readiness
for incidents.
7.

Key staff (e.g. BC Facilitators) are recognised for their contribution (e.g. during
performance appraisal time) and are provided with highly interactive training
(including practical exercises and the opportunity to learn from other organisations) and
ideally the option to certify their skills in related standards such as ISO22301 and
ISO31000.

The goal is for everyone to be able to sleep soundly at night knowing that, not only
are good plans in place, but also that they are up to date, and that the right
people know what to do should an adverse event occur.

If you want your BCP to work when you need it most, contact us
at www.businessasusual.net.au.
And if youre keen on training, you can also have a look at our upcoming courses
in Business Continuity, Risk, Information Security and Supply Chain Security
Management (incl ISO22301, ISO31000, ISO27001& ISO28000 certification
exams).

NOTA: Vea aqu este artculo en Espaol / See here this article in Spanish.

7 Maneras de Asegurarte de que tu Plan de

Desastre Realmente Funciona

(NOTE: See here this article in English)

En el artculo anterior, les hable acerca de los siete errores en que habitualmente
incurren las organizaciones durante el desarrollo de un Plan de Continuidad de
Negocio (BCP). Hoy les vengo a hablar acerca de siete formas para asegurar el
correcto funcionamiento de un Plan de Desastre.
El enfoque correcto incluye los siguientes elementos

1.

Una directiva que apoye y se involucre en los talleres de gestin de riesgos, para
determinar los puntos de vista compartidos sobre criterios de tendencia de riesgo y
evaluacin de los mismos, ya que de esta prctica deriva un compromiso de BCP
vertical desde la Directiva hacia el resto los niveles de la organizacin.

2.

Establecer un equipo de superhroes, compuesto de 4 o 5 facilitadores de

continuidad provenientes de todas las reas del negocio, para ayudar en la creacin del
plan, con la participacin de otros miembros del personal, y en la planificacin y
ejecucin de trainings y ensayos/ simulacros.

3.

Dedicar uno o ms talleres a la instruccin de los mandos intermedios y personal en

general. Dichos talleres han de ser altamente interactivos (deben abordar riesgos,
anlisis de impacto en el negocio (BIA) y BCP estrategias), para apoyar el proceso y
contribuir de forma ptima a facilitar el mantenimiento de la documentacin, el aporte
de soluciones alternativas ms prcticas y procedimientos de continuidad ms realistas.

4.

Facilitar el mantenimiento de la documentacin del Plan de Continuidad de Negocio

(BCP) (por ejemplo, mediante el uso de listas de control de codificacin de color y de
estilo bala) basndolo en un enfoque holstico de arriba hacia abajo (por ejemplo,
trabajando con un pequeo nmero de escenarios bsicos resultantes). El BCP debe
residir en una plataforma interactiva, comn, tal como / red Intranet de la organizacin
Sharepoint / (es decir, una plataforma que sea utilizada ampliamente por toda la
plantilla de la organizacin en su da a da) y sobre todo tener una copia accesible de
forma remota en caso de cada de sistemas.

5.

Campaas de concienciacin centradas en la formacin de todo el personal, lo que

tambin implica informar a aquellos que no tienen un papel en el BCP sobre el hecho
de no reclamar o intentar recuperar pertenencias como ordenadores porttiles, espacios
de trabajo y conectividad en momentos de crisis, ya que han de saber que incluso
debern ceder sus espacios a otros que tengan un papel ms crtico en el momento.

6.

Los ensayos / simulacros de desastres debern ser divertidos y animar

encarecidamente a los participantes a cometer errores para poder identificar los vacos
del BCP en lugar de encubrirlos, pues slo reapareceran durante un incidente real. Los
ejercicios debern incluir herramientas audiovisuales y una serie de tareas prcticas
(incluidas pruebas realistas de los procesos de toma de decisiones y los sistemas de
notificacin) con el fin de asegurar la gestin y que el personal desarrolle una verdadera
preparacin para casos de incidentes.

7.

Reconocer la contribucin del personal clave (facilitadores BC, etc) en todo

momento (por ejemplo, durante el tiempo de evaluacin de la actuacin),
proporcionarles una formacin altamente interactiva que incluya ejercicios prcticos, la
oportunidad de aprender de otras organizaciones y lo ideal sera la opcin de certificar
sus conocimientos en estndares relacionados como los ISO22301 y ISO31000.

El objetivo es que todo el mundo sea capaz de dormir bien sabiendo que, no slo
cuentan con ptimos planes, sino que estos adems estn al da, y que las
personas adecuadas saben qu hacer si ocurre un evento adverso.

Nosotros quedamos a su disposicin desde www.businessasusual.net.au para

asistirle en su Plan de Continuidad de Negocio y tambin para informarle acerca
de nuestros cursos (ISO22301, ISO31000, ISO27001& ISO28000).

(NOTE: Vea aqu este artculo en Ingls / See here this article in English)

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