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Manual MM SAP

Copyright 2000-2008. Todos los derechos reservados. Valores Corporativos Softtek S.A. de C.V.

DOMINOSAP - Manual MM

ndice
1.
Resumen
2.
Conceptos SAP
2.1. Definiciones
2.2. Mdulos de SAP
3.
Navegacin del sistema
3.1. Entrada al sistema
3.2. Trabajar con el sistema SAP
3.2.1. Men SAP
3.2.2. Barra de Men
3.2.3. Barra de Herramientas
3.2.4. Barra de Aplicaciones
3.2.5. Barra de Estado
4.
MM - Conceptos bsicos
4.1. Estructura organizacional
4.2. Tipos Aprovisionamiento
5.
Datos Maestros SAP
5.1. Gestin de Materiales
5.1.1. Creacin Material
5.2. Gestin de Proveedores
5.2.1. Creacin Proveedor
5.3. Gestin de Registro INFO
5.3.1. Creacin de Registro INFO
6.
Proceso de compras
6.1. Gestin de solicitudes de pedido
6.1.1. Creacin de SOLPED
6.2. Gestin de pedidos (Ordenes de compra)
6.2.1. Creacin de pedido
6.1. Liberacin de pedidos (Ordenes de compra)
6.1.1. Liberacin de pedido
7.
Proceso de recepcin
7.1. Entrada de Mercancias
7.1.1. Entrada de mercancias para pedido.
8.
Recepcin de factura
8.1. Facturacin
8.1.1. Recepcin de factura para un pedido

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1. Resumen
En este curso se dar a conocer los aspectos generales del sistema SAP, luego se
profundiza con una explicacin sobre la navegacin en el sistema, por ultimo enfocarse en
conocer los principales procesos del modulo MM tales como aprovisionamiento, gestin de stock e
inventario y recepcin de facturas.

2. Conceptos SAP
2.1. Definiciones
SAP es un sistema informtico que administra los recursos de las principales empresas
del mundo, brindando una gestin eficiente de los recursos financieros, recursos humanos,
canales de ventas, procesos de logstica, manejo de stock y mucho ms!
La empresa que fabrica al Sistema SAP se llama SAP AG, es una empresa alemana, cuyas siglas
provienen AlemnSysteme, Anwendungen und Produkte, Lo que se traduce al espaol
como: Sistemas, Aplicaciones y Productos.
El Sistema SAP es un Sistema ERP de excelencia, potente, estable y el ms eficaz en su tarea
del mercado, es por ello que las grandes empresas del mundo confan a SAP la gestin de sus
productos y servicios.
A esta clase de Sistemas se los denominan Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) que
significa Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales.
Qu hace el Sistema SAP?
Maneja los procesos de negocios de las empresas que lo usan, gestionado sus recursos
humanos, sus finanzas, el control de sus costos, su logstica, sus materiales y un laaaaargo etc.

2.2. Mdulos de SAP


El sistema SAP est compuesto por mdulos, cada mdulo se encarga de una brindar una
solucin especfica sobre un rea empresarial determinada, por ejemplo el mdulo SAP MM se
encarga del manejo de los materiales de una empresa, mientras que SAP FI del sector Finanzas.
Como lo puede ver en la siguiente figura, los mdulos de SAP se pueden englobar en 4 grandes
grupos segn la clase de solucin que brinden:

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Soluciones SAP de Logstica.


Los Mdulos SAP que aplican son: PM, QM,PP, MM y SD.

Soluciones SAP para el rea Financiera.


Los Mdulos SAP que aplican son: FI, CO y TR.

Soluciones SAP para gestin de Recursos Humanos.


Los Mdulos SAP que aplican son: HR.

Soluciones Multiaplicaciones.
Los Mdulos SAP que aplican son: IS, WF y PS.

Los Mdulos de SAP interactan entre si y comparten informacin. Por ejemplo en SAP
MM se hace un pedido de compra, luego con SAP FI se contabiliza la entrada del stock y
finalmente con SAP SD se distribuye.
Ahora bien, cada empresa al momento de instalar SAP decide que mdulos necesitar,
adquiriendo los que le son tiles para su modelo de negocios.
Por ejemplo una empresa puede adquirir el modulo SAP FI y SAP CO, para que SAP de esta
manera maneje de manera completa sus rea financiera.
Otra empresa puede querer que SAP maneje los procesos de logstica y distribucin, entonces
debera adquirir el mdulo SAP SD.
O bien la empresa puede adquirir la Suite MySAP completa.

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3. Navegacin del sistema


3.1. Entrada al sistema
Como cualquier software que est basado en arquitectura cliente/servidor, SAP
dispone de un programa cliente que se debe instalar en cada uno de los servidores de
presentacin (PCs) para poder realizar la conexin al sistema . Este programa cliente se
llama SAPGUI o SAP Frontend y es la herramienta que nos permite navegar por las
distintas aplicaciones integradas que conforman el sistema de SAP.

Luego de solicitarlo, aparece la pantalla de acceso, en la cual deben completarse los


siguientes campos:

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Mandante o Cliente: Su sistema


Nombre del usuario: Nombre de usuario que lo identifica en el sistema
Clave de acceso: Clave alfanumrica del usuario. Inicialmente es proporcionada
por el administrador, luego debe cambiarla.

3.2. Trabajar con el sistema SAP


3.2.1.

Men SAP

El men desplegable es la herramienta bsica para la navegacin por las


distintas aplicaciones del sistema SAP . En l podremos encontrar todas las
funciones necesarias para un llevar a cabo un control total sobre las
transacciones y programas.

3.2.2. Barra de Men

3.2.3. Barra de Herramientas

Cada uno de los componentes de la Barra de herramientas se explica a


continuacin.
Botones Estndares
Botn de Intro
Haciendo un clic en este botn en la Barra de herramientas o presionando
la tecla INTRO en su teclado, Ud. confirma las entradas realizadas en una
pantalla.

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Campo de comandos

Campo para ingresar comandos, como cdigos de transaccin, letras para la


seleccin directa y otros comandos.
Botn de guardar

Haciendo clic en este botn, Ud. guarda su trabajo. El botn de guardar ejecuta
la misma funcin que Guardar en el men Editar. En diversos mens en
cascada, este botn tambin se utiliza para "contabilizar", por ejemplo,
facturas.
Botn Atrs

Haciendo clic en este botn, Ud. retrocede un nivel de jerarqua de aplicacin.


En caso de que se pierdan datos, aparecer una ventana de consulta en donde
Ud. puede guardar los datos.
Botn de Finalizar

Haciendo clic en este botn, Ud. finaliza con la aplicacin actual. El sistema
regresa al nivel anterior o al nivel principal de SAP.
Botn de Cancelar

Haciendo clic en este botn, Ud. cancela la aplicacin actual. El botn Cancelar
es idntico a la funcin Cancelar en el men Editar.
Botn Imprimir

Haciendo clic en este botn, Ud. puede imprimir los datos que se visualizan
en la pantalla actual.
Botn Buscar

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Haciendo clic en este botn, Ud. puede buscar los datos que necesite en la
pantalla actual. El ingreso de buscar palabra puede realizarse con "*". Como
resultado de bsqueda se indican todos los aciertos de la palabra ingresada.
(Por ejemplo: buscar palabra: ABB, usted ingresar *ABB*; resultado de
bsqueda ABB Tcnica de conmutacin y de mando.
Botn de Continuar bsqueda

Haciendo clic en este botn, Ud. puede comenzar una bsqueda ampliada
de datos que necesite en la pantalla actual.
Botones de desplazamiento

Botones con los que Ud. puede acceder al comienzo o al final, a la pgina
anterior o a la pgina siguiente de una informacin. En el sistema , las teclas
F21 a F24 estn reservadas para estas funciones. En su teclado hay teclas de
desplazamiento especiales, por ejemplo RePg o AvPg .
3.2.4. Barra de Aplicaciones

Con la visualizacin antigua del sapgui se encuentra entre la barra estndar


de herramientas y la parte principal de la pantalla. En ella disponemos de
las opciones bsicas para el control de la aplicacin actual (ejemplos de
aplicaciones: visualizar pedido de compras, creacin de cliente,). En la
nueva visualizacin del sapgui se encuentra entre la barra de ttulos y la
parte principal de la pantalla.
3.2.5. Barra de Estado
En el borde inferior de la pantalla siempre se visualiza una barra de estado. En
esta barra, el usuario puede leer informaciones acerca del estado actual del
sistema, mensajes de error, mensajes de advertencia, hora, mandante, etc

3.2.6. Cdigo de Transaccin


El men del usuario facilita el acceso a las aplicaciones. En el men de usuario,
los usuarios pueden ingresar las aplicaciones que utilizan normalmente.

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Haciendo un clic con el ratn, entran directamente en la aplicacin deseada, sin
tener que pasar por cada uno de los niveles.

Un cdigo de transaccin se compone de cuatro caracteres que Ud.


ingresar en el campo de comandos. Delante de este cdigo de
transaccin se podr colocar /N u /O. La preposicin /N permitir acceder a
la transaccin independientemente del rea en la que Ud. se encuentre. La
preposicin /O crear un modo nuevo para la transaccin deseada.

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4. MM - Conceptos bsicos
4.1. Estructura organizacional

En el sistema SAP, los niveles de organizacin son estructuras que representan la


vista jurdica u organizativa en una empresa

Mandante, sociedad, centro y almacn


El mandante es una unidad dentro de un sistema SAP que es autnoma tanto en el
aspecto legal y organizativo como en lo que se refiere a los datos, con registros maestros
independientes as como un conjunto de tablas independiente. Desde el punto de vista
empresarial, el mandante representa, por ejemplo, un grupo de empresas.
El mandante es el nivel jerrquico alto dentro del sistema SAP. Las especificaciones o los
datos que se realizan y se registran en este nivel se aplican a todas las sociedades y a
todas las dems unidades organizativas. Por lo tanto, slo hace falta indicar una vez las
especificaciones y los datos a nivel de mandante en el sistema. Esto garantiza un status de
datos uniforme.
La autorizacin de acceso se asigna de forma especfica al mandante. Se debe crear un
registro maestro de usuario para cada usuario en el mandante en el que se desea trabajar.
Si el campo Mandante no se ha completado previamente, cada usuario debe especificar
una clave de mandante al entrar en un sistema SAP.
De este modo, el usuario especifica el mandante en el que desea trabajar. Todas las
entradas de usuarios se graban separadas por mandante. El tratamiento y la evaluacin de

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los datos se realiza tambin de forma especfica para el mandante. Un mandante se define
de forma unvoca en el sistema mediante una clave numrica de tres dgitos.
La sociedad es la unidad organizativa ms pequea de las finanzas externas para la que
se puede reproducir un sistema completo y autnomo de contabilidad.
Esto incluye la entrada de todos los eventos que precisen ser contabilizados en las
cuentas y la creacin de un log completo para balances y cuentas de prdidas y
ganancias. Una sociedad representa una entidad contable independiente que realiza su
propio balance, por ejemplo, una empresa dentro de un grupo de empresas (mandante).
Una sociedad se define en el sistema por medio de una clave alfanumrica de cuatro
caracteres que es exclusiva en el mandante.
El centro es una unidad organizativa dentro de Logstica que subdivide una empresa
desde el punto de vista de la produccin, el aprovisionamiento y la planificacin de
necesidades.
Un centro puede representar una variedad de entidades dentro de una empresa como, por
ejemplo:
Instalacin de produccin
Centro de distribucin
Oficina de ventas regional
Sede central de una empresa
Ubicacin de mantenimiento
Un centro se define en el sistema por medio de una clave alfanumrica de cuatro
caracteres que es exclusiva en el mandante.
El almacn es una unidad organizativa que permite diferenciar los stocks de material
dentro de un centro. La gestin de stocks por cantidades se realiza en el nivel de almacn
del centro. El proceso de inventario tambin se realiza en este nivel.
Un almacn se define por medio de una clave alfanumrica de cuatro caracteres que es
exclusiva en el centro.

Niveles de organizacin de Gestin de stocks

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Grupo de compras y organizacin de compras


Un grupo de compras es una clave para un encargado de compras o un grupo de
encargados de compras responsables de determinadas actividades de compra.
Internamente, el grupo de compras es responsable del aprovisionamiento de un material o
una clase de materiales. Externamente, se trata del canal principal para las relaciones
comerciales de una empresa con sus proveedores. El grupo de compras no es equiparable
a otras unidades de la estructura de la empresa.
La organizacin de compras es una unidad organizativa dentro de Logstica que
subdivide la empresa segn las necesidades de compra. Una organizacin de compras
adquiere materiales o servicios, negocia condiciones de compras con los proveedores y
asume la responsabilidad de estas transacciones.
Puede incorporar el departamento de Compras a la estructura de la empresa asignando la
organizacin de compras a una sociedad y a centros. Esto significa que se puede tener en
cuenta si en su empresa el departamento de Compras se organiza de forma centralizada o
descentralizada. Se puede tener una combinacin de estas dos formas de organizacin.
Se pueden asignar varias organizaciones de compras a una sociedad. Sin embargo, una
organizacin de compras determinada slo puede pertenecer a una sociedad. Se puede
decidir no asignar la organizacin de compras a una sociedad (compras multisociedad).
Existe una relacin m:n entre organizaciones de compras y centros. Es decir, se pueden
asignar varios centros a una organizacin de compras, y un centro a varias organizaciones
de compras.

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4.2. Tipos Aprovisionamiento


Proceso de aprovisionamiento externo
El aprovisionamiento externo de materiales se basa en un ciclo de actividades generales.
Ms concretamente, un proceso de aprovisionamiento habitual comprende las etapas
siguientes:

Determinacin de necesidades: un rea de especializacin responsable puede transferir


manualmente una necesidad de materiales al departamento de compras mediante una
solicitud de pedido. Si ha parametrizado una caracterstica de planificacin de necesidades
en el registro maestro de materiales, el sistema SAP crear una solicitud de pedido de
forma automtica.
Determinacin de fuente de aprovisionamiento: como encargado de compras, se le
ayudara durante la determinacin de posibles fuentes de aprovisionamiento.
Puede utilizar la determinacin de fuente de aprovisionamiento para crear peticiones de
oferta y despus registrar las ofertas. Adems, puede hacer referencia a pedidos, pedidos
abiertos y condiciones que ya existen en el sistema.
Seleccin proveedor: el sistema simplifica la seleccin de proveedores comparando los
precios de las distintas ofertas. Enva las comunicaciones de rechazo de forma automtica.
Tratamiento de pedidos: como ocurre con las solicitudes de pedido, puede crear pedidos
manualmente o que el sistema los cree automticamente. Cuando cree pedidos, puede
copiar datos de otros documentos, como por ejemplo solicitudes u ofertas, para reducir la
cantidad de trabajo de registro necesaria. Tambin tiene la opcin de trabajar con contratos
marco.

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Supervisin de pedido: usted puede controlar el status de tratamiento del pedido en el
sistema. Tambin puede comprobar, por ejemplo, si se ha registrado una entrega o una
factura para una posicin de pedido. Puede reclamar entregas pendientes a los
proveedores.
Entrada de mercancas: cuando registre entregas entrantes en el sistema, remtase al
pedido correspondiente. Por lo tanto, la cantidad de trabajo de registro se reducir y podr
verificar si las mercancas y las cantidades entregadas se corresponden con el pedido. El
sistema tambin actualiza el historial del pedido.
Verificacin de facturas: cuando registre facturas, remtase al pedido o a la entrega
anterior para poder verificar los clculos y la precisin general de la factura. La
disponibilidad de los datos del pedido y la entrada de mercancas le permiten remitirse a
las variaciones de cantidad y precio.
Gestin de pagos: el programa de pagos autoriza el pago de las obligaciones del
acreedor. Gestin financiera ejecuta este programa de forma regular.
Adems del proceso de aprovisionamiento "normal" descrito anteriormente, son posibles
muchos otros procesos de aprovisionamiento especial.
A continuacin encontrar una breve introduccin ellos.
Traslados con pedidos de traslado
Con esta clase de aprovisionamiento, la mercanca se aprovisiona y se suministra dentro
de la empresa. El centro que necesita los materiales enva un pedido de compras interno
CO a otro centro que puede suministrrselos. En consecuencia, en este proceso de
traslado no slo participa Gestin de stocks, sino tambin el departamento Compras del
centro receptor.

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El proceso empieza en el centro receptor con la creacin de una orden de traslado en


Compras. A continuacin se introduce una salida de mercancas en el centro emisor con
referencia al pedido de traslado. Al principio se da salida a la cantidad en un stock
especial, el stock en trnsito del centro receptor. El proceso finaliza cuando la salida de
mercancas se contabiliza para el pedido de traslado en el centro receptor. Despus de
esto, la cantidad se traslada de stock en trnsito a stock de almacn en el centro.
Subcontratacin
Mediante este proceso la empresa solicita material a un proveedor externo. A diferencia del
proceso de aprovisionamiento externo normal, la empresa facilita al proveedor algunos o
todos los componentes para la produccin del material (es decir, utiliza la subcontratacin).

El tratamiento presenta las caractersticas siguientes: El producto final se solicita mediante


un pedido de subcontratacin. Este pedido no slo contiene informacin acerca del
material que se debe entregar, sino tambin informacin detallada acerca de los
componentes que deben ponerse a disposicin del subcontratista.
Acto seguido se deben suministrar estos componentes al subcontratista. Este suministro
se reproduce en el sistema mediante un traslado. Los materiales suministrados ya no se
encuentran fsicamente en su empresa, pero siguen siendo gestionados en sus stocks, ya
que le pertenecen. La informacin se visualiza en el tipo de stock especial Stock de
material facilitado al proveedor.
Cuando el subcontratista completa el servicio, entrega el material elaborado o refinado. La
entrada de mercancas se introduce con referencia al pedido (de subcontratacin). Esto
significa que no slo la entrada de productos elaborados se contabiliza correctamente, sino

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tambin el consumo de componentes debido al stock de materiales suministrado al
proveedor. Finalmente, el subcontratista crea una factura por el servicio prestado.
Consignacin de proveedor
Esta forma de consignacin significa que un proveedor le suministra un material que usted
almacena, pero por el que no debe pagar nada. El proveedor sigue siendo el propietario
del material hasta que usted retire parte del almacn de artculos en consignacin. Slo
entonces se genera una obligacin con el proveedor. La liquidacin de estas tomas se
efecta a intervalos acordados, por ejemplo, mensualmente.

Para poder aprovisionar un material de un proveedor para consignacin, deber acordar


un precio por el material. La informacin acerca del precio se guarda en lo que se conoce
como un registro info de consignacin en el sistema. Slo entonces se puede llenar el
almacn de artculos en consignacin de su empresa con este material.
Puede solicitar el material al proveedor mediante un pedido para consignacin. Si se
suministra el material, la entrada de mercancas se contabiliza con referencia al pedido
para consignacin. Con ello finaliza el proceso de aprovisionamiento, ya que el material no
se debe pagar tras el suministro, sino despus de la toma.
El sistema SAP incluye una funcin especial para liquidar obligaciones derivadas de tomas
de stock en consignacin. A raz del proceso de aprovisionamiento se generan un abono y
un mensaje correspondiente para el proveedor.

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5. Datos Maestros SAP


5.1. Gestin de Materiales
5.1.1.

Creacin Material

Ruta

Logstica -> Gestin Materiales -> Maestro de Materiales -> Material -> Crear en general ->
Inmediatamente

Transaccin

MM01

Agregamos:
Campo
Ramo
Tipo Material

Descripcin

1 Comercio
HAWA Mercaderia

Luego Enter
En esta pantalla seleccionamos las sg vistas:

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Luego Enter, ahora ingresamos lo sg:


Campo
Centro
Almacn

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Descripcin

1000
0001

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Luego Enter

En la vista Datos Base 1, Ingresamos lo sg:


Campo
Descripcion del material
Unidad de Medida
Grupo de Articulos

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Descripcin

Envases de metal
UN
0001 Tratamiento de metales

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Luego Enter
Vemos la vista Datos Bsicos 2

Luego Enter
Vemos la vista Compras
Ingresamos el grupo de compras 000

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Vemos la vista DATGralCCe/Almacen1, Luego Enter

Vemos la vista DATGralCCe/Almacen2, Luego Enter

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Vemos la vista de Contabilidad 1.ingresamos
Campo
Categora Valoracion
Control de Precios
Precio Variable

Descripcin

3100
V
1000

Vemos la vista de Contabilidad 2

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Luego Enter y presionamos el botn guardar

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5.2. Gestin de Proveedores
5.2.1.

Creacin Proveedor

Ruta

Logstica -> Gestin de materiales -> Compras -> Datos Maestros Proveedor -> Central ->
Crear

Transaccin

XD01

Campo
Sociedad
Org Compras
Grupo de cuentas

Descripcin

1000
1000
0001

Luego Enter,
En la pantalla Direccin ingresamos
Campo
Nombre
Concepto de Busqueda
Calle
Numero
Codigo Postal
Poblacion
Pais
Region

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Descripcin

Proveedor general
general
Calle azul
123
12334
Mar
PE
06

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Luego Enter, en la pantalla Control dejar en blanco

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Luego Enter, en la pantalla Pagos dejar en blanco

Luego Enter, en la pantalla Persona de Contacto dejar en blanco

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En la pantalla Gestion de cuenta, ingresamos


Campo
Cuenta Asociada
Grupo de Tesorera

Descripcin

160000
A1

En la pantalla Pagos ingresamos Condicion de pago igual a 0009

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Luego Enter, en la pantalla Control dejar en blanco

En la pantalla Compras, ingresamos:


Campo
Moneda de Pedido
Condicin de pago
Verif Fact Base EM

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Descripcin

EUR
0009
X

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Luego Enter, en la pantalla Func Interlocutor dejar en blanco

Procedemos a Guardar

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5.3. Gestin de Registro INFO
5.3.1.

Creacin de Registro INFO

Ruta
Transaccin

ME11

Ingresamos los sg datos:


Campo
Proveedor
Material
Org Compras

Descripcin
9900000052
3224
1000

En la pantalla Datos generales, dejamos todos los campos en blanco

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En la pantalla Datos organizacin Compras


Campo
Plazo Entre Prevr
Ctd Estandar
Precio Neto

Descripcin
5
100
999

Luego Guardamos

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Nos aparece:

6. Proceso de compras

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6.1. Gestin de solicitudes de pedido
6.1.1.

Creacin de SOLPED

Ruta
Transaccin

6.2. Gestin de pedidos (Ordenes de compra)


6.2.1.

Creacin de pedido

Ruta
Transaccin

Liberacin de pedidos (Ordenes de compra)


6.2.2.

Liberacin de pedido

Ruta
Transaccin

7. Proceso de recepcin

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7.1. Entrada de Mercancias


7.1.1.

Entrada de mercancias para pedido.

Ruta
Transaccin

8. Recepcin de factura

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8.1. Facturacin
8.1.1.

Recepcin de factura para un pedido

Ruta
Transaccin

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