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LIBRO INVENTARIO Y BALANCE

El Libro de Inventario y Balances es un resumen de los activos fsicos de la


empresa (mercaderas y activos fijos principalmente), as como de las deudas
pendientes (deudores y acreedores). En las deudas pendientes se deberan
detallar todos los prstamos, tanto a corto como a largo plazo.
Si se fija no es un Libro en el sentido estricto de la palabra, no tiene un formato
definido, ya que son varios documentos de diferentes formatos, puesto que cada
tem a detallar tiene sus peculiaridades. En las Mercaderas es importante la
cantidad y precio unitario; en los Activos Fijos se debera detallar valor inicial, ao
de adquisicin, valor depreciado,; en los crditos y prstamos contrados se
debera poner el plazo, tipo de inters,; y en las deudas por el giro (de clientes,
proveedores y otros) se debe poner el anlisis de cuentas.
EL LIBRO DIARIO
O Libro de cuentas es un libro contable donde se recogen, da a da, los hechos
econmicos de una empresa. La anotacin de un hecho econmico en el Libro
Diario se llama asiento; es decir en l se registran todas las transacciones
realizadas por una empresa.
Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y
contienen entradas de dbito en una o ms cuentas y de crdito en otra(s)
cuenta(s) de tal manera que la suma de los dbitos sea igual a la suma de los
crditos. Se garantiza as que se mantenga la ecuacin de contabilidad. As mismo
pueden existir Documentos Contables que agrupen varios asientos y estos a su
vez sean asignados a diferentes cuentas contables.
LIBRO MAYOR
En contabilidad, el libro mayor es un registro en el que cada pgina se destina
para cada una de las cuentas contables de una empresa. Cada pgina va dividida
y consta de 5 columnas: la primera columna es para la fecha, la segunda es para
el concepto, la tercera es la del DEBE, la cuarta es la del HABER y la ltima
columna es la del saldo. El libro es utilizado para llevar un estricto manejo de los
ingresos y egresos diarios que obtenga la empresa

Se le llama Mayor porque toma el movimiento total de las subcuentas. Por


ejemplo, los distintos proveedores que seran llevados en los libros auxiliares cada
uno por separado, se concentran en una sola CUENTA: PROVEEDORES en el
Mayor y el encabezado de la pgina dir: PROVEEDORES y as por cada una de
las cuentas: CLIENTES, BANCOS sin importar de cuantas subcuentas se
conformen cada una de las CUENTAS. En el Mayor solo se menciona el monto de

la cuenta por un periodo determinado, generalmente un mes. Siguiendo con el


ejemplo de la cuenta PROVEEDORES, en la columna del haber se pondra el
monto total facturado por todos los proveedores en el mes y en la columna del
debe el total de monto pagado a todos los proveedores durante ese mismo
periodo, y la diferencia entre estas dos dar el saldo que queda al final del mes de
cada una de las cuentas, sin detallar cunto se le debe a cada uno de los
PROVEEDORES, que eso estar en los Libros Auxiliares.
BALANCE DE COMPROBACIN
Es un cuadro o documento contable que enlista los movimientos y los saldos de
todas y cada una de las cuentas del Mayor y que se prepara con el objetivo de
comparar o verificar si todos los cargos y abonos de los asientos de Diario han
sido registrados en las cuentas de Mayor respetando la partida doble.
Funciones: Son las siguientes:

2.1
Verificar que los saldos deudores de las cuentas sumen exactamente lo
mismo que los saldos acreedores, de modo que se produzca el balance o
equilibrio.

A= P+ C

2.2 Verificar o comprobar que las sumas de los movimientos de las cuentas en
l Debe sea igual a la suma de los movimientos en el Haber; esto a su vez
comprueba que la suma del Diario sean correctas. Cargos = Abonos

2.3
Resumir o sintetizar el proceso analtico que han tenido las cuentas
en el Diario y en el Mayor. (Ref. Principio de Anlisis y Sntesis)

LIBRO DE CAJAS Y BANCOS


Es un libro obligatorio y principal de foliacin doble. Y tiene por objeto registrar
mensualmente las operaciones que significa movimientos de dinero. En otras
palabras son los registros de ingresos y egresos de la empresa
Porque es importante?
Porque nos permite controlar todo los valores que recibe y entrega la empresa,
llamase dinero en efectivo
ADMINISTRACIN DEL LIBRO CAJAS Y BANCOS
La administracin se ejerce sobre el libro de cajas y bancos que estn supeditada
al buen control del efectivo son activos para cubrir erogaciones previstas o
imprevistas
Qu es el efectivo?
est compuesta por monedas (ya sea de metal o papel) en el cual se puede
realizar pagos o depsitos de cuenta corriente o ahorros
EL LIBRO CAJAS Y BANCOS: SU NATURALEZA Y USO COMO CONTROL DE
EFECTIVO

se considera como un libro integrante de la contabilidad completa significa que es


importante y obligatorio para todo contribuyente generador de rentas de tercera
categora, es el mayor control de los ingresos y egresos del efectivo, tratando de
cumplir con los objetivos:
1.
2.

manejo eficiente
anticipacin a las necesidades de endeudamiento.

REGISTRO DE COMPRAS
El registro de Compras es un libro auxiliar obligatorio de caracterstica tributario de
foliacin doble. El registro se realiza en forma detallada, ordenada y cronolgica
de cada uno de los documentos de compras de bienes y servicios que registre
diariamente. Los documentos que sustentan las operaciones realizadas son las
facturas, las boletas de venta, notas de crdito, notas de dbito, etc.
Aspecto legal
Es obligatorio para todas las empresas o personas individuales que desarrollen
actividades consideradas como rentas de tercera categora y que estn dentro del
alcance del Impuesto General a las Ventas y debe ser legalizado en el primero
folio ante un Notario o Juez de Paz.
Rayado
El rayado que presenta este libro es el siguiente:
a. Fecha de la factura del proveedor.

f. Bienes gravados.

b. Nmero de factura.

g. Servicios gravados.

c. Nmero del RUC del proveedor.

h. Tasa e importe de los descuentos y


bonificaciones.

d. Nombre del proveedor.


e. Artculo comprado.

i. Importe de los bienes y servicios no


gravados.

j. Tasa e importe del Impuesto


Selectivo al Consumo.

k. Tasa e importe del Impuesto


General a las Ventas.
l. Importe total.

Impuesto general a las ventas


El Impuesto General a las Ventas considerado en este libro constituye un Crdito
fiscal el cual se deduce del importe anotado en el registro de ventas. El trmino
crdito fiscal significa el importe del IGV a favor de la empresa por las compras de
bienes y servicios efectuados en un periodo.
Registro de operaciones
Cada uno de los documentos recibidos por la empresa se ir registrando da a da
en orden correlativo y al final del mes debe ser traslado al libro diario previa
verificacin de su consistencia.

REGISTRO DE VENTAS
Es un auxiliar obligatorio de caracterstica tributario de foliacin doble en el cual se
registran en forma detallada, ordenada y cronolgica, cada una de las ventas de
bienes o servicios que realiza la empresa en el desarrollo habitual de sus
operaciones. Los documentos que sustentan las ventas realizadas son las
facturas, boletas de venta, notas de crdito, notas de dbito, etc.
A travs de este libro se obtiene el importe mensual del Impuesto General a las
Ventas el cual es considerado como impuesto retenido al cliente por las ventas
realizadas, a este IGV retenido se le deduce el IGV anotado en el Registro de
Compras.
Aspecto legal
Este libro debe ser legalizado en el primer folio ante un Notario Pblico o Juez de
Paz adquiriendo valor legal.
Rayado
El rayado que adopta este libro se muestra a continuacin debiendo cada empresa
adecuarlo a sus necesidades de informacin.
a) Fecha.
b) Nmero de RUC del cliente.
c) Nmero de la Factura, Boleta de
Venta, Nota de Dbito, Nota de
Crdito.

d) Nombre o Razn Social del


Cliente.
e)
Ventas
Comercio
Exterior:
Moneda, tipo de cambio, importe.
f) Importe de los Bienes y Servicios
grabados.

g) Importe de los descuentos y


bonificaciones.
h) Otros cargos.
i) Importe de los Bienes y Servicios
no gravados.
j) Importe Base imponible del
Impuesto Selectivo al Consumo.

k) Tasa e Importe del Impuesto


Selectivo al Consumo.
l) Tasa e Importe de la base imponible
del IGV.
m) Tasa e importe del Impuesto
General a las ventas.
n) Importe total a cobrar.

Impuesto a las ventas


Actualmente el Impuesto General a las Ventas registra el importe del 18% y se
aplica en cada una de las operaciones que realiza la empresa.
Registro de operaciones
Cada uno de los documentos emitidos por la empresa se ir registrando da a da
en orden correlativo. En el caso de boletas de venta, cuando se emite diariamente
gran cantidad de documentos, se puede hacer un resumen diario de los mismos
anotndose el primer y ltimo nmero emitido.
Cierre del registro de ventas
Al finalizar cada mes deber sumarse cada una de las columnas que registran
importes debiendo cuadrarse cada una de las cifras comprobndose la operacin
con el total registrado, el cierre significa hacer una doble raya por debajo de las
cifras registradas.
PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS
Se denomina planilla de sueldos y salarios al documento que expone informacin
peridica (mensual) en trminos de unidades monetarias relativa al conjunto de
remuneraciones, aportes patronales, descuentos laborales y otros beneficios que
perciben los dependientes de una empresa.
Objetivos
Los objetivos principales de las planillas de sueldos y salarios son:

Contar con informacin referida al importe que paga la empresa por concepto de
sueldos, salarios, aportes patronales y otros beneficios.
Cumplir con disposiciones legales.
Remitir un ejemplar de las planillas de sueldos y salarios mensualmente a las
diferentes entidades donde cotiza la empresa y sus dependientes.

Requisitos
La informacin que debe presentar una planilla de sueldos y salarios es la siguiente:
Nmero de tem
Nombres y apellidos del dependiente
Cargo que desempea
Fecha de nacimiento
Haber bsico
Bonos
Horas extras
Total ganado

Descuentos laborales
Lquido pagable
Firmas
Aportes patronales
Aguinaldo
Indemnizaciones
Primas

BALANCE GENERAL
Balance General, es el documento contable que presenta la Situacin Financiera
de un negocio o empresa en una fecha determinada.
A) El Balance General presenta la situacin financiera de un negocio, porque
muestra clara y detalladamente el valor de cada una de las propiedades y
obligaciones, as como el importe del capital.
Entonces se entiende por situacin financiera de una empresa, a la relacin que
haya entre los bienes y derechos que forman su activo y las deudas y
obligaciones que forman su Pasivo.
Ejemplo:
Supongamos el caso de 2 negocios que tienen los siguientes datos de su Activo y
Pasivo:
Empresa Comercial N 1
BALANCE GENERAL
Activo.................S/. 10,000.
Pasivo .................

2,000.

Empresa Comercial N 2
BALANCE GENERAL
Activo ................S/. 10,000.
Pasivo ................

9,000.

Capital ............. S/.

8,000.

Capital .............. S/.

1,000.

En la Empresa Comercial N 1 la situacin financiera es mucho ms favorable que


en la segunda (Empresa Comercial N 2), ya que en la primera el activo garantiza
ampliamente el importe del Pasivo, o sea que con el Activo se puede liquidar
fcilmente el pasivo. En cambio en la segunda si se tendra que realizar el Activo,
que a veces se hace a menos del costo, para poder liquidar el Pasivo, quizs no
alcanzara totalmente.
B) La situacin financiera de un negocio es de inters conocerla, no slo para el
propietario, sino tambin otras personas y principalmente el Estado necesitan
conocerla por las siguientes razones:
El propietario, tiene inters en conocer la situacin financiera de sus negocios para
saber si los valores que ha invertido han sido bien administrados y si han
producido utilidades satisfactorias.
El Estado; le interesa conocer la situacin financiera del negocio, para poder
determinar el importe que deben alcanzar los impuestos respectivos.
Los acreedores, Banqueros, Proveedores, etc. les interesa conocer la situacin
financiera del negocio, ya que necesita datos precisos para poder conceder
crditos.
2.

Formas de presentacin del Balance General:


El Balance General se puede presentar en dos formas:

1.

En forma de Reporte

2.

En forma de Cuenta

Balance General en forma de Reporte:


Esta forma consiste en anotar clasificadamente el Activo y el Pasivo en una sola
pgina, de tal manera que a la suma del Activo se le pueda restar verticalmente la
suma del Pasivo, para determinar el capital Contable.
El Balance General en forma de Reporte se basa en la frmula:
ACTIVO - PASIVO = CAPITAL
A

(en literales)

A esta frmula se le conoce con el nombre de frmula del capital.

Balance General en forma de Cuenta:


En esta forma se emplean 2 pginas; en la de la izquierda, se anota
clasificadamente el activo, y en la de la derecha, el Pasivo y el Capital Contable.
El Balance General en forma de Cuenta se basa en la frmula:
ACTIVO = PASIVO
A

+ CAPITAL
+

(en literales)

A esta frmula se le conoce con el nombre de frmula del Balance General


ESTADO DE RESULTADOS
El Estado de Ganancias y Prdidas es un documento contable que muestra
detallada y ordenadamente la forma en que se ha obtenido la utilidad o prdida del
periodo.
Al Estado de Ganancias y Prdidas tambin se le considera como un estado
complementario del Balance General, ya que en ste ltimo slo se muestra el
importe de la utilidad o prdida obtenida, estando en el Estado de Ganancias o
Prdidas el detalle de la forma en que se ha obtenido dicho resultado. (Ver
ejemplos resumidos de estos Estados Financieros, a continuacin)
A) Estado de Ganancias y Prdidas: Ejemplo Resumido:
Ventas......................................................................... S/.

14,000.00

Menos:
Costo de mercadera vendida

9,000.00

Utilidad en Ventas (Utilidad Bruta)

5,000.00

Menos:
Gastos de Administracin y Ventas

2,000.00

UTILIDAD DEL PERIODO.....................S/.

3,000.00

B) Balance General: Ejemplo Resumido:


ACTIVO
Caja
2,000.00

PASIVO
S/.

22,500.00

Proveedores

S/.

Bancos
13,500.00

4,500.00

Clientes
15,000.00
Mobiliario

3,500.00
S/.

Acreedores Diversos

3,000.00

Capital

Utilidad

3,000.00

33,500.00

S/.

33,500.00
Notas:1) Los saldos expresados en estos Estados Financieros se han tomado del
Balance de Comprobacin desarrollado en el captulo anterior.
2) Se observa que en el Balance General se presenta slo el importe de
la utilidad, y en el Estado de Ganancias y Prdidas se detalla la forma como se ha
obtenido dicho resultado.
2. Estructura del Estado de Ganancias y Prdidas:
El Estado de Ganancias y Prdidas, que tiene todos sus elementos debidamente
ordenados y clasificados con la finalidad de que se pueda interpretar con mayor
facilidad, tiene una estructura que comprende dos partes principales, las mismas
que a su vez sirven para facilitar su desarrollo. A continuacin detallamos estas
partes.

El estado de cambios en el patrimonio neto


Se trata de un estado completamente nuevo que constituye una de las grandes
novedades en relacin con la informacin a suministrar a travs de las cuentas
anuales.
Se divide en dos partes:
1. Estado de ingresos y gastos reconocidos.
2. Estado total de cambios en el patrimonio neto.
El estado de ingresos y gastos reconocidos recoge los cambios en el patrimonio
neto derivados de las siguientes operaciones.
1. Resultado del ejercicio de la cuenta de Prdidas y ganancias.

2. Los ingresos y gastos imputados directamente en el patrimonio neto de


acuerdo con las normas de registro y valoracin contenidas en el PGC,
entre los que podemos citar los siguientes:

o Ingresos y gastos de activos financieros disponibles para la venta.


o Ingresos y gastos por pasivos a valor razonable con cambios en el
patrimonio neto.
o Otros ingresos y gastos imputados directamente al patrimonio neto
tales como deterioro o reversiones del deterioro de determinadas
participaciones y valores representativos de deuda de empresas del
grupo o asociadas.
o Ingresos y gastos por coberturas de flujos de efectivo.
o Ingresos y gastos por cobertura de inversin neta en el extranjero.
o Diferencias de conversin.
o Ingresos por subvenciones de capital.
o Ingresos y gastos derivados del efecto impositivo imputados
directamente al patrimonio neto.

3. Transferencias a la cuenta de Prdidas y ganancias, segn lo dispuesto en


el texto del PGC. En este apartado se deben incluir los ingresos y gastos
que han sido imputados directamente al patrimonio neto, y que
posteriormente han sido traspasados a la cuenta de Prdidas y ganancias,
entre los que cabe citar los siguientes:

o Transferencias de ingresos y gastos de activos financieros


disponibles para la venta.
o Transferencias de ingresos y gastos por pasivos a valor razonable
con cambios en el patrimonio neto.
o Transferencias de ingresos y gastos por coberturas de flujos de
efectivo.

o Transferencias de ingresos y gastos por cobertura de inversin neta


en el extranjero.
o Transferencias de diferencias de conversin.
o Transferencias de subvenciones de capital.
o Transferencias de ingresos y gastos derivados del efecto impositivo.
EL FLUJO DE EFECTIVO
Tambin llamado flujo de caja, o cash flow en ingls, es la variacin de entrada y
salida de efectivo en un periodo determinado.
En otras palabras se puede decir que el flujo de caja es la acumulacin
de activos lquidos en un tiempo determinado. Por tanto, sirve como un indicador
de la liquidez de la empresa, es decir de su capacidad de generar efectivo.
Segn el Plan General Contable, el flujo de caja se analiza mediante el llamado
Estado del Flujo de Caja. Provee informacin sobre los ingresos y salidas de
efectivo en un cierto espacio de tiempo.
Conocer el flujo de caja de una empresa ayuda a los inversionistas,
administradores y acreedores entre otros:

Evaluar la capacidad de la empresa de generar flujos de efectivo positivos.

Evaluar la capacidad de la empresa de cumplir con obligaciones adquiridas.

Facilitar la determinacin de necesidades de financiacin.

Facilitar la gestin interna del control presupuestario del efectivo de la


empresa.

Flujo de efectivo de las actividades de financiacin


Se trata de los cobros procedentes de la adquisicin por terceros de ttulos o
valores emitidos por la empresa. Tambin se asocia a la compra de recursos
concedidos por entidades financieras o terceros, en forma de prstamos u otros
instrumentos de financiacin.
Dentro del flujo de efectivo por actividades de financiacin se encuentran los
pagos realizados por amortizacin o devolucin de las cantidades aportadas por
ellos. Dentro de este grupo tambin se encuentran los pagos a favor de los
accionistas de dividendos.
Flujo de efectivo de las actividades de inversin
Se refiere a los pagos cuyo origen es la adquisicin de activos no corrientes, otros
activos no incluidos en el efectivo y otros activos lquidos equivalentes.
Es decir, aquellos como los inmovilizados intangibles, materiales, inversiones
inmobiliarias o inversiones financieras. Comprende adems los cobros
procedentes de su amortizacin al vencimiento.