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BYAKKO, C.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


DE CONTROL INTERNO TRIBUTARIO DE
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DE CONTROL INTERNO TRIBUTARIO DE LAS
VENTAS DE LA EMPRESA BYAKKO, C.A

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NDICE DEL MANUAL


pp.
INTRODUCCIN .
OBJETIVOS DEL MANUAL
GENERAL
OBJETIVOS DE CONTROL ADMINISTRATIVOS U OPERATIVOS
OBJETIVOS CONTABLES O FINANCIEROS .
BASAMENTO LEGAL .
POLTICAS
RESPONSABILIDADES ..
DOCUMENTOS .
NORMATIVA GENERAL
REGISTRO DE VENTAS .
CLCULO O DETERMINACIN DEL IVA .
DECLARACIN ISLR..
DEFINICIN DE TERMINOS .
ANEXOS
ANEXO A .
ANEXO B .

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INTRODUCCIN
El sistema de ventas comprende la estructura, las polticas, el plan de
organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos de la empresa dirigidos a
asegurar la maximizacin de los ingresos. Es innecesario resaltar la influencia que
las ventas tienen en la cuenta de resultados de la empresa BYAKKO, C.A., por tanto
indicar solamente que la importancia de una buena implantacin del Modelo es
fundamental para conseguir los objetivos econmicos de la empresa.
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Desde la perspectiva del Modelo no se entra en cuestiones tales como estrategias


o polticas de ventas, sino que se limita a estudiar la implantacin adecuada del
sistema administrativo ms eficaz para la consecucin de la informacin requerida
por la empresa para la toma de decisiones, estableciendo igualmente los controles
necesarios para asegurarse de que las operaciones se llevan a cabo de acuerdo con los
planes diseados.

OBJETIVOS DEL MANUAL


GENERAL
El objetivo principal del presente manual, es el de presentar un conjunto ordenado
y sistemtico de normas y procedimientos, con la finalidad de dotar a la empresa
BYAKKO, C.A de un instrumento que indique la forma de hacer las actividades y
facilite en un momento determinado la verificacin de los pasos correctos a seguir
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para el cumplimiento de las funciones en el registro y contabilizacin de las ventas


as como garantizar la continuidad de los procedimientos an cuando sucedan
cambios.
OBJETIVOS DE CONTROL ADMINISTRATIVOS U OPERATIVOS
-

Asegurar que se cumplen los procedimientos establecidos.

Maximizacin de las ventas, asegurar que se cumplen todas polticas


establecidas al objeto de conseguir el mayor volumen de ventas (servicios) y
con los mejores mrgenes.

Control de las ocupaciones previstas, asegurar que el sistema de ventas


cumple con los requisitos establecidos, maximizando los servicios sin entrar
en problemas de sobreventa.

Control de los servicios diarios, asegurar que los servicios sean facturadas y
en los precios correctos.

OBJETIVOS CONTABLES O FINANCIEROS


-

Procedimientos.- Asegurar que los procedimientos contables estn operando


de forma efectiva.

Registro de operaciones.- Asegurar que todas las operaciones estn


debidamente registradas en documentos contables, libros auxiliares, pases a
diario, entre otros. y por los valores correctos.

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Imputacin de las cuentas.- Asegurar igualmente que los cargos y abonos


contables se imputan en las cuentas correctas.

Autorizaciones.- Los descuentos, gratuidades, etc. han de ser realizados por


personas debidamente autorizadas y en la medida correcta.

Fuentes fiables.- Los asientos en las cuentas de mayor han de realizarse sobre
la base de fuentes fiables, sujetas a controles rutinarios y peridicos y de
acuerdo con los criterios establecidos por la Gerencia.

BASAMENTO LEGAL
-

CONSTITUCIN NACIONAL DE LA REPBLICA BOLIVARIANA DE


VENEZUELA. Publicada en Gaceta Oficial del jueves 30 de diciembre de
1999, N 36.860
La carta magna de la Repblica Bolivariana de Venezuela establece en su

compendio de lineamientos, ciertas normas que aplican a cualquier tipo de industria,


que pretenda ejercer labores dentro del territorio nacional.
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CDIGO DE COMERCIO. Gaceta N 475 Extraordinaria del 21 de


diciembre de 1955.
Este cdigo determina quienes son las personas o entes que realizan actos de

comercio, y regula las funciones de stos a travs de su compendio de reglas.


-

CDIGO CIVIL. Gaceta N 2.990 Extraordinaria del 26 de Julio de 1982.


El Cdigo Civil establece los parmetros a los cuales estn sujetos, tanto las

personas naturales como jurdicas dentro del pas. Dentro de sus normas se
encuentran generalidades que afectan de forma directa el normal desenvolvimiento de
las industrias de servicios.

LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA. Gaceta Oficial N 38.628 de


fecha 16 de febrero de 2007.
Esta Ley considera que los enriquecimientos anuales, netos y disponibles

obtenidos, en dinero o en especie, por ciertas personas naturales, y toda persona


jurdica, son base de impuesto y se encuentran sometidos bajo el rgimen impositivo
de la misma.
-

LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (I.V.A.). Gaceta oficial N


38.263 de fecha 2 de septiembre de 2005.
Este impuesto grava la venta de bienes muebles, la prestacin de servicios y la

importacin de bienes, y debe ser pagado por todas aquellas persona, naturales o
jurdicas, que realicen actividades que sean consideradas hechos imponibles por esta
Ley.

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NORMAS DE LOS PGC 07


La norma 14. Ingresos por ventas y prestacin de servicios da unos criterios
generales de valoracin comunes a los ingresos por ventas y prestacin de servicios, y
luego unos especficos de reconocimiento de unos y otros, estableciendo una serie de
condiciones que deben cumplirse en su totalidad y de forma obligatoria para poder
efectuar su contabilizacin.
La norma 9. Instrumentos financieros da unos criterios especficos en relacin
con los crditos comerciales, sobre su valoracin inicial, valoracin posterior y
deterioro de valor.
En las NIC, es la 18 Ingresos Ordinarios, la encargada de establecer la
normativa sobre las ventas de bienes y servicios.

POLTICAS
Polticas para la Facturacin
- La persona encargada de la facturacin debe llevar las facturas en orden
cronolgico.
- Las facturas deben hacerse al culminar el mes.
- Las facturas deben ser revisadas por el Departamento de Administracin antes de
ser entregadas al Departamento de Cobranzas.
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Polticas para los Ingresos


- Los ingresos deben contabilizarse en el perodo que se hayan realizado.

RESPONSABILIDADES QUE INCIDEN EN EL REGISTRO DE LAS


VENTAS
Departamento Administrativo
-

Programar los pagos a proveedores

Verificar los saldos de las cuentas bancarias de la Administracin.

Revisar solicitudes de materiales y servicios para su trmite administrativo.

Llevar el control de la expedicin de los cheques.

Participar en la elaboracin de los informes financieros de ingresos y egresos.

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Tramitar los recursos para las comisiones de trabajo.

Formalizar las rdenes de compra

Participar en la elaboracin del anteproyecto del presupuesto.

Revisar los sistemas de control administrativo.

Departamento de Contabilidad
-

Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos contables


de la empresa.

Formular estados financieros.

Investigar y dar solucin a los problemas referentes a la falta de informacin para


el registro contable.

Preparar y ordenar la informacin financiera y estadstica para la toma de


decisiones de las autoridades superiores.

Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operacin de la empresa e


informar peridicamente al Presidente.

Departamento de Ventas

- Revisin de la informacin de facturacin que se produce diariamente.


- Consolidacin quincenal y mensual de la informacin de facturacin de todos los
clientes.
- Elaboracin de los oficios de entrega de informes y de la informacin que sea
solicitada al departamento de ventas.

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- Elaboracin de todas las circulares informativas para los organismos pblicos


relacionados con la facturacin.
- Induccin al personal que ingresa por primera vez a la empresa relacionado con las
ventas.
- Recepcin y archivo de toda la correspondencia enviada y recibida.
- Y todas las dems que se asignen con relacin al departamento de ventas

DOCUMENTOS
Son documentos que constituyen las evidencias necesarias para la realizacin de
las operaciones financieras, los cuales a su vez sirven de soporte para registrar los
diferentes asientos contables.
Comprobante de Retencin: Es una planilla con un formato predeterminado por el
SENIAT, donde se indica las facturas a las cuales se les va a retener el 75% del IVA,
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en la misma se indica lo siguiente: nmero de factura, fecha de la factura, razn


social, RIF, monto neto, impuesto, total, 75% de retencin, monto a pagar.
Facturas: Es un documento que detalla los bienes o servicios vendidos o prestados
por una parte a otra con indicacin de cantidades y precios.
Depsitos Bancarios: Son planillas emitidas por el banco donde se deja constancia
de los cheques y efectivo depositado por la empresa a su respectiva cuenta.

NORMATIVA GENERAL
Entre las caractersticas primordiales que debe contener toda transaccin se
encuentran:
- Todas las transacciones realizadas por la empresa deben estar sustentadas por la
documentacin respectiva, stas comprenden el aval de las actividades financieras
que se originan en la empresa.
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- Estos documentos deben estar diseados de tal forma que cumplan adecuadamente
con las necesidades de informacin del sistema contable. De igual manera, dentro del
sistema debe existir la variedad de formas que permita mostrar toda la informacin
del movimiento operacional de la organizacin, evitando no omitir procedimientos
por falta de stos.
REVISIN DE LA EVIDENCIA: Esta no es ms que un documento probatorio de
la transaccin, puede ser una factura, un cheque, un recibo, entre otros.
La informacin contenida en los documentos contables debe abarcar elementos
tales como:
-

Monto y cdigo de la factura.

Fecha de la transaccin.

Equilibrio entre las cuentas que debitan y acreditan.

Secuencia numrica de las formas utilizadas.

Firmas de todas las personas competentes para autorizar la transaccin.

CONTROL: Su propsito es obtener un control u organizacin eficiente de las


transacciones realizadas.
REGISTRO DE LAS VENTAS
El Libro de Ventas, es un auxiliar obligatorio, de foliacin doble, en el cual se
registran todas las operaciones de venta de bienes y servicios realizadas por una
persona natural o jurdica, ya sean ventas gravadas o exoneradas del Impuesto. Este
registro si bien es adaptable a las operaciones de venta que realiza la empresa deber

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cumplir requisitos que se encuentran perfectamente estipulados en el inciso de la Ley,


los cuales son:
1. Fecha de emisin del comprobante de pago.
2. Tipo de documento de acuerdo a la codificacin aprobada por el rgano
competente..
3. Serie del comprobante de pago
4. Nmero correlativo del comprobante de pago
5. Nmero del RIF del cliente, cuando el cliente cuente con uno.
6. Base imponible de la operacin gravada y/o valor.
7. Importe total de las operaciones que estn exoneradas.
8. Otro Impuesto de ser el caso.
9. Importe total del comprobante de pago.
Artculo 76: Los contribuyentes debern registrar cronolgicamente (en el
sistema de facturacin de ser automtico deber permitir llevar esta cronologa en
tiempo y en nmeros de factura y de control) y sin atrasos en el Libro de Ventas, las
operaciones realizadas con otros contribuyentes o no contribuyentes, (es decir con
todo comprados sea cual sea su personadura jurdica) dejando constancia de los
siguientes datos:
a) La fecha y el nmero de la factura, comprobantes y otros documentos equivalentes,
notas de dbito o de crdito y de la gua o declaracin de exportacin.
Este punto se explica por s solo, su hoja de Excel o su libro manual
debe tener una columna llamada Fecha otra llamada Numero de
Factura, una de notas de crdito o de debito, y por ultimo una para
s es Exportacin colocar el numero de gua o manifiesto.

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b) El nombre y apellido del comprador de los bienes o receptor del servicio, cuando
se trate de una persona natural. La denominacin o razn social si se trata de personas
jurdicas, sociedades de hecho o irregulares, comunidades, consorcios y otros entes
econmicos o jurdicos, pblicos o privados.
Otra columna con el nombre o razn social del comprador.
c) Nmero de inscripcin en el Registro de Informacin Fiscal o Registro de
Contribuyentes del comprador de los bienes o receptor del servicio.
Una columna para el RIF
d) El valor total de las ventas, o prestaciones de servicios discriminando las gravadas,
exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto, registrando adems el monto del dbito
fiscal en los casos de operaciones gravadas. En el caso de operaciones gravadas con
distintas

alcuotas,

debern

registrarse

dichas

operaciones

separadamente,

agrupndose por cada alcuota.


Es decir una columna para la base imponible exentas, otra la para las
exoneradas o no sujetas y una ltima para las gravadas.

Importantsimo, si la base es gravada por varias alcuotas, ejemplo 8%,


12% y 10% adicional, estas alcuotas generaran una columna para la
base, una para cada alcuota en % y una para cada monto de IVA en
Bolvares, es decir si hay una alcuota generar, tres columnas, si hay
dos 6 y si hay tres 9 columnas.
Igualmente de manera subliminal seala que todo se debe discriminar
por alcuota, pero adems agrega una recomendacin, colocar una
columna para totalizar lo relacionado a cada alcuota del IVA y otra
para las compras exentas, exoneradas o no sujetas.
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e) El valor FOB del total de las operaciones de exportacin.


Una columna especialmente para el total Free on board de la operacin de
exportacin.
Igualmente la ley para dejar muy en claro el tema de las ventas a no
contribuyentes seala:
RLIVA, Artculo 77: Los contribuyentes debern registrar cronolgicamente y sin
atrasos en el Libro de Ventas, las operaciones realizadas con no contribuyentes,
indicando los siguientes datos:
a)

Fecha y Nmero del primer comprobante emitido en cada da, por las ventas de
bienes prestacin de servicio, correspondiente al talonario utilizado.
Columna con fecha y Numero del comprobante con que se inicie la
facturacin a no contribuyentes.

b)

Nmero del ltimo comprobante emitido en cada da, por las ventas de bienes o
prestacin de servicio, correspondiente al talonario utilizado.
Columna que seale Numero del ltimo comprobante emitido en el da

c)

Monto total de las ventas de bienes y prestacin de servicio gravados de cada da,
por las cuales se han emitido comprobantes o documentos equivalentes.
Columna que seale Total ventas

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d)

Monto del impuesto en las operaciones del numeral anterior.


Columna Total IVA

e)

Monto de las ventas de bienes y prestacin de servicio exentas, exoneradas o no


sujetas del da, por las cuales se han emitido comprobantes o documentos
equivalentes.
Columna para Total Ventas Exentas Total Ventas Exoneradas Total Ventas
no Sujetas
Pargrafo Primero: Cuando se utilicen simultneamente varios talonarios de
comprobantes, debern efectuarse los asientos separadamente, por cada talonario y en
la forma antes sealada.
Es decir, si tiene dos puntos o ms de ventas deber llevar un libro por
cada talonario y mantener la cronologa.
Pargrafo Segundo: El registro de las operaciones contenidas en el reporte global
diario generado por las mquinas fiscales, se reflejarn en el Libro de Ventas del
mismo modo que se establece respecto de los comprobantes que se emiten a no
contribuyentes, indicando adems el nmero de registro de la mquina.
Importantsimo, las ventas de reportes Z tienen el mismo tratamiento
que las de no contribuyentes, adems deber colocar el numero de la
maquina fiscal (que sera una columna mas llamada Numero de
control)
Con respecto al llevado de libros de ventas la misma norma seala que
pueden y deben llevar LIBROS SEPARADOS

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Artculo 78: Los contribuyentes que realicen a la vez ventas de bienes y prestacin
de servicio a contribuyentes y no contribuyentes, por las cuales emitan facturas,
documentos equivalentes o comprobantes generados por mquinas fiscales,
contabilizarn en el Libro de Ventas, en forma separada, ambos tipos de operaciones,
de acuerdo con los requisitos correspondientes a cada documento, especificados en
los artculos 76 y 77 de este Reglamento.

CLCULO O DETERMINACIN DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO


Para determinar el Impuesto al Valor Agregado es preciso elaborar primero el libro
de ventas, a partir de que las facturas son verificadas a ver si cumplen con los
requisitos legales establecidos, para ser deducibles. En el libro de ventas se ordenan
por da y se coloca el nmero de la factura, que debe guardar estrictamente el orden
correlativo y no debe faltar ninguna:
-Se coloca el Nmero de factura
- Nmero de Control (De ser facturas emitidas con Formatos o Formas Libres)
-El nombre del cliente
-El nmero de RIF
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-Monto total
-Monto exento (De tener Ventas exentas)
-Monto de la base
-Monto correspondiente al impuesto.

DECLARACIN
Luego se determina el total de cada columna, para realizar el pase a la planilla
correspondiente.
La declaracin del Impuesto al Valor Agregado debe hacerse los primeros 15 das
hbiles del mes siguiente al perodo declarado (en el caso de los Contribuyentes
Ordinarios y Formales ya que los Contribuyentes Especiales tienen un calendario
establecido por la Administracin Tributaria para realizarla).
Se realiza dicha declaracin de la planilla forma 0030, colocando el monto de las
ventas y el monto del dbito fiscal ( monto del IVA de las facturas de ventas), cuando
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el monto del debito fiscal es mayor que el del crdito fiscal, entonces por diferencia
se obtiene el monto a pagar; cuando es el caso contrario, la diferencia es denominada
excedente de crdito fiscal que es llevada a la planilla del mes siguiente sumada al
monto del crdito fiscal correspondiente a ese mes.
En el clculo del monto a pagar por concepto de IVA, existe otra variante
denominada IVA retenido. El gobierno nacional, dej establecido quines eran los
contribuyentes especiales e institutos encargados de ser agentes de retencin del IVA.
Ellos retienen a las personas que les prestan sus servicios o venden sus mercancas, el
75% del monto del IVA contenido en la factura o el 100% segn sea el caso.
El monto del IVA retenido se coloca en la planilla en la casilla correspondiente y
va a servir para rebajar el impuesto a pagar por concepto de IVA; cuando la cantidad
de IVA retenido es mayor que el impuesto a pagar, el monto excedente queda sumado
para la planilla del mes siguiente, hasta que sea consumido, y si hay retenciones
hechas en ese perodo se suma con el saldo anterior.
DEFINICIN DE TERMINOS
1. TENEDURIA DE LIBROS. Disciplina que se ocupa del registro ordenado y
metdico de las operaciones comerciales en los libros de acuerdo con las
instrucciones del contador.
2. DOCUMENTACION MERCANTIL. Parte de la actividad comercial que agrupa
y clasifica los diferentes documentos comerciales que son necesarios en las
diferentes transacciones. Tambin determina su aspecto legal y marca el punto de
partida para la elaboracin del plan contable.

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3. LEGISLACION. Muchas de las tareas diarias del contador o de su auxiliar se


refieren a la consulta y aplicacin de las leyes vigentes para liquidar los beneficios
sociales de un trabajador, pagar un impuesto a los bienes de la empresa o cumplir
con un mandato que establece el Cdigo de Comercio. Para eso, la legislacin
debe ser estudiada en tres campos especficos: Comercial, laboral y tributario.
4. INFORMATICA. Definida como el procesamiento de la informacin para la
comunicacin', la informtica utiliza la Computacin para cumplir su cometido.
Con Hardware y Software especializados y diseados de acuerdo con las
necesidades de una empresa, la informtica ha permitido la reduccin considerable
de horas-hombre en el departamento contable, a expensas de la papiromana que
ha originado.
5. CALCULO MERCANTIL. Ciencia auxiliar de la contabilidad que contribuye a
la solucin de las diferentes operaciones matemticas que surgen en la
contabilidad. Comprende este aspecto especialmente las cuatro operaciones de
enteros y decimales, tanto por ciento, inters, descuentos, regla de tres simple, etc.
6. ESTADISTICA. Esta ciencia aporta valiosa ayuda a la contabilidad en la
evaluacin grfica de hechos contables, valores y resultados que, estudiados y
comparados, contribuyen a una mejor administracin.
7. ARCHIVO. Ya hemos descrito a la contabilidad como el termmetro del progreso
de una empresa; pues bien, el archivo es nada menos que su MEMORIA. Por lo
tanto, su aporte para alcanzar ese objetivo produce otro factor positivo para el
trabajo empresarial: ORDEN PARA EL TRABAJO.

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ANEXOS
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ANEXO A
FORMATO DEL LIBRO DE VENTAS

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Ventas correspondientes al mes de

de 2016

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LIBRO DE VENTAS A OTROS CONTRIBUYENTES
Identificacin Factura
Da

Factura N

Nombre o razn social


del Comprador

Ventas afectas (Debito Fiscal)


Rif N

Total Ventas

Ventas

Ventas Tasa 0

Incluye IVA

Exentas

Exportacin

IVA retenido

A contribuyentes
Base

por terceros

Impuesto

75%

Totales

Totales

TOTALES

AJUSTES

NOTAS:
(1)

Ventas a contribuyentes especiales que deben actuar como agentes de retencin.

(2)

Ventas a contribuyentes ordinarios que no actan como agentes de retencin.

(3)

Retencin soportada por los comprobantes de retencin correspondientes.

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LAS VENTAS

CDIGO:
FECHA DE EMISIN
REV.: 0

PAG.:25 DE: 28

DEPARTAMENTO DE VENTAS

ANEXOS B
FLUJOSGRAMAS DE PROCESOS DE CONTROL ISLR

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Revisado:
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Aprobado:
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Fecha:

BYAKKO, C.A

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DEPARTAMENTO DE VENTAS

Diagrama de Flujo del Modelo de Control


ASISTENTE
TRIBUTARIO

PREPARACIN DE LOS
DOCUMENTOS DE VENTAS
BYAKKO, C.A.

Seleccin de la Empresa
BYAKKO, C.A.
en el Mdulo del Sistema

Procesar los datos


de la relacin de
ventas

Verifica Relacin

TIENE
TIENE
ERROR
ERROR

Selecciona, filtra y procesa


los Documentos de las
Ventas

CONTADOR

ANALISTA TRIBUTARIO

No

Relacin de
Ventas Aprobada

Si

Relacin con
errores

Firma Relacin de
Ventas

AUTORIZA PROCESO DE
DECLARACIN DE ISLR
BYAKKO, C.A.

Fuente: Las Autoras, (2016)


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DEPARTAMENTO DE VENTAS

Diagrama de Flujo del Modelo de Control (Cont.)


ASISTENTE
TRIBUTARIO

CONTADOR

ANALISTA TRIBUTARIO

A
B
C

Relacin con
errores

Corrige Relacin

Relacin de
Ventas Corregida

INICIA PROCESO DE
DECLARACIN DE ISLR
BYAKKO, C.A.

Forma 30
Impresa

Modifica la fecha del


Mes del
Procedimiento

Revisa Forma
Impresa 30

Llena e Imprime
Planilla 30

Si
TIENE
TIENE
ERRO
ERRO
R
R

No

Fuente: Las Autoras, (2016)


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Diagrama de Flujo del Modelo de Control (Cont.)


ASISTENTE
TRIBUTARIO

CONTADOR

ANALISTA TRIBUTARIO

Aprueba
Forma 30

Corrige
Forma 30

Inicia
procedimiento de
cancelacin
bancaria
Recibe
Recibe Copia
Copia de
de la
la
Declaracin
Declaracin Firmada
Firmada yy
Sellada
Sellada (Banco)
(Banco) del
del
Contador
Contador Externo
Externo yy
Memo
Memo

Archiva
Archiva
Copias
Copias

Recibe
Recibe Declaracin
Declaracin
Firmada
Firmada yy Sellada
Sellada
(Banco)
(Banco) del
del Contador
Contador
Externo
Externo yy Memo
Memo

Resguarda
Resguarda
Comproban
Comproban
tes
tes

Elabora MEMO de
entrega de la
Declaracin
Realizada

Entrega
Entrega Declaracin
Declaracin
Firmada
Firmada yy Sellada
Sellada por
por la
la
Institucin
Institucin Bancaria
Bancaria yy
MEMO
MEMO de
de certificacin
certificacin

Fuente: Las Autoras, (2016)

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