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CLAVES PARA AUMENTAR EL RENDIMIENTO PROFESIONAL

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Retos en supply Chain

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ene.16 Retos en supply Chain

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RETOS EN SUPPLY CHAIN

FEB.16 RETOS EN SUPPLY CHAIN

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¿QUÉ ES LA PRODUCTIVIDAD INIDIVIDUAL? 3

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CLAVES PARA MEJORAR TU PRODUCTIVIDAD LABORAL 5

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PRODUCTIVIDAD PERSONAL. CLAVES PARA AUMENTAR EL RENDIMIENTO PROFESIONAL

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FACTORES QUE INFLUYEN EN LA PRODUCTIVIDAD 4

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EL TIEMPO, ¿GRAN ALIADO O EL PEOR ENEMIGO? 7

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0I. ¿QUÉ ES LA PRODUCTIVIDAD INIDIVIDUAL?

LAS PERSONAS PASAMOS gRAN PARTE DE NUESTRO TIEMPO hACIENDO COSAS. A VECES, DE FORMA INCONSCIENTE y SIN QUE NOS PLANTEEMOS UNA FINALIDAD CONCRETA; OTRAS TANTAS, CON PLENA AUTONOMíA y CONOCIMIENTO DE AQUELLO QUE REALIzAMOS. SALVO EN LAS hORAS DE DESCANSO, NUESTRO DíA A DíA ES UNA ACUMULACIóN DE DISTINTAS TAREAS.

Sin embargo, no todas las veces llevamos a cabo dichas tareas de la misma manera. En algunas ocasio- nes logramos lo que nos hemos propuesto, pero en otras no. Esto es lo que se conoce como grado de eficacia.

Los objetivos que sustentan cualquiera de nuestros actos son los que marcan el grado de eficacia de lo que hacemos. En la medida en que los cumplamos o nos acerquemos a ellos, seremos eficaces; pero si, por el contrario, no conseguimos lo que nos hemos propuesto, nuestros esfuerzos serán necesariamen- te ineficaces.

En el campo empresarial, la productividad es una de las habilidades mejor valoradas. Aunque existen varias definiciones del concepto, una de las más extendidas habla de la relación que guarda con el desem- peño laboral. Es decir, se trata de la capacidad de los trabajadores de conseguir los resultados pro- puestos en cualquier tipo de proyecto, más allá de su naturaleza, duración o las fases que lo componen.

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Al contrario de lo que aún se cree, la productividad no es única; por el contrario, tiene varios grados o

niveles. Esto se explica porque se trata de un concepto atravesado por elementos como el tiempo, la

planificación, las fases de ejecución, la carga laboral, la formación requerida o los recursos disponibles,

entre otros.

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02. FACTORES QUE INFLUyEN EN LA PRODUCTIVIDAD

Algunos modelos organizacionales, especialmente aquellos basados en un enfoque de resultados, van más y definen la productividad como la «cantidad de trabajo útil que ejecuta una persona en un determinado plazo». Si los resultados corresponden con lo fijado en el plan de acción, puede hablarse de un trabajador productivo.

La productividad puede ser baja, media o alta. Si bien los resultados son el indicador más empleado a la hora de medirla, existen otros factores que entran en juego cuando una persona desarrolla una tarea. Estos factores, que pueden ser condicionantes tanto externos como internos, son básicamente los siguientes:

• EL NIVEL DE INTENSIDAD

Todas las tareas no requieren la misma energía. Algunas precisan de una atención máxima y un esfuerzo físico enorme, mientras que otras se pueden desarrollar en ambientes tranquilos y apacibles. Pensad, por ejemplo, en un trabajador que limpia los cristales del edificio más alto de Nueva York. Sin duda, es un trabajo que supone mayor arrojo e intensidad que el que realiza otra persona vendiendo entradas en la taquilla de un cine. Es un factor clave para la productividad.

• CONCENTRACIóN

Del mismo modo, existen tareas que necesitan una alta dosis de concentración, como por ejemplo las que implican el manejo de maquinaria pesada. Pero, más allá de cuál sea la acción que se realice, el nivel de concentración influye de manera decisiva en el resultado de los procesos. Una mayor concen- tración se traduce en un mayor control de las acciones y decisiones que tomamos.

• COMPROMISO CON LA TAREA

Está demostrado que los trabajadores más comprometidos con lo que hacen son los que mejores resultados obtienen. El compromiso nace del vínculo entre la persona y las tareas que ejecuta. Cuando ese vínculo es fuerte, la persona se esforzará por dar lo mejor de sí para beneficio del proyecto. En esto también influyen aspectos como la motivación, los estímulos y el clima laboral.

• FORMACIóN REQUERIDA

Muchos proyectos fracasan porque sus ejecutores no están preparados para asumir las tareas que se les han delegado. Los retos que plantean las situaciones superan a las habilidades y fortalezas de los trabajadores. Antes de medir la productividad de nuestros equipos de trabajo, conviene analizar el grado de cualificación con el que cuentan sus miembros. Si es más bajo del requerido, debe buscarse una fórmula que permita suplir esas carencias.

• PLAzOS DE ENTREgA

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Los tiempos y las fechas de entrega tienen una influencia directa sobre el nivel de productividad. Por

un lado, fijan los límites temporales para la ejecución de una o varias tareas y, en cierta forma, impulsan la acción. Pero, a la vez, pueden ser fuente de presión. Los plazos deben definirse teniendo en cuenta la

naturaleza de cada tarea, la formación de quien la realiza, el clima laboral, los recursos y los eventuales

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condicionantes que puedan surgir en el camino. Sea como sea, siempre tienen que diseñarse con cierto

margen de acción.

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PERSONAL. CLAVES PARA AUMENTAR EL RENDIMIENTO PROFESIONAL 5 • RECURSOS NECESARIOS Si los recursos disponibles son

• RECURSOS NECESARIOS

Si los recursos disponibles son los adecuados, un trabajador no tendrá problemas en el momento de ejecutar sus tareas. Distinto es cuando los recursos son mínimos o insuficientes para la situación, algo disminuye de forma considerable su nivel de productividad y pone en entredicho la calidad del proceso.

• PLANIFICACIóN

Elementos como la formación requerida, los plazos y los recursos deben definirse en la etapa previa de cada proyecto, es decir, en la planificación. Los trabajadores con una mayor planificación suelen alcanzar más pronto sus objetivos; en cambio, los que dejan todo en manos de la improvisación suelen perder el sentido de lo que hacen más tarde o más temprano.

03. CLAVES PARA MEJORAR TU PRODUCTIVIDAD LABORAL

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Pero más allá de estos factores, la productividad es, sobre todo, una consecuencia de la actitud que asume cada persona en su sitio de trabajo. Aun cuando estas variables o condicionantes estuviesen cubiertas, serían necesarios el compromiso y la implicación de quien asume la ejecución de las tareas.

La productividad puede mejorar mediante la introducción de pequeños hábitos en el día a día. Antes que

modificar la jornada o la estructura de una compañía, cualquier trabajador debe revisar sus conductas

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para determinar si está siendo lo suficientemente eficaz. Si no es así, valdría la pena tener en cuenta

algunas claves:

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1. PLANIFICAR EL DíA

Un primer paso consiste en planificar la jornada. ¿Hay algo más desconcertante que empezar el día sin saber por qué hacemos lo que hacemos? Aunque cueste creerlo, le pasa a muchas personas que no llevan agendas ni listas de tareas; se entregan a la improvisación. Cada día es distinto, por lo que es necesario definir las cosas que hacemos y su orden de importancia.

2. ABORDAR PRIMERO LAS TAREAS MáS DIFíCILES

Algunos expertos en Recursos Humanos consideran que la mañana es el mejor momento para realizar las tareas más difíciles. A esta hora, dicen, las personas están más lúcidas y tienen la energía suficiente para encararlas. El resto de cosas pueden realizarse a mediodía o en la tarde.

3. ORDENAR EL SITIO DE TRABAJO

El espacio es importante, sí, pero también lo es la manera en que cada persona hace uso de ese espacio. Está demostrado que los trabajadores más productivos son los que se desenvuelven en sitios ordenados y agradables a la vista. Por el contrario, la desorganización es una clara fuga de tiempo. Las personas que no dominan su espacio realizan un doble esfuerzo al volver una y otra vez sobre una misma función. Organizarse es la clave para operar bien.

misma función. Organizarse es la clave para operar bien. 4. hACER PAUSAS Sin embargo, eso no

4. hACER PAUSAS

Sin embargo, eso no significa que las personas deban estar sujetas al desempeño y el rendimiento. Para ser realmente productivo, no es necesario permanecer ocho horas en un mismo sitio de trabajo. Las pausas bien dosificadas también son necesarias. El asunto no radica tanto en el tiempo que se pasa dedicado a una labor específica; importa más la manera en que se emplea ese tiempo. A este concepto se le llama «tiempo útil».

5. DELEgAR, SIEMPRE QUE PUEDAS

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Los directivos o jefes de equipos se enfrentan a menudo al reto de aumentar su productividad. Tener

a cargo un gran volumen de tareas y personas puede acabar jugando en su contra. Para que eso no

suceda, la mejor solución es delegar las tareas que no puedan asumir por sí mismos. Delegar es una

forma de ser eficaz sin dejar de estar presente en la monitorización y el seguimiento de proyectos.

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6. DIVIDIR EL TRABAJO EN TAREAS PEQUEñAS

Los proyectos o tareas demasiado complejos no pueden abordarse de un solo tirón. Conviene dividir- los en fases o etapas que puedan monitorizarse. A la vez, es preciso establecer una lista en la que se prioricen las tareas en función de su impacto, urgencia, beneficios o plazos de entrega.

7. UNA SOLA COSA A LA VEz

Tal vez en este punto sea preciso citar aquel conocido refrán: «Más vale pájaro en mano que ciento volando». ¡Cuánta razón! Las personas son más productivas cuando centran su atención en una sola tarea y se emplean a fondo en ella. Hay que evitar la multitarea. Realizar varias cosas al mismo tiempo implica no sólo un esfuerzo adicional, sino que también disminuye la calidad de lo que hacemos. Apar- te, es una clara muestra de la falta de planificación.

04. EL TIEMPO, ¿gRAN ALIADO O EL PEOR ENEMIgO?

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ActuAlmente, lA luchA contrA el tiempo es cAsi unA constAnte en el terreno comerciAl y empresAriAl. todo fluye A unA velocidAd extremA: lA informAción, lAs tendenciAs, los dAtos, los negocios y lAs dinámicAs que se imponen en cAdA sector. lo que hoy tiene vigenciA probAblemente mAñAnA no lA tendrá.

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Esta coyuntura ha provocado que el tiempo se convierta en un elemento indispensable de nuestra cultura. Casi todo gira en torno a él. Día a día, miles de personas tratan de sacar el máximo provecho a sus jornadas laborales o a las diferentes actividades que realizan, aunque no siempre los resultados son los esperados.

4.1 ESTRATEgIAS PARA OPTIMIzAR EL TIEMPO

De todos los elementos que intervienen en el concepto de productividad individual, sin duda el más importante es el tiempo, el cual actúa como un gran marco de todo aquello que hacemos a diario. Es el que determina los plazos y los límites temporales; es la gran referencia que tenemos para saber si los esfuerzos empleados en una actividad son los que corresponden con la situación.

El tiempo de una tarea no puede entenderse sin su relación con otros elementos como los recursos disponibles, la formación de sus responsables, la naturaleza de las tareas y, por supuesto, los objetivos que se tracen al inicio.

Estos elementos determinan los plazos y la duración de los proyectos. Cada actividad tiene un tiempo y unos ciclos de evolución propios, los cuales, por lo general, se hacen patentes sólo durante su ejecución.

Pero la lucha contra el tiempo es sobre todo individual. Nuestros hábitos y conductas determinan, a veces sin darnos cuenta, la eficacia de nuestras jornadas profesionales o laborales. Cuando los resulta- dos no son los esperados, son precisamente estos hábitos los que debemos modificar. ¿Cómo hacerlo? Repasemos algunos consejos que pueden ayudarnos para aprovechar mejor el tiempo:

• CUIDA CADA PARCELA DE TU VIDA

Todos pertenecemos a diversos entornos. El trabajo, la casa, el ocio, el desarrollo personal, la salud y la pareja son aspectos que merecen su debida atención. Por supuesto, algunos de ellos tienen mayor peso en nuestras vidas. Si sabes separarlos y dedicar a cada uno el tiempo que requieren, habrás ganado mucho.

• IDENTIFICA TUS PUNTOS FUERTES

Nadie mejor que tú para saber cuáles son tus habilidades y talentos más significativos. La productividad individual también nace del hecho de conocerse a sí mismo y actuar en consecuencia. ¿O es que acaso aspiras a triunfar en aquello que no eres bueno?

• ANTICíPATE A LOS hEChOS

La gestión del tiempo empieza desde el momento en que concebimos una actividad. Si lo hacemos acer- tadamente, podemos incluso anticiparnos a lo que puede suceder durante el proceso. Si no, tendremos que detenernos en aquello que no habíamos previsto, con lo cual habremos caído en una mala gestión de los plazos.

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• PLANTA CARA A LOS LADRONES DE TIEMPO

La falta de previsión no es el único enemigo de una buena gestión. Los denominados «ladrones de tiempo» están al acecho: interrupciones, improvisación, labores simultáneas, procrastinación, pesimis- mo, desorden y escasa delegación, son algunos de los más importantes. No debes sucumbir a su influjo; plántales cara aplicando soluciones para cada uno.

• NO POSTERgUES; hAzLO AhORA

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Las tareas que se postergan son un arma de doble filo. Por un lado, se acumulan una tras otra; por el

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otro, pierden el grado de continuidad que les correspondía durante los procesos. Si puedes hacer algo ahora, hazlo sin pensarlo; de lo contrario, déjalo para más adelante. Al abrir tantos frentes, es probable que nunca los cierres.

• NO RENUNCIAS A LO QUE hAS EMPEzADO.

Antes de iniciar algo, asegúrate de que quieres acabarlo. No hay nada peor que un trabajo a medias. Quizá la clave esté en elementos como la disciplina, la continuidad, la atención y la dedicación. Recuerda que la eficiencia consiste en alcanzar los objetivos que te has trazado al inicio, lo cual requiere emplear- se hasta el final.

4.2 DOS REgLAS SOBRE EL USO DEL TIEMPO:

Para tratar de optimizar el tiempo de nuestras jornadas laborales, existen numerosas herramientas. Dos de las más conocidas en la actualidad son las reglas sobre el uso del tiempo, las cuales podemos describir de la siguiente manera:

A. REgLA DE LOS 2 MINUTOS

El teórico David Allen, en su libro Get Things Done (Terminar las cosas), aporta algunos consejos prác- ticos para optimizar cualquier labor a la que nos dediquemos. Uno de ellos es la ley de los 2 minutos, cuyo postulado central puede resumirse así: «Si puedes hacer una cosas en 2 minutos, hazla ahora; de lo contrario, apúntala en tu lista de tareas pendientes». Aplicada de esta forma, su objetivo es centrar la atención en tareas cortas para evitar que éstas, a su vez, interfieran en otras que requieran más tiempo.

De hecho, esta regla es especialmente útil en entornos donde proliferan las interrupciones. Si un trabaja- dor la tiene clara, difícilmente abandonará algo que esté haciendo por dedicarse a otra cosa. La premisa es sencilla: ya habrá tiempo para hacer aquello que no puedes hacer ahora; sigue en lo tuyo.

B. REgLA DEL 80/20

Fue ideada por el sociólogo italiano Vilfredo Pareto. Aunque en principio tuvo una aplicación en el ámbito económico, luego se trasladó a varias escenarios, incluido el empresarial y laboral. Según esta regla, el 20% del tiempo empleado produce el 80% de los resultados, mientras que el 80% del tiempo sólo pro- duce el 20% de los resultados. Por supuesto, los porcentajes no son exactamente los mismos en cada caso, pero sí que representan muy bien los retos de eficiencia y productividad de algunas actividades.

Pareto afirma que debemos centrarnos en ese 20% de las tareas que producen el 80% de los resultados. Es decir, es una clara invitación a jerarquizar aquello que hacemos a diario. Por ejemplo, en una lista de diez tareas, dos de ellas tienen la misma importancia que las ocho restantes, con lo cual los esfuerzos deben ser orientados hacia aquéllas.

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BARCELONA c/ ArAgó 55 - 08015

/ c/ tArrAgonA 110 - 08015

MADRID c/JoAquín costA 41 - 28002

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