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Autora: Marisol Carvajal Camperos

DRH-11-01274-01

DISEO DE PUESTOS DE TRABAJO: QUIN


OCUPA QU?
Los desafos derivados del entorno actual constituyen el eje de la orientacin moderna del
profesional que trabaja en la gestin del talento humano. Para que estos profesionales puedan
actuar de manera proactiva necesitan informacin sobre el talento humano y las necesidades de
la organizacin. La actividad de la direccin de personas se basa en la informacin disponible
respecto a los puestos de trabajo. Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la
productividad de una organizacin. Si estn bien diseados, la organizacin progresa hacia el
logro de los objetivos, de otra manera la productividad se ve afectada tanto a nivel
organizacional como personal, y el logro de los objetivos es mucho ms difcil.

Conceptos bsicos
La compaa Hacienda la Tinaja, con sede en la ciudad de San Luis
Potos-Mxico, ha incrementado sus ventas considerablemente en
aos recientes. Como es evidente que la organizacin ha alcanzado
un punto de importancia crtica en su proceso de crecimiento, la
gerencia general ha determinado la conveniencia de proceder con un
proyecto piloto de rediseo de puestos de trabajo.
Una vez puesto en prctica, la productividad de la empresa se
increment, los costes se redujeron, mejor la calidad de los servicios
y aument notablemente el nivel de satisfaccin entre los empleados.
Adems se consigui reducir el tiempo de procesamiento de las
facturas pendientes, aun cuando el aumento en ventas ha llevado a
que aumenten el nmero de ellas.
Hay un notable fruto del rediseo de puestos: los empleados han
manifestado que ahora comprenden mejor no slo las funciones que
cada uno de ellos debe llevar a cabo, sino tambin las funciones y
responsabilidades de otras personas. Cuando el gerente le pidi a un
empleado del departamento de contabilidad que hiciera sus
comentarios sobre las nuevas medidas, la respuesta fue lacnica
pero significativa: racionalizacin.

El organigrama es la
representacin grfica de
la estructura organizativa
de una empresa o de
cualquier otro tipo de
organizacin

Para comenzar con el tema central de esta lectura comencemos por


analizar algunos conceptos bsicos:
El organigrama es la representacin grfica de la estructura
organizativa de una empresa o de cualquier otro tipo de
organizacin. En l se reflejan los niveles y reas de que consta la
empresa, as como las relaciones jerrquicas y funcionales entre
ellas. Se representa a partir de una figuras geomtricas, enlazadas
entre si a travs de una serie de lneas. Cada figura constituye un
rea de la empresa.
Para que un organigrama sea de utilidad debe:
Ajustarse a la realidad que representa.
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Prohibida la reproduccin total o parcial del documento y su distribucin por cualquier medio impreso o electrnico sin la autorizacin escrita de Clase Ejecutiva.

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Ser claro, preciso y comprensible.


Estar actualizado a la realidad de la empresa.
Para que el organigrama de la empresa cumpla su funcin debemos
realizar la planificacin del talento humano la cual debe contener
todas medidas basadas en el estudio de antecedentes del personal
de la empresa y de los programas y previsiones futuras de sta, que
tienden a determinar: las necesidades de personal, su coste, el plazo
en que se va a necesitar los recursos.
Para que una planificacin del talento humano sea eficaz, la
direccin de personas deber ser capaz de determinar qu cantidad
de personas se necesitan en la organizacin, deber definir las
funciones de los nuevos cargos y actualizar los existentes. Evaluar la
efectividad y el potencial del personal actual y realizar un estudio de
la plantilla de personal con referencia a formacin, absentismo y
rotacin, entre otras.

Planificacin del talento humano


La planificacin del talento humano es el proceso que utiliza una
empresa para asegurarse de que tiene el nmero apropiado y el tipo
adecuado de personas para obtener un nivel determinado de bienes o
de servicios en el futuro.
Todas las empresas deben planificar las necesidades presentes y
futuras de su talento humano, y aquellas que no lo hagan corrern el
riesgo de tener una plantilla de personal sobredimensionada que los
llevar a tener mayores costes y a tener que recurrir a despidos; si
por el contrario tiene menos mano de obra de la que necesita puede
correr el riesgo de perder participacin en el mercado por no poder
entregar la produccin en tiempo y forma, y puede ver perjudicada la
calidad de su producto o servicio.

Una mala planificacin


puede llevar a costes
econmicos muy
elevados

Una mala planificacin puede llevar a costes econmicos muy


elevados, bien por incurrir en altos costes por despido al tener una
plantilla sobredimensionada o bien por tener que pagar horas extras,
recargos, etc. por tener carencia de plantilla.
La primera de las actividades de la planificacin del talento humano
implica la previsin de la demanda de mano de obra, o cuntos
trabajadores necesitar la empresa en el futuro. Es muy probable que
la demanda de mano de obra aumente a medida que crezca la
demanda de bienes o servicios de la empresa y disminuya a medida
que aumenta la productividad de los empleados, dado que se puede
aumentar la produccin con menos empleados y la introduccin de
nuevas tecnologas.
La segunda actividad de la planificacin del talento humano implica la
previsin de la oferta de mano de obra, o la disponibilidad de

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trabajadores con las capacidades requeridas para satisfacer la


demanda de mano de obra de la empresa.
Despus de estimar la oferta y demanda de talento humano para el
futuro, una empresa se puede encontrar en una de estas tres
situaciones:
1. Se necesitarn ms trabajadores de los que habr disponibles.
2. Se espera que la oferta de mano de obra supere a la demanda;
esto significa que se tienen ms empleados de los que se
necesitan.
3. Se espera que la mano de obra se ajuste a la oferta de mano de
obra.
Anlisis o descripcin de puestos de trabajo
El anlisis de puestos de trabajo consiste en la obtencin,
evaluacin y organizacin de informacin sobre los puestos de
trabajo que una organizacin tiene y necesita. Consiste en detallar las
funciones, tareas y actividades que se desarrollan en todos y cada
uno de los puestos de la empresa, especificando: formacin y
experiencia
necesarias,
responsabilidades,
caractersticas
ambientales en donde desarrollar el trabajo, recursos a usar,
canales de comunicacin, procedimientos a seguir, etc.
Las principales actividades que se vinculan con esta informacin son:
Compensar en forma equitativa a los empleados.
Ubicar a los empleados en los puestos adecuados.

El anlisis de puestos de
trabajo consiste en la
obtencin, evaluacin y
organizacin de
informacin sobre los
puestos de trabajo que una
organizacin tiene y
necesita

Crear planes para capacitar y desarrollar.


Identificar candidatos adecuados a las vacantes.
Planear las necesidades de capacitacin del recurso humano.
Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.
Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afecten el
desempeo de los empleados.
Eliminar requisitos y demandas no indispensables.
Conocer las necesidades reales de recursos humanos en la
organizacin.
Establecer nuevos mtodos y formas de contratacin.
Una buena descripcin de puestos de trabajo debe permitir:
Identificar el puesto de trabajo.
Definir la misin del cargo y sus fines.
Describir sus funciones y actividades.

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Definir sus responsabilidades.

Cmo obtener la informacin para realizar el anlisis y


posteriormente hacer la descripcin del puesto de trabajo
Antes de estudiar cada puesto de trabajo, se debe conocer la
organizacin, sus objetivos, sus caractersticas, su estructura (formal
e informal), sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los
productos y servicios que brindan a la comunidad.
Se deben estudiar y analizar todo los informes que se generan para la
empresa, para otras empresas o para cualquier otra entidad del
mismo rubro, incluyendo todos los informes oficiales que se
requieran.
Una vez que se tenga un panorama general sobre la organizacin y
su desempeo, los analistas deben:
Identificar los puestos que se deben analizar en orden de
prioridad.
Preparar un cuestionario de anlisis de puesto.
Obtener informacin para el anlisis del puesto.
La identificacin del puesto de trabajo en la organizacin pequea
resulta una tarea muy simple, pero en una grande el analista debe
recurrir a la estructura organizacional, al organigrama, a entrevistas y
a una investigacin directa con los empleados, supervisores y
gerentes, que ayuden a identificar la verdadera misin del cargo y su
objetivo.
Una herramienta fundamental para un buen anlisis del puesto del
trabajo es el cuestionario, que tiene como principal objetivo el de
identificar las labores, responsabilidades, conocimientos, habilidades
y niveles de desempeo necesario en el puesto especfico. En el
cuestionario, primero se procede a identificar el puesto que se
describir ms adelante, se debe sealar la fecha de elaboracin
para futuras actualizaciones y especificar el propsito del puesto y la
manera que se lleva a cabo con el fin de establecer mejoras en el
cargo si fuera necesario.

Antes de estudiar cada


puesto de trabajo, se debe
conocer la organizacin,
sus objetivos, sus
caractersticas, su
estructura, sus insumos y
los productos y servicios
que brindan a la
comunidad

Tambin se deben especificar claramente cules sern los deberes y


las responsabilidades especficas del puesto; esto permitir que se
conozcan a fondo las labores desempeadas, especialmente en los
puestos gerenciales o directivos, y este conocimiento hace posible
una mejor evaluacin del cargo y del trabajador en el futuro.
El cuestionario tambin deber contener un apartado que describa las
aptitudes humanas y condiciones de trabajo, es decir, los
conocimientos, habilidades, destrezas, requisitos acadmicos y
experiencia que deba tener la persona que ocupe o que en el futuro
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cubra el cargo. Esta informacin ser en el futuro la base de los


programas de formacin.
Otra herramienta utilizada por los analistas de puestos de trabajos es
la tcnica de la entrevista. La utilizan para obtener los datos
directamente de las personas que puedan proporcionar informacin
sobre el puesto y que puedan describir muy bien las actividades que
se realizan. Tambin se utiliza la tcnica de recabar informacin de
un grupo de expertos conocedores del proceso y del tema que
puedan dar un alto grado de confiabilidad a la informacin
suministrada.
Los puestos de trabajo constituyen el vnculo entre los trabajadores y
la organizacin. Para ello los especialistas de personal deben no slo
obtener y mantener una fuerza de trabajo idnea, sino tambin
poseer una comprensin profunda de los diseos de puestos. El
diseo del puesto de trabajo requiere elementos organizativos
relacionados con la eficiencia, con el ambiente de trabajo y elementos
conductuales (autonoma, responsabilidad, comunicacin), que debe
considerar el diseador para crear ocupaciones productivas y
satisfactorias. Cuando hay serias deficiencias en el diseo de los
puestos se presentan situaciones de rotacin de personal,
ausentismo, quejas, protestas, etc. y esto repercute en toda la
organizacin.
El anlisis del puesto del trabajo es un proceso objetivo en la medida
en que no tiene en consideracin a la persona que ocupa el puesto
de trabajo, sino al puesto en si. El puesto de trabajo determina en
gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones.
Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un
individuo por el simple hecho de ocupar un determinado puesto de
trabajo.

El anlisis del puesto del


trabajo es un proceso
objetivo en la medida en
que no tiene en
consideracin a la persona
que ocupa el puesto de
trabajo, sino al puesto en
si

Cuando hacemos el anlisis del puesto de trabajo debemos


diferenciar entre:
Tareas, que son las actividades del trabajo de una persona;
Obligaciones, que son el conjunto de tareas realizadas por una
persona, que forman un rea definida de trabajo;
Posiciones, que son las diversas obligaciones que puede
desarrollar una persona en la organizacin;
Puesto, el conjunto de posiciones que puede ocupar una persona
durante el periodo de tiempo en que no se ve afectado por la
transferencia internas o promociones;
Ocupaciones, que son las clases de puestos que pueden ser
hallados en diferentes organizaciones y que representan gran
similitud entre s.
Carrera, que es la secuencia de puestos que un individuo ocupa a
lo largo de su vida laboral.

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Utilidades y aplicacin del anlisis de puesto de trabajo


Las posibilidades de aplicacin del anlisis de puesto de trabajo son
muy variadas, en virtud de conocer con detalle las funciones a
realizar y las competencias necesarias para ello. Puede tener
diferentes aplicaciones:
Ayuda a encauzar adecuadamente el reclutamiento del personal.
Es una herramienta objetiva y valiosa para la seleccin de
personal.
Es de gran ayuda para realizar adecuados programas de
capacitacin y desarrollo.
Es una buena base para realizar posteriores estudios de
calificacin de mritos.
Es valioso para la evaluacin de los puestos.
Para incluirlo en el manual de la organizacin.
Para orientar y obviar discusiones de contratacin, tanto
individuales como colectivas.
Para realizar un
presupuestario.

buen

presupuesto

un

buen

control

Para realizar y mejorar los sistema de higiene y seguridad


industrial.
Para establecer sistemas de incentivos.
Para establecer montos de fianzas y seguros.
Para planificar la gestin del talento humano.

Las posibilidades de
aplicacin del anlisis de
puesto de trabajo son muy
variadas, en virtud de
conocer con detalle las
funciones a realizar y las
competencias necesarias
para ello

Para utilizarlo a efectos organizacionales.


Para realizar una efectiva supervisin.
Como valioso instrumento en auditorias administrativas.
Esquema de los elementos empleados en la elaboracin del
puesto de trabajo
CARRERA

TAREA

ANALISIS
DEL
PUESTO DE
TRABAJO

OCUPACIN

OBLIGACION

PUESTO

POSICIN

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Todos los puestos de trabajo de la organizacin deben responder a


una necesidad de la empresa; stos se deben disear a partir de
tareas, obligaciones, ocupaciones que han de ser desempeadas por
procedimientos establecidos por la organizacin, los cuales debern
responder a criterios de eficiencia y eficacia.
Mediante el anlisis del puesto de trabajo se obtienen la descripcin
del puesto de trabajo, las especificaciones del puesto y una valiosa
informacin para la elaboracin de los planes de formacin que
ayuden a formar las competencias de los individuos que ocupan el
cargo.
Resultados del anlisis del puesto de trabajo
Anlisis del Puesto de Trabajo

Descripcin del Cargo

Especificaciones del Puesto

Una descripcin de cargo


es una explicacin escrita
de los deberes, las
condiciones de trabajo y
otros aspectos relevantes
de un puesto especfico

Informacin para Planes de


Formacin y Mejora Continua

La descripcin del cargo define el contenido y el alcance del


trabajo. Indica el qu se hace y el por qu se hace, establece la
misin del cargo, sus responsabilidades, las relaciones jerrquicas,
las condiciones de trabajo, las comunicaciones entre reas, las
responsabilidades sobre personas, maquinaria, equipo, recursos
materiales y financieros.
Cuando se realiza la descripcin del cargo es muy importante la
identificacin del mismo, pues ste puede generar grandes
conflictos en la organizacin, ya que la denominacin conlleva
connotaciones de status dentro de la organizacin.
Una descripcin de cargo es una explicacin escrita de los deberes,
las condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto
especfico. Todas las formas para la descripcin de cargo deben
tener un formato igual dentro de la organizacin. Incluso si se trata de
puestos de diferentes niveles pueden precisarse caractersticas
relevantes, pero es indispensable que se siga la misma estructura
general para preservar la comparabilidad de los datos.

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Para recordar
Una buena descripcin del puesto de trabajo:
Establece buenos procesos de seleccin, pues es una
herramienta bsica para elaborar lo ms acertadamente posible el
perfil de la persona deseada para el cargo.
Ofrece criterios para la seleccin de pruebas de seleccin que se
pueden aplicar a los futuros candidatos.
Es de gran ayuda para establecer los procesos de formacin en la
empresa para los distintos puestos de trabajo.
Ayuda a estructurar los planes de carrera.
Facilita el proceso de valoracin de los puestos de trabajo para
lograr una estructura retributiva acorde a la jerarqua del puesto y
a sus responsabilidades.
Define las lneas de autoridad y responsabilidad en la estructura
organizativa.
Desde el punto de vista estructural, clarifica a la organizacin
desde el mismo y consolida su lnea jerrquica o cadena de
autoridad.
Seala cules son las competencias bsicas para el cargo y
marca la pauta para la determinacin de las competencias
organizacionales fundamentales.
Establece la valoracin y anlisis de la remuneracin de los
puestos de trabajo.

Cuando se hacen la
descripcin de cargo se
debe tener en cuenta la
diferencia que existe entre
la descripcin de cargo y
una especificacin de
cargo

Cuando se hacen la descripcin de cargo se debe tener en cuenta la


diferencia que existe entre la descripcin de cargo y una
especificacin de cargo. La descripcin define qu es el cargo. La
especificacin describe qu tipo de demandas se hacen al empleado
y las habilidades que debe poseer la persona que desempea el
cargo, es decir, describe la competencia necesaria para el cargo.
Cuando se hace el anlisis del puesto ste permite fijar los niveles de
desempeo del puesto, que suman dos propsitos: ofrecer a los
empleados pautas objetivas que deben intentar alcanzar y permitir a
los supervisores un instrumento imparcial de medicin de resultados.
Los empleados se benefician de este aspecto porque su moral
permanece alta cuando advierten que han logrado las metas del
puesto. Sin metas que lograr un empleado puede sentir que su
posicin es similar ala de un velero que avanza en el mar a toda
velocidad, sin un puerto especfico en mente.
Por otro lado los supervisores pueden medir el desempeo de una
manera objetiva. Los sistemas de control poseen cuatro
caractersticas: niveles, medidas, correccin y retroalimentacin.

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La figura ilustra un diagrama de sistema de control de puestos:

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