OPERACIONES BSICAS

CURSOGRAMA
CLASE 4
BIBLIOGRAFA: DESCRIPCIN DE LAS OPERACIONES
BSICAS DE UNA EMPRESA. DAZ, ALBERTO
UADE 2016

Operaciones en general
EXPLOTACIN ( actividad normal o habitual de la empresa)

OPERACIONES BSICAS (permiten cumplir con la explotacin)

COMPRAR

PAGAR

PRODUCIR

VENDER

COBRAR

OPERACIONES O TAREAS (derivan de cada operacin bsica)

CONTROLAR

REGISTRAR

DESPACHAR

CALCULAR

ACCIONES (pasos)
TOMAR
MERCADERA

CONTAR - PESAR

EMPAQUETAR

ESCRIBIR
ETIQUETAS

ACOMODAR EN
TRANSPORTE

Operaciones bsicas de una empresa

COMPRAR

PAGAR

PRODUCIR

VENDER

COBRAR

Operaciones Bsicas primarias

COMPRAR

Adquisicin de bienes y servicios utilizados en la elaboracin

y venta de los productos que constituyen la explotacin
principal y elementos para la administracin del negocio.

PAGAR

Pago de las compras que se han efectuado y de los servicios

que se han contratado.

PRODUCIR

Produccin de los bienes que se comercializaran utilizando

los insumos adquiridos, los bienes del activo fijo y el trabajo
del personal

VENDER

Comercializacin de los productos obtenidos en la produccin

o en una compra anterior, o de los servicios que se ofrecen.

COBRAR

Percepcin de los importes correspondientes a las ventas

efectuadas.

Operaciones Bsicas secundarias

Administracin
general

Financieras

Conservacin
de activos

COMPRAR
DE MERCADERIA
A NUESTROS
PROVEEDORES

COBRAR
A LOS CLIENTES,
DEUDORES

CICLO
OPERATIVO
EMPRESA
COMERCIAL

VENDER
A NUESTROS
CLIENTES DE LAS
MERCADERIAS
PRODUCIDAS O
ADQUIRIDAS

PAGAR
DE LAS
MERCADERIA
COMPRADAS A
LOS
PROVEEDORES

VENDER
Parte 1

Concretar la venta

Ventas
Parte 2

Recepcin del dinero

Caja
Parte 3

Entrega de mercadera

Empaque
Parte 4

Registro de la venta

Contadura

COBRAR
Parte 1

Deteccin de la necesidad de cobro

Cobranzas

Parte 2

Cobro y entrega de recibo

Cobrador
Parte 3

Recepcin de dinero o valores

Caja
Parte 4

Registro del cobro

Contadura

COMPRAR
Parte 1

Solicitud de compras

Almacenes
Parte 2

Seleccin de proveedores

Compras
Parte 3

Adjudicacin de la compra

Compras
Parte 4

Recepcin de la mercadera

Almacenes
Parte 5

Almacenamiento de la mercadera

Almacenes
Parte 6

Registros contables

Contadura
Parte 7

Recepcin de la factura

Ctas. a pagar

PAGAR
Parte 1

Emisin orden de pago

Ctas. A pagar
Parte 2

Confeccin de cheque

Tesorera
Parte 3

Autorizacin de pago

Gcia. Administrativa
Parte 4

Control del recibo

Ctas. a pagar
Parte 5

Registros contables

Contaduria

PRODUCIR
Parte 1

Fabricacin

Produccin
Parte 2

Pedido de materiales

Almacenes
Parte 3

Control de la produccin

Control de calidad
Parte 4

Salida de produccin

Almacenes
Parte 5

Registros contables

Costos

Qu es un procedimiento ?

Proceder: actuar de una forma determinada.

Mtodo o manera de ejecutar algo.

Consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para

desarrollar una tarea

Su objetivo es nico y sencillo

Procedimiento administrativo

Un procedimiento administrativo se compone de una

serie comn de pasos definidos, que permiten realizar
un trabajo de forma correcta

Redaccin de un procedimiento administrativo

Qu

Fija la tarea a desarrollar

Quin

Puesto responsable que debe desarrollar la

tarea

Cmo

Mtodo de ejecucin de cada tarea

Cundo
Dnde

Oportunidad y secuencia en que debe

hacerse la tarea

Con qu
A quin

Instrumentos, materiales y equipos para

desarrollar la tarea

Lugar fsico o etapa del proceso

A qu puesto se deber informar o proveer algo

Cual es la materia prima del

trabajo de un profesional de
sistemas ?????

Documentacin

Un documento especifica un mecanismo avalado y

consensuado por toda la organizacin para ser
efectiva una determinada actividad y hace posible
controlar, planificar, decidir e informar procesos
relacionados con ella.

En una organizacin, la
documentacin de lo que ocurre
nos permite conocer el pasado,
actuar en el presente y
proyectarnos al futuro.

Documentos Comerciales

Son constancias escritas que se realizan en base a

operaciones comerciales.
Su importancia radica en que:
Dejan registro de las transacciones comerciales
Permiten individualizar a las personas intervinientes.
Constituyen un medio de prueba frente a cualquier
problema que se presente.
Respaldan la exactitud de las operaciones registradas en
los libros de contabilidad.

Cules son las partes de un comprobante?

Encabezamiento

Detalle

Lugar, fecha y datos personales del comprador y vendedor.

Nombre y nmero de documento.
Numero de C.U.I.T. del comprador y vendedor.
Ingresos Brutos y Caja de Previsin Social del emisor.
Condicin frente al IVA del comprador y vendedor.
Descripcin literal y numrica de la operacin.

Pie

Delimitacin de responsabilidad
Firma o inicial de las personas que intervienen,
Nombre de la imprenta que imprimi el documento, N de
C.U.I.T. y fecha de emisin.

Cmo se usan?

Clasificacin de documentos comerciales

Externos

Emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la

empresa.
Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Internos

Documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a

terceros o circular en la misma empresa.
Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

COMPRAS
DE MERCADERIA
A NUESTROS
PROVEEDORES

COBROS
A LOS CLIENTES,
DEUDORES

CICLO
OPERATIVO
EMPRESA
COMERCIAL

VENTAS
A NUESTROS
CLIENTES DE LAS
MERCADERIAS
PRODUCIDAS O
ADQUIRIDAS

PAGOS
DE LAS
MERCADERIA
COMPRADAS A
LOS
PROVEEDORES

Ciclo operativo empresa comercial

Comprobantes intervinientes

CONCERTACIN DE LA OPERACIN
Presupuesto
Orden de compra o Nota de pedido
Nota de venta
DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERA
Remito
Factura o Ticket
CIRCULACIN DE VALORES
Contado
Cheque
Recibo
Nota de dbito
Nota de crdito
Resumen de cuenta

Presupuesto

Para comunicar la
cotizacin de lo que
se compra

Nota de pedido o de compra

Es un documento
mediante el cual
una persona o empresa
formula un pedido de
compra a un
comerciante.

Nota de ventas

Aceptado el pedido por

parte del vendedor, este
formula la Nota de Venta,
por la que toma a su
cargo el compromiso de
entregarle la mercadera
que se detallan en la
misma, y el comprador se
obliga a recibirlas.

Remito

Se utiliza para la entrega o

remisin de los bienes
vendidos.

Factura

Es la relacin escrita
que el vendedor
entrega al comprador
detallando las
mercancas que le ha
vendido, indicando
cantidades, naturaleza,
precio y dems
condiciones de la venta.

Nota de dbito

Comunicacin que enva

un comerciante a su
cliente, en la que le
notifica haber cargado o
debitado en su cuenta una
determinada suma o valor,
por el concepto que la
misma indica.

Nota de crdito

Es el documento en el cual el
comerciante enva a su
cliente, con el objeto de
comunicar la acreditacin en
su cuenta una determinada
cantidad, por el motivo
expresado en la misma.

Cheque

Es una orden de pago pura y

simple librada contra
un banco en el cual el librador
tiene fondos depositados a su
orden en cuenta corriente
bancaria o autorizacin para
girar en descubierto.

Modos de extender un cheque.

al portador

a favor de una persona

determinada, con la clusula "a
la orden o sin ella".

a favor de una persona

determinada, con la clusula "no
a la orden u otra equivalente".

Cruzado

Recibos

Constancia de pago o de
haber recibido dinero.
Lo otorga siempre el que
recibe y su firma puesta al
pie es la prueba de la
extincin parcial o total de
la deuda.

Resumen de cuenta

Documento que se remite

a los clientes a fin de cada
mes con la finalidad de:

Comprador: le permite
cotejar el saldo pendiente
de pago que figura en el
resumen de Cuenta con el
que surge de sus
propios registros.
Vendedor: es una forma de
recordarle al cliente el saldo
pendiente.

Cursogramas

Constituyen modelos grficos que representan los

procesos rutinarios que se llevan a cabo en una
organizacin.
Son herramientas de trabajo que representan
grficamente el movimiento de los documentos
correspondientes a un procedimiento, incluyendo
los acontecimientos, acciones u operaciones
vinculados.
Para los ingenieros de sistemas son instrumentos
fundamentales de trabajo porque brindan
informacin plasmada en documentos.

Cursogramas

Permiten:
Visualizar el recorrido de procedimientos
Confeccionar normas de procesos
Analizar rutinas y detectar errores o falencias
Modificar procedimientos previamente establecidos
Documentar :

La informacin obtenida a partir de un relevamiento

La secuencia de actividades para la elaboracin y estudio de
proyectos informticos
Las normas de procedimiento implementadas o a implementar
en una organizacin

Cursogramas

Ventajas
Permiten

detectar errores en los procedimientos

Posibilitan identificar inconsistencia de control interno
Facilitan la visualizacin grfica de procedimientos y
de los responsables de cada tarea
Permiten detectar falencias dentro de la organizacin

Cursogramas

Desventajas
Debe

actualizarse peridicamente .
Pueden no representar exactamente la realidad ante
la dificultad de significar procesos informales,
jerarqua entre procesos, rdenes verbales,
informacin relevante no documentada
Son subjetivos, incluyen puntos de vista y experiencia
del profesional que los disea.

Cursogramas

Se denominan circuitos administrativos porque se

mantiene una secuencia lgica para lograr el
objetivo.
La representacin grfica normal del procedimiento
deber ser en lo posible descendente en su
orientacin vertical y en direccin de izquierda a
derecha en el sentido horizontal.

Cursogramas

Existen normas: rigen la forma de presentacin y

disposicin de los smbolos (IRAM, Instituto
Argentino de Normalizacin)

NA 34501 Procedimientos Administrativos. Smbolos para la representacin grfica

NA 34502 Procedimientos Administrativos. Tcnicas para la representacin grfica

NA 34503 Procedimientos Administrativos. Lineamientos generales para el diseo de

formularios para la representacin grfica. Establece los smbolos que se utilizan en la
representacin grfica de procedimientos administrativos.

Cursogramas - Elementos

Los smbolos : se emplean para representar las acciones o

situaciones que se presentan en un procedimiento.

Las columnas:
Con separaciones verticales suficientes para leyendas
aclaratorias.
Indican el rea o sector que ejecuta las acciones indicadas
por los smbolos.
Los smbolos se ubican dentro de ellas en las siguientes
posiciones:

Inicial
Media
Final

Cursogramas - Disposicin de los smbolos

Las entidades externas a la empresa relevada, se ubican a la izquierda del

diagrama, separada por una lnea punteada del resto de las reas.

La ltima columna se denomina Observaciones y contiene aclaraciones

y significado de cuatro grandes grupos de elementos de smbolos:

Documentos: su usa una sigla o letra para identificarlos por ej. F:Factura y un
subndice numrico para especificar si es original, duplicado, triplicado, etc.

Archivos: se sealan mediante nmeros romanos Por ej. I Achivo de facturas

pendientes de pago. Puede reservarse la S; P; AC; C para Stock; Proveedores;
Asientos Contables; Clientes respectivamente.
Operaciones: se utilizan nmeros en orden ascendente. Por. Ej.

1. El cliente expone sus deseos, solicitando al vendedor las mercaderas.

2 El vendedor ofrece y vende.
2.1- Confecciona la boleta de venta al contado -nota de venta- en original y tres copias.
2.2 - Entrega el original y el duplicado al cliente. La ltima copia permanece adherida al talonario.
2.3 - Una vez agrupada la mercadera la enva a Empaque junto con la segunda copia.

Cursogramas - Smbolos

Cursogramas - Comunicaciones de Traslado de informacin

Lneas de traslado de informacin:

Para dibujar el traslado de la informacin se utilizan

lneas rectas continuas, indicndose el sentido de las
mismas con una flecha.

Lneas de toma de informacin:

Para dibujar la toma de informacin (en este caso no

existe movimiento fsico del elemento que soporta a
la misma) se utilizan lneas rectas discontinuas,
indicndose su sentido con una flecha.

Cruce de Lneas:

Minimizar el cruce de lneas, cuando sean inevitables,

se utilizarn puentes de media circunferencia.
Este puente se dibujar sobre la lnea que cruce a
otra ya trazada.
La concavidad del puente debe coincidir con la
orientacin de la lnea que se est cortando.

Actualizacin

Consulta

Cursogramas Uso de Smbolos

Conjunto de documentos similares
Fc

Todos son los mismos de distintos clientes, por ejemplo copias de facturas

FC

1
RC
OP
REM
FC

Numeracin
0 1 2 3
1 2 3 4

Podemos colocarlos en el orden que convenga

para la mejor distribucin, por ejemplo
2

Enviar REM y FC 2 juntos

Temporalidad
Se representa con lnea punteada que
atraviesa el cursograma en forma
horizontal indicando el periodo
graficado.
Al finalizar el da

Cursogramas - Norma de trmite

Explicacin de cada paso del cursograma

Dentro del mismo diagrama y cerca de los smbolos.

En una columna marginal donde se detallen las aclaraciones.

Las operaciones se numeran para luego utilizar esos nmeros como

referencias.

Los archivos sern identificados con una letra mayscula, y en la columna

marginal se indicar su nombre y tipo de ordenamiento.

Cada formulario se identifica con las iniciales de su nombre, explicando en

la columna marginal el significado de las mismas (F: "Factura"; NP: "Nota
de Pedido").

Para el smbolo de alternativa, se escribir el tipo de opcin o la pregunta

asociada, y en cada una de las salidas se indica la alternativa de que se
trate.

Cursogramas - Forma de escribir la norma de trmite

Compras:
01-01 Controla si la factura coincide con lo
solicitado en la orden de compra

01-01 Compras : Controla si la factura

coincide con lo solicitado en la orden de
compra.

04-01 Verifica si no tiene fallas de entrega

el proveedor.

03-02 Tesorera: verifica la firma de Compras

para confeccionar el cheque

VENTAS AL CONTADO EN EL MOSTRADOR

Cliente. 1. Expone sus deseos, solicitando al vendedor las mercaderas.
Vendedor. 2. Ofrece y vende.
3. Confecciona la boleta de venta al contado -nota de venta- en original y tres copias. Entrega el
original y el duplicado al cliente. La ltima copia permanece adherida al talonario. Una vez
agrupada la mercadera la enva a Empaque junto con la segunda copia.
Empaque. 4. Verifica y coteja la mercadera con el triplicado de la nota de venta que acompaa a
sta y la embala.
Cliente. 5.Abona en la Caja.
Caja. 6. Recibe el importe de la operacin y estampa el sello "Pagado" en los dos ejemplares de la
nota de venta. Devuelve el original al cliente y retiene el duplicado.
Cliente. 7. Toma la nota de venta sellada -original- y la presenta a Empaque.
Empaque. 8. Verifica el original de la nota de venta que recibe del cliente con el triplicado que est
con la mercadera. Las sella "Retirado" y pone en poder de ste la mercadera con el original de dicha
nota de venta. Archiva la copia mencionada.
Cliente. 9. Se lleva su mercadera con el original de la nota de venta.
AI terminar el da:
Caja. 10. Entrega a Contadura el dinero cobrado y la documentacin -las copias: duplicados- que
haba conservado.
Empaque. 11. Entrega las copias archivadas provisoriamente (triplicados) a Contadura.
Contadura.
12. Recibe los triplicados de la nota de venta que permanecieron en Empaque, junto con el
dinero y los duplicados de Caja. Realiza la verificacin de las mismas con el dinero. Asienta
las ventas y el dinero entrado. Archiva una copia (los duplicados).
13. Entrega el dinero con la otra copia de la nota de venta (triplicados) a Tesorera, donde se
guarda la misma.

49

Relevamiento Proceso de Ventas

Cada vez que el Jefe de Ventas recibe de los vendedores original y duplicado
de Notas de Pedido, controla con la Lista de Precios (ordenada por cdigo de
artculo) archivada en el sector. Si rechaza el pedido deja constancia en el
original recibido, lo devuelve al vendedor correspondiente, y destruye el
duplicado de la Nota de Pedido. Si lo acepta, coordina con Expedicin la
fecha de entrega, deja constancia en los ejemplares de la Nota de Pedido y
los remite a Procesamiento. Procesamiento emite Factura por triplicado y
Remito por duplicado que enva a Expedicin junto con el original de la Nota
de Pedido, y archiva transitoriamente el duplicado de la misma. Expedicin
controla la documentacin recibida con el Stock de Existencia (ordenado por
Cdigo de artculo), si tiene la mercadera facturada enva original y copia del
Remito y de la Factura al cliente. Demora el resto de la documentacin que
tiene en su poder. Cuando el cliente devuelve el original del Remito firmado,
deja constancia de la entrega en el triplicado de la Factura y en la Nota de
Pedido, actualiza el Stock, archiva definitivamente la Nota de Pedido, y enva
Remito y Factura a Contadura.

VENTAS AL CONTADO EN EL MOSTRADOR

Cliente. 1. Expone sus deseos, solicitando al vendedor las mercaderas.
Vendedor. 2. Ofrece y vende.
3. Confecciona la boleta de venta al contado -nota de venta- en original y tres copias. Entrega el
original y el duplicado al cliente. La ltima copia permanece adherida al talonario. Una vez
agrupada la mercadera la enva a Empaque junto con la segunda copia.
Empaque. 4. Verifica y coteja la mercadera con el triplicado de la nota de venta que acompaa a
sta y la embala.
Cliente. 5.Abona en la Caja.
Caja. 6. Recibe el importe de la operacin y estampa el sello "Pagado" en los dos ejemplares de la
nota de venta. Devuelve el original al cliente y retiene el duplicado.
Cliente. 7. Toma la nota de venta sellada -original- y la presenta a Empaque.
Empaque. 8. Verifica el original de la nota de venta que recibe del cliente con el triplicado que est
con la mercadera. Las sella "Retirado" y pone en poder de ste la mercadera con el original de dicha
nota de venta. Archiva la copia mencionada.
Cliente. 9. Se lleva su mercadera con el original de la nota de venta.
AI terminar el da:
Caja. 10. Entrega a Contadura el dinero cobrado y la documentacin -las copias: duplicados- que
haba conservado.
Empaque. 11. Entrega las copias archivadas provisoriamente (triplicados) a Contadura.
Contadura.
12. Recibe los triplicados de la nota de venta que permanecieron en Empaque, junto con el
dinero y los duplicados de Caja. Realiza la verificacin de las mismas con el dinero. Asienta
las ventas y el dinero entrado. Archiva una copia (los duplicados).
13. Entrega el dinero con la otra copia de la nota de venta (triplicados) a Tesorera, donde se
guarda la misma.

En Lima S.A. se cumple con el siguiente procedimiento

para la Rendicin de Gastos:

El empleado que realiza la rendicin notifica de la misma a su jefe, completando

el formulario de rendicin de gastos (RG) en triplicado, con los siguientes datos:
nombres y apellidos, nmero de formulario, cargo, oficina en la cual se
desempea, importe gastado, importe devuelto (si corresponde), observaciones y
fecha y posteriormente entrega los comprobantes al jefe.

El jefe chequea y firma las 3 copias de RG y las remite al sector Contadura.

En Contadura se sellan y firman los tres ejemplares de RG. Se verifica que el

importe rendido coincida con lo registrado en el sistema de Pagos Varios.

De haber diferencias, se observan las rendiciones, se le enva el original y una

copia al jefe del sector indicado en el RG para su correccin y se archiva una copia.

Si el saldo coincide se registra la rendicin en los archivos correspondientes, se

archiva la RG original de manera definitiva y una copia transitoriamente. Se enva
una copia de la RG al jefe del sector indicado en la rendicin para su notificacin
de que todo est bien.

Por ltimo, al final del da, se genera un listado de RG por sector y se lo enva al
sector Auditora acompaado de las copias de RG recibidas y que se encontraban
archivadas transitoriamente.