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HERRAMIENTAS DIGITALES DE UTILIDAD PARA LOS MDICOS

9. HERRAMIENTAS

DIGITALES DE UTILIDAD PARA LOS MDICOS

Jos Francisco vila de Toms

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HERRAMIENTAS DIGITALES DE UTILIDAD PARA LOS MDICOS

PLATAFORMAS DE TRABAJO COLABORATIVO


Dentro de los entornos de salud, el trabajo en grupo supone una de las bases fundamentales tanto de la formacin continuada como de la investigacin a todos los
niveles (asistencial, investigacin bsica, gestin) y en todos los entornos de trabajo.
La clave fundamental para que un grupo humano llegue a desarrollar una tarea
comn que se beneficie de las aportaciones de todos sus miembros, es una comunicacin gil y eficaz que permita la participacin y el trabajo colaborativo.
Por esta razn las plataformas de trabajo colaborativo estn siendo las herramientas
que estn despertando mayor inters y un mayor acercamiento por parte de profesionales.
La aparicin de programas en la nube y la posibilidad de almacenaje nos permite:
1. Disponer de una herramienta de almacn o disco duro virtual en un espacio
que nos permite tener a nuestra disposicin los archivos guardados sobre los
que podemos actuar independientemente de nuestra localizacin, o el terminal
por el que accedamos a la red.
2. Permitir trabajo colaborativo (groupware) sobre un mismo documento de
manera que siempre se trabaja sobre la ltima versin del mismo, evitando
mensajes de correo con archivos adjuntos en los que se va modificando el
nmero de la versin sin que sepamos realmente si corregimos sobre la ltima
versin o una anterior. Adems podemos insertar comentarios, dudas o solicitudes al resto de autores para que, de manera colaborativa, vayamos completando el texto.

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eSALUD: APLICACIONES Y TENDENCIAS

Las plataformas de trabajo colaborativo son sistemas que combinan herramientas de comunicacin (texto/audio/vdeo) con herramientas de trabajo ofimtico en comn (procesadores de texto, hojas de clculo, programas de
retoque de imgenes, de creacin de presentaciones o bases de datos). De
esta manera podemos compartir y trabajar sobre un mismo archivo informtico
con las extensiones habituales de trabajo, compatible con todos los sistemas
operativos, alojado en la nube y con la posibilidad de ir comunicndonos a travs de diferentes medios, incluyendo anotaciones o alertas sobre el documento, que se organizan como si fuera un hilo de discusin hasta que se
resuelve el conflicto.
Existen varios tipos de herramientas de comunicacin que suelen coexistir en
una misma plataforma. Estas herramientas de comunicacin pueden ser asincrnicas (el emisor y el receptor no tienen por qu estar operativos en el mismo
momento), o sincrnicas (se necesita la presencia simultnea de emisor y receptor).
La mayora de la comunicacin asincrnica est basada en el texto escrito de
forma que el emisor deja un mensaje que puede ser ledo ms tarde y contestado
por el receptor o receptores. Entre este tipo de herramientas destacan: correo
electrnico, sistema de mensajera, foros, notas o anotaciones sobre fragmentos
de contenido o notas de voz. La comunicacin sincrnica suele ser ms gil ya
que se establece un dilogo entre el grupo de trabajo. El inconveniente es que requiere la presencia de todos o parte del grupo de forma simultnea y quienes no
estn no participan en la discusin. Actualmente hay herramientas de grabacin
de audio y/o vdeo que permiten registrar y almacenar la conversacin para que
los no asistentes puedan participar de manera posterior en la misma a travs de
herramientas asncronas. Destacan los sistemas de audio o audio-videoconferencia entre las herramientas ms utilizadas. Si bien hace algunos aos estas herramientas requeran aparatos y conexiones especiales, actualmente disponemos de
manera habitual de hardware domstico apto para realizarlas desde nuestros domicilios.
Existen varios tipos de videoconferencias:

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Conexiones uno a uno: Establece una nica conexin entre dos puntos (emisorreceptor) con dos personas que alternan los roles como en una conversacin
presencial.
Conexin uno a muchos: Establece una conversacin entre un emisor y mltiples receptores estableciendo una comunicacin unidireccional la mayora
del tiempo. Normalmente es el sistema ideal para charlas o conferencias de
un participante. Al final se puede dar permiso de participacin a la audiencia
a travs de audio/vdeo o mantener canales de texto paralelos para hacer
preguntas.
Conexin pocos a muchos: Similar a la anterior pero existe un grupo de conferenciantes con una audiencia receptora mayor. Normalmente hay un presentador/moderador que da entrada a los diferentes emisores. El resto de la
conexin es similar a la anterior.
Conexin muchos-muchos o reunin multipunto: Todos los participantes son
emisores y receptores. Sirve para hacer reuniones de trabajo en el que cada
miembro que participa tiene los mismos privilegios de actuacin.
Respecto a los tipos de herramientas de trabajo ofimtico que se pueden utilizar en
las diversas plataformas de trabajo colaborativo tenemos los siguientes:
Procesadores de texto. Herramienta que nos permite escribir texto y hacer
una maquetacin bsica del mismo. Presenta las funciones habituales referentes a los ajustes de letra, lnea y prrafo con las que cuentan estos programas.
Calendario. Nos permite crear hitos temporales que hacen referencia al proyecto y que son compartidos por todos los miembros del grupo.
Gestores de tareas.Nos permite adjudicar tareas en una lnea de tiempo y cerrarlas cuando estn cumplidas de manera que podemos planificar y gestionar
un trabajo completo dividindolo en tareas ms sencillas.
Hojas de clculo. Matriz bidimensional organizada en celdas que nos permite
manejar elementos numricos y alfanumricos, de forma que permite automatizar clculos simples o complejos a partir de una serie de variables o crear
matrices y tablas de trabajo. Presenta las mismas funcionalidades que las hojas
de clculo no compartidas con las que trabajamos en local.

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eSALUD: APLICACIONES Y TENDENCIAS

Bases de datos. Similar y con las mismas funcionalidades que las bases de
datos con las que trabajamos en local, con la ventaja de que est compartida
por varias personas. Es muy til en proyectos de investigacin con varias aplicaciones: introduccin de variables del trabajo de campo (en este caso la base
de datos ha de estar cifrada, anonimizada y con permisos de acceso), o la
gestin de bibliografa u otros recursos relacionados con la investigacin. Normalmente estas bases de datos se hayan prediseadas dependiendo del uso
que les vayamos a dar y no hay que construirlas desde cero.
Programas de retoque de imgenes. La imagen es cada vez ms importante en las ciencias de la salud y el apoyo grfico cada vez es ms fundamental para la ilustracin de trabajos en cualquier formato. Pueden ser
tiles para mejorar la calidad de una imagen ajustndola al medio en que la
vamos a presentar (no es lo mismo una imagen para su impresin en papel
que para su visualizacin en pantalla), anonimizacin de datos (cubrir el
nombre del paciente, hospital, nmero de historia clnica si estn impresos
en la imagen) o anonimizacin de la figura (cubrir los ojos o la cara con una
banda opaca para impedir la identificacin). Hay que tener en cuenta que
es necesario la solicitud de permiso por escrito en caso de utilizar imgenes
de pacientes.
Programas de elaboracin de presentaciones. Permite la creacin de diapositivas y transiciones entre ellas, adjuntar otro tipo de archivos o incluir msica o
efectos sonoros en la presentacin. Tanto el contenido como el diseo de la
presentacin puede ser realizado entre una o varias personas.
Aunque parece que el manejo de estas plataformas de trabajo colaborativo es
muy complejo, esta percepcin dista mucho de la realidad y, con un pequeo
entrenamiento suele ser suficiente para que todos los miembros del grupo de
trabajo sean capaces de aprovechar muchas de sus funcionalidades y poco a
poco ir adquiriendo habilidades para poder aprovechar la potencialidad de las
plataformas.
Quedan dos preguntas importantes que resolver cul es el tipo de plataforma de
trabajo ms adecuada para mi grupo de trabajo? y qu plataforma elegimos para
nuestro grupo de trabajo de todas las que se encuentran en el mercado?.

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La respuesta a la primera pregunta es sencilla, ya que el tipo de plataforma de trabajo a elegir, dentro de un grupo, va depender de las necesidades de dicho grupo
(que depende del tipo de trabajo) y de las habilidades personales de cada uno de
los miembros para su manejo (alfabetizacin digital).
Las plataformas de trabajo han de ser herramientas que nos faciliten la tarea y nunca
un obstculo para que no puedan acceder investigadores o colaboradores de nuestro grupo. De esta manera lo importante es que el propio grupo sea capaz de elegir
su plataforma de trabajo.
En un reciente estudio publicado en la revista FMC sobre plataformas de trabajo
colaborativo en un grupo de investigacin, se presenta un trabajo que describe las
variables utilizadas para que el propio grupo de trabajo sea quien elija la plataforma
en la que trabaje de manera ms cmoda. Algunas de estas variables son: existencia
de herramientas de comunicacin sncronas y asncronas, posibilidad de videoconferencia y nmero de conexiones simultneas, posibilidad de acceso con terminales
mviles, entidad gestora de la plataforma, niveles de seguridad y privacidad, complejidad de manejo y precio.
Cada una de esas variables se pondera dependiendo de la importancia relativa para
el trabajo concreto que se va a desarrollar y se evala para cada una de las plataformas existentes en el mercado.
Hay que tener en cuenta dos elementos fundamentales antes de la eleccin de la
herramienta:
Conocimientos de herramientas previos para cada uno de los miembros del
grupo de trabajo. Como hemos dicho anteriormente las herramientas han de
facilitarnos la tarea y nunca han de ser una complicacin aadida. Hay ocasiones que los miembros del grupo de trabajo saben manejar herramientas
que aunque no estn todas enlazadas dentro de una misma plataforma
de trabajo, s pueden aproximarse a una de ellas. Es posible que todos o la
mayora sean capaces de manejar un programa de mensajera en el que
podamos crear un grupo de comunicacin asncrono, un programa de

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videoconferencia y una plataforma de trabajo en la nube en la que podemos


compartir y trabajar en un mismo archivo (por ejemplo whatsapp, skype y
dropbox).
Necesidades del proyecto concreto que vamos a realizar. Si con estas herramientas aisladas y conocidas por todos los miembros del equipo podemos cubrir la mayora de las necesidades bsicas de nuestro proyecto, no es
necesario utilizar una plataforma de trabajo colaborativo ya que supondra una
complejidad y no una facilidad para el desarrollo de la tarea.
Una vez que el grupo de trabajo ha decidido que una plataforma de trabajo puede
dar solucin a muchas de sus dificultades de comunicacin y de gestin de archivos
colaborativos, el siguiente paso es determinar qu plataforma de trabajo va a ser la
ms adecuada para el grupo.
En este momento existen muchas plataformas de trabajo preestablecidas, algunas
de ellas que no permiten modificacin y otras que, a travs de una cuota de pago,
nos permiten personalizarlas y modificarlas dependiendo de nuestras necesidades.
En otras ocasiones tendremos unas necesidades tan especficas y concretas que
tendremos que encargar una plataforma de trabajo hecha a medida a los requisitos
de nuestro grupo de trabajo.
Demos un repaso por las caractersticas de las cinco plataformas ms interesantes
del mercado.

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GOOGLE DRIVE (http://drive.google.com)


Fig. 1: Imagen de distribucin de carpetas y archivos en Google Drive
donde podemos ver la persona o cuenta propietaria del documento
y podemos acceder a los mismos para trabajo colaborativo

La evolucin de la empresa Google desde la creacin de un buscador en la red y


un correo electrnico que se han establecido como estndares dentro de Internet y
prcticamente han desplazado a la competencia ha sido impresionante. Desde hace
unos pocos aos ha ido desarrollando tecnologa y comprando empresas para dar
una serie de servicios que puestos en relacin unos con otros pueden considerarse
una plataforma de trabajo colaborativo. Google ahora nos permite tener potentes
herramientas de comunicacin como un correo electrnico (GMail), una red social
(GooglePlus), sistema de videoconferencia (los denominados HangOut y la posibilidad de compartirlos a travs de YouTube), listas de distribucin y grupos de debate
(Grupos) o sistema de mensajera asncrona.

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Adems nos permite crear documentos colaborativos con GoogleDrive (fig. 1) y poderlos compartir con otras personas con diferentes tipos de roles y permisos (puede
ver, puede comentar o puede editar) permitiendo crear documentos de texto, hojas
de clculo, bases de datos, presentaciones o retoque de imgenes.
El acceso a cualquiera de los documentos puede ser a travs de cualquier puesto
fijo o a travs de aplicaciones para terminales mviles, y dispone de herramientas
de gestin temporal como calendarios o creacin de tareas o flujos de trabajo.
Posiblemente se trata de la coleccin de herramientas de trabajo ms interesante
Software colaborativo que se ha ido desarrollando y an nos ofrece sorpresas como
la posibilidad de gestionar referencias bibliogrficas, y construir referencias o notas
bibliogrficas en diferentes estilos de cita.

ZYNCRO (http://www.zyncro.com/es/)
Fig. 2: Portal de entrada de la plataforma Zyncro para trabajo colaborativo

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Zyncro (fig. 2) es una red social que pone en comunicacin a los miembros de una
organizacin entre s y con sus clientes externos, de manera que se trata ms de
una herramienta de comunicacin que de una plataforma de trabajo colaborativo,
aunque existen herramientas de trabajo de este tipo. La gestin de tareas y de personas es una de las ventajas de esta plataforma, pudindose crear grupos y subgrupos de trabajo de forma sencilla e intuitiva, y gestionar las tareas pendientes,
asignar responsabilidades en una tarea concreta, crear plazos de finalizacin y convocar reuniones de trabajo.

BSCW BASIC SUPPORT FOR COOPERATIVE WORK O, BE SMART COOPERATE


WORLWIDE (https://public.bscw.de/pub/)
Fig. 3. Entrada a la plataforma BSCW (Basic Support for Cooperative Work o,
Be Smart Cooperate Worlwide) donde podemos ver la posibilidad de acceso
multiplataforma a travs de aplicacin para mvil o tableta.

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Es una herramienta informtica (fig. 3) de tipo software colaborativo o groupware,


cuyo objetivo es facilitar el trabajo en grupo mediante el uso nicamente de un navegador web y de una conexin a Internet. Permite almacenar y organizar la informacin, compartirla con otros usuarios, disponer de agendas comunes y mantener
debates proporcionando una serie de utilidades de apoyo a la colaboracin sincrnica (Planificar y organizar reuniones, desarrollar reuniones virtuales con la ayuda
de programas de conferencia o conexiones telefnicas), o asincrnica (almacenaje
de todos los documentos que contienen la informacin para el desarrollo del trabajo
en comn, control de versiones de los documentos). El acceso es restringido y exclusivo a los miembros del grupo de trabajo y permite acceso a travs de terminales
mviles.

WIGGIO (https://wiggio.com)
Fig. 4. Imagen de la entrada a Wiggio que est orientada a grupos de trabajo
de estudiantes, pequeas empresas, colectivos de cualquier tipo o grupos
informales en los que se precise un trabajo colaborativo

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Se trata de una nueva plataforma (fig. 4) que presenta las siguientes caractersticas
tcnicas:
Establecer audio/videoconferencias y sistema de chat entre sus miembros en
un sistema basado en web sin necesidad de programas adicionales.
Crear grupos/ subgrupos de diferentes niveles de privacidad y seguridad.
Generar hilos de conversacin entre los miembros de los grupos a travs de
numerosas herramientas de comunicacin audio/vdeo entre sus miembros,
una herramienta que presenta una estructura similar a la que nos encontramos
en las comunidades virtuales (tipo muro de Facebook o Google+).
Crear eventos en un sistema de calendario con la posibilidad de darle nombre,
fecha, hora, localizacin y resumen del mismo.
Compartir documentos, ya sean previamente realizados y alojados en nuestro
disco duro, o crear en la propia plataforma documentos de texto u hojas de
clculo a travs de programas para tal efecto basados en la web.
Crear listas de tareas pendientes y personalizar los remitentes para ver si han
completado su tarea.
Realizar encuestas y analizar sus resultados.
Respetan los derechos de propiedad intelectual de los materiales que se han
subido a la plataforma y nos avisan que pueden actuar legalmente en caso
de que subamos material protegido, o de que no tengamos derecho de distribucin.
La plataforma es gratuita y nos podemos inscribir a travs de un formulario o mediante la aplicacin enlazada con nuestro perfil de Facebook. Existe una versin de
pago en la que podemos:
Tener cuenta de correo electrnico.
Nmero ilimitado de miembros en grupos y subgrupos.
Personalizar la URL del grupo.
Tener nuevos sistemas de comunicacin.
Exento de publicidad.
Administracin del portal con acceso a estadsticas.

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Podemos ver un resumen de estas plataformas en la tabla 1


Tabla 1. Principales Plataformas de trabajo colaborativo

Plataforma

URL

Empresa gestora

Caractersticas principales

GoogleDrive

drive.google.com

Google

- Mltiples tipos de archivos ofimticos.


- Compatibles con otro
software ofimtico.
- Permite trabajo colaborativo
y simultneo.
- Diferentes tipos de permisos
de acceso.
- Integracin con herramientas
de comunicacin de
audio/video.
- Integracin con otras
herramientas de Google.

Zyncro

zyncro.com

Zyncrotech

BSCW Basic
Support for
Cooperative
Work

public.bscw.de

Orbi Team Software - Software de trabajo


colaborativo (groupware).
- Agendas con carpetas para
compartir archivos de trabajo
colaborativo.
- Gestin de trabajo y agendas.
- Conectada con herramientas
de comunicacin sncronas y
asncronas.
- Grandes niveles de seguridad
y encriptacin.

Wiggio

wiggio.com

Desire2Learn

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- Creacin de una red social


corporativa.
- Comunicacin cliente interno
y cliente externo.
- Gestin de grupos, tareas,
plazos y gestin de reuniones.
- Permite crear subgrupos por
tareas concretas.

- Numerosas herramientas de
comunicacin (audio/video,
chat).

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Tabla 1. Principales Plataformas de trabajo colaborativo (cont.)

Plataforma

URL

Empresa gestora

Caractersticas principales
- Posibilidad de crear grupos
de trabajo con diferentes
niveles de seguridad.
- Crear y gestionar eventos.
- Permite hilos de discusin
entre los miembros del grupo
similar a una red social.
- Gestin de tareas pendientes
y administracin de
responsabilidades.
- Confeccin de encuestas y
evaluacin de resultados.

HERRAMIENTAS PARA GESTIONAR Y CLASIFICAR INFORMACIN


Adems de estas plataformas existen numerosas herramientas que nos ayudan a ir
capturando informacin para poderla rescatar de forma posterior. Estas herramientas en forma de aplicaciones multiplataforma (podemos acceder a ellas desde cualquier terminal fijo o mvil a travs de una cuenta que aloja todos los contenidos en
la nube y se pueden recuperar desde cualquier localizacin), nos permiten ir recopilando o capturando informacin que se puede etiquetar en diversos formatos para
ser utilizada posteriormente.
Cualquier tipo de archivo (audio, vdeo, imagen o texto), ya sea procedente de Internet o capturado con nuestro terminal (por ejemplo una foto captada con nuestra
cmara desde el mvil), puede ser incorporado a esta aplicacin y clasificado para
recuperarlo posteriormente.
De esta forma nos sirven como libreta de notas en formato multimedia donde podemos ir alojando informacin o recopilando datos para utilizarlos posteriormente.
Existen varios programas de este tipo y las diferencias son bastante sutiles. Lo mejor
es conocerlos y aprender a manejar uno de ellos (con el que nos sintamos ms cmodos o se ajuste ms a nuestras necesidades especficas).

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eSALUD: APLICACIONES Y TENDENCIAS

Algunos de estos programas son:


Evernote (https://evernote.com): Se trata de un verdadero espacio de trabajo
que nos permite clasificar documentos en diferentes formatos y captados
desde cualquier dispositivo. Nos permite tomar notas, hacer un seguimiento
de las tareas y guardar lo que encontremos en Internet y la aplicacin se encarga de sincroniza todo automticamente para que est disponible en nuestro
terminal porttil, telfono y ordenador. Dispone desde versiones bsicas (gratuitas) hasta versiones para empresas que permiten el trabajo de mltiples colaboradores en un mismo proyecto.
Pinterest (https://www.pinterest.com/) : Se trata de una aplicacin que funciona
como red social que permite ir clasificando en carpetas (tableros), imgenes o vdeos captados desde Internet. No permite incorporar elementos capturados desde
la cmara desde nuestro mvil o tabletas, sino que estos elementos deben estar
ya publicados en la red. Se trata de una buen sistema para organizar elementos
grficos referentes a un mismo tema creando tableros que podemos compartir.
GoogleKeep (https://google.com/keep/) Microsoft OneNote (http://onenote.com/)
Se trata de las versiones de dos grandes plataformas de servicios para recopilar informacin/notas de forma sincronizada captada desde cualquiera de
nuestros dispositivos. La gran ventaja es su perfecta integracin con el resto
de plataformas de cada una de estas grandes empresas, de manera que con
un solo clic podemos recuperar la informacin, remitirla por correo electrnico
o recuperarla para cualquier servicio ofimtico dependiente de cada una de
ellas. Para disfrutar de Microsoft OneNote debemos tener una licencia vlida
de Microsoft Office. GoogleKeep solo tiene versiones para web y Android y carece de versin para iOS.
Simplenote (http://simplenote.com/). Se trata de la aplicacin ms verstil tanto
en su diversidad de sistemas y terminales (web, Android, iOS, Kindle); en el
tipo de archivos que soporta, en la posibilidad de organizar grupos de trabajo
y la facilidad de su uso. Adems es, por ahora, gratuita.
Pocket (https://getpocket.com). Otro organizador gratuito y multiplataforma. Destaca sobre los dems por tener un botn directo (solo para el navegador Firefox)
que hace que se almacene la pgina web sobre la que estamos navegando en
ese momento, almacena un archivo de texto con los contenidos de esta web que

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permanece aunque el contenido haya desaparecido o haya sido borrado, y permite etiquetar el contenido con etiquetas personalizadas. Es una herramienta gratuita aunque existe una versin premium que ofrece algunas otras prestaciones.

BIBLIOGRAFA
Plataformas de trabajo colaborativo y comunicacin para grupos de trabajo en
salud. vila de Toms, Jos Francisco; Ferrer Pea, Ral; del Cura Gonzlez,
Isabel (2013) FMC. Formacin Mdica Continuada en Atencin Primaria vol.
20(03)p. 166-172.
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de: https://www.google.com/intl/es_es/drive/.
Tu Red Social Corporativa - Zyncro. Accedido 16 de diciembre de 2015. Recuperado a partir de: http://www.zyncro.com/es/.
BSCW Shared Workspace Server. Accedido 16 de diciembre de 2015. Recuperado a partir de: https://public.bscw.de/pub/ .
Wiggio.com - Makes it easy to work in groups [Internet]. [citado 16 de diciembre
de 2015]. Recuperado a partir de: https://wiggio.com/
El espacio de trabajo para el trabajo de tu vida | Evernote [Internet]. [citado 16 de
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Pinterest: descubre ideas creativas y gurdalas [Internet]. [citado 16 de diciembre
de 2015]. Recuperado a partir de: https://www.pinterest.com/
Descubre Google Keep: guarda tus ideas ests donde ests Keep Google
[Internet]. [citado 16 de diciembre de 2015]. Recuperado a partir de:
https://www.google.com/keep/
Microsoft OneNote | La aplicacin para tomar notas digital para tus dispositivos
[Internet]. [citado 16 de diciembre de 2015]. Recuperado a partir de:
http://www.onenote.com/
Simplenote [Internet]. [citado 16 de diciembre de 2015]. Recuperado a partir de:
http://simplenote.com/
Pocket [Internet]. [citado 16 de diciembre de 2015]. Recuperado a partir de:
https://getpocket.com/login?e=4

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