CONGRESO NACIONAL DE GERENCIA DE

PROYECTOS PMI 2007

Modelo simplificado para gestión de

pequeños proyectos de Tecnologías de
Información y Telecomunicaciones

Rafael Estrada

Sesión 7 – Track C

PMI Capítulo Perú

 Agenda
• Introducción
• Modelo de gestión de proyectos del PMI
• Areas de gestión de proyectos
• Modelo simplificado de gestión de proyectos de TIC
• Desarrollo de casos de negocio para proyectos de
TIC
• Conclusiones
• Recomendaciones

PMI Capítulo Perú

 Introducción
Estadísticas de Proyectos de Tecnologías de Información

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%
1994 1998 2001 2004

Proyectos exitosos Proyectos no exitosos Proyectos fracasados

Fuente:
The Standish Group. Chaos: A Recipe for Sucess. The Standish Group International. 1999
KMPG. Global IT Project Management Survey 2005. KPMG International 2005.

PMI Capítulo Perú

 Introducción

Definición de Proyecto Exitoso en TIC

80%

70%

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%
A Tiempo Dentro de presupuesto Alcance completo

Fuente:
KMPG. Global IT Project Management Survey 2005. KPMG International 2005.

PMI Capítulo Perú

 Fracaso de los proyectos
• Motivos principales: • Mayor probabilidad
– Alcance y de falla en:
requerimientos no – Proyectos de corto
claros o cambiados plazo y menor alcance
– Pobre proceso de
gestión de proyectos
– Falta de soporte
ejecutivo y
participación de
gerencia.

PMI Capítulo Perú

 Modelo de gestión de proyectos del PMI
Procesos de
Seguimiento y Control

Procesos de
Planificación

Procesos de Procesos de
Iniciación Cierre

Procesos de
Ejecución

A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition. Ver. 1.3.
Project Management Institute-PMI.

PMI Capítulo Perú

 Areas de conocimiento en la Gestión
de proyectos
Gestión Gestión Gestión
Del De De
Alcance Tiempos Costos

Gestión
Gestión Gestión
De los
De la De las
Recursos Comunicaciones
Calidad
Humanos

Gestión Gestión Gestión

De los De las De la
Riesgos Adquisiciones Integración

A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition. Ver. 1.3.
Project Management Institute-PMI.

PMI Capítulo Perú

 Areas de dominio requeridas por el
Equipo de Proyecto
Project Management
Body Of Knowledge

PMBOK

Conocimiento
Habilidades Aplicado en el
Interpersonales Area, Standars
y Regulaciones

Conocimiento y Entendimiento
Habilidades de Del entorno
Gestión Del Proyecto

A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition. Ver. 1.3.
Project Management Institute-PMI.
PMI Capítulo Perú
 Estadísticas de Gestión de Proyectos

Fuente:
KMPG. Global IT Project Management Survey 2005. KPMG International 2005.

PMI Capítulo Perú

 Modelo Simplificado para la
gestión de pequeños proyectos
de Tecnologías de Información

PMI Capítulo Perú

 Modelo simplificado para proyectos de TIC
Proceso de Gestión

Inicio Planificación

Ejecución
Cierre
y Control

Fuente:
Rowe, Sandra. Project Management for Small Projects. Management Concepts. 2007

PMI Capítulo Perú

 Modelo simplificado para proyectos de TIC
Proceso de Gestión – Etapa Inicio
•Definición y autorización del proyecto

Input Inicio Output

• Pedido de proyecto • Project Charter

• Descripción de
requerimientos
T
• Propuesta de o
proyecto
o
l
s

•Formato Project Charter

PMI Capítulo Perú

 Modelo simplificado para proyectos de TIC
Proceso de Gestión – Etapa Inicio

PMI Capítulo Perú

 Modelo simplificado para proyectos de TIC
Proceso de Gestión – Etapa Planificación
•Definir el trabajo e identificar los recursos
necesarios para completar el proyecto
• Definir y refinar objetivos
• Planificar el curso de acción
•Objetivos y alcances del proyecto

Input Planificación Output

• Project Charter • WBS

• Programa del
T proyecto
o • Presupuesto
• Plan de acción
o
l
s

• WBS
• Formato de Plan de
Acción

PMI Capítulo Perú

 Modelo simplificado para proyectos de TIC
Proceso de Gestión – Etapa Ejecución y Control
•Completar el trabajo, de acuerdo a los
Documentos de planeamiento
•Medir y monitorear las actividades del
Proyecto, para tomar acción correctiva

Input Ejecución Output

y Control
• WBS • Programa del
• Lista entregables proyecto actualizado
• Programa del proyecto
T • Reportes de Estado
• Presupuesto o • Pedidos cambio
alcance
o
l
s

•Formato Reporte Estado

•Formato Revisión
Entregables
•Formato Control
cambios

PMI Capítulo Perú

 Modelo simplificado para proyectos de TIC
Proceso de Gestión – Etapa Cierre
•Formaliza la aceptación del producto, servicio
y permite un fin ordenado.
• Integrar los resultados del proyecto a la
“forma normal de operar”

Input Cierre Output

• Programa del proyecto • Checklist de cierre

actualizado de proyecto
• Reportes de estado
T • Lecciones aprendidas
• Cambios alcane o
o
l
s

•Checklist de cierre de
proyecto
• Encuesta de Proyecto
• Formato de Lecciones
aprendidas
• Formato de Cierre de
PMI Capítulo Perú Proyecto
 Gestión de Pequeños Proyectos de TIC
Consideraciones
• Pequeño = fácil
• No se asigna tiempo adecuado para planificación
• Planificación:
• Involucrar al equipo
• No demasiado detalle
• Evitar sobre-enfatizar los elementos con los que nos
sentimos más confortables
• Baja prioridad
• Equipo de proyecto inexperto

PMI Capítulo Perú

 Gestión de Pequeños Proyectos de TIC
Consideraciones
• Responsabilidades adicionales del Project Manager
• Experto en la materia
• Responsable por actividades operativas
• Manejo de varios proyectos

• Fracaso del Proyecto

• En tiempo
• En presupuesto
• En alcance
• Reputación

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 Desarrollo de casos de negocio para proyectos de TIC

• Porqué es necesario un Caso de Negocio?

• La inversión en TIC, aún con el uso de las
mejores prácticas de Project Management y
Portfolio Management, por sí mismos no
garantizan que los objetivos del negocio se
logren.

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 Desarrollo de casos de negocio para proyectos de TIC

Clases de Inversiones en TI

Fuente:
Generating Premium Returns on your IT Investments. En MIT Sloan Management Review.

PMI Capítulo Perú

 Desarrollo de casos de negocio para proyectos de TIC

Valor entregado por Diferentes inversiones en TI

Fuente:
Generating Premium Returns on your IT Investments. En MIT Sloan Management Review.

PMI Capítulo Perú

 Desarrollo de casos de negocio para proyectos de TIC

• Qué es un caso de negocio?

• Una propuesta verbal o escrita que:
• Establece un problema u oportunidad del negocio
• Describe la solución propuesta
• Especifica cuánto costará implementar la solución
• Especifica el ROI que se logrará si la solución es
implementada

PMI Capítulo Perú

 Desarrollo de casos de negocio para proyectos de TIC

• Elementos de un caso de negocio

• Resumen ejecutivo
• Situación actual
• Cuál es el problema?
• Porqué es un problema?
• Porqué es un problema para la compañía, no para usted
• Propuesta
• Qué se propone?
• Cómo soluciona el problema?
• Cuánto cuesta?
• Cuál es el ROI
• Análisis financiero
• Conclusión
• Documentación adicional

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 Desarrollo de casos de negocio para proyectos de TIC

PMI Capítulo Perú

 Conclusiones
• Existe un alto número de proyectos que fracasan o no son
exitosos (más del 75%)
• El conocimiento de la disciplina de Gestión de Proyectos es
fundamental
• Los proyectos deben estar alineados completamente con los
objetivos del negocio
• Los proyectos pequeños tienen una dinámica y
requerimientos muy peculiares
• Un modelo sencillo de gestión de proyectos contribuye con
el éxito de los proyectos pequeños
• No implementamos soluciones tecnológicas, sino soluciones
de negocios

PMI Capítulo Perú

 Recomendaciones
• Fortalecer el conocimiento de la disciplina de
Gestión de Proyectos - PMI
• Siempre utilizar una metodología de administración
de proyectos, aún para los más pequeños
• Iniciar los proyectos construyendo el caso de
negocios
• Los proyectos deben estar claramente alineados
con los objetivos del negocio

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 Referencias
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition. Ver. 1.3.
Project Management Institute-PMI.
• BHPBilliton. PM101 Project Management Basics. Ver. 3.0 Project Management
Services.2003
• Jeffery, Mark y Leliveld, Ingmar. Best Practices in IT Portfolio Management. En
MIT Sloan Management Review. Spring 2004. Vol. 45, Nro 3. Massachusetts Institute
of Technology.
• KMPG. Global IT Project Management Survey 2005. KPMG International 2005.
• Kroll, Karen. Small Projects, Big Results. En PM Network, Julio 2007.
• Molisani, Jack. How to build a business case. Presentación en Lavacon2006.
• Rowe, Sandra. Project Management for Small Projects. Management Concepts.
2007
• The Standish Group. Chaos: A Recipe for Sucess. The Standish Group
International. 1999.
• The Standish Group Report. Chaos Report. The Standish Group International. 1995.
• Toledo, Roberto. Notas sobre pequeños proyectos. Alpha Consultoría, Julio 2007.
• Weill, Peter y Aral, Sinan. Generating Premium Returns on your IT Investments.
En MIT Sloan Management Review. Winter 2006. Vol.47 Nro.2. Massachusetts
Institute of Technology.

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 Contact Information
• Rafael Estrada

• +51-1-9649-9230
• +51-1-217-3880
• restrada@antamina.com

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