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PAQUETES ADMINISTRATIVOS

Un sistema administrativo contiene datos acerca de todas las operaciones


efectuadas por una organizacin y ayuda a los administradores a tomar
decisiones y desarrollar sus funciones. Estos sistemas son diseados para las
actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades
administrativas de la gerencia. Proporcionan reportes peridicos en vez de
informacin instantnea sobre las operaciones. Estos sistemas establecen
estrategias para la obtencin de informacin financiera, a fin de lograr el control
del personal de una empresa. Se llama software administrativo a los programas
de contabilidad o paquetes administrativos, destinados a sistematizar y
simplificar las tareas de contabilidad. Los sistemas administrativos guardan una
estrecha relacin con la ofimtica por cuanto son aplicaciones que
complementan el equipo diseado para procesar informacin dentro de una
organizacin. Ambos conforman la tecnologa de punta que facilita el trabajo de
los administrativos.
Insercin de los Sistemas Administrativos en las organizaciones
Debido a los grandes cambios tanto econmicos como culturales, sociales y
polticos generados por la industrializacin y el proceso de globalizacin, las
organizaciones

han

cambiado

enormemente

ya

sea

adaptndose

adecundose. Un buen ejemplo son aquellas organizaciones que crecieron en


desmedida y por lo tanto sus operaciones internas se volvieron ms complejas.
He aqu el motivo de estudio de los sistemas administrativos. El xito de una
organizacin depende de cmo maneje los siguientes factores:

ELECCIN DEL PRODUCTO: tiene que tener en cuenta, a la hora de


elegir parmetros tales como escasez, demanda, etc.

El MERCADO: se refiere a que la organizacin est estar inserta en


un determinado mercado, de ah la validez de su estudio.

TECNOLOGA: es un conjunto de recursos muy importantes ya que


significan en gran medida, eficacia y eficiencia a la hora de realizar
tareas tanto operacionales como de direccin.

ESTRUCTURA FINANCIERA: la organizacin posee capitales, los


cuales debe proteger y multiplicar, como as tambin estar al tanto de
cmo y dnde buscar nuevos capitales.

DIRECCIN ACTIVA Y DINMICA: la direccin, se pretende, debe


responder de manera locuaz y pragmtica.

POR LTIMO, SE NECESITA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO QUE


COORDINE Y REGULE TODAS ESTAS OPERACIONES.

Elementos que integran los sistemas administrativos

Conjunto de elementos y equipos ubicados en los niveles medio e


inferior. Se ocupan de captar, guardar, procesar transmitir informacin.

Un conjunto de soportes en donde se documentan decisiones


especficas,

se

transmiten,

conservan

y registran.

Pueden

ser

formularios, registros, pginas web, etc.

Una red de canales por donde fluye la informacin. Esta red est
previamente definida y diseada.

Atributos de los sistemas administrativos

Que se ejecuten en el momento en que se precisen, que sean


oportunos.

Insuman la menor cantidad de recursos, que sean econmicos.

Se desarrollen dentro de un alto grado de seguridad, que sean


confiables, sino no sirven.

Produzcan la informacin necesaria, que sean eficaces.

Funciones del sistema administrativo


Se realizan rutinariamente en casos individuales las polticas dictadas por la
alta direccin. Es eficiente cuando:

Los actos y procesos son realizados en trmino.

El costo es acorde a la naturaleza de la tarea y debe dejar margen de


ganancia.

Los actos se desarrollen con alto grado de seguridad.

Provea un cuadro informativo.

Caractersticas y problemas que afectan a los sistemas administrativos


Debido al crecimiento actual de ciertas organizaciones se elevan los costos de
administracin y se reduce la velocidad.
Caractersticas:

Repeticin de las tareas sin aporte positivo. La solucin es una visin de


conjunto del sistema.

Cada individuo intenta formarse su propio entorno.

Es difcil medir las tareas administrativas en el tiempo. Supone detectar


tareas rutinarias y eventuales.

La automatizacin de tareas es avanzada en ciertos sectores de la


industria pero no en administracin de organizaciones. Se debe a lo
difcil de la tarea de recopilar datos.

La respuesta de la organizacin para modificar un sistema administrativo


no es inmediata.

ALGUNOS PAQUETES ADMINISTRATIVOS EN EL MERCADO


SISTEMA

VENTAJAS

SAINT: Es un programa
con funciones
administrativas que
facilitan el proceso
gerencial de la toma de
decisiones en una o
varias empresas.

Puede ser operado por


varios usuarios al mismo
tiempo en redes de hasta
999 estaciones.

Manejo de Precierre.

Actualiza los archivos de


datos en forma inmediata.

Permite crear informes


financieros.

Posee un mdulo
administrativo en donde se
concentran todos los
procesos rutinarios de
cuentas por cobrar, cuentas
por pagar.

Manejo de Centros de
Costos.

Manejo de inventarios,
clientes, proveedores,
vendedores, tarjetas de
crdito, servicios,
servidores, Anlisis de sta
informacin a travs de
numerosos reportes ya
configurados para facilitar
su manejo.

DESVENTAJAS

VERSION

MODULOS
contabilidad

Posibilidad de consultar
todos los reportes y
estados financieros de
los ejercicios Anteriores
sin Limitacin
Manejo de Bases de
Retencin.
Administrativos: cuentas
por cobrar cuenas por
pagar.

Programacin de pago
Caja chica
PROFIT PLUS:
Representa una era
nueva en sistemas de
integracin de
informacin, ya que es
uno de los pocos
sistemas empresariales
diseados y construidos
para operar bajo
ambiente Windows.
Tambin ofrece
capacidades para una
adaptacin sin
precedentes y una
arquitectura abierta nica,
desarrollada con
herramientas estndar de
la industria, incluyendo
Visual Studio 6.0 de
Microsoft, y tecnologa
SQL de base de datos
que permiten que el
sistema se pueda
extender e integrar
fcilmente con
aplicaciones particulares

Maximiza el uso de la
interfase Grfica de
windows.
Simplifica el registro de
datos.
Permite consultas y
reportes gerenciales.
Se ahorra tiempo e
incrementa su productividad
al tener la posibilidad de
activar simultneamente
mltiples aplicaciones del
Sistema de gestin
empresarial Profit Plus
desde su pantalla.
Tambin se pueden
transferir los datos
libremente a travs de ellas.
Permite utilizar las
funciones de edicin como

de la empresa. Este
diseo proporciona a los
usuarios la mxima
flexibilidad, eficiencia,
confiabilidad y
desempeo.

SAP: es la mejor forma


de optimizar los diversos
procesos de un negocio y
aumentar as su
rentabilidad.

copiar, cortar y pegar.

Liderazgo El liderazgo de
SAP es reconocido por
expertos del sector avalado
por clientes de pymes.
Soluciones Completas
SAP ofrece un amplio
conjunto de soluciones
diseadas para pymes.
Eleccin Ofrece opciones
que se adaptan a su forma
de hacer negocios.
Sector Ponen a su
servicio la experiencia que
tienen en cada sector.
Obtencin del Valor Ayuda

El costo de la
implementacin, en
algunos casos es muy
alta.
Siempre se depender de
tener algn consultor
como soporte de los
diferentes mdulos,
porque al ser tan grande,
no existe persona que
conozca todo el sistema,
por lo tanto se
especializan en algo
especfico, como ventas
(SD), desarrollo (ABAP),
finanzas (FI), Inteligencia
de negocios; aunque las
compaas tambin
prestan su servicio de
mesa ayuda que ayuda a
las organizaciones a dar

a empezar rpidamente y a
que los resultados se vean
solo en cuestin de
semanas.
Informacin til Las
soluciones de SAP ayudan
a convertir los de datos de
su organizacin en
informacin til.
Innovacin
Constantemente
proporcionan innovaciones
que contribuyen al xito de
los negocios.
Crecimiento Las
soluciones estn diseadas
para adaptarse al
crecimiento de los negocios.
Localizacin El servicio es
prestado donde se
encuentre.
Ecosistema Maneja un

soporte en todo el
ecosistema.
La documentacin es
restringida por polticas de
confidencialidad.
Las academias SAP
tienen un costo muy alto,
para especializarse en los
mdulos.

amplio ecosistema de
Partners y clientes que
proporcionan ms opciones
y ms recursos.

EN INSTITUCIONES MENCIONE MINIMO 4 DE C/U


INSTITUCIONES

INSTITUCIONES

PUBLICAS
IVIC

SISTEMA

ASAMBLEA NACIONAL
SENIAT
MINISTERIO DE LAS
COMUNAS

SISTEMA

SIGESP

PRIVADAS
BANCO EXTERIOR

SIGESO

INVERSIONES

SAP

SIGESP

LOCKEY, C.A
INVERSIONES BIG

SAP

SIGEFIRR

CONE, C.A
LICORERIA CHUKY

PROFIT PLUS

EIBS

PUBLICOS

PRIVADOS

SAID est
derivado
del
paquete
"Gestin Pblica", escrito por la Unidad
de Informtica para FUNDACITE
Mrida. Con 3 aos en desarrollo tras
l, SAID es el sistema administrativo
integrado para entes descentralizados
sin fines empresariales de la APN
en software libre ms avanzado y
actualizado hoy en da, ofreciendo la
integracin de todos los procesos
administrativos,
presupuestarios
y
financieros, con generacin de reportes
adecuados a las normativas de
ONAPRE
(Oficina
Nacional
de
Presupuesto).
(SAID tambin
llamado
Sistema
Administrativo
Integrado
Descentralizado)
es
un sistema
administrativo integral que permite la
automatizacin
de
los
procesos
inherentes a la administracin pblica.
Se registra y controla el presupuesto de
gastos de un organismo pblico
descentralizados
sin
fines
empresariales,
as
los
usuarios
planifican
la
formulacin
del

Valery es un software desarrollado


por Cybernetix de Venezuela. Est
diseado para ayudar a las
pequeas y medianas industrias a
administrar sus operaciones a
travs de una organizacin sencilla
de facturas y control de inventario.
El software se ejecuta en Windows
y es compatible con la mayora de
las aplicaciones para oficina. El
paquete viene en dos versiones:
una estndar, que se vende por
Bs.300.000 ms IVA y una versin
profesional que cuesta Bs.400.000.
Cybernetix ha vendido 3.000
licencias de Valery en Venezuela y
tiene pensado expandir las ventas
hacia
Colombia
y
Repblica
Dominicana a principios del prximo
semestre.

presupuesto de gastos (basado en los


instructivos de la ONAPRE) y luego
pasan a la asignacin de crditos que
les permite ejecutar el presupuesto
mediante procesos de compras o
compromisos de distinto origen. La
ejecucin del presupuesto pasa por
todas las etapas del gasto: compromiso,
causado y pagado, conectndose con
los procesos financieros y contables
que tengan lugar.

CARACTERSTICAS
Es software libre.

Independencia del creador del


sistema,
garantizando
que
cada
organizacin realice las adaptaciones
que necesite.

Reduce costos en cuanto al


licenciamiento,
asesora
tcnica,
implementacin,
capacitacin,
adaptaciones, entre otros servicios
informticos,
debido
a
que
la
organizacin tiene la posibilidad de
capacitar a su personal TIC para que
realizase
las
implementaciones,
adaptaciones, asesora tcnica y dems
necesidades
para
que
cada
organizacin sea "libre".

Es un sistema de informacin
Web, es decir el usuario accede
desde Internet oIntranet basado en un
modelo Cliente-servidor.

Multi
Plataforma (Linux, Windows, Mac), ya
que slo necesita un navegador Web
basado en Mozilla para acceder al

CARACTERSTICAS
Es
el
software
ms
econmico del mercado.
8
mdulos
completos,
inventario, cxc,cxp, clientes,
bancos, facturacin, libros de
impuestos.

Soporte a nivel nacional.


Fcil de usar.
Compatible
con
las
impresoras fiscales, epson,
bematech.
Es
completamente
compatible con windows98,
me, xp, 2000, server 2003,
2000 y vista.
Es compatible con cualquier
tipo de red tcp/ip.
Manejo de visor de precios.
Limitaciones de usuario por
claves.
Manejo de mltiples precios.
Ajustado a las normas del
seniat.
Compatible con bsf.

Impresin de libro de

mismo.

Est basado en instructivos y


formatos de la ONAPRE.

Posee amplia documentacin de


usuario y tcnica.

compras y de ventas
Impresin de etiquetas de
cdigo de barras.
Manejo de lectores de
cdigo de barra.
Manejo de gavetas de dinero

MODULOS PRINCIPALES
MODULOS PRINCIPALES:
Registro
de
beneficiarios, Tipos de Comprobantes: Diario,
Saldo inicial, Ajuste por Inflacin
proveedores y personal.
Definicin
(por
cdigo Servidor de Base de Datos
Relacional SQL, para el manejo
programtico, proyectos y accin
robusto, rpido y seguro de tus
centralizada, unidades administrativas),
datos contables.
formulacin (en base al instructivo 12 de
Manejo de Flujo de Efectivo
ONAPRE) y ejecucin (en base al
Trabaja Excelentemente en Redes
instructivo
4
de
ONAPRE)
Windows gracias a su Base de
presupuestaria.
Datos. Permite Clasificar los
Compras
(requisicin, Comprobantes
por
Tipos
de
cotizaciones, actas, nota de pedido, Operacin.
rdenes, reintegros y definiciones).
Facilidad de Uso gracias a su
Almacn (ingresar, consultar, interfaz Windows.
entregar y anular solicitudes; ingresar, Manejo de Activos Empresariales
mdulos
para
los
consultar, modificar el inventario; genera con
reportes de mnimo inventariado, gastos comprobantes de depreciacin y
afectando
por
programa,
por
partida Desincorporacin
directamente sus cuentas de
presupuestaria y de dependencia).
Bienes (ingreso desde compras, ajustes por inflacin.
manuales; modificacin de bienes; Manejo de Mltiples Empresas y
ingresar y consultar del clasificador de Mltiples Grupos (Un Grupo maneja
bienes,
genera
reportes
por mltiples empresas)
Automtica
de
clasificacin,
por
dependencia
y Generacin
Comprobantes
de
Cierre.
general).
Multimoneda para los Estados
Cuentas por pagar (definiciones

bancaria).

Contabilidad (asiento contable,


reportes de convertidor de cuentas,
estado de resultado, balance general,
libro diario, mayor analtico, libro
auxiliar, balance de comprobacin).

Catlogos cuentas (clasificador


presupuestario.

cuentas
convertidor).

Cierre (compromisos pendientes


y asientos de cierre).

patrimoniales

VENTAJAS COMPETITIVAS

VENTAJAS COMPETITIVAS

Como nivel competitivo se puede decir Es


un
producto
con
poco
que Said es un producto ms comercial reconocimiento comercial, lo que se
y manejable a nivel de soporte
puede decir que es trabajado por
pocos usuarios.