Contabilidad electrnica

La Contabilidad electrnica se refiere a llevar los libros, documentos y

registros contables a travs de medios electrnicos; al igual que su
preparacin, envo y supervisin por parte de las autoridades
competentes.1 Hoy en da, las empresas buscan candidatos a la
direccin de sistemas (CIO, por sus siglas en ingls) que tengan
conocimientos en contabilidad y finanzas.2
En el caso de Mxico, se ha adoptado ese trmino para referirse a la
obligacin que tienen los contribuyentes de enviar mensualmente por
medios electrnicos parte de su informacin financiera al Servicio de
Administracin Tributaria (SAT), la autoridad fiscal. A partir del ejercicio
2016, esta obligacin abarca a todas las personas morales y personas
fsicas que por ley estn obligadas a llevar contabilidad, con mnimas
excepciones.3

Antecedentes
El pago de impuestos ha experimentado una evolucin enmarcada en el
concepto de gobierno-electrnico, definiendo ste como la utilizacin
que hace la administracin pblica "de las tecnologas de la informacin
para intercambiar informacin con los ciudadanos, industrias y otras
ramas del gobierno". Su meta: "mejorar la eficiencia interna y promover
la pronta entrega de servicios pblicos".4
En Mxico, la dependencia encargada de la recaudacin, el Servicio de
Administracin Tributaria (SAT), ha digitalizado y puesto en lnea muchos
de los trmites que deben realizar los contribuyentes para el
cumplimiento de sus obligaciones: la emisin de comprobantes fiscales
digitales por Internet (CFDI), tambin conocidas como facturas
electrnicas, y la contabilidad electrnica, son ejemplo de ello.
El uso de tecnologas ha redundado tambin en el combate a la evasin
y en consecuencia, a contribuir en la recaudacin: en 2015, el SAT
alcanz la cifra rcord por este concepto de 2 billones 369,000 millones
de pesos.5

Definicin
La contabilidad electrnica se refiere a la posibilidad de llevar los libros,
documentos y registros contables a travs de medios electrnicos,
considerando tambin la preparacin, envo y supervisin que llevan a
cabo las autoridades competentes.1 Este mtodo no slo ha pretendido
dar respuesta a las empresas, interesadas en la automatizacin de sus
procesos contables, sino que paulatinamente se ha convertido en una
obligacin tributaria para los causantes.
En el caso especfico de Mxico, los contribuyentes deben enviar su
informacin contable de manera mensual a travs de la pgina en
Internet de la autoridad fiscal (el SAT), misma que consiste en:3

La balanza de comprobacin

El catlogo de cuentas y su cdigo agrupador (este ltimo tiene el

propsito de que la autoridad pueda interpretar adecuadamente la
informacin remitida)

Sin embargo, si la autoridad lo requiere, ya sea porque ejerce sus

facultades de comprobacin directamente, o porque el contribuyente
solicita una devolucin o realiza una compensacin, informacin
adicional proveniente de plizas contables y auxiliares debe ser
generada y presentada tambin de forma electrnica

Perodo de presentacin
En Mxico, la contabilidad electrnica se presenta mensualmente a
travs de la pgina en Internet de la autoridad tributaria (el SAT). Por lo
general, la informacin no se enva inmediatamente en cuanto termina
el perodo que se reporta, sino que se deja pasar un mes completo y
entonces se entera los primeros das hbiles del mes que le sigue (3 en

el caso de las personas morales, y 5 las fsicas). 3 Por ejemplo, si una

sociedad annima presenta su contabilidad electrnica del mes de enero
de 2016, deber enviarla a ms tardar el da 3 de marzo del mismo ao.
La balanza de comprobacin se presenta mes con mes, pero el catlogo
de cuentas (y su cdigo agrupador) se enva solamente la primera vez,
en tanto no se alteren las cuentas de mayor o subcuentas que lo
conforman, en cuyo caso, deber enviarse actualizado, en la fecha que
deba presentarse la balanza de comprobacin.

Contribuyentes obligados

Personas morales
En Mxico, a partir de 2016 todas las personas morales estarn
obligadas a presentar su informacin de manera electrnica, con
excepcin de aquellas que de acuerdo a la ley, no estn obligadas a
llevar contabilidad, como asociaciones de trabajadores, aquellas
autorizados para recibir donativos deducibles (cuyos ingresos no
superen los dos millones de pesos), y las religiosas (Artculo 86, Ley del
Impuesto Sobre la Renta).

Personas fsicas
En el caso de las personas fsicas en Mxico, a partir de 2016, aquellas
que se dediquen a actividades empresariales, profesionales o al
arrendamiento de bienes inmuebles, estn obligadas a enviar su

informacin de manera electrnica y se exceptan aquellas a quienes la

ley no obliga a llevar contabilidad u otorga algunas facilidades: de las
antes mencionadas, si perciben ingresos anuales acumulados de hasta 2
millones de pesos, o las asalariadas (Artculo 110 y 118, Ley del
Impuesto Sobre la Renta), siempre y cuando hayan optado por usar el
sistema "Mis Cuentas" y hayan enviado el aviso correspondiente antes
del 30 de Abril de 2016.
Algunas otras fuentes de ingreso que se consideran exentas son: el
Rgimen de Incorporacin Fiscal (RIF), la enajenacin o adquisicin de
bienes, intereses, premios y dividendos, y en general, las que se
consideran espordicas.

Firma electrnica
La preocupacin por la legalidad en el envo de documentos e
informacin por estos medios se suma a las principales preocupaciones
que manifiestan las organizaciones en torno a las tecnologas de la
informacin en la actualidad: la seguridad y la privacidad. Para asegurar
la validez legal en la transferencia de informacin y documentos a un
tercero, "deben ser enviados con una firma electrnica".1
Como elemento toral en el uso de la gama de servicios fiscales que la
autoridad fiscal en Mxico (SAT) pone a disposicin del contribuyente,
ste debe obtener la FIEL (firma electrnica avanzada). Se trata de "la
implementacin de una firma digital basada en el estndar PKI". No
obstante, ste mtodo no se considera totalmente seguro, pues al
autenticarse, las llaves privadas y contraseas tienen que viajar por
Internet.4

Recientemente en Mxico, la Ley de Firma Electrnica Avanzada creo la

e.firma, misma que tiene validez de firma autgrafa y sustituye a la
anterior FIEL. De acuerdo al SAT esta firma electrnica consiste en un
archivo digital que garantiza la identidad del contribuyente al realizar
trmites por Internet ante la autoridad fiscal e incluso en otras
dependencias del Gobierno.6