Msc. Gestin de Empresas de Hidrocarburos.

UNIVERSIDAD VINA DEL MAR

MSC. GESTION DE EMPRESAS DE HIDROCARBUROS

DR. RAFAEL DIAZ REAL

ACTA DE PROYECTOS

ING. SANTIAGO MORAN OTOYA

ECUADOR

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1. Que es un acta de proyectos y que secciones deben constar.

El Acta de Constitucin del Proyecto es un documento en el que se define el alcance,

los objetivos y los participantes del proyecto. Da una visin preliminar de los roles y
responsabilidades, de los objetivos, de los principales interesados y define la autoridad
del Project Manager. Sirve como referencia de autoridad para el futuro del proyecto
adems:

Debe tratarse de un documento formal, por escrito.

Su contenido debe estar debidamente consensuado: requiere aprobacin.

Define los objetivos de lo que se va a hacer: establece requisitos iniciales

relacionados con las necesidades y expectativas de los interesados.

Este documento incluye:

Propsito del Proyecto

Descripcin del Proyecto

Alcance

Objetivos

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Requerimientos del Proyecto

Entregables

Costes

Recursos

Es importante que no haya demasiada diferencia temporal entre el momento en el que

se decide realizar un proyecto (por ejemplo, implantar una herramienta CRM en la
empresa para el Departamento Comercial) y la aprobacin del Acta de Constitucin.
Esto evitara que los requisitos u objetivos se difuminen o carguen con excesivas
ambigedades.
A pesar de su definicin, tambin es factible emplear un Acta de Constitucin para cada
fase de un proyecto, si ste posee caractersticas de tiempo o complejidad que lo
aconsejen.
Generalmente, casi en cualquier proyecto. Un Acta de Constitucin de Proyecto define
qu debe hacerse, qu resultado se espera y qu necesidades pretende solventar.
Si el proyecto no ser llevado con una gestin de proyectos rigurosa, no es necesario
este Acta. Puede ser por una cuestin de tiempo (por ejemplo, solucionar con urgencia
un problema empresarial), por escasa complejidad (por ejemplo, desarrollar un sitio
web muy sencillo) o por falta de suficientes personas implicadas (por ejemplo, un
proyecto personal de escribir un libro).

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1.1.

Utilidad del acta de proyectos

Permite consensuar determinados aspectos del proyecto con el cliente o con
todos los interesados.

Facilita la dinmica de firma. Un cliente reaciona firmar la documentacin, por

miedo a verse despus comprometido o atado. El problema, por lo tanto, no
estaba en el propio documento Acta de Constitucin, sino en una cuestin de
desconfianza. Detectarlo nada ms comenzar el proyecto me permiti trabajar
ese aspecto.

Determina aspectos fundamentales, tales como el objetivo general del proyecto,

alcance del mismo, responsables de proyecto y funciones, equipos de trabajo,
plazos de tiempo previstos y presupuesto acordado.

Transmite formalidad y buena imagen.

Facilita entender la figura del jefe de proyecto y la importancia de las tareas de

coordinacin e interlocucin que ste asume.

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2. Ejemplo de alta de proyecto tomando como literatura un ejemplo base.

A continuacin se anexan 2 ejemplos del acta de proyectos un modificado (en formato

PPT) como ejemplo y el otro un proyecto real entre Ecuador y Peru (pdf).

Anexo 1- Consorcio acta de proyecto YPF & M.pptx

Anexo 2 - Convenio Petroperu y SHE.pdf

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3. Conclusiones
La constitucin de un acta de proyectos es vital para las partes interesados ya fija
lineamientos, objetivos, tiempos, costos, etc., a fin de evitar conflictos en el
desarrollo del mismo adems asegurar que los trminos son comprendidos y exista
una relacin de mutuo beneficio.
Gracias al acta de proyectos los mismos pueden ser desarrollados a cabalidad y
definir los alcances a donde se espera llegar, tambin muestras ciertos puntos de
inters de los socios, de forma sencilla y entendible.
La conformacin del acta de proyectos resulta necesaria en todos los trabajos esto
permite una buena imagen y ayuda asegurar el xito del proyecto.

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Referencias:
Pablo Lledo, direccin de proyectos.
YPF, Acta de proyectos de investigacin.
SHE, Explotacin de hidrocarburos,