Documento de Requisitos Bienes PDF

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Proyecto:
Actualizacin del Sistema de Informacin de Bienes Muebles
Documento:
Especificacin de Requisitos
del Sistema de Registro y Control
de Bienes Muebles de la ULA
(ULA_SRCBM, versin 1.0)
Elaborado por:
William J. Montilva C.
Abril 2007

Tabla de Contenido
Pgina
1. Introduccin
1.1. Propsito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2. Alcance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3. Definiciones, acrnimos y abreviaturas . . . . . . . . . . . . . .
1.4. Referencias . . . . . . . . . . . . . . .
1.5. Visin general del documento
.........................
2. Descripcin general del sistema

2.1. Perspectiva del producto
.....
.........................
2.2. Objetivos del sistema
.........................
2.3. Funciones del sistema
.........................
3. Definicin de Requisitos del Sistema
...............
3.1. Definicin de Requisitos Funcionales . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2. Definicin de Requisitos No Funcionales . . . . . . . . . . .
4. Especificacin de Requisitos del Sistema
4.1. Jerarqua de Casos de Uso
4.2. Definicin de Actores
.........................
...........
4.3. Especificacin de los Casos de Uso
.....

1. Introduccin
Este documento contiene la descripcin detallada de los diferentes requisitos de
software que debe cumplir el sistema de informacin utilizado para el registro y control
de los bienes muebles de la Universidad de Los Andes. El sistema ha desarrollar tomar
las funciones bsicas del sistema actual, denominado Sistema de Control de Bienes
Muebles v1.0.1, agregando al mismo, una serie de nuevas funcionalidades requeridas y
mejorando las ya existentes.
1.1. Propsito
El propsito de este documento es presentar de manera formal la especificacin de
requisitos de este sistema, para su discusin y aceptacin, por parte de los usuarios que
utilizaran dicho sistema. En esta especificacin se detallan los requerimientos
funcionales, las restricciones y los atributos de calidad que deber satisfacer el sistema.
El documento va dirigido en primera instancia a los usuarios directos de este sistema, es
decir, al personal que labora en la Oficina Central de Control de Bienes y al personal
encargado del control de bienes en las Unidades de Apoyo Administrativo. En segunda
instancia, al equipo de desarrollo de este sistema.
1.2. Alcance
Este sistema formar parte de un conjunto de sistemas de informacin a ser
desarrollados por la DSIA dentro del macro proyecto institucional para la
automatizacin e integracin administrativa de la Universidad de Los Andes. Dicho
sistema ser denominado: Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles
(ULA_SRCBM), versin 1.0.
En particular, el ULA_SRCBM brindara los servicios de informacin requeridos para la
ejecucin de un conjunto de procesos y actividades realizados por la Oficina Central de
Control de Bienes y las Unidades de Apoyo Administrativo adscritas a cada Facultad o
Dependencia Central y que permitirn:
Realizar el control fsico de los bienes muebles que forman parte de los activos fijos
tangibles de la Universidad de Los Andes.
Efectuar el registro de todas las adquisiciones de bienes realizados por la institucin
por concepto de compra, donacin o produccin institucional.
Mantener el registro y control del movimiento de bienes entre las dependencias
universitarias.
Conservar un registro de los bienes que son desincorporados de los activos de la
Universidad, cuando estos han presentando deterioro, desuso, obsolescencia,
inservibilidad o han sido hurtados.

Efectuar el control sobre el estado, uso, conservacin y custodia de los bienes de la

institucin, mediante el levantamiento peridico del inventario fsico de bienes y la
asignacin de responsabilidades al personal que utiliza dichos bienes.
1.3. Definiciones, acrnimos y abreviaturas

Por definir .
1.4. Referencias
Para la elaboracin de este escrito se han seguido los lineamientos presentados en
los siguientes documentos:
IEEE-STD-830-1998: Especificaciones de los Requisitos de Software.

CEISoft, Curso IS-12: Ingeniera de Requisitos.
1.5. Visin general del documento

Este documento ha sido estructurado de la siguiente manera:
2. Descripcin General del Sistema

2.1. Perspectiva del producto
Este producto (sistema de informacin) deber funcionar en cualquier computador PC
que soporte los sistemas operativos Windows (98 o superior) o Linux, as como
tambin, que disponga de conexin a Internet y tenga instalado un navegador web.
2.2. Objetivos del Sistema
El sistema ULA_SRCBM deber cumplir con los siguientes objetivos:
Permitir que las Unidades de Apoyo Administrativo de cada Facultad o

Dependencia Central de la Universidad puedan realizar a travs del sistema, las
diversas solicitudes para la incorporacin de bienes adquiridos, el traslado de
bienes, la desincorporacin de bienes adscritos a su unidad o la verificacin de sus
activos a travs del levantamiento del inventario fsico de sus bienes.
Servir de apoyo a la Oficina Central de Control de Bienes para la incorporacin de

los bienes adquiridos por una dependencia universitaria, siendo registrados como
activos fijos tangibles de la Universidad.

Conformar el expediente electrnico de los bienes muebles propiedad de la

institucin, manteniendo un registro de cada bien con los datos de identificacin,
ubicacin, estado o condicin y responsable de su uso.
Permitir que la Oficina Central de Control de Bienes pueda ejercer el control sobre
el traslado de los bienes entre dependencias o hacia los depsitos de bienes en
desuso o inservibles, actualizando para cada uno de los bienes trasladados, el
cambio de dependencia, ubicacin fsica y responsable.
Permitir que la Oficina Central de Control de Bienes mantenga un registro de todos

los bienes que hayan sido desincorporados de los activos fijos de la Universidad,
indicando la causa y los datos de la resolucin emitida por el Consejo Universitario
para la desincorporacin de los mismos.
Apoyar a la Oficina de Control de Bienes cuando efecta el control de los bienes

adscritos a una dependencia realizando el levantamiento del inventario fsico,
permitiendo que estos sean cotejados y actualizados dentro del sistema.
2.3. Funciones del Sistema

Entre las funciones generales que debe realizar el sistema podemos enunciar las
siguientes:
Referente a la incorporacin de bienes:
Gestionar las solicitudes de incorporacin de bienes, permitiendo crear,

cancelar, imprimir y verificar el estado de una solicitud de incorporacin.
Registrar el inicio del trmite de una solicitud de incorporacin, as como la
aceptacin o rechazo de la incorporacin de los bienes reflejados en dicha
solicitud.
Asignar personal para la codificacin y posterior rotulado de los bienes
indicados en una solicitud de incorporacin.
Realizar la asignacin de cdigos de identificacin y el registro de la
informacin bsica de los bienes incorporados al inventario.
Facilitar la impresin de las etiquetas de identificacin que debern ser
colocadas a cada uno de los bienes que han sido incorporados al inventario de
bienes de la ULA.
Permitir el registro de los datos de ubicacin y responsable de cada uno de los
bienes, una vez que han sido rotulados.
Ofrecer las consultas generales que permitan gestionar la incorporacin de
bienes, entre ellas:
o Consultar las solicitudes de incorporacin clasificadas por su estado.
o Consultar las solicitudes de incorporacin que se encuentren en un
determinado estado.

o Consultar una solicitud de incorporacin e indicar el estado de los bienes

referidos en ella.
Referente al traslado de bienes:
Gestionar todo lo referente a la creacin o registro de una autorizacin de

traslado de bienes, sealando en ella, los bienes que van a ser objeto de traslado.
As mismo, permitir que dicha autorizacin pueda ser cancelada, impresa o
consultar el estado en que se encuentra dicha autorizacin.
Registrar la aceptacin o rechazo de una autorizacin de traslado, luego de que
haya sido verificada por parte de la Oficina Central de Control de Bienes.
Realizar el registro del traslado de los bienes contenidos en una autorizacin de
traslado, actualizando en cada uno de sus bienes, su nueva dependencia,
ubicacin fsica y los responsables de su uso.
Ofrecer consultas generales que faciliten la gestin del traslado de bienes entre
dependencias universitarias, tales como:
o Consultar las autorizaciones de traslado que han sido emitidas, clasificadas
por su estado.
o Consultar las autorizaciones de traslado que se encuentren en un
determinado estado.
o Consultar una autorizacin de traslado, sealando las dependencias origen y
destino y las caractersticas de los bienes a ser traslados.
Referente a la desincorporacin de bienes:
Registrar una solicitud de desincorporacin de bienes, indicando las

caractersticas e identificacin de los bienes y las razones por las cuales deben
desincorporarse.
Permitir que una solicitud de desincorporacin pueda ser cancelada, luego de
que esta haya sido emitida por el sistema.
Imprimir una solicitud de desincorporacin, mostrando el detalle de los bienes
que se desean desincorporar.
Registrar la aprobacin o negacin de una solicitud para la desincorporacin de
bienes, luego del resultado emitido por el Consejo Universitario para la
desincorporacin o no de estos bienes.
Registrar la desincorporacin de cada uno de los bienes contenidos en una
solicitud, sealando el concepto bajo el cual estos bienes se desincorporan y la
fecha y nmero de la resolucin emitida por el Consejo Universitario.
Ofrecer consultas generales que faciliten la gestin de las solicitudes de
desincorporacin de bienes, entre ellas:
o Consultar las diversas solicitudes de desincorporacin que han sido
generadas por el sistema, clasificadas por su condicin.
o Consultar las solicitudes de desincorporacin que estn bajo una
determinada condicin o estado.

o Consultar una solicitud de desincorporacin, describiendo las caractersticas

de los bienes a ser desincorporados.
Referente a la modificacin de las caractersticas de bienes:
Registrar una solicitud del cambio de caractersticas de uno o ms de bienes de

una dependencia, describiendo los bienes y las caractersticas que han cambiado.
Cancelar una solicitud de cambio de caracterstica, luego de haber sido emitida
por el sistema.
Imprimir una solicitud de cambio de caracterstica, mostrando el detalle de los
bienes que han cambiado su caracterstica.
Actualizar en el sistema, el cambio de las caractersticas fsicas de los bienes
contenidos en una solicitud de cambio.
Ofrecer consultas generales que faciliten la gestin de las solicitudes de cambio
de caractersticas de bienes, entre ellas podemos mencionar:
o Consultar las solicitudes de cambio que han generadas por el sistema,
clasificadas por su condicin.
o Consultar las solicitudes de cambio de caractersticas que se encuentren en
una determinada condicin o estado.
o Consultar una solicitud de cambio de caractersticas, describiendo las
caractersticas de cada uno de los bienes a ser modificadas en el sistema.
o Consultar en que se estado se encuentra una solicitud de cambio de
caracterstica.
Referente al inventario fsico de bienes:
Registrar una solicitud para el levantamiento del inventario fsico de una

dependencia universitaria, la cual podra ser solicitada por el Administrador o
Jefe de la Unidad o por el mismo Jefe de la Oficina Central de Control de
Bienes, para efectos de control.
Cancelar o imprimir una solicitud de levantamiento de inventario fsico, luego
de haber sido registrada en el sistema.
Consultar el estado o condicin de una solicitud de inventario fsico.
Asignar personal para que realice el levantamiento del inventario fsico de
bienes de una dependencia, descrita en una determinada solicitud.
Proporcionar la funcionalidad requerida para que un Registrador de Bienes
pueda cotejar los bienes levantados manualmente en la dependencia contra los
bienes registrados en el sistema.
2.4. Caractersticas del usuario

Por definir .

3. Definicin de Requisitos del Sistema

En este apartado se presentan los requisitos funcionales y no funcionales que debern ser
satisfechos por el sistema. Los requisitos aqu expuestos estn declarados en lenguaje
natural mostrados a travs de una lista, los cuales fueron obtenidos a partir de entrevistas,
del sistema actual y del documento de modelo de negocio realizado por el grupo de
desarrollo.
3.1. Definicin de Requisitos Funcionales
La tabla N 1 muestra la lista de requisitos funcionales del sistema ULA_SRCBM.
Cada requisito contiene un identificador donde las dos primeras letras indican que es un
requisito funcional y un nmero que corresponde a la secuencia de los requisitos. Las
columnas nombre y descripcin definen el requisito, la columna usuario y proceso
indican quien debe realizar el requisito y de que proceso fue derivado dicho requisito.
Finalmente, la columna medio indica el medio en que se mostrar el requisito (en
pantalla o impreso en papel).
Tabla N 1 Lista de Definicin de Requisitos Funcionales del ULA_SRCBM

ID.
Requisito
RF-001
RF-002
RF-003
Nombre del
Requisito
Descripcin del Requisito
El sistema debe permitir que el

Administrador de una unidad de apoyo
administrativa pueda realizar el registro
de una solicitud de incorporacin de
bienes, detallando los datos de los
recaudos consignados, tales como: orden
de compra o nota de entrega y
comprobantes de adquisicin (# de
Solicitar la
incorporacin de comprobante, fecha de adquisicin, tipo
bienes
de adquisicin, cantidad de bienes,
monto total), as como los bienes
incluidos en ellos, con sus respectivas
caractersticas (marca, modelo, serial,
precio unitario). El sistema podra
asignar un nmero de solicitud y colocar
el estado de la solicitud en solicitud
recibida.
El sistema debe permitir que una
solicitud de incorporacin sea eliminada
por
el
Administrador
de
una
Cancelar
dependencia, cuando no se haya dado
solicitud de
inicio al tramite de dicha solicitud, es
incorporacin de
decir, no se hayan recibido y revisado
bienes
los recaudos que avalan la adquisicin
de estos bienes por parte de la Secretaria
de la OCCB.
Imprimir una
El sistema debe facilitar la impresin de
Usuario
Medio
Proceso Asociado
Administrador
de la
Dependencia
En Lnea
Control Perceptivo
(PF-1.1.1)
Administrador
de la
Dependencia
En Lnea
Control Perceptivo
(PF-1.1.1)
Administrador
Impreso
Incorporacin de

ID.
Requisito
Nombre del
Requisito
solicitud de
incorporacin de
bienes
RF-004
Consultar el
estado de una
solicitud de
incorporacin de
bienes
RF-005
Registrar el inicio
del trmite de una
solicitud de
incorporacin de
bienes
RF-006
Registrar la
aceptacin de una
solicitud de
incorporacin de
bienes
RF-007
Asignar personal
para la
codificacin de
bienes contenidos
en una solicitud
de incorporacin
RF-008
Registrar el
rechazo de una
solicitud de
incorporacin de
bienes
RF-009
RF-010
Imprimir Nota
de Devolucin de
recaudos de una
solicitud de
incorporacin
rechazada
Consultar el
catlogo general
Usuario
una solicitud de incorporacin de bienes,

de la
detallando los recaudos consignados y Dependencia,
las caractersticas de los bienes que esta Secretaria de la
solicitud refleja para su incorporacin.
OCCB,
Jefe de la
OCCB
Administrador
de la
El sistema debe permitir que un usuario Dependencia,
pueda consultar el estado de una Secretaria de la
solicitud de incorporacin, mostrando en
OCCB,
que fase del proceso de incorporacin se
Jefe de la
encuentra dicha solicitud.
OCCB,
Registrador de
Bienes
El sistema debe permitir que sea
registrado el inicio del trmite para una
solicitud de incorporacin de bienes,
cuando los recaudos que avalan esta Secretaria de la
adquisicin sean recibidos por la
OCCB
Secretaria de la OCCB. En este caso, el
estado de la solicitud de incorporacin
es cambiada a solicitud por verificar.
El sistema debe permitir que la
condicin o estado de una solicitud de
incorporacin pueda ser cambiada a
Jefe de la
solicitud aceptada, cuando los recaudos
OCCB
estn completos y los comprobantes de
adquisicin hayan sido elaborados
correctamente.
El sistema debe facilitar que una
solicitud de incorporacin que haya sido
aceptada sea asignada a un Registrador
Jefe de la
de Bienes (interno) para la identificacin
OCCB
y codificacin de los bienes reflejados
en dicha solicitud.
condicin de una solicitud de
incorporacin de bienes sea colocada
como solicitud rechazada, cuando
Jefe de la
alguno de los comprobantes de
OCCB
adquisicin no este debidamente
elaborado o la incorporacin de bienes
por donacin no haya sido aprobada por
el Consejo Universitario.
El sistema debe proporcionar un formato
que pueda ser impreso, donde se
Secretaria de la
detallen las causas por las cuales una
OCCB
solicitud de incorporacin de bienes ha
sido rechazada.
El sistema debe proporcionar una Registrador de
consulta de los diversos tipos de
Bienes
Medio
Proceso Asociado
Bienes
(PF-1.1)
En Lnea
Incorporacin de
Bienes
(PF-1.1)
En Lnea
Verificacin de
Recaudos
(PF-1.1.2)
En Lnea
Verificacin de
Recaudos
(PF-1.1.2)
En Lnea
Verificacin de
Recaudos
(PF-1.1.2)
En Lnea
Verificacin de
Recaudos
(PF-1.1.2)
Impreso
Verificacin de
Recaudos
(PF-1.1.2)
En Lnea
Asignacin de
Cdigos

ID.
Requisito
RF-011
RF-012
RF-013
RF-014
RF-015
RF-016
RF-017
Nombre del
Requisito
de artculos
artculos
registrados
dentro
del
clasificador general de bienes de la
ULA.
El sistema debe permitir la insercin,
Actualizar el
modificacin o eliminacin de los
catlogo general
artculos que conforman el clasificador
de artculos
general de bienes muebles.
El sistema debe permitir que un
Registrador de Bienes incorpore los
bienes muebles descritos en una
solicitud de incorporacin, asignando
automticamente
el
cdigo
de
identificacin de cada bien. Para ello, el
Codificar los
sistema asignar las unidades que se
bienes muebles
encuentren disponibles para cada tipo de
contenidos en una
bien. Adicionalmente deber introducir
solicitud de
algunos datos con las caractersticas de
incorporacin
los bienes (marca, modelo, serial, color)
y algunos datos contables (concepto de
adquisicin, fecha adquisicin, precio
unitario y de lote y nmero del
comprobante de adquisicin, entre
otros).
El sistema debe permitir la impresin
del formato de recoleccin de datos de
Imprimir el
un bien mueble (F-I-20) que ha sido
Formato de
Recoleccin de incorporado al inventario de bienes de la
datos
ULA, reflejando los datos de
(F-I-20)
identificacin, adquisicin, ubicacin,
responsable y estado fsico del bien.
El sistema debe facilitar la impresin del
formato para el control del flujo de
trabajo (F-I-21) realizado por los
Imprimir las
formas de flujo Registradores de Bienes, tanto en la
codificacin como en la rotulacin de
de control
(F-I-21) de una los bienes. Dicho formato agrupara los
solicitud de
bienes sealados en una solicitud de
incorporacin
incorporacin por comprobante de
adquisicin,
ubicacin
fsica
y
responsable directo de los bienes.
El sistema debe garantizar que un
Modificar los
Registrador de Bienes (Interno) pueda
datos bsicos de
un bien mueble modificar los datos de identificacin de
un bien mueble.
El sistema debe permitir la eliminacin
Eliminar los
datos de un bien de los datos de un bien mueble que fue
mueble
previamente incorporado al inventario.
Registrar la
culminacin de la
Registrador de Bienes (Interno) pueda
codificacin de
cambiar el estado de una solicitud de
bienes de una
incorporacin a solicitud en espera de
solicitud de
rotulacin, luego de que todos los
incorporacin
Usuario
Medio
Proceso Asociado
(PF-1.1.3),
Rotulacin de Bienes
(PF-1.1.4)
Registrador de
Bienes
(Interno)
En Lnea
Asignacin de
Cdigos
(PF-1.1.3)
Registrador de
Bienes
(Interno)
En Lnea
Asignacin de
Cdigos
(PF-1.1.3)
Asignacin de
Cdigos
(PF-1.1.3)
Rotulacin de Bienes
(PF-1.1.4)
Registrador de
Bienes
En Lnea
Registrador de
Bienes
(Interno)
En Lnea
Asignacin de
Cdigos
(PF-1.1.3)
Registrador de
Bienes
(Interno)
En Lnea
Asignacin de
Cdigos
(PF-1.1.3)
Registrador de
Bienes
(Interno)
En Lnea
Asignacin de
Cdigos
(PF-1.1.3)

ID.
Requisito
Nombre del
Requisito
Usuario
bienes sealados en dicha solicitud,

hayan sido codificados y registrados con
sus datos bsicos en el sistema.
El sistema debe facilitar que una
solicitud de incorporacin y sus
Jefe de la
respectivos expedientes de bienes sean
OCCB
asignados a un Registrador de Bienes
(Externo) para su rotulacin.
El sistema debe permitir la impresin de
la etiqueta o placa adhesiva que
identifica en forma nica a un bien
dentro del inventario. Estos bienes Registrador de
podran ser ubicados dentro del sistema
Bienes
a travs de la solicitud de incorporacin,
(Externo)
del nmero de comprobante de
adquisicin o mediante el cdigo de
inventario asignado.
El sistema debe permitir el registro de
los datos de ubicacin y responsable de Registrador de
cada uno de los bienes que han sido
Bienes
marcados e incorporados al inventario
(Externo)
de activos de la ULA.
RF-018
Asignar personal
para el rotulado
de los bienes
contenidos en una
solicitud de
incorporacin
RF-019
Imprimir las
etiquetas de
identificacin de
cada bien
incorporado
RF-020
Agregar los datos

de ubicacin de
los bienes
muebles
rotulados
RF-021
Modificar los
El sistema debe asegurar que los datos
datos de
Registrador de
ubicacin y
de ubicacin y responsable un bien
Bienes
responsable de un mueble puedan ser modificados.
bien mueble
RF-022
RF-023
RF-024

Registrador de Bienes (externo) pueda
Registrar la
culminacin del cambiar el estado de una solicitud de Registrador de
incorporacin a solicitud procesada,
rotulado de
Bienes
bienes de una
luego de que todos los bienes hayan sido
(Externo)
solicitud de
marcados fsicamente y sus datos de
incorporacin
ubicacin fsica y responsable de uso
fueron registrados en el sistema.
una autorizacin para el traslado de
bienes entre dependencias universitarias
o a los depsitos de bienes de la ULA.
Para ello, la autorizacin deber
contener
explcitamente
las
dependencias origen y destino, los datos Administrador
Registrar
autorizacin de de los bienes que van a ser objeto de
de la
traslado de bienes traslado, tales como: marca, modelo, Dependencia
serial, color y nmero de inventario, as
como la nueva localizacin y
responsable de los mismos en la
dependencia destino.
El sistema
colocar el estado de la autorizacin en
autorizacin recibida.
Cancelar
autorizacin de
traslado de bienes autorizacin de traslado sea cancelada o
Administrador
de la
Medio
Proceso Asociado
En Lnea
Asignacin de
Cdigos
(PF-1.1.3)
Impreso
Rotulacin de Bienes
(PF-1.1.4)
En Lnea
Rotulacin de Bienes
(PF-1.1.4)
En Lnea
Rotulacin de Bienes
(PF-1.1.4)
En Lnea
Rotulacin de Bienes
(PF-1.1.4)
En Lnea
Traslado de Bienes
(PF-1.2)
En Lnea
Traslado de Bienes
(PF-1.2)

ID.
Requisito
Nombre del
Requisito
Usuario
eliminada del sistema, siempre y cuando

esta no haya sido procesada.
Dependencia
RF-025
El sistema debe permitir la impresin de

Imprimir una
autorizacin de una autorizacin para el traslado de
traslado de bienes bienes.
RF-026
Consultar el
El sistema debe facilitar la consulta del
estado de una
estado de una autorizacin de traslado
autorizacin de
traslado de bienes de bienes.
RF-027
Registrar la
aceptacin o
rechazo de una
autorizacin de
traslado de bienes
RF-028
Registrar el
traslado de los
bienes
especificados en
una autorizacin
de traslado
RF-029
Registrar una
solicitud de
desincorporacin
de bienes
RF-030
Cancelar
solicitud de
desincorporacin
de bienes
RF-031
Consultar el

condicin de una autorizacin de
traslado de bienes sea modificada a:
autorizacin aceptada, cuando la
autorizacin de traslado lleve la
firma de los representantes de las
dependencias
y
especifique
claramente los bienes a trasladar.
autorizacin rechazada, cuando la
autorizacin de traslado no cumpla
con lo especificado en el reglamento.
El sistema debe permitir que los datos
de los bienes descritos en una
autorizacin
de
traslado
sean
modificados, colocando la nueva
dependencia a la cual estarn adscritos,
su ubicacin fsica y los responsables
del uso de estos bienes.
Finalmente el sistema debera cambiar la
condicin de la autorizacin de traslado
a autorizacin procesada para indicar
que el registro del traslado ha sido
efectuado.
una solicitud de desincorporacin, as
como el detalle de los bienes a ser
desincorporados. El sistema podra
asignar un nmero de solicitud y colocar
el estado de dicha solicitud en solicitud
recibida.
solicitud de desincorporacin sea
eliminada del sistema, cuando la
desincorporacin haya sido negada por
el Consejo Universitario encontrndose
en el estado solicitud negada, o cuando
dicha solicitud no haya iniciado el
trmite para su desincorporacin cuyo
estado es solicitud recibida.
El sistema debe permitir que un usuario
Medio
Proceso Asociado
Impreso
Traslado de Bienes
(PF-1.2)
En Lnea
Traslado de Bienes
(PF-1.2)
Jefe de la
OCCB
En Lnea
Traslado de Bienes
(PF-1.2)
Jefe de la
OCCB
En Lnea
Traslado de Bienes
(PF-1.2)
Administrador
de la
Dependencia,
Jefe de la
OCCB
En Lnea
Desincorporacin de
Bienes
(PF-1.3)
Administrador
de la
Dependencia
En Lnea
Desincorporacin de
Bienes
(PF-1.3)
Administrador
En Lnea
Desincorporacin de
Administrador
de la
Dependencia,
Jefe de la
OCCB
Administrador
de la
Dependencia,
Jefe de la
OCCB

ID.
Requisito
RF-032
RF-033
RF-034
RF-035
RF-036
Nombre del
Requisito
estado de una
pueda consultar el estado en que se
solicitud de
encuentra
una
solicitud
de
desincorporacin desincorporacin de bienes.
de bienes

condicin de una solicitud de
desincorporacin
de
bienes
sea
cambiada a: solicitud aprobada o
solicitud negada, dependiendo del
resultado de la resolucin emitida por el
Consejo Universitario.
El sistema debe mantener un registro de
la desincorporacin de los bienes
descritos
en
una
solicitud
de
desincorporacin.
En este caso, el
Registrar la
desincorporacin sistema registrar el concepto bajo el
cual se desincorporan estos bienes, la
de los bienes
contenidas en una fecha y nmero de la resolucin emitida
solicitud de
por el Consejo Universitario para la
desincorporacin desincorporacin de los mismos. Por
otra parte, el estado de la solicitud de
desincorporacin podra cambiar a
solicitud procesada.
una
solicitud
de
cambio
de
Registrar una
caracterstica, indicando los bienes y las
solicitud de
cambio de
caractersticas del bien que deben ser
caracterstica de actualizadas en el sistema. El sistema
bienes
colocar el estado de dicha solicitud en
solicitud recibida.
El sistema debe asegurar que una
Cancelar una
solicitud de cambio de caracterstica sea
solicitud de
cancelada o eliminada del sistema,
cambio de
caracterstica de mientras no haya sido procesada, es
decir, que la solicitud se encuentre en
bienes
estado de solicitud recibida.
El sistema debe facilitar la impresin de
Imprimir una
una
solicitud
de
cambio
de
solicitud de
cambio de
caractersticas de bienes, detallando los
caracterstica de bienes y las caractersticas que van a ser
bienes
modificadas dentro del sistema.
Registrar la
aprobacin o
negacin de una
solicitud de
desincorporacin
de bienes
RF-037
Consultar el
estado de una
solicitud de
cambio de
caractersticas de
bienes
El sistema debe permitir que un usuario

pueda consultar el estado en que se
encuentra una solicitud de cambio de
caracterstica.
RF-038
Actualizar el
cambio de
caractersticas
fsicas de bienes
contenidas en una
solicitud
El sistema debe actualizar el cambio de

caractersticas fsicas de una serie de
bienes que han sido descritos en una
solicitud de cambio de caracterstica.
Una vez actualizados estos bienes, el
sistema colocar la solicitud en estado
Usuario
Medio
de la
Dependencia,
Jefe de la
OCCB
Proceso Asociado
Bienes
(PF-1.3)
Jefe de la
OCCB
En Lnea
Desincorporacin de
Bienes
(PF-1.3)
Jefe de la
OCCB
En Lnea
Desincorporacin de
Bienes
(PF-1.3)
En Lnea
Modificacin
Caractersticas Fsicas
de Bienes
(PF-1.4)
En Lnea
Modificacin
de Bienes
(PF-1.4)
Impreso
Modificacin
de Bienes
(PF-1.4)
En Lnea
Modificacin
de Bienes
(PF-1.4)
En Lnea
Modificacin
de Bienes
(PF-1.4)
Administrador
de la
Dependencia
Administrador
de la
Dependencia
Administrador
de la
Dependencia,
Jefe de la
OCCB
Administrador
de la
Dependencia,
Jefe de la
OCCB
Jefe de la
OCCB

ID.
Requisito
RF-039
RF-040
RF-041
RF-042
RF-043
RF-044
Nombre del
Requisito
de solicitud procesada.
El sistema deber permitir que una
solicitud de levantamiento de inventario
Registrar una
fsico para una dependencia universitaria
solicitud de
levantamiento de sea registrada en el sistema.
Esta
inventario fsico solicitud tomar el estado de solicitud
recibida.
El sistema debe asegurar que una
solicitud de inventario sea eliminada del
Cancelar
sistema, mientras no haya sido
solicitud de
levantamiento de procesada, es decir, que la solicitud se
inventario fsico encuentre en estado de solicitud
recibida.
Imprimir una
solicitud de
levantamiento de
inventario fsico

solicitud de levantamiento de inventario
sea impresa, indicando el estado en que
se encuentra dicha solicitud.
Usuario
Medio
Proceso Asociado
Administrador
de la
Dependencia,
Jefe de la
OCCB
En Lnea
Inventario Fsico de
Bienes
(PF-2.1)
Administrador
de la
Dependencia,
Jefe de la
OCCB
En Lnea
Inventario Fsico de
Bienes
(PF-2.1)
Administrador
de la
Dependencia,
Jefe de la
OCCB
Impreso
Inventario Fsico de
Bienes
(PF-2.1)
En Lnea
Inventario Fsico de
Bienes
(PF-2.1)
En Lnea
Inventario Fsico de
Bienes
(PF-2.1)
En Lnea
Inventario Fsico de
Bienes
(PF-2.1)
El sistema podr permitir la consulta de

una solicitud de levantamiento de Administrador
Consultar el
inventario fsico, indicando el estado en
de la
estado de una
solicitud de
que se encuentra y en caso de que la Dependencia,
levantamiento de solicitud est en proceso, sealar el
Jefe de la
inventario fsico nombre del Registrador de Bienes
OCCB
asignado.
Asignar un
Registrador de solicitud de levantamiento de inventario
Bienes para
fsico de bienes de una dependencia, sea
Jefe de la
levantar el
asignada
a
un
Registrador
de
Bienes
OCCB
inventario fsico
(Externo). En este caso, la solicitud
de una
tomar el estado de solicitud en proceso.
dependencia
El sistema debe proporcionar el
mecanismo que permita que un
Registrador de Bienes (Externo) pueda
cotejar los bienes que han sido
Registrador de
Cotejar los bienes
identificados en un levantamiento de
de un inventario
Bienes
inventario fsico, con la finalidad de
fsico
(Externo)
actualizar el estado actual de los bienes,
su ubicacin y responsable. En este
caso, la solicitud de inventario tomar el
estado de solicitud procesada.

3.2. Definicin de Requisitos No Funcionales
La tabla N 2 muestra la lista de la definicin de requisitos no funcionales de este

sistema , las cuales restringen o condicionan el desarrollo e implantacin del sistema.
Tabla N 2 Lista de Definicin de Requisitos No Funcionales del ULA_SRCBM

ID.
Requisito
RNF-001
RNF-002
RNF-003
RNF-004
RNF-005
RNF-006
RNF-007
RNF-008
RNF-009
La interfaz del sistema deber ser implementada como una aplicacin web.
Cada usuario que desee ingresar al sistema, deber introducir en la pgina principal
un cdigo de usuario y una contrasea, la cual ser validada por el sistema,
dndole acceso al sistema o envindole un mensaje para que introduzca
nuevamente sus datos.
Cada usuario del sistema tendr asignado un determinado perfil, usado para activar
los servicios o opciones que el pueda realizar dentro del sistema.
El sistema deber tener una interfaz grfica sencilla y amigable, basada en mens,
ventanas, listas desplegables y botones de accin.
El sistema deber ser desarrollado bajo software libre, utilizando el lenguaje de
programacin PHP y utilizar el estndar HTML para el diseo de las pginas web
del sistema. De esta forma se garantizara que el cdigo HTML generado pueda ser
interpretado por cualquier de los navegadores comerciales existentes en el
mercado.
El sistema debe ser diseado segn la arquitectura cliente/servidor de tres capas.
El sistema debe basar sus comunicaciones en protocolos estndar de Internet.
El sistema debe utilizar los servicios de la red interna de la ULA (Intranet
RedULA), para establecer comunicacin entre los clientes, el servidor web y el
manejador de base de datos.
La organizacin, manipulacin, consulta y almacenamiento de los datos estar bajo
la responsabilidad del sistema manejador de base de datos relacional de Sybase,
denominado Adaptive Server Enterprise 12.5. Tambin localizado en un servidor
de base de datos de la DSIA.
4. Especificacin de Requisitos del Sistema

Esta seccin describe con mayor detalle cada uno de los requisitos funcionales identificados
en la seccin anterior, los cuales sern especificados usando un modelo de casos. Dicho
modelo contendr una serie de diagramas de casos de uso y un conjunto de plantillas
llamadas escenarios, usadas para detallar cada caso de uso, donde se muestra la interaccin
del usuario-sistema.

En este sentido, los casos de uso representarn las funciones u operaciones que cada actor
puede realizar dentro del sistema.
4.1. Jerarqua de Casos de Uso

La Figura N 1 muestra el diagrama principal de los casos de uso de este sistema. Dicho
diagrama muestra los casos de uso de los procesos principales del Sistema de actividades
para el Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.
Incorporacin
de Bienes
Registrador de
Bienes (Interno)
Secretaria de la
OCCB
Traslado de
Bienes
Administrador
Dependencia
Desincorporacin
de Bienes
Jefe de la OCCB
Modificacin
Caractersticas
Fsicas
Registrador de
Bienes (Externo)
Inventario Fsico
de Bienes
Figura N 1 Diagrama de Casos de Uso de los Procesos de Negocio del Sistema de

Registro y Control de Bienes Muebles

1.
Caso de Uso: Incorporacin de Bienes
Sistema de Registro y Control de Bienes

Muebles
Administrador
Dependencia
Secretaria de la
OCCB
Gestionar
solicitud de
incorporacin
de bienes
Verificar
recaudos
incorporacin
Jefe de la OCCB
Codificar
bienes
Registrador de
Bienes (Interno)
Rotular bienes
Registrador de
Bienes (Externo)
Figura N 2 Diagrama de Casos de Uso del Proceso Incorporacin de Bienes


Muebles
Solicitar
incorporacin
Cancelar
solicitud
Administrador
Dependencia
Imprimir
solicitud
Secretaria de la
OCCB
Jefe de la OCCB
Consultar
estado de la
solicitud
Figura N 3 Diagrama de Casos de Uso: Gestionar solicitud de incorporacin

de bienes


Muebles
Iniciar trmite
incorporacin
de bienes
Aceptar
incorporacin
de bienes
Secretaria de la
OCCB
Jefe de la OCCB
Rechazar
incorporacin
de bienes
<<extend>>
Imprimir nota
de devolucin
Figura N 4 Diagrama de Casos de Uso: Verificar Recaudos de Incorporacin


Muebles
Asignar personal
codificacin
bienes
Asignar cdigos
de identificacin
por lote
<<extend>>
<<extend>>
Consultar
catlogo de
artculos
Asignar cdigos
de identificacin
por unidad
Registrador de
Bienes (Interno)
Modificar datos
bsicos de un
bien
Jefe de la OCCB
<<extend>>
Imprimir
formato F-I-20
Eliminar datos
de un bien
Imprimir Formas
de Flujo de
Control (F-I-21)
Culminar
codificacin
bienes de una
solicitud
Figura N 5 Diagrama de Casos de Uso: Codificar Bienes


Muebles
Asignar personal
rotulacin
bienes
Jefe de la OCCB
Imprimir
etiquetas de
identificacin
Registrador de
Bienes (Externo)
Registrar datos
de ubicacin
y responsable
Culminar el
rotulado de los
bienes de una
solicitud
Figura N 6 Diagrama de Casos de Uso: Rotular Bienes

2.
Caso de Uso: Traslado de Bienes

Muebles
Registrar
autorizacin
de traslado de
bienes
Cancelar
autorizacin
de traslado de
bienes
Administrador
Dependencia
Imprimir
autorizacin
de traslado de
bienes
Consultar
estado
autorizacin
de traslado
Jefe de la OCCB
Verificar
autorizacin
de traslado de
bienes
Registrar
traslado de
bienes de una
autorizacin
Figura N 7 Diagrama de Casos de Uso del Proceso Traslado de Bienes

3.
Caso de Uso: Desincorporacin de Bienes

Muebles
Registrar
solicitud de
desincorporacin
de bienes
Cancelar
solicitud de
desincorporacin
de bienes
Administrador
Dependencia
Imprimir
solicitud de
desincorporacin
de bienes
Jefe de la OCCB
Consultar el
estado de una
solicitud de
desincorporacin
Registrar la
aprobacin o
negacin de
desincorporacin
Registrar la
desincorporacin
de bienes de una
solicitud
Figura N 8 Diagrama de Casos de Uso del Proceso Desincorporacin de Bienes

4.
Caso de Uso: Modificacin Caractersticas Fsicas

Muebles
Registrar
solicitud cambio
caractersticas
Cancelar
solicitud cambio
caractersticas
Administrador
Dependencia
Imprimir
solicitud cambio
caractersticas
Consultar el
estado de una
solicitud de
cambio
Imprimir
Formato F-I-20
<<extend>>
Jefe de la OCCB
Actualizar el
cambio de
caractersticas
Figura N 9 Diagrama de Casos de Uso del Proceso Modificacin Caractersticas

Fsicas de Bienes

5.
Caso de Uso: Inventario Fsico de Bienes

Muebles
Registrar
solicitud
levantamiento
inventario fsico
Cancelar
solicitud
levantamiento
inventario fsico
Administrador
Dependencia
Imprimir
solicitud
levantamiento
inventario fsico
Jefe de la OCCB
Consultar el
estado de la
solicitud
inventario fsico
Asignar un
Registrador de
Bienes
Cotejar bienes
Registrador de
Bienes (Externo)
Figura N 10 Diagrama de Casos de Uso del Proceso Inventario Fsico de Bienes

4.2. Definicin de Actores
ACT-01
Descripcin
Administrador de la Dependencia
Este actor representa al personal encargado de la administracin de
los recursos materiales y financieros de una Unidad de Apoyo
Administrativo adscrita a una Faculta o Dependencia Central de la
Universidad.
Smbolo
Administrador
Dependencia
ACT-02
Descripcin
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Este actor representa a la persona encargada de la planificacin,
organizacin y ejecucin del control fsico de los bienes muebles
de la Universidad.
Smbolo
Jefe de la OCCB
ACT-03
Descripcin
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

Este actor representa al personal secretarial que sirve de apoyo a
las actividades propias de la oficina y a las relacionadas con el
registro y control de los bienes muebles.
Smbolo
Secretaria de la
OCCB
ACT-04
Descripcin
Registrador de Bienes (Interno)

Este actor representa al personal responsable de la identificacin,
clasificacin y codificacin de los activos fijos de la institucin.
Smbolo
Registrador de
Bienes (Interno)

ACT-05
Descripcin
Registrador de Bienes (Externo)

Este actor representa a los responsables directos del marcado de los
bienes, as como de realizar la revisin fsica de bienes en cada
dependencia universitaria, a fin de determinar su estado, ubicacin
fsica y responsable.
Smbolo
Registrador de
Bienes (Externo)
4.3. Especificacin de los Casos de Uso

Documento de Requisitos Bienes PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Documento de Requisitos Bienes PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

2. Descripcin general del sistema

2.2. Objetivos del sistema

2.3. Funciones del sistema

3. Definicin de Requisitos del Sistema

3.1. Definicin de Requisitos Funcionales . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.3. Especificacin de los Casos de Uso

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

Efectuar el control sobre el estado, uso, conservacin y custodia de los bienes de la

1.3. Definiciones, acrnimos y abreviaturas

IEEE-STD-830-1998: Especificaciones de los Requisitos de Software.

1.5. Visin general del documento

2. Descripcin General del Sistema

Permitir que las Unidades de Apoyo Administrativo de cada Facultad o

Servir de apoyo a la Oficina Central de Control de Bienes para la incorporacin de

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

Conformar el expediente electrnico de los bienes muebles propiedad de la

Permitir que la Oficina Central de Control de Bienes mantenga un registro de todos

Apoyar a la Oficina de Control de Bienes cuando efecta el control de los bienes

2.3. Funciones del Sistema

Gestionar las solicitudes de incorporacin de bienes, permitiendo crear,

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

o Consultar una solicitud de incorporacin e indicar el estado de los bienes

Gestionar todo lo referente a la creacin o registro de una autorizacin de

Referente a la desincorporacin de bienes:

Registrar una solicitud de desincorporacin de bienes, indicando las

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

o Consultar una solicitud de desincorporacin, describiendo las caractersticas

Registrar una solicitud del cambio de caractersticas de uno o ms de bienes de

Referente al inventario fsico de bienes:

Registrar una solicitud para el levantamiento del inventario fsico de una

2.4. Caractersticas del usuario

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

3. Definicin de Requisitos del Sistema

Tabla N 1 Lista de Definicin de Requisitos Funcionales del ULA_SRCBM

Descripcin del Requisito

El sistema debe permitir que el

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

Descripcin del Requisito

una solicitud de incorporacin de bienes,

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

Descripcin del Requisito

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

Descripcin del Requisito

bienes sealados en dicha solicitud,

Agregar los datos

El sistema debe permitir que un

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

Descripcin del Requisito

eliminada del sistema, siempre y cuando

El sistema debe permitir la impresin de

El sistema debe permitir que la

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

El sistema debe permitir que la

El sistema debe permitir que un usuario

El sistema debe actualizar el cambio de

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

Descripcin del Requisito

El sistema debe permitir que una

El sistema podr permitir la consulta de