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anexo

P MBOK

Anexo 6: PMBOK 191

I ntroduc c in
El presente anexo extiende una explicacin sobre las generalidades del PMBOK
como fuente de creacin del manual de prcticas del Modelo S&S.
El PMBOK es una gua utilizada por los gestores de proyectos para dirigir el
proceso de un proyecto de xito, y se caracteriza por la definicin de procesos y
reas de conocimiento de las cuales se generan prcticas.
La ventaja de utilizar el PMBOK para proyectos es que ste es de aplicacin
general, es decir que las prcticas y conocimientos descritos en l pueden ser, en
su mayora, adaptados a muchas realidades organizacionales. Adems, puede
decirse que existe una conciencia global acerca de su valor y utilidad.
La informacin presentada en este anexo corresponde al documento del
PMBOK, edicin 2000.

MODELO DE MADUREZ DE GESTIN DEL CONOCIMIENTO v1.1


Universidad Santa Mara, Campus Guayaquil
http://www.usm.edu.ec/tesis-ss

Anexo 6: PMBOK 192

D e finiciones y C o nc e ptos

El Instituto de Gestin de Proyectos (PMI por sus siglas en ingls), public en


1996 el Project Managament Body of Knowledge (PMBOK), que es un trmino
inclusivo que describe la suma de conocimiento adquirido en la profesin de
administracin de proyectos. Incluye conocimiento de prcticas tradicionales
probadas que son aplicadas en la gestin de proyectos en general, as como el
conocimiento de prcticas innovadoras y avanzadas que son aplicables en casos
un poco ms especficos.
El PMBOK se estructura por procesos de gestin de proyectos y reas de
conocimiento, temas que se explicarn ms adelante.
A continuacin, se desarrollarn las definiciones de proyecto y gestin de
proyectos bajo el enfoque del PMBOK.

1.1

Qu es un Proyecto?

Las organizaciones desarrollan trabajos. Generalmente los trabajos envuelven


operaciones y/o proyectos. Estas operaciones y proyectos comparten ciertas
caractersticas:

Son desarrollados por personas

Estn restringidos por recursos limitados

Son planificados, ejecutados y controlados

Ms sobre el PMI en http://www.pmi.org/

Los proyectos son tomados a cualquier nivel de la organizacin,


pueden involucrar a una o cientos de personas, puede requerir
menos de cien horas para ser completados o ms de diez millones.
Los proyectos pueden involucrar una o varias unidades de la
organizacin y a su vez pueden pasar los lmites de la misma a travs
de sociedades.

1.2

Proyecto2
Esfuerzo temporal iniciado
para crear un nico producto
o servicio.

Qu es la Gestin de Proyectos?

La gestin de proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades,


herramientas y tcnicas para las actividades de un proyecto con el objeto de
satisfacer o superar las necesidades y expectativas de los inversores del proyecto.
El trmino gestin de proyectos es utilizado para describir un acercamiento
organizacional para la administracin de operaciones actuales.
Este
acercamiento, llamado administracin por proyectos, trata varios aspectos u
operaciones actuales como proyectos con la finalidad de aplicarles gestin de
proyectos a los mismos.

E str uctur a para la Ge stin de


Pr o yec t os

2.1

La diferencia entre las operaciones y los proyectos es que en las primeras los
trabajos son repetitivos y continuos mientras que en los segundos, el trabajo es
temporal y nico. Se entiende por proyecto a un esfuerzo temporal iniciado para crear
un nico producto o servicio.

El hecho que sea temporal implica que tenga un comienzo y un fin. El fin es
alcanzado cuando los objetivos de proyecto son cumplidos o cuando queda claro
que estos no podrn ser cumplidos.

Fases y Ciclo de Vida


PMI1

Como los proyectos son iniciativas nicas, envuelven un cierto


grado de incertidumbre. Las organizaciones que realizan proyectos
generalmente los dividen en fases para proveer un mejor control
administrativo y mejores accesos a las diferentes operaciones que se
realizan en los proyectos.

(PMI, 2000)

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Asociacin lder mundial sin fines de lucro


experta en gestin de proyectos, establecida
desde 1969 en Philadelphia, USA.

Anexo 6: PMBOK 193

Cada fase de un proyecto est marcada por la finalizacin de uno o algunos


entregables. Un entregable es un trabajo tangible y verificable como un estudio
realizado, un diseo detallado o un prototipo. Los entregables son parte de una
secuencia lgica general diseada para garantizar la definicin apropiada del
producto del proyecto.
fase

nivel de
costo y
personal

fases intermedias

inicial

fase
final

Los trabajos tcnicos que deben ser realizados en cada fase

Quin debe estar involucrado en cada fase

Las descripciones del ciclo de vida pueden ser generales o detalladas. Cuando son
detalladas existen varios formularios, diagramas y/o listas de chequeo que ayudan
a proveer consistencia. A este nivel de detalle se lo llama metodologa de
gestin de proyecto.
La mayora de las descripciones de los ciclos de vidas tienen varias caractersticas
en comn (Ver Figura A6.1):

inicio

tiempo

Los niveles de costos y de personal son bajos en el comienzo,


aumentando en la finalizacin y bajan rpidamente mientras el
proyecto obtiene sus conclusiones.

La habilidad de los asociados para influenciar en las caractersticas


finales del producto del proyecto y en el costo final del proyecto es
ms alta en el principio y empieza a disminuir progresivamente
mientras el proyecto contina.

fina l

Figura A6.1. Ciclo de vida genrico de un proyecto (PMI, 2000).

Las conclusiones de una fase son generalmente marcadas por una revisin de los
entregables y del desarrollo del proyecto con la finalidad de:

Determinar si el proyecto debe continuar hacia la siguiente fase

Detectar y corregir errores efectivamente

Entregable3

Cada fase normalmente incluye un conjunto de productos definidos, diseados


para establecer el nivel de control deseado.
El ciclo de vida del proyecto sirve para definir el comienzo y final de un
proyecto. Por ejemplo, cuando una organizacin identifica una oportunidad que
puede ser aprovechada, generar un estudio para decidir si debe ejecutar un
proyecto.
Adems, la definicin del ciclo de vida determina qu acciones transitorias deben
ser incluidas en la finalizacin del proyecto.
El ciclo de vida de un proyecto generalmente define:

(PMI, 2000)

No hay que confundir el ciclo de vida del proyecto con el ciclo de vida del
producto.

2.2

Tipos de Procesos Existentes

El PMBOK describe la gestin de proyectos en trminos de sus


procesos componentes y de sus interacciones con la finalidad de
enfatizar la importancia de la integracin.

Trabajo tangible y verificable como


un estudio realizado o un diseo detallado que se
entrega al final de una fase de un proyecto.

Se entiende como proceso a una serie de acciones que dan un resultado. Los
procesos de un proyecto son desarrollados por personas y generalmente caen en
una de las siguientes categoras:

Procesos de gestin de proyectos, que estn enfocados a describir y organizar


el trabajo de un proyecto

Procesos orientados a productos, enfocados en especificar y crear el


producto del proyecto

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Anexo 6: PMBOK 194

Los procesos de gestin proyectos y los orientados a productos interactan entre


s a lo largo del proyecto para lograr los objetivos planteados.

2.3

Procesos de Gestin de Proyectos

Los procesos estn relacionados por los resultados que producen. A su vez, los
resultados o outputs de ciertos procesos son los inputs de otros.
Estos procesos no son eventos de una sola ocurrencia: ocurren en diferentes
niveles de intensidad a lo largo de todas las fases de un proyecto (Ver Figura
A6.2).
Proceso de

Los procesos de gestin de proyectos definidos por el PMBOK como los ms


comnmente utilizados son los siguientes:

Ejecucin
Proceso de

Iniciacin

nivel de
actividad

Planificacin
Proceso de

Proceso de

Iniciacin

Cierre

Se reconoce que un proyecto o una fase debe comenzar.

Proceso de Control

Planificacin
fase
inicial

Se mantiene un esquema trabajable para cumplir las necesidades del negocio


sobre las cuales el proyecto debe tratar.

tiempo

Figura A6.2. Procesos y fases.

Ejecucin
Se coordinan personas y otros recursos para llevar a cabo el plan.

2.4

Control
Se asegura que los objetivos del proyecto estn siendo satisfechos mediante
el monitoreo y medicin progresiva y tomando acciones correctivas cuando
sea necesario.

Cierre
Se formaliza la aceptacin del proyecto o de la fase siendo llevada a una
finalizacin ordenada.

Cada uno de estos puntos incluye actividades y subprocesos.

(PMI, 2000)
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Proceso4

Serie de acciones que dan


un resultado. En los proyectos, los procesos son
desarrollados por personas
fase
final

Anexo 6: PMBOK 195

2.5

Interaccin de Procesos de Gestin de Proyectos

Adems de los procesos (Ver Figura A6.3), los subprocesos estn relacionados
unos con otros por medio de sus inputs y outputs. El PMBOK describe estas
relaciones como:

Inputs: documentos mediante los cuales se actuar.

Herramientas y tcnicas: mecanismos aplicados a los inputs para crear


los outputs.

Outputs: documentos que son el resultado de los procesos.

Iniciacin

Planificacin

Control

Ejecucin

Cierre

Figura A6.3. Relacin entre procesos.

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Anexo 6: PMBOK 196

D e scr ipcin de los Pr o c esos

plan. As por ejemplo, si la fecha inicial de finalizacin no es aceptada, los


recursos de proyectos, costos y hasta el alcance pueden necesitar ser redefinidos.
Proceso de Planificacin
Subprocesos Bsicos

3.1

Proceso de Iniciacin

Planificacin
del alca n ce

Particularmente, el proceso de Iniciacin contiene un nico subproceso (Ver


Figura A6.4):

Defin icin
del alca n ce

Planificacin
de recu rsos

Iniciacin, comprometiendo a la organizacin para iniciar la siguiente


fase del proyecto.

Desa rrollo
cron ogra ma

Est. du ra cin
activ ida des
Estimacin
de costos

Presup u esto
del costo

Desa rrollo
plan proyecto

Subprocesos de facilitacin

Iniciacin

Figura A6.4.

S ecu en cia liz .


activ ida des

Planif. gestin
riesgos

Proceso de Iniciacin

3.2

Defin icin d e
activ ida des

Planificacin
de ca lid ad

Planificacin
orga n iza c.

Ad quisicin
del p ersona l

Planificacin
con secu cin

Planificacin
solicita cin

Planificacin
de comu n ic .

Id en tific. del
riesgo

An lisis cu a lit .
riesgos

An lisis cu a ntit.
riesgos

Planificacin
resp . riesgos

Proceso de Iniciacin.

Proceso de Planificacin

Figura A6.5. Proceso de Planificacin.

La planificacin es de gran importancia para un proyecto ya que este


posiblemente involucra hacer algo que no ha sido hecho anteriormente. Por esta
razn existe una gran cantidad de subprocesos en este punto. Sin embargo, el
nmero de subprocesos no implica que la gestin de proyectos es meramente
planificar; la cantidad de planificacin realizada debe ser equivalente con el
alcance del proyecto y la utilidad que brinde su informacin.
La Figura A6.5 muestra claramente la relacin entre los subprocesos. Estos
subprocesos estn sujetos a frecuentes interacciones previas a la finalizacin del

La planificacin no es una ciencia exacta; es posible que dos equipos diferentes


generen dos planes totalmente diferentes para un mismo proyecto.

Subprocesos bsicos
Algunos subprocesos de planificacin tienen una dependencia clara que
requiere que estos sean desarrollados esencialmente en el mismo orden en la
mayora de proyectos. Por ejemplo, las actividades deben ser definidas
antes de ser costeadas u organizadas en un cronograma.
Estos subprocesos son:

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Anexo 6: PMBOK 197

Planificacin del alcance, se desarrolla una declaracin escrita del


alcance como base para la toma de decisin para el futuro.

Aunque estos subprocesos de facilitacin son ejecutados de forma


intermitente y cuando son necesarios durante la planificacin del proyecto,
no son opcionales. Los subprocesos son:

Definicin del alcance, se dividen los entregables del proyecto en


componentes ms pequeos y manejables.

Definicin de las actividades, se identifican las actividades


especficas que deben ser desarrolladas para producir los entregables
del proyecto.

Planificacin de la calidad, se identifican qu estndares de calidad


son importantes para el proyecto y se determina cmo se los va a
satisfacer.

Planificacin organizacional, se identifican, documentan y asignan


roles, responsabilidades y relaciones de reportes del proyecto.

Secuencializacin de actividades, se identifican y documentan


dependencias interactivas.

Adquisicin del personal, se obtiene el recurso humano requerido


para trabajar en el proyecto.

Estimacin de la duracin de actividades, se estima el nmero de


periodos de trabajo que van a ser necesarios para completar
actividades individuales.

Desarrollo del cronograma, se analizan las secuencias de actividades,


duracin, y recursos necesarios para crear el cronograma de proyecto.
Planificacin de los recursos, se determina qu recursos (personas,
equipos, materiales) y qu cantidad de cada uno debe ser utilizado para
desarrollar las actividades del proyecto.

Planificacin de la comunicacin, se determina la informacin y


comunicacin requerida para los asociados al proyecto: quin necesita
qu informacin, cundo va a ser necesitada, y cmo debe ser
entregada.

Identificacin de riesgos, se determinan qu riesgos pueden afectar


al proyecto y se documentan las caractersticas de los mismos.

Anlisis cualitativo de riesgos, se evala el efecto que puede tener


un riesgo sobre el proyecto.

Anlisis cuantitativo de riesgos, se evalan los riesgos y las


interacciones que puedan afectar los resultados del proyecto.

Planificacin de respuesta a riesgos, se definen los pasos a realizar


para responder ante las amenazas de riesgos.

Planificacin de consecucin, se determina qu conseguir y cundo.

Planificacin de solicitacin, se documentan los requerimientos del


producto y se identifican fuentes potenciales.

Estimacin de costos, se estima el valor de los costos asociados a la


realizacin del proyecto.

Presupuesto del costo, se determina el costo total estimado.

Desarrollo del plan de proyecto, se toman los resultados de otras


planificaciones de procesos y se lo incluye en un documento
consistente y coherente.

Subprocesos de facilitacin
Las interacciones de los siguientes subprocesos dependen de la naturaleza
del proyecto. Por ejemplo, cuando en cierto proyecto se determina un
riesgo pequeo o no identificable hasta el momento de terminar la
planificacin, pero el equipo reconoce que el costo y el cronograma son
extremadamente agresivos y que envuelven un alto riesgo.

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Anexo 6: PMBOK 198

3.3

Proceso de Ejecucin

El proceso de ejecucin incluye subprocesos bsicos y de facilitacin (Ver Figura


A6.6).
Proceso de Ejecucin
Ejecucin
del plan de
proyecto

Subprocesos de facilitacin

Distrib ucin
de informacin

Desarrollo de
equipo

Aseguramiento
de la calidad
Verificacin

Solicitacin

Seleccin
de la fuente

del alcance

Planificacin
del contrato

Figura A6.6. Proceso de Ejecucin.

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Anexo 6: PMBOK 199

Subprocesos bsicos

Ejecucin del plan de proyecto, se lleva a cabo el plan de proyecto


desarrollando las actividades incluidas.

Subprocesos de facilitacin

Verificacin del alcance, se formaliza la aceptacin del alcance del


proyecto.

Aseguramiento de la calidad, se evala el desarrollo general del


proyecto en una base regular para brindar seguridad que el proyecto
satisface los estndares de calidad.

Desarrollo de equipo, se desarrollan habilidades grupales e


individuales para mejorar el desenvolvimiento del equipo.

Distribucin de la informacin, se hace disponible toda informacin


necesaria para los asociados con el proyecto.

Solicitacin, se obtienen ofertas, propuestas.

Seleccin de la fuente, se escoge de algunos vendedores potenciales.

Administracin de contrato, se administra la relacin con los


vendedores.

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Anexo 6: PMBOK 200

3.4

puede generar cambios en la planificacin del personal, cambios entre el


presupuesto y los objetivos del cronograma.

Proceso de Control

El desenvolvimiento del proyecto debe ser medido regularmente para identificar


variaciones con respecto al plan.
El proceso de Control contiene subprocesos bsicos y de facilitacin (Ver Figura
A6.7).
Proceso de Control

Controlar incluye tomar acciones preventivas en anticipacin a posibles


problemas.

Subprocesos bsicos

Control de cambios generales, se coordinan cambios a lo largo de


todo el proyecto.

Reportes de desenvolvimiento, se colecta y difunde informacin de


desenvolvimiento.

Subprocesos Bsicos

Con trol d e
ca mbios
genera les

Subprocesos de facilitacin
Reportes de
d esenv olv imien to

Subprocesos de facilitacin

Con trol d e ca mbio


d el a lca nce

Con trol d e
ca lida d

Con trol d e
cron ogra ma

Con trol d e
costos

M onitoreo y
control de riesgos

Control de cambio del alcance, se controlan los cambios referentes


al alcance del proyecto.

Control de cronograma, se controlan cambios del cronograma del


proyecto.

Control de costos, se controlan los cambios referentes a los costos


del proyecto.

Control de calidad, se monitorean resultados especficos del proyecto


para determinar si cumplen con los estndares de calidad establecidos
y se identifican formas de eliminar causas de un desenvolvimiento
insatisfactorio.

Monitoreo y control riesgos, se responde a los cambios de riesgos


durante el curso del proyecto.

Figura A6.7. Proceso de Control.

El proceso de control se alimenta de estas variaciones a partir de varias reas de


conocimiento (de las cuales se habla ms adelante). Una vez que las variaciones
son observadas, los ajustes son realizados al plan repitiendo los procesos
apropiados de planificacin de proyectos. As por ejemplo, una actividad faltante

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Anexo 6: PMBOK 201

3.5

Proceso de Cierre

Los subprocesos del proceso de Cierre son (Ver Figura A6.8):

r e as de Conoc i mie n to

Cierre administrativo, se genera, rene y difunde informacin para


formalizar la finalizacin del proyecto.

El PMBOK define reas de conocimiento ("Knowledge Areas") en funcin de sus


prcticas y sus procesos (definidos anteriormente).

Cierre del contrato, se completa el contrato incluyendo resoluciones


de cualquier tema pendiente.

Las reas de conocimiento de los proyectos segn el PMBOK son (Ver Figura
A6.9):

Gestin de Integracin

Proceso de Cierre

Cierre del
contrato

Figura A6.8. Proceso de Cierre.

Cierre
ad ministrativ o

Describe los procesos requeridos para asegurar que todos los elementos del
proyecto estn propiamente coordinados. Abarca los subprocesos:
desarrollo del plan de proyecto (Planificacin), ejecucin del plan del
proyecto (Ejecucin) y control de cambios generales (Control).

Gestin de Alcance
Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo
el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido para completar el proyecto
exitosamente. Abarca los subprocesos: iniciacin (Iniciacin), planificacin
del alcance (Planificacin), definicin del alcance (Planificacin),
verificacin del alcance (Ejecucin) y control de cambio del alcance
(Control).

Gestin de Tiempo
Describe los procesos requeridos para asegurar los tiempos completados del
proyecto. Abarca los subprocesos: definicin de actividades (Planificacin),
secuencializacin de actividades (Planificacin), estimacin de duracin de
actividades (Planificacin), desarrollo del cronograma (Planificacin),
control de cronograma (Control).

Gestin de Costos
Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto es
completado dentro del presupuesto aprobado. Abarca los subprocesos:
planificacin de los recursos (Planificacin), estimacin de costos

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Anexo 6: PMBOK 202

(Planificacin), presupuesto del costo (Planificacin), control de costos


(Control).

Gestin de Calidad
Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfar las
necesidades para las cuales fue concebido y puesto en marcha. Abarca los
subprocesos: planificacin de la calidad (Planificacin), aseguramiento de la
calidad (ejecucin), control de calidad (Control).

Gestin de Recursos Humanos


Describe los procesos requeridos para hacer el uso ms efectivo de las
personas involucradas en el proyecto.
Abarca los subprocesos:
planificacin organizacional (Planificacin), adquisicin del personal
(Planificacin) y desarrollo de equipo (Ejecucin).

Gestin de Comunicacin
Describe los procesos requeridos para asegurar la generacin, recopilacin,
difusin, almacenamiento y disposicin de la informacin del proyecto de
una manera puntual y apropiada. Abarca los subprocesos: planificacin de
la comunicacin (Planificacin), distribucin de la informacin (Ejecucin),
reportes de desenvolvimiento (Control) y cierre administrativo (Cierre).

Gestin de Riesgos
Describe los procesos concernientes con la identificacin, anlisis y
respuesta hacia los riesgos que podran afectar al proyecto. Abarca los
subprocesos: planificacin de gestin de riesgos (Planificacin),
identificacin de riesgos (Planificacin), anlisis cualitativo de riesgos
(Planificacin), anlisis cuantitativo de riesgos (Planificacin), planificacin
de respuesta a riesgos (Planificacin), monitoreo y control riesgos(Control).

Gestin de Consecucin
Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de
entidades externas a la organizacin. Abarca los procesos: planificacin de
consecucin (Planificacin), planificacin de solicitacin (Planificacin),
solicitacin (Ejecucin), seleccin de la fuente (Ejecucin), administracin
de contrato (Ejecucin) y cierre del contrato (Cierre).

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Anexo 6: PMBOK 203

GESTIN DE
PROYECTOS

4. Gestin de Integracin del P royecto

6. Gestin de Tiempo del P royecto

5. Gestin de Alcance del P royecto

4.1. Desarrollo del plan de proyecto

6.1. Definicin de actividades

5.1. Iniciacin

4.2. Ejecucin del plan de proyecto

6.2. Secuencializacin de actividades

5.2. Planificacin del alcance

4.3. Control de cambios generales

6.3. Estimacin duracin de actividades

5.3. Definicin del alcance

6.4. Desarrollo del cronograma

5.4. Verificacin del alcance

6.5. Control de cronograma

5.5. Control de cambio del alcance

7. Gestin de Costos del P royecto

9. Gestin de RR HH del P royecto

8. Gestin de Calidad del P royecto

7.1. Planificacin de los recursos

9.1. Planificacin organizacional

8.1. Planificacin de la calidad

7.2. Estimacin de costos

9.2. Adquisicin del personal

8.2. Aseguramiento de la calidad

7.3. Presupuesto del costo

9.3. Desarrollo de equipo

8.3. Control de calidad

7.4. Control de costos

10. Gestin de Comunicacin del


P royecto

12. Gestin de Consecucin del


P royecto

10.1. Planificacin de la comunicacin

12.1. Planificacin de ??

10.2. Distribucin de la informacin

12.2. Planificacin de solicitud

10.3. Reportes de desenvolvimiento

12.3. Solicitud

10.4. Cierre administrativo

12.4. Seleccin de fuente


12.5 Administracin de contrato
12.6. Cierre de contrato

11. Gestin de Riesgos del P royecto


11.1. Planificacin de gestin de riesgos
11.2. Identificacin de riesgos
11.3. Anlisis cualitativo de riesgos
11.4. Anlisis cuantitativo de riesgos
11.5 Planificacin respuesta a riesgos
11.6. M onitoreo y control de riesgos

Figura A6.9. reas de conocimiento y procesos de gestin de proyectos.

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