EL ACTA

CONCEPTO
Un acta es una certificacin o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo
sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo
amerite como ser la reunin de un consorcio, la eleccin de una persona para un
cargo que puede ser pblico o privado, la reunin del directorio de una empresa u
organizacin, la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera
o exija de la correspondiente certificacin legal de algo como ocurrido por la
Importancia y porque en el futuro, de mediar la necesidad, puede servir como
prueba

en

un

juicio.

As y tal como sucede con otros documentos pblicos, el acta deber contar con
una serie de datos que sern determinantes a la hora de evaluar su validez, en
tanto y generalmente, la misma est labrada por un profesional que se conoce
como escribano y que como tal est facultado para proceder en la confeccin de la
misma.
Elaboracin del acta
Durante o despus de la reunin, el secretario va tomando nota de los aspectos
ms importantes para elaborar el acta y, generalmente, la redacta al final de la
reunin, o poco tiempo despus. A veces se registran los detalles mediante
una grabadora, o un experto en taquigrafa.
Por lo general, las actas no deben ser demasiado extensas para lo cual deben
concentrarse en las cuestiones importantes (acuerdos) y casi nunca son actas
literales que recogen todo lo comentado. Esto s ocurre en algunos casos como
las actas correspondientes a los debates de las asambleas parlamentarias que
reciben el nombre dediario de sesiones.

Las actas de la mayora de entidades, tales como ayuntamientos o instituciones

pblicas, deben ser conservadas y son documentos jurdicos importantes. Muchas
de ellas registran acuerdos de gran trascendencia histrica y son conservadas
durante siglos como documentos de excepcional valor (actas de independencia de
pases o territorios, actas fundacionales, etc.)
Actas de reuniones de organismos pblicos
La mayora de las reuniones de organismos pblicos o gubernamentales siguen
reglas prescritas. A menudo las palabras de los asistentes son registradas al pie
de la letra, o slo se registra un resumen de las mismas, pero se incluyen los
comentarios de todos los oradores. Esto generalmente se requiere en reuniones
de instituciones que deben legislar o administrar un tema en particular
(parlamentos, ayuntamientos), a diferencia de otros tipos de reuniones pblicas
(escuelas, empresas pblicas), en las que no es estrictamente necesario levantar
actas taquigrficas de todas las observaciones formuladas.
Actas de reuniones de instituciones privadas
Las

reuniones

de

organismos

privados

(clubes

deportivos, empresas, asociaciones, comunidades de vecinos) tambin cuentan

con un registro en forma de acta, en la que se detallan los acuerdos adoptados.
En el caso de las grandes empresas, se suele levantar acta de las asambleas
generales, de las reuniones del consejo de administracin y de las reuniones de
los comits de direccin, si los hay.
Formato del acta
Aunque los modelos de acta pueden ser diversos, 2 3 4 5 en general, las actas
comienzan con el nombre de la entidad que celebra la reunin, especificando el
lugar, la fecha, la lista de personas presentes, y la hora a la que el presidenteabri
la sesin, como en el siguiente ejemplo.

"En la ciudad de Juliaca, siendo las 12:00 horas del da 12 de diciembre de

2016, se rene en sesin ordinaria el Claustro de profesores del Instituto de
Educacin Secundaria "jesus de nazaret", en la Biblioteca del centro,
presidido por la directora y con la asistencia de los profesores indicados al
margen, para tratar los asuntos incluidos en el siguiente
ORDEN del DA
1. Lectura y aprobacin, si procede, del acta de la sesin anterior.
2. Informe de la Directora.
3. Debate y, en su caso, aprobacin del...
El acta luego recoge lo que realmente se dijo y acord en la reunin,
normalmente en el orden en que sucedi o en un orden ms coherente, con
independencia de que la reunin haya seguido (o ignorado) el orden del da
previsto. Un formato menos frecuente puede registrar los acontecimientos en
el orden en que aparecen en el orden del da, independientemente de la
cronologa real.
Dado que la funcin primaria de las actas es registrar las decisiones tomadas,
todas las decisiones oficiales deben ser incluidas. Si se manifiesta
formalmente una propuesta o sugerencia mocin, tanto si prospera como si es
rechazada, debe estar recogida. El recuento de votos tambin puede figurar.
Se suele indicar a la persona proponente (La Sra. Jimnez propone...) pero no
es necesario incluir el nombre de las personas que han secundado o
rechazado su propuesta, siendo suficiente indicar el nmero de personas que
votaron a favor, en contra o se abstuvieron, aunque se puede aceptar las
peticiones de los participantes para que figure su nombre y el sentido de su
voto. Si se debe tomar una decisin por votacin nominal, entonces todos los
votos individuales se registran junto a su nombre. Si sta se efecta por
consentimiento general, sin una votacin formal, este hecho puede ser
registrado. Los recuentos podrn omitirse en muchos casos (por ejemplo, en
un acta se puede leer "Despus de votar, el Comit acord..."), o bien aparecer

indicaciones genricas ("la propuesta se aprob por unanimidad"; "por mayora

simple de los presentes se decidi...").
A veces ciertos aspectos que ocupan una fraccin importante de la reunin son
registrados de modo muy resumido, por ejemplo, "los informes financieros
fueron presentados y aprobados", o "se discuti la cuestin jurdica sin llegar a
ningn acuerdo".
Las actas suelen terminar con una nota sobre la hora a la que se levant la
sesin.
Aprobacin del acta
Una vez elaborada el acta, se remite una copia a las personas con derecho de
asistencia, quienes podrn mostrar su inconformidad con la misma. Al final de
la propia reunin celebrada, o al principio de la siguiente, se procede a dar
lectura al acta que sirve como revisin de la misma y se decide sobre
su aprobacin definitiva. El acta debe llevar al menos la firma del secretario y
de la persona que convoc la reunin, a veces, las de todos los asistentes.
Si los miembros del comit o grupo estn de acuerdo en que las actas escritas
reflejan lo que pas en la reunin, se decide su aprobacin, y el hecho de su
aprobacin se registra en el acta de la reunin en que tiene lugar. Si hay
errores u omisiones importantes, a continuacin, el acta ser redactada y
presentada de nuevo en una fecha posterior. Sin embargo los cambios de
menor importancia se pueden hacer inmediatamente, y el acta modificada
puede ser aprobada "en su versin modificada" o, por ejemplo "con la adicin
del nombre Amanda Daz a la lista de asistentes". Es conveniente y habitual
enviar una copia del borrador del acta a todos los miembros antes de la
reunin para que la reunin no tenga que ser retrasada mientras se lee y
corrige el borrador