Direccidri Nacional de Aduanas B/G 4472016, Pagina 2 de7 ANEXO. Procedimiento para obtener A¢ al Sistema Lucia Objetivo: El siguiente procedimiento establece los pasos a seguir para obtener acceso extemo a las pantallas no piblicas del Sistema Lucia (es decir poder ingresar a las mismas desde fuera de Ja Red de Aduanas), asi como también obtener acceso a los web services de dicho sistema. Procedimiento: En todos los casos cuando se hable de Area TI se refiere al Area Tecnologias de la Informacién de la Direccién Nacional de Aduanas, y cuando se haga referencia a su correo electrénico el mismo es informatica@aduanas.gub.uy 1) Consideraciones generales sobre los usuarios: a) La solicitud debe ser debidamente fundamentada, indicando las tareas que se deban realizar sobre el sistema o la informacién que se requiera ver y por qué. b) Se identifican dos tipos de usuarios: Tipo I - Usuarios para acceso a través de la Pagina Web: una persona accede al sistema a partir de su Pagina Web completando los datos de usuario y clave. Tipo I - Usuarios para transacciones automaticas: una aplicacién informatica accede al sistema en forma automitica. Se podrin solicitar més de un usuario tipo I por Organismo/Empresa. En cuanto a los usuarios tipo II en primera instancia solo de admitira un usuario por Organismo/Empresa. Solo se otorgaré més de un usuario de este tipo ante situaciones debidamente fundamentadas como ser aspectos de seguridad informatica. ©) BI titular del usuario es el responsable ante la DNA por cualquier accién realizada por el usuario en el sistema. Por lo que los mismos no pueden ser compartidos con otras personas, a no ser que existan razones debidamente fundamentadas como ser: © En una empresa privada, varios empleados deben acceder al sistema y todos los usuarios (Tipo 1) tienen el mismo nivel de acceso. Igualmente se aclara que en estos casos el responsable ante la DNA es el titular del mismo, ya que la empresa puede solicitar usuarios independientes para los empleados que requiera. © El titular debe pasar su nombre de usuario y clave a una empresa desarrolladora (usuarios Tipo Il). Igualmente el responsable ante la DNA es el titular del mismo, ya que el solicitante puede pedir a la empresa desarrolladora, que una vez que el sistema esté en funcionamiento, le permita cambiar la clave sin que tenga que darsela a conocer nuevamente. 4) Bajo ningin concepto los usuarios podrin ser usados para accesos indebidos, como por ejemplo la utilizacién de programas Robots, Asimismo, para que el normal funcionamiento del sistema no se vea alterado, se podrin aplicar restricciones de consumo de recursos por usuario, las que serén debidamente comunicadas por el Area TL ©) Toda notificacién por mail que se realice al usuario, serd a la casilla de correo electrénico registrada para e! mismo en el formulario de alta,Direcclén Nactonal de Aduanas RG 44/2016. Pégina 3 de7 f) Para toda gestién que se indique que el usuario deba realizar enviando un mail desde la casilla de correo electrénico registrada para el mismo, solo se admitira el envio dela solicitud desde una casilla de correo diferente ante situaciones debidamente fandamentadas como set por ejemplo: © El correo electronico registrado corresponde a una lista de distribucién que no se encuentra habilitada a enviar mails, pero se puede comprobar que el usuario tienen acceso a los mails que TI envie a la misma. © Existié un error de tipeo cuando el usuario completé el formulario, 0 cuando TI dio de alta el usuario. 2) La Empresa/Organismo cambié su dominio o los nombres de usuario para las casillas de correo electronico de sus funcionarios y esto puede ser comprobado. 3) Para solicitar el acceso: a) Funcionarios y Personal dependiente de la Direccién Nacional de Aduanas bajo sus distintas formas: Mediante mail de su superior al Area TI detallando los motivos por los que se requiere dicho acceso (solo podrén solicitar usuarios tipo I). Una vez que la contrasefta le sea proporcionada deberd necesariamente cambiarla para poder ingresar al sistema. Esto lo puede realizar accediendo a la pantalla de cambio de contrasefia que se encuentra en la Pagina Web de DNA bajo el meni “Informacién al Usuario-> Lucia”. b) Funcionarios de otros Organismos del Estado: Desde la Direccién del Organismo se deberd remitir por correo electrénico al Area TI la lista de funcionarios que pueden solicitar la creacién o baja de usuarios para esa entidad (en dicho mail se debera adjuntar una nota firmada por la autoridad maxima del Organismo donde se encuentre la lista de estos funcionarios y sus respectivos correos electrénicos). Una vez realizada esta gestion los funcionarios indicados en dicha nota podrin solicitar al Area TI la creacién/baja de los usuarios que requieran, mediante correo electronico adjuntando el formulario de alta de usuario completo. Dicho formulario puede ser descargado de la Pagina Web de la DNA en el mend “Informacién al Usuario -> Lucia”, bajo el titulo “Formulario Solicitud Alta Usuario Web para acceso a Sistema Lucia”. ©) Usuarios Privados: Mediante nota dirigida a la Direccién Nacional de Aduanas (en hoja membretada de la Empresa) estableciendo: ‘© Motivos por los que se solicita el acceso (detallando las tareas que se deban realizar sobre el sistema o la informacién que se requiera ver y por qué). ‘© Cantidad de usuarios pedidos. Para cada usuario solicitado se deberé completar ademés el formulario que se encuentra en la Pagina Web de la DNA en el ment “Informacién al Usuario -> Lucia”, bajo el titulo “Formulario Solicitud Alta Usuario Web para acceso a Sistema Lucia”. ‘Asimismo se requiere presentar certificado notarial que avale que el o los empleados para los que se pide usuario trabajan en dicha empresa. La nota junto con el/los formulatios y el certificado notarial podré presentarse en la Mesa de Entrada de laDireccién Nacional de Adwa Pigina 4de7 =e Administracién de Aduanas mds proxima, a fin de que dicha oficina genere un expediente para esta solicitud. is RG 44/2016. En el caso de tratarse de agentes involucrados en la operativa aduanera que ya tuvieran un expediente en curso donde solicitaron el alta en la categoria correspondiente, podran utilizar el mismo expediente para realizar esta peticién, debiendo agregarle tinicamente el formulario completo con los datos requeridos para la creacién del usuario. Tanto para Funcionarios, Organismos o Privados; en caso de requerir algiin permiso de acceso especial (ambiente/nivel), el mismo puede ser solicitado al momento del alta ya sea en cl correo electrénico o en el formulario segin corresponda. in del Usuario Creado: iado el expediente detallado en el punto anterior, el mismo pasar por las siguientes oficinas: © Mesa de Entrada lo elevard a la Direccién Nacional quién realizar los controles pertinentes a fin de aprobar o no dicha solicitud. En caso de aprobacién, Direccién Nacional enviar dicho expediente al Area TI para la creacién del usuario. © Cuando el mismo se encuentre creado, el Area TI pasar el expediente a la Mesa de Entrada donde fue creado para que se notifique al solicitante. En dicha notificacién se indicard el usuario creado. Para tener acceso a la contrasefia se deberd seguir el procedimiento detallado en el punto 4)a). 5) Para obtener una nueva contrasef a) En caso que sea la primera contrasefia solicitada: Debera enviar un mail al Area TI desde el correo electrénico registrado para el usuario indicando la siguiente informacién: i, Niimero de usuario asignado. ii, Numero de expediente por el que se gestioné la solicitud. El Area TI realizar los controles pertinentes y en caso que los mismos sean exitosos, sele enviar un mail a la casilla de correo electrénico registrada para el usuario, indicando los pasos que debe realizar para obtener la clave. Se le pediré que registre tuna frase clave para que pueda gestionar de forma automética un resteo de contrasefia en el futuro. b) En caso que no sea la primera contrasefa solicitada: a) Se debera acceder a la aplicacién “Solicitud nueva contraseha” que se encuentra bajo el ment “Informacién al Usuario -> Lucia”. b) Alli se le pedira que ingrese el usuario y su frase clave. ©) Si los datos son correctos, se le enviar un mail con la nueva contrasefia a la casilla de correo registrada para el usuario. Como procedimiento alternativo en caso de no recordar la frase clave se podré iniciar la solicitud de reseteo de contrasefia enviando un mail al Area TI desde la casilla de correo clectronico registrada para el usuario. El Area TI realizara los controles pertinentes y en caso que los mismos sean exitosos, se le enviar un mail con la nueva contrasefia. Tener en cuenta que en caso de optar por este procedimiento alternativo, su solicitud se agregar a la lista de tareas, esperando responderle en el menor tiempo posible, pero que seguramente sera mayor al insumido si utiliza la aplicacién detallada en el punto b) donde podra obtener la contrasefia en el momento.Direccién Nactonal de Aduanas RG 44/2016. Pégina 5 de 7 9 » Vigencia de la contrasefia: Cada nueva contrasefla para usuarios tipo I tendré una vigencia de 180 dias. Pasado ese plazo deberd necesariamente cambiarla para acceder al Sistema. Esto lo puede realizar ingresando a la pantalla de cambio de contrasefia que se encuentra en la Pagina Web de DNA bajo el ment “Informacién al Usuario-> Lucia”. Dias previos al vencimiento de dicha contrasefia le llegaré una notificacién por mail de que debe cambiarla. Para desbloquear un usuario: Ante varios intentos fallidos de acceso al sistema, el usuario se bloqueard. Para desbloquearlo deberd enviar un mail al Area TI desde la casilla de correo asociada al usuario. Para rehabilitar un usuario: Ante la no utilizaci6n del usuario por més de 180 dias, el mismo se deshabilitard. Para rehabilitarlo debera enviar un mail al Area TI desde la casilla de correo asociada al usuario. Para modificar los datos asociados a un usuario: a) Para modificar la frase clave: Deberi acceder a la aplicacién Solicitud Nueva Contraseita 0 Cargar Frase Clave, disponible a través de la Pagina Web de DNA bajo el meni “Informacion al Usuario-> Lucia”. Alli se le pediré que ingrese su contrasefia, en caso de no recordarla deberé proceder de acuerdo al procedimiento alternativo pautado en el punto 4)b). b) Para modificar el correo electrénico asociado al usuario: Si tiene acceso al correo electrénico registrado para el usuario, podré enviar dicha solicitud al Area de TI utilizando ese mail. Sino tiene acceso al correo electrénico registrado para el usuario y no esti contemplado en alguna de las excepciones previstas en el punto 1)e), deberd iniciar un expediente en la Mesa de Entrada de la Aduana més proxima, presentando la siguiente documentacién: ‘Nota en hoja membretada de la empresa indicando: Sere! titular del usuario ante la DNA. ‘* Namero de expediente con el que se solicité el Alta del Usuario. ‘© Motivo por el que solicita el cambio de correo electrénico y el nuevo mail que se debe asignar. Se debera presentar ademés certificado notarial que avale que el titular del usuario trabaja en dicha Empresa. Mesa de Entrada enviard el expediente al Area de TI a fin de la misma realice los controles pertinentes para conceder o no el cambio de correo electrénico. En caso de que los controles sean exitosos se le confirmaré a la nueva direccién de correo electrénico que el cambio se ha realizado. ©) Para modificar otros datos distintos de la frase clave o mail: Se debera completar el formulario que se encuentra en la Pagina Web de la DNA en el menti “Informacién al Usuario -> Lucia”, bajo el titulo “Formulario Solicitud Modificar Datos UsuarioDireccién Nacional de Aduanas IG 4472016. Pagina 6 de7 Web para acceso a Sistema Lucia”. Debera firmarlo el titular del usuario Web y enviar via mail la imagen escaneada de] mismo. Dicho correo electrénico deberd enviarse al Area TI desde la casilla de correo asociada al usuario, Se le notificaré por correo electrénico cuando los cambios se hayan realizado. Solo se podrén modificar los campos que habilite este formulario. No se podré cambiar por ejemplo el titular del usuario, en caso de que la persona no requiera mAs cl usuario se deberé solicitar la baja del mismo de acuerdo a lo especificado en el punto 10. 10) Para solicitar un ambiente y nivel especifico de acceso: En caso de que para trabajar con alguna pantalla del sistema requiera de algin ambiente y nivel especifico que no fuera solicitado en el formulario de Alta deberd proceder como se detalla continuacién: Funcionarios de otros Organismos del Estado: Mediante correo electronico al Area TI indicando los motivos por los que requiere ese nivel de acceso (la solicitud podré provenir del mail del propio usuario 0 de alguno de los funcionarios habilitados por ese Organismo). La solicitud sera analizada por el Area TI, la cual en caso de ser necesario consultaré a otras oficinas y si finalmente se concluye que corresponde otorgar ese nivel de acceso, se le asignaré al usuario el ambiente/nivel requerido. Usuarios privados: Deberd iniciar un expediente en la Mesa de Entrada de la Administracion de Aduana mas proxima. Para esto deberd presentar una nota (en hoja membretada de la Empresa), dirigida a la Direccién Nacional de Aduanas, indicando el usuario, los ambientes y niveles requeridos (los mismos le son indicados cuando intenta acceder a la pantalla que necesita) y los motivos por los que solicita dicho acceso. Mesa de Entrada elevard e] expediente a Direccién Nacional, quién en caso de aprobar la solicitud, lo enviaré al Area Tecnologias de la Informacién para la asignacién de los permisos al usuario. 11) Para solicitar Ia baja de un usuario: La baja de un usuario podré gestionarse por las siguientes vias: ‘© Mediante correo electronico al Area TI, desde la casilla de correo asociada al usuario. * Enel caso de los Organismos del Estado, cualquier funcionario designado por dicho ‘Organismo para realizar alta de usuarios, podré solicitar ademés la baja de cualquiera de los usuarios registrados para ese Organismo. © Para las empresas privadas, mediante nota firmada por un jerarca de la Empresa, indicando eV/los usuarios a dar de baja. Dicha nota podré ser enviada por correo electronico al Area TI. En este caso el Area TI se comunicard con el solicitante para verificar lo pedido. Es responsabilidad de los Organismos y de las Empresas, solicitar la baja de un usuario cuando dicho titular ya no lo utilice por los motivos que sean, traslado, retiro, fallecimiento, etc. Una vez transcurridos 36 meses continuos sin que el usuario registre accesos en el sistema, el Area TI procedera a la baja automatica del mismo.Direcctén Nacional de Aduanas RG 44/2016, Pagina 7 de 7 12) Ante el robo de Ia contraseiia del correo electrénico: Ante el robo de la contrasefia del correo electrénico registrado para el usuario, el mismo deberé comunicarse inmediatamente via telefénica al Area de TI (Tel. 2915-00-07 int. 331, 504, 517), a fin de i in, para que no se permita que se realice ninguna gestién ante la DNA 13)Procedimientos de Contingencia: Unicamente ante la imposibilidad de utilizar la aplicacién de envio seguro de contrasefias por correo electrénico se permitiré el envio de las contrasefias mediante correo electrénico en texto plano. Ante Ia indisponibilidad de la aplicacién de envio seguro de contrasefias y del correo electrénico, la contrasefia podr4 ser retira de forma presencial en las oficinas del Area TI (presentando documento de identidad). Los autorizados a retirar la contrasefia son el titular del usuario y la persona autorizada (si completé este dato en el formulario de alta).