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FINANCIERE
------------2014
SOMMAIRE
INTRODUCTION ................................................................................................................................................... 3
Dfinition ........................................................................................................................................................ 3
Historique et objectif global ................................................................................... Erreur ! Signet non dfini.
Objectifs spcifiques ............................................................................................... Erreur ! Signet non dfini.
1
1.2
1.3
Les Dpartements qui interviennent dans la prparation dun appel doffreErreur !
dfini.
2
Signet
non
PROCEDURES DE LUEMOA......................................................................................................................... 5
Analyse des diffrentes sections du dossier dappel doffre .......................................................................... 5
2.1
2.1.1
2.1.2
Ngociation ................................................................................................................................. 5
2.1.3
Attributions du contrat................................................................................................................ 6
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
LES 20 POINTS CLEFS SIGNIFICATIFS POUR LA REUSSITE AUX APPELS D'OFFRES ............................................... 8
CONCLUSION ..................................................................................................................................................... 19
3
ANNEXES ................................................................................................................................................... 20
annexe 1
Annexe 2
Annexe 3
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INTRODUCTION
Face lenvironnement conomique de plus en plus concurrentiel, la conqute des marchs est
devenue un challenge relever pour tous. Une entreprise qui sinscrit dans une dmarche de
qualit, veut conqurir des marchs dtudes et de travaux. Pour cela, il est opportun de mettre en
place une stratgie qui permette cette entreprise de remporter le maximum de march.
De plus en plus il est constat que les appels doffres sont devenus en quelques annes une
pratique courante de tous les processus dachat dans le monde des ventes B to B. Ils traduisent le
poids des directions des achats et lintensit de la concurrence. Des Jeux olympiques un crdit
bancaire en passant par une solution industrielle ou un projet informatique, tous les secteurs sont
concerns.
DEFINITION
Un appel d'offres est une procdure qui permet un commanditaire (le matre d'ouvrage), de faire
le choix de l'entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) la plus mme de raliser une
prestation de travaux, fournitures ou services. Le but est de mettre plusieurs entreprises en
concurrence pour fournir un produit ou un service.
Lappel doffres est une mise en comptition. Les Soumissionnaires devront donc sattacher proposer des
offres prsentant le meilleur rapport qualit/prix, au regard du besoin du Commanditaire.
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1
1.1
Une entreprise qui envisage de participer des appels d'offres doit en premier lieu respecter les
normes et rglements pour une gestion formelle de son entreprise selon les rglements de son
pays. Dans le cas de la Cte dIvoire, ne peuvent soumissionner aux appels doffres, que les
structures respectant les formalits administratives pour la cration dune entreprise. Ce sont :
RCCM, CC, CNPS, Attestation de Rgularit Fiscale, certificat de non faillite ainsi que la dclaration
correcte des impts et une comptabilit dtaille avec pices justificatives. La formalisation de
lentreprise est fixe comme conditions pralables pour une participation aux appels doffres.
1.2
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la lettre dinvitation ;
termes de rfrences ;
Projet de contrat.
LA LETTRE DINVITATION
On y trouve :
-
la conduite tenir pour obtenir des claircissements et des conseils dusage avant et lors
de ltablissement des propositions ;
ltablissement des propositions technique et financire (les lments quon doit retrouver
dans nos offres) ;
la ngociation ;
lattribution du contrat ;
la confirmation (faire savoir au Client quon a reu le dossier et lui indiquer si on soumet
une proposition ou non).
2.1.1 Etablissement des propositions
Le commanditaire indique les informations qui doivent figurer dans loffre technique et loffre
financire.
2.1.2 Ngociation
Elle dure entre deux (2) et cinq (5) jours et se passe au sige du Commanditaire en gnral :
La ngociation porte essentiellement sur 2 aspects :
Laspect technique et laspect financier.
Pour laspect technique, les 2 parties saccordent sur la comprhension de la proposition
technique, notamment le personnel cl, le plan de travail et des suggestions que le
FORMATION A LA REDACTION DOFFRE TECHNIQUE
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Le consultant est tenu dexcuter le contrat selon les termes dfinis dans le contrat.
Il pourra toutefois aviser le commanditaire des changements indpendants de sa volont.
2.2
Celles-ci comprennent :
les renseignements sur le commanditaire ;
lieu de ngociation ;
2.3
OFFRE TECHNIQUE
Elle prsente la mthodologie utiliser pour raliser la mission et la classification des documents
lintrieur :
-
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modle de curriculum vitae (suivi des diplmes lgaliss des experts cl) ;
plan de travail et calendrier du personnel cl (qui doit toujours tre sign par le
reprsentant autoris) ;
2.4
OFFRE FINANCIERE
Elle comprend :
-
proposition financire ;
2.5
PROJET DE CONTRAT
Le projet de contrat nous indique les lments qui vont figurer dans le contrat dfinitif.
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1. Soyez lcoute de votre environnement en vous informant sur les projets des acheteurs
publics. Ayez le rflexe de souscrire un outil de veille afin dtre alert en permanence.
2. Apprciez la bonne adquation entre vos comptences, vos moyens matriels et humains et
les demandes des commanditaires. Ceci est fondamental parce que si vous remportez le march,
vous serez tenu de lexcuter jusqu la fin.
3. Intgrez bien la dure du march pour savoir si vous serez capable de lexcuter jusqu
son terme.
5. Lisez de manire attentive les avis dappels doffres qui vous sont transmis, pour bien y
rpondre, notamment dans la forme et le fonds.
6. Ne vous prcipitez pas uniquement sur la lecture des documents techniques (TDR) mais
prenez bien connaissance de lensemble des documents, y compris les documents administratifs.
Cest dans ces derniers que vous trouverez tous les lments vous permettant de calculer les
composantes de votre offre de prix : les modalits de rvision, les pnalits, les obligations
dassurance, les conditions de garantie, les possibilits de reconduction.
7. Vrifiez que vous avez bien complt lensemble des documents avant de renvoyer votre offre
en vrifiant que vous avez bien sign tous les documents ncessaires la candidature.
8. Sachez que le client dispose dun dlai pendant lequel il peut vous demander de complter
votre dossier. Vous devez tre prt apporter les complments dinformations ou les
modifications qui vous sont demandes.
9. Prenez bien connaissance des critres dattribution du march qui ont t fixs dans les
instructions aux soumissionnaires. Vous devrez rdiger votre rponse en fonction de ces critres,
de leur pondration ou de la manire dont ils auront t prioriss par le client.
10. Tenez compte de la manire dont le prix est constitu dans la rponse que vous allez
faire.
11. Regardez si on vous demande ou non une retenue de garantie et si tel est le cas, soyez
certain de pouvoir la supporter, ou de la faire financer.
12. Si on vous demande la constitution dune assurance, vrifiez que vous tes correctement
assur ou ayez en tte que vous allez devoir vous assurer en respectant les rgles imposes dans
le cadre du march (cas ou lUEMOA nest pas le bailleur).
13. Demandez-vous si vous nauriez pas intrt vous regrouper avec dautres entreprises afin
daugmenter vos chances de remporter le march.
14. Regardez si les variantes (par exemple la possibilit de changer lexpert propos par un
autre expert) sont admises et si tel est le cas, noubliez surtout pas de les tudier.
15. Faites attention aux options sil y en a, sinon votre offre sera considre comme non
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conforme.
16. Ayez lesprit le dlai de maintien de loffre car ds lors que vous rpondez, vous tes
engag durant tout ce dlai.
17. Demandez-vous si au cas o le dlai de maintien de loffre serait dpass, serez vous en
mesure de le proroger ou non.
18. Si votre offre est retenue, sachez que vous pourrez tre amen corriger une ou
plusieurs erreurs matrielles qui peuvent stre glisses dans votre dossier. Cette tape
sappelle-la mise au point de loffre (briefing) mais attention, aucune modification de prix ou
de la dure dexcution nest possible.
19. Si dans le dlai imparti vous navez pas obtenu de rponses, relative votre offre vous
pouvez si les instructions aux soumissionnaires vous le permettent, demander de manire
systmatique au commanditaire les raisons qui ont justifi le rejet de votre candidature. Faites
systmatiquement cette demande, afin danalyser les raisons de votre chec et de les prendre
en compte dans le cadre de vos rponses dautres soumissions.
20. Si vous avez remport un march, pour pouvoir tre pay, pensez bien envoyer vos
rfrences exactes et fonctionnelles au commanditaire.
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vous rpondez une Demande de propositions qui vise la solution d'un problme;
vous avez cern une possibilit d'offrir un produit ou un service en vue de satisfaire un besoin
qu'un client potentiel ne sait pas encore qu'il a.
En gnral, on appelle ce dernier scnario une proposition spontane. Peu importe la situation, les
tapes de la rdaction d'une bonne proposition sont les mmes. Toutefois, en raison de certaines
spcificits, certains organismes (Banque Mondiale, BAD, ACDI) peuvent tre amens adopter
des schmas comparables mais non fondamentalement diffrents du cas gnral. Avant lexamen
de ces cas spcifiques, voici les lignes directrices et les conseils sur la rdaction dune proposition
technique et financire.
a) Lettre daccompagnement
Bien que la lettre d'accompagnement soit habituellement rdige lorsque tous les autres lments
de la proposition sont complts, c'est la premire chose que verra le destinataire. Elle vise
gagner la confiance et l'appui du lecteur. Votre lettre d'accompagnement doit tre brve et directe
et indiquer ce que vous prsentez. Vous devez utiliser le papier en-tte et le style de rdaction
habituels de votre socit.
Profitez de l'occasion pour noncer brivement les principaux points forts de votre soumission.
Mettez l'accent sur les arguments de vente qui diffrencient votre soumission de celle de vos
concurrents.
Terminez votre lettre d'accompagnement sur une note cordiale en ajoutant une touche
chaleureuse et personnelle la lettre. cette fin, utilisez librement les mots je et vous .
Cette technique personnalise la lettre et tablit un lien positif et personnel entre votre proposition
et les valuateurs. Elle est particulirement efficace si vous avez rencontr les valuateurs plus tt
au cours du processus.
La lettre d'accompagnement doit tre signe par le titulaire du poste le plus important, car cela
montre l'engagement de votre entreprise envers la proposition.
b) Page titre
D'autre part, elle reprsente une force persuasive importante, car elle laisse au lecteur une
impression durable.
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le titre ;
la date.
En gnral, le nom du client se trouve en haut et que le nom de votre socit figure au bas. Cela
montre votre approche axe sur la clientle, c'est--dire que vous proposez d'amliorer l'entreprise
du client et non de vendre un service.
c) Avis de confidentialit
Vous pouvez envisager inclure un avis de confidentialit. Cet avis prvient le client que
l'information contenue dans la proposition est confidentielle et peut tre utilise uniquement pour
valuer la proposition, et qu'elle ne peut tre divulgue une personne ne faisant pas partie du
groupe de discussion sans votre autorisation crite. C'est une bonne ide de mettre l'avis de
confidentialit sur la couverture avant intrieure.
montrer que lon a compris la mission propose par les termes de rfrences ;
rfrence
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Elle vise gagner la confiance et l'appui du lecteur. Votre lettre d'accompagnement doit tre brve
et directe et indiquer ce que vous prsentez. Vous devez utiliser le papier en-tte et le style de
rdaction habituels de votre socit.
Profitez de l'occasion pour noncer brivement les principaux points forts de votre soumission.
Mettez l'accent sur les arguments de vente qui diffrencient votre soumission de celle de vos
concurrents.
La lettre d'accompagnement doit tre signe par le titulaire du poste le plus important, car cela
montre l'engagement de votre entreprise envers la proposition.
4.1.2. Rfrences des consultants
Dans ce chapitre il doit tre fait une brve description du consultant et un aperu de son
exprience rcente dans le cadre de missions similaires. Pour chacune dentre elles, ce rsum doit
notamment indiquer :
la dure de la mission ;
le montant du contrat et ;
La description de toute exprience pertinente constitue une partie essentielle de votre proposition.
Cette section doit mettre de l'avant les qualifications de votre quipe et inspirer un fort sentiment
de confiance dans l'expertise technique et organisationnelle de votre quipe.
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contexte de la mission ;
comprhension de la mission ;
objectifs ;
mthodologie.
a.
Contexte de la mission
Le but principal du contexte est de prsenter le sujet au lecteur, plutt que de le plonger
brutalement dans la proposition. Il devrait fournir un court rsum des antcdents du projet en
question, soulignant le besoin pour le service ou le produit.
b
Comprhension de la mission
Dans cette partie, le soumissionnaire indique comment il comprend la mission demande par le
client.
c
Cette partie reprend les objectifs de la mission prsents dans les termes de rfrence.
d
Mthodologie
Dans cette partie il faut dcrire le droulement de la mission en mentionnant le nombre dtapes.
Pour chaque tape, il est indiqu les moyens ncessaires, la mthodologie utiliser pour excuter
la mission, et les rsultats attendus. Chaque tape est subdivise en tches distinctes qui sont
leur tour subdivises en activits.
Cette section est compose de :
d1
Rappel de la mission
d2
Etapes :
a) tche :
activit 1
activit 2
Ce volet est habituellement la section la plus longue de la proposition et devrait tre celle qui exige
le plus de rflexion.
4.1.5. Composition de lquipe et responsabilits de ses membres
Cette section prsente au lecteur l'quipe affect au projet. Cest une des phases les plus
importantes de la proposition car elle doit montrer que lquipe peut effectivement rpondre aux
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exigences des termes de rfrence, quelle est rellement capable de raliser la mission.
Ici devront tre identifies les comptences que dispose la structure pour voir si lon doit recourir
aux consultants extrieurs. Si des sous-traitants font partie de votre quipe, vous devriez joindre un
organigramme simple de l'quipe globale.
La composition de lquipe doit tre propose, par spcialit, ainsi que les tches qui sont confies
chacun de ses membres et leur calendrier
4.1.6. Curriculum vitae (CV) pour le personnel spcialis propos
Ici devront tre prsents les curriculum vitae rcemment signs par le personnel spcialis
propos et le reprsentant du consultant habilit soumettre la proposition. Parmi les
informations cls doivent figurer, pour chacun, le nombre dannes dexprience du consultant et
ltendue des responsabilits exerces dans le cadre de diverses missions au cours des dix (10)
dernires annes.
4.1.7. Calendrier du personnel spcialis
Une tche doit pouvoir tre mesure et affecte. C'est--dire que vous devez pouvoir mesurer le
temps imparti chaque tche et affecter une seule personne, le responsable de tche, son
excution, mme si d'autres personnes peuvent aussi y participer.
4.1.8. Calendrier des activits (programme de travail)
Un calendrier pour le droulement du projet doit tre tabli. Une des meilleures faons de faire part
du calendrier au lecteur est d'laborer un diagramme qui montre :
a) tapes
b) chaque tche
c) chaque activit
d) les rapports mutuels des activits (p. ex. la tche 3 peut-elle commencer uniquement
lorsque la tche 2 est termine ou peut-elle tre excute en parallle?)
e) runions principales
La date d'achvement et la dure totale du projet doivent tre indiques clairement et tre
conformes aux attentes du client.
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4.1.10. Garanties
Pour certaines propositions, en particulier les appels d'offres du gouvernement, diverses garanties
sont exiges, notamment:
Que si votre socit est retenue, elle conclura un contrat dont les modalits figurent dans le
contrat en annexe.
Si une seule garantie est exige, elle peut tre incluse dans la lettre d'accompagnement. Toutefois,
si plusieurs garanties sont exiges, elles devraient figurer dans une section facile consulter.
Comme les garanties sont des documents ncessaires qui n'amliorent pas votre soumission, cette
section devrait se trouver en annexe ou la fin, de faon ne pas entraver les parties importantes
de votre message.
4.1.11. Annexes
Les documents plus longs devraient tre joints en annexes afin de ne pas obscurcir le message
principal que vous prsentez. En gnral, il y a trois annexes standard :
La premire contient les descriptions de votre socit et de tous les sous-traitants utiliss, y
compris des brochures.
Vous faciliterez la tche du lecteur si vous classez les curriculum vitae par ordre alphabtique et si
le nom des personnes est indiqu sur la page titre de l'annexe.
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Le budget prvu pour le projet constitue la partie la plus importante de votre proposition. Toutes les
autres parties de votre proposition sont qualitatives, mais le budget est quantitatif et peut tre
rsum en un seul chiffre.
Lors de ltablissement de la Proposition financire, les consultants sont censs prendre en compte
les spcifications et conditions figurant dans les documents de la demande de proposition (DP). La
Proposition financire doit tre tablie au moyen des Tableaux types. Elle numre tous les cots
affrents la mission, y compris :
a) rmunration du personnel (tranger et local, prsent sur le terrain ou au sige), et
b) frais remboursables, tels quindemnits de subsistance (indemnit journalire, logement), frais
de transport (international et local, pour le dmarrage ou la clture des activits), services et
matriel (vhicules, matriel de bureau, mobilier et fournitures), loyers des locaux
professionnels, assurances, impression de documents, enqutes, et formation, si cette dernire
constitue un lment majeur de la mission.
Si besoin est, ces charges peuvent tre ventiles par activit, et mme dcomposes en cots
trangers (devises) et cots locaux (monnaie nationale).
La Proposition financire doit prsenter sparment les impts, droits (y compris cotisations de
scurit sociale), taxes et autres charges fiscales applicables en vertu de la lgislation en vigueur
sur les consultants, les sous-traitants et leur personnel (autre que les ressortissants ou rsidents
permanents du pays du Client), sauf indication contraire dans les Donnes particulires.
Frais divers
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Un tableau type prsente la ventilation des cots par activit. Il rcapitule par activit la
rmunration, les frais remboursables et les frais divers.
Un tableau type prsente la ventilation des rmunrations par activit. Il donne par activit le cot
du personnel permanent, du personnel local et des consultants extrieurs.
Vous pourriez fournir un tableau du personnel-cl qui indique le taux salarial horaire de chaque
personnel et le nombre d'heures que chacune consacrera au projet. Il pourrait tre utile de fournir
un tableau subdivis pour chacune des tches, afin d'indiquer le cot total par tche.
Un tableau type prsente les frais remboursables par activits. Il donne par activit les frais de
voyage, lindemnit de subsistance, les frais de dplacement local et les locations de bureaux et
services.
Un tableau type prsente les frais divers par activits. Il donne par activit les frais de
communication (tlphone, tlgrammes, telex), les frais de rdaction et de reproduction, le
cots des matriels (vhicules, ordinateurs..) et des logiciels.
Si cela n'est pas prcis dans la Demande de proposition, il est important d'indiquer votre client
ventuel de quelle faon vous vous attendez tre pay. La mthode de paiement dpend de
plusieurs facteurs, tels que :
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Vous pouvez notamment demander tre pay tous les mois et prsenter une facture au dbut du
mois.
Une autre mthode de paiement courante est axe sur l'achvement de certaines tapes, c'est-dire que le client effectue des versements lorsque vous atteignez certaines tapes prcises du
projet.
Rservez toujours suffisamment de temps pour effectuer un examen final complet. Vous devriez
considrer cette tape comme une partie officielle du processus d'laboration de la proposition.
Les valuateurs devraient tre objectifs et utiliser les critres d'valuation prciss. De plus, vrifiez
soigneusement votre demande de proposition une dernire fois; il est trs facile d'oublier d'inclure
une garantie. Il est aussi obligatoire de faire une dernire relecture du document final. Veillez ne
rien oublier.
Vous devriez profiter de l'occasion pour revoir vos arguments de vente particuliers pour vous
assurer qu'ils sont clairement noncs et souligns souvent et positivement dans votre proposition.
Dans la mesure du possible, l'examen devrait tre effectu par une personne comptente qui n'a
pas particip l'laboration de la proposition.
En raison de l'importance critique du prix, vous devriez faire une dernire valuation pour
dterminer si votre stratgie d'tablissement de prix est adquate. Vous avez peut-tre obtenu
d'autres renseignements ou l'laboration de la proposition vous a peut-tre donn l'occasion de
rflchir davantage votre stratgie.
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CONCLUSION
On peut retenir que pour russir les appels doffres, il faut sapproprier entirement le dossier en suivant
strictement tous les aspects indiqus par le commanditaire. Notamment, on peut RAPPELER QUE POUR LES
TECHNICIENS IL EST BON DE PRETER ATTENTION :
-
Il faut noter que cest toujours la procdure de rdaction du bailleur de fonds concern qui est
utilise.
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ANNEXES
ANNEXE 1
Supports
Commentaires
http://europa.eu/
publicprocurement/index_fr.htm
www.achatpublic.com
www.secteurpublic.fr
www.apasp.fr
www.vecteurplus.com
www.marchesonline.com
www.commandespubliques.com www.mpfrance.fr
Les sites Internet sur lesquels se trouvent les appels doffres de ltat franais
Les sites Internet des www.marches-publics.gouv.fr ainsi
Appels dOffres de que tous les sites des ministres
ltat franais
Page 20 sur 23
Sur le site web www.izf.net "Investir en Zone Franc" par le lien "Opportunits d'affaires"
vous trouverez galement des publications d'appels d'offre internationaux, notamment les
appels d'offre de l'UEMOA, de Jeune Afrique, de Malipage, de la Communaut
Economique et Montaire de l'Afrique Centrale (CEMAC), de la BCEAO, de DG Market
(30.000 appels d'offres internationaux, site cr l'initiative de la Banque Mondiale) et des
offres import- export en Afrique.
http://www.cemac.cf/AO_index.htm
http://appel-d-offre.dgmarket.com/
http://www.jeuneafrique.com/annonces/appel_offres.asp
ANNEXE 2
APPEL DOFFRE
N_004/2014
RESPONSABLE DU DOSSIER
Intitul :
Adresse :
N de rfrence de loffre
Contenu des offres :
Offre technique :
Offre financire
Nombre dexemplaires
Date limite :
Dlai Dpartement
Moyens denvoi :
Pays de destination :
Comment prsenter les
enveloppes
Enveloppe extrieur :
ANNEXE 3
Titre
Numrotation Police
Taille
Attribut (G,
I, Majus)
Espacement Interligne
Titre 1
Chapitre
12
Gras et
majuscule
Avant : 0
Gras et
petite
majuscule
Avant : 24
Gras
Avant : 18
Titre 2
Titre 3
1.1/
1.1.1/
Calibri
Calibri
Calibri
12
12
Titre 5
1.1.1.1/
a/
Calibri
Calibri
12
12
Justification
Gauche
Justifi
Justifi
Justifi
Justifi
Aprs : 24
Aprs : 12
Aprs : 6
Titre 4
Retrait
Gras et
italique
Avant : 18
Aprs : 6
Italique
Avant : 18
Aprs : 6
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