OFICINA NACIONAL DE ADMINISTRACIN Y PERSONAL

Departamento de Reclutamiento, Seleccin y Evaluacin de Personal

GUA DEL EVALUADOR

(Para evaluar el desempeo del personal de Carrera Administrativa)

Santo Domingo, D. N.
marzo, 2006

CONTENIDO

PG.

I. Introduccin................................................................................. 1
II. Objetivos de la Gua.................................................................. 1
III. Evaluacin del Desempeo...................................................... 2
IV. Polticas y Normas a seguir....................................................... 2
V. Sistema de Calificacin............................................................. 4
VI. Instrumentos de Evaluacin..................................................... 5
VII. Errores ms frecuentes que se deben evitar............................ 14
VIII. Instrucciones para el llenado del formulario de evaluacin... 15
IX. La Entrevista de Evaluacin..................................................... 17

I.

INTRODUCCIN:

La Oficina Nacional de Administracin y Personal presenta una

herramienta para medir el desempeo de los empleados y los aportes
individuales en sus puestos de trabajo mostrados por cada uno de ellos,
para el logro de las metas y objetivos establecidos por la institucin. Esta
gua ofrece una forma simple de realizar la evaluacin del desempeo de
Encargados, profesionales, tcnicos y personal de reas administrativas,
con la finalidad de medir las cualidades demostradas por ste y valorar
con qu fuerza laboral se cuenta para hacer los planes estratgicos
acordes con la misin y visin de la institucin para ofrecer mejores
servicios a la ciudadana.

II.

OBJETIVOS DE LA GUA:

Conocer el proceso que debern seguir para realizar la Evaluacin del

Desempeo.
Entrenar los encargados de reas en cmo evaluar el desempeo de
sus colaboradores.
Entrenar a los colaboradores en las evaluaciones del desempeo de
los encargados de reas.
Conocer el contenido de los formularios de evaluacin del desempeo
que se van a utilizar para su correcto llenado.
Garantizar que se cumplan las normas establecidas por la Institucin
para este proceso.

Instruir en la realizacin de una entrevista de evaluacin efectiva.

Contribuir, a travs de una evaluacin del desempeo justa y objetiva,
a la motivacin y satisfaccin de los empleados en sus puestos de
trabajo.

III. EVALUACIN DEL DESEMPEO:

Evaluar el desempeo es hacer una comparacin entre la ejecucin
esperada y la ejecucin realizada por el empleado en su puesto de
trabajo, en un perodo de tiempo determinado. Con este subsistema se
puede apreciar el desenvolvimiento de los empleados en el cargo.

IV. POLTICAS:
El rea de Recursos Humanos se regir por las siguientes polticas:
Ser responsable de entrenar, aplicar y asistir a los encargados de
reas y supervisores en el proceso de evaluacin del desempeo.
Realizar la evaluacin del desempeo una vez al ao y cada uno de
los supervisores deber hacer registros de las conductas de sus
colaboradores (Form. 006 de Incidentes Crticos) para fundamentar
las calificaciones a ser otorgadas en hechos objetivos.
Se conformar un Comit Ad-hoc de Evaluacin del Desempeo
en los casos que el supervisor inmediato tenga menos de seis (6)
meses en el puesto.

V.

NORMAS:
Los resultados de las tres (3) ltimas evaluaciones del desempeo
servirn para la toma de decisiones sobre ascensos, otorgamiento de
incentivos, adiestramientos, aumentos de sueldos, entre otros.
Para

recibir

ascensos

otorgamiento

de

incentivos

como

adiestramientos y/o aumento salarial, el evaluado debe haber obtenido

por lo menos dos (2) evaluaciones del desempeo de muy bueno
y una (1) de excelente .
Estas evaluaciones se realizarn en la primera semana del mes de
julio, o cuando la Mxima Autoridad lo determine.
Para el otorgamiento del Bono Vacacional, el empleado de Carrera
Administrativa debe haber obtenido en el proceso de evaluacin del
desempeo una calificacin muy buena o excelente. El Bono
Vacacional es una bonificacin especial equivalente al 50% de la
remuneracin correspondiente a los das de vacaciones instituidos por
el Artculo 26 de la ley . (Art. 114 del Reglamento No. 81-94, de
Aplicacin a la Ley 14-91). Esta bonificacin ser pagada antes de la
fecha en que han de iniciarse las vacaciones, conforme lo estipula el
Artculo 26, Prrafo II, de la ley.
El empleado de Carrera que obtenga una calificacin de sesenta (60)
a sesenta y nueve (69) puntos, califica de insatisfactorio y quedar
sujeto a una de las siguientes acciones:

a)

Ser incluido en un programa de capacitacin para el cargo, si se

considera que el empleado es capacitable.

b)

Ser reubicado en otro cargo para el cual rena los requisitos.

c)

Luego de ser ejecutada una de las acciones precedentes, como

consecuencia de una evaluacin de insatisfactoria, el (la)
servidor (a) ser evaluado (a) nuevamente dentro de un perodo
que no ser inferior a seis (6) meses ni superior a un (1) ao. Si
el (la) servidor (a) obtiene nuevamente una calificacin inferior
a sesenta y nueve (69) puntos, y en definitiva, una vez utilizadas
las medidas de los literales a) y b) antes citados, se determina
que no es apto (a) para el servicio pblico, deber ser separado
(a) de la Institucin a la que perteneciera.

El empleado que obtenga una calificacin inferior a sesenta (60)

puntos, deber ser separado del servicio.
Para evaluar a los (as) servidores (as) se debe haber supervisado a los
(as) mismos (as) durante un perodo no menor de seis (6) meses, y al
aplicar

la

evaluacin

el

supervisor

deber

observar

las

recomendaciones del Encargado de Personal respecto a la aplicacin

del instrumento.
Sobre los comits Ad-Hoc de Evaluacin, el Reglamento de
Aplicacin de la La Ley 14-91 de Servicio Civil y Carrera
Administrativa, en su artculo 88, dice:

En los casos en que los

funcionarios llamados a evaluar a sus subalternos no puedan hacerlo

debido a una causa de fuerza mayor, o porque se inhiban en atencin

a una norma oficial vigente, o a un determinado principio tico, la
autoridad mxima del organismo, si as correspondiere, podr crear,
con la asesora de la Oficina Nacional de Administracin y Personal
(ONAP), Comits Ad-Hoc de Evaluacin del Desempeo, a fin de
que stos realicen dicha labor.
En caso de que un (a) supervisor (a) tenga menos de seis (6) meses en
el puesto, habr que conformar un Comit Ad-Hoc de Evaluacin
del Desempeo

para evaluar aquellos (as) servidores (as) que

cumplan con el tiempo.

El Comit Ad-Hoc de Evaluacin del Desempeo estar formado por
el Encargado de Personal de la Institucin, (quien ser a la vez
coordinador del Comit Ad-Hoc), el Encargado del rea de
Evaluacin del Desempeo, (si la hubiese), un igual del empleado
evaluado, y un representante de la Asociacin de Servidores Pblicos
de la Institucin, (si la hubiese).
Si durante el perodo previo a la evaluacin, el (la) servidor (a) ha
tenido ms de un (a) superior (a) inmediato (a), siempre que dichas
supervisiones hayan tenido vigencia en un lapso no inferior a seis (6)
meses, ser evaluado (a) por cada uno (a) de ellos (as). Se
promediarn ambas evaluaciones y de ese modo se obtendr la
calificacin final.

En caso de reclamos y/o apelaciones de los empleados en relacin a la

calificacin obtenida en la Evaluacin del Desempeo, la Ley 14-91
de Servicio Civil y Carrera Administrativa seala en su artculo 9:
Se crea en cada organismo pblico, sujeto a la presente ley, la
Comisin de Personal, con atribuciones de instancia de conciliacin
para dilucidar, sin menoscabo del proceso contencioso administrativo
que norma la Constitucin de la Repblica para estos casos, los
asuntos atinentes a:

perodos de prueba, condiciones de trabajo,

evaluaciones de desempeo, traslados, rgimen disciplinario,

adiestramiento y otras acciones de personal que interesen a todo
empleado en su condicin de miembro del Servicio Civil y la Carrera
Administrativa .
En sus prrafos I, III, y IV la misma ley cita: La Comisin estar
integrada por un representante de la autoridad mxima del organismo,
un representante del empleado interesado, designado por ste o por su
entidad asociativa, y por el director de la Oficina Nacional de
Administracin y Personal ONAP, que la preside .
A las reuniones de cada Comisin podrn ser llamados los
funcionarios y personas que puedan aportar, con voz y sin voto,
elementos de juicio acerca de los asuntos bajo estudio .
El procedimiento y dems previsiones necesarias para el debido
funcionamiento de las Comisiones de Personal, se determinarn
mediante instrucciones emanadas de la Oficina Nacional de

Administracin y Personal (ONAP) por va del titular del organismo

de que se trate .

VI.

SISTEMA DE CALIFICACIN:

La escala de calificacin est definida de la siguiente manera:

9-10 = EXCELENTE: Constantemente supera de manera excepcional
el desempeo esperado en el puesto.
8 = MUY BUENO: Desempea el puesto por encima de lo esperado.
7 = BUENO: Desempea el puesto justo en la forma adecuada.
6 = INSATISFACTORIO: Frecuentemente presenta dificultades en el
desempeo de su puesto.
5-1= DEFICIENTE: Raramente realiza las tareas y obligaciones
inherentes a su puesto:

Los rangos establecidos son:

De 100 a 90 = Excelente: Para ser ascendido a un cargo superior
vacante, o promovido. Le correspondern dos (2) niveles de aumento
salarial dentro del grado correspondiente en su escala.
De 89 a 80 puntos = Muy Bueno: Para ser promovido, incentivado, y
reconocido. Le corresponder slo un (1) nivel de aumento salarial
dentro del grado correspondiente.
De 79 a 70 puntos = Bueno: Para permanecer en el cargo, o ser incluido
en un programa de capacitacin.
De 69 a 60 puntos = Insatisfactorio: Ver literales a) y b), pgina 3 de
esta Gua.
De 59 puntos o menos = Deficiente: Para ser separado del servicio
pblico por ser considerado no apto para trabajar en el Estado, por
incompetencia e ineptitud.

VII. INSTRUMENTOS DE EVALUACIN:

Se contar con formularios por cada grupo ocupacional.
Factores para evaluar al Grupo Ocupacional I de Servicios
Generales. Definicin:
1. Calidad del trabajo: Cuidado, esmero, preocupacin mostrada en el
trabajo ejecutado.

2. Cantidad de trabajo: Nmero de tareas que ejecuta, considere

rapidez y la forma en que ejecuta dichas labores.
3. Capacidad para seguir instrucciones: Habilidad que muestra a la
hora de captar las rdenes establecidas por el supervisor.
4. Cuidado de equipos y materiales: Uso adecuado de equipos y
materiales para realizar el trabajo programado.
5. Colaboracin: Aptitud para integrarse al trabajo mediante un
esfuerzo conjunto con los compaeros de trabajo dirigido al logro de
los objetivos propuestos.
6. Asistencia: Cumplimiento al hacer acto de presencia en el trabajo.
7. Puntualidad: Cumplimiento estricto con el horario establecido en el
trabajo. Llegar a la hora establecida.
8. Relaciones interpersonales: Comportamiento social adecuado en el
trato con sus supervisores, compaeros de trabajo, usuarios y
visitantes.
9. Responsabilidad: Aptitud para completar tareas y deberes asignados
de acuerdo a las metas y plazos acordados.
10. Iniciativa: Capacidad de tomar decisiones cuando no ha recibido
instrucciones detalladas.

Factores para evaluar al Grupo Ocupacional II de Apoyo

Administrativo. Definicin:
1. Calidad del trabajo: Cuidado, esmero, preocupacin por la nitidez y
forma de presentacin de las labores asignadas; califquese la
presencia o ausencia de errores y su frecuencia e incidencia.

2. Cantidad de trabajo: Volumen de trabajo ejecutado. Tomar en

cuenta la rapidez en la ejecucin de la labor, atencin de servicios en
modo eficiente y en tiempo oportuno.
3. Organizacin del trabajo: Capacidad para lograr eficiencia en su
labor, haciendo uso adecuado de los medios y del tiempo.
4. Colaboracin: Aptitud para alcanzar los objetivos a travs del
trabajo propio y en equipo.
5. Asistencia: Cumplimiento al hacer acto de presencia diaria en el
trabajo.
6. Puntualidad: Cumplimiento estricto con el horario establecido en el
trabajo. Llegar a la hora establecida.
7. Responsabilidad: Aptitud para completar tareas y deberes asignados
de acuerdo a plazos y metas originalmente pactados.

10

8. Capacidad para soportar presin al entregar resultados: Habilidad

para apresurarse en el trabajo asignado. Cumplir sin tornarse ansioso,
agresivo y/o voluble en su temperamento.
9. Discrecin y tacto: Aptitud reservada para actuar o para guardar
datos importantes para la organizacin sin repetir ms que cuanto sea
necesario.
10. Iniciativa: Capacidad para tomar iniciativas y tomar decisiones
cuando no ha recibido instrucciones detalladas.

Factores para evaluar al Grupo Ocupacional III de Tcnicos.

Definicin:
1. Calidad del trabajo: Cuidado, esmero, preocupacin por la nitidez y
forma de presentacin de las labores asignadas; califquese la
presencia o ausencia de errores y su frecuencia e incidencia.
2. Cantidad de trabajo: se refiere al volumen de trabajo ejecutado. Hay
que tomar en cuenta la rapidez en la ejecucin de la labor, atencin
de servicios en modo eficiente y en tiempo oportuno.
3. Capacidad tcnica: Considere conocimientos, tcnicas y habilidades
aplicadas al eficaz ejercicio del puesto.
4. Identificacin con la institucin: Grado de compromiso con el logro
de los objetivos de la organizacin.
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5. Asistencia: Cumplimiento al hacer acto de presencia diaria en el

trabajo.
6. Puntualidad: Cumplimiento estricto con el horario establecido en el
trabajo.
7. Responsabilidad por labores: Preocupacin por el cumplimiento de
deberes y tareas inherentes al desempeo de sus funciones.
Considere inters en el trabajo, grado de concentracin y
perseverancia.
8. Discrecin y tacto: Aptitud reservada para actuar o para guardar
datos importantes para la organizacin sin repetir ms que cuanto sea
necesario.
9. Capacidad para soportar presin al entregar resultados: Habilidad
para apresurarse en un trabajo. Cumplir sin tornarse ansioso,
agresivo y voluble en su temperamento.
10. Iniciativa y creatividad: Capacidad de tomar decisiones cuando no
ha recibido instrucciones detalladas, as como la aportacin de
nuevas ideas para mejorar los mtodos y procedimientos de trabajo.

12

Factores

para

evaluar

al

Grupo

Ocupacional

IV

de

Profesionales. Definicin:
1. Identificacin con la Institucin: Grado de compromiso con el logro
de los objetivos de la organizacin.
2. Colaboracin: Aptitud para alcanzar los objetivos comunes a travs
del trabajo propio y en equipo.
3. Calidad del trabajo: Cuidado, esmero, preocupacin por la nitidez y
forma de presentacin de las labores asignadas; califquese la
presencia o ausencia de errores y su frecuencia e incidencia.
4. Cantidad de trabajo: Volumen de trabajo ejecutado. Hay que tomar
en cuenta la rapidez en la ejecucin de la labor, atencin de servicios
en modo eficiente y en tiempo oportuno.
5. Disciplina: Cumplimiento de principios, disposiciones, rdenes y
normas. Considere respeto al horario de trabajo establecido.
6. Relaciones interpersonales: Comportamiento adecuado en el trabajo
con sus superiores, compaeros, usuarios y visitantes. Considere
cortesa, tacto y control de emociones.
7. Discrecin y tacto: Aptitud reservada para actuar o para guardar
datos importantes para la organizacin sin repetir ms que cuanto sea
necesario.

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8. Responsabilidad por labores: Preocupacin por el cumplimiento de

deberes y tareas inherentes al desempeo de sus funciones.
Considere inters en el trabajo, grado de concentracin y
perseverancia.
9. Capacidad para soportar presin al entregar resultados: Habilidad
para apresurarse en un trabajo. Cumplir sin tornarse ansioso,
agresivo y voluble en su temperamento.
10. Iniciativa y creatividad: Capacidad de tomar decisiones cuando no
ha recibido instrucciones detalladas, as como la aportacin de
nuevas ideas para mejorar los mtodos y procedimientos de trabajo.

Factores para evaluar al Grupo Ocupacional V de Direccin.

Definicin:
1. Planificacin: Capacidad para establecer estrategias de trabajo,
proyectarlas a travs de programas y/o proyectos a corto y largo
plazo.
2. Direccin: Habilidad para guiar y supervisar el personal bajo su
mando, tanto en trabajos individuales como en equipo.
3. Obtencin de informacin: Aptitud para lograr la informacin que
busca al comunicarse con otro individuo.

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4. Toma de decisiones: Resolver alternativas con rapidez, escogiendo la

respuesta adecuada, y armonizar diferentes medios cuando se
presenten situaciones imprevistas.
5. Cooperacin: Capacidad de participar con esfuerzo y dinamismo en
las actividades contribuyendo al logro de los objetivos de la
institucin e involucrndose en las actividades de su equipo de
trabajo.
6. Capacidad para medir resultados: Habilidad para evaluar los
resultados obtenidos o por obtener y encauzar los resultados hacia los
objetivos deseados.
7. Liderazgo: Capacidad para delegar responsabilidad y autoridad en
sus colaboradores, de acuerdo con las necesidades del trabajo.
Considere habilidad para motivar, conducir y desarrollarlos.
8. Responsabilidad por trabajo asignado: Inters en el trabajo,
perseverancia y preocupacin por el cumplimiento de labores en el
menor tiempo posible.
9. Creatividad en las tareas: Aptitud y disposicin para aportar nuevas
ideas, destinadas a mejorar mtodos y procedimientos de trabajo.
10. Comunicacin: Habilidad para intercambiar, en forma eficaz y
permanente, mensajes relativos a los intereses de la organizacin con
otros supervisores, colaboradores y clientes internos y externos.
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Factores para evaluar Supervisores del rea Administrativa

ubicados en los Grupos Ocupacionales I y II. Definicin.
1. Planificacin: Capacidad para programar, de forma oportuna, las
estrategias de trabajo a ejecutar en tiempo presente y futuro.
2. Direccin: Habilidad para guiar y supervisar el personal bajo su
mando, tanto en trabajos individuales como en equipo.
3. Toma de decisiones: Forma como resuelve los problemas cotidianos,
escogiendo la alternativa correcta.
4. Cooperacin: Capacidad de participar con esfuerzo y dinamismo en
las actividades, contribuyendo al logro de los objetivos de la
institucin e involucrndose en las actividades de su equipo de
trabajo.
5. Responsabilidad por trabajo asignado: Inters en el trabajo,
perseverancia y preocupacin por el cumplimiento de labores en el
menor tiempo posible.
6. Creatividad en las tareas: Facilidad para aportar nuevas ideas,
destinadas a mejorar el trabajo.
7. Discrecin y tacto: Grado de confianza que se puede depositar en el
servidor para mantener informacin confidencial.

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8. Relaciones interpersonales: Comportamiento social adecuado en el

trato con sus superiores y compaeros de trabajo, as como con el
pblico en general.
9. Comunicacin: Habilidad para transmitir mensajes emitidos por la
autoridad correspondiente.
10. Presentacin personal: Imagen que presenta a nivel institucional, de
acuerdo con la naturaleza de sus funciones.

VIII. ERRORES MS FRECUENTES QUE SE DEBEN EVITAR:

1. De tendencia central: al momento de calificar, se escogen las
calificaciones del centro, nunca los extremos.
2. Efecto de halo: se juzga al evaluado favorable o desfavorablemente
basndose en las ltimas conductas que recuerda el evaluador, sean
positivas o negativas.
3. De benevolencia: se evala a todos los colaboradores por igual,
colocndolos en el extremo superior de la curva normal.
4. Error Aleatorio: Se coloca la calificacin al azar, sin fijarse a quien
se le asigna el deficiente, bueno o excelente.

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5. De similitud: cuando uno de los evaluados tiene algn parecido con la

forma de ser del evaluador, si la autoestima de este ltimo es alta,
entonces dar una buena calificacin, si es baja, lo calificar mal.
6. De familiaridad: cuando algn evaluado guarda un parecido con un
familiar cercano del evaluador.
7. De edad: es cuando se toma como parmetro la edad del empleado
que se evala, a favor o en contra.
8. De antigedad: afecta la evaluacin que se haga, si el evaluado tiene
mucho o poco tiempo en la institucin.
9. Valoracin del carcter: es cuando se tiende a evaluar por el tipo de
persona que es el empleado, es decir, no es visto como empleado.
Tampoco se aprecia su ejecucin en el trabajo.

IV. INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO

DE EVALUACIN:
Antes de comenzar la evaluacin, es necesario que se completen los
datos generales del formulario, y se lean cuidadosamente las
instrucciones ofrecidas. A continuacin se detalla el contenido:
Datos Generales:
Nombre del empleado.
Cargo que ocupa.
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Unidad donde labora.

Perodo de evaluacin.
Nombre del evaluador.
Recomendaciones:
Algunos de los aspectos que se deben tomar en cuenta al momento de
evaluar al personal, los cuales se presentan a continuacin:
Asegurarse de haber ledo la gua.
Comprobar que el formulario de evaluacin corresponde al Grupo
Ocupacional del (de la) servidor (a) a evaluar.
Leer cuidadosamente cada factor antes de calificar.
Marcar con una X en el grado de calificacin que ms se ajuste a la
actuacin del empleado.
Ser justo y objetivo.
Completar a tinta, nunca a lpiz.
Entregar los resultados de la evaluacin a cada empleado mediante
una entrevista personal.
Remitir los formularios debidamente llenados y firmados al rea de
Recursos Humanos, segn los plazos acordados.
El rea de Recursos Humanos remite al departamento de
Reclutamiento, Seleccin, y evaluacin de Personal de la ONAP los
resultados del proceso evaluatorio en formato pre-establecido (fsico,
y digital).

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X.

LA ENTREVISTA DE EVALUACIN:

La entrevista de evaluacin consiste en una conversacin planificada

entre el empleado y el evaluador, con el propsito de analizar el
desempeo laboral del empleado en un perodo determinado. Debe ser
un dilogo franco, cordial y abierto donde tanto evaluador como
evaluado aclaren aspectos concernientes al desempeo del evaluado.
Debe tener en cuenta lo siguiente:
Elegir el lugar adecuado, donde no hayan distracciones.
La entrevista puede durar hasta 25 minutos.
Tener a mano los registros de las conductas de los evaluados.
Al iniciar la entrevista se le debe decir al evaluado cul es el objetivo
de la misma.
Analizar los aspectos sobresalientes o fortalezas del evaluado.
Analizar las debilidades del evaluado, citando ejemplos que justifican
esa calificacin.
Motivar al evaluado a que exprese sus opiniones o comentarios.
Se le debe pedir al evaluado que firme el formulario, expresando su
conformidad o no con los resultados de la evaluacin.
Elaborar, conjuntamente con el evaluado, un plan de accin para
mejorar el desempeo del mismo y entregrselo por escrito.
Finalmente, el propsito de esta gua es ayudar a realizar una justa y
objetiva evaluacin del desempeo a los empleados. Si requiere alguna

20

informacin adicional, debe dirigirse al rea de Recursos Humanos y

estaremos a su entera disposicin para ayudarle a despejar sus dudas e
inquietudes.
RECUERDE QUE USTED ES RESPONSABLE DE REALIZAR
UNA BUENA EVALUACIN.

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