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Funciones de Archiveros PDF
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todas las administraciones pblicas y coordinacin de las polticas de personal, respectivamente. De acuerdo
con esto, la Ley 30/1984 es la norma base que regula el rgimen estatutario de los funcionarios pblicos.
Pero, hay que tener en cuenta que el articulado referente a la relacin de lugares de trabajo, promocin
profesional, estructura de cuerpos y escalas fue modificado por la Ley 23/1988, de 28 de julio, de
Modificacin de la Ley de Medidas para la Reforma de la Funcin Pblica7.
De acuerdo con la Ley 30/1984, la Generalitat de Catalua promulg la Ley 17/1985, de 23 de julio, de la
Funcin Pblica de la Administracin de la Generalitat8. Bsicamente, esta Ley define la estructura, la
organizacin de la funcin pblica y su rgimen estatutario. El mbito de aplicacin de esta norma se limita
al personal de la Administracin de la Generalitat, al de las Universidades, al de la Sindicatura de Comptes y
al del Consell Consultiu. Entre su articulado hay que destacar, en relacin a esta ponencia, los artculos del
16 al 20 y la disposicin adicional octava, que crea los cuerpos y escales de la Administracin de la
Generalitat de Catalua9.
Dos aos despus, el 24 de noviembre de 1986, se promulga la Ley 9/1986, de 10 de noviembre, de Cuerpo
de Funcionarios de la Generalitat de Catalua10. Esta disposicin establece la creacin de los Cuerpos de la
Administracin Especial de la Generalitat de Catalua y define las funciones y titulaciones para acceder. As
en su articulado determina el Cuerpo de Titulados Superiores Grupo A, con las funciones de: estudio,
propuesta, control, ejecucin e inspeccin de los trabajos tcnicos derivados de su titulacin acadmica. El
Cuerpo de Diplomados, grupo B, que tiene a su cargo los trabajos derivados del ejercicio profesional de su
titulacin acadmica y las de colaboracin en los trabajos especficos de estudio, control, de ejecucin y de
inspeccin que corresponden a los cuerpos del Grupo A. En tercer lugar, define el Cuerpo de Tcnicos
Especialistas, Grupo C, que le corresponden las funciones de ejecucin, de colaboracin y similares de
acuerdo con su nivel de titulacin y de especializacin. Por ltimo, establece el Cuerpo de Auxiliares
Tcnicos, Grupo D, con funciones de ejecucin y colaboracin de acuerdo con su nivel de especializacin.
En relacin con la administracin local, y de acuerdo con la normativa estatal y autonmica de Catalua, la
normativa sobre la ordenacin en materia de funcin pblica se regul mediante el Decreto 214/1990, de 30
de julio, por el cual se aprueba el Reglamento del personal al servicio de las entidades locales11. El artculo 2
de este Decreto establece la prelacin de normas aplicables a la funcin pblica local12. Sin embargo, hay que
destacar el apartado 3 de este artculo que indica que "la normativa propia de la Generalitat y del Estado, per
este orden, tendrn carcter supletorio".
Pero, con la promulgacin de la Ley 9/1994, de 29 de junio, de Reforma de la legislacin relativa a la funcin
pblica de la Generalitat de Catalua13, se modifica, entre otras cosas, el mbito de aplicacin de la Ley
17/1985 de la funcin pblica de la Administracin de la Generalitat, e incluye el personal al servicio de las
corporaciones locales de Catalua y al mismo tiempo excluye otras14. Por ltimo, hay que destacar el
apartado 2 de la disposicin final de esta ley, que insta al Gobierno, a aprobar, en el plazo mximo de dos
aos, "un proyecto de ley sobre la funcin pblica de las administraciones pblicas catalanas que comprenda
la armonizacin, la compilacin y, si procede, la regulacin del rgimen jurdico del personal de la
Generalitat, de los consejos comarcales y de las corporaciones locales".
3. EL PERSONAL DE LOS ARCHIVOS Y SU PERFIL PROFESIONAL
Previamente a la descripcin de los tipos de profesionales, su nmero y las titulaciones requeridas, hay que
insistir, aunque sea de forma breve, en la necesaria correlacin entre una funcin archivstica potente y
globalizadora y la adscripcin del servicio de archivo a un rgano generalista y globalizador. Si partimos de
la base que el archivo tiene que incidir sobre toda la administracin donde presta su servicio, de carcter
"transversal" u "horizontal", es evidente que su adscripcin orgnica se tiene que caracterizar por los
siguientes elementos:
En este sentido, una encuesta reciente de la Associaci de Arxivers de Catalua muestra que la dependencia
orgnica de los archivos es todava tributaria de una visin esencialmente historicista de su funcin, y que los
casos de adscripcin generalista e interadministrativa son todava muy minoritarios16. Reiteramos, pues, la
necesidad de defender una adscripcin que permita actuar de manera indiscutida sobre toda la
administracin, y superar la visin del archivero-historiador que en muchos casos acta como una limitacin
de nuestra funcin. En este sentido, hay que decir que es complicado y equvoco otorgar patentes de
centralidad a determinados servicios y que la opcin escogida sea til para cualquier forma de
administracin. La ubicacin generalista idnea ser siempre el resultado de un anlisis objetivo de los
servicios de una administracin, al mismo tiempo muy cambiantes por la incidencia de estrategias polticas
concretas. No obstante, y a nivel orientativo, sealamos que las adscripciones a Alcalda, Presidencia,
Funcin Pblica o Administracin Pblica, Gobernacin, Servicios Centrales o Generales pueden ser muy
apropiados para un servicio de archivo.
En relacin con el perfil de los profesionales es bien conocido que la falta de una titulacin especfica
constituye actualmente el obstculo ms claro para el reconocimiento social de la profesin. Solo el
establecimiento y la continuidad de los msters en archivstica en tanto que son estudios de tercer ciclo
impulsados por la Associaci de Arxivers de Catalua desde el ao 1988 permiten vislumbrar el futuro con
un cierto optimismo, en la perspectiva de su materializacin en una formacin y titulacin asumida desde las
universidades.
3.1. Las funciones del personal de los archivos
Actualmente, la titulacin ms extendida y una de las ms apropiadas- es la de licenciado en historia,
aunque otras titulaciones superiores (en administracin, ciencias de la informacin, antropologa, derecho,
filologa) tambin se ha demostrado que contienen algunos elementos tiles para la prctica archivstica. En
este mismo nivel de titulados superiores, con rango de tcnicos especialistas, se tendra que situar, por
ejemplo, los restauradores (licenciatura en Bellas Artes, especialidad restauracin, o licenciatura en
Qumicas). En este sentido, parece razonable definir el lugar de trabajo en funcin de la especialidad y
alejarse de las denominaciones poco precisas17.
En cuanto a las titulaciones de grado medio, es evidente la polivalencia creciente y la emergencia de este
sector en el mundo de los archivos vista la relevancia de sus funciones, y tambin la limitacin en la variedad
de titulaciones. As, y como titulaciones con ms tradicin cuentan los Diplomados en historia, y los
Diplomados en Biblioteconoma y Documentacin. Hay que prever, pero, la incidencia en este sector de la
nueva oferta de ttulos que hacen las universidades catalanas, como sera el caso de la Diplomatura de
Gestin y Administracin Pblica de la Universidad Pompeu Fabra y el Graduado en Fotografa por la
Escuela de Fotografa de la Fundacin Politcnica de Catalua18 .
No obstante, es relativamente sencillo encontrar bibliografa sobre las funciones asociadas al desarrollo de la
funcin archivo; en cambio, son escasas las publicaciones que se ocupan especficamente de la asignacin de
atribuciones del personal de los archivos atendiendo a cada una de las categoras profesionales que estn
definidas en el marco de la Administracin pblica19. Tambin, repasando la normativa catalana referida a
los archivos se pueden determinar algunas de las funciones que han desarrollado los archiveros adscritos a
Administracin de la Generalitat20.
Ante esta perspectiva, una de las cuestiones que pretenden abordar es la distribucin de las funciones del
personal que tiene que hacerse cargo de la funcin archivo en relacin con su especializacin y con sus
categoras profesionales.
La diversidad de trabajos que genera el desarrollo de la funcin de archivo hace necesario la existencia de
profesionales cualificados para cada una de las actividades. De esta manera, los trabajos relacionados con el
tratamiento de la documentacin los tienen que realizar los profesionales especializados en archivstica
paralelamente a la tendencia actual de acercarnos cada vez ms hacia la especializacin de algunos aspectos
de la funcin archivo o de convertirnos en expertos de determinados fondos documentales21. En el mbito de
la Administracin estos profesionales sern funcionarios adscritos a los Cuerpos de la Administracin
Especial. Uno por cada nivel de titulacin. De esta manera, en un archivo debera existir:
* archiveros, adscritos al Cuerpo de Titulados Superiores, Grupo A22;
* tcnicos medios, adscritos al Cuerpo de Diplomados, Grupo B23;
* auxiliares de archivo del Cuerpo de Tcnicos Especialistas, Grupo C.
El desarrollo de los trabajos administrativos y tambin los de apoyo administrativo tienen que ser llevadas a
cabo por profesionales pertenecientes a los Cuerpos de Administracin General, de acuerdo con la
disposicin octava de la Ley 17/1985. Segn esto, el personal del archivo que debera formar parte de estos
Cuerpos estar integrado por:
* administrativos: La Escala Administrativa de la Generalitat dentro del Cuerpo Administrativo de
la Generalitat, Grupo C;
* auxiliares administrativos: La Escala Administrativa de la Generalitat dentro del Cuerpo Auxiliar
Administrativo de la Generalitat, Grupo D;
* subalternos pertenecientes al Cuerpo Subalterno de la Administracin de la Generalitat, Grupo E.
Igualmente, aquellos trabajos especficos que renen un trabajo de especializacin en materias
complementarias a la funcin archivo tienen que ser desarrollados por los profesionales pertenecientes al
Cuerpo de la Administracin Especial, como son:
* restauradores, adscritos al Cuerpo de Titulados Superiores, Grupo A.;
* fotgrafos y bibliotecarios, adscritos al Cuerpo de Diplomados, Grupo B;
* otros.
A continuacin, proponemos uno de los posibles modelos de distribucin de las funciones que puede
desarrollar el personal de un archivo. Aunque en principio se ha pensado en un centro de cierto relieve, es
relativamente sencillo hacer la translacin de estas funciones a las que puede realizar un centro de
caractersticas diferentes, de dimensiones ms reducidas y, obviamente, con menos dotacin de personal.
Para facilitar la comprensin de las funciones que tiene que realizar el personal de los archivos, la
informacin se ha desglosado en tres apartados:
TITULACIONES RECOMENDADAS
Licenciatura, preferentemente en Historia aunque tambin hay otras titulaciones superiores que
pueden ser adecuadas como Ciencias de la Informacin, Antropologa, Derecho y Filologa, y
los msters o postgrados en archivstica.
FUNCIONES DE LOS ARCHIVEROS
OBJETIVO
Colaborar en todas aquellas cuestiones que le delegue o encomiende el director del centro y, en
especial, velar por la organizacin y la custodia de la documentacin que est bajo su
responsabilidad con la finalidad de facilitar la consulta.
FUNCIONES
Colaborar en aquellas cuestiones especficas que le indique la direccin del centro, en especial, la
elaboracin y aplicacin de las normas de organizacin y funcionamiento del archivo. Tambin,
proponer todas aquellas acciones que se consideren oportunas para mejorar, agilizar o facilitar la
gestin del archivo.
Elaborar y aplicar el cuadro de clasificacin de la documentacin del organismo, institucin o
entidad para que se aplique de forma unvoca y generalizada en todos los archivos de gestin,
adems del archivo definitivo, y controlar el seguimiento y actualizacin de su proceso.
Definir y dirigir, de acuerdo con la responsabilidad otorgada desde la direccin del organismo, el
sistema de organizacin integral de la documentacin. Tambin, el archivero tendr que ejecutar su
aplicacin y, al mismo tiempo, asesorar al personal administrativo de los archivos de gestin,
ofrecindole la ayuda tcnica necesaria en la implementacin de este mtodo de trabajo. Igualmente,
el archivero tendr que llevar a cabo el seguimiento y la actualizacin de todo el proceso de gestin
integral de la documentacin, adems de organizar e impartir los cursos de formacin al personal de
los archivos de gestin.
Organizar y dirigir la elaboracin de los instrumentos de descripcin de la documentacin
custodiada en el archivo - catlogos, inventarios, ndices u otros- y realizar aquellos que requieran
una descripcin documental ms especializada.
Colaborar en el proceso de definicin e implementacin del sistema informtico de organizacin de
la documentacin. Tambin, deber llevar a cabo el control de calidad de la informacin contenida
TITULACIONES RECOMENDADAS
Licenciatura, preferentemente en Historia aunque tambin hay otras titulaciones superiores que
pueden ser adecuadas como las de Ciencias de la Informacin, Antropologa, Derecho y
Filologa, y los msters o postgrados en archivstica.
FUNCIONES DE LOS TCNICOS MEDIOS
OBJETIVO
Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial,
participar con los tcnicos superiores en el proceso de organizacin integral de la
documentacin, en la consulta y la difusin de los fondos documentales. De una forma ms
explcita los tcnicos medios contribuirn de acuerdo con su formacin- en la ejecucin y
control de las tcnicas archivsticas ms conceptuales del tratamiento documental, como son la
clasificacin y la descripcin documental y, tambin, en la consulta y difusin de la
documentacin, entre otras cosas.
FUNCIONES
Colaborar en la custodia y en la organizacin de la documentacin del archivo y en la aplicacin del
sistema de organizacin integral de la documentacin en los archivos de gestin del organismo o
entidad.
Asesorar a los responsables de los archivos de gestin en el proceso de implementacin del sistema
de organizacin integral de la documentacin, ofrecindoles ayuda tcnica en la descripcin,
modificacin o asignacin de descriptores, etc.
Elaborar los instrumentos de descripcin de las series documentales que no requieran de una
especializacin, adems de asignar los descriptores en el momento de la introduccin de los datos.
Colaborar en el proceso de aplicacin de las tablas de evaluacin documental aprobadas por la
CNATD ejecutando la gestin y el control de la documentacin a eliminar.
Llevar a cabo la gestin y el control de las transferencias en cada una de las fases del ciclo
documental y, muy especialmente, velar por el asesoramiento del personal de los archivos de gestin
en el desarrollo de esta actividad.
Controlar la recepcin de la documentacin procedente de las transferencias, comprobando la
correspondencia entre las hojas de transferencia y la documentacin transferida.
Atender las consultas sobre informacin y la documentacin custodiada en los depsitos del archivo,
y hacer su seguimiento.
Gestin y control del prstamo de la documentacin a las dependencias del organismo, institucin o
entidad a la que pertenece el archivo.
Colaborar en las actividades de difusin de la documentacin que se organicen en el centro.
Llevar a cabo la gestin y el control de la prevencin y conservacin del acondicionamiento fsico de
los diferentes soportes de la documentacin.
TITULACIONES RECOMENDADAS
Diplomatura, preferentemente, en Historia, pero, tambin, en Biblioteconoma y Documentacin
y en Gestin y Administracin.
FUNCIONES DE LOS AUXILIARES DE ARCHIVO
OBJETIVO
Colaborar en los trabajos de ejecucin y control de la documentacin, en especial, aquellas que
conciernan ms directamente con las tcnicas archivsticas manuales de la organizacin
documental como pueden ser la gestin de los depsitos y las de prevencin y conservacin de
la documentacin, entre otras.
FUNCIONES
Colaborar con los otros tcnicos del archivo en los trabajos de custodia y tratamiento documental
consistentes en la ordenacin fsica de la documentacin de algunas series documentales, etc.
Ejecutar la destruccin fsica de aquella documentacin que le ha indicado su superior jerrquico, en
aplicacin del calendario de conservacin y eliminacin.
Controlar la recepcin de la documentacin procedente de las transferencias hasta los depsitos del
archivo, otorgndoles la ubicacin adecuada atendiendo los tipos de soportes documentales y su
numeracin.
Llevar a cabo la gestin del espacio de los depsitos, de acuerdo con las directrices de su superior
jerrquico, comprobando la ubicacin de la documentacin y los espacios que quedan libres, con la
finalidad de asignar nuevas unidades de instalacin.
Vigilar la prevencin y la conservacin de la documentacin controlando peridicamente su estado
fsico; y adems le corresponder notificar las incidencias, as como proponer las mejoras oportunas
para que los documentos se conserven en un estado ptimo.
Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la documentacin y as mismo extraer los
clips, gomas, plsticos,... de los documentos.
Supervisar peridicamente las condiciones fsicas y ambientales de los diferentes depsitos, a partir
del uso y control de los aparatos que permiten asegurar un buen estado de conservacin y seguridad
del edificio y los depsitos.
TITULACIONES RECOMENDADAS
Preferentemente, Bachillerato Superior y Formacin Profesional de segundo grado en la
especialidad de administracin.
FUNCIONES DE LOS ADMINISTRATIVOS Y AUXILIARES ADMINISTRATIVOS
OBJETIVO
Recibir y atender al pblico del archivo y tambin llevar la gestin de los trabajos
administrativos, de acuerdo con lo establecido en la legislacin vigente.
FUNCIONES
Recibir y atender al pblico del archivo ofrecindole la informacin que requiera, o bien
dirigindolo a la sala de consulta o las salas donde se efecta alguna actividad.
Realizar los trabajos administrativos del centro.
Introduccin de los datos de algunas series documentales ya inventariadas al sistema informtico.
Realizar las estadsticas de la actividad del archivo: usuarios, consultas, prstamo de la
documentacin, entre otras.
TITULACIONES EXIGIDAS
Administrativos: ttulo de Bachillerato, de Formacin Profesional de segundo grado o equivalente.
Auxiliares administrativos: ttulo de Graduado Escolar, de Formacin Profesional de primer grado o
equivalente.
FUNCIONES DE LOS SUBALTERNOS
OBJETIVO
Colaborar en la consulta y el prstamo sirviendo la documentacin a los usuarios y haciendo
copias. Repartir y recoger la documentacin de las dependencias administrativas o cualquier
otro trabajo de correo, de acuerdo con lo establecido en la legislacin vigente.
FUNCIONES
Transportar las unidades de instalacin de las transferencias a los depsitos del archivo.
Efectuar todos los cambios de situacin de las unidades de instalacin de los depsitos.
Localizar la documentacin en los depsitos del archivo y servirla a los usuarios, devolvindola a su
lugar una vez finalizada la consulta. Igualmente, extraer de los depsitos aquella documentacin
que le indiquen para la preparacin del prstamo.
Reproducir la documentacin solicitada por los usuarios (fotocopias).
Repartir la documentacin del prstamo a las dependencias administrativas o cualquier otro trabajo
de correo.
TITULACIONES EXIGIDAS
Certificado de Escolaridad.
FUNCIONES DE LOS TCNICOS SUPERIORES ESPECIALISTAS
OBJETIVO
Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial, velar
y aplicar las tcnicas ms apropiadas para la prevencin, reproduccin y preservacin de la
documentacin en cualquier tipo de soporte documental.
FUNCIONES
Estudiar y proponer a la direccin del centro todas aquellas acciones encaminadas a llevar a cabo
una buena poltica de prevencin, reproduccin y preservacin de la documentacin. Tambin
deber controlar el estado de conservacin de la documentacin en cualquier tipo de soporte
documental.
Organizar y dirigir las tcnicas de restauracin ms apropiadas para cada tipo de soporte
documental y, al mismo tiempo, ejecutar aquellas tcnicas que requieran una manipulacin ms
especializada.
Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de seguridad de la
documentacin para la conservacin o consulta.
TITULACIONES RECOMENDADAS
Licenciados en Bellas Artes, especializados en restauracin.
Licenciados en Qumicas.
FUNCIONES DE LOS TCNICOS MEDIOS ESPECIALISTAS
OBJETIVO
A cada variable, se le asigna un valor segn una ponderacin establecida con antelacin. Para facilitar la
definicin de este valor, se ha dividido en intervalos parciales generalmente de igual amplitud- que son,
desde el punto de vista estadstico, los intervalos de clase24.
4.1. El proceso de elaboracin del IDPA
Una vez se defini el objeto de la investigacin a efectuar y las tcnicas estadsticas ms apropiadas, se
delimit el colectivo a investigar, fijando las caractersticas que tenan que reunir sus elementos, lo que
permite excluir todos los que no las cumplen. As, se defini materialmente que se entiende por archivo, con
la finalidad de excluir aquellas situaciones en que el archivo es una mezcla entre centro documental-museoarchivo-biblioteca. En segundo lugar, se fij el universo que en este caso es aplicable tanto a los archivos
catalanes como espaoles. De acuerdo con esto, las fases de elaboracin del IDPA fueron las siguientes:
Fase de preparacin de los datos: Con los datos recopilados se procedi a definir los indicadores y sus
variables agrupndolos en los tres grupos mencionados anteriormente: indicadores de estructura bsica,
indicadores de estructura especfica e indicadores de estructura temporal. Posteriormente, se determin
el tipo de ponderacin que le corresponda a cada variable.
Fase de anlisis e interpretacin: La diversidad de los servicios de archivo existentes comport que
durante la fase de anlisis se realizara una pequea prueba que indicara si tanto los indicadores, como
las variables y los valores de ponderacin eran correctos. En este sentido, se entrevist a diversos
archiveros seleccionados de tal forma que representaran las diferentes tipologas de archivos existentes.
El resultado fue satisfactorio, pero aparecieron pequeas disfunciones en los archivos de grandes
dimensiones.
Fase de modificacin y comprobacin: Durante esta fase se procedi a modificar aquellas variables que
no estaban correctamente ponderadas y se aadieron otros indicadores que se haban obviado en la
primera fase. De acuerdo con esto, se corrigi el IDPA y se realiz la prueba definitiva. Esta prueba se
efectu pasando el IDPA a una muestra mucho ms amplia que la anterior.
10
Estructura Base: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del Grupo A. Este grupo indica
la estructura de personal de carcter permanente. Es decir, corresponde a la plantilla de trabajadores que
un archivo necesitar para cubrir las necesidades mnimas. Sus indicadores informan de rasgos
elementales y comunes a todos los archivos, sin prejuicio de su estructura y mbito competencial.
Estructura Especfica: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del Grupo B. Este grupo
indica la estructura especfica de personal. Es decir, los especialistas necesarios para incluir en la
plantilla de personal de carcter permanente. Los datos que ofrece este segundo grupo complementan los
datos de la estructura base. Sus indicadores analizan funciones que pueden ser ejercidas por algunos
archivos, pero que no son una caracterstica comn en todos ellos.
Estructura Temporal: Corresponde a los datos procedentes de los indicadores del Grupo C. Este grupo
indica la estructura temporal de personal. Es decir, la contratacin de profesionales en rgimen temporal
para la realizacin de trabajos puntuales, de tal forma que una vez realizados desaparece la relacin
jurdica entre ambos sujetos (institucin-profesional). Los datos de este grupo complementa las dos
estructuras anteriores.
Por ltimo, para una correcta aplicacin del IDPA ser necesario tener en cuenta las siguientes
observaciones:
Si el archivo est formado por dos edificios y en ambos hay, habitualmente, personal, se deber utilizar
un IDPA para cada centro.
Los archivos centrales de los departamentos de la Generalitat de Catalua no podrn sumar datos
procedentes de los archivos de las unidades de carcter territorial, independientemente exista o no
archivero.
Se tienen que utilizar los datos ms recientes, es decir, los obtenidos el ltimo ao.
Se tienen que responder los indicadores de los tres grupos. Los grupos no pueden funcionar de forma
independiente.
GRUPO A: INDICADORES DE ESTRUCTURA
BASE
Valor
1
3
5
7
9
11
13
Valor seleccionado
Valor
1
3
9
12
11
Valor seleccionado
15
17
20
22
Valor
1
3
6
9
12
Valor seleccionado
Valor
1
2
3
4
5
7
9
11
13
15
Valor seleccionado
Valor
1
3
6
12
Valor seleccionado
Hay que seleccionar el nivel correspondiente al rgimen de horario semanal que tiene establecido el archivo
para los usuarios externos. El archivo que por sus funciones solo presta servicios internos no podr
seleccionar ningn nivel.
Variable
Hasta a 38 horas semanales
De 39 a 45 horas semanales
De 46 a 50 horas semanales
Ms de 51 horas semanales
Valor
1
5
10
15
Valor seleccionado
TOTAL VALORES: A.1. + A.2. + A.3. + A.4. + A.5 + A.6. = estructura base
GRUPO B: INDICADORES DE ESTRUCTURA
ESPECFICA
Valor
1
3
5
10
1 seccin
2/3 secciones
4 secciones
Ms de 5 secciones
Valor seleccionado
Valor
1
3
7
Valor seleccionado
13
pero el archivero tiene que disponer legalmente de la potestad para elaborar disposiciones que afecten tanto a
la organizacin interna como a todos los usuarios. Por ltimo, si se asume la gestin econmica del archivo,
ser necesario que el archivero disponga de sus propias partidas presupuestarias superiores a diez millones de
pesetas y, adems, que sea el reponsable.
Variable
Valor
1
3
5
10
1 responsabilidad
2 responsabilidades
3 responsabilidades
4 responsabilidades
Valor seleccionado
Valor
1
3
5
7
Valor seleccionado
Valor
1
3
5
7
Ms de un 81%
De un 51% a un 80%
De un 31% a un 50%
Hasta un 30%
Valor seleccionado
Valor
1
3
5
7
Ms del 81%
Del 51% al 80%
del 31% al 50%
Hasta un 30%
14
Valor seleccionado
Valor
1
5
10
Valor seleccionado
Valor
1
3
6
10
Valor seleccionado
PUNTUACIN OBTENIDA
PUNTUACIN OBTENIDA
3. Con la puntuacin global (suma de los tres grupos), consultar la escala o tabla del nmero de personal. El
nmero de personal que indica hace referencia a las tres estructuras (A, B, y C).
4. Con la puntuacin obtenida en el grupo C (estructura temporal), consultar la escala o tabla. El nmero de
personal resultante corresponder al personal de carcter temporal.
15
5. Restar el nmero de personal temporal (grupo C, estructura temporal) del nmero de personal obtenido de
los grupos A, B y C. El resultado de la operacin indicar la plantilla de personal permanente del archivo.
EJEMPLO:
Archivo "X"
PUNTUACIN OBTENIDA
43
10
23
PUNTUACIN OBTENIDA
76
3. Con la puntuacin global (suma de los tres grupos), consultar la escala o tabla del nmero de personal. El
nmero de personal que indica hace referencia a las tres estructuras (A, B, i C).
7621/24
4. Con la puntuacin obtenida en el grupo (estructura temporal), consultar la escala o tabla. El nmero de
personal resultante corresponder al personal de carcter temporal.
233/4
5. Restar el nmero de personal temporal (grupo C, estructura temporal) del nmero de personal obtenido de
los grupos A, B y C. El resultado de la operacin indicar la plantilla de personal permanente del archivo.
21/24
3/4
---------------18/21
Por ltimo, se incluyen cinco modelos de estructuras de personal, es decir, estructuras de tipos de personal.
Los modelos propuestos son orientativos, por tanto, el archivero tendr que hacer las variaciones que
considere oportunas con la finalidad de adecuar sus necesidades al tipo de personal.
Para consultar los modelos de estructura de personal hay que seguir el siguiente proceso:
1. Partir de la puntuacin global, es decir, de la suma de los tres grupos: A + B + C
2. De acuerdo con esta puntuacin, seleccionar el modelo que le corresponda.
3. Adaptar la estructura partiendo del nmero de personal obtenido de la totalidad de los tres grupos.
4. Identificar el personal de carcter temporal teniendo en cuenta el nmero de personal obtenido a
travs del grupo C. De acuerdo con las caractersticas del archivo, el archivero definir el tipo de
personal temporal, de acuerdo con sus necesidades.
EJEMPLO:
Archivo "X"
16
MODELO ADAPTADO
1 Tcnico Superior (dir.)
5 Tcnicos Superiores
1 Tcnico Superior Especialista
4 Tcnicos Medios
1 Tcnico Medio Especialista
4 Administrativos
3 Auxiliar de archivos
5 Subalternos
4. Identificar el personal de carcter temporal teniendo en cuenta el nmero de personal obtenido a travs del
grupo C. De acuerdo con las caractersticas del archivo, el archivero definir el tipo de personal temporal
segn sus necesiades tcnicas.
Estructura temporal: 3/4
Estructura permanente: 18/21
MODELO ADAPTADO
1 Tcnico Superior (dir.)
5 Tcnicos Superiores
1 Tcnico Superior Especialista
4 Tcnicos Medios
1 Tcnico Medio Especialista
4 Administrativos
3 Auxiliar de archivos
5 Subalternos
TOTAL ESTRUCTURA
PERSONAL PERMANENTE
1 Tcnico Superior (dir.)
4 Tcnicos Superiores
1 Tcnico Superior Especialista
3 Tcnicos Medios
4 Administrativos
2 Auxiliar de archivos
5 Subalternos
20
PERSONAL TEMPORAL
1 Tcnico Superior
1 Tcnico Medio
1 Tcnico Medio Especialista
1 Auxiliar de archivos
4
17
DE 43 A 63 PUNTOS
Modelo de estructura con 12 personas:
1 Tcnico Superior (responsable/director del archivo)
2 Tcnicos Superiores
1 Tcnico Superior especialista
2 Tcnicos Medios
1 Tcnico Medio especialista
1 Administrativo
1 Auxiliar de archivos
3 Subalternos
DE 64 A 84 PUNTOS
Modelo de estructura con 24 personas:
1 Tcnico Superior (responsable/director del archivo)
5 Tcnicos Superiores
2 Tcnicos Superiores especialistas
5 Tcnicos Medios
2 Tcnicos Medios especialistas
2 Administrativos
1 Auxiliar de archivos
6 Subalternos
MS DE 85 PUNTOS
Modelo de estructura con 48 personas:
1 Tcnico Superior (responsable/director de archivo)
10 Tcnicos Superiores
4 Tcnicos Superiores especialistas
8 Tcnicos Medios
4 Tcnicos Medios especialistas
6 Administrativos
4 Auxiliares de archivos
11 Subalternos
18
5
PUNTOS
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
60
65
70
75
80
85
90
95
100
105
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noviembre de 1982. Valencia: Generalitat Valenciana, 1988. 684 p.
20
21
/ Se ha convertido en usual la creencia que un local mnimamente dotado con un archivero al frente constituye un
verdadero servicio de archivo. Paralelamente, en muchos municipios se ha visto al archivero como un profesional
polivalente, con todas las ventajas e inconvenientes que esto supone.
/ En el esfuerzo necesario para hacernos inteligibles a los gestores pblicos y a los ciudadanos, sera necesario superar
algunas actitudes excesivamente doctrinarias enfatizando excesivamente los aspectos ms ininteligibles para los
profanos de nuestra profesin- y remarcar las vertientes ms tiles de la funcin archivstica, vinculados a la aportacin
de la profesin hacia la mejora de la gestin administrativa o el ahorro de costos en personal y locales que supone una
poltica de eliminacin racional de documentos intiles, slo por poner dos ejemplos.
3
/ Valga el ejemplo de los materiales agrupados con motivo de las V Jornades de Arxivstica celebradas a Lleida el 1995,
bajo el ttulo "LArxiu como a servei: estratgies per al futur".
4
/ El artculo 103.3 de la Constitucin declara: La Ley regular el estatuto de los funcionarios pblicos, el acceso a la
funcin pblica de acuerdo con los principios de mrito y capacidad, las peculiaridades del ejercicio de su derecho a
sindicacin, el sistema de incompatibilidades y las garantas para la imparcialidad en el ejercicio de sus funciones.
5
/ BOE nm. 185, de 3 de agosto de 1984 y correccin de errores BOE nm. 229 y 244, de 24 de septiembre de 1984 y
11 de octubre de 1984, respectivamente.
6
/ El Consejo de la Funcin Pblica fue creado por el artculo 31 de la Ley 12/1983, de 14 de octubre, del Proceso
Autonmico (BOE nm.247,de 15 de octubre de 1983, correcin de errores BOE nm. 251, de 20 de octubre de 1983).
7
/ La modificacin de la Ley 30/1984 por la Ley 23/1988 (BOE nm. 181, de 29 de julio de 1988) fue motivada por la
STC, nm. 99/87, de 11 de junio de 1987 que comport la adaptacin de preceptos de acuerdo con los criterios
establecidos por el Tribunal Constitucional.
8
/ DOGC nm. 569, de 31 de julio de 1985 y correccin de errores DOGC nm. 587, de 13 de septiembre de 1985.
/ La disposicin adicional octaba crea los Cuerpos de la Administracin de la Generalitat y define las escalas y las
funciones inherentes a cada una de las categoras profesionales. As, crea el Cuerpo Superior de Administracin de la
Generalitat (Grupo A), el Cuerpo de Gestin de Administracin de la Generalitat (Grupo B), el Cuerpo Administrativo
de la Generalitat (Grupo C), el Cuerpo de Auxiliar de la Administracin de la Generalitat (Grupo D) y el Cuerpo
Subalterno de Administracin de la Generalitat (Grupo E).
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11
12
/ El artculo 2 del Decreto 214/1990, de 30 de julio, por el cual se aprueba el reglamento del personal al servicios de
las entidades locales, establece:
<"-1 El estatuto de la funcin pblica local de Catalua se rige: a) por la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las
bases del rgimen local.
b) Por la Ley 30/1984, de 2 de agosto, de medidas para la reforma de la funcin pblica, modificada por la Ley
23/1988, de 28 de julio, en los preceptos de carcter bsico, dictados al amparo del artculo 149.1.18 de la
Constitucin, y por la legislacin que con carcter bsico elabore el Estado.
c) Por el Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de abril, que contiene el texto refundido de las
disposiciones vigentes en materia de rgimen local, en aquello que se considera bsico.
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14
/ Excluye el personal del Parlament de Catalua, el del Sndic de Greuges, el de la Sindicatura de Comptes y el de las
entidades de derecho pblico sujetas al derecho privado, que se rigen por normativa especfica.
15
/ Casademont, Miquel; Corominas, Mariona; Matas, Josep: "Estratgies per promoure els archivos en el si de las
administracions", Lligall, 9 (1995), p.29-31.
16
/ En los archivos de rganos que tratan exclusivamente con documentacin administrativa es usual la dependencia de
Secretaras o Servicios de organizacin administrativa; en el caso de la administracin local se da una cierta polarizacin
entre la adscripcin a la Secretara General o Cultura. Cfr. Corominas, Mariona: "Resultat de lenquesta sobre la situaci
professional de los archiveros a Catalua", Lligall, 10 (1995), p.203-204. En realidad, el panorama coincide en buena
parte con unas jornadas celebradas en Madrid en 1986, donde se sealaba que el archivo tena que depender de
Secretara por tener el Secretario fe pblica municipal, y requerirse en el Archivo unos elementos incuestionables de
veracidad en la documentacin y de fidelidad en la custodia", Cfr. Garcia Ramos, Jos Maria: "Funcionamiento,
administracin y servicios de archivos en la ley 7/85, de 2 de abril", Madrid, IEAL, 1986, p.13.
17
/ Es el caso del cargo de asesores tcnicos en Conservacin e Investigacin, y en Gestin Documental" creados en
1989 por la Junta de Andaluca. Cfr. Cuevas, Mercedes; Gonzlez de Aguilar, Concha: "La figura del archivero en la
relacin de puestos de trabajo en la Junta de Andaluca", Actas del I Congreso de la Asociacin de Archiveros de
Andalucia, Tra, 1(1994), p. 145.
18
/ Hay que tener presente tambin la aportacin de algunos estudios de tercer ciclo msters y postgrados- que
comportan una capacitacin de un cierto nivel, y que pueden ser tiles en el proceso de transicin a una titulacin
universitaria especfica. A parte del caso emblemtico de los msters en archivstica organizados por la AAC y las
universidades catalanas, con el apoyo de la Generalitat de Catalua, hay que tener presente los postgrados en
documentacin del Institut Catal de Tecnologia y de los Jesuitas de Caspe.
19
/ Entre estos hay que citar la ponencia elaborada por CERDA, J. y otros: Personal de archivos municipales. En "La
profesin de Archivero: presente y futuro de los archiveros municipales" de las VIII Jornadas de Archivos municipales y
tambin la obra de GALLEGO,O. y LOPEZ, P: Introduccin a la archivstica.
20
/ La normativa de la Generalitat referida a los archivos establece las funciones que tienen que realizar el personal
adscrito al Cuerpo de Archiveros de la Generalitat. As, los art. 5.1, 5.2 y 5.3 del Decreto 110/1988 hacen un resumen de
los trabajos que tienen que asumirlos directores de los archivos histricos comarcales. Los art. 6.1 y 6.2 del Decreto
117/1990 explican las funciones de los archiveros en relacin con la evaluacin de la documentacin. El Decreto
277/1994 hace referencia a las competencias para expedir copias autnticas de documentos y certificaciones sobre estos.
El Decreto 2/1995 de reestructuracin del Archivo Nacional de Catalua se ocupa de las atribuciones de los tcnicos de
este archivo. El Decreto 76/1996 se refiere a las funciones de los tcnicos de los archivos centrales de los departamentos
de la Generalitat, el de los archivos centrales de las delegaciones territoriales y el de las entidades autnomas de la
Generalitat.
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/ Podemos hablar de archiveros especializados en las diversas tipologas de fondos documentales, en los diferentes
soportes documentales e incluso en cada una de las etapas del ciclo documental. De esta manera, tienen que existir
especialistas en fondos documentales municipales, patrimoniales, de empresa, de arquitectura, hospitalarios, judiciales,
militares, eclesisticos, y tambin de los fondos documentales audiovisuales y otro material sensible, de la
documentacin de gestin, administrativa, histrica, etc. En este sentido hay que agradecer las aportaciones y
sugerencias de la seora Carme Bello y de los seores Xavier Tarraubella y Rafel Torrella.
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/ En el organigrama de algunas instituciones se llaman ayudantes de archivo. Consideramos que el trmino tcnicos
medios de archivo es mucho ms adecuado que el mencionado anteriormente, porque denota ms claridad la categora
profesional de este tipo de personal.
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/ Esta agrupacin de los valores ha permitido tratar las variables contnuas (valor infinito) de la misma manera que las
discretas (valor finito). Adems de ayudar a perfilar la ponderacin de los valores, tambin puede ofrecer datos sobre la
frecuencia en que se presenta una caracterstica (frecuencia absoluta de un intervalo) y sobre la frecuencia relativa de un
intervalo (cociente de dividir la frecuencia absoluta del intervalo por el nmero de elementos de la poblacin estudiada).
En la elaboracin de los criterios para definir y agrupar las variables del IDPA han sido fundamentales las aportaciones y
sugerencias de los seores Jos Ramn Cruz Mundet y Albert Orts i Nomen.
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