Curso Hoja de Calculo

2011
Curso Hoja de Clculo
Viceministerio de Ciencia y Tecnologa

Gerencia de Tecnologas Educativas
Departamento de Educacin Continua
Hoja de Clculo
PRESENTACIN
El Ministerio de Educacin, por medio de Viceministerio de Ciencia y Tecnologa
reconoce la importancia de la formacin a docentes y para ello pone a la
disposicin de la comunidad educativa y ciudadana en general, la formacin
virtual a travs de cursos Tutorizados y de Autoformacin, en temas relacionados
a las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC), logrando de esta
manera, que los participantes puedan desarrollar habilidades y destrezas en el
rea informtica; quienes podrn obtener su certificacin en cada uno de los
Grados Digitales, los cuales ayudarn en gran medida a la actualizacin y
adquisicin de nuevos conocimientos.
Para este esfuerzo se han creado cursos virtuales para su imparticin en la
modalidad tutorizada denominados: Sistemas Operativos Linux y Herramientas de
Ofimtica en Software Libre para docentes de educacin media, quienes se
beneficiarn con la Certificacin de Grado Digital 4. La Unin Europea con el
Programa PROEDUCA, busca apoyar la implementacin de polticas impulsadas
por el Gobierno de El Salvador, dirigidas a mejorar las oportunidades de desarrollo
de grupos poblacionales socialmente vulnerables, a travs de la formacin de
docentes de educacin secundaria y media.
Programa Fortalecimiento de la Cohesin Social en el Sector Educativo de El Salvador
PROEDUCA (MINED/UE)
Lote
2:
Fortalecimiento
en
Tecnologas
de
la
Informacin
la
Comunicacin
(TIC).
Convenio DCI ALA/2011/260-269

Primera Edicin: Julio de 2011
La presente publicacin ha sido elaborada con la asistencia de la Unin Europea.
El contenido de la misma es responsabilidad exclusiva del Ministerio de Educacin de El Salvador y
en ningn caso debe considerarse que refleja los puntos de vista de la Unin Europea.
www.gradodigital.edu.sv
Hoja de Clculo
ndice de contenido
MDULO I CONCEPTOS GENERALES..................................................................6
Introduccin al Mdulo............................................................................................6
Objetivo del Mdulo................................................................................................6
Introduccin y conceptos bsicos...........................................................................7
Descarga e instalacin de paquete de oficina para Windows...............................8
Iniciando la hoja de clculo..................................................................................18
Men de ayuda.....................................................................................................23
MDULO II ACTIVIDADES BSICAS CON UNA HOJA DE CLCULO ...............26
Introduccin al Mdulo..........................................................................................26
Objetivo del mdulo..............................................................................................26
Administracin de archivos...................................................................................27
Crear un documento nuevo...............................................................................27
Abrir un documento...........................................................................................28
Guardar un documento.....................................................................................30
Versiones de un documento..............................................................................35
Compatibilidad de archivos..................................................................................36
Configuracin del papel........................................................................................39
Configurando la pgina.....................................................................................39
Propiedades del documento.............................................................................47
Vista previa e impresin de un archivo.................................................................52
Cmo imprimir?...............................................................................................52
Vista previa........................................................................................................57
MDULO III TRABAJAR CON LA HOJA DE CLCULO........................................59
Objetivo del Mdulo..............................................................................................59
Distribucin de la Hoja de Clculo........................................................................60
Hoja de Clculo
Edicin de datos...................................................................................................64
El teclado...........................................................................................................64
Deshacer y Restaurar.......................................................................................71
Insertar y sobreescribir......................................................................................72
Cortar, copiar y pegar........................................................................................74
Correccin ortogrfica.......................................................................................76
Aplicar formato a celdas.......................................................................................79
Insertar y modificar imgenes..............................................................................83
MDULO IV TRABAJAR CON DATOS...................................................................89
Objetivo del Mdulo..............................................................................................89
Operaciones aritmticas bsicas..........................................................................90
Funciones bsicas................................................................................................94
Introducir funciones manualmente....................................................................94
El asistente de funciones..................................................................................97
Funciones estadsticas......................................................................................99
Referencias absolutas y relativas.......................................................................103
Mensajes de error en frmulas...........................................................................108
MDULO V CREACIN DE GRFICOS..............................................................112
Introduccin.........................................................................................................112
Objetivo...............................................................................................................112
Tipos bsicos de grficos y su propsito............................................................113
Grfico de lneas..............................................................................................113
Grfico de barras.............................................................................................115
Grfico de crculo ...........................................................................................119
Insertar grficos..................................................................................................121
Dar formato a grficos........................................................................................126
GLOSARIO............................................................................................................131
Hoja de Clculo
BIBLIOGRAFA......................................................................................................133
Hoja de Clculo
MDULO I CONCEPTOS GENERALES

Introduccin al Mdulo
El mdulo introduce al participante al conocimiento de la aplicacin Hoja de
Clculo Calc, cmo puede obtenerse, instalarse y ejecutarse. Se busca generar la
competencia en el uso de esta potente herramienta de productividad, ya sea
orientado a ambientes domsticos o de oficina.
Objetivo del Mdulo
Introducir al participante acerca de los aspectos bsicos del uso, instalacin

e inicializacin de la Hoja de Clculo Calc.
Hoja de Clculo
Introduccin y conceptos bsicos
La Hoja de Clculo Calc permite introducir informacin para organizarla,
procesarla y realizarle clculos matemticos con el fin de obtener con pocos
pasos, resultados que de otra forma resultaran muy tardados y difciles de llevar a
cabo. Tambin incorpora opciones de anlisis de datos como una librera de
funciones numricas, una herramienta de generacin de grficos y herramientas
de auditora de datos. El usuario puede archivar su trabajo en una gran variedad
de formatos, incluyendo el formato estndar de "Hoja de Documento Abierto"
(OpenDocument Sheet, conocido como ODS) que es propio de Calc, o en formato
de otras herramientas de software como Microsoft Excel (.xls y .xlsx) o tambin en
formato HTML para publicar la informacin como una pgina web de Internet. De
la misma manera puede exportar sus archivos como Documentos en Formato
Porttil o (Portable Document Format o PDF), que hacen ms fcil y segura la
transmisin de informacin a travs de la Web y correo electrnico. Todos los
datos y clculos pueden adems ser migrados a programas avanzados de bases
de datos a travs del formato CVS, que consiste en texto simple delimitado por
caracteres especiales.
Actualmente existen varias implementaciones del programa Calc. Las ms
conocidas son OpenOffice.org y LibreOffice, quienes proporcionan desde sus
sitios Web de Internet sus propias versiones de Calc, siendo proyectos de origen
comn y que por lo tanto mantienen total compatibilidad y similitud en cuanto a
aspecto y uso. Salvadas ciertas diferencias mnimas (como los colores de algunos
conos), puede afirmarse que, quien sabe operar uno de esos dos paquetes, sea
OpenOffice.org o LibreOffice, tendr automticamente la competencia para
aprovechar el otro.
Es necesario tener en cuenta que tanto OpenOffice.org y LibreOffice se distribuyen
hasta la fecha de forma libre y gratuita a travs de la Web. Eso significa que no es
7
Hoja de Clculo
requerido ningn pago de licencia para el uso de estas herramientas, tanto en
ambientes domsticos como de oficina.
Descarga e instalacin de paquete de oficina para Windows

Como la mayora de distribuciones de GNU/Linux ya incluyen desde el momento
de su instalacin una versin de software de Oficina, normalmente stos se
encuentran en OpenOffice.org o LibreOffice.
En cambio, si desea utilizar esta herramienta de software en Windows, deber
efectuar los siguientes pasos para llevar a cabo su descarga e instalacin:
1. Descargar el software. Si desea usar OpenOffice.org deber usar el
navegador Web para ir a la pgina http://es.openoffice.org y dar clic en
Descargar (Download).
Hoja de Clculo
Si desea descargar LibreOffice, que ser el paquete que se usar como base y
estndar
del
presente
curso,
deber
dirigirse
http://www.libreoffice.org/download/ tal como puede apreciar a continuacin:
Ha de cerciorarse que el Sistema Operativo sea Windows (lista desplegable color

gris, a la izquierda) y que el idioma sea espaol (lista desplegable al centro). Abajo
aparecern los siguientes paquetes para descargar:
* LibO_3.4.0_Win_x86_install_multi.exe 188 MB
* LibO_3.4.0_Win_x86_helppack_es.exe 9.9 MB (es - Espaol)
Hoja de Clculo
* LibO_3.3.2_Win_x86_install_multi.exe 214 MB
* LibO_3.3.2_Win_x86_helppack_es.exe 10 MB (es Espaol)
Los primeros 2 corresponden al instalador del programa y al instalador de la ayuda
en espaol, respectivamente, para la versin de prueba ms reciente. Se
recomienda descargar e instalar los 2 siguientes (en negrita) que se identifican con
la versin de 3.3.2 del instalador del programa y el instalador de la ayuda en
espaol, respectivamente. Para la versin Release, la que se ha liberado como
estable y confiable para el pblico en general. La descarga puede iniciarse dando
un simple clic en cada uno de los 2 enlaces.
2. Una vez descargados los archivos, identificarlos en la ruta donde los
guard. Los conos que se encontrarn, son:
3. D doble clic en el cono llamado LibO_3.3.2_Win_x86_install_multi.exe

(que en la imagen anterior aparece a la derecha). Si aparece la ventana de
confirmacin de permiso de instalacin de Windows, oprima el botn
Permitir. Similar a este paso, y tambin a los siguientes, es el proceso
de instalacin de OpenOffice.org, por lo cual no es necesario abordarlo de
manera independiente en este manual.
10
Hoja de Clculo
4. Aparecer la siguiente ventana de bienvenida, a la cual deber dar clic en
el botn Siguiente.
5. Luego aparecer la ventana que solicita seleccionar la carpeta donde sern

copiados los archivos de la nueva aplicacin. Normalmente no es necesario
cambiar tal ruta, lo ms recomendable es dar clic directamente en el botn
Descomprimir.
11
Hoja de Clculo
6. Ahora el programa est listo para instalar LibreOffice, tan slo requiere de
su confirmacin, dando clic en el botn Siguiente.
7. Se solicita que escriba el nombre de usuario y proporcione la organizacin
a la que pertenece. Puede introducir su propio nombre (P. Ej. Juan
Prez) y en organizacin, el nombre de su oficina o escuela; puede dejar
en blanco este dato. Deje activa la opcin que permitir a todos los
usuarios hacer uso de la aplicacin y d clic en el botn Siguiente.
12
Hoja de Clculo
8. Seleccionar qu programas sern instalados. Para que la funcionalidad de

LibreOffice sea completa, deje seleccionada la opcin Tpica y d clic en el
botn Siguiente.
13
Hoja de Clculo
9. El programa est a punto de instalar LibreOffice, slo requiere su
confirmacin final. Se recomienda dejar activa la opcin Crear un enlace
de inicio en el escritorio, para que se agregue un acceso directo en el
escritorio. Dar clic en el botn Instalar.
10. En la siguiente ventana se informa acerca del progreso de la instalacin.
Debe esperar mientras termina.
11. Finalmente el programa le informa que la instalacin ha concluido
exitosamente. D clic en el botn Finalizar.
Ahora que ya cuenta con el programa de oficina instalado, es necesario que

instale el paquete que contiene la informacin de ayuda, para que pueda despejar
a travs de l, cualquier duda que tenga sobre el uso de alguna opcin de
LibreOffice. Para instalar la ayuda, siga los siguientes pasos:
14
Hoja de Clculo
1. En el lugar donde descarg los paquetes de LibreOffice, d doble clic en
el cono llamado LibO_3.3.2_Win_x86_helppack_es.exe; si le aparece
la ventana de confirmacin de permiso de instalacin de Windows,
oprima el botn Permitir.
2. Aparecer la siguiente ventana de bienvenida, a la cual deber dar clic
en el botn Siguiente.
3. Luego aparecer la ventana que le solicita seleccionar la carpeta donde

sern extrados los archivos del paquete. Normalmente no es necesario
cambiar tal ruta, lo ms recomendable es dar clic directamente en el
botn Descomprimir.
15
Hoja de Clculo
4. El programa de instalacin da la bienvenida y solicita confirmacin para

continuar. D clic en el botn Siguiente.
16
Hoja de Clculo
5. La siguiente ventana informa sobre el progreso de extraccin de
archivos del paquete. Espere mientras termina el proceso.
6. Aparecer la ventana que solicita seleccionar la carpeta donde ser

instalado LibreOffice. Normalmente no es necesario cambiar tal ruta, lo
ms recomendable es dar clic directamente en el botn Siguiente.
17
Hoja de Clculo
7. El programa est listo para ejecutar la instalacin. D clic en el botn
Siguiente.
8. Deber esperar un breve instante mientras se instala el paquete de

ayuda. Al terminar, d clic en el botn Finalizar.
Iniciando la hoja de clculo

Una vez instalado LibreOffice, puede hacerse uso de todas las herramientas que
hay en l. En el presente curso se tratar exclusivamente acerca de la Hoja de
Clculo Calc.
Para localizar a Calc dentro de Windows, puede hacerlo de dos maneras:
1. A travs de la ruta de men: Inicio/Todos los Programas/LibreOffice
Calc.
18
Hoja de Clculo
2. A travs del cono de acceso directo que se ha ubicado en el escritorio.
A continuacin abrir una ventana con el listado de las aplicaciones de

LibreOffice que desee usar, ante lo cual puede seleccionar la opcin de
crear una hoja de clculo, lo cual invocar a Calc.
19
Hoja de Clculo
Para ejecutar Calc desde GNU/Linux, habr que dar clic en el men de
Aplicaciones y buscar la categora de Oficina, dentro de la cual deber
estar Calc. Para aquellas distribuciones de GNU/Linux que tengan como
entorno de escritorio GNOME, la vista ser similar a la siguiente.
20
Hoja de Clculo
Adems, Calc se abrir automticamente al dar doble clic sobre el cono de un
documento que haya sido creado por esta aplicacin. La siguiente ilustracin
muestra cmo se vera este tipo de documento en el entorno de escritorio
GNOME:
Para finalizar este tema, se describen las partes principales de la pantalla de

LibreOffice Calc.
21
Hoja de Clculo
Descripcin del entorno de trabajo:
Barra de ttulo: Ofrece el nombre del archivo que se est editando y del
programa. Adems, contiene los botones que permiten minimizar,
maximizar y cerrar la ventana. Tambin la barra de ttulo puede ser usada
para mover la ventana del programa.
Barra de men: Incorpora las principales opciones del programa en forma

de mens.
Barra de herramientas: Muestra en forma de botones las opciones ms

comunes. Puede incrustarse ms de una barra de herramientas y ajustarse
su tamao y posicin.
Barra de frmulas: Sirve para seleccionar o editar las funciones

matemticas que realizarn clculos sobre los datos.
Hoja de clculo: Es el rea donde de editan los datos.
Pestaas de hoja de clculo: Permiten disponer de varias hojas de

clculo en forma simultnea, dentro de una misma ventana de Calc.
Barra de estado: Proporciona informacin importante con respecto al

documento que se est editando. El primer indicador de la izquierda
muestra el nmero de pgina donde se encuentra actualmente y el nmero
total de pginas. El segundo, muestra el nombre del estilo de hoja que se
ha configurado; al dar doble clic en esta rea aparece un cuadro con
opciones de configuracin de la hoja. El tercer indicador muestra el modo
de insercin de texto en las celdas. El cuarto muestra el resultado de la
suma de todas aquellas celdas que se encuentren seleccionadas.
Barra de Zoom: Permite ampliar o alejar la vista del contenido, segn se

d clic respectivamente en el botn (+) (-), o si se mueve la rueda
deslizante de la lnea del control.
22
Hoja de Clculo
Barras de desplazamiento: Permiten recorrer la hoja de clculo, horizontal

o verticalmente. Posee una barra de desplazamiento que al ser arrastrada
causa el efecto de desplazarse sobre la vista de las pginas.
Men de ayuda
La ayuda es una biblioteca de referencia de las funciones de la hoja de clculo,
puestas a disposicin por los desarrolladores de la aplicacin. En caso de existir
duda acerca de cmo se hace un procedimiento o para qu sirve un botn, puede
consultarse en men Ayuda.
La primera forma es consultar un texto directamente, yendo al men Ayuda/Ayuda
de LibreOffice. Otra alternativa sera simplemente presionar la tecla [F1].
Aparecer la ventana de temas de Ayuda, como se ve a continuacin.
23
Hoja de Clculo
Se puede buscar un tema especfico escribiendo una palabra en el cuadro de texto
Trmino de bsqueda. En el caso de la imagen anterior, se ha escrito la
expresin celdas para ver los contenidos de ayuda relacionados. La ventana
contiene una lista alfabtica de trminos del ndice. En la imagen anterior se dio
clic en el tema rellenar automticamente.
Si el cursor se encuentra en el ndice al escribir el trmino de bsqueda, la
visualizacin saltar directamente a la siguiente coincidencia. Al escribir una
palabra en el cuadro de texto Trmino de bsqueda, el foco pasar al trmino de
mayor relevancia del listado del ndice.
Si lo que se desea es buscar un contenido especfico, tal como suele hacerse con
el ndice de un libro, puede dar clic en la pestaa Contenidos dentro de la
ventana Ayuda y luego clic en el tema Hojas de clculo. Aparecer entonces
un listado de tpicos que a su vez pueden ser expandidos en subtemas conforme
se les d clic. La vista de los contenidos se muestra a continuacin.
24
Hoja de Clculo
Otra herramienta importante para identificar el funcionamiento de los componentes
de Calc se encuentra en el men Ayuda, Qu es esto?. Al dar clic en esta
opcin, el puntero del ratn se convierte en un signo de interrogacin ?, luego al
posicionarse sobre algn botn de la barra de herramientas, aparecer una
pequea descripcin de la funcionalidad. Otra forma de aprovechar la Ayuda, es
mediante el botn de Ayuda ubicado en las ventanas que emergen al acceder a
alguna opcin de Calc.
Finalmente, una nota aclaratoria. La mayora de las explicaciones de este manual
estn escritas en prosa, como narrando las posibilidades que ofrece cada interfaz
del programa. Si necesita explicaciones especficas de cmo hacer algo paso a
paso, no dude en consultar la Ayuda.
25
Hoja de Clculo
MDULO II ACTIVIDADES BSICAS CON UNA HOJA DE

CLCULO
Este mdulo introduce al participante a la identificacin de las principales
funciones de creacin, almacenamiento y configuracin para impresin de un
archivo de hoja de clculo.
Objetivo del mdulo
Conocer y aplicar las funciones bsicas de Calc en cuanto a la creacin,

administracin y configuracin de archivos de hojas de clculo.
26
Hoja de Clculo
Administracin de archivos
Puesto que Calc administra las hojas de clculo mediante el formato de archivo
ODS, que en espaol significa Hoja de Documento Abierto, en el presente
captulo se asumir que la palabra documento ser un sinnimo de la expresin
hoja de clculo.
Crear un documento nuevo

Para crear una nueva hoja de clculo, basta con abrir el programa Calc, dando clic
en el acceso directo o desde el men de Programas, tal como se explic en el
mdulo anterior.
Sin embargo, cuando el programa ya est abierto, puede surgir la necesidad de
crear un nuevo documento, lo cual puede efectuarse con cualquiera de las
siguientes acciones:
1. Presionar la combinacin de teclas [Ctrl] + [U]. Esta combinacin de teclas,
al igual que muchas otras, se efecta de la siguiente manera: Primero se
mantiene presionada la tecla de Control [Ctrl], y luego la tecla de la letra
[U], liberando finalmente la tecla [Ctrl].
2. Clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas estndar, como indica
la flecha en la siguiente imagen.
27
Hoja de Clculo
3. Men Archivo/Nuevo/Documento de Texto. A continuacin puede ver una
imagen del men archivo.
Abrir un documento
Para abrir un documento previamente almacenado basta con dar doble clic sobre
su cono y Calc se abrir automticamente para cargar el documento. El formato
de los archivos de documento de LibreOffice Calc es .ods y su imagen se
muestra a continuacin.
28
Hoja de Clculo
Sin embargo, si se encuentra editando un documento y desea abrir otro diferente,
puede hacerse de las siguientes maneras:
1. Men Archivo/Abrir...
2. Combinacin de teclas [Ctrl] + [A].
3. En la barra de herramientas estndar, dar clic en el botn Abrir, como
muestra la siguiente imagen.
En estos 3 casos, aparecer la ventana de exploracin de archivos, donde

se puede seleccionar directamente un archivo ODS o entrar a alguna
carpeta en busca del documento. Luego se da doble clic sobre el archivo
deseado o alternativamente, un slo clic para seleccionar y luego clic sobre
el botn Abrir.
29
Hoja de Clculo
4. Si el archivo fue utilizado recientemente, puede encontrarse y abrirse desde

la siguiente lista: Archivo/Documentos Recientes, y luego clic en el
archivo correspondiente.
Guardar un documento
Naturalmente, si se edita un documento es muy probable que desee almacenarlo
para consultarlo posteriormente. Las formas para guardarlo son.
1. Men Archivo/Guardar.
2. Combinacin de teclas [Ctrl] + [G].
3. Botn Guardar, sealado por la flecha negra en la siguiente imagen.
30
Hoja de Clculo
Con cualquiera de los tres mtodos, aparecer un cuadro de dilogo que

preguntar dnde guardar y cmo nombrar al documento. Pueda ser que
aparezca un cuadro pequeo como este.
La aplicacin solicitar el nombre del archivo. El lugar predeterminado donde se

guardar es la carpeta Documentos. Si se nombra el archivo sin usar extensin,
Calc asumir el formato .ODS y lo almacenar con dicha extensin. Por otra parte,
si se desea guardar el archivo en otra ubicacin diferente a la sugerida, se puede
dar clic en el control desplegable que dice Guardar en la carpeta, o dar clic en
31
Hoja de Clculo
la opcin Buscar otras carpetas, la cual expandir la vista de la interfaz y
mostrar un navegador de archivos como el siguiente.
Luego digitar el nombre del documento, para este ejemplo es datos y dar clic en
el botn Guardar.
Ntese que existe una opcin adicional llamada Guardar con contrasea. sta
permite proteger el documento contra apertura o modificacin por parte de
usuarios no autorizados. Al seleccionar esta opcin y al presionar el botn
Guardar, aparecer esta ventana.
32
Hoja de Clculo
En el rea Contrasea de encriptacin del archivo, se solicita introducir dos

veces la contrasea de apertura. Esto es por motivos de seguridad. Una vez
introducida, dar clic en el botn Aceptar. Ahora cada vez que se quiera abrir el
documento, ser necesario introducir la contrasea. Tambin se puede hacer que
el archivo no pueda modificarse, de manera que para guardar otra versin de ste,
sea necesario introducir una segunda contrasea, la cual se define escribindola
dos veces en el rea Contrasea para compartir el archivo, y seleccionando la
opcin Abrir documento slo para lectura.
Cuando se edita un documento de hoja de clculo, es recomendable guardarlo
con cierta frecuencia, principalmente cuando se han realizado diversos cambios
que se consideren valiosos.
33
Hoja de Clculo
Vale la pena recalcar que es recomendable hacer copias de respaldo, es decir,
hacer copias del documento en otras carpetas, en memorias USB o enviarlo por
Email a una direccin propia para tener un respaldo en caso de prdida de
informacin, dao en la computadora o el mismo archivo.
Para guardar el documento con otro nombre o en otra ubicacin de la
computadora, puede hacer uso del comando Guardar como..., que se
encuentra en el men Archivo. Ser lo mismo si se presiona la combinacin de
teclas [Ctrl] + [Shift] + [S]. De inmediato aparecer una pantalla pidiendo el
nuevo nombre y la ubicacin del archivo, como se ve a continuacin.
LibreOffice tiene un mecanismo automtico llamado Auto guardado, que almacena

por s mismo los cambios realizados a un documento cada cierto tiempo, como
una medida de seguridad para que no se pierda la informacin si la aplicacin
sufre fallos, si el Sistema Operativo se congela, si se corta la electricidad, etc.
34
Hoja de Clculo
De suceder esto, la prxima vez que se abra Calc, ste notificar que la aplicacin
se ha cerrado de manera imprevista y que existe una versin del documento que
se ha rescatado, conteniendo probablemente la mayora del contenido editado.
Puede seleccionarse esa opcin para abrirlo y editarlo; si se desea conservar el
documento, lo recomendable ser guardarlo a la brevedad posible.
Versiones de un documento
Es posible que se deba editar un documento extenso y complejo, y se tenga la
necesidad de llevar el control de qu cambios se han realizado, segn su fecha y
propsito. Para eso existe la herramienta de Control de Versiones, a la que se
puede acceder desde Archivo/Versiones...
En esta ventana se puede guardar una nueva versin del documento dando clic en
la opcin Guardar versin nueva, o activando la opcin Guardar versin
siempre al cerrar. Con la primera, se puede agregar un comentario
personalizado sobre cules son los cambios de la versin. Luego, al seleccionar
cualquiera de ellas, puede darse clic en el botn Mostrar y aparecer una
nueva ventana de Calc con la versin del documento seleccionado. Todas estas
versiones contienen la informacin del trabajo realizado hasta el momento de su
35
Hoja de Clculo
creacin y se guardan todas juntas en el mismo archivo del documento.
Compatibilidad de archivos
Es posible utilizar los documentos creados por otras herramientas de software, o si
el trabajo realizado en Calc ser utilizable en otros programas. Para ello,
LibreOffice Calc tiene la capacidad de abrir y guardar diversos tipos de
documentos, tales como los de Microsoft Excel (97, XP, 2003, 2007), DBase,
pginas Web, base de datos de texto simple CVS, entre otros. Para abrir un
documento, basta ejecutar el comando Abrir, y seleccionar el documento desde la
ventana de navegacin, dando luego clic en Abrir. Dicha interfaz se muestra a
continuacin.
36
Hoja de Clculo
Puede restringirse la vista de archivos de esta pantalla al seleccionar un formato
especfico, dando clic en el objeto desplegable que dice Todos los archivos y
escogiendo uno en particular de la lista que aparece.
De igual manera pueden guardarse documentos en otros formatos. En la ventana

Guardar, dar clic en la opcin Tipo y aparecer el mismo listado de la imagen
anterior; se debe seleccionar el deseado y a continuacin proceder normalmente a
escribir un nombre para el archivo y luego guardarlo. As mismo, si conoce cul es
la extensin de cada formato, puede agregarse directamente al nombrar el
archivo, por ejemplo:
datos.cvs, para guardar como texto simple (deliminato por comas y

tabulaciones).
37
Hoja de Clculo
datos.xls, para guardar como documento compatible con Microsoft Excel

97, XP y 2003.
datos.xlsx, para guardar como documento compatible con Microsoft Excel

2007 y 2010.
Tambin resulta necesario saber exportar un documento al formato porttil de

documentos PDF, ampliamente utilizado a travs de la Web, para generar
archivos que son visibles en diversos sistemas operativos y navegadores Web,
con relativa eficiencia y buena calidad visual. Para generar un PDF, habr que dar
clic en el botn Exportar directamente como PDF, de la barra de herramientas
estndar.
y luego en la ventana emergente Exportar, dar un nombre al archivo y

seleccionar su ubicacin, tal como se muestra a continuacin.
38
Hoja de Clculo
Es importante considerar un par de aclaraciones con respecto al texto anterior:

1. OpenOffice.org y LibreOffice ocupan el mismo formato de archivo ODS,
de manera que sus documentos pueden ser utilizados prcticamente sin
diferencia entre estas aplicaciones.
2. Aunque LibreOffice es compatible con documentos de Microsoft Excel, al
guardar o abrir este tipo de archivo pueden ocurrir algunas prdidas de
formato como colores de texto, tamao de figuras, etc. Si es realmente
necesario almacenar en este tipo de formato, estando consciente que
puede existir alguna prdida menor de informacin, se recomienda utilizar
el formato XLS en lugar de XLSX.
Configuracin del papel

Configurando la pgina
Al dar clic en el Men Formato/Pgina..., se despliega una interfaz que contiene
ocho pestaas con diferentes opciones de configuracin del documento actual. La
primera se identifica como Administrar, que contiene el nombre del estilo
aplicado a la pgina y el detalle de su configuracin en cuanto a su ancho, altura,
39
Hoja de Clculo
orientacin de la escritura, entre otros. La pantalla en mencin es la siguiente.
La pestaa Pgina. Esta pestaa sirve para configurar las dimensiones y otras
propiedades del papel con el que se imprimir, tal como se muestra en la siguiente
imagen.
40
Hoja de Clculo
En la interfaz anterior, seccin Formato de papel, puede escogerse el tamao del

papel (en general, el predeterminado es tamao carta, pero puede cambiarse por
tamaos ms grandes como oficio o tabloide) o puede introducirse valores en
pulgadas de ancho y alto de una pieza de papel en particular.
La opcin orientacin indica si la edicin del texto se har a lo ancho o a lo largo,
esta ltima es la forma ms comn, tal como ha sido creado este mismo
documento.
En la seccin Mrgenes, podr cambiar los distanciamientos entre al rea de
texto y las orillas de la hoja de papel, no slo para fines estticos, sino tambin
pensando en propsitos de encuadernacin.
41
Hoja de Clculo
Alimentacin del papel indica la forma en que se alimentar el papel a la
impresora. Lo ideal es dejar esta opcin como aparece: Segn la configuracin
de la impresora, para que sea sta la que se encargue de dicha tarea.
En Configuracin del diseo, est la opcin Diseo de pgina, que especifica si
el estilo actual puede mostrar en la impresin o vista preliminar, slo pginas
impares, pginas pares, o inclusive ambas pginas, segn el siguiente detalle:
Derecha e izquierda: ste estilo de pgina muestra tanto pginas impares
y pares, con mrgenes interiores y exteriores, durante la vista previa y en la
impresin.
Reflejado: Al igual que el diseo anterior, muestra pginas impares y
pares, con mrgenes interiores y exteriores. Se diferencia en que este
diseo puede ser utilizado cuando se desea enlazar las pginas impresas tal
como se hace como un libro, donde las pginas derecha e izquierda estn
unidas por su costado. Se tiene la opcin de especificar el tamao del
espaciado que se encuentra al medio de las pginas, entre el texto y la
unin, conocido como el margen "Interior".
Slo derecha: El estilo de pgina actual muestra nicamente las pginas
impares (derechas). Las pginas pares se muestran como pginas en
blanco.
Slo izquierda: El estilo de pgina actual muestra nicamente las pginas
pares (izquierdas). Las pginas impares se muestran como pginas en
blanco.
El botn Restablecer, devolver todos los valores a su estado original, como si
no hubiesen sido cambiados.
La siguiente pestaa es la de Borde, que contiene las opciones para agregar un
borde decorativo a la pgina, seleccionando cules lneas aparecern alrededor
del contenido segn sean seleccionadas en la seccin Disposicin de lneas.
42
Hoja de Clculo
Tambin puede agregar sombras, color, distanciamientos con el texto y estilos de
lnea, tal como se puede ver.
La siguiente pestaa es la de Fondo, con la cual es posible fijar un color o una

imagen de fondo a la pgina que se est editando actualmente. Basta seleccionar
un color y dar clic en el botn Aceptar. Si no se desea ningn color, seleccionar
Sin relleno, y luego clic en Aceptar.
43
Hoja de Clculo
La pestaa de Encabezamiento, permite agregar encabezados a las pginas,

fijando sus dimensiones como mrgenes laterales y altura.
Una vez seleccionado Activar encabezamiento, se habilitan los controles y es
posible incluso fijar un color de fondo o estilos de bordes para el encabezado,
dando clic en el botn Opciones..., apareciendo unas ventanas muy similares a
las de Borde y Fondo, que se explican en esta seccin.
Un ejemplo de encabezado se muestra en esta misma pgina con el nombre de
Hoja de clculo. La interfaz que permita habilitar los encabezamientos, se
muestra a continuacin.
44
Hoja de Clculo
La siguiente pestaa es Pie de pgina, que tiene justo las mismas opciones de
Encabezamiento, pero para un pie de pgina. Un ejemplo de pie de pgina
puede ser apreciado en esta misma pgina, al final, indicando la direccin Web de
Grado Digital del MINED www.gradodigital.edu.sv. La interfaz es como sigue.
45
Hoja de Clculo
La pestaa Hoja, especifica los elementos que se deben incluir en la impresin de

todas las hojas con el Estilo de pgina actual, es decir, si se desea imprimir los
ttulos de las filas y columnas, la cuadrcula, los comentarios de las celdas, las
imgenes y los diagramas. Asimismo, permite configurar el orden de impresin de
las pginas, su escala de tamao y si desea ubicar un nmero de pgina en la
primera pgina. A continuacin se muestra la interfaz.
46
Hoja de Clculo
Propiedades del documento

Las Propiedades del documento son todos aquellos datos que describen su
contenido, objetivo o propsito. Entre tales datos se encuentra el ttulo del
documento, el nombre del autor, las palabras clave, su tamao, la cantidad de
imgenes que posee, etc. Todos stos ayudan a gestionar e identificar los
documentos. LibreOffice tambin controla automticamente la estadstica de los
archivos, incluidos el nmero de palabras y el nmero de pginas de un
documento.
Puede
accederse
estas
opciones
mediante
el
men
Archivo/Propiedades...
Aparece una interfaz con seis pestaas. La primera es la General, mostrada a
continuacin, detalla informacin importante sobre el archivo: nombre, tipo,
tamao, ubicacin, fechas de modificacin e impresin. Tambin, para aquellos
47
Hoja de Clculo
archivos que se han protegido con contrasea, ofrece la opcin de cambiarla
mediante el botn Cambiar contrasea.
La pestaa Descripcin, ofrece la oportunidad de comentar el ttulo, tema,

palabras clave y otros detalles acerca del archivo.
48
Hoja de Clculo
En la pestaa Propiedades personalizadas, puede anotarse ms informacin
referente al archivo, pero esta vez ms detallada. El cuadro aparece en blanco al
principio, pero es posible ir agregando campos con el botn Agregar,
permitiendo seleccionar desde la lista desplegable de la columna Nombre, el tipo
de propiedad a comentar, o logrando escribir otras segn las necesidades del
usuario.
La pestaa Internet, establece las opciones de actualizacin y transferencia de

de los cambios de un documento hacia un archivo remoto accesible desde
Internet. Aunque esta opcin es para usuarios ms avanzados, sin entrar en
mayores detalles se muestra a continuacin para que el lector tenga a una idea de
su utilidad.
49
Hoja de Clculo
La pestaa Seguridad, ofrece el servicio de asegurar la apertura del documento

exclusivamente para su lectura y no para su modificacin, lo cual es importante si
hay que divulgar cierta informacin, pero se desea prevenir su modificacin no
deseada.
50
Hoja de Clculo
Al dar clic en el botn Proteger, aparece una ventana solicitando que se

introduzca dos veces la contrasea del documento. En el futuro, quien no conozca
tal clave, no podr ver el contenido confidencial del archivo.
Por ltimo la pestaa Estadsticas, ofrece un recuento de la cantidad de objetos

que existen en el documento.
51
Hoja de Clculo
Vista previa e impresin de un archivo

Cmo imprimir?
A menudo se necesitar imprimir documentos. Esta operacin podr ser ejecutada
de las siguientes maneras:
1. Impresin rpida con el botn Imprimir archivo directamente, de la
barra de herramientas estndar. Este comando, sin solicitar confirmaciones
ni configuraciones especiales, realiza una impresin directa en la impresora
predeterminada. El botn es como se ve a continuacin, sealado por una
flecha:
52
Hoja de Clculo
Para cambiar la impresora con la cual se imprime directamente, as como

para cambiar algn parmetro de sta, se puede usar la opcin del men
Archivo/Configuracin de la Impresora...
2. Men Archivo/Imprimir...
3. Combinacin de teclas [Ctrl] + [P].
Estas dos ltimas opciones no imprimen directamente, sino que muestran un
cuadro de dilogo llamado Imprimir, en el cual se pueden seleccionar opciones
diversas. Este cuadro de dilogo permite configurar la impresin del documento, la
seleccin actual o las pginas especificadas. Tambin se pueden establecer las
opciones de impresin del documento actual. Dichas opciones pueden variar
segn la impresora y el Sistema Operativo utilizados.
53
Hoja de Clculo
El cuadro de dilogo Imprimir est dividido en tres partes fundamentales: una vista
previa con botones de navegacin, varias pestaas con elementos de control
especficos para el tipo de documento actual, y los botones "Imprimir",
"Cancelar" y "Ayuda", como se ve a continuacin:
La Vista previa (a la izquierda) muestra la apariencia que tendr cada hoja de

papel. Se pueden examinar todas las hojas del documento con los botones de
navegacin que se encuentran bajo la vista previa.
En la interfaz Imprimir se encuentran cuatro pestaas. La primera, General,
contiene los elementos de control de impresin ms importantes. Se pueden
definir qu contenidos del documento se imprimirn. Se puede seleccionar la
impresora y abrir el cuadro de dilogo para la configuracin de sta.
54
Hoja de Clculo
El cuadro de lista Impresora muestra las impresoras instaladas. Se puede dar
clic sobre la impresora que se desea usar para el trabajo de impresin actual. Al
dar clic sobre el botn "Detalles de la impresora" se observa ms informacin
sobre la impresora seleccionada. El botn "Propiedades" sirve para cambiar
algunas de las propiedades de la impresora.
Para imprimir un intervalo de pginas, se usa un formato similar a: 3-6. Para
imprimir pginas individuales, se usa un formato similar a 7;9;11. Para imprimir
una combinacin de intervalos de pginas junto con pginas individuales se usa
un formato similar a 3-6;8;10;12.
La pestaa siguiente, LibreOffice Calc, puede usarse para definir el contenido,
el color, y aquellos objetos que se van a imprimir. Se puede seleccionar impresin
slo en negro, con o sin imgenes, fondos, entre otras opciones.
55
Hoja de Clculo
A continuacin se muestra la pestaa Diseo de pgina, puede usarse para
imprimir varias pginas en una misma hoja. Define qu disposicin y tamao
tendrn las pginas de salida en el papel fsico.
Cambia la disposicin de las pginas que se van a imprimir por cada hoja de
papel. La vista previa muestra el aspecto que tendr cada hoja de papel a
imprimir. Con esta opcin se realiza una impresin tipo folleto.
La ltima pestaa es la de Opciones, con la que se pueden establecer algunas

preferencias adicionales para el trabajo de impresin actual. Las opciones
sobresalientes son especificar si se desea imprimir en un archivo en lugar de
imprimir en una impresora y la de imprimir en orden inverso (desde la ltima
pgina a la primera).
56
Hoja de Clculo
Vista previa
Es recomendable que antes de imprimir un documento se realice una inspeccin
general para verificar diversos aspectos como tamaos de letra uniformes,
posicin de imgenes, prrafos consistentes, posibles alineaciones incorrectas,
etc.
Para revisar el documento mediante vista previa, realizar las siguientes
operaciones:
1. Men Archivo/Vista preliminar...
2. Botn Vista preliminar, en la barra de herramientas estndar:
57
Hoja de Clculo
Se desplegar una interfaz como la que sigue:
58
Hoja de Clculo
MDULO III TRABAJAR CON LA HOJA DE CLCULO

Se proporcionan al participante elementos y estrategias bsicas para introducir
informacin y organizarla en un libro de clculo, as como aspectos relacionados a
la edicin de datos y texto mediante el uso de diversos formatos y aquellos
comandos que le permitan agilizar la edicin del contenido y el desplazamiento de
la vista a travs de ste.
Objetivo del Mdulo
Identificar y aplicar las tcnicas de uso de la Hoja de Clculo y las funciones

bsicas de edicin de contenido enriquecido con diversos formatos.
59
Hoja de Clculo
Distribucin de la Hoja de Clculo

La Hoja de Clculo se divide en filas y columnas. Las columnas son las barras
verticales que se reconocen por tener una letra en su encabezado. Las filas son
las barras horizontales que se listan con nmeros. A la interseccin entre las filas y
las columnas se le llama celda, y es la representacin de cada uno de los
espacios en los que puede editarse texto y datos en la hoja de clculo. La
siguiente es una vista de ella.
Cada celda tiene un valor propio de referencia, que es como su nombre. Est
compuesto por la letra de la columna y el nmero de la fila a la que pertenece. En
la imagen anterior, la celda seleccionada es A1, por lo que estn sombreados el
encabezado A de la columna y el encabezado 1 de la fila. Cualquier valor que
se introduzca en el teclado, aparecer escrito dentro de esa celda. Para mayor
referencia, el nombre de la celda aparece en el Cuadro de nombre, que est
situado en la esquina superior izquierda de la imagen, en la barra de frmulas. En
la siguiente imagen aparece seleccionada la celda B5.
60
Hoja de Clculo
Puede editarse el ancho de las columnas si se desea, agregar ms columnas,

quitarlas, ocultarlas, mostrarlas, copiar su contenido y pegarlo en otro lugar de la
hoja de clculo. Esas opciones estn disponibles en el cuadro contextual que
aparece al dar clic derecho sobre el encabezado de una columna. En la siguiente
imagen se ha dado clic derecho sobre el encabezado de la columna B.
61
Hoja de Clculo
Al igual que con las columnas, las filas tienen todas esas opciones a disposicin a
travs de su propio men contextual. En la siguiente imagen se ha dado clic
derecho sobre el encabezado de la fila 4.
Los archivos de hojas de clculo pueden contener ms de una hoja a la vez. En la

esquina inferior izquierda de Calc, se encuentra el listado de pestaas de hojas,
con una respectiva barra de navegacin para desplazarse entre ellas. Adems, la
barra de estado muestra abajo en qu hoja se encuentra el usuario actualmente.
En el ejemplo siguiente, se ha seleccionado la hoja nmero 3 de un total de 7
hojas.
62
Hoja de Clculo
Las hojas tambin tienen opciones. Al dar clic derecho sobre una de ellas, aparece
un cuadro contextual que permite insertar ms hojas, eliminarlas, cambiarles
nombre, moverlas, cambiarles color, copiarlas y pegarlas, tal como se aprecia en
la siguiente imagen.
Si se escoge la opcin Insertar hoja..., aparece una ventana que permite escoger
su posicin (adelante o atrs de la hoja actual), y determinar cuntas hojas en total
van a agregarse.
63
Hoja de Clculo
Si se selecciona Mover/Copiar hoja..., pregunta delante de qu hoja quedar
ubicada la hoja a la que se ha aplicado la opcin. Si se selecciona el botn
Copiar, la hoja no ser movida sino copiada, dejando una versin en su
posicin original y la otra en el lugar que se ha indicado segn la lista Insertar
delante de.
Edicin de datos
El teclado
Antes de comenzar a escribir ser necesario verificar qu tipo de teclado posee la
computadora a utilizar. En nuestro medio se manejan al menos dos tipos:
1. Teclado en espaol
64
Hoja de Clculo
2. Teclado en ingls
Si bien para ambos no cambian las posiciones de las letras, nmeros y teclas de
funcin, si hay variantes en los caracteres especiales (en el teclado ingls) como
la ausencia de y la posicin de llaves, punto, punto y coma, etc.
Tomando como referencia el teclado en espaol, se muestran algunas tcnicas
bsicas de escritura. Si se presiona la primera letra del teclado, la [Q], en pantalla
aparecer una q minscula. Para escribir la letra Q mayscula, habr que
realizar la combinacin de teclas [Shift] + [Q].
[Shift] (en espaol, elevar) sirve para que todas las letras aparezcan en
maysculas mientras sta est presionada. Si se suelta, todo vuelve a ser
minsculas. Ntese que para facilitar la accesibilidad existen dos teclas [Shift],
una en cada extremo del teclado.
Es usual que se quiera escribir un texto extenso en maysculas, por lo que resulta
incmodo mantener presionada la tecla [Shift]. Para ello existe la tecla BLOQ
MAYS (Bloquear Maysculas), la cual al ser presionada activa la escritura en
maysculas hasta que se vuelve a presionar para desactivarla. El usuario deber
identificar que cada vez que BLOQ MAYS se activa, se enciende una luz en el
teclado, cuya posicin a veces vara segn el tipo de teclado que se utiliza.
Para comprender cmo acceder a caracteres especiales, a modo de ejemplo se
hace uso del siguiente esquema basado en la tecla del nmero 2 del teclado en
espaol:
65
Hoja de Clculo
Al presionar la tecla 2, aparece el nmero 2 en la pantalla. Para acceder a los

otros caracteres, debe usarse [Shift] para el carcter de la parte superior () y la
tecla Alt Gr (a la derecha de la barra espaciadora) para el carcter de la derecha
(@). Entonces, las combinaciones para esa tecla son como se muestra a
continuacin:
= 2
Tecla [2]
Teclas [Shift] + [2]
Teclas [Alt Gr] + [2] = @
Dar formato a texto

El texto que se escribe en las celdas puede ser dotado de formato mediante la
barra de herramientas formato.
66
Hoja de Clculo
A continuacin se muestra un ejemplo de celdas con texto formateado mediante
las opciones de la barra anterior.
En la barra de formato, se encuentran los botones Aumentar/Reducir Sangra,

que agregan espacios adicionales entre el margen de la pgina y el contenido.
El botn de la derecha agrega una tabulacin, mientras que el de la izquierda por

su parte, quita una. Al editar el texto, tales botones producen los siguientes
efectos.
67
Hoja de Clculo
Si no se desea que el texto de la columna A, atraviese el rea de la columna B y
C, puede ampliarse esta primer columna, ubicando el cursor en la lnea divisoria
entre el encabezado de las columnas A y B, y luego arrastrndola hasta el tamao
deseado.
En la barra de herramientas de formato existen botones que permiten aplicar

estilos de borde y color a las celdas, tal como se muestra.
Usando esos botones, en la imagen que sigue se muestra la captura de pantalla

de un documento de hoja de clculo al que se le ha conmutado el estado de la
cuadrcula para que la hoja no muestra la rejilla divisoria de las celdas, por lo cual,
el espacio de trabajo luce en blanco. Adems, se le ha agregado bordes a la tabla,
colores de fondo y colores de letra.
68
Hoja de Clculo
En la barra de herramientas existen los botones de Aadir decimales y

Eliminar decimales, a la derecha e izquierda de la siguiente imagen,
respectivamente, los cuales permiten incrementar o disminuir la cantidad de cifras
decimales que se muestran en la celda. Por ejemplo, si a la cifra 3.1416 (pi) se le
agregan 6 decimales, lucir como: 3.1415926536. Si en cambio se le eliminan 2
decimales, lucir as: 3.14.
Supngase el caso que se ha creado un listado de nombres, sin tener el cuidado

de escribirlo en orden alfabtico, como se muestra en la siguiente imagen.
69
Hoja de Clculo
Para ordenar la lista, debe seleccionarse el fragmento de la columna por la cual se

desea ordenar toda la tabla.
Los botones que permiten ordenar las listas estn en la barra de herramientas de
formato y se muestran a continuacin. A la izquierda est Orden ascendente
(de la A a la Z) y Orden descendente (de la Z a la A).
Una vez presionado cualquiera de los dos botones, aparece una ventana
preguntando si se desea ordenar slo las celdas seleccionadas o si en el
ordenamiento han de incluirse las celdas adyacentes. Para el primer caso se
presiona el botn Seleccin actual y para el segundo Seleccin extendida.
70
Hoja de Clculo
Dando clic en Seleccin extendida, se ordenarn todas las filas de la tabla y la

lista quedar ordenada en forma ascendente por el apellido de la persona.
Deshacer y Restaurar
Al editar un documento es posible que el usuario borre accidentalmente una
imagen, desajuste un texto u ocurra algn otro percance aparentemente difcil de
solventar. Sin embargo, se puede presionar el botn Deshacer (visto a la
izquierda de la siguiente imagen) que est en la barra de herramientas Estndar.
Cualquier cambio que se haya realizado ser revertido instantneamente. Si se
pulsa el botn repetidas veces, se deshar no slo la ltima accin, sino tambin
la penltima, la antepenltima y as sucesivamente.
71
Hoja de Clculo
Deshacer
Restaurar
Tambin se puede ejecutar Deshacer, mediante el men Editar/Deshacer. La

ltima opcin, pero quiz la forma ms prctica, es la combinacin de teclas [Ctrl]
+ [Z].
Como se ve en la imagen anterior, a la derecha de Deshacer, est el botn
Restaurar, que sirve en el caso de haber desecho algo sin quererlo. Segn la
cantidad de veces que se oprima, este restaurar la ltima, penltima,
antepenltima, etc., accin que se haya desecho. Tambin se puede ejecutar este
comando con el men Editar/Restaurar, o mediante la combinacin de teclas
[Ctrl] + [Y].
Es notorio que en los botones Deshacer y Restaurar de la barra de herramientas
(imagen anterior), existe una flecha negra que indica la posibilidad de desplegar la
lista
de
las
ltimas
acciones
que
pueden
deshacerse
restaurarse,
respectivamente. Con esta opcin, usted podr verificar las acciones realizadas y
afectar a todas aquellas que considere convenientes, tal como se ve abajo:
Insertar y sobreescribir
Puede cambiar el modo de insertar caracteres (letras, nmeros y smbolos) en las
celdas. Para activar el modo de edicin, deber dar doble clic en la celda deseada.
El modo Insertar, es el que aparece seleccionado siempre que se inicia la edicin.
Consiste en que, si se escribe dentro de un texto, los nuevos caracteres se
agregan desplazando hacia la derecha a los que ya estaban. En cambio con el
modo Sobreescribir, los nuevos caracteres van a sustituir a los que ya estaban.
Veamos un ejemplo, si tenemos la oracin:
72
Hoja de Clculo
Juan se fue al trabajo.
Si se quiere agregar despus de se fue, la palabra temprano, estando activo el

modo Insertar, el resultado ser as:
Juan se fue temprano al trabajo.
Como se ve, la adicin de los caracteres fue de lo ms normal, simplemente

desplazaron la frase al trabajo. hacia la derecha. Sin embargo, al estar activo el
modo Sobreescribir, el resultado es:
Juan se fue tempranojo.
Cuando la palabra temprano, de ocho letras, fue agregada, sustituy el

fragmento al traba, tambin de ocho letras incluyendo el espacio.
Como ya se dijo, el modo Insertar es el que est activo en forma predeterminada.
Se puede cambiarlo a modo Sobreescribir si presiona la tecla [Ins] (ubicada
arriba de las flechas cursoras), tambin conocida como [Insert] o [Insertar]. Para
regresar al modo de insercin anterior, basta con volver a pulsar la misma tecla.
Si se desea conocer el modo de insercin que est seleccionado, basta con dirigir
la vista a la barra de estado (borde inferior de la ventana del programa) y verificar
que en el centro aparece la palabra INSERT o SOBRE, relativos a insertar y
sobrescribir, relativamente. Tambin se puede alternar entre ambos modos dando
clic a esa misma leyenda de la barra de estado.
73
Hoja de Clculo
Cortar, copiar y pegar
Muchas veces se necesita replicar o mover el contenido de una celda de un lugar
a otro. Para eso existen los botones Cortar, Copiar, Pegar y Pincel de Formato,
como se muestran en la imagen, de izquierda a derecha:
Para mover el contenido de una celda de un lugar a otro, se debe seleccionar

primero y luego dar clic en el botn Cortar, que tiene la apariencia de una tijera.
Tambin se puede activar dicho comando yendo al men Editar/Cortar, o
mediante la combinacin de teclas [Ctrl] + [X]. Al instante se remover la
seleccin de texto de la vista y quedar grabado temporalmente en memoria de la
computadora. Para colocarlo en el lugar deseado, se debe activar el comando
Pegar, mediante su respectivo botn de la barra de herramientas (con el dibujo de
una pgina asegurada en una tabla). Tambin puede activar el comando Pegar,
yendo al men Editar/Pegar, o mediante la combinacin de teclas [Ctrl] + [V].
Para reproducir el contenido de una celda en varios lugares de una hoja de
clculo, de igual manera se debe seleccionar primero y luego dar clic en el botn
Copiar, que tiene la apariencia de dos pginas de papel superpuestas. Tambin
se puede activar el comando yendo al men Editar/Copiar, o mediante la
combinacin de teclas [Ctrl] + [C]. Esta vez el texto seleccionado quedar intacto
y una copia de l ser grabada temporalmente en memoria. Para depositarla en el
lugar deseado, deber activar el comando Pegar, del mismo modo que se
describi en el prrafo anterior.
El botn pegar posee una flecha negra hacia abajo, que al presionarla da estas
opciones de pegado:
GDI Metafile: Pega el contenido visible como un objeto grfico de fondo

transparente, que dems incorpora el diseo de la rejilla de las celdas y
aquellos formatos que se hayan aplicado al texto.
74
Hoja de Clculo
Bitmap: Pega el contenido visible como una imagen de mapa de bits que
no incorpora el diseo de la rejilla de las celdas, sino solamente aquellos
formatos que se hayan aplicado al texto.
Calc8: Pega el contenido en formato de Calc, es decir, que en el caso de

aquellas celdas que contengan frmulas matemticas, no se pegar el
contenido visible (o sea el resultado del clculo) sino que pegar la frmula.
Vnculo DDE: DDE significa "Dynamic Data Exchange" (intercambio

dinmico de datos), un precursor de OLE, "Object Linking and Embedding"
(Vinculacin e incrustacin de objetos). DDE vincula los objetos a travs de
referencias a otros archivos; no los incrusta realmente al documento que se
est editando, sino que se mantienen enlazados mientras permanecen en
otro archivo.
Texto sin formato: Pega el texto simple y plano, sin ningn formato. Es
ideal cuando se quiere pegar un prrafo que trae muchos formatos que no
son deseados y que son difciles de remover. Lo mejor es pegarlo como
texto sin formato y luego, aplicar el formato que deseado.
DIF: Pega el contenido visible como texto sin formato. Si las celdas tienen
frmulas, stas sern obviadas y se pegar el valor de su resultado como
texto simple.
Texto con formato RTF: Se usa con un texto proveniente de cualquier

programa, del cual se desea conservar ciertos atributos como el color,
tamao, negritas, tipo de letra, etc.
HTML: Usado cuando la informacin a pegar proviene de una pgina Web,

para que el formato del texto se parezca lo ms posible al original.
Finalmente se puede mencionar la opcin Pincel de Formato. Se utiliza sta

herramienta en forma de brocha para copiar el formato de una celda, y aplicarlo a
otra seleccin de celdas.
1. Seleccionar el texto u objeto cuyo formato se desea copiar.
75
Hoja de Clculo
2. En la barra de herramientas Estndar, hacer clic en el cono Pincel de

formato. El cursor se convierte en un cubo de pintura.
3. Seleccionar el texto al que desee aplicar el formato.
Correccin ortogrfica
Para corregir los errores de digitacin y de ortografa, estn los botones
Ortografa y Gramtica y Revisin Automtica, que se muestran a
continuacin (respectivamente, a la izquierda y la derecha).
76
Hoja de Clculo
Cuando el botn Revisin Automtica est activo, Calc advierte sobre errores de
escritura justo en el momento en que el texto est siendo editado. Lo hace
subrayando las palabras con una lnea roja ondulada. Si se desactiva el botn, las
advertencias se ocultan. En la siguiente imagen se muestra esta opcin. Es
importante saber que si a una de las palabras marcadas como error, se le da clic
derecho, aparecer un men contextual con palabras sugeridas. Si se selecciona
una de ellas, reemplazar a la que haba sido marcada como errnea. Tambin
ofrece la opcin de ignorar el error o de incluir la palabra al diccionario en caso se
est seguro de que es correcta y no exista hasta el momento en la base de datos.
Tambin se puede cambiar el idioma de la palabra, en el caso de escribir trminos
en ingls.
El men contextual de ortografa, existe la opcin de Ortografa y Gramtica.

Esta opcin tambin es accesible con el botn del mismo nombre, que se ubica en
la barra de herramientas estndar y cuya imagen se mostr previamente. Tambin
se puede invocar pulsando la tecla [F7]. Esta es la interfaz:
77
Hoja de Clculo
Se muestra el prrafo que contiene la palabra con el error, marcada en rojo,

proporcionando abajo sugerencias de intercambio (mediante un doble clic en la
palabra sugerida) o la posibilidad de corregir el error manualmente. Las palabras
marcadas pueden ignorarse una vez o todas las veces que aparecen en el
documento, en el caso que estn correctamente escritas aunque no sean de uso
comn y por tanto, no aparezcan en el diccionario.
Mediante la lista Idioma de texto puede cambiarse el idioma con el cual se est
creando el documento, con lo cual se cambia el comportamiento del corrector
ortogrfico, que comienza a reconocer como correctas las palabras escritas en el
idioma seleccionado y como incorrectas todas aquellas que son ajenas a tal
idioma.
Es posible que se desee modificar una palabra que aparece muchas veces en el
documento. Sera muy lento y difcil buscar cada una de las veces que esta
palabra aparece en el texto, corriendo el riesgo de que se pase por alto alguna.
78
Hoja de Clculo
Para solucionar tal inconveniente existe la interfaz Buscar y Reemplazar, ubicada
en el men Editar. Tambin puede ser invocada mediante la combinacin de
teclas [Ctrl] + [B].
Aplicar formato a celdas

Al dar clic derecho sobre una celda, se despliega un men contextual con
opciones para aplicar formato a la celda, eliminarlas, insertar nuevas, insertar
comentarios, copiar su contenido y pegarlo.
79
Hoja de Clculo
Formato de datos
Es posible cambiar el modo de visualizacin del contenido de una celda cuando se
configura su formato. Por ejemplo, una celda que tenga el valor 2, puede
mostrarse como $ 2.00 si se configura su formato como moneda, facilitando su
escritura ya no es necesario escribir el smbolo de dlar y los ceros decimales.
Tambin se le puede dar formato a valores de porcentaje, luciendo el mismo valor
como 2.0%, si se selecciona la categora Porcentaje, con un decimal. La interfaz
que permite hacer todo esto es la siguiente:
Seleccionando las celdas a las que se desea dar formato, se da clic derecho y
luego clic en la opcin Formatear celdas...
Es importante recalcar que si se desea realizar operaciones numricas con los
valores de una tabla no deben escribirse caracteres como letras junto con los
nmeros.
80
Hoja de Clculo
Eso incluye el smbolo $, por lo que es mejor que el usuario no se preocupe por
introducirlo directamente, sino que deje su aparicin a la opcin de formato.
La ventana de formato es tambin til en cuanto a la presentacin de fechas, ya
que stas pueden cambiar mucho su aspecto. Por ejemplo, el primer da de mayo
de mil novecientos ochenta puede expresarse de las siguientes formas:
01/05/1981
01.05.81
05-01-81
1 mayo 81
En dicha ventana de formato, se selecciona la opcin Fecha de la lista Categora

y luego la apariencia deseada en la lista Formato. Si se han seleccionado varias
celdas con formatos compatibles con los del listado anterior, todos ellos sern
cambiados al nuevo estilo seleccionado.
81
Hoja de Clculo
El formato Moneda permite dar a una simple cantidad como 23, un aspecto de
cifra monetaria como $ 23.00 o 23.00 USD, donde las siglas USD vienen de
United States Dollar o Dlar de los Estados Unidos. Para ello, debe
seleccionarse en la lista Categora, la opcin Moneda; luego en Formato,
seleccionar USD $ Ingls (EE.UU.); finalmente hay que escoger el formato que
ms se parece al deseado del listado que se ofrece en Formato, incluyendo otras
configuraciones como la cantidad deseada de decimales a mostrar y si se desea
incluir separador de miles o mostrar los nmeros negativos en rojo.
82
Hoja de Clculo
Insertar y modificar imgenes

Comnmente el usuario necesitar agregar imgenes o fotografas a su contenido.
Esto es posible mediante la opcin de men Insertar/Imagen/A partir de
archivo..., que despliega una ventana emergente para buscar el archivo entre las
carpetas y luego de seleccionarlo, insertarlo al dar doble clic sobre l o
presionando el botn Abrir de dicha ventana.
De la interfaz, anterior, se seleccion la imagen formula.png, la cual, insertada

en la hoja de clculo luce de la siguiente forma.
83
Hoja de Clculo
Note que aparecen cuadros verdes alrededor de la imagen, esto significa que sta
se encuentra seleccionada, por lo cual pueden hacerse cambios mediante la barra
de herramientas Imagen e incluso aplicar algunos estilos como sombra y borde. Si
se desea borrar la imagen debe presionarse la tecla Suprimir [Supr] [Del]. Si
desea cambiarse de tamao, se da clic sobre uno de los cuadros verdes y luego
ser arrastra hasta lograr el tamao deseado de la imagen.
La barra de herramientas de imagen con su respectiva descripcin, es la siguiente:
84
Hoja de Clculo
A partir de archivo: Despliega la interfaz de propiedades de Imagen, que

se abordar luego de esta seccin.
Filtro: Se activa al estar seleccionada una imagen. Ofrece una serie de

opciones para cambiar su apariencia, aplicando filtros que incrementan la
nitidez,
invierten
los
colores,
aumentan
la
luminosidad
otras
caractersticas especiales como darle la apariencia de haber sido dibujada

a lpiz o estar en relieve.
Modo grfico: Permite cambiar la forma de visualizacin de la imagen, por

un aspecto en blanco y negro, escala de grises, o tipo filigrana que es
como se le denomina a una marca de agua (imagen con transparencia).
Color: Muestra una barra de herramientas adicional que permite cambiar la

configuracin del Color de una imagen, aumentando o disminuyendo el
85
Hoja de Clculo
brillo, cambiando el contraste y la gamma, o la saturacin de los colores
rojo, azul y verde de la imagen.
Lnea: Despliega una interfaz con distintos tipos de lnea, colores, diseos y
grosores. En el caso de figuras bidimensionales, los estilos se aplican sobre
la lnea del borde. El siguiente es un ejemplo de tipos de lnea.
Relleno: Despliega una interfaz con mayor variedad de colores aplicables a

objetos bidimensionales (como cuadros y crculos). Con esta opcin se
aplican rellenos de colores slidos o efectos de color al interior de un
cuadrado, crculo u otro objeto bidimensional de la barra de Dibujo. Ofrece
otros estilos como sombra y transparencia.
Sombra: Agrega una sombra a la imagen.
Recortar imagen: Permite quitar reas de la imagen, recortndolas desde

sus bordes. Tambin es posible agregar un rea en blanco al borde de una
imagen. La apariencia final de la imagen es la que se ven dentro del
recuadro interior de la visualizacin preliminar. El siguiente ejemplo
contiene slo la expresin x + y. En ella se han recortado 2.64 cm de la
derecha de la imagen, lo cual deja fuera de la imagen final la expresin
= z. Tambin se ha desplazado el borde superior unos -1.40cm (valor
negativo) para crear ms espacio en blanco en la parte superior, tal como
se ve en la previsualizacin.
86
Hoja de Clculo
Cambiar ancla: Fija el anclaje de una imagen a una celda o la deja flotante.
Si la imagen est anclada a una celda, aparece la figura de una pequea
ancla en la esquina superior izquierda y se mover segn se cambie el
tamao de una fila o columna. Al estar inactivo el anclaje, la imagen
permanecer esttica en la pantalla, segn el lugar donde se insert o
movi por ltima vez, no obstante los cambios que se hagan en las filas o
columnas de la hoja de clculo.
Traer al frente: Permite fijar la posicin de un objeto con respecto a otro

semejante, envindolo encima de l.
Enviar al fondo: Similar a la opcin anterior, pero con la caracterstica de

enviar el objeto hacia el fondo (atrs de otro objeto).
En primer plano: Permite fijar la posicin de un objeto con respecto al

texto, envindolo encima de l. El objeto quedar montado sobre el texto.
Enviar al fondo: Muestra la imagen seleccionada en el fondo de la hoja de

clculo, atrs del texto y de la rejilla de las celdas.
87
Hoja de Clculo
Alineacin: Es capaz de alinear varios objetos creados con la barra Dibujo,

a un mismo lado. Los objetos se seleccionan manteniendo presionada la
tecla [Shift] mientras se da clic en cada uno. A continuacin se muestra un
ejemplo donde se han alineado varias lneas, rectas y diagonales.
88
Hoja de Clculo
MDULO IV TRABAJAR CON DATOS

Este mdulo induce al participante en la utilizacin de tcnicas especiales de
manipulacin de datos, como la configuracin de su formato, la realizacin de
clculos matemticos, y la forma en que se hace referencia a informacin ubicada
en una hoja de clculo.
Objetivo del Mdulo
Proporcionar conceptos y tcnicas de creacin de frmulas para realizar

clculos matemticos definidos por el usuario o predefinidos por la Hoja de
Clculo.
89
Operaciones aritmticas bsicas

El clculo ms sencillo que se puede realizar en una hoja de clculo es la suma de 2 celdas.
Supongamos que se desea sumar el contenido de la celda A1 ms el de B1 y mostrar el
resultado en la celda C1, como se muestra en la siguiente imagen.
Para realizar tal operacin, es necesario escribir en C1 la frmula que realizar el clculo, la
cual es = A1 + B1
La frmula puede ser escrita tal como se lee, o puede crearse de forma abreviada mediante
los siguientes pasos:
Doble clic en C1 para activar el modo de edicin en la celda.
Escribir el smbolo igual a para indicar que el texto es en realidad una frmula.
Dar clic en la celda A1.
Digitar el signo Ms.
Dar clic en la celda B1.
Presionar la tecla [Enter].
El signo igual a indica que todo aquello que se escriba en la celda, ser interpretado como
una frmula. El clculo se realiza sobre el contenido de A1 (que es 5) y B1 (que es 6), dando
lugar a que en C1 aparezca el nmero 11.
Hoja de Clculo
El contenido de C1 no ser precisamente el texto 11, sino que ese es el valor

visible que resulta de la frmula. El verdadero contenido de C1 es la frmula en s.
Ntese que cuando se posiciona el cursor sobre dicha celda, aparece la frmula
en la Barra de Frmulas (sealada en la imagen anterior con una flecha). Al dar
doble clic sobre dicha celda, se activa el modo de edicin de la celda, en el que se
puede cambiar la expresin a calcular. Cada trmino y cada celda que estn
relacionadas con la frmula, toman un color de borde especial. La expresin A1
toma color azul, igual que el borde de la celda A1. As mismo B1, toma color rojo al
igual que el borde de dicha celda. Esta caracterstica es muy til cuando se trabaja
con grandes cantidades de datos, ya que a veces puede resultar confuso en
frmulas grandes y complejas determinar qu celdas forman parte del clculo y
cules no.
Una vez creada la frmula, pueden cambiarse los valores de cualquiera de las
celdas que la componen y el resultado se actualizar automticamente. En el
siguiente ejemplo, se introdujo el valor de 3 a B1, y el resultado en C1 se actualiz
automticamente a 8.
91
Hoja de Clculo
Operadores numricos
Los operadores que indican clculos bsicos, son:
Suma: +
Resta:
Divisin: / (conocido como pleca)
Multiplicacin:
Potenciacin: ^ (conocido como circunflejo)
* (conocido como asterisco)
Precedencia de operadores
Cuando se realizan operaciones extensas es posible que no se tenga clara la
forma en que se ejecutan. Por ejemplo, si se suma A3 ms B2 y al resultado se
multiplica por B3, la frmula queda: = A3 + B2 * B3
Posiblemente en este caso el usuario no tenga claro si la computadora realizar
primero la operacin de suma A3 + B2 y multiplicar luego el resultado por B3 o si
sumar A3 ms el resultado de haber multiplicado previamente B2 * B3. En
realidad, las operaciones de multiplicacin y divisin tienen mayor precedencia
que las de suma y resta, por lo que se realizan primero. Dando valores al ejemplo,
el procedimiento de interpretar la frmula = A3 + B2 * B3 es como sigue:
92
Si A3 es igual a 2.
B2 es igual 3.
B3 es igual a 1.
La frmula queda: 2 + 3 * 4.
Hoja de Clculo
Realizando la operacin de mayor precedencia, la multiplicacin 3 * 4, la

frmula queda: 2 + 12.
Realizando la operacin de menor precedencia, la suma 2 + 12, el resultado

ser 14.
El orden de precedencia de operadores es:
Primero se realizan las potenciaciones.
Segundo, se realizan las divisiones.
Tercero, se realizan las multiplicaciones.
Cuarto, se realizan las sumas y restas, que son indiferentes por ser
conmutativas.
A continuacin se detallan dos ejemplos adicionales de pasos en que se ejecutan

las frmulas.
Para la la expresin =2 + 3 * 4 / 2, los pasos son:
Primero se divide 4 / 2, con lo cual la frmula queda como: 2 + 3 * 2.
Se realiza la multiplicacin 3 * 2 y la frmula queda: 2 + 6.
Se suma 2 + 6 y el resultado es 8.
Para la la expresin =2 + 3 ^ 2 * 2 - 1, los pasos son:
Primero se efecta la potenciacin de 3 elevado al cuadrado 3^2, cuyo

resultado es 9, quedando la frmula como 2 + 9 * 2 1.
Se realiza la multiplicacin 9 * 2, cuyo resultado es 18 y la frmula queda

como: 2 + 18 1.
93
Se realizan las sumas y restas de 2 + 18 1 y el resultado es 19.
Hoja de Clculo
Signos de agrupacin
Para evitar confusiones con la precedencia de operaciones, se ponen a
disposicin los parntesis como signos de agrupacin. Por ejemplo, la frmula = 2
+ ( 3 * 2 ), realizar primero la operacin contenida en el parntesis 3 * 2, cuyo
resultado es 6. La frmula se reduce a una simple suma 2 + 6 y su resultado es 8.
La frmula =2 + 3 * 4 / 2 puede agruparse de dos maneras diferentes, dando lugar
a distintos resultados:
= 2 + ( (3 * 4) / 2 )
=((2+ 3)*4)/2
Su procedimiento de clculo se muestra paso a paso, tomando en consideracin

que primero se realiza la operacin contenida en el par de parntesis que es ms
interno.
ALTERNATIVA No. 1
ALTERNATIVA No. 2
= 2 + ( (3 * 4) / 2 )
=((2+ 3)*4)/2
= 2 + ( 12
/2)
=(
=(
20
20 / 2
10
=2+(
=2+
6
6
=8
*4)/2
)/2
Funciones bsicas
Esta seccin trata sobre cmo usar funciones predeterminadas en Calc para
realizar clculos numricos en forma automtica.
Introducir funciones manualmente
Una de las funciones ms necesarias de manejar es la de sumatoria. Consiste en
sumar automticamente listas de nmeros.
94
Hoja de Clculo
Por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra un breve listado de productos y
sus precios, al final del cual es necesario calcular la suma.
El procedimiento para realizar dicho clculo es:
Se da clic en la celda donde se desea el resultado, en este caso es B10
Se digita la frmula =SUMA(B2:B9)
Se presiona [Enter]
La funcin SUMA es la forma abreviada de realizar dicha operacin aritmtica, sin

tener que digitar toda la lista de sumandos: B2 + B3 + B4 + B5 + B6 + B7 + B8 +
B9. Dentro de los parntesis de tal funcin, se encuentra la expresin B2:B9, que
significa que el rango de celdas a incluir en la operacin va desde B2 hasta B9.
Las funciones como SUMA y similares, admiten que se digite su rango entre sus
parntesis, o que se seleccione mediante el ratn, dando clic en la primera celda
del rango y arrastrando hasta la ltima celda.
95
Hoja de Clculo
En este ejemplo, se digita la frmula =SUMA( y luego del parntesis de apertura
se da clic en la celda B2 y luego se arrastra el ratn hasta B9. Se cierra la frmula
con el parntesis ) y se presiona [Enter].
Al editar la frmula, aparece un pequeo recuadro de comentarios color amarillo,

el cual contiene la sintaxis o formato normal de sta. Su resultado es el siguiente.
96
Hoja de Clculo
Si se alterara cualquiera de los precios de los 8 artculos listados, el total de la
suma se actualizara automticamente. Un mtodo alternativo es dar clic sobre la
celda en la que se desea el resultado de la suma, en este caso, B10. Luego se da
clic en el botn sumatoria de la Barra de Frmulas, sealado en la siguiente
imagen:
Finalmente se presiona la tecla [Enter].
El asistente de funciones
Una forma prctica de implementar la funcin SUMA y muchas otras funciones
numricas, es mediante el Asistente de funciones, el cual se invoca dando clic
en el botn de la Barra de Frmulas que en la siguiente imagen se seala con
una flecha.
Se despliega una ventana llamada Asistente de funcin, en la cual hay un listado

de diversas funciones predeterminadas para clculos estadsticos, financieros,
operaciones de bases de datos, clculos de fechas, etc.
97
Hoja de Clculo
Al seleccionar una funcin de la lista, se muestra a la derecha de la ventana una
descripcin del propsito y forma de uso de dicha funcin. En la siguiente imagen
se ha seleccionado la funcin PROMEDIO.
Luego de haber seleccionado una funcin, se puede dar clic en el botn Aceptar y
la funcin aparecer en la celda que estaba seleccionada al momento de iniciar el
Asistente.
Cuando en la lista Categora se encuentra seleccionada la opcin Todos, en la
lista Funcin (abajo) aparecen todas las funciones disponibles. Dado que son
muchas, a veces es necesario filtrarlas, por lo que se puede dar clic en la lista
desplegable Categora para reducir el listado un tipo determinado de funciones, tal
como se muestra.
98
Hoja de Clculo
Funciones estadsticas
Si se dispone de una sencilla tabla de notas como la que se muestra a
continuacin, se puede calcular los promedios de cada estudiante, el promedio
global, la desviacin estndar de cada promedio y obtener las notas mximas y
mnimas de cada uno.
Para calcular los promedios puede hacerse uso del Asistente para funciones
para agregar la funcin, o digitar manualmente =PROMEDIO( en la celda E2.
Luego se especifica el rango de la primera nota hasta la tercera nota, es decir, de
99
Hoja de Clculo
B2
hasta
D2.
Cerrando
el
parntesis,
la
frmula
queda
como
=PROMEDIO(B2:D2), tal como se puede apreciar en la Barra de frmulas. En E2

se muestra el resultado de la operacin, que indica que el alumno Juan Jordn
obtuvo una nota promedio de 7.4.
Para calcular el promedio de los siguientes alumnos, puede repetirse el proceso

anterior o simplemente ejecutar el comando Copiar a la celda E2 y luego Pegar
en las celdas E3, E4 y E5. El pegado puede hacerse individualmente a cada celda
o se puede seleccionar las tres al mismo tiempo mediante el ratn, para ejecutar el
comando Pegar una sola vez.
100 www.gradodigital.edu.sv
Hoja de Clculo
Es importante notar que cuando la frmula se copi y peg de una celda a otra,
cambian las filas de las celdas que son usadas para el clculo, para que el
resultado mostrado en E3 no se realice en base al rango de celdas B2:D2, sino a
las celdas de su respectiva fila B3:D3. Esto puede corroborarse viendo el estado
de la funcin en la Barra de frmulas de la imagen anterior.
El promedio global se mostrar en la celda E6. Se calcular en base a los
promedios de cada alumno, por lo cual el rango de datos a determinar en la
funcin es E2:E5.
Similar a la funcin PROMEDIO, se agrega la que calcula la desviacin estndar,

cuyo nombre abreviado es DESVEST. Para el primer alumno, la desviacin de su
promedio se muestra en la celda F2 y toma las mismas celdas como rango de
datos, B2:D2. No se incluye E2, ya que esta celda no contiene propiamente una
nota, sino el clculo del promedio de todas las notas.
Hoja de Clculo
En la siguiente imagen se muestran calculadas todas las desviaciones. Notar la
variacin de los nmeros de fila en las celdas que forman parte del rango de datos
de la funcin. Para la celda F5, el comando Pegar actualiz los valores del rango
a B5:D5, tal como se puede observar en la Barra de Frmulas.
Para encontrar automticamente la nota mxima de cada alumno, se hace uso de

la frmula MX, tal como se muestra.
Para encontrar automticamente la nota mnima de cada alumno, se hace uso de

la frmula MN, segn se aprecia en la imagen.
Hoja de Clculo
Referencias absolutas y relativas

Respecto a la forma en que se establecen las referencias a las celdas, se plantea
el siguiente ejemplo de una encuesta ficticia, preguntado a 42 estudiantes cuntas
horas estudian al da. En lugar de anotar un nmero, se han contado las veces en
que cada estudiante ha escogido 1 de 5 categoras que van de Menos de una
hora a ms de tres horas.
Se pretende calcular los porcentajes de estudiantes que han escogido cada

opcin, tomando como 100% el nmero total de encuestados que es 42. La forma
acostumbrada a calcular los porcentajes es dividiendo el recuento de cada
categora entre el nmero total de encuestados.
Hoja de Clculo
Es decir que si la primera categora, Menos de una hora, ha sido escogida por
6 estudiantes, se divide 6 entre 42, lo cual da como resultado 0.1428571429.
Redondeando el valor a tres decimales, queda 0.143.
En la siguiente imagen se ha realizado este clculo, dividiendo la celda B3 que
contiene la categora en mencin, entre la celda B8 que contiene el nmero total
de encuestados.
Como el valor resultante es un decimal, se debe dar formato a la celda, dando clic
derecho y luego clic en Formatear celdas; en la pestaa Nmeros, se selecciona
la categora Porcentaje y la opcin Decimal se deja con el valor 1. Como se
aprecia a continuacin, slo el 14.3% de los entrevistados dicen estudiar menos
de una hora al da.
Hoja de Clculo
Para calcular los dems porcentajes, puede repetirse el mismo procedimiento o

dar Copiar y Pegar a la formula, tal como se explic en el ejemplo de la seccin
anterior. El problema esta vez es que aparece un mensaje de error en las celdas:
#DIV/0! este mensaje informa que la frmula ha detectado una divisin entre cero,
lo cual no es posible matemticamente.
Tal como se explic en la seccin anterior, al copiar una frmula hacia una fila
inferior, el nmero de fila de las celdas es cambiado para que el resultado del
clculo no sea igual al de la frmula original, sino que tome en cuenta nuevos
datos.
Hoja de Clculo
Entonces, si en la imagen anterior, la celda C3 era el resultado de dividir B3 entre
B8, la celda C4 ser calculada a partir de B4 y B9. Como se ve, por haberse
pegado la frmula en una fila inferior, el nmero de fila de todas las celdas se
incrementa en uno. La celda C3 se aumenta a C4, B3 a B4 y B8 a B9, tal como se
muestra.
El error de la divisin entre cero viene dado porque la celda B9 no tiene ningn
valor, es deicr, es cero. En otras palabras, el incremento de la celda B3 a B4 es
deseable, porque la frmula toma en cuenta la respectiva categora de su fila, pero
se pierde la referencia al total de encuestados, valor que debera ser fijo. Para
usar esa celda, sin que se cambie al pegar la frmula en otra posicin, se usa el
smbolo de dlar $, con lo cual la frmula en C2 no debi ser = B3 / B8, sino que
se debi escribir = B3 / B$8. El signo de dlar indica que el valor de la fila 8 no
deber ser cambiado cuando la frmula se pegue en otros lugares.
Hoja de Clculo
Una vez escrita la frmula con la celda B8 fija en la fila 8, se copia y pega en el
rango C4:C8. Es de notar que en la celda C8 se muestra el valor de 100% porque
es el porcentaje del total. En la Barra de frmulas aparece = B8 / B$8, ya
indicando que el primer valor de la divisin ha cambiado, pero el segundo se
mantuvo fijo.
Hoja de Clculo
Mensajes de error en frmulas

Cuando se comete algn error en una frmula, aparece un mensaje de alerta en
lugar del resultado esperado. Segn el tipo de error, as ser diferente dicho
mensaje. A continuacin se presenta una lista de los 10 fallos ms frecuentes.
1. Cdigo de error: ###
La celda no es suficientemente ancha para mostrar el contenido.
Para corregir esta situacin, basta con hacer la columna ms ancha.
2. Cdigo de error: #NOMBRE?

No se ha podido evaluar una frmula. Debe estar equivocado el nombre de una
columna, funcin, celda, etc.
Algunas frmulas que provocan este error son:
=DESVET(A1:A20) donde se ha escrito mal el nombre de la funcin

DESVEST que calcula la desviacin estndar.
Hoja de Clculo
=PROMEDIO(A*1:A20) donde se ha introducido por error un asterisco.
=5 + .0.2 donde se ha introducido por error dos puntos decimales. En este

caso el que causa el error es el que est antes del cero.
3. Cdigo de error: #DIV/0!

Indica que en la frmula se intenta realizar una divisin entre cero. En el siguiente
ejemplo, A1 tiene el valor de 3, A2 de cero y A3 es el resultado de dividir A1 entre
A2. Como la divisin entre cero es matemticamente imposible, muestra dicho
mensaje de error. Ntese que la celda B1 intenta calcular el promedio del rango
A1:A3, pero muestra como resultado el mismo error de A3 porque esta frmula
tampoco puede ser calculada si una de las referencias es incorrecta.
Algunas funciones tambin devuelven este valor, por ejemplo la funcin que
calcula la desviacin estndar, DESVEST, cuando se le pasa como argumento una
sola celda o dato, en lugar de un rango de datos. Por ejemplo, =DESVEST(A1).
4. Cdigo de error: #VALOR!
La frmula no puede ser calculada porque se ha definido equivocadamente.
Tambin es posible que la celda a la que se hace referencia dentro de una frmula
contenga texto en vez de un nmero. En el siguiente ejemplo, en D5 se ha hecho
la suma de los valores que van desde C1 hasta C4. El error es causado porque se
ha incluido C1, ya que es el ttulo de texto y no un valor numrico.
Hoja de Clculo
5. Cdigo de error: 501

Algn carcter dentro de la frmula no es vlido. Por ejemplo, si se introduce
accidentalmente el carcter en la frmula = A1 + .
El argumento interno de una funcin no es vlido. Por ejemplo, si se quiere
calcular la raz cuadrada del valor contenido en la celda A1, se debe usar la
frmula =RAIZ(A1). Sin embargo, si A1 posee un nmero negativo, se mostrar el
mensaje de error en la celda porque matemticamente slo es posible calcular la
raz cuadrada de un nmero mayor o igual a cero.
Indica que existen algn error con los parntesis de una frmula, usualmente
porque falta o sobra alguno. Las siguientes frmulas mostrarn este error:
=RAIZ(4)) sobra un parntesis de cierre.
= 5 + A3 * A1) falta un parntesis de apertura.

Ocurre cuando falta una variable en la frmula. Por ejemplo: = A1 * / 2 indica una
multiplicacin y una divisin al mismo tiempo. Probablemente falta una variable en
medio de los dos operadores o uno de ellos deba ser removido.
110
Hoja de Clculo

Significa que falta un parmetro. El contenido de una celda se ha dejado vaco.
Por ejemplo, si la funcin =RAIZ() se deja tal cual, sin ninguna celda a la cual
hacer referencia para el clculo.
Indica que se ha indicado una referencia circular en la celda. En el siguiente
ejemplo, B1 es el resultado de multiplicar A1 por A2. Pero si en A2 se escribe la
frmula =B1 para que A2 sea igual a B1, habr un error de referencia circular. La
frmula se contradice porque es como si se dijera que B1 se calcula a partir de A2,
pero que A2 es igual a B1. En este caso, tal como se ve a continuacin, ambas
celdas muestran el error.
111
Hoja de Clculo
MDULO V CREACIN DE GRFICOS
Introduccin
El estudiante aprender en este apartado a presentar informacin en forma visual,
mediante grficas de barras, circulares y de lneas, que permitan enriquecer la
comprensin de los datos.
Objetivo
Proporcionar los conocimientos necesarios para la creacin, modificacin e

interpretacin de grficos generados a partir de datos numricos.
112
Hoja de Clculo
Tipos bsicos de grficos y su propsito

Los grficos son usados para ofrecer representaciones visuales de datos
numricos, con el fin de volverlos ms atractivos y fciles de interpretar. Los tres
tipos ms usados de grficos son:
Grfico de lneas.
Grfico de barras.
Grfico de crculo o de pastel.
A continuacin se describir el uso de cada uno.
Grfico de lneas
Se utiliza para representar cmo cambian los datos en funcin del tiempo. Tales
datos pueden ser parte de una variable continua, es decir, aquella en que cada
valor est es una representacin de un mismo concepto y que a su vez est
relacionado con todos los dems valores. Algunos ejemplos de variables
continuas, son:
Los valores que marca un termmetro, y que se apuntan cada 15 minutos

durante todo el da.
Los precios de venta semanales de un artculo, registrados a lo largo de un

ao.
Las ganancias que obtienen quincenalmente un negocio, a lo largo de un

semestre.
Las notas que un alumno ha sacado en cada una de las actividades de la

asignatura de Ingls, durante todo un periodo o un ao escolar.
113
Hoja de Clculo
La cantidad de libros prestados mensualmente en una biblioteca, durante

un ao.
A continuacin se muestra una tabla de datos con informacin relativa a gastos

ficticios en los que ha incurrido un institucin, durante el ao 2011.
El mejor tipo de grfico para representar esta serie de datos, es el de Lnea, ya

que permite tener una idea de la tendencia o comportamiento de la variable
Gasto 2011, a lo largo de todo el ao.
114
Hoja de Clculo
Grfico de barras
Se utiliza para representar una comparacin entre los datos de diversas variables,
las cuales tienen un comportamiento independiente entre s. Algunos ejemplos de
variables independientes, son:
La calificacin que reciben en la escala del 1 al 10, los diferentes platillos de

comida de un restaurante, segn una encuesta realizada a los clientes.
La cantidad de votos que reciben 5 pelculas diferentes al final de un

concurso, en el que un grupo de personas ha determinado cul es su
favorita.
El total de libros prestados por una biblioteca, a diversos grados de una

institucin educativa, durante un ao determinado.
A continuacin se muestra un ejemplo de ese ltimo elemento.
115
Hoja de Clculo
El mejor tipo de grfico para representar esta serie de datos, es el de Barras, ya

que permite tener una idea comparativa de los prstamos a varios grados, cuya
tendencia se considera independiente entre s, a lo largo de todo el ao.
Grfico de crculo
Conocido tambin con el nombre de grfico de pastel, se utiliza para representar
una comparacin entre los valores porcentuales de varias categoras de una
misma variable. Algunos ejemplos de categoras de variables, son:
116
Hoja de Clculo
La opinin de Bueno, Regular y Malo, que varios clientes seleccionen

en una encuesta en relacin a la calidad de un servicio recibido.
La cantidad de casos de gripe registrados en una clnica, clasificados por

Nios, Adolescentes, Adultos y Adultos mayores.
La cantidad de horas que estudian los alumnos de determinado grado,

siempre y cuando se hayan creado categoras puntuales que sean
excluyentes entre s, como:
Menos de una hora diaria.
Una hora diaria.
Dos horas diaria.
Tres horas diaria.
Mas de tres horas diaria.
A continuacin se muestra un ejemplo de ese ltimo caso.
117
Hoja de Clculo
El mejor tipo de grfico para representar esta serie de datos, es el de Crculo, ya
que permite tener una idea comparativa de la ocurrencia de cada categora (o sea
la frecuencia) de una misma variable (las horas de estudio). El valor de cada
categora se considera excluyente entre s.
Es de resaltar que para generar esta grfica, no es necesario calcular los

porcentajes, ya que Calc los estima a partir de los datos introducidos en la tabla,
para luego graficarlos.
Insertar grficos
El proceso para crear grficos, es como sigue. Primero deben escribirse los datos
y seleccionarlos, tal como se muestra en la imagen.
118
Hoja de Clculo
Para configurar el grfico a insertar, se deber dar clic en el men

Insertar/Grficos... o dando clic en el botn Grfico de la barra de
herramientas estndar.
Se abrir la interfaz Asistente de grficos, la cual posee 4 pasos. El primero es

para seleccionar el tipo de grfico.
119
Hoja de Clculo
En el siguiente paso se establece la seleccin de los datos a graficar. Como stos
fueron seleccionados previamente, en el cuadro Rango de datos aparece escrita
la referencia al rea que contiene los datos: $Hoja1.$A$2:$B$14, que significa
que han de graficarse los valores ubicados en la Hoja nmero 1, en el cuadrado
que va desde la celda A2 hasta la B14. Si el usuario desea cambiar el rango,
puede cambiar esta referencia por otra. Las otras opciones permiten especificar si
la serie de los datos se encuentra listada en columna (de arriba hacia abajo, tal
como en el ejemplo), o si lo estn en filas (de izquierda a derecha).
Al seleccionar una de las opciones Primera fila como etiqueta o Primera
columna como etiqueta, se especifica cules valores servirn como etiqueta de
los datos. En este caso, como los meses son la etiqueta de los datos, se
selecciona la opcin Primera columna como etiqueta. La interfaz que contiene
todas estas opciones, es la siguiente.
Si se prefiere seleccionar el rango de datos mediante la funcin de arrastre del

ratn, en lugar de escribir la referencia, puede dar clic en el botn Seleccionar
un rango de datos, que se muestra a continuacin.
Hoja de Clculo
ste colapsar la ventana actual, dejando habilitado un recuadro de texto (imagen

siguiente) en el cual, al seleccionar con el ratn el rea de los datos, mostrar su
correspondiente referencia.
Al terminar, pude darse clic en el botn de la derecha (que se muestra a

continuacin), con lo cual la ventana de asistente de grficos volver a su estado
normal.
En caso que se desee graficar ms de una lnea, es posible agregar varias series
en la siguiente interfaz. Dando clic en el botn Agregar, se crea una nueva
serie. Al dar clic en el elemento Nombre, del recuadro Rango de datos, permite
seleccionar la celda que contiene el nombre de la serie que ser la etiqueta, y la
referencia a sus elementos se introduce en Categoras. Los datos a graficar se
especifican al seleccionar el elemento Valores-Y, del recuadro Rango de datos,
introduciendo la referencia a la serie en Rango para Valores-Y.
Hoja de Clculo
Finalmente, en el cuarto paso, se introduce informacin acerca del grfico: ttulo,

subttulo, ttulo del Eje X (horizontal) y ttulo del Eje Y (vertical). Ofrece tambin la
opcin de mostrar y ubicar la leyenda de los datos.
Hoja de Clculo
Dar formato a grficos

Los grficos pueden ser movidos, copiados, o modificados en su tamao, como si
se tratara de cualquier imagen u objeto grfico. Sin embargo, al dar doble clic
sobre ellos, se activan sus funciones especiales, por ejemplo para modificar el
formato de sus objetos internos como el ttulo y la leyenda. Para acceder a
opciones especiales de formato, puede darse clic derecho sobre su interior (del
grfico al que se ha dado doble clic) y aparecer el siguiente men contextual.
La primera opcin, Formato de rea grfica..., muestra una interfaz llamada rea
de grficos, que contiene tres pestaas con opciones. La primera es Borde, que
permite escoger el estilo, diseo y color del borde del rectngulo que contiene el
grfico, tal como se muestra a continuacin.
Hoja de Clculo
La pestaa rea, permite escoger un color de fondo para el grfico.
Hoja de Clculo
La pestaa Transparencia, como su palabra lo indica, permite hacer transparente
el fondo del grfico, segn el porcentaje indicado. Tambin ofrece la opcin para
que el fondo sea un gradiente, es decir, un degradado del color de fondo que se
ha escogido. Un ejemplo de una grfica con degradado vertical de color gris, es
como sigue.
La pestaa Transparencia en la que se configur el degrado de la imagen

anterior, se muestra a continuacin.
Hoja de Clculo
En el men contextual de grficos existen otras opciones. Insertar ttulos...
muestra una ventana que permite escribir ttulos para el grfico y sus ejes.
Con Tipo de grfico, puede cambiarse el tipo de grfico que se ha escogido. Por
ejemplo, si los datos fueron dispuestos como un grfico de lneas, con esta opcin
pueden ser mostrados como un grfico de barras.
Hoja de Clculo
As como se explic que puede seleccionarse el rango de datos con el Asistente
de grficos, a travs de la opcin Rango de datos, que despliega una interfaz y
una pestaa del mismo nombre, en la que pueden cambiarse los datos de una
grfica, una vez sta ya haya sido creada.
Finalmente, y de forma similar a como se hace en el Asistente de grficos, es

posible crear varias series de datos para una grfica, a travs de la interfaz Rango
de datos, pestaa Series de datos.
Hoja de Clculo
GLOSARIO
Sistema Operativo: (SO) es el programa o conjunto de programas que efectan
la gestin de los procesos bsicos de un sistema informtico, y permite la normal
ejecucin del resto de las operaciones.
Release: Es una versin de un determinado software. Lanzamiento, estreno ,
liberacin de un software en especfico y nuevo.
Enlace: Es la tecnologa que conecta dos sitios web o dos pginas web o algn
vinculo con otro determinado proceso.
Instalar: Incorporar en una computadora una aplicacin o un dispositivo para
poder ser utilizado. Las aplicaciones ms elaboradas suelen tener un programa
instalador que facilita el proceso.
Descomprimir: Accin de desempaquetar uno o ms archivos que anteriormente
han sido empaquetados, y habitualmente tambin comprimidos, en un solo
archivo, con objeto de que ocupen menos espacio en disco y se precise menos
tiempo para enviarlos por la red.
Aplicaciones: Es una forma abreviada para designar a un programa de
aplicacin. Un programa de aplicacin es aqul diseado para desempear una
funcin especfica directamente para el usuario.
ODS: Es un formato de archivo de documentos de OpenDocument. Es un
estndar abierto para documentos electrnicos, especial para hojas de clculo.
CVS: Son formatos que consiste en texto simple delimitado por caracteres
especiales.
Vista previa: Le proporciona una vista completa de las pginas del documento
para que pueda realizar una revisin antes de imprimirlo.
Hoja de Clculo
Celda: Es la interseccin entre las filas y las columnas de un documento Calc.
Metafile: Es un formato de archivo grfico.
Bits: Bit es el acrnimo de Binary digit. (dgito binario). Un bit es un dgito del
sistema de numeracin binario.
Bitmap: Una imagen rasterizada, tambin llamada mapa de bits, imagen matricial
o bitmap, es una estructura o fichero de datos que representa una rejilla
rectangular de pxeles o puntos de color, denominada raster, que se puede
visualizar en un monitor de ordenador.
Carcter: Es una unidad de informacin que corresponde aproximadamente con
un grafema o con una unidad o smbolo parecido, como los de un alfabeto o
silabario de la forma escrita de un lenguaje natural.
Grfico: Son las denominaciones de la representacin de datos, generalmente
numricos, mediante recursos grficos (lneas, vectores, superficies o smbolos),
para que se manifieste visualmente la relacin que guardan entre s.
Hoja de Clculo
BIBLIOGRAFA
The
Document
Foundation.
(s.f.).
Ayuda
de
LibreOffice
Writer.
Recuperado el 6 de junio de 2001, del Software LibreOffice 3.3.2, men

Ayuda.
Free Software Foundation. (2011). La Definicin de Software Libre.

Recuperado el 10 de junio de 2011, de http://www.gnu.org/philosophy/freesw.es.html.
The Document Foundation. (s.f.). Descarga de LibreOffice. Recuperado el

6 de junio de 2011, de http://es.libreoffice.org/descarga.
OpenOffice.org.org. (s.f.). Descarga de OpenOffice.org.org. Recuperado

el 6 de junio de 2011, de http://es.OpenOffice.org
Gatjens Soporte Tcnico (s.f.). Conceptos de informtica. Recuperado el

10 de junio de 2011, de http://sites.google.com/site/gatjenssoportetecnico/
home/conceptos-de-informatica.
Universidad de Murcia (s.f.). Web de tcnicas de documentacin y

elaboracin de trabajos en la investigacin psicolgica. Recuperado el 30
de
junio
de
2011,
docum4.htm.
de
http://www.um.es/docencia/agustinr/docum/

Curso Hoja de Calculo

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Curso Hoja de Calculo

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

2011

Curso Hoja de Clculo

Viceministerio de Ciencia y Tecnologa

Convenio DCI ALA/2011/260-269

MDULO I CONCEPTOS GENERALES

Objetivo del Mdulo

Introducir al participante acerca de los aspectos bsicos del uso, instalacin

Descarga e instalacin de paquete de oficina para Windows

http://www.libreoffice.org/download/ tal como puede apreciar a continuacin:

Ha de cerciorarse que el Sistema Operativo sea Windows (lista desplegable color

3. D doble clic en el cono llamado LibO_3.3.2_Win_x86_install_multi.exe

5. Luego aparecer la ventana que solicita seleccionar la carpeta donde sern

8. Seleccionar qu programas sern instalados. Para que la funcionalidad de

Ahora que ya cuenta con el programa de oficina instalado, es necesario que

3. Luego aparecer la ventana que le solicita seleccionar la carpeta donde

4. El programa de instalacin da la bienvenida y solicita confirmacin para

6. Aparecer la ventana que solicita seleccionar la carpeta donde ser

8. Deber esperar un breve instante mientras se instala el paquete de

Iniciando la hoja de clculo

2. A travs del cono de acceso directo que se ha ubicado en el escritorio.

A continuacin abrir una ventana con el listado de las aplicaciones de

Para finalizar este tema, se describen las partes principales de la pantalla de

Barra de men: Incorpora las principales opciones del programa en forma

Barra de herramientas: Muestra en forma de botones las opciones ms

Barra de frmulas: Sirve para seleccionar o editar las funciones

Hoja de clculo: Es el rea donde de editan los datos.

Pestaas de hoja de clculo: Permiten disponer de varias hojas de

Barra de estado: Proporciona informacin importante con respecto al

Barra de Zoom: Permite ampliar o alejar la vista del contenido, segn se

Barras de desplazamiento: Permiten recorrer la hoja de clculo, horizontal

MDULO II ACTIVIDADES BSICAS CON UNA HOJA DE

Objetivo del mdulo

Conocer y aplicar las funciones bsicas de Calc en cuanto a la creacin,

Crear un documento nuevo

En estos 3 casos, aparecer la ventana de exploracin de archivos, donde

4. Si el archivo fue utilizado recientemente, puede encontrarse y abrirse desde

Con cualquiera de los tres mtodos, aparecer un cuadro de dilogo que

La aplicacin solicitar el nombre del archivo. El lugar predeterminado donde se

En el rea Contrasea de encriptacin del archivo, se solicita introducir dos

LibreOffice tiene un mecanismo automtico llamado Auto guardado, que almacena

De igual manera pueden guardarse documentos en otros formatos. En la ventana

datos.cvs, para guardar como texto simple (deliminato por comas y

datos.xls, para guardar como documento compatible con Microsoft Excel

datos.xlsx, para guardar como documento compatible con Microsoft Excel

Tambin resulta necesario saber exportar un documento al formato porttil de

y luego en la ventana emergente Exportar, dar un nombre al archivo y

Es importante considerar un par de aclaraciones con respecto al texto anterior:

Configuracin del papel

En la interfaz anterior, seccin Formato de papel, puede escogerse el tamao del

La siguiente pestaa es la de Fondo, con la cual es posible fijar un color o una

La pestaa de Encabezamiento, permite agregar encabezados a las pginas,

La pestaa Hoja, especifica los elementos que se deben incluir en la impresin de

Propiedades del documento

La pestaa Descripcin, ofrece la oportunidad de comentar el ttulo, tema,

La pestaa Internet, establece las opciones de actualizacin y transferencia de

La pestaa Seguridad, ofrece el servicio de asegurar la apertura del documento

Al dar clic en el botn Proteger, aparece una ventana solicitando que se

Por ltimo la pestaa Estadsticas, ofrece un recuento de la cantidad de objetos

Vista previa e impresin de un archivo

Para cambiar la impresora con la cual se imprime directamente, as como

La Vista previa (a la izquierda) muestra la apariencia que tendr cada hoja de

La ltima pestaa es la de Opciones, con la que se pueden establecer algunas

Se desplegar una interfaz como la que sigue:

MDULO III TRABAJAR CON LA HOJA DE CLCULO