Presupuesto del Sector Privado

Desarrollo de polticas de inventarios

En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin relativamente
elevada y pueden tener un impacto significativo en las principales funciones de la empresa
y por ende, en sus utilidades. Cada una de las funciones relacionadas causa diferentes, y a
menudo inconsistentes, demandas, como las siguientes:

Ventas.- se requieren grandes inventarios de artculos terminados para satisfacer

oportunamente las necesidades del mercado.

Produccin.- se requieren grandes inventarios de materias primas y componentes
comprados, para asegurar la disponibilidad que exigen las actividades de
manufactura. Asimismo, se necesita una poltica flexible de inventarios para los

artculos terminados, a fin de facilitar el logro de niveles estables de produccin.

Compras.- las adquisiciones en grandes volmenes minimizan el costo unitario y
los gastos generales de la funcin de compras; por lo tanto, es conveniente una
poltica flexible de inventarios para los materiales y los componentes que se

compran.
Finanzas.- los niveles bajos de inventarios minimizan las necesidades de inversin
(efectivo) y reducen los costos de mantener los inventarios (almacenamiento,
obsolescencia, riesgos, etc.).

Los objetivos de las polticas de inventarios deben ser:

1. Planificar el nivel ptimo de la inversin en inventarios y
2. A travs del control, mantener de manera razonable estos niveles ptimos.
Los niveles de los inventarios deben mantenerse entre dos extremos: un nivel
excesivamente elevado (que origina costos excesivos de mantenimiento de inventarios) y
un nivel insuficiente para satisfacer en forma oportuna las demandas de ventas y de
produccin (que genera un costo elevado por falta de existencias). Una consideracin
importante, al planificar y controlar los inventarios, es la de que stos deben absorber la
diferencia en las existencias, entre los niveles del volumen de ventas y el de la produccin
(o compras).

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Con frecuencia, la administracin descuida la planificacin y el control de los inventarios.
Como resultado, para compensar el nivel excesivo de inventarios, la administracin se ve
obligada sbitamente a reducir los precios de venta de los artculos, a un nivel no deseable.
Esta accin es necesaria para liquidar con rapidez el inventario a fin de generar efectivo y
poder cubrir las exigencias inmediatas de los acreedores. A menudo esta accin tambin se
ve acompaada de una drstica reduccin en la produccin.
Para determinar las necesidades de la produccin, deben tomarse en consideracin los
inventarios de artculos terminados y produccin en proceso. Es imposible desarrollar un
plan realista de produccin sin tener polticas definidas de inventarios. Una de las
principales ventajas de la planificacin de la produccin es que obliga a considerar de
manera anticipada el problema de los inventarios.
Las polticas de inventarios deben incluir: 1) el establecimiento de normas para el
inventario, como niveles mximo y mnimo, o tasas meta de rotacin, y 2) la aplicacin de
tcnicas y mtodos que aseguren el cumplimiento de las normas planificadas para el
inventario. La presupuestacin exige que se establezcan polticas de inventarios y permite
informar sobre las variaciones, de un mes a otro, de los niveles reales de los inventarios con
respecto a los niveles fijados por las normas.
Para determinar las polticas de inventarios, respecto a los artculos terminados, la
administracin debe considerar estos factores:
1. Cantidades, en unidades, que se requieren para satisfacer las necesidades de ventas.
Resolver este problema entraa considerar el presupuesto de ventas y la
estacionalidad de la demanda. Los ejecutivos del departamento de ventas deben
2.
3.
4.
5.

involucrarse directamente en este problema.

El carcter perecedero de ciertas partidas del inventario.
La duracin del periodo de produccin.
Las instalaciones de almacenamiento.
Capital suficiente para financiar la produccin de inventarios con cierta anticipacin

a las ventas.
6. Necesidades de tiempos de distribucin.

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7. Costo de conservar los inventarios: a menudo existen numerosos e importantes
costos relacionados con el almacenamiento de grandes cantidades de artculos. Los
principales renglones de costos que se relacionan con la conservacin de los
inventarios son: salarios, seguros, impuestos, renta o depreciacin de las
instalaciones, transportacin y manejo.
8. Proteccin contra escasez de materiales y componentes directos.
9. Proteccin contra escasez de mano de obra.
10. Proteccin contra incrementos en precios de materiales y partes de repuesto.
11. Riesgos involucrados en el inventario:
a) Descensos en los precios.
b) Obsolescencia de las existencias.
c) Prdida por siniestros y robo.
d) Prdida de la demanda.
e) Polticas de devoluciones por los clientes.
Algunos de estos factores contraactan unos sobre otros; el punto es que una poltica de
inventarios ptimos, refleja un equilibrio entre estos diversos factores.
Es conveniente que las polticas de inventarios relativas a los artculos terminados se
expresen tan claramente como sea posible. Por ejemplo, declarar la poltica de inventarios
en trminos como nuestros planes son mantener el inventario mnimo es inadecuado.

Componentes del presupuesto de produccin

Determinacin de unidades a producir
Procedimiento para calcular el presupuesto de produccin:
a) Se debe realizar una verificacin del sistema de produccin que se va a utilizar en la
empresa, de ser un modelo fijo, solo bastar con calcular las unidades necesarias
para la produccin y dividirlas entre el periodo presupuestal, el cual generalmente
es 12 meses. De utilizarse un modelo de produccin variable, debe calcularse las
variaciones mensuales en los inventarios, de manera de programar los inventarios al
cierre del ejercicio.
=

If II
12

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b) Se calculan los inventarios esperados por periodo. Si la variacin es positiva, se van
incrementando los inventarios, en caso contrario, si la variacin mensual es
negativa, se van disminuyendo hasta alcanzar la proyeccin deseada del inventario
final.
c) Por ltimo se calcula la produccin necesaria por periodo a travs de la formula
siguiente:
Pp=PvIi+ If

Presupuesto de Materias Primas

Para asegurar que se tengan disponibles las cantidades adecuadas de materias primas y
partes componentes, en el momento en que hayan de necesitarse, as como planificar los
costos de tales insumos, el plan tctico de utilidades de corto plazo debe comprender: 1) un
presupuesto detallado que especifique las cantidades y los costos de tales materiales y
partes y 2) un presupuesto correspondiente de compras de materiales y partes. La
planificacin de las materias primas y las partes generalmente requieren de la preparacin
de los cuatro siguientes subpresupuestos:
1. Presupuesto de materiales y partes. Este presupuesto especifica las cantidades
planificadas de cada clase de materia prima y partes, por subperiodo, producto y
centro de responsabilidad, requeridas para la produccin planificada.
2. Presupuesto de compras de materiales y partes. Este presupuesto especifica las
cantidades requeridas de cada material y parte y las fechas aproximadas en que se
necesitan; por lo tanto, debe desarrollarse un plan de compras. El presupuesto de
compras de materiales y partes especifica las cantidades que habrn de comprarse
de estos insumos, el costo estimado y las fechas requeridas de entrega.
3. Presupuesto del inventario de materiales y partes. Este presupuesto especifica
los niveles planificados del inventario de materias primas y partes en trminos de
cantidades y costo. La diferencia, en unidades, entre los requerimientos segn se
especifica en el presupuesto de materiales (punto 1) y el presupuesto de compras
(punto 2) se muestra, como aumentos o disminuciones planificados, en el
presupuesto del inventario de materiales y partes.
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4. Presupuesto del costo de materiales y partes utilizados. Este presupuesto
especifica el costo planificado de los materiales y partes (punto 1) que sern
utilizados en el proceso productivo. Ha de observarse que este presupuesto no puede
completarse sino hasta que se haya desarrollado el costo planificado de las compras
(punto 2).
Los cuatro diferentes presupuestos que se enumeran antes estn directamente relacionados
entre s. En conjunto, puede mirrseles como el presupuesto de materiales y compras. En
situaciones simples, pueden combinarse los cuatro presupuestos; frecuentemente se
combinan los puntos 1 y 4. En situaciones algo ms complejas son esenciales presupuestos
separados, segn se ha dicho antes, especialmente cuando los correspondientes datos deban
desarrollarse en forma secuencial.
Adems de la planificacin, existen dos objetivos bsicos imperantes para disear cada uno
de estos presupuestos de materiales y partes:
1. El control. Los costos de las materias primas y partes estn sujetos al control
directo en el punto de utilizacin; por lo tanto, las correspondientes actividades y
costos deben presupuestarse en trminos de reas o centros de responsabilidad y por
subperiodos.
2. Costeo del producto. Los costos de los materiales directos y las partes se incluyen
en los costos de manufactura (costos de los productos); por consiguiente, deben
rastrearse hacia los productos.
A causa de estos dos objetivos bsicos, los materiales y partes componentes deben
presupuestarse: por tipo de materia prima y parte, por centro de responsabilidad, por
subperiodo y por tipo de artculo terminado. Estas clasificaciones mltiples tienden a
complicar el formato que se emplee para el presupuesto.

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