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Matriz de clasificacin de los interesados.

Herramienta de anlisis que permite ordenar a los involucrados del proyecto segn
sus niveles de inters e influencia en l. Permite priorizar a los interesados ms
importantes para desarrollar las estrategias correspondientes (p. 33).
Su proceso de anlisis y construccin es algo subjetivo y depende mucho de la
calidad de la informacin que el proyecto tenga de los interesados. Su clasificacin
puede cambiar a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Por tanto, es un trabajo
permanente durante la implementacin del proyecto.
Una vez que la informacin est completa, el gerente del proyecto deber
representar esta informacin utilizando una matriz de 2 x 2 que le permita clasificar
a cada involucrado en uno de los grupos para los cuales se definen las diferentes
estrategias.
Matriz de clasificacin de los interesados.

Cada uno de los cuadrantes del grfico implica una estrategia que permite
manejar las relaciones con los interesados:

Bajo poder / Bajo inters = Monitorear.

Alto poder / Bajo inters = Mantener satisfecho.

Bajo poder / Alto inters = Mantener informado.

Alto poder / Alto inters = Gestionar atentamente (p. 34).

Las estrategias que el equipo del proyecto identifique irn dirigidas a incrementar
el soporte al proyecto y minimizar el impacto negativo de los interesados. Estas
estrategias pueden incluir:

Participacin en las actividades o eventos del proyecto;

Comunicacin para mejorar la informacin acerca del proyecto;

Colaboracin de terceros que puedan influir positivamente en un


interesado;

Mitigacin de las acciones negativas de un interesado.

Necesidades de informacin de los interesados.


Cada uno de los interesados tiene una necesidad de informacin diferente del
proyecto. En algunos casos se trata de una exigencia contractual; es decir, el
interesado y el proyecto tienen un acuerdo formal para la entrega de informacin
que incluye un formato y un cronograma especficos. En otros casos, las
necesidades de informacin estn vinculadas con el cumplimiento de las normas o
regulaciones del pas. Por ejemplo, la entidad financiadora del proyecto requiere la
informacin para usarla como herramienta para analizar el avance y la
programacin de los desembolsos de los fondos requeridos; o puede que la
informacin se requiera para efectuar la programacin financiera de la
organizacin o para cumplir con las normas financieras o legales establecidas.
Cualquiera que sea el caso, el gerente encargado del proyecto deber identificar y
clasificar todas las necesidades de informacin con el objetivo de planificar el
tiempo requerido para generar y distribuir la informacin. La lista presentada a
continuacin, adems de servir para identificar las necesidades de informacin,
sirve como insumo para crear el plan de comunicaciones del proyecto:

Nombre del interesado;

Tipo de informacin requerida;

Fecha o periodo en que la informacin es requerida;

Formato de presentacin de la informacin;

Aprobacin de la informacin (p. 35).

Responsable de enviar o presentar la informacin.


Dado que los interesados necesitan informacin sobre el proyecto, para decidir su
apoyo, coordinar las actividades con l y para tomar decisiones acerca del
proyecto, el gerente debe planificar las actividades de informacin basndose en
sus necesidades y designar a las personas responsables de desarrollar y entregar
dicha informacin. Uno de los conceptos ms importantes en la gestin de la
informacin es que debe tratarse de la informacin correcta, tiene que llegar a la
persona correcta y en el momento correcto.
Nota.
En algunos proyectos de desarrollo, adems de mantenerlos informados, tambin
es importante involucrar a los interesados. Los responsables del proyecto deben
de lograr su involucramiento para establecer o validar los objetivos del proyecto,
determinar los indicadores de xito, fijar cronogramas, entre otros aspectos.
Cuando los actores involucrados no tienen el protagonismo adecuado, el nivel de
liderazgo o empoderamiento en el proyecto, se pone en peligro la sostenibilidad de
las intervenciones.

2.4. El acta de constitucin del proyecto.


El acta de constitucin del proyecto es el documento que da inicio a la
implementacin de un proyecto, en el cual se definen: 1) el alcance, el tiempo y los

costos a alto nivel; 2) el anlisis de los interesados; 3) la estructura de


gobernabilidad y 4) el equipo del proyecto. Ofrece una visin preliminar de los
roles, las responsabilidades de los principales involucrados y define la autoridad
del gerente del proyecto. Sirve como punto de referencia para el futuro del
proyecto y para comunicar su propsito a los diferentes interesados. La creacin y
aprobacin del acta por la Junta Directiva dan inicio formal al proyecto y asignan la
autoridad para utilizar los recursos asignados al mismo (p. 36).
El documento, generalmente, incluye los siguientes elementos:

Racionalidad y propsito del proyecto. Es la razn de ser del


proyecto, lo que el proyecto pretende cumplir y el problema que desea
resolver.

Objetivo del proyecto. Breve descripcin de los objetivos del proyecto


y el impacto esperado.

Estrategia del proyecto. En ella se establecen los siguientes puntos:


o Breve descripcin del modelo de intervencin;
o Alcance (productos ms importantes) y lmites del alcance (lo que
producir el proyecto);
o Cronograma resumido de hitos;
o Presupuesto resumido;
o Riesgos, supuestos y restricciones de alto nivel.

Estructura de gobernabilidad.

Gerencia y equipo.

Mecanismos de control de cambios y monitoreo.

Desarrollo del acta de constitucin del proyecto.

El Project chrter es un documento empleado para organizar la informacin


generada durante la fase de diseo y que se presenta en un formato simple y de
fcil utilizacin.

2.5 Herramientas para la gestin de proyectos. Importancia de la


planificacin en la gestin de proyectos.
La planificacin es un proceso continuo durante la vida del proyecto, puesto que
todo plan requiere cambios y ajustes que alteran la planificacin original. Los
cambios en el entorno obligarn a revisar los planes y hacer modificaciones
necesarias para mantener el rumbo original (p. 39).

Herramientas de la gestin de proyectos.


En los siguientes apartados se presentarn las herramientas bsicas para la
planificacin y gestin de proyectos de desarrollo. Estas se despliegan en siete
pasos que siguen una secuencia lgica desde el punto de vista de la unidad
ejecutora:
1 Creacin de la estructura desglosada del trabajo (EDT).
2 Elaboracin del cronograma del proyecto.
3 Desarrollo de la curva de uso de recursos (Curva S).
4 Preparacin de la matriz de adquisiciones.
5 Elaboracin de la matriz de riesgos.
6 Elaboracin de la matriz de comunicaciones.
7 Creacin de la matriz de asignacin de responsabilidades.

La secuenciacin de estos pasos permite identificar las entradas, tcnicas y


salidas para el desarrollo de cada una de las herramientas en la planificacin y
gestin de proyectos de desarrollo (p. 39)

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