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DIGITALZA-T!

Gua para facilitar a las Entidades Locales el cumplimiento


de las obligaciones digitales de las Leyes 39 y 40/2015
Uso de las herramientas tecnolgicas de la DTIC

TTULO: DIGITALZA-T! Gua para facilitar a las Entidades Locales el cumplimiento de las obligaciones
digitales de las Leyes 39 y 40/2015. Uso de las herramientas tecnolgicas de la DTIC
Elaboracin y coordinacin de contenidos:
Direccin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (DTIC)
Caractersticas: Adobe Acrobat 5.0
Responsable edicin digital: Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones
1 edicin electrnica: septiembre de 2016
Disponible esta publicacin en el Portal de Administracin Electrnica (PAe):
http://administracionelectronica.gob.es/
Edita:
Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
Secretara General Tcnica
Subdireccin General de Informacin,
Documentacin y Publicaciones
Centro de Publicaciones
Coleccin: administracin electrnica
NIPO: 630-16-002-0

El presente documento est bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-Compartir Igual version 4.0
Espaa.
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Copiar, distribuir y comunicar pblicamente la obra
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Esto es un resumen legible por humanos del texto legal (la licencia completa) disponible en:
https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/legalcode

Contenido
RESUMEN EJECUTIVO .................................................................................................................... 4
1.

QU ES ESTO? ...................................................................................................................... 6

2.

NUEVAS OBLIGACIONES DIGITALES PARA TODOS ................................................................ 7


2.1.

OBLIGACIONES DIGITALES DE LA LEY 39/2015.............................................................. 7

2.2.

OBLIGACIONES DIGITALES DE LA LEY 40/2015.............................................................. 9

3.

QU TENEMOS QUE HACER LAS ADMINISTRACIONES? .................................................... 10

4.

LA AGE TE AYUDA ................................................................................................................ 12


4.1.

CMO PUEDO BENEFICIARME? ................................................................................ 12

4.2.

REQUISITOS TCNICOS GENERALES ............................................................................ 15

4.3.

COORDINACIN Y ASESORAMIENTO .......................................................................... 15

4.4.

HERRAMIENTAS ........................................................................................................... 15

4.4.1.

PUNTO DE ACCESO GENERAL (PAG).................................................................... 16

4.4.2.

CARPETA CIUDADANA ......................................................................................... 20

4.4.3.

CL@VE: SISTEMA DE IDENTIFICACIN ELECTRNICA ......................................... 24

4.4.4.

@PODERA: REGISTRO ELECTRNICO DE APODERAMIENTOS ............................ 28

4.4.5.

HABILIT@: REGISTRO DE FUNCIONARIOS HABILITADOS .................................... 31

4.4.6.

GEISER / ORVE / SIR: SOLUCIN DE REGISTRO ELECTRNICO............................ 32

4.4.7.

INSIDE Y ARCHIVE: DOCUMENTO, EXPEDIENTE Y ARCHIVO ELECTRNICO ....... 38

4.4.8.

PLATAFORMA DE INTERMEDIACIN ................................................................... 42

4.4.9.

NOTIFIC@: SERVICIO COMPARTIDO DE GESTIN DE NOTIFICACIONES ............ 46

4.4.10.

SIA: SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA............................................ 49

4.4.11.

CENTRO DE TRANSFERENCIA DE TECNOLOGA ................................................... 52

4.5.

EN RESUMEN ............................................................................................................ 55

4.6.

YA TENGO MIS PROPIAS HERRAMIENTAS, QU HAGO? ........................................... 59

5.

CMO ME ADAPTO A LO NUEVO? .................................................................................... 60

6.

CUNTO TIEMPO TENGO? ................................................................................................ 62

GLOSARIO .................................................................................................................................... 63

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DIGITALZA-T! 2016
RESUMEN EJECUTIVO
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Comn de las
Administraciones Pblicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Rgimen Jurdico del Sector
Pblico, suponen un fuerte impulso a la digitalizacin de las Administraciones pblicas
espaolas y establecen varias obligaciones en torno a la Administracin electrnica que
propician una mayor eficacia, innovacin y modernizacin.
El objetivo de esta gua es facilitar el cumplimiento de las leyes por parte de las Entidades
Locales a travs del acceso y uso de las herramientas tecnolgicas que la Direccin de
Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (DTIC) pone a disposicin de todas las
Administraciones pblicas.
Nuevas obligaciones introducidas por las leyes:
1. Disponer de las herramientas y recursos necesarios para garantizar la relacin
electrnica con los obligados por la ley y con las personas fsicas que as lo prefieran
antes del 2 de octubre de 2016.
2. Tramitar electrnicamente los expedientes
3. Archivar electrnicamente
4. Garantizar el Derecho a la informacin y la transparencia
5. Garantizar un funcionamiento electrnico interno
6. Trabajar de forma coordinada e interoperable con otras Administraciones
Para el cumplimiento de estas nuevas obligaciones, la Administracin General del Estado, a
travs de la DTIC, pone a disposicin de los Entes Locales las siguientes herramientas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Punto de Acceso General (PAG)


Carpeta Ciudadana
Cl@ve: Sistema de identificacin electrnica
Apoder@: Registro electrnico de apoderamientos (REA)
Habilit@: Registro de funcionarios habilitados
GEISER / ORVE/ SIR: Solucin de registro electrnico
Inside y Archive: Documento, expediente y archivo electrnico
Plataforma de Intermediacin de Datos (PID)
Notific@: Servicio compartido de gestin de notificaciones
SIA: Sistema de informacin administrativa
Centro de Transferencia de Tecnologa

Para el acceso y uso de estas herramientas por parte de los Entes Locales, se ha diseado un
modelo que atiende a su autonoma, a su naturaleza y a su situacin tecnolgica actual y que
se basa en la coordinacin y asesoramiento por parte de las Delegaciones y Subdelegaciones
del Gobierno.

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Si la Entidad Local es:

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una Diputacin provincial, un Cabildo, un Consejo insular o equivalente: Podr


adherirse al Convenio de prestaciones mutuas de servicios bsicos de
Administracin electrnica firmado por su Comunidad Autnoma para disponer de
las herramientas tecnolgicas de la DTIC y que podr utilizar, tambin, para cumplir
las obligaciones que establece la Ley 7/1985 de de 2 de abril, reguladora de las
bases del rgimen local.
...un Municipio de menos de 20.000 habitantes: Deber contactar con su
Diputacin provincial que le ofrecer los servicios de Administracin electrnica.
un Municipio de ms de 20.000 habitantes: Deber contactar con la Delegacin y
Subdelegacin del Gobierno y, posteriormente, adherirse al Convenio de
prestaciones mutuas de servicios bsicos de Administracin electrnica, firmado
por su Comunidad Autnoma.
otro tipo de Entidad Local: Deber contactar con la Delegacin o Subdelegacin
del Gobierno para recibir asesoramiento sobre el sistema de adhesin.

Adems se contempla el caso de que la Entidad Local ya disponga de herramientas


tecnolgicas propias, que debern ser interoperables con las del Estado para garantizar la
interconexin entre Administraciones pblicas.
No obstante, la incorporacin de las herramientas tecnolgicas no es suficiente para garantizar
el xito del proceso de digitalizacin. Se recomiendan algunas medidas complementarias:
1. Analizar los recursos tecnolgicos de los que se dispone.
2. Comunicar, informar y favorecer la participacin del personal al servicio de la
Administracin.
3. Motivar y valorar las ventajas de las nuevas herramientas.
4. Formar a los empleados pblicos en el uso de las nuevas herramientas.
5. Reorganizar tu Administracin en funcin de las nuevas necesidades, especialmente en
lo relativo a la transformacin de las oficinas de registro en Oficinas de Asistencia al
Ciudadano.
6. Realizar un seguimiento y una evaluacin de todo el proceso.
7. Consultar y pedir asesoramiento administrativo a las Delegaciones y Subdelegaciones
del Gobierno para impulsar el proceso.
El 2 de octubre de 2016 entran en vigor muchas de las nuevas obligaciones y ciudadanos y
empresas podrn exigir que est disponible la va electrnica para tratar con ellos.

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El futuro se conquista hoy, no maana.

El futuro de la Administracin Pblica es la e-Administracin.

1. QU ES ESTO?
Una gua para facilitar el cumplimiento de las nuevas obligaciones que, en materia de
Administracin electrnica, introducen la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Comn de las Administraciones Pblicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de
Rgimen Jurdico del Sector Pblico, a travs de herramientas tecnolgicas.
Las nuevas leyes administrativas impulsan la digitalizacin de la Administracin Pblica con el
establecimiento de nuevos derechos para los ciudadanos que suponen nuevas obligaciones
para las Administraciones pblicas. Por ejemplo, la Ley 39/2015 seala que la tramitacin
electrnica de los procedimientos debe constituir la actuacin habitual de todas las
Administraciones, tanto en su relacin con los interesados como en la gestin interna y en los
intercambios de informacin entre distintos organismos.
Las obligaciones que incorporan las nuevas leyes para las
Administraciones Pblicas son amplias. No obstante, desde la
Direccin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones
(DTIC) queremos apoyarte en el proceso de digitalizacin de tu
Administracin y facilitarte el cumplimiento de las normas. Por ello
hemos diseado y puesto a tu disposicin todo un catlogo de herramientas y aplicaciones
tecnolgicas que te permitirn cumplir de forma sencilla con tus obligaciones legales, adems
de garantizar un servicio orientado al ciudadano y regido por los principios de eficacia,
eficiencia, transparencia y buena gestin pblica.

La AGE quiere apoyarte en el


proceso de digitalizacin de tu
Administracin y facilitarte el
cumplimiento de las normas.

En esta gua te presentamos:


1. Las nuevas obligaciones introducidas por las leyes.
2. Las herramientas que la Administracin General del Estado (AGE) pone a tu disposicin
para hacer frente a esas nuevas obligaciones y cmo conseguirlas.
3. Otros aspectos que tendrs que contemplar en tu organizacin para adaptarte a las
nuevas obligaciones.
4. El marco temporal que la ley establece para que te pongas al da.

Antes de empezar a leer, por favor, comprueba que tienes


la ltima versin publicada de esta gua. Pincha aqu para
comprobarlo. En Enlaces relacionados encontrars la ltima
versin publicada.

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2. NUEVAS OBLIGACIONES DIGITALES PARA TODOS

Las nuevas leyes suponen una gran revolucin administrativa, fruto de una sociedad
cambiante y de un nuevo entorno presidido por la eficacia, la eficiencia y la innovacin
tecnolgica, que requieren de una transformacin digital de la Administracin.
Las leyes 39 y 40/2015 introducen una gran cantidad de novedades, especialmente en materia
de Administracin electrnica. En concreto:

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Comn de las


Administraciones Pblicas incluye disposiciones para profundizar en la implantacin
de la tramitacin electrnica de los procedimientos. Las nuevas obligaciones
fomentan la relacin electrnica entre los interesados y la Administracin.

La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de


Rgimen Jurdico del Sector Pblico
introduce elementos organizativos que
conforman la Administracin Digital. Las
obligaciones que incluye favorecen la
relacin electrnica entre Administraciones.

2.1.

Los ciudadanos tienen nuevos derechos y las


AAPP, nuevas obligaciones para satisfacerlos.
La transformacin digital te permitir atender
mejor a los ciudadanos y a ser ms eficiente
en tu relacin con otras Administraciones.

OBLIGACIONES DIGITALES DE LA LEY 39/2015

La Ley 39/2015 seala que la tramitacin electrnica debe constituir la actuacin habitual de
las Administraciones. Esta obligacin general se desarrolla a lo largo de la ley, estableciendo
Derechos y obligaciones concretos:
1-Derecho y obligacin de relacionarse electrnicamente con las Administraciones Pblicas.
Se contemplan dos situaciones distintas:

Persona fsica. Para las personas fsicas la ley mantiene el derecho a elegir la forma
de relacin con la Administracin, ya sea por la va telemtica o por los medios
convencionales.
Otros colectivos. Para algunos colectivos, la ley establece la obligatoriedad de que
se relacionen con la Administracin por la va electrnica. Estos colectivos son los
siguientes (artculo 14 Ley 39/2015):
o Las personas jurdicas.
o

Las entidades sin personalidad jurdica.

Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiacin


obligatoria, para los trmites y actuaciones que realicen con las
Administraciones Pblicas en ejercicio de dicha actividad profesional: notarios,
registradores de la propiedad y mercantiles, etc.

Quienes representen a un interesado que est obligado a relacionarse


electrnicamente con la Administracin.

Los empleados de las Administraciones Pblicas para los trmites y actuaciones


que realicen con ellas por razn de su condicin de empleado pblico.
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2-Derechos del ciudadano como interesado:

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Derecho a comunicarse a travs de un Punto de Acceso General Electrnico de la


Administracin (art. 13)
Derecho a no aportar documentos que ya obren en las AAPP. Se presumir que la
consulta es autorizada salvo que conste oposicin expresa (art. 28)
Derecho a conocer el estado de tramitacin de sus expedientes, y a obtener copias
de los documentos (art. 53)
Derecho a conocer los cdigos de identificacin de las unidades tramitadoras del
procedimiento (art. 66.1b)

3-Identificacin y firma de los interesados en el procedimiento

Se regulan los sistemas de identificacin y firma electrnica (arts. 9-11)


Se regula la representacin del interesado y los registros electrnicos de
apoderamientos (arts. 5 y 6)

4-Derecho de asistencia de los interesados

Derecho a ser asistido en el uso de medios electrnicos para los no obligados a


relacionarse por estos medios con las Administraciones Pblicas (arts. 12 y 13)
Adaptar las oficinas de registro a oficinas de asistencia en materia de registros
Asegurar asistencia a los interesados en el uso de medios electrnicos

5-Derechos de informacin

Informacin sobre procedimientos, plazos mximos y efectos del silencio (art.


21.4)
Publicacin de los cdigos seguros de verificacin (art. 27.3)
Derecho a identificar la oficina de asistencia en materia de registro ms prxima a
domicilio (disposicin adicional 4)

6-Registros electrnicos

Se regulan los registros (art. 16)

7-Archivos de documentos

Se regulan archivos(art. 17)

8-Tramitacin electrnica de los procedimientos

Cmputo de plazos (art. 30)


Notificacin electrnica (arts. 41-43)
Expedientes administrativos (art. 70 )
Tramitacin electrnica del procedimiento (Ttulo IV)

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2.2.

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OBLIGACIONES DIGITALES DE LA LEY 40/2015

La Ley 40/2015 fomenta la relacin electrnica entre Administraciones. Garantiza:


1-Principio general:
Artculo 3. Las Administraciones Pblicas se relacionarn entre s y con sus rganos,
organismos pblicos y entidades vinculados o dependientes a travs de medios electrnicos,
que aseguren la interoperabilidad y seguridad de los sistemas y soluciones adoptadas por cada
una de ellas, garantizarn la proteccin de los datos de carcter personal, y facilitarn
preferentemente la prestacin conjunta de servicios a los interesados.
2-Funcionamiento Electrnico de la Administracin:

Sede electrnica y portal de internet (arts. 38 y 39)


Sistemas de identificacin y firma de las Administraciones Pblicas y de la
actuacin administrativa automatizada (arts. 40-43)
Intercambio electrnico de datos en entornos cerrados de comunicacin (art. 44).
Aseguramiento e interoperabilidad de la firma electrnica (art. 45)
Archivo electrnico de documentos ( art. 46)

3-Relaciones electrnicas entre las administraciones

Transmisiones de datos entre Administraciones Pblicas (art. 155)


Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y Esquema Nacional de Seguridad
(ENS) (art. 156)
Reutilizacin de sistemas y aplicaciones propiedad de la Administracin (art. 157).
Transferencia de tecnologas (art. 158)

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3. QU TENEMOS QUE HACER LAS ADMINISTRACIONES?


Las nuevas leyes obligan a todas las Administraciones a:

1-Disponer de las herramientas y recursos necesarios para garantizar la relacin electrnica


con los obligados por la ley y con las personas fsicas que as lo prefieran antes del 2 de octubre
de 2016.
2-Tramitar electrnicamente los expedientes:

Disponer de un registro electrnico general, interoperables con el resto de


registros electrnicos de las Administraciones
Revisar los formularios de los procedimientos para incluir la posibilidad de
oposicin expresa en la cesin de datos entre Administraciones u organismos de
la misma administracin
Determinar el sistema de identificacin y firma electrnica para el acceso
electrnico a los trmites o procedimientos administrativos
Disponer de un sistema de informacin que soporte el Registro Electrnico de
Apoderamientos, en el que conste el bastanteo del poder
Adaptar la tramitacin al nuevo cmputo de plazos
Asegurar asistencia a los interesados en el uso de medios electrnicos y para ello:
o Identificar los funcionarios habilitados para la asistencia en lo referente a la
identificacin y firma electrnica, presentacin de solicitudes a travs del
registro electrnico general y obtencin de copias autnticas
o Adaptar las oficinas de registro a oficinas de asistencia en materia de registros
Disponer de una carpeta ciudadana para consultar el estado de tramitacin de los
expedientes y obtener copias de los documentos
Disponer de un sistema de notificacin electrnica:
o Poner a disposicin las notificaciones en el Punto de Acceso General
electrnico
o Modificar los formularios para que el interesado pueda:
Solicitar que la notificacin no se realice por medios electrnicos
Facilitar correo electrnico o dispositivo para recibir avisos

3-Archivar electrnicamente:

Disponer de un archivo electrnico nico de documentos que correspondan a


procedimientos finalizados

4-Garantizar el Derecho a la informacin y la transparencia:

10

Actualizar la informacin del catlogo de procedimientos de SIA y sede electrnica


Actualizacin de la informacin en un Punto de Acceso General
Publicar en sede electrnica los cdigos seguros de verificacin
Mantener actualizado el directorio geogrfico de oficinas
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5-Garantizar un funcionamiento electrnico interno:

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Determinar las condiciones e instrumentos de creacin de sedes electrnicas,


garantizando la identificacin del rgano titular y los medios disponibles para la
formulacin de sugerencias y quejas
Determinar supuestos de utilizacin de los sistemas de firma de sello o cdigo
seguro de verificacin
Determinar los sistemas de firma electrnica que puede utilizar su personal
Determinar las condiciones y garantas para el intercambio de informacin de
forma segura
Cumplir Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y Esquema Nacional de
Seguridad (ENS)

6-Trabajar de forma coordinada e interoperable con otras Administraciones

Trabajar de forma coordinada para facilitar la prestacin conjunta de servicios a los


interesados
Incorporar medidas precisas para la interconexin de redes
Asegurar el cumplimiento de la reutilizacin de sistemas y aplicaciones propiedad
de la informacin

Son muchas novedades por implementar, pero los


beneficios sern tambin importantes. La AGE te
ayudar a sumarte a la e-administracin. Sigue
leyendo y te explicaremos cmo.

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4. LA AGE TE AYUDA

Las obligaciones que incorporan las nuevas leyes para las Administraciones Pblicas son
amplias y complejas. No obstante, desde la DTIC queremos apoyarte en el proceso de
digitalizacin de tu Administracin y facilitarte el cumplimiento de las normas. Por ello hemos
diseado y puesto a tu disposicin todo un catlogo de herramientas y aplicaciones
tecnolgicas que te permitirn cumplir de forma sencilla con tus obligaciones legales,
adems de garantizar un servicio orientado al ciudadano y regido por los principios de eficacia,
eficiencia, transparencia y buena gestin pblica.
A continuacin te explicamos cmo puedes beneficiarte de estas herramientas y cules son.

4.1.

CMO PUEDO BENEFICIARME?

Para facilitar el cumplimiento de las leyes administrativas a travs del uso de las herramientas
que pone a tu disposicin la DTIC, se ha establecido un modelo respetuoso con la autonoma y
las competencias de los Entes Locales y flexible, en funcin de la naturaleza de tu Entidad Local
y tus avances en Administracin electrnica. Selecciona aqu debajo tu caso:

Diputacin o
equivalente

Municipio de
-20.000 hab

Municipio de
+20.000 hab

Otro tipo de
EELL

No tengo
herramientas

No tengo
herramientas

No tengo
herramientas

No tengo
herramientas

S tengo
herramientas

S tengo
herramientas

S tengo
herramientas

S tengo
herramientas

Soy una Diputacin provincial, un Cabildo, un Consejo insular o equivalente y quiero


usar las herramientas de la DTIC.
Si este es tu caso, tendrs que dar los siguientes pasos:
1. Contacta: Ponte en contacto con tu Delegacin o Subdelegacin del Gobierno, que te
sealar la va para adherirte al Convenio para la prestacin mutua de soluciones
bsicas de Administracin electrnica (Convenio PMSBAE) que haya firmado tu
Comunidad Autnoma. Puedes encontrar todos los convenios existentes aqu.
2. Adhirete: Suscribe la adhesin con tu Comunidad Autnoma. El Convenio PMSBAE te
dar acceso libre y gratuito a casi todas nuestras herramientas. No obstante, ten en
cuenta que:
Para el uso de algunas aplicaciones concretas (GEISER, InSide y Archive) se
contemplar, adems, un convenio especfico con una compensacin econmica que
garantice la sostenibilidad de las herramientas.

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3. Comunica: Una vez te hayas adherido al Convenio PMSBAE, comuncaselo a tu


Delegacin o Subdelegacin del Gobierno, que actualizar el listado publicado en la
web con todas las EELL ya adheridas y que servir de base para la planificacin de las
actuaciones tcnicas a realizar por parte de la DTIC para facilitarte el uso de sus
herramientas. Infrmales tambin de los municipios de menos de 20.000 habitantes a
los que vayas a prestar el servicio de Administracin electrnica.
4. Presta el servicio: Finalmente, recuerda que, adems de asumir el uso de las
herramientas de la DTIC en tu Administracin, tambin puedes facilitar el acceso y uso
de estas herramientas a tus Municipios y, en especial, a los de menos de 20.000
habitantes, tal y como seala el artculo 36.1.g de la Ley 7/1985 de de 2 de abril,
reguladora de las bases del rgimen local. Facultativamente y de mutuo acuerdo,
tambin podrs prestar este servicio a los Municipios de ms de 20.000 habitantes.
Soy una Diputacin provincial, un Cabildo, un Consejo insular o equivalente y tengo ya
mis propias herramientas
Si tienes ya tus propias herramientas que te permiten cumplir con las nuevas leyes
administrativas:
1. Contacta: Ponte en contacto con tu Delegacin o Subdelegacin del Gobierno,
comuncales que dispones ya de las herramientas. Indcales tambin los Municipios a
los que vas a prestar el servicio de Administracin electrnica. Trasladar esta
informacin es necesario para el seguimiento de la implantacin de la Administracin
electrnica en Espaa por parte de la DTIC.
2. Interopera: Recuerda que todas tus herramientas tendrn que ser interoperables con
las del Estado y que puede que tengas que realizar alguna actuacin tcnica para
lograrlo.
3. Presta el servicio: Recuerda que debers facilitar el acceso y uso de tus propias
herramientas a tus Municipios de menos de 20.000 habitantes, tal y como seala el
artculo 36.1.g de la Ley 7/1985 de de 2 de abril, reguladora de las Bases del Rgimen
Local.
Soy Municipio de menos de 20.000 habitantes y no tengo herramientas tecnolgicas
propias
Ponte en contacto con tu Diputacin provincial ya que, en el ejercicio de sus competencias en
virtud del artculo 36.1.g de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Rgimen
Local, las Diputaciones provinciales prestarn los servicios de administracin electrnica a los
municipios de menos de 20.000 habitantes.
Soy Municipio de menos de 20.000 habitantes y ya tengo herramientas tecnolgicas
propias
Ponte en contacto con tu Diputacin provincial e infrmales de tu situacin tecnolgica
avanzada. La Diputacin se encargar de garantizar la interoperabilidad de tus herramientas
con las del Estado y de trasladar la informacin necesaria para el seguimiento de la
implantacin de la Administracin electrnica en Espaa a la DTIC.

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Soy Municipio de ms de 20.000 habitantes y no tengo herramientas tecnolgicas


propias
Si este es tu caso, sigue los pasos que se describen a continuacin:
1. Contacta: Ponte en contacto con tu Delegacin o Subdelegacin del Gobierno, que te
sealar la va para adherirte al Convenio para la prestacin mutua de soluciones
bsicas de Administracin electrnica (Convenio PMSBAE) que haya firmado tu
Comunidad Autnoma. Puedes encontrar todos los convenios existentes aqu.
2. Adhirete: Suscribe la adhesin con tu Comunidad Autnoma. El Convenio PMSBAE te
dar acceso libre y gratuito a casi todas nuestras herramientas. No obstante, ten en
cuenta que:
Para el uso de algunas aplicaciones concretas (GEISER, InSide y Archive) se
contemplar, adems, un convenio especfico con una compensacin econmica que
garantice la sostenibilidad de las herramientas.
3. Comunica: Una vez te hayas adherido al Convenio PMSBAE, comuncaselo a tu
Delegacin o Subdelegacin del Gobierno, que actualizar el listado publicado en la
web con todas las EELL ya adheridas y que servir de base para la planificacin de las
actuaciones tcnicas a realizar por parte de la DTIC para facilitarte el uso de sus
herramientas.
Soy Municipio de ms de 20.000 habitantes y ya tengo herramientas tecnolgicas propias
Si tienes ya tus propias herramientas que te permiten cumplir con las nuevas leyes
administrativas:
1. Contacta: Ponte en contacto con tu Delegacin o Subdelegacin del Gobierno e
infrmales de tu situacin tecnolgica avanzada. Trasladar esta informacin es
necesario para el seguimiento de la implantacin de la Administracin electrnica en
Espaa por parte de la DTIC.
2. Interopera: Recuerda que todas tus herramientas tendrn que ser interoperables con las
del Estado y que puede que tengas que realizar alguna actuacin tcnica para lograrlo.
Soy otro tipo de Entidad Local y no tengo herramientas tecnolgicas propias
Si tu caso no es ninguno de los sealados anteriormente pero quieres acceder al uso de las
herramientas que pone a disposicin la DTIC, ponte en contacto con tu Delegacin o
Subdelegacin del Gobierno para que, siguiendo tus circunstancias concretas, te asesore sobre
la va ms adecuada para acceder a las herramientas.
Soy otro tipo de Entidad Local y ya tengo herramientas tecnolgicas propias
Si tu caso no es ninguno de los sealados anteriormente y ya cuentas con tus propias
herramientas que te facilitan el cumplimiento de las obligaciones introducidas por las Leyes 39
y 40/2015, ponte en contacto con tu Delegacin o Subdelegacin del Gobierno e infrmales de
tu situacin tecnolgica avanzada. Trasladar esta informacin es necesario para el seguimiento
de la implantacin de la Administracin electrnica en Espaa por parte de la DTIC.

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4.2.

DIGITALZA-T! 2016

REQUISITOS TCNICOS GENERALES

Para disfrutar de las herramientas que te facilita la DTIC slo es requisito indispensable tener
acceso a Internet. No obstante, algunas funcionalidades avanzadas de las herramientas
requieren acceso a travs de la Red SARA. Por eso, si eres Diputacin provincial y vas a prestar
servicio a otras EELL, te recomendamos que hagas uso de la Red SARA.

4.3.

COORDINACIN Y ASESORAMIENTO

Las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno son las encargadas de asesorarte y resolver
todas las dudas que te surjan en relacin a los sistemas de adhesin y otras cuestiones de tipo
administrativo. Adems, colaborarn en las tareas de coordinacin, impulso, interlocucin
entre los distintos actores y seguimiento de la implantacin de las herramientas. Por ello, es
importante que las mantengas informadas de tu situacin en relacin a la Administracin
electrnica.

4.4.

HERRAMIENTAS

Te presentamos 11 herramientas que te ayudarn en tu proceso de transformacin digital y


que responden a las nuevas obligaciones que nos imponen las leyes 39 y 40/2015.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Punto de Acceso General (PAG)


Carpeta Ciudadana
Cl@ve: Sistema de identificacin electrnica
Apoder@: Registro electrnico de apoderamientos (REA)
Habilit@: Registro de funcionarios habilitados
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SIA: Sistema de informacin administrativa
Centro de Transferencia de Tecnologa

Puedes visitar el Centro de Transferencia de Tecnologa para obtener ms informacin de cada


una de ellas.

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4.4.1. PUNTO DE ACCESO GENERAL (PAG)

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Qu es?
El Punto de Acceso General (administracion.gob.es), es un portal que facilita la relacin de los
ciudadanos con las administraciones pblicas al constituirse como puerta de entrada va
internet a los servicios pblicos. Sus principales caractersticas son:

Orienta al interesado en su relacin con las AAPP, ofreciendo la informacin y los


servicios a su disposicin desde la perspectiva de los eventos y necesidades
ciudadanas.
Ofrece de manera centralizada ayuda a las empresas y emprendedores, mostrando
de forma fcil las alternativas que la administracin ofrece para la creacin de
empresas desde la red.
Facilita el acceso al Catlogo de los procedimientos administrativos de la AGE y del
resto de administraciones, en funcin de la firma de convenios y de su
incorporacin al Catlogo.
Fomenta en los interesados la utilizacin de la tramitacin electrnica al facilitar el
acceso a los servicios electrnicos mediante una clasificacin y ordenacin por
materias desde la perspectiva ciudadana.
Fomenta la participacin de los interesados con la presencia en redes sociales y la
retroalimentacin con base en buzones de sugerencias y opinin.

Adems, en la sede electrnica del Punto de Acceso General (https://sede.administracion.gob.es)


se encuentra el acceso a la Carpeta Ciudadana, al Registro Electrnico General de la Administracin
General del Estado y al Cotejo de documentos electrnicos mediante un Cdigo Seguro de
Verificacin (CSV).
Cmo es?

Fuente: http://administracion.gob.es/

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Qu preceptos de las leyes me ayuda a cumplir?

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Art. 13.a) Ley 39/2015: Derecho de las personas a comunicarse con las Administraciones
Pblicas a travs de un Punto de Acceso General electrnico de la Administracin
Informacin funcional
El Punto de Acceso General cuenta con una serie de reas funcionales:

Fuente: Direccin General de Organizacin Administrativa y Procedimientos

1- Informacin y orientacin:

Facilitar el acceso a la informacin de las Administraciones Pblicas


o

Empleo pblico

Ayudas, becas, subvenciones.

Legislacin

Orientar al ciudadano
o

Oficinas de informacin y de registro

Acceso a las webs pblicas y a las sedes electrnicas

Acceso a los boletines oficiales

2-Tramitacin:

Procedimientos y trmites y servicios electrnicos:


o

Mi vida en trmites

Mi empresa en trmites

Buscador de trmites: Encuentra tu trmite

Catlogo de procedimientos: Relacin de procedimientos de tu Administracin

3-rea personal: Con acceso vinculado a Carpeta Ciudadana.

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4-Participacin:

Conocer la opinin de los interesados


o

Incorporar al portal de tu Administracin la opcin de comentar la informacin


facilitada.

Pedir opinin sobre la utilizacin de los servicios electrnicos

Fomentar web2.0:
o

Foros, encuestas en los propios portales

Redes sociales de uso pblico

Adems, el Punto de Acceso General cuenta con un canal de atencin al ciudadano.


Informacin tcnica

Fuente: Elaboracin propia

El Punto de Acceso General (administracion.gob.es), utiliza los sistemas horizontales para


garantizar la interoperabilidad entre las Administraciones Pblicas, como el Sistema de
Informacin Administrativa (SIA) y el Directorio Comn de Unidades y Oficinas (DIR3), para la
colaboracin, cooperacin y corresponsabilidad de todas las administraciones en la
actualizacin de la informacin y para facilitar la atencin y orientacin a los interesados.
As, la informacin de trmites y procedimientos se recoge de SIA, se procesa y se presenta al
interesado de una forma sencilla y amigable. Por ejemplo, con herramientas como el buscador
de trmites (tramites.administracion.gob.es) que permite, en base a etiquetas y palabras clave,
el acceso a la informacin.

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Sabas que?

El nmero de visitas al Portal de Acceso General super los tres millones en 2015

Fuente: Elaboracin propia a partir de datos de DATAOBSAE (2014-2016)

Ms informacin:
Ms informacin general sobre el PAG
Ms datos e indicadores sobre el PAG

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4.4.2. CARPETA CIUDADANA

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Qu es?
Carpeta Ciudadana es un servicio que permite al interesado de una forma gil y sencilla, sin
necesidad de registrarse y en un solo clic, conocer los expedientes que tiene abiertos en los
distintos organismos, sus asientos registrales entre administraciones o sus datos en posesin
de las administraciones. Actualmente permite:

Consultar expedientes. En el apartado Mis expedientes, se muestra un resumen


con el nmero de los expedientes que estn abiertos o en tramitacin en el
momento de realizar la consulta, agrupados por ministerio u organismo adheridos
al sistema. Adems, facilita el enlace a la sede electrnica correspondiente para
poder consultar todo el detalle de los expedientes.

Consultar los datos con los que cuentan las Administraciones Pblicas. La aplicacin
puede mostrar:

Mis datos personales. Muestra un resumen de la informacin personal


existente en las administraciones pblicas agrupadas por materias y, si es de
aplicacin, permite obtener justificantes y certificados de los mismos, como
por ejemplo, el justificante de ausencia de delitos de naturaleza sexual

Mis apoderamientos. Permite consultar y gestionar los apoderamientos


incluidos en el Registro Electrnico de Apoderamientos.

Mis intercambios entre administraciones. Muestra una relacin de las


transmisiones de sus datos efectuados a peticin de una Administracin u
rgano administrativo para realizar un trmite o consulta.

Cotejo de documentos por CSV. Permite cotejar los documentos


electrnicos mediante Cdigo Seguro de Verificacin.

Consultar a los registros. El apartado Mis registros permite consultar los escritos o
solicitudes (asientos registrales) presentados en una oficina de un organismo o
Administracin pblica con destino a otra administracin u organismo siempre que
se digitalicen y se remitan de forma electrnica. Por ejemplo, los escritos o
solicitudes presentados en tu Ayuntamiento con destino a la Administracin
General del Estado.

Hay que tener en cuenta que la informacin ofrecida por Carpeta Ciudadana no se almacena
en ningn servidor, sino que viaja desde la sede electrnica de la Administracin u Organismo
que posee la informacin hasta el dispositivo del interesado. As Carpeta Ciudadana interopera
con todas las Administraciones y sus Organismos Pblicos para mostrar su informacin
integrada en un nico punto para comodidad del interesado y protegerle de la complejidad
organizativa de las Administraciones Pblicas.

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Cmo es?

Fuente: https://sede.administracion.gob.es/carpeta/clave.htm

Qu preceptos de las leyes me ayuda a cumplir?


Art. 53.a) Ley 39/2015: Quienes se relacionen con las Administraciones Pblicas a travs de
medios electrnicos, tendrn derecho a consultar la informacin a la que se refiere el prrafo
anterior, en el Punto de Acceso General electrnico que funcionar como un portal de acceso.
Informacin funcional
La Carpeta Ciudadana simplifica la relacin de los interesados con las administraciones pblicas
por internet, al facilitar el acceso a su informacin en poder de la administracin, la presentacin
de una solicitud y/o escrito sin necesidad de conocer el organismo competente, o el acceso a las
diferentes sedes electrnicas donde poder tramitar, sin necesidad de conocer sus direcciones
electrnicas o navegar por cada una de ellas. Sus principales caractersticas son:

No necesita de un registro previo del usuario. El acceso se realiza a travs del


sistema Cl@ve. El interesado accede a su Carpeta con su informacin.

Est siempre actualizada. Carpeta Ciudadana no almacena informacin. La


informacin est en las diferentes sedes electrnicas y se consulta en tiempo real y
a peticin del interesado.

Es personalizable. Se permite personalizar servicios favoritos o destacados de tal


forma que se puedan tener siempre disponibles. Asimismo, se adapta a los
diferentes dispositivos de acceso, tablets, smartphones, pc, etc.

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Fuente: Elaboracin propia

Informacin tcnica
Carpeta Ciudadana se ha diseado como un sistema interoperable que:

Utiliza los sistemas comunes y horizontales como herramientas para la puesta a


disposicin de los interesados de su informacin.
Evita en lo posible la necesidad de realizar desarrollos especficos en las
administraciones pblicas.
Permite la federacin de Carpetas con las administraciones pblicas que ya dispongan
de su propias Carpetas.
Utiliza Cl@ve y su Single Sign On para que el interesado no tenga que estar
identificndose en cada sede electrnica a la que accede.

As, Carpeta Ciudadana hace uso de otras muchas herramientas:

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Notific@ . El acceso a las notificaciones y comunicaciones del interesado se realiza a


travs de la plataforma Notific@ que proporciona las notificaciones en papel, en la
Direccin Electrnica Habilitada (DEH) y en la propia sede electrnica.
Plataforma de intermediacin (PID) . Los datos personales del interesado se obtienen a
partir de los servicios publicados por los organismos en la plataforma de
intermediacin.
Registro de apoderamientos (REA) . La consulta y gestin de los apoderamientos se
realiza a travs del sistema REA.
Sistema de intercambio de registros (SIR) . Permite la consulta del envo de los asientos
registrales entre administraciones a travs de la plataforma SIR.
Presentacin de solicitudes y escritos a travs del Registro Electrnico Comn (REC) .
Cotejo de documentos mediante CSV .

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Fuente: Elaboracin propia

Sabas que?
A pesar de que an no se ha publicado ni hecho ninguna difusin, Carpeta Ciudadana ya ha
recibido ms de 10.000 accesos desde febrero hasta junio 2016.

Fuente: DATAOBSAE 2016

Ms informacin
Ms informacin sobre Carpeta Ciudadana

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4.4.3. CL@VE: SISTEMA DE IDENTIFICACIN ELECTRNICA


Qu es?

Cl@ve es un sistema orientado a unificar y simplificar el acceso electrnico de los ciudadanos a


los servicios pblicos, permitiendo que estos puedan identificarse ante la Administracin
mediante claves concertadas (usuario y PIN o usuario ms contrasea), sin tener que recordar
claves diferentes para acceder a los distintos servicios.
Se trata de una plataforma comn para la identificacin, autenticacin y firma electrnica, un
sistema interoperable y horizontal que evita a las Administraciones Pblicas tener que
implementar y gestionar sus propios sistemas de identificacin y firma, y a los interesados
tener que utilizar mtodos de identificacin diferentes para relacionarse electrnicamente con
la Administracin.
Cmo es?

Fuente: Elaboracin propia

Fuente: http://clave.gob.es/clave_Home/clave.html

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Qu preceptos de las leyes me ayuda a cumplir?

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Arts. 9.2, 10 y 11 Ley 39/2015: Los interesados podrn identificarse electrnicamente ante las
Administraciones Pblicas a travs de cualquier sistema que cuente con un registro previo
como usuario que permita garantizar su identidad.
Informacin funcional
Cl@ve presenta las siguientes caractersticas:

Utiliza sistemas de identificacin basados en claves concertadas (ej., sistemas de


usuario y contrasea) y certificados electrnicos (incluyendo el DNI-e).
En lo que respecta a las claves concertadas, Cl@ve admite dos posibilidades de uso:
o Cl@ve ocasional (Cl@ve PIN): sistema de clave de un solo uso recibida a travs de
un SMS. Est orientado a usuarios que acceden espordicamente a los servicios.
o Cl@ve permanente: sistema de contrasea de validez duradera en el tiempo,
pero no ilimitada, orientado a usuarios habituales. Se corresponde con el
sistema de acceso mediante usuario y contrasea, reforzado con claves de un
solo uso por SMS. Este sistema ser adems el que permitir el acceso al
interesado a la firma en la nube (Cl@ve firma).
Para poder utilizar estas claves concertadas y los servicios de firma en la nube, los
interesados se registran previamente en el sistema, aportando los datos de carcter
personal necesarios. Este registro puede hacerse de manera presencial o telemtica.

La nueva ley 39/2015 slo exige firma del interesado para los trmites del artculo
11.2 (formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones,
interponer recursos, desistir de acciones y renunciar a derechos) y los interesados
podrn firmar a travs de cualquier medio que permita acreditar la autenticidad de
la expresin de su voluntad y consentimiento, as como la integridad e
inalterabilidad del documento. El artculo 10 regula los sistemas admitidos que
deben usarse con arreglo al principio de proporcionalidad. Para aquellos servicios
en que se requiera una firma cualificada Cl@ve ofrece la posibilidad de realizar
firma en la nube, con certificados personales custodiados en servidores remotos,
adems incorporar los mecanismos de identificacin de otros pases de la Unin
Europea, conforme se vayan integrando en el sistema de reconocimiento
transfronterizo de identidades electrnicas previsto en la legislacin europea.

Permite que las aplicaciones de administracin electrnica puedan definir el nivel


de aseguramiento en la calidad de la autenticacin que desean (nivel QAA), en base
a los datos que tratan y a la clasificacin de seguridad siguiendo las
recomendaciones del Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto 3/2010, de 8
de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito de la
Administracin Electrnica). El interesado usuario de los servicios de administracin
electrnica puede entonces escoger el modo de identificacin que desea usar entre
los disponibles para el nivel de aseguramiento requerido por la aplicacin.

Incluye soporte a los interesados a travs del:


o
o

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Portal informativo: http://clave.gob.es


Telfono 060
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Informacin tcnica

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El diseo de Cl@ve est basado en un sistema de federacin de identidades electrnicas, que


integra diferentes elementos:

Organismos proveedores de servicios de administracin electrnica (SP): Entidades


que proporcionan servicios electrnicos a los interesados y utilizan la plataforma
Cl@ve para la identificacin y autenticacin de los mismos.

Proveedores de servicios de identificacin y autenticacin (IdP): Entidades que


proporcionan mecanismos de identificacin y autenticacin de los interesados para
ser utilizados como medios comunes por otras entidades. Inicialmente se
contempla la existencia de dos proveedores de servicios de identificacin, la
Agencia Estatal de Administracin Tributaria (AEAT) que ofrecer los servicios de
Identificacin y autenticacin correspondientes al sistema Cl@ve PIN y, la Gerencia
de Informtica de la Seguridad Social (GISS) que ofrecer el servicios Cl@ve
permanente, basado en el uso de usuario y contrasea, reforzado con claves de un
solo uso por SMS. El diseo de la solucin contempla la extensin a otros
potenciales proveedores de identidades, si as se considera conveniente.

Pasarela / Gestor de Identificacin: Sistema intermediador que posibilita el acceso


de los proveedores de servicios a los distintos mecanismos de identificacin y la
seleccin de stos por parte del usuario.

De acuerdo con este diseo, los proveedores de servicios nicamente tienen que integrarse
con el Gestor de Identificacin, encargndose ste de establecer las relaciones pertinentes con
los distintos sistemas de identificacin. Para ello se establecen relaciones de confianza entre
los distintos actores que se integran entre s, soportadas por el intercambio de certificados
electrnicos y el envo de mensajes firmados entre ellos, que garantizan la transmisin segura
de la informacin durante todo el proceso de identificacin y autenticacin.
Adicionalmente, el sistema est preparado para integrarse con otros dos sistemas
intermediadores de identificacin:

@firma: Conjunto de productos a disposicin de las Administraciones Pblicas que


permite a los servicios de administracin electrnica gestionar la identificacin y
firma mediante certificados electrnicos, entre ellos el DNIe.

STORK/eIDAS: Actualmente Cl@ve est conectado a Stork que es una plataforma de


interoperabilidad que permite el reconocimiento transfronterizo de identidades
electrnicas y para la cual se han desplegado diversos pilotos. En breve, Cl@ve se
conectar al nodo eIDAS espaol que implementar el sistema de reconocimiento
de identidades electrnicas previsto en reglamento europeo de identificacin
electrnica y servicios de confianza (Artculo 6 del Reglamento eIDAS, Reglamento
(UE) No 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014
relativo a la identificacin electrnica y los servicios de confianza para las
transacciones electrnicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva
1999/93/CE)

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Fuente: Elaboracin propia

Sabas que?
Ya hay ms de 3 millones de usuarios registrados en Cl@ve

Fuente: Elaboracin propia a partir de datos de DATAOBSAE (2014-2016)

Ms informacin
Ms informacin sobre Cl@ve
Ms datos e indicadores sobre Cl@ve

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4.4.4. @PODERA: REGISTRO ELECTRNICO DE APODERAMIENTOS


Qu es?

El Registro Electrnico de Apoderamiento (REA) es un registro electrnico de representacin y


apoderamientos, para hacer constar y gestionar las representaciones que los interesados
otorguen a terceros, con el fin de que stos puedan actuar en su nombre, de forma electrnica
o presencial.
El apoderamiento es una habilitacin que los interesados pueden otorgar a terceros para
actuar en su nombre. El REA permite hacer un apoderamiento tanto presencial como
electrnicamente.
El interesado que acta como poderdante puede apoderar a cualquier otro ciudadano o
empresa para que acte en su nombre. Puede crear un apoderamiento, consultar sus
apoderamientos, revocarlos o modificar la vigencia de stos
A su vez, el ciudadano que acta como apoderado puede representar a cualquier otro
ciudadano o empresa, confirmar apoderamientos, consultar sus apoderamientos o renunciar a
los mismos.
Cmo es?

Fuente: Manual de usuario REA-RFH. Descargas CTT http://rea.redsara.es

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Fuente: Manual de usuario REA-RFH. Descargas CTT http://rea.redsara.es/funcionarioHabilitado

Qu preceptos de las leyes me ayuda a cumplir?


Art. 6 Ley 39/2015: La Administracin General del Estado, las Comunidades Autnomas y las
Entidades Locales dispondrn de un registro electrnico general de apoderamientos.
Informacin funcional
El acceso telemtico al REA permite realizar las siguientes acciones, previa identificacin con
certificado digital o DNI electrnico:

Al interesado (persona fsica o empresa):


o

Autorizar, de forma telemtica, a apoderados para que acten en su nombre


en los trmites electrnicos administrativos.

La presentacin de poderes (escrituras de constitucin de empresas, poderes


por delegacin) slo hay que hacerla una nica vez, para todos los trmites.

Como poderdante:

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Crear un apoderamiento

Consultar sus apoderamientos

Revocar sus apoderamientos

Modificar la vigencia de sus apoderamientos

Como apoderado:

Consultar sus apoderamientos

Renunciar a apoderamientos

Confirmar apoderamientos, para trmites o categoras que lo


requieran
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Para la Administracin:

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Facilitar el bastanteo de poderes, pues la documentacin est digitalizada en


el sistema.

Consultar en lnea:

El estado actual de un Poder Notarial

El estado actual de un Administrador de una sociedad

Obtener copia simple de un poder y sus modificaciones (documentos PDF)

Suscribirse para ser avisado en caso de que un poder notarial / Administrador


modifique su estado (revocacin parcial o total):

Envo de email

Envo de SMS

Seccin de Avisos en la aplicacin

Sabas que?
Ya hay 7 Ministerios que utilizan el REA y 11 Comunidades Autnomas han firmado convenios
de adhesin a la herramienta.
Ms informacin
Ms informacin sobre REA

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4.4.5. HABILIT@: REGISTRO DE FUNCIONARIOS HABILITADOS


Qu es?

Las nuevas leyes administrativas fomentan la digitalizacin de la sociedad. No obstante, la


brecha digital todava es un reto y por ello, las leyes contemplan la transformacin de las
Oficinas de Registro en Oficinas de Asistencia al Ciudadano (art. 16 de la Ley 39/2015). En estas
nuevas oficinas, el interesado ser asistido por un funcionario habilitado para realizar sus
trmites por la va telemtica (artculo 12).
Para llevar a cabo la identificacin y autenticacin de los interesados por funcionario pblico
en los servicios y procedimientos en los que resulte necesaria la utilizacin de sistemas de
firma electrnica de los que los interesados carezcan, el funcionario pblico habilitado deber
disponer de un sistema de firma electrnica admitido por el rgano u organismo pblico
destinatario de la actuacin, y que el interesado habr de identificarse ante el funcionario y
prestar consentimiento expreso, debiendo quedar constancia del mismo.
El Registro de Funcionarios Habilitados recoge a los funcionarios que pueden ser habilitados
para expedir copias autnticas y presentar electrnicamente solicitudes de interesados que no
estn obligados por el artculo 14.
Cmo es?

Fuente: Manual de usuario RFH.

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Qu preceptos de las leyes me ayuda a cumplir?

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Art. 12 Ley 39/2015: Las Administraciones Pblicas asistirn en el uso de medios electrnicos a
los interesados ()La Administracin General del Estado, las Comunidades Autnomas y las
Entidades Locales mantendrn actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde
constarn los funcionarios habilitados para la identificacin o firma regulada en este artculo.
Art. 27.1 Ley 39/2015: () Se deber mantener actualizado un registro, u otro sistema
equivalente, donde constarn los funcionarios habilitados para la expedicin de copias
autnticas que debern ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las
restantes Administraciones Pblicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada
habilitacin. En este registro o sistema equivalente constarn, al menos, los funcionarios que
presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.
Informacin funcional
La herramienta permite:

Gestin de funcionarios habilitados


Gestin de habilitaciones
Gestin de trmites
Gestin de credenciales
Gestin de tramitacin al interesado

Sabas que?
Estamos trabajando en una nueva y mejorada versin de Habilit@, que estar disponible para
todas las Administraciones a mediados de 2017.
Ms informacin
Ms informacin sobre RFH
4.4.6. GEISER / ORVE / SIR: SOLUCIN DE REGISTRO
ELECTRNICO
Qu es?
GEISER, ORVE y SIR son las soluciones que te proponemos para hacer frente a las obligaciones
de contar con un registro electrnico y de eliminar el movimiento de papel internamente,
derivadas del artculo 16.5. Este artculo seala que los documentos presentados de manera
presencial ante las Administraciones Pblicas debern ser digitalizados por la oficina de
asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporacin al
expediente administrativo electrnico, devolvindose los originales al interesado, sin perjuicio
de aquellos supuestos en los que la norma determine la custodia por la Administracin de los
documentos presentados o resulte obligatoria la presentacin de objetos o de documentos en
un soporte especfico no susceptibles de digitalizacin.
Por lo tanto, en la Oficina de Asistencia en materia de Registros se debe digitalizar todo
documento presentado, capturando los metadatos necesarios para permitir su tratamiento

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electrnico, devolviendo el original al interesado o, si se recibi por correo postal, al archivo,


evitando la remisin de los documentos en papel a las unidades administrativas destinatarias
que debern acceder a ellos electrnicamente.
GEISER es una solucin integral de registro adecuada para cualquier organismo pblico, que se
presta en modo nube y que proporciona los servicios de Registro Electrnico, Registro
Presencial e Intercambio de Registros Internos y Externos, ste ltimo, a travs de la
plataforma del Sistema de Interconexin de Registros (SIR).
Si bien la solucin ms completa es GEISER, te presentamos tambin ORVE que permite un uso
inmediato y ms sencillo ya que no requiere cambios internos en tu Administracin y agiliza,
por tanto, el cumplimiento de las nuevas obligaciones legales. No obstante, ORVE tiene menos
funcionalidades que GEISER.
ORVE (Oficina de Registro Virtual) es una aplicacin en la nube que permite digitalizar y firmar
electrnicamente la documentacin presentada en la ventanilla de registro por el interesado;
enviarla electrnicamente al destino al instante, sea cual sea su ubicacin geogrfica o nivel de
Administracin competente; e intercambiar asientos registrales a travs del Sistema de
Interconexin de Registros (SIR).
Por su parte, el Sistema de Interconexin de Registros (SIR), es la infraestructura de las
Administraciones Pblicas que permite el intercambio de registros, independientemente de las
aplicaciones de registro que se utilicen, siempre y cuando cuenten con la certificacin SIR.
Cmo es?

Fuente: Manual de usuario GEISER. Descargas CTT

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Fuente: Manual de usuario GEISER. Descargas CTT

Qu preceptos de las leyes me ayuda a cumplir?


Tanto GEISER como ORVE te ayudan a cumplir con los preceptos del Art. 16 Ley 39/2015. Sin
embargo, si bien las funcionalidades de GEISER se refieren a todo el artculo 16, ORVE solo
garantiza el cumplimiento de los puntos bsicos:

1. Cada Administracin dispondr de un Registro Electrnico General, en el que se


har el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se
reciba en cualquier rgano administrativo, Organismo pblico o Entidad vinculado o
dependiente a stos.
4. Los registros electrnicos de todas y cada una de las Administraciones, debern
ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad
informtica e interconexin, as como la transmisin telemtica de los asientos
registrales y de los documentos que se presenten en cualquiera de los registros.

Informacin funcional
GEISER cubre las siguientes funcionalidades:
En las oficinas de registro:

Alta de asientos de entrada en el registro oficial, permitiendo la digitalizacin de la


documentacin presentada por el interesado.
Remisin de la documentacin a las unidades tramitadoras.
Intercambio con otras oficinas de registro mediante la plataforma SIR.
Gestin de rechazos y reenvos de asientos.
Validacin de asientos de salida emitidos por las unidades tramitadoras.
Gestin de los envos de documentacin fsica.
Gestin del libro de registro: plantillas de copia, listados, bsquedas, edicin, etc.

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En las unidades tramitadoras:

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Recepcin de la documentacin remitida por la oficina de registro, con posibilidad


de rechazo y reenvo.

Remisin de asientos a sub-unidades dependientes de la unidad propia

Intercambio de registros con otras unidades tramitadoras

Generacin de asientos de salida oficiales, tanto a organismos (con posibilidad de


formato electrnico para los integrados en SIR) como a interesados.

Gestin de las sub-unidades propias

Gestin de un registro interno de entrada/salida

Gestin de las llamadas telefnicas del titular de la unidad

Gestin del archivo fsico de la unidad

ORVE es un servicio para el envo y recepcin de registros en formato electrnico entre


Oficinas de Registro que permite:

Digitalizar el papel que presenta el interesado en la oficina, y enviarlo


electrnicamente al destino al instante, sea cual sea su ubicacin geogrfica o nivel
de administracin competente

Generar registros de salida desde la propia oficina a otras Administraciones.

Recibir los registros de otras Administraciones, de forma inmediata, para proceder


a su tramitacin.

La Aplicacin de Registro ORVE garantiza, adems que:

Los datos enviados siguen el formato y estructura de datos de las normas tcnicas
aplicables.

Se cumplen las Normas Tcnicas de Interoperabilidad, que aseguran la validez del


documento digitalizado.

El documento digitalizado tiene garanta de imagen fiel, de acuerdo con un


proceso de cotejo y validacin realizado por el funcionario de registro, y avalado
por la firma electrnica a travs de la aplicacin.

Se respetan los plazos de presentacin del registro del interesado.

Con ORVE se pueden intercambiar registros entre:

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Todos los organismos de la AGE.

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Fuente: Elaboracin propia

Informacin tcnica
GEISER est preparado para funcionar como servicio en la nube, albergando la gestin de las
oficinas de registro y unidades tramitadoras de los organismos que se integren en la solucin.
No obstante, el organismo usuario debe:

Estar adherido a acuerdo o convenio de colaboracin para el uso del servicio.

Disponer de conexin a Internet o Red SARA en los ordenadores de las oficinas de


registro.

Disponer de certificado digital vlido para sus usuarios (necesario para acceder a
GEISER y para firmar la documentacin).

Disponer de equipamiento para digitalizar la documentacin.

Trasladar y cumplir procedimientos de digitalizacin y uso de las oficinas integradas


en el Sistema de Interconexin de Registros.

Aqu tienes el esquema de la herramienta:

Fuente: Elaboracin propia

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ORVE es un servicio en la nube y no requiere tareas de instalacin ni mantenimiento por parte


del organismo interesado. No obstante, el organismo usuario debe:

Estar adherido a acuerdo o convenio de colaboracin para el uso del servicio.


Disponer de conexin a Internet o Red SARA en los ordenadores de las oficinas de
registro.
Disponer de certificado digital vlido para sus usuarios (necesario para acceder a ORVE
y para firmar la documentacin).
Disponer de equipamiento para digitalizar la documentacin.
Trasladar y cumplir procedimientos de digitalizacin y uso de las oficinas integradas en
el Sistema de Interconexin de Registros.

Sabas que?
Ya hay ms de 4.200 oficinas de registro activas que estn integradas en SIR y, por lo tanto,
tienen capacidad de enviar y recibir intercambios registrales.

Fuente: Elaboracin propia

Fuente: Elaboracin propia a partir de datos de DATAOBSAE (2014-2016)

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Fuente: Elaboracin propia a partir de datos de DATAOBSAE (2014-2016)

Ms informacin
Ms informacin sobre GEISER, ORVE y SIR
Ms datos e indicadores sobre GEISER, ORVE y SIR
4.4.7. INSIDE Y ARCHIVE: DOCUMENTO, EXPEDIENTE Y ARCHIVO ELECTRNICO
Qu es?
InSide y Archive son dos herramientas que permiten responder a las necesidades de
tramitacin electrnica de forma integral.
InSide es un sistema para la gestin de documentos y expedientes electrnicos en fase de
tramitacin que cumple los requisitos para que ambos puedan almacenarse y/o obtenerse
segn el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), esquema que establece las normas
bsicas para el intercambio y almacenamiento de documentos y expedientes electrnicos.
Supone la gestin documental ntegramente electrnica de los documentos de la gestin viva
del expediente, como paso previo al archivado definitivo de la documentacin en un formato
interoperable y duradero. Adems, integra servicios de Interconexin con la Administracin de
Justicia y en general, con otras administraciones.
Archive es una aplicacin web de archivo definitivo de expedientes y documentos electrnicos,
que cumple con el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin
electrnica. Archive proporciona las herramientas necesarias para la creacin por parte de un
sper-administrador de un sistema de administracin y gestin de Centros de Archivo multi
departamental, as como la integracin en Archive de las correspondientes aplicaciones
consumidoras y la gestin de los documentos y expedientes electrnicos remitidos por las

38

No me imprimas, soy interactiva

DIGITALZA-T! 2016

mismas, as como sus polticas de preservacin y gestin del cuadro de clasificacin de cada
archivo.
Combinadas, estas herramientas te permiten crear e-documentos, e-expedientes y e-archivos.
Cmo es?

Fuente: Manual del usuario Archive. Descargas CTT

Qu preceptos de las leyes me ayuda a cumplir?


Art.17 Ley 39/2015: Cada Administracin deber mantener un archivo electrnico nico de los
documentos electrnicos que correspondan a procedimientos finalizados ()
Art. 70 Ley 39/2015:()Los expedientes tendrn formato electrnico y se formarn mediante la
agregacin ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictmenes, informes, acuerdos,
notificaciones y dems diligencias deban integrarlos, as como un ndice numerado de todos los
documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deber constar en el expediente copia
electrnica certificada de la resolucin adoptada.
Informacin funcional
InSide se presta en dos modos distintos, para su uso por parte de cualquier Administracin:

39

InSide Base: Permite almacenar y modificar documentos y expedientes electrnicos


, as como los metadatos asociados. Permite la asociacin de documentos a
expedientes, la gestin del ndice (mediante carpetas y vinculaciones de
expedientes). Permite la validacin y visualizacin de los documentos y expedientes
para su uso en papel, y la gestin de las firmas de cada fichero gestionado. Adems,
se ha completado la herramienta con la posibilidad de remisin de expedientes a la
Administracin de Justicia del mbito Ministerio.
G-Inside (Generador de Inside): Es la puesta a disposicin de una batera de
servicios Web en la nube SARA para validar y generar documentos y expedientes en
base al ENI, generacin de documentos PDF de visualizacin del documento y
expediente electrnicos. G-Inside no almacena nada, slo se puede usar como
modo de conversin a documentos y expedientes electrnicos para su
almacenamiento en otro sistema. Permite el uso de los servicios para la validacin
sintctica de los documentos y expedientes electrnicos.
No me imprimas, soy interactiva

DIGITALZA-T! 2016

Como complemento a InSide se aaden funcionalidades relacionadas con la gestin de


documentos electrnicos con CSV, como la generacin, consulta o el almacenamiento de
documentos, teniendo en cuenta los aspectos de interoperabilidad de las Administraciones
Pblicas. Para ofrecer la funcionalidad completa de gestin de documentos electrnicos se
aade tambin la posibilidad de utilizacin de plantillas normalizadas, aceptadas por la
aplicacin Notific@ para impresin y ensobrado en papel.
Archive es una herramienta para la gestin de archivos que permite, siguiendo el modelo OAIS,
un conjunto de funcionalidades, algunas de las cuales, se encuentran en fase de desarrollo:

Gestin de estados de preservacin del expediente

Gestin de metadatos de archivado, segn la poltica de gestin de documentos de


cada organismo.

Ejecucin de polticas de conservacin

Gestin de Firmas y Sellados electrnicos.

Cambios de formato de documentos

Gestin completa del cuadro de clasificacin

Generacin y obtencin de actas de cambio de custodia

Gestin de solicitudes de derecho de acceso

Puesta a disposicin

Los expedientes y documentos sern importados y clasificados dentro de archivos y series


documentales, y pasarn por diversos estados (tanto de forma automtica, como manual), en
funcin de la poltica de conservacin asignada.
Archive proporciona tambin, mecanismos de notificacin de los cambios de estados
acaecidos en los expedientes, as como distintos mdulos de gestin (usuarios y roles, archivos
documentales, clasificacin SIA y/o funcional).
Por otro lado, dispone de un amplio conjunto de operaciones accesibles a travs de servicios
web, tales como buscar expedientes u obtener actas de ingreso.
Siguiendo el modelo OAIS de gestin de archivos, Archive cubre todo el ciclo de vida de los
documentos y sus sucesivas fases de archivo a largo plazo.
Informacin tcnica
Los requisitos necesarios para el funcionamiento de InSide son los siguientes:

Base de datos MySQL

Sistema de gestin documental o almacenamiento

JRE 1.6.0_26 o superior

Servidor de aplicaciones J2EE

InSide se libera con una licencia EUPL_1.1

40

No me imprimas, soy interactiva

DIGITALZA-T! 2016

Archive contempla un modo de uso nube y mediante instalacin con la publicacin en el


Centro de Transferencia de Tecnologa (CTT) del Cdigo bajo licenciamiento EUPL.
Para la prestacin del servicio se requiere:

MySQL

Apache Linux

Servidor de aplicaciones J2EE

Servidor de Correo

Conectividad con servicios de firma

Conectividad con servicios de Utilidades de generacin de sellados electrnicos

Se prevn otros para mejoras de rendimiento, no necesarios para la implantacin inicial como
el Buscador / Indexador.
Sabas que?
Ya son ms de 100 los usuarios de InSide. Puedes probar G-InSide en la direccin:
http://ginsidews.seap.minhap.es de forma libre y gratuita.
Ms informacin
Ms informacin sobre InSide
Ms informacin sobre Archive

41

No me imprimas, soy interactiva

4.4.8. PLATAFORMA DE INTERMEDIACIN

DIGITALZA-T! 2016

Qu es?
La Plataforma de Intermediacin de datos es una infraestructura abierta a todas las
Administraciones Pblicas para facilitar el intercambio de los datos de los ciudadanos que sean
necesarios para la tramitacin administrativa. Ofrece servicios de verificacin y consulta de
datos para que cualquier organismo de la Administracin pueda comprobar datos y recopilar
documentos sobre el interesado en el procedimiento, trmite o servicio sin necesidad de
solicitar la aportacin de los correspondientes documentos acreditativos al ciudadano,
permitiendo as hacer efectivo el derecho del interesado a no aportar documentos que ya
obren en poder de las Administraciones Pblicas.
El objetivo del servicio de verificacin de datos es la simplificacin en la tramitacin de los
procedimientos administrativos mediante la posibilidad de la validacin por medios
electrnicos y el cumplimiento efectivo de los derechos del ciudadano.
Su implantacin implica una serie de ventajas. Para el interesado:

Simplificacin del papeleo. No necesitan adjuntar a la solicitud documentos


acreditativos. Actualmente hay ms de 70 servicios distintos.

Ahorro de tiempo. No se necesita obtener el certificado de empadronamiento ni


fotocopiar el DNI, ni todos los certificados que expide la administracin y cuya
consulta est disponible a travs de la plataforma.

Y para la administracin:

Disminucin del volumen de papel gestionado y almacenado.

Simplificacin en la realizacin de los trmites.

Incremento de la calidad de los datos al evitar falsificaciones, malas lecturas o


errores ya que stos son verificados o consultados directamente por el organismo
competente.

42

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Cmo es?

Roles e intervinientes en el intercambio de datos a travs de la Plataforma de Intermediacin de datos.


Fuente: Elaboracin propia

Pantalla de inicio del Cliente Ligero SCSPv3. Fuente: DTIC

Qu preceptos de las leyes me ayuda a cumplir?


Art. 28.2 Ley 39/2015: Los interesados no estarn obligados a aportar documentos que hayan
sido elaborados por cualquier Administracin (), siempre que el interesado haya expresado su
consentimiento a que sean consultados o recabados dichos documentos (...) Se presumir que
la consulta u obtencin es autorizada por los interesados salvo que conste en el procedimiento
su oposicin expresa o la ley especial aplicable requiera consentimiento expreso ()las
Administraciones Pblicas debern recabar los documentos electrnicamente a travs de sus
redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediacin de datos u otros
sistemas electrnicos habilitados al efecto.

43

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Informacin funcional

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Las consultas a los servicios de verificacin de datos, se pueden realizar de forma


automatizada desde una aplicacin de gestin de un trmite, adaptada para invocar los
Webservice proporcionados por la plataforma.
En la plataforma se pueden consultar una creciente cantidad de datos distintos: identidad,
residencia, desempleo, titulaciones, datos catastrales, registros civiles, inexistencia de delitos
sexuales o antecedentes penales, datos tributarios, acreditacin de familia numerosa y
discapacidad, prestaciones, etc. El catlogo completo est disponible el rea de descargas.
En todos los tipos de peticiones de datos se valida y comprueba si la aplicacin solicitante est
autorizada para realizar la consulta, garantizando la seguridad. Adems, la herramienta
registra todas las operaciones realizadas, firmndolas y sellndolas en tiempo para garantizar
tanto la integridad del mensaje, como el momento en el que dicha peticin se ha realizado.
Por otro lado, para facilitar la consulta a los servicios que ofrece la plataforma, se dispone de
las herramientas del Portfolio SCSPv3, que cuenta con el Cliente Ligero SCSPv3, una aplicacin
web JAVA completa y funcional que gestiona directamente el control de acceso y las
autorizaciones de usuarios en base a procedimientos. Esta aplicacin incorpora las libreras
SCSPv3 y permite hacer consultas de datos ofrecidos a travs de la Plataforma de
Intermediacin. Adems, esta aplicacin permite a un usuario enviar mltiples datos a
consultar en una sola operacin mediante el uso de una plantilla Excel de fcil manejo. El
sistema devuelve la respuesta en el mismo formato Excel.
La DTIC ofrece actualizaciones y mantenimiento del software desarrollado.
Las Entidades Locales de menos de 50.000 habitantes podrn utilizar la aplicacin del Cliente
Cloud SCSPv3 cuyo servicio proporciona gratuitamente el MINHAP
Adems, existe una instalacin de "demo" por si se desea probar la aplicacin, tanto por parte
del personal tcnico, como por los gestores, sin tener que instalar nada. Si estas interesado en
acceder, haz clic aqu y solictalo.

Figura 1 .- Proceso de tramitacin de una consulta a la plataforma de Intermediacin de datos


Proceso de tramitacin de una consulta a la plataforma de Intermediacin de datos. Fuente: Elaboracin propia

44

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Sabas que?

Ya somos ms de 480 los organismos que usamos la Plataforma de Intermediacin

Fuente: Elaboracin propia a partir de datos de DATAOBSAE (2014-2016)

Ms informacin
Ms informacin sobre la Plataforma de Intermediacin
Ms datos e indicadores sobre la Plataforma de Intermediacin

45

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4.4.9. NOTIFIC@: SERVICIO COMPARTIDO DE GESTIN DE


NOTIFICACIONES
Qu es?

Notific@ es el servicio compartido de gestin de notificaciones que ser de uso obligatorio


para la AGE y sus OOPP. Tambin est disponible para otras administraciones pblicas.
La plataforma Notific@ recibe desde los organismos emisores las notificaciones o comunicaciones
y, adems de aportar otros valores aadidos, las pone a disposicin de los destinatarios en la
Carpeta Ciudadana, para que puedan comparecer electrnicamente en esta sede, y
posteriormente y en funcin de diversas condiciones parametrizables en origen, las distribuye a
travs de la Direccin Electrnica Habilitada (DEH) y, en ltimo trmino en soporte papel
El servicio de la DEH, que se ha integrado en el Servicio compartido de gestin de
notificaciones, proporciona a los interesados un buzn seguro en el que recibirn las
comunicaciones y notificaciones administrativas. El uso de la DEH es la va ms rpida para
poder cumplir las obligaciones derivadas del nuevo marco jurdico.
Cmo es?

Fuente: Diseo conceptual Notific@. Descargas CTT

La ilustracin muestra el escenario general de Notific@. Dentro de dicha plataforma


tecnolgica conviven mltiples elementos. El funcionamiento de Notific@, de forma
simplificada, se resume en lo siguiente:

46

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Los envos a Notific@ pueden realizarse a travs de:

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La Aplicacin Web:

Se trata de la aplicacin online desde la cual se pueden realizar los envos de forma manual.
Esta es la manera ms rpida y sencilla de integrarse con Notific@.
Para ampliar informacin acerca de la Aplicacin Web de Notific@ vase Manual de usuario
en el PAE.
Los Servicios Web:

Notific@ tambin pone a disposicin de todos los organismos emisores una serie de Servicios
Web para el envo de manera automtica a travs de esta va de las notificaciones y
comunicaciones. Los Servicios Web permiten la integracin del sistema de tramitacin del
organismo emisor con Notific@, permitiendo as una mayor eficiencia y simplificando y
automatizando la gestin de los envos.

Para la integracin a travs de los Servicios Web deben tenerse en cuenta las especificaciones
que se recogen en el documento especfico de los Servicios Web de Organismos y Sedes
Electrnicas, publicado en el PAE.
Con independencia de que se utilicen los Servicios Web, la Aplicacin web deber utilizarse
para realizar labores de gestin y configuracin propias de cada organismo emisor.
Qu preceptos de las leyes me ayuda a cumplir?
Art. 41.1 Ley 39/2015: Las notificaciones se practicarn preferentemente por medios
electrnicos y, en todo caso, cuando el interesado resulte obligado a recibirlas por esta va.
Art. 43 Ley 39/2015:

1. Las notificaciones por medios electrnicos se practicarn mediante


comparecencia en la sede electrnica de la Administracin u Organismo actuante, a
travs de la direccin electrnica habilitada nica o mediante ambos sistemas,
segn disponga cada Administracin u Organismo.
4. Los interesados podrn acceder a las notificaciones desde el Punto de Acceso
General electrnico de la Administracin, que funcionar como un portal de acceso.

Informacin funcional
La entrega de las notificaciones y comunicaciones se realiza por:

47

Comparecencia en sede. Esto se proveer a travs de la Carpeta Ciudadana alojada


en el Punto de acceso general (PAG) o en las sedes electrnicas de los emisores de
dichas notificaciones o comunicaciones.
En funcin de diversas condiciones como, por ejemplo, las asociadas al
procedimiento administrativo correspondiente o las manifestadas por el
destinatario al ejercer su derecho a elegir el medio para relacionarse con la
Administracin, se pueden servir tambin por alguna de estas vas:
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Direccin Electrnica Habilitada (DEH), para aquellos destinatarios que estn


incluidos entre los obligados por la Ley 39/2015 (artculo 14) y aquellos otros
que se hayan adherido a este sistema de forma voluntaria. En esta va se
coopera con el proveedor de los servicios de DEH.
En soporte papel, mediante la colaboracin de los CIEs y de los servicios
postales correspondientes.

En todos los casos la Plataforma Notific@, proporciona mediante diversos mtodos,


informacin al organismo emisor sobre el estado de la notificacin o comunicacin emitida.
En el caso de las entregas en papel, mediante los servicios postales se informa de los estados:
notificada, rehusada, ausente, fallecido y direccin incorrecta. Adems se proporciona la
consulta de los datados y certificados correspondientes a cada caso.
En el caso del uso exclusivo de la va electrnica, es decir notificacin mediante comparecencia
en sede, se informa de los siguientes estados: expirado (excedido el plazo previsto para la
comparecencia), comparecido o rechazado.
Para ms informacin sobre el funcionamiento de Notific@, puedes encontrar toda una gua
dirigida al responsable funcional aqu.
Informacin tcnica
La documentacin de Notific@ es extensa y en algn caso, compleja. El responsable tcnico de
tu organizacin puede consultar la Gua para la integracin con Notific@, especialmente
diseada para ayudarle en su trabajo.
Sabas que?
Ya somos 45 los organismos que emitimos notificaciones a travs del Servicio de Notificaciones
Electrnicas-Direccin Electrnica Habilitada.

Fuente: Elaboracin propia a partir de datos de DATAOBSAE (2014-2016)

48

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Ms informacin
Ms informacin sobre Notific@

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Ms datos e indicadores sobre la va de puesta a disposicin de la DEH

4.4.10. SIA: SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA


Qu es?
El Sistema de Informacin Administrativa (SIA) es una aplicacin cuya funcin bsica es la de
actuar como catlogo de informacin sobre tramitacin administrativa, incluyndose
procedimientos administrativos y servicios dirigidos al ciudadano.
Se constituye como un sistema de informacin integral al ciudadano y plataforma de difusin
de trmites as como una herramienta para cubrir las necesidades informativas de las
Administraciones.
SIA es actualizado de forma corresponsable por todos los Organismos participantes y los
usuarios son gestionados por una red de responsables de cada Departamento.
SIA proporciona un cdigo nico para cada procedimiento para poder interoperar con el resto
de sistemas horizontales, como por ejemplo Archive, Notifica, Habilita, Apodera y adems es
la fuente de datos para la seccin de trmites del Punto de Acceso General (PAG).

Fuente: Elaboracin propia

49

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Cmo es?

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Fuente: Manual del usuario SIA. Descargas CTT

Fuente: Manual del usuario SIA. Descargas CTT

50

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Qu preceptos de las leyes me ayuda a cumplir?

DIGITALZA-T! 2016

Art. 21.4 Ley 39/2015: Las Administraciones Pblicas deben publicar y mantener actualizadas
en el portal web, a efectos informativos, las relaciones de procedimientos de su competencia,
con indicacin de los plazos mximos de duracin de los mismos, as como de los efectos que
produzca el silencio administrativo.
Informacin funcional

El Sistema de Informacin Administrativa proporciona los siguientes servicios a los usuarios de


la aplicacin:
Consulta, alta y baja de procedimientos / servicios
Gestin de usuarios por Departamento o Centro directivo
Informes
Exportacin de datos a pdf o excel
Gestin de cambios organizativos

Informacin tcnica
SIA est diseado para permitir la administracin distribuida y la actualizacin corresponsable
por todas las Administraciones, mediante:

Una aplicacin web, con un interfaz mejorado y de fcil navegacin


Un catlogo de servicios web:
o De insercin de datos: permite el alta, modificacin, baja y activacin de
procedimientos en SIA
o De consulta de informacin: permite consultar todos los datos de SIA de
manera completa o incremental as como aplicar filtros (por organismos, por
cdigo)
o De consulta de catlogos: permite obtener los valores de las tablas maestras

Posibilidad de una carga inicial de los campos obligatorios a travs de una hoja
Excel

Sabas que?
En SIA ya hay casi 5.000 procedimientos / servicios y ms de 900 usuarios

Fuente: Elaboracin propia

Ms informacin
Ms informacin sobre SIA

51

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4.4.11. CENTRO DE TRANSFERENCIA DE TECNOLOGA


Qu es?

El Centro de Transferencia de Tecnologa es un portal que publica el directorio general de


aplicaciones o/y soluciones cuyo objetivo es favorecer la reutilizacin de herramientas por
todas las Administraciones Pblicas. Este portal informa de proyectos, servicios, activos
semnticos, normativa y soluciones que se estn desarrollando en materia de Administracin
electrnica. Sus principales objetivos son:

Crear un repositorio comn de software y de servicios para su reutilizacin en las


Administraciones Pblicas.
Crear una base de conocimiento comn sobre las diversas soluciones tcnicas
(normativas, servicios, activos semnticos, infraestructura, desarrollos, etc.) en el
mbito de la Administracin electrnica.
Crear un espacio donde se puedan compartir experiencias y cooperar en el mbito
de la administracin electrnica.

Cmo es?

Fuente: Centro de Transferencia de Tecnologa

Qu preceptos de las leyes me ayuda a cumplir?


El CTT es una obligacin legal, tanto para la Administracin General del Estado como para el
resto de Administraciones territoriales.

52

No me imprimas, soy interactiva

Art.158 Ley 40/2015:

DIGITALZA-T! 2016

Las Administraciones Pblicas mantendrn directorios actualizados de


aplicaciones para su libre reutilizacin, de conformidad con lo dispuesto en el
Esquema Nacional de Interoperabilidad. Estos directorios debern ser plenamente
interoperables con el directorio general de la Administracin General del Estado, de
modo que se garantice su compatibilidad informtica e interconexin.

La Administracin General del Estado, mantendr un directorio general de


aplicaciones para su reutilizacin, prestar apoyo para la libre reutilizacin de
aplicaciones e impulsar el desarrollo de aplicaciones, formatos y estndares
comunes en el marco de los esquemas nacionales de interoperabilidad y seguridad.

En respuesta al art. 158.2, te presentamos el Centro de Transferencia de Tecnologa, que es el


directorio general de aplicaciones para su reutilizacin en la Administracin General del
Estado, en el que participan directamente numerosas administraciones regionales y locales y
que adems interopera con los directorios establecidos por otras Administraciones Pblicas.
Adems, recuerda que segn el art. 157.3 las Administraciones Pblicas, con carcter previo a
la adquisicin, desarrollo o al mantenimiento a lo largo de todo el ciclo de vida de una
aplicacin, debern consultar en el directorio general de aplicaciones, el CTT, si existen
soluciones disponibles para su reutilizacin, que puedan satisfacer total o parcialmente las
necesidades, mejoras o actualizaciones que se pretenden cubrir, y siempre que los requisitos
tecnolgicos de interoperabilidad y seguridad as lo permitan.
Informacin funcional
El Centro de Transferencia de Tecnologa contiene:

Informacin funcional y tcnica sobre todas las soluciones reutilizables disponibles.


Entre ellas, todas nuestras herramientas. Tenemos muchas ms de las que te
hemos presentado en esta gua. Si quieres aprovechar este momento de
transformacin obligada para incorporar otras herramientas que te faciliten la
gestin o el servicio al ciudadano, visita el CTT y consulta las soluciones por reas
(tcnicas, funcionales y orgnicas). Si ya conoces la herramienta que necesitas,
puedes introducir su nombre directamente en el Buscador de soluciones.

La Forja CTT facilita el desarrollo colaborativo de aplicaciones de las


administraciones pblicas ya que cualquier administracin puede publicar su
proyecto de software libre y crear una comunidad de desarrollo en torno a l.

Noticias, eventos, vdeos, manuales y todo tipo de informacin adicional sobre las
herramientas.

Sabas que?
Las soluciones y herramientas reutilizables van en aumento, ya contamos con 341 a tu
disposicin y adems se federan otras 250 procedentes de otros directorios.

53

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Fuente: Elaboracin propia a partir de datos de DATAOBSAE (2014-2016)

Ms informacin
Ms informacin sobre el CTT
Ms datos e indicadores sobre el CTT
Consulta tambin nuestro Catlogo de Servicios! El Catlogo de Servicios de Administracin
Digital de la DTIC tiene como objeto difundir los servicios comunes, infraestructuras y otras
soluciones que se ponen a disposicin de las Administraciones Pblicas para contribuir a
impulsar el desarrollo de la Administracin Digital y mejorar los servicios que se ofrecen a
ciudadanos y a empresas, o internamente a los empleados pblicos. Puedes descargrtelo.

54

No me imprimas, soy interactiva

4.5.

DIGITALZA-T! 2016

EN RESUMEN
GENERAL

QU ME OFRECE LA
DTIC?
Derecho y obligacin de
Paquete de
relacionarse electrnicamente con
herramientas:
las Administraciones Pblicas. Dos
PAG
Garantizar la relacin
situaciones: Personas fsicas:
Carpeta Ciudadana
electrnica con los
Derecho a elegir el modo de
Cl@ve
obligados por la ley y
39/2015
relacin (convencional/
Apoder@
con las personas
Art.14
Habilit@
electrnico) Otros colectivos
fsicas que as lo
Geiser + ORVE/SIR
(personas jurdicas y sus
prefieran.
InSide + Archive
representantes, empleados
Plataforma de
pblicos, colegiados..): Obligacin
de relacin electrnica
Intermediacin
Tramitacin electrnica de los procedimientos
CUL ES MI
QU ME OFRECE LA
LEY
QU DICE LA LEY?
OBLIGACIN?
DTIC?
Paquete de
herramientas:
PAG
() en el entorno actual, la
Carpeta Ciudadana
tramitacin electrnica no puede
Cl@ve
Tramitar
L39/2015 ser todava una forma especial de
electrnicamente los
Apoder@
Prembulo gestin de los procedimientos sino
expedientes
Habilit@
que debe constituir la actuacin
Geiser + ORVE/SIR
habitual de las Administraciones.
InSide + Archive
Plataforma de
Intermediacin
Un registro
L39/2015 Cada Administracin dispondr de
electrnico general
Geiser / SIR
Art 16
un Registro Electrnico General
interoperable
Los interesados podrn
identificarse electrnicamente ante
las Administraciones Pblicas a
El sistema de
L39/2015
travs de cualquier sistema que
identificacin y firma
Cl@ve
Art 9.2
cuente con un registro previo como electrnica
usuario que permita garantizar su
identidad.
La Administracin General del
Un sistema de
Estado, las Comunidades
informacin que
Registro Electrnico
L39/2015 Autnomas y las Entidades Locales
soporte el Registro
de Apoderamientos
dispondrn de un registro
Art 6
Electrnico de
(REA)
electrnico general de
Apoderamientos.
apoderamientos ()
LEY

55

QU DICE LA LEY?

CUL ES MI
OBLIGACIN?

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L39/2015
Art 12.3

L39/2015
Art 27.1

L39/2015
Art 41

Ley
39/2015
Art. 70

L39/2015
Art.17

LEY
L39/2015
Art. 13
L39/2015
Art. 28

56

La Administracin General del


Estado, las Comunidades
Autnomas y las Entidades Locales Un sistema de
Habilit@ / Registro
mantendrn actualizado un
identificacin de
de Funcionarios
registro, u otro sistema
funcionarios
Habilitados
equivalente, donde constarn los
habilitados
funcionarios habilitados para la
identificacin o firma
Se deber mantener actualizado un
registro, u otro sistema
Un sistema de
equivalente, donde constarn los
identificacin de
funcionarios habilitados para la
Habilit@ / Registro
funcionarios
expedicin de copias autnticas
de Funcionarios
habilitados para la
que debern ser plenamente
Habilitados
expedicin de copias
interoperables y estar
autnticas
interconectados con los de las
restantes Administraciones Pblicas
Las notificaciones se practicarn
preferentemente por medios
Un sistema de
electrnicos y, en todo caso,
notificacin
Notific@
cuando el interesado resulte
electrnica
obligado a recibirlas por esta va.
Los expedientes tendrn formato
electrnico y se formarn mediante
la agregacin ordenada de cuantos
documentos, pruebas, dictmenes,
Tramitar
informes, acuerdos, notificaciones y
electrnicamente los
Inside
dems diligencias deban
expedientes
integrarlos, as como un ndice
numerado de todos los
documentos que contenga cuando
se remita.
Cada Administracin deber
Disponer de un
mantener un archivo electrnico
archivo electrnico
nico de los documentos
nico de documentos
InSide + Archive
electrnicos que correspondan a
que correspondan a
procedimientos finalizados, en los
procedimientos
trminos establecidos en la
finalizados
normativa reguladora aplicable.
Derechos del interesado
CUL ES MI
QU ME OFRECE LA
QU DICE LA LEY?
OBLIGACIN?
DTIC?
Derecho a comunicarse a travs de Revisin de los
un Punto de Acceso General
formularios de los
Electrnico de la Administracin
procedimientos para
Plataforma de
Derecho a no aportar documentos incluir la posibilidad
Intermediacin de
de oposicin expresa
que ya obren en las AAPP. Se
Datos
en la cesin de datos. Carpeta Ciudadana
presumir que la consulta es
autorizada salvo que conste
Disponer de una
oposicin expresa
No me imprimas, soy interactiva

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Derecho a conocer el estado de


carpeta ciudadana
tramitacin de sus expedientes, y a para consultar el
Plataforma de
obtener copias de los documentos estado de
Intermediacin
de
tramitacin de los
Derecho a conocer los cdigos de
Datos
expedientes y
L39/2015
identificacin de las unidades
Carpeta
Ciudadana
obtener copias de los
Art. 66.1.b
tramitadoras del procedimiento
documentos.
Derecho a la informacin y la transparencia
CUL ES MI
QU ME OFRECE LA
LEY
QU DICE LA LEY?
OBLIGACIN?
DTIC?
A conocer, en cualquier momento,
Disponer de una
el estado de la tramitacin de los
carpeta ciudadana
procedimientos en los que tengan
para consultar el
la condicin de interesados ()
L39/2015
estado de
Asimismo, tambin tendrn
Art. 53
tramitacin de los
derecho a acceder y a obtener
expedientes y
copia de los documentos
obtener copias de los
contenidos en los citados
documentos
procedimientos.
Las Administraciones Pblicas
deben publicar y mantener
actualizadas en el portal web, a
Actualizar la
efectos informativos, las relaciones
informacin del
L39/2015 de procedimientos de su
catlogo de
Art. 21.4
competencia, con indicacin de los
Punto de Acceso
procedimientos de
plazos mximos de duracin de los
General (PAG)
SIA y sede electrnica
mismos, as como de los efectos
Sistema de
que produzca el silencio
Informacin
administrativo.
Administrativa
Red Sara
Actualizacin de la
() las Administraciones harn
InSide
informacin en un
pblicos, a travs de la sede
PAG
L39/2015 electrnica correspondiente, los
Publicar en sede
Art. 27.3
cdigos seguros de verificacin u
electrnica los
otro sistema de verificacin
cdigos seguros de
utilizado.
verificacin
Las Administraciones Pblicas
debern mantener
permanentemente actualizado en
Mantener
la correspondiente sede electrnica
actualizado el
L39/2015
un directorio geogrfico que
directorio geogrfico
Disp.Adic.4
permita al interesado identificar la
de oficinas.
oficina de asistencia en materia de
registros ms prxima a su
domicilio.
L39/2015
Art. 53

57

No me imprimas, soy interactiva

DIGITALZA-T! 2016

Relaciones electrnicas entre AAPP


CUL ES MI
QU ME OFRECE LA
LEY
QU DICE LA LEY?
OBLIGACIN?
DTIC?
Trabajar de forma
Punto de Acceso
coordinada e
General electrnico
interoperable con
Carpeta ciudadana
Las Administraciones Pblicas se
otras
Plataforma de
relacionarn entre s y con sus
Administraciones.
intermediacin
rganos, organismos pblicos y
Incorporar medidas
Plataforma de
entidades vinculados o
para la interconexin
Intermediacin de
dependientes a travs de medios
de redes.
Datos
electrnicos, que aseguren la
Ley
Asegurar el
interoperabilidad y seguridad de los
40/2015
cumplimiento de la
sistemas y soluciones adoptadas
Art.3
reutilizacin de
Centro de
por cada una de ellas, garantizarn
sistemas y
Transferencia de
la proteccin de los datos de
aplicaciones
Tecnologa
carcter personal, y facilitarn
propiedad de la
preferentemente la prestacin
informacin.
conjunta de servicios a los
Todas nuestras
interesados.
herramientas
Cumplir ENI y ENS
cumplen con el ENI y
el ENS
Funcionamiento electrnico de la Administracin
CUL ES MI
QU ME OFRECE LA
LEY
QU DICE LA LEY?
OBLIGACIN?
DTIC?
Determinar las
condiciones e
instrumentos de creacin
Cada Administracin Pblica
de sedes electrnicas,
Ley
determinar las condiciones e
garantizando la
40/2015
instrumentos de creacin de las
identificacin del rgano
Art.38 y 39 sedes electrnicas, con sujecin a
titular y los medios
(una serie de) principios
disponibles para la
formulacin de
sugerencias y quejas.
Red SARA
Carpeta ciudadana
Las Administraciones Pblicas
Determinar
Plataforma de
podrn identificarse mediante el
supuestos de
intermediacin
uso de un sello electrnico basado
Ley
utilizacin de los
Archive
en un certificado electrnico
40/2015
sistemas de firma de
Art. 40-43 reconocido o cualificado que rena
sello o cdigo seguro
los requisitos exigidos por la
de verificacin
legislacin de firma electrnica.
Los documentos electrnicos
transmitidos en entornos cerrados
Determinar los
de comunicaciones establecidos
sistemas de firma
Ley
entre Administraciones Pblicas
electrnica que
40/2015
(...), sern considerados vlidos a
puede utilizar su
Art. 44
efectos de autenticacin e
personal
identificacin de los emisores y
receptores ().

58

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Ley
40/2015
Art. 45

Ley
40/2015
Art. 46

Las Administraciones Pblicas


podrn determinar los trmites e
informes que incluyan firma
electrnica basada en certificados
electrnicos.
Con el fin de favorecer la
interoperabilidad y posibilitar la
verificacin automtica de la firma
electrnica (...) (se) podr
superponer un sello electrnico
basado en un certificado
electrnico reconocido o
cualificado.
Todos los documentos utilizados en
las actuaciones administrativas se
almacenarn por medios
electrnicos, salvo cuando no sea
posible.

DIGITALZA-T! 2016
Determinar las
condiciones y
garantas para el
intercambio de
informacin de forma
segura

Red SARA
Carpeta ciudadana
Plataforma de
intermediacin
Archive

Disponer de un
archivo electrnico

Fuente: Elaboracin propia a partir de Ley 39/2015 y Ley 40/2015

Si eres un avanzado tecnolgico, aydanos a


ayudar a otras Administraciones. Tu experiencia y
buenas prcticas pueden ser de gran utilidad para
otros.
4.6.

YA TENGO MIS PROPIAS HERRAMIENTAS, QU HAGO?

Muchas Administraciones llevan tiempo trabajando por ofrecer el servicio digital a sus
ciudadanos y han desarrollado sus propias herramientas tecnolgicas.
Si es tu caso y ya cuentas con herramientas tecnolgicas que dan solucin a las obligaciones
que te impone la ley, no hace falta que las cambies pero s que verifiques que son
interoperables con las de la DTIC y el resto de la Administracin. La Ley 40/2015 nos obliga a
que todas las relaciones entre las administraciones pblicas sean por la va electrnica y eso
slo lo podremos conseguir si nuestras herramientas son compatibles y hablan el mismo
idioma.
As mismo, ten presente que tus herramientas tambin pueden ser tiles para otras
administraciones pblicas. Facilita su posible reutilizacin y cumple as con lo que establece el
artculo 157 de la Ley 40/2015 respecto a la reutilizacin de sistemas y aplicaciones de
propiedad de la Administracin.

59

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DIGITALZA-T! 2016

5. CMO ME ADAPTO A LO NUEVO?

A pesar de que es una ayuda fundamental, la simple incorporacin de herramientas


tecnolgicas no es suficiente para garantizarte el cumplimiento de las normas. stas implican
cambios de gran calado y requieren de medidas complementarias en el mbito organizativo y
funcional.
Desde la DTIC te recomendamos que lleves a cabo las siguientes acciones:
1. Analiza: Haz un anlisis de tus recursos tecnolgicos (personal, material, conexiones,
herramientas de las que disponesPuedes encontrar algunos indicadores que te
pueden ayudar en DATAOBSAE), as sabrs qu herramientas te faltan y puedes pedir a
la DTIC, y si cumples los requisitos tcnicos necesarios. Tienes Internet o Red SARA?

Fuente: DATAOBSAE

2. Comunica: Mantn informado a tu personal sobre los cambios que se avecinan y dales
participacin. Sus aportaciones pueden resultar muy valiosas para la buena marcha del
proceso de adaptacin a las nuevas herramientas.
3. Motiva: Los cambios siempre generan resistencias. Motiva a tu personal para que se
sumen a la digitalizacin. Mustrales las ventajas que las nuevas herramientas
aportan.
4. Forma: Las herramientas que la DTIC pone a tu disposicin no son difciles de usar pero
tu personal TIC tiene que conocerlas en profundidad para poder ofrecerte un soporte
bsico inmediato. Todas las herramientas cuentan con manuales y otros materiales
informativos en su espacio dedicado en el Centro de Transferencia de Tecnologa.

60

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DIGITALZA-T! 2016

Adems, tu Delegacin o Subdelegacin del Gobierno y/o tu Diputacin provincial te


apoyarn en esta tarea de formacin.
5. Reorganiza: La incorporacin de nuevas herramientas tecnolgicas implicar un
cambio organizativo y funcional, que tienes que tener en cuenta. Es especialmente
importante, la transformacin que fomentan las leyes de las oficinas de registro. A
partir de octubre stas tienen que convertirse en Oficinas de Asistencia al Ciudadano.
En estas oficinas los empleados pblicos tendrn que ayudar al interesado a realizar
sus trmites por la va electrnica, es decir, tendrn que promocionar el autoservicio
digital.
6. Sigue y evala: Realiza un seguimiento y una evaluacin de todo el proceso de
incorporacin de las herramientas para detectar problemas o mbitos de mejora.
7. Consulta: Pregunta lo que quieras! Las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno
atendern tus consultas relativas a los sistemas de adhesin y otras de tipo
administrativo sobre las herramientas y su implantacin en tu Administracin.

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6. CUNTO TIEMPO TENGO?

DIGITALZA-T! 2016

Poco! El 2 de octubre de 2016 entran en vigor muchas de las nuevas obligaciones y


ciudadanos y empresas podrn exigirte que tengas disponible la va electrnica para tratar con
ellos.

No lo dejes ms, digitalzate!

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GLOSARIO

DIGITALZA-T! 2016

A
Actuacin administrativa automatizada: Cualquier acto o actuacin realizada ntegramente a
travs de medios electrnicos por una Administracin Pblica en el marco de un
procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado
pblico.
Aplicacin: Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolucin de un problema
mediante el uso de informtica.
Arquitectura Orientada a Servicios (SOA): Servicios SOA. Service-Oriented Architecture. La
arquitectura orientada a servicios de cliente es una arquitectura de software que define la
utilizacin de servicios ('programitas' o rutinas que realizan una funcin especfica) para dar
soporte a los requisitos del negocio. Permite la creacin de sistemas de informacin
ampliables y verstiles que brindan una forma bien definida de exposicin e invocacin de
servicios (comnmente pero no exclusivamente servicios web), lo cual facilita la interaccin
entre diferentes sistemas propios o de terceros.
Aseguramiento e interoperabilidad de la firma electrnica: 1. Las Administraciones Pblicas
podrn determinar los trmites e informes que incluyan firma electrnica reconocida o
cualificada y avanzada basada en certificados electrnicos reconocidos o cualificados de firma
electrnica. 2. Con el fin de favorecer la interoperabilidad y posibilitar la verificacin
automtica de la firma electrnica de los documentos electrnicos, cuando una Administracin
utilice sistemas de firma electrnica distintos de aquellos basados en certificado electrnico
reconocido o cualificado, para remitir o poner a disposicin de otros rganos, organismos
pblicos, entidades de Derecho Pblico o Administraciones la documentacin firmada
electrnicamente, podr superponer un sello electrnico basado en un certificado electrnico
reconocido o cualificado.
Autoservicio digital: modo de provisin de los servicios pblicos segn el cual interesados
acceden por s mismos a los servicios pblicos electrnicos automatizados para que puedan
obtenerlos de forma inmediata.
Catlogo de procedimientos administrativos de la AGE: El Catlogo de Procedimientos
Administrativos es el inventario de procedimientos que gestiona la Administracin General del
Estado y sus organismos pblicos dependientes, que recopila la informacin bsica de cada
proceso (forma de inicio de la tramitacin, plazo de presentacin, rgano de resolucin,
efectos del silencio administrativo, normativa aplicable, recursos etc.) a fin de facilitar su
conocimiento por los interesados.
Catlogo de Servicios de Administracin Digital de la DTIC: El Catlogo de Servicios de
Administracin Digital tiene como objeto difundir los servicios electrnicos tanto a ciudadanos
y empresas como a las Administraciones Pblicas en general
Certificado: Un certificado es un documento emitido y firmado por la Autoridad de
Certificacin que identifica una clave pblica con su propietario. Cada certificado est

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DIGITALZA-T! 2016

identificado por un nmero de serie nico y tiene un periodo de validez que est incluido en el
certificado.
Centros de Impresin y Ensobrado (CIE): Notific@ surge como respuesta a la implementacin
de la medida CORA 3.00.002.8, "Concentracin de la gestin, produccin, impresin y
distribucin de las notificaciones y comunicaciones postales en centros de impresin y
ensobrado con dimensin ptima", fruto de la colaboracin entre la DTIC y la Agencia Estatal
de Administracin Tributaria (AEAT) para su impresin, ensobrado y depsito.
Clave concertada: Sistemas de identificacin de los interesados en el procedimiento
Cdigo Seguro de Verificacin (CSV): Serie alfanumrica nica que identifica a un documento
electrnico en diferentes mbitos en los que se predica su autenticidad. La Administracin
General del Estado y sus organismos pblicos vinculados o dependientes podrn utilizar
sistemas de cdigo seguro de verificacin de documentos en el desarrollo de actuaciones
automatizadas. Dicho cdigo vincular al rgano u organismo y, en su caso, a la persona
firmante del documento, permitindose en todo caso la comprobacin de la integridad del
documento mediante el acceso a la sede electrnica correspondiente. El sistema de cdigo
seguro de verificacin deber garantizar, en todo caso:

El carcter nico del cdigo generado para cada documento.


Su vinculacin con el documento generado y con el firmante.
Asimismo, se debe garantizar la posibilidad de verificar el documento por el tiempo
que se establezca en la resolucin que autorice la aplicacin de este procedimiento.

D
DATAOBSAE: Es una herramienta que permite la consulta interactiva de indicadores de
Administracin electrnica
Digitalizacin: El proceso tecnolgico que permite convertir un documento en soporte papel o
en otro soporte no electrnico en uno o varios ficheros electrnicos que contienen la imagen
codificada, fiel e ntegra del documento.
Direccin Electrnica Habilitada (DEH): Mediante la Direccin Electrnica Habilitada (DEH)
cualquier persona fsica o jurdica dispondr de una direccin electrnica para la recepcin de
las notificaciones administrativas que por va telemtica pueda practicar las distintas
Administraciones Pblicas.
Documento electrnico: Informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada
en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de identificacin y
tratamiento diferenciado.

E
Esquema de metadatos: Instrumento que define la incorporacin y gestin de los metadatos
de contenido, contexto y estructura de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de
vida.

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Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI): Comprende los criterios y recomendaciones de


seguridad, normalizacin y conservacin de la informacin, de los formatos y de las
aplicaciones que debern ser tenidos en cuenta por las Administraciones pblicas para
asegurar un adecuado nivel de interoperabilidad organizativa, semntica y tcnica de los
datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias y para
evitar la discriminacin a los interesados por razn de su eleccin tecnolgica. La aplicacin del
Esquema Nacional de Interoperabilidad se ha desarrollado de acuerdo con los principios
generales establecidos en el artculo 4 de la Ley 11/2007, y con los siguientes principios
especficos de la interoperabilidad:

La interoperabilidad como cualidad integral.


Carcter multidimensional de la interoperabilidad.
Enfoque de soluciones multilaterales.

Esquema Nacional de Seguridad (ENS): El Esquema Nacional de Seguridad tiene por objeto
establecer la poltica de seguridad en la utilizacin de medios electrnicos en el mbito de la
presente Ley, y est constituido por los principios bsicos y requisitos mnimos que garanticen
adecuadamente la seguridad de la informacin tratada.
Estndar: Aqul que rene las siguientes condiciones: a) Que sea pblico y su utilizacin sea
disponible de manera gratuita o a un coste que no suponga una dificultad de acceso, | b) Que
su uso y aplicacin no est condicionado al pago de un derecho de propiedad intelectual o
industrial.
Estndar CMIS: Content Management Interoperability Services (CMIS) o Servicios de
Interoperabilidad de Gestin de Contenidos es un estndar abierto que permite a
diferentes sistemas de gestin de contenidos interoperar a travs de Internet

F
Firma electrnica: Conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a otros o
asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificacin del firmante.
Funcionario habilitado: Funcionario facultado para actuar ante la administracin en nombre
del interesado en procedimientos que requieran firma electrnica para llevar a cabo la
identificacin y autenticacin de los interesados.

I
Infraestructuras y servicios comunes: Instrumentos operativos que facilitan el desarrollo y
despliegue de nuevos servicios, as como la interoperabilidad de los existentes, creando
escenarios de relacin multilateral y que satisfacen las necesidades comunes en los distintos
mbitos administrativos; son ejemplos la Red de comunicaciones de las Administraciones
pblicas espaolas, la red transeuropea sTESTA, la plataforma de verificacin de certificados
electrnicos.
Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de informacin, y por ende de los
procedimientos a los que stos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de
informacin y conocimiento entre ellos.

65

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Licencia Pblica de la Unin Europea (European Union Public Licence-EUPL): Licencia


adoptada oficialmente por la Comisin Europea en las 22 lenguas oficiales comunitarias para
reforzar la interoperabilidad de carcter legal mediante un marco colectivo para la puesta en
comn de las aplicaciones del sector pblico.
Lista de servicios de confianza (TSL): Lista de acceso pblico que recoge informacin precisa y
actualizada de aquellos servicios de certificacin y firma electrnica que se consideran aptos
para su empleo en un marco de interoperabilidad de las Administraciones pblicas espaolas y
europeas.

M
Marca de tiempo: La asignacin por medios electrnicos de la fecha y, en su caso, la hora a un
documento electrnico.
Medio electrnico: Mecanismo, instalacin, equipo o sistema que permite producir,
almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones; incluyendo cualesquiera redes de
comunicacin abiertas o restringidas como Internet, telefona fija y mvil u otras.
Metadato: Dato que define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos
segn su aplicacin.
Metadato de gestin de documentos: Informacin estructurada o semiestructurada que hace
posible la creacin, gestin y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su
creacin. Los metadatos de gestin de documentos sirven para identificar, autenticar y
contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que
los crean, gestionan, mantienen y utilizan.
Modelo de datos: Conjunto de definiciones (modelo conceptual), interrelaciones (modelo
lgico) y reglas y convenciones (modelo fsico) que permiten describir los datos para su
intercambio.

N
Nube: La computacin en la nube, conocida tambin como servicios en la nube, informtica en
la nube, nube de cmputo o nube de conceptos (del ingls cloud computing), es un paradigma
que permite ofrecer servicios de computacin a travs de una red, que usualmente es
Internet. Tiene tres variantes que corresponden a tres 'capas', de ms completa a menos:

Software como servicio


Plataforma como servicio
Infraestructura como servicio a veces denominada Hardware como servicio

P
Pandora: Herramienta Web de Gestin de Incidencias, con tipos de incidencias, niveles de
resolucin y grupos de tramitacin configurables para adaptarlos a las necesidades de cada
organismo.

66

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Poltica de firma electrnica: Conjunto de normas de seguridad, de organizacin, tcnicas y


legales para determinar cmo se generan, verifican y gestionan firmas electrnicas, incluyendo
las caractersticas exigibles a los certificados de firma.
Poltica de gestin de documentos electrnicos: Orientaciones o directrices que define una
organizacin para la creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y disponibles a lo
largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La poltica se
aprueba al ms alto nivel dentro de la organizacin, y asigna responsabilidades en cuanto a la
coordinacin, aplicacin, supervisin y gestin del programa de tratamiento de los
documentos a travs de su ciclo de vida.
Procedimiento administrativo: Proceso formal regulado jurdicamente para la toma de
decisiones por parte de las Administraciones pblicas para garantizar la legalidad, eficacia,
eficiencia, calidad, derechos e intereses presentes, que termina con una resolucin en la que
se recoge un acto administrativo; este proceso formal jurdicamente regulado se implementa
en la prctica mediante un proceso operativo que coincide en mayor o menor medida con el
formal.
Protocolo SSL: es un protocolo que proporciona privacidad e integridad entre dos aplicaciones
de comunicaciones utilizando HTTP

R
Red SARA: Sistemas de Aplicaciones y Redes para las Administraciones (SARA) es un conjunto
de infraestructuras de comunicaciones y servicios bsicos que conecta las redes de las
Administraciones Pblicas Espaolas e Instituciones Europeas facilitando el intercambio de
informacin y el acceso a los servicios. Supone un instrumento de racionalizacin y ahorro en
infraestructuras de comunicaciones favoreciendo la comparticin de servicios entre
Administraciones. Presenta las siguientes caractersticas:

Fiabilidad: Red completamente mallada, sin puntos nicos de fallo, tecnologa de


ltima generacin y soporte 24x7x365.
Seguridad: Trfico cifrado y Sistema de Alerta Temprana ante incidentes de seguridad,
en colaboracin con el CCN-CERT.
Capacidad: Ancho de banda de 10 Gbps en Ministerios y 100 Mbps en Comunidades
Autnomas.
Calidad de Servicio (QoS): Cada dato se trata segn su naturaleza.
Interoperabilidad: Gateway IPv6 comn, para que los servicios de Administracin
Electrnica puedan ser accesibles a los interesados utilizando conexiones IPv6.

Repositorio electrnico: Archivo centralizado donde se almacenan y administran datos y


documentos electrnicos, y sus metadatos.
Reutilizacin: Uso de documentos que obran en poder de las Administraciones y organismos
del sector pblico, por personas fsicas o jurdicas, con fines comerciales o no comerciales,
siempre que dicho uso no constituya una actividad administrativa pblica. Queda excluido de

67

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este concepto el intercambio de documentos entre Administraciones y organismos del sector


pblico en el ejercicio de las funciones pblicas que tengan atribuidas.

S
Sede electrnica: aquella direccin electrnica disponible para los interesados a travs de
redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestin y administracin corresponde a una
Administracin Pblica, rgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias.
Sello de tiempo: La asignacin por medios electrnicos de una fecha y hora a un documento
electrnico con la intervencin de un prestador de servicios de certificacin que asegure la
exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento.
Sellado de tiempo: Acreditacin a cargo de un tercero de confianza de la fecha y hora de
realizacin de cualquier operacin o transaccin por medios electrnicos.
Servicio de interoperabilidad: Cualquier mecanismo que permita a las Administraciones
pblicas compartir datos e intercambiar informacin mediante el uso de las tecnologas de la
informacin.
Single Sign On: (SSO) es un procedimiento de autenticacin que habilita al usuario para
acceder a varios sistemas con una sola instancia de identificacin. Su traduccin literal sera
algo como "sistema centralizado de autenticacin y autorizacin".
Sistema de firma electrnica: Conjunto de elementos intervinientes en la creacin de una
firma electrnica. En el caso de la firma electrnica basada en certificado electrnico,
componen el sistema, al menos, el certificado electrnico, el soporte, el lector, la aplicacin de
firma utilizada y el sistema de interpretacin y verificacin utilizado por el receptor del
documento firmado
Sistema de identificacin electrnica: Es un rgimen para la identificacin electrnica en
virtud del cual se expiden medios de identificacin electrnica a las personas fsicas o jurdicas
o a una persona fsica que representa a una persona jurdica
Suite: conjunto o coleccin
Sustitucin de Certificados Soporte Papel (SCSP): conjunto de especificaciones orientadas al
intercambio de datos entre Administraciones Pblicas con el objetivo de eliminar los
certificados administrativos en papel, evitando al interesado presentar ante las AA.PP
documentacin que ya obra en poder de las mismas, sustituyndolos por un intercambio de
datos entre Administraciones que se realiza de forma electrnica, estandarizada y rpida y con
las garantas jurdicas descritas en el RD 1671/2009.

T
Token: Un token o tambin llamado componente lxico es una cadena de caracteres que tiene
un significado coherente en cierto lenguaje de programacin. Ejemplos de tokens podran ser
palabras clave (if, else, while, int, ...), identificadores, nmeros, signos, o un operador de varios
caracteres, (por ejemplo, :=).

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Token criptogrfico: Un token de seguridad (tambin token de autenticacin o token


criptogrfico) es un dispositivo electrnico que se le da a un usuario autorizado de un servicio
computarizado para facilitar el proceso de autenticacin.

W
Webservice: Un servicio web es un conjunto de protocolos y estndares que sirven para
intercambiar datos entre aplicaciones. Distintas aplicaciones de software desarrolladas en
lenguajes de programacin diferentes, y ejecutadas sobre cualquier plataforma, pueden
utilizar los servicios web para intercambiar datos en redes de ordenadores como Internet. La
interoperabilidad se consigue mediante la adopcin de estndares abiertos. Las organizaciones
OASIS y W3C son los comits responsables de la arquitectura y reglamentacin de los servicios
Web. Para mejorar la interoperabilidad entre distintas implementaciones de servicios Web se
ha creado el organismo WS-I, encargado de desarrollar diversos perfiles para definir de
manera ms exhaustiva estos estndares.
WSDL: son las siglas de Web Services Description Language, un formato XML que se utiliza
para describir servicios Web

Ms definiciones y conceptos

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