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QU ES MANUAL?

Un manual es un libro o folleto en el cual se recogen los aspectos bsicos,


esenciales de una materia. As, los manuales nos permiten comprender mejor el
funcionamiento de algo, o acceder, de manera ordenada y concisa, al
conocimiento algn tema o materia.
Existen, por ejemplo, manuales para el estudio de las matemticas, la literatura, la
historia, o la geografa. Hay, asimismo, manuales tcnicos, que permiten
comprender el funcionamiento de diferentes aparatos o dispositivos electrnicos.
Del mismo modo, hay manuales empleados para describir y explicar el
funcionamiento de una empresa u organizacin (manual de procedimientos, de
organizacin, de calidad, etc.), as como otro tipo de manuales, tambin
relacionados con el campo organizacional, como los manuales de identidad
corporativa, de convivencia o administrativos, entre otros.
Los manuales tambin son textos utilizados como medio para coordinar, registrar
datos e informacin en forma sistmica y organizada. Tambin es el conjunto de
orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacidad de las
tareas a realizar.

Algunos tipos de manuales son:

Manual de procedimientos
Manual de calidad
Manual de bienvenida
Manual de usuario

QUE CONTIENEN LOS MANUALES?


Un manual debera tener todo lo necesario para permitir facilitar el trabajos de las
personas que generalmente lo utilizan. Los manuales son como una base de datos
fsicos, donde se puede apoyar alguien para realizar un trabajo determinado.
Como hay varios tipos de manuales, as mismo tiene diferentes estructuras que
los componen, algunas pueden ser:

A. Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes


pasos:
1. Definir el contenido:

Introduccin.

Objetivos.

reas de aplicacin.

Responsables.

Polticas.

Descripcin de las operaciones.

Formatos.

Diagramas de flujo.

Terminologa.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Recopilacin de informacin.
Estudio preliminar de las reas.
Elaboracin de inventario de procedimientos.
Integracin de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Graficar los procedimientos.
Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas responsables.
Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los
procedimientos.

Las fuentes de informacin ms comunes son:

Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los mtodos para compilar la informacin son:

Encuestas.
Investigacin documental.
Observacin directa.

B. Elementos que integran el manual de organizacin.


Introduccin.
Objetivo del manual.

Antecedentes histricos.
Marco jurdico.
Atribuciones.
Misin y visin.
Estructura orgnica.
Organigrama.
Objetivo y funciones.
Glosario de trminos.

C. A continuacin presentamos un esquema que puede tomarse como


referencia de la estructura de los contenidos de un Manual de Calidad:

Ttulo, alcance y campo de aplicacin.


Introduccin sobre aspectos bsicos, valores y filosofa de la organizacin
y del propio manual.
Poltica y objetivos de calidad.
Mapa de procesos de la organizacin.
Descripcin de la estructura de la organizacin, responsabilidades y
autoridades.
Enumeracin y definicin de los distintos elementos del sistema de calidad.
Adicionalmente, tambin se puede incluir un apndice.

D. A continuacin presentamos un esquema que puede tomarse como


referencia de la estructura de los contenidos de un Manual de Calidad:

Ttulo, alcance y campo de aplicacin.


Introduccin sobre aspectos bsicos, valores y filosofa de la organizacin y
del propio manual.
Poltica y objetivos de calidad.
Mapa de procesos de la organizacin.
Descripcin de la estructura de la organizacin, responsabilidades y
autoridades.
Enumeracin y definicin de los distintos elementos del sistema de calidad.
Adicionalmente, tambin se puede incluir un apndice.