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Excel-Validacin de datos

Contenido
CUNDO ES TIL LA VALIDACIN DE DATOS? ............................................................................1
HERRAMIENTA DE VALIDACIN DE DATOS ..................................................................................2
CELDAS CON LONGITUD DE TEXTO ..............................................................................................3
MENSAJES DE ENTRADA ...............................................................................................................8
VALIDAR NMEROS ENTEROS DENTRO DE LMITES...................................................................17
COMPROBAR ENTRADAS NO VLIDAS .......................................................................................22
VALIDAR FECHAS ........................................................................................................................31
BUSCAR CELDAS CON VALIDACIN ............................................................................................36
BORRAR VALIDACIN DE DATOS ................................................................................................37

CUNDO ES TIL LA VALIDACIN DE DATOS?


Introduccin
La validacin de datos es sumamente til cuando deseas compartir
un libro o archivo de Ms Excel con otros miembros de la organizacin
y deseas que los datos que se escriban en l sean exactos y
coherentes.
Puedes aplicar la validacin de datos para los siguientes casos:
Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista.

Figura 1. Restringir datos predefinidos en una lista

Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo


especfico.

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Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de


tiempo especfico.

Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de


tiempo especfico.
Limitar la cantidad de caracteres de texto.
Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas.

HERRAMIENTA DE VALIDACIN DE DATOS


La herramienta de Validacin de datos se encuentra en la ficha
Datos en el grupo de Herramientas de datos.

Figura 2. Ficha Datos

El grupo Herramientas de datos contiene:

Figura 3. Herramienta de Datos

Al dar clic en Validacin de datos se visualiza el cuadro de


dilogo
Validacin de datos que contiene tres pestaas:
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1.Configuracin.
2. Mensaje de entrada.
3. Mensaje de error.

Figura 4. Validacin de datos

En la pestaa de Configuracin se configura el criterio de


validacin en la opcin Permitir.
En la pestaa Mensaje de entrada se configura el mensaje de
entrada que alertar al usuario sobre el tipo de datos que puede
ingresar.
La pestaa Mensaje de error permite que el usuario personalice
el mensaje de error en el caso de que el usuario haya ingresado
datos fuera del criterio de validacin.

CELDAS CON LONGITUD DE TEXTO


Introduccin
La validacin de datos permite que Excel supervise el ingreso de
informacin en una hoja de clculo sobre la base de un conjunto de
criterios
previamente
establecidos.
En este caso aprenderemos a validar una celda con una determinada
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longitud

de

texto.

Prctica:
En la proforma que solicita el RUC del cliente, puedes configurar una
celda para que permita nicamente el ingreso del nmero de RUC
(Registro nico del Contribuyente; para el caso de Ecuador) con una
longitud
de
texto
de
mximo
13
(trece)
caracteres.
Adems cuando el usuario seleccione la celda puedes alertarlo al
configurar un mensaje de entrada. De igual forma, si el usuario trata
de ingresar un texto mayor a los 13 caracteres, puedes configurar para
que
Excel
emita
un
mensaje
de
error.
Para

iniciar

la

prctica

descarga

el

ejercicio,

haz

clic

AQUI

En
la
prctica
que
descargaste
anteriormente,
tienes
dos
hojas Proforma CON validacin que es la que ha realizado tu tutora
y Proforma SIN validacin en donde te invito a probar nuestra
primera
prctica.
La

solucin

al

ejercicio

planteado

es

la

siguiente:

1. Selecciona la celda C5 haz un clic sobre el botn derecho.


2. Selecciona Formato de celda

Figura 5. Dar formato de celdas

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En
el
cuadro
de
dilogo
Formato
de
celdas,
3.
Haz
clic
en
la
pestaa
Nmero
4. Selecciona Texto, pues ests configurando para que la celda reciba
trece
caracteres.
Se visualiza:

Figura 6. Configurar celda en formato texto

5. Haz clic en Aceptar.


Con este proceso has configurado la celda en formato texto.
Para validar la celda con longitud de texto igual a 13 caracteres
realiza lo siguiente: Selecciona la celda C5
1. Selecciona la pestaa Datos

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Figura 7. Validacin de celdas

2. En el grupo de Herramientas de datos, selecciona


Validacin de datos.
3. Haz clic en la opcin Validacin de datos...
Presenta el siguiente cuadro de dilogo Validacin de datos:
4. Selecciona la primera pestaa en este caso Configuracin.
5. En Permitir, selecciona de la lista desplegable la opcin
Longitud del texto.
6. En la opcin Datos, selecciona igual a.
7. En Longitud de texto digita el nmero 13.
8. Para finalizar haz clic en el botn Aceptar.

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Figura 8. Configurar con longitud del texto

Probemos como funciona:

Digita en la celda
1802452944001

C5

el

siguiente

nmero

de

RUC:

Si el ingreso es correcto el dato ingresar sin problema, como se


visualiza en la figura.

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Figura 9. Ingreso de un dato que cumple la validacin

Ahora para el caso en que el nmero de RUC sobrepasa el


nmero de caracteres configurados. Observa que Excel emitir
un
mensaje
de
error.
Ingresa el nmero: 18024529440012345

Figura 10. Ingreso de un dato que NO cumple la validacin

MENSAJES DE ENTRADA
Los usuarios observarn que al escribir datos no vlidos en una celda
depende de cmo se haya configurado la validacin de datos.
Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario
seleccione la celda.

Figura 11. Celda con mensaje de entrada

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Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo deseas, este
mensaje puede moverse y dejar visible hasta que el usuario pase a
otra celda o presione ESC.
No obstante, los mensajes de entrada se usan para orientar a los
usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una
determinada
celda.
Para configurar un mensaje de entrada realiza lo siguiente:
Selecciona la celda a configurar en tu caso la celda C5
Haz clic en la pestaa Datos.
En el grupo de Herramientas de datos
Selecciona Validacin de datos.
En el cuadro de dilogo Validacin de datos.
Haz clic en la pestaa Mensaje de entrada.
Activa con un visto la casilla de verificacin Mostrar mensaje de
entrada al seleccionar la celda.
En la opcin Ttulo, digita el ttulo para el mensaje de entrada,
por ejemplo RUC.
En Mensaje de entrada, digita el texto para el mensaje de
entrada, por ejemplo; Ingresa un nmero de RUC que debe
contener 13 caracteres.

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Figura 12. Configurando el mensaje de entrada

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2. Haz clic en la
casilla Mostrar
mensaje de entrada
al seleccionar la
celda.

1. Selecciona la pestaa
Mensaje de entrada.

3. Digita un ttulo para el


mensaje

4. Digita un texto para el


mensaje
5. Haz clic en
Aceptar.

Para

finalizar,

haz

clic

en

el

botn

Aceptar.

Probemos como se visualiza.

Coloca el cursor en la celda que configuraste, para tu caso en la celda


C5.
Como observas junto a la celda se muestra el mensaje que
configuraste en la pestaa Mensaje de entrada.

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6. Junto a la celda, se
muestra el mensaje que se
configur en la pestaa
Mensaje de entrada.

Figura 13. Se visualiza el mensaje de entrada

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MENSAJES DE ERROR
Este tipo de mensaje aparece cuando el usuario escribe datos no
vlidos.
El mensaje que aparece antes de cualquier personalizacin que
realices es el siguiente:

Figura 14. Mensaje error

Figura 14. Mensaje error

Para ingresar de nuevo los datos debes hacer clic en Reintentar, o


para salir de este cuadro de dilogo da clic en Cancelar.
Tambin puedes personalizar el mensaje de error.

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Figura 15. Configura el mensaje de error

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2. Haz clic en la
casilla Mostrar
mensaje de error si
se introduce datos
no vlidos.

1. Selecciona la pestaa
Mensaje de entrada.

4. Digita un texto para el


Ttulo.

5. Digita un texto para el


mensaje.
3. Selecciona
el Estilo
Detener
6. Haz clic en
Aceptar.

Para configurar un mensaje de error realiza lo siguiente:


Selecciona la celda a configurar en tu caso la celda C5
Haz clic en la pestaa Datos.
En el grupo de Herramientas de datos.
Selecciona Validacin de datos.
En el cuadro de dilogo Validacin de datos.
Haz clic en la pestaa Mensaje de error.
Activa con un visto la casilla de verificacin Mostrar mensaje
de error si se introducen datos no vlidos.
En la opcin Ttulo, digita el ttulo para el mensaje de error,
por ejemplo: RUC.

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En Mensaje de error, digita el texto para el mensaje de error,
por ejemplo; El nmero de RUC slo pude contener 13
caracteres.

Figura 16. Visualiza el mensaje de error

En cuanto a los estilos de error existen de tres tipos:


1. Estilo Grave: Este tipo de error permite detener el ingreso de
datos. Evita que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda.
Un mensaje de alerta Grave tiene dos opciones Reintentar o
Cancelar.

Figura 17. Estilo Grave

2. Estilo Advertencia: Advierte a los usuarios que los datos que han
escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos.
Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios
pueden hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para
editarla o en Cancelar para quitarla.

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Figura 18. Estilo Advertencia

3. Estilo Informacin: Informa a los usuarios que los datos que han
escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de
mensaje
de
error
es
el
ms
flexible.
Cuando aparece un mensaje de alerta Informacin, los usuarios
pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no vlido o en
Cancelar para rechazarlo.

Figura 19. Estilo Informacin

Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos


se
escriben
directamente
en
las
celdas.
No aparecen en los siguientes casos:
El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
Una frmula en la celda calcula un resultado que no es vlido.
Una macro (macro: accin o conjunto de acciones utilizados
para automatizar tareas) especifica datos no vlidos en la
celda.

VALIDAR NMEROS ENTEROS DENTRO DE LMITES


Introduccin
La validacin de datos permite que Excel supervise el ingreso de
informacin en una hoja de clculo sobre la base de un conjunto de
criterios
previamente
establecidos.

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En este caso aprenderemos a validar un rango de celdas con
nmeros
enteros
dentro
de
lmites
permitidos.
Prctica:
Validar el rango de D10 a D19 con nmeros enteros entre 1 y 20.
De tal forma que bloquee el ingreso de datos no permitidos.

Figura 20. Validar nmeros enteros entre lmites

Para

iniciar

la

prctica

descarga

el

ejercicio,

haz

clic

AQUI

En la prctica que descargaste anteriormente, contiene dos hojas


FACTURA con validacin que es la que ha realizado tu tutora y
FACTURA sin validacin en donde te invito a realizar nuestra
prctica.
En esta prctica aprenderemos a validar el rango de D10 a D19
con
nmeros
enteros
entre
1
y
20.
Para llegar a la solucin realizamos lo siguiente:
Selecciona las celdas que deseas validar. En este caso
selecciona el rango de D10 a D19.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz
clic en Validacin de datos.

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En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haz clic en la
pestaa Configuracin.
En el cuadro Permitir, selecciona Nmero entero.
En el cuadro Datos, selecciona el tipo de restriccin que
deseas. Por ejemplo, para definir los lmites superior e
inferior, selecciona entre.
Escribe el valor mnimo, mximo o especfico que deseas
permitir.

Figura 21. Configurar validacin

Para especificar cmo deseas administrar los valores en blanco


(nulos), activa o desactiva la casilla Omitir blancos.
Ahora te invito a que configures la pestaa de mensaje de entrada.
Para esto realiza lo siguiente:
Selecciona la pestaa Mensaje de entrada.
Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de entrada al
seleccionar la celda.
Digita un Ttulo para tu mensaje de entrada.
Digita un texto para tu Mensaje de entrada.
Finalmente, haz clic en Aceptar.

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Figura 22. Configurar mensaje de entrada

Puedes observar que al seleccionar un celda, se visualiza el mensaje

que configuraste en la pestaa mensaje de entrada.

Figura 23. Visualizar mensaje de entrada

Ahora para configurar el mensaje de error realiza lo siguiente:


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Selecciona la pestaa Mensaje de error.
Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de error si se
introducen datos no vlidos.
Selecciona el Estilo de error.
Digita el Ttulo que se visualizar en la ventana de error.
Digita un texto para el Mensaje de error.

Finalmente, da clic en Aceptar.

Figura 24. Configurar mensaje de error

Puedes observar, que al ingresar un dato no permitido, Excel te enva


el cuadro de dilogo que configuraste en el mensaje de error.

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Figura 25. Visualizar mensaje de error

COMPROBAR ENTRADAS NO VLIDAS


Introduccin
Al recibir hojas de clculo de usuarios que pueden haber introducido
datos no vlidos, Excel permite configurar de modo que muestre
crculos rojos alrededor de los datos que no cumplan los criterios de
validacin. De tal forma que agilitan la bsqueda de errores en las
hojas de clculo.
Para esto utilizaremos los botones Rodear con un crculo datos no
vlidos y Borrar crculos de validacin en la barra de
herramientas Auditora.
Prctica:
Valida el rango de D10 a D19 con nmeros enteros entre 1 y 20.
De tal forma que permita el ingreso de otros valores bajo previa
confirmacin. Aplica el estilo de Advertencia.

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Figura 26. Validar con estilo de advertencia

Para iniciar la prctica descarga el ejercicio, haz clic AQUI


En la prctica que descargaste anteriormente, contiene dos hojas
FACTURA con validacin que es la que ha realizado tu tutora y
FACTURA sin validacin en donde te invito a desarrollar nuestra
prctica.
En esta prctica aprenderemos a validar el rango de D10 a D19
con nmeros enteros entre 1 y 20. De tal forma que permita el
ingreso de otros valores bajo previa confirmacin. Aplicaremos el
estilo de Advertencia.
Para dar solucin al problema planteado realizaremos lo siguiente:
Selecciona las celdas que deseas validar. En este caso el rango
de D10 a D19.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz
clic en Validacin de datos.
En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haz clic en la
pestaa Configuracin.
En el cuadro Permitir, selecciona Nmero entero.
En el cuadro Datos, selecciona el tipo de restriccin que
deseas. Por ejemplo, para definir los lmites superior e
inferior, selecciona entre.

Patricia Acosta

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Escribe el valor mnimo, mximo o especfico que deseas
permitir.

Figura 27. Configurar validacin

Para especificar cmo deseas administrar los valores en blanco


(nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.
Ahora te invito a que configures la pestaa de mensaje de
entrada.
Para esto realiza lo siguiente:
Selecciona la pestaa Mensaje de entrada.
Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de entrada al
seleccionar la celda.
Digita un Ttulo para tu mensaje de entrada (mximo 225
caracteres).
Digita un texto para tu Mensaje de entrada (mximo 225
caracteres).
Finalmente, haz clic en Aceptar.

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Figura 28. Configurar mensaje de entrada

Puedes observar que al seleccionar con el mouse las celdas o una de


las celdas despliega el mensaje de entrada, que configuraste
anteriormente.

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Figura 29. Visualizar mensaje de entrada

Para configurar el mensaje de error, de tal forma que permita el


ingreso de otros valores bajo previa confirmacin realizamos lo
siguiente:
Selecciona la pestaa Mensaje de error.
Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de error si se
introducen datos no vlidos.
Selecciona el Estilo de error. En este caso seleccionaremos el
estilo Advertencia.
Digita el Ttulo que se visualizar en la ventana de advertencia.
Digita un texto para el Mensaje de advertencia.
Finalmente, da clic en Aceptar.

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Figura 30. Configurar mensaje de error

Para probar ingresa un dato no permito en una de las celdas


configuradas anteriormente. Se puede observar que despliega el
mensaje de error configurado en el mensaje de error.

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Figura 31. Visualizar mensaje de error

En este mismo ejercicio ingresa datos permitidos y no permitidos. De


tal forma que comprobaremos que entradas no son vlidas.

Figura 32. Ingresar datos no permitidos

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Para determinar qu valores no cumplen la regla de validacin,
realiza lo siguiente:
Selecciona la ficha Datos.
En el grupo de Herramientas de datos.

Haz clic en Validacin de datos.

Figura 33. Herramientas de datos

Haz clic en la lista desplegable de Validacin de datos y

selecciona Rodear con un crculo datos no vlidos.

Figura 34. Rodear con un crculo datos no vlidos

Luego de aplicar la accin anterior se visualiza:


Patricia Acosta

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Figura 35. Visualizar datos no vlidos

Los valores de las celdas estn rodeados con un crculo porque no


cumple una regla de validacin.
Este crculo es de utilidad para mostrar de forma temporal y visual los
datos que contiene una hoja de clculo que no cumplen las reglas de
validacin.
El crculo desaparecer cuando corrija los datos de las celdas.
Al guardar el archivo deja de mostrar los crculos rojos.
Para borrar los crculos de validacin, selecciona la opcin Borrar
crculos de validacin.

Figura 36. Borrar crculos de validacin

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VALIDAR FECHAS
Introduccin
Al validar fechas puedes restringir la entrada de datos a una fecha
dentro de un perodo de tiempo.
En este caso aprenderemos a validar fechas dentro de un rango
permitido.
Prctica:
Validar la celda F4, en un perodo de tiempo entre la fecha actual y 4
das desde la fecha actual.
Adems cuando el usuario seleccione la celda puedes alertarlo al
configurar un mensaje de entrada. De igual forma, si el usuario
trata de ingresar una fecha no permitida, puedes configurar para que
Excel emita un mensaje de error, en este caso aplica el estilo de
Informacin.
Para iniciar la prctica descarga el ejercicio, haz clic AQUI
En la prctica que descargaste anteriormente, tienes dos hojas
FACTURA con validacin que es la que ha realizado tu tutora y
FACTURA sin validacin en donde te invito a desarrollar nuestra
prctica.
Para resolver el ejercicio planteado realiza lo siguiente:
Selecciona la celda que desea validar.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz
clic en Validacin de datos.
En el cuadro de dilogo Validacin de datos.
Haz clic en la ficha Configuracin.
En el cuadro Permitir.
Selecciona Fecha.
En el cuadro Datos, selecciona el tipo de restriccin que deseas.

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Figura 37. Validar fechas

En Datos selecciona entre


Escribe =HOY() en el Fecha inicial.
Escribe=HOY()+4 en el Fecha final.
Para especificar cmo deseas administrar los valores en blanco
(nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.
Ahora te invito a que configures la pestaa de mensaje de entrada.
Para esto realiza lo siguiente:
Selecciona la pestaa Mensaje de entrada.
Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de entrada al
seleccionar la celda.
Digita un Ttulo para tu mensaje de entrada (mximo 225
caracteres).
Digita un texto para tu Mensaje de entrada, (mximo 225
caracteres).
Finalmente, haz clic en Aceptar.
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Excel-Validacin de datos

Figura 38. Validar fechas con mensaje de entrada

Puedes observar que al seleccionar con el mouse las celdas o una de


las celdas despliega el mensaje de entrada, que configuraste
anteriormente.

Patricia Acosta

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Excel-Validacin de datos

Figura 39. Mensaje de error para fechas

Para configurar el mensaje de error, de tal forma que permita el


ingreso de otros valores bajo previa confirmacin realizamos lo
siguiente:
Selecciona la pestaa Mensaje de error.
Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de error si se
introducen datos no vlidos.
Selecciona el Estilo de error. En este caso seleccionaremos el
estilo Advertencia.
Digita el Ttulo que se visualizar en la ventana de advertencia.
Digita un texto para el Mensaje de advertencia.
Finalmente, da clic en Aceptar.

Patricia Acosta

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Excel-Validacin de datos

Figura 40. Mensaje con estilo de informacin

Finalmente configura la celda de fecha por ejemplo que se muestre el


da/mes/ao as 06-Jun-10

Figura 41. Configuracin de fecha personalizada

Patricia Acosta

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Excel-Validacin de datos
Sugerencia: Si cambias la configuracin de validacin para una
celda, automticamente se pueden aplicar los cambios a todas las
dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el
cuadro de dilogo Validacin de datos y, a continuacin, active la
casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma
configuracin en la ficha Configuracin.

BUSCAR CELDAS CON VALIDACIN


Para buscar todas las celdas con validacin de datos realiza lo
siguiente:

En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haz clic en la flecha


situada junto a Buscar y seleccionar y, a continuacin, en
Ir a especial.

Patricia Acosta

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Excel-Validacin de datos

Figura 48. Celdas con validacin de datos

Haz clic en Validacin de datos y, a continuacin, haz clic


en Todas.
Si se encuentran celdas que contienen validacin de datos,
estas celdas se sealan; en caso contrario, se mostrar el
mensaje "No se encontraron celdas".

BORRAR VALIDACIN DE DATOS


Para borrar o quitar la validacin de datos, realiza lo siguiente:
Selecciona las celdas donde ya no desea validar datos.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic
en Validacin de datos.
En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haz clic en la
ficha Configuracin y, a continuacin, haz clic en Borrar
todo.

Patricia Acosta

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Figura 49. Borrar validacin de datos

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