Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Semana 14 Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 30 Temas. + Gestion de integracién. + Gestion de riesgos. + Gestién de adquisiciones + Gestion de interesados.Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Gesti6n de Integracién del Proyecto. ‘Grupos de Procesos de |a Direccién de Proyectos [<7 Grupo de Grupo do Grupo de = Grupo de Gang Proceses | procesos de | Procesos de | biteetosde | Process deinicio | Planitescin | Elecuct6n ey de Clee Aeestion de | Ai 0esarotaret [a2 .emerctaret | aaDiery “4 Montoreary [46 cerar Project laintegraciin | Ada de Corsten | Pian para Gaston et Tabelo | Contre! Waajo [0 Fase GalProyecte’ | aProco (Dresser get | deiProeco | aetProecto Prete Recrar et Contr ntegrad de Cambios + 4.1, Desarrollar el acta de constitucién del proyecto: Implica trabajar con los interesados, para crear el documento que autoriza formalmente el proyecto. + 4.2, Desarrollar el plan para la direccién del proyecto: Implica coordinar todos los esfuerzos de planificacién para crear un documento coherente y consistente, el plan de direccién del proyecto. Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Gesti6n de Integracién del Proyecto. + 4.3, Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto: Implica llevar a cabo el plan de direccién del proyecto, ejecutando las actividades incluidas en él, Salidas: entregables, informaci6n de rendimiento, solicitudes de cambio, actualizaciones al plan de direccién, actualizaciones de documentacién del proyecto. + 4.4, Monitorear y controlar el trabajo del proyecto: Implica supervisar las actividades para lograr los objetivos de rendimiento del proyecto. Salidas: solicitudes de cambio, actualizaciones al plan de direccién, actualizaciones de documentacién del proyecto. + 4,5, Realizar el control integrado de cambios: lmplica identificar, evaluar y administrar los cambios durante el ciclo de vida del proyecto. Salidas: actualizacién del estado de solicitudes de cambio, actualizaciones al plan de direccién, actualizaciones de documentacién del proyecto. + 4.6. Cerrar proyecto o fase: implica finalizar todas las actividades necesarias para cerrar formalmente el proyecto 0 fase. Salidas: producto o servicio final, actualizacién de procesos de la Organizacién.Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 ee Cote orobcrd Tres | Cer Scr Peery h estoy 4.5 Dirigiry Gestionar ern neers 2 Eadie 2 Erase 1 Enatoe 2 Ease de regocio 2 Bids ae ores processe 2 Sooctucs de cambio 3 hewerdoe 3 Facoresaciotls Gea aprcbadas A Fatros ambinte ea brpress 2 Facorot ional dt ‘pease 4 Retvos dos process dela oa A Rotor de le proces ls ‘rguncin 2 Woramiras Teles 2 Woramintaey Tecnica: 1 cio de expres 2 MarnientasyTsicas "i de exper, ‘3 Teens da facactin ‘ud de exper 2 Teenie de citacion 2 Sigua de formacin pra * hime pacer 4 Acualuacions apn pre la deccin dl proyecs s Acualzacine ae ‘documents dl royeet Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Fa riod Crete ra Borer ‘4.4 Monitoreary Controlar Chet 1 Ens Pamper a deeecin dl 2 Trees devempeto del 2 Saictude 2 ronbalea de ernograms 3 Prondtene decom ' ltormacba de casompato wat ‘Factors mbionie ola ross 1 Rewer Geos proces dela ongurieién er etd 2 Worarirns Tenis {deeds eres 3 Herantena conte 2 Meraninas y Tienias 1 dul de pats, 2 Thencas ones Souda d cambio tprobeder 2 Rago de combos 4 Aeualeslaes pan pare ‘recsince pres A fetuses ae 3 Sade 2 lfomes de esempat dal 2 Aeoizacane pi Wine neat a Ketaacteee alos tetas ‘ouneacée a5Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Desarrollar el Acta de Constitucién del Proyecto. ae ncn 53 ea ie) trureacae’ || Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Desarrollar el Acta de Constitucién del Proyecto. + Documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organizacién a las actividades del proyecto. + El beneficio clave de este proceso es un inicio y unos limites del proyecto bien definidos, la creacién de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma directa para que la direccién general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto. Entradas Se [1 Enanctado det tabapo del] || [7 Juicio de experts proyecto 12 Técnicas de taciitacion |2 Caso de negocio [3 Acuordos “_laenprese 5 Activos dls procesos ela organizacion aGestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Acta de Constitucién del Proyecto - Entradas. + Enunciado de Trabajo del Proyecto: Descripcién narrativa de los productos, servicios 0 resultados que debe entregar el proyecto. Es proporcionado por el patrocinador en caso de proyectos internos, 0 como forma de una licitacién de cliente en caso de proyecto externos. Contenidos + Necesidad del negocio + Breve descrip situacién que se debe resolver. * Alcance del producto > * Descripcién de los principales entregables y plazos estimativos de entrega. * Descripcién de las principales tareas que apoyan los entregables. + Criterios de aceptacién. + Cronograma global estimativo. + Recursos necesarios. + Plan estratégico -+ Visién, misién, objetivos estratégicos de la Organizacién. Permite verificar el alineamiento de los proyectos con la estrategia de la Organizacién. n del proyecto, problema o 28 Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 PROYECTO FECHA PREPARADO POR REVISADO POR [APROBADO POR. PLAN ESTRATEGICO Stn, min, oboe dela xpanzenin [DESCRIPCION GENERAL DEL PROYECTO tecedentesyobjaos de prove [DESCRIPCION DEL ALCANCE Prncpales crane fanconales el producta REQUISTTOS DE TIEMPO Y COSTO. fechono Mtoe importantes pars deserrta (DESGLOSE DEL TRABAIO resbis prnapaee ENTREGABLE [GRITERIOS ACEPTACION [REQUISITOS FECHA 29Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Acta de Constitucién del Proyecto - Entradas. + Caso de Negocio: Explica la factibilidad del proyecto desde el punto de vista del negocio. Descripcién de la situacién que motiva el inicio del proyecto. Por ejemplo: + Demanda del mercado * Necesidad de la Organizacién. * Solicitud de un cliente. * Avance tecnolégico. * Requisito legal, ambiental, o social. + Identifica alternativas posibles y para cada una provee un andlisis de su valor organizacional, factibilidad, costos, beneficios, riesgos. + Su objetivo principal es prover a la administracién superior de la informacién necesaria para tomar una decision acerca de los fundamentos para iniciar o no un proyecto. + Explica cémo una solucién TIC puede crear valor para el negocio, ya sea mejorando la efectividad 0 la eficiencia de las operaciones. Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Acta de Constitucién del Proyecto - Entradas. + Caso de Negocio: Pasos + Seleccionar equipo de trabajo para desarrollar el caso de negocio * Definir un valor organizacional medible > El equipo de trabajo debe definir la oportunidad o el problema a tratar y luego identificar alternativas de solucién que permitan agregar valor al negocio y que estén alineadas con los objetivos estratégicos. + Definir factibilidad preliminar y evaluacién de riesgos de las diversas alternativas de solucién * Definir costos y beneficios preliminares para cada alternativa de solucién. aGestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Acta de Constitucién del Proyecto - Entradas. Caso de Negocio - Potenciales Areas de Impacto en un Proyecto TIC. |Area Potencial [impacto Estrategia + Penetracién de nuevos mercados + Transformacién de los términos de competicién dentro del mercado + Aumento en la participacién del mercado Clientes + Mas opciones de productos y servicio para los clientes + Mejora en la calidad de producto y servicios + Procesos transaccionales mas eficientes y efectivos Finanzas + Aumento de las ventas + Aumento de las utilidades ‘Operacional + Menores costos operacionales + Mejoras de la eficiencia operacional + Mejoras en la cadena de suministros Social + Educacion + Salud + Seguridad Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Acta de Constitucién del Proyecto - Herramientas y Técnicas. + Juicio de Expertos: Areas o personas, internas 0 externas a la Organizacién, que cuentan con experiencia en el negocio. Pueden aportar sus conocimientos y experiencia en el desarrollo del acta de constituci6n del proyecto, + Técnicas de Facilitacién: Corresponden a técnicas relacionadas con la toma de decisiones, resoluci6n de conflictos, solucién de problemas, planificacién de reuniones y talleres de trabajo, preparacién y conduccién de entrevistas, etc Gestién de Proyectos Informaticos — José Ramon Rodriguez Ejemplos de documentos de Inicio de un proyecto informatico: ~ Mandato de proyecto - Definicién de proyecto - Convocatoria de reunién - Acta de reunién www.editorialuoc.com/gestion_proyGestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Acta de Constitucién del Proyecto - Herramientas y Técnicas. Juicio de Expertos: + Enfoque Conjunto: Un equipo de expertos trata el tema y llegan a un acuerdo conjunto. + Enfoque independiente: (Técnica Delphi): Se cuenta con expertos que trabajan individualmente sobre un tema o problema propuesto. Un analista les proporciona la informacién de entrada y luego de un tiempo recoge las conclusiones de cada experto. Con esta informacién genera un informe consensuado, el cual se vuelve a entregar a los expertos. Estos analizan su informe inicial, lo comparan con el informe consensuado y emiten una segunda conclusién en forma independiente. El analista vuelve a retirar las conclusiones y genera un 22 informe consensuado, el cual puede ser entregado nuevamente a los expertos. Eso se puede repetir varias veces hasta obtener un conjunto de conclusiones dentro de un rango similar. Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Caso de Negocio. + http://www.icio2.com/2015/04/val-it-20-el-caso-de-negocio.htm! dad CaeGestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Acta de Constitucién del Proyecto - Salida. Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto, que autoriza formalmente el inicio del proyecto y confiere autoridad al director para asignar recursos. Documenta las necesidades del negocio, supuestos, restricciones, presupuesto, riesgos posibles, hitos mas importantes, ete. http://www.pmoinformatica.com/2013/06/plantilla-de-acta-de-proyecto.html La Oficina de Proyectos de Informatica Informacién del Proyecto Datos Enpresa / Organizaion Proyecto Fecha de preparacion Chente Patecinador principal ‘Gerente de Proyecto Patrocinador/ Patrocinadores Nombre cargo Departamento | Rama ejecutiva Bivisién | (Vicepresidencia) Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Gesti6n de Integracién - Plan de Direccién del Proyecto. El plan de direccién del proyecto integra el resto de los planes secundarios que se enfocan en las diversas 4reas de experiencias para la gestion Constituye la base para todo el trabajo del proyecto. Define cémo el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra Se debe actualizar a través del desarrollo del proyecto, mediante un proceso de control integrado de cambios. Debe ser coherente con el plan de direccién de programa (en caso que el proyecto sea parte de un programa) Eee Cee eee 1 Acta de consttucion de! 1 Juicio de expertos proyecto 2 Técnicas e faciltacion 2 Saldas de otros procesos los procesos Salidas 4 Plan para ia dreccién 4 proyecto dela organizacién aGestion de la Integracién del Proyecto 44 Manitresry foot tatoo ‘sl Prjeco Emprsay orpmzacin s 3 B ° 2 3 a g a a Salas 2 ‘tabap ad 2 os Proesos Propet 8 g 8 2 8 a 45 | eatzarel contd Into de ‘corbin 48. conare Pets | laeens” Fae Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificaci6n - Jerarquia de Objetivos.Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién - Gestién del Alcance del Proyecto. Foco Principal + Establecer explicitamente lo que abarca el proyecto. + Representa el producto final y los entregables que debe producir. Tareas de planificacion: + Definicién del procedimiento de control de cambios del alcance * Definicién del procedimiento de verificacién del alcance. + Seleccién de mecanismos para la captura de requerimientos. + Pauta para desarrollar la estructura de desglose del trabajo. Resultado: + Documentacién formal del procedimiento para controlar cambios y verificacién del alcance del proyecto. + Proporciona la informacién necesaria para efectuar la estimacion de esfuerzo, tiempo, costo y recursos necesarios para ejecutar el proyecto. Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién - Gestién del Alcance del Proyecto. Documentaci6n del plan de gestion del alcance: + Proceso que se utilizara para definir la declaracién formal del alcance del proyecto + Descripcién detallada de los entregables y requerimientos del proyecto + Proceso para crear, mantener y aprobar la estructura de desglose del trabajo. + Definicién del proceso que se usaré para verificar y aceptar los entregables del proyecto. + Descripcién del proceso que se utilizar para controlar las solicitudes de cambio del alcance. 5Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién - Gestion del Tiempo del Proyecto. Foco Principal + Estimar la duracién total del proyecto. + Establecer un calendario de trabajo, con hitos de control y entrega Tareas de planificacion: + Definir herramientas que se usarén para controlar el cronograma, + Seleccién del mecanismo para estimar esfuerzo de desarrollo. + Estimacién del esfuerzo en base a los requerimientos. + Definicién de supuestos de rendimiento del equipo de trabajo. + Estimacién del tiempo de desarrollo, en base al esfuerzo estimado y a los supuestos de rendimiento del equipo de trabajo. Resultado: + Cronograma para controlar el avance del proyecto en general y de las actividades en particular (carta gantt) Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién - Gestién de Costos del Proyecto. Foco Principal + Desarrollar un presupuesto para el proyecto. + Asociar los costos con el cronograma del proyecto. Tareas de planificacion: + Seleccién del mecanismo para estimar costos de desarrollo. + Estimacién del esfuerzo en base a los requerimientos. + Definicién de supuestos de costos del equipo de trabajo. + Estimacién del costo de desarrollo, en base al esfuerzo estimado del proyecto y a los supuestos de costos del equipo de trabajo. Resultado: + Cronograma de consumo del presupuesto durante el desarrollo.Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién - Gestion de la Calidad Foco Principal + Aseguramiento de la calidad del proyecto y del producto > Cumplimiento de requerimientos funcionales y no funcionales. Entrega a tiempo y dentro del presupuesto. * Control de la calidad. Tareas de planificacion: + Definir indicadores de calidad para las diversas fases del proyecto. + Establecer tareas de aseguramiento de la calidad (deben estar consignadas en la estructura de desglose del trabajo). + Definir enfoques y pautas para el control de calidad (testing) + Establecer tareas de aseguramiento de la calidad (deben estar consignadas en la estructura de desglose del trabajo). Resultado: + Pauta general para la planificacién detallada de las actividades de aseguramiento y control de la calidad. Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién - Gestién de Recursos Humanos del Proyecto. Foco Principal + Disponibilidad y asignacién de los profesionales requeridos para el desarrollo del proyecto, a través de sus diversas etapas Tareas de planificacion: + Definir nivel de habilidades y experiencia requeridas. + Seleccién, desarrollo y motivacién del equipo de trabajo. + Asignacién del equipo de trabajo a las distintas actividades de desarrollo. Resultado: + Coordinacién de las diversas actividades y los profesionales que las desarrollaranGestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién - Gestién de las Comunicaciones. Foco Principal + Entregar informacién correcta y oportuna acerca del avance del proyecto, para las personas que la necesitan Tareas de planificacién: + Identificar a los interesados que deben ser informados. + Definir aspectos del proyecto que se deben informar. + Definir mecanismos y frecuencias de informacion Resultado: * Preparar entorno éptimo para tomar decisiones y obtener apoyo para solucionar inconvenientes durante el desarrollo. Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién - Gestion de Riesgos del Proyecto. Foco Principal + Definir pautas para identificar posibles perjuicios que afecten el desarrollo del proyecto y alternativas para administrarlos. Tareas de planificacion: + Asignar roles y responsabilidades. + Definir enfoques para la identificacién y reduccién de riesgos. + Estimar tiempos y costos involucrados. + Definir enfoques de estimaci6n: cualitativo, cuantitativo. Resultado: + Pautas para evaluar pérdidas y para la definicién de alternativas ante probables eventos perjudiciales que afecten al desarrollo del proyecto. 87Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién - Gestién de las Adquisiciones. Foco Principal + Establecer pautas generales para efectuar la adquisicién de productos y servicios necesarios para el desarrollo del proyecto. Tareas de planificacion: + Definir pautas para la seleccién de proveedores. + Definir pautas para la cotizacién de productos y servicios. * Definir pautas para la contratacién de proveedores. + Definir pautas para la autorizaci6n y control de adquisiciones Resultado: + Guia general para realizar las adquisiciones necesarias, dentro del tiempo, presupuesto y riesgos del proyecto. Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién - Gestién de Interesados. Foco Principal + Identificar a las dreas y/o personas que tienen algun tipo de influencia en el desarrollo del proyecto. Tareas de planificacion: + Identificacién de los interesados y sus interrelaciones. + Identificar tipos de intereses e influencias en el proyecto. + Identificar requerimientos de informacién de los interesados. + Estrategias de gestidn para los distintos interesados. Resultado: + Guia general para resolver conflictos entre interesados y para obtener apoyo durante el desarrollo del proyecto.Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién - Gestién de Interesados. Estrategias de Gestion Mucho Interés Poco Interés Poco Poder Mucho Poder 0 Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Integraci6n - Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto. + Implica ejecutar y controlar las actividades del proyecto, en base a los objetivos y pautas definidas en la fase de planificacién. + Atender las solicitudes de cambio en forma integrada + Controlar la actualizacién de planes y documentacién del proyecto. oe ee 1 Juicio de expertos 1 Entregables (2 Sistoma de informacién 2 Datos de desemperio del perala direccién de proyectos 7 .3 Reuniones la empresa parala dreccién del 4 Activos dels procesos proyecto dole organizacién 15 Actuaizaciones a los documentos del proyecto 6Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Gestion de la Integracion det Proyecto “5 ean ores 55 56 @ 14 cx 4 son orgs som, wietel| Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto. Herramientas y Técnicas - Sistema de Gestién de la Configuracién: + Permite mantener un registro detallado y actualizado de todos los componentes de hardware y software de una Organizaci6n. Tella soon monn come OD ‘Management Management Management Cuange Manager CAB Member Change WerkerGestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Integracién - Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto. + Seguimiento del avance, entrega de informacién a los interesados. + Cumplimiento de objetivos de desempefio. + Evaluacién de cambios necesarios al proyecto Cee 1 Plan parala direccién dot | 1 Juicio de expertos 1 Solcitudes do cambio proyecto 12 Técnicas anaiticas 2 Informes de desempeno 2 Pronéstco del cronograma || 3 Sistema de informacion del trabajo 3 Pronésticos de costos paraladireccién de 3 Actwalzaciones al plan ‘6 Cambios validados proyectos para la direccién del 5 Informaciénde desempenio| | 4 Reuniones proyecto del trabajo 4 Actuaizacionos alos documentos del proyecto laempresa 7 Activos de los procesos {de la organizacién 64 Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Integracién - Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto. + Técnicas Analiticas ~ { ercoeme ) — 7 waar 65Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Integraci6n - Realizar el Control Integrado de Cambios. + Evaluacién y aprobacién de solicitudes de cambio. + Administrar los cambios que afecten a los entregables, activos de procesos, documentacién del proyecto, planes de gestién + Proveer informacién a los interesados peor re 4 Plan paraladireccién del ]} 1 Juicio de exportos 1 Solictudes de cambio proyecto 2 Reuniones aprobadas 2 Informes de desemperto |] 3 Herramientas de control 2 Registra de cambios doltrabajo de cambios 3 Actualzaciones al plan para a dreccién del proyecto laempresa 4 Actualizaciones a los 5 Activas de los procesos documentos del proyecto de la organizacién 55 Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Integraci6n - Realizar el Control Integrado de Cambios. soe ‘iin Ca 7Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Integraci6n - Cierre de Proyecto o Fase. + Establece el término formal del proyecto o de una fase. + Aceptacién formal del proyecto o de una fase. + Transferencia del producto final o un entregable del proyecto. + Registro documentacién del proyecto + Obtener nivel de satisfaccién de los usuarios eee fated 1 Plan para la direccién del} |] 1 Juicio de expertos 1 Transferencia del proyecto 2 Técnicas analiticas producto, servicio o 2 Entrogables aceptados '3 Reuniones resultado final Ketivos de Tos procesos 2 Actualizaciones a los de la organizacién activos de los procesos de la organizacion 66 Gestidn de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Integracién - Cierre de Proyecto o Fase. Gestion de la Integracion del Proyecto 42 59 Desarlia et lan ‘aida ot ‘ava aD ance ‘el Preyeto tones soso + Trica rons sme 46 rest ta omar of Proyecto Gente (Fase te coke exes Seeman ‘ees cobs paces Empresa/ Stagnactn organzacon 9Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Gestion de Adquisiciones + Implica obtener bienes y/o servicios desde fuentes externas, las cuales usualmente se denominan proveedores, vendedores, contratistas, sub- contratistas, etc + Para el PMI, una fuente externa se considera externa al proyecto y su equipo, luego otras dreas de la misma Organizacién pueden actuar como proveedores para un proyecto determinado. + Outsourcing / OffShore — La externalizacién de diferentes tipos de funciones TI es una practica comuin en el mercado actual, tanto nacional como internacional, especialmente en las dreas de infraestructura TI, soporte técnico, desarrollo y mantencién de aplicaciones, procesos de innovacién. Las razones de este crecimiento son: ~ Acceso a tecnologia y personal experimentado. ~ Reduccién de costos fijos. - Enfoque en los negocios propios. - Flexibilidad. - Distribucién de responsabilidades. Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Gestion de Adquisiciones 2 Gestién de Adquisiciones del ProyectoGestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Gestién de Adquisiciones - Planificacién. a) Pautas y formatos para los diferentes tipos de contratos y otros documentos relacionados con las adquisiciones b) Pautas para crear las descripciones de trabajo para los proveedores. c) Roles y responsabilidades del equipo del proyecto y departamentos relacionados (Adquisiciones, Legal) d) Directrices para evaluar a los proveedores y adjudicar sus propuestas. e) Herramientas y/o técnicas para gestionar a multiples proveedores. f) Coordinacién de las adquisiciones con otras actividades del proyecto (tareas relacionadas, tareas dependientes, etc.) 9) Restricciones y supuestos relacionados con las adquisiciones planificadas. h) Plazos para los pagos y entregas de las adquisiciones. i) Estrategias para la reduccién de riesgos relacionados, como seguros, cartas de crédito, etc. i) Pautas para la identificacién y preseleccion de proveedores. k) Definicién de métricas aplicables a las adquisiciones y proveedores. Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Gestién de Adquisiciones - Tipos de Contratos. + Precio Fijo -» El comprador establece las caracteristicas del producto 0 servicio requerido y negocia un precio fijo total con el proveedor adjudicado, aunque se pueden definir multas o premios seguin el desempefio del proveedor. En ocasiones el valor del contrato esté especificado en las condiciones del comprador. implica un mayor riesgo para el proveedor. + Costo Reembolsable > Se establece un valor (fijo 0 variable) por el trabajo del proveedor, ms un costo variable por los productos, materias primas, equipos, etc, También se pueden definir multas y/o premios por desempefio del proveedor. + Tiempo y Materiales -» Mezcla de los anteriores, usualmente se aplica cuando se requiere contratar a un experto por algtin tiempo variable. Por ejemplo, la contratacién de un ingeniero de sistema especialista, durante la instalacién, Configuracién y prueba de una nueva plataforma de hardware. Dado que los plazos no son completamente conocidos, el valor total puede variar y representa una mayor riesgo para el comprador.Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Gestién de Adquisiciones - Decisién Hacer / Comprar. + Eldirector de proyecto debe evaluar las opciones mas convenientes para el proyecto y la Organizacion + Usualmente esta decisién se basa en elementos de costo y disponibilidad de los recursos humanos y materiales necesarios. + También se evaltian aspectos de seguridad, puesto que se pueden traspasar responsabilidades criticas a entidades externas. + Ejemplo 1 + Desarrollar la aplicacién con recursos propios 0 externos. + Ejemplo 2 Implementar un sitio Web con recursos propios 0 contratar un servicio de hosting. Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Gestién de Adquisiciones - Descripcién del Trabajo. Descripcin del Trabajo .Aleance det Trabajo: Descripcién detallada del producto o servicio. Especiica las caracteristicas del hardware y software y la naturaleza exacta del trabajo. Ubicacién det Trabajo: Describe la ubicaiénfisca en donde se debe efectuar eltrabajo, Especica os lugares de instalacién del hardware y software, Plazo y Carga de Trabajo: Espectica las fechas de inicio ytérmino del trabajo, jornadas de trabajo para las personas, carga maxima semanal (horas), etc. . Calendario de Entregables:Identficacion y descripcion detallada de los entregables,especifica las Fechas en que se deben cumplit. Estindares Aplicables: Describe los esténdares organizacionalesy de la industria que son relevantes para la ejecucién del trabajo. Criterios de Aceptacién: Descripci de los términos en que el cliente Ayuda a enfocar los esfuerzos en los objetivos perseguidos en cada reunién; permite a los participantes prepararse con tiempo. ) Publicar las comunicaciones realizadas - Permite ahorrar tiempo en responder innumerables veces las mismas preguntas.Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Nivel de las Comunicaciones. Inicio del proyecto Reuniones de estado, o hitos Nivel de Comunicaciones Ejecucién del trabajo Ciclo de Vida del Proyecto Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién Gestion de Comunicaciones del Proyecto. Contenido general del plan: + Requerimientos de comunicacién de los diversos interesados. + Tipo de informacién que se debe distribuir (formato, contenido, nivel de detalle) + Receptores y productores de informacién. + Métodos 0 tecnologias para la transmisién de la informacion + Frecuencia de la comunicacién + Procedimientos de escalamiento para resolver problemas. + Procedimientos de revisién para actualizar el plan de gestion de las comunicaciones y el plan general del proyecto. + Glosario de términos y conceptos.Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién Gestién de Comunicaciones del Proyecto. Requerimientos de Comunicacién Reuniones comité drectivo Presentaciones de proyectos Informe resumen de eit Reverie __ Visibn / Estrategia Reuniones de estado del proyecto. Informes escritos de estado del Tactica proyecto Actualizaciones por e-mail Administracion Boletines Funcional Reuniones de estado del proyecto, Reuniones informales Informes escritos del estado Informe de estado de problemas. Actualizaciones or e-mail, Boletines .. Rutina Operaciones ras o diaria Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién Gestion de Comunicaciones del Proyecto. Requerimientos de Comunicacién - Nivel Ejecutivo, + Alcance del proyecto. + Impacto del proyecto en los negocios. + Variacién de los costos del proyecto. + Variacién de los plazos del proyecto. + Hitos alcanzados y pendientes. Aspectos a tener en cuenta + Presentar informacién resumida y facil de comprender. + Considerar aspectos globales, no entrar en detalles + Tratar sélo los temas objetivos de la reunién, los ejecutivos no tienen mucho tiempo.Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién Gestion de Comunicaciones del Proyecto. Requerimientos de Comunicacién - Administracién Funcional. + Rendimiento global del proyecto. + Informes por fases 0 hitos. + Variacién de costos. + Variacién de plazos. + Verificacién del alcance. Aspectos a tener en cuenta + Los administradores funcionales usualmente proporcionan recursos para la ejecucién del proyecto, luego les interesa saber cuando los deben entregar y cémo se estan utilizando. + Por esta raz6n, también les interesa saber si el proyecto se esta ejecutando de acuerdo a la planificacion. Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién Gestion de Comunicaciones del Proyecto. Requerimientos de Comunicacién - Nivel Operacional + Actividades pendientes de desarrollar. + Actividades que estén atrasadas. + Posibles riesgos que afectardn las tareas mas inmediatas. + Problemas en proceso de resolucién + Reconocimiento, Aspectos a tener en cuenta + En este nivel se desarrollan las tareas del proyecto, luego se requiere informacién relevante y con el maximo de detalles, de manera que les permita mejorar su trabajo.Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién Gestion de Comunicaciones del Proyecto. Requerimientos de Comunicaci6n - Director del Proyecto. El director de proyectos debe estar informado de los acontecimientos relacionados con su equipo de trabajo y con los interesados del proyecto. * Progreso del proyecto + Problemas. + Riesgos + Solicitudes de cambio. Aspectos a tener en cuenta + El director de proyecto tiene cierto nivel de autoridad para intervenir las actividades del proyecto. Esto le permite apoyar al equipo de trabajo para solucionar oportunamente los problemas. + Es importante que exista un alto nivel de confianza entre el director del proyecto y su equipo de trabajo, de manera que se le informe honestamente de los problemas y riesgos que aparecen durante la ejecucién Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién Gestién de Comunicaciones del Proyecto. Agenda de Comunicaciones. + Es necesario planificar con tiempo las instancias de comunicacién (en especial las reuniones), ya sea con el equipo de trabajo, como con los interesados del proyecto + Rendimiento del equipo de trabajo = Frecuencia depende del tamafio del proyecto. Importa verificar las métricas de desarrollo con respecto al costo, tiempo, calidad. + Informes de hito o fase + Relacionado con el término de una fase (andlisis disefio, testing, etc.) Se deben planificar segun el cronograma y si incluye una reunién informativa, se deberia incluir en el cronograma del proyecto. + Reuniones + Consumen gran cantidad del tiempo del director de proyecto: ~ Planificacion y control: incluye creacién del EDT, evaluaciones de cambios, SQA, resolucién de problemas. ~ Gestién de riesgos: Proceso iterativo, Se deben incluir al menos al final de cada fase de desarrollo del proyecto. = Gestién de adquisiciones: Entrevistas con proveedores y/o postulantes. + Presupuestos de costos Indican las instancias y fechas en que se deberan efectuar pagos por actividades del proyecto. Usualmente se informa en la fase de planificacién, pero se revisa en fases posteriores,Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién Gestién de Comunicaciones del Proyecto. Modalidades de Comunicacién. + Comunicacién Formal - Presentaciones: Utilizadas para comunicar a los interesados acerca del plan del proyecto, el estado del proyecto, o riesgos y problemas serios que pueden afectar al proyecto, Apoyo con software de presentaciones. ~ Informes: Se consideran la mas formal de |as comunicaciones. Utilizados para comunicar el estado y calidad del proyecto. ~ Videoconferencias: Utiles cuando los interesados se encuentran distribuidos geograficamente. Apoyo con software de presentaciones. ~ E-mail: En algunos casos se puede usar para comunicaciones formales, por ejemplo en comunicaciones con interesados o usuarios acostumbrados al uso de esta tecnologia. Considerar formalidad de una carta. Registrar las respuestas y los archivos adjuntos Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién Gestién de Comunicaciones del Proyecto. Modalidades de Comunicacién. + Comunicacién Informal - E-mail: También se pueden usar informalmente en ciertos contextos, por ejemplo para consultar 0 coordinar con el equipo de trabajo. ~ Reuniones Ad-hoc: Reuniones no planificadas, para tratar algin tema especifico, Se deben documentar y confirmar con los participantes. ~ Mensajeria instanténea: Usada principalmente para comunicar y coordinar con un equipo de trabajo distribuido, ~_ Instancias de camaraderia: No tienen un objetivo predefinido, pero sirven al equipo de trabajo para liberar tensiones, conversar acerca de los problemas, o simplemente para reconocer el buen trabajo realizado.Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién Gestién de Comunicaciones del Proyecto. M latriz de comunicaciones. Interesado Nombre Formato [contacto [Compromise Documento Documento [Administracion del [informe menusal |Reunién e informe [Carla Ramos, | 1 dla habil del Iliente de estado escrito [Osvaldo Abarca_—_|mes Encargado de Informe menusal Ema Townsend, |= dia habil del negocio del cliente |de estado Informe escrito [Cristobal Cruz __|mes. [Asesortécnico del Informe menusal [E-mail con informe [Nancy Miufioz, | 1" dla habil del icliente_ Ide estado jadjunto: Patricio Grez mes [Administrecién informe menusal [Reunin e informe Tpearo pez ia habi el asesor comercial Informe menusel[nfome pulsed Jina igs 1 2 ni de [Subcontragsta de Pian de in informe impreso [René Kraus 15/Diembre/2015, ubcontratista de Inpeacin cel Fpate OTM TNorma Bara [06/junio/2016 Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Planificacién Gestién de Comunicaciones del Proyecto. Uso de tecnologia. Comunicaciones interactivas + Dos o mas personas interactuan para intercambiar informacién, via reuniones, llamadas telef6nicas 0 video- conferencias. Asegura el entendimiento comin entre emisores y receptores. Comunicaciones activas (Push) > La informacién es enviada a los receptores sin que sea expresamente solicitada, via informes escritos, e-mail, etc. Este método asegura que la informacién es distribuida, pero no asegura que dicha informacién sea bien comprendida por los receptores Comunicaciones pasivas (Pull) + La informacién es mantenida en sitios de acceso public 0 general para los participantes de un proyecto, como sitios Intranet, tableros de anuncios, carpetas compartidas en red, blogs, etc. Algunas organizaciones establecen normas para que sus trabajadores revisen rutinariamente estos sitios. Se puede complementar con comunicaciones activas.Gestién de Proyectos Informaticos - Unidad 3 Control de las Comunicaciones del Proyecto. + Su objetivo es asegurar que el flujo de comunicaciones se mantiene durante el desarrollo del proyecto, segun la planificacién + El director del proyecto debe evaluar periédicamente el resultado de las comunicaciones efectuadas con el equipo de trabajo y con los interesados. Esta evaluacién cobra més importancia en proyectos complejos y de gran extension + De acuerdo al estandar PMBOK, estas evaluaciones se deben apoyar con sistemas de gestién de las comunicaciones, juicios de expertos y reuniones en donde se re-evallian los requisitos de informacién de los diversos participantes del proyecto, y se analizan los inconvenientes surgidos por deficiencias en las comunicaciones. + Las soluciones aplicadas deben formar parte de las lecciones aprendidas y de los activos de procesos de la Organizacién.