Administracin de tiempo

Introduccin
Este libro
Metas generales

Adquirir conciencia de que la administracin del tiempo depende

totalmente de la administracin que se haga de los propios hbitos.
Revisar y analizar diferentes metodologas de uso del tiempo
Revisar conceptos de correcta aplicacin del uso del tiempo.
Identificar a travs de un instrumento de auto evaluacin, formas
para mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente los
participantes.
Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para
controlar el uso correcto del tiempo.

Objetivos
Los participantes, sern capaces de:

Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican

riesgo de mal uso del tiempo.
Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del
recurso.
Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin.
Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre
acciones importantes y acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las
acciones correctivas necesarias..

Competencias a desarrollar de manera indirecta

Capacidad de auto crtica

Organizacin personal
Orientacin a resultados

Aprendizaje clave
El tiempo es una simple medida. La percepcin de no tener tiempo se debe
a una mala seleccin o distribucin de las acciones realizadas. Administrar
el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que
se pueda optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.
1

El tiempo
Caractersticas del tiempo
Frases para reflexionar
1. El ms importante de los recursos.
2. El ms atpico de los recursos.
3. El recurso ms equitativo: todos tenemos el mismo.
4. Un recurso limitado y caduco por definicin: hagamos lo que
hagamos se nos acaba.
5. Recurso inelstico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.
6. El ms indispensable de los recursos: ninguna accin humana
puede realizarse sin tiempo.
7. Recurso insustituible.
8. Recurso inexorable: no podemos variar ni su direccin, ni su
sentido, ni su cadencia. Lo ms que podemos hacer es utilizarlo
mejor o peor, a medida que va llegando.
9. Recurso Paradjico: Todos disponemos de Todo el tiempo del
mundo. Podemos quejarnos de cmo lo usamos, pero nunca de no
tenerlo.
10.Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero
no el tiempo.
La administracin del tiempo
Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las
sociedades. Como el tiempo no existe en s, la administracin del tiempo es

la administracin de s mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo

orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos
fsicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La
administracin del tiempo es una ilusin, porque nadie puede realmente
administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de
intervalos. Independientemente de quines somos o qu estamos tratando
de lograr, el tiempo contina movindose al mismo ritmo. Nosotros
continuaremos usando la expresin Administrar el tiempo para
identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con
algn significado. Administrar el tiempo realmente significa administrarnos
nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que
tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible
para que podamos lograr resultados ms eficaces. Debe tenerse en cuenta
que la eficacia es ms importante que la eficiencia. La meta debe ser el
logro de objetivos, no simplemente estar ocupado.
Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que tendran tiempo para
todo, si solo pudieran organizar sus horas ms eficientemente. El resultado
es a menudo un intento por realizar sus tareas con ms rapidez, razonando
que si pudieran ser suficientemente rpidos, podran tener tiempo sobrante.
Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el
tiempo es muy pobre.
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo
presin se cometen ms errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y
reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como
resultado, los das comienzan a parecer frenticos.
Cuando la presin no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia:
trabajar ms horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se
convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se
alargan a 50, 60, 70, 80 o ms. El tiempo personal va desapareciendo a
medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y
problemas que podran ser resueltos en minutos por una mente fresca, se
resuelven en horas.
Trabajar ms rpido y trabajar ms horas son estrategias pobres para
administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente contina
creyendo que esos enfoques les permitirn conseguir todas las cosas que
necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan,
siempre hay ms por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades
y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.
3

El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y

sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuanto hagamos,
siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solucin
a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas ms
importantes, en la seguridad de que siempre habr tiempo suficiente para
las cosas que realmente es necesario hacer.
Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y
dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia
una efectiva administracin de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se
convertir en un problema menor.
Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos,
desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este recurso
depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos
desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos
debidamente, debera ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo de
mejor manera.
Tiempo de calidad
] Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que
recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la nica variable. Tu
tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo t puedes mejorar la
calidad de tu tiempo. En ltima instancia, usas tu tiempo como lo deseas.
La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que dices,
lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo
y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente dice darle importancia a ser
productivo y sin embargo invierte muy poco tiempo en organizarse y en
encontrar maneras de ser ms enfocado y eficiente. Tu compromiso para
administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo
que es importante.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su
trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para
hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque
nos son ms fciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de
posponerlos, nos dar ms tiempo para hacer las cosas. Puesto que es
nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos
dominarlo, y no dejar que l nos domine. Y nadie podr dominar su propio
tiempo mientras no est primero dispuesto a dominarse a s mismo.
4

El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeas y grandes

elecciones cada da, cada hora y an cada minuto.
Mitos
El mito de la actividad: El ejecutivo ms lleno de trabajo es el ms
eficiente. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a
ninguna parte.
El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se
manejen los asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegacin, y se pretende
hacer las cosas uno mismo para estar en todo: invadiendo puestos,
aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta
haber recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a
tiempo, o no se decide.
El mito del indispensable: Los resultados son directamente
proporcionales al volumen de trabajo invertido, as que yo trabajo 15 hrs.
diarias. Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de
soluciones sencillas y fciles. Se regatea el tiempo que se debe emplear en
asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo que se est
condenando a repetir lo que sali mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al ejecutivo: se
le echa encima. El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y
objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo
perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la
tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente
cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se
podra estar haciendo. Aunque a veces perder el tiempo, en el sentido ms
popular y vulgar, puede ser sinnimo de un mejor aprovechamiento del
mismo, en tanto el ocio y el descanso forman parte consustancial del
desarrollo humano y social. En la antiguedad, el ocio era bien visto, porque
su empleo permita ejercitar el saber.
Desperdiciador De Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que una
persona alcance sus objetivos de la manera ms efectiva posible.

Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen

en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son
provocados por nosotros mismos.
Desperdiciadores de tiempo
Desperdiciadores de tiempo externos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Excesivo flujo de papeles.

Telfono.
Chat.
Mirar la televisin
Visitantes.
Reuniones.
Fallas de comunicacin.
Polticas y procedimientos.
Informacin. (Falta / exceso)

Posibles soluciones
Agenda

Citas.
Proyectos.
Actividades por realizar.
Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes
No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

] Uso del telfono

Antes de llamar, planifica la conversacin.

Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo
especfico para llamadas.
Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano
y permanece en l.
Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas para
cortarla.
Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo
en casos de emergencia.

Uso del Chat

Destinar una cantidad de tiempo al da para el chat.

Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo

al mismo tiempo.
Utilizar estatus como "No disponible" o "Ausente" la mayor parte del
tiempo.

Mirar la televisin

Limita la cantidad de tiempo para ver televisin

Evita ver el televisor mientras estas comiendo.
Asla la televisin de tu lugar de trabajo. existen lugares especficos
para usar la televisin, por ejemplo una sala de juntas, o una sala
audiovisual. Si la televisin tiene que estar en tu lugar de trabajo (por
ejemplo: en una discoteca, un bar o un restaurante) dirjela entonces
hacia los clientes y no hacia a ti.
Si no quieres perderte algn programa de televisin y dispones de
una videograbadora programable, graba el programa y velo en el
tiempo que hayas dispuesto para tal propsito.
Es recomendable ver la televisin en los tiempos de descanso, por
ejemplo: fines de semana, das festivos o das inhbiles.

Correspondencia

Escribe menos, usa ms el telfono.

Destinar una cantidad de tiempo al da para leer y redactar correos
electrnicos
Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al
margen y envindolas de vuelta.
Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas
usando el papel carbn, elimina documentos y deja todo registrado
en la misma hoja.
Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.
Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Al escribir usa palabras sencillas.
No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los
beneficios son pocos o inexistentes.

Interrupciones y visitantes inesperados

Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.

No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
7

Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes un

minuto?.

Reuniones

Desalienta y discontina las reuniones innecesarias.

Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una conversacin
telefnica tendra el mismo efecto? Es necesaria mi presencia?.
Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l.
Preprate para la reunin, resiste las interrupciones, mantente en el
tema.
Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a
conversaciones innecesarias.

Desperdiciadores de tiempo internos

Falta de prioridades.
Falta de planes.
Objetivos no claros.
Dejar cosas para despus.
Intentar hacer muchas cosas a la vez.
Falta de autodisciplina.
Falta de habilidad y conocimientos.

Soluciones

Reflexin
Decisin
Disciplina
No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos

Causas de la morosidad
Morosidad
La morosidad es la enemiga del xito. El xito llega cuando se hacen en el
momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los
resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que
usualmente dejamos para despus.
Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es
porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros das
se ven copados de demandas y presiones.

Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que
alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo
importante, nos garantiza un continuo nmero de crisis en nuestros trabajos
y en nuestras vidas.
Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra
tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la accin ha
comenzado, ser ms fcil continuarla. Lo difcil es comenzar.
La morosidad conduce en la mayora de los casos a carreras de ltimo
minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope no
cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental
y estrs, lo cual se traduce en ms tiempo improductivo. Esto disminuye
nuestra efectividad.
El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas
eficiente y efectivamente.
Las principales causas de morosidad son:
1. Trabajos no placenteros.
2. Trabajos difciles.
3. Indecisin.
El valor econmico del tiempo laborable personal
Una preocupacin para las empresas
Todas las empresas manejan sus finanzas a travs de tiempo: tiempo de
organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender...
Hay aqu un aspecto particularmente grave de la mala administracin del
tiempo, y es impresionante la cantidad de personas que no se han
concienciado de l: en las empresas y, en general, siempre que alguien tiene
empleados, se tiende a creer que se paga por X trabajo; pero la realidad
es que se paga por X tiempo, y se espera que en ese tiempo se obtengan
ciertos resultados: los salarios son quincenales o mensuales, y se otorgan al
cumplimiento de determinadas jornadas de presencia. El tiempo de los
empleados es dinero de la empresa. Si este tiempo no est bien empleado,
el patrn est pagando un dinero que se va, una y otra vez, al bote de la
basura. El tiempo mal usado es dinero mal gastado.
Ejercicio II

1. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un da

(promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se retira,
incluyendo ir al bao, llamar por telfono a la mam, etc. Y as
mismo anote el tiempo que destina para cada actividad.
2. Clasifique cada actividad con una letra A para las indispensables,
B para las necesarias y C para las deseables.
3. Debemos de considerar que las actividades A son aquellas que nos
llevan a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar
operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las
actividades B son las que necesitamos para realizar algunas
actividades necesarias como ir al bao, verificar mi equipo y
herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por ltimo las
actividades C son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan
mi productividad, tales como: fumar un cigarro y pensar qu
ocupado estoy, platicar la ltima pelcula, hablar con la mam,
platicar con los compaeros de cualquier tema, etc.
4. Divida lo que usted gana mensualmente entre la cantidad de das
trabajados para sacar el estimado de sueldo diario.
5. El sueldo diario divdalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, as
mismo puede dividir este ltimo resultado entre 60 para sacar su
sueldo por minuto.
6. Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados,
sume el tiempo de las actividades A y el de las B y multiplquelo
por el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado ser lo que
realmente usted debera de ganar.
7. Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en
nosotros.
Sea honesto. Slo usted ver este documento.
El uso del tiempo

10

Principios prcticos
Para conocer qu cosa en particular puede hacer un ejecutivo, que
verdadera y rpidamente lo haga ms efectivo, y que lo haga lograr ms y
disfrutar de lo que est haciendo, es necesario saber en qu se le va el
tiempo. No dependa de la memoria, pues es traicionera!.
Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar
en forma objetiva y realista cmo lo manejamos. El resultado final de
nuestro anlisis no ser una tcnica, o una serie de complicadas formas
burocrticas que debamos seguir por el resto de nuestros das. El resultado
de examinar cmo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el
desarrollo de un sentido personal del mismo: en qu se nos va y en qu
debera rsenos.
1 Auto anlisis del uso del tiempo
Para quien sinceramente se propone mejorar la administracin de su propio
tiempo, el primer paso consistir en averiguar cmo lo est empleando.
En este punto se puede dividir la prxima semana en intervalos de quince o
treinta minutos, y al final de cada hora se registra cmo se emple esa hora.
Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo
puede darse cuenta incluso de que el descanso de 15 minutos para el caf,
usualmente se convierte en 30.
Ejercicio III
El tiempo es un recurso nico. Da a da, todos gozamos de la misma
cantidad y debe gastarse a razn de 60 segundos por minuto.
Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas?
A continuacin hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra
en un crculo la que corresponda a cada punto.
1. Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
2. Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su
importancia y trato de manejarlos en ese orden.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

11

4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a

cosas utpicas o improductivas.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar
problemas, as como algo inesperado.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
7. Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola
de inmediato y decidiendo sobre ella.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
8. Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
9. Soy capaz de decir NO cuando se me requiere en cosas que
interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
10.En forma habitual practico la relajacin para reducir tensiones.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
11.Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.
o 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre
12.Llego a posponer las cosas difciles, aburridas o desagradables de mi
trabajo.
o 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre
13.Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el
tiempo.
o 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Puntuacin
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado
ser el siguiente:
Entre 13 y 28: Mal, tienes serios problemas, debes disciplinarte!.
Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.
Entre 37 y 44: Muy bien.
Entre 45 y 52: Excelente, sigue as.
Administracin de actividades
] Planear las actividades

Diseo de Objetivos.
Planes de contingencia.

12

El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a

menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se
diluye en actividades ms rutinarias.
Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la
capacidad de mantenerse dueos de la situacin. Para esto es indispensable
Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo ms posible el tiempo del
que disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo:
diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental
para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y energas en cosas
secundarias o en actividades innecesarias.
Puedo realizar una planificacin eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.

Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

Estn en lnea con mis valores.

Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.
Sean realistas.

Planear las actividades

Planear las actividades

Diseo de Objetivos.
Planes de contingencia.

El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a

menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se
diluye en actividades ms rutinarias.
Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la
capacidad de mantenerse dueos de la situacin. Para esto es indispensable
Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo ms posible el tiempo del
que disponemos.

13

Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo:

diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental
para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y energas en cosas
secundarias o en actividades innecesarias.

Puedo realizar una planificacin eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.

Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

Estn en lnea con mis valores.

Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.
Sean realistas.

Establecer fechas de seguimiento

Establecer fechas de seguimiento
Toda planificacin es pensar en el tiempo por venir. Lo que vara en los
planes es hasta donde se extienden al futuro y qu tan precisos son. Existe
siempre un lmite en cuanto qu tan lejos es posible planear en cualquier
momento dado.
Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. El imponerse a
s mismo fechas lmite realistas facilita la autodisciplina y la toma de
decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia personal y profesional.
Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.
Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos
Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos
14

Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las
actividades previamente planeadas, organizadas y priorizadas, con
flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la
consecucin de los objetivos.
Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los
tenemos claros somos fcilmente manejables por cualquier evento que se
presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia dnde
dirigirnos.
El beneficio de la planificacin
El principio de Pareto
Wilfredo Pareto, socilogo y economista del siglo XIX postul la teora
que origin el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se
obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de
nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros
resultados. Necesitamos identificar cul 20% de nuestro tiempo es puesto
en el uso ms constructivo y cul es usado en tareas menos productivas.
Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos
nuestro tiempo.
Eficiencia vs. efectividad
Eficiencia es hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas.
Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho ms
valioso lograr efectividad que eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al
objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un
equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el
tiempo esos resultados.
Aspectos importantes a considerar
Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la
ejecucin, aparte de que los resultados sern mejores.
Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntndose
Qu es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?. Si se escribe una lista de
pendientes y se jerarquiza, se manejar mejor.

15

Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la

realizacin demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que
hacer.
Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores
esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el principio del
80/20 o Principio de Pareto: Unos pocos esfuerzos crticos (20%, por
poner un nmero redondo) producen la gran mayora de los resultados y
viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente
proporcionales a la importancia de las tareas.
No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas. Antes de
buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.
Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario tiempos
de no interrupcin para poder concentrarse. Alternar las horas de
disponibilidad con horas de privacidad.
Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho
tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisin de los mensajes y la
retroalimentacin o feedback.
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar
que aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo
las oportunidades:
Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su
barco dispuesto para la accin. Uno puede comenzar a trabajar
efectivamente.
Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos
del trabajo. Entonces, la situacin le dir cules son las prioridades en
trminos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo
mismo.
Poniendo prioridades
Como planear el da
Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del
ao siguiente, descarta los das festivos, los compromisos familiares y los
eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. Asegrate
de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. Agrega

16

todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las

actividades.
Sbitamente, el ao en blanco empieza a verse lleno. No obstante, an es
mucho el tiempo no comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad.
La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el da. Elabora una
lista de lo que tienes que hacer y tambin de lo que quieres lograr en el
tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en
hojas por separado.
Establece lmites de tiempo para todas las tareas. Habitate a estimar
siempre la cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, como por
ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica despus si tu
estimacin fue realista.
Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos
elementos en variadas proporciones: urgencia e importancia. Es urgente
reparar una llanta ponchada, pero no es importante. Es importante empezar
a pensar en la estrategia de mercado para el prximo ao, pero no es
urgente. Sin embargo convencer al director ejecutivo, en la reunin de las
16:00 hrs., de autorizar las nuevas campaas de ventas, s es urgente e
importante.
Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir
realizarlas primero. La razn de tiempo-beneficio puede ser aqu una buena
gua. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es corto,
hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente
manera.
:A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe hacerse hoy. :C: Podra hacerse
hoy.
Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de
prioridades A y B, pero no permitas que eso te desanime. Si has trabajado
de acuerdo con tu sentido de las prioridades, hoy solo habrs hecho cosas
importantes, que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo.
Algunas personas gustan hacer la planeacin diaria al comenzar el da.
Otras prefieren planear el da la noche anterior. Esto tiene la ventaja de que
uno puede consultarlo con la almohada; en ocasiones, despus del descanso

17

nocturno se te ocurrirn otros puntos que agregar a la lista, o es posible que

alteres tus prioridades.
Verifica integralmente el plan para el da, para ver si hay algn vaco o
algn tiempo marginal que pueda llenarse o destinarse a un buen uso.
Una alerta: si te descubres traspasando un elemento de la lista de un da
para otro, puede ser seal de que lo ests postergando. Examina el punto
cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso.
Revisa cada da identificando los xitos y analizando las razones de las
fallas. Evita elaborar excusas para ti mismo: explora hasta encontrar
razones reales.

Un consejo valioso
Charles M. Schwab, quien transform la compaa Bethlehem Steel en la
ms grande productora independiente de acero en el mundo, en una ocasin
plante un desafo durante la comida a un consultor en gerencia llamado
Ivy Lee: Mustreme una forma en que pueda lograr hacer ms cosas con
mi tiempo y le pagar los honorarios que quiera, dentro de lo razonable.
Lee le extendi una hoja de papel en blanco. Escriba cada noche las cosas
que tenga que hacer maana, dijo, y numrelas por orden de importancia.
Por la maana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el
nmero 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie
con el nmero 2..., el 3..., etc. Al trmino del da deseche su lista y elabore
una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas las actividades de su
lista. Si no puede con este mtodo, no podr hacerlo con ningn otro.
Prubelo por unos das y luego pgueme lo que crea que vale este consejo.
Poco despus, Schwab le envi a Lee un cheque por $25,000 USD. Ms
tarde dijo que sta era la leccin ms rentable que pudo aprender en su
carrera empresarial.
La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en
un mandamiento sagrado. Es una herramienta para usar, no un dolo para
adorar. Para reflexionar un poco acerca de esto leamos un pasaje escrito por
el doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge:
La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable,
interrumpe su patrn de tiempo. Ese tiempo ya est asignado.

18

Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite,

para relajarse o para disfrutar una charla.
El disfrute queda siempre para despus de despachar todos los trabajos
dentro de los plazos determinados, las cartas por contestar, las llamadas por
hacer. Pero ese momento nunca llega. Siempre habr ms cartas, ms
vencimientos, ms trabajos, y as la vida se ve pospuesta hasta un
indefinido despus: hasta demasiado tarde. Un hmster en su rueda de jaula
tiene ms o menos la misma clase de libertad.
Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca
convertirse en una obsesin. Si se presenta una finalidad superior, s
flexible. Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es
precisamente ser libre en esa forma: tener tiempo para dedicrselo a lo
inesperado. Eso implica hacer lo que se necesita hacer de la forma ms
econmica. Trata siempre de disfrutar lo que ests haciendo y no
desperdicies tiempo lamentndote por lo que no dejaste tiempo para hacer.
Eficiencia en la oficina
Efectividad del tiempo en la oficina
En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas,
las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente.
Peor an, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus
esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar
nuestra oficina en una plataforma para la accin efectiva.
Arreglo de la oficina
El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el rea de trabajo no
est bien organizada.
Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que
desempeas. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben
estar cerca de ti. La comodidad fsica y la satisfaccin esttica son factores
importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas
sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles, tazas de caf
sin lavar, polvo y basura, mala iluminacin, etc. Cambia eso! Es
sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina se encuentra
arreglada y en orden.
La buena iluminacin es especialmente importante para evitar el cansancio
ocular y los dolores de cabeza.
19

El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo

especfico que tengas entre manos. Eso te invita a pensar en una sola cosa a
la vez. La concentracin es una gran ahorradora de tiempo.
Da una mirada objetiva a tu escritorio la prxima vez que te sientes ante l.
Hay encima un revuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el
desorden, ste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensin y
frustracin. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas
en orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas.
Una vez que tu escritorio est despejado, verifica que est organizado de tal
manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolgrafos, clips, regla,
lpices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez ms la sabia regla tradicional:
un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Despejar tu escritorio debe convertirse en un hbito. Un escritorio bien
ordenado es el cimiento para el trabajo de maana.

Interrupciones
Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son
exigencias. No obstante uno debe planear con miras a minimizar la
cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado
brinda ms resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o
visitas inesperadas.
El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los
perodos que constituyen su tiempo ptimo. Algunas personas son
matutinas y pueden pensar mejor de seis a nueve de la maana. Otras,
son aves nocturnas y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna.
No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que
cada uno proteja ese tiempo.
Los proyectos y tareas ms difciles deben programarse de ser posible,
durante el tiempo ptimo personal. En esta forma los estaremos manejando
durante los periodos de mxima eficiencia.
Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni
recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo
ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la maana,
al iniciar nuestras labores, o al trmino de nuestra jornada, pues en esos
momentos las exigencias de los dems son mnimas.
20

En el caso del telfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a

fin de dedicar ese tiempo especfico a su uso, un tip que puede ayudarnos
es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del da,
ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano.
Es importante resaltar que la persona que ms interrumpe en tu jornada de
trabajo no es tu jefe, l es la segunda; la primera eres t mismo. Todos en
ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos. Usualmente
cuando estamos acometiendo un trabajo difcil o desagradable, es un placer
ser interrumpido. Uno espera a que suene el telfono, o sbitamente lo
tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene
importancia, y de paso interrumpimos a la otra persona. No, no, nada
urgente... slo estoy llamando para charlar.
Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo caf, dejando
un proyecto y acometiendo otro, platicando con los compaeros de oficina,
etc.
Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupcin toma
ms tiempo que la interrupcin misma.
Como ocupar "tiempo muerto"
Tiempo comprometido

21

En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est

haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o
incluso horas de ocio cuando se est esperando o no totalmente ocupado.
Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin
embargo, con un poco de planeacin y resolucin, uno puede realizar varias
actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al mdico.
Podemos planear el trabajo de maana, escribir una carta o buscar
soluciones a algn problema que nos inquiete.
Ross Webber nos comenta: Uno de los mejores en administradores de
tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su
portafolios:

Carpetas de color beige que contienen asuntos pendientes, tales

como cartas por contestar o informes por revisar.
Carpetas rosas que contienen proyectos en va de elaboracin, como
pueden ser presupuestos, polticas, procedimientos, el plan de
mercadeo, etc.
Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro;
cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.

Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar

cual de todas las ideas se puede convertir en el prximo proyecto y as
transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a
procesar los aspectos ms o menos rutinarios que encuentra en la carpeta
beige.
Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle
algn uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o
pendientes que no requieren de mucha atencin y mucho menos de nuestro
tiempo ptimo.
Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro
-delgado- o revista de nuestro inters. De esa manera aprovechamos cada
"tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta
telefnica usada a modo de separador nos ahorrar tiempo al buscar
continuar nuestra lectura.
Resumen y conclusiones prcticas
En resumen

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Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez

horas a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicacin a los
principios bsicos de este manual.
En resumen: necesitas identificar la porcin de tiempo sobre la que tienes
el control. Despus desarrolla procedimientos para operaciones repetitivas
y/o usa la tecnologa adecuada. Debes concentrarse en las actividades que
ms te retribuyan en trminos de resultados.
Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo ptimo. Utiliza tu mejor hora
para realizar el trabajo que requiera mayor concentracin. Si es posible,
establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando
haya asuntos presionantes.
Despus, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para
realizarlos. Mantn cierta flexibilidad para poder responder a situaciones
inesperadas. Determina, en orden de importancia, los pasos por seguir que
se requieran para alcanzar tus objetivos.
Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana
tpica; despus examina tus actividades. Con este anlisis determina las
causas principales en el desperdicio de tu tiempo.
Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu
situacin personal.
Resumen escrito de Aprendizaje
Ahora, te puede ayudar escribir las cosas claves que aprendi en el libro.
Unas palabras claves que pueden picar la memoria: Tema, Objetivos,
Experiencias / Consideraciones/ Aspectos Clave, Acciones que Seguir
Conclusiones prcticas
El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo
perdido.
Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu
y cmo lo ests gastando actualmente.
Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el jefe
es un activo. La sabidura popular dice: El tiempo es oro.

23

El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusin que resulta de

administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena
administracin.
Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeacin, desorden,
indecisin, perder de vista los objetivos y concentrarse en las actividades,
confundir lo importante con lo urgente.
La persona que ms interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.
La administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de
grupo. El trabajo en equipo implica coordinacin de actividades, ayuda
mutua y sincronizacin. Administrar el tiempo es mucho ms sencillo y
efectivo cuando se practica en toda la organizacin.
Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin. Hay
que preocuparse ms por trabajar inteligentemente, que arduamente.
El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la
medida que aumenta su nivel jerrquico.
Todo ejecutivo debe planear perodos de concentracin ininterrumpida.
Emplea los ltimos minutos laborables del da en planear por escrito la
siguiente jornada. Esto te ayudar a evaluar diariamente el uso que haces
del tiempo de que dispones, la consecucin de logros y establecer objetivos
de mejora a corto plazo.
Administracin del Tiempo

Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que

implican riesgo de mal uso del tiempo.
Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del
recurso.
Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin.
Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre
acciones importantes y acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las
acciones correctivas necesarias.
Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por
ejemplo: aprender mecanografa, lectura rpida, etc.

Evaluacin peridica

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Dos semanas despus de haber comenzado a esforzarte por mejorar la

administracin de tu tiempo, completa el siguiente examen. Este te
indicar las reas donde todo va bien y donde an necesitas
prestar atencin.
Anota los siguiente puntos: siempre, 1; generalmente, 2; a veces, 3; rara
vez, 4; nunca, 5; no se aplica, NA.
1. Has escrito una lista bien definida de tus objetivos?
2. Planeas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y
semanal?
3. Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas?
4. Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo?
5. T niegas a contestar llamadas telefnicas cuando ests ocupado en
actividades o conversaciones importantes?
6. Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas?
7. Delegas todo lo que es posible?
8. Evitas que tus subordinados te pasen sus "changos?
9. Te das un tiempo todos los das para pensar si ests haciendo lo
correcto para lograr alcanzar tus objetivos?
10.Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la semana
pasada?
11.Crees tener un pleno control de tu tiempo?
12.Tu oficina y Tu escritorio estn bien organizados y libres de papales
amontonados?
13.Has eliminado o reducido alguna causa de prdida de tiempo
durante las juntas?
14.Has dominado tu tendencia a los retrasos?
15.Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades?
16.Resistes la tentacin de meterte demasiado en actividades
improductivas?
17.Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo
esperndote
18.Cumples con tus fechas lmite?
19.Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la
mayora de tus resultados?
20.Ests mejor organizado y estas logrando ms que hace seis
semanas?
21.Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a
los visitantes inesperados?
22.Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes
inesperados?
23.Has dominado la habilidad de decir no cuando as debe ser?
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24.Ests al da con las lecturas que ms te interesan?

25.Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio, servicio
comunitario, familia?
Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos, mejor.
Observa especialmente las preguntas que hayas calificado con 4 o 5.
Estos aspectos representan reas de mejora. Se sincero, el nico que se ver
beneficiado al contestar este cuestionario honestamente sers t.
Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hbitos
vayan presentndose, buscando reducir el total en cada aplicacin.

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