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ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA

DEL LITORAL
Facultad de Ciencias Naturales y
Matemticas

AUDITORA ADMINISTRATIVA
TRANSPOINT S.A.
Grupo Auditor:

Vargas Jimnez Jess


Vera Mera Kiara
Yagual Beltrn Roger
Zambrano Herrera Cindy

Contenido
1

Introduccin .......................................................................................................................... 2

Justificacin ........................................................................................................................... 3

Antecedentes ........................................................................................................................ 4

Misin.................................................................................................................................... 4

Visin..................................................................................................................................... 5

Objetivos ............................................................................................................................... 5

Poltica Integrada del Sistema de Gestin............................................................................. 5

Acciones ................................................................................................................................ 6

Organigrama.......................................................................................................................... 0

10

Planeacin ......................................................................................................................... 0

10.1
11

Programa de trabajo ..................................................................................................... 4


Instrumentacin ................................................................................................................ 5

11.1

Recopilacin de la informacin ..................................................................................... 5

11.2

Formatos de cuestionario y cdulas.............................................................................. 6

11.3

Tabla de factores......................................................................................................... 23

11.4

Medicin de factores .................................................................................................. 24

12

Examen............................................................................................................................ 28

12.1

Enfoque del Anlisis Administrativo ........................................................................... 28

12.1.1

Administracin por Estrategias ........................................................................... 28

12.1.2

FODA.................................................................................................................... 29

12.2
13

Medicin de Factores por Etapa ................................................................................. 29


Informe............................................................................................................................ 46

13.1

Informe de aspectos relevantes.................................................................................. 46

13.2

Informe General de la Auditora Administrativa de TRANSPOINT .............................. 47

13.3

Conclusiones Generales .............................................................................................. 52

14

SEGUIMIENTO ................................................................................................................. 53

14.1

OBJETIVO GENERAL..................................................................................................... 53

14.2

LINEAMIENTOS GENERALES ........................................................................................ 53

14.3

ACCIONES ESPECFICAS ............................................................................................... 53

14.4

CRITERIOS PARA LA EJECUCIN DE AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO .......................... 53

15

Anexos ............................................................................................................................. 54

1 INTRODUCCIN
El ambiente de competitividad global en el cual estn inmersas las empresas, comienza
a exigir calidad y casi perfeccin en todos los sectores. De estas exigencias no es ajeno
el transporte de carga nacionales e internacionales se convierte en un punto importante
de accin, en el que las compaas enfocan sus esfuerzos para garantizar un excelente
servicio a los clientes y que al mismo tiempo sea rentable y productiva.
Los clientes exigen cada vez un mejor servicio y esto debe traducirse en entregas ms
rpidas y eficientes con los productos requeridos, pero sin afectar la productividad de la
empresa.
El crecimiento del comercio exterior; la globalizacin de los mercados internacionales,
el incremento de las operaciones nacionales, est trayendo consigo el crecimiento del
flujo de carga a nivel nacional e internacional, empresas industriales que se estn
abasteciendo de materias primas, maquinarias y equipos de proveedores extranjeros
as como el incremento de la oferta exportable, lo que hacen necesario la bsqueda de
nuevas estrategias y ventajas competitivas sostenibles que permitan diferenciarse de la
competencia para lograr un posicionamiento en la mente de los consumidores.
Es por ello que en este trabajo se realiza un anlisis de una empresa denominada
TRANSPOINT en donde se pretende identificar problemas en su administracin as
como identificar sus reas de oportunidad que le permitan mejorar en todas sus
actividades.

2 JUSTIFICACIN
Se realiza este estudio para que la empresa TRANSPOINT pueda identificar sus reas
de mejora y eliminar los problemas ms fuertes dentro de su organizacin, y con ello
ofrecer un mejor servicio a sus clientes y una fuente de trabajo estable para sus
empleados.
Este trabajo surge por la necesidad de implementar un estudio administrativo que le
permita a la direccin de la empresa TRANSPOINT, aplicar los conceptos y principios
bsicos del proceso administrativo en sus actividades diarias, lo cual le permitir contar
con un mejor desempeo organizacional, que le facilite el logro de sus objetivos.

3 ANTECEDENTES
La compaa se constituy mediante escritura pblica el 9 de mayo de 1990 en la ciudad
de Guayaquil con el nombre de REDYAG, REPRESENTACIONES, DISTRIBUCIONES
Y AGENCIAS S.A, el 15 de septiembre de 1994 cambi su denominacin social por la
de TRANSMODAL S.A, con el objeto principal de dedicarse al transporte de carga
pesada y en general. El 9 de abril del 2002 cambio nuevamente su denominacin a
Transpoint S.A, alindose al grupo Transocenica, como una empresa de transporte de
contenedores del Ecuador con cobertura a nivel nacional.
En la actualidad presta servicios de transporte de carga, alquiler de chasis y servicio de
generadores, atiende clientes en todas las provincias del pas, conectando sus plantas
e instalaciones con los principales puertos navieros en Guayaquil, Manta, Esmeraldas y
Puerto Bolvar; es una de las mayores empresas con movimientos de contenedores por
sobre los 45,000 TEUS al ao, cumpliendo con los estndares de seguridad ms
estrictos exigidos por la norma BASC; de esta manera se minimiza el riesgo de
contaminacin de los productos y garantiza un servicio manejado de forma lcita y
segura.
En cuanto a su flota es basta en camiones de primera calidad tales como 60 Cabezales
Mack y Freightliner vlidos del 2009 al 2015, 15 Cabezales particulares afianzados, 120
Chasis Portacontenedores, 28 Generadores Underslung, 6 Generadores Clip-on, una
Gra Portacontenedores Sidelifter y 2 Vehculos de rescate disponibles las 24 horas.
La flota est equipada con rastreo satelital y es monitoreada las 24 horas del da desde
el centro de operaciones ubicado en Guayaquil, a travs de las ms sofisticadas
herramientas, lo que permite supervisar las horas de llegada a las plantas de los clientes
y garantizar la entrega de su mercadera en puerto.
Al ser una empresa dedicada al transporte de carga a travs de su asegurador
Mapfre/Atlas, ofrece la opcin de cobertura de seguro de mercadera contra todo riesgo
por una tasa equivalente al 0,15% del valor asegurado + US$ 5 por fee de emisin por
evento (+ Impuestos), adems cuenta con plizas de seguros de transporte en caso de
accidentes para el contenedor y daos a terceros con un monto de hasta $80.000 por
evento.
Transpoint S.A lleva a cabo sus operaciones con un personal especializado en la
complicada cadena logstica del sector naviero, siendo su gerente general el Ing. Luis
Eduardo Sojos distribuido de la siguiente manera:
Personal administrativo: 14
Operaciones y Mantenimiento: 75
Seguridad 24 horas: ASEVIG

4 MISIN
Ofrecer el servicio de transporte terrestre de contenedores contando con personal
calificado y motivado que cumpla con altos estndares de calidad, buscando la

satisfaccin de nuestros clientes y siendo conscientes de nuestra responsabilidad con


la sociedad y medio ambiente.

5 VISIN
Lograr el liderazgo en nuestra lnea de negocio, brindando valor agregado y satisfaccin
a nuestros clientes externos e internos, siendo reconocidos nacionalmente e
internacionalmente como la mejor empresa ecuatoriana en la rama de la transportacin.

6 OBJETIVOS
DE CALIDAD, MEDIOAMBIENTE, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Mantener a nuestros clientes satisfechos con nuestro servicio.


Disponer de una infraestructura adecuada tanto en equipos de transporte como
en instalaciones.
Que el personal est motivado en su trabajo y con proyeccin de permanecer en
la empresa.
Establecer una relacin a largo plazo con los proveedores.
Minimizar el impacto ambiental tanto en las instalaciones como en la ruta.
Minimizar las lesiones y enfermedades, tanto del personal como aquellas que se
puedan producir por nuestras actividades.

7 POLTICA INTEGRADA DEL SISTEMA DE GESTIN


Somos una empresa dedicada a promover el servicio de agenciamiento martimo y
areo, logstica integral, Courier, transporte terrestre, reparacin y almacenaje de
contenedores.
Estamos orientados al mejoramiento continuo y respondemos con los ms altos
estndares de calidad a las necesidades de nuestros clientes y grupos de inters.
Gestionamos los factores de riesgos de nuestros procesos a fin de prevenir los posibles
accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
Evitamos y combatimos las prcticas de narcotrfico y terrorismo con procesos de
seguridad establecidos para este propsito
Prevenimos la contaminacin ambiental relacionada con la generacin de desechos y
optimizamos el consumo de recursos naturales en nuestras actividades, procesos y
servicios, cumpliendo los requisitos legales aplicables y otros suscritos.
Estamos comprometidos con la asignacin de los recursos necesarios para el desarrollo
pleno de las actividades relacionadas con esta poltica, misma que estara sujeta a
anlisis y monitoreo peridico de su cumplimiento y vigencia en todas las reas
aplicables.

8 ACCIONES
Concluida la aceptacin del proyecto de auditora administrativa por parte del Gerente
General de TRANSPOINT, se inici con la elaboracin de un plan donde se detalle los
objetivos y el alcance de la auditora a realizarse, cuya propuesta se basa en tres pasos
sencillos:

Aplicacin de una auditora administrativa (para determinar las condiciones


reales de la empresa)
Reorganizacin (con base en prioridades)
Trabajo de pre certificacin de calidad.

Contando con una metodologa fundamentada en:

Planeacin

Determinar los lineamientos de carcter general para regular la aplicacin de la


auditora para lo cual el equipo auditor tuvo que indagar los antecedentes de la
empresa, proyectar un plan de trabajo en el cual se promovi la creacin de cedulas,
cuestionarios garantizando la cobertura de los factores prioritarios, indicadores,
fuentes de estudio, investigacin preliminar, proyecto de auditora y el diagnstico
preliminar, llegando a delegar una etapa del proceso administrativo a cada
integrante de este equipo.

Instrumentacin

Consta de la ejecucin del plan establecido, recopilando la informacin que sea


necesaria mediante los cuestionarios aplicados al personal de la empresa y de la
observacin directa de las instalaciones de la planta.

Examen.

Consiste en la unificacin de la informacin a travs del anlisis de los resultados


obtenidos de la etapa de instrumentacin dndole prioridad a los factores que segn
los parmetros de medicin requieran atencin.

Informe

Basndose en el resultado del anlisis anterior junto con tratamiento de la


informacin se elabora el informe en el cual se consideran las respectivas
conclusiones y recomendaciones promoviendo la mejora en las reas afectadas.

Seguimiento

Bsicamente es darle continuacin al trabajo, monitoreando el cumplimiento de las


recomendaciones, actualizando cuadros administrativos y llevando controles
exhaustivos con el fin de favorecer a la organizacin o la ayuden a su crecimiento

9 ORGANIGRAMA

Presidente

Gerencia
General

Sub-Gerencia
Financiera

Asistente
Contable

Gerencia de
Operaciones

Operaciones

Taller

Asistente
Contable
Choferes

Supervisor
Taller/Patio

Asistente
Facturacin
Despacho
Monitoreo
Conserje

Coordinador

Bodega

Coordinador
Vaco
Mecanicos
Generadores

Seguridad
Corporativa

Sistemas

Coordinador

Jefe de
Sistemas

10 PLANEACIN
Objetivo:
Descubrir deficiencias e irregularidades referentes a la estructura, objetivos, polticas,
reglamentos, sistemas, procedimientos y controles operativos, as como en la utilizacin
y aprovechamiento de los recursos humanos y materiales que impidan el cumplimiento
de los objetivos de la empresa, basndose en cuestionarios y cedulas de los factores
pertenecientes a las etapas del proceso administrativo dando como resultado un
diagnstico de la situacin de la empresa para establecer las recomendaciones
pertinentes que lograran un mejor desempeo con eficiencia y eficacia en sus
operaciones.
Factores a revisar del proceso administrativo:
Planeacin

Visin
Misin
Objetivos
Metas
Estrategias/ tcticas

Organizacin

Direccin

Estructura organizacional
Divisin y distribucin de funciones
Cultura organizacional
Recursos Humanos

Liderazgo
Comunicacin
Motivacin
Toma de decisiones

Control

Naturaleza
Sistemas
Herramientas
Calidad

Investigacin Preliminar
Una vez establecido el convenio con la compaa por nuestros propios medios
recopilamos informacin por nuestros propios medios buscando en internet la
informacin correspondiente a la compaa en todas las reas posibles, para as
tener una idea de lo que auditaremos y elaborar los cuestionarios que llevaremos a
la empresa sin alguna inconsistencia o preguntas que tal vez no correspondan al
sector en que se desempea.

Ya en la empresa pudimos conocer fsicamente sus instalaciones completas,


obteniendo una charla de induccin por parte del jefe de operaciones, constatamos
que cumplen con todas las polticas de gestin y calidad, comprobando as la
veracidad de la informacin obtenida de las pginas web revisadas, en la parte
operacional cuentan con un excelente sistema de monitoreo desarrollado por la
misma compaa actualizando la informacin las 24 horas del da y manteniendo
comunicacin con los trabajadores en todo momento, como la empresa se dedica
principalmente al transporte de carga tienen una seguridad bastante reforzada ya sea
de las personas que ingresan salen como tambin de sus documentos de trabajo,
pero haciendo hincapi en el compromiso establecido la compaa nos facilit toda
la informacin necesaria para realizar nuestro trabajo pero no toda pudimos sacar de
la empresa, documentos tales como organigrama, polticas, reglamentos,
formularios, seguros, actas que se utilizan en juntas, informacin financiera, entre
otros fueron entregados que sern mostrados en los anexos
Propuesta Tcnica Del Proyecto De Auditora
Naturaleza:
Auditora Administrativa
Alcance:
Toda la compaa
Antecedentes:
Auditorias financieras por control interno
Auditorias de gestin de calidad
Auditoria de operaciones
Ninguna auditoria Administrativa
Objetivos:

Evaluar el desarrollo del rea administrativa fomentando la estabilidad


organizacional que permita el crecimiento de la compaa
Descubrir deficiencias e irregularidades referentes a la estructura, objetivos,
polticas, reglamentos, sistemas, procedimientos y controles operativos, as
como en la utilizacin y aprovechamiento de los recursos humanos y materiales
que impidan el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Brindar a la empresa una visin clara de sus reas deficientes as como aquellas
que representen una oportunidad, en pro de la mejora.
Elaboracin del diagnstico sobre el estado actual de la empresa identificando
las reas que necesiten atencin basadas en los factores de las etapas del
proceso administrativo
Hacer que nuestro trabajo sea de gran ayuda en el mejoramiento de todos
aquellos aspectos que para nosotros son importantes corregir dentro de la
organizacin as como los procedimientos utilizados actualmente.

Estrategia:
Obtener informacin mediante tcnicas de recopilacin, la observacin directa,
realizando entrevistas al personal de la compaa y mediante la creacin de cdulas

para as tener conocimiento de la empresa desde su interior y se puedan hacer los


correctivos necesarios para el buen funcionamiento del proceso administrativo.
Justificacin:
Con base en los resultados obtenidos y en el tipo de competencia que enfrenta la
empresa, la gerencia responde a la necesidad de una auditora administrativa, para
identificar una infraestructura tcnica para mejorar sustancialmente el desempeo
de la empresa, garantizar su crecimiento las oportunidades de mejora que le
permitan ofrecer un mejor servicio a sus clientes.
Acciones
1. Establecer el convenio de auditora administrativa con el gerente general de
TRANSPOINT para que autorice la presentacin de los documentos de
trabajo.
2. Llevar a cabo la investigacin preliminar y establecer parmetros de
medicin
3. Elaborar un cronograma con las actividades programadas por da.
4. Ejecutar las tcnicas de recopilacin de informacin directas e indirectas,
directas las entrevistas y cuestionarios realizados al personal de la
compaa e indirectas la informacin de la compaa investigada a travs del
internet
5. Analizar los factores del proceso administrativo, interpretarlos y hacer una
comparacin con grficos estadsticos la informacin obtenida de acuerdo a
parmetros previamente establecidos.
6. Representacin de la auditoria
7. Enunciar las conclusiones y proponer las respectivas recomendaciones
8. Monitorear el cumplimiento de las recomendaciones
Recursos
Equipo auditor conformado por 4 personas
Costo:
Definidos en la Carta Convenio
Resultados Esperados

Hallar las reas con deficiencias administrativas y elevar su nivel de desempeo.


Diferenciar la compaa de la competencia porque brinda un servicio de calidad
superior al de los dems
Mayor satisfaccin de los clientes influenciando a nuevos potenciales clientes

Informacin Complementaria
Documentos presentados por la compaa que tengan cierto grado relevante en el
proyecto de auditoria como estados financieros, manuales de operacin, costos de
operacin proyecciones presupuestarias entre otros.
Diagnostico Preliminar
TRANSPOINT S.A, es una compaa dedicada al servicio de transporte de carga,
tiene 25 aos en el mercado y se ha cambiado de administracin en dos ocasiones
por cuestin de poltica de la empresa una vez cumplido 5 aos en la administracin
se evala el crecimiento de la misma y se establece un comit en el que se decide

si cambiar o no de administracin, la empresa ha funcionado por 6 aos con la


ltima administracin el Ing. Luis Sojos ha desarrollado grandes proyectos que lo
han hecho merecedor a su puesto, una de las mejores estrategias que ha
implementado es anexar la compaa a TRANSOCEANICA, grupo en el que estn
solo las empresas reconocidas por el mercado de transporte nacional e internacional
como las mejores en servicio y calidad, por lo que sus actividades han incrementado
obteniendo beneficios econmicos en la empresa.
Su estilo de administrativo es jerrquico y la toma de decisiones est centrada en la
administracin principal, la compaa tiene un sistema de incentivos muy bueno que
motiva al personal por lo que no hay muchos despidos ni renuncias, existe un manual
en el que se especifican las funciones de cada trabajador de la compaa y al ser
una empresa mediana su control es ms sencillo; en cuestin de instalaciones
existen dos, un rea solo para la parte administrativa ubicada en el centro de la
ciudad y la otra a las afueras de la ciudad donde est el rea operativa, nos
informaron que hay un proyecto aprobado para la construccin de un
establecimiento mucho ms grande en cuanto a espacio fsico se refiere, por ahora
estn en un terreno alquilado siendo un costo adicional decidieron invertir en un
terreno propio, en el patio se encuentra un rea de mantenimiento en la que se
reparan y mantienen los camiones, chasis, y contenedores que lo requieran, otra de
sus reas fuertes es el monitoreo constante de las rutas establecidas, desarrollando
un sistema de rastreo satelital que coopera con los choferes para una entrega
satisfactoria.
La compaa cuenta adems con herramientas para saber su posicin competitiva
a nivel de mercado, aplicando tcticas como encuestas del servicio de calidad y
atencin a los clientes siendo su cartera de clientes amplia y no solo nacional sino
internacionalmente, estn abiertos a sugerencias y recomendaciones que se crean
necesarias por parte de los directivos y empleados de la compaa.

10.1 PROGRAMA DE TRABAJO


IDENTIFICACIN: Auditora Administrativa
RESPONSABLES: Equipo Auditor
REA: Administrativa
ACTIVIDADES:
1. Entrevista
2. Observacin directa
3. Aplicacin de cuestionarios
No.

Actividades

Das

Fecha de
inicio

Fecha de
Fin

Responsable
Especifico

Llegada a la empresa

20/07/2015

20/07/2015

Grupo Auditor

Recorrido de la empresa

20/07/2015

20/07/2015

Grupo Auditor

Entrevista al Gerente General

21/08/2015

27/08/2015

Grupo Auditor

Entrevista al Gerente de
Produccin

28/08/2015

29/08/2015

Grupo Auditor

Anlisis de resultados

10

30/08/2015

08/08/2015

Grupo Auditor

Reparticin de obligaciones a
los integrantes

09/08/2015

09/08/2015

Grupo Auditor

Formulacin del Borrador

10/08/2015

15/08/2015

Grupo Auditor

Edicin de los indicadores

16/08/2015

16/08/2015

Grupo Auditor

Correccin del Borrador

17/08/2015

19/08/2015

Grupo Auditor

10

Presentacin a TRANSPOINT

20/08/2015

20/08/2015

Grupo Auditor

11 INSTRUMENTACIN
11.1 RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Para realizar el levantamiento de la informacin utilizamos tcnicas, posteriormente
mencionadas, con el fin de recabar informacin til para la realizacin de la auditora.
El grupo decidi emplear los siguientes recursos para obtener la informacin,
considerando la naturaleza de la empresa:
Observacin directa.
Investigacin documental.
Entrevista.
Cuestionarios.
Cdulas.
Observacin Directa
Desde la primera comunicain que tuvimos con la entidad en sus instalaciones se puso
la debida atencin a las instalaciones y sus condiciones, el clima de la organizacin, las
relaciones de trabajo y el equipo de la entidad y sus limitaciones, siendo esto una
importante medida para considerar algunos aspectos para los siguientes recursos.
Investigacin documental
La investigacin de documentos se fundament en la revisin de documentacin de tipo
normativa, administrativa y financiera vacante en la empresa, clasificada de la siguiente
manera:
Normativa
Acta constitutiva.
Acta con aumento de capital.
Administrativa
Organigrama.
Perfiles generales de puestos.
Currculum de la empresa.
Financiera
Informe de Estados Financieros
Informe de Comisario
Acta de Junta General Universal y Ordinaria de Accionistas
Estado de Cambios en el Patrimonio

Entrevistas
Las entrevistas fueron realizadas basndose en cuestionarios y cdulas, elaborados
fundamentalmente para captar informacin en forma uniforme.
Los cuestionarios fueron realizados de manera romboidal con las respectivas preguntas
cerradas y abiertas divididas segn las etapas del proceso administrativo.

Con respecto a las cdulas, el equipo decidi utilizar esta herramienta de dignostico
para el registro de aspectos relevantes.

11.2 FORMATOS DE CUESTIONARIO Y CDULAS


Cdulas para el registro de aspectos relevantes
Empresa evaluada:TRANSPOINT
Etapa o funcin: Planeacin
Factor

Aspectos Relevantes

Comentarios

Misin

Visin

Objetivos

Metas

Estrategias/tcticas

Empresa evaluada:TRANSPOINT
Etapa o funcin: Organizacin
Factor

Aspectos Relevantes

Comentarios

Estructura
Organizacional
Divisin y
distribucin de
funciones
Cultura
Organizacional
Recursos
Humanos

Empresa
evaluada:
Etapa o funcin:
Factor

TRANSPOINT
Direccin
Aspectos Relevantes

Comentarios

Liderazgo

Comunicacin

Motivacin

Toma de
decisiones

Empresa
evaluada:
Etapa o funcin:
Factor

TRANSPOINT
Control
Aspectos Relevantes

Comentarios

Naturaleza

Sistemas

Herramienta

Proceso

FACTORES ASIGNADOS PARA REVISIN

Proceso Administrativo
Planeacin

Visin

1. Conoce la visin de la empresa?


a) Si
b) No
2. En esta visin se consideran creencias tales como:
a) Ser la mejor?
b) La importancia de realizar un buen trabajo?
c) Ofrecer una calidad y servicios superiores?
d) Poseer una capacidad innovadora?
e) Qu aspiramos a ser?
f) No la conozco

3. La visin de la empresa va de acuerdo a los valores, aspiraciones y metas que usted


en lo personal tiene?
a) Si
b) No

4. Cmo se transmite la visin a toda la empresa?


a) Comunicacin Verbal entre el gerente o subgerente y los empleados
b) Por medios electrnicos, intranet.
c) Por medios escritos
d) No se transmite por ningn medio.

5. Qu efectos se han logrado al compartir esta visin?


a) Elevar la moral y el espritu de equipo
b) Tener aspiraciones comunes
c) Mayor integracin de las personas

d) OtroEspecifique: _______________________________________________
e) No reporta ningn efecto

Misin

6. Conoce la misin de la empresa?


a) SI
b) NO
7. Cmo establecieron la misin de la organizacin?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________________________________________________
8. La misin traduce:
a) Cul es nuestra principal capacidad?
b) Que posicionamiento buscamos?
c) El nivel de calidad y productividad que podemos ofrecer?
d) Valor agregado con respecto a la competencia?
e) Otros
Cules? ________________________________________________________

9. La estrategia de crecimiento est asociada con esta misin?


a) Si
b) No
10. Se ha logrado convertir la misin de la empresa, en objetivos especficos?
a) Si
b) No

Objetivos

11. Cuenta usted con un documento escrito en el que se consignen los objetivos?
a) Si...Cul?...Especifique: ___________________________________________
b) No

12. Los objetivos estn establecidos por:


a) rea?
b) Funcin?
c) Proyecto?
d) Son generales, sin subdivisin.
e) Otros...Incluya relacin.
f) No existen.

13. En cada caso, Los objetivos son claros?


a) Totalmente de acuerdo
b) De acuerdo
c) Indeciso
d) En desacuerdo
e) Totalmente en desacuerdo

14. Los objetivos, son apropiados de alcanzarse?


a) Totalmente de acuerdo
b) De acuerdo
c) Indeciso
d) En desacuerdo
e) Totalmente en desacuerdo

15. Quin define los objetivos?


a) Gerente (l como accionista y un socio accionista)
b) Subgerente
c) Contadora
d) Patentes e Investigacin Farmacutica.
e) Capacitacin e Imagen Corporativa.
f) Todos en conjunto

10

Metas

16. Permiten las metas la cuantificacin de las acciones que se llevan a cabo?
a) Si
b) No

17. Utilizan el scorecard o registro de resultados balanceados en la formulacin de


indicadores?
a) Si
b) No
18. Qu tipos de formatos han diseado para reportar avances?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________________________________________________
19. Con qu periocidad se producen?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________________________________________________
20. Cmo y a quin se entregan?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________________________________________________

Estrategias/ tcticas

21. Las estrategias son acordes con los objetivos y metas trazados?
a) Si
b) No

22. Quines definen las estrategias?


__________________________________________________________________
______________________________________________________________
23. Cmo han repercutido en el desempeo organizacional?

11

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________________________________________________
24. Se han mantenido las estrategias o ha sido necesario ajustarlas?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________________________________________________

25. Cules son las estrategias fundamentales de la organizacin?


a) corporativas
b) funcionales
c) de negocio
d) globales

Proceso Administrativo
Organizacin
Estructura Organizacional
1.
a)
b)
c)
d)
e)

Con que tipo de estructura cuenta la empresa?


Vertical
Horizontal
Virtual
Otras...Especifique:
No sabe

2.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

De qu ordenamiento jurdico se deriva la estructura organizacional?


Tratado
Ley
Reglamento
Decreto
Acuerdo
Acta Constitutiva
Otro...Especifique:

3.
a)
b)
c)

Esta estructura refleja a la empresa de forma:


Buena
Regular
Mala

4. La estructura organizacional se ha mantenido igual desde su creacin


a) Si

12

b) No...Que aspectos ha cambiado:


5. Est usted de acuerdo con la estructura organizacional de la empresa?
a) Muy de acuerdo
b) De acuerdo
c) Indeciso
d) En desacuerdo
e) Muy en desacuerdo

Divisin y distribucin de funciones


6. Cmo se coordina el cumplimiento de sus funciones para evitar su duplicidad?

7. Las funciones asignadas a cada rea son las adecuadas para el cumplimiento de
la misin
a) Si
b) No
8.
a)
b)
c)

Cmo se comunica el contenido de las funciones a toda la organizacin?


Manuales
Programas
No se comunican

9.
a)
b)
c)

En quin recae la responsabilidad de brindar la capacitacin sobre las funciones?


Jefe inmediato
Responsable del rea
Responsable de la organizacin

10. Existe claridad en la divisin de los puestos de trabajo


a) Si
b) No

Cultura Organizacional
11. Considera usted que la cultura organizacional es la clave para el xito. Por qu?

12. Se ha desarrollado una relacin de confianza fundamentada en:

13

a)
b)
c)
d)

Honestidad
Respeto
Consistencia
Perseverancia

13. Puede generar conflictos entre miembros de la empresa la falta de cultura


organizacional?
a) Si
b) No
14. Cmo es la relacin entre los miembros de la organizacin?
a) Buena
b) Regular
c) Mala
15. Existe un cdigo de tica o su equivalente
a) Si
b) No

Recursos Humanos
16. Cul es el nivel de capacitacin del recurso humano?
a) Alto
b) Medio
c) Bajo
17. Con qu frecuencia el departamento de recursos humanos ayuda a resolver los
conflictos de la empresa?
a)
b)
c)
d)
e)

Siempre
Muy frecuente
A veces
Poco frecuente
Nunca

18. De qu manera se contrata al personal?

19. Qu tipo de perfiles son los que ms se solicitan en el sector?

14

20. Cul es el detalle que nunca se pasa por alto en la seleccin del personal?
a)
b)
c)
d)

La imagen
La comunicacin no verbal
Formacin acadmica
Otros.

Proceso Administrativo
Direccin

Liderazgo

1. Estn definidos los elementos clave del liderazgo?


a) influencia
b) interrelacin
c) personas
d) objetivos
e) cambio

2. El concepto de liderazgo imperante en la organizacin identifica su origen de


acuerdo con su evolucin en:
a) liderazgo de grandes hombres (teoras de la personalidad)
b) administracin racional (teoras del comportamiento y contingencia)
c) liderazgo de grupo (empowerment)
d) liderazgo de aprendizaje (gestin del conocimiento y del cambio)

3. Qu estilo de liderazgo ejerce la direccin?


a) Autocrtico (impositivo)
b) Democrtico ( participativo)
c) Liberal
d) Otro...Especifique:

15

4. Ha influido este tipo de liderazgo en:


a) el mejoramiento de las funciones administrativas
b) la elevacin de la productividad
c) el sentido de compromiso con la organizacin
d) otros

5. Cmo considera la conducta del lder?


a) De apoyo
b) De participacin
c) Instrumental
d) De orientacin a logros

Toma de decisiones

6. Cmo se efecta el proceso de toma de decisiones? Descrbalo brevemente

7. Qu modelos de decisin se siguen?


a) incremental, en el cual las principales soluciones surgen de una serie de decisiones
menores
b) De coalicin, en el cual los grupos con preferencias distintas usan el poder y la
negociacin para influir en las decisiones
c) Del bote de basura, en el cual las personas que intervienen en el proceso decisorio
no estn seguras de las metas o estn en desacuerdo con ellas, por lo que las
decisiones se dan al azar
d) Otros

16

8. Qu tendencia muestra el proceso de toma de decisiones?


a) maximizacin
b) satisfaccin
c) optimizacin
9. El proceso de toma de decisiones es congruente con los requerimientos de la
organizacin en cuanto a:
a) eficacia
b) congruencia
c) velocidad de respuesta
d) compromiso
e) calidad
f) otros
10. Cmo se maneja la toma de decisiones en una crisis?

Comunicacin
11. Cmo es la comunicacin en la organizacin?
a) Buena
b) Mala
c) Regular

12. Se cuenta con canales de comunicacin establecidos para el flujo de


informacin?
a) Si Cules?
b) No

13. Dispone la organizacin de redes de informacin computarizadas que manejen


recursos tales como:
a) correo electrnico

17

b) mensajes instantneos
c) correo de voz
d) fax
e) intercambio electrnico de informacin
f) teleconferencia
g) videoconferencia

14. Qu clase de comunicacin predomina?


a) dilogo
b) discusin
c) otro

15. Se controla la informacin que se maneja como rumor?


a) Si Cmo?
b) No Por qu?

Motivacin
16. Es la motivacin una prioridad para la organizacin?
a) Si
b) No

17. Existen planes de incentivos para el personal?


a) Si
b) No

18. Las iniciativas para elevar la motivacin del personal incluyen:


a) ampliacin del trabajo (incrementar el nmero de tareas)
b) enriquecimiento del trabajo (aumento de la responsabilidad y autonoma en el
trabajo)
c) recompensas no monetarias
d) recompensas monetarias

18

19. La forma de recompensar al personal para motivarlo considera aspectos tales


como:
a) buscar siempre nuevas actividades
b) ofrecer oportunidades para ampliar el panorama de las personas
c) transformar al personal en socio
d) conceder facultades de decisin al personal
e) celebrar los logros
f) proporcionar un horario flexible
g) capacitar continuamente al personal

20. De qu manera influye la motivacin en el posicionamiento estratgico de la


organizacin?
a) Si
b) No

Proceso Administrativo
Control
Naturaleza
1) Estn definidos controles en atencin a un enfoque
a. Preventivo (anticipa los problemas)?
b. Concurrente (resuelve los problemas cuando se presentan)?
c. De retroalimentacin (resuelve los problemas despus de que
ocurren)?
2) Se dispone de controles de mercado?
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
3) Se lleva a cabo un diagnstico de la cultura para alinearla con los
controles por medio de la revisin de:
a. Las declaraciones de misin, visin, los objetivos y las metas?
b. Las prcticas de negocios?
c. Las historias, los smbolos, los rituales y las ceremonias?
d. Otros?
4) Existe la certeza que los controles cumplen con:
a. Sealar excepciones en puntos crticos?
b. Ser objetivos?
c. Ser flexibles?
d. Ajustarse a la cultura organizacional?
e. Justificar su costo?
f. Otros?
5) De qu manera se afronta la resistencia al control?
19

__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Sistemas
6) Con qu frecuencia se revisan y/o actualizan los sistemas de control?
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
7) El diseo de sistemas de control considera aspectos como:
a. Establecimientos de estndares de desempeo vlidos?
b. Suministro de informacin adecuada?
c. Aceptacin de los empleados?
d. Utilizacin de enfoques mltiples?
8) Los controles diseados permiten:
a. Vincular las estrategias con su ejecucin?
b. Contar con estndares accesibles?
c. La aceptacin de toda la organizacin?
d. Un balance entre datos objetivos y apreciaciones subjetivas?
e. Precisin en la orientacin de las acciones?
f. Flexibilidad para ajustarse?
g. Oportunidad en la toma de decisiones?
h. Contar con el soporte adecuado?
i. Otros?
9) Existe un sistema de cmputo para el control de:
a. Metas?
b. Ajustes a estructura?
c. Funciones?
d. Procesos?
e. Operaciones?
f. Personal?
g. Recursos econmicos?
h. Calidad de los productos y servicios?
i. Otros?
10)Los sistemas de control evalan:
a. La posicin competitiva?
b. Desempeo respecto de organizaciones de la industria?
c. Problemas culturales?
d. Comportamiento en el centro de trabajo?
e. Gobierno Corporativo?
f. Interaccin con proveedores y clientes?
g. Otros?
Proceso
11)El control est fundamentado en normas:
a. Fsicas?

20

b. De Costos?
c. De Capital?
d. De Ingresos?
e. De Programas?
f. Otras?
12)Cmo influye en el control:
a. Los objetivos?
b. El enfoque estratgico?
c. Las metas?
d. Los planes?
e. Los procesos?
f. Otros?
Explique brevemente
13)El proceso de control contempla elementos bsicos como:
a. Medicin del rendimiento actual?
b. Comparacin de desempeo actual con el estndar?
c. Toma de decisiones para corregir desviaciones o estndares
inadecuados?
14)Qu tipos de medidas incluye el proceso de control?
a. Mantener sin cambios las acciones
b. Corregir el desempeo
c. Cambios en estrategias, estructuras, forma de operar
d. Revisin de estndares
e. Recalibrar metas
f. Otros
15)Las medidas de eficacia organizacional incluyen estndares de la
industria en materia de:
a. Utilidades?
b. Retorno de inversin?
c. Rendimiento del capital contable?
d. Ingresos?
e. Otros?
Herramientas
16)Se cuenta con controles financieros, presupuestales y de medicin de
desempeo?
a. Si Cules?
b. No Por qu?
17)En qu influye el resultado del anlisis financiero en el proceso de toma
de decisiones?
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
18)Se cuenta con un presupuesto de:
a. Ingresos y egresos?
b. Tiempo, espacio, materiales, productos?
c. Capital?
d. Efectivo?

21

e. Otros?
19)La medicin de desempeo se efecta considerando centros de:
a. Costos?
b. Gastos?
c. De Ingresos?
d. Utilidades?
e. Inversin?
20)Qu tipo de auditora se aplica?
a. Administrativa
b. De estados financieros
c. Operacional
d. Integral
e. Ambiental
f. Legal
g. De calidad
h. Social
i. Tecnolgica
j. Forense
k. Especial
l. Informtica
m. De seguridad
n. De servicio a Clientes
o. De sistemas
p. Otras

22

11.3 TABLA DE FACTORES


ETAPAS DEL PROCESO
PUNTOS MAXIMOS
GLOBAL
ADMINISTRATIVO
Establecidos Obtenidos % Obtenido
PLANEACIN
200
Visin
50
Misin
50
Objetivos
40
Metas
20
Estratgias/tcticas
20
ORGANIZACIN
300
Estructura Organizacional
90
Divisin y Distribucin de funciones
110
Cultura Organizacional
55
Recursos Humanos
45
DIRECCIN
200
Liderazgo
65
Comunicacin
70
Motivacin
30
Toma de decisiones
35
CONTROL
300
Naturaleza
55
Sistemas
45
Herramientas
120
Calidad
80
Total
1000

23

11.4 MEDICIN DE FACTORES


<

El respectivo anlisis lo haremos con la utilizacin de indicadores:

Indicadores del rea Administrativa.


ETAPA:
Planificacin
VISIN
Indicadores Cualitativos
Cmo fomenta el nivel de compromiso
Cmo eleva la moral y el espritu del equipo
Indicadores Cuantitativos
(Empleados que conocen la visin) / (Total de Empelados)
(Empleados que la comparten)/ (Empleados que la conocen)
MISIN
Indicadores Cualitativos
Medida en que enlaza lo deseable con lo posible
Grado en el que se constituye como una gua de actuacin
Indicadores Cuantitativos
(Empleados que la conocen)/ Total de Empleados)
(Empleados que participan en su definicin)/ (total de empleados)
OBJETIVOS
Indicadores Cualitativos
Medida en que imprimen direccin a los esfuerzos
Grado en que orientan las acciones
Indicadores Cuantitativos
(Objetivos alcanzados) / (Objetivos definidos)
(Objetivos de negocios alcanzados)/(Objetivos definidos)
METAS
Indicadores Cualitativos
Manera en que se relacionan recursos y acciones con los objetivos
Nivel en que se determina el alcance de las acciones
Indicadores Cuantitativos
(Metas alcanzadas)/(Metas establecidas)
(Metas alcanzadas)/ (objetivos definidos)
ESTRATEGIAS/TACTICAS
Indicadores Cualitativos
Modo en que marcan la ruta fundamental para el empleo de recursos
Grado en que permiten innovar valor

24

Indicadores Cuantitativos
(Estrategias Implementadas)/(Total de estrategias)
(Tacticas implementadas) /(Total de tacticas)
ETAPA:
Organizacin
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Indicadores Cualitativos
Precisin con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad.
Modo en que la infraestructura se constituye en una ventaja competitiva.
Indicadores Cuantitativos
(Areas sustantivas)/(Total de reas)
(Unidades estratgicas de negocio)/(Total de unidades)
DIVISIN Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES
Indicadores Cualitativos
Forma en que delimitan las reas de influencia
Grado en que determinan las cargas de trabajo
Indicadores Cuantitativos
(Empleados)/(Numero de reas)
(Funciones Definidas)/(Total de reas)
CULTURA ORGANIZACIONAL
Indicadores cualitativos
Nivel en que define el perfil de la organizacin.
Forma en que muestra el nivel de conciencia, los valores, las actitudes, los
hbitos y los supuestos que prevalecen.
Indicadores cuantitativos
(reas con mejoras)/(Total de reas)
(Personas que participan en la mejoras)/(Toltal de personal)
RECURSOS HUMANOS
Indicadores cualitativos
Precisin con que determina el sistema formal de gestin del talento.
Grado en que se consideran tales recursos como el capital intelectual.
Indicadores cuantitativos
(Anlisis de Puestos)/(Total de personal)
(Movimientos de Personal)/(Total de Personal)
ETAPA:
Direccin
LIDERAZGO
Indicadores cualitativos

25

Forma en la que el liderazgo constituye una conducta que gua y provee el


soporte necesario a la organizacin.
Dimensin en que el lder ejerce su poder de influencia en las personas.

Indicadores cuantitativos
(Estilo Liderazgo actual)/(Total de Estilos Empleados)
(Estilo de liderazgo empleados)/(Estilos propuestos)
COMUNICACIN
Indicadores cualitativos
Medida en que constituye un medio para transmitir informacin con un
significado comprensible.
Dimensin en que posee capacidad para intercambiar conocimientos,
experiencias e impresiones por diferentes vas y canales.
Indicadores cuantitativos
(Canal de comunicacin utilizados)/(canal de comunicacin establecidos)
(Canales de comunicacin)/(Total de reas)
MOTIVACIN
Indicadores cualitativos
Grado en que la motivacin que ofrece la organizacin representa la facultad
para transmitir energa para sostener y dar sentido al esfuerzo del personal.
Nivel en que posibilita la generacin de conductas y hechos positivos para las
personas y la organizacin.
Indicadores cuantitativos
(Incentivos)/(Proyectos)
(Incentivos Utilizados)/(Total de incentivos)
TOMA DE DECISIONES
Indicadores cualitativos
Grado en el que se le reconoce la facultad para identificar y resolver
situaciones para conseguir los resultados esperados.
Nivel de identificacin como proceso estratgico para minimizar errores y
maximizar resultados.
Indicadores cuantitativos
(Decisiones Programadas)/(Total de Decisiones)
(Total de decisiones acertadas)/(Total de decisiones)
ETAPA:
Control
NATURALEZA
Indicadores cualitativos
Grado en que la organizacin regula adecuadamente sus actividades.
Forma en que establece los lmites de actuacin en funcin de sus objetivos.

26

Indicadores cuantitativos
(Controles preventivos)/(Total de controles)
(Controles concurrentes)/(Total de controles)
SISTEMAS
Indicadores cualitativos
Grado en que la organizacin establece el trmino de ejecucin de los
controles de acuerdo con los sistemas de trabajo.
Medida en que determina los controles necesarios en funcin de la tecnologa y
la cultura organizacional.
Indicadores cuantitativos
(Controles Burocrticos)/(Total de controles)
(Controles Sociales)/(Total de controles)
HERRAMIENTAS
Indicadores cualitativos
Forma en que enmarca la naturaleza y tipo de tcnicas e instrumentos que la
organizacin utiliza para implementar los controles.
Mecanismos de vigilancia que establece para asegurar el cumplimiento de las
metas.
Indicadores cuantitativos
(Controles Presupuestarios)/(Total de Controles)
(Controles estadsticos)/(Total de Controles)
CALIDAD
Indicadores cualitativos
Manera en que la organizacin propicia el impulso sistemtico de la
participacin de todos los integrantes para el logro de procesos, productos y
servicios de calidad.
Capacidad para establecer estndares para evaluar la calidad de productos y
servicios.
Indicadores cuantitativos
(Total de personas)/(Circulo de Calidad)
(Servicios Deficientes)/(Total de servicios)

27

11.5 EXAMEN
Propsito:
Aplicar las tcnicas de recoleccin determinadas en la etapa de instrumentacin
haciendo un anlisis cualitativo y cuantitativo de los factores revisados con el fin de
evaluar las circunstancias especficas del trabajo por rea administrativa y as tomar
las decisiones oportunas para alcanzar los objetivos propuestos de la auditoria.
Procedimiento:
El procedimiento fue realizado por el equipo auditor en conjunto para la presentacin de
un examen minucioso y relevante, consta de:

Investigar a fondo la actividad realizada por la empresa incluyendo sus


antecedentes
Examinar cada etapa del proceso administrativo, sus componentes y elementos
que sean necesarios para llevar a cabo la auditoria administrativa
Contextualizar los resultados y establecer las respectivas recomendaciones
Comprender el comportamiento de la compaa manteniendo la independencia
mental del equipo auditor
Utilizar las cedulas y cuestionarios para facilitar el anlisis de factores

11.6 ENFOQUE DEL ANLISIS ADMINISTRATIVO


Herramientas utilizadas:
11.6.1 Administracin por Estrategias
La direccin estratgica se define como el arte y la ciencia de formular, implantar
y evaluar las decisiones a travs de las funciones que permitan a una empresa
lograr sus objetivos. Segn esta definicin, la direccin estratgica se centra en
la integracin de la gerencia, la mercadotecnia, las finanzas, la contabilidad, la
produccin, las operaciones, la investigacin y desarrollo, y los sistemas de
informacin por computadora para lograr el xito de la empresa. El trmino
direccin estratgica se utiliza en este texto como sinnimo del trmino
planeacin estratgica. Este ltimo trmino se utiliza ms a menudo en el mundo
de los negocios, mientras que el primero se usa en el ambiente acadmico. En
ocasiones, el trmino direccin estratgica se emplea para referirse a la
formulacin, implantacin y evaluacin de la estrategia, mientras que el trmino
planeacin estratgica se refiere slo a la formulacin de la estrategia.
El propsito de la administracin estratgica es explotar y crear oportunidades
nuevas y diferentes para el futuro; la planeacin a largo plazo, como contraste,
intenta optimizar para el futuro las tendencias actuales. En TRANSPOINT S.A
esta herramienta es la ms utilizada segn el gerente de Recursos Humanos y
fue constatada con los papeles de trabajo que se revisaron al realizar la
auditora, una vez al ao se realiza una junta con los directivos alemanes de la
empresa donde llevan a cabo la planeacin de las nuevas estrategias que se
implementaran a corto y largo plazo, cada departamento lleva una idea o
propuesta tcnica de lo que crea conveniente implementar segn sus

28

requerimientos, uno de los ms exitosos fue el desarrollo del sistema de


monitoreo mediante el GPS ya que ha facilitado el trabajo de cada departamento
haciendo ms sencillo el proceso de transporte.
La compaa establece estrategias a largo plazo ya que orientan al cumplimiento
de los objetivos de la misma pero por sobre todo a la satisfaccin de los clientes,
quienes recomiendan el servicio formando as una red de clientes a los que se
les brinda un servicio ptimo y de calidad asegurando el transporte de la carga
que enven o reciban; pero no solo estn enfocados en sus clientes sino tambin
en su personal en general el cual tiene mltiples planes de incentivos tales como
capacitaciones a los operadores de equipo y maquinaria, adems de las
actualizaciones en el rea de mantenimiento, cursos de idiomas y polticas
actuales en todos los campos financieros a su personal administrativo y a los
choferes incentivos monetarios, ya que se sustentan que un trabajador que est
contento en lo que hace podr desempearse mejor en su actividad.
11.6.2 FODA
FORTALEZAS

La empresa cuenta con personal altamente capacitado por las constantes


charlas y capacitaciones internas.
Ubicacin estratgica.
Unidades de transporte propio.
Cuentan con un buen sistema de control de los pedidos y transportistas.

OPORTUNIDADES

Insatisfaccin del cliente con el producto ofrecido por otras empresas


dedicadas a la misma actividad.
Aprovechar la flota para crecer en nuevos mercados.
Utilizar sistemas de informacin, programacin y logsticas de actividades.
Mayor y mejor captacin del personal.

DEBILIDADES

No cuentan con un terreno propio.


Terreno de la empresa en mal estado.
Falta de cultura administrativa.

AMENAZAS

Alto nmero de competidores.


El alto precio de los camiones y chasis.

11.7 MEDICIN DE FACTORES POR ETAPA


Planeacin
VISIN

29

Indicadores Cualitativos
Evaluacin del nivel de compromiso
Como eleva la moral y el espritu del equipo
Indicadores Cuantitativos
(Empleados que conocen la visin) / (Total de Empelados)

25
x100 = 36%
70

(Empleados que la comparten)/ (Empleados que la conocen)


20
x100 = 80%
25

Resultado: En base a lo obtenido podemos darnos cuenta que solo el 36% conoce la
visin su complemento alega que la conocen pero no la saben, osea que solo en la
charla de induccin la escucharon pero tienen una idea formada que segn a su criterio
seria la visin, el porcentaje que si conoce la vision esta de acuerdo con lo mencionado
en la misma.
MISIN
Indicadores Cualitativos
Medida en que enlaza lo deseable con lo posible
Grado en el que se constituye como una gua de actuacin
Indicadores Cuantitativos
(Empleados que la conocen)/ Total de Empleados)

28
x100 = 40%
70

(Empleados que participan en su definicin)/ (total de empleados)


27
x100 = 97%
28

Resultado: Segn este indicador solo el 40% conoce la misin que al igual que el
indicador anterior establece que hay una deficiencia en el conocimiento de esta
informacin relevante, aunque para algunos empleados esta informaacin es
innecesaria ya que consideran que ellos se dedican a realizar su trabajo mas no a
memorizar las cuestiones administrativas.

OBJETIVOS
Indicadores Cualitativos
Medida en que imprimen direccin a los esfuerzos
Grado en que orientan las acciones
Indicadores Cuantitativos
(Objetivos alcanzados) / (Objetivos definidos)

30

5
x100 = 83%
6

(Objetivos de negocios alcanzados)/(Objetivos definidos)


4
x100 = 100%
4

Resultado: En cuestin de objetivos la empresa cuenta con un 83% cifra generalmente


acepable ya que la mayoria de sus objetivos planteados han sido alcanzados y que los
alcanzados a nivel negocio indica que se ha tenido un buen desempeo y crecimiento
METAS
Indicadores Cualitativos
Manera en que se relacionan recursos y acciones con los objetivos
Nivel en que se determina el alcance de las acciones
Indicadores Cuantitativos
(Metas alcanzadas)/(Metas establecidas)

5
x100 = 83%
6

(Metas alcanzadas)/ (objetivos definidos)


4
x100 = 80%
5

Resultado: Esto indica que las metas planteadas se cumplen y que aunque no sea en
su totalidad es una cifra aceptable

ESTRATEGIAS/TACTICAS
Indicadores Cualitativos
Modo en que marcan la ruta fundamental para el empleo de recursos
Grado en que permiten innovar valor
Indicadores Cuantitativos
(Estrategias Implementadas)/(Total de estrategias)

8
x100 = 80%
10

(Tacticas implementadas) /(Total de tacticas)


8
x100 = 80%
10

Resultado: Segn este indicador las estrategias que se implementan han sido
consideradas y bien utilizadas por lo que se obtiene que un 80% de su capacidad tactica
esta operando fomentando el buen funcionamiento de la compaia

Organizacin

31

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Indicadores Cualitativos
Precisin con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad.
Modo en que la infraestructura se constituye en una ventaja competitiva.
Indicadores Cuantitativos
(Areas sustantivas)/(Total de reas)

4
x100 = 80%
5

(Unidades estratgicas de negocio)/(Total de unidades)


9
x100 = 90%
10

Resultado: Con estos porcentajes analizamos que se cuenta con una buena estructura
organizacional, es decir que el organigrama esta acorde con las areas asignadas.

DIVISIN Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES


Indicadores Cualitativos
Forma en que delimitan las reas de influencia
Grado en que determinan las cargas de trabajo
Indicadores Cuantitativos
(Empleados)/(Numero de reas)

5
x100 = 7%
70

(Funciones Definidas)/(Total de reas)

5
x100 = 100%
5

Resultado: Segn este indicador la organizacin de la empresa es un poco deficiente


pero segun lo observado en los papeles de trabajo sobretodo el reglamento se indica la
existencia de un manual de funciones que cumple a cabalidad con el perfil de la persona
que realiza la actividad.
CULTURA ORGANIZACIONAL
Indicadores cualitativos
Nivel en que define el perfil de la organizacin.
Forma en que muestra el nivel de conciencia, los valores, las actitudes, los
hbitos y los supuestos que prevalecen.
Indicadores cuantitativos
(reas con mejoras)/(Total de reas)

32

4
x100 = 80%
5

(Personas que participan en la mejoras)/(Toltal de personal)


18
x100 = 90%
20

Resultado: Muestra que las reas que necesitan atencin son minimas ya que han
actualizado y estudiado el resto de reas haciendo que tengan una mejora considerable.

RECURSOS HUMANOS
Indicadores cualitativos
Precisin con que determina el sistema formal de gestin del talento.
Grado en que se consideran tales recursos como el capital intelectual.
Indicadores cuantitativos
(Anlisis de Puestos)/(Total de personal)

70
x100 = 100%
70

(Movimientos de Personal)/(Total de Personal)


5
x100 = 7%
70

Resultado: Segn lo analizado establecemos que la variacion del personal es minima


por lo que todos han desarrollado a cabalidad sus funciones y se mantienen conformes
con el trabajo que realiza
Direccin
LIDERAZGO
Indicadores cualitativos
Forma en la que el liderazgo constituye una conducta que gua y provee el
soporte necesario a la organizacin.
Dimensin en que el lder ejerce su poder de influencia en las personas.
Indicadores cuantitativos
(Estilo Liderazgo actual)/(Total de Estilos Empleados)

2
x100 = 100%
2

(Estilo de liderazgo empleados)/(Estilos propuestos)


7
x100 = 80%
9

Resultado: El estilo de liderazgo que se maneja en la compaa es muy bueno ya que


es eficaz y persigue los logros que tenga la empresa, aparte los empleados se sienten
conformes con la administracin de este periodo.

33

COMUNICACIN
Indicadores cualitativos
Medida en que constituye un medio para transmitir informacin con un
significado comprensible.
Dimensin en que posee capacidad para intercambiar conocimientos,
experiencias e impresiones por diferentes vas y canales.
Indicadores cuantitativos
(Canal de comunicacin utilizados)/(canal de comunicacin establecidos)

4
x100 = 80%
5

(Canales de comunicacin)/(Total de reas)


4
x100 = 80%
5

Resultado: Existen buenos canales de comunicacin entre los empleados, en el trabajo


con la misma y diferente area, existen pequeas dicusiones pero son solucionadas
afortunadamente a traves del dilogo entre compaeros.
MOTIVACIN
Indicadores cualitativos
Grado en que la motivacin que ofrece la organizacin representa la facultad
para transmitir energa para sostener y dar sentido al esfuerzo del personal.
Nivel en que posibilita la generacin de conductas y hechos positivos para las
personas y la organizacin.
Indicadores cuantitativos
(Incentivos)/(Proyectos)

3
x100 = 100%
3

(Incentivos Utilizados)/(Total de incentivos)

3
x100 = 100%
3

Resultado: Segn este indicador la motivacin es una de las mejores reas ya que hay
eficacia en el desempeo de las actividades y en su totalidad se han cumplido los
incentivos
TOMA DE DECISIONES
Indicadores cualitativos
Grado en el que se le reconoce la facultad para identificar y resolver
situaciones para conseguir los resultados esperados.

34

Nivel de identificacin como proceso estratgico para minimizar errores y


maximizar resultados.

Indicadores cuantitativos
(Decisiones Programadas)/(Total de Decisiones)

9
x100 = 90%
10

(Total de decisiones acertadas)/(Total de decisiones)


9
x100 = 90%
10

Resultado: Se muestra que si se estan tomando buenas decisiones en la compaa y


que la mayoria son aceptadas.
Control
NATURALEZA
Indicadores cualitativos
Grado en que la organizacin regula adecuadamente sus actividades.
Forma en que establece los lmites de actuacin en funcin de sus objetivos.
Indicadores cuantitativos
(Controles preventivos)/(Total de controles)

8
x100 = 100%
8

(Controles concurrentes)/(Total de controles)


8
x100 = 100%
8

Resultado: Segn este indicador existe un buen sistema de control


SISTEMAS
Indicadores cualitativos
Grado en que la organizacin establece el trmino de ejecucin de los
controles de acuerdo con los sistemas de trabajo.
Medida en que determina los controles necesarios en funcin de la tecnologa y
la cultura organizacional.
Indicadores cuantitativos
(Controles Burocrticos)/(Total de controles)

7
x100 = 88%
8

(Controles Sociales)/(Total de controles)

35

5
x100 = 63%
8

Resultado: Los controles que se dan en la compaa son aceptables ya que son
constantes
HERRAMIENTAS
Indicadores cualitativos
Forma en que enmarca la naturaleza y tipo de tcnicas e instrumentos que la
organizacin utiliza para implementar los controles.
Mecanismos de vigilancia que establece para asegurar el cumplimiento de las
metas.
Indicadores cuantitativos
(Controles Presupuestarios)/(Total de Controles)

8
x100 = 100%
8

(Controles estadsticos)/(Total de Controles)


8
x100 = 100%
8

Resultado: las herramientas implementas para el control han sido aplicadas


correctamente ya que en su totalidad han sido vlidas
CALIDAD
Indicadores cualitativos
Manera en que la organizacin propicia el impulso sistemtico de la
participacin de todos los integrantes para el logro de procesos, productos y
servicios de calidad.
Capacidad para establecer estndares para evaluar la calidad de productos y
servicios.
Indicadores cuantitativos
(Total de personas)/(Circulo de Calidad)

60
x100 = 86%
70

(Servicios Deficientes)/(Total de servicios)


0
x100 = 0%
8

Resultado: Lo que se puede resaltar de este indicador es que no han habido servicios
deficientes por lo que se concluye que los controles se han dado correctamente
Elemento especfico:
Recursos Financieros y Contabilidad

36

Indicadores Cualitativos:

Hasta qu punto la organizacin administra de una manera inteligente


sus recursos financieros
Capacidad que tiene para obtener ventaja competitivas derivadas de la
captacin y uso de recursos econmicos
En qu grado el manejo que hace de sus registros le posibilita el
seguimiento y control sistemtico de todas y cada una de sus
operaciones realizadas

Indicadores Cuantitativos

Margen de Utilidad Bruta al ao 2014


= $39,425.97

Indicadores Financieros:
Ventas:
$7,478,358.00
Utilidad:
$39,425.97
Impuestos: $71,280.25
Ingresos:
-2.55% en relacin al ao anterior
Gastos:
-2.57% en relacin al ao anterior

Resultado: Segn los indicadores financieros se puede denotar que la empresa tiene
estabilidad econmica sin embargo tiene una disminucin en sus ingresos y segn el
informe de auditora tiene una prdida que est controlada.

37

Cdulas para el registro de aspectos relevantes


Empresa evaluada:
Etapa o funcin:

TRANSPOINT
Planeacin

Factor

Aspectos Relevantes

Comentarios

Misin

Redactado muy general y no existe un conocimiento total de la


misma, solo la concordancia por parte de los empleados a un
fin implcito.

Debe responder a las interrogantes debidas con el propsito


de tener el enfoque adecuado siguiendo los principios y
valores de la entidad.

Visin

Muy poco de los empleados conocen la visin especfica de la Debe contener el enfoque de la empresa y lo que se quiere
entidad, ms bien se guan con la finalidad de realizar lo mejor lograr a futuro contemplando periodos de tiempo segn lo que
posible su labor, adems de tener una redaccin general.
se quiera lograr.

Objetivos

No hay objetivos reales totalmente claros.

Existe una falta de conocimiento de los objetivos a seguir por


parte del personal de la empresa, solo siguen instrucciones a
corto plazo.

Metas

Inexistencia de metas especficas

Se debe establecer un propsito que se quiere lograr y los


beneficios que se obtendran.

Desconocimiento de trminos

Existe planeacin de estrategias a corto plazo para el


cumplimiento de objetivos inmediatos siguiendo una misin y
visin implcita, sin establecer objetivos por departamentos
que lleven a una mejora en el servicio.

Estrategias/tcticas

38

Empresa evaluada:
Etapa o funcin:

TRANSPOINT
Organizacin

Factor

Aspectos Relevantes

Comentarios

Estructura
Organizacional

No existe una definicin clara para algunos empleados sobre


el tipo de estructura de la entidad.

Reconocimiento por parte de algunos empleados con


respecto a una organizacin por jerarqua, pero no se muestra
un organigrama claro.

Divisin y
distribucin de
funciones

Excelente distribucin de las funciones

Cada empleado conoce muy bien la funcin que debe cumplir


en la empresa y como debe llevarla a cabo.

Cultura
Organizacional

Existencia y conocimiento de valores por parte de los


miembros de la entidad.

Existe una muy buena relacin entre los miembros de la


organizacin basada en los valores personales y de la
entidad.

Recursos Humanos

Excelente organizacin y capacitacin para la resolucin de


conflictos de la empresa.

Existe una respuesta rpida con respecto a alguna anomala


presentada en la entidad que involucre el capital humano.

39

Empresa evaluada:
Etapa o funcin:

TRANSPOINT
Direccin

Factor

Aspectos Relevantes

Comentarios

Liderazgo

Estilo autocrtico

Existe el reconocimiento del ejercicio de liderazgo impositivo,


y esto crea una pequea medida de resistencia.

Comunicacin

Verbal y por dispositivos electrnicos

Existe una gran comunicacin por medio de dispositivos


electrnicos en el rea de operaciones, una verbal y en una
dimensin pequea la escrita en la parte administrativa.

Motivacin

Motivacin por desempeo del empleado predominando la


compensacin monetaria.

Hay una aceptacin admisible a este tipo de sistema.

Toma de decisiones

Existe un proceso para la aprobacin de decisiones.

Excelente mecanismo para la toma de decisiones


considerando puntos de vistas desde las reas ms pequeas
hasta las generales.

40

Empresa evaluada:
Etapa o funcin:

TRANSPOINT
Control

Factor

Aspectos Relevantes

Comentarios

Naturaleza

Existen mecanismo de controles definidos de forma clara

Mecanismos de enfoque preventivo con un monitoreo 24/7

Sistemas

Monitoreo satelital y suministro de informacin oportuna

Control de rutas a travs de un sistema propio con un margen


de error y desvo mnimo.

Herramientas

Presencia de controles presupuestales, de desempeo y de


seguridad.

Inexistencia de controles administrativos detallados.

Proceso

Existen medidas sealadas con finalidades de cambio

La forma de operar y su estructura y estrategias estan sujetas


a la influencia del control que se aplique.

41

TABLA DE FACTORES
ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
PLANEACIN
Visin
Misin
Objetivos
Metas
Estrategias/tcticas
ORGANIZACIN
Estructura Organizacional
Divisin y Distribucin de
funciones
Cultura Organizacional
Recursos Humanos
DIRECCIN
Liderazgo
Comunicacin
Motivacin
Toma de decisiones
CONTROL
Naturaleza
Sistemas
Herramientas
Calidad
Total

PUNTOS MAXIMOS
Establecidos Obtenidos
% Obtenido
200
106
50
20
40,00%
50
20
40,00%
40
35
87,50%
20
16
80,00%
20
15
75,00%
300
255
90
80
88,89%
110

100

90,91%

55
45
200
65
70
30
35
300
55
45
120
80
1000

35
40
161
53
57
25
26
283
53
45
110
75
805

63,64%
88,89%

GLOBAL
53,00%

85,00%

80,50%
81,54%
81,43%
83,33%
74,29%
94,33%
96,36%
100,00%
91,67%
93,75%
80,50%

PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIN
CONTROL

ORGANIZACIN

DIRECCIN

42

Calificacin del Proceso Administrativo


100,00%
90,00%
80,00%
70,00%
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%

PLANEACIN

ORGANIZACIN

DIRECCIN

CONTROL

DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO
Contexto:
Fisonoma de la organizacin:
En cuanto a la fisonoma de la empresa la organizacin es estable y posee una
oferta como para que a futuro se incremente su capacidad, cuenta con dos
instalaciones alquiladas ya que no poseen un terreno propio, tienen 15 Cabezales
particulares afianzados, 120 Chasis Portacontenedores, 28 Generadores
Underslung, 6 Generadores Clip-on, una Gra Portacontenedores Sidelifter y 2
Vehculos de rescate disponibles las 24 horas.
Mecnica para generar servicios, capital y conocimiento:
Usa el conocimiento para generar ms servicios y la implementacin de las polticas
de calidad ha ayudado en el incremento de sus ingresos
Esfera de Accin:
Al ser una empresa privada su mercado est dirigido al transporte de carga de
empresa privada tanto nacional como internacionalmente, tomando en cuenta los
factores de calidad y la gestin medioambiental en sus operaciones
Posicin en el mercado:
Desde su fusin con el grupo TRANSOCENICA se posesion como una empresa
lder en el transporte de carga terrestre afectando positivamente sus ingresos.
Ciclo de vida de la organizacin

43

El tiempo de vida til econmica de los activos en la empresa es crucial para estimar
un periodo restante de operaciones por lo pronto no se tiene establecido
Informacin Operativa
Gestin Operativa de funciones y proyectos
La base de la empresa es el transporte de carga terrestre y adicionalmente el
almacenaje de contenedores vacos por lo econmicamente beneficia a muchas
empresas a reducir sus costos
Coordinacin de las acciones
Gracias al buen funcionamiento de su cultura organizacional se tiene un buen
funcionamiento ya sea en el rea operativa como en la administrativa
Administracin de las tecnologas de informacin
Constantemente estn en la parte de desarrollo de nuevos sistemas por lo que las
capacitaciones acerca de la parte operativa son continuas.
Anlisis de las etapas del proceso administrativo
No existe una divisin en especfica por etapa pero la planeacin es la etapa que
se considera ms importante.
Desempeo
Manejo de indicadores de gestin
Al tener una poltica de gestin de calidad se utilizan indicadores y controles que
evalen la situacin de la empresa.
Comportamiento Organizacional
Se caracteriza por el desempeo logrado con eficiencia al desarrollar sus
actividades, sus funciones estn organizadas de acuerdo al perfil y habilidades del
trabajador
Resultados Alcanzados
En promedio siempre se alcanzan las metas y objetivos planteados
Margen de efectividad
Alto en Operaciones y Alto en la parte administrativa
Estrategia Competitiva
Propsito estratgico
Posicionarse como una empresa lder en logstica y transporte
Enfoque estratgico
Obtener ventaja en el mercado y dejar atrs a la competencia resaltando por el
servicio calidad brindado
Procesos estratgicos

44

A cargo de la administracin principal que con la toma de buenas decisiones y


estrategias competitivas generen beneficios econmicos
Habilidad distintiva
Capacidades para detectar y prever el sistema de entrega a planta de los diferentes
contenedores
Liderazgo
Cultura Organizacional
Cuenta con un manual de funciones y un cdigo de tica el cual permite el buen
funcionamiento de la empresa
Valores
Capacitaciones al personal
Trabajo en equipo
Se fomenta el trabajo en equipo sobretodo en el rea de operaciones
Calidad de vida de la organizacin
Alta
Perspectivas
Estructura
Establecer medidas basadas en la cadena de valor de la empresa
Oportunidades de negocio
Expandir el negocio y convertirse en una empresa ms grande y completa
Administracin del cambio
Buscar nuevas opciones e ideas para realizar las actividades de gestin
Potencial innovacin
Innovar en los diferentes medios de transporte utilizando los mejores vehculos
importados
Control estratgico
Mayor control en la innovacin en la parte de seguridad empresarial

45

12 INFORME
Una vez terminado el examen, el grupo auditor determin el tipo de informe que
se presentar, con el fin de mostrar de mejor manera la situacin de la entidad.
Tipo de informe:

12.1 INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES


La Auditora Administrativa realizada TRANSPOINT se complet con
xito, con algunos contratiempos en una entrevista debido a la
disponibilidad de tiempo de los empleados.
Se realizaron recomendaciones sobre las prcticas administrativas a la
par del ejercicio del diagnstico y examen.
Existe una misin y visin redactadas de un modo muy general y que no
son de total conocimiento por parte de los miembros de la entidad.
El enfoque de la misin como de la visin deben contemplar periodos de
tiempo aceptables y guiados al logro de objetivos.
No existen objetivos reales totalmente claros.
Se debe establecer el tipo de propsito que se quiere lograr incluyendo
los beneficios que se obtendran con este.
Inexistencia de metas especficas.
Las personas que establecen los objetivos solo son conocidas en el rea
administrativa.
No existe una correcta planeacin de estrategias, solo hay un
planteamiento de objetivos a corto plazo para cumplir con requerimientos
de carcter inmediato que siguen una misin y visin implcita.
Un porcentaje de empleados no tiene conocimiento sobre la estructura
organizacional de la entidad.
Existe una muy buena divisin y distribucin de las funciones entre los
miembros de la entidad, la cual est contemplada en manuales de
funciones y actividades que se tienen que llevar a cabo.
Existe una relacin bastante buena entre los miembros de la entidad
basado en valores personales y a nivel de entidad.
Tienen una poltica de resolucin de conflictos a nivel de los recursos
humanos que responde de manera casi inmediata.
Los empleados tienen conocimiento del tipo de liderazgo impositivo, y
esto en algunos casos ocasiona cierta medida de resistencia.
Poseen una muy alta comunicacin por dispositivos electrnicos en el
rea de operaciones y predomina la verbal y un poco la escrita en la
administrativa.

46

Existe una gran aceptacin por parte de los empleados al sistema de


motivacin monetaria que se maneja en la entidad, aunque existe un
margen de quejas.
Poseen un proceso de toma y aprobacin de decisiones que considera
puntos de vistas desde reas menores hasta los altos mandos.
Existen mecanismos de controles con un enfoque preventivo de
monitoreo constante.
Cuentan con monitoreo satelital y suministro de informacin oportuna a
travs de un sistema propio con un margen mnimo de error.
Aunque cuentan con controles presupuestales, de desempeo y de
seguridad, no existen muchos controles administrativos, solo aquellos
realizados por un control interno implcito.
La forma de operar, su estructura y estrategias estn sujetas a la
influencia del control que se aplique ya que tienen una orientacin de
cambio.
Analizar el nivel de satisfaccin de los clientes por el servicio y la solicitud
del mismo.

12.2 INFORME GENERAL DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA DE TRANSPOINT


A travs de las visitas e investigaciones realizadas a TRANSPOINT tanto in situ
como por medios externos pudimos observar que, aunque no tener definidas
herramientas administrativas propias de una entidad, su funcionamiento no se
ve afectado, dando as la satisfaccin de los clientes y de sus empleados, pero
a pesar de esto, creemos conveniente brindar instrumentos para la mejora de la
empresa y cumplimiento de sus objetivos.
Con esto en mente, el equipo auditor consider las siguientes conclusiones de
acuerdo a los factores evaluados:
Planeacin
Misin
Todos tienen conocimiento de la existencia de una misin en la entidad pero no
la conocen de manera explcita, por lo que sus responsabilidades se ven sujetas
a la realizacin de sus actividades de la manera ms eficiente posible.
Recomendacin:
Redaccin de la misin de una manera correcta, clara y que contenga la base
que involucre un trabajo de equipo eficiente, con valores, principios y enfoques
reales. Despus plasmarla por escrito y compartir en un lugar correcto con los

47

empleados, resaltando la importancia que esta tiene para el cumplimiento de la


razn de existir de la entidad.

Visin
Al igual que la misin, esta existe pero los empleados no la conocen
expresamente, por lo que su compromiso puede no llegar a ser consistente.
Recomendacin:
Redaccin de una visin que involucre la mera realidad de la entidad, plasmarla
por escrito y compartirla con los miembros de la entidad para que tengan en
cuenta la importancia de sus labores en pro de la mejora.
Objetivos
No existen objetivos claros definidos a nivel operacional, sino ms bien a nivel
administrativo, y no expresados de forma escrita.
Recomendacin:
Se requiere que se plasmen por escrito los objetivos que persigue la entidad con
sus respectivos plazos y divisin por departamentos, para que as se logre el
conocimiento general de los mismos y el involucramiento para lograrlos sea
mayor.
Metas
Inexistencia de metas especficas para el logro de un propsito.
Recomendacin:
Elaboracin expresa de las metas con su respectivo alcance para que se tenga
en consideracin sus respectivos propsitos y los correspondientes beneficios
por el cumplimiento de las mismas.
Estrategias/Tcticas
Existe un desconocimiento de los trminos, solo tiene planeaciones a corto plazo
para resolver asuntos de carcter inmediato siguiendo la misin y visin implcita
que consideran.
Recomendacin:
Sera recomendable la realizacin concreta de las respectivas estrategias y
tcticas con el objetivo de establecerlas respectivamente en los departamentos
en pro del logro de objetivos globales.
Organizacin
Estructura Organizacional

48

No existe una definicin clara para algunos empleados sobre el tipo de estructura
que posee la entidad, tienen conocimiento de que existe un tipo de jerarqua pero
no conocen un organigrama especfico.
Recomendacin:
Dar a conocer el organigrama que se posee, para que los empleados tengan
conocimiento de la jerarqua que se maneja.
Divisin y distribucin de funciones
Existe una muy buena distribucin de funciones de gran conocimiento por parte
de los empleados debido a que se cuenta con un manual que especifica la
funcin y las actividades vinculadas a estas.
Recomendacin:
Mantener siempre actualizado el manual en lo que se requiera y analizarlo
peridicamente de acuerdo a las necesidades para que no haya duplicidad de
funciones o actividades.
Cultura Organizacional
Existe una muy buena cultura organizacional basada en los valores personales
y a nivel de entidad. Los empleados se conocen entre s y muestran una muy
buena relacin.
Recomendacin:
Mantener la relacin positiva de los empleados para que la productividad de la
entidad se mantenga.
Recursos Humanos
Se cuenta con una excelente organizacin y capacitacin en esta rea para la
resolucin de conflictos de la brevedad posible y con un margen de xito siempre
predominante.
Recomendacin:
Seguir con las respectivas capacitaciones a estos departamentos ya que es de
gran ayuda con la parte operacional de la entidad ya que es la encargada de la
satisfaccin de los requerimientos de los clientes.
Direccin
Liderazgo
Existe el reconocimiento por parte de los empleados a un tipo de liderazgo
autocrtico y este algunas veces provoca cierta medida de resistencia.
Recomendacin:

49

Por el mero hecho de ser impositivo el personal va a oponer cierta resistencia,


pero si enfocan su atencin en el logro exitoso de los objetivos, esta resistencia
podra disminuir por el grado de compromiso que se tiene con la entidad.
Comunicacin
Existe una comunicacin ms verbal y por dispositivos electrnicos
proporcionados por la entidad, ms relacionado con la parte operacional.
Recomendacin:
Mantener la comunicacin con la parte operativa por este medio pero aumentar
la formalidad en la parte administrativa, no solo limitarlo a lo verbal.
Motivacin
Existe un sistema para la motivacin de los empleados de un modo monetario,
la cual es aceptada en gran parte por la seccin operacional.
Recomendacin:
Aunque hay una aceptacin admisible en la parte operacional, aumentar la
motivacin con respecto a las reas administrativas.
Toma de decisiones
Existe un proceso de aprobacin y toma de decisiones que involucra desde las
reas ms pequeas, donde nace el problema que requiere la decisin, hasta
los altos mandos.
Recomendaciones:
Mantener este tipo de sistema para que las opiniones que ciertas reas no
pueden ver, sean consideradas para una correcta toma de decisiones.
Control
Naturaleza
Existencia de mecanismos de controles definidos de forma clara que responden
a un enfoque preventivo con un monitoreo realizado 24/7.
Recomendacin:
Mantener los respectivos controles para la eficiencia de este mecanismo,
considerando periodos de tiempo para su respectiva revisin o mejora.
Sistemas
Existencia de un monitoreo satelital y suministro de informacin oportuna gracias
a su propio sistema, pero decadente con respecto a informacin a clientes
citando especficamente su pgina web.

50

Recomendacin:
Aumentar la informacin que se les muestra a los clientes para que estos tengan
conocimiento del compromiso que como entidad poseen en aras de satisfacer
sus requerimientos basados en sus polticas.
Herramientas
Aunque existen controles presupuestales, de desempeo y de seguridad, no
existen controles administrativos ms all de un control interno por
departamentos.
Recomendacin:
Considerar posibles controles administrativos en sus polticas para aumentar la
eficiencia de la entidad y el cumplimiento de los objetivos.
Proceso
El diseo de la forma de operar, estructura y estrategias estn influenciadas por
el control que se aplique pero con finalidades de cambio.
Recomendacin:
Considerar esas finalidades para un cambio positivo, considerando la realidad
de la empresa y el mercado en que se desempea.

51

12.3 CONCLUSIONES GENERALES


La empresa tiene una conducta bastante productiva guiada a la obtencin
de los resultados esperados, sin embargo a nivel administrativo se
podran mejorar ciertas deficiencias que se encontraron en aras de lograr
las metas.
Se debe fortalecer los canales de comunicacin en el rea administrativa
y mantener progresivamente la del rea operacional.
Se debe mantener el sistema de toma de decisiones pero siempre
considerar las opiniones acertadas para la resolucin de los problemas.
Se podra implementar algn tipo de supervisin para las actividades, a
fin de que estas no se hagan hostigosas y sean realizadas de manera
eficiente.
La direccin podra estar abierta a recibir propuestas por parte de los
empleados en aras del mejor funcionamiento de la entidad.

52

13 SEGUIMIENTO
13.1 OBJETIVO GENERAL
Establecer los lineamientos generales, acciones especficas y criterios para la
ejecucin de auditoras de seguimiento para llevar un control adecuado a las
recomendaciones que se han realizado

13.2 LINEAMIENTOS GENERALES

Revisar la implementacin en el rea administrativa


Se debe llevar un control constante de las funciones de trabajo
Evaluar los logros alcanzados con respecto a las recomendaciones dadas
Establecer metas de manera constante, y reunirse con el personal del rea
administrativa
Distribuir las funciones de trabajo de forma adecuada para evitar su
duplicidad
Formular nuevas estrategias con el fin de corregir errores y falencias dentro
de la empresa

13.3 ACCIONES ESPECFICAS

Evitar los accidentes laborales y dar solucin inmediata a problemas que se


presenten durante las horas de trabajo
Comprobar si los cambios efectuados han contribuido al desarrollo de la
empresa
Verificar si se han cumplido con los lineamientos que hemos propuestos para
mejora dentro de la organizacin

13.4 CRITERIOS PARA LA EJECUCIN DE AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO

Se deben considerar las sugerencias o comentarios del titular de la


organizacin de acuerdo a las observaciones y recomendaciones que
contienen los informes
Entrevistar y realizar una encuesta antes de la ejecucin de la auditoria con
el encargado del rea que se est evaluando
Especificar el tiempo que lleva a cabo la revisin, el personal involucrado y el
responsable de la evaluacin
Dar prioridad en la auditoria al cumplimiento de los trminos y las fechas
programadas para evitar la recurrencia detectada por el auditor
Si en el seguimiento se detecta algn tipo de anomala o irregularidad, se
debe extender el procedimiento de auditoria

53

14 ANEXOS

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