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TECNOLOGA APLICADA A LA ADMINISTRACIN

SEMANA 7

Tablas dinmicas I

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NDICE
TABLAS DINMICAS I........................................................................................................................... 4
OBJETIVOS ESPECFICOS ........................................................................................................................... 4
INTRODUCCIN ...................................................................................................................................... 4
1.

TABLAS DINMICAS ......................................................................................................................... 5


1.1.

FLEXIBILIDAD DE LAS TABLAS .............................................................................................. 5

2.

FUNCIONALIDAD DE LAS TABLAS DINMICAS ...................................................................................... 5

3.

FORMALIDADES DE LAS BASES DE DATOS............................................................................................ 9

4.

3.2.

CONCEPTOS BSICOS .......................................................................................................... 9

3.3.

DISEO Y MODELACIN DE UNA BASE DE DATOS.............................................................. 9

CONFECCIN DE UNA TABLA DINMICA........................................................................................... 12

COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 21
REFERENCIAS........................................................................................................................................ 22

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TABLAS DINMICAS I
OBJETIVOS ESPECFICOS

Identificar las funcionalidades de las tablas dinmicas.

Identificar las formalidades de una base de datos, para insertar la tabla dinmica.

Confeccionar tablas dinmicas.

INTRODUCCIN
Esta semana de estudio tiene por objeto presentar y desarrollar los conceptos de tablas dinmicas,
desde tres aspectos fundamentales para su comprensin. En primer lugar, es necesario
conceptualizar en qu consiste una tabla dinmica, comprender sus alcances y limitaciones,
aspecto que se revisar bajo el ttulo de Funcionalidad de las Tablas dinmicas. Posteriormente,
se analizar un aspecto ntimamente relacionado con la confeccin de una tabla dinmica, el que
tiene relacin con las Formalidades de una base de datos. En dicho tem, es posible revisar qu
elementos son esenciales al desarrollar una base de datos, aspecto muy til que hay que
considerar en las tablas dinmicas. Por ltimo, ya con nociones ms claras respecto de las tablas
dinmicas, se revisar la forma en que se desarrolla una tabla, con el ttulo Confeccin de una
tabla dinmica. Bajo estos tres ejes centrales, se alcanzarn las nociones bsicas de los
elementos que componen una tabla dinmica y las capacidades necesarias para generar sus
propias tablas.
Tal y como se ha desarrollado hasta el momento, todos los textos presentan situaciones de
contexto que proporcionan una valiosa informacin sobre la usabilidad y aplicabilidad de los
contenidos revisados, desde una mirada laboral en el mundo de la administracin.

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1. TABLAS DINMICAS
En primer lugar, para comprender la funcionalidad de este tipo de tablas, es necesario
comprender en qu consisten. Dichos elementos se pueden expresar como el resumen de un
conjunto de datos, segn algn criterio de agrupacin, expresado en una tabla de doble entrada,
para facilitar el analisis de los datos.
Una de sus ventajas es que facilita el resumen y anlisis de una gran cantidad de informacin.
Dicha tabla se considera dinmica debido a que es posible obtener diferentes resultados, ya sea
aplicando filtros a los datos, cambiando la presentacin de los mismos o bien
ocultando/visualizando los datos de origen, etc. Para ello, ser necesario arrastrar y soltar las
diferentes columnas que constituirn la tabla.

1.1. FLEXIBILIDAD DE LAS TABLAS


Conectando
Ha desarrollado un informe comparativo del total de ventas en las
diferentes regiones de Chile, pero se le ha pedido que desarrolle
un nuevo informe, que compare las ventas por regin con los
tipos de productos vendidos. Adicionalmente, tambin se le pide
un tercer informe en el que se compare las ventas de los
productos, pero por ciudad.
Lo ms probable es que sea necesario desarrollar las tablas de los
informes desde cero.

Las tablas dinmicas permiten resolver este tipo de problemtica, porque permiten desarrollar
reportes sin escribir una sola frmula. Sin embargo, lo central es que se puede modificar el reporte
de forma dinmica, en funcin de las necesidades que se tengan.

2. FUNCIONALIDAD DE LAS TABLAS DINMICAS


Una de las caractersticas ms interesantes de las tablas dinmicas en Excel, es la capacidad de
agrupar una gran cantidad de datos de formas diferentes, para obtener distintos resultados.

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Para ejemplificar de manera ms clara, se propone la siguiente situacin, en donde se utilizar un


color para representar los datos. Se posee una tabla, la que dispone de una gran cantidad de
informacin sobre las ventas de la empresa, tal y como se muestra en la imagen a continuacin:

Conectando
Se le ha solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad, por
lo que es necesario sumar en primera instancia las ventas por cada
ciudad y, posteriormente, las ventas por cada tem, para
desarrollar el reporte.

Una forma de desarrollo sera mediante el uso de frmulas, pero, en este caso, se revisar el uso
de una tabla dinmica, la que permitir hacer una comparacin entre las diferentes columnas de la
tabla.
En primer lugar, se debe especificar la informacin por comparar, en la que se tomar en primer
lugar las celdas de las ciudades.

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El programa incluir y agrupar los valores de ciudad en la tabla dinmica, colocando valores
nicos y eliminando los duplicados. Posteriormente, ser necesario hacer lo mismo para indicar las
columnas.

Por ltimo, se definir una columna con los valores numricos que sern calculados y resumidos
en la tabla dinmica.

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De esta manera, es posible generar un reporte para comparar las ciudades versus tems. Adems,
en cada combinacin se obtendr el total de ventas. Segn estos mismos datos, es posible
desarrollar otras combinaciones de datos que ofrezcan nueva informacin, y ese es el principal
beneficio del uso de tablas dinmicas.

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3. FORMALIDADES DE LAS BASES DE DATOS


Conectando
Para el desarrollo de la tabla de ventas por ciudad, es necesario
establecer un cuidadoso orden de los datos. Esto implica una
planificacin de los mismos, por lo que los administrar y
trabajar, para obtener los reportes solicitados de la manera ms
eficiente y sin prdida de tiempo.

En el desarrollo de una base de datos, siempre se debe considerar como elemento fundamental su
diseo y modelaje. Este paso previo es de suma importancia, porque de ello depender que los
datos estn correctamente actualizados y la informacin sea siempre exacta. En la medida en que
se realice un correcto diseo de base de datos, ser posible obtener reportes ms efectivos y
eficientes.

3.2. CONCEPTOS BSICOS


En cualquier base de datos, la informacin se almacena en tablas, las cuales estn constituidas por
filas y columnas. Las bases de datos ms sencillas estn compuestas por una sola tabla, aunque en
la mayora de los casos, las bases estarn compuestas por varias tablas.

Las filas de una tabla se denominan registros, mientras que las columnas se denominan
campos.

3.3. DISEO Y MODELACIN DE UNA BASE DE DATOS


Al disear el desarrollo de una base de datos, se estarn determinando las tablas y campos que
darn forma a la base de datos. Por esto, es necesario tomar el tiempo necesario para identificar,
organizar y relacionar la informacin. La idea central es definir claramente la problemtica,
adems del contexto de la informacin que se almacenar en las tablas. Ser necesario determinar
la finalidad de la base de datos para, en torno a ello, reunir toda la informacin que se registrar.

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A continuacin, se definen los cinco pasos esenciales en la confeccin de un buen diseo y


modelado de una base de datos.
1. Identificar las tablas.
Segn los requerimientos que se tengan para la formulacin de la base de datos, ser necesario
distinguir apropiadamente los elementos de informacin y agruparlos, por ejemplo, en temas
principales, como lo pueden ser productos (tems), vendedor, clientes, etc.

Para cada uno de los elementos definidos (e identificados), se deber desarrollar una tabla.

2. Determinar los campos.


Cada elemento definido en el punto anterior, representado por una tabla, posee caractersticas
propias que lo definen y que lo hacen diferente a las dems tablas. Estas caractersticas son los
campos (columnas) de la tabla, los cuales describirn adecuadamente a cada registro.

3. Determinar las llaves primarias.


Una llave primaria es un indicador nico para cada registro (fila) de una tabla. Esta es un campo
cuyo valor ser diferente para cada registro y los diferencian e identifican de manera nica, por
ejemplo, el n de serie de la siguiente tabla.

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4. Determinar las relaciones entre tablas.


Una vez creadas las tablas, es necesario revisar si existe alguna relacin entre ellas. Cuando se
detecte una relacin entre dos tablas, ser necesario identificar claramente el campo de relacin.

5. Identificar y remover los datos repetidos.


Por ltimo, ser necesario examinar y verificar que no exista informacin duplicada, porque esta
puede causar problemas de consistencia en los datos, adems de ocupar ms espacio de
almacenamiento.
Por ejemplo, una tabla de productos contiene el cdigo de la oficina en la que un determinado
producto se encuentra, y adems el desglose de su ubicacin. En la medida en que se incorporen
ms datos de productos, se repetir innecesariamente alguna informacin.

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Al ingresar la misma informacin, se torna difcil su administracin. Por ejemplo, si se quisiera


cambiar algun texto de regin, ciudad o comuna, agregando o quitando un acento, dejando la
primera letra en mayscula, etc., sera necesario cambiar y revisar todas las celdas de la tabla,
dando pie a la posibilidad de incongruencias en los datos. Una solucin ms eficiente sera definir
una tabla exclusiva al cdigo de oficina que incluya la informacin de regin, ciudad y comuna.

De esta forma, se evitar la duplicacin de informacin, junto con facilitar la gestin y


administracin de la informacin.

4. CONFECCIN DE UNA TABLA DINMICA


Conectando
Ha decidido, segn el informe comparativo del total de ventas
de las diferentes regiones de chile, obtener la informacin de los
otros dos informes solicitados por su jefatura. Comparar las
ventas por regin, con los tipos de productos vendidos, y
adems otro informe que compare las ventas de los productos
por ciudad, es una tarea ardua, para lo cual utilizar una tabla
dinmica, aunque es necesario desarrollarla.

Para graficar mejor el procedimiento de creacin de una tabla dinmica, se revisar el siguiente
ejemplo.
En primera instancia, es necesario seleccionar cualquier celda de la tabla de datos que se pretende
convertir en una tabla dinmica.

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Posteriormente, ser necesario dirigirse a la ficha insertar > Grupo Tablas, y finalmente hacer clic
sobre el comando de Tabla dinmica.

Con esto, se abrir el cuadro de dilogo llamado Crear Tabla Dinmica, en el cual es posible, en
caso de ser necesario, ajustar el rango de datos por considerar, para la formacin de la tabla
dinmica. En caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango, ser necesario definir
todas las celdas que participen, incluso las cabeceras. Adems, es posible adems crear una
conexin con otra aplicacin, para obtener los datos desde una fuente externa a Excel.

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En este caso, en la parte inferior del cuadro de dilogo, se indicar que el informe de tabla
dinmica se situe en una hoja de clculo nueva.

Mediante un clic en el botn Aceptar, se crear una nueva tabla dinmica.

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El programa desplegar, en la seccin izuierda del libro, la tabla dinmica, mientras que en la
seccin derecha podr observar la lista de campos, la que se encuentra dividida en dos secciones
principales. En primer lugar, y en la porcin superior, podr observar una lista de todos los
campos, donde junto a cada uno de ellos encontrar una casilla para seleccionarlos. En tanto, en la
porcin inferior, encontrar una zona dividida en cuatro reas: filtro de informe, etiquetas de
columna, etiquetas de fila y valores. La mecnica es bastante sencilla, porque bastar con
seleccionar uno o varios campos del rea superior y arrastrarlos a las reas inferiores, segn el uso
que se le quiera dar, diferencindolos entre columna, fila, valor o filtro.
En este caso, se utilizar los campos producto, comuna y ventas en el siguiente orden:
Campo Producto > Columna.
Campo Comuna > Fila.
Campo Ventas > Valores.

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De forma automtica, Excel establece la funcin SUMA a los valores, y la tabla dinmica resultante
de esta estructuracin es la siguiente:

Para eliminar una tabla dinmica, bastar con seleccionar la tabla completamente y luego
presionar la tecla Supr.

Un tema importante por considerar es que si se cambian los datos de la tabla de origen, la tabla
dinmica no reflejar dichos cambios, a menos que se actualice. Para hacer esto, se dispone de
dos alternativas:
a) Actualizacin manual: Para esto, se puede hacer clic en el botn
actualizar, ubicado en el grupo Datos al interior de la ficha Opciones
de las herramientas de la tabla dinmica (siempre y cuando est
seleccionada alguna celda de la tabla dinmica para activar estas opciones).
b) Actualizacin automtica al abrir el archivo: Para activar esta opcin, ser necesario
seleccionar la casilla de verificacin ubicada al interior del cuadro de dilogo Opciones,
disponible al hacer clic sobre el botn opciones al interior del grupo Tabla dinmica, en
la ficha de opciones.

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Opciones de tabla dinmica.


En la ficha Opciones, es posible encontrar el grupo Tabla dinmica,
y a su vez, en su interior se encuentra el comando opciones. ste
permite acceder al cuadro de dilogo opciones de tabla dinmica, el
que se activa por tener seleccionada alguna celda al interior de una
tabla dinmica.
Al interior de este cuadro, es posible observar una gran cantidad de pestaas y opciones. A
continuacin, se revisarn las de mayor relevancia.
Pestaa Diseo y formato.

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Con la configuracin indicada en la imagen, es posible obtener los siguientes resultados:

De forma automtica, quedarn centrados los ttulos. En caso que se desee alinear
manualmente las columnas, es posible conseguir resultados inesperados en trminos de
alineacin al actualizar la tabla.
En caso que en la fila exista ms de un campo por representar (datos en esquema o
jerarqua), los datos de menor categora se observan con sangra de x caracteres, para
facilitar su comprensin.
Para los casos en que existan valores nulos, se podr visualizar como cero.
Se permite modificar el ancho de columnas de manera manual, sin que la tabla se
redimensione cada vez que se actualice.

Pestaa Totales y filtros.

Al configurar esta pestaa de la manera indicada, se permitir una columna final con los totales de
cada una de las filas, y adems, tambin una fila final con los totales de cada columna.
Esta configuracin de totales generales de filas y columnas es posible obtenerla mediante Totales
generales en la ficha Diseo, grupo Diseo, al hacer clic en el tringulo de mayores opciones
de este comando, donde es posible obtener las siguientes opciones:

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Pestaa Mostrar.

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Las opciones indicadas en la imagen permiten que, si existe ms de un campo (esquema de


jerarqua), aparezcan botones mediante los cuales sea posible contraer o expandir los distintos
tems; adems, es posible mostrar las listas desplegables para filtrar las filas o las columnas

Es posible controlar esta configuracin directamente desde los comandos del grupo Mostrar de
la ficha de opciones.

Pestaa Impresin.

Al desmarcar la opcin Imprimir botones para expandir o contraer al mostrarlos en una tabla
dinmica, se busca que al imprimir el documento, no se muestren los botones de
contraer/expandir de esquema o jerarqua.

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Pestaa Datos.

Configurando esta pestaa de la manera indicada en la imagen, se logra que:

Al hacer doble clic en cualquier valor de la tabla dinmica, aparezca una hoja nueva con
una tabla de datos que expresa de dnde viene y cmo se ha calculado dicho valor.

Al momento de abrir el libro de Excel, se actualizar automticamente la tabla dinmica.

COMENTARIO FINAL
En el presente texto, se ha expuesto informacin relativa a las tablas dinmicas desde diversos
aspectos, para comprender cmo se interconectan los datos y, por consiguiente, el orden a que se
debe someter cada desarrollo.
Adems, se revisaron los elementos que constituyen una tabla dinmica y la forma en que es
posible crearla. La idea de este documento es sentar las bases del concepto de tabla dinmica de
la manera ms bsica y clara posible, para que posteriormente se pueda profundizar y aumentar el
nivel de complejidad de este tipo de tablas, que ofrecen tantas posibilidades.

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REFERENCIAS
Microsoft Excel (s/f). Soporte tcnico de Office. Recuperado de: http://office.microsoft.com/esmx/excel-help

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:


IACC (2014). Tablas Dinmicas I. Tecnologa Aplicada a la Administracin. Semana 7.

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