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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Procedimiento RECURSOS HUMANOS,


CAPACITACION Y EVALUACION DE DESEMPEO
Alcance: Aplica a todo el personal que se relaciona con los
procesos que estn dentro del alcance del SGC

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PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS, CAPACITACION


Y EVALUACION DE DESEMPEO

Nota importante:
El presente documento es de exclusiva propiedad de LUTROMO
INDUSTRIAS LTDA. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a
terceras personas sin la expresa autorizacin del Representante de la Gerencia.

Fecha de Vigencia:
07-07-2011

Elaborado por:
Pamela Ampuero Saavedra
Encargada de Calidad

Aprobado por:
Javier Troncoso Anderson
Director de Calidad

Revisin N: 05

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INDICE

0.

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

1.

OBJETIVO

2.

ALCANCE

3.

RESPONSABILIDADES

4.

DEFINICIONES

5.

DOCUMENTACIN APLICABLE

6.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

7.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

7.1

Competencia toma de conciencia y Formacin

7.2

Perfil de competencias (Cargo o puesto de Trabajo)

7.3

Seleccin y Contratacin de Nuevo Personal.

7.4

Capacitacin del Sistema de Gestin de Calidad.

7.5

Capacitacin del Personal.

8.

REGISTROS

9.

ANEXOS

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0.

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Rev. N
00
01

02

03

04

05

Revisin:05

Fecha

Alcance de la Modificacin

25-08-06

Versin inicial

11/04/08

Modificacin en la definicin de
responsabilidades

05/05/08

14/01/10

01/07/10

07/07/2011

Incluye registros y anexos


asociados
Cambio de Logo y nombre
Corporativo.
Actualizacin de la
documentacin aplicada.
Se actualiza organigrama.
Modificacin en las
responsabilidades

Modificacin en la
documentacin aplicable

N Pgina Aprobado por


Representante
todas
Gerencia
Representante
5
Gerencia
23

Representante
Gerencia

todas

Representante
Gerencia

4,5 y 6

Representante
Gerencia

10

Representante
Gerencia

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1.

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OBJETIVO

El propsito de este procedimiento es establecer una metodologa para planificar,


organizar, desarrollar, seleccionar y definir la administracin de los recursos humanos
en la organizacin; as como tambin el control de tcnicas capaces de promover el
desempeo eficiente del personal, la definicin de sus competencias, las necesidades
de capacitacin y formacin de quienes llevan a cabo actividades que puedan afectar
la calidad del producto.

2.

ALCANCE

El procedimiento est dirigido a fortalecer las competencias del recurso humano de la


organizacin, en pos del cumplimiento de objetivos de calidad institucionales y de
aumentar la satisfaccin de los clientes.
El personal que realice trabajos que afecten a la calidad del producto debe ser
competente con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencia
apropiadas.
La funcin de capacitacin implica la ejecucin de una serie de actividades
organizadas en forma sistemtica, con el propsito de dotar al factor humano de los
conocimientos, habilidades y actitudes, para incidir en el mejoramiento del desempeo
de sus funciones laborales y profesionales, adems de orientar las acciones al
cumplimiento de los objetivos de la Institucin.

3.

RESPONSABILIDADES

El Director de Calidad:
Aprobar las competencias y perfiles de cargos establecidos para la
organizacin.
Verificar el cumplimiento de los perfiles y competencias establecidos para
los cargos de la empresa.
Aprobar el Programa Anual de Capacitacin.
Disponer los recursos asociados a la materializacin del plan de
capacitacin ya sea con recursos internos o utilizando las franquicias que
otorga el Estado para tales fines.
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El Gerente de Administracin y Finanzas:


Verificar el desarrollo de las competencias y perfiles de cargo establecidos
para la organizacin.
Verificar la evaluacin de cada trabajador respecto de las competencias y
perfiles determinados por la empresa.
Verificar la realizacin del Programa Anual de Capacitacin desarrollado
para los trabajadores de la empresa.
Otorgar los recursos necesarios para la materializacin del plan de
capacitacin ya sea con recursos internos o utilizando las franquicias que
otorga el estado para tales fines.
Verificar la mantencin de los registros de las actividades de capacitacin,
formacin, entrenamiento y evaluacin de desempeo de los trabajadores.

El Encargado de RR.HH:
Identificar y desarrollar las competencias y perfiles de cargo requeridas por
la empresa.
Realizar evaluacin de cada trabajador respecto de las competencias y
perfiles determinados por la empresa, identificando las brechas existentes.
Elaborar el Programa Anual de Capacitacin en base a las brechas
detectadas y a los requerimientos de cada rea.
Gestionar los recursos asociados a la materializacin del plan de
capacitacin ya sea con recursos internos o utilizando las franquicias que
otorga el Estado para tales fines.
Cotizar y seleccionar los servicios de capacitacin, insertos en el Plan Anual
de Capacitacin.
Recibir temarios y costos correspondientes y evaluar a cada proveedor con
base en la experiencia.
Coordinar con el trabajador capacitado y con su jefe directo para que se
complete el registro Evaluacin y efectividad de capacitacin y formacin.
Mantener el registro de las actividades de capacitacin, formacin,
entrenamiento y evaluacin de desempeo de los trabajadores.
Gestionar los servicios requeridos de los Organismo de Capacitacin
atingentes a las actividades insertas en el plan de capacitacin.

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El Encargado Sistemas de Gestin:


Analizar y asesorar el desarrollo de las competencias y perfiles de cargo
requerida por la empresa.
Verificar la realizacin de la evaluacin de cada trabajador respecto de las
competencias y perfiles determinados por la empresa y la identificacin de
las brechas existentes.
Analizar y asesorar en el desarrollo del Programa Anual de Capacitacin.
Colaborar con las gestiones tendientes a la obtencin de los recursos
asociados a la materializacin del plan de capacitacin ya sea con recursos
internos o utilizando las franquicias que otorga el estado para tales fines.
Medir la efectividad de las actividades de capacitacin desarrolladas.
Verificar la mantencin y vigencia de los registros de capacitacin,
formacin, entrenamiento y evaluacin de desempeo.
Realizar a todo el personal recin contratado, la capacitacin sobre el SGC
en su rea de trabajo.

El Jefe Directo (Area):


Detectar y canalizar necesidades de capacitacin propias de la
organizacin y que guardan relacin directa con el cumplimiento de los
requisitos de los servicios y productos y con el mejoramiento del Sistema de
Gestin de Calidad.
Canalizar solicitudes de capacitacin realizadas por los propios
trabajadores.
Preparar el Informe de Evaluacin de Desempeo.

Cada Empleado:
Identificar sus necesidades de capacitacin en relacin con las funciones
del cargo que desempea.

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4.

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DEFINICIONES

Actitudes: La actitud es una predisposicin aprendida, no innata, y estable aunque


puede cambiar, a reaccionar de una manera valorativa, favorable o desfavorable, ante
un objeto (individuo, grupo, situaciones, etc.
Capacitacin:
Entrega de conocimientos tericos y prcticos destinados a
desarrollar habilidades especficas. La capacitacin puede consistir en el desarrollo de
una actividad, entrenamiento calificado, experiencia o una combinacin de las tres.
La capacitacin se concibe como el proceso y conjuncin de elementos debidamente
estructurados y dinmicos que se relacionan constantemente y se adaptan segn los
cambios generados en el entorno institucional.
Capacitacin Correctiva: Capacitacin para solucionar problemas manifiestos o para
corregir las desviaciones en los estndares de rendimiento.
Competencia Laboral: Capacidad de una persona para desempear las actividades
que componen una funcin laboral, en un contexto real de trabajo, segn los
estndares y calidad esperadas por el sector productivo.
Una competencia tiene tres componentes: el saber hacer (conocimientos), el querer
hacer (factores emocionales y motivacionales) y el poder hacer (factores situacionales
y de estructura de la organizacin).
De acuerdo con el grado de especificacin, las competencias se dividen en dos
grandes bloques:

Conocimientos especficos: de carcter tcnico, precisos para la


correcta realizacin de las actividades.

Habilidades y actitudes: capacidades, cualidades especficas precisas


que garanticen el xito en el puesto.

Lo que pretende este enfoque de competencias es lograr que la gestin de la


organizacin se ajuste al activo humano, utilizando las caractersticas clave que tiene
cada persona y aquellas que hacen que un determinado puesto de trabajo se
desarrolle lo ms eficazmente posible.
Competecias Claves de la Organizacin (distintivas): Las organizaciones plantean
su estrategia en funcin del desarrollo de sus competencias clave, tambin llamadas

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core competencias, las cuales aportan ventajas competitivas a corto, mediano y largo
plazo.
Competencias Genricas: Son todas aquellas que los integrantes deben exhibir,
independientemente de su nivel, rea o rango
Autodesarrollo y logro
Orientacin al cambio
Relaciones interpersonales
Disposicin al servicio
Trabajo en equipo
Integridad
Compromiso
Orientacin a resultados
Competencias Gerenciales: Son las conductas que los empleados con personas a
cargo, deben evidenciar para lograr resultados a travs de su grupo, contribuyendo a
direccionar a la empresa, de acuerdo a las polticas establecidas, stas son entre
otras:
Liderazgo
Promover y administrar el cambio
Delegar y hacer seguimiento
Realizar gestin con personas
Crear equipos de trabajo
Visin estratgica
Orientacin a resultados
Comunicacin efectiva
Pensamiento conceptual y analtico
Negociacin
Manejo de conflictos
Orientacin a la excelencia y creacin de valor.
Comunicacin Eficaz: Capacidad de escuchar, hacer preguntas, expresar conceptos
e ideas en forma efectiva. Capacidad de escuchar al otro y comprenderlo. Capacidad
de dar reconocimiento verbal, expresando emociones positivas, lo que fortalece la
motivacin de las personas y el equipo de trabajo.
Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC): Factor que orienta la
estructuracin y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y
fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una
organizacin, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de sta.

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Efectividad: Se refiere al logro de objetivos: la relacin entre el resultado y la


expectativa o el estndar. Logro simultneo y eficiente de los objetivos en una
organizacin
Evaluacin de Desempeo: Accin que se realiza para medir la capacidad que tiene
un trabajador de realizar las tareas asociadas al cargo que ocupa y para identificar
necesidades de capacitacin. La evaluacin se entiende no slo como un instrumento
para asegurar que la persona es capaz de cumplir determinados desempeos, sino
tambin para asegurar que en la organizacin existan procesos de aprendizaje
continuo, orientados a lograr los objetivos de la organizacin y del personal.
Habilidades: Destreza y precisin necesaria para ejecutar las tareas propias de una
ocupacin, de acuerdo al grado de exactitud requerido.
Liderazgo: Habilidad necesaria para orientar la accin de los grupos humanos en una
direccin determinada, inspirando valores de accin y anticipando escenarios de
desarrollo de la accin de ese grupo.
Establecer objetivos, darles adecuado seguimiento y retroalimentacin, integrando las
opiniones de los otros.
Necesidad de Capacitacin: Carencia de informacin, de conocimientos, habilidades
y/o actitudes que presenta una persona para desempear una funcin o cargo.
Organigrama: es la representacin grfica de la estructura organizativa de una
empresa u organizacin.
Organismos Tcnicos de Capacitacin: Entidades que realizan acciones de
capacitacin destinadas a empresas, organizaciones y trabajadores en general y que
estn debidamente acreditadas por la Norma de Calidad NCh2728 y reconocimiento
de la autoridad competente Sence.

Perfil de Cargo: Todos los cargos que se relacionan con funciones y procesos del
Sistema de Calidad de la empresa, tienen sus requisitos de formacin, habilidad,
experiencia y educacin definidos.
Proceso de evaluacin: Al momento de evaluar al personal, se accede al perfil de
competencias requeridas para el puesto especfico, desde donde se obtienen las
conductas que manifiestan la presencia de dichas competencias.
Trabajo en Equipo. Es la capacidad de trabajar con otros para conseguir metas
comunes. Las personas que poseen esta habilidad se caracterizan porque:

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Identifican claramente los objetivos del grupo y orientan su trabajo a


la consecucin de los mismos.

Tienen disposicin a colaborar con otros.

Anteponen los intereses colectivos a los personales.

Seguimiento de Capacitacin /entrenamiento: Consiste en la observacin del


desempeo del empleado recin capacitado.

5.

DOCUMENTOS APLICABLES

Manual de Calidad

6.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO


No aplicable

7.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

7.1 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION


La organizacin debe:
a. determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que
afectan a la calidad del producto.
b. detectar las necesidades de competencia mediante la comparacin de
requisitos curriculares con las competencias actuales del personal.
c. determinar las necesidades de capacitacin u otras actividades para cubrir las
ausencias de cualquier tipo de competencia.
d. proporcionar formacin o tomar otras acciones para satisfacer dichas
necesidades.
e. evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
f. asegurarse de que el personal es consciente a la pertinencia e importancia de
sus actividades y de cmo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad.
g. mantener los registros apropiados de la educacin, formacin, habilidades y
experiencia.
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7.2 PERFIL DE COMPETENCIAS (CARGO O PUESTO DE TRABAJO)


Cada jefe de rea confeccionar los perfiles de cargo del personal que dirige,
utilizando el formato previamente establecido. En su realizacin deber
participar el Encargado de RR.HH y de SGC.
Dicho perfil incluir los siguientes pasos:

Definicin del puesto de trabajo.


Propsito del cargo.
Responsabilidades del cargo o funcin.
Requisitos de ingreso al cargo o funcin: Formacin Bsica, Experiencia y
Capacitacin requerida para su desempeo.
Competencias del cargo o funcin.
Competencias distintivas tcnicas para un desempeo adecuado
Competencias referidas a conocimientos o habilidades tcnicas.
Una vez definidos los modelos, se identificarn las competencias clave en funcin de
la estrategia de la organizacin y del perfil objetivo deseado para las personas que la
integran.
El perfil del cargo se elabora y desarrolla en el registro PERFIL DEL CARGO.
El Director de Calidad es responsable de la aprobacin de los respectivos descriptores
de cargos de la organizacin.
Se requiere la revisin y/o actualizacin peridica de los perfiles existentes.

7.3 SELECCIN Y CONTRATACION DE NUEVO PERSONAL


El Directorio de la empresa debe establecer un Organigrama General que refleje
la estructura organizacional y cada Gerencia debe contar con un Organigrama
especfico que incluya todos los puestos de trabajo del rea.

a)

Ingreso de Requerimiento: Detectada la necesidad de nuevo personal, cada rea


publica mediante aviso en peridicos locales u otros medios el requerimiento de
personal segn el Perfil del Cargo.
Una vez recibidos los CV son analizados por el rea solicitante y RR.HH
seleccionando a aquellos que cumplan de mejor forma el Perfil.

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Dicha seleccin se presenta al jefe de rea solicitante para su aprobacin y se


procede a citar a los postulantes a la primera entrevista personal.
Para dicha entrevista, el postulante debe presentarse con los documentos
indicados como requeridos en el proceso de anlisis del CV.
b)

Primera Entrevista: Las entrevistas de seleccin de personal sern realizadas en


conjunto por el Jefe de rea y por RR.HH las que tendern a identificar si las
condiciones del postulante son acordes al perfil de la empresa.
En el proceso de evaluacin de los postulantes, se deber considerar la
formacin, habilidad y experiencia solicitadas en el Perfil de Cargo
correspondientes.
El postulante debe contar con la documentacin que avala el cumplimiento de los
requisitos de la Organizacin.
Al finalizar este proceso, se seleccionarn a la o las personas que cumplen de
mejor forma el Perfil de cargo de la empresa.
En caso que el Jefe de rea lo requiera, solicitar a Recursos Humanos gestionar
una evaluacin sicolgica a cargo de una especialista y/o cualquier otro tipo de
evaluacin prctica como el uso de herramientas de computacin, etc., para las
personas que ocupen las dos primeras prioridades. Los resultados de estas
evaluaciones deben estar disponibles antes de pasar a la siguiente etapa.

c)

Segunda Entrevista: Dependiendo de la etapa del proceso de decisin, esta


entrevista puede apuntar a un mejor y mayor anlisis de la o las personas
seleccionadas o para confirmar y comunicarle al postulante su incorporacin a la
empresa.
Esta entrevista ser realizada por el Jefe de rea y RR.HH.

d)

Contratacin: Realizada la seleccin final, el jefe de rea enviar al Gerente de


Administracin y Finanzas la siguiente documentacin a fin de confeccionar el
Contrato de Trabajo y Carpeta del trabajador:
Solicitud de Contratacin-Ficha trabajador, adjuntando toda la documentacin
indicada.

Ningn postulante seleccionado podr comenzar sus labores capacitacin en la


empresa antes de llegar a este punto del procedimiento.
Recursos Humanos enviar, en un plazo de 10 das, el contrato de Trabajo para la
firma del trabajador y del Gerente de rea.

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7.4 CAPACITACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Las primeras actividades de capacitacin del trabajador sern la induccin y la


capacitacin en el Sistema de Gestin de Calidad (SGC), las cuales deben realizarse
el primer da de ingreso al trabajador de todo nuevo empleado.
7.4.1 Induccin

Esta actividad ser realizada por el Encargado de RR.HH a travs de una induccin
sobre la estructura organizacional y sistemas de gestin de la empresa.
La actividad de induccin debe contener al menos los siguientes aspectos:

Resea Histrica
Estructura organizacional
Presentacin de Sucursales
Giro de la empresa
Entrega de Reglamento Interno. (Incluye Derecho a Saber)

La actividad de Induccin debe quedar ingresada en el Registro Individual de


Capacitaciones.
7.4.2 Capacitacin SGC
A continuacin de la actividad de induccin, el trabajador debe recibir de parte del
Encargado de Calidad, capacitacin sobre el Sistema de Gestin de Calidad (SGC).

La capacitacin mencionada incluir al menos los siguientes aspectos:

Estructura organizativa de Qumica Lutromo Ltda., en relacin al SGC.


Poltica de Calidad.
Sistema de Gestin de Calidad.
Procedimientos y otros documentos relacionados del Sistema.
Toma de conciencia de las consecuencias sobre la organizacin y su
personal debido a incumplimiento de requisitos y compromisos con el
cliente.

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La capacitacin puede tomar la forma de charlas, reuniones informativas y otras


relacionadas con el tema de calidad y traspaso de conocimientos a los empleados, las
cuales son constantes y sirven para incorporar de mejor forma al trabajador a los
conceptos y formas de trabajo con calidad y especializacin en su trabajo.
Toda accin de capacitacin del Sistema de Gestin de Calidad como de cualquier
otra materia de inters para la organizacin que se desarrolle al interior de sta,
deber ser registrada y firmada por los asistentes y participantes. Para tal efecto se
encuentra disponible el Registro CAPACITACION INTERNA. Dicho registro deber ser
enviado a la Gerencia de Finanzas para que sea incluido en el Programa Anual de
Capacitacin y en los registros de los respectivos trabajadores participantes.
La actividad de capacitacin SGC debe quedar ingresada en el Registro Individual de
Capacitaciones.

7.5 CAPACITACIN DEL PERSONAL:

7.5.1 Polticas

Amplitud: El Programa de capacitacin deber cubrir todas las reas y niveles


jerrquicos de la organizacin.
Diagnstico Previo: Todas las acciones de capacitacin de nivel operativo sern
respaldadas por un diagnstico previo, el que ser tomado antes del inicio del proceso
por el Organismo Capacitador contratado.
Duracin Mnima de Cursos: La duracin mnima para los eventos externos de
capacitacin ser de 8 horas de cronolgicas.
Enfoque Estratgico: El Programa de Capacitacin tendr como enfoque el formar al
personal en los valores, tecnologa y estrategias de productividad para fortalecer los
objetivos estratgicos de la organizacin.
Mallas Curriculares con Enfoques en Competencias Laborales: La organizacin
privilegiar toda accin de capacitacin que se fundamente en el concepto de
competencia laboral y que haya elaborado sus mallas curriculares con esta premisa.

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Oportunidad: El Programa de Capacitacin deber ser prctico, breve y de alto


impacto para los usuarios.
Participativo: Que involucre a personal de diferentes reas y niveles para su
elaboracin.

7.5.2 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION Y CONFECCIN DEL


PLAN ANUAL DE CAPACITACIN Y FORMACION:
La necesidad de capacitacin y entrenamiento se identifican y gatillan por situaciones
tales como las siguientes:

Contratacin de empleados.
Confeccin del Plan Anual de Capacitacin y Entrenamiento.
Introduccin de tecnologas nuevas.
Demandas futuras relacionadas con los planes y los objetivos
estratgicos y operacionales.
Cambios significativos en procedimientos.
Reasignacin de trabajo/entrenamiento cruzado.
Evaluacin de la competencia individual del personal para desempear
actividades definidas.
Requisitos legales y reglamentarios y normas que afecten a la
organizacin y a sus partes interesadas.
Observacin de problemas de desempeo.
Solicitud de empleados.
Revisin de desempeo de los empleados.
Proceso de auditora interna.
Procesos de acciones correctivas/preventivas.
Proceso de Revisin Gerencial.

La empresa establece una parte importante de sus requerimientos de capacitacin


mediante una revisin anual de las necesidades que tienen las diferentes reas de la
empresa. Estas necesidades se establecen a partir de:
Autodeteccin: Cada empleado puede identificar sus necesidades de capacitacin y
mejoramiento individuales y las comunica a su Jefe Directo (Supervisor) antes del 30
de Diciembre de cada ao, con el fin que puedan ser consideradas en la elaboracin
del Programa Anual de Capacitacin. En caso de no existir supervisor directo, lo podr
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enviar directamente a la Gerencia del Area respectiva. Para presentar sus


requerimientos individuales el trabajador contar con el Registro DIAGNOSTICO
INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACION.
Por Jefatura: Cualquier responsable de rea, divisin, sucursal o equipo, podr
presentar sugerencias de capacitacin requeridas para los trabajadores a su cargo.
Las necesidades de capacitacin individuales debern ser acordes a las funciones,
actividades desempeadas y profesionalizacin.
Cada Gerente de rea enva a ms tardar el da 15 de enero de cada ao, la
informacin recopilada, tanto de los mismo trabajadores, como lo solicitado por las
jefaturas directas, tomando en considerando aquellas solicitudes de capacitacin que
guardan relacin directa con el cumplimiento de los requisitos de los servicios y
productos y con el mejoramiento del Sistema de Gestin de Calidad.
Para presentar la informacin se cuenta con el Registro DETECCION DE
NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA, donde se consolida
la informacin por puesto de trabajo o cargo funcional.
7.5.3 CONFECCION DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIN
La Gerencia de Administracin y Finanzas recopilar la informacin de la Deteccin de
Necesidades de Capacitacin y plasmar la informacin en el Registro
CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA,
donde indicar las necesidades de capacitacin detectadas y la poblacin objetivo del
Plan de Capacitacin, por nivel jerrquico.
El encargado de RR.HH en conjunto con el encargado del SGC debern realizar las
evaluaciones necesarias a fin de establecer las brechas existentes entre lo requerido
por el Perfil de Cargo y las competencias del trabajador.
La Gerencia de Administracin y Finanzas, en base a los anlisis indicados y de las
necesidades propias de la organizacin, propone el Plan de Capacitacin y Formacin
Anual pertinente, en el que se pretende el mayor potenciamiento de las competencias
de los empleados de la organizacin.
Asimismo, se podrn incluir en el Plan Anual de Capacitacin y Formacin las
necesidades reales de capacitacin de los trabajadores y tcnicos, en base a la
informacin obtenida a travs de toda la estructura jerrquica, con la nica visin de
centralizar los recursos, inicialmente en donde ms se necesita, y paulatinamente
hasta llegar al total del personal, ya que es la nica va posible de excelencia en el
servicio.

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procesos que estn dentro del alcance del SGC

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Para apoyar el logro de los objetivos de la organizacin y el desarrollo de su personal,


la planificacin de la educacin y la formacin debera considerar al menos los
siguientes lineamientos y polticas, en la etapa inicial:

Las herramientas de planificacin y mejora.


Competencias de empleabilidad.
La creacin de equipos de trabajo.
La resolucin de problemas.
Las habilidades de comunicacin efectiva.
Liderazgo y habilidades de conduccin.
El conocimiento de los mercados, de los productos y de las necesidades y
expectativas de los clientes y de otras partes interesadas.
La coincidencia de la gestin de los recursos humanos con las lneas
estratgicas de la organizacin.
Para facilitar la participacin activa del personal, la educacin y la formacin tambin
deberan incluir:

la visin para el futuro de la organizacin.


las polticas y objetivos de la organizacin.
el cambio y desarrollo de la organizacin.
la iniciacin e implementacin de procesos de mejora y sistemas de
gestin.
los beneficios de la creatividad y la innovacin.
Competencias Tcnicas vinculadas a la funcin o cargo que permitan una
mejora en el desempeo.
El Plan de Capacitacin y Formacin Anual debe confeccionarse de acuerdo al
formato establecido.

7.5.4 APROBACIN DEL PLAN DE CAPACITACIN Y FORMACION:


El Plan de Capacitacin y Formacin anual ser presentado para aprobacin al
Director de Calidad (Representante de la Gerencia), mximo el 15 de Febrero de cada
ao.
Una vez aprobado por el Director de Calidad, el Plan de Capacitacin ser presentado
en la reunin de Revisin Gerencial a realizarse la primera semana de Marzo de cada
ao.
Durante el proceso de revisin, se pueden considerar los siguientes tems indicados
en el Plan de Capacitacin:
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Actividad: Nombre y Tipo de Capacitacin Requerida.


Relator: Organismo ejecutor / Relator Interno.
N de Horas.
Participantes.
Fechas de inicio y trmino: Mes de referencia si no se dispone de la
fecha.
Lugar.
Objetivos.
Programas y metodologas.
Recursos Necesarios.
Datos relevantes para la materializacin de las acciones de
capacitacin.
Identificacin del apoyo interno necesario.

Este programa es comunicado a toda la empresa.


Se podr resguardar la informacin que el Representante de la Gerencia considere
estratgica de la organizacin y que no sea conveniente difundir.
Se considerar la participacin por parte del personal de la organizacin como
imprescindible, as tambin la comprensin por parte de los mismos de la utilidad que
su implementacin conlleva tanto para la organizacin, como para los trabajadores.

7.5.5 CONTRATACIN DE CURSOS DE CAPACITACIN:


El Gerente de Administracin y Finanzas es el responsable de gestionar la realizacin
de los cursos con organismos externos, y con relatores internos cuando corresponda,
de comunicar a los involucrados las fechas y horarios de ejecucin de la capacitacin
y de mantener los registros de asistencia correspondientes, los cuales por su distinto
origen, no tienen un formato definido.
El Gerente de Administracin y Finanzas slo contratar Organismos de Capacitacin
reconocidos por Sence, y/o la Autoridad Competente, y que cuenten con alguna
certificacin de calidad que les avale.
No se contratarn organismos que no cuenten con estos requisitos, a no ser que por la
especificidad del servicio contratado, y que no permita contar con dichas
acreditaciones. Asimismo, se considerar con un mayor puntaje auqellas ofertas de
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capacitacin que se focalicen en la gestin por competencias por sobre modelos


tradicionales slo focalizados a productos o contenidos aislados
Las ofertas de capacitacin de los distintos organismos de capacitacin debern incluir
a lo menos la siguiente informacin, entre otra:
Programa del curso, donde se encuentren los siguientes puntos:
Objetivos del curso Generales y Especficos
Contenidos: lista detallada de las materias incluidas, de acuerdo con los
objetivos del curso y lo solicitado en las bases tcnicas.
Metodologa: se explica brevemente cada tipo de actividad que se
desarrollar (clases expositivas y/o dialogadas, trabajos grupales,
prctica clnica, seminario, taller)
Recursos Docentes: se debe detallar nmina de docentes y adjuntar
antecedentes curriculares mediante certificados que acreditan su
formacin.
Materiales: Listado de material de apoyo para el curso (carpetas,
audiovisuales, etc.)
Sistema de Evaluacin: Debe especificar tanto la evaluacin de los
participantes como la de la actividad a efectuar.
Debe especificar el propsito de las evaluaciones de los participantes
(diagnstico formativo y de aprobacin final), los resultados de ambos
procesos.
Debe indicar los instrumentos que se utilizarn (pruebas, pautas de
observacin, encuestas, etc.)
Certificacin: Condiciones para obtener la certificacin de la actividad.
Servicios anexos ofertados.

7.5.6 Pauta para evaluacin de ofertas de cursos de capacitacin.


La Gerencia de Administracin y Finanzas deber seguir la siguiente pauta para
evaluar las ofertas de capacitacin recibidas como alternativas para satisfacer las
necesidades de capacitacin identificadas por QUIMICA LUTROMO. Este aspecto es
fundamental para asegurar pertinencia de la accin a desarrollar.
I. Esta evaluacin se divide en dos fases:
A. Anlisis General:
Considerando la capacitacin requerida,
determinadas de organismos capacitadores.

sin

relacionarla

con

ofertas

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Se considerarn los siguientes factores:


1.

Valor de la Oferta: Es el precio que cobra el oferente el cual deber


expresarse en moneda nacional. Este precio no se modificar durante todo el
periodo del contrato.

2.

Metodologa Propuesta para la Enseanza de los Contenidos: Se


observar los antecedentes que permitan formarse un juicio acerca de la
efectividad esperada durante el proceso de enseanza aprendizaje y se
verificar que se entreguen las materias que fueron solicitadas y cualquier
aporte adicional.

3.

Experiencia del Oferente: Se revisarn los antecedentes que permitan


visualizar la trayectoria que registre el organismo en la capacitacin en la
materia que interesa y como organismo capacitador en general. En particular
interesa identificar la trayectoria del o los relatores en el campo de la
capacitacin laboral, por sobre su desarrollo en el ejercicio de su profesin.Se
considerarn los siguientes requisitos:
Formacin profesional, la cual debe ser acreditada mediante ttulo
profesional.
Poseer certificacin o ttulo acorde a las materias a tratar en el curso.
Experiencias en realizacin de cursos o materias afines a lo solicitado
Experiencia especfica en docencia en el rea solicitada.
Referencias recientes.

II. Ponderaciones
En la tabla siguiente se presenta una distribucin de la importancia relativa de cada
componente.

TABLA DE PONDERACIN DE FACTORES PARA EVALUACIN DE OFERTAS


DE CAPACITACIN.
FACTORES

PONDERACION DE LA
IMPORTANCIA DEL FACTOR

Valor oferta econmica


Metodologa y Programa de
Capacitacin

30%
40%

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Experiencia del oferente

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30%

B. Anlisis Focalizado:
Agregando a la reflexin la evaluacin de los organismos segn el enfoque que
otorgan al curso. En consecuencia, luego de esta segunda evaluacin se elige
al oferente que otorgar la capacitacin.
Consiste en asignar notas o puntajes que permitan evaluar a todos los posibles
oferentes de ofertas de capacitacin:

1. Factor Valor de la Oferta:


El puntaje mximo en este factor es cinco (5), el cual ser obtenido, por la oferta que
presente el menor precio. La asignacin de nota o puntaje a las siguientes ofertas
participantes, ser en forma proporcional al aumento de los valores de las mismas.

2. Factor de Metodologa:
Tabla de calificacin o puntaje para criterio de Metodologa.
CALIFICACIN O
PUNTAJE
5

DESCRIPCIN
Excelente.
Destaca por sobre las dems propuestas
en este aspecto
Muy buena.
Cumple muy bien con los requisitos
esperados, pero no destaca por sobre las
dems.
Adecuada.
Satisface todos los requisitos, pero sin
mayor valor agregado.

Parcial.
Satisface en su mayora las condiciones
esperadas, pero hay aspectos pocos
claros dbiles.

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CALIFICACIN O
PUNTAJE
1

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DESCRIPCIN
Insuficiente.
No satisface los requerimientos bsicos
necesarios para el logro de los objetivos.

3. Factor Experiencia del Oferente


Se calificar la oferta en el factor experiencia del oferente de acuerdo a la siguiente
tabla.

CALIFICACIN O
PUNTAJE
5
4
3
2
1
0

EXPERIENCIA OFERENTE
Ms de 5 aos
Entre 4 y 5 aos
Entre 3 y 4 aos
Entre 2 y 3 aos
Entre 1 y 2 aos
Entre 0 y 1 aos

Una vez realizada la asignacin de puntajes a cada factor (por cada oferente), que
luego se pondere por el porcentaje de cada factor, se obtendr una conclusin vlida
para la adjudicacin final.
Para efectuar la comparacin de las ofertas de capacitacin se aplicar el Registro
RESUMEN DE PUNTAJES EVALUACION OFERTAS DE CAPACITACION.

7.5.7 INFORMACIN A LOS PARTICIPANTES


Los cursos de capacitacin sern informados a los participantes mediante la
publicacin del Plan de capacitacin Anual y particularmente a cada trabajador para
determinar horarios y fechas de los cursos de comn acuerdo.

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Derechos de los participantes:


Recibir un certificado de asistencia y/o aprovechamiento al finalizar el curso de
acuerdo a lo que est previsto en la ficha tcnica de la accin formativa.
Evaluar la accin formativa y a los formadores.
Realizar propuestas y sugerencias de cara a futuras acciones formativas, as
como proponer nuevas acciones formativas que considere oportuno que sean
acometidas.
Obligaciones de los Participantes:
Asistir a la accin formativa durante un mnimo del 90% de las horas lectivas de
la capacitacin.
A fin de controlar la asistencia a los cursos, se establecern los registros de
asistencia donde los participantes estarn obligados a consignar su firma. En el
caso en que el personal seleccionado para realizar un curso de formacin no
asistiese al mismo sin comunicacin justificativa previa, podr ser amonestado
o sancionado por la Gerencia respectiva.
Comunicar por escrito a la Gerencia de Administracin y Finanzas la
imposibilidad de la asistencia a un determinado evento formativo, si se diera el
caso, a fin de permitir que la plaza se cubra con otra persona.
Colaborar en las tareas de evaluacin de los resultados y aplicabilidad de la
accin formativa.
Aportar los conocimientos adquiridos en los cursos al buen desempeo del
puesto de trabajo.
Asumir como compromiso personal respecto a la materia en que se ha formado
el transferir los conocimientos adquiridos a otros compaeros.
Continuar el aprendizaje mediante procesos de autoformacin por las vas que
estn a su alcance.

7.5.8
ACTUALIZACIN
TRABAJADORES:

DE

ANTECEDENTES

DE

EMPLEADOS

Y/O

El Gerente de Administracin y Finanzas debe asegurar que luego de ejecutadas las


capacitaciones sean actualizados los registros de cada empleado, manteniendo copia
de los certificados y/o diplomas, en la carpeta personal de cada trabajador y
actualizando la ficha del personal.
Asimismo, deber informar a los empleados que se debe hacer entrega a la Gerencia
de Administracin y Finanzas de toda aquella documentacin que avale los cursos o
capacitaciones realizadas por los empleados en forma privada y que permitan mejorar
la calificacin laboral.

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7.5.9 EVALUACIN
a) DE LA EFECTIVIDAD DE CAPACITACIN
Medir el impacto de la capacitacin es la valoracin que se realiza sobre la dinmica
de los cambios cuantitativos y cualitativos operados en la organizacin, los grupos
directivos y las personas que trasmiten beneficios previstos y derivados de la accin
de capacitacin, estableciendo un vnculo de causalidad directo o indirecto.
La evaluacin de la efectividad de la capacitacin permitir determinar si estas
acciones han sido beneficiosas para la organizacin.
Dentro de un lapso 3 meses posteriores a la realizacin de la capacitacin, el jefe
directo del empleado entrenado o capacitado, deber revisar los antecedentes del
trabajador (capacitado) y determinar si efectivamente se demuestra un aporte a la
realizacin de sus labores, para tal efecto deber completar el registro EVALUACIN
DE LA EFECTIVIDAD DE LA CAPACITACIN, incluyendo observaciones del
desempeo laboral del empleado y una evaluacin del mismo trabajador.
Los resultados de la evaluacin de la capacitacin son el insumo para acciones de
mejora al interior de la organizacin. Estos componentes van desde la recopilacin de
opiniones y sugerencias de los candidatos sobre la pertinencia y calidad de los
instrumentos y cursos, hasta los reportes con sugerencias de mejora como parte de la
verificacin interna y externa.
La evaluacin de la efectividad no debe circunscribirse a evidencias de conocimientos,
sino centrarse en evidencias de desempeo que demuestran la capacidad real en
situaciones concretas de trabajo.
El cumplimiento o incumplimiento del programa de capacitacin es informado por el
Gerente de Administracin y Finanzas y evaluado durante las reuniones de revisin
por la Gerencia.

b) DE LOS ORGANISMOS DE CAPACITACIN OTEC


Cada vez que se ha contratado los servicios de capacitacin de un Organismo de
Capacitacin, el Gerente de Administracin y Finanzas realiza la evaluacin de stos,
en base al cumplimiento de los siguientes parmetros:

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Cumplimiento de los Objetivos de la Capacitacin.


Metodologa Adecuada.
Calidad de los Relatores.
Calidad del Material Entregado.
Cumplimiento de servicios ofertados.
Tipo de servicio adicional entregado.

Para efectos de efectuar esta evaluacin, la Gerencia de Administracin y Finanzas


aplicar una encuesta a los participantes, la que se debe realizar inmediatamente
despus de ejecutada la actividad de capacitacin.
Posteriormente, realiza un estudio de la satisfaccin de los alumnos del Organismo
Ejecutor y de la actividad de capacitacin o formacin, de acuerdo a los puntos
sealados en la Encuesta, procesa dicha informacin y entrega los resultados cuando
es realizada la Revisin del Sistema de Calidad.
Se adjunta registro ENCUESTA EVALUACION ACTIVIDADES DE CAPACITACIONOTEC.

8.

REGISTROS

8.1 SOLICITUD DE CONTRATACION - FICHA TRABAJADOR.


8.2 PERFIL DEL CARGO
8.3 CAPACITACION INTERNA
8.4 FICHA DIAGNOSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACION.
8.5 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA.
8.6 CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA
8.7 PLAN DE CAPACITACION Y FORMACION ANUAL.
8.8 RESUMEN PUNTAJES EVALUACION OFERTAS CAPACITACION
8.9 ENCUESTA EVALUACION ACTIVIDADES DE CAPACITACION-OTEC.
8.10 EVALUACION DE EFECTIVIDAD DE CAPACITACION Y FORMACION.

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9.

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ANEXOS

9.1 FICHA DE PERSONAL


9.2 PERFIL DEL CARGO
9.3 CAPACITACION INTERNA
9.4 FICHA DIAGNOSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACION.
9.5 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA.
9.6 CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA.
9.7 PLAN DE CAPACITACION Y FORMACION ANUAL.
9.8 RESUMEN PUNTAJES EVALUACION OFERTAS CAPACITACION.
9.9 ENCUESTA EVALUACION ACTIVIDADES DE CAPACITACION-OTEC.
9.10 EVALUACION DE EFECTIVIDAD DE CAPACITACION Y FORMACION.

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