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Cuaderno 5 Metodologia para La Valoracion Documental PDF
Cuaderno 5 Metodologia para La Valoracion Documental PDF
Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos:
Coleccin Cuadernos Metodolgicos
Cuaderno 5
Directorio
Jacqueline Peschard Mariscal
Comisionada Presidenta del IFAI
Contenido
Presentacin .................................................................................................................................................................................. 7
Cobertura temtica de los cuadernos ......................................................................................................................................... 8
Composicin del cuaderno Metodologa para la valoracin
y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales .............................................................................................. 9
Objetivos del cuaderno ................................................................................................................................................................ 11
Captulos
I. Claves de una funcin archivstica ...................................................................................................................................... 12
1. Introduccin ......................................................................................................................................................................... 12
2. Tendencias histricas sobre la valoracin documental ........................................................................................................ 13
2.1. Razones y origen de la valoracin documental ........................................................................................................ 14
2.2. Dos visiones de una misma ciencia .......................................................................................................................... 16
2.3. La valoracin en Schellenberg y el ciclo vital de Wiffells .......................................................................................... 18
2.4. Aportaciones a la valoracin despus de Schellenberg ........................................................................................... 23
3. Valoracin: una sntesis aproximada ................................................................................................................................... 27
Cuadernos Metodolgicos
Conclusiones ............................................................................................................................................................................... 67
Glosario ........................................................................................................................................................................................ 69
Bibliografa ................................................................................................................................................................................... 75
Apndice. Instrumentos bsicos de la valoracin y disposicin documental ...................................................................... 77
Presentacin
La coleccin Gestin de Documentos y Administracin de
Archivos: Cuadernos Metodolgicos busca contribuir a la
generacin de una cultura que propicie el manejo tcnico
eficaz de los archivos, de conformidad con la Ley Federal
de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental, con los Lineamientos Generales para
la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica
Federal*. Especialmente, tiene el fin de dar progresivo
cumplimiento al mandato constitucional que establece que
los sujetos obligados debern preservar sus documentos
en archivos administrativos actualizados (Diario Oficial de
la Federacin dof, 20 de julio de 2007, artculo sexto,
Cuadernos Metodolgicos
pedaggico.
Composicin del cuaderno Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales
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Couture, Carol, La evaluacin de los Archivos: estado de la cuestin, p.15.
Tomado del texto basado en la investigacin que hizo el autor en 1995 para
obtener un dess de archivstica en la Universidad de HauteAlsace, Melhouse:
Lvaluation des archives. tat de la question et aspectes thoriques, 1995,
104 pp, publicada por la propia Universidad.
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Ibid., p. 219.
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anglosajonas y latinas.
Entre
tanto,
notables
especialistas
europeos
Theodore
R.
Schellenberg,
recogiendo
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Publicado en espaol por el Archivo General de la Nacin de Mxico en
1988.
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Idea con la que aos despus coincidira plenamente Luciana Duranti,
archivista talo-canadiense que se ha destacado por sus contribuciones para
el manejo archivstico de la informacin electrnica.
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f.
i.
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dentro
archivos,
de
un
sistema
estableciendo
institucional
procedimientos
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Conde Villaverde, Mara Luisa, Sistemas de eliminacin de documentos:
procesos comprendidos en la valoracin y su aplicacin prctica, ponencia
presentada en el marco de las Jornadas Archivsticas de Murcia, 2003.
(Documento en Word).
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Acciones intelectuales44
Autor
Identificacin
Heredia
Supone la contextualizacin
(estudio de competencias, de
funciones, de actividades de la
institucin) de la serie documental,
el anlisis de sus contenidos y el
reconocimiento de su originalidad.
Conde
Control
Regulacin
La identificacin es la base de
la Valoracin, de acuerdo con la
definicin que la autora hace en lo
que llama operacin intelectual.
Herrera
Reconocimiento de la procedencia
institucional, la caracterizacin
documental y la descripcin
informativa de los documentos.
agn
Iinvestigacin y anlisis de
las caractersticas de los dos
elementos esenciales que
constituyen la serie documental,
la funcin, el sujeto productor y el
documento de archivo.
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Valoracin
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Ver el pdf del Instructivo para la elaboracin del Catlogo de disposicin documental, pp. 10-14, en http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/
instructivo_catalogo_de_disposicion_abril06.pdf.
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fase
de
identificacin
tiene
como
propsito
el
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(organizacin
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Cuadro 4. Institucin/funcin/documentacin
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dof,
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25 de agosto de 1998.
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j.
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Cuadro de sugerencias para llevar a cabo el proceso de valoracin
Sugerencia tcnica
1.
Si la institucin no cuenta
con un catlogo de
disposicin documental
(cdd)
Elaborar catlogo con base en las recomendaciones metodolgicas descritas en este captulo del cuaderno
2.
Si la institucin cuenta
con un cdd
Identificar el acervo que se debe valorar, tomando la series documentales como unidad de identificacin y
valoracin
3.
Si la documentacin por
valorar se ha acumulado
en los archivos sin orden
alguno
4.
Si la documentacin est Identificarla desde que se produce, a travs de la generacin de un cuadro de clasificacin. Valorarla con la
en etapa de produccin
intervencin del rea productora de la documentacin, basndose en la revisin de las normas tcnicas y jurdicas
que regulen a la institucin, y propiciar el desarrollo del cdd para registrar los valores primarios, las vigencias
5.
Si la documentacin no se
ha integrado como serie
documental
6.
Diseo de instrumentos En todos los casos, el proceso de valoracin implica desarrollar los siguientes instrumentos de control de la
de
valoracin,
grupo valoracin: el cdd, los calendarios de caducidades y los inventarios de transferencia primaria, transferencia
interdisciplinario y plan de secundaria y para la depuracin de archivos. Todo lo anterior implica: 1) crear un grupo interdisciplinario para
valoracin
ejecutar el proceso de valoracin, y 2) disear y desarrollar un plan de valoracin documental, sea institucional o
en el rea que impulse el proceso de valoracin, como el que se describe en el captulo siguiente del cuaderno
asociadas a cada serie y el destino final o disposicin que les corresponda, segn su carcter sustantivo o adjetivo
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Propiciar la generacin del cuadro de clasificacin archivstica, establecer los mecanismos de agrupacin de los
documentos y, posteriormente, elaborar el cdd
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esquema de planeacin
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Conclusiones
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Glosario55
Acceso a la informacin: derecho ciudadano de consultar,
de acuerdo con las disposiciones legales correspondientes,
la informacin pblica gubernamental.
Administracin de archivos: planeacin, organizacin,
direccin y control de las estructuras archivsticas y sus
recursos de operacin (humanos, materiales, tcnicos,
tecnolgicos, presupuestales).
Administracin de documentos: metodologa integral
para planear, dirigir y controlar la produccin, organizacin,
circulacin y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo
institucional de vida, atendiendo a una mayor economa y
racionalizacin en el manejo de los recursos operativos y las
estructuras archivsticas.
Administrador o gestor de documentos: profesional
encargado de dar tratamiento tcnico a los documentos
y archivos, con el propsito de organizarlos, valorarlos,
conservarlos y difundirlos.
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Algunas de las definiciones del glosario fueron tomadas de los Lineamientos
Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, emitidos por
el ifai y el agn (dof, 20 de febrero de 2004). Otras definiciones fueron hechas o
precisadas por el autor.
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Bibliografa
Alberch Fugueras, Ramn, Los archivos: entre la memoria
histrica y la sociedad del conocimiento, Barcelona, uoc,
2003.
Ampudia Mello, Jos Enrique, Institucionalidad y Gobierno. Un
ensayo sobre la dimensin archivstica de la Administracin
Pblica, Mxico, inap-agn, 1988.
Boles, Frank, Hay muchos caminos hacia la iluminacin:
falsas dicotomas en la seleccin de documentos, en TabulaRevista de Archivos de Castilla y Len, nm. 6., Salamanca,
Asociacin de Archiveros de Castilla y Len (acal), 2003, pp.
105-118.
Canad, Consejo del Tesoro, Plan de Conservacin y
Eliminacin de Documentos / Traducido del Francs por Jos
Manuel Garca, Crdoba, Argentina, Universidad Nacional,
Escuela de Archiveros, Centro Interamericano de Desarrollo
de Archivos, 1977.
Conde Villaverde, Mara Luisa, Evolucin de los principios de
la adquisicin y la seleccin, ponencia presentada en la xxxv
Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de Archivos,
celebrada del 10 al 13 de octubre de 2001 en Reikiavik,
Islandia. Actas de la Reunin, Revista Comma, 2002.1-2, pp.
45-49.
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Apndice
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Formato 1
Ejemplo de Catlogo de disposicin documental
Modelo propuesto por el Archivo General de la Nacin con algunas modificaciones
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Formato 2
Modelo de formato de Inventario de transferencia primaria
Elaboracin propia
(7)
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Serie/Asunto
(8)
(9)
Aos
(10)
(11)
Disposicin
(12)
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Cuadernos Metodolgicos
Formato 3
Modelo de formato de Inventario de transferencia secundaria
Elaboracin propia
Fondo: (1)
Seccin: (2)
Caja nmero (3) Total de expedientes: (4)
Expediente
nmero
(7)
82
Serie/Asunto
(8)
Clasificacin
(9)
Aos
(10)
(11)
Observaciones
(12)
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Cuadernos Metodolgicos
Formato 4
Formato de Calendario de caducidades
Calendario de caducidades
(1) Fondo:
(2) Seccin:
(3) Serie:
Nm. de expediente
Descripcin
Cdigo clasificacin
Fecha de vencimiento
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