Casos de xito mundiales en

metodologas de Proyectos
John Patton
Cadence Management Corporation

Un saludo de Oregn!

Sobre el presentador
Fundador de Cadence

John Patton
Presidente, CEO
Cadence Management
Corporation

Pionero en Direccin de
Portafolios (1985+)
Creador de la
Metodologa Cadence
Jefe del Comit de
Certificacin de OPM3
2006 - 2009
Investigador y autor de
artculos sobre la
aceleracin de proyectos

Agenda--Preguntas
Qu es una metodologa y como
puede agregar valor a un estndar?
Cul es el Valor que genera tener una
oficina de direccin de proyectos
(PMO)?

Como podramos implementar una

metodologa de forma sistemtica?

Pregunta I

Que es una metodologa y como

puede agregar valor a un estndar?

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Metodologa vs. Estndar

Metodologa:
Flexible y adaptable al
tamao, riesgo y
complejidad del
proyecto
Recomienda cundo y
cmo utilizar cules
herramientas
Es adaptable a empresa,
institucin o sector

Estndar
(PMBOK):
Lista de buenas
prcticas
Lenguaje comn
Base para la
certificacin
Representa un consenso
global

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Consideraciones iniciales
No hay manera perfecta para implementar una
metodologa
Hay factores nicos en toda empresa
Hay muchos factores comunes son mejores
prcticas
Es un viaje, no un evento
Estandarizacin, medicin, control, mejoras
continuas
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Contenido mnimo de una metodologa

Ciclo de vida
Roles para cada persona que participa en
proyectos
Documentacin y herramientas, cmo y cundo
utilizarlas
Proceso de administracin de cambios y asuntos
Proceso de definir el portafolio y establecer
prioridades
Comits de direccin y mejora
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Dimensionamiento de los proyectos

Cantidad de
Horas
Tamao
Personas en
Laborales
el Equipo
Micro

80-300

Tiempo para
hacer el Plan

Contenido del Plan

(mnimo)

Nmero de
Entregas en el
Alcance

Informe de
Estado
(mnimo)

2-3

riesgo

Pequeo

300-1,000

Mediano

1,00015,000

Grande

Mega

15,000+

250,000+

4-6

7-12

10-12
Equipo Central
+
Equipo
Ampliado

Riesgo

150+

Processes, Integration

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Ciclo de Vida del Proyecto

METAS Y OPERACIONES EN
MARCHA
Idea
FASE

PENSAR

SOLICITUD

PRODUCTO

Identificar riesgos
y alternativas

ESTUDIAR

Crear
Caso de Negocio

INVESTIGAR

Conseguir compromiso
para el proyecto

PLANIFICAR

Hacer el
trabajo

IMPLEMENTAR

ESTUDIO

PROPUESTA

PLAN

INFORME
FINAL

SELECCIONAR

AUTORIZAR

APROBAR

ACEPTAR

OEM

DECISIN
ADMINISTRATIVA
PATROCINAR

Procesos

Copyright Cadence Management Corporation 2009

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Comparacin de Ciclos de Vida

Cadence

PMI

Pensar
Estudiar

SDLC

Desarrollo de
Productos

Ingeniera y
Construccin

Anlisis de
Necesidades

Definicin de
Concepto

Idea
(Ing de Perfil)
Prefactibilidad
(Ing Conceptual)

Iniciar
Anlisis de Sistemas/

Investigar

Planificar

Levantamiento de
Requerimientos

Planificar

Planificacin del
Proyecto

Prueba de
Concepto

Factibilidad
(Ing. Bsica)
??????????

??????????

Ing de Detalle
Adquisiciones

Diseo

Implementar

Ejecutar

Construccin/

Controlar

Pruebas

Cerrar

Instalacin

Definir
Desarrollar
Lanzamiento

Arranque

Operaciones en
Marcha

Mantener
Mantenimiento

Ciclo de Vida

Construccin
y
Montaje
Puesta en
Marcha

Controlar

El encuentro para los que buscan liderar proyectos

con xito3-24
Contexto/Estructura

CASO I Divisin Compaa de telfonos

Responsable de tierras, edificios, oficinas y salas de
conmutacin para el estado de California
Auditora mostr entre 1,000 y 2,000 proyectos al
ao
80% tarde o con exceso de presupuestoo ambos
Causado por mucho trabajo rehecho
Cambios constantes
Documentamos la metodologa en seis mesescon
un equipo de seis personas ms el consultor
Despusseis meses de una visita al mes para
mantener la marcha y asegurar el plan de
implementacin
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

CASO I Divisin Compaa de telfonos

PMO ConceptualDirector con 2 administradores

Comit de Gua (VP + 4 Directores)
Top 100 (Comit de Gua)
Director 100 (Directores solamente)
Otros--por distrito (cada distrito tena su lista)

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Una conversacin al terminar el tercer ao

Este ao, terminamos

1453 proyectos
y de los que ocuparon el
Top 100 durante el ao
95% dieron su costo,
tiempo y desempeo
solo 10 tuvieron cambios
y el costo de construccin
en los tres aos baj de
$1080 a $585 por metro
cuadrado!
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Matriz de Responsabilidades
Ingeniera de
software
Susan Swaboski
Ingeniera Elctrica
Shawn McCluskey
Ingeniera Mecnica
Carlos Garcia
Ingeniera de Diseo
Tran Nguyen
Compras
PSA 05/apr/2006

Responsable de la tarea
(CTD)

Fabricacin
Ventas y
Mercadotecnia
Helen Trost
Consultora Kodiak
(ptica)
Kim McGuire

Contribuye al esfuerzo de la tarea

1. Activo
2. Est de acuerdo

Qumica de Pelcula
Vladimir Oroski
ptica
John Chan
Calidad
No Disponible
31/may/2006
Director del Proyecto
Pat Gross
1.2 Desarrollar
esp. funcionales
de alto nivel
1.1 Crear
descripcin del
sistema

1.4 Realizar
revisiones de
las especificaciones

1.3 Desarrollar
las especificiones
de componentes

1.6 Obtener
firmas

1.5 Finalizar las

especificaciones
de la cmara

2.2 Disear
Pantalla LCD
2.1 Verificar los
requerimientos
de la LCD

2.3 Generar
esquema de
pantalla

2.4 Crear planos

prototipo de LCD
inicial

2.6 Recibir
componentes del
prototipo de LCD

2.5 Pedir
componentes del
prototipo de LCD

El encuentro para los que buscan liderar proyectos

con xito5-21
Roles/Responsabilidades

CASO II Cadillac Modelo Eldorado

Seville de 1992
En enero 1990, un ao atrasado
14 niveles de gerencia en General Motors
Sin Director del Proyecto
Aplicaron la Matriz de Responsabilidades para
neutralizar la jerarqua
Terminaron a tiempo y en el mismo ao
ganaron el Malcom Baldridge Award for Quality
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Pregunta II

Cul es el valor que genera tener

una oficina de direccin de proyectos
(PMO)?

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Cual es nuestro nivel de madurez?

CMM - Capabilities / Maturity Model1

1. Ad Hoc
Prcticas No Formales
Dependencia de las
habilidades individuales

5. Optimizado

Mtricas del
Proceso de DP
Agenda formal de
4. Dirigido
Comit Estratgico
de Proyectos o PMO
Comit Estratgico de Revisiones de la
Proyectos o PMO
Gua metodolgica

Priorizacin

Auditoras del
3. Definido
Carga y nivelacin de proceso de DP
Recursos
Metodologa adoptada y
Seguimiento de Costos
utilizada en la compaa
Las reas del PMBOK
2. Repetible
Aprobacin formal de cada
consistentemente
fase del ciclo de vida
utilizadas
Implementacin de una Plan para todo proyecto
- Costo
Informes de avance
Metodologa de DP
- Riesgo
formales
- Aprovisionamiento y
Entrenamiento
Las reas del PMBOK 2
Administracin de contratos
Gua de la DP
- y todas las utilizadas en
consistentemente
utilizadas:
Plan de Implementacin
Uso de la metodologa
decisin del individuo

- Alcance
- Calidad
- Tiempo
- Comunicaciones
- Recursos Humanos

nivel 3

1 Adaptado de SEI Maturity Model

2 Project Management Body of Knowledge

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Entendimiento de
Direccin de Proyectos

Impacto de la Madurez en la Gobernabilidad

Alto

Metodologa basada en
plantillas

PMO Completa
PMO Matriz
PMO Apoyo

OPM3
Auto
Escritorio
Riguroso

Conversacin anual de mejoras

Gua para DP/PMO Conceptual

Bajo

Grupo de Seguimiento

Capacitacin Jefes y Ejecutivos

Capacitacin de DP, ME

Bajo

Alto

Valor Organizacional
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Comit de GuaDireccin de
Proyectos
5-8 personas de nivel director o arriba
Todos los otros directores representados por ellos
Reunin de 2 horas por mes

Responsabilidades
Definir y documentar los procesos de direccin de
proyectos
Mejoramiento continuo de los proceso
Establecer prioridades en la lista de proyectos
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito
20

PMOTipo Conceptual

Estructura de Desglose--Coordinacin de Proyectos

Capacitacin en
Cursos
Esenciales
Project Mgmt

Capacitacin
Avanzada

MPM

Recursos
Humanos

Exec Briefing

Riesgos

Program Mgmt

Certificacin
PMP

Estudio del
PMBOK

Preparacin
PMP
Comunicaciones
Adquisiciones &
Administracin
de Contratos

Apoyo a la
Planificacin

Estndares DP,
Metodologa,
Gua

Servicio
Life Cycle
Planificacin de Roles
Proyectos
Forms
Revisiones de
Tools
Planes de
Time Tracking
Proyectos
Sizing,
Scalability
Guide Book
Creation for
Divisions

Comit
Ejecutivo del
Proyecto
Formacin

Evaluacin
Proceso DP,
Revisin,
Auditora

Apoyo a
Implementacin de
Procesos

Priorizacin

Revisiones de
Procesos

Facilitacin Plan de
Implementacin

Evaluaciones
de Procesos

Revisiones del
Proyecto

Apoyo/Consultora a
Equipo de Proyecto

Reuniones
Mensuales &
Agenda

Website DP
Promocin DP
Paquetes de Software
de DP

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

PMOTipo Apoyo
Project Management Office Functions
PMO Education and Training
Essentials Courses
Advanced Courses
Certification Preparation
Congresses and Symposiums

Resource & Financial

People & Expense tracking
Capital Projects
Transaction Projects

Project Performance Management

Benefit Mapping
Project Metrics
Trend Analysis

PMO

Project Integration
Plan Consolidation
Dependencies
Gaps/Overlaps

Process Management
PM Methodology / Process Standards
Corporate Coherence
Audit Compliance
Project Prioritization

Project Impact Management

Issue Management
Risk Management
Project Change Control

Project Management Infrastructure

Tools & Templates
Information Databases
Project Knowledge Management
Applied Best Practices

PMO Communications
PMO Vision
Executive & Management Reporting
PMO Status & Progress

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Ciclo de Vida de Portafolios

Misin Estrategias
Visin

FASE

SALIDA

Operaciones

CREAR

CATEGORIZAR

PRIORIZAR

INVENTARIO

GRUPOS

COMPONENTES

PORTAFOLIO

BENEFICIOS

RACIONALIZAR

CONFIRMAR

AUTORIZAR

VERIFICAR

RESPONDER

CONTROLAR

BALANCEAR

GOBERNAR

DECISIN
ADMINISTRATIVA

SELECCIONAR
ACTIVIDAD DE RIESGO

IDENTIFICAR/ANALIZAR

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

23

CASO III Banco en Centro Amrica Nivel I)

Una jefe asisti a

seminarios abiertos (DP,
DAP)
Levant un inventario de
proyectos (Portafolio)
Capacidad para 20
proyectos
Pidi permiso para asignar
los proyectos a 4 DP en su
departamento de 30
personas
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

CASO III Banco en Centro Amrica

Proyecto que haba durado 2

aos sin entregar nada
Raquel lo tom y lo termin en
4 mesesempezando de nuevo
8 personas trabajando 25%
durante 2 aos = 4,000 horas
A un costo cargado de $40 la
hora = $160,000 perdidos
Equivalente de dos sucursales!
El producto contaba con 1,000
cuentas nuevas con depsitos
promedios de $1,000 por
persona
Sin poder prestar ese dinero a
intereses de 5.6%, perdieron
$56,000 por ao, oportunidad
perdida!

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

CASO III Banco en Centro Amrica

Entreg CTD en todos los
20 preoyectos durante el
ao
Antes, todos los proyectos
llegaban tarde
Costo de 20 proyectos, 2
meses retrasados dividido
por el costo del
departamento de Raquel =
retorno de 550%
Hoy en da, cuando un
gerente quiere asegurar el
xito de un proyecto, lo
trae al departamento de
Raquel
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Pregunta III

Como podramos implementar una

metodologa de forma sistemtica?

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Cmo Implementar una Metodologa para

Direccin de Proyectos
Reconocer que la direccin de proyectos es un conjunto
especfico de disciplinas
Mostrar apoyo desde arriba.
Entrenar a las personas adecuadas.
Asignar la responsabilidad de los procesos a las gerencias
funcionales.
Tomar algunos proyectos y asegurarse de que tengan
xito.
Dar publicidad a los xitos.
El encuentro para los que buscan liderar proyectos
xito10-2
Cierrecon
del Seminario

Tiempo para implementar

una metodologa
Si es menos de nivel 3 de CMM, normalmente un
ao
Mas rpido en nivel 3 5
El apoyo viene del entendimiento
Los compromisos deben ser visibles
Empezar siempre donde hay ms apoyo
Educar a los dems
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Cmo crear un plan de implementacin

Hacer una evaluacin para establecer cuantos
elementos mnimos (de esta presentacin) tiene
su organizacin, institucin o empresa
Conseguir patrocinio
Seleccionar DP y equipo de creyentes positivos
Implementar los elementos mnimos que no
tienen o tienen parcialmente, incluyendo una
Gua de Referencia para Direccin de Proyectos
Conseguir firma(s) de alto(s) ejecutivo(s) en la
Gua
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Cmo asegurar viaje y no evento

Entrar en el ciclo anual de estandarizar, medir, controlar y mejoras

continuas

Despus de un ao haga una segunda evaluacin con un

estndar:
Kerzner
CMMI
OPM3 Auto evaluacin o con consultor certificado

Seleccionar procesos o mejores prcticas a implementar

Establecer prioridades

Buscar patrocinio

Nombrar DP y Equipo

Planificar y ejecutar
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

CASO III - Fabricante de perifricos

(1997 2008)
2500 empleados
10 DP
Tiempo promedio de desarrollo 22 24 meses
Implementaron PMO Conceptual en 3 divisiones
Autorizaron programa Fast Cycle Time
Hoy8500 empleados
Tiempo de desarrollo 5 7 meses
Promedio de ingenieros por proyecto baj de 4.8
a 3.4
10 aos seguidos de crecimiento en
ingresos/utilidades
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

CASO IV Implementacin rpida en

compaa minorista
18 meses tratando de
implementar PMOsin
resultado
Mucho tiempo adaptando
un software de control
incorrectamente
Mucha experiencia previa
en la organizacin en DP
antes de llegar a esta
empresa
El Director del PMO haba
dicho que tardara un ao
ms
Recib una llamada
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

CASO IV Implementacin rpida en

compaa minorista

Investigacin con entrevistas

de 2 das
Presentacin ejecutiva
tercer da

Documentacin de la
Metodologa en 45 das

Aumento en productividad de
30% en el primer ao
Inters general en la empresa
en el segundo ao

Al final del segundo ao,

pasaron el PMO al nivel
corporativo (VP
Comunicaciones)
El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Un cliente con proyectos complejos

United Space Alliance

August 8, Endeavour Launch:
Nov 2002 Abr 2007
Tune up modific 200
sistemas
1.66 miliones partes
entregadas
13,156 chequeos sobre
hardware
3,233 entre-brechas
reemplazadas
2,045 azulejos termales
reemplazados
1,665 das en el hangar para
mejoras
Trabajo hecho al nivel de
proyecto dentro de cada
sistema
Seleccin del proyectos
dentro del programa es un
factor crtico!

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

August 8, 2007A perfect lift-off!!

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Es un viaje

Pueden lograr resultados rpidamente

Deben entrar en mejoras continuas

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Un viaje hacia el alto desempeo

hasta dnde irn?

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Informacin de contacto

john.patton@cadencemc.com
www.cadencemc.com
+1 503 CADENCE (223-3623)
1515 SW Fifth Avenue, Suite 920
Portland, Oregon USA

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Preguntas y Respuestas

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito

Muchas gracias por

su atencin!

El encuentro para los que buscan liderar proyectos con xito