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MANUAL DE USUARIO SAP MM

GENERACION PEDIDO DE COMPRA


MINERA ANTUCOYA

PROYECTO ISA Implementacin SAP Antucoya"

Contenidos.
1. Introduccin ............................................................................................................................... 3
2. Conceptos Generales del Proceso de Compra. .......................................................................... 4
2.1 Niveles organizacionales relevantes para el proceso de compras ....................................... 4
2.1.1 Centro Logstico ............................................................................................................ 4
2.1.2 Almacn ........................................................................................................................ 5
2.1.3 Organizacin de Compras ............................................................................................. 5
2.1.4 Grupo de compras ......................................................................................................... 5
2.2 Tipos de Insumos ................................................................................................................. 7
2.3 Tipos de Aprovisionamiento.................................................................................................. 7
2.4 Tipo de posicin ................................................................................................................... 8
2.5 Tipo de imputacin ............................................................................................................... 8
3. Pedido de Compra ..................................................................................................................... 9
3.1 Creacin de Pedido de Compra .......................................................................................... 10
3.1.1 Creacin Pedido de Compra Nacional o Importacin ................................................... 11
3.1.2 Creacin Pedido Marco ............................................................................................... 18
3.2 Modificacin / Visualizacin de Pedido de Compra ............................................................. 23
3.3 Visualizacin masiva de Pedidos de Compra...................................................................... 24
3.4 Eliminacin de Pedido de Compra ...................................................................................... 26
3.5 Configurar parmetros personalizados ............................................................................... 27
3.6 Creacin de Anexos para el Documento ............................................................................. 28

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1. Introduccin
La gestin de compras es un proceso clave que contribuye al logro de los objetivos de una
organizacin, garantizando la eficiente consecucin de recursos para solucionar oportunamente las
necesidades internas y externas de la empresa; adems, aporta considerablemente a mantener de
una manera ptima los indicadores financieros relacionados al aprovisionamiento de materiales y/o
servicios.
El presente Manual permite conocer los aspectos ms importantes del proceso de compra para
Minera Antucoya.
A continuacin, podr consultar los conceptos generales a considerar dentro del proceso de
compras, as como tambin un detalle explicativo de la generacin de pedidos de compras.

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2. Conceptos Generales del Proceso de Compra.


2.1 Niveles organizacionales relevantes para el proceso
de compras
Con el objetivo de dar un contexto a los conceptos del proceso de compra; en esta primera
parte se definirn de manera general aqullos que son ms relevantes.

2.1.1 Centro Logstico


Los centros logsticos son una unidad de organizacin que sirve para subdividir una
empresa en funcin de aspectos de produccin, aprovisionamiento, mantenimiento y
planificacin de necesidades. Es un lugar en el que se producen materiales o se
suministran entregas y servicios.
Los centros son espacios fsicos donde se ejecutan las operaciones del rea, como por
ejemplo una faena minera. Una de las grandes caractersticas de cada centro es su
independencia, lo que se traduce en una autonoma en la gestin de sus materiales y
stocks.
Para Minera Antucoya se define un nico centro logstico:

Centro Logstico

Descripcin

AN01

Antucoya

Datos del Centro

Nombre Legal

Minera Antucoya

Descripcin Sistema

Minera Antucoya

Direccin

125 kilmetros al Noroeste de Antofagasta

Cdigo postal

[no]

Comuna / Poblacin

Entre Mejillones y Mara Elena

Clave de Pas

CL

Telfono

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2.1.2 Almacn
Es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes; y dentro de la cadena de
suministro, en un almacn se pueden depositar materias primas, repuestos, insumos,
productos semiterminados o productos terminados.
Un almacn es una unidad organizativa en la cual se puede visualizar el stock de cada
uno de los materiales.
Para Minera Antucoya se han definido los siguientes almacenes:

Almacn

Descripcin

AN01
AN02
AN03
AN04
AN05

Bodega Principal
Sustancias Peligrosas
cido Sulfrico - Mejillones
Estanque Granel
Bodega Obsoletos

2.1.3 Organizacin de Compras


Es una unidad de organizacin que subdivide una empresa en funcin de las necesidades
de gestin de compras. sta se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios;
donde se establecen las condiciones de compra con los proveedores y es responsable de
tales operaciones.
En esta fase del proyecto se utilizar una nica organizacin de Compras. De sta, se
realizarn las adquisiciones de materiales y servicios y en general, todo tipo de compras.
Para Minera Antucoya se defini la siguiente organizacin de Compras.

Organizacin de Compras

Descripcin

AN01

Antucoya

2.1.4 Grupo de compras


Un grupo de compras corresponde a un encargado de compras o a un grupo de
encargados, responsables de realizar las compras. Es el responsable interno para el
suministro de un material o para una prestacin de servicio y tambin es la
persona de contacto de la compaa para negociar con los proveedores.
Dentro de una empresa, un grupo de compras puede desempear varias funciones
estratgicas; como por ejemplo, la actualizacin de datos maestros y datos de control del
proceso de compras, definicin de contratos marco y acuerdos para la gestin de compras,
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planificacin diaria de necesidades y peticiones de mercancas; tambin se incluye la
creacin de pedidos de compras, el envo de peticiones de oferta a proveedores y la
creacin de solicitudes de pedido.
Para Minera Antucoya, la funcin primordial que tendrn los grupos de compra ser
determinar los circuitos de aprobacin definidos por la empresa para las estrategias de
Liberacin de los documentos de compras (Solped, Contratos y Pedidos de Compra). (Ser
de gran utilidad consultar el apartado 2.6 referido a Estrategias de liberacin y los cdigos
y grupos definidos para ello).
A continuacin, se aprecian los grupos de compras definidos por la empresa:
Cdigo Grupo de
Compras

Descripcin

Cdigo Grupo de
Compras

Descripcin

M01

S_Gerencia Planta

S01

S_Gerencia Planta

M02

S_SI Area Seca

S02

S_SI Area Seca

M03

S_SI Area Hmeda

S03

S_SI Area Hmeda

M04

S_Instrum. Planta

S04

S_Instrum. Planta

M05

S_Mant Elec Plant

S05

S_Mant Elec Plant

M06

S_Mant Mec Planta

S06

S_Mant Mec Planta

M07

S_Plan Mant Plant

S07

S_Plan Mant Plant

M08

S_Laboratorio

S08

S_Laboratorio

M09

S_Planta Piloto

S09

S_Planta Piloto

M10

S_Ger Plan & Des

S10

S_Ger Plan & Des

M11

S_Planif. Mina

S11

S_Planif. Mina

M12
M13

S_Geologa
S_Proy Operac

S12
S13

S_Geologa
S_Proy Operac

M14

S_Geotecnia

S14

S_Geotecnia

M15

S_Gerencia Mina

S15

S_Gerencia Mina

M16

S_Planif. Operat

S16

S_Planif. Operat

M17

S_Instr Mina

S17

S_Instr Mina

M18

S_Operadores Mina

S18

S_Operadores Mina

M19

S_Taller Mina

S19

S_Taller Mina

M20

S_Terreno Mina

S20

S_Terreno Mina

M21

S_Plan Mant Mina

S21

S_Plan Mant Mina

M22

S_Gerencia O&O

S22

S_Gerencia O&O

M23

S_Ger. C&PEM

S23

S_Ger. C&PEM

M24

S_Gerencia RRHH

S24

S_Gerencia RRHH

M25

S_Gestion de RRHH

S25

S_Gestion de RRHH

M26

S_RH Des. Org

S26

S_RH Des. Org

M27

S_RH Control Lab.

S27

S_RH Control Lab.

M28

S_RH RRCC Comunic

S28

S_RH RRCC Comunic

M29

S_RH Serv. Pers

S29

S_RH Serv. Pers

M30

S_Gerencia A&F

S30

S_Gerencia A&F

M31

S_Abast Mat.

S31

S_Abast Mat.

M32

S_Abast Cont.

S32

S_Abast Cont.

M33

S_A&F TICA

S33

S_A&F TICA

M34

S_A&F Contab.

S34

S_A&F Contab.

M35

S_A&F Finanzas

S35

S_A&F Finanzas

M36

S_A&F CG Report

S36

S_A&F CG Report

M37

S_Gerencia SSOMA

S37

S_Gerencia SSOMA

M38

S_Medio Ambiente

S38

S_Medio Ambiente

M39

S_Seguridad & SO

S39

S_Seguridad & SO

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2.2 Tipos de Insumos


Dentro de los conceptos generales del proceso de compra SAP, se deben mencionar los tipos de
insumos que se pueden tratar:
Materiales: Es cualquier artculo que la empresa produce, almacena y/o vende.
Para estos casos ser necesario en primer lugar, dar de alta el material en el
registro maestro de materiales.
Servicios: El concepto puede englobar un servicio especfico o incluso un
conjunto de servicios que componen una actividad general. Para estos casos
primero ser necesario dar de alta el servicio en SAP como dato maestro. Luego
de ello, se podrn generar los documentos correspondientes.

2.3 Tipos de Aprovisionamiento


Otro aspecto importante es saber los tipos de aprovisionamiento que permite el sistema; para
Minera Antucoya son los siguientes:
Aprovisionamiento directo del material.
Son aquellas necesidades que estarn afectadas a una gestin de almacenes y
que afectar el stock y la valoracin del material. Es decir estar involucrada la
cuenta de existencia del material y su valor.
Aprovisionamiento directo a un objeto de costos.
Son aquellas necesidades que estarn afectas a una imputacin de objeto de
costo, que puede ser un gasto directo, un proyecto de inversin o un Activo Fijo.
Aprovisionamiento de un servicio externo.
El proceso de compra permite tratar cualquier servicio externo (o un conjunto de
varios servicios), como cualquier otro insumo; con algunas consideraciones
especiales como la creacin de registros maestros de servicios o su utilizacin en
documentos de compras; lo que ser tratado en captulos posteriores.

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2.4 Tipo de posicin


El tipo de posicin permite especificar cmo se controla el aprovisionamiento para una posicin de
material o una posicin de servicio. Para Minera Antucoya se utilizarn los siguientes tipos de
posicin.
Tipo Posicin

Descripcin

Normal
Servicios

2.5 Tipo de imputacin


Para el proceso de compras, imputacin corresponde a la asignacin del costo de un material o
servicio a un objeto identificador que puede ser tratado por el rea contable para la revisin de los
montos utilizados. Estos identificadores pueden ser un Centro de Costo, un Proyecto, un Activo
Fijo o simplemente una cuenta contable.
El tipo de imputacin es un identificador que permitir indicarle al sistema sobre qu objeto se
quiere cargar el costo del material o servicio.
El tipo de imputacin es un concepto que aparecer muchas veces en la creacin de documentos
de compra y afecta a las posiciones que se creen para ellos.

Para Minera Antucoya se utilizarn los siguientes tipos de imputacin:

Tipo Imputacin

F
K
P
U

Descripcin

Orden de mantenimiento
Centro de Costo
Proyecto
Desconocido (Slo para compras de servicios)

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3. Pedido de Compra
Tambin es denominado orden de compra. Es un documento formal entre el proveedor y la
empresa; este contiene un detalle de los materiales o servicios requeridos por la compaa, as
como la identificacin del proveedor suministrador. Tambin se incluyen las condiciones de pago y
trminos de entrega de los insumos comprometidos.
Es el documento ms importante dentro del proceso de compra; ya que concreta la necesidad de
aprovisionamiento de acuerdo a las solicitudes internas previas, y sirve de nexo con los
proveedores que los suministran.
Para Minera Antucoya, se han definido tres clases de pedidos de Compra:
Pedido de Compra Nacional.
Para realizar pedidos a proveedores dentro del territorio nacional, la clase identificadora es
ZNAC. El rango de nmeros asignado es desde 4600000000 al 4699999999.
Pedido de Compra Importacin.
Para realizar pedidos a proveedores fuera del territorio nacional, La clase identificadora es
ZIMP. El rango de nmeros asignado es desde 4500000000 al 4599999999.
Pedido Marco.
Esta modalidad es sugerida para compras de materiales o servicios de bajos valores; no es
obligatoria una entrada de mercadera o recepcin de servicios; tambin es posible el
ingreso directo de una factura. Tiene la ventaja de poder crear el documento con un
perodo de validez.
La clase identificadora es ZCON. El rango de nmeros asignado es desde 4400000000 al
4499999999.
Se puede acceder en forma directa a las transaccin de creacin de pedidos de compra digitando
ME21N (Crear). Tambin sern de utilidad sus transacciones relacionadas ME22N (Modificar) y
ME23N (Visualizar).
Tambin se puede acceder mediante la siguiente Ruta: Men SAP > Logstica > Gestin de
Materiales > Compras > Pedido

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Luego de ingresar a cualquiera de las transacciones mencionadas, se muestra la pantalla principal;
en ella, se destacan tres secciones importantes: la cabecera (1), el resumen del posiciones (2) y el
detalle de posicin (3). Estas secciones se aprecian en la siguiente figura:

Las secciones mencionadas sern comnmente referenciadas a lo largo del presente manual.

3.1 Creacin de Pedido de Compra


La creacin de un pedido de compra se puede realizar de varias maneras y estar determinada por
la clase de documento que se est creando.
Para Minera Antucoya, se ha definido que el proceso de creacin regular para los pedidos de
compras nacionales (ZNAC) y de Importacin (ZIMP), para servicios y materiales, se realizar a
partir de un documento predecesor, ya sea una solicitud de pedido o un contrato. Para ello se
consideran las siguientes secuencias de documentos.
Para Servicios:
1. Solicitud de pedido.
2. Contrato (pedido abierto)
3. Pedido de compra (ordenes de entrega)
Para Materiales (Alternativa 01):
1. Solicitud de pedido.
2. Contrato (pedido abierto)
3. Pedido de Compra (ordenes de entrega)
Para Materiales (Alternativa 02):
1. Solicitud de pedido.
2. Pedido de compra.

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Cualquiera sea el documento predecesor utilizado, deber estar necesariamente liberado para
participar en el proceso.
Las posibles peticiones de oferta, podrn utilizarse en todos los procesos indistintamente y sern
de carcter opcional.
Tambin es necesario indicar que se podrn confeccionar pedidos marco, para algunas compras
(clase de documento ZCON); los cuales tambin pueden construirse a partir de un documento
predecesor (solped), pero tambin podrn crearse en forma directa.

3.1.1 Creacin Pedido de Compra Nacional o Importacin


El proceso de creacin de pedido de compra con documento predecesor ser el mismo
tanto para materiales, como para servicios.
Tomando como base la figura indicada en el apartado 3; se pueden detallar los datos a
ingresar para la creacin del pedido; de este modo, para cada seccin se debe considerar
lo siguiente:

Datos de Cabecera:
En primer lugar, se destaca la lista desplegable en la cual se debe seleccionar la clase de
documento; este campo, permite diferenciar las variantes del pedido (ZNAC, ZIMP).
Otros datos obligatorios, se indican a continuacin:

Datos de ingreso:
Campo

Status

Proveedor

Obligatorio

Fecha del
Documento

Obligatorio

Utilizacin
Ingresar nmero identificador en el maestro de
proveedores.
Corresponde a la fecha de creacin del documento. El
sistema propone la fecha del sistema al momento de la
creacin.
Si bien es editable, el dato no puede estar vaco.

[Datos Organizacin]

Organizacin
Compras

Obligatorio

Se debe ingresar el identificador de la organizacin de


compras responsable del documento. En el caso de Minera
Antucoya, este valor ser AN01.

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Grupo de Compras

Obligatorio

Sociedad

Obligatorio

Ingresar el grupo de compras responsable. Para Minera


Antucoya, se debe especificar digitando el cdigo del grupo
o seleccionando entre las opciones posibles desde una lista
desplegable.
Se ingresa el identificador de la sociedad. Para Minera
Antucoya, este valor corresponde a ANT.

Luego, pulsar el botn


, ubicado en la barra de estado de la
transaccin, ubicada en la parte superior del entorno. Esta accin despliega un cuadro de
seleccin de documentos previos entre los que se cuentan, peticiones de oferta, contratos
y solicitudes.
Pulsando el botn
, se puede acceder al siguiente cuadro de seleccin, permitiendo
seleccionar el tipo de documento predecesor.

Al seleccionar cualquiera de las opciones, se despliega una pantalla de seleccin de


datos, que permite filtrar la consulta sobre los documentos del sistema para su posterior
despliegue resumido. Este despliegue, se presenta a modo de lista de documentos
ordenados por nmero identificador en forma descendente y en un formato de rbol,
permitiendo identificar las posiciones de cada uno. Un ejemplo de dicha lista se presenta
en la siguiente imagen:

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A continuacin, el usuario debe conocer el documento predecesor para la creacin del
pedido de compra, y proceder a seleccionarlo de la lista; luego, con el objeto
seleccionado, se arrastra con el mouse al cono principal de la cabecera de la
transaccin; este cono se muestra en la siguiente imagen.

Esta simple accin, permite que se copien todas las posiciones del documento predecesor
seleccionado, traspasando datos esenciales, como los tipos de posicin, los tipos de
imputacin, los datos identificadores de material, las cantidades propuestas en dicho
documento, entre otros. Adems, el sistema genera automticamente las referencias entre
el documento copiado y el pedido de compra en construccin, a nivel de cada posicin.
Tambin, seleccionando un tem de documento predecesor y pulsando el botn
(Tomar), es posible ejecutar la misma accin que el arrastre explicado anteriormente.

Es til sealar que para Minera Antucoya, el sistema permite crear un pedido de compra
desde una solped o un pedido abierto; adems, se puede crear desde ms de un
documento predecesor (del mismo tipo), incluso es posible crear un pedido hacia un mismo
proveedor desde solicitudes pertenecientes a distintos grupos de compra, centralizando la
compra en una sola lista (no obstante, esto requiere que el comprador decida slo un
grupo de compra que centralizar todas las requisiciones).

Resumen de Posiciones:
En las lneas de resumen de posicin, representadas en forma de tabla o grilla de datos,
se presentan todos los insumos que se traspasaron desde la accin de arrastre anterior.
En esta instancia, se copian los datos ms importantes provenientes del documento
predecesor, pero tambin el sistema solicita algunos adicionales.
A continuacin se detallan los datos de posicin que el sistema requiere para la validacin
del pedido de compra:

Campo

Status

Utilizacin

Material

Obligatorio

Nmero de Material (Cdigo nico dentro del sistema).


Se toma desde el documento predecesor

Cantidad del
Pedido

Obligatorio

Se debe digitar la cantidad numrica que se requiere del


material individualizado.

Fecha de Entrega

Obligatorio

Corresponde a la fecha de entrega por parte del proveedor


de las mercancas requeridas.
El sistema propone una fecha de entrega previamente
configurada; sin embargo, el usuario puede editar dicha
informacin.

Precio Neto

Obligatorio

Se debe especificar el precio neto por unidad del material o


servicio a comprar.

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Opcional

Indica cmo se controla el aprovisionamiento para una


posicin de material.
Este dato es opcional en el caso de los materiales, pero
obligatorio en el caso de los servicios.
(Revisar referencia en apartado 2.4)

Tipo de
Imputacin (I)

Opcional

El tipo de imputacin es un identificador que permitir


indicarle al sistema sobre qu objeto se quiere cargar el costo
del material o servicio.
Si el documento predecesor tiene una imputacin definida,
sta se copia al pedido de compras; sino, es necesario
definirlo en esta instancia de la compra, ya que esta accin
condicionar los posteriores procesos de recepcin de
mercancas y contabilizaciones.
Este dato es opcional en el caso de los materiales, pero
obligatorio en el caso de los servicios.
(Revisar referencia en apartado 2.5).

Centro

Obligatorio

Centro receptor del material requerido; para Minera Antucoya,


este valor ser AN01.

Opcional

El usuario puede especificar el almacn receptor del material


individualizado. Minera Antucoya ha definido slo un
almacn lgico, por lo que no es obligatorio su ingreso
(AN01).

Tipo de Posicin
(P)

Almacn

En la grilla de visualizacin, tambin aparecen otras columnas, donde bsicamente el


sistema obtendr informacin a partir de los datos maestros del material individualizado;
entre estos datos se tiene el texto breve de material, la unidad de medida base (UM) y el
grupo de artculos.
Tambin, el sistema es capaz de deducir otros datos como el nmero de registro info, o
los nmeros de documentos predecesores.
Seleccionando una posicin y con el botn
, es posible borrar el registro que se est
ingresando, en caso de que se hayan producido errores.

Detalle de Posiciones:
Dependiendo de los datos de cada lnea de posicin agregada a la seccin anterior, se
debern asignar datos al detalle de dicha posicin. Las pestaas que pueden aparecer en
esta seccin del documento, estarn condicionadas por algunos datos del resumen, por
ejemplo:
Tipo de posicin: Si en el resumen se especifica una F (Servicios), se agregar la
pestaa de Servicio que especifica la lista de prestaciones que contendr el documento
(heredada del documento predecesor.)
Tipo de imputacin: Si el valor del resumen es vaco (sin imputacin), el sistema no
solicitar datos adicionales, y la definicin de la imputacin corresponder a procesos
posteriores ajenos al proceso de compra. En cambio, si se define algn valor para este
campo, el sistema agrega al detalle la pestaa de Imputacin solicitando el ingreso de un
centro de costo, orden, elemento PEP o cdigo de activo fijo segn corresponda al tipo de
imputacin.

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Para Minera Antucoya y en caso que los insumos sean materiales, el sistema solicitar la
clase de valoracin del material presente en la pestaa de Entrega. Este dato se
utilizar para contabilizar el material en procesos posteriores. Si el dato fue ingresado en la
solicitud de pedido predecesora, el sistema copiar el dato; si no, ser solicitado en esta
instancia de manera obligatoria.
Las opciones de clases de Valoracin del Material, pueden ser NUEVO, REPARADO,
SOBRANTE o DAADO.

Configurar Salida de impresin:


En la fase de creacin de un pedido de compra; tambin es importante conocer la forma de
emitir la impresin del pedido.
Cabe sealar que en SAP, siempre es necesario asociar un mensaje de salida al
documento que el usuario desea imprimir. Este mensaje sirve de interfaz de transformacin
de los datos del sistema a un formato de impresin que puede emitirse por impresora o en
medios digitales.
Para el caso de Minera Antucoya, el mensaje de salida para pedidos de compra se
denomina ZNEU, y est configurado que se asocie en forma automtica al documento que
se est creando. Sin embargo, tambin se puede crear manualmente, para lo cual se
deben seguir los siguientes pasos:
1. Al pulsar el botn
, en la pantalla principal de creacin de pedidos de
compra se desplegar una pantalla auxiliar con una tabla de datos en la cual debe
aparecer el mensaje en forma automtica; de lo contrario, se deben agregar los datos
necesarios. Esta tabla se presenta a continuacin:

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Datos de Ingreso:
Campo

Clase de
Mensaje

Medio

Idioma

Status

Utilizacin

Obligatorio

Indica el tipo de mensaje que se desea configurar.


Para Minera Antucoya y para el caso de la salida de un pedido
de compra se debe ingresar la clave ZNEU.

Obligatorio

Es un identificador del medio por el cual se le desea dar salida


a la impresin. Por defecto, el sistema propone 1. Salida de
Impresora. Sin embargo esto puede ser editado con otras
opciones.

Obligatorio

Idioma del mensaje a enviar.


Para Minera Antucoya se debe ingresar la clave ES (Espaol)

2. Luego, debe pulsar el botn de funcin


, el cual desplegar una
nueva pantalla de ingreso de datos, tal como se muestra a continuacin:

En esta pantalla, ser necesario que el usuario especifique el destino lgico donde se
desea enviar la salida; en otras palabras, el nombre de la impresora que desea
seleccionar (tambin puede buscarse desde una lista).
3. Pulsando el botn

se podr volver a la pantalla anterior.

4. Luego, debe pulsar el botn de funcin


, el cual desplegar una
nueva pantalla de ingreso de datos, tal como se muestra a continuacin:

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En esta pantalla, ser necesario que el usuario especifique slo la modalidad de envo
de la salida; se debe dejar la opcin por defecto propuesta por el sistema: Enviar
inmediatamente (al grabar la aplicacin).
5. Pulsando el botn

se podr volver a la pantalla anterior.

6. Al grabar los datos, se emitir la salida de impresin. Esta emisin ser identificada
por el sistema como una orden de spool y puede ser reimpresa las veces que el
usuario requiera.

Grabacin de Documento:
Con cada ingreso de datos de una posicin, el sistema valida aquellos campos obligatorios
y genera un status de posicin; ste se muestra en el extremo izquierdo de cada tem del
resumen mediante un cono; el cual, permite identificar el nivel de error en los datos
ingresados. De esta forma, se puede visualizar lo siguiente:

Crculo Rojo

Error crtico: No se permitir guardar el documento a menos


que dicho error sea tratado (solucionado).

Tringulo
Amarillo

Mensaje de advertencia: La posicin tiene algunos reparos; sin


embargo, el documento s puede guardarse.

Vaco

Registro correcto: La posicin no tiene reparos; el documento


puede guardarse.

Finalmente, pulsando el botn

se guardarn los cambios.

El correcto registro del documento es notificado por el sistema mediante un mensaje de


status que aparece en el extremo inferior izquierdo de la pantalla del entorno SAP, en el
cual se indica el nmero correlativo creado para identificar el documento que acaba de
crearse. Un ejemplo de dicha notificacin se puede apreciar en la siguiente
figura:

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3.1.2 Creacin Pedido Marco


El proceso de creacin de pedido marco ser el mismo tanto para materiales, como para
servicios.
Tomando como base la figura indicada en el apartado 3; se pueden detallar los datos a
ingresar para la creacin del pedido; de este modo, para cada seccin se debe considerar
lo siguiente:

Datos de Cabecera:
En primer lugar, se destaca la lista desplegable en la cual se debe seleccionar la clase de
documento; en este caso se deber seleccionar el indicador ZCON. Otros datos
obligatorios, se indican a continuacin:

Datos de ingreso:
Campo

Status

Utilizacin

Obligatorio

Ingresar nmero identificador en el maestro de


proveedores.

Obligatorio

Corresponde a la fecha de creacin del documento. El


sistema propone la fecha del sistema al momento de la
creacin.
Si bien es editable, el dato no puede estar vaco.

Obligatorio

Se debe ingresar el identificador de la organizacin de


compras responsable del documento. Par Minera
Antucoya este valor ser AN01.

Grupo de Compras

Obligatorio

Ingresar el grupo de compras responsable. Para Minera


Antucoya, se debe especificar digitando el cdigo del
grupo o seleccionando entre las opciones posibles desde
una lista desplegable.

Sociedad

Obligatorio

Se ingresa el identificador de la sociedad. Para Minera


Antucoya, este valor corresponde a ANT.

Inicio Perodo de
Validez

Obligatorio

Ingresar la fecha de Inicio del acuerdo marco.

Fin Perodo de
Validez

Obligatorio

Ingresar la fecha lmite de vigencia del acuerdo marco.

Proveedor
Fecha del
Documento
[Datos Organizacin]

Organizacin
Compras

[Datos Adicionales]

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Resumen de Posiciones:
El sistema permite la creacin de un pedido marco desde un documento predecesor, para
lo cual se deben seguir los mismos pasos indicados en el apartado 3.1.1. Sin embargo,
tambin es habitual crear este tipo de documentos sin referencias anteriores, para lo cual
deben ingresarse varios datos de posicin.
A continuacin se detallan dichos datos
requeridos por el sistema:

Campo

Status

Utilizacin

Material

Obligatorio

Nmero de material (Cdigo nico dentro del sistema).


Se toma desde el documento predecesor

Cantidad del
Pedido

Obligatorio

Se debe digitar la cantidad numrica que se requiere del


material individualizado.

Unidad de Medida

Obligatorio

Para el caso de los servicios debe digitarse explcitamente.

Fecha de Entrega

Opcional

Precio Neto

Obligatorio

Corresponde a la fecha de entrega por parte del proveedor


de las mercancas requeridas.
El sistema propone una fecha de entrega previamente
configurada; sin embargo, el usuario puede editar dicha
informacin.
Se debe especificar el precio neto por unidad del material o
servicio a comprar.

Opcional

Indica cmo se controla el aprovisionamiento para una


posicin de material.
Este dato es opcional en el caso de los materiales, pero
obligatorio en el caso de los servicios.
(Revisar referencia en apartado 2.4)

Tipo de
Imputacin (I)

Opcional

El tipo de imputacin es un identificador que permitir


indicarle al sistema sobre qu objeto se quiere cargar el costo
del material o servicio.
Si el documento predecesor tiene una imputacin definida,
sta se copia al pedido de compras; sino, es necesario
definirlo en esta instancia de la compra, ya que esta accin
condicionar los posteriores procesos de recepcin de
mercancas y contabilizaciones.
Este dato es opcional en el caso de los materiales, pero
obligatorio en el caso de los servicios.
(Revisar referencia en apartado 2.5)

Centro

Obligatorio

Centro receptor del material requerido; para Minera Antucoya,


este valor ser AN01.

Opcional

El usuario puede especificar el almacn receptor del material


individualizado. Minera Antucoya slo ha definido un
almacn lgica , por lo que no es obligatorio su ingreso
(AN01).

Tipo de Posicin
(P)

Almacn

En la grilla de visualizacin tambin aparecen otras columnas, donde bsicamente el


sistema obtendr informacin a partir de los datos maestros del material individualizado;
entre estos datos se tiene el texto breve de material, la unidad de medida base (UM) y el
grupo de artculos.
Tambin, el sistema es capaz de deducir otros datos como el nmero de Registro info, o
los nmeros de documentos predecesores.
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Seleccionando una posicin y con el botn
, es posible borrar el registro que se est
ingresando, en caso de que se hayan producido errores.

Detalle de Posiciones:
Dependiendo de los datos de cada lnea de posicin agregada a la seccin anterior, se
debern asignar datos al detalle de dicha posicin. Las pestaas que pueden aparecer en
esta seccin del documento, estarn condicionadas por algunos datos del resumen
.
En este caso aplican las mismas reglas descritas en el apartado anterior referido al detalle
de posicin (revisar apartado 3.1.1)

Configurar Salida de impresin:


En la fase de creacin de un pedido de compra; tambin es importante conocer la forma de
emitir la impresin del pedido.
Cabe sealar que en SAP, siempre es necesario asociar un mensaje de salida al
documento que el usuario desea imprimir. Este mensaje sirve de interfaz de transformacin
de los datos del sistema a un formato de impresin que puede emitirse por impresora o en
medios digitales.
Para el caso de Minera Antucoya, el mensaje de salida para pedidos de compra se
denomina ZNEU, y est configurado que se asocie en forma automtica al documento que
se est creando. Sin embargo, tambin se puede crear manualmente, para lo cual se
deben seguir los siguientes pasos:
1. Al pulsar el botn
, en la pantalla principal de creacin de pedidos de compra
se desplegar una pantalla auxiliar con una tabla de datos en la cual debe aparecer el
mensaje en forma automtica; de lo contrario, se deben agregar los datos necesarios.
Esta tabla se presenta a continuacin:

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Datos de Ingreso:
Campo

Clase de
Mensaje

Medio

Idioma

Status

Utilizacin

Obligatorio

Indica el tipo de mensaje que se desea configurar.


Para Minera Antucoya y para el caso de la salida de un pedido
de compra se debe ingresar la clave ZNEU.

Obligatorio

Es un identificador del medio por el cual se le desea dar salida


a la impresin. Por defecto, el sistema propone 1. Salida de
Impresora. Sin embargo esto puede ser editado con otras
opciones.

Obligatorio

Idioma del mensaje a enviar.


Para Minera Antucoya se debe ingresar la clave ES (Espaol)

2. Luego, debe pulsar el botn de funcin


, el cual desplegar una
nueva pantalla de ingreso de datos, tal como se muestra a continuacin:

En esta pantalla, ser necesario que el usuario especifique el destino lgico donde se
desea enviar la salida; en otras palabras, el nombre de la impresora que desea
seleccionar (tambin puede buscarse desde una lista).

3. Pulsando el botn

se podr volver a la pantalla anterior.

4. Luego, debe pulsar el botn de funcin


, el cual desplegar una
nueva pantalla de ingreso de datos, tal como se muestra a continuacin:

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En esta pantalla, ser necesario que el usuario especifique slo la modalidad de envo
de la salida; se debe dejar la opcin por defecto propuesta por el sistema: Enviar
inmediatamente (al grabar la aplicacin).
5. Pulsando el botn

se podr volver a la pantalla anterior.

6. Al grabar los datos, se emitir la salida de impresin. Esta emisin ser identificada
por el sistema como una orden de spool y puede ser reimpresa las veces que el
usuario requiera.

Grabacin de Documento:
Con cada ingreso de datos de una posicin, el sistema valida aquellos campos obligatorios
y genera un status de posicin; ste se muestra en el extremo izquierdo de cada tem del
resumen mediante un cono; el cual, permite identificar el nivel de error en los datos
ingresados. De esta forma, se puede visualizar lo siguiente:

Crculo Rojo

Error crtico: No se permitir guardar el documento a menos


que dicho error sea tratado (solucionado).

Tringulo
Amarillo

Mensaje de Advertencia: La posicin tiene algunos reparos;


sin embargo, el documento s puede guardarse.

Vaco

Registro correcto: La posicin no tiene reparos; el documento


puede guardarse.

Finalmente, con el botn

se guardarn los cambios.

El correcto registro del documento, es notificado por el sistema mediante un mensaje de


status que aparece en el extremo inferior izquierdo de la pantalla del entorno SAP, y en el
cual se indica el nmero correlativo creado para identificar el documento que acaba de
crearse. Un ejemplo de dicha notificacin se puede apreciar en la siguiente figura:

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3.2 Modificacin / Visualizacin de Pedido de Compra


Se puede acceder a estas funciones mediante las siguientes transacciones: ME22N (Modificar) y
ME23N (Visualizar).
Para ambas opciones, el sistema abre la misma pantalla principal de la transaccin (indicada al
comienzo del apartado 3); en esta ocasin no se presentar en blanco, sino que desplegar todos
los datos correspondientes al ltimo pedido de compra tratado. Datos que permanecen en memoria
del sistema, tal como se aprecia en el siguiente ejemplo:

Para el caso de la modificacin, los campos de edicin se presentan habilitados (en caso de ser
necesario, se pueden modificar cantidades y valores, e incluso agregar nuevas posiciones al
documento); en cambio, en el caso de la visualizacin, los datos slo se presentan con formato de
consulta; no permitiendo edicin.
La opcin de modificacin debe ser tratada con especial cuidado, en especial, en aquellos casos
donde el documento ya est siendo utilizado en procesos posteriores. Por ejemplo, no se deber
modificar un pedido de compra una vez que ste haya sido enviado al proveedor para confirmar
una adquisicin. Por este motivo, se sugiere analizar detenidamente estos casos.
Luego de efectuada cualquier edicin, y accionando el botn

se guardarn los cambios.

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3.3 Visualizacin masiva de Pedidos de Compra


Es muy til para el Usuario creador de Pedidos de Compra, revisar listados de informacin de los
documentos creados; para esto, el sistema dispone de una serie de transacciones que permiten
realizar estas tareas utilizando diferentes filtros. Las transacciones a utilizar son: ME2L (Visualizar
por proveedor), ME2M (Visualizar por material), ME2C (Visualizar por grupo de artculos), ME2N
(Visualizar por nmero de pedido), ME2K (Visualizar por imputacin), ME2W (Visualizar por centro
suministrador).
La ruta de men SAP para el acceso a las opciones mencionadas es la siguiente:

La presentacin de las transacciones indicadas son en general, similares para todas las opciones
(exceptuando la visualizacin por servicio); en las cuales, bsicamente se muestra una lista de
parmetros de seleccin, donde el usuario puede filtrar y acotar su consulta ingresando distintos
datos. Un ejemplo de dichas pantallas se puede apreciar a continuacin:

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Finalmente se muestra la visualizacin de las consultas realizadas. Estas se presentan a modo de
listado de datos, desde la cual se puede acceder a los detalles de cada pedido de compra
haciendo doble clic sobre algn nmero de documento seleccionado. La forma de visualizacin
variar dependiendo del Alcance de lista seleccionado (estndar o ALV). Estas visualizaciones se
muestran en las siguientes imgenes.

Para la visualizacin masiva por nmero de servicio, la pantalla de seleccin es diferente, pero su
funcionalidad es similar; es decir, permite acotar la consulta de los datos; tal como se puede
apreciar en la siguiente figura:

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La visualizacin del listado, se presenta a modo de tabla (o grilla), tal como se puede apreciar a
continuacin.

3.4 Eliminacin de Pedido de Compra


La eliminacin de pedido de compra slo se realiza a nivel lgico; es decir, el nmero originado al
momento de su creacin seguir existiendo dentro del sistema, aunque todas sus posiciones sean
deshabilitadas.
Este borrado lgico se consigue ejecutando la marca de borrado de todas sus posiciones.
Para esto, se debe ejecutar el proceso de modificacin (revisar apartado 3.2).
Luego, seleccionar las posiciones del documento y ejecutar el botn
Luego, pulsando el botn

se pueden guardar los cambios.

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3.5 Configurar parmetros personalizados


Es muy til para el usuario creador de solicitudes de pedido; generar una parametrizacin personal
de los datos generales de ingreso para la creacin de un pedido. De esta forma, cada vez que el
usuario acceda a la transaccin de creacin ME21N, dichos datos se presentarn como valores de
propuesta; lo que permitir ahorros de tiempo en la edicin de campos; tiempo significativo si se
considera un gran volumen de pedidos a crear.
Para este fin, el usuario debe pulsar el botn
, en la pantalla principal del
entorno de trabajo. Con esto, se desplegar una pantalla auxiliar con dos pestaas de informacin.
Es necesario que el usuario pulse la pestaa Valores de Propuesta; la cual permite ingresar los
campos que el usuario requiere inicializar y sus valores iniciales, tal como se muestra en la
siguiente imagen.

Pulsando el botn
pedido para su inicializacin.
Pulsando el botn

, el usuario puede seleccionar otros campos de

, se pueden guardar los cambios.

Los valores propuestos ingresados se aplicarn cada vez que el usuario ejecute la transaccin
ME21N, y tal como se indica, sern slo de propuesta; ya que podrn ser igualmente editados
durante la confeccin del pedido de compra.
Los valores propuestos por el usuario slo sern utilizados por su perfil personal; no se puede
acceder a parametrizaciones personales de otros usuarios.

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3.6 Creacin de Anexos para el Documento


En muchas ocasiones, es til para el usuario, anexar algn tipo de informacin para justificar la
creacin del documento (documento de requerimiento, correo electrnico, nota personal, entre
otros). Para este propsito, el sistema permite la aplicacin de servicios para el objeto, con lo cual
es posible efectuar varias funciones. A continuacin, se describen las ms relevantes.
Pulsando el botn
ubicado al costado superior izquierdo del entorno de trabajo, se puede
acceder a los diferentes servicios para el objeto; pulsando el indicador de lista desplegable,
aparecer un men de contexto, tal como se visualiza en la siguiente imagen:

Crear Anexo:
Permite la anexin de un archivo fsico al sistema desde el equipo del usuario operador. Se
despliega una pantalla de navegacin que permite seleccionar el archivo; luego, pulsando el botn
Abrir; el sistema captura la ruta lgica y sube el archivo seleccionado.

Si la anexin ha sido exitosa; se despliega un mensaje de notificacin, tal como se aprecia en la


siguiente imagen:

Crear Nota:
Permite archivar un texto adicional con observaciones del usuario. El sistema despliega un editor
de texto simple que permite el ingreso de un ttulo para el texto y el cuerpo del contenido. Esto se
puede apreciar en la siguiente imagen:

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Crear Documento Externo:


Permite el ingreso de una direccin URL con la informacin que el usuario desea anexar. El
sistema posteriormente permitir acceder a dicha direccin, abriendo el navegador web
predeterminado en el equipo del usuario. Para el ingreso el sistema despliega una pantalla que
permite anotar un ttulo y la direccin URL requerida, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Listar Anexos:
Permite Visualizar todos los anexos del documento creado; para ello, el sistema despliega un
listado similar al que se puede apreciar en la siguiente imagen:

Desde este listado, el usuario podr visualizar el contenido de cada anexo pulsando sobre el tem
requerido.
Enviar Objetos:
El sistema permite adems desde este punto el envo del documento va email. Para esto, el
sistema despliega la pantalla estndar de envo de mensajera, la cual permite agregar un cuerpo
al mensaje y a la vez adjuntar archivos adicionales.
Para el caso de los documentos de compra, se enviar slo como una notificacin de creacin; sin
embargo, el usuario podr adjuntar manualmente el formato impreso del documento.
Para Minera Antucoya se ha habilitado el envo de mensajera tanto para usuario internos, como
para correos externos a la organizacin.
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