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TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO
PRINCIPAL____________________________________________________________1

Contenido
OBJETIVO PRINCIPAL............................................................................................ 4

2.OBJETIVO PRINCIPAL 6
OBJETIVOS SECUNDARIOS 7
JUSTIFICACIN 8
1. LA METODOLOGA. 9
1.1. ENCUADERNADORA SA. 9
2. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN PROBLMICA. 11
3. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN A LA PROBLEMTICA PLANTEADA. 12
3.1. PRIMERA ALTERNATIVA: PRODUCIR LOS PRODUCTOS EN OTROS
PAISES. 12
3.2. SEGUNDA ALTERNATIVA: COMPRAR EL PAPEL EN OTRO PAIS. 13
3.3. TERCERA ALTERNATIVA: HACER LAS COMPRAS EQUIVALENTES
NECESARIAS. 13
4. SELECCIN DE LA MEJOR ALTERNATIVA DE SOLUCIN. 15
5. RECOMENDACIONES Y PRECAUSIONES FRENTE A ESTA CRISIS. 16
5.1. TENER MAS DE UN PROVEEDOR. 16
CONCLUSIONES 15

OBJETIVO PRINCIPAL
Identificar y plantear una solucin exitosa a la problemtica presentada por la
compaa Encuadernadora S.A, aplicando una metodologa adecuada que
permita encontrar a mejor solucin posible.

OBJETIVOS SECUNDARIOS

Aplicar las temticas aprendidas en el mdulo para estudiar y analizar la


problemtica presentada por la compaa Encuadernadora S.A.

Analizar el entorno en el cual se desempea la compaa


Encuadernadora S.A, para determinar los factores y variables que
afectan o impactan la problemtica presentada.

Proponer una solucin que permita a la compaa Encuadernadora S.A,


solucionar
sus
problemas
de
abastecimiento,
produccin
y
comercializacin de sus productos aplicando la metodologa
seleccionada.

INTRODUCCIN
El anlisis y estudio de esta problemtica tiene como finalidad identificar y
aplicar una metodologa lo suficientemente estructurada para establecer y
distinguir
los
diferentes conceptos
del
proceso
de
compras
y
aprovisionamiento, frente a una dificultad que se puede presentar durante
el proceso, as mismo entender la importancia de prever todas las
situaciones que pueden suceder para tomar decisiones y actuar de manera
preventiva frente a otras problemticas.
Tambin se observar la importancia de la materia prima para desarrollar
un producto terminado segn las especificaciones de calidad, de la
compaa objeto del estudio, como lo es el bagazo de caa de azcar,
as como la de tener un segundo y tercer proveedor alternativo en una
empresa.
Se analizar desde diferentes puntos de vista la problemtica presentada en
esta compaa para lograr aplicar la metodologa adecuada y de esta manera
encontrar la mejor solucin para los desmanes presentados desde el proceso
de adquisicin de la materia prima, pasando por la produccin y terminando
con la comercializacin.

JUSTIFICACIN
Empresarios caeros, representados en Asocaa, y las autoridades
gubernamentales obligaron a declarar el paro, debido a la negativa de
solucionar el pliego de peticiones presentado el 14 de Julio de 2008; Lo
anterior afect claramente a la empresa PAPELITOS S.A., que
est
catalogada como el principal fabricante de papel en el pas, ya que ellos
manipulan como materia prima, el bagazo de caa, que es un
subproducto de la industria azucarera, disminuyendo su produccin y
llevndola a incumplir por fuerza mayor a muchos de sus usuarios que
dependen en gran medida de esta significativa materia prima para la
fabricacin de otros productos. PAPELITOS S.A., es el primer y nico proveedor
de la materia prima (el papel), de la empresa ENCUADERNADORA S.A.,
especializada en el diseo y distribucin de productos de papelera
escolar, por ende este paro genera grandes inconvenientes para poder
atender
la mayor demanda nacional e internacional a los pases como:
Venezuela, Mxico, Ecuador, Per y Panam y que est comprendida entre los
meses de Agosto a Enero de cada ao. La misin es brindar apoyo en la
bsqueda de las posibles soluciones a este problema que enfrentan los
directivos de la ENCUADERNADORA S.A.

LA METODOLOGA

Se estudiaran las diferentes actividades de los tres actores principales de este


acaso a
saber cmo son:

ENCUADERNADORA S.A
PAPELITOS S.A.
INGENIOS

Se revisarn los inconvenientes o dificultades de cada una de las empresas


para poder
cumplir con los requerimientos de los clientes.

Se plantearn posibles alternativas teniendo en cuenta que se tienen


plantas de
produccin en otros pases que no se encuentran en paro.

Se revisarn los respectivos costos que puede generar el suplir la necesidad


actual de
la empresa.

Posteriormente se identificar la forma ms adecuada y clara, las causas


que estn
generando este problema, para poder generar alternativas de solucin a
cada una de
ellas y las respectivas recomendaciones.

1.1. ENCUADERNADORA SA.


La encuadernadora S.A. es una empresa especializada en el diseo,
produccin y
distribucin de productos de papelera escolar. Ofrece a estudiantes de
preescolar,
primaria, bachillerato, universitarios, profesionales y consumidores de
distintas edades
una gama completa de productos, que ayudan a hacer ms fcil y productiva la
labor de
registro, archivo, escritura, manejo de informacin y comunicacin.
Tienen presencia directa en 12 pases: Mxico, Guatemala, El Salvador,
Costa Rica,
Colombia, Panam, Venezuela, Ecuador, Per, Brasil, Puerto Rico y
Repblica
Dominicana.
Cuenta con 3 plantas de produccin
principal
materia primas
final de sus

es el Papel, que

en Colombia, Mxico y

representan el 80%

Brasil, su

sobre el costo

productos.
Los competidores en la actualidad provienen de la China. Este pas tiene la
industria de
papel de mayor crecimiento en el mundo y es el segundo productor de
papel. Cuenta
con maquinaria moderna, de gran velocidad y eficiencia.
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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En Amrica Latina La Encuadernadora S.A es lder en facturacin en


todas las
categoras donde compite. Los competidores de la regin son: Anota,
Fabio-Castillo,

etc.
La Encuadernadora S.A. atiende la demanda nacional e internacional de pases
como:
Venezuela, Mxico, Ecuador, Per y Panam
periodo

principalmente en el

comprendido entre Agosto y Enero.

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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2. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN PROBLMICA.

A raz de la noticia del inicio del paro nacional de corteros de caa


representados por
Asocaa, en los departamentos del Cauca Risaralda y Valle del Cauca, se
consultaron
a un ejecutivo de cuenta de papelitos s.a., quien comento:
Papelitos an no ha parado la planta, pues tienen bagazo de caa para
15 das,
adems considera que ese paro no durara ms de una semana, y las
cosas
continuarn como si nada.

Entiende que estn realmente preocupados, y que la empresa an le ha


comunicado
nada formal al respecto, pero de lo que si tiene conocimiento, es que el
segundo molino

de Papelitos S.A. no se ver afectado por el paro, porque el ingenio que lo


abastece de
bagazo de caa no participo de l, pero que ese solo molino no puede
cubrir toda la
demanda de la encuadernadora.

Debido a que esta reunin no les dio ninguna alternativa de solucin y en la


planta los
comentarios y el nerviosismo de los empleados empeoraba, citaron a una
reunin con
la alta gerencia de la empresa, cul era el estado de inventario para
revisar las
acciones preventivas para no afectar la temporada principal de la empresa,
teniendo en
cuenta que lo siguiente:

1.- Papelitos s.a., su nico proveedor en su primer molino tiene provisin


bagazo para
abastecer sus mquinas por quince das a partir
dos no va a

de la fecha, el Molino

parar su produccin por que no entro en paro, pero ese molino solo no
puede cubrir
toda la demanda necesitada por la empresa.

2.- Los niveles de inventario de papel de la encuadernadora que


ascienden a dos mil
toneladas que sumado las correspondientes entregas de papelitos, existe un
faltante de
6.840 toneladas, lo que indica que no se cumplirn con lo planeado
para atender la
temporada alta.

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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3. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN A LA PROBLEMTICA PLANTEADA.

Debido al paro de corteros no es posible mantener el abastecimiento de


materias
primas.
Partiendo del problema existente en la empresa LA ENCUADERNADORA
SA se
plantean tres alternativas de solucin, de las cuales dos son de acciones
inmediatas
mientras que la tercera es pensada a futuro para evitar esta clase de
inconvenientes,
estas son:

Partiendo del objetivo de la empresa la encuadernadora que es obtener


la materia
prima es decir el papel para satisfacer los pedidos de la mejor
temporada, para
garantizar su posicin en el mercado y margen de utilidad. Se proponen las
siguientes
alternativas de solucin:

3.1. PRIMERA ALTERNATIVA: PRODUCIR LOS PRODUCTOS EN OTROS PAISES.

Se propone contactar otras fbricas ubicadas en otros pases, como el Per,


donde se

consiguen buenos precios para realizar el producto en dicho pas.

Beneficios:
se tendr el producto para la temporada.
se podr mantener los costos previstos y el margen de utilidad.
se podr cumplir con la entrega de todos los pedidos realizados
fortaleciendo la
marca de la empresa a nivel nacional e internacional.

Riesgos:
se entrega informacin confidencial de la empresa sobre las
especificaciones de
los productos ya que sern realizados por personas ajenas a la compaa, por
lo
cual podr ser copiada la calidad de los productos lo cual puede ser
aprovechado por la competencia quienes se fortalecern con esta informacin
a
nivel internacional y a futuro las ventas y las utilidades de la empresa
la
ENCUADERNADORA S.A. se vern disminuidas y puede tender a desaparecer.
Se puede llegar a tener una baja
prdida de la

calidad del producto ofrecido y

identidad del producto, ya que se produce por un tercero.


Ayuda a generar y/o fortalecer una posible competencia, que pueden
abrir
brechas para salir del mercado.
Aumento del Lead Time tiempo de entrega final a los clientes, ya que se
debe
tener en cuenta tiempos de importacin, transporte y nacionalizacin de

mercanca, que puede ocasionar prdida de clientes por incumplimientos


en el
estndar de recibo de pedido.
Los empleados indirectos e indirectos tendran poco o perderan su trabajo
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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Al comprar un producto terminado mediante outsoursing o


tercerizacin, se
genera baja actividad o cierre de plantas de produccin.

3.2. SEGUNDA ALTERNATIVA: COMPRAR EL PAPEL EN OTRO PAIS.

La empresa debido a que tan solo cuenta con un proveedor de papel y


adicionalmente
que es el ms grande
satisfacer la

del papel en el pas y los dems no pueden

demanda, se propone comprar la materia prima en otro pas.

Beneficios:
se podr abastecer del papel necesario para la demanda estimada
segn la
temporada del ao, realizando la produccin normal satisfaciendo los pedidos a
los clientes y manteniendo la marca.
Con la compra de papel en el exterior como solucin a la falta de materia
prima,
se podran consolidar un proveedor alternativo frente a estas dificultades que
se
presentan al tener un solo proveedor nacional para la materia prima.

Riesgos:

Genera sobrecostos de produccin (el papel en otros pases es ms


costoso), lo
que conlleva disminucin de utilidades.
Tiempo de espera de llegada de la materia prima (papel) se incrementa, ya
que
se debe tener en cuenta tiempos de importacin, transporte y nacionalizacin
de
mercanca, es superior a las reservas existentes, lo que generara un atraso en
la
produccin en los productos, por el hecho de tener que implementar un
mayor
tiempo utilizado en la negociacin de las compras Internacionales
Puede generar una disminucin en la calidad, incumplimiento de los
pedidos de
los clientes, afectando la imagen de la marca y la posibilidad de prdida
en el
mercado, el cual puede ser aprovechado por la competencia para
superar a la
empresa.
Hay que tener el personal Idneo para realizar las comprar Internacionales.

3.3. TERCERA ALTERNATIVA: HACER LAS COMPRAS EQUIVALENTES


NECESARIAS.

Sera la alternativa con la que ms incertidumbre se puede llevar a


contar, ya que se
necesitara optimizar procesos, disminuir desperdicios y buscar en el mercado
nacional
equivalencias para poder suplir con la demanda de pedidos.

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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Se basa en trazar un plan de accin con el objetivo de:

Utilizar lo que la planta tiene disponible actualmente solventar parte del pedido
mientras
se soluciona el tema del paro, o se negocia materia prima o elaborar del
pedido en el
exterior.

Mantener la planta operando y nivelar los sobrecostos ocasionados por


despidos,
personal contratado pero sin actividades para realizar.

Beneficios:

Aprovechar con eficiencia los recursos


materia prima

o aprovisionamiento de

con que actualmente la planta de produccin cuenta.


Aprovechar al mximo la poca materia prima con la cual el
proveedor de papel
nacional, inform que puede suplir, lo cual ayudara a cumplir con una parte de
la
demanda de papel de la empresa.

Se podran negociar fecha de entrega con los clientes, con esto se ganara
algo
de tiempo, en el cual se podran realizar mantenimiento preventivos a la
maquinas, personal podra salir a vacaciones, con el fin de que se
llegue el
momento en que deba implementar ms turnos de produccin, la planta
fsicamente est en condiciones ptimas para su funcionamiento.
Avisar de la situacin en Colombia a las dems plantas de
produccin con el
objetivo de buscar en las otras plantas la forma de aumentar la
produccin,
haciendo intercambios de pedidos posibles para la planta de Colombia.
Se Modificaciones en planeacin y programacin de planta, disminuir al
mximo
la planta de despidos de personal temporal, proporcionar producto
terminado
suficiente; con lo que se asegura en parte el cumplimiento del pedido inicial.
Hacer integracin vertical con otras empresas locales, para la
bsqueda del
papel existente o almacenado en el territorio nacional.
Buscar papel hecho de otros insumos alternativos.
Optimizar e Implementar la Reutilizacin de materias Primas para
lograr al
mximo el rendimiento.

Riesgos:

Se cuenta con demasiada incertumbre, lo que indica que es una


alternativa de

preparacin frente a la problemtica existente.


Se presenta una sobrecarga administrativa al rea de abastecimiento y
compras,
ya que el trabajo se incrementa al buscar materia prima en menor proporcin
con
un nmero elevado de proveedores pequeos.
un alto sobrecosto por la reventa de la materia prima, pero se ganara el
tiempo
en comparacin de las soluciones con el exterior.

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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4. SELECCIN DE LA MEJOR ALTERNATIVA DE SOLUCIN.

Despus de haber analizado profundamente las tres alternativas de


solucin teniendo
presente los beneficios como los aspectos negativos para poder solventar
la situacin
crtica que est atravesando la empresa se ha optado por la COMPRA DE LA
MATERIA
PRIMA EN OTRO PAIS, ya que es la que menos riesgo conlleva.

Comprar materias primas en otros pases, para asegurar el cumplimiento


con el
mercado internacional por parte de la encuadernadora.

Combinada con el plan de accin de la tercera solucin, ya que mientras


se realiza la

negociacin, importacin de la materia prima, se puede aprovechar el


tiempo con las
alternativas planteadas.

Esta decisin est basada en costo-beneficio teniendo presente la falencia que


origina
contar con un solo proveedor de papel, el cual es el ms grande del papel en
el pas y
que los dems no pueden satisfacer la demanda, para poder cumplir con la
totalidad de
las solicitudes de los clientes.

Esta decisin aunque sacrificara en este periodo las utilidades de la operacin,


debido
al incremento significativo de los costos, fortalecer de una manera positiva la
posicin
de la marca y la empresa nivel nacional e internacional al poder cumplir
con los
compromisos ya adquiridos con los clientes.

Otro aspecto positivo es que no tendr que entregar y compartir


informacin
confidencial de la empresa sobre las especificaciones de sus productos
los cuales
podran ser fcilmente utilizados por la competencia fortalecindolos y
ganando espacio
en el mercado que en la actualidad es de LA ENCUADERNADORA S.A.

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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5. RECOMENDACIONES Y PRECAUSIONES FRENTE A ESTA CRISIS.

No cabe duda que el actual problema por el cual est atravesando la


empresa LA
ENCUADERNADORA S.A. se debe erradicar a futuro, por lo cual se
recomienda a la
empresa implementar la tercera alternativa de solucin de TENER MAS
DE UN
PROVEEDOR, con el cual se garantizar que se contara con la existencia
necesaria de
la materia prima para las diferentes temporadas manteniendo el
cumplimiento de sus
acuerdos con los clientes.

Se debe buscar no solamente proveedores nacionales sino que se debe


contar con
proveedores internacionales con quienes las negociaciones debern
realizarse con
tiempo con el beneficio de los descuentos.

De igual manera es indispensable tener proveedores que fabriquen el papel no


basados
en el bagazo de caa sino de otros materiales de igual calidad y costo.

5.1. TENER MAS DE UN PROVEEDOR.

Analizando el objetivo de la empresa LA ENCUADERNADORA S.A. que


siempre
necesita tener su materia prima principal como lo es el papel para la
elaboracin de sus
productos se deber tener ms de un proveedor para asegurar el inventario
necesario
para atender las diferentes temporadas altas en caso de un paro de los
ingenios.

Al tener varios proveedores se garantizara que le proveern del porcentaje


faltante para
cumplir con la demanda de los clientes. No necesariamente estos proveedores
debern
producir la materia prima generada del bagazo de caa.

Se debe tener proveedores no solamente nacionales sino internacionales


con los
cuales se debe negociar con tiempo los precios del papel para adquirir
unos buenos
descuentos.

Con lo anterior garantizan en caso de un agotamiento del bagazo de caa no


se entrara
en prdidas en la produccin y se lograra atender la demanda nacional e
internacional.
Mantener los estndares de calidad y fortalecimiento de la marca tanto a nivel
nacional
como internacional.

Hacer las compras necesarias para asegurar el cumplimiento con la


demanda del
mercado
Asegurarse que la planta tenga materia prima para trabajar
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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Buscar cumplimiento de la planta de produccin y la comercializacin


del
producto en el mercado internacional.
Buscar en los mercados internacionales
Hacer alianzas estratgicas con pases que tengan mayor ndice de
produccin
de papel ms alto que el nacional
Hacer integracin vertical con otras empresas
Buscar papel hecho de otros insumos
Lo anterior permite asegurar el abastecimiento de materias primas
Buscar calidad a menor precio
Fomenta la independencia de un monopolio productor (Papelitos SA)

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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CONCLUSIONES

Este trabajo es de gran importancia por lo que permite con su


desarrollo poder ver y

compartir diferentes puntos de vista, que son retroalimentados en las


opiniones
desiguales, aplicadas al momento de realizar la gestin de compras y
abastecimiento
de algn producto o servicio en general.

El aprendizaje que deja la problemtica de la funcin de compras y


abastecimiento en
el caso de estudio particular de la empresa LA ENCUADERNADORA
S.A., ayuda a
evaluar adecuadamente los factores internos y externos, que afectan o
impactan de una
u otra manera, en la venta o uso de un producto o servicio.

Se identific la manera clara los compromisos con el cliente y as


analizar los medios
adecuados que se deben tener para poder cumplir con lo pactado.

En la actualidad las organizaciones son sostenibles no slo al realizar un buen


trabajo
de ventas y alcanzando un excelente producto; para ello se es necesario
aplicar e
innovar en conceptos de gestin logstica a todas las actividades que
desarrolla,
logrando el apoyo de las diversas rea de la organizacin en la solucin de
problemas
que se lleguen a presentar.

Es muy claro que la empresa LA ENCUADERNADORA S.A. nunca realizo estudios


que

pudieran determinar cundo su nico proveedor como lo es


SA no le

PAPELITOS

pudiera cumplir con la materia prima para dar continuidad en su proceso de


produccin.
Lo anterior origin que se debieran tomar alternativas urgentes e
inmediatas frente a
este problema sacrificando las utilidades del periodo ms importante
como lo es la
temporada alta.
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

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BIBLIOGRAFA

Proyecto estudio caso encuadernadora s.a.


AUTORES DEL CASO: Oscar, OSPINA, Jefferson, PEREZ Y Juan Guillermo,
URIBE.
Estudiantes del Postgrado en Gerencia Logstica Promocin 13.
Universidad ICESI.
Cali: Colombia. Dic. 18 de 2008.
mdulo

Disponible en: Material de estudio del

PROY/PRIMER BLOQUE-COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO - 2015-II (DIEGO


FELIPE MONTALVO MORALES) Grupo[001]
(http://campusvirtual.poligran.edu.co/?r=aula/generico#).

CARTILLA 1 La funcin de la compra.


Disponible en: Material de estudio del mdulo PROY/PRIMER BLOQUE-COMPRAS
Y
APROVISIONAMIENTO - 2015-II (DIEGO FELIPE MONTALVO MORALES)
Grupo[001]
(http://campusvirtual.poligran.edu.co/?r=aula/generico#).

CARTILLA 2 Origen de la funcin de la compra.


Disponible en: Material de estudio del mdulo PROY/PRIMER BLOQUE-COMPRAS
Y
APROVISIONAMIENTO - 2015-II (DIEGO FELIPE MONTALVO MORALES)
Grupo[001]
(http://campusvirtual.poligran.edu.co/?r=aula/generico#).

CARTILLA 3 Abastecimiento.
Disponible en: Material de estudio del mdulo PROY/PRIMER BLOQUE-COMPRAS
Y
APROVISIONAMIENTO - 2015-II (DIEGO FELIPE MONTALVO MORALES)
Grupo[001]
(http://campusvirtual.poli

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