CONCEPTOS BASICOS

Portal

Es una aplicación web o software web que gestiona de forma uniforme y

centralizada, contenidos provenientes de diversas fuentes, implementa
mecanismos de navegación sobre estos contenidos, integra aplicaciones e incluye
mecanismos de colaboración para el conjunto de usuarios a los que sirve como
marco de trabajo.

Administradores y Editores

Los primeros portales eran administrados y editados por sus creadores. A medida
que la red evolucionó, el portal se convirtió en un elemento vital para las
organizaciones, en ese momento el esquema de administración y edición
centralizada demostró que no era un mecanismo adecuado para la gestión de la
información debido a que la cantidad de datos a publicar era muy grande y la
publicación de los contenidos se convirtió en el punto débil del portal.
Adicionalmente, la información era cada vez mas sensible y requería de una
mayor atención por parte del funcionario que la publicaba.

Para solucionar este problema se propuso distribuir la publicación o gestión de

contenidos entre varias personas y habilitar mecanismos para que éstos puedan
incluirlos en el portal mediante herramientas de Publicación.

De esta manera, se llego al esquema actual en donde se delega la creación y

mantenimiento de los contenidos a los mismos responsables de la información en
el mundo real, estos usuarios se llaman Editores del portal. Por su parte, los
Administradores se encargan de la operación técnica del portal y quedan
relevados de las tareas relacionadas con edición de contenidos permitiéndoles
centrar su atención en el buen funcionamiento técnico del sitio.

Sistema de Administración de Contenidos - CMS

Es la base del portal y sirve para gestionar el ciclo de vida de los contenidos en
un sitio web. Incluye las tareas de recolección, creación, edición,
almacenamiento, publicación y archivado de la información.

Un sistema de Administración de Contenidos permite desarrollar e implementar

rápidamente aplicaciones Internet complejas usando una base común, y reutilizar
las herramientas previamente desarrolladas. Estas tecnologías proveen (entre
muchas otras características):
 • Plataforma que administra información en forma versátil y consistente
• Seguridad para accesos no autorizados
• Administración de usuarios y grupos
• Niveles de autorización para creación, autorización y publicación de
información
• Capacidades de búsqueda de información.

Modelo de tres capas

Conceptualmente el sistema esta dividido en tres grandes grupos según su

función y el tipo de profesional que los crea y los administra.

• Presentación: Es la capa visible de la aplicación. Esta compuesta por

todos los recursos audiovisuales del sistema. Esta representada
principalmente por archivos html (plantillas), hojas de estilo, animaciones
de flash e imágenes en diferentes formatos. Normalmente se conoce como
el “diseño gráfico” de la aplicación pero en su definición se deben tener en
cuenta otros aspectos como usabilidad (facilidad de uso), diseño de
interfase de usuario (ergonomía) y arquitectura de información. Los
profesionales que intervienen en esta fase usualmente son: diseñadores
gráficos especialistas en portales, periodistas, publicistas, arquitectos de
información y comunicadores.
• Comportamiento: Es núcleo funcional de la aplicación y es en esencia un
software especializado para gestionar información. Ofrece funcionalidades
típicas de portal y permite el desarrollo de funciones a la medida para
cada proyecto. El número de funciones particulares determina el nivel de
complejidad de la aplicación. Los profesionales que trabajan en esta parte
del proyecto son normalmente ingenieros y técnicos en desarrollo de
sistemas de información.
• Almacenamiento de Datos: La información (textual o multimedia) es la
razón de ser del portal y el motivo por el cual las personas van a visitarlo.
Los datos tipo texto se almacenan en medios creados especialmente para
ese fin denominados bases de datos. La mayor parte de la información se
encuentra en formato texto, sin embargo, el sistema permite la
administración de información en cualquier formato: imágenes, videos y
archivos de audio

Ninguna de las tres partes es mas importante que la otra, todas aportan un
elemento fundamental para el buen desempeño del sistema. Descuidar una sola
produce sistemas descompensados. Por ejemplo, puede estar la información
completa pero no es accesible o por el contrario podemos tener un sistema muy
atractivo desde el punto de vista gráfico pero carente de la información o del
comportamiento requerido.
 GRAFICO 1. MODELO DE TRES CAPAS

Depósito de
Documentos en
CONTENIDOS diversos formatos

Información Otros origenes

BD Relacional de datos

Oracle, Excel,
Sistemas de
Inventario, etc.
COMPORTAMIENTO

Módulo Desarrollados a la medida

Sistema de administración de Contenidos

Interfase web (Componente gráfico)

PRESENTACION

Depósito de
Plantillas gráficas
Usabilidad !!
Interacción

Usuario / Administrador
 Descripción del Portal
Estructura General

El sistema fue diseñado para garantizar la seguridad de los contenidos y la

integridad del sistema. Esto se logró desarrollando un esquema de seguridad
global y estandarizado. Cualquier nueva función o módulo que se integre al
portal, hereda de forma automática y transparente el esquema de seguridad y
auditoría, de esta forma no es posible tener zonas o módulos desprotegidos.

Inmediatamente es controlado el acceso en el esquema de seguridad, entra a

funcionar el esquema de auditoria, este sistema registra todo lo que sucede en
una bitácora o log de auditoria para posterior consulta.

GRAFICO 2. SISTEMA DE ADMINISTRACION

DE CONTENIDOS
PRINCIPIOS DE SEGURIDAD Y OPERACION
Esquema de seguridad

Esquema de auditoria

Esquema de administración

Esquema de edición

Esquema de navegación en áreas privadas

Esquema de navegación en áreas públicas

Bajo este esquema de seguridad y auditoría se desarrolló el esquema de

administración, este controla la estructura general del sistema y permite crear
nuevos usuarios y roles y modificar sus permisos de acceso a las diferentes
secciones del portal.

En un nivel inferior se encuentra el esquema de edición (restringiendo el

acceso de los editores a sus áreas específicas), el cual controla la modificación de
los contenidos del portal; como el sistema de edición permite la asignación de
secciones por usuario, protege la integridad del portal evitando accesos
accidentales a zonas que no les pertenecen o acceso a las actividades
administrativas que se consideran potencialmente peligrosas.
Debajo de este esquema se encuentra el esquema de navegación en áreas
privadas, el cual controla el acceso de usuarios registrados a ciertas áreas con
información sensible. Estos permisos se asignan por roles.

Finalmente tenemos el esquema de navegación pública que permite el acceso

a todas las secciones públicas del portal.

Acceso Restringido

El sistema de seguridad integrado permite controlar el acceso mediante

contraseñas. Usted tiene un control total sobre las diferentes secciones del portal.
Puede definir zonas con acceso restringido para ciertos grupos de usuarios. El
sistema se encarga de toda la gestión de seguridad, incluyendo: control de
secciones y subsecciones, asignación de contraseñas y nombres de usuario, envío
de los mismos automáticamente, aviso vía email de nuevos usuarios, formulario
para recordar clave, registro en la base de datos; de esta manera, el
administrador del portal se encarga de decidir quien entra y quién no de una
manera simple e intuitiva.

GRAFICO 3. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE

CONTENIDOS
AREAS PRIVADAS

INICIO
Nivel 1

Página 1
Página 2 Página 3 Página 4
Nivel 2

Página 1.1
Página 1.2 Página 1.3
Nivel 3

Página 1.1.2
Página 1.1.1 Página 1.3.1 Página 1.3.2
Nivel 4

Solapamiento

Grupo Grupo
Profesores Estudiantes
El sistema permite crear áreas o secciones de acceso exclusivo basado en roles,
por ejemplo, es posible crear una zona para profesores y otra para alumnos y
tener páginas comunes para los dos grupos. El número de grupos es ilimitado.

Organización de la información

El portal permite la organización de los contenidos en una estructura jerárquica

estricta, esto significa que cualquier página web del sistema conoce su
precedencia y sus dependencias (su padre y sus hijos), esto le permite al sistema
tener un control total de los contenidos y de sus relaciones; el sistema permite
un nivel de anidamiento ilimitado.

GRAFICO 4. SISTEMA DE ADMINISTRACION DE

CONTENIDOS
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION

INICIO
Nivel 1

Página 1
Página 2 Página 3 Página 4
Nivel 2

Página 1.1
Página 1.2 Página 1.3
Nivel 3

Página 1.1.2
Página 1.1.1 Página 1.3.1 Página 1.3.2
Nivel 4

Página
Nivel n

Por razones prácticas y de usabilidad no es aconsejable tener sitios muy

“profundos” ya que el usuario tiene problemas para encontrar la información;
parte de nuestra asesoría está enfocada a garantizar que los contenidos queden
organizados de una forma lógica, permitiendo el crecimiento natural del portal,
siempre garantizando el justo equilibrio entre profundidad y extensión.
Gestión de la Información

Un problema tradicional en el desarrollo y mantenimiento de portales de gran

escala es que las labores técnicas administrativas quedan mezcladas con las
labores de edición de contenidos y es usual encontrar administradores publicando
información.

Nuestro sistema fue desarrollado para permitir la división de tareas y su correcta

asignación a usuarios editores. Por ejemplo, pueden existir diferentes usuarios
para cada facultad, el sistema se encarga de impedir el acceso accidental a una
facultad que no les pertenece evitando errores y permitiendo llevar un registro
detallado de las actividades realizadas por cada uno de ellos, dejando al
administrador del sitio las tareas de asignación de permisos y control del buen
funcionamiento del sistema.

GRAFICO 5. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN

DE CONTENIDOS
DELEGACIÓN DE LA EDICIÓN
Solapamiento
(Varios editores para
la misma página) INICIO
Nivel 1

Facultad 1
Facultad 2 Facultad 3 Facultad 4
Nivel 2

Página 1.1
Página 1.2 Página 1.3
Nivel 3

Página 1.1.2
Página 1.1.1 Página 1.3.1 Página 1.3.2
Nivel 4

Exclusiones
(Quitar permisos
sobre una página en
particular )

Editor Facultad Editor de Secciones de Primer Nivel

Ciencias de la Comunicación

Esta delegación de responsabilidades ayuda a que la información se encuentre

actualizada permanentemente y genera un sentido de pertenencia por el portal.
En sistema permite situaciones especiales como: varios editores para la misma
página (solapamiento), asignar una sección completa pero remover una página
en particular (exclusiones), o asignar múltiples páginas al mismo editor.

• Capacidad de Crecimiento: Usted puede crear todas las secciones que necesite
para alojar su información, igualmente puede crear todas las subsecciones que
necesite y así sucesivamente. El sistema funciona como un árbol, al cual usted
le puede ir adicionando ramas y a cada nueva rama le puede adicionar mas
ramas sin ningún límite. El número total de páginas no afectará el costo final
de la solución. En estas categorías se puede alojar cualquier tipo de
información, acompañada de fotos, gráficas y archivos digitales en cualquier
formato.

• Visibilidad de las Secciones: Usted puede activar o desactivar páginas y

secciones completas sin necesidad de borrarlas, el sistema se encarga de
actualizar automáticamente el motor de búsqueda, el mapa del sitio y las
subsecciones dependientes de la que ha sido desactivada.

Subsitios

Una de las características mas poderosas de nuestro sistema es la posibilidad de

crear subsecciones o subsitios dentro del portal principal. Estos subsitios tienen
las siguientes características:

• Creación simple e intuitiva

• Diseño gráfico propio con (Se sugiere que sea similar al del portal
principal)
• Posibilidad de acceso con URL diferente al del portal principal
• Barra de navegación propia
• Editores propios
• Sistema de navegación independiente
• Datos de identificación independientes
• Integración total con el portal padre. El subsitio queda accesible desde el
motor de búsqueda y desde el sistema de navegación del portal padre

Ejemplos de uso:

• Versiones alternativas del portal en diferentes idiomas

• Subsitios independientes para cada dependencia de la entidad, en este
caso para cada facultades e incluso para cada carrera
• Subsitios independientes para diferentes productos o servicios
• Subsitios para públicos específicos, p.ej: alumnos, profesores,
funcionarios, etc.
• Creación de la intranet (Si el subsitio se protege con password)
 GRAFICO 6. SUBSITIOS
Portal tipo 1

INICIO
Nivel 1

Facultades Página 2 Página 3 Página 4

Portal tipo 2 Portal tipo 2

Ciencias de la Ciencias de la
Comunicación Educación

Carta del Carta del

Carreras Carreras Sección x
Decano Decano

Portal tipo 3 Portal tipo 3 Portal tipo 3

Publicidad y Educación Educación

Mercadeo Especial Preescolar

Perfil Perfil Perfil Perfil Perfil Perfil

Profesional Ocupacional Profesional Ocupacional Profesional Ocupacional

Funcionalidades

Estas son algunas de las funcionalidades con que cuenta nuestro portal, sin
embargo nuestra empresa responde a las necesidades del cliente y cuenta con la
capacidad de desarrollar nuevas herramientas.

• Herramienta de búsqueda interna: Cualquier contenido de la página estará

disponible inmediatamente para su búsqueda en el potente motor integrado.
• Generación dinámica de mapa del sitio: A medida que Usted añade
nuevas secciones al sitio, este crea una versión actualizada del mapa de
navegación.
• Encuestas gráficas en línea: El sistema integra un práctico sistema de
gestión de encuestas para que Usted cree en cualquier sección del portal
 encuestas del tipo votación de opción única. El número de encuestas posibles
es ilimitado y la administración es totalmente automática.
• Foros en línea: Con esta herramienta Usted puede crear un número ilimitado
de foros en cualquier parte del portal.
• Sección de preguntas frecuentes: Donde el webmaster o algún editor
puede publicar las preguntas más comunes enviadas a la sección de contacto
para que los usuarios las puedan consultar y resolver sus inquietudes de
manera autónoma.
• Chat: Con múltiples salas y capacidad para cientos de usuarios simultáneos.
• Formularios de contacto: El sistema cuenta con formularios de contacto
adaptados a sus necesidades.
• Control de noticias por fecha: Usted puede definir la fecha de caducidad de
una noticia y el sistema la saca del aire automáticamente.
• Edición en línea: El proceso de edición se hace desde una interfaz amigable
y directamente en el portal. Lo único que necesita un editor o el administrador
es computador conectado a Internet.
• Sindicación de Titulares (RSS): Nuestro portal cuenta con este mecanismo
de presentación de información compatible con los estándares actuales.
• Posibilidad de activar y desactivar secciones completas del sitio
• Permite anexar archivos en cualquier formato a las página
• Permite incluir imágenes en las páginas
• Creación sencilla de foros de discusión en cualquier lugar del sitio
• Varios grupos de plantillas generales que permiten presentar los contenidos de
diversas maneras
• Galerías de imágenes en cualquier lugar del portal
• Administración total vía web
• Permite la creación de un número ilimitado de editores
• Permite la asignación de un editor a una o varias categorías
• Permite la superposición de editores, es decir, una misma sección puede ser
administrada por mas de un editor
• Impide el acceso de editores a áreas que no les han sido asignadas
• Crea un registro de auditoría para saber el que, quien, como y cuando de
cualquier modificación del portal
• Sistema de indexación automático. Lo que se publica en el portal queda
automáticamente incluido en el motor de búsqueda
• Sistema de auditoría integrado para conocer las actividades de todos los
usuarios registrados y editores del sitio
• Sistema para enviar emails masivos personalizados con los datos reales de
cada usuario.
• Sistema para administrar editores
• Sistema para crear y editar grupos de usuarios (roles)
• Sistema de administración de imágenes
• Completas estadísticas en línea con actualización en tiempo real
• Navegación intuitiva
• Sistema denominado “Usted esta aquí” que le permite saber al usuario en
donde esta de forma contextual respecto a la página de inicio.
• Sistema de categorías jerárquicas que facilita la organización de la información
• Permite la creación de grupos de usuarios, por ejemplo: Profesores,
Estudiantes, Funcionarios, etc.
• Permite proteger determinadas secciones del portal para que solo puedan ser
observadas por usuarios pertenecientes a un grupo particular
• Le informa a los usuarios que secciones pueden ver y si necesitan registro los
guía en el proceso de manera automática
• Sección para que el usuario administre sus datos personales
• Sistema para que el usuario pueda recordar su password
• Versión de la página para imprimir. El sistema crea automáticamente una
versión de la página amigable para la impresora.
• Funciona con cualquier browser (Mozilla, Netscape, Opera o Explorer)
• Sistema para recomendar un artículo
• Empleo de las mejores prácticas de diseño (empleo de hojas de estilos, diseño
líquido, legibilidad de los contenidos, navegación clara e intuitiva, etc.)

Especificaciones Técnicas

• Lenguaje de desarrollo: PHP.

• Diseñado para alto tráfico: Se garantiza perfecto desempeño con mas de
300.000 visitas mensuales (10.000 visitas diarias en promedio) con un tiempo
de respuesta < 5 seg.
• Diseñado para alto volumen de información: Se garantiza perfecto desempeño
con mas de 100.000 páginas o archivos relacionados
• Sistema multiplataforma: Se puede ejecutar sobre un servidor Windows o
Linux con servidor web Apache.
• Sistema Multibrowser: Las páginas producidas se pueden ver correctamente
en cualquier tipo de navegador (IExplorer, Netscape, Opera, Mozilla, etc.)
• Independencia de base de datos: El sistema se puede configurar para
funcionar con base de datos MySQL, PostgreSQL, MSSQL, Oracle o cualquiera
que el cliente prefiera.