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PROCESO ADMINISTRATIVO
AUTOR: ngela Cristina Ochoa Serrano
NDICE
NDICE
Introduccin
Recomendaciones
acadmicas
1. QU
ES
ORGANIZAR?
2. Elementos
y
Principios
de
la
Organizacin
2.1. Principios
Acceso rpido
3. Etapas
de
la
Organizacin
4.
Departamentalizacin
y
elementos
4.1. Departamentalizacin
4.2. Elementos
clave
GENERALIDADES
DESARROLLO
Referencias
o Textos
REFERENCIAS
Este material pertenece al Politcnico
Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproduccin total
o parcial.
01 -------
INTRODUCCIN
Se
trata
de
entender
las
funciones
que
deben
ser
realizadas,
las
relaciones
que
se
deben
establecer
y
las
herramientas
que
pueden
ser
usadas
para
organizar
los
cargos
dentro
de
una
estructura
organizacional
que
ayudar
a
la
empresa
a
operar
eficiente
y
eficazmente.
RECOMENDACIONES
ACADMICAS
Para
el
desarrollo
de
la
unidad
es
importante
que
diariamente
disponga
de
2
horas
de
trabajo
para
la
realizacin
de
actividades
individuales
y
el
estudio
independiente
de
unidades
didcticas
y
de
documentos
complementarios.
Por
otra
parte
usted
debe
trabajar,
tanto
de
manera
individual
como
en
equipo,
en
la
investigacin
y
preparacin
de
temas
propuestos,
en
la
solucin
de
ejercicios
o
talleres
y
en
la
presentacin
de
informes.
POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
PROCESO ADMINISTRATIVO
02 -------
1. QU ES ORGANIZAR?
Recursos
Procesos
Stakeholders
o Organizacin
de
estos
elementos
Y
el
resultado
es
la
estructura
organizacional.
Trabajar
juntos
ha
sido
uno
de
los
problemas
ms
comunes
de
la
organizacin,
del
cual
deriva
su
importancia
y
una
de
las
fases
ms
creativas
del
proceso
administrativo,
pues
en
ella
se
deben
establecer
todas
las
consideraciones
para
definir
hacia
dnde
se
va
y
la
forma
correcta
de
ejecucin
para
lograr
los
objetivos.
El
diseo
de
cargos
es
una
herramienta
que
le
permite
al
administrador
reunir
tareas
y
actividades
en
una
posicin
particular
dentro
de
una
organizacin.
La
descripcin
adecuada
de
un
cargo
incluye
las
tareas,
las
responsabilidades
y
las
relaciones
de
autoridad
(jefes,
subordinados)
asociadas
con
dicha
posicin.
El
cargo
se
define
como
una
funcin
bajo
la
responsabilidad
de
una
persona,
y
contiene
varias
dimensiones
que
pueden
afectar
de
forma
significativa
la
satisfaccin
y
el
desempeo
de
las
personas
que
lo
ocupan:
Variedad
de
competencias.
Se
refiere
al
grado
en
el
que
un
cargo
exige
que
las
personas
posean
mltiples
habilidades
y
destrezas.
Identidad.
Grado
en
el
que
el
cargo
necesita
la
terminacin
de
productos
o
servicios
que
son
identificables
y
pueden
ser
atribuidos
a
los
esfuerzos
de
la
persona.
Figura 1. Proceso de organizar
Fuente: Elaboracin propia
Relevancia
del
trabajo.
Se
refiere
al
grado
en
el
que
un
cargo
contribuye
a
los
resultados
globales
de
la
empresa
o
al
mundo
en
general.
Autonoma.
Refleja
los
cargos
que
ocupan
las
personas
con
libertad,
independencia
y
autoridad
para
tomar
decisiones.
Retroalimentacin.
Denota
la
extensin
en
la
que
las
personas
reciben
informacin
sobre
los
resultados
del
trabajo
que
realizan.
POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
PROCESO ADMINISTRATIVO
Los
cargos
generados
como
consecuencia
de
organizar
requieren
ser
especializados
para
obtener
calidad
y
eficiencia,
siempre
y
cuando
se
actualicen
permanentemente,
pues
las
actividades
se
descomponen
en
acciones
rutinarias
y
repetitivas
que
se
pueden
realizar
con
maestra
fcilmente.
2.1. Principios
Aunque
no
hay
dos
empresas
que
sean
idnticas,
hay
ciertos
principios
comunes
a
todas
ellas.
Su
aplicacin
vara
de
acuerdo
a
las
necesidades
y
circunstancias
de
cada
empresa.
Veamos:
PRINCIPIOS
A QU SE REFIERE?
Objetivo perseguido
Anlisis
Sencillez
Funcionalizacin
Departamentalizacin
Dividir
las
tareas
tiene
como
consecuencia
este
principio,
que
secciona
las
actividades
de
la
empresa
con
sus
respectivas
funciones,
que
deben
ser
coordinadas
para
su
funcionamiento.
Centralizacin
Equilibrio
Tabla
1.
Elementos
de
la
organizacin
1. Objetivos
2. Recursos
3. Personal
Equipo
humano
con
el
cual
se
construye
colectivamente
para
lograr
objetivos
que
dan
sostn
a
la
empresa.
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PROCESO ADMINISTRATIVO
Especializacin
Unidad de mando
Personal
o No interferir.
d. Controlar
el
desempeo
y
los
resultados.
3. Etapas de la organizacin
Al
definir
a
la
organizacin
como
una
estructura
tcnica
de
relaciones
entre
niveles
jerrquicos
para
alcanzar
los
objetivos,
se
hace
necesario
establecer
relaciones
jerrquicas
que
se
articulan
mediante
el
proceso
de
delegacin.
La
delegacin
es
el
proceso
de
conferir
la
autoridad
de
una
tarea
especfica
o
conjunto
de
actividades
a
otro
miembro
de
la
organizacin,
junto
con
la
responsabilidad
y
el
poder
para
tomar
decisiones.
e. Asignar personal.
o Definir qu y quin.
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f.
Delegar
autoridad.
Para
que
cada
miembro
del
grupo
cumpla
con
los
objetivos,
se
deben
asignar
responsabilidades
de
acuerdo
al
puesto
de
trabajo.
Muchas
veces
las
personas
en
cargos
de
direccin
fallan
en
el
momento
de
delegar
por
razones
como:
Para
delegar
efectivamente
es
importante
tener
en
cuenta
que
la
persona
debe
ser
la
adecuada;
la
autoridad
y
responsabilidad
debe
ser
equilibrada;
sin
embargo,
quien
delega
conserva
la
responsabilidad
y
debe
responder
por
su
decisin
de
delegar.
4. Departamentalizacin y elementos
4.1. Departamentalizacin
Lo
anterior
presenta
el
marco
formal
de
la
funcin
administrativa
de
organizacin,
de
acuerdo
con
la
cual
las
tareas
son
divididas,
agrupadas
y
coordinadas.
Cuando
los
gerentes
desarrollan
o
modifican
la
estructura
es
porque
realizan
actividades
de
diseo
organizacional,
que
son
importantes
porque:
Son
las
unidades
(niveles,
reas,
divisiones,
departamentos)
definidos
en
una
organizacin.
Cmo
puede
una
empresa
optimizar
la
departamentalizacin?
Agrupando
actividades
y
personas
en
funcin
de
los
siguientes
tipos
de
departamentalizacin:
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POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
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Tabla
3.
Caractersticas
de
organizaciones
mecnicas
y
orgnicas
CARACTERSTICAS
ORGANIZACIONES MECNICAS
ORGANIZACIONES ORGNICAS
Estructuras
Rgidas
Flexibles y adaptativas
Especializacin
Alta
Baja
Departamentalizacin
Alta
Baja
Amplitud control
Escasa
Amplia
Formalizacin
Alta
Baja
Centralizacin:
Grado
en
que
las
decisiones
deban
estar
concentradas
en
los
niveles
altos
de
la
organizacin.
Red de informacin
Limitada
Ilimitada y compartida
Participacin
Escasa
Amplia y requerida
Centralizacin
Alta
Baja
Descentralizacin
Baja
Alta
Descentralizacin:
se
origina
cuando
las
personas
de
los
niveles
inferiores
aportan
ideas
para
participar
del
proceso
decisorio,
por
lo
tanto
la
gerencia
concede
autoridad
para
facultar
a
dichas
persona.
Los
elementos
descritos
determinan
los
tipos
de
organizaciones,
que
se
definen
por
sus
tendencias
a
identificar
dichos
elementos
con
mayor
nfasis,
por
lo
que
adquieren
caractersticas
propias
as:
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