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UNIVERSIDAD NACIONAL DEL

CALLAO
TEMA: LA ADMINISTRACIN Y EL PROCESO

ADMINISTRATIVO CASO PRCTICO

INVESTIGADORES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

ALBITES PALOMINO KARLA ELIZABETH


CUZCANO CORTEZ ALEXANDRA
ECHAJAYA MANCO JOSE FAUSTINO
HUERTA CARBAJAL MARYURI
MARROQUIN MOSCAIZA ARIADNA
NAPA CHUMPITAZ MARA ISABEL
VIVANCO RAMOS JOSE

DIRIGIDO A:
MG. HURTADO VACALLA HAROLD

CALLAO - 2016

DEDICATORIA
A Dios por brindarnos la
vida y a nuestros padres
por

su

apoyo

realizacin
trabajo.

de

en

la

este

PRLOGO
Este trabajo titulado: La Administracin y El Proceso Administrativo, tiene como
finalidad servir de gua a los hombres y mujeres que se encuentren responsables
desempeando puestos directivos, permitindoles analizar su propio trabajo y
habilidades, pudiendo diagnosticar sus debilidades y lograr aumentar su efectividad, as
como mejorar los resultados de las empresas a su cargo, en el pas como en el resto
del mundo.
El desarrollo de una empresa es de gran importancia para la economa, es por ello, que
la gran parte de empresarios optan por la aplicacin del proceso administrativo, para
lograr mejores resultados.
El propsito que tienen los responsables de este trabajo es tratar en lo posible de reunir
tales

principios

esparcidos,

ordenndolos

en

una

exposicin

sistemtica,

integrndolos con otros principios y criterios necesarios para completar los caracteres
fundamentales del proceso administrativo.
Al analizar el trabajo se puede concluir que no es suficiente con conocer los artculos
de algunos decretos sobre recurso jerrquicos, para ello es necesario tener nociones
concretas sobre los principios generales que rigen el procedimiento, sus etapas y la
importancia de su ejecucin, el mismo que se desarrollar por captulos.

III
El trabajo contiene una serie de temas relacionados, con el propsito de brindar una
informacin valedera, que sirva de fuente de informacin a otros jvenes universitarios,
y as ayude a desarrollar sus capacidades en el plano empresarial.

C.P.C. Rojas Soto Luis Javier


Contabilidad
Colegiatura N 40595

INTRODUCCIN
Se puede observar que dentro de una sociedad, las personas se interrelacionan unas
con otras para satisfacer sus necesidades sociales, culturales, econmicas y cientficas
pues es ah que surgen una serie de organizaciones. Una organizacin es un sistema
diseado para alcanzar ciertas metas y objetivos como tambin es un grupo social
formado por personas y tareas que interactan en el marco de una estructura
sistemtica para cumplir sus objetivos y para ello cabe destacar el conocimiento de
ciencias administrativas y sus procesos.
Es por ello que, este trabajo explica el proceso administrativo, definiendo la palabra
proceso como una forma sistemtica de hacer las cosas. Si se habla de la
administracin como un proceso

cabe subrayar los hechos de los gerentes, sean

cuales fueran sus aptitudes y habilidades personales que desempaen actividades


interrelacionadas con el nico propsito de alcanzar metas deseadas.
Para lograr estas metas se requiere que los gerentes cuenten con habilidades, como:
La habilidad tcnica, habilidad humana y la habilidad conceptual, los cuales estn
relacionados con pensar, razonar, diagnosticar situaciones y formular soluciones, como
tambin a la visin de los negocios. Estas habilidades se complementan en cuatro
procesos principales como planear, organizar, dirigir y controlar.

Cada uno de estos procesos, se van ir desarrollando por captulos y tratando con sus
principios con los que cuenta, los tipos, los pasos para llegar a tener una buena
administracin, y lograr los objetivos.
Y para llegar a una mejor comprensin los dividimos en VII captulos:
Captulo I

: La Administracin

Captulo II

: El Proceso Administrativo

Captulo III

: La Planeacin

Captulo IV : La Organizacin
Captulo V

: La Direccin

Captulo VI : El Control
Captulo VII : Caso Prctico

CAPTULO I
LA ADMINISTRACIN
En este captulo daremos a conocer un concepto sintetizado

de lo que es la

administracin, desarrollando detalladamente los elementos de la administracin como


la eficiencia, eficacia, productividad y dems puntos que entran en este tema; y por otro
lado hablaremos tambin los recursos empresariales desarrollando y teniendo en
cuenta los puntos que administra esta empresa, mostrando distintos puntos de vista de
diversos autores.
Subcaptulo 01
Definicin de la administracin
La administracin es una ciencia que permite optimizar (1) recursos de la
organizacin, para el logro de los objetivos.
Y as lo establece en su libro Chiavenato, Idalberto en su libro Introduccin a la Teora
de la administracin en el cual expreso:
Administrar no es solo planear, organizar, dirigir y controlar, sino, implica tomar un
conjunto de decisiones y acciones que se aplica a una variedad increble de
situaciones en una amplia variedad de organizaciones (2)
La administracin se destaca entre todas las operaciones de la empresa, pues con ella
se logra coordinar todos los objetivos de la empresa y posicionarla por encima de las
circunstancias particulares de cada uno de los sectores que la integran. Especialmente
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en las empresas en las que trabajan gran cantidad de personas sucede que las
funcionalidades de cada uno de los sectores a veces a un lado los objetivos generales
de la compaa.
Con un proceso administrativo bien organizado se logra vincular adecuadamente a
todos los sectores de la empresa en funcin de una serie de objetivos comunes. La
buena administracin de una empresa, basada en procesos administrativos bien
delineados, adems permite ir elevando los niveles de productividad (3), lo que
significa que los recursos, tanto humanos como materiales, se vuelven ms efectivos.
Subcaptulo 02
Elementos de la administracin
Se entiende por elementos de la administracin de acuerdo con la terminologa usada
por Fayol, los pasos o etapas bsicas de las cuales se realiza aquella.
Y as lo establece Reyes, Agustn en su libro Administracin Moderna en el cual
expreso siguiente:
Ellos pretenden bsicamente proporcionarnos un marco de referencia dentro del cual
se conozca mejor los distintos tipos con que se presentan los fenmenos
administrativos. (4)
Los elementos de la administracin esta integrados por:
a. El objetivo
Que la administracin siempre se enfoca a lograr fines y resultados.
b. Eficiencia
Que es lograr los objetivos minimizando los costos por un lado y maximizando la
calidad.
c. Eficacia
Es lograr resultados en funcin a la calidad y el tiempo.
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d. Grupo social
Que se refiere que para que la organizacin exista debe llevarse a cabo por
personas.
e. Coordinacin de recursos

Que deben combinar y sistematizar (5)

los recursos materiales, humanos,

financieros y tcnicos para lograr el fin comn.


f. Productividad
Obtencin de los mximos resultados con el minino de los recursos.
Subcaptulo 03
Recursos empresariales
As lo expresa Kendall, Julie en su libro Anlisis y diseo de sistemas en el cual
expreso lo siguiente: Es un trmino que se emplea para describir a un sistema de
informacin organizacional integrado (6).
Estn integrados por los recursos que la empresa tiene que administrar se dividen en:
a. Recursos Econmicos y Financieros: Estn integrados por el dinero en efectivo y
los ttulos valores.
b. Recursos Materiales: Integrados por los recursos necesarios para ejecutar las
operaciones bsicas de la empresa, sea para prestar servicios o producir bienes.
Ejemplo: Materia prima, productos terminados, productos en proceso, servicios.
c. Recursos de bien y Equipo: Estn constituidos por los instrumentos que utilizan
para realizar sus actividades. Ejemplo: Maquinaria, Equipo de transporte.
d. Recursos Infraestructura: Constituyen el bien inmueble donde se encuentra la
empresa, los planta, terrenos, edificio.
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e. Recursos tecnolgicos: Responden a las necesidades de las personas y se
obtienen a partir de las diferentes tecnologas. Integrado por el Software (parte
lgica) y Hardware (parte fsica).
f. Recursos Humanos: Desde muchos tiempos solo se ha considerado como
recursos humanos a los que integran la empresa (colaboradores), pero con el pasar
de los tiempos se ha visto obligada a cambiar esta perspectiva e incluir a los
clientes.
Podemos decir que los recursos humanos estn integrados por:
El cliente: Aquella persona a la cual la empresa debe satisfacer sus
necesidades.

El colaborador: es un cliente al cual sus necesidades le deben ser satisfechas.

NOTAS
1. Se refiere a planificar una actividad para obtener los mejores resultados.
2. CHIAVENATO, Idalberto. Introduccin a la teora general de la administracin.
(2011). Pg. 8.
3. Se establece su uso para referirse a la capacidad de la naturaleza o la industria
para producir.
4. REYES PONCE, Agustn. Administracin. (2005). Pg. 23.

5. Se utiliza para definir a un conjunto de elementos de manera que formen un


sistema.
6. KENDALL, Julie. Anlisis y diseo de sistemas. (2005). Pg.32.

CAPTULO II
PROCESO ADMINISTRATIVO
En este captulo se desarrollar

cmo est formado el proceso administrativo y

tomando dos fases importantes, la fase mecnica o estructural y la fase dinmica u


operacional las cuales estn formadas por la Planeacin, Organizacin, Direccin y
Control que son procesos importantes dentro de una empresa, ya que permite enfocar
con exactitud los puntos a seguir para el buen manejo de sus recursos. Debemos tomar

en cuenta que existen muy pocas empresas que llevan con exactitud este proceso pero
les resulta muy til para poder llevar el control y tener xito en el futuro.
Subcaptulo 01
Definicin
Es el conjunto de funciones y actividades que se desarrollan dentro de la organizacin
orientados

al logro

de objetivo y fines de la misma en donde dicho proceso se

considera una metodologa importante por la cual se ejecuta la administracin.


Y as lo establece Blandez, Recalde en su libro Proceso Administrativo en el cual
expreso:
Henry Fayol fue el autor que determino las cuatro funciones vitales en la
administracin, bajo la creencia de la necesidad de sistematizar las tareas de una
empresa (1)
En la historia Henry Fayol el padre de la administracin emprica (2) y mximo
representante de la escuela clsica de la administracin fue el primero en desarrollarlo.
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El proceso administrativo cumple el con principio de la universalidad (3) de la
administracin, es decir, que es aplicable en todas partes.
Subcaptulo 02
Fases del proceso administrativo
El proceso administrativo consiste en estudiar a la administracin como un proceso
integrado por fases:
a. Fase Mecnica
Es la estructura donde se va determinar su finalidad

y rumbo, as como las

alternativas para conseguirlos. Engloba la teora, parte de administracin donde


establece que debe hacerse.
b. Fase Dinmica

Es donde se ejecutan las actividades necesarias para lograr lo establecido, tambin


conocido como fase operativa (4). Ejecuta la prctica. Se refiere a

cmo

manejar la empresa.
Subcaptulo 03
Etapas del Proceso Administrativo
Existen varios enfoques en cuanto al nmero de etapas que constituyen en el
proceso administrativo, pero al fin se establecen cuatro: Planeacin, organizacin,
direccin, control.
1. La planeacin
Est integrada en la fase mecnica del proceso administrativo y formula

la

pregunta Qu se va hacer?, debido a que se debe establecer el objetivo que


se debe a alcanzar.

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2. La organizacin
Se hace la pregunta Cmo se va hacer?, considerando al capital humano
(5), y recursos material, financieros y tcnicos con los que se cuenta.
3. La direccin
Formula la pregunta cmo se est haciendo?, que busca guiar

y dar

seguimiento a la ejecucin de los planes y la organizacin.


4. El control
Pregunta Cmo se hizo?, debido a que es la parte que retroalimenta a todo el
proceso

para evaluar y verificar que las actividades se hayan ejecutado

conforme se plane, organizo, y dirigi con el objeto de corregir desviaciones


que hayan complicado llegar a un resultado.

NOTAS
1. BLANDEZ, Ricalde. Proceso administrativo. (2016). Pg. 5.
2. Se establece su uso para referirse a una escuela o corriente de pensamiento en
la administracin.
3. Se utiliza para definir al universo en general o sea del todo.
4. Se establece su uso para definir que es donde se acta creando los "planes de
acciones" que definen las actuaciones a llevarse a cabo en el destino, sean a
corto, mediano o largo plazo.
5. Se refiere a un trmino usado en ciertas teoras econmicas del crecimiento
para designar a un factor de produccin dependiente no slo de la cantidad.

CAPTULO III
LA PLANEACIN
Cuando decimos planear, nos referimos a la planeacin formal, ya que en la planeacin
formal se refiere a los objetivos especficos para lograr en un tiempo determinado.
Estos objetivos se dan por escrito a todos los miembros de la organizacin para que
tengan conocimiento de ello, la cual da lugar a un entendimiento compartido de lo que
se tiene que hacer para conseguirlo.
El propsito de tener planes especficos es sealar como lograr los objetivos, es por
ello que en este captulo vamos a desarrollar los tipos de planes segn los niveles que
cuenta la organizacin, sus principios que la rigen, y la importancia que toman, en la
ejecucin de cada uno de las etapas para llegar a lograr planes especficos en la
empresa.
Subcaptulo 01

Definicin de la Planeacin
Es la determinacin de objetivos y la eleccin de los cursos alternativos (1) de
accin para lograrlos, con base de la investigacin y a la elaboracin de un esquema
detallado que habr de realizarse en un futuro.

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La planeacin es el primer proceso administrativo que implica determinar los objetivos
de la organizacin, las estrategias (2) y planes para integrar y coordinar las
actividades laborales.
As lo establece Koontz, Harold y Weihrich, Heinz en su libro Administracin, una
perspectiva global y empresarial en el cual expreso: La planeacin es la seleccin de
misiones y objetivos, as como de las acciones para lograrlos (3)
Subcaptulo 02
Tipos de planes
Hay que considerar que la planeacin tambin es considerada una funcin del proceso
administrativo, por lo que se desarrolla en los distintos niveles de la empresa. As,
puede hablarse de tres niveles de la planeacin: estratgica, tctica, operacional.
1. Planeacin estratgica
Es la planeacin ms amplia de la organizacin. Sus caractersticas principales son:
Es definida por los altos rangos de la organizacin.
Es proyectada a largo plazo, su duracin es de 5 aos para adelante.
Abarca la empresa en su totalidad e incluye todos los recursos y reas de la
empresa.
Se preocupa por alcanzar los objetivos organizacionales.
2. Planeacin tctica

Esta planeacin es realizada en el nivel departamental. Sus principales


caractersticas son:
Es definida por el nivel intermedio para cada departamento de la empresa.
Es proyectada a mediano plazo en general para el ejercicio anual, plazo de
duracin es hasta 3 aos.
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Se preocupa por alcanzar los objetivos departamentales.
3. Planeacin operacional
Se realiza para cada tarea o actividad. Sus principales caractersticas son:
Es dividida en el nivel operacional.
Es proyectada a corto plazo, por lo que su duracin es de 1ao, para el futuro
inmediato.
Incluye cada tarea y actividad por separado.
Se preocupa por alcanzar metas especficas.
3.1. Clases de planes operacionales:
Aunque los planes operacionales sean heterogneos y diversificados se pueden
clasificar en cuatro:
a) Planes relacionados con mtodos, denominados procedimientos.
Procedimiento:
Son planes donde establecen mtodos de acciones futuras. Consisten en
secuencias cronolgicas(4) de las acciones o pasos que se deben seguir con
rigurosidad para ejecutar planes. Ejemplo, se encuentran los flujogramas. (Ver
imagen N 01)
b) Planes relacionados con dinero, denominados presupuesto
Presupuesto:
Son los planes operacionales relacionados con el dinero manejado en
determinado periodo. Generalmente abarcan un ao, que corresponde al
ejercicio fiscal de la empresa.
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As lo establece Koontz, Harold y Weihrich, Heinz en su libro Administracin,
una perspectiva global y empresarial en el que expresa: El presupuesto es un
informe de resultados esperados que se expresa en trminos numricos (5)
c) Planes relacionados con tiempo, denominados programas.
Programas:

Constituyen planes operacionales relacionados con el tiempo. Son planes que


relacionan dos variables: el de tiempo y actividades. Ejemplo el cronograma y
diagramas. (Ver grfico N 01)
d) Planes relacionados con comportamiento, denominados reglamentos.
Normas y Reglas:
Constituyen planes operacionales relacionados con el comportamiento exigido a
las personas. Especifican como deben de comportarse las personas en
diferentes situaciones.
Subcaptulo 03
Principios de la Planeacin
1. Factibilidad: Debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones
objetivas.
2. Objetividad y cuantificacin: Basarse en datos reales, razonamientos precisos y
exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o clculos arbitrarios
(precisin) expresada en tiempo y dinero.
3. Flexibilidad: Es conveniente establecer mrgenes de holgura (6) que permitan
afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de accin a
seguir.
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4. Unidad: Todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los
propsitos y objetivos generales.
5. Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende, ser necesario rehacerlo
completamente.
Subcaptulo 04
Proceso de la planeacin
Estos pasos son de aplicacin general, y se presentan de la siguiente manera:
1. Estar atento a las oportunidades
Hace nfasis en estar atento en las oportunidades sean internas o externas de la
organizacin, ya que es el primer punto de partida de la planeacin. Los gerentes
deben estar atentos y echar un vistazo a las posibles oportunidades futuras, as

como saber en qu posicin se encuentra su compaa, con relacin a sus


fortalezas y debilidades.
2. Definicin de los objetivos organizacionales
La primera etapa de la planificacin misma es el establecimiento de objetivos para
la empresa y para cada unidad subordinada. Los objetivos indican bsicamente que
es lo que se va hacer, donde se va a poner el primer nfasis (7) y que es lo que
se va a obtener mediante las polticas, procedimientos, reglas, presupuestos,
programas y estrategias.
3. Determinar en donde se est en relacin a los objetivos
Consiste en hacer dos anlisis:

Anlisis externo de la empresa

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El anlisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y tendencias
que sucedan en el entorno de la empresa, con el fin de conocer la situacin del
entorno, y detectar oportunidades y amenazas.
Para el anlisis externo se evalan las fuerzas econmicas, sociales,
gubernamentales, tecnolgicas; as como la competencia, los clientes y los

proveedores de la empresa.
Anlisis interno de la empresa
El anlisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos
que puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer la capacidad
con que sta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades.
Para el anlisis interno se evalan los recursos que posee una empresa, ya

sean financieros, humanos, materiales, tecnolgicos, etc.


4. Desarrollar premisas considerando condiciones futuras
Las premisas son supuestos sobre el ambiente en el que se desarrollar el plan. Y
los pronsticos (8) son importantes para establecer premisas. Por ejemplo Qu
tipo de mercado habr?, Qu precio?
Entonces podremos decir que esta etapa permite establecer, y lograr el acuerdo
para utilizar las premisas de planeacin segn los pronsticos, las polticas
aplicables y los planes existentes de la compaa.
5. Identificar y escoger entre cursos alternativos de accin

La cuarta etapa en el proceso de planificacin consiste en la bsqueda y examen de


lneas alternativas de accin, especialmente de aquellas que no son aparentes en
forma inmediata.
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El problema ms frecuente no es encontrar alternativas, sino es reducir su cantidad,
para as analizar las ms convenientes.
6. Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados
Una vez determinadas las alternativas y examinados los puntos dbiles y fuertes, la
quinta etapa es su evaluacin sopesando (9) los diversos factores y teniendo
presente las premisas y metas. Una lnea de accin puede aparecer como la ms
provechosa, pero requiere un gran desembolso de caja y una amortizacin lenta;
otra pude ser menos provechosa, pero involucra menos riesgo; y otra puede
adaptarse mejor a los objetivos de la empresa en el largo plazo.
Subcaptulo 05
Importancia de la Planeacin
Es esencial para el adecuado grupo social, ya que prev contingencias (10) y
cambios que pueden deparar en el futuro.
Porque se plantea los objetivos inicialmente y todos los esfuerzos deben encaminarse
para poder plasmar que es lo que se quiere hacer en la manera en la cual se va a
buscar en plasmar esos planes para darle un seguimiento.

NOTAS

1. Se establece su uso para definir a que son cursos de accin en general que
muestran la accin o empleo en general de mtodos para llegar al objetivo.
2. Se refiere a un conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un
determinado fin.
3. KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz. Administracin una perspectiva global y
empresarial. (2012). Pg. 108
4. Establece su uso para definir a las sucesiones que se dan, detrs de cada
accin.
5. KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz. Administracin una perspectiva global y
empresarial. (2012). Pg. 113
6. Se refiere al espacio vaco que queda entre dos cosas que estn encajadas una
dentro de la otra.
7. Se utiliza para definir a la Importancia que se concede a algo mediante la
expresin o el gesto.
8. Se utiliza para definir al proceso de estimacin en situaciones de incertidumbre.
9. Se establece su uso para examinar con atencin o con prudencia las ventajas y
los inconvenientes de algo, o su importancia y trascendencia.
10. Se utiliza para definir a la Posibilidad o riesgo de que suceda una cosa.

CAPTULO III
LA ORGANIZACIN
El siguiente trabajo explica brevemente una de las funciones bsicas de la
Administracin, el objetivo principal del texto es proporcionar conceptos claves sobre
los puntos aqu expuestos.

Se pretende dar una explicacin simple sobre la organizacin y su importancia para el


logro de los objetivos propuestos en la etapa de la planificacin.
Subcaptulo 01
Definicin de la organizacin
La organizacin es la funcin administrativa que tiene que ver con estructurar el trabajo
para lograr los objetivos de las organizaciones. Es un proceso importante ya que los
gerentes disean una estructura organizacional, esto es la disposicin formal de los
puestos de trabajo dentro de una organizacin que se conoce como organigrama
(1), que sirve para muchos propsitos.
Y as lo establece Chiavenato, Idalberto en su libro Administracin Proceso
Administrativo en lo cual expreso:
En este sentido, organizacin significa estructurar e integrar los recursos y los rganos
encargados en su administracin, que se encuentren relacionados y fijndoles sus
atribuciones (2)
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Subcaptulo 02
Niveles de la organizacin
En la organizacin pueden considerarse dos niveles diferentes:
a) Organizacin en el nivel global u organizacional:
Abarca la empresa como generalidad. Se denomina diseo organizacional, que
puede ser de tres clases:
1. Organizacin lineal:
La organizacin lineal, constituye la estructura ms simple y ms antigua, se
debe al hecho de que entre el superior existen lneas directas y nicas de
autoridad y responsabilidad. Es una organizacin simple y de conformacin
piramidal, donde cada jefe recibe y transmite lo que pasa en su rea. Adems
que cuenta con ventajas y desventajas. (Ver tabla N01)

2. Organizacin funcional o de Taylor:


Es la estructura que comprende la forma en la que se dividen, agrupan y
coordinan, las actividades dentro de una organizacin. Es el principio
fundamental del staff. Las comunicaciones son efectuadas directamente sin
necesidad de intermediarios y se basa en la especializacin. No es la jerarqua
sino la especialidad quien promueve las decisiones. Adems que cuenta con
ventajas y desventajas. (Ver tabla N02)
3. Organizacin de lnea staff:
Es la combinacin de dos organizaciones: Organizacin lineal y Organizacin
funcional, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de
la tecnologa que proporciona informacin experta y de asesora.

Es una

modelo de Jerarqua versus especializacin, la jerarqua (lnea) asegura el


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mando y la disciplina mientras la especializacin (staff) provee los servicios de
consultora y asesora. Adems que cuenta con ventajas y desventajas. (Ver
tabla N03)
b) Departamentalizacin
Esta fase del proceso permite disear la organizacin de acuerdo a sus objetivos,
necesidades y forma de trabajar, es un estilo de divisin orgnica que permite al
organismo desempear con eficiencia sus diversas actividades.
El diseo departamental o departamentalizacin presenta una variedad de tipos. Los
principales son:
1. Departamentalizacin Funcional
Es la organizacin basada en funciones que requieren actividades semejantes y
que se agrupan e identifican de acuerdo a una clasificacin funcional, como
finanzas, recursos humanos, mercadeo y produccin. Tambin es denominada
agrupada por funcin, departamentalizacin por funciones o incluso estructura
funcional. (Ver grfico N)

2. Departamentalizacin por Productos


Se organiza de acuerdo a lo que se produce ya sean bienes o servicios; esta
forma de organizacin es empleada en las grandes empresas donde cada unidad
que maneja un producto se le denominada divisiones.
Las actividades se agrupan en torno a un producto o grupo de productos, este
enfoque es aplicable en la medida que la cantidad de productos aumenta y se
diferencian entre ellos. (Ver grfico N)
3. Departamentalizacin por base territorial (o por rea geogrfica)

21
Agrupa la mayor parte o todas las funciones relacionadas con los clientes en
cierta zona geogrfica, en lugar de dividir las funciones entre los distintos
gerentes

agrupar

todas

las

reas

en

una

ubicacin

central.

La

departamentalizacin por base territorial la utilizan las empresas que cubren


grandes reas geogrficas y mercados extensos. (Ver grfico N)
4. Departamentalizacin por clientes
Este tipo de departamentalizacin se da cuando la empresa depende de los tipos
y necesidades de los clientes, donde requieren de constante adaptacin de sus
productos

y/o

servicios.

Divide las unidades organizacionales de modo que cada una pueda servir a un
cliente especfico. (Ver grfico N)
5. Departamentalizacin por procesos o equipos
Este gnero de departamentalizacin consiste en agrupar actividades y grupos
humanos por cada una de las partes en que se puede subdividir la parte de
procesamiento o transformacin en el que a su vez hace parte del proceso

productivo. Esta agrupacin se aplica comnmente en empresas manufactureras


donde las actividades se agrupan respecto a un proceso o tipo de equipo. (Ver
grfico N)
6. Departamentalizacin por secuencia
Tipo de departamentalizacin necesaria por razones tcnicas o econmicas, en
secuencias alfabticas (por ejemplo cuando se realiza considerando los
apellidos), numricas (por ejemplo nmero de tarjetas de crdito) o de tiempo
(turnos). Normalmente se utiliza en niveles intermedios. (Ver grfico N)
c) Organizacin en el nivel de tareas y operaciones
22
Organizacin enfocada hacia cada tarea, actividad u operaciones especifica. Se
denomina diseo de cargos o tareas y est constituido por la descripcin y el anlisis
de cargos. Existen tres enfoques distintos en el diseo de cargo:
1. Clsico: Se fundamenta en el trabajo pionero de los ingenieros de la
administracin cientfica de Taylor constituye el primer intento sistemtico por
definir los principios capaces de orientar el empleo ptimo del individuo en el
cargo en ejecucin eficiente.
2. Humanista: El modelo humanista constituye una fuerte reaccin al mecanismo del
diseo clsico, pues tiene ms en cuenta la persona y tiende a focalizar ms el
contexto que envuelve extremadamente el cargo y las condiciones en las cuales
se desempea, dejando en un plano secundario el contenido del cargo o los
mtodos para desempearlo.
3. Situacional: El enfoque sistemtico hace nfasis en las relaciones entre las partes
del sistema y en cmo afectan estas relaciones en el desempeo del todo: se
trata de lograr la mxima eficacia del sistema entero, y no la eficacia de cada una
de las partes respectivas.
Subcaptulo 03
Principios de la organizacin

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin
racional, se encuentran ntimamente relacionados, y son:
1. Principio del Objetivo
Todas las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los
objetivos y propsitos de la empresa.
2. Principio de la Especializacin
23
El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecucin de
una sola actividad.
3. Principio de la Jerarqua
Se deben de establecer centros de autoridad de los cuales emane (3) la
comunicacin necesaria, para lograr los planes en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una lnea clara e interrumpida, desde el ms alto ejecutivo,
al nivel ms bajo.
4. Equivalencia de Autoridad y Responsabilidad
Ha cada grado de autoridad asignado, debe corresponder el grado de autoridad
necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5. Unidad de Mando
Establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin,
debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no debern reportar a ms de un
superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenas de ms de dos jefes,
solo conduce a la ineficiencia(4).
6. La Coordinacin
Las unidades de una organizacin siempre debern de mantenerse en equilibrio.
7. Continuidad
Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional, requiere mantenerse,
mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
Subcaptulo 04
Proceso de la organizacin
El proceso de Organizacin est dividido en dos etapas en donde la primera etapa, es
la divisin del trabajo y la segunda etapa la coordinacin.
24

1. La divisin del trabajo


Consiste en la delimitacin de las actividades con el fin de realizar el trabajo con la
mayor precisin, eficiencia y con el mnimo esfuerzo, considera a su vez:
a. Descripcin de procesos: Es la manera de establecer las actividades en cierto
orden a realizar.
b. Jerarquizacin: Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden
de mando o importancia.
c. Departamentalizacin: Es la divisin y agrupamiento de funciones y actividades
en unidades especficas conocidas como departamentos.
d. Descripcin de Habilidades: Recopila ordenadamente los factores y actividades
para realizar el trabajo.
2. Coordinacin
Es el proceso de sincronizar y armonizar los esfuerzos para llevar a cabo de manera
eficiente una funcin, tarea o actividad.
Subcaptulo 05
Herramientas metodolgicos de la organizacin
Los principales documentos se dividen de la organizacin son los organigramas y
manuales.
1. Los organigramas
Es la representacin grfica que muestra cmo estn relacionadas las diferentes
unidades de la estructura interna

de una institucin o empresa. Est permite

conocer la ubicacin que se da en los distintos departamentos, secciones, oficinas,


etc, que conforman la institucin, se describe grficamente la divisin del trabajo
que se establecer y la relacin que se dar entre las distintas reas de
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actividades, a travs, de lneas que representan los canales de supervisin
coordinacin y comunicacin que existir en la institucin.

Clasificacin de los organigramas:


Los organigramas se adaptan al tipo de sistema organizativo que intentan
representar, entre los cuales tenemos:
1. Organigramas verticales de tipo clsico. (Ver grfico N)
2. Organigramas horizontales de izquierda a derecha. (Ver grfico N)
3. Organigrama mixto. (Ver grfico N)
4. Organigramas circulares o concntricos. (Ver grfico N)
5. Organigramas escalares. (Ver grfico N)
2. Los manuales administrativos
El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada las
actividades a ser cumplidas por los miembros de la organizacin y la forma en que
las mismas deben ser realizadas. El propsito fundamental de los manuales es el
de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la organizacin, as como
instruir al personal

sobre los objetivos, polticas, funciones, autoridad, normas,

procedimientos u otros aspectos de la institucin.


Clasificacin de los manuales administrativos:
Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categoras:
1. Manuales de organizacin: Es un instrumento que contiene detalles de la
empresa u organizacin.
2. Manuales de polticas: Incluye en forma escrita las polticas de la empresa, que
son la gua bsica para la accin; as mismo prescriben los limites generales
dentro de los cuales deben realizarse las a actividades.
26
3. Manual de sistemas y procedimientos: Es llamado, tambin manual de
operacin; es un manual de trmites y mtodos de trabajo. Es quizs el manual
ms comn en las organizaciones. A travs de ellos se orienta y sistematiza la
actividad operativa de la empresa institucin. Estas se dividen en:

a. Manual de Organizacin y Funciones (MOF): Es un documento normativo


donde

se

describe

las

funciones,

objetivos,

caractersticas

responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organizacin y


que sirve como gua para todo el personal. Asimismo, contiene,
esencialmente

la

estructura

organizacional,

comnmente

llamada

organigrama.
b. Reglamento de organizacin y funciones (ROF): Es el documento tcnico
normativo de gestin institucional que formaliza su organizacin y orienta el
esfuerzo institucional para el logro de su misin, visin y objetivos.
c. Manual de procedimiento (MAPRO): Es un documento de gestin que
describe todos los procedimientos administrativos de la entidad, con la
descripcin, rea donde se realiza, cargo que acta en cada paso, forma en
que se realizan y los tiempos de ejecucin, los que se representan
grficamente en el Diagrama de bloques y/ flujograma.
Subcaptulo 06
Importancia de la organizacin
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:
1. Es de carcter continuo, jams se puede decir que ha terminado, dado que la
empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, reduccin,
27
nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la necesidad de efectuar
cambios en la organizacin.
2. Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos
del grupo social.
3. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementado la productividad.
4. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al
responsabilidades.

delimitar funciones y

NOTAS
1. Se utiliza para referirse a la representacin grfica de la estructura de una empresa.
2. CHIAVENATO, Idalberto. Administracin Proceso Administrativo. (2009). Pg.
202.
3. Establece su uso para referirse en proporcionar a una persona o entidad una cosa
que necesita.
4. Se utiliza para definir al proceder una cosa de otra.
5. Establece su uso para definir a la incapacidad para realizar o cumplir
adecuadamente una funcin.

CAPTULO V
LA DIRECCIN
La direccin es un elemento de la administracin en la que se logra la realizacin
efectiva de todo lo planeado a travs de un medio de autoridad del administrador,
ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha
autoridad, y se vigila de manera simultnea que se cumplan en la forma adecuada
todas las rdenes emitidas.
Este es el punto central y ms importante de la administracin, pero quiz en el que
existe mayor nmero de discrepancias, aunque stas sean accidentales.
Subcaptulo 01
Definicin de Direccin
Es la tercera etapa del proceso administrativo, la cual forma parte de la fase dinmica o
prctica de dicho proceso. La direccin es la ejecucin de los planes a travs de la
estructura organizacional mediante los esfuerzos del grupo social a travs de la
comunicacin.
La direccin es la tercera etapa del proceso administrativo, la cual se plantea la
pregunta: Cmo se est haciendo? Con el objeto de conocer cmo se van a ejecutar
los planes y fungir (1) como gua de los mismos.

30

Constituye una habilidad del administrador explicar y comunicar las tareas a las
personas que deben realizarlas bien y con rapidez, para orientarlas y resolver todas las
dudas posibles, adems de impulsarlas, liderarlas y motivarlas de manera adecuada.
Implica relacin interpersonal con los subordinados (2).
Subcaptulo 02
Niveles De Direccin
Se clasifican en los siguientes niveles:
1. Nivel Institucional
Es el nivel estratgico que corresponde a lo ms elevado de una empresa y est
compuesto por directivos, propietarios, accionistas y los ms altos ejecutivos.
2. Nivel Intermedio
Es tambin denominado mediador o gerencial y se encarga de elegir y captar los
recursos necesarios, est compuesta por la administracin media de la empresa y
es denominado nivel tcnico o ncleo tcnico.
3. Nivel Operacional
Corresponde al tercer nivel jerrquico (3) que corresponde al jefe, que destina
operaciones o tareas a sus colaboradores. Pues analizan alternativas operacionales
que evala la accin que implementan la operacin cotidiana.
Subcaptulo 03
Principios de Direccin
Se rige por los siguientes principios:
1. De la armona del objetivo
En donde los objetivos de todos los departamentos y secciones debern de
relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.
31
2. Impersonalidad del mando
Se refiere que la autoridad y su ejercicio surgen como una necesidad para la
organizacin para obtener ciertos resultados, por esto, tanto los subordinados como

los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes
surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal
o arbitraria.
3. De la supervisin directa
Es el apoyo prestado del superior a los colaboradores durante la ejecucin de los
planes para que estos trabajen con mayor facilidad.
4. De la va jerrquica
Postula el respeto a los canales de comunicacin y lneas de autoridad establecidos
en la organizacin formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a
travs de los niveles jerrquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas
de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos.
5. De la resolucin del conflicto
Se deben resolver los problemas en cuanto aparezcan para evitar que se
desarrollen y causen problemas colaterales (4), es decir que indica la necesidad
de resolver los problemas que surjan durante la gestin administrativa, a partir del
momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisin en relacin con un
conflicto, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle.
6. Aprovechamiento del conflicto
El conflicto es un problema u obstculo que se antepone al logro de las metas de la
organizacin, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el
mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas
alternativas.
As lo establece Mojica, Vctor Ariel en su libro Administracin de Conflictos,
donde expresa:
El enfrentamiento de posiciones surgen de varias o un grupo de personas, que el
comportamiento perjudica al logro de sus objetivos, ya que esto no permite
establecer estrategias claras (5).
Es decir los conflictos proporcionan indicios de que algo est funcionando mal pero
se pueden establecer opciones para aprovecharlos y de que no se salgan de
control.
Subcaptulo 04
Procesos de la Direccin

Est formado por las siguientes etapas:


Toma de Decisiones
Es el proceso en donde se elige un curso de accin entre varias alternativas.
Integracin
Se refiere a homogeneizar (6) las actividades considerando la capacitacin de
las personas y las cosas o herramientas de trabajo.
Comunicacin
Es el proceso de intercambio de informacin entre un emisor utilizando un canal,
un

mensaje

llegando

un

receptor

consecuentemente

con

una

retroalimentacin (7).
Motivacin
Surge de diversos impulsos, deseos, necesidades, anhelos y otras fuerzas, los
administradores motivan cuando proporcionan un ambiente que induzca a los
miembros de la organizacin a contribuir. Asimismo, motivar significa mover,
conducir, impulsar a la accin, es la labor ms importante de la direccin a la vez
que la ms compleja, a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo pendiente
a la obtencin de los objetivos de acuerdo con los estndares esperados.
As lo establece Maslow, Abraham en su libro Motivacin y Personalidad,
donde expresa lo siguiente:
Se define motivacin como los procesos que inciden en la intensidad, direccin
y persistencia del esfuerzo que realiza un individuo para la consecucin de un
objetivo (8)
Supervisin
Es el proceso de verificacin de que las actividades se estn realizando
adecuadamente. Es decir, consiste en vigilar y en guiar a los subordinados de tal
forma de que las actividades se realicen adecuadamente este nivel aplica por lo
general a niveles jerrquicos e inferiores, aunque todo administrador por mayor
o menor grado lleva esta funcin. El liderazgo o supervisin es de gran
importancia para la empresa ya que mediante a l se imprime la dinmica
necesaria para que logre sus objetivos, es decir su importancia radica en que
una supervisin efectiva depender la productividad personal para lograr los
objetivos.

Autoridad
Es la facultad del que esta envestida una persona dentro de una organizacin
para dar rdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados para la
realizacin de aquellas acciones que quien las dicta considere ser apropiadas
para el logro de los objetivos del grupo
Delegacin
Es la delegacin donde se manifiesta claramente la esencia de la direccin, el
ejercicio de la autoridad ya que, si administrar es hacer a travs de otros la
delegacin, es la concesin de autoridad y responsabilidad para actuar, sus
ventajas son que permite al directivo dedicarse a las actividades de ms
importancia, comparte responsabilidad y capacita a sus subordinados.
Mando
El ejercicio de mando asume dos formas las ordenes que son ejercicios de
autoridad a travs de la cual un supervisor transmite a un subordinado la
indicacin de que una actividad debe ser realizada y las instrucciones son las
normas que hablan de observarse en situaciones de carcter repetitivo, los
medios ms convenientes de transmitirlos son crculos e instructivos.
Liderazgo
Es la influencia, arte o proceso de influir sobre las personas para que se
esfuercen voluntaria y entusiastamente para lograr las metas del grupo.
Tambin se convierte en un crculo virtuoso en donde este ciclo cada vez que se
realiza debe de ser mejor.
Subcaptulo 05
Sistema de Administracin
La accin administrativa toma caractersticas diferentes dependiendo de las
condiciones externas e internas de la empresa, pues cambia de acuerdo con
innumerables variables.
No existen normas especficas de administracin vlidas para todas las situaciones y
ocasiones posibles. En este sentido, Likert seala cuatro sistemas administrativos:

1. Sistema 1: Autoritario Coercitivo


Es un sistema autocrtico con posicin coercitivo (9) que controla rgidamente
todo lo que ocurre dentro de la empresa, es decir que las decisiones deben de ser
cumplidas una vez establecida por el nivel institucional.
Este sistema se caracteriza por mantener una comunicacin en forma vertical, es
decir en sentido descendente, no existe comunicaciones laterales entre los
departamentos, ya que busca restringir al mximo las conversaciones informales
entre las personas, es por ello que todos se rigen a las normas y reglas.
2. Sistema 2: Autoritario Benevolente
Es un sistema autoritario, ms suave y menos rgido que el sistema anterior, ya que
las decisiones son tomadas por la cpula administrativa.
Se caracteriza por mantener un sistema de comunicaciones verticales y
descendentes y las decisiones se retroalimenta con comunicaciones ascendentes.
Este sistema tolera que las personas se relaciones entre s, sin embargo esta
interaccin es muy poca porque al igual que el sistema coercitivo considera que es
una amenaza hacia el objetivo de la empresa.
3. Sistema 3: Consultivo
Tiende ms a la autocracia (10), donde todas las decisiones son delegadas por
el nivel institucional y deben de orientarse a todas las normas o reglas que
establece una organizacin. La comunicacin es vertical y de sentido descendente
y ascendente, tambin mantiene una comunicacin lateral en los niveles altos y
medios. Este sistema deposita confianza en las personas aunque no por completa;
crea un ambiente favorable y positivo para sus colaboradores.
a. Sistema 4 : Participativo
34
Sistema democrtico por excelencia, pues las decisiones se delegan por completo
en los distintos niveles de organizacin, aunque el nivel institucional es la que
delega las polticas de la empresa y solo se encarga de establecer los resultados y
deja las decisiones a cargo del nivel jerrquico.
Por otro lado, su comunicacin fluyen los sentidos en los tres niveles direccionales.
Subcaptulo 06

Importancia de la direccin
Es por eso que la direccin es muy importante dentro de una organizacin porque:
Se utiliza para poner en marcha todos los lineamientos establecidos durante la

planeacin y la organizacin.
A travs de ella se logran las formas de conducta ms deseables en los

miembros de la estructura organizacional.


Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de mtodos

de organizacin, y en la eficacia de los sistemas de control.


Se establece la comunicacin necesaria para que toda la organizacin funcione
con el personal.

NOTAS
1. Se establece su uso para definir a la ejecucin de las funciones propias de un
oficio o cargo.
2. Establece su uso a la dependencia de un dominio que impone un individuo a
otro.
3. Se establece su uso relacionado con la organizacin por grados de importancia.
4. Se establece su uso para situarse dentro de uno de otro lado de un elemento
principal.
5. MOJICA, Vctor Ariel. Administracin de Conflictos. (2005). Pg. 203.
6. Se establece su uso para definir a la transformar en homognea una cosa
compuesta de elementos diversos o hacer que cosas diversas tengan
caractersticas homogneas.
7. Se utiliza para definir al mtodo de control de sistemas en el cual los resultados
obtenidos de una tarea son reintroducidos nuevamente en el sistema con el fin
de controlarlos.
8. MASLOW, Abraham en su libro Motivacin y Personalidad. (1991).Pg. 333
9. Se utiliza para forzar la voluntad o la conducta de alguien.
10. Se utiliza para definir la forma de gobierno en la cual la voluntad de una sola
persona es la suprema ley.

CAPTULO VI

EL CONTROL
El control es definido como parte de una funcin de la administracin, que nos permite
llegar a mantener un dominio sobre las acciones a seguir o procedimientos
establecidos en la planeacin con el fin de lograr los planes trazados en la fase de la
planeacin.
Este captulo va resumir los puntos ms resaltantes que tiene el fase de control en el
proceso administrativo, as como tambin llegar a determinar su importancia una vez
establecida en la empresa.
Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto
social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito
organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico
de seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores
culturales, organizativos, humanos y grupales.
Subcaptulo 01
Definicin del Control
El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento de
la empresa. La esencia del control reside en verificar si la actividad controlada est
37
alcanzando o no los resultados deseados. As lo establece Koontz, Harold y Weihrich,
Heinz en su libro Administracin, una perspectiva global y empresarial en el cual
expreso:
El control es la medicin y correccin del desempeo para garantizar que los objetivos
de la empresa y los planes diseados para alcanzarlos se logren, y que se relaciona
estrechamente con la funcin de planear(1).
Subcaptulo 02

Niveles del Control


As lo establece Robbins, Stephen Y Coulter Mary en su libro Administracin en el
que expresa: El proceso de regular actividades que aseguren que estn cumpliendo
como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa (2)
El control est presente en mayor o menor grado, en casi todas las formas
empresariales, y en sus diferentes niveles:
1. El control estratgico:
El control estratgico, tambin llamado control organizacional, es ejercido en el nivel
institucional de la empresa y se refiere a los aspectos globales que cubren a la
empresa como un todo. Es a largo plazo y su cobertura (3) es genrica.
2. El control tctico:
Es ejercido en el nivel intermedio de las empresas, tambin denominado control por
departamentos o control gerencial. Se refiere a los aspectos menos globales de la
empresa. Su espacio es de mediano plazo y aborda a cada unidad de la empresa.
3. El control operacional:
Es el subsistema (4) de control efectuado en el nivel de ejecucin de las
operaciones.
38
Subcaptulo 03
Principios del Control
El control cuenta con los siguientes principios:
1. Principio de equilibrio
Que a cada grupo de delegacin se le debe de proporcionar el grado de control
correspondiente. Al delegar la autoridad es necesario establecer los mecanismos
para verificar que se est cumpliendo con la autoridad.
2. Principio de los objetivos:
El control es un medio para alcanzar los medios establecidos, es decir que el control
no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
3. Principio de la oportunidad

El control debe de aplicarse antes que se efectu el error de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas con anticipacin.
4. Principio de las desviaciones
Se deben analizar todas las desviaciones al plan para conocer las causas que las
originaron, para as establecer las medidas correcticas pertinentes.
5. Principio de la costeabilidad
El costo de todo sistema de control debe encontrarse justificado en tiempo y dinero,
es decir

de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios

financieros resultan menores que su costo de implantacin.


6. Principio de excepcin
El control debe aplicarse a todas aquellas actividades que sean representativas o
muy especiales, para reducir sus costos y tiempo.
7. Principio de la funcin controlada
39
La persona o funcin que realiza el control no debe involucrarse con la actividad a
controlar debe ser imparcial. Por ejemplo: El control que elabora los estados
financieros (5) de una empresa no ser la persona indicada para auditarlos o
determinar si son verdicos.
Subcaptulo 04
Proceso del Control
El proceso de control, donde se desarrolle se establece tres pasos:
1. Establecer estndares
Es el primer paso del control, que establece los estndares o criterios de
evaluacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la
evaluacin o comparacin de alguna cosa.
Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin:
Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de existencias,
cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros.
Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de
calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros.
Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado
producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.

Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin,


costos de ventas, entre otros.
2. Medicin del desempeo
Es el segundo paso del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo,
aun cuando se siempre sea posible, debera de hacerse apropiadamente en forma
anticipada para evitar desviaciones antes de que ocurra.
40
3. Comparacin del desempeo con el estndar establecido:
Es el tercer paso del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido
como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla
con relacin al desempeo esperado.
4. Corregir las variaciones de los estndares y planes
Es el cuarto y ltimo paso del control que busca corregir el desempeo para
adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de
correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar que se
desea lograr.
5. Retroalimentacin
Es un sistema de control en el desarrollo tareas, actividades o productos,
implementado mediante la supervisin y evaluacin continua, cuyo objetivo es el
mejoramiento paulatino de los resultados. La retroalimentacin permite valorar
fortalezas y reducir debilidades, considerar puntos positivos y negativos. En general,
es aplicada en la gestin de empresas, pero tambin en mbitos como la
administracin.
Subcaptulo 05
Herramientas del control
Existen dos tipos de herramientas de control de las empresas:
1. Herramientas Informativas
Sirven para conocer el estado econmico de la empresa. Estas se dividen:
a. La contabilidad: Ciencia auxiliar que refleja en forma exacta la situacin
econmica de la empresa en un momento dado.
b. La estadstica: Que es conjunto de mtodos que ayudan en toma de decisiones
en situaciones de incertidumbre.

2. Herramientas correctivas
Sirven para conocer el grado de cumplimiento de las polticas empresariales. Y
estas se dividen en:
a. Control presupuestario: Esta herramienta nos sirve para detectar diferencias
con respecto al presupuesto utilizado.
b. Auditoria: Verifica la exactitud de las cifras contables y adems controla que se
respeten los principios contables generalmente aceptados.
c. Control de calidad: Se inspecciona la calidad de las unidades producidas por la
empresa, y se puede realizar en cada etapa del proceso de produccin
mediante inspeccin del producto terminado.
Subcaptulo 06
Importancia del control
El control es uno de los pasos ms importante, ya que se observan todas las
irregularidades que se presentaron en el proceso y facilita que se vuelvan a hacer de
acuerdo a su planeacin.
Asimismo, porque el control, establece medidas correctivas en las actividades para
tener planes exitosos, puesto que reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores y
retroalimenta (6), para no se vuelvan a presentar desviaciones al plan en un futuro.

NOTAS
1. KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz. Administracin una perspectiva global y
2.
3.
4.
5.

empresarial. (2012). Pg. 496


ROBBINS, Stephen y COULTER Mary Administracin. (2010). Pg. 145
Se establece su uso para referirse al espacio que va cubrir.
Se utiliza para definir a un sistema que se ejecuta sobre un sistema operativo.
Se refiere a informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situacin
econmica y financiera y los cambios que experimenta la misma a un periodo

determinado.
6. Se utiliza para definir como aquella informacin de vuelta en una comunicacin
efectiva.

CAPTULO VII
CASO PRCTICO
1. Resea Histrica
Inca Kola fue inventada por el britnico Joseph Lindley en Ica, Per.
Vendida por primera vez en 1935.

Fbrica de aguas gasificadas La Santa Rosa fue el nombre de la empresa que


empez a comercializar gaseosas.
Despus de la muerte de Joseph R. Lindley en 1945, la empresa pas a sus hijos
Jos, Antonio, Alfredo, Nicols e Isaac Lindley.
2. Planeacin
Inca kola

es una bebida de fantasa originaria de Per que se empez a

comercializar desde el ao 1935. Esta elaborada a base de una hierba de origen


asitica llamada Luisa que le da el color amarillento-dorado. Se distribuye por
todo el Per y es ampliamente conocida por su poblacin, que para muchos, es
parte de su cultura.
a) Visin Y Misin
Visin: Orientada al consumidor, innovadora, rentable y lder en el mercado de
bebidas, conformada por un equipo comprometido con la excelencia, ofreciendo
productos de la ms alta calidad y prestigio
Misin: Satisfacer a nuestros consumidores en todas sus ocasiones de
consumo de bebidas, creando valor de manera sostenida para nuestros
accionistas: Potenciando el desarrollo y bienestar de nuestro personal,
Promoviendo el desarrollo de nuestros proveedores, distribuidores y clientes,
Fortaleciendo el vnculo con la comunidad, en nuestro rol de ciudadano
responsable.
b) Valores organizacionales
INTEGRIDAD en lo que pienso digo y hago
SERVICIO a cabalidad con amabilidad
COMPROMISO con mi equipo de trabajo y mi empresa
RESPETO a las personas sin distinciones
c) Anlisis Foda
Factores internos: fortalezas y debilidades

Precios competitivos.

Productos bien posicionados.


Internacionalizacin.
Poca preferencia del producto kola real (competencia).
Estrecha relacin de la marca con nivel de ingreso familiar.
Facilidad de imitacin de sabores.
d) Anlisis Foda
Factores externos: oportunidades y amenazas
Desarrollo del fenmeno del nio
Expansin hacia mercados externos (VEN, ECU, MEX)
Nuevas presentaciones u otros tipos de bebidas.
Elevada competencia a nivel industrial.
Ingreso de nuevas bebidas econmicas en el mercado peruano.
Aumento de la informalidad en el mercado
Incremento en costos de produccin y comercializacin
e) Objetivos de la empresa
Uno de los objetivos de la Corporacin Lindley es el incrementar su actual
volumen de venta a travs de supermercados, el que alcanza una
participacin cercana al 4% de sus ventas totales. Para ello, ha establecido
un equipo a nivel nacional destinado a atender personalmente a dichos

establecimientos.
En cuanto a nuevas inversiones, se invirtieron en el ltimo ao 10,5 millones

de dlares en nuevos equipos de embotellamiento.


Entre los principales proyectos de dicha empresa se encuentra el de la
construccin de una "mega planta" de embotellamiento de gaseosas y

fabricacin de envases plsticos.


3. Organizacin
La empresa cuenta con un aproximado de 300 trabajadores estables y alrededor de
450 trabajadores contratados. Su forma de organigrama es de lnea Staff. Donde las
funciones y tareas estn divididas por departamentos.
La empresa inka cola distribuye, las tareas y obligaciones, segn la posicin que se
encuentre.
4. Direccin

1. En 1999 Coca Cola Company suscribi una alianza comercial con Corporacin
J.R. Lindley por la que se hizo propietaria del 50% de la marca Inca Kola y del
20% de Corporacin J.R. Lindley.
2. Coca-Cola es uno de los principales lderes de bebidas en el mundo, por lo que
Inca Kola podra tener un gran potencial en corto plazo en el extranjero.
3. Posibilidad de recurrir a mayores financiamientos y desarrollar nuevos
mercados.
5. Modelo de MOF Empresa Inca Kola
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES SUCURSALES
1.- NATURALEZA Y UBICACIN ORGNICA
Las Sucursales, son rganos de lnea que depende jerrquica y funcionalmente
de la Gerencia General a quien reporta todas sus actividades.
2.- ORGANIZACIN
Las Sucursales tienen las unidades orgnicas que se detallan en la Estructura
Orgnica aprobada en la Sesin de Directorio N 000-2008 de fecha 22 de
diciembre de 2008.
3.- OBJETIVO
Lograr que el sistema operacional (captacin, produccin, almacenamiento y
distribucin de bebidas; y dems productos) y el sistema comercial (facturacin,
cobranza), funcionen a niveles de mnimo costo y mxima calidad, cantidad y
volumen para alcanzar la meta de ser una sucursal econmicamente y
financieramente viable.
4.- COMPETENCIAS
Grado de Instruccin
Especialidad

Superior
Administrador, Contador, Economista, Ingeniero

Edad Mnima
Experiencia
CARGO
Condiciones Personales

Industrial o especialidad similar.


30 Aos
5 Aos Mnimos.
ADMINISTRADOR
Moral
Slida,
Honestidad,

Disciplinado,

Puntualidad, Dinmico, Ordenado, Buen Trato,


Personalidad

Definida,

Conocimientos

de

Sistemas Computarizados, Liderazgo y don de


Mando,

Conocimientos

de

Control

de

Operaciones, Conocimientos de Indicadores de


Gestin,

Capacidad

Comunicarse,
Capacidad

Capacidad

para

Habilidad
de

Implementar

Para

Organizacin,
Normas

Procedimientos.
5. FUNCIN GENERAL
Operar, controlar, mantener los servicios de ventas a las clientes, disposicin de
productos solicitados por la clientela.
6. FUNCIONES ESPECFICAS
Para cumplir con sus objetivos es necesario que las Sucursales cumplan con los
siguientes objetivos:
Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organizacin y Funciones, as como el
Manual de Normas y Procedimientos de su Gerencia.
Dirigir las operaciones de la Sucursal y cumplir con los objetivos y disposiciones
de la Gerencia General.
Comunicar y coordinar con la Gerencia General todo lo relacionado a la buena
marcha de la sucursal.
Planificar, organizar, integrar sus recursos humanos, dirigir y control de las
actividades operativas, administrativas y comerciales.
Remitir dentro la fecha establecida a la Sede Central los informes mensuales del
sistema operativo, comercial y administrar.
Supervisar las labores de facturacin y cobranza.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
1. COMPETENCIAS
Grado de Instruccin
Superior o Tcnica
Especialidad
Secretariado Ejecutivo Computarizado,
Tcnico Contable o carrera afn.
Experiencia
2 aos
Edad Mnima
20 aos.
CARGO
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Condiciones Personales
Trato Amable, Ordenada, Personalidad
Definida, Capacidad de Comunicacin y
Organizacin, Empata, Puntualidad,
Tolerancia para Trabajar bajo Presin,
Proactivo, Moral Slida, Disciplinado,
Dinamismo, Buen Trato, Capacidad y
Habilidad para Coordinar y Comunicarse

2. FUNCIONES ESPECFICAS:
Para cumplir con sus objetivos la Secretaria deber realizar las siguientes
funciones que no son limitativas:
Llevar y mantener los Archivos de la documentacin entregada y recibida, as
como los informes de los diferentes rganos de la Sucursal.
Registra el ingreso y egreso de los documentos referentes a las labores de la
Sucursal.
Elaborar todos

los

documentos

administrativos

que

se

asigne

el

Administrador de la Sucursal.
Recepcionar y remitir todas las cartas, informes, oficios u otros documentos
relativos a las funciones de la Sucursal.
Atender todos los requerimientos de la Sucursal.
Otros que le asigne la Administracin de la Sucursal y que sean relativos a
sus funciones.

CONCLUSIONES
1. El proceso administrativo, es importante para toda empresa, ya que ayuda y
permite a los empresarios a orientarse hacia el futuro y prevenir problemticas
frente a situaciones que se le puedan presentar.
2. El tema desarrollado es de vital importancia, pues a travs de ello podemos
desarrollarnos mejor para llevar a cabo la elaboracin de actos o tareas que se
pueda dar dentro de una organizacin, para poder ser competentes en todas las
funciones.

3. Este trabajo les va a servir a aquellas empresas que deseen tener el control de sus
recursos y as poder dirigir de acuerdo a la planeacin que se tenga, junto con la
organizacin, llegar a tener una medida de hacia dnde se dirige para poder
controlar, y que si se observa alguna falla sta se pueda superar con mayor
facilidad.
4. Este trabajo tambin ayudar a muchas personas a que pongan orden a su vida,
que se plante metas a corto, mediano y largo plazo, que establezca sus objetivos,
que sepa lo que en realidad quiere, maximizando sus recursos y lograr para que
tenga un mejor proyecto de vida.

BIBLIOGRAFA
1. CHIAVENATO, IDALBERTO (2009). Administracin Proceso Administrativo. 6ta
Edicin. McGraw-Hill. Mxico.
SINAPSIS:
Este libro presenta un anlisis de las diversas teoras administrativas, la cual en
cada una de ellas se enfatiza en las tareas, la estructura organizacional, las
personas, la tecnologa y el ambiente para demostrar que estas variables deben
considerarse en conjunto de modo sistemtico para reflejar la complejidad y
variedad de las empresas.
2. KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH, HEINZ (2012). Administracin una perspectiva
global y empresarial ,14va edicin. MC Graw Hill. Mxico.
SINAPSIS:
Se enfoca ms en los aspectos contemporneos de la administracin, nos describe
de forma precisa los procesos administrativos de tal modo que sirve de gua a
aquellos

que desean adquirir un conocimiento ms profundo, al emprender un

negocio, y de los que aspiran a ser gerentes, a los emprendedores que requieren
aprender cmo planear nuevos negocios y comunicar su ventaja competitiva.

48
3.

ROBBINS, STEPHEN Y COULTER MARY

(2010). Administracin. 10ma Edicin. Pearson Educacin. Mxico.


SINAPSIS:
Este libro trata sobre administracin y gerentes. Los gerentes son algo que todas
las organizaciones necesitan, sin importar su tamao, tipo o ubicacin. Y no hay
duda alguna de que el mundo que enfrentan los gerentes ha cambiado, est
cambiando y continuar modificndose.
4.
REYES PONCE, AGUSTN. Administracin
moderna. (2004). Limusa. Mxico.
SINAPSIS:
El contenido de este libro muestra una amplia preocupacin por la problemtica
administracin latinoamericana contempornea, el autor refleja en su obra un
amplio y sencillo proceso de aprendizaje para la administracin con valores
filosficos buscando la verdad y la eficacia.
5.
REYES PONCE, AGUSTIN. Administracin,
teora y prctica. (2005). 2da edicin. Limusa. Mxico.
SINAPSIS:
En el libro encontramos diversas caractersticas que se predominan en el tema de
la administracin, dirigido para estudiantes con el fin de que encuentren el balance
entre el estudio y la prctica de la administracin sealando, estructurando y
relacionando aspectos fundamentales de la administracin.
6.

CHIAVENATO, IDALBERTO. Introduccin a la

administracin. (2009). 5ta Edicin. MC Graw Hill. Mxico.


SINAPSIS:

49
Este libro presenta un anlisis de las diversas teoras administrativas, donde cada
una de ellas se enfatiza en las tareas, la estructura organizacional, las personas,
etc., para demostrar que estas variables deben considerarse en conjunto de modo
sistemtico para reflejar la complejidad y variedad de las empresas.
WEBGRAFA
1. SANCHEZ, ISSAC. (2010). Administracin General I. Admintedo1.blogspot.
Mxico.
Enlace: http://adminteso1.blogspot.pe/2010/05/3-planeacion.html
2. NAVARRETE

LOZANO,

KARLA.

(2013).El

control

dentro

proceso

administrativo. GestioPolis. EE.UU.


Enlace: http://www.gestiopolis.com/el-control-dentro-del-proceso-administrativo/
3. Annimo.

(2013).

Proceso Administrativo

(Direccin)

Administracin

.Educatina. Espaa.
Enlace: https://www.youtube.com/watch?v=zCg8rRNMBtQ
4. GARCA MAJOREL, Felipe. (2012). Teora Administrativa - Direccin Direccin
en el Proceso Administrativo. SlideShare. Colombia.
Enlace:
http://es.slideshare.net/FelipeGarciaMajorel/direccion-en-el-procesoadministrativo

ANEXOS

51
GRFICO N 01
FLUJOGRAMA

FUENTE:

CHIAVENATO, Idalberto (2009). Administracin

Proceso administrativo

52
GRFICO

N 02
CRONOGRAMA

FUENTE: CHIAVENATO, Idalberto (2009). Administracin Proceso administrativo


Actividade
s

Ene
.

Feb.

Mar.

Abr. Mayo. Jun.

Jul
.

Ago. Set. Oct.

Nov.

Dic.

GRFICO N
DEPARTAMENTALIZACIN FUNCIONAL

Presidente

Director de
Produccin

Director de
Finanzas

Director de
Ventas

FUENTE: CHIAVENATO, Idalberto (2009). Administracin Proceso Administrativo


GRFICO N
DEPARTAMENTALIZACIN POR PRODUCTOS

Farmacuticos
Producci
n

Qumicos
Colorantes

FUENTE: CHIAVENATO, Idalberto (2009). Administracin Proceso Administrativo

GRFICO N
DEPARTAMENTALIZACIN POR SECUENCIA

Divisin de
Operaciones

Regin
Centro

Regin Sur

Regin Norte

FUENTE: CHIAVENATO, Idalberto (2009). Administracin Proceso Administrativo


GRFICO N

DEPARTAMENTALIZACIN POR SECUENCIA

Divisin de
Ventas
Departament
o para
mujeres

Departament
o para
hombres

Departament
o para nios

FUENTE: CHIAVENATO, Idalberto (2009). Administracin Proceso Administrativo

GRFICO N
DEPARTAMENTALIZACIN POR SECUENCIA

Produccin

Tomos

Troquelado
ras

Taladros

Fresadoras

FUENTE: CHIAVENATO, Idalberto (2009). Administracin Proceso Administrativo


GRAFICO N
DEPARTAMENTALIZACIN POR SECUENCIA

Fundicin
Ensamble
Proceso
Pintura
Soldadura
FUENTE: CHIAVENATO, Idalberto (2009). Administracin Proceso Administrativo

GRFICO N 03
ORGANIGRAMAS VERTICALES DE TIPO CLSICO

FUENTE: CHIAVENATO, Idalberto (2009). Administracin Proceso administrativo

52
GRFICO N 04
ORGANIGRAMAS HORIZONTALES DE IZQUIERDA A DERECHA

FUENTE: CHIAVENATO, Idalberto (2009). Administracin Proceso administrativo

GRFICO N 05
ORGANIGRAMA MIXTO

FUENTE: CHIAVENATO, Idalberto (2009). Administracin Proceso administrativo

54
GRFICO N 06
ORGANIGRAMA CICULARES O CONCNTRICO

FUENTE: CHIAVENATO, Idalberto (2009). Administracin Proceso administrativo

GRFICO N 07
ORGANIGRAMAS ESCALARES

VENTAJAS

Mayor

facilidad

en

DESVENTAJAS

toma

de Es estricta e intolerante.

decisiones y en la ejecucin.
No hay conflictos de autoridad y ni La organizacin depende de hombres
huidas de responsabilidad.

claves.
No fomentan el cumplimiento de las

Es claro y sencillo.
La disciplina es fcil de mantener

normas en la organizacin.
Las comunicaciones por ser simples
se vuelven lentas

FUENTE: CHIAVENATO, Idalberto (2009). Administracin Proceso administrativo

55
TABLA N 01
LA ORGANIZACIN LINEAL

FUENTE: Propia.
TABLA N 02

LA ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR

FUENTE: Propia
56
TABLA N 03
LNEA STAFF
VENTAJAS

DESVENTAJAS

Garantiza asesora especializada e Posibilidad

de

conflictos entre

la

innovadora.

asesora y los dems miembros.


VENTAJAS
DESVENTAJAS
Realizan
actividad
conjunta
y Dificultad en la produccin y el
Promueve
la los
especializacin
Constante prdida
de autoridad
de
coordinada de
miembros de en
la manteniendo
del equilibrio
dinmico
diversas
reas.
mando.
organizacin
lnea y los de staff.
entre
lnea y staff.
Se obtiene la ms alta eficiencia de Tendencia a la competencia entre los
cada persona.
Genera

lneas

especialistas.
de

comunicacin Innumerables

conflictos

en

la

simple y clara.
organizacin.
Cada miembro realiza nicamente su La coordinacin se vuelve ms difcil
actividad especfica.
FUENTE: Propia.

en la empresa.

NDICE
CARTULA
DEDICATORIA
PRLOGO
INTRODUCCIN
CAPTULO I : LA ADMINISTRACIN
Subcaptulo 01: Definicin de la administracin
Subcaptulo 02: Elementos de la administracin
Subcaptulo 03: Recursos empresariales
NOTAS DEL CAPTULO I
CAPTULO II: PROCESO ADMINISTRATIVO
Subcaptulo 01: Definicin
Subcaptulo 02: Fases del proceso administrativo
Subcaptulo 03: Etapas del proceso administrativo
NOTAS DEL CAPTULO II
CAPTULO III : LA PLANEACIN
Subcaptulo 01: Definicin de la planeacin
Subcaptulo 02: Tipos de planes
Subcaptulo 03: Principios de la planeacin
Subcaptulo 04: Proceso de la planeacin
Subcaptulo 05: Importancia de la planeacin
NOTAS DEL CAPTULO III
CAPTULO I V: LA ORGANIZACIN
Subcaptulo 01: Definicin de organizacin
Subcaptulo 02: Principios de la organizacin
Subcaptulo 03: Niveles de la organizacin
Subcaptulo 04: Herramientas o instrumentos metodolgicos
de la organizacin
Subcaptulo 05: Importancia de la organizacin
NOTAS DEL CAPTULO IV
CAPTULO V : LA DIRECCIN
Subcaptulo 01: Definicin de direccin
Subcaptulo 02: Niveles de direccin
Subcaptulo 03: Principios de direccin
Subcaptulo 04: Proceso de direccin
Subcaptulo 05: Sistema de administracin
NOTAS DEL CAPTULO V
CAPTULO V I: EL CONTROL
Subcaptulo 01: Definicin del control
Subcaptulo 02: Niveles de control

I
II
III
01
01
02
03
05
06
06
07
07
08
09
10
11
13
14
16
17
18
18
19
20
23
24
26
27
27
28
28
30
32
35
36
36
37

Subcaptulo 03: Principios de control


Subcaptulo 04: Proceso de control
Subcaptulo 05: Importancia del control
NOTAS DEL CAPTULO VI
CAPTULO V II: CASO PRCTICO
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFA
WEBGRAFA
ANEXOS
NDICE

38
39
40
41
42
46
47
49
50

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