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Universidad Abierta y a Distancia de Mxico

UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA DE MEXICO


Licenciatura en:
Gestin y Administracin de Pequeas y Medianas
Empresas (PyMES)
Proyecto terminal II
Semestre: Octavo.
Proyecto de investigacin
DISEO INTERNO PARA REDUCCION DE TIEMPOS

ndice
Presentacin.. 3

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Resumen. 4
Justificacin........ 5
Objetivo General 6
Planteamiento del problema 7
Proceso de Auditoria Administrativa. 9
Recursos.... 9
Metodologa 10
Informe de resultados de investigacin.. 12
Referencias . 17

Presentacin
En la empresa l presente trabajo se dedicara a l diseo interno para reduccin de
tiempos en el ciclo de venta de mquinas y consumibles para soldar desde un electrodo
convencional hasta un especial, la razn social es LINCOLN ELECTRIC MEXICANA SA
DE CV.

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Lincoln Electric Mexicana es una subsidiaria de THE LINCOLN ELECTRIC Co. En Mxico,
la marca Lincoln era distribuida por ARMCO S.A. de C.V. (Del Grupo Aceros Nacionales)
como una representacin comercial nicamente.
La visin de ofrecer un rango completo de productos bsicos para el mercado de la
soldadura a toda Amrica Latina determin la decisin de establecerse en Mxico como
fabricante, con una solidez que garantizar a sus compradores calidad y servicio directo.
Para lograr este propsito en 1988 THE LINCOLN ELECTRIC Co. adquiere paquete
accionario de INDUSTRIAS SIGMA S.A. de C.V., cuya lnea fuerte era fabricacin de
mquinas soldadoras.
Las necesidades de ser una empresa competitiva y comprometida con las necesidades de
los clientes la obligan a tener un mejor tiempo de respuesta con los requerimientos de sus
clientes en cuanto a surtimiento de materiales se refiere.
Debido a un estudio interno que se realiz por parte de la empresa se determina que es
necesario medir los procesos internos para poder cumplir con el mejor tiempo en todas
sus actividades.
El proyecto se denomina Order Cycle el cual abarca los seis ciclos de venta que se
determin sern medidos.
Ciclo 1.- Administracin de ventas
Ciclo 2.- Crdito y cobranza
Ciclo 3.- Materiales
Ciclo 4.- Programacin de embarque
Ciclo 5.- Facturacin
Ciclo 6.- Transporte del material

Resumen:

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Se pretende hacer un diseo de un sistema mejor organizado de flujo de informacin y


operatividad con enfoque a proporcionar un mejor servicio a los clientes,(no es eficiente
ya en la actualidad se est teniendo problemas en los tiempos del ciclo de venta esto
debido a que no hay un buen flujo de informacin interna que nos ayude a optimizar este
flujo de informacin y operacin y no es eficiente ya que se tienen registros en donde ya
est detectado el problema es por eso que se va a trabajar en ello para dar una solucin a
este).
Llevan un tipo de registros Fill Rate, el cual si en este no se maneja o descarga la
informacin correcta se empiezan a tener este tipo de problemas.
Los cuales son ocasionados por los flujos de informacin que no se generan en tiempo y
forma es por eso que la implementacin es una solucin que permite a la compaa
centralizar e integrar los procesos y captura de informacin de reas como finanzas,
ventas, compras, distribucin y logstica, planeacin y produccin, de tal manera que se
automatizan las actividades asociadas a aspectos operativos y productivos, para que las
organizaciones operen de manera ptima bajo un sistema estandarizado y cuenten con
informacin confiable;

actualmente existe una gran demanda de los servicios,

administrativos para todas las empresas (Grande, pequea y mediana).


El proyecto Order Cycle tiene como finalidad el medir los tiempos de respuesta de cada
una de las reas involucradas con la venta de materiales y obtener con ello la satisfaccin
del cliente pero sobre todo la estandarizacin de procesos, que todas las reas
involucradas trabajen sobre un mismo patrn que facilite las actividades diarias.
Por todo lo anterior el proyecto se enfocar a en desarrollar un procedimiento llamado
ORDER CYCLE, (es un procedimiento que nos ayudara a llenar una base de datos para
los registros) con el fin de que nos ayude por medio de una bases de datos, buscando
evitar los errores y retrasos que finalmente recaen en costos para la empresa, esperando
de esta manera que el servicio que presta la empresa sea ms eficiente y como
consecuencia sta se vuelva ms competitiva y as ampliar las posibilidades de mercado
y aprovechar

mejor las oportunidades que se presentan en beneficio propio, de sus

colaboradores.
Palabras clave: Automatizacin, competitiva y servicio al cliente.

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Justificacin.
El proyecto en la empresa tendr como beneficio principal la mejora continua en cada uno
de sus departamentos involucrados en el ciclo de venta, mejora en los canales de
comunicacin, compras de materias primas adecuadas llevando a cabo una programacin
adecuada de la produccin (dependiendo de la demanda de cada una de las unidades de
negocio)
Para el distribuidor el beneficio obtenido ser el tener sus materiales en tiempo con la
adecuada planeacin de entrega de materiales con el rea de logstica (ciclo sies), a su
vez el distribuidor se ver beneficiado con la mejora en el tiempo de entrega del material
con el usuario final.
Cada uno de los involucrados de los departamentos que incluye el ciclo de ventas
aprender a trabajar en equipo sobre un objetivo en comn.
Se pretende atacar los problemas que se tienen de momento con los ciclos de l rea de
ventas y departamentos involucrados.
El impacto que ha tenido la tecnologa en el rea de la logstica y administracin, est
fuera de toda duda. Las tecnologas de informacin operan como motor de cambio que
permite dar respuestas a las nuevas necesidades de informacin, sus sistemas les
permite tener medicin de cada uno de los procesos en tiempo real, lo cual me lleva a
generar este reporte que ser el indicador de los tiempos actuales.
En la actualidad, la tecnologa de informacin ha creado movimientos importantes
dentro de las empresas. Esto ha sido gracias a los avances que se tienen, a la
implementacin de nuevos procesos y mejores tecnologas, as como tambin al esfuerzo
de las personas que se han dedicado a innovar nuevos productos y servicios dentro del
rea de informacin.
Ante los cambios e incertidumbre en que vivimos, toda empresa debe de estar preparada
para enfrentarlos conforme se vayan presentando e incluso adelantndose a ellos, para
no quedarse atrs y seguir siendo competitivos en la actividad en la cual se desempea.

Objetivos

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Disear un reporte que le permita ver a la empresa en donde se est generando el


cuello de botella es decir en cul de los seis ciclos se estn acumulando las horas
el llevar a cabo sus actividades o procesos, de ah surgir la necesidad de
identificar los casos que afectan y dar solucin definitiva para agilizar cada uno de
los procesos.
Como se mencion anteriormente los seis ciclos de venta deben trabajar sin
ningn entorpecimiento para que la venta se concluya en forma y tiempo.
Disear un proceso de captura de informacin de reas como finanzas, ventas,
compras, distribucin y logstica, planeacin y produccin, gestin de proyectos y
recursos humanos, de tal manera en que automatizan las actividades asociadas a
aspectos operativos y productivos, para que las organizaciones operen de manera
ptima bajo un sistema estandarizado y cuenten con informacin confiable.
-

Analizar y revisar cada uno de los ciclos de venta (Administracin, crdito y


cobranza, recepcin de materiales, entrega, programacin de embarque,

transporte)
Identificar los casos que generen incremento en horas de cada ciclo
Solucionar y optimizar los tiempos de tal manera que se pueda cumplir con
la menta establecida.

Planteamiento del problema

Segn el diagnostic se detect que los tiempo en el proceso son muy extensos lo
cual ocasiona desconfianza y molestia a los clientes, es por esto qu se requiere
trabajar en el diseo de una estrategia que reduzca estos tiempos de entrega y
agilice los procedimientos internos como externos.
Uno de los principales problemas su cede en la refacciones de importacin ya que
no se tiene una estrategia que defina un procedimiento para poder cumplir con los
indicadores de tiempos de entrega.
Esta falta de entrega a tiempo ocasiona que los usuarios finales tengan paros en
su produccin.

Poco flujo de informacin de operatividad veraz:

Aun que se cuentan con polticas y procedimientos internos hace falta reforzar al
personal el apego a ellos para estandarizar los procesos y trabajar en la misma

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direccin, es por ello que se sugiere capacitacin constante para que todas las
reas estn sobre el mismo objetivo.

Falta de apoyo de algunos departamentos o reas de trabajo:

La empresa tiene un proceso de produccin que constantemente se ve afectado


con la falta de apoyo en las distintas reas involucradas para que se lleve a cabo
el proceso (generar la necesidad, compras de materias primas, produccin,
entrega) los departamentos no cuentan con un sistema de flujo de informacin
efectivo que los haga estar trabajando de forma coordinada.

Informacin poco confiable

No se tienen antecedentes de los tiempos de compras, produccin, embarques de


producto terminado a las unidades de negocio, embarques a distribuidores.

Competencia

La competencia es una gran amenaza, con esto me refiero a que la necesidad de


un usuario de obtener cualquier producto es inmediata, por lo tanto si el material
no se encuentra disponible lo buscar con la competencia.

Contar con todos los departamentos de la empresa para realizar un


forcast lo ms fiable posible.

Mtodos

cuantitativos

debemos

emplear

las

mejores

tcnicas

estadsticas ya que si no podemos obviar tendencias.

El forecast es un compromiso del equipo comercial. Adems de todos


los beneficios que supone para la empresa desde un punto de vista de
previsin (salarios, inversin, etc) es la mejor herramienta para ganarte
la confianza de tu jefe.

Si un comercial repetidamente hace un previsin de ventas (forecast)


incorrecta, sin duda hay que tomar medidas ya sean disciplinarias,
formativas o de alguna otra ndole.

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El no tener una buena estructura en los pilares de la compaa representa


muchos riesgos sobre todo en la respuesta que se tienen ante las necesidades
de cada una de las unidades de negocios, es por ello que se busca unificar y
estandarizar procesos para que todos vayan hacia una misma direccin, los
canales de informacin trabajen correctamente y no generar cuellos de botella
en las reas de produccin, que los materiales lleguen en tiempo con las
unidades de negocios y a su vez con los distribuidores.
La problemtica detectada internamente es la siguiente: algunos retrasos
recurrentes en la entrega de materiales de planta a las unidades de negocios
esto afecta tanto a las unidades como a clientes y usuarios finales.
La baja efectividad de los empleados es el motivo principal de los retrasos en
virtud de que no se entrega en tiempo los documentos indispensables para llevar
a cabo sus registros, contabilizarlos, obtener reportes y calcular el ABC designado
para cada producto de acuerdo a sus movimientos e importancia (esto es lo que
dicen los auxiliares responsables). ste es uno de los motivos, pero otro de ellos
es que hace falta un responsable de toda la operacin despus del administrador
de ventas, porque como sucede en la mayora de las empresas,

se relaja un

poco el ambiente laboral, sobre todo en ausencia de ste y ello ocasiona, ciertos
retrasos hasta para ir a visitar a los clientes.
Esto les ha generado prdida de credibilidad y retiro de algunos clientes, pues
actualmente existe mucha competencia en el ramo, ya que existe competencia en
la regin que aunque no cuentan con la experiencia si traen los conocimientos
actualizados y conocen de la forma moderna de los procesos y productos.
En el rea de ventas se detectaron problemas para el surtimiento de materiales en
tiempo y forma esto derivado a la falta de una buena programacin de logstica y
planeacin de recepcin de productos as, tambin se tiene problemas en el
departamento de crdito y cobranza.

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PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA:


Auditora administrativa: es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el
cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del
proceso administrativo y lo que incide en ellos es su objetivo tambin el evaluar la
calidad de la administracin en su conjunto.
El proceso administrativo est conformado por 4 importantes etapas:
- Planeacin
- Organizacin
- Direccin
- Control
RECURSOS.
Los recursos necesarios para poder desarrollar el proyecto son:
RECURSOS HUMANOS
Las personas que participaran en este proyecto sern, El administrador, y el
encargado de logstica,

con (almacenista, y los vendedores), ellos sern los

involucrados para este proyecto y poder llevar a cabo la estrategia.


RECURSOS MATERIALES:
Oficina, escritorio,

silla, carpetas, bolgrafos, y en general con todo sobre

papelera, que se llegue a necesitar.

RECURSOS TECNOLGICOS:
Computadora, impresora, internet, archivos digitales en donde este la informacin
y hacer comparaciones del pasado.