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Sistema web para planeación por escenarios

Web system for planning for scenarios

Marcelo López Trujillo* Carlos Eduardo Marulanda Echeverry** Diego Armando Yela Velasco***

Presentado: 8 de abril del 2011 Aprobado: 15 de julio del 2011

Resumen

Introducción: en el marco del proyecto de investiga- ción “Sistema de buenas prácticas en gestión del cono- cimiento”, de la Universidad de Caldas, realizado en el 2010, se desarrolló un sistema de información web para planeación por escenarios, del cual surge este artículo. Metodología: la investigación se fundamenta en una metodología cuasi experimental, descriptiva y correla- cional, cuyos métodos de investigación son dialécticos y analíticos. Además, para el desarrollo del software, se aplicó una metodología ágil aup (Agil Unified Process). Resultados: una aplicación de software en entorno web, de uso libre para toda la comunidad que se interese en la planeación por escenarios y que conciba la participación como su eje fundamental. Conclusiones: como aporte desde la investigación aplicada a las necesidades de una región, la Universidad debe desarrollar soluciones que permitan a los ciudadanos apropiar el conocimiento para sus necesidades, en este caso, un sistema de infor- mación web para planeación por escenarios. Nombre bibliográfico: escenarios 2.0

Palabras clave: conocimiento, planeación, planeación por escenarios, sistema web, web 2.0.

Cómo citar este artículo: López-Trujillo, Marcelo; Marulanda-Echeverry, Carlos Eduardo y Yela Velasco, Diego Armando (2011), “Sistema web para planeación por escena- rios”, en Revista Memorias, vol. 9, núm. 16, pp. 52-61.

Abstract

Introduction: in the framework of the research project “System of best practices in knowledge management”, Universidad de Caldas, in the year 2010, developed

a system of web information for planning for scena-

rios, of which this article is generated. Methodology:

the research is based on a methodology quasi experi- mental, descriptive and correlate, whose methods of research are analytical and dialectical. In addition to the development of the software was implemented an

agile methodology aup (Agil Unified Process). Results:

a software application in web environment, use frees

for the whole community who are interested in plan- ning for scenarios and conceived participation as its cornerstone. Conclusions: as contribution from applied research to the needs of a region, the University must develop solutions that enable citizens to appropriate knowledge for their needs, in this case, a system of web information for planning for scenarios. Library name: 2.0 scenarios.

Keywords: knowledge, planning, plans for scenarios, web system, web 2.0.

* Ingeniero de Sistemas de la Universidad Piloto de Colombia. Doctor en Ingeniería Informática, Sociedad de la Información y del Conocimiento de la Universidad Pontificia de Salamanca. Docente de la Universidad de Caldas. Correo electrónico:

mlopez@ucaldas.edu.co

** Ingeniero Industrial de la Universidad Nacional de Colombia, sede Manizales. Magíster en Administración de la Universidad Autonóma de Bucaramanga - Instituto Tecnológico de Mon- terrey. Doctorando en Ingeniería: industria y organizaciones de la Universidad Nacional de Colombia, sede Manizales. Docente de la Universidad de Caldas y de la Universidad Nacional de Colombia, sede Manizales. Correos electrónicos:

carlose@ucaldas.edu.co, cemarulandae@unal.edu.co

*** Ingeniero de Sistemas de la Universidad de Caldas. Asistente de investigación de la Universidad de Caldas. Correo electrónico:

diegocaoba6@gmail.com

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Revista Nacional de Investigación - Memorias Volumen 9, Número 16 / julio-diciembre del 2011

Marcelo López Trujillo - Carlos Eduardo Marulanda Echeverry - Diego Armando Yela Velasco

Introducción

E n las situaciones de cambio e incerti-

dumbre que enfrentan las organizaciones

de hoy, el reto es la apropiación y aprove-

chamiento de esta dinámica para su beneficio, para la sobrevivencia, apropiándose de herra- mientas de diversa índole tecnológica, para

alcanzar mejores niveles de eficiencia, eficacia, productividad y rentabilidad. Las empresas permanentemente revisan su oferta de productos

o servicios, la capacidad de los empleados, las

formas de producción y la generación del cono- cimiento, en un difícil control de los cambios que advierten, porque deben tener total seguimiento de los procesos y acciones para enfrentar un futuro probable. Por tanto, es importante evaluar todos los aspectos que rodean a la empresa como lo social, lo político, lo económico, entre muchos otros, que intervienen a la hora de crear escenarios futuros probables para el éxito de una organización. Además, se establecen bases de desarrollo, como el uso del ciclo de Deming, que establece como esencial la planeación, para el desarrollo adecuado de una organización.

Uno de los modelos más usados para proyectar es la planeación estratégica, un proceso complejo que requiere de un enfoque sistemático para identificar y analizar factores externos y adaptarlos a las capacidades de toda empresa en particular (Harris, 2006; Kaplan, 2003; Koontz, 1996).

En la planeación por escenarios, en primer lugar, se bosquejan creativa y dinámicamente los supuestos escenarios futuros —posibles, probables y deseables— factibles, sin tener en consideración el presente y el pasado como

condiciones para un proyecto. Luego, se retorna

al presente, con el objetivo de citar a los expertos

para construir dicho escenario futuro que sea

anhelado y posible. Desde hace algún tiempo

se ha venido observando que la planeación por escenarios ya no sólo implica una supuesta predicción de un futuro incierto, sino de uno con varias vivencias, varias experiencias en muchos lugares del mundo, aumentando la efectividad de esta metodología de planificación.

De acuerdo con las investigación realizadas por Calderón (2008), los dueños y los directivos de las Pymes en Caldas difieren en lo que ellos definen como éxito empresarial: la supervi- vencia y la continuidad, el beneficio para los grupos de interés (stakeholders), el retorno del capital empleado, el número de empleados y clientes, el posicionamiento de los productos o servicios, la consolidación de las capacidades organizacionales, el empleo para los miembros de la familia y un ambiente agradable de trabajo.

Agrupando estas condiciones de éxito se podría señalar que el secreto está en desarrollar y mantener las capacidades organizacionales:

ventaja competitiva sostenible, capacidad inno- vadora, productividad, rendimiento financiero, legitimidad social, calidad de vida laboral, moti- vación y compromiso, capacidad estratégica y trabajo decente en el marco del pacto global.

Asimismo, la falta de gestión de este cono- cimiento hace que las Pymes de Caldas tengan un futuro incierto en el que pueden aparecer nuevas tecnologías, nuevas estrategias, nuevo entorno empresarial, nuevos métodos de comu- nicación para los clientes, optimización en cuanto a la competencia y los beneficios para la razón social de cada empresa. Por esta serie de razones, se puede deducir que están utilizando la planeación estratégica clásica que depende solamente del pasado y el presente para plantear su futuro como organización.

De lo anterior, con el proyecto de investiga- ción se procuró coadyuvar a la solución de estos problemas y brindar un aporte a las Pymes de Caldas que permitiera bosquejar escenarios

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futuros, posibles y factibles con el desarrollo de un sistema de información web para planeación estratégica por escenarios.

Sobre la metodología, se ciñó el trabajo a la validación de requisitos, el análisis y diseño, la programación, las pruebas de calidad y la docu- mentación, bajo la metodología de desarrollo ágil aup (Agil Unified Process). Esta metodología permite tener un proceso iterativo que evita el desarrollo en cascada o secuencial, acortando los tiempos de entrega al generar tareas para- lelas. La documentación de la arquitectura de la aplicación, incluidas todas sus vistas y el desarrollo de casos de uso, se realizó bajo proto- tipos. Dentro de esta metodología, se llevaron a cabo las siguientes etapas: levantamiento de requisitos, análisis, diseño, desarrollo, pruebas (unitarias, funcionales, de integración y de vali- dación, entre otras) e implementación.

Metodología

El resultado aquí presentado está guiado por una investigación cuasi experimental, ya que no controla todas las variables que se pretenden desarrollar en el proyecto de investigación —para el sistema de buenas prácticas de gestión del conocimiento—, sino sólo a una parte de ellas. El sistema web planteado es un módulo de esta investigación que busca aportar al desarrollo de la planeación por escenarios en una organiza- ción. Con esto, se pretende establecer la perti- nencia de los formatos de planeación existentes para aplicarlos al simulador web y obtener así una aproximación a la solución completa.

El resultado está guiado, también, por una investigación descriptiva, que involucra la investigación documental y exploratoria con el fin de reunir los requisitos necesarios a través del juicio de expertos en el tema y fuentes documentales de estudio. Por último, lo que se expondrá en este artículo se basa en una

investigación correlacional, ya que para esta- blecer la estructura general del proceso de planeación que contenga los procesos más rele-

vantes se requiere comparar las guías existentes

y así valorar ventajas y desventajas que contri-

buyan al éxito del sistema. Se utilizaron métodos

dialécticos para establecer el análisis a través de

la

confrontación de ideas de personal experto en

el

área y métodos analíticos, al separar informa-

ción para estudiarla y relacionarla.

Además, tomando como base la metodología aup (Agil Unified Process), que es una versión simplificada del rup (Rational Unified Process), se propusieron para la elaboración de este proyecto las siguientes fases (Ambler, 2005):

Ideación (puesta en marcha, visión aproxi- mada)

Elaboración (definición, análisis y diseño)

Construcción (implementación)

(fin

Transición

del

proyecto

y

puesta

en

marcha)

En cada una de estas fases se sugieren siete actividades:

1. Modelado: su meta es entender los objetivos del proyecto, el dominio del problema que se trata e identificar una solución viable para hacer frente al problema.

2. Implementación: su objetivo es transformar los modelos en código ejecutable y realizar un nivel básico de pruebas.

3. Test: se realiza una evaluación objetiva para asegurar la calidad. Incluye encontrar defec- tos, validar que el sistema trabaja como se diseñó y verificar que los requerimientos se han cumplido.

4. Despliegue: se planea la entrega del sistema y se ejecuta el plan para poner el sistema a disposición del usuario final.

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5. Gestión de la configuración: se gestiona el acceso a los artefactos del proyecto. No sólo incluye el seguimiento a las versiones de los artefactos sobre el tiempo, sino que admi- nistra y controla los cambios realizados.

6. Gestión del proyecto: el objetivo es dirigir las actividades que toman lugar en el proyecto. Incluye administración de riesgos, asigna- ción de tareas, seguimiento a los procesos

y coordinación con las personas y sistemas

externos al ámbito del proyecto para asegu- rarse de que se entrega a tiempo.

7. Gestión del entorno: se soporta el resto del esfuerzo asegurándose de usar los procesos apropiados, guías y herramientas (hardware

y software) que están disponibles para el equipo de trabajo.

Fundamentación teórica

Desde un enfoque fundamentado en los recursos internos de la organización como base para obtener una ventaja competitiva, Barney (1991) establece que la información y el conoci- miento se han convertido en factores claves de las organizaciones exitosas. Por su parte, Barnes (2002) define que desde el planteamiento basado en el conocimiento, el conocimiento organiza- tivo se convierte en el capital más rentable.

Además de los desarrollos de Wernerfelt (1984) y Barney (1991), que definen un enfoque de la organización basada en conocimiento como recurso vital para generar y sustentar una ventaja competitiva, Grant (1996), Boisot (1998) y Teece (1998) exponen los principios organizativos que establecen una dinámica de conocimiento estructurado y coordinado en un ambiente de cooperación y una definición de las organiza- ciones como comunidades sociales (Kogut, 1992).

Por lo anterior, las organizaciones deben fundamentar sus ejercicios de planeación por medio de la gestión estratégica del conocimiento,

que debe incluir el ápice estratégico de la orga- nización y a los niveles medios y bajos de la organización (Floyd, 1999).

Dado que las organizaciones hoy en día se

enfrentan a un entorno global y dinámico, el cual se caracteriza por situaciones como la expan- sión de mercados, el sencillo y rápido acceso a productos y servicios provenientes de diferentes partes del mundo, el avanzado desarrollo tecno- lógico, la invisibilidad de barreras geográficas

y culturales, y la constante y creciente apari-

ción de una competencia más preparada, más innovadora, más flexible y menos costosa, entre otros, es necesario que se tomen decisiones con mayor rapidez para lograr la sobrevivencia en este marco cada vez más competitivo.

Este nuevo orden hace necesario que las organizaciones “diseñen su futuro”, realizando un análisis interno en cuanto a los recursos y capacidades que se poseen y lo requerido para posibilitar la ejecución de planes, programas y

proyectos, los cuales consideran factores físicos, tecnológicos, humanos y de procesos, para lo cual

se deben apoyar en la planeación y las estrategias.

Porter (1996) define que “la esencia de la estra- tegia es escoger actividades a lograr de manera diferente a los rivales” (pp. 61-78), la estrategia está en ser diferente y no, necesariamente, mejor que los rivales. Mintzberg (1995), define una estra- tegia como “el patrón o plan que integra las metas de la organización, las políticas y las acciones subsecuentes en un modelo cohesionado”.

El pensamiento estratégico surge como una de las herramientas más utilizadas por los empresarios en la actualidad para determinar un rumbo específico de trabajo; se compone de dos factores determinantes a la hora del triunfo empresarial: el pensamiento, que es el proceso mediante el cual los líderes de las compañías generan una visión y realizan un plan de acción conciso con el cual materializar esta visión; y

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la estrategia, que tiene que ver con posicionar la organización para que alcance una ventaja competitiva sustentable (Kluyver, 2001).

Planeación por escenarios

Un escenario es un juego coherente de hipó- tesis o una totalidad compuesta por la descrip- ción de una situación futura y por la secuencia de eventos que permiten la evolución de la situa- ción original a la mencionada situación futura (Godet, 1995).

La planeación por escenarios supone que conocer el futuro implica contar con la incerti- dumbre y la falta de certeza. Partiendo de aquí, los actores que gestionan la planeación por esce- narios se enfocan en plantear múltiples alterna- tivas futuras. El proceso de creación de escenarios utiliza una serie de técnicas para indagar, inves- tigar, actualizar información, definir ideas y contar relatos, en su intento de registrar narra- tivamente los diversos eventos del futuro. La planeación por escenarios se concibe como una metodología estructurada para pensar acerca del entorno en el que las empresas operarán en el futuro y la forma que, en consecuencia, esas organizaciones tendrán que tomar (Schwartz, 1997). Igualmente, ésta define los elementos (ver figura 2) a desarrollar en el proceso de planeación por escenarios:

1. Definición de la decisión estratégica a explorar. 2. Identificación de fuerzas claves del medio ambiente global. 3. Identificación de tendencias pesadas en el ambiente global. 4. Jerarquización de los elementos preceden- tes por orden de importancia según su rol motor y su carácter más o menos incierto. 5. Selección de las lógicas de los escenarios pertinentes.

6. Escritura de los escenarios apoyándose sobre argumentos lógicos. 7. Desarrollo de las implicaciones prácticas del escenario para la toma de decisión. 8. Selección de los indicadores “avanzados” que puedan anticipar la realización de tal o cual escenario.

En la aplicación del método, es posible distin- guir varios tipos de escenarios: posibles, realiza- bles y deseables. El primero, referido a todo lo que pueda ser imaginado; el segundo, a todo lo que es posible considerando las restricciones; y el tercero, a lo que es posible, pero no necesa- riamente realizable en su totalidad (Riffo, 1997).

El uso de una herramienta como la planea- ción por escenarios, en el marco de las redes sociales en la web, podría aportar una dimen- sión avanzada desde la perspectiva de los diversos actores que pudieran colaborar en un proceso de planeación participativa. Lo anterior, considerando la consolidación de las redes con la aparición de Internet, que fundamentalmente pueden definirse como maneras de integración, interacción y desarrollo social, embebidas e integradas dinámicamente entre individuos, conjuntos y entidades de diverso orden en un contexto complejo.

Resultados o hallazgos

metodológico,

en cada una de las etapas establecidas, los resul- tados dieron en primera instancia lo siguiente:

Casos de uso (ver tabla 1): los cuales inter- vienen en el registro del usuario para el inicio de sesión, con su flujo normal de desarrollo; además, la definición de los actores que utilizan cada caso de uso y las condiciones del sistema antes y después del caso de uso. A continuación se muestra el ejemplo del caso de uso: adminis- trar usuarios.

Siguiendo

el

planteamiento

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Tabla 1. Casos de uso

id

 

cu-au

Nombre

Administrar usuarios.

Descripción

Dependiendo del tipo de usuario, el sistema despliega el formulario de registro, y procede a recibir los datos de cada usuario, éstos son almacenados y dependiendo de su tipo, ya sean expertos o empresas (gestores), estos son calificados y se les hace un seguimiento respectivamente.

Actores

Usuario general, administrador sistema, gestor proyecto, usuario experto.

Precondiciones

Ingresar a la aplicación. No estar registrado en el sistema.

Poscondiciones

El usuario ha sido registrado satisfactoriamente.

Flujo normal de eventos El sistema despliega en pantalla:

Flujos alternos (Paso 3. Punto a).Si el perfil es el del usuario gestor del proyecto, el sistema le permite ver la evaluación del usuario experto evaluador. (Paso 3. Punto c).Si el perfil que escoge es el de usuario experto evaluador, el sistema le brinda la opción de evaluar el resultado de la matriz de vester.

Iniciar sesión Nuevo registro El usuario selecciona nuevo registro. El sistema despliega los diferentes perfiles de usuarios:

Gestor del proyecto Usuario general Usuario experto padrino Administrador del sistema Usuario experto evaluador El usuario escoge el perfil que desea manejar. El sistema trae de la base de datos el formulario de registro. El sistema valida los datos y los almacena en la base de datos. El sistema envía un mensaje “datos almacenados exitosamente”. El usuario regresa a la página principal.

 
 

Anotaciones adicionales

Al iniciar sesión, el sistema despliega un menú en pantalla:

El sistema guarda los cambios, actualiza la información y elimina el usuario de la base de datos. Si el usuario selecciona ingresar proyecto, el sistema le permite adjuntar el proyecto El usuario ingresa la lista de los 10 problemas. El usuario ingresa el tiempo de duración del proyecto. El sistema guarda los cambios. El sistema envía un mensaje “El proyecto fue guardado satisfactoriamente”. El sistema comprueba los datos del registro, si no son correctos despliega un mensaje al usuario informándole que debe realizar las correcciones; después de 3 intentos fallidos el sistema lo devuelve a la página de inicio.

Modificar usuario Eliminar usuario Ingresar proyecto Ver proyectos Si el usuario selecciona la opción de modificar usuario el sistema obtiene el formulario de registro de la base de datos. El usuario ingresa las modificaciones. El sistema valida los datos ingresados. El sistema almacena los cambios en la base de datos. Si el usuario selecciona eliminar usuario, el sistema confirma que desea eliminarlo.

Fuente: los autores

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Además, se desarrollaron los siguientes casos de uso: administrar comentarios, manejar proyecto, administrar sistema, matriz de priorización de problemas, matriz vester y árbol de objetivos.

Administrar usuarios

También se produjeron diagramas de secuencia, como el que se observa en la figura 1:

Administrar Usuario Aplicación sistema Base de datos usuarios : Muestra menú () : Selecciona nuevo
Administrar
Usuario
Aplicación sistema
Base de datos
usuarios
:
Muestra menú ()
: Selecciona nuevo registo ()
: Despliega
perfiles de usuarios
:
Selecciona perfil
Validar
: Despliega formulario registro ()
: Ingresa los datos ()
: Guardar cambios realizados ()
Validar
: Cambios guardados satisfactoriamente ()
:
Muestra menú
: Iniciar sesión ()
: Muestra menú
Validar
: Selecciona opción del menú ()
Validar
: Ingresar cambios ()
: Digita los cambios ()
:
Guardar cambios realizados ()
Validar
: Cambios realizados exitosamente

Figura 1. Diagrama de secuencia Fuente: los autores

Se produjeron diagramas de secuencia para los demás procesos como: manejar proyecto, admi- nistrar sistema, matriz priorización de problemas matriz motricidad y dependencia y árbol de

objetivos.

Igualmente, uno de los resultados más importantes es el modelo entidad relación (ver figura 2).

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Figura 2. Modelo entidad-relación Fuente: los autores

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Ya como prototipo final de la aplicación, se presentan algunos formularios de la aplicación, tal como se observa en las figuras 3 y 4.

de la aplicación, tal como se observa en las figuras 3 y 4. Figura 3. Prototipo

Figura 3. Prototipo 1 Fuente: los autores

Descripcion de las soluciones

1 la cuestion

2 el espacio de mi negocio no se debe

3 no hay posibilidad…

4 falta de comunicación y sensibilización a la comunidad

5 la oficina de abogados tienen una mala ubicacion, poco acceso respecto a tranporte…

Problemas # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Activos
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Figura 4. Prototipo 2
Fuente: los autores
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Conclusiones y recomendaciones

El quehacer en una institución universitaria implica el desarrollo de diversas estrategias que apunten a la solución de necesidades y problemáticas de la sociedad, en ese sentido,

la gestión de las tecnologías informáticas y su

aplicación en la planeación por escenarios es un aporte clave para la sostenibilidad de una organización en el entorno.

De los diversos métodos de desarrollo de planeación para una organización, la planea- ción por escenarios se viene mostrando como una alternativa fundamental para enfrentar de una manera más aproximada, la incerti- dumbre del mundo actual. Es por eso que se ofrece esta herramienta de uso libre para la comunidad, la cual se basa en la participación de diversos actores y grupos de interés por medio de las redes sociales de la web.

El uso de metodologías ágiles permite inte- ractuar con mayor agilidad con el usuario

y entregar de manera sucesiva los diversos

resultados del desarrollo, es por esto que se recomienda su uso para el desarrollo de aplicaciones.

Se recomienda el uso de esta aplicación para retroalimentar los diversos procesos inves- tigativos que se vienen implementado en la Universidad, como una solución que aporte a las Pymes y sus posibilidades de crecimiento y sobrevivencia.

Referencias

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