Sistema web para planeacin por escenarios

Web system for planning for scenarios

Marcelo Lpez Trujillo* Carlos Eduardo Marulanda Echeverry** Diego Armando Yela Velasco***
Presentado: 8 de abril del 2011 Aprobado: 15 de julio del 2011

Resumen

Abstract

Introduccin: en el marco del proyecto de investigacin Sistema de buenas prcticas en gestin del conocimiento, de la Universidad de Caldas, realizado en el
2010, se desarroll un sistema de informacin web para
planeacin por escenarios, del cual surge este artculo.
Metodologa: la investigacin se fundamenta en una
metodologa cuasi experimental, descriptiva y correlacional, cuyos mtodos de investigacin son dialcticos
y analticos. Adems, para el desarrollo del software, se
aplic una metodologa gil aup (Agil Unified Process).
Resultados: una aplicacin de software en entorno web,
de uso libre para toda la comunidad que se interese en la
planeacin por escenarios y que conciba la participacin
como su eje fundamental. Conclusiones: como aporte
desde la investigacin aplicada a las necesidades de
una regin, la Universidad debe desarrollar soluciones
que permitan a los ciudadanos apropiar el conocimiento
para sus necesidades, en este caso, un sistema de informacin web para planeacin por escenarios.
Nombre bibliogrfico: escenarios 2.0

Introduction: in the framework of the research project

System of best practices in knowledge management,
Universidad de Caldas, in the year 2010, developed
a system of web information for planning for scenarios, of which this article is generated. Methodology:
the research is based on a methodology quasi experimental, descriptive and correlate, whose methods of
research are analytical and dialectical. In addition to
the development of the software was implemented an
agile methodology aup (Agil Unified Process). Results:
a software application in web environment, use frees
for the whole community who are interested in planning for scenarios and conceived participation as its
cornerstone. Conclusions: as contribution from applied
research to the needs of a region, the University must
develop solutions that enable citizens to appropriate
knowledge for their needs, in this case, a system of web
information for planning for scenarios.
Library name: 2.0 scenarios.
Keywords: knowledge, planning, plans for scenarios,
web system, web 2.0.

Palabras clave: conocimiento, planeacin, planeacin

por escenarios, sistema web, web 2.0.

Cmo citar este artculo: Lpez-Trujillo, Marcelo;

Marulanda-Echeverry, Carlos Eduardo y Yela Velasco, Diego
Armando (2011), Sistema web para planeacin por escenarios, en Revista Memorias, vol. 9, nm. 16, pp. 52-61.

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Ingeniero de Sistemas de la Universidad Piloto de Colombia.

Doctor en Ingeniera Informtica, Sociedad de la Informacin
y del Conocimiento de la Universidad Pontificia de Salamanca.
Docente de la Universidad de Caldas. Correo electrnico:
mlopez@ucaldas.edu.co

**

Ingeniero Industrial de la Universidad Nacional de Colombia,

sede Manizales. Magster en Administracin de la Universidad
Autonma de Bucaramanga - Instituto Tecnolgico de Monterrey. Doctorando en Ingeniera: industria y organizaciones
de la Universidad Nacional de Colombia, sede Manizales.
Docente de la Universidad de Caldas y de la Universidad
Nacional de Colombia, sede Manizales. Correos electrnicos:
carlose@ucaldas.edu.co, cemarulandae@unal.edu.co

***

Ingeniero de Sistemas de la Universidad de Caldas. Asistente de

investigacin de la Universidad de Caldas. Correo electrnico:
diegocaoba6@gmail.com

Marcelo Lpez Trujillo - Carlos Eduardo Marulanda Echeverry - Diego Armando Yela Velasco

se ha venido observando que la planeacin

por escenarios ya no slo implica una supuesta
prediccin de un futuro incierto, sino de uno con
varias vivencias, varias experiencias en muchos
lugares del mundo, aumentando la efectividad
de esta metodologa de planificacin.

n las situaciones de cambio e incertidumbre que enfrentan las organizaciones

de hoy, el reto es la apropiacin y aprovechamiento de esta dinmica para su beneficio,
para la sobrevivencia, apropindose de herramientas de diversa ndole tecnolgica, para
alcanzar mejores niveles de eficiencia, eficacia,
productividad y rentabilidad. Las empresas
permanentemente revisan su oferta de productos
o servicios, la capacidad de los empleados, las
formas de produccin y la generacin del conocimiento, en un difcil control de los cambios que
advierten, porque deben tener total seguimiento
de los procesos y acciones para enfrentar un
futuro probable. Por tanto, es importante evaluar
todos los aspectos que rodean a la empresa
como lo social, lo poltico, lo econmico, entre
muchos otros, que intervienen a la hora de crear
escenarios futuros probables para el xito de una
organizacin. Adems, se establecen bases de
desarrollo, como el uso del ciclo de Deming, que
establece como esencial la planeacin, para el
desarrollo adecuado de una organizacin.

De acuerdo con las investigacin realizadas

por Caldern (2008), los dueos y los directivos
de las Pymes en Caldas difieren en lo que ellos
definen como xito empresarial: la supervivencia y la continuidad, el beneficio para los
grupos de inters (stakeholders), el retorno del
capital empleado, el nmero de empleados y
clientes, el posicionamiento de los productos o
servicios, la consolidacin de las capacidades
organizacionales, el empleo para los miembros
de la familia y un ambiente agradable de trabajo.
Agrupando estas condiciones de xito se
podra sealar que el secreto est en desarrollar
y mantener las capacidades organizacionales:
ventaja competitiva sostenible, capacidad innovadora, productividad, rendimiento financiero,
legitimidad social, calidad de vida laboral, motivacin y compromiso, capacidad estratgica y
trabajo decente en el marco del pacto global.

Uno de los modelos ms usados para

proyectar es la planeacin estratgica, un
proceso complejo que requiere de un enfoque
sistemtico para identificar y analizar factores
externos y adaptarlos a las capacidades de toda
empresa en particular (Harris, 2006; Kaplan,
2003; Koontz, 1996).

Asimismo, la falta de gestin de este conocimiento hace que las Pymes de Caldas tengan
un futuro incierto en el que pueden aparecer
nuevas tecnologas, nuevas estrategias, nuevo
entorno empresarial, nuevos mtodos de comunicacin para los clientes, optimizacin en
cuanto a la competencia y los beneficios para la
razn social de cada empresa. Por esta serie de
razones, se puede deducir que estn utilizando
la planeacin estratgica clsica que depende
solamente del pasado y el presente para plantear
su futuro como organizacin.

En la planeacin por escenarios, en primer

lugar, se bosquejan creativa y dinmicamente
los supuestos escenarios futuros posibles,
probables y deseables factibles, sin tener en
consideracin el presente y el pasado como
condiciones para un proyecto. Luego, se retorna
al presente, con el objetivo de citar a los expertos
para construir dicho escenario futuro que sea
anhelado y posible. Desde hace algn tiempo

De lo anterior, con el proyecto de investigacin se procur coadyuvar a la solucin de estos

problemas y brindar un aporte a las Pymes de
Caldas que permitiera bosquejar escenarios

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Introduccin

Sistema web para planeacin por escenarios

investigacin correlacional, ya que para establecer la estructura general del proceso de

planeacin que contenga los procesos ms relevantes se requiere comparar las guas existentes
y as valorar ventajas y desventajas que contribuyan al xito del sistema. Se utilizaron mtodos
dialcticos para establecer el anlisis a travs de
la confrontacin de ideas de personal experto en
el rea y mtodos analticos, al separar informacin para estudiarla y relacionarla.

futuros, posibles y factibles con el desarrollo de

un sistema de informacin web para planeacin
estratgica por escenarios.
Sobre la metodologa, se ci el trabajo a la
validacin de requisitos, el anlisis y diseo, la
programacin, las pruebas de calidad y la documentacin, bajo la metodologa de desarrollo
gil aup (Agil Unified Process). Esta metodologa
permite tener un proceso iterativo que evita el
desarrollo en cascada o secuencial, acortando
los tiempos de entrega al generar tareas paralelas. La documentacin de la arquitectura
de la aplicacin, incluidas todas sus vistas y el
desarrollo de casos de uso, se realiz bajo prototipos. Dentro de esta metodologa, se llevaron
a cabo las siguientes etapas: levantamiento de
requisitos, anlisis, diseo, desarrollo, pruebas
(unitarias, funcionales, de integracin y de validacin, entre otras) e implementacin.

Adems, tomando como base la metodologa

aup (Agil Unified Process), que es una versin
simplificada del rup (Rational Unified Process),
se propusieron para la elaboracin de este
proyecto las siguientes fases (Ambler, 2005):
Ideacin (puesta en marcha, visin aproximada)
Elaboracin (definicin, anlisis y diseo)
Construccin (implementacin)

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Metodologa

Transicin (fin del proyecto y puesta en

marcha)

El resultado aqu presentado est guiado por

una investigacin cuasi experimental, ya que no
controla todas las variables que se pretenden
desarrollar en el proyecto de investigacin para
el sistema de buenas prcticas de gestin del
conocimiento, sino slo a una parte de ellas.
El sistema web planteado es un mdulo de esta
investigacin que busca aportar al desarrollo de
la planeacin por escenarios en una organizacin. Con esto, se pretende establecer la pertinencia de los formatos de planeacin existentes
para aplicarlos al simulador web y obtener as
una aproximacin a la solucin completa.

En cada una de estas fases se sugieren siete

actividades:
1. Modelado: su meta es entender los objetivos
del proyecto, el dominio del problema que
se trata e identificar una solucin viable para
hacer frente al problema.
2. Implementacin: su objetivo es transformar
los modelos en cdigo ejecutable y realizar
un nivel bsico de pruebas.
3. Test: se realiza una evaluacin objetiva para
asegurar la calidad. Incluye encontrar defectos, validar que el sistema trabaja como se
dise y verificar que los requerimientos se
han cumplido.
4. Despliegue: se planea la entrega del sistema
y se ejecuta el plan para poner el sistema a
disposicin del usuario final.

El resultado est guiado, tambin, por una

investigacin descriptiva, que involucra la
investigacin documental y exploratoria con el
fin de reunir los requisitos necesarios a travs
del juicio de expertos en el tema y fuentes
documentales de estudio. Por ltimo, lo que
se expondr en este artculo se basa en una

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Marcelo Lpez Trujillo - Carlos Eduardo Marulanda Echeverry - Diego Armando Yela Velasco

Dado que las organizaciones hoy en da se

enfrentan a un entorno global y dinmico, el cual
se caracteriza por situaciones como la expansin de mercados, el sencillo y rpido acceso a
productos y servicios provenientes de diferentes
partes del mundo, el avanzado desarrollo tecnolgico, la invisibilidad de barreras geogrficas
y culturales, y la constante y creciente aparicin de una competencia ms preparada, ms
innovadora, ms flexible y menos costosa, entre
otros, es necesario que se tomen decisiones con
mayor rapidez para lograr la sobrevivencia en
este marco cada vez ms competitivo.
Este nuevo orden hace necesario que las
organizaciones diseen su futuro, realizando
un anlisis interno en cuanto a los recursos y
capacidades que se poseen y lo requerido para
posibilitar la ejecucin de planes, programas y
proyectos, los cuales consideran factores fsicos,
tecnolgicos, humanos y de procesos, para lo cual
se deben apoyar en la planeacin y las estrategias.

Fundamentacin terica
Desde un enfoque fundamentado en los
recursos internos de la organizacin como base
para obtener una ventaja competitiva, Barney
(1991) establece que la informacin y el conocimiento se han convertido en factores claves de
las organizaciones exitosas. Por su parte, Barnes
(2002) define que desde el planteamiento basado
en el conocimiento, el conocimiento organizativo se convierte en el capital ms rentable.

Porter (1996) define que la esencia de la estrategia es escoger actividades a lograr de manera
diferente a los rivales (pp. 61-78), la estrategia
est en ser diferente y no, necesariamente, mejor
que los rivales. Mintzberg (1995), define una estrategia como el patrn o plan que integra las metas
de la organizacin, las polticas y las acciones
subsecuentes en un modelo cohesionado.

Adems de los desarrollos de Wernerfelt (1984)

y Barney (1991), que definen un enfoque de la
organizacin basada en conocimiento como
recurso vital para generar y sustentar una ventaja
competitiva, Grant (1996), Boisot (1998) y Teece
(1998) exponen los principios organizativos
que establecen una dinmica de conocimiento
estructurado y coordinado en un ambiente de
cooperacin y una definicin de las organizaciones como comunidades sociales (Kogut, 1992).

El pensamiento estratgico surge como

una de las herramientas ms utilizadas por los
empresarios en la actualidad para determinar
un rumbo especfico de trabajo; se compone de
dos factores determinantes a la hora del triunfo
empresarial: el pensamiento, que es el proceso
mediante el cual los lderes de las compaas
generan una visin y realizan un plan de accin
conciso con el cual materializar esta visin; y

Por lo anterior, las organizaciones deben

fundamentar sus ejercicios de planeacin por
medio de la gestin estratgica del conocimiento,

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Revista Nacional de Investigacin - Memorias

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que debe incluir el pice estratgico de la organizacin y a los niveles medios y bajos de la
organizacin (Floyd, 1999).

5. Gestin de la configuracin: se gestiona el

acceso a los artefactos del proyecto. No slo
incluye el seguimiento a las versiones de los
artefactos sobre el tiempo, sino que administra y controla los cambios realizados.
6. Gestin del proyecto: el objetivo es dirigir las
actividades que toman lugar en el proyecto.
Incluye administracin de riesgos, asignacin de tareas, seguimiento a los procesos
y coordinacin con las personas y sistemas
externos al mbito del proyecto para asegurarse de que se entrega a tiempo.
7. Gestin del entorno: se soporta el resto del
esfuerzo asegurndose de usar los procesos
apropiados, guas y herramientas (hardware
y software) que estn disponibles para el
equipo de trabajo.

Sistema web para planeacin por escenarios

la estrategia, que tiene que ver con posicionar

la organizacin para que alcance una ventaja
competitiva sustentable (Kluyver, 2001).

6. Escritura de los escenarios apoyndose

sobre argumentos lgicos.
7. Desarrollo de las implicaciones prcticas del
escenario para la toma de decisin.
8. Seleccin de los indicadores avanzados
que puedan anticipar la realizacin de tal o
cual escenario.

Planeacin por escenarios

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Un escenario es un juego coherente de hiptesis o una totalidad compuesta por la descripcin de una situacin futura y por la secuencia
de eventos que permiten la evolucin de la situacin original a la mencionada situacin futura
(Godet, 1995).

En la aplicacin del mtodo, es posible distinguir varios tipos de escenarios: posibles, realizables y deseables. El primero, referido a todo lo
que pueda ser imaginado; el segundo, a todo lo
que es posible considerando las restricciones; y
el tercero, a lo que es posible, pero no necesariamente realizable en su totalidad (Riffo, 1997).

La planeacin por escenarios supone que

conocer el futuro implica contar con la incertidumbre y la falta de certeza. Partiendo de aqu,
los actores que gestionan la planeacin por escenarios se enfocan en plantear mltiples alternativas futuras. El proceso de creacin de escenarios
utiliza una serie de tcnicas para indagar, investigar, actualizar informacin, definir ideas y
contar relatos, en su intento de registrar narrativamente los diversos eventos del futuro. La
planeacin por escenarios se concibe como una
metodologa estructurada para pensar acerca
del entorno en el que las empresas operarn en
el futuro y la forma que, en consecuencia, esas
organizaciones tendrn que tomar (Schwartz,
1997). Igualmente, sta define los elementos (ver
figura 2) a desarrollar en el proceso de planeacin
por escenarios:

El uso de una herramienta como la planeacin por escenarios, en el marco de las redes
sociales en la web, podra aportar una dimensin avanzada desde la perspectiva de los
diversos actores que pudieran colaborar en un
proceso de planeacin participativa. Lo anterior,
considerando la consolidacin de las redes con
la aparicin de Internet, que fundamentalmente
pueden definirse como maneras de integracin,
interaccin y desarrollo social, embebidas e
integradas dinmicamente entre individuos,
conjuntos y entidades de diverso orden en un
contexto complejo.

Resultados o hallazgos

1. Definicin de la decisin estratgica a

explorar.
2. Identificacin de fuerzas claves del medio
ambiente global.
3. Identificacin de tendencias pesadas en el
ambiente global.
4. Jerarquizacin de los elementos precedentes por orden de importancia segn su rol
motor y su carcter ms o menos incierto.
5. Seleccin de las lgicas de los escenarios
pertinentes.

Siguiendo el planteamiento metodolgico,

en cada una de las etapas establecidas, los resultados dieron en primera instancia lo siguiente:
Casos de uso (ver tabla 1): los cuales intervienen en el registro del usuario para el inicio
de sesin, con su flujo normal de desarrollo;
adems, la definicin de los actores que utilizan
cada caso de uso y las condiciones del sistema
antes y despus del caso de uso. A continuacin
se muestra el ejemplo del caso de uso: administrar usuarios.

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Marcelo Lpez Trujillo - Carlos Eduardo Marulanda Echeverry - Diego Armando Yela Velasco

id

cu-au

Nombre

Administrar usuarios.

Descripcin

Dependiendo del tipo de usuario, el sistema despliega el formulario de registro, y

procede a recibir los datos de cada usuario, stos son almacenados y dependiendo de
su tipo, ya sean expertos o empresas (gestores), estos son calificados y se les hace un
seguimiento respectivamente.

Actores

Usuario general, administrador sistema, gestor proyecto, usuario experto.

Precondiciones

Ingresar a la aplicacin.
No estar registrado en el sistema.

Poscondiciones

El usuario ha sido registrado satisfactoriamente.

Flujo normal de eventos

El sistema despliega en pantalla:
Iniciar sesin
Nuevo registro
El usuario selecciona nuevo registro.
El sistema despliega los diferentes perfiles de
usuarios:
Gestor del proyecto
Usuario general
Usuario experto padrino
Administrador del sistema
Usuario experto evaluador
El usuario escoge el perfil que desea manejar.
El sistema trae de la base de datos el formulario de
registro.
El sistema valida los datos y los almacena en la base
de datos.
El sistema enva un mensaje datos almacenados
exitosamente.
El usuario regresa a la pgina principal.

Flujos alternos
(Paso 3. Punto a).Si el perfil es el del usuario gestor
del proyecto, el sistema le permite ver la evaluacin
del usuario experto evaluador.
(Paso 3. Punto c).Si el perfil que escoge es el de
usuario experto evaluador, el sistema le brinda la
opcin de evaluar el resultado de la matriz de vester.

Anotaciones adicionales
Al iniciar sesin, el sistema despliega un men en
pantalla:
Modificar usuario
Eliminar usuario
Ingresar proyecto
Ver proyectos
Si el usuario selecciona la opcin de modificar
usuario el sistema obtiene el formulario de registro
de la base de datos.
El usuario ingresa las modificaciones.
El sistema valida los datos ingresados.
El sistema almacena los cambios en la base de datos.
Si el usuario selecciona eliminar usuario, el sistema
confirma que desea eliminarlo.

El sistema guarda los cambios, actualiza la

informacin y elimina el usuario de la base de
datos.
Si el usuario selecciona ingresar proyecto, el sistema
le permite adjuntar el proyecto
El usuario ingresa la lista de los 10 problemas.
El usuario ingresa el tiempo de duracin del
proyecto.
El sistema guarda los cambios.
El sistema enva un mensaje El proyecto fue
guardado satisfactoriamente.
El sistema comprueba los datos del registro, si no
son correctos despliega un mensaje al usuario
informndole que debe realizar las correcciones;
despus de 3 intentos fallidos el sistema lo devuelve
a la pgina de inicio.

Fuente: los autores

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Tabla 1. Casos de uso

Sistema web para planeacin por escenarios

Adems, se desarrollaron los siguientes casos de

uso: administrar comentarios, manejar proyecto,
administrar sistema, matriz de priorizacin de
problemas, matriz vester y rbol de objetivos.

Tambin se produjeron diagramas de

secuencia, como el que se observa en la figura 1:

Administrar usuarios

Usuario

Administrar
usuarios

Aplicacin sistema

Base de datos

: Muestra men ()
: Selecciona nuevo registo ()
: Despliega
perfiles de usuarios
: Selecciona perfil
Validar
: Despliega formulario registro ()
: Ingresa los datos ()
: Guardar cambios realizados ()
: Cambios guardados satisfactoriamente ()

Validar

: Muestra men
: Iniciar sesin ()

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: Muestra men

Validar

: Selecciona opcin del men ()

Validar

: Ingresar cambios ()
: Digita los cambios ()

: Guardar cambios realizados ()

: Cambios realizados exitosamente

Validar

Figura 1. Diagrama de secuencia

Fuente: los autores

Se produjeron diagramas de secuencia para los

dems procesos como: manejar proyecto, administrar sistema, matriz priorizacin de problemas
matriz motricidad y dependencia y rbol de
objetivos.

Igualmente, uno de los resultados ms

importantes es el modelo entidad relacin (ver
figura 2).

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Figura 2. Modelo entidad-relacin

Fuente: los autores

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Sistema web para planeacin por escenarios

Ya como prototipo final de la aplicacin, se

presentan algunos formularios de la aplicacin,
tal como se observa en las figuras 3 y 4.

Figura 3. Prototipo 1
Fuente: los autores

Descripcion de las soluciones

1 la cuestion
2 el espacio de mi negocio no se debe
3 no hay posibilidad
4 falta de comunicacin y sensibilizacin a la comunidad
5 la oficina de abogados tienen una mala ubicacion, poco acceso respecto a tranporte
Problemas #

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10

11

12

Activos

27

30

28

30

29

30

27

30

27

24

22

10

11

12

Pasivos

25

32

28

28

23

28

27

29

24

30

27

Figura 4. Prototipo 2
Fuente: los autores

60

25
28

Marcelo Lpez Trujillo - Carlos Eduardo Marulanda Echeverry - Diego Armando Yela Velasco

Boisot, M. (1998), Knowledge assets: securing

competitive advantage in the information
economy, en Oxford University Press, pp. 284.

El quehacer en una institucin universitaria

implica el desarrollo de diversas estrategias
que apunten a la solucin de necesidades y
problemticas de la sociedad, en ese sentido,
la gestin de las tecnologas informticas y su
aplicacin en la planeacin por escenarios es
un aporte clave para la sostenibilidad de una
organizacin en el entorno.

Caldern, G. (2008), Gestin del Talento Humano y el

xito Empresarial, Caldas, acrip.
Floyd SW, W. (1999), Knowledge creation and social
networks in corporate entrepreneurship, en
Enterprise Theoria an Practices, pp. 123-124.
Godet, M. (1995), De la anticipacin a la accin:
manual de prospectiva y estrategia, Mxico,
Alfaomega.

De los diversos mtodos de desarrollo de

planeacin para una organizacin, la planeacin por escenarios se viene mostrando como
una alternativa fundamental para enfrentar
de una manera ms aproximada, la incertidumbre del mundo actual. Es por eso que se
ofrece esta herramienta de uso libre para la
comunidad, la cual se basa en la participacin
de diversos actores y grupos de inters por
medio de las redes sociales de la web.

Grant, R. (1996), Toward a knowledge-based theory

of the firm, en Strategic Management, pp. 109-122.
Harris, L. O. (2006), Initiating strategic planning, en
Journal of Business Research, pp. 100-111.
Kaplan, S. B. (2003), The real value of strategic planning, en mit Sloan Manag, pp. 71-91.
Kluyver, C. (2001), Pensamiento estratgico: una perspectiva para los ejecutivos, Buenos Aires, Pearson.

El uso de metodologas giles permite interactuar con mayor agilidad con el usuario
y entregar de manera sucesiva los diversos
resultados del desarrollo, es por esto que
se recomienda su uso para el desarrollo de
aplicaciones.

Kogut B, Z. (1992), Knowledge of the firm, combinative capabilities, and the replication of technology, en Scielo, pp. 383-397.
Koontz, H. O. (1996), Elementos de administracin,
Mxico, McGraw-Hill Interamericana.
Mintzberg H., Q. J. (1995), The strategy process, New
Jersey, Prentice Hall.

Se recomienda el uso de esta aplicacin para

retroalimentar los diversos procesos investigativos que se vienen implementado en la
Universidad, como una solucin que aporte a
las Pymes y sus posibilidades de crecimiento
y sobrevivencia.

Porter, M. (1996), What is strategy?, en Harvard

Bussiness, pp. 61-78.
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Conclusiones y recomendaciones