349- TP N 2

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Lapso 2016-1

UNIVERSIDAD NACIONAL
ABIERTA REA DE INGENIERA
CARRERA INGENIERA DE SISTEMAS

TRABAJO PRCTICO: N. 2
FECHA DE ENTREGA AL ESTUDIANTE
A partir de la 1 semana de presentacin de pruebas, a travs del
Asesor de la asignatura de su Centro Local.
FECHA DE DEVOLUCIN DEL INFORME POR PARTE DEL
ESTUDIANTE:
Entregar al Asesor del Centro Local, en la semana 47, en fecha:
19/11/2016
NOMBRE DEL ESTUDIANTE:
CDULA DE IDENTIDAD:
CORREO(s):
TELFONO(S):
CENTRO LOCAL:
CARRERA: 237
NMERO DE ORIGINALES:
FIRMA DEL ESTUDIANTE:
LAPSO: 2016-1
UTILICE ESTA MISMA PGINA COMO CARTULA DE SU TRABAJO
RESULTADOS DE CORRECCIN:
OBJ. N

0:NL 1:L

Especialistas: Carmen Maldonado / Judit Carvallo/

Yaimar Acosta

Ingeniera de
Sistemas

Trabajo Prctico N 2
Organizacin y Mtodos

Especificaciones del Trabajo Prctico:

El propsito de este Trabajo es lograr que los estudiantes apliquen el
enfoque de sistemas en el rea de Organizacin y Mtodos, en lo
referente a la problemtica presentada a continuacin, tomando en
consideracin los siguientes puntos: reglas para establecer objetivos,
objetivo de la organizacin, planificacin, levantamiento de
informacin, anlisis de los resultados obtenidos en el levantamiento
de informacin acerca de la situacin planteada, desarrollo de la
propuesta de resolucin del problema y recomendaciones.
Es recomendable seguir las instrucciones indicadas en las estrategias
instruccionales previstas en el Plan de Curso de la asignatura (349), y
las especificaciones de contenido descritas seguidamente, las cuales
le permitirn elaborar el trabajo prctico solicitado.

Situacin Organizacional de la empresa MadePlast S.A.

MadePlast S.A. es una empresa que se dedica a la produccin y

comercializacin de bolsas plsticas de distinto tamao y espesor para
supermercados, comercios y viveros de todo el pas. Las bolsas se
fabrican en el local propiedad de la empresa y el proceso productivo
implica la compra de insumos y materia prima en el exterior; la
fabricacin de la bolsa, la impresin del logo del cliente o lo que ste
desee, as como la entrega de la mercadera en el domicilio del cliente
por parte de la empresa.
A continuacin se describen las principales actividades que se llevan a
cabo en la empresa en sus respectivas unidades funcionales:
Departamento de Produccin, se encargada del almacenamiento y
custodia de las materias primas y productos terminados, todo lo
relacionado con la gestin de compras, as como de la preparacin

de los pedidos para ser entregados a los clientes; de l dependen

tres Secciones: Fabricacin, Compras y Control de Calidad y el
Sector destinado para Depsito y Expedicin.
Departamento de Comercializacin, que se encarga de la
publicidad, oferta y venta de los productos, tiene a su cargo la
Seccin de Ventas.
Departamento de Administracin y Finanzas encargada de facturar,
registrar y cobrar lo vendido; registrar las compras y pagar a los
proveedores; liquidar y pagar los sueldos; preparar la informacin
necesaria para la liquidacin de los impuestos y aportes sociales;
tiene asociadas las Secciones: Finanzas, Contabilidad y Personal.
A continuacin se muestra el Diagrama Funcional de la Empresa:
MadePlast S.A.
Director

Produccin

Comercializacin

Administracin y
Finanzas

Ventas
Fabricacin
Compras

Control de
Calidad

Depsito y
Expedicin

Finanzas
Contabilidad
Personal

A pesar de los cambios recientemente realizados en la estructura,

persisten algunos problemas que preocupan a la Direccin. Por
ejemplo, se han recibido quejas de clientes que afirman que existen
pedidos que nunca llegan y luego los quieren cobrar y de los
vendedores que afirman que lo que enva la empresa no es lo que
vendimos y nosotros siempre tenemos la culpa.
Ante este tipo de problemas, la gerencia de la empresa decidi
conocer en detalle la totalidad del procedimiento de ventas y
Cobranzas, donde se involucran todas las actividades de los procesos
relacionados, el cual se describe a continuacin:
Analizar el procedimiento de Ventas y Cobranzas y explicar en
forma clara, cada una de las fallas que Ud. detecte en el mismo.
1. Los vendedores visitan a los clientes y reciben sus pedidos,
anotando en una hoja por cada pedido el nombre del cliente, su
direccin, la descripcin de la mercadera solicitada, la cantidad y
el precio que consultan en la lista de precios.
(Falta la fecha de solicitud del pedido lo cual origina que sean
remitidas al departamento de comercializacin a destiempo y no en
el orden de prioridad con la cual lo requiere el cliente originndose
as un retraso en el proceso de despacho al remitirle a destiempo
estas solicitudes a la unidad de depsito y exposicin.

2. Una vez a la semana entregan las hojas al auxiliar del

Departamento de Comercializacin, quien elabora las respectivas
facturas en original y 2 copias. La original la enva al Sector Depsito
y Expedicin, la primera copia a la Seccin Contabilidad y la
segunda la archiva por orden numrico. Luego de realizadas las
facturas, destruye las hojas entregadas por los vendedores.

Las hojas no son entregadas inmediatamente al auxiliar del

departamento de comercializacin sino una vez a la semana para la
elaboracin de las respectivas facturas lo cual origina un retraso al
enviar estas facturas al auxiliar del depsito y exposicin lo cual
incrementa ms aun el tiempo de entrega al cliente y por consiguiente
se han recibido quejas de clientes que afirman que existen pedidos que
nunca llegan.
Otro de los detalles a recalcar es la falta de un control por fecha del
auxiliar del departamento de comercializacin quien luego de elaborar
facturas en original y 2 copias .Enva la original al sector de depsito y
expedicin ,la primera copia a la seccin de contabilidad y la segunda
la archiva por orden numrico destruye las hojas entregadas por los
vendedores quien al no contar con esta copia no pueden demostrar
averselas entregados al auxiliar de depsito y expedicin en la fecha
oportuna recayendo en ellos el retraso en la entrega de los pedidos .

3. El auxiliar del Sector Depsito y Expedicin, con la original de la

factura, actualiza la ficha de stock de cada artculo a medida que
los va incluyendo en el pedido que est preparando. Las fichas de
stock son de cartulina, por lo cual la actualizacin se hace
manualmente.
(Falta de un sistema de actualizacin automtica lo cual ahorrara
tiempo de entrega y disminucin de las quejas por parte de los
clientes.)
4. Si el stock de algn artculo es insuficiente, lo solicita
telefnicamente a la Seccin Fabricacin, archiva la factura en la
Carpeta de pedidos pendientes de entrega y coloca el pedido
parcialmente preparado en la estantera dispuesta a tal efecto, a la
espera de lo que falta.
Debera de existir un canal de comunicacin simultaneo y
automatizado entre fabricacin, el sector de ventas y por consiguiete
el sector de depsito y expedicin para tener un conocimiento exacto
de los productos existentes en el almacn y no facturar y menos
vender unos productos inexistentes en el almacn lo cual disminuira
el nmero de quejas de los clientes por incumplimiento en las fechas
de entrega de los pedidos.

5. Si el pedido est completo, lo coloca, junto a la original de la

factura, en la estantera de pedidos prximos a entregar, para que
los chferes procedan a cargarlo y entregarlo al cliente.
Este paso sera eficiente siempre y cuando se preparen los pedidos
al cliente en el orden cronolgico con el cual el departamento de
ventas halla facturado los pedidos realizados por los clientes pero en
ausencia de esta secuencia cronolgica es posible realizar entregas
y pedidos a clientes con solicitudes recientes y afectar aquellos
clientes que con suficiente antelacin hayan realizado sus pedidos,
originando como es de suponer un gran nmero de quejas y
reclamos por parte de los clientes insatisfechos; afectando de esta
manera la credibilidad y responsabilidad de la empresa arruinando
as su imagen comercial

6. Los chferes cargan los pedidos en los camiones de la empresa y

los entregan junto con la original de la factura en el domicilio del
cliente.
Los choferes al entregar los pedidos deberan de recibir una copia de
la factura sellada y firmada por el cliente como testimonio de haber
recibido la mercanca solicitada, en perfectas condiciones y en las
cantidades indicadas evitando de esta manera reclamos
innecesarios y a destiempo o en su defecto con las observaciones
de rigor que sern subsanadas por la empresa a la mayor brevedad
posible por el departamento de atencin al clente.
7. El auxiliar de la Seccin Contabilidad, con la primera copia de la
factura, que recibe del auxiliar del Departamento de
Comercializacin (paso 2), la ingresa en el sistema contable
computarizado, que automticamente actualiza la cuenta del
cliente.
Al realizar este paso el departamento de contabilidad inicia un
proceso que de no existir la informacin necesaria y exacta de que el
cliente efectivamente halla recibido su pedido a tiempo uno de los
problemas planteados como lo es el cobrarle aun cliente una factura
aun no despachada.
8. Archiva la factura por orden numrico.
9. A fin de mes, el Jefe de la Seccin Contabilidad imprime un listado
de las facturas del mes a cobrar y lo enva a la Seccin Finanzas.

10. El auxiliar de la Seccin Finanzas confecciona los recibos en

original y copia (original para el cliente y copia para la empresa) y
los entrega a los cobradores de la Seccin Finanzas. Archiva el
listado por fecha.
11. Una vez por semana los cobradores confeccionan la Planilla de
Cobranza en original y copia, donde detallan nmero de recibo
cobrado, nombre del cliente, facturas que cancela y medios de
pago (efectivo o cheques).
12. Los cobradores entregan al auxiliar de la Seccin Finanzas la
copia de los recibos cobrados, los medios de pago efectivo o
cheques- y el original de la Planilla de Cobranza.
13. El auxiliar de la Seccin Finanzas deposita los medios de pago
recibidos en la cuenta corriente bancaria de la empresa, archiva
por nombre de cobrador la planilla y enva los recibos a la Seccin
Contadura.
14.El duplicado de la planilla y los recibos no cobrados permanecen en
poder del cobrador.
La Gerencia consider que para alcanzar las metas propuestas, se
debe realizar un anlisis detallado de los siguientes puntos, para lo
cual requiere de su apoyo, estos son:
Analizar el procedimiento de Ventas y Cobranzas y explicar en
forma clara, cada una de las fallas que Ud. detecte en el mismo.

FORMULAR Y FUNDAMENTAR LAS RECOMENDACIONES QUE

PERMITAN MEJORAR DICHO PROCEDIMIENTO.
Entre las recomendaciones que pudiramos sugerir al proceso de
cobranzas y ventas que actualmente se realizan en la empresa
MadePlast S.A.podemos mencionarlas siguientes:

Proponer nuevas estrategias de mercadeo, publicidad y mercadeo digital.

Disear un formulario tradicional que permita a los vendedores registrar
los pedidos de los clientes. Expresar brevemente los atributos funcionales
y formales que debe contemplar y su utilizacin en el procedimiento.
Disear un formulario activo, a incluir en la pgina web de la empresa,
con dos finalidades: a) que los clientes puedan realizar sus pedidos en
forma electrnica y b) capturar nuevos clientes.
Revisin de la organizacin y de todos los procedimientos y
documentacin de los diferentes procesos que se llevan a cabo actualmente
en la empresa.
Especificaciones de Contenido:

MOD. II, UND. 4, OBJ. 4

1.- Tomando en consideracin las especificaciones del trabajo prctico,
sealadas anteriormente, el enfoque de sistemas y las lecturas ubicadas en
la Unidad 4 del entorno web del curso, especficamente la lectura N6
(Comprensin del Sistema Actual). Realice las siguientes actividades que
le permitirn concretar el logro del objetivo:

Elabore el Modelo del Negocio de la empresa MadePlast S.A., donde se

muestre la identificacin e interaccin de los diferentes elementos que
forman parte de la informacin general y estructural de la empresa.
Elabore un plan para realizar el Registro y Documentacin de la
Empresa, en su estado actual.
CRITERIO DE CORRECCIN:
Se valorar que el documento concerniente a este objetivo contenga la
informacin explicita y detallada de los siguientes puntos:

El Modelo del Negocio que incluya, la identificacin de los elementos

que forman parte de la informacin estructural y general de la empresa;
as como sus interacciones.
Plan detallado a seguir para la elaboracin del Registro y
Documentacin de la Empresa, donde se refleje el estado actual de
la empresa especificando las modificaciones que se deben realizar a nivel
organizacional y de procedimientos, si es el caso.
MOD. II, UND. 5, OBJ. 5
2.- El estudiante debe realizar las siguientes actividades que le
permitirn concretar el logro del objetivo:
Identifique y describa las unidades organizativas y los procesos
involucrados en el proyecto Calidad de servicio y satisfaccin al cliente
de la empresa MadePlast S.A.

Seleccione y describa tres de los procesos identificados y elabore los

Diagramas de Flujo de cada uno de ellos.

CRITERIO DE CORRECCIN:
Se valorar que el documento concerniente a este objetivo contenga la
informacin explicita y detallada de los siguientes puntos:
Diagrama organizacional de la empresa, con la justificacin de los
cambios realizados, con base en el proyecto Calidad de servicio y
satisfaccin al cliente de la empresa MadePlast S.A.
Los diagramas de flujo de los tres (3) procesos identificados, con la
descripcin detallada de sus actividades.

MOD. II, UND. 6, OBJ. 6

3.- Elabore un Manual de Organizacin y funciones para el Departamento de
Administracin y Finanzas, de la empresa anteriormente descrita.
En la elaboracin del Manual, se deben incluir los siguientes puntos:
Identifique la finalidad y alcance del Manual.
Elabore cuales son a su juicio las polticas de uso y actualizacin del
Manual. Identifique los objetivos de la Unidad y la plantilla de cargos.
Elabore una descripcin y normativa de las funciones relacionadas
con los cargos del Departamento de Administracin y Finanzas.
Elabore un Glosario de Trminos que facilite su comprensin.
Consulte bibliografa al respecto y elabore el ndice bibliogrfico.
CRITERIO DE CORRECCIN:
Se valorar que el documento concerniente a este objetivo contenga la
informacin explcita y detallada relacionada con la correcta elaboracin
del Manual de organizacin y funciones para el departamento indicado,
de la empresa descrita, conteniendo el desarrollo de todos los puntos
anteriormente sealados.

ESTRUCTURA DEL INFORME:

El informe se estructurar de la siguiente forma:
Cartula (debe ser igual a la primera pgina mostrada en este trabajo).
Introduccin breve.
Tabla de contenido.
o Identificar

cada

seccin

con

la

descripcin

del

objetivo

correspondiente, conservando el orden establecido y su respectiva

enumeracin de pgina.
o Desarrollar para cada unidad el contenido indicado en el
Criterio de Correccin.
Conclusiones y Recomendaciones.
Referencias Bibliogrficas.

INSTRUCCIONES GENERALES:
El trabajo prctico es de carcter individual, debe contemplar todas las
especificaciones

de

contenido

indicadas

en

las

unidades

correspondientes y la estructura del informe.

El estudiante debe incluir entre sus datos personales su respectivo correo
electrnico y telfono personal (celular y/o habitacin).
FIN DEL TRABAJO PRCTICO

NOTA: Los Trabajos Prcticos son estrictamente individuales y una produccin

indita del estudiante, cualquier indicio que ponga en duda su originalidad, ser
motivo para su anulacin. Queda a discrecin del asesor o profesor corrector,
solicitar una verificacin de los objetivos contemplados en el mismo, nicamente

en aquellos casos en los que se vea comprometida la originalidad de la autora del

presente trabajo prctico.

http://www.monografias.com/trabajos33/proceso-administrativo/procesoadministrativo2.shtml

Por tanto, si ests en bsqueda de una idea de negocio, una

que te permitira aprovechar la tendencia por el cuidado del
medio ambiente, encontrar una alternativa al problema de las
bolsas de plstico, y colaborar directamente con el cuidado
del medio ambiente, es la fabricacin y venta de bolsas
biodegradables.
.

Introduccin.
MadePlast S.A. es una empresa que se dedica a la produccin y comercializacin de bolsas
plsticas de distinto tamao y espesor para supermercados, comercios y viveros de todo el
pas. Las bolsas se fabrican en el local propiedad de la empresa y el proceso productivo
implica la compra de insumos y materia prima en el exterior; la fabricacin de la bolsa, la
impresin del logo del cliente o lo que ste desee, as como la entrega de la mercadera en el
domicilio del cliente por parte de la empresa. La fabricacin de los productos de la empresa
estn orientados a satisfacer las necesidades del consumidor y a exceder las expectativas de
sus clientes. Esto se logra con productos de altos estndares de calidad a costos competitivos
y con un servicio oportuno y personalizado.
MadePlast S.A desde su creacin, ha sido encaminada con la firme conviccin de que la
industria es el medio para lograr el desarrollo en esta zona del pas. Por estos motivos y a
fuerza de trabajo pujante en la industria del plstico, MadePlast S.A ha venido ganando
participacin en el mercado. Por ello, teniendo en cuenta el crecimiento que ha tenido la
empresa conforme al ideal de que la industria promueve el desarrollo, MadePlast S.A tiene
pretensiones de expandir su cobertura, por estas razones, se ha decidido que la empresa debe
ingresar en el mercado nacional donde se encuentran sus principales competidores y tambin
la mayor cantidad de clientes. Conforme a lo anterior, lo que pretendemos presentar y
analizar en esta trabajo practico , es la manera de introducir a MadePlast S.A en un mercado
ya existente, llevar a cabo esta tarea implica, necesariamente, formular un completo plan de
negocios estratgico donde se buscar lograr el posicionamiento de la empresa gracias al
progresivo mejoramiento de su efectividad operacional en los procesos industriales frente a la
competencia, en ese ejercicio la estrategia de negocios se har evidente cuando la efectividad

operacional de la empresa, tanto en sus procesos industriales como en sus procesos

comerciales, se acople adecuadamente en el mercado nacional . Asimismo, por medio de un
riguroso estudio de mercadeo, buscaremos captar los posibles mercados donde la empresa
pueda desenvolverse dinmicamente.